SER DOXiS4 iECM Overview
-
Upload
ser-solutions-deutschland-gmbh -
Category
Documents
-
view
340 -
download
11
description
Transcript of SER DOXiS4 iECM Overview
Eine ganzheitliche Suite für:
Automatisierte Posteingangsbearbeitung
Elektronische Archivierung
Dokumenten-Management
Elektronische Akten
eMail-Archivierung & -Management
Business Process Management
Wissensmanagement
Fortschritt durch Produktivität
BESSER FÜR IHR BUSINESS
Leistungsfähige Produkte und intelligente Lösungenfür integriertes Enterprise Content Management
Fortschritt durch Produktivität
Integriertes Enterprise Content Management – Die DOXiS iECM-Suite
Digitalisieren, analysieren, automatisieren – Eine Lösung für den gesamten Posteingang
Das Informationscockpit – flexibel anpassbar, funktional, ergonomisch
Rechts- und revisionssicher elektronisch archivieren
Wissen dank umfangreicher Recherchewerkzeuge
Rechtssichere eMail-Archivierung und intelligentes eMail-Management
Prozesse optimieren, Informationen steuern
Elektronische Akten – das Informationscockpit für mehr Produktivität
Optimal integriert in vorhandene Systeme und Anwendungen
Spezifische Branchenlösungen
Kompetenter SERvice
Mit bewährten iECM-Technologien Zukunft gestalten
Die neue Dimension des Enterprise Content Management
3
4
5
9
12
19
20
22
23
32
37
39
40
42
DOXiS iECM-Suite
Inhalt
Weiterführende Informationen finden Sie unter www.ser.de.
Welche Medien zu unseren Produkten und Lösungen verfügbar sind, erkennen Sie an den folgenden
Symbolen, die Sie im Inhalt der Broschüre wiederfinden.
Broschüre Fact Sheet Whitepaper ProduktvideoB F W
2 | 3
Eine immer schneller wachsende Flut an Daten und Dokumenten, verschärfte Compliance-Anforderungen sowie kon-
tinuierlich steigende Ansprüche an die Effektivität von internen und unternehmensübergreifenden Prozessen: Immer
mehr Entscheider stellen sich längst nicht mehr die Frage, ob sie ein Enterprise Content Management anschaffen
sollen, sondern wie es am besten einzusetzen ist. Es gilt, Prozesse zu optimieren und die Produktivität des Unter-
nehmens zu steigern. SER hat für diese Aufgabenstellung eine überzeugende Lösung entwickelt: integriertes
Enterprise Content Management mit der DOXiS iECM-Suite.
Ziel ist die Synchronisation von Informationen, Wissen und Prozessen. Die DOXiS iECM-Suite unterstützt den gesam-
ten Lebenszyklus eines Dokuments von der Entstehung über die Bearbeitung bis hin zur Langzeitarchivierung.
Dadurch steht das Unternehmenswissen den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung, und Entschei-
dungen werden auf Basis fundierter Informationen getroffen. So werden Kosten reduziert und Reaktionszeiten ver-
kürzt. Nur wenn Prozesse intelligent automatisiert werden und sich qualitätsgesichert aufeinander abstimmen las-
sen, können Produktivität und Effizienz gesteigert, Serviceleistungen verbessert und der Unternehmenserfolg gesi-
chert werden.
Fortschritt
durch Produktivität
Das Anwendungsumfeld und die Wertschöpfungspotentiale von
Enterprise Content Management lassen sich anschaulich mit den
fünf „Cs“ umschreiben: Content, Compliance, Collaboration, Cost
und Continuity. Innerhalb dieses Spannungsfeldes entscheiden
sich Wettbewerbsfähigkeit und langfristiger Erfolg eines Unter-
nehmens. Es gilt, den Wert der vorhandenen Informationen rich-
tig einzuordnen, strukturierte und unstrukturierte Informationen
zu erschließen und die ständige Verfügbarkeit sämtlicher Daten
und Dokumente zu gewährleisten. Dank moderner ECM-Lösun-
gen sind Informationen jederzeit kontrollierbar und sichern den
unternehmerischen Erfolg.
Content = Inhalt
Zentraler Nutzen einer ECM-Lösung ist die Erschließung ge-
schäftsrelevanter Informationen aus Dokumenten. Erst wenn der
Inhalt (der „Content“) durch Anwendung als Wissen in Unterneh-
mensprozessen genutzt wird, trägt er zum Erreichen der Unter-
nehmensziele bei.
Compliance = Erfüllung der rechtlichen
Anforderunge
Die Einhaltung der Vorschriften für eine rechts- und revisionssi-
chere Archivierung von Daten und Dokumenten ist unumgäng-
lich. Eine integrierte ECM-Lösung stellt die Erfüllung der rechtli-
chen Anforderungen sicher. Darüber hinaus entsteht wirtschaft-
licher Erfolg durch Qualitätsverbesserung und Geschäftspro-
zessoptimierung.
Collaboration = Zusammenarbeit
Der Mensch ist der wichtigste Part einer Büroorganisation. Daher
ist die reibungslose Zusammenarbeit zwischen einzelnen Sach-
bearbeitern, Abteilungen oder Standorten ausgesprochen wich-
tig. Dank iECM stehen Informationen immer zur richtigen Zeit
den richtigen Bearbeitern zur Verfügung.
Cost = Kosten
Integriertes ECM bündelt Informationen und Daten unterschied-
licher Herkunft auf einer einheitlichen Plattform und sorgt so für
Kosteneinsparungen – auch in anderen IT-Bereichen mit Syste-
men, die sonst als Insellösungen im Unternehmen existieren wür-
den. Das führt zu schnellem Return on Investment und rascher
Amortisation.
Continuity = Fortbestand
Das Sicherstellen der Verfügbarkeit und Richtigkeit der Daten ist
elementar. ECM-Technologien sorgen dafür, dass alle Unterneh-
mensdaten sicher archiviert und vor unberechtigtem Zugriff ge-
schützt werden, alle Transaktionen lückenlos nachvollziehbar
sind und der Fortbestand mittels Hochverfügbarkeits- und
Recovery-Werkzeugen jederzeit gesichert ist.
Die Bedeutung von ECM für Ihr Unternehmen
DOXiS iECM-Suite
DOXiS iECM-Suite
SER bietet mit der DOXiS iECM-Suite ein durchgängiges Produktportfolio, das die gesamte Prozesskette des
Enterprise Content Managements abdeckt – von der Posteingangsverarbeitung über die Vorgangsbearbeitung bis
zur langfristigen Archivierung. Konsequent prozessorientiert werden Inhalte jeglicher Art (Dokumente und Daten),
unabhängig von der Anwendung, mit der sie erstellt wurden, in die Geschäftsprozesse integriert. iECM bedeutet für
SER daher nicht nur das Management einzelner Inhalte und Dokumente, sondern vor allem die Unterstützung doku-
mentenorientierter Geschäftsprozesse. Der Fokus liegt dabei immer auf einer Verbesserung der Wertschöpfung.
Integriertes Enterprise
Content Management -
die DOXiS iECM-Suite
Der klassische Geschäftsprozess –
in elektronischer Form
Elektronische dokumentenbasierende Prozesse in der Bürowelt
lassen sich unterteilen in Erfassen, Auslesen, Bearbeiten, Weiter-
leiten, Speichern, Archivieren und Recherchieren. Diese Funktio-
nen finden sich weitestgehend auch in den klassischen papierge-
bundenen betrieblichen Abläufen wieder.
Informationen erfassen mit DOXiS Capture
(capture)
Flexibles Erfassen und Aufbereiten von Papierdokumenten und
Transformation in digitale Formate – für lokale und verteilte
Scan-Szenarien.
Informationen auslesen mit dem DOXiS Inbound
Center (extract)
Inhaltsbasierende Post- und Rechnungseingangsverarbeitung
mit automatisierter Klassifikation und Extraktion als Vorausset-
zung einer Zuordnung, Verteilung und Bearbeitung von Ein-
gangsdokumenten.
Informationen verwalten mit DOXiS BPM und
DOXiS Records Management (manage & flow)
Umfassende Akten- und Vorgangsbearbeitung mit integrierten
DMS-Funktionalitäten für die Steuerung dokumentenorientierter
Geschäftsprozesse.
Informationen speichern & archivieren mit DOXiS
Archiv & DMS (store & preserve)
Hochperformante sowie rechts- und revisionssichere Archivie-
rung, die eine breite Palette marktführender Speichertechnologien
unterstützt. Die effiziente Speichervirtualisierung ist das Fun-
dament für ein umfassendes Information Lifecycle Management.
Informationen recherchieren mit DOXiS Search
(retrieve)
Intelligente Recherche (Information Retrieval) für strukturierte
und unstrukturierte Informationen durch Nutzung von Volltext-
Verfahren, ergänzt um assoziative und fehlertolerante Such-
methoden.
Informationen/Anwendungen integrieren mit
DOXiS Integrationen (integrate)
Integration in marktführende ERP-, Office-, Fibu-, Groupware-,
CRM- und BI-Systeme. Offene objektorientierte APIs für flexible
kundenspezifische Integration sowie Konnektoren zur Synchroni-
sation mit spezifischen Diensten.
Informationen übergeben mit DOXiS COLD
(deliver)
Komfortable Werkzeuge zur automatischen Konvertierung, Se-
parierung, Indizierung und Archivierung von CI-Daten.
Die Funktionen von DOXiS iECM
DOXiS iECM-Suite
Mehr Infos www.ser.de
4 | 5
Die optimale Bearbeitung des Posteingangs setzt das Fehlen von Medienbrüchen voraus und erfordert daher die
Digitalisierung sämtlicher eingehender Dokumente. Das DOXiS Inbound Center ist die ganzheitliche Lösung zur
Automatisierung des Dokumenteneingangs und erstes Element der elektronischen Vorgangsbearbeitung im
Unternehmen. Das DOXiS Inbound Center nutzt umfassende Methoden, um Dokumente inhaltlich zu analysieren und
Daten auszulesen. Dabei spielen lernende Techniken auf der Basis eines „Lernens an Beispielen“ eine große Rolle.
Die Lernfähigkeit der Technologie vereinfacht das Customizing, den Pflegeaufwand und die Kosten für Anpassungen
bei sich ändernden Dokumentenarten. Auch neue Klassen können im Vergleich mit regelbasierten Systemen sehr
einfach aufgebaut werden. Das DOXiS Inbound Center besteht aus drei Komponenten: DOXiS Capture, DOXiS Inbound
Master und DOXiS InvoiceMaster.
Digitalisieren, analysieren,
automatisieren -
Eine Lösung für den
gesamten Posteingang
DOXiS Inbound Center
DOXiS Capture unterstützt ein breites Spektrum möglicher Er-
fassungsszenarien vom Scannen auf Abteilungsebene über ver-
teiltes Scannen in unterschiedlichen Niederlassungen oder Ge-
schäftsstellen hinweg bis hin zur zentralen Posteingangsverar-
beitung und der damit einhergehenden Massenbelegerfassung –
und fungiert damit als universelles Bindeglied zwischen der
Papierwelt und der nachfolgenden elektronischen Verarbeitung.
Mit den DOXiS Capture Web-Funktionalitäten lassen sich Nieder-
lassungen dezentral anbinden, über die Dokumente vor Ort er-
fasst, indiziert und validiert werden können, um sie anschließend
per Internet an das zentrale Backend-System des Unternehmens
weiterzuleiten. So sind sämtliche Informationen, die ein Unter-
nehmen in Papierform an unterschiedlichen Standorten errei-
chen, unmittelbar unternehmensweit verfügbar. Mit DOXiS Input-
Connect stehen darüber hinaus eine Vielzahl standardisierter
Schnittstellen für den Import elektronischer Dokumente zur Ver-
fügung wie zum Beispiel eMails, Web-Inhalte, Images in unter-
schiedlichen Formaten, Acrobat PDF oder Microsoft Office. Grund-
sätzlich wird zwischen einer automatischen Übernahme und
einer elektronischen Erfassung ähnlich wie bei Papierdokumen-
ten unterschieden.
DOXiS Capture für flexible Scan-Lösungen
Die Highlights auf einen Blick DOXiS Capture
DOXiS Capture
ì Leistungsfähiger und einfach zu bedienender Scan-
Client
ì Einfacher Ausbau der Lösung bei wachsendem
Dokumentenvolumen ohne Performanceverluste
ì Einsatz in verteilten Scan-Szenarien wie auch für
zentrales Massen-Scannning
ì Anbindung an Scanner aller führender Hersteller, wie
Kodak, Fujitsu, Bell & Howell, Panasonic, Canon und
Inotec
ì Sehr wirkungsvolle Routinen zur Bildvorverarbeitung
und Optimierung
ì Volle Webfähigkeit
ì Erkennungsmodule für OCR, ICR, OMR und Barcodes
DOXiS InputConnect
ì Umfassende Integration elektronischer Dokumente
ì Konnektoren zu Standardsoftware wie Mailsysteme
und Groupware (Microsoft Outlook, Lotus Notes)
ì Konverter und Filter u.a. für Office-Dokumente,
Acrobat PDF, Web-Inhalte und vieles mehr.
Mehr Infos www.ser.deB F
DOXiS iECM-Suite
Nächster Schritt nach der Digitalisierung des Posteingangs ist
die automatisierte Zuordnung der Dokumente und das Auslesen
relevanter Daten und Informationen. Die Vorteile einer durch-
gängig elektronischen Dokumenteneingangsverarbeitung gegen-
über der traditionellen Papierverarbeitung liegen auf der Hand:
Sowohl der Prozess der erstmaligen Bearbeitung – die Zuord-
nung von Dokumenten und das Erfassen relevanter Daten – als
auch die weiteren Schritte der Vorgangsbearbeitung werden
deutlich beschleunigt und digitalisierte Dokumente und Meta-
daten stehen unmittelbar der Sachbearbeitung zur Verfügung.
Die bei einem Papiertransport anfallenden Liege- und Transfer-
zeiten von mitunter Stunden oder Tagen entfallen vollständig,
woraus gesenkte Kosten für die Zuordnung, Erfassung und die
Sachbearbeitung resultieren. Sämtliche Dokumente und alle er-
forderlichen Daten und Informationen sind auf Knopfdruck voll-
ständig verfügbar. Anfragen nach Dokumenten und Akten sowie
ein ständiger Wechsel zwischen der „Papierwelt“ und dem Bild-
schirmarbeitsplatz entfallen.
DOXiS InboundMaster - Schnelles Erkennen und
Zuordnen von Informationen für die Sachbearbeitung
DOXiS Inbound Center
1. Papiergebundene Verarbeitung
2. Elektronische Verarbeitung mit DOXiS InboundMaster
6 | 7
DOXiS InboundMaster im Überblick
Bewährte Einsatzgebiete des DOXiS InboundMaster
Der Arbeitsablauf gliedert sich in vier wesentliche Schritte:
1. Nach dem Import von digitalisierten sowie elektronischen Do-
kumenten wird wahlweise eine Zeichenerkennung oder eine Fil-
terung durchgeführt, um zu einem einheitlichen „Textextrakt“ zu
kommen, der nachfolgend weiterverarbeitet werden kann. Die
hohe Qualität der Bildvorverarbeitung und der eingesetzten Mo-
dule zur Zeichenerkennung – insbesondere der OCR – stellen
auch bei schwierigen Vorlagen ein optimales Ergebnis sicher.
2. Der nächste Schritt – die Klassifikation – dient der automati-
schen inhaltsbasierten Zuordnung von Dokumenten, z.B. zu Ge-
schäftsbereichen, Abteilungen, Empfängern, Produktsparten o.ä.
In der Umsetzung lassen sich Dokumente dabei sowohl Prozes-
sen/Vorgängen als auch Akten zuordnen.
3. Eng mit der Klassifikation verbunden ist die Extraktion: das
automatisierte Lokalisieren und Auslesen sämtlicher verarbei-
tungsrelevanter Daten. Je präziser sich ein Posteingang einem
bestimmten Kontext zuordnen lässt, umso exakter lässt sich an-
geben, welche Informationen den jeweiligen Dokumenten einer
Klasse zu entnehmen sind.
4. Validierung und Verifikation dienen der internen Qualitäts-
sicherung. Ausschließlich als vollständig und richtig erkannte Re-
sultate werden automatisch an die nachfolgenden Anwendungen
weitergegeben.
Im Rahmen der Validierung stehen verschiedene Verfahren zur
Plausibilitätsprüfung zur Verfügung – z.B. die feldweise Überprü-
fung von Formaten, gültigen Zeichensätzen etc. – sowie der Ab-
gleich gegen Stammdaten. „Online“-Abgleiche mit Datenbestän-
den in den Produktivanwendungen sind ebenfalls möglich.
Sollte sich kein hundertprozentiges Ergebnis erreichen lassen,
kann das jeweilige Dokument an einem Nachbearbeitungsplatz
(„Verifier“) zur Anzeige gebracht und der manuellen Verifikation
übergeben werden – nach Abgleich des Images mit den vorlie-
genden Daten können manuell Korrekturen oder Ergänzungen
vorgenommen werden.
ì Automatisierte Verarbeitung eingehender allgemeiner Brief-
post, Faxe etc.
ì Automatisierte Verarbeitung spezialisierter Eingänge, wie z.B.
kreditorischer und debitorischer Posteingänge
ì Automatische Zuordnung und Verarbeitung von eMails
ì Automatische Zuordnung von elektronischen Eingangsdoku-
menten für Online-Informations- und Content-Management-
Systeme wie Web-Anfragen und Formulare
ì Automatisierung einzelner Geschäftsprozesse innerhalb der
Auftragsverarbeitung und -abwicklung durch vollständige
Analyse des Dokumenteninhalts mittels Klassifikation und
Extraktion
ì Automatische Indizierung von Dokumenten für die Ablage in
Dokumenten-Management-Systemen und elektronischen
Archiven
ì Automatische Zuordnung von Dokumenteneingängen zu vor-
handenen Akten – z.B. Kundenakten, Lieferantenakten, Ver-
tragsakten etc.
ì Automatische Zuordnung von Dokumenteneingängen zu lau-
fenden Vorgängen – z.B. Antragsbearbeitung, Schadensregu-
lierung etc.
Die Highlights auf einen Blick DOXiS InboundMaster
ì Universell einsetzbar für Posteingänge und andere Doku-
mentenbestände – strukturiert und unstrukturiert
ì Multi-Channel-Verarbeitung für sämtliche Dokumentenarten
ì Imagebasierte Dokumente und elektronische Dokumente
in einem Prozess
ì Direkte Zuordnung und Weiterleitung durch automatisierte
Klassifikation
ì Hohe Einsparpotentiale durch automatische Datenextraktion
ì Minimierung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
ì Flexibler Einsatz unterschiedlicher Module zur Zeichen-
erkennung (OCR, ICR, OMR und Barcodes)
ì Hoch skalierbar mit wachsendem Durchsatz
ì Höchste Analysequalität, robust gegenüber Layoutän-
derungen und mit einer hohen Fehlertoleranz versehen
ì Kombination inhaltsbasierter lernender Verfahren mit Re -
gelbasierten Methoden; sowohl zur Klassifikation als auch
zur Extraktion
ì Innovative lernende Tabellenanalyse
ì Überwachtes Lernen und „Lernen im Hintergrund“: Kurze
Einrichtungszeiten und kontinuierliche Optimierung im
Betrieb
ì Umfassende Möglichkeiten für kundenspezifisches
Customizing
ì Flexible Integration in das DOXiS Inbound Center und
Drittsysteme
DOXiS Inbound Center
DOXiS iECM-Suite
Vom Eingang der Rechnungen über die Erfassung und Validie-
rung sämtlicher Daten bis hin zur unternehmensweiten Prüfung
und Genehmigung: DOXiS InvoiceMaster fasst sämtliche hierzu
erforderlichen Funktionalitäten zusammen und arbeitet in enger
Integration mit marktführenden ERP-Systemen von SAP, Micro-
soft Dynamics Navision oder Oracle.
Mit den Modulgruppen „Rechnungslesung“ (Read) und „Rech-
nungsprüfung“ (Control sowie SAP Control) lassen sich die
besonders arbeitsintensiven und zeitkritischen Aufgaben im
Rahmen der Eingangsrechnungsverarbeitung effizient umsetzen.
Mit dem DOXiS InvoiceMaster reduziert sich die manuelle Bear-
beitung auf ein Minimum, denn er verarbeitet sowohl Rech-
nungen mit als auch ohne Bestellbezug in einem Prozess. Weit
über 50% der Arbeitszeit können so eingespart werden, bei
Amortisationszeiten, die in der Regel unter einem Jahr liegen –
und das schon bei einem Rechnungsaufkommen von wenigen
hundert Dokumenten pro Tag.
Der DOXiS InvoiceMaster besteht aus drei Modulen, die einzeln
oder in Kombination genutzt werden können.
DOXiS InvoiceMaster Read
ì Rechnungslesung für Rechnungen mit und ohne Bestellbezug
ì Vom Start weg produktiv durch ein vortrainiertes System
ì Hocheffiziente Verfahren zum Auslesen und Validieren sämt-
licher erforderlicher Kopf- und Positionsdaten
ì Weitere Optimierung im produktiven Betrieb durch selbstler-
nenden Modus
ì Enge Integration mit SAP R/3, mySAP ERP und anderen
marktführenden ERP-Systemen
DOXiS InvoiceMaster Control
ì Systemübergreifende Rechnungsprüfung
ì Rechnungsprüfungsprozess auf Basis von DOXiS Workflow
ì Bearbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug
ì Webbasierter Client für die unternehmensweite Rechnungs-
prüfung und –genehmigung
ì Umfassende Möglichkeiten zur Behandlung von Sonderfällen
ì Optimiert für den Einsatz im Zusammenspiel mit der DOXiS
InvoiceMaster Read Rechnungslesung
DOXiS InvoiceMaster SAP Control
ì Rechnungsprüfung in SAP
ì Vollständige Realisierung des Rechnungsprüfungsprozesses
innerhalb von SAP (SAP R/3 und mySAP ERP)
ì Funktionen wie DOXiS InvoiceMaster Control
Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen
mit dem DOXiS InvoiceMaster
DOXIS InvoiceMaster Rechnungsprüfung
DOXiS Inbound Center
8 | 9
Die DOXiS iECM-Suite bietet zwei zentrale Clients zum Verwalten
und Bearbeiten geschäftsrelevanter Unterlagen entlang der Pro-
zesse: DOXiS evITA und DOXiS evITA Web. Gemäß der vereinheit-
lichten Client-Strategie der SER verfügen beide Client-Varianten
über einen annährend identischen Funktionsumfang und erleich-
tern den Anwendern den Wechsel mit einer weitestgehend glei-
chen Nutzeroberfläche.
DOXiS evITA steht als zentraler Client der DOXiS iECM-Suite zur
täglichen Arbeit mit Dokumenten und Akten sowie zur Vorgangs-
bearbeitung zur Verfügung. DOXiS evITA kombiniert Flexibilität
mit funktionaler Vielfalt, ist schnell zu erlernen und durch seine
flexibel anpassbare Benutzeroberfläche in jedem Anwendungs-
fall einsetzbar. Neben den Kernfunktionen im Bereich Archivie-
rung und Recherche lässt sich DOXiS evITA vollständig in die elek-
tronische Vorgangsbearbeitung mit DOXiS Workflow integrieren.
DOXiS evITA Web ist der universelle webbasierte Client innerhalb
der DOXiS iECM-Suite und bietet einen flexiblen Zugriff auf
Akten, Dokumente und Vorgänge – unabhängig vom jeweiligen Be-
triebssystem und der eingesetzten Hardware-Plattform. Die
Koexistenz des Standard Windows-Client DOXiS evITA und DOXiS
evITA Web erfüllt alle Anforderungen an die Client-Architektur
einer modernen integrierten ECM-Suite.
Das Informationscockpit
- flexibel anpassbar,
funktional, ergonomisch
Mehr Infos www.ser.de
Durchgehende Client-Konzeption
Die Einsatzbereiche DOXiS evITA auf einen Blick
DOXiS evITA für Windows
ì Der Standard-Client für alle MS-Windows-Arbeitsplätze
ì Optimiert auf arbeitsplatzbezogene Leistungsmerkmale
und ergonomische Anforderungen
DOXiS evITA Web
ì Der Standard-Client für die plattformunabhängige Arbeit
in Intranets und im Internet
ì Maximale Flexibilität und Systemunabhängigkeit
DOXiS evITA Designer/Administrator
ì Zentrales Werkzeug zur synchronen Einrichtung, Verwal-
tung und Gestaltung von Anwendungen auf Basis von
DOXiS evITA und DOXiS evITA Web (Masken, Layouts etc.)
ì Übergreifende Verwaltungsfunktionen zur Administration
der DOXiS iECM Suite (Organisation, Rechte, Workflows etc.)
DOXiS Archiv
Windows, Solaris, AIX, Linus, HP-UX
DOXiS WorkflowDOXiS Records Management
Server-Plattformen
DOXiS evITA
DOXiS evITADesigner
DOXiS evITA Web
Clients
F
DOXiS iECM-Suite
Die Highlights auf einen Blick DOXiS evITA
ì Einheitlicher Client zur Bearbeitung von Dokumenten, Akten
und Vorgängen
ì Anpassbare Oberfläche: Favoriten, Ansichten, Layouts
ì Freie Platzierung von Leisten, Formularen, Dokumenten
ì Import zur direkten Dokumentenübernahme
ì Scannerintegration am Arbeitsplatz/Scannerprofile
ì Dynamische Ablage- und Recherchemasken sowie Treffer-
listen
ì Sortier-, Gruppier- und Filterfunktionen
ì Direktzugriff aus Office-Anwendungen, z.B. zur Ablage
ì Dokumentvorlagen und Metadaten-Mapping
ì Indizierung über Attribute oder über den Dokumenteninhalt
(Volltext/assoziativer Index)
ì Viewer für mehr als 200 Dateiformate
ì Thumbnail Vorschaufunktion – auch bei mehreren Doku-
menten
ì Umfangreiche Annotationswerkzeuge
ì Versionsverwaltung, Check-in-/Check-out-Mechanismus
ì Hierarchische Kategorisierung
ì Elektronische Signatur
ì Detaillierte Zugriffsrechte für Objekte und Aktionen
ì Umfangreiches Benutzer-, Gruppen- bzw. Rollenschema
ì Offline Funktionalitäten
ì Sprachen: Deutsch/Englisch/Französisch/Italienisch
ì Integrierte Entwicklungsumgebung zum Customizing
(Skripting)
ì Multi-Server-Unterstützung/speicherbare Profile
Dokumentablage
Zum Dokumentenspeicher lassen sich jederzeit weitere Doku-
mente hinzufügen. Diese Dokumente können aus unterschiedli-
chen Quellen stammen wie zum Beispiel selbst erstellte Dateien,
eMails oder eingescannte Papierdokumente. Wesentlich ist nur,
dass die Dokumente digitalisiert werden können. Hierzu bietet DOXiS
evITA eine lokale Scanner-Integration für den Arbeitsplatz.
Dokumentanzeige
Der Viewer beherrscht alle gängigen Dateiformate zur Darstel-
lung von Dokumenteninhalten. Elektronisch erstellte Dokumente
wie zum Beispiel MS Word-Dateien lassen sich damit auch dann
einsehen, wenn auf dem Arbeitsplatzrechner das entsprechende
Originalprogramm nicht installiert wurde.
Dokumentbearbeitung
Mit den Annotationswerkzeugen lassen sich elektronische Doku-
mente bearbeiten und kommentieren wie Papierdokumente
(Textmarker, Kommentarfeld, Stempel etc.). Durch die Layer-
Technik bleibt das Originaldokument stets unverändert. Um das
eigentliche Dokument zu bearbeiten, verwendet man Check-
in/Check-out-Mechanismen und die integrierte Versionierung.
Dokumentrecherche
Die Suche nach Dokumenten erfolgt nach rein inhaltlichen Krite-
rien. Der große Vorteil: Der Ablageort der Dokumente muss nicht
bekannt sein, die Lokalisierung und der Zugriff wird über das
System sichergestellt.
Dokumentausgabe
Archivierte Dokumente lassen sich als Datei exportieren, aus-
drucken und als elektronische Mail versenden vorausgesetzt, es
ist ein entsprechendes Mailprogramm vorhanden.
Zentraler Speicher
Die Dokumente eines Unternehmens werden in einem zentralen
Dokumentenspeicher (Content Repository) zusammengefasst,
auf den beliebig viele Mitarbeiter zugreifen können. Wichtig: Ein
zentraler Speicher stellt eine logische Instanz dar; die physikali-
sche Speicherung kann an unterschiedlichen Orten erfolgen.
DOXiS evITA Akten-Erweiterung
Dokumente können nach beliebigen inhaltlichen Kriterien in
elektronische Akten zusammengefasst und als Akte bearbeitet
werden (DOXiS Records Management).
Die Funktionen von DOXiS evITA
DOXiS evITA verfügt über ausgefeilte Mechanismen für den
Zugriffschutz. Die Anwender erhalten Zugriff auf die Daten und
Funktionen, die sie für Ihre Arbeit benötigen und für die sie
berechtigt sind. Funktionen, für die sie nicht autorisiert sind,
werden in der Benutzeroberfläche (Funktionsleiste, Pull-down
Menüs, Buttons etc.) von DOXiS evITA nicht angezeigt. Wenn eine
Funktion zwar ausgeführt, aber nicht auf ein aktuell ausgewähl-
tes Objekt angewendet werden darf, wird die Funktion gesperrt.
So sind Schaltflächen bei manchen Dokumenten verfügbar, bei
anderen gesperrt und damit grau hinterlegt.
Individueller Zugriffschutz
Clients
10 | 11
Als universeller Web-Client bietet DOXiS evITA Web einen höchst
flexiblen Zugriff auf Akten, Dokumente und Vorgänge – unabhän-
gig vom jeweiligen Betriebssystem und der eingesetzten Hard-
ware-Plattform. Funktionen zur Indizierung, Ablage und Recher-
che sowie die Einbindung in die elektronische Vorgangsbearbei-
tung mit DOXiS Workflow bieten maximale Flexibilität in einem
webbasierten Umfeld. Jeder Arbeitsplatz mit einem entspre-
chend konfigurierten Webbrowser ist ein vollwertiger Arbeits-
platz der DOXiS iECM-Suite. Umständliche Installationen und
regelmäßige Softwareupdates gehören der Vergangenheit an.
Die Highlights DOXiS evITA Web
ì DMS-, Archiv- und Workflowfunktionalitäten mit Postkorb-
und kompletter Vorgangsbearbeitung
ì Unterstützung elektronischer Akten
ì Umfassende Möglichkeiten zur Ablage und Recherche
ì Frei definierbare Ablage-, Index- und Suchmasken
ì Hierarchische Trefferlisten mit virtuellen Aktenansichten
ì Kombination aus Index- und Volltextsuche
ì Umfangreiche Annotationswerkzeuge
ì Anzeige unterschiedlicher Dateiformate
ì Versionierung und Check-in-/Check-out-Mechanismen
ì Kontextmenüs im Web
ì On-the-fly PDF-Konvertierung mit Übernahme von Anno-
tationen
ì Einheitliches Customizing für DOXiS evITA und evITA Web
mit dem DOXiS evITA Designer
ì Sprachen: Deutsch/Englisch, weitere auf Anfrage
ì Standard Web-Technologies (J2EE/JSP, AJAX)
Unternehmensweite Unabhängigkeit mit DOXiS evITA Web
DOXiS evITA wird mit einem eigenen Administrationsmodul aus-
geliefert, dem DOXiS evITA Designer. Mit Hilfe dieses Moduls lässt
sich das System in allen Aspekten konfigurieren.
Der DOXiS evITA Designer ermöglicht die Anlage und Gestaltung
u.a. der folgenden Elemente:
ì Anwendungs-/Unternehmensstruktur: Benutzer, Rollen, Ein-
heiten und Gruppen
ì Verwaltung von Mandanten
ì Indexfelder zur Ablage und Suche von Dokumenten, Akten
und Vorgängen
ì Arbeitskörbe und Prozessdefinitionen
ì Masken zur Ablage und Suche von Dokumenten, Akten und
Vorgängen
ì Layouts zur Darstellung von Dokumentenlisten und Aufga-
benlisten
ì Aktenmodelle und Aktenpläne
ì Zugriffsrechte
Die intuitive Entwicklungsumgebung ermöglicht mittels Skript-
Programmierung die einfache Umsetzung weitergehender kun-
denspezifischer Anforderungen.
Customizing mit DOXiS evITA Designer
DOXiS evITA Designer
DOXiS evITA
DOXiS evITA Web
Clients
DOXiS iECM-Suite
Das elektronische Archiv repräsentiert das hochkomplexe Gedächtnis des Unternehmens, das jederzeit bereit sein
muss, das geforderte Wissen wiederzugeben – sekundenschnell und in der gewünschten Form und Qualität. In der
ECM-Kette sind die Komponenten Informationen speichern (store) und archivieren (preserve) daher wichtige
Funktionen, da sie das Fundament einer integrierten ECM-Lösung bilden.
Rechts- und
revisionssicher
elektronisch archivieren
Der DOXiS Archiv Server ist das Content Repository innerhalb
der DOXiS iECM-Suite und stellt unternehmensweit alle erforder-
lichen Dienste zur rechts- und revisionssicheren Archivierung
und Recherche zur Verfügung. Mit dem DOXiS Archiv lassen sich
weit mehr als nur Dokumente in herkömmlicher Weise verwalten.
Der Begriff eines Dokumentes ist in DOXiS deutlich weiter gefas-
st: Er beinhaltet nahezu jede beliebige digitale Information:
eMails, beliebige Dateien (Files), gescannte Images, Multimedia-
Objekte und vieles mehr. Komplexe Dokumente können auch aus
unterschiedlichen Formaten zusammengesetzt sein.
Aber auch andere Objekte wie z.B. elektronische Akten oder Si-
cherungen von Operativdaten einer Drittanwendung (Geschäfts-
anwendung, ERP-System etc.) lassen sich mit dem DOXiS Archiv
rechts- und revisionssicher ablegen.
Alle unternehmensrelevanten Informationen archivieren
DOXiS Archiv
ì Archivierung von Dokumenten (NCI- und CI-Dokumente),
Daten und eMails
ì Indexverwaltung (Inhalte und Attribute)
ì Sicherung von Dokumenten, Daten und eMails
ì Recherche von Dokumenten und eMails
ì Versionierung und Check-in/Check-out
ì Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
ì Mandantenverwaltung
ì Datenbestandsverwaltung
ì Verwaltung von Speichergeräten
ì Verwaltung von Medien und Laufwerken
ì Virtualisierung physikalischer Speicher
ì Rekonstruktion von Dokumenten/Daten aus den Medien
Aufgaben des DOXiS Archivs
Die Highlights auf einen Blick DOXiS Archiv
ì Modulares DMS- und Archivsystem
ì Erfüllt alle Voraussetzungen zur rechts- und revisions-
sicheren Archivierung
ì Maximale Flexibilität und langfristige Investitionssicherheit
durch ein Konzept vollständiger Speichervirtualisierung
ì Ablage wahlweise auf magneto-optischen Platten (UDO, MOD-
WORM), Magnetplatten (RAID) sowie Tapes (AIT-WORM)
ì Hierarchische Speicherverwaltung
ì Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention
Management)
ì Automatische Backup-Funktion
ì Replikationsmodul für maximale Verfügbarkeit
ì Selbsttragendes Archiv: vollständig rekonstruierbar aus
den Medien
ì Online-Recherche über den gesamten Datenbestand möglich
ì Hoch skalierbar – bis hin zu unternehmensweiten Anwen-
dungen
ì Volle Mandantenfähigkeit
ì Hochperformant auch bei hohen Anforderungen an Durch-
satz und Zugriffsraten
ì Plattformübergreifende Applikation und Datenhaltung
ì Administration über grafische Benutzeroberfläche (web-
basiert)
ì Sichere Client-Server-Kommunikation (SSL-basiert)
Mehr Infos www.ser.deB F
12 | 13
Zur ordnungsgemäßen Langzeitarchivierung unterstützt das
DOXiS Archiv als Speichermedien sowohl in Jukeboxen vorgehal-
tene magneto-optische Platten, IT-Magnetbänder und Magnet-
platten/RAID-Systeme als auch spezielle Speichersysteme für
Fixed Content wie z.B. SER Archive Store G2, EMC Centera, IBM
DR 550, Netapp Snap-Lock. Die Auswahl des Speichermediums
basiert auf den unternehmensspezifischen Anforderungen und
den Erkenntnissen aus einer Kosten-Nutzen-Analyse.
Speichervirtualisierung
Kurze Zugriffszeiten bei niedrigen Speicherkosten – mit einer
einzigen Speichertechnologie lässt sich das nicht erfüllen. Hier
kommt das Konzept der Speichervirtualisierung zum Tragen,
über das sich in jeder individuellen Kundensituation eine optima-
le Balance aus Leistungs- und Kostenanforderungen herstellen
lässt. Die Speichervirtualisierung erfolgt transparent im Hinter-
grund ohne Auswirkung auf die Anwendungssoftware.
Die Vorteile der Speichervirtualisierung:
ì Investitionssicherheit bei Technologiewechseln durch einheit-
liche Sicht auf alle Speichersysteme
ì Abstraktion der physischen Speichersysteme und Medien
ì Flexible Wahl des kostengünstigsten Mediums für Langzeit-
Datenbestände
ì Flexible Wahl des besten Mediums für Bestände mit hoher
Rückgriffhäufigkeit
ì Automatisierbares medienbasiertes hierarchisches
Speichermanagement (HSM)
Leistungsfähige Langzeitarchivierung
DOXiS Archiv
Das DOXiS Modul COLD (Computer Output On Laserdisk) dient
der automatischen Konvertierung, Separierung, Indizierung und
Archivierung von CI-Daten. Debitoren-Rechnungen, Lieferschei-
ne, Saldenlisten, Tages-, Monats-, Jahresjournale oder Konto-
auszüge werden per COLD-Archivierung in großer Zahl und mit
hoher Geschwindigkeit sicher archiviert. Die archivierten Doku-
mente können mit Hilfe der hinterlegten Formulare jederzeit
reproduziert und ausgedruckt, gefaxt oder per eMail verschickt
werden. Formulare wie z.B. Briefpapier mit Logo oder Überwei-
sungsträger und deren Inhalt werden getrennt gespeichert. Hier-
durch wird erheblicher Speicherplatz eingespart. Werden die Do-
kumente im Originalzustand benötigt, können sie zu jedem Zeit-
punkt in der jeweils gültigen Fassung vollständig wieder herge-
stellt werden.
Archivierung von computererzeugten Daten (COLD)
Sarbanes Oxley Act (SOX)
Der Sarbanes Oxley Act regelt die Aufbewahrung von elektroni-
schen Dokumenten, insbesondere von eMails, für an US-amerikani-
schen Börsen gelistete Unternehmen. Damit soll das Vertrauen der
Anleger in die Richtigkeit der veröffentlichten Finanzdaten gestärkt
werden. Betroffen davon sind auch deutsche Unternehmen, deren
Wertpapiere an einer amerikanischen Börse gehandelt werden
und deutsche Tochterunternehmen amerikanischer Gesellschaf-
ten sowie Zulieferunternehmen für SOX-betroffene Unternehmen.
Basel II
Seit 1. Januar 2006 regelt Basel II die Neugestaltung der Eigen-
kapitalvorschriften für Kreditinstitute. Auf Basis bankinterner
und/oder -externer Ratings wird die Bonität von Kreditnehmern
systematisch eingeschätzt. Die Nachweispflicht für relevante
Kommunikationsdaten schließt auch das Medium eMail mit ein.
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen (GDPdU)
Bereits seit 1. Januar 2002 haben die Finanzbehörden das Recht
zum elektronischen Datenzugriff auf steuerlich relevante Daten.
Daraus resultiert auch die Pflicht der Steuerpflichtigen, die ori-
ginär elektronischen Dokumente, also auch eMails, vorschrifts-
mäßig zugreifbar zu machen und elektronisch aufzubewahren.
Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme (GoBS)
Die GoBS regeln die Sicherheit, Dokumentation, Prüfbarkeit und
Wiedergabe von Daten. Viele Probleme, vor die sich Unterneh-
men durch die GDPdU gestellt sehen, resultieren daraus, dass sie
die GoBS noch nicht erfüllen.
Gesetz zur Kontrolle und Transparenz
im Unternehmensbereich (KonTraG)
Kern des KonTraG ist die Forderung, ein unternehmensweites Früh-
erkennungssystem für Risiken (Risikomanagement) zu implemen-
tieren sowie Aussagen zu Risiken und Risikostruktur des Unter-
nehmens im Lagebericht des Jahresabschlusses zu veröffentli-
chen. Das KonTraG präzisiert und erweitert dabei hauptsächlich
Vorschriften des HGB und des AktG mit dem Ziel, die Corporate
Governance in deutschen Unternehmen zu verbessern.
Rechtliche Anforderungen an Ihr Unternehmen (Compliance)
Das DOXiS Retention Management stellt sicher, dass archivierte
Daten und Dokumente genau so lange im Archiv verbleiben, wie
es die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen oder
firmeninterne Vorgaben erfordern. Es bildet zusammen mit der
Medienverwaltung und dem Cache Management die Basis für ein
umfassendes Information Lifecycle Management (ILM).
Das DOXiS Archiv als zentrales Content Repository bietet umfas-
sende Möglichkeiten zur Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
unter Einbeziehung sämtlicher von DOXiS unterstützten Spei-
chermedien. Zu jedem Daten- und Dokumentenbestand im DOXiS
Archiv wird ein separates Retention Rules Repository zur Ver-
waltung der Aufbewahrungsfristen angelegt. Ein umfassendes
Regelwerk ermöglicht die exakte Festlegung von minimalen oder
maximalen Aufbewahrungsfristen, die Definition von Rundungs-
regeln – z.B. für Monate oder Jahre – und vieles mehr. Eine Anpas-
sung der Regeln – zum Beispiel zur Verlängerung einer Aufbewah-
Retention Management: Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
DOXiS iECM-Suite
DOXiS Archiv
Seit dem 1. Januar 2002 steht fest: Alle orginär elektronisch er-
zeugten steuerrelevanten Daten im Unternehmen müssen grund-
sätzlich auch maschinell auswertbar sein. Steuerrelevante Daten-
bestände müssen auch dann für den auswertenden Zugriff dem
Steuerprüfer zur Verfügung stehen, wenn das ursächlich daten-
erzeugende Produktivsystem, oder dessen Teilsysteme, nicht
mehr im Einsatz sind.
Im Detail liegt der Unterschied
In der Regel haben Unternehmen keine homogene Applikations-
landschaft aus den Händen eines IT-Anbieters. Deshalb muss ein
GDPdU-konformes Archiv alle DV-Systeme umfassen, in denen
steuerrelevante Daten entstehen. Am Markt angebotene Archiv-
lösungen, die sich nur auf das ERP-System konzentrieren, grei-
fen daher zu kurz. Auch der Aufbau separater Archive macht kei-
nen Sinn, da es die Vorbereitung der Betriebsprüfung unnötig
erschwert und durch die Zusammenstellung der Daten zusätzli-
che Kosten entstünden.
Vom Archiv zur Komplettlösung
Mittels eines Konverters werden die steuerrelevanten Daten in
ein auswertbares Format umgewandelt, falls diese noch nicht im
Beschreibungsstandard vorliegen. Die elektronische Archi-
vierung der DOXiS iECM-Suite übernimmt die steuerrelevanten
Daten mit den Strukturinformationen z.B. aus dem ERP-System.
Da im DOXiS Archiv Teildatenbestände, z.B. monatliche Auslage-
rungen, wieder zu einem Jahrgang zusammengesetzt werden
können, kann das Unternehmen die Archivierungsintervalle flexi-
bel nach den jeweiligen Erfordernissen handhaben.
Mit dem GDPdU Center können dem Betriebsprüfer sämtliche
steuerrelevante Daten über ein einziges System zur Verfügung
gestellt werden. Dazu gehören nicht nur Daten aus der Finanz-
buchhaltung oder anderen ERP-Modulen, sondern auch eine
Vielzahl vor- bzw. nebengelagerte Systeme wie z.B. Zeiterfas-
sungssysteme, Personalwirtschaftssysteme oder Kassensysteme.
Unser Partner für Ihre Compliance-Fragen:
Dr. Dornbach Consulting GmbH
Die Dr. Dornbach Consulting GmbH ist eine überregional tätige
Beratungsgesellschaft, die sich auf den Bereich der Informa-
tionstechnologie spezialisiert hat. Die Beratungsschwerpunkte
liegen in den Bereichen Datenschutz/externer Datenschutz-
beauftragter, Aufbau von Sicherheitskonzepten, Umsetzung der
GDPdU sowie IT-Revision.
Ferner unterstützt Dr. Dornbach Consulting seine Kunden bei der
Auswahl geeigneter Software-Lösungen und bei der betriebli-
chen Einführung von neuen Software-Programmen.
Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung aus Industrie, Handel
und Dienstleistung entwickeln wir Handlungsempfehlungen, die
Ihr Unternehmen in den sich schnell verändernden Märkten und
Strukturen unterstützen.
Ihre Stärke liegt darin, pragmatische Lösungen zu finden, die bei
den überwiegend mittelständischen Kunden schnell und wirt-
schaftlich realisierbar sind.
GDPdU-Komplettlösung für alle steuerrelevanten Daten
ì Große Kosteneinsparungen durch GDPdU-gerechte Über-
nahme der Daten aus Altsystemen.
ì Die Außenprüfung wird nicht am Produktivsystem durchge-
führt, sondern an einem nachgelagerten System.
ì Durch entsprechende Benutzerprofile können Sie den
Zugriff der Außenprüfer auf das gesetzlich erforderliche
Maß einschränken.
ì Sie erhalten eine Historie, aus der nach einer Außenprü-
fung hervorgeht, für welche Daten sich der Außenprüfer
besonders interessiert hat.
Die Highlights auf einen Blick GDPdU-Komplettlösung
rungsfrist im Fall eines noch offenen Rechtsstreits – ist jederzeit
möglich. Durch Benutzer mit den entsprechenden Rechten lassen
sich Regeln auf Dokumentenebene jederzeit ändern.
Löschen nach klaren Regeln
Das Löschen von Dokumenten geschieht in zwei Stufen: Zu-
nächst wird das Dokument ‚logisch’ gelöscht, d.h. aus dem
Archivindex ausgetragen. Die physikalische Löschung hängt von
der verwendeten Speichertechnologie ab: Zum einen erfolgt die
Löschung durch eine periodische Reorganisation von Medien, so
dass ältere Medien nachfolgend vernichtet werden können. Bei
Systemen mit eingebauter Retention-Management-Logik, die
von DOXiS unterstützt werden (wie z.B. SER Archive Store G2,
EMC Centera, IBM DR 550, Netapp Snap-Lock) werden die zur
Verfügung stehenden Löschmechanismen genutzt.
Eine weitere Funktion des DOXiS Retention Managements er-
möglicht es, bei magnetplattenbasierenden Systemen wie UDO
Medien, neben der Löschung der Indexeinträge auch eine
Löschung der Inhalte auf dem Medium vorzunehmen. Ein Ver-
nichten des vollständigen Mediums ist dann wiederum nach der
Reorganisation möglich.
Optimale Zugriffszeitenstehen im Vordergrund
120
100
80
60
40
20
0
Kostengünstige Speicherung steht im Vordergrund
Zeit (Monate)
Zu
gri
ffsh
äufi
gke
it ü
be
r d
ie Z
eit
0 1 2 3 4 5 6 12 24 36Optimierung von Zugriffszeiten
und Kosten durch hierarchisches
Speichermanagement (HSM)
Die Highlights auf einen Blick DOXiS Retention Management
ì Verwaltung von Aufbewahrungsfristen für sämtliche unterstützten Speichertechnologien
ì Mögliche Anpassung der Regeln (z.B. für die min./max. Aufbewahrungszeit) – auch auf Dokumentenebene
ì Eigene „Retention Rules Repositories“ für jeden Daten- und Dokumentenbestand im DOXiS Archiv
ì Umfassende Definitionsmöglichkeiten über „Retention Management Rules“
14 | 15
DOXiS Archiv
DOXiS Information Lifecycle Management (ILM) ist ein intelligen-
tes Konzept zur Verwaltung sämtlicher Informationen eines Un-
ternehmens über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, entspre-
chend ihrem Wert und der jeweils erforderlichen Verfügbarkeit.
Anhand von Regeln – die Dokumente und Geschäftsprozesse pri-
orisieren, sowie gesetzliche Bestimmungen und Kostenaspekte
berücksichtigen – werden die Informationen auf dem jeweils opti-
malen Medium automatisch gespeichert und vorgehalten. DOXiS
ILM bietet doppelten Nutzen: zum einen werden die Unter-
nehmensdaten den Vorschriften entsprechend optimal verwaltet,
aufbewahrt und geschützt und zum anderen werden sowohl die
geforderten Zugriffszeiten als auch die gewünschte Kostenredu-
zierung erreicht. Im Rahmen des Information Lifecycle Manage-
ments gewährleistet DOXiS eine ordnungsgemäße Langzeitar-
chivierung beliebiger strukturierter und unstrukturierter Doku-
mente inklusive Telefax, eMail und COLD (Computer Output On
Laserdisk)-Daten auf verschiedenen Speichermedien über einen
Zeitraum von mehreren Jahrzehnten.
Information Lifecycle Management
Seit über 20 Jahren realisiert SER Komplettsysteme für die revi-
sionssichere Langzeitarchivierung. Optimal abgestimmt auf die
DOXiS iECM-Suite, bietet SER ihren Kunden moderne Speicher-
Hardware. Neben eigener Hardware können das auch Produkte
der gängigen Storage-Anbieter wie z.B. IBM, EMC, Sony, SUN,
Netapp oder HP sein. Welche der Speichermedien zum Einsatz
kommen, bestimmen unternehmensspezifische Anforderungen.
Von zunehmender Bedeutung sind heute die so genannten Hoch-
verfügbarkeitssysteme, die mehrere Terabyte große Daten- und
Dokumentbestände jederzeit im Zugriff halten. Dabei bestimmt
der Lebenszyklus der Informationen die Storage-Strategie und
die Wahl der richtigen Speichersysteme. Kam es bisher darauf an,
gesetzliche Bestimmungen zu erfüllen, so wird die garantierte
Verfügbarkeit der Daten und Dokumente in den Geschäfts-
prozessen immer wichtiger. Diesen Anforderungen trägt SER mit
einer vielfältigen Palette an Storage-Technologien Rechnung.
Speichertechnologien für intelligentes Storage-Management
Zur rechts- und revisionssicheren Archivierung großer Datenbe-
stände eignen sich die folgenden Speichertechnologien:
ì UDO (Ultra Density Optical)
ì AIT (Advanced Intelligent Tape)
ì HD (Hard Disc – RAID-Systeme)
Die Storage-Technologien unterscheiden sich zum Teil erheblich
im Hinblick auf Zugriffszeiten, Speicherkapazität und Kosten. SER
erstellt bedarfsgerechte Storage-Konzepte, die sowohl Primärspei-
cher für einen schnellen Zugriff umfassen als auch Sekundärspeicher
als Backup-Systeme für die revisionssichere Langzeitarchivierung.
SER-Kunden erhalten „Storage made in Germany“. Die Ent-
wicklung und Fertigung der Systeme erfolgen zentral am Stand-
ort Neustadt/Wied. Gleichzeitig verfügt SER über ein flächen-
deckendes Servicenetz für den deutschsprachigen Raum für
einen exzellenten Service mit kurzen Reaktionszeiten. Die Sys-
teme der SER Storage Technology GmbH finden heute Anwen-
dung in der klassischen Archivierung, der Video- und Sprach-
aufzeichnung wie auch bei der Aufzeichnung von Bilddaten – ins-
besondere im Umfeld der Medizintechnik.
Technologievielfalt für individuelle Strategien
Die Highlights auf einen Blick Storage-Management
ì Flexible Wahl des kostengünstigsten Mediums für
bestimmte Dokumentenbestände
ì Flexible Wahl des besten Mediums auf Basis der Rückgriff-
häufigkeit
ì Einfaches Backup, Restore zwischen unterschiedlichen
virtuellen Medien gleicher Größe
ì Automatisierbares medienbasiertes HSM
Die Anforderungen an ein flexibles Speichermanagement
ì Flexibler Umgang mit unterschiedlichen Speichertechnologien
ì Rechts- und revisionssichere Speicherung über alle
Speichertechnologien
ì Optimale Zugriffszeiten bei geringsten Kosten
ì Rückgewinnung des Systems im Katastrophenfall
ì Automatisiertes Backup bzw. Verlagerung von Objekten/
Medien auf andere Speichertechnologie
ì Langzeitverfügbarkeit (6, 10, 30, 100 oder mehr Jahre)
ì Verfügbarkeit unabhängig von der Speichertechnologie
(7x24h)
ì Gemischter Einsatz von medienbasierten und
nichtmedienbasierten Speichersystemen möglich
ì Formatkonvertierung nach PDF/A durch Rendition Service
ì Einfache Migration zwischen unterschiedlichen virtuellen
Medien gleicher Größe
ì Offenes Konzept auch für zukünftige Speichertechnologien
und damit zukunftssicher
DOXiS Archiv
16 | 17
Der SER Archive Store G2 ist eine Storage-Komplettlösung aus
SER-Produktion für hohe Ansprüche. Die Daten werden mit der
Schnelligkeit von Festplatten und der Sicherheit von WORM-
Medien (write once read many) archiviert. Die 19“-SAN Speicher-
komplettlösung für das DOXiS Archiv vereint RAID 5 Systeme
und die UDO-WORM-Technologie von SER, ergänzt um die erfor-
derlichen Fibre-Channel-Komponenten, in einem Gehäuse. Das
Speichersystem ist frei skalierbar von 1 bis 12 Terabyte (optional
bis 40TB) und lässt sich einfach in bestehende SAN-
Architekturen integrieren. Die jeweiligen Festplatten- und UDO-
Kapazitäten können individuell an die Bedürfnisse im Unter-
nehmen angepasst und „on demand“ erweitert werden. Mit dem
SER Archive Store G2 lassen sich sämtliche Anforderungen an
modernes Information Lifecycle Management (ILM) realisieren.
Die Informationen (Daten) des Unternehmens werden im Moment
ihrer Entstehung und über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg
entsprechend ihrem Wert aktiv verwaltet. Die elektronischen
Daten werden auf den kostengünstigen UDO-Speichermedien
langfristig und sicher aufbewahrt. Die Verwendung der speziellen
Compliant-WORM-Medien von SER erlaubt darüber hinaus die
Vernichtung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Garant für Flexibilität: Virtuelles Medienkonzept
Voraussetzung für die Flexibilität bei der Wahl des Speicher-
mediums ist das virtuelle Medienkonzept von SER. Dies bedeutet,
dass sämtliche unterstützten Speichersubsysteme in Datencon-
tainer, sog. „virtuelle Oberflächen“, beliebiger Größe geteilt wer-
den. Die Datencontainergröße wird hierbei dem kleinsten einge-
setzten physikalischen Speichermedium angepasst. In einem
Verbundszenario mit Festplatten und UDO-Medien – z.B. der SER
Archive Store G2 - würde die Größe einer Seite eines optischen
Mediums (z.B. 15 GB bei UDO-1) als Größe für alle Datencontainer
herangezogen. Durch diese Teilung können Datencontainer flexi-
bel von einem Speichersubsystem auf ein anderes verlagert wer-
den. Die Umsetzung auf das jeweilige physikalische
Speichermedium erfolgt durch den DOXiS Virtual Storage
Manager transparent im Hintergrund. Er steuert die tatsächliche
Verteilung der „Datenpakete“ auf die physikalischen Medien. Das
Konzept der Virtualisierung macht die Datenarchivierung unab-
hängig vom tatsächlich verwendeten Speichermedium und
ermöglicht den einfachen Wechsel der Medien auch während des
Aufbewahrungszeitraums. Durch die „virtuelle WORM“ lassen
sich vielfältige Speicherszenarien realisieren: Daten mit einer
geringen Rückgriffshäufigkeit werden auf ein kostengünstigeres
Medium verlagert; der Primärspeicher wird komplett auf einen
Sekundärspeicher verlagert. Möglich ist auch die Realisierung
eines medienbasierten HSM (Hierarchical Storage Management).
Die Funktionshinweise des SER Archive Store G2
Die Archivierung erfolgt zunächst auf die Festplatte, von dort
wird zeitversetzt eine UDO-WORM-Kopie erzeugt. Die Recherche
erfolgt primär auf die Festplatte und/oder auf UDO. Das HSM-
Modul (Hierarchisches Speicher-Management) der Storage Option
ermöglicht es auch, Daten ausschließlich auf UDO zu speichern.
Dadurch ist es möglich, nur die jeweils aktuellen Daten mit hoher
Rückgriffshäufigkeit auf RAID 5 vorzuhalten. Daten mit geringer
Rückgriffshäufigkeit hingegen nur auf UDO.
SER Archive Store G2 mit UDO-Technologie
ì SAN Komplettlösung, RAID 5 System, UDO-Worm und
DOXiS Speicheroption in einem Gehäuse
ì Freie Skalierbarkeit „On Demand“ von 1TB bis 12TB (40TB)
deckt steigenden Speicherbedarf
ì Einfache Integration in bestehendes SAN
ì Redundante Auslegung der Baugruppen gewährleistet
unterbrechungsfreien Betrieb
ì Einfache Wartung durch modularen Aufbau
DOXiS Archiv
SERarchiveStore G2
1 - Archivierung
2 - Archivierung
3 - Recherche (standard)
4 - Recherche (optional)2
43
1
Die Highlights auf einen Blick SER Archive Store G2
Mehr Infos www.ser.deF
importSign
Die importSign Data-Option automatisiert die massenhafte
Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen beim Import
von Dateien aus Fremdsystemen und archiviert die Dateien
zusammen mit den Signaturen.
personalSign
Die personalSign-Option ermöglicht dem Anwender die qualifi-
zierte elektronische Signatur an seinem SER-Arbeitsplatz. Dieses
Modul eignet sich daher besonders für Freigabeprozesse. Die Sig-
natur erfolgt ganz einfach unter Windows mit einem Kartenleser
und der persönlichen Signaturkarte.
timeSign
Die timeSign-Option ermöglicht die Erstellung und Prüfung qua-
lifizierter Zeitstempel für Dokumente im DOXiS Archiv. So kann
die Unverfälschtheit eines Dokumentes zu einem bestimmten
Zeitpunkt sichergestellt werden.
archiveSign
Die archiveSign-Option dient der Ablage von elektronischen Sig-
naturen im DOXiS Archiv sowie der signaturgesetzkonformen Prü-
fung qualifizierter elektronischer Signaturen auf Basis des allge-
mein anerkannten ISIS-MTT Standards. Die Prüfergebnisse werden
gemeinsam mit dem Dokument rechts- und revisionssicher abgelegt.
preserveSign
§17 des Signaturgesetzes sieht die Möglichkeit vor, dass Signaturen
ungültig werden, wenn die zur Erzeugung und Prüfung eingesetzten
Algorithmen und zugehörigen Parameter von der Regulierungs-
behörde als nicht mehr geeignet beurteilt werden. In diesem Fall
sieht §17 SigV vor, dass die Dokumente gemeinsam mit den alten
Signaturen qualifiziert nachsigniert und mit einem neuen qualifi-
zierten Zeitstempel versehen werden. Das preserveSign-Modul
erledigt diese Aufgabe automatisch, indem es die Signaturen
nach einer zu definierenden Zeit prüft und ggf. erneuert.
Die SER-Module zur elektronischen Signatur
DOXiS iECM-Suite
DOXiS Archiv
DOXiS unterstützt den Einsatz elektronischer Signaturen vom
Scannen bis zum Archivieren. Offene Schnittstellen und Stan-
dards ermöglichen die Einbindung von Signaturkomponenten
unterschiedlicher Anbieter. Der DOXiS Archiv-Server ist in der
Lage, mehrere elektronische Signaturen zu einem Dokument zu
verwalten. Ebenso ist die Erstellung und Prüfung von Signaturen
sowie die revisionssichere Ablage des Verifikationsergebnisses
möglich. Neben diesen Standardanwendungsfällen deckt SER
auch spezielle Aspekte der elektronischen Signaturprüfung bei
der Langzeitarchivierung sowie beim Massenscannen ab.
Elektronische Signaturen in DOXiS
Schnell erreichen die Datenmengen von Microsoft Windows
Servern, insbesondere in SAN-Umgebungen, Größenordnungen
von mehreren Terabyte, die teuren Primärspeicherplatz bean-
spruchen, obwohl ein Teil davon nur noch selten gebraucht wird.
Backup, Wartung und Management der Systeme verbrauchen
zusätzliche Ressourcen und vor allem Zeit.
Bei Microsoft Windows Servern und dem Filesystem NTFS wird
eine Schnittstelle (Reparse Point) angeboten, mit der man in File-
system-Operationen eingreifen kann. Diese Schnittstelle verwen-
det der DOXiS File Manager, um ein hierachisches Speichermana-
gement zu betreiben und die Daten im DOXiS Archiv zu verwal-
ten. Mit dem DOXiS File Manager können somit die Speicherkos-
ten reduziert werden und die Inhalte der Files in den Geschäfts-
prozessen nutzbar gemacht werden.
Die regelbasierte File-Archivierung des DOXiS File Manager er-
möglicht also die automatisierte Verlagerung der Dateien auf
günstigeren Speicherplatz, ohne dass die Benutzer sich darum
kümmern müssen. Der Zugriff erfolgt für den Benutzer vollkom-
men transparent, der Verweis auf die archivierten Dateien bleibt
im Filesystem sichtbar, sie sind von dort aus mit einem Doppel-
klick wieder aufrufbar.
Das Konzept der Speichervirtualisierung ermöglicht es den SER-
Archiv-Kunden, für die Migration der Daten aus den Filesystemen
aus einer ganzen Palette auf dem Markt befindlicher Speicher-
technologien zu wählen und auch flexibel von einem Speicher-
medium auf das andere zu wechseln. Auf Basis des virtuellen
Medienkonzeptes können die archivierten Daten ohne Migra-
tionsaufwand einfach auf die neuen Medien kopiert werden.
Darüber hinaus schließt die SER-Lösung eine Lücke im Informa-
tionsmanagement. Durch die Integration in das DOXiS Enterprise
Content Management können die in den File-Servern gespeicher-
ten Dateien z.B. bestehenden Vorgängen zugeordnet werden und
stehen so auch direkt in den Geschäftsprozessen zur Verfügung.
Zu einem Kunden gehörige Dateien sind so z.B. auch in einer
Kundenakte sichtbar; Aufträge von Streckengeschäften finden
Sie sowohl unter dem Kunden wie auch dem zugehörigen Lieferan-
ten. Diese Verknüpfung mit Akten (z.B. Kunde, Lieferant oder Auf-
trag) kann sowohl manuell als auch automatisiert mit dem spezi-
ell hierfür von SER entwickelten ICC - Intelligent Context Control
erfolgen (mehr zu ICC lesen Sie auf Seite 20). Über einen einzigen
Admin-Client der DOXiS iECM-Suite wird die regelbasierte Daten-
archivierung nicht nur aus dem Filesystem, sondern auch aus den
Systemen MS Exchange und MS Sharepoint definiert und gesteuert.
Filesystemarchivierung reduziert Speicherkosten
und erschließt Inhalte für Geschäftsprozesse
18 | 19
In der heutigen Datenflut ist der rasche und präzise Zugriff auf Informationen zur unternehmenskritischen Größe
geworden. Damit kommt leistungsfähigen Recherche-Tools innerhalb der ECM-Kette eine Schlüsselfunktion zu, die
über den nachhaltigen Erfolg von Fachanwendungen entscheidend mitbestimmt.
Wissen dank
umfangreicher
Recherchewerkzeuge
Indexsuche
Archivierte Dokumente können über die Indizierungsbegriffe
(Metadaten) schnell wieder gefunden werden. Hierzu werden in
der Suchmaske ein oder mehrere Schlagworte eingegeben. Als
Ergebnis erhält der Mitarbeiter eine tabellarische Trefferliste, aus
der heraus die Dokumente angezeigt, gedruckt, per eMail ver-
schickt oder als Datei exportiert werden können. Bereits vordefi-
nierte, abgespeicherte Suchanfragen können mehrfach verwendet
werden und erleichtern den Suchvorgang. Mit der Angabe eines
bestimmten Zeitraums lässt sich die Suchanfrage begrenzen.
Volltextsuche
Die Abfrage im Archiv kann über Stichworte oder über eine Ver-
knüpfung von Begriffen mit Boolschen Operatoren erfolgen. Bei
der Volltextsuche werden die Texte aller Dokumente auf die ge-
suchten Begriffe überprüft.
Assoziative Suche
Mit Hilfe der assoziativen Suche lassen sich inhaltliche Überein-
stimmungen in Dokumenten auch dann finden, wenn das Suchmus-
ter mit dem archivierten Text nicht hundertprozentig deckungs-
gleich ist. Anstatt das gesuchte Thema auf wenige Begriffe redu-
zieren zu müssen, kann eine Suchanfrage frei formuliert oder
eine beispielhafte Textpassage verwendet werden. Mit Hilfe sta-
tistischer Verfahren wird die Ähnlichkeit zu der Suchanfrage
ermittelt. Dabei arbeitet die assoziative Suche sprachunabhängig
und weist ein hohes Maß an Fehlertoleranz auf – ein entschei-
dender Vorteil bei unstrukturierten Inhalten.
Über die Informationsbestände des eigenen Arbeitsplatzes hin-
aus eröffnet die assoziative Suche auch den Zugang zu archi-
vierten Dokumenten im DOXiS Archiv sowie zu Datenbeständen
in Netzwerken, auf Netzwerklaufwerken, (eMail-)Datenbanken,
Internet und Intranet. Die gefundenen Dokumente werden in
einer nach Übereinstimmungsgrad sortierten Trefferliste ange-
zeigt. Sie können mit der Originalanwendung geöffnet oder in
einem programmunabhängigen Viewer angezeigt werden.
Gesicherter Zugriff
Zugriffsberechtigungen schützen vor unberechtigtem Informa-
tionszugang. DOXiS erlaubt die Vergabe von Berechtigungen
nach Personen, Gruppen, Funktionen und Rollen.
Die Highlights auf einen Blick DOXiS Search
ì Multi-Feld-Indexsuche
ì Stichwortsuche
ì Assoziative inhaltsbasierte Suche
ì Unterstützung verschiedener Suchmasken für unter-
schiedliche Sichten auf das Repository
ì Automatisierung und Speicherung von Suchanfragen
(„Suchordner“)
ì Flexible Anwendungsszenarien durch Kombination von
Indexsuche mit inhaltsbasierten Suchtechniken
(Information Cubing)
ì Inhaltsbasierte Relevanzbewertung
ì Sprachunabhängigkeit und Fehlertoleranz
ì Bessere Suchergebnisse auch bei schlechter Dokumen-
tenqualität (nach OCR)
ì Highlighting im Suchergebnis
ì Integration im zentralen Content Repository
ì Unterstützung auf Client-Ebene mit DOXiS evITA und
DOXiS evITA Web
ì Komponentenbasiertes Design erlaubt eine einfache und
rasche Einbindung in Fachanwendungen
DOXiS Search
Mehr Infos www.ser.deF
Verwaltung ArchivierungRechtsvorschriften
� Schnelle Zuordnung zum Geschäftskontext
� Intelligentes „Tracking“ des Geschäftskontextes
� Intelligente Klassifikation
� Autom. Anstoßen von Geschäftsprozessen
� Direkter Zugriff auf Akten und Vorgänge
� Einheitliche Sicht auf alle Eingangskanäle
(Papier, Fax, eMail)
� Einheitliche Ablage
� Eskalationsmanagement
� Verdichtungsansicht
� Informationsplattform
� regelbasierte & manuelle Archivierung
� Effiziente Auslagerung
� Umfassende flexible Regelwerke
� Zentrale Administration
� serverseitige Archivierung & Wiederherstellung
� Transparenter Zugriff für Benutzer
� Erweiterte Suchfunktionen einschließlich Volltext
� Offlinefunktion
� Integriertes ILM
� Unterstützung verschiedener Speichertechnologien
� Journaling – revisionssichere Ablage
ein-/ausgehende eMails
� Retention Management
� Wandlung in Langzeitformate
� Sicheres Wiederauffinden von eMails
� Intelligente Klassifikation
� Audit Trails
� Autom. Verifikation qualifiziert
signierter Dokumente
� Speichervirtualisierung
DOXiS iECM-Suite
Das DOXiS eMail Center bietet unterschiedliche Funktionen, wo-
bei der Grad an automatisierter Verarbeitung je nach Bedarf
festgelegt wird. Das DOXiS eMail Center setzt sich aus drei Modu-
len zusammen: DDOOXXiiSS eeMMaaiill MMaannaaggeerr,, DDOOXXiiSS RReessppoonnssee MMaannaaggeerr,,
DDOOXXiiSS IICCCC ((IInntteelllliiggeenntt CCoonntteexxtt CCoonnttrrooll))..
Sichere Archivierung und Einhaltung von
Rechtsvorschriften mit dem DOXiS eMail Manager
Das DOXiS eMail Center bietet eine Vielzahl von Archivierungs-
szenarien: So können die eMails zusammen mit Informationen
des Geschäftskontextes direkt nach ihrem Eingang im zentralen
Content Repository archiviert werden. In der klassischen Ar-
beitsweise werden die eMails zur Entlastung der Mail-Server und
um eine einheitliche Ablage zu schaffen direkt aus der gewohn-
ten eMail-Anwendung heraus revisionssicher langzeitarchiviert
(spätes Archivieren). Single-Instance -Archiverung gehört zum
Standard des DOXiS eMail Centers, ebenso wie ein komplexes
Information Lifecycle Management (ILM).
Die Journaling-Funktion stellt sicher, dass jede eMail rechts- und
revisionssicher gemäß den Compliance -Anforderungen gespei-
chert wird, bevor der Empfänger Änderungen oder Löschungen
vornehmen kann.
Die Multi-Channel-Plattform für alle
Kommunikationsprozesse im Customer Care
Der DOXiS Response Manager analysiert den Inhalt eingehender
eMails genau wie Briefe oder Telefaxe, ordnet diese einer
Dokumentenklasse zu und leitet sie mit einem passenden
Rechtssichere
eMail-Archivierung und
intelligentes eMail-
Management
DOXiS eMail Center
eMails haben den Büroalltag und den Rahmen für ein unternehmensweites Enterprise Content Management stark
verändert. Man schätzt, dass bis zu 75% des Know-hows von Unternehmen und Organisationen in eMail-Datenban-
ken „vergraben“ liegen - eine gefährliche Abkopplung von den regulären Geschäftsprozessen. Die unter Compliance-
und Produktivitätsgesichtspunkten wachsende Bedeutung der eMail erfordert eine zentrale Speicherung bzw. regel-
basierte Verlagerung in ein zentrales Content Repository. Mit dem DOXiS eMail Center sind die unternehmensrele-
vanten Daten schnell auffindbar und können per (Intelligent Context Control) direkt der richtigen Akte oder dem
betreffenden Kunden zugeordnet werden – und das weltweit per Webzugang.
Mehr Infos www.ser.deB F
DOXiS eMail Center – Leistungsstarke Komponenten
für den gesamten Lebenszyklus Ihrer eMails
automatisierte Beantwortung Sicherheit Schnittstellen
� Intelligente Klassifikation
� Automatische Weiterleitung
� Erzeugung von Antwortvorschlägen
� Textbaustein-Management
� Mehrkanalfähigkeit (Multi-Channeling)
im In- und Output
� Anti-Virus
� Anti-Spam
� elektronische Signatur
� Verschlüsselung
� Lotus Domino
� Microsoft Exchange
� Filesystemarchivierung
� Groupwise
� Sharepoint
� Notes DB Archivierung
Antwortvorschlag an den zuständigen Kundenbetreuer weiter.
Fallabschließende eMail-Antworten können so deutlich schneller
und konsistenter erfolgen. Das CRM-Tool für ganzheitliche
Kommunikation unterstützt Sachbearbeiter und Call-Center-
Agents bei der Verarbeitung großer Mengen von eMails, digitali-
sierten Briefen, Telefaxen und Anfragen aus Online-Formularen
über den gesamten Bearbeitungszyklus hinweg bis zur ab-
schließenden Beantwortung. Es trägt damit wesentlich zur
Steigerung der Rentabilität und Kundenzufriedenheit im Bereich
Customer Care bei.
eMails werden automatisch archiviert und gleichzeitig über ge-
meinsame Metadaten mit Vorgängen und Akten verknüpft. Die
Zuordnung von eMails zu Geschäftsprozessen ist das Kernstück
des DOXiS eMail Centers, denn erst durch die Ermittlung des
Geschäftskontextes und die Verbindung mit möglichen offenen
Vorgängen wird der Nutzen der eMail-Kommunikation voll er-
schlossen. Die Einbindung von eMails in die Geschäftsprozesse
erfolgt über Intelligent Context Control (ICC), eine intelligente
Erkennung, die den Geschäftskontext der eMail anhand von rele-
vanten Indexkriterien automatisch erschließt.
Im Zuge rasch wachsender elektronischer Kommunikation ge-
winnen eMails in geschäftsrelevanten Zusammenhängen immer
mehr an Bedeutung. Dabei richtet sich das Augenmerk zuneh-
mend stärker auch auf vorgangsorientierte Aspekte – gerade vor
dem Hintergrund steigender gesetzlicher und regulatorischer
Anforderungen (Compliance). Je präziser sich eine neue eMail
einem Geschäftskontext (z.B. über einen Vorgang oder eine
Akte) zuordnen lässt, umso effizienter, thematisch exakter und
zeitnäher kann die weitere Bearbeitung im jeweiligen Kontext
erfolgen. Hierüber entstehen echte Wettbewerbsvorteile!
Das DOXiS Intelligent Context Control (DOXiS ICC) ergänzt das
eMail-Management um Methoden zur präzisen Ermittlung des
Kontextes, in dem eine eMail steht. Dieses geschieht weitgehend
automatisch, ist direkt in den Arbeitsplatz integriert und wird
über „Kontext-Templates“ gesteuert. Zugeordnete eMails sind
mit diesem Moment stets im richtigen Kontext verfügbar – sei es
innerhalb des Mail-Systems, im Rahmen einer Vorgangsbear-
beitung oder über eine Recherche im Archiv. Zur Ermittlung des
vorliegenden Kontextes werden sowohl individuelle Informa-
tionen des Anwenders (z.B. historisierte Favoriten) herangezogen
als auch Abgleiche mit Stammdaten angebundener Backend-
Systeme durchgeführt. Über die DOXiS iECM-Suite integriert
DOXiS ICC gleichermaßen ECM-Funktionalitäten wie auch dedi-
zierte Funktionen der entsprechenden ERP- und CRM-Systeme.
DOXiS eMail Center
20 | 21
Automatische Zuordnung zu Geschäftsprozessen
mit DOXiS ICC (Intelligent Context Control)
ì Sichere Ermittlung des geschäftlichen Kontextes
ì Präzise automatisierte Zuordnung von eMails
zu Vorgängen, Akten, Belegen usw.
ì Schließen der „Compliance-Lücke“ für eMails
ì Integration in Microsoft Outlook
ì „Kontext-Templates“ zur raschen Zuordnung
von eMails zu einem vordefinierten Kontext
ì Festlegung von Folgeschritten/Aktivitäten
abhängig vom jeweils ermittelten Kontext
ì Übermittlung des Kontextes bei der Beantwortung oder
Weiterleitung
ì Kontext-„Broadcast“-Funktion für alle Empfänger einer
eMail möglich
ì Leistungsfähige Server-Applikation – ICC Services für
alle einbezogenen User
ì Direkte Anbindungen an ERP-/CRM-Systeme – SAP,
Microsoft u.a.
ì Einbindung in die DOXiS iECM-Suite und das
DOXiS eMail Center
Die Highlights auf einen Blick ICC
DOXiS iECM-Suite
Nur wenn die Prozessqualität stimmt, lassen sich Unternehmensstrategien erfolgreich umsetzen. In der ECM-Kette
ist damit die Verwaltung und Steuerung von Informationen der nächste logische Schritt.
Prozesse optimieren
Informationen steuern
DOXiS Workflow automatisiert, rationalisiert und optimiert kom-
plexe Prozessabläufe im gesamten Unternehmen. Die gesamte
Bandbreite prozessorientierter Sach- und Vorgangsbearbeitung
– vom ad-hoc- über Collaborative- und Administrative- bis hin zum
Production-Workflow wird unterstützt. Mit DOXiS Workflow las-
sen sich Reaktions-, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten deutlich
senken. Flexible Routing-Mechanismen, automatische Aktivitäten
und Entscheidungen sowie ausgefeilte Modellierungs- und Moni-
toring-Funktionalitäten sind dabei wesentliche Eigenschaften.
DOXiS Workflow optimiert besonders arbeitsteilige Prozesse, die
durch lange Durchlaufzeiten und einen hohen Grad an Nebenläu-
figkeit gekennzeichnet sind. Die Nutzenpotentiale sind vielfältig:
ì Transparenter Bearbeitungsstand durch Protokollierung
und Monitoring sämtlicher Bearbeitungsschritte laufender
und abgeschlossener Prozesse. „Vorgangsklammer“ macht
alle einem Prozess zugeordneten Informationen auf einen
Blick verfügbar
ì Unternehmensweiter Zugriff auf geschäftsrelevante Inhalte;
nachvollziehbare Definition des Prozesswissens in graphi-
schen Prozessmodellen; flexible Rollen- und gruppenbasierte
Bearbeitungskonzepte
ì Verkürzung der Durchlaufzeit durch automatisierte elektroni-
sche Weiterleitung von Informationen, Dokumenten und Ak-
ten; Anteil wertschöpfender und produktiver Arbeitszeit steigt
ì Steigerung der Effizienz durch medienbruchfreie Verarbei-
tung über den gesamten Prozess hinweg; konsequente Prozess-
orientierung; Einbindung von Partnern, Lieferanten und Kun-
den durch übergreifende Daten- und Prozessdienste
ì Erhöhte Mitarbeitermotivation: Steigerung der Eigenverant-
wortung und Selbstständigkeit durch umfassende Informa-
tionsmöglichkeiten über Metadaten und Bearbeitungsinfor-
mationen
DOXiS Workflow für die prozessorientierte Organisation
DOXiS Workflow
Die Highlights auf einen Blick DOXiS Workflow
ì Flexible Geschäftsprozesse – von ad-hoc- bis Production-
Workflow
ì Flexible Routing-Mechanismen zur Prozesssteuerung
ì Einzel- und Gruppenarbeitskörbe
ì Integrierte DMS-Funktionalitäten
ì Organisationsmodellierung und Rechteverwaltung – durch-
gängig für die gesamte DOXiS iECM-Suite
ì Hohe Skalierbarkeit durch verteilte Dispatcher-Architektur
ì Graphische Prozessmodellierung
ì Direkte DOXiS Archivanbindung
ì Anbindung von Fremdarchiven (z.B. IBM, Opentext, Easy)
ì Reduzierte Komplexität durch schrittweise Einführung in
Kundenprojekten
ì Umfassende Integrations- und Customizing-Möglichkeiten
Mehr Infos www.ser.deB F
Papierakten kosten Ihr Unternehmen viel Geld: für das Erstellen,
für das Transportieren, für das Anfordern, für den Zugriff und
letztlich für das sichere Aufbewahren. DOXiS Aktenverwaltung
stellt leistungsfähige Funktionen zur vorgangsorientierten Akten-
bearbeitung zur Verfügung und unterstützt damit die Umsetzung
von Richtlinien sowie die Einhaltung von gesetzlichen Vor-
schriften (Compliance).
DOXiS Records Management kombiniert in elektronischen Akten
Inhalte, Prozesse und Anwendungen. Aus einer Akte heraus lassen
sich Vorgänge anstoßen, in Akten aufnehmen oder eine Akte als
Bestandteil eines Vorgangs sichtbar machen. Besonders in punc-
to Datenschutz und Zugriffssicherheit ist die elektronische Akte
unerreicht. Mit ihr lässt sich exakt definieren, wer Einsicht in wel-
che Akten, Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht.
Die Anforderungen an Fachanwendungen sind hoch und sehr dif-
ferenziert, denn sie müssen organisationstechnisches Know-how
abbilden. DOXiS bietet auf Basis einer gemeinsamen Plattform
Aktenanwendungen, die unkompliziert an individuelle Bedürf-
nisse angepasst werden können. Beispiele dafür sind:
ì Öffentliche Verwaltung (Fallakten)
ì Vertrieb (Kundenakten)
ì Einkauf (Lieferantenakten)
ì Medizinische Versorgung (Patientenakten)
ì Vertragsakten (Abteilungsübergreifend)
ì Technische Büros (Projektakten mit CAD-Integration)
ì Personalwesen (Personalakten)
ì Banken (Kreditakten)
ì Versicherungen (Schadensfallakten)
ì Gerichte und Anwaltskanzleien (Prozess- und Gerichtsakten)
ì Qualitätsmanagement (QM-Dokumentation)
Die passende Lösung für jede Anforderung —
auf Basis einer gemeinsamen Plattform
Elektronische Akten ermöglichen den effizienten, standortüber-
greifenden und sicheren Zugriff auf vollständige Informationen
und Dokumente
22 | 23
Elektronische Akten –
das Informationscockpit
für mehr Produktivität
DOXiS Records Management
Mehr Infos www.ser.deB F
Die Highlights auf einen Blick Elektronische Akten
ì Elektronische Akten nehmen Dokumente (digitalisiert, elek-
tronisch, Office, eMail, Web etc.), Links und URLs,
Multimedia sowie Referenzen auf Geschäftsprozesse und
Business Objects auf
ì Zentraler Einstiegspunkt und übergreifende Recherche in
allen Informationen
ì Integrierte DMS-Funktionalitäten: Aktenablage und Suche,
Bearbeitung, Versionierung, Historie etc.
ì DOXiS Archivanbindung: Revisionssichere Speicherung von
Dokumenten und Akten
ì DOXiS Workflow-Anbindung möglich z.B. für Terminierung,
Fristen und Wiedervorlage
ì Ortsunabhängiger Zugriff per Webbrowser
ì PACK & GO: PDF-Erzeugung von vollständigen oder Teil-
Akten zur mobilen Nutzung
Kundenakte als zentrales Informationscockpit
DOXiS Records Management
DOXiS iECM-Suite
Die Analogie von elektronischen Akten
zu Papierakten – eine Begriffserläuterung
Zum schnellen Wiederauffinden wird ein Aktenordner in einem
Regalsystem oder eine Mappe in einer Hängeregistratur geord-
net abgelegt und zudem außen beschriftet, was zusammen
einem Ablageplan entspricht. Mit anderen Worten: Wie legt man
die gesamte Akte ab, so dass man sie einfach wiederfinden kann?
Die elektronische Akte kann dabei natürlich wesentlich flexibler
abgelegt werden, da dies über beliebige Indexkriterien erfolgen
kann und nicht auf einen hierarchischen Ablageplan beschränkt
ist. Ebenso sind Mehrfachzuordnungen möglich, während die
physikalische Akte an einem Ort steht.
Öffnet man nun einen typischen Aktenordner oder eine Mappe,
so kommt man zu den Inhalten einer Akte, in der man normaler-
weise eine Menge von Dokumenten findet, die über Trennblätter
unterteilt sind. Diese Unterteilung ist frei definierbar und kann
beispielsweise nach unterschiedlichen Vorgängen oder nach unter-
schiedlichen Dokumenttypen erfolgen. Wir bezeichnen diese
innere Struktur einer Akte daher auch als Aktenstruktur, die sich
hierarchisch durch verschiedene Register ergibt. Im Unterschied
zu den Trennblättern der Papierwelt können diese Register bei
elektronischen Akten beliebig tief verschachtelt werden.
Welche Informationen sind in der elektronischen
Akte enthalten?
Die Inhalte einer elektronischen Akte sind zudem nicht auf
Dokumente beschränkt – die elektronische Akte kann auch Ver-
weise auf Vorgänge in Workflow-Systemen, Verweise auf Objekte
in Drittsystemen, reine Datensätze, URLs usw. enthalten. Zudem
findet sich das Pendant zu einem Deckblatt auch in der elektro-
nischen Akte wieder. Somit sind elektronische Akten der zentra-
le Einstiegspunkt für alle Informationen und ermöglichen eine
systemübergreifende Recherche.
Für jede Aufgabe die passende elektronische Akte
Damit kommen wir zum nächsten entscheidenden Begriff, dem
des Aktentyps, also unterschiedlichen Arten von Akten wie bei-
spielsweise Kundenakten, Lieferantenakten, Personalakten usw.
Vereinfacht gesprochen, beschreibt der Aktentyp sowohl die
äußere Sicht des Ablageplans einer Akte (welche Indexkriteren
hat die Akte, wie wird sie abgelegt) als auch die innere Akten-
struktur. Hinzu kommt die Gestaltung der Maske des Deckblattes
sowie weitere Aspekte wie Berechtigungen und die Zuordnung
zum einem Repository, wie sie auch von Dokumenttypen bekannt
sind.
Abschied vom Papier - mit starken DMS-Funktionen
und PACK & GO für den mobilen Einsatz
Der Abschied vom Papier ist der Schlüssel zu einer besseren
Auskunftsbereitschaft und produktiveren Verwaltung im Unter-
nehmen insgesamt. Elektronische Akten bieten vollständige
Informationen auf einen Blick, indem sie die verschiedensten
Datenquellen zusammenführen. Dazu zählen Dokumente wie z.B.
Wartungsverträge, Briefe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine
und Rechnungen, aber auch Daten aus Mailsystemen und multi-
mediale Objekte, Internetlinks, Zeichnungen, kaufmännische
Daten aus dem ERP-System oder Kundeninformationen aus dem
CRM-System. Somit dient die elektronische Kundenakte als zen-
traler Einstiegspunkt für die übergreifende Recherche. Die
Arbeitsweise mit elektronischen Akten entspricht dank ausge-
reiften DMS-Funktionen den papierbasierten Gewohnheiten -
inkl. Aktendeckblatt mit den wichtigsten Metainformationen.
Sogar das „Mitnehmen” einer Akte als PDF-Export (PACK & GO)
ist möglich.
Der zentrale Einstiegspunkt für
Vertriebsmitarbeiter ermöglicht die
systemübergreifende Recherche
unabhängig von Zeit und Ort
DOXiS Records Management
24 | 25
DOXiS Akten-Designer
Schritt 1: Aktentyp und Ablageplan
festlegen
Im ersten Schritt wird mit dem DOXiS evITA
Designer festgelegt, welche Aktentypen in
DOXiS verwaltet werden sollen und wie die
Akten dieses Typs abgelegt werden sollen.
Hierzu wird beispielsweise ein Aktentyp „Kun-
denakte“ und ein Aktentyp „Personalakte“ an-
gelegt. Für die Kundenakten werden nun frei
definierbare Indexkriterien festgelegt, wie die
Kundennummer, Name des Kunden, Kunden-
betreuer usw., während für die Personalakte
andere Attribute wie die Personalnummer, das
Eintrittsdatum, Art des Beschäftigungsverhält-
nisses usw. relevant sind. Für die Ablage kön-
nen natürlich auch hierarchisch strukturierte
Werte verwendet werden, z.B. gemäß eines be-
hördlichen Aktenplans oder die Zuordnung zu
einer Schadenskennziffer bei einer Schadens-
akte. Ebenso wird festgelegt, dass Kundenak-
ten und Personalakten in unterschiedlichen Re-
positories abgelegt werden, so dass diese auch
in der elektronischen Welt eine harte „räumliche“
Trennung erfahren. Die Unterstützung unter-
schiedlicher Repositories innerhalb eines ECM-
Systems, wie DOXiS sie bietet, ist dabei keines-
wegs Standard, erleichtert aber erheblich die
Organisation des Gesamtsystems und fördert
zudem die Performance. Natürlich ist eine
übergreifende Suche in verschiedenen Reposi-
tories entsprechende Zugriffsrechte vorausge-
setzt – für eine einheitliche Sicht ebenfalls
möglich.
Schritt 2: Maskendesign für Ablage/Deckblatt
Um die Indexkriterien komfortabel eingeben zu können und weiterführende Informationen zur Akte im
Sinne eines Deckblatts anschaulich darstellen zu können, lassen sich mit dem grafischen Maskendesigner
des DOXiS evITA Designers an die Bedürfnisse des Unternehmens exakt angepasste Eingabemasken erstel-
len. Dies stellt gleichzeitig den Übergang zwischen äußerer Sicht auf die Akte und Akteninhalt dar.
Schritt 3: Aktenstruktur festlegen
Als nächstes lässt sich nun die Aktenstruktur festlegen, bei der DOXiS ein besonders flexibles Konzept
anbietet. Denn zum Einen kann auf Typebene eine Registerstruktur definiert werden, die für alle Akten die-
ses Typs gilt. Chaotische individuelle Strukturen wie im File-System werden so vermieden. Zum anderen ist
es aber möglich, dass einzelne Akten durchaus individuelle Registerstrukturen erhalten, und sei es nur für
bestimmte Bereiche der Aktenstruktur. Damit nicht genug! Elektronische Akten werden selbst oftmals als
„virtuelle Akten“ bezeichnet, da die Dokumente nicht mehr direkt in der Akte liegen, sondern nur noch auf
diese verwiesen wird. Ein Dokument kann so in verschiedenen Akten enthalten sein und die Akte wird so zu
Mit dem grafischen Maskendesigner lassen sich spezifisch angepasste Aktendeckblätter erstellen
Für jeden Aktentyp lassen sich individuelle Register anlegen, z.B. für Bewerbungen,Zeugnisse und Gehaltsabrechnungen in der Personalakte oder für Angebote,Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen in der Lieferantenakte.
DOXiS Records Management
DOXiS iECM-Suite
einer bestimmten Sicht auf den Informations-
bestand. Diese Sichtweisen können dabei nicht
nur über statische Verweise zustandekommen,
sondern es ist ebenfalls möglich, dass ein (dyna-
mischer) Suchordner diese Sichtweise liefert.
D.h. der Inhalt eines Registers wird durch eine
vordefinierte Suchabfrage festgelegt, die automa-
tisch immer die jeweils passenden Treffer des
Datenbestands liefert. DOXiS unterscheidet
daher statische und dynamische Register – und
beide haben natürlich ihre Daseinberechtigung.
In statischen Registern kann ein Benutzer letzt-
lich wie in einer Papierakte entscheiden welche
Dokumente im Register erscheinen sollen. Dies
erfolgt vollkommen unabhängig von den
Indexkriterien des Dokuments. Bisher wurde
immer davon gesprochen, dass Dokumente in
Akten bzw. deren Registern enthalten sind.
Natürlich ist auch die elektronische Akte in
DOXiS noch wesentlich flexibler. Die Inhalte von
Registern können auch Vorgänge, Datensätze,
URLs usw. sein. Mehr noch: ein Register kann
auch Komponenten anderer Applikationen ein-
betten (im Web würde man von Mashups spre-
chen!), so dass die Akte zu einem richtigen Infor-
mationsportal wird. Alle genannten Möglichkei-
ten lassen sich nun einfach mit dem DOXiS
Aktendesigner einrichten: die Registerstruktur, die
Art der Register, ihre möglichen Inhalte und die Art
der Darstellung!
Schritt 4: Berechtigung für Akten-
typen und Aktenregister festlegen
DOXiS Records Management erweitert das Rech-
tekonzept von DOXiS Workflow und DOXiS Archiv
um geeignete Merkmale zur Aktenbearbeitung.
Berechtigungen werden dabei bezogen auf die
unterschiedlichen Aktentypen und ihre Akten-
modelle definiert und den jeweils erzeugten
Instanzen (=Akten) mitgegeben. Darüber hinaus
lassen sich auch Ordner bzw. Register mit Be-
rechtigungen versehen. Dies geschieht in glei-
cher Art und Weise wie es auch bei Dokumen-
tenklassen der Fall ist. Auf der Grundlage der
Definitionen für Akten und Register lässt sich dediziert festlegen, welche Rollen (=Gruppen) und damit User
z.B. Lese-, Schreib- oder Änderungsrechte erhalten. Grundsätzlich gilt, dass einmal vergebene Rechte auf
Dokumentenebene auf Aktenebene nicht ‚überschrieben’ werden können. Auf diese Art und Weise ist stets
sichergestellt, dass ein Benutzer auch im Kontext von ‚Aktenbearbeitung’ stets nur Zugriff auf die
Dokumente innerhalb einer Akte hat, für die er auch zuvor schon auf Dokumentenebene Zugriff erlangt hat.
Mit dem DOXiS Records Management kann nicht nur nach kompletten Akten,sondern auch nach einzelnen Dokumenten gesucht werden. Auch dafür könnendie Suchmasken an den Bedarf des Unternehmens angepasst werden.
Akten können nach verschiedenen Kriterien gesucht werden. Die Eingabemaskefür die Suchbegriffe lässt sich mit dem Designer einfach erstellen.
26 | 27
DOXiS Records Management
Schritt 5: Suchmaske für Akten
definieren
Akten lassen sich in DOXiS genauso flexibel able-
gen und suchen wie Dokumente oder andere
Arten von Informationsobjekten. Entsprechend
können Akten multidimensional nach verschie-
denen Kriterien gesucht werden, so dass sich
auch verschiedene Sichten und Zugriffspfade auf
den Aktenbestand definieren lassen. Dabei findet
man nicht nur häufig eine Trennung für unter-
schiedliche Aktentypen vor – nach einer Kunden-
akte wird man mit anderen Kriterien suchen als
nach einer Personalakte – sondern man kann
Akten auch nach anderen Kriterien wie Fristen
oder Terminen suchen und darstellen („alle
Leasingakten, die im nächsten Monat auslaufen“
etc.).
Schritt 6: Dokumenttypen definieren
Der wichtigste Inhalt von Akten sind und bleiben Dokumente. Oftmals wird man sich bei der Registerstruk-
tur schon Gedanken über die Belegarten und somit Dokumenttypen gemacht haben. Wie bei den Akten-
typen sind auch die Dokumenttypen in DOXiS frei definierbar und können mit Attributen und Masken ver-
sehen werden. Typischerweise wird eine Maske für mehrere Dokumenttypen genutzt, beispielsweise für alle
Buchhaltungsbelege.
Schritt 7: Dokumente und Akten verbinden
Aktenregister müssen sich keineswegs an der Unterscheidung von Dokumenttypen orientieren. Da dies aber
häufig gewünscht wird, ist eine Verbindung zwischen beiden sinnvoll. In diesem Fall wird die Zuordnung von
Dokumenten zu einem Register der Akte automatisiert, sofern mit statischen Registern gearbeitet wird (bei
dynamischen Registern erfolgt die virtuelle Zuordnung ja immer automatisch über die Suchanfrage). Ebenso
können gemeinsame, „aktenbildende“ Kriterien festgelegt werden: Ein Dokument, das mit einer bestimmten
Kundennummer indiziert wird, gehört offensichtlich zur entsprechenden Akte mit dieser Kundennummer.
Die Kundennummer ist also hier das „aktenbildende“ Kriterium.
Aufbau und Anordnung der Trefferlisten für Akten und Dokumente lassen sich flexibelkonfigurieren.
Mit dem DOXiS Solution Package für elektronische Akten
erzielen Unternehmen maximale Wirkung bei minimalem Auf-
wand. Dabei handelt es sich um vorgefertigte Aktenlösungen,
basierend auf den bewährten Softwareprodukten von SER, die
fast jeden Wunsch an eine perfekte Aktenorganisation erfül-
len. Vor Ort erfolgt noch die Integration in Ihre IT-System-
DOXiS Solution Package – Warum das Rad neu erfinden?
landschaft durch unsere Experten – fertig! Und vielleicht
ergeben sich über die Zeit aus Ihren Erfahrungen im Umgang
mit elektronischen Akten ganz neue Ideen und Nutzen-
überlegungen, um die Anwendung ganz nach Ihren spezifi-
schen Wünschen zu optimieren. Kein Problem.
DOXiS Records Management
DOXiS iECM-Suite
Intuitiv mit elektronischen Akten arbeiten Nach dem komfortablen Design der Aktenanwendung mit dem DOXiS evITA Designer können nun alle
Vorteile der elektronischen Aktenverwaltung genutzt werden. Nachfolgend werden dabei die typischen
Anwendungsfälle beschrieben.
Akten anlegen
Bei der Anlage einer Akte wird entweder das „passende“ Aktenmodell als Vorlage ausgewählt oder aber eine
Akte im freien Definitionsmodus erstellt. Mit der Auswahl eines bestimmten Aktenmodells – z.B. einer Kunden-
akte – wird eine neue „Instanz“ als eigenständiges Speicherobjekt erzeugt, die ab diesem Zeitpunkt letztlich bis
zur Ablage eigenständig verwaltet wird. Eine eindeutige Zuordnung der Akte ist durch die Eingabe von Index-
begriffen möglich, die bereits bei der Aktenanlage festgelegt und später jederzeit ergänzt werden können.
Neben der manuellen Erstellung einer neuen Akte können diese auch automatisiert auf Basis von Stammda-
ten aus ERP- oder CRM-Systemen erstellt werden. Dies gilt nicht nur für den Erstimport, sondern auch bei Er-
fassung eines neuen Datensatzes in diesen Systemen, so dass direkt die passende Akte in DOXiS erzeugt wird.
Eingehende Dokumente ablegen und
Akten zuordnen
Erfassung von Dokumenten innerhalb elektroni-
scher Akten gehört offensichtlich zu den wich-
tigsten Anwendungsfällen, die ein ECM-System
unterstützen muss. Hierbei ist zum Einen die
Ablage eingehender, ausgehender und interner
Dokumente zu unterscheiden. Zum anderen
kann die Ablage und Zuordnung massenhaft
bzw. im Stapel oder ad hoc und Einzelfall bezo-
gen erfolgen. Alle Szenarien werden dabei von
der DOXiS iECM-Suite perfekt unterstützt:
Typischerweise bietet ein ECM-System dem End-
anwender eine sog. Ablagemaske an, über die
der Benutzer die wichtigsten Indexkriterien zu
einem Dokument erfassen kann. Tatsächlich reicht
diese Sichtweise aber gar nicht aus, um verschie-
dene Ablageszenarien zu unterstützen, da die
Maske ja nur die Sicht auf ein Dokument darstellt.
Ein „Ablageszenario“ umfasst dagegen die gesam-
te Logik, um Dokumente auf eine bestimmte Art
zu erfassen und mit anderen Systemen oder
Objekten zu verknüpfen: Dies kann beispielswei-
se eine späte Archivierung mit Barcode und Ver-
knüpfung zu einem SAP-Beleg sein; oder die Er-
fassung einer Rechnung mitsamt Erzeugung eines
Rechnungsprüfungsprozesses; oder die stapel-
weise Erfassung von Dokumenten und Zuord-
nung zu Akten; oder die Erfassung von Altakten;
usw. Diese verschiedenen Ablageszenarien wer-
den in DOXiS über sog. Ablageumgebungen ab-
gebildet, die die Ablagemasken je nach Anwen-
dungsfall kontextbezogen erweitern. Ein bedeu-
tender und oft vernachlässigter Unterschied im
Detail, der die praktische Usability von DOXiS
einmal ganz anders beweist!
Neue Dokumente können über eine Ablagemaske bereits bestehendenAkten und darin enthaltenen Registern zugeordnet werden.
Das Deckblatt einer Akte zeigt die wichtigsten Basisdaten der jeweiligenAkte, z.B. bei der Kundenakte Adresse, Ansprechpartner, Betreuer,Umsatzanzeige und ggf. das Foto eines Kunden.
Ablagemaske vs. Ablageumgebung
28 | 29
DOXiS Records Management
Die stapelweise Erfassung eingehender Dokumente
erfolgt über eine Ablageumgebung, über die Papier-
dokumente eingescannt und elektronische Doku-
mente importiert werden können. Der Verzeich-
nisimport kann dabei auch für Verzeichnisscanner
verwendet werden. Das Ablageszenario ist dabei so
ausgelegt, dass mit der Erfassung der Dokumente
auch gleichzeitig die Zuordnung zur Akte und dessen
Register erfolgt. Bei der stapelweisen Verarbeitung
ist dies besonders wichtig, da in diesem Fall Akten
nicht erst recherchiert werden müssen, um dort
Dokumente zuzuordnen.
Umgekehrt stellt sich die Situation bei einer einzel-
fallbezogenen Ablage und Zuordnung dar. In diesem
Fall hat der Anwender in der Regel bereits eine Akte
zur Bearbeitung geöffnet und kann dann beispiels-
weise per Drag&Drop ein Dokument in eine Akte
ablegen. Dies kann auch direkt aus dem eMail-
Postfach des Benutzers erfolgen, dass sich sogar in
DOXiS evITA einblenden lässt (genauso wie sich
umgekehrt auch ein DOXiS Workflow-Postkorb in MS
Outlook einblenden lässt).
Schließlich sei an dieser Stelle auch noch auf die
automatisierte Dokumenteneingangverarbeitung
hingewiesen. Die Ergebnisse der Klassifikation und
Extraktion werden hier ebenfalls direkt für die
Aktenzuordnung genutzt.
Ausgehende und interne Dokumente
ablegen und Akten zuordnen
Die ad hoc Ablage und Zuordnung ausgehender und
interner Dokumente entspricht im Wesentlichen der-
jenigen von eingehenden Dokumenten. Hinzu kommt
allerdings die Option, auf Basis von Dokumentvorla-
gen neue Dokumente direkt innerhalb einer Akte
erzeugen zu können. Zusätzlich müssen natürlich
auch massenweise ausgehende Dokumente archi-
viert und den Akten zugeordnet werden. Hierbei
handelt es sich typischerweise um den Output von
ERP- und CRM-Systemen, die über die passenden DOXiS Konnektoren direkt archiviert werden können. Die
Zuordnung zur Akte kann in diesen Fällen am einfachsten über ein dynamisches Register erfolgen, das
automatisch alle Dokumente mit den definierten Kriterien des Registers erfasst (natürlich kann dies auch
bei der automatisierten Dokumenteneingangsbearbeitung genutzt werden).
Altakten archivieren
Als letztes Erfassungsszenario für elektronische Akten ist die Archivierung von Altakten noch erwähnens-
wert. Während bei eingehenden Dokumentenstapeln die Dokumente i.d.R. verschiedenen Akten zuzuordnen
sind, geht es bei der Altaktenarchivierung um die Anlage einer Akte und die Archivierung einer Menge von
Dokumenten in diese Akte. Die Ablageumgebung des DOXiS Clients unterstützt auch dieses Szenario!
Separate Suchmasken für unterschiedliche Aktentypen und Dokumentenarten erleichtern die Recherche.
Elektronische Akten können verschiedenste Arten von Dokumenten undmultimedialen Daten enthalten, z.B. auch Zeichnungen oder Videos, diesich direkt aus der Akte heraus anzeigen lassen.
Akten bearbeiten und verwalten
Zur Bearbeitung von Akten steht eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung: Dokumente aller Art lassen
sich über Referenzen in Akten aufnehmen, aus diesen entnehmen oder innerhalb von Akten verschieben.
Dazu gehören u.a. gescannte Dokumente, z.B. Eingangspost, eMails, Office-Dokumente, Web-Dokumente,
aber auch Objekte wie z.B. URLs, Notizen, Vorgänge, Reports und vieles mehr. Business-Objekte des Kunden
lassen sich ebenfalls integrieren.
Je nach vorhandenen Berechtigungen lassen sich auch bei bestehenden Akten die Register flexibel anpas-
sen oder erweitern sowie die Rechte für die Register anpassen. Ansichten für jedes Register können zudem
vom Benutzer angepasst werden, um z.B. eine Dokumentvorschau zu aktivieren oder Dokumentlisten zu
gruppieren.
Akten recherchieren
DOXiS Aktenmanagement ist mit einer Vielzahl von Funktionen zur Suche und Recherche auf Aktenebene
ausgestattet. Die Suchoperationen lassen sich dabei auf die zuvor definierten Indexfelder (Metadaten)
anwenden. Darüber hinaus bietet das DOXiS Aktenmanagement die Eingrenzung der Recherche auf Teile
des Schriftgutbestandes an. Die Recherche selbst kann dabei nach mehr als einem Kriterium (Multi-Feld-
Suche) erfolgen. Außerdem lassen sich für die Recherche Spannen „von – bis“ definieren, z.B. für
Zeiträume, Adressbereiche, Kundennummern etc. Häufig verwendete Akten können vom Benutzer als
Favoriten festgelegt und so immer direkt aufgerufen werden.
Akten versenden, offline mitnehmen und drucken
Das papierlose Büro bleibt bislang eine Illusion – vielleicht auch durch die Möglichkeit von DOXiS Akten
drucken zu können. Neben der ganzen Akte können auch einzelne Register oder ausgewählte Dokumente
daraus gedruckt werden. Über den DOXiS PDF Producer kann der Akteninhalt auch einfach zu einem einzi-
gen PDF zusammengefasst und versendet werden. Des Weiteren können aber auch Verweise auf Akten per
eMail versendet werden, so dass ein Empfänger die Akte direkt aus dem Mail-Postfach öffnen kann. Solche
Verweise sind natürlich auch für Dokumente und Vorgänge möglich. Die Verweise können als URL auch in
nahezu allen Drittanwendungen eingetragen werden! Schließlich können die Dokumente einer Akte mitsamt
ihren Metadaten/Attributen sowie der Registerstruktur auch offline mitgenommen werden. Vielleicht wird
das papierlose Büro ja doch noch Wirklichkeit.
Akten zusammenführen und aufteilen
Die Inhalte einer elektronischen Akte besteht im wesentlichen „nur“ aus Verweisen (entsprechend wird
auch der Begriff „virtuelle“ Akte verwendet). Diese Grundkonzept in DOXiS macht das Zusammenführen
oder Aufteilen von Akten zum Kinderspiel, das durch die Möglichkeit der Vorgabe von Aktenstrukturen noch
weiter vereinfacht wird. Da sich der Aktentyp einer Akte typischerweise nie ändert, können Akten gleichen
Typs sehr einfach zusammengeführt oder aufgeteilt werden. Die Aktenstruktur lässt sich direkt aufeinan-
der abbilden, so dass nur noch die Verweise zusammengeführt oder aufgeteilt werden müssen. Beim
Aufteilen muss der Anwender natürlich noch entscheiden, welche Verweise in welche Akten gehören, wobei
er hier natürlich auch alle vorhandenen Indexkriterien der Dokumente nutzen kann, um die Dokumente pas-
send zu selektieren. Im Fall von dynamischen Registern wird ggf. noch die Suchanfrage angepasst, damit
diese der gewünschten neuen Sicht auf den entspricht.
Akten löschen
Am Ende des Lebenszyklus einer Akte steht deren Vernichtung – ein Vorgang, der in der DOXiS iECM-Suite
natürlich einer besonderen Kontrolle, dem Retention Management, unterliegt. Akten lassen sich nur dann
löschen, wenn ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, die flexibel über Aufbewahrungsregeln festgelegt
wird. Des Weiteren muss der Benutzer auch Löschrechte besitzen, wobei die Löschung zweistufig erfolgt:
Zunächst wandert die Akte nur in den Papierkorb, aus dem eine Wiederherstellung möglich ist. Erst im zwei-
ten Schritt erfolgt die physikalische Vernichtung.
DOXiS Records Management
DOXiS iECM-Suite
Mehr als Akten: Wiedervorlage, Fristen,
Aufgaben
Von der Akten- zur Vorgangsbearbeitung ist es
nicht weit – wie schon der Begriff der „Vorgangsak-
te“ zeigt! Während für eine umfassende Vorgangs-
bearbeitung der Einsatz eines Workflow-Manage-
ment-Systems wie DOXiS Workflow unerlässlich ist,
mit dem sich die gesamte Bandbreite von ad hoc
bis production workflow abbilden lässt, so soll an
dieser Stelle der Blick „nur“ auf Funktionen gerich-
tet werden, die einerseits die Aktenbearbeitung
unterstützen, ohne dass sie andererseits bereits ein
Workflow-Projekt nach sich ziehen würden. Hierzu
zählen vor allem typische Postkorbfunktionen, die
innerhalb der DOXiS iECM-Suite bereits auf der
technischen Basis des DOXiS Workflow Servers
bereitgestellt werden, ohne dass Endanwender
oder Administratoren auch nur einen Gedanken an
die Prozessmodellierung verschwenden müssten.
Hiermit ist ein einfacher und schneller Einstieg
möglich, der später dann zu einer „echten“ Work-
flow-Anwendung ausgebaut werden kann. Typische
Postkorbfunktionen sind Wiedervorlage mit
Wiedervorlagegründen, Fristüberwachung und die
Festlegung von ad hoc Aufgaben. Neben persönli-
chen Postkörben können Akten auch aus Gruppen-
postkörben bearbeitet werden, auf die mehrere
Benutzer gleichzeitig Zugriff haben. Natürlich
koordiniert DOXiS den gleichzeitigen Zugriff auf die
Postkörbe durch mehrere Personen.
„Mashup“: Akten als
Informationsportal
Dass elektronische Akten weit mehr als die Abbil-
dung einer Papieraktenordners darstellen, ist nun
bereits mehrfach deutlich geworden. Die Akte in
DOXiS kann aber noch mehr: Akten können auch
Informationen aus Drittsystemen anzeigen/verei-
nen und dienen so als „objektorientiertes“ Informa-
tionsportal!
Während typische Portale im Sinne des „single-
point-of-access“ nur eine einheitliche Oberfläche
für den Zugang zu verschiedenen IT-Systemen bie-
ten und man sie – wenn auch verkürzt – als eine Art
„windows im web“ bezeichnen kann, so stellt die
Akte alle relevanten Informationen in Bezug auf
einen Kunden, Lieferanten etc. dar. Die Integration
mit Drittsystemen ist dabei über Standardkonnek-
toren (z.B. ODBC, SAP, URLs, …) und individuelles
Customizing möglich. Ein Beispiel zeigt der nachfol-
gende Screenshot, der den Kundenstandort in einer
Karte darstellt – was man heutzutage dann wohl
„Mashup“ nennen würde.
Akten bündeln alle möglichen Informationen zu einem Thema. So kanneine Kundenakte neben kundenbezogenen Dokumenten und Vorgängenauch eine Karte mit dem Standort des Kunden enthalten.
Akten können nicht nur Dokumente sondern auch ganze Vorgänge aus demWorkflowsystem enthalten, z.B. einen Support-Fall zu einem Kunden.
30 | 31
DOXiS Records Management
DOXiS iECM-Suite
SAP/Navision
ì Umfassendes integriertes Enterprise Content Management
mit der DOXiS iECM-Suite für SAP- und Navision-Anwender
DOXiS Universal ERP Connector
ì Standardkonnektor für ERP- und CRM-Systemen, die über
keine dedizierte Archiv-Schnittstelle verfügen
ì Archivierung ausgehender Dokumente
ì Verknüpfung eingehender Dokumente
ì Aufruf von Beleganzeige und virtueller Akte in DOXiS aus
dem ERP-System über Standard-URLs des Windows Clients
Microsoft Exchange/Lotus Domino
ì eMail-Management, revisionssichere Archivierung sowie
gesetzeskonforme Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
mit dem DOXiS eMail Manager und dem DOXiS Archiv
Microsoft Office
ì Zugriff auf DOXiS Standardfunktionen zur Archivierung und
Recherche sowie Ausführung von Workflows direkt aus Office -
Anwendungen heraus (Word, Excel, PowerPoint etc.)
ì Integration von Office-Modulen in DOXiS Anwendungen – z.B.
auf Ebene des DOXiS evITA Clients
ì Austausch von Metadaten zwischen Office und der DOXiS
iECM-Suite, beispielsweise zur Befüllung von Dokumenten-
vorlagen, Spread Sheets usw.
ADP Paisy/HR
ì Archivierung und Dokumentenmanagement mit DOXiS für die
weit verbreitete Lösung zur Personalverwaltung (Human
Resources)
Microsoft Sharepoint
ì Integration von DOXiS Standardfunktionen zur Archivierung
und Recherche in Portalanwendungen auf der Basis von
Microsoft Sharepoint zum systemübergreifenden Zugriff auf
unternehmensweite Content Repositories
Varial
ì Schnittstelle zur Archivierung und Recherche mit
der DOXiS iECM-Suite für die ERP-Lösung von Varial
Audicon
ì Schnittstelle zu Audicon AIS TaxMart – als Teil des DOXiS
GDPdU Centers
LDAP-Integration
ì Nutzung der LDAP-Verzeichnisdienste auf Basis des LDAP
Protokolls zur Verwaltung und Synchronisation von
Benutzerinformationen
ì Unterstützung unter DOXiS durch den DOXiS OrgaTransmitter
Microsoft Biztalk
ì DOXiS Applikationsintegration – EAI-Realisierung mit Hilfe
des Microsoft Biztalk Servers
Novell GroupWise
ì Individuelle Ablage von eMails im Archiv
DOXiS PortSol19 CLI Connector
Standardkonnektor für Unfallkassen als Unfallversicherungsträ-
ger für die Angestellten des öffentlichen Dienstes zur Archivie-
rung von elektronischen Dokumenten, die über das Input Mana-
gement von PortSol19 empfangen werden. Dabei werden unter-
schiedliche Dokumentrepräsentationen (XML, PDF, TIFF) unter-
stützt. Zu jeder Repräsentation kann optional eine Signaturdatei
im PKCS7 Format mit archiviert werden. Der Konnektor ist auf
MS Windows Plattformen verfügbar und umfasst eine Lizenz der
DOXiS ITA Viewing Applications.
In der ECM-Kette nimmt der Punkt „Integration“ eine wichtige Rolle ein. Erst durch die umfassende funktionale
Einbettung in Kundensysteme und Anwendungen, dem wechselseitigen Zugriff auf Daten und Dokumente sowie der
Prozessinteraktion, wird integriertes Enterprise Content Management (iECM) zur praktischen Realität.
Optimal integriert
in vorhandene Systeme
und Anwendungen
Zertifizierte DOXiS Konnektoren und Integrationen im Überblick
Auch spezifischere Fachanwendungen z.B. aus den Berei-
chen öffentliche Verwaltung und Health Care sowie das
breite Feld kundenspezifischer Lösungen werden mit DOXiS
einfach integrierbar.
DOXiS Konnektoren
Mehr Infos www.ser.deB F
Die DOXiS SAP Edition ist das Bindeglied zwischen SAP-Lösun-
gen und integriertem Enterprise Content Management (iECM)
auf der Basis von DOXiS iECM. Mehr als die Hälfte der SER-
Kunden nutzen bereits heute die Möglichkeiten eines umfassen-
den Enterprise Content Managements im Zusammenspiel mit
SAP. Der modulare Aufbau und die konsequente Nutzung stan-
dardisierter Schnittstellen erlaubt die effiziente Realisierung
einer Vielzahl von Anwendungsfällen im SAP-Umfeld.
Eine Plattform – für Daten und Informationen
aus SAP und anderen Systemen
Mit der DOXiS SAP Edition haben Anwender über Systemgrenzen
hinweg Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte Daten,
Dokumente und andere Informationen. DOXiS stellt dabei die
vereinheitlichte Speicherung und den Zugriff auf heterogene
Systemlandschaften mit SAP und anderen Plattformen sicher.
SAP-Benutzer können direkt unter dem SAP-GUI auf Daten
zugreifen, die aus SAP und Non-SAP-Anwendungen stammen
und unter DOXiS gespeichert wurden. In gleicher Weise besteht
für Benutzer anderer Applikationen die Möglichkeit, über DOXiS
auf SAP-Daten zuzugreifen.
Erweiterte Funktionalitäten in
den SAP-Bearbeitungsabläufen
Die DOXiS SAP Edition bietet erweiterte Funktionalitäten, die
nicht zum SAP-Standardfunktionsumfang gehören. Das umfas-
sende DOXiS Dokumentenmodell mit Bearbeitungs- und
Darstellungsmöglichkeiten bietet leistungsfähige DMS-Features,
mit deren Hilfe sich Dokumente nicht nur ablegen und recher-
chieren, sondern auch umfassend bearbeiten lassen. Dieses bein-
haltet unter anderem eine Versionskontrolle und die Bildung ver-
schiedener Repräsentationen sowie die Arbeit mit Akten.
DOXiS SAP Edition – für SAP R/3, mySAP ERP
und SAP NetWeaver™
UDOJukebox
MM FI ISU RE IS-H HR CO
ArchiveStore
RAIDSAN
IBMDR 550
EMCCentera
NetApp
SER Speichersysteme
Web-GUI
SAP Systemplattform
SAP Workflow
SAP GUIPosteingangs-verarbeitung
SAP Fachanwendungen/Module
Speichervirtualisierung
ArchiveLink HTTP ContentDocument
Finder
3rd Party Speichersysteme
DOXiS iECM-SuiteEingangsverarbeitung / Dokumenten- und Records Management / Workflow / Archivierung
DOXiSInboundMaster
KundenspezifischeLösungen –
Industrie
KundenspezifischeLösungen –
Immobilien
KundenspezifischeLösungen –
HealthCare
KundenspezifischeLösungen –
Banken
KundenspezifischeLösungen –
Versicherungen
WeitereKundenspezifische
Lösungen
Eingangsrech-nungsverarbeitung
DOXiS InvoiceMaster
Dokumenten-Scanning
DOXiS Capture
Druckdaten-OutputSpool-Verarbeitung
DOXiS COLD
SA
P I
npu
t C
on
nec
tor
DO
XiS
GU
I
DO
XiS
GU
I
SA
P A
pplica
tion
s-S
chn
itts
tellen
Standardlösung zur
GDPdU
DOXiS SAP Suite –
Module und
Anwendungsszenarien
Der DOXIS WebDAV DataArchiving Connector V02.00 wurde als weltweit erstes Produkt erfolgreich von SAP zertifiziert für die
Integration in SAP NetWeaver 2004s zum Integrationsszenario BC-DAR 7.00 (=BC-DAR 1.1). Bestandteil der Zertifizierung war,
neben den funktionalen Tests, ein Loadtest, bei dem die von SAP vorgegebenen Richtwerte für den Dokumentendurchsatz bei
weitem übertroffen wurden.
32 | 33
DOXiS Konnektoren
DOXiS iECM-Suite
Mit seiner flexiblen Speichervirtualisierung, dem performanten
Cache Management und Diensten rund um das Retention Mana-
gement bildet das DOXiS Archiv die Grundlage für die rechts-
und revisionssichere Langzeitaufbewahrung von SAP-Daten,
Dokumenten und anderen Objekten. Die SAP GUI bietet erweiter-
te Möglichkeiten zur Recherche, Darstellung und Bearbeitung, die
DOXiS zur Verfügung stellt.
Über die DOXiS SAP Edition werden alle relevanten SAP-Ablage-
und Erfassungsszenarien für Dokumente unterstützt:
ì Ablegen für spätere Erfassung
ì Ablegen und Erfassen
ì Ablegen mit Barcode (nach der Sachbearbeitung)
ì Zuordnen und Ablegen
Das schnellste SAP-Archiv
DOXiS InvoiceMaster ist die durchgängige Lösungssuite zur
umfassenden Rechnungsbearbeitung. Mit den Modulen „Read“
(Rechnungslesung) und „Control“ (Rechnungsprüfung) lassen
sich besonders arbeitsintensive und zeitkritische Aufgaben im
Rahmen der Eingangsrechnungsverarbeitung effizient, zeitnah
und in höchster Qualität lösen. Die Nutzenpotentiale sind vielfäl-
tig: Neben einer Reduzierung der manuellen Bearbeitungsauf-
wände und einer deutlichen Zeitersparnis stehen die vollständi-
ge Transparenz der kompletten Rechnungsbearbeitung und
damit die volle Steuerbarkeit sämtlicher Abrechnungsvorgänge
im Vordergrund. Mit DOXiS InvoiceMaster SAP Control S steht
eine speziell für SAP-Anwender entwickelte und optimierte
Rechnungsprüfungslösung zur Verfügung. DOXiS InvoiceMaster
SAP Control S adressiert dabei Kunden, die ihre Prozesse in der
Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft innerhalb von SAP rea-
lisieren wollen.
Elektronischer Rechnungsprüfungsworkflow innerhalb von SAP
ì Volle iECM-Funktionalität für SAP Lösungen
ì SAP zertifizierte DOXiS Schnittstellen
ì Unterstützung der relevanten SAP Repository
Schnittstellen
- SAP ArchiveLink/HTTP Content Server
- SAP XML DAS (BC-DAS)
- SAP Document Finder
- SAP EP Repository Manager
ì Revisions- und rechtssichere Archivierung von SAP-Daten
und Dokumenten
ì Hoch performante SAP Archivierung mit dem DOXiS
Archiv: Spitzenwert im SAP Loadtest!
ì Dokumenteneingangsverarbeitung für SAP mit dem DOXiS
Inbound Center
ì Zuordnung von eMails zu Geschäftsvorgängen in SAP mit-
tels Intelligent Context Control – der intelligenten Erken-
nung zur Erschließung des Geschäftskontextes in eMails
anhand von relevanten Indexkriterien.
ì Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung mit
DOXiS InvoiceMaster
ì Automatischer Abgleich mit FI/MM-Daten
ì Komplettlösung zur Rechnungsprüfung – sowohl auf Basis
des SAP Business Workflows als auch von DOXiS Workflow
ì Ausbau der SAP Funktionalitäten im Bereich Archivierung,
DMS und Records Management
ì Umfassende Recherchemöglichkeiten innerhalb wie auch
außerhalb von SAP
ì Verwaltung von Aufbewahrungsfristen sämtlicher in SAP
archivierter Objekte
ì DOXiS als Integrationsplattform für heterogene System-
umgebungen mit SAP und weiteren Anwendungen und
Plattformen
ì Vollständige Integration in den SAP Business Workflow
ì Rechnungen mit und ohne Bestellbezug
ì Variable Prüfungsschritte – sachlich und preislich – in
einem oder mehreren Schritten
ì Mehrstufige Genehmigungsabläufe – hintereinander/
parallel („4-Augen-Prinzip“)
ì Stellvertreterregelung , z.B. bei Abwesenheit
ì Integration von Eskalationsstrategien
ì Integration von automatischen Anschreiben
ì Zentrale Übersicht und Steuerung der Vorgänge
über DOXiS InvoiceMaster Monitor
ì Hoher Standardisierungsgrad: Rasche Umsetzung
und frühe Produktivsetzung in Kundenprojekten
ì Umfassende Möglichkeiten zum Customizing
DOXiS Konnektoren
Die Highlights auf einen Blick DOXiS SAP-Edition
Die Highlights auf einen Blick InvoiceMaster SAP Control S
Der Umgang mit elektronischen Dokumenten und Dokumenten-
Images wird innerhalb von Unternehmen und Organisationen
heute mehr und mehr zur Selbstverständlichkeit. Längst über-
nehmen dabei Standard-Office -Anwendungen Aufgaben, die
zuvor noch über kundenspezifische Applikationen und dedizierte
Clients realisiert wurden. Die Microsoft Betriebssystemplattfor-
men, der Windows Explorer, die Familie der Microsoft Office -
Produkte und der SharePoint Portal Server spielen dabei eine
zentrale Rolle und werden zu täglich genutzten Werkzeugen.
ECM-Funktionen für Microsoft
Windows, Office, Sharepoint und Navision
34 | 35
DOXiS Konnektoren
Auch das ERP-System Microsoft Dynamics NAV gewinnt an
Bedeutung. DOXiS trägt diesem Trend Rechnung.
Mit seinen Modulen zur Microsoft-Integration lassen sich Archiv-
und Workflow-Funktionen sowie die automatisierte Dokumenten-
eingangsverarbeitung einfach in die Microsoft-Umgebungen
integrieren. Sie können direkt aus der jeweiligen Microsoft-
Anwendung heraus gestartet werden, ohne dabei die jeweilige
Anwendung zu verlassen.
Die Portalintegration über den DOXiS SharePoint Portal Connec-
tor bietet verschiedene frei positionierbare Webparts, die einen
„Single Point of Access“ ermöglichen. So stehen die Funktionen
der DOXiS iECM-Suite den Benutzern über das SharePoint Portal
zur Verfügung. Hierzu gehören die Arbeit mit Postkörben und
Vorgängen, die Suche nach Dokumenten und das Arbeiten mit
Trefferlisten aber auch die Suche nach elektronischen Akten aus
DOXiS Records Management.
Die Anbindung von MOSS an das DOXiS Archiv über den DOXiS
SharePoint Archive Connector liefert eine automatische, regeba-
sierte Archivierung und Ausdünnung von in SharePoint gespei-
cherten Dokumenten. Damit wird nicht nur die Dokumentenab-
lage in SharePoint entlastet – und die Performance bleibt hoch –
sondern gleichzeitig auch Revisionssicherheit und Erfüllung von
Compliance -Anforderungen garantiert. Über die Mechanismen
von DOXiS Information Lifecycle Management kann ein archi-
viertes Dokument nach Ablauf konfigurierbarer Fristen auf ein
kostengünstiges Speichermedium verlagert und am Ende seines
Lebenszyklus gelöscht werden. Für den Benutzer ist die Archi-
vierung der Dokumente vollständig transparent, d.h. Verweise
auf die Dokumente bleiben an genau den Stellen im MOSS erhal-
ten, wo sich die Dokumente ursprünglich befanden.
Mit der DOXiS SharePoint Integration stehen leistungsstarke
ECM-Funktionen nun auch in der SharePoint Welt zur Verfügung:
Dokumenten- und Records Management, Eingangsverarbeitung
sowie Workflow und Archivierung. Teamorientiertes Arbeiten
unter SharePoint geht einher mit der übergreifenden Verwaltung
von Content Repositories, der revisionssicheren Archivierung
sowie einer umfassenden Akten- und Vorgangsbearbeitung.
In der gegenseitigen Ergänzung – Bereitstellung von SharePoint-
Funktionen und Diensten in den Bereichen Portal, Collaboration
und WCMS einerseits und der umfassenden Funktionalität der
DOXiS iECM-Suite andererseits – zeichnen das Portfolio aus. Eine
perfekte Synthese, die einen weiteren Schritt im Rahmen einer
einheitlichen und übergreifenden Information Lifecycle Mana-
gement (ILM) Strategie für Unternehmen und Verwaltungsorga-
nisationen darstellt.
Flexibel konfigurierbare Standard-Konnektoren für Sharepoint
Die DOXiS Navision-Integration bietet sowohl eine umfassende
Archivierungsunterstützung wie auch die Einbindung der Doku-
menteneingangsverarbeitung mit dem DOXiS Inbound Center. Auf
dieser Grundlage wird integriertes Enterprise Content Manage-
ment mit Navision unter Einbeziehung von DOXiS wie auch ande-
ren Systemen realisierbar. DOXiS selbst interagiert dabei über
entsprechende Standardschnittstellen sowohl mit der Navision-
Datenbank wie auch mit dem Navision Application Server.
Die Archivierung von Dokumenten in Navision schließt sowohl
Eingangs- wie auch Ausgangsdokumente mit ein. Der DOXiS
Navision Konnektor unterstützt alle in der Praxis relevanten
Ablageszenarien, d.h. sowohl die frühe wie auch die späte
Archivierung sowie das parallele Archivieren. Über den DOXiS
Archivierungsservice und die dazugehörige virtuelle Medien-
verwaltung erfolgt – vollständig transparent für Navision – die
Anbindung von Speichersystemen, das Cache Management zur
Performance-Optimierung sowie die Verwaltung von Aufbewah-
rungsfristen im Rahmen des Retention Managements.
Ablage und Recherche von Dokumenten wird direkt aus der
Navision GUI heraus aufgerufen. Verknüpfte Dokumente wie
auch Vorgänge und Akten lassen sich direkt öffnen. Ebenso kön-
nen Attribute eines Navisionobjekts direkt für eine Suchanfrage
in DOXiS übernommen werden – zum Beispiel Darstellung aller
Dokumente eines Kunden in einer Trefferliste. Bei der Anzeige
von Dokumenten hält der DOXiS Viewer für Navision eine Viel-
zahl von unterstützten Anzeigeformaten wie auch Bearbeitungs-
optionen bereit (Markierungen, Stempel, Annotationen, Digitale
Signatur etc.).
Bei der Anbindung von DOXiS InvoiceMaster an Navision werden
die aus den Eingangsbelegen ausgelesenen Werte unmittelbar
mit den vorliegenden Stammdaten aus der Finanzbuchhaltung
sowie Bestellinformationen und Wareneingängen abgeglichen.
Der DOXiS Navision Konnektor bietet die hierzu erforderlichen
zusätzlichen Schnittstellen ebenfalls an.
DOXiS Navision Edition
DOXiS iECM-Suite
Mit dem DOXiS CAD Manager können Konstruktionspläne nicht
nur in Langzeitformaten wie TIFF oder PDF archiviert werden,
sondern auch als „lebende“, noch in der Bearbeitung stehende
CAD-Daten in ein integriertes Enterprise Content Management
miteinbezogen werden. Unterstützt werden dabei alle relevanten
CAD-Plattformen wie AutoDesk Auto CAD, AutoDesk Inventor,
SolidWorks, ProEngineer, Catia u.v.m. Dabei integriert sich DOXiS
CAD Manager zum einen direkt in die jeweilige CAD-Anwendung
und stellt Optionen zum Archivieren, Auschecken und Versionie-
ren von Zeichnungen zur Verfügung. Zum anderen „versteht“
DOXiS CAD Manager die Dateiformate der jeweiligen CAD-Platt-
formen und ermöglicht so den uni- oder bidirektionalen
Austausch von Metadaten und die Auflösung von Verknüpfungen
wie verschachtelte Zeichnungen. DOXiS CAD Manager integriert
sich nahtlos in den DOXiS evITA Client und ist somit einfach zu
bedienen. Die ebenfalls gelungene Verbindung mit dem DOXiS
Archiv Server und dem DOXiS Virtual Storage Manager sorgt für
ein einheitliches, herstellerübergreifendes und zentrales Content
Repository. Damit können auch CAD-Zeichnungen von unter-
schiedlichen CAD-Plattformen in einer Projektakte gebündelt
und bearbeitet werden. Damit befinden sich in einer Projektakte
z.B. vom Vertrag über die Qualitätsdokumente bis hin zu den
Zeichnungen einer Anlage alle relevanten Informationen.
Kombinierte Volltext-/assoziative Suche
Sämtliche extrahierbaren Informationen aus den Zeichnungen
können entweder spezifischen Indexfeldern in DOXiS zugeordnet
werden oder als Gesamttext für eine Volltextindizierung heran-
gezogen werden – dies ermöglicht eine leistungsfähige Suche
nach sämtlichen Feldern, aber auch nach Kommentaren inner-
halb der Zeichnungen.
DOXiS CAD Manager
DOXiS Konnektoren
DOXiS SmartArchiver und DOXiS SmartOffice bieten dem An-
wender überall dort, wo kein voll funktionaler Archiv- und Work-
flow-Client wie z.B. DOXiS evITA erforderlich ist, die entspre-
chende Funktionalität über Einbettung in die Microsoft-Menü-
strukturen. Die Funktionalität des DOXiS SmartArchiver ist inner-
halb des Windows Explorers über das Kontextmenü (= rechte
Maustaste) erreichbar. DOXiS SmartOffice integriert die DOXiS
Funktionen in die Menüstruktur der MS Office-Programme. Je
nach Konfiguration und vergebenen Rechten sind mit den beiden
DOXiS Modulen eine Auswahl oder sämtliche der nachfolgend
beschriebenen Optionen zur Archivierung in DOXiS Archiv und
zum Anstoßen von Prozessen und Vorgängen im DOXiS BPM auf-
rufbar. Neben dem unmittelbaren Aufruf zur Archivierung lassen
sich Dokumente auch durch die Anwendung von Regeln aus-
wählen und automatisch im Hintergrund archivieren. Mit DOXiS
SmartArchiver und DOXiS SmartOffice sind folgende DOXiS
Funktionen in MS Office verfügbar.
Archivierung und Wiederherstellung von Dokumenten:
ì Manuelle Archivierung
ì Automatische Archivierung durch Anwendung von Regeln
ì Anzeige und Wiederherstellen archivierter Dokumente im
Windows Explorer
Start von Prozessen mit DOXiS BPM:
ì Zu einem ausgewählten Dokument wird in DOXIS BPM direkt
ein neuer Vorgang gestartet, der das Dokument referenziert.
ì Verwendung der Dokumenteigenschaften zur Indizierung des
Vorgangs und zur automatischen regelbasierten Auswahl des
passenden Prozessmodells.
ì Einfache Initiierung und Automatisierung von administrativen
Prozessen auf Basis entsprechender Dokumentvorlagen (z.B.
Reisekostenanträge, Netzwerkanträge etc.).
Windows und Office-Produkte
Das DOXiS eMail Center stellt umfassende Funktionen zur effizi-
enten und gesetzeskonformen Bearbeitung von elektronischen
Mails mit MS Outlook/Exchange bereit: Zuordnung, Beant-
wortung, Archivierung und Recherche bilden die Kernelemente
für ein umfassendes Information Lifecycle Management für die
gesamte elektronische Geschäftskommunikation. Neben einer
unmittelbaren Entlastung des Mail-Systems stellt das DOXiS
eMail Center sicher, dass eMails dem jeweiligen Kontext von
Geschäftsprozessen zugeordnet werden und die gesetzlichen
Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung über den gesam-
ten Lebenszyklus hinweg erfüllt werden (Compliance). Der DOXiS
eMail Manager stellt das Bindeglied zwischen Microsoft Exchange
Servern und dem DOXiS Archiv dar. Dabei werden die folgenden
vier grundlegenden Transaktionen durch den DOXiS eMail Ma-
nager zur Verfügung gestellt:
ì Archivieren von eMails
ì Wiederherstellen zuvor archivierter eMails
ì Suche von eMails im Archiv
ì Löschen zuvor archivierter eMails auf dem Exchange-Server
eMail-Archivierung für Outlook/Exchange
Das Know-how aus mehr als 20 Jahren Projekterfahrung in unterschiedlichen Branchen hat eine Reihe von
Branchen- und Standardlösungen für spezielle Anwendungsumgebungen hervorgebracht.
Das sorgt für kurze Projektlaufzeiten und damit auch für schnelle Projekterfolge. Der Dienstleistungsaufwand mini-
miert sich mit dem Einsatz von standardisierten Lösungen und Sie profitieren automatisch von der ständigen
Weiterentwicklung der Lösungen.
Spezifische
Branchenlösungen
SER-Branchenlösungen
SER unterstützt seit fast zehn Jahren die öffentliche Verwaltung
mit dem Einsatz moderner IT-gestützter Informationstechnolo-
gien. Mit PRODEA® verfügt SER über eine umfassende eGovern-
ment-Lösung – von der Vorgangsbearbeitung über die Schrift-
gutverwaltung bis hin zur elektronischen Aktenablage. PRODEA®
deckt nicht nur das gesamte Spektrum der behördenspezifischen
Anforderungen ab, sondern vereint in einer integrierten Lösung
sämtliche Dienste zur effizienten und sicheren Verwaltung, Bear-
beitung und Speicherung von Akten, Vorgängen und Dokumenten.
Die Basis von PRODEA® bildet die bei mehr als 750.000 Usern in
verschiedenen Branchen eingesetzte Standardlösung DOXiS.
PRODEA® ist mit einer modernen Mehr-Schicht-Architektur aus-
gestattet, die dank ihres modularen Aufbaus für ein breites An-
wendungsspektrum gerüstet ist und flexibel an neue Herausfor-
derungen angepasst werden kann. Die Systemobjekte in den Be-
reichen Poststelle, Vorgangsbearbeitung und Archiv bieten servi-
ceorientiert über standardisierte Schnittstellen ihren Dienst an.
Die einfache Integration der verschiedenen Basiskomponenten,
Fachanwendungen und Plattformen bietet die ganzheitliche
Unterstützung von eGovernment-Prozessen.
Einfaches eGovernment für Bürger, Wirtschaftsunternehmen und
die Verwaltung: service- und prozessorientiertes Arbeiten mit
kürzeren Bearbeitungszeiten und damit auch niedrigeren Kosten.
PRODEA® – integriertes Government
Content Management für die öffentliche Verwaltung
Mehr Infos www.ser.deB F
36 | 37
DOXiS iECM-Suite
Mit dem Hospital Content Management (HCM) hat SER die Ganz-
heitlichkeit der klinischen und kaufmännischen Informationslo-
gistik definiert: es umfasst Medizin, Pflege und Verwaltung. Im
Sinne dieser Definition bietet das Hospital-Content-Manage-
ment-System LENUS® alle Technologien zur Erfassung, Verwal-
tung, Speicherung, Bewahrung, Integration und Bereitstellung
jeglichen Contents in organisatorischen Prozessen und elektroni-
schen Pfaden. Im Mittelpunkt von LENUS® steht das Hospital
Content Repository als software-technische Infrastruktur inner-
halb eines Krankenhaus-Arbeitplatz-Systems. Der Unterschied
zwischen einem einfachen Archiv und dem Hospital Content
Repository liegt im Funktionsumfang, da es jeglichen Content
(multimedial) beinhaltet und darüber hinaus die Bereitstellung,
Kontrolle, Verteilung und Darstellung des Contents übernimmt.
Mit LENUS® wird die Trennung von Funktion (Produktiv- und
Subsysteme) und Datenhaltung Realität. Unter dem Aspekt man-
gelnder Kommunikationsfähigkeit vieler klinischer Produktiv- und
Subsysteme untereinander ist die Funktion als Informations-
verwalter und -vermittler zwischen diversen Systemen zentraler
Nutzen von LENUS®.
Das papierlose Krankenhaus mit
LENUS® Hospital Content Management
Die Anstrengungen in den Krankenhäusern besser und günstiger
zu werden sind enorm. Die Kliniken haben Betten und Personal
abgebaut und dabei gleichzeitig mehr Patienten behandelt.
Kosten wurden verringert und medizinische Abläufe optimiert,
unwirtschaftliche Leistungen ausgelagert und Disziplinen kombi-
niert. Doch trotz aller Anstrengungen steht die eigentliche Arbeit
noch bevor! Es gibt nach wie vor noch viel Raum für
Verbesserungen, die sowohl den Patienten, den Mitarbeitern im
Krankenhaus und dem Unternehmen Krankenhaus guttun. Das
Wissenschaftliche Institut der Allgemeinen Ortskrankenkassen
WIdG veröffentlichte jüngst eine vergleichende Effizienzanalyse
der Verwaltungsausgaben der Krankenhäuser. Das Ergebnis:
Würden sich alle Krankenhäuser in Deutschland an den effizien-
ten Kliniken orientieren, könnten allein in der Verwaltung bis zu
3,7 Mrd. EUR jährlich eingespart werden. Die Wissenschaftler
errechneten z.B. für Bayern ein Einsparpotential pro Fall von 128
EUR, für NRW von 183 EUR, womit Nordrhein-Westfalen bei dem
absoluten Einsparvolumen mit 721 Mio. EUR weit an der Spitze
liegt. Im Trägervergleich weisen die öffentlichen Krankenhäuser
die schlechtesten Effizienzwerte bei der Verwaltung auf, während
freigemeinnützige und priva-
te Krankenhäuser deutlich
besser dastehen. Das sind
Zahlen hinsichtlich des mög-
lichen Einsparpotentials bei
den Verwaltungskosten, die
uns nachdenklich machen
sollten. Die administrative
Dokumentation der medizini-
schen Behandlung und Pflege
ist nach wie vor ein wunder
Punkt. Pro Krankenhausbett
fällt hier immerhin jährlich
durchschnittlich mehr als ein
Meter Papier an. Die IT-
Werkzeuge in der Verwaltung
sind optimierungsbedürftig
und verlangen nach Automa-
tion, dort wo Routinearbeiten
den Mitarbeitern zunehmend
teure Arbeitszeit rauben und
die Prozesse ineffizient und
unwirtschaftlich sind.
Erfolgreiche Projekte, die sich rentieren
Ganzheitliche Informationslogistik für Medizin, Pflege und Verwaltung
SER-Branchenlösungen
Krankenhaus-Arbeitsplatz-System (KAS)
Workflows / Kommunikation / Behandlungspfade
MS Office
Patientenabrechnung
Human Ressources
Finanzbuchhaltung
Facility Management
Materialwirtschaft(Apotheke)
Controlling
DataWarehous/BI
Verwaltung Medizin/Pflege
Patientenmanagement
Informationsebene
Prozessebene
Stat
ion
Co
nte
nt
Rep
osi
tory
Funk
tions
eben
e
Pat
ien
ten
-/Fa
llakt
en
Kau
fmän
nis
che
Akt
enG
DP
dU
Funk
tions
bere
iche
Ambu
lanz
Subsysteme
RIS
Labo
r
etc.
PACS
Managementberatung
Wir beraten Sie entsprechend Ihren Anforderungen über organi-
satorische und technische Möglichkeiten und bieten Ihnen so
eine umfassende Entscheidungsunterstützung. Unter dem Aspekt
der Wirtschaftlichkeit zeigen wir Ihnen einfache und kostengün-
stige Optionen auf, die sich optimal in Ihre IT-Infrastruktur ein-
binden lassen.
Pflichtenhefterstellung
Die Bedarfsermittlung im Rahmen der Ist-Analyse orientiert sich
an Ihren Zielsetzungen und Anforderungen. Die Betrachtung
berücksichtigt Ihre Organisationsabläufe und EDV-Ausstattung
und zeigt Verbesserungs- und Rationalisierungsmöglichkeiten
auf. Auf dieser Basis entwickeln unsere Spezialisten einen kon-
kreten Anforderungskatalog für Hard- und Software. Hierauf auf-
bauend wird ein detailliertes Pflichtenheft erstellt inkl. aller
gewünschten Funktionen, Anpassungen und Einsatzbereiche. Die
erforderliche Systemkonfiguration bestimmen natürlich Sie.
Projektrealisierung
Der Projektplan umfasst Vorbereitung, Konzeption, Implemen-
tierung, Installation, Prototyping und Test sowie den Roll-Out ins
Produktivsystem. Während der gesamten Phase der Projektreali-
sierung unterstützen unsere Projektverantwortlichen Sie vor Ort
oder, wenn gewünscht, durch Online-Zugriff auf Ihr System. Op-
tional erstellen wir eine GoBs-konforme Verfahrensdokumentation.
Schulung und Training
Der Umgang mit SER-Lösungen ist leicht zu erlernen. Dennoch
empfiehlt es sich, Ihre Mitarbeiter durch Schulungen mit den
SER-Lösungen vertraut zu machen, um den vollen Funktions-
umfang innerhalb kürzester Zeit nutzen zu können. Schulungen
können bei Ihnen, in einer SER-Geschäftsstelle in Ihrer Nähe
oder in der SER-Zentrale in Neustadt/Wied stattfinden.
Mit ihrem Projekt „SERacademy comes to you“ bringt SER darü-
ber hinaus geeignete Trainingsinhalte per Blended Learning an die
Arbeitsplätze der Unternehmen und Behörden. Mittels innovati-
ver Lern- und Kommunikationsformen bietet die SERacademy
einzelne Einheiten aus ihrem Schulungsangebot als webbasiertes
oder computerbasiertes Training an.
Wartung
Die langfristige Wartungszusage von SER trägt entscheidend zu
Ihrer Investitionssicherheit bei. Sie ziehen direkte Vorteile aus
der kontinuierlichen Anpassung der SER-Lösungen an verän-
derte Marktanforderungen und Technologien. SER bietet ver-
schiedene Wartungspakete an: Neben der Standardwartung
mit einer Hotline-Unterstützung werktags zu den normalen
Geschäftszeiten bietet SER Ergänzungsservices wie System-
administration, Systembetreuung und den 7x24 Premium-
Wartungsservice an. Während Systemadministration bereits
u.a. eine proaktive Überwachung Ihres Systems und einen
First-Level-Support bieten, steht Ihnen mit dem 7x24 Premium-
Wartungsservice ein eigenes Supportteam SER-intern zertifi-
zierter Mitarbeiter an 365 Tagen im Jahr zur Verfügung und bie-
tet umfassende Services zur Pflege und Wartung Ihres Systems.
SER steht für zuverlässige Partnerschaft und bietet von Softwarelizenzen über Serviceleistungen bis zur Übernah-
me der Generalunternehmerschaft die komplette Projektrealisierung aus einer Hand. Klare Zuständigkeiten und
feste Ansprechpartner sind die Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung von komplexen Softwarelösungen.
Umfassende Serviceleistungen sorgen dafür, dass DOXiS Lösungen optimal in Ihre Organisation und IT-Landschaft
eingebunden und langfristig betreut werden.
Kompetenter
SERvice
SERvice
BeratungBedarfsanalyseWirtschaftlichkeitsbetrachtungKonzeptionPflichtenhefterstellung
Schulung und TrainingWebbased Learning
SERacademy
Wartung
ProjektrealisierungImplementierungCustomizingPrototyping & TestRoll-Out ins Produktivsystem
HotlineSystemadministrationSystembetreuung7x24 PremiumserviceWeiterentwicklung des SystemsKompletter Systembetrieb/Hosting
38 | 39
DOXiS iECM-Suite
DOXiS basiert auf weltweit anerkannten Standards und entspricht dem neuesten Stand der Technik. Über moderne
Schnittstellen lässt sich DOXiS in beliebige Software- und Hardware-Umgebungen integrieren.
Mit bewährten
iECM-Technologien
Zukunft gestalten
Standards
DOXiS folgt international anerkannten Standards und Normen, wie
Java, XML, http/ HTML, COM, SQL, u.a. Die Orientierung an Stan-
dards schafft Zukunftssicherheit und ermöglicht die einfache Inte-
gration in verschiedene IT-Umgebungen. Für den Import und Export
von Daten steht ein modernes XML-Interface zur Verfügung.
Web-Technologien
Die browserbasierten Funktionen von DOXiS ermöglichen das
aktive Erstellen von Vorgängen und Dokumenten ebenso wie die
Recherche und den Zugriff auf Dokumente im Archiv via Web-
Browser. Durch die Verwendung modernster AJAX-Technologie
wird so der Browser auch zu einem Rich-Client.
Betriebssysteme und Datenbanken
Die DOXiS-Server sind multiplattformfähig. Hierzu zählen Win-
dows, IBM AIX, SUN Solaris, HP-UX und Linux. Mit den Produkten
von Oracle, IBM und Microsoft unterstützt DOXiS die wichtigsten
relationalen Datenbanken.
Client-Plattformen
Die DOXiS Rich-Clients unterstützen das Betriebssystem Win-
dows. Als Web-Applikationen eröffnet sich den DOXiS Web-
Clients eine Welt unterschiedlicher Systemplattformen mit ent-
sprechender Browserunterstützung.
Skalierbarkeit
Die Serverkomponenten von DOXiS sind nahezu unbegrenzt ska-
lierbar. Dies ermöglicht die schrittweise Einführung von DOXiS im
Unternehmen und den sukzessiven Ausbau der iECM-Services.
Hochverfügbarkeit/Ausfallsicherheit
Clustering, Datenbankreplikation oder Online-Backup ermögli-
chen den Aufbau redundanter Systeme, die sämtliche Daten opti-
mal schützen und ständig im Zugriff halten. Die Datenhaltung in
getrennten Brandabschnitten gewährleistet ein Höchstmaß an
Sicherheit. Darüber hinaus steigt aufgrund der Lastverteilung bei
größeren Lösungen auch die Performance des Systems.
Hohe Performance
Durch den möglichen Einsatz paralleler Prozesse ist eine optima-
le Geschwindigkeit bei gleichzeitigem Zugriff mehrerer Benutzer
auf das Archiv gegeben. Bei SER-Kunden sind Systeme im Ein-
satz, in denen weit über eine Million Dokumente täglich archiviert
werden.
Transaktionssicherheit
Sämtliche Vorgänge im Rahmen der Dokumentenbearbeitung, der
Vorgangsbearbeitung sowie der Archivierung sind transaktions-
gesichert. Unternehmenskritische Daten sind so jederzeit geschützt.
Qualität
Die unabhängige Zertifizie-
rungsstelle des TÜViT be-
scheinigte z.B. der SER-
Scheckarchiv-Lösung der
Commerzbank die Erfüllung
der Prüfkriterien für Doku-
menten-Management-Lösun-
gen (PK-DML). Die Kriterien
wurden gemeinsam mit dem
Verband Organisations- und
Informationssysteme (VOI)
entwickelt. Sie orientieren
sich an den Grundsätzen
ordnungsgemäßer Buchfüh-
rungssysteme (GoBS) sowie
dem Code of Practice des
VOI.
iECM-Technologie
DOXiS Capture DOXiS InboundM
DOXiS InvoiceMaster GDPdU-Komplett
RAID
DOXiS ERP Konnektor (SAP, ...)
DOXiS TaxArchiver
DOXiS eMail Archivierung
DOXiS CRM Konnektor (Siebel, ...)
DOXiS HR Konnektor (Paisy, ...)
DOXiS LDAP Konnektor
Fremde Applikationen
Der DOXiS Archiv- und DMS-Server bietet alle Funktionen zur
Verwaltung, Bearbeitung, Speicherung und rechts- und revisi-
onssicheren Archivierung von digitalem Content. Er fungiert
damit als zentrales Content Repository in der DOXiS iECM-Suite.
Der DOXiS Workflow-Server ist eine Workflow-Engine, die alle
Varianten der Vorgangsbearbeitung und -steuerung vom ad-
hoc-Workflow über schwach strukturierte Abläufe bis hin zu voll-
automatischen Prozessen unterstützt. Dieser Workflow-Service
kann sowohl für dokumentenorientierte Geschäftsprozesse als
auch für prozessorientierte Abläufe und Anwendungen verwen-
det werden, die keinen Dokumentenbezug besitzen.
Der DOXiS Records Manager ist ein Zusatzmodul der DOXiS
iECM-Suite für die umfassende Verwaltung aller Aufzeichnungen.
Komplex strukturierte Aktenpläne können genauso einfach defi-
niert und wieder verwendet werden wie sich statische und dyna-
mische Akteninhalte („virtuelle Akte“) kombinieren lassen.
Die DOXiS Servicekomponenten
Die DOXiS iECM-Suite baut auf einer mehrschichtigen und servi-
ceorientierten Architektur auf. Die einzelnen Serverdienste kön-
nen dabei auf unterschiedliche Hardwaresysteme verteilt werden
und lassen sich dadurch hoch skalieren. Ebenso ist eine Ein-
bindung in Hochverfügbarkeitscluster problemlos realisierbar.
Der DOXiS Archiv- und DMS-Server dient als zentrales Informa-
tion Repository für die Inhaltsverwaltung und damit für eine ein-
heitliche Sicht auf die Informations- und Dokumentenbestände
von zentralen und dezentralen Unternehmensorganisationen.
Von besonderer Bedeutung ist dabei der integrierte Storage-
Manager, über den verschiedene Speichersysteme integriert
werden. Dies eröffnet nicht nur eine hohe Flexibilität bei der Wahl
des richtigen „Speicher-Mix“, sondern garantiert auch langfristi-
gen Investitionsschutz, da neue Speichertechnologien hinzuge-
fügt werden können. Die Informationslogik bzw. die aktive Ver-
waltung der Inhalte erfolgt über den DOXiS Workflow Server und
den DOXiS Records Manager. Diese Serverdienste verwalten
damit alle Metadaten zur Verwendung von Dokumenten in einem
Geschäftskontext – typischerweise Vorgänge oder Akten.
Die serviceorientierte Architektur
Storage Options
Index & Document Management DOXiS Archiv Search
DOXiS COLD
Java/XMLDOXiS FramewareCOM
Office, Groupware,Portale (Integration)
DOXiS Administration ClientsDOXiS Web ClientsDOXiS Windows ClientsMaster
Forba.DOXiS BankingContent Management
PRODEA eGovernmentContent Management
LENUS HospitalContent Management
iQURE InsuranceContent Management
tlösung
ContentRepository &Storage Layer
API
InformationBusiness Logic
DOXiS Archiv & DMS Server
assoziativeSuche
Volltext
CustomizedSolutions &Applications
AIT TapeLibrary
SER-Jukebox
D/SAN SER ArchiveStore
IBM DR550EMC Centera
DOXiS Records ManagementDOXiS BPM Server
DOXiS Virtual Storage Manager
Die Architektur derDOXiS iECM-Suite
40 | 41
iECM-Technologie
DOXiS iECM-Suite
Serviceorientierung in einer neuen Dimension
SER hat den Anspruch, mit der neuen Dimension der iECM-Suite
eine einheitliche und flexible ECM-Plattform für alle „content rela-
ted services“ bereitzustellen. Die ausgeprägte Serviceorientierung
der bestehenden DOXiS iECM-Suite wird aufgegriffen und dieser
Ansatz wird mit den vorhandenen Archiv-, DMS-, Workflow- und
Records Services konsequent weiter verfolgt.
Das Fundament der neuen Architektur:
Storage-Service und ILM-Service
Auf Basis einer gemeinsamen Plattform werden die verschiede-
nen Dienste angeboten. Der Storage-Service, der den Zugriff auf
verschiedene Speicher- oder Archivsysteme erlaubt, stellt die ein-
heitliche Bereitstellung unstrukturierter Inhalte sicher. Das schließt
zum einen Fremdsysteme ein und zum anderen beliebige Storage-
Typologien, wie die zentrale und die dezentrale Speicherung. Die
neue Dimension der iECM-Suite erfordert somit nicht die Investition
in neue Storagelösungen: vorhandene Server können problemlos
in die neue Architektur eingebunden werden. Diese Systeme wer-
den einheitlich gekapselt und in die Gesamtarchitektur eingebun-
den. Die physische Transparenz der Speichersubsysteme wird
gewährleistet. Somit ist für sämtliche darauf zugreifende Dienste
irrelevant, wo ein Dokument gespeichert ist.
Kombiniert wird der Storage-Service mit dem ILM-Service, der
den intelligenten Umgang mit Objekten ermöglicht. Objekte wer-
den anhand von Wissen über die Inhalte verwaltet und nicht nur
anhand formaler Kriterien. Bezogen auf das Retention Manage-
ment bedeutet das beispielsweise, dass Verträge mit einer Auf-
bewahrungsfrist von zehn Jahren zehn Jahre ab Inkrafttreten
des Vertrages aufbewahrt werden und nicht ab Speicherung. Der
ILM-Service steuert das Caching, das sicherstellt, dass Doku-
mente immer vom nächstliegenden Server geholt werden kön-
nen, was zu einer Entlastung der Datenleitungen führt. Darüber
hinaus steuert der ILM-Service das Load Balancing, mit dessen
Hilfe Dokumente möglichst optimal auf verschiedenen Servern
gespeichert werden.
Zentrale Metadaten-Verwaltung für mehr
Organisationssicherheit
Basierend auf dem Storage- und ILM-Service findet die zentrale
Metadaten-Verwaltung statt, die auch als „content service bus“
bezeichnet werden kann. Dies ist die einzige Stelle im System, wo
Metadaten gespeichert sind. Das bedeutet, dass die Metadaten
und damit die Informationslogik nur einmal angelegt und zentral
verwaltet werden anstatt wie bisher in jeder einzelnen Fachan-
wendung. Dieser zentrale Dienst für alle Fachanwendungen führt
zu einer höheren Organisationssicherheit. Die Metadaten-Ver-
waltung besteht aus verschiedenen Diensten, die die logische
Transparenz der Informationen und Inhalte gewährleisten.
ECM-Services für jede Anforderung
Auf Basis des zentralen Metadatenmanagements werden dann
modular, aber dennoch integriert verschiedene ECM-Services
angeboten, die ihrerseits in integrierten Applikationen für End-
anwender bereitgestellt werden. Zu den ECM-Services zählt bei-
spielsweise das Dokumentenmanagement, mit dem Working
Versions und Freigaben durch verschiedene beteiligte Personen
verwaltet werden. Der Workflow-Service bietet constraint-based,
agile workflows, was eine deutliche Weiterentwicklung des Work-
flow-Managements ist: anstatt der detaillierten Definition des
Workflows werden in Zukunft die Einschränkungen („Contraints“)
zum Workflow definiert, so dass Prozessschritte auch parallel
oder in geänderter Reihenfolge stattfinden können, wobei die
Informationstransparenz für alle Beteiligten stets sichergestellt
ist. Sämtliche ECM-Services, die auch im Rahmen der DOXiS
iECM-Suite angeboten werden, stehen auch künftig in verbesser-
ter Form zur Verfügung. Auf Basis des zentralen Metadatenma-
nagements kann sich jedes Unternehmen seine ECM-Services
und damit die eigene Business-Logik einfach zusammenstellen.
Die Dienste können vom Plattformhersteller stammen oder auch
externe Dienste beispielsweise von Partnern oder vom Kunden
sein. Das Plug-in-Konzept ermöglicht die Integration sämtlicher
(Fremd-)Anwendungen in die SER-Clients. Fachanwendungen
können somit beliebig in die neue iECM-Suite integriert und
erweitert werden.
Die Anforderungen an zeitgemäßes Enterprise Content Management steigen: Die Menge unstrukturierter Inhalte und
Metadaten wächst und es gilt, unterschiedlichste Applikationen in einer Organisation reibungslos zu integrieren. Die
Antwort von SER auf die gestiegenen Marktanforderungen heißt SEDNA* - Die innovative Weiterentwicklung der
bewährten DOXiS iECM-Suite.
Die neue Dimension
des Enterprise Content
Management
iECM Zukunft - Das Projekt SEDNA
* SEDNA ist der Projektname für die neue iECM-Generation von SER und bezeichnetdas größte neu entdeckte Objekt im Sonnensystem seit Pluto. SEDNA wurde nachder Meeresgöttin der Inuit getauft.
Mehr Infos www.ser.deW
42 | 43
Funktional, objekt- und datenorientiert
Die neue Architektur kombiniert somit die funktionale mit der
objekt- bzw. datenorientierten Sichtweise und ist integriert, mo-
dular und offen: alle Services werden über eine Metadaten-Ver-
waltung gesteuert und sehen so nach außen alle gleich aus. Die
neue Suite setzt auf dem Weg zu einer ausgeprägten Service-
orientierung neue Maßstäbe: die physikalische Speichertrans-
parenz und die logische Informationstransparenz sind die siche-
re Basis für ausnahmslos alle ECM-Dienste. Mit der gelungenen
Integration der Services wird eine neue Dimension erreicht: ECM
der nächsten Generation für mehr Produktivität und Flexibilität.
DOXiS Web Server
J2EE Application Server (Cluster)
Date
nh
alt
un
gss
yst
eme
Back
- &
Fro
nte
ndsy
stem
eC
lien
tsDOXiS evITA Web(Browser)
DOXiS evITA
DOXiS Client API
DOXiS WebService API
Database Server Storage Server
DOXiS Storage Service
DOXiS Java Service API
Java native
HTTP
SOAP/HTTP
SOAP/HTTP
Mögliche Alternativen!
JDBC SOAP/HTTP
DOXiS ECM Services(DMS, Workflow, etc.)
RDBMS RAIDSAN
File Server 1
lokal oder im SAN abgelegt
Die Speichersysteme können potentiell selbst in sich geclustert sein (z.B. als Cluster-Filesystem); eine Replikation kann aber auchüber den DOXiS ECM-Service erfolgen; dieser erlaubt ebenfalls eine über entfernte Standorte verteilte Storage Infrastruktur.
DOXiS Storage Service
RAIDSAN
File Server 2
DOXiS Storage Service
. . . . . .
ITA Archiv
DOXiS Storage Service
. . . . . .
3rd party Archiv
Application & Web Server
SEDNA Kernkomponenten
Die Highlights auf einen Blick SEDNA
ì Verteilte Archive und Federation Services für die unter-
nehmensweite Datenverwaltung und –suche
ì Web-Service-Interface mit einer gesteigerten Interopera -
bilität und die Einbindung in SOA, ESB etc.
ì Durchgängige Skalierbarkeit/Clusterfähigkeit
ì State-of-the-art-Architektur bietet hohe Innovations- und
Investitionssicherheit
ì Single-Instance -Storage zur durchgängigen Verringerung
des Speicherbedarfs
ì Plattform-Unterstützung von Standard RDBMS wie
SQL2005, PostgreSQL etc.
ì Erweitertes Retention Management nach MoReq
ì Fremdsystemadapter zur Einbindung fremder Archive
ì Metadatenbasierendes Information Lifecycle Management,
um Inhalte zielgenau über mehrere Speicherplattformen
und den gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten und
zu löschen
iECM Zukunft - Das Projekt SEDNA
DEUTSCHLANDSER Solutions Deutschland GmbHInnovationspark Rahms • D-53577 Neustadt/WiedTel: +49 2683 984-0 • Fax: +49 2683 984-222Internet: www.ser.de • eMail: [email protected]
SER eGovernment Deutschland GmbHKapweg 3 • D-13405 BerlinTel: +49 30 498582-0 • Fax: +49 30 498582-299Internet: www.prodea.deeMail: [email protected]
SER HealthCare Solutions GmbHInnovationspark Rahms • D-53577 Neustadt/WiedTel: +49 2683 984-610 • Fax: +49 2683 984-377Internet: www.lenus.info • eMail: [email protected]
SER Storage Technology GmbH Heuweg 6 • D-53577 Neustadt/WiedTel: +49 2683 9468-0 • Fax: +49 2683 9468-79Internet: www.ser-storage.deeMail: [email protected]
SER eArchiving Solutions GmbH Bamberger Str. 7 • D-01187 DresdenTel: +49 351 563776-0 • Fax: +49 351 563776-99Internet: www.ser.de • eMail: [email protected]
SER in Deutschland:Berlin, Dresden, Hamburg, München, Neustadt/Wied, Stuttgart
ÖSTERREICHSER Solutions Österreich GmbHfloridotowerFloridsdorfer Hauptstraße 1/23.Stock • A-1210 WienTel: +43 1 5039555 • Fax: +43 1 5039555-83Internet: www.ser.at • eMail: [email protected]
SER in Österreich:Graz, Klagenfurt und Pasching/Linz, Wien
SCHWEIZSER Solutions Schweiz AGAusserfeldstrasse 9 • CH-5036 OberentfeldenTel: +41 627 3781 -11 • Fax: +41 627 3781 -12Internet: www.ser.ch • eMail: [email protected]
FRANKREICHSER Solutions France SARL65, rue de la Garenne • F-92310 SevresTel: +33 1 55 38 96 41 • Fax: +33 1 55 60 79 06Internet: www.ser-solutions.freMail: [email protected]
ITALIENSER Solutions Italia SrlVia Lorenzo Valla, 16 • I-20141 MilanoTel: +39 02 84742500 • Fax: +39 02 84742502Internet: www.ser-solutions.iteMail: [email protected]
SPANIENSER Solutions Iberia S.L.World Trade Center • Muelle de BarcelonaEdificio Sur — 2a planta • 08039 BarcelonaTel: +34 93 344 3309 • Fax: +34 93 344 3310
Campo de las NacionesRibera del Loira, 46 • 28042 MadridTel: +34 91 503 06 91 • Fax: +34 91 503 00 99
Internet: www.ser-solutions.eseMail: [email protected]
POLENS.E.R. Solutions Polska Sp. z o.o.,ul. Grzybowska 2/81 • PL-00–131 WarszawaTel: +48 22 4365695 • Fax: +48 22 4365692Internet: www.ser-solutions.pleMail: [email protected]
RUMÄNIENS.E.R. Solutions Romania SRLCalea 13 Septembrie, nr.90 • BucurestiTel: +40 21 4034470 • Fax: +40 21 4034471Internet: www.ser.ro • eMail: [email protected]
Technische Änderungen, Irrtümer und Druckfehlervorbehalten. Alle genannten Warenzeichen sindeingetragene Warenzeichen ihrer Eigentümer.
Stand: Oktober 2008© SER Solutions Deutschland GmbH 2008
08
.10
./S
DE
/bro
/dt/
2.0
SER ist größter, unabhängiger, deutscher Hersteller und Anbieter von Lösungen für integriertes Enterprise Content
Management (iECM). Mit 330 Mitarbeitern in zwölf Gesellschaften an 25 Standorten in Europa bietet SER den Kunden
vor Ort persönliche Beratung, Betreuung sowie Implementierung und Wartung ihrer SER-Lösungen.
SER-Kunden erhalten Software, Hardware und Services aus einer Hand. Das innovative Produktportfolio der DOXiS
iECM-Suite ist branchenunabhängig einsetzbar und umfasst das ganze Spektrum des ECM – von automatisierter
Posteingangsverarbeitung, elektronischer Archivierung und Dokumenten-Management über Business Process Ma-
nagement, Wissens- und Records Management bis hin zum eMail-Management. Speziell angepasste Branchenlösungen
gibt es für die öffentliche Verwaltung, das Gesundheitswesen sowie für die Versicherungsbranche. Außerdem verfügt
SER am Standort Neustadt/Wied über eine eigene Storageproduktion für optische, magnetische und festplattenbasier-
te Speichersysteme.
Europaweit mehr als 1.300 Referenzen – davon die Hälfte der DAX-30-Unternehmen – mit mehr als 850.000 Usern
unterstreichen die Spitzenposition von SER im ECM-Markt.
Das Unternehmen Zukunft