Service des communications

MissionMandatsObjectifs, stratégies et plan d’action 2002-2003

Document de travail

septembre 2002

Objectifs de la présentation

Présenter la mission, le mandat général et les ressources du Service des communications.

Présenter notre plan d’action 2002-2003.

Mission du Service des communications

Promouvoir l’image de l’École Polytechnique en faisant connaître ses projets et ses réalisations ainsi que les services offerts à ses publics internes et externes.

Il doit également encadrer, proposer, concevoir et voir à l’exécution des principales activités de communication de l’École et mettre en place des mécanismes qui garantissent la qualité, l’harmonie et la cohérence de toutes les activités de communication.

Le service a, par ailleurs, la responsabilité de déterminer les grandes stratégies annuelles, en tenant compte des orientations, des réalités et des besoins des différents départements, instituts et services. Il joue également un rôle de conseiller et de soutien opérationnel en matière de communication interne et externe.

Adoptée par le CA en 1993

Principales responsabilités

Le Service des communications est directement

responsable des champs d’activités suivants :

100. Communications internes200. Affaires publiques 300. Publicité et production du matériel

promotionnel 400. Encadrement (qualité, harmonie et

cohérence)500. Gestion des salles de réunion et de

réception et des services connexes

Évolution du budget du Service des communications et pourcentage du budget de l'École qui y est consacré

0,720,61

0,58 0,62 0,61 0,62

0,450,51 0,53

0

20

40

60

80

100

120

Années

Milli

ons d

e $

00,10,20,30,40,50,60,70,8

% d

u bu

dget

de l'É

cole

625 000 $ 552 000 $

Proportion du budget total de quelques universités accordé en achat d'espace publicitaire en 1999-2000

0,25

0,130,09

0,20

0,48

0,15

0,00

0,10

0,20

0,30

0,40

0,50

Universités

rati

o (

%)

1 223 k$ 645 k$ 653 k$ 75 k$ 734 k$ 592 k$

Source: AC Nielsen - Dépenses publicitaires annuelles, Canada total et rapports annuels des universités

LE PLAN D’ACTION

2002-2003

Les bases de notre plan d’action

Le plan d’action institutionnel 1999-2003.

Les demandes exprimées par les membres de l’Assemblée de direction.

Le document de planification du recrutement étudiant 2002-2005 préparé par la Direction des études.

Notre connaissance des attentes de la direction basée sur notre expérience des dernières années.

 

Messages clés (ce qu’on communique)

Positionnement souhaité *

L’École Polytechnique :

Est un établissement universitaire prestigieux de calibre international.

Compte un excellent corps professoral qui propose des programmes de grande qualité contribuant à sa renommée en enseignement et en recherche.

Propose une formation approfondie et adaptable qui conduit à un diplôme reconnu.

Figure parmi les leaders canadiens en formation aux cycles supérieurs et en recherche.

À traduire et à démontrer dans le contenu de nos messages de promotion.

* Développé en partie à la suite des consultations et de groupes de discussion en 2001-2002; demande à être partagé par la communauté.

Messages clés (ce qu’on communique) – suite …

Énoncés complémentaires

L’École Polytechnique : Permet l’accès à un excellent programme d’échanges

avec les meilleures universités partout au monde et crée une diversité culturelle propice à un environnement social stimulant.

Propose une vie étudiante riche et dynamique.

Se distingue par sa capacité à attirer d’excellent étudiants.

Propose un programme souple de stages rémunérés et crédités.

Propose des programmes d’aide financière avantageux.

Encourage l’innovation et l’application de nouvelles approches pédagogiques et fait en sorte que prédomine la qualité de l’encadrement.

Propose des programmes au contenu diversifié touchant à plusieurs facettes de l’activité humaine.

100. Communications internes

Objectif 110 - Favoriser la mobilisation de la communauté autour de la mission de l’École en diffusant une information pertinente et en mettant en valeur les réalisations des personnes et des groupesStratégie 110.1 : Poursuivre la diffusion de l’information par les moyens établis :

Les actualités et les grandes réalisations de la communauté

L’information sur les dossiers d’agrandissement et de construction

L’animation du calendrier institutionnel sur le Web

L’animation des babillards électroniques et conventionnels

La distribution des publications institutionnelles

Résultats attendus : Obtenir un niveau de satisfaction élevé en ce qui concerne l’information, valoriser et faire connaître les réalisations de la communauté.

100. Communications internes

Objectif 110 - Favoriser la mobilisation de la

communauté … Stratégie 110.2 : Implanter le Carrefour de l’actualité sur le Web et susciter l’achalandage.

Résultats attendus : Créer un point central de référence pour l’ensemble de la communauté en ce qui concerne la vie de l’École et offrir une vitrine séduisante à l’externe.

100. Communications internes

Objectif 110 - Favoriser la mobilisation de la communauté … Stratégie 110.3 : Rendre complice le personnel en mettant sur pied un comité social pour l’organisation des activités communautaires :

Party de Noël Reconnaissance des années de service Tournoi de golf Campagne Centraide

Résultat attendu : Obtenir une forte participation du personnel et favoriser la mobilisation.

200. Affaires publiques

Objectif 210 - Favoriser la visibilité de l’École auprès de ses clientèles stratégiques par des actions de communication appropriées

Stratégie 210.1 : Poursuivre les opérations d’envois massifs des productions imprimées et entretenir la liste de diffusion de partenaires stratégiques du domaine des affaires, de la politique et de l’éducation.

Envoi des Poly Mag - Envoi des Fêtes - Envoi externe des bulletins Eurêka – Envoi électronique du bulletin Perspective - Envoi du rapport annuel.

Résultat attendu : Présence soutenue de l’École auprès de ses partenaires. Stratégie 210.2 : Maintenir et développer notre liste de contacts institutionnels pour les envois massifs.Résultat attendu : Disposer d’une liste de contacts à jour et fiable répondant aux besoins des envois massifs.

200. Affaires publiques

Objectif 210 - Favoriser la visibilité de l’École …

Stratégie 210.3 : Assurer les opérations de base en relations médias suivantes :

Répondre et gérer les diverses requêtes des médias

Agir comme porte-parole lorsque requisMaintenir les opérations de convocation, d’envoi de communiqués, d’accueil et d’encadrement pour les différentes activités publiques.

Résultat attendu : Que l’École dispose d’une interface professionnelle pour interagir avec la presse et que toutes les activités institutionnelles profitent d’un service de relations médias de base.

200. Affaires publiques

Objectif 210 - Favoriser la visibilité de l’École …

Stratégie 210.4 : Participer à l’organisation des événements institutionnels et soutenir les unités dans l’organisation de leurs activités de rayonnement :

Inauguration du labo CAE * Annonce du pavillon J.-A.-Bombardier Annonce de l’agrandissement Collation des grades Portes ouvertes – promotion et collaboration à la logistique Cérémonie de remise de bourses Conférences Augustin-Frigon (2) Accueil des nouveaux admis Promotion et organisation de la Journée de la recherche Coordination de visites VIP Autres lancements, inaugurations et dévoilement selon les

demandes internes.

Résultats attendus : Organisation logistique de qualité, couverture de presse optimale.

200. Affaires publiques

Objectif 210 - Favoriser la visibilité de l’École …

Stratégie 210.5 : Maintenir les commandites des Expo-sciences et du Défi génie inventif et offrir un soutien significatif à l’événement du « Duo électrisant » et développer la présence de l’École auprès des jeunes clientèles par la commandite de concours scientifiques.

Résultat attendu : Avoir une visibilité significative à ces manifestations d’envergure touchant la clientèle du secondaire.

200. Affaires publiques

Objectif 220 - Développer les relations de presse et améliorer la présence de Polytechnique dans les médias Stratégie 220.1 : Miser sur la recherche et sur le positionnement des professeurs dans les médias en tenant notamment un atelier en relations de presse pour les professeurs.Résultats attendus : Visibilité régulière de l’École dans les médias et amélioration des résultats de l’analyse de presse réalisée en 2001.

237

105

28

9

0

50

100

150

200

250

HEC Polytechnique ETS Sherbrooke

0

25

50

75

100

Quotid

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2001 -

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Nombre de reportages

Impressions totales

200. Affaires publiques

Objectif 230 - Développer le sentiment d’appartenance des étudiants par des actions de communication appropriéeStratégie 230.1 : Créer et animer un groupe de travail chargé d’étudier la question du sentiment d’appartenance et développer un plan d’action approprié. Organiser et animer l’atelier de l’AGA du Cocep sur cette question pour alimenter le comité.  

Résultat attendu : Un rapport incluant des recommandations et des actions spécifiques pour le Service des communications devrait être remis en décembre. Stratégie 230.2 : Contribuer à créer milieu accueillant en finalisant les projets de rafraîchissement du Foyer et d’aménagement du Hall.

Résultat attendu : Travaux réalisés.

300. Publicité et production de matériel promotionnel

Objectif 310 - Poursuivre une activité publicitaire en lien avec les objectifs de recrutementStratégie 310.1 : Planification de la campagne 2002-2003.

Résultats attendus : Avoir rejoint efficacement la clientèle de 1er cycle et de cycles supérieurs et du Centre de formation continue*. Objectif 320 - Produire le matériel promotionnel et informatif qui répond aux besoins institutionnels

Stratégie 320.1 : Produire un document de type rapport d’activités.

Résultat attendu : Disposer d’un outil de communication institutionnel de prestige.

300. Publicité et production de matériel promotionnel

Objectif 320 - Produire le matériel promotionnel…Stratégie 320.2 : Développer les nouvelles publications suivantes :

Production de 3 numéros de Poly Mag (novembre – mars – mai).

3 numéros d’ Eurêka en collaboration avec la Direction de la recherche.

Résultats attendus : Disposer d’une documentation promotionnelle et informationnelle pertinente sur support imprimé (Poly Mag et Eurêka).

400. Encadrement (qualité, harmonie et cohérence)

Objectif 410 – Documenter les processus liés à la gestion des communications et établir les politiques et directives requisesStratégie 410.1 : Définir par la préparation de directives appropriées les services offerts en soutien aux activités de communication des départements, services et divers groupes constitués de l’École.

Utilisation des médias internes Guide de normes graphiques Lancements et inaugurations Production d’imprimés Organisation d’événements Relations de presse, etc

Résultats attendus : Meilleure cohérence des actions, meilleure qualité des productions, meilleure connaissance des services offerts aux Communications, satisfaction de la clientèle.

500. Gestion des salles de réunion et services connexes

Objectif 510 - Coordonner l’utilisation des salles de réunion et soutenir les clients internes dans l’organisation de réceptionsStratégie 510.1 : Maintenir les opérations courantes de gestion des réservations et de coordination du service de réception.

Résultat attendu : Que l’École compte sur un service adéquat.Stratégie 510.2 : Rafraîchir et équiper les salles de réunion *

Résultat attendu : Compter sur des installations adéquates.

* Selon la disponibilité budgétaire

Enjeux à venir

1. Promotion spécifique auprès des clientèles féminines, des jeunes clientèles et des nouveaux marchés

Développer un plan de communication pour les clientèles spécifiques et développer notre présence au Québec dans les marchés hors Montréal, au Nouveau-Brunswick et en Ontario et éventuellement à l’international.

2. Soutien en communication pour le secteur de la recherche

Rencontrer les besoins grandissants en communications dans le secteur de la recherche (diffusion des réalisations, valorisation des partenaires, activités publiques, etc.).

3. Soutien logistique aux activités publiques

Offrir un soutien adéquat à l’organisation de nouvelles activités publiques générées par la Campagne, l’essor de la recherche et la nécessité de compenser en partie la fin du contrat avec le Bureau des congrès.

4. Amélioration de la qualité linguistique des contenus

Encadrer la production, notamment sur le Web.