SEMAKAN SEMULA PROSEDUR MELULUSKAN RENOVASI RUANG …
Transcript of SEMAKAN SEMULA PROSEDUR MELULUSKAN RENOVASI RUANG …
1/4
SEMAKAN SEMULA PROSEDUR MELULUSKAN RENOVASI RUANG DAN
PEROLEHAN PERABOT DI UNIVERSITI MALAYA
1. Latar Belakang
1.1. Pejabat Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) dan Pejabat Pengarah
Pembangunan JPPHB telah banyak menerima permohonan untuk renovasi ruang
sedia ada dan perolehan perabot baru di PTj masing-masing.
1.2. Setelah meneliti perkara-perkara yang berkaitan, termasuk dasar Universiti untuk
berbelanja secara berhemah dan kekurangan ruang di Universiti, Jawatankuasa
Renovasi Ruang dan Perolehan Perabot telah ditubuhkan pada 12 Januari 2012
untuk menyemak kesesuaian dan keperluan setiap permohonan renovasi dan
perolehan perabot.
1.3. Jawatankuasa telah memutuskan satu prosedur sebagai panduan kepada semua PTj
untuk pelaksanaan renovasi dan perolehan perabot di Universiti Malaya seperti
berikut:
1.3.1. Sebelum permohonan, PTj perlu melaksanakan semua langkah-langkah
mengatasi masalah kekurangan ruang di PTj;
1.3.2. Jika didapati walaupun dengan langkah-langkah tersebut, PTj masih perlu
melaksanakan renovasi tersebut, PTj perlu mematuhi prosedur yang telah
digariskan;
1.3.3. Semua permohonan renovasi atau perolehan perabot perlu melalui Ketua PTj
atau Timbalan Ketua PTj masing-masing bagi memastikan renovasi yang
dipohon selari dengan perancangan PTj;
1.3.4. Renovasi disifatkan sebagai perubahan ruang atau penaiktarafan yang hendak
dilaksanakan kepada sesuatu ruang sedia ada;
1.3.5. Prosedur ini terpakai untuk semua jenis renovasi walaupun menggunakan
peruntukan janaan PTj sendiri ataupun didermakan asalkan melibatkan ruang
milik Universiti;
1.3.6. PTj tidak dibenarkan melaksanakan sebarang renovasi sebelum mendapat
kelulusan tersebut;
1.3.7. Renovasi bernilai RM10,000 ke RM20,000 diluluskan oleh TNCP, manakala
lebih RM20,000 dinilai oleh Jawatankuasa Renovasi Ruang;
1.4. Pada 13 Mei 2016, had kelulusan disemak semula kepada RM20,000 hingga 50,000
oleh Pengarah Pembangunan JPPHB, renovasi sehingga RM200,000 oleh TNCP dan
Jawatankuasa akan menilai permohonan renovasi melebihi RM200,000.
1.5. Pada Disember 2017, JPPHB diarah untuk menyemak semula prosedur meluluskan
renovasi ruang dan perolehan perabot termasuk projek pembangunan.
2/4
2. Cadangan semakan semula prosedur:
2.1. Setelah menyemak semula permohonan-permohonan yang lampau, berikut adalah
dicadangkan:
2.1.1. Permohonan renovasi dari PTj perlu ditujukan kepada Pejabat Timbalan Naib
Canselor (Pembangunan) sebagai Urusetia, dengan menggunakan Borang
Khas yang disediakan (Lampiran A). Borang tersebut memerlukan maklumat-
maklumat seperti kelulusan siling peruntukan mengikut skop, tandatangan
Ketua PTj DAN Ketua Jabatan, jadual skop kerja, pelan lantai asal yang
diperolehi dari BPH, JPPHB, gambar tapak, cadangan penyelenggaraan (jika
melibatkan peralatan khas atau yuran akreditasi) dan unjuran pulangan
pelaburan (Return of Investment).
2.1.2. Kelulusan Kos Siling Projek mengikut skop renovasi perlu dikemukakan
SEBELUM permohonan dinilai.
2.1.3. Urusetia akan menyemak kecukupan dokumen permohonan dan mengatur
lawatan tapak untuk semakan teknikal JPPHB/PTM. Permohonan projek akan
disemak dari segi teknikal melalui lawatan tapak tersebut.
2.1.4. JPPHB dan PTM akan mengesyorkan kebolehlaksanaan projek kepada
Urusetia.
2.1.5. Urusetia akan memajukan pengesyoran JPPHB kepada Pengarah
Pembangunan JPPHB bagi projek bernilai RM20,000 hingga 50,000; kepada
TNCP bagi projek bernilai lebih RM50,000 hingga RM200,000 dan
mengaturkan mensyuarat Jawatankuasa bagi menilai permohonan renovasi
melebihi RM200,000.
2.1.6. Nama jawatankuasa renovasi ruang yang ditubuh pada tahun 2012 dicadang
diubah kepada Jawatankuasa Pembangunan, Renovasi dan Perolehan
Perabot, Universiti Malaya (JaPRUM) bagi mencerminkan skop sebenar
jawatankuasa.
2.1.7. Projek yang menggunakan peruntukan sumbangan dibenarkan melalui ‘Green
Lane’ di mana penyumbang hanya perlu mematuhi ‘Development Checklist’
yang telah disediakan oleh JPPHB, UM. Penyediaan rekabentuk, spesifikasi
dan perolehan kerja perlu diuruskan oleh penyumbang. Pematuhan kepada
‘checklist’ masih perlu disemak oleh JPPHB dan pemegang tanah yang
berkenaan.
2.1.8. JPPHB akan menyediakan rekabentuk dan anggaran kos atas permintaan PTj
dan tertakluk kepada caj seperti berikut:
2.1.8.1.1. Caj rekabentuk:
Penyediaan lukisan rekabentuk pertama – percuma
Pindaan pertama – percuma
Pindaan kedua – percuma
Pindaan ketiga – RM15.00/meter persegi
3/4
2.1.8.1.2. Caj 3D rendering:
Sketchup (resolusi rendah, low detailing)– RM 50.00/pandangan (view)
V-ray (resolusi tinggi, high detailing) – RM 200.00/pandangan (view)
2.1.8.1.3. Caj percetakan lukisan (PTj dinasihatkan untuk mencetak
sendiri lukisan/dokumen):
Lukisan saiz A4 – RM 2.50/helai
Lukisan saiz A3 – RM 4.00/helai
2.1.8.1.4. Caj dokumen sebutharga:
Dokumen sebutharga/tender saiz A4 – RM 0.35/helai
Dokumen sebutharga/tender saiz A3 – RM 0.70/helai
2.1.9. Projek diurus oleh PTj perlu disemak oleh JPPHB SEBELUM perolehan kerja
2.2. Cadangan prosedur yang disemaksemula dan ditambahbaik dijelaskan dengan Carta
Alir terlampir (Lampiran B).
3. Penubuhan Jawatankuasa Pembangunan, Renovasi Dan Perolehan Perabot,
Universiti Malaya (JaPRUM)
3.1. Keahlian JaPRUM
3.1.1. Penubuhan JaPRUM adalah dicadangkan dengan keanggotaan seperti
berikut:
i. Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) – Pengerusi
ii. Pengawal Kewangan, atau wakil tetap yang dinamakan
iii. Dekan Fakulti Alam Bina, atau wakil tetap yang dinamakan
iv. Pengarah Pusat Teknologi Maklumat, atau wakil tetap yang dinamakan
v. Pengarah Pembangunan JPPHB, atau wakil tetap yang dinamakan
vi. Ketua Bahagian Perancangan & Senibina, JPPHB, atau wakil tetap yang
dinamakan
vii. Ketua Bahagian Kontrak & Ukur Bahan, JPPHB, atau wakil tetap yang
dinamakan
3.1.2. Kuorum mesyuarat adalah Pengerusi, dan tiga (3) orang ahli.
3.2. Tugas & Tanggungjawab JaPRUM
3.2.1. Tugas dan tanggungjawab JaPRUM adalah seperti berikut:
i. Menilai skop projek yang telah disediakan oleh PTj;
ii. Mempertimbangkan dan memutuskan samada projek boleh dilaksanakan
berdasarkan justifikasi yang disediakan oleh PTj;
iii. Menyemak skop projek adalah seperti kelulusan siling peruntukan yang
telah disediakan oleh PTj;
iv. Menyemak kebolehcapaian ‘ROI’ yang disediakan oleh PTj;
v. Mengkaji keperluan penyelenggaraan skop projek;
4/4
vi. Menentukan samada projek patut diurus oleh PTj atau JPPHB/PTM; dan
vii. Menentukan kaedah perolehan yang sesuai dengan skop projek
3.2.2. Tugas dan tanggungjawab Urusetia JaPRUM adalah seperti berikut:
i. Memastikan semua permohonan bernilai lebih RM200,000 disemak dan
diputuskan oleh JaPRUM terlebih dahulu;
ii. Mengatur mesyuarat bagi tujuan penilaian ke atas permohonan projek
yang telah dikemukakan oleh PTj;
iii. Menyemak borang dan dokumen yang disertakan oleh PTj adalah
lengkap; dan
iv. Menyediakan kertas minit untuk pertimbangan dan tandatangan ahli
JaPRUM.
4. Pengecualian
4.1. Prosedur ini tidak terpakai bagi projek-projek berikut:
i. Projek yang diluluskan di peringkat Kementerian (contoh: Projek RMk)
ii. Projek-projek Dewan Asrama yang telah diluluskan di peringkat
Pengurusan
iii. Renovasi yang diluluskan di bawah geran penyelidikan
iv. Projek-projek yang dicadangkan di peringkat JPPHB
v. Projek-projek khas yang diarahkan oleh peringkat pengurusan (top-down)
Disediakan oleh:
Ar. Sharifah Noor Nazim Syed Yahya
Ketua Bahagian Perancangan dan Senibina, JPPHB
Disemak oleh:
Ir. Hashbullishman Hashim
Pengarah Pembangunan, JPPHB
LAMPIRAN B
1/7
LAMPIRAN A
PERMOHONAN
PEMBANGUNAN, RENOVASI DAN
PEROLEHAN PERABOT
PTJ
PTj: _______________________________________________________________
TAJUK PROJEK: ____________________________________________________
JENIS PEMOHONAN (tanda √ mana berkaitan):
Menukar Fungsi
Membaikpulih
Berpindah
Menaiktaraf
Lain-lain (Sila nyatakan): ________________________________________
PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB:____________________________________
TEL: ______________________________ E-MEL: ______________________
2/7
1. LATAR BELAKANG PROJEK (Pernyataan/keterangan tentang latar belakang masalah seperti skop, sebab dan kesan)
Jan-18
2. JUSTIFIKASI PROJEK (pernyataan tentang mengapa dan tujuan projek ini perlu dijalankan)
4
3. SKOP PROJEK (guna format berikut jika perlu lampiran)
No Ruang
1 Contoh: Bilik Setor Pelupusan
Sivil Elektrik Mekanikal IT Perabot
- pecah dinding bata jadikan dinding kaca - tukar lantai baru - tukar siling plaster
- tambah 2 soket - tukar lampu jenis tungsten
- tukar unit A/C jenis dinding ke jenis siling - sistem cegah kebakaran baru
- tambah 2 point data - access point baru untuk wifi
- meja 2’x4’ (12 unit) - kerusi beroda (12 unit) - glass whiteboard (1 unit)
2 Tandas pelajar
Sivil Elektrik Mekanikal IT Perabot
- tukar semua jubin lantai dan dinding asal ke jubin baru 2’x4’ - tukar semua peralatan tandas - tukar cermin muka baru - tukar semua sistem perpaipan dan kumbahan
- tukar lampu jenis LED - tambah ‘hand dryer’
- exhaust fan baru
- tiada - tiada
3
Sivil Elektrik Mekanikal IT Perabot
5
4. IMPLIKASI KEWANGAN (pastikan skop adalah mengikut kelulusan Siling Peruntukan)
5. PROGRAM PENYELENGGARAAN
(jika melibatkan peralatan/akreditasi khas)
6. UNJURAN PULANGAN PELABURAN (‘Projected Return of Investment’)
6
7. GAMBAR TAPAK
7
8. GAMBAR CADANGAN (dapatkan dari Google Image)
8
9. PELAN LANTAI ASAL (dapatkan dari BPH, JPPHB - lampirkan)
10. Diurus oleh?
JPPHB/PTM
PTj
Disediakan oleh Pegawai Bertanggungjawab
Nama: _________________________________________
Tandatangan: ___________________________________
Tarikh: ____________________
Diperakukan oleh Ketua Jabatan (Jika berkaitan)
Nama: _________________________________________
Tandatangan: ___________________________________
Tarikh: ____________________
Disahkan oleh Ketua PTj
Nama: ________________________________________
Tandatangan:___________________________________
Tarikh: _______________