SEJAM BEM VINDOS AO COMITÊ DE COMPRAS CBEC RJª_28.08.2019-_RPA... · Origens e evolução 1843...
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SEJAM BEM VINDOS AO COMITÊ DE COMPRAS CBEC – RJ
AGOSTO 2019
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AGENDA
1. Apresentação CBEC - 18:40 horas
2. Apresentação Naturgy - 18:55 horas
3. Abordagem do Tema do Comitê + Debates - 19:10 horas
4. Encerramento - 21:00 horas
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APRESENTAÇÃO CBEC
Sobre
• Instituição sem fins lucrativos,
fundada em 2004, destinada
ao fortalecimento
da área de compras
Objetivo
• Promover: a integração,
capacitação e a qualificação dos profissionais de
compras
Relacionamento
• Associado
• Associado
• Patrocinador
Pessoa Física
Pessoa Jurídica
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APRESENTAÇÃO CBEC
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APRESENTAÇÃO CBEC
Dados do Comitê de hoje
16%
5%
79%
POSIÇÃO OCUPADA PELO PÚBLICO PARTICIPANTE
Coordenação/Gerência Direção Especialista (comprador, analista, técnico, etc.)
28%
45%
28%
TEMPO ATUANDO EM COMPRAS/SUPRIMENTOS
0 a 3 anos 4 a 10 anos Acima de 10 anos
0%2%4%6%8%
10%12%14%16%18% 16%
14%
10%
7%6% 6%
5% 5% 5%3% 3%
2%
9% 9%
Mais de 90 inscritos...
Mais de 50 empresas sendo representadas...
Sugestões de assuntos para os próximos comitês...
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APRESENTAÇÃO CBEC
DIRETORIA EXECUTIVA RJ
Anderson Cotias
Gerente de Suprimentos Brasil
Wilson Sons
Filipe Barroso
Gerente Executivo de Compras Tecnológicas
Tim
Wladimir Salles
Sócio
WM Treinamento e Consultoria
Eva Maricato
Analista de Compras e Contratos Sênior
Spot Educação
Ladyane Oliveira
Compradora
Rede Globo
Verônica Lima
Coordenadora de Suprimentos
Mozak Engenharia
COORDENAÇÃO COMITÊ RJ
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Apresentação
Institucional
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Origens e evolução
1843
1969
Primeira empresa de gásFundada na Espanha.
Empresa pioneira na distribuição de gás natural na Península Ibérica.
1991Criação do Gas Natural SDG eintegração do setor de distribuição de gás na Espanha (fusão da Catalana de Gas, do Gás Madrid e dos ativos de gás canalizado da Repsol Butano).
1992
Início da expansão internacional na América Latina, com entrada na Argentina.
2000
Início da comercialização de energia elétrica no mercado espanhol liberalizado.
2009Foi concluída a aquisição da Unión Fenosa.
2010Lançamento da marca: Gas Natural Fenosa.
2014Aquisição da empresa Compañía General de Electricidad,
2018Lançamento da marcaNaturgy
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Maior empresa integrada de gás e eletricidade
da Espanha e da América Latina
Geração, Transporte e Distribuição
Eólica
Fotovoltaica
Hidroelétrica
Termoelétrica
Nuclear
GNL
Distribuição Elétrica
Distribuição Gás
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O grupo no mundo
África do sulExploração de carvão
AustráliaProjetos de geração
PortugalComercializaçãoGN (Gás natural)/GNL (gás natural liquefeito),comercialização de eletricidade
Reino UnidoComercializaçãoGN/GNL
FrançaComercialização GN / GNLInfraestrutura GN / GNL
ItáliaComercializaçãoGN/GNL
BélgicaComercializaçãoGN/GNL
JapãoComercializaçãoGN/GNL
ÍndiaComercializaçãoGN/GNL
OmãAprovisionamiento e infraestructura GN/GNL
MarrocosInfra-estrutura GN / GNL e o gasoduto Magrebe-Europa
EgitoAprovisionamiento e infraestructura GN/GNL
HolandaComercializaçãoGN/GNL
LuxemburgoComercializaçãoGN/GNL
ArgéliaProvisionamentoe infraestrutura GN / GNL e gasodutoMedgaz
AlemanhaComercializaçãoGN/GNL
EspanhaGás de exploração, transporte, distribuição e comercializaçãoe eletricidade, geração
JordaniaComercializaçãoGN/GNL
IrlandaComercializaçãoGN/GNL e eletricidade
PakistánComercializaçãoGN/GNL
SingapuraComercializaçãoGN/GNL
MéxicoDistribuição de gás,geração
PanamáDistribuição e geração de eletricidade
BrasilDistribuição de gás, Comercialização,GN/GNLGeração
ChileTransporte e distribuição de eletricidade, distribuição de gás, projetos de geração
RepúblicaDominicanaGeração
Costa RicaGeração
Porto RicoInfra-estruturaGN / GNL,geração
PerúDistribuição de gás
ArgentinaDistribuição de gásDistribuição de eletricidade
JamaicaComercializaçãoGN/GNL
Maior empresa integrada de
gás e eletricidade da Espanha
e da América Latina
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12
Naturgy
Soluções
Não regulado:
(eficiência energética,
assistência técnica
residencial e venda
de aquecedores)
Participação majoritária (85%) de
duas usinas solares no Brasil/ Sobral I e Sertão I no Piauí.
(60 MW)
RJ
Naturgy RJ
Naturgy São Paulo
distribuição
de gás para
mais de 1 milhão
de clientes
PI
SPRJ
MGProprietária de duas usinas solares em
Minas Gerais Guimarania l e Guimarania II
(82 MW)
Residências
Comércios
Indústrias
Veículos
Climatização
Cogeração
Termoelétricas
Líder no mercado de GNV
Líder em M³ fornecidos
Quem somos no Brasil
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13
Municípios
(R$) Milhões de
EBITDA
mil km
de rede
7,5Mais de
(R$) Bilhões
Investimentos
desde 97
bilhões de m3
Vendas de
6,7
1.123mi
Mais de
1.089mil clientes
8,2 74
Principais Magnitudes Brasil
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Esta apresentação é propriedade da empresa: Naturgy. Tanto o conteúdo temático
como o design gráfico são para uso exclusivo de sua equipe.
©Copyright Naturgy Energy Group, S.A
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TEMA
RPA APLICADO AOS PROCESSOS DE COMPRAS E PAGAMENTOS AOS FORNECEDORES
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www.smarthis.com.br
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1. A Smarthis (5 min)2. O que são os robôs? (10 min)3. Introdução ao RPA (20 min)4. Cases de automação em compras e pagamentos (30 min)
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A SMARTHIS é uma empresa de tecnologia, focada em automação, melhoria de processos e analytics.
Formada por pessoas com grande expertise em TI e processos, temos como missão “apoiar as organizações nos seus desafios para a transformação digital”.
Apresentação da empresa
Escritório - Rio de Janeiro:Av das Américas 3500, Bloco 4, salas 310 e 311
+55 21 3546-0186
Localização
Escritório – São José dos Campos:Rua dos Piquirões, 40 - Sl.312 | Jardim Aquarius
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Apresentação da empresa
Automatizamos processos para
que você possa focar em iniciativas
com maior valor agregado. É a
nossa expertise. Nascemos para
transformar digitalmente a sua
organização.
Fazemos a análise e estruturação
dos dados da sua organização. O
objetivo é gerar informação
qualificada para facilitar a tomada
de decisão.
Robotic Process Automation (RPA) Analytics
A SMARTHIS está preparada para apoiar as organizações com os seguintes serviços
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Apresentação da empresa
Com o objetivo de alcançar os resultados abaixo
Produtividade Velocidade Qualidade das
informações
Eficiência Erros Custos
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Apresentação da empresa
Permitindo que nossos clientes possam se preparar para
Expandir o business sem a necessidade de contratar
novas pessoas
Avançar na digitalização do
negócio
Ter mais rapidez na tomada de decisão
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Apresentação da empresa
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Apresentação da empresa
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Apresentação da empresa
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1. A Smarthis2. O que são os robôs?3. Introdução ao RPA4. Cases de automação em compras e pagamentos
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O que são os robôs? O que comem? Como vivem?
Campanha “Adote um robô”
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Geralmente, temos MUITO
trabalho a fazer, certo?
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Independente disso, o dia começa com aquela
motivação!
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Então, chega a hora de começarmos a trabalhar
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Mas nem toda tarefa é motivante...
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Todas tem um prazo e ele tem que ser
cumprido, certo?
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Algumas vezes a gente não consegue...
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Outras, sim!
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Mas a conta vem no dia seguinte...
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O que queremos?
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Vídeo
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Atividade 1
Atividade 2
Atividade 3 Atividade 4
Atividade 5
Atividade 6 Atividade 7
Atividade 8
Atividade 9
Divida seu processo em atividades. Você vai notar que algumas delas podem ser automatizadas. Isso vai permitir que a
equipe tenha tempo para...
Como fazer?
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Mas qual o limite?É possível automatizar tudo?
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Deixe a equipe de desenvolvimento impor limites.
Pense no cenário ideal e peça ele!
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Deixe a equipe de desenvolvimento impor limites.Pense no cenário ideal e peça ele!
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Não se esqueça!
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A tecnologia pode permitir que você alcance seu maior potencial como ser
humano
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Humanos são para PERGUNTAS.”
- Kevin Kelly
“Máquinas são para respostas
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Adoteum robô!
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1. A Smarthis2. O que são os robôs?3. Introdução ao RPA4. Cases de automação em compras e pagamentos
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Automação de processos através de robôs (RPA) é a aplicação de uma tecnologia que permite que osusuários automatizem processos e atividades altamente repetitivos e rotineiros, permitindo que asorganizações direcionem seus esforços para iniciativas que realmente agreguem valor aos seusprodutos/serviços.
Robotic Process Automation (RPA)
Principais características:
✓ Oferece às organizações uma
força de trabalho virtual e ágil;
✓ Segue os processos de negócios
através de regras bem definidas; e
✓ Interage com os sistemas da
mesma forma que os usuários
finais.
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Robotic Process Automation (RPA)
Redução de custo
Redução de FTEs
Controle / Compliance
Melhoria do nível de serviço
Redução do tempo de processo
Aumento da produtividade
Maior flexibilidade e escalabilidade
Registros dos dados para auditorias
Benefícios
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Robotic Process Automation (RPA)
Exemplos de processos candidatos para RPA
Controles internos
• Relatórios de conformidade• Documentação de auditoria• Relatórios fiscais
Finanças e contabilidade
• Conciliação bancária• Fechamento contábil• Entrada e saída de NFs• Reconciliação de fatura
Tecnologia da Informação
• Gestão de acesso• Help Desk management• Teste de aplicação• Políticas e treinamentos de TI
Compras e Suprimentos
• Gestão de fornecedores• Gestão de pedidos• Gestão de contratos• Pagamentos
RH
• Recrutamento• Payroll• Administração de benefícios• Reports de gestão do
desempenho
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Exemplos de atividades para RPA
Assumir tarefas repetitivas que o colaborador realiza
50-60 vezes por dia
Relatórios periódicos, entrada e análise de dados
Geração de e-mail em massa, arquivamento e
extração
Lista de processos e armazenamento de arquivos
Transações de ERP “Conversa” de dados, formatos e gráficos
Robotic Process Automation (RPA)
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Robotic Process Automation (RPA)
A automação deve ser aplicada, inicialmente, em atividades simples e repetitivas e que já estão com um nívelde maturidade elevado. Três pontos devem ser destacados na automação:
1. O volume de trabalho deve justificar o investimento no desenvolvimento de uma automação2. O processo deve ser revisado antes do desenvolvimento de uma automação3. Entradas e saídas do processo são fatores críticos de sucesso
A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada em um negócio é que a
automação aplicada a uma operação eficiente irá ampliar a eficiência.
O segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente vai ampliar a
ineficiência.
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Robotic Process Automation (RPA)
Riscos
Tempo de desenvolvimento
O desenvolvimento de RPA pode demorar mais do que o esperado devido a complexidades organizacionais.
Selecionar o processo correto para automação é crítico para um desenvolvimento mais eficiente
Qualidade dos dados
Seus dados estão estruturados o suficiente? A realidade é que muitas empresas não possuem dados bem estruturados para receber o RPA.
Ambiente operacional
Existe a necessidade de uma operação estruturada para gerenciar e manter os
robôs, podendo ser desde uma pequena equipe até o estabelecimento de um centro
de excelência.
Ambiente de TI
O engajamento antecipado da TI é fundamental para o sucesso: ambientes, gestão de mudanças, segurança, testes,
hospedagem, etc. o RPA não acontece com sucesso sem a Coordenação e suporte de TI.
Estratégia de automação
Sem isso, a empresa vai criar muitas POCs sem oferecer os benefícios
reais do RPA
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Robotic Process Automation (RPA)
A Smarthis possui uma metodologia para o desenvolvimento de um projeto de RPA, que deve seguir as etapasabaixo:
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Seleção do processos
A seleção dos processos candidatos é realizada com base nas seguintes variáveis
- Processo com atividades, entradas e saídas bem definidas;
- Processo com alto volume;- Maturidade do processo;- Possíveis resultados gerados, entre
outros. Esfo
rço
BenefícioBaixo Médio Alto
Ba
ixo
Méd
ioA
lto
O processo que deve ser priorizado é o que possui maior benefício e
menor esforço.
Quadrante de priorização dos processos
Processo A
Processo B
Processo C
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Automatização
Após a seleção dos processos, é realizada a automatização. Para isso, temos as seguintes etapas:
Identificação do processo
Assessment e redesenho
Documentação Desenho da solução
Desenvolvimento Teste Hyper-care
Seleção Automatização
1 – Entendimento do processo junto ao usuário e preenchimento do documento de levantamento de requisitos e escopo da automação2 – Desenvolvimento da automação3 – Homologação junto ao usuário4 – Entrega em produção após o aceite do usuário.5 – Operação Assistida
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Operação
A etapa de operação é fundamental para o acompanhamento das automações garantido que qualquer ajusteseja executado rapidamente.
![Page 67: SEJAM BEM VINDOS AO COMITÊ DE COMPRAS CBEC RJª_28.08.2019-_RPA... · Origens e evolução 1843 1969 Primeira empresa de gás Fundada na Espanha. Empresa pioneira na distribuição](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022041222/5e0c90f6ea993f17d02a89e3/html5/thumbnails/67.jpg)
Gestão de mudança
Para a gestão de mudança é preciso pensar em processos, comunicação, capacitação e alinhamento organizacional. Por exemplo: a cada alteração no processo, o robô precisa ser ajustado. Assim, com uma boa gestão de mudanças, a alteração é realizada previamente evitando que algum incidente ocorra.
Gestão de mudanças
Assessment da mudançaPatrocínio e alinhamento
da liderançaEngajamento dos
stakeholders
Processo de solicitação de mudança
Plano de comunicação e execução
Treinamento
Plano de capacitação em RPA
Certificações e métricas
Implantação do RPA
Framework de gestão de mudanças
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COE – RPA Team – Estrutura inicial (Sugestão)
Governança
RPA COE Leader
RPA Sponsor
Gerente de Infra / Sistemas
Desenvolvedor interno
Líder Fornecedor RPASmarthis
DesenvolvedoresSmarthis
Líder de área
Área que a participação do representante seja importante
para a equipe do COE. Ex: Líder do CSC
Supervisor RPA RPA Change Manager
Responsável pela
instalação de
servidores e resolução
de problemas
É o agente de mudança
do RPA em toda a
empresa. Cria e gerencia
a mudança e plano de
comunicação
Administra e controla a
força de trabalho virtual.
Concentra-se em
melhorar o desempenho
do robô. Projeta, desenvolve, testa e
suporta a solução UiPath
A Governança estabelece os papéis e responsabilidades que suportarão a implantação e suporte de toda asolução, além de dar visibilidade do avanço do RPA para a empresa. (Cont.)
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Governança
Assessment dos
processos
Definição dos processos
candidatos
Priorização dos processos
Aprovação do COE
Automação do processo
Lista com os processos elencados
pelas áreas
Processos automatizados
A Governança estabelece os papéis e responsabilidades que suportarão a implantação e suporte de toda asolução, além de dar visibilidade do avanço do RPA para a empresa.
Caminho do processo para a automação
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Governança
A Governança estabelece os papéis e responsabilidades que suportarão a implantação e suporte de toda asolução, além de dar visibilidade do avanço do RPA para a empresa. (Cont.)
Modelo de status report
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Centro de excelência (COE) de RPA
COE
Estratégia
GovernançaEntrega
Estratégia• Visão e alinhamento• Desenvolvimento de talentos• Escolha dos processos
Governança• Gestão da mudança• Infraestrutura operacional• Gerenciamento do programa• Gerenciamento de desempenho
Entrega• Mobilizar• Desenhar• Desenvolver• Testar• Homologar• Disponibilizar em produção
Robotic Process Automation (RPA)
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1. A Smarthis2. O que são os robôs?3. Introdução ao RPA4. Cases de automação em compras e pagamentos
![Page 73: SEJAM BEM VINDOS AO COMITÊ DE COMPRAS CBEC RJª_28.08.2019-_RPA... · Origens e evolução 1843 1969 Primeira empresa de gás Fundada na Espanha. Empresa pioneira na distribuição](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022041222/5e0c90f6ea993f17d02a89e3/html5/thumbnails/73.jpg)
Premissas para entendimento
1. A empresa possui possui filiais e um escritório responsável por toda a parte administrativa
2. Existem requisitantes em cada filial e no escritório
3. Existe um comprador em cada filial
4. Existe uma área de compras no escritório (responsável pela criação dos pedidos de compra egarantia de chegada dos materiais adquiridos)
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Requisitante: Preciso solicitar uma peça para reparo de uma máquina. Vou abrir umarequisição de compras.
Primeiro ato: O requisitante
O material já está cadastrado no meusistema? Caso não exista, é necessáriosolicitar a criação do novo material paraárea responsável
Requisitante: Vou enviar um e-mail solitando o cadastro do novo material.
![Page 75: SEJAM BEM VINDOS AO COMITÊ DE COMPRAS CBEC RJª_28.08.2019-_RPA... · Origens e evolução 1843 1969 Primeira empresa de gás Fundada na Espanha. Empresa pioneira na distribuição](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022041222/5e0c90f6ea993f17d02a89e3/html5/thumbnails/75.jpg)
Cena extra: Masterdata
O analista recebe o template por e-mail e deve realizar a carga do material no ERP.
O processo leva cerca de 8 minutos para ser realizado manualmente, mas ele foi
automatizado, então...
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Vídeo
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Requisitante: Agora eu tenho tudo que preciso para abrir uma nova requisição.
Vale a pena automatizar um processo tão simples?
Primeiro ato: O requisitante
O exemplo da receita e o conceito dedefinição de pacotes:
• Sempre solicitamos o mesmo produto?• Costumamos comprar com o mesmo fornecedor?
Se a resposta for sim
Temos oportunidade!
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Analista de compras: Tenho uma lista de requisições para dar seguimento, então, vamoscomeçar:
E se a gente disser que boa pare desse processo pode ser automatizado? Vamos considerarque, para isso, existirá uma planilha base.
Segundo ato: O analista de compras
Criar o pedido de compras
com todas as informações necessárias
Definir o fornecedor* e o preço pelo qual
o item será adquirido
Verificar o preço do item
ou o preço pelo qual esse item já foi adquirido
Verificar as empresas que já fornecem / forneceram esse item
Verificar se esse item já foi
comprado antes
Entender o item que está sendo
comprado
![Page 79: SEJAM BEM VINDOS AO COMITÊ DE COMPRAS CBEC RJª_28.08.2019-_RPA... · Origens e evolução 1843 1969 Primeira empresa de gás Fundada na Espanha. Empresa pioneira na distribuição](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022041222/5e0c90f6ea993f17d02a89e3/html5/thumbnails/79.jpg)
Segundo ato: O analista de compras
Planilha utilizada para orquestraro processo de criação de pedidossemi-automático.
A ideia principal é utilizar todas as informações que já
estão disponíveis nos sistemas
para evitar o retrabalhodo comprador.
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Segundo ato: O analista de compras
Atualizada diariamente usando RPA
Utilizamos a madrugada parautilizar o ERP no momento demenor demanda
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Vídeo
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Segundo ato: O analista de compras
Atualizada pelos compradores com
as informações para criação do pedido
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Segundo ato: O analista de compras
ZTMM0142 - Requisições Pendentes
ME2M - Histórico de Requisições
CAMPOS DA NOVA REQUISIÇÃO
Utilizar dados da Requisição
Utilizar dados do Histórico
Preencher Valores
Utilizar dados da Requisição
Utilizar dados do Histórico
Preencher Valores
Atualizar Valores
Opções de Preenchimento
Com todas as informações preenchidas, o analista aperta um botão para ter todas asinformações atualizadas com o histórico presente no sistema
Ao terminar o analista envia o comando para que o arquivo de carga seja preparado,economizando assim, o tempo de inserir as informações no ERP
Atualizar Valores
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Terceiro ato: A divisão de trabalho
O RPA ajuda na produção derelatórios gerenciais.
Vamos falar sobre o exemplo de umrelatório simples que ajuda nadistribuição de tarefas
Rótulos de Linha Contagem de ReqC Máx de Quantidade de
ARBA 1097 497
BR3R 339 326
BRAC 142 735
BRBE 19 707
BRBR 187 355
BRCA 4 63
Mesmo que seja um relatório simples, pense na regularidade. Ter essa informação disponível pode ser mais
importante que o tempo que você leva para produzi-la.
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Quarto ato: Controlando vencimento de contratos
Controlar o vencimento de contratos parece uma tarefa fácil, mas diante de todas as atividadesda área de suprimentos, torna-se um desafio . Então, deixa a gente tentar ajudar.
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Quarto ato: Controlando vencimento de contratos
Alerta sobre informações pendentes na planilha de controle
Alerta sobre o vencimento do contrato com as informações necessárias
para iniciar o processo de renovação. Com isso, a equipe de suprimentos pode iniciar a negociação com tempo e brigar por
condições melhores de contrato.
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Quinto ato: Manutenção das datas de entrega
Vários fatores podem fazer com que uma entrega atrase e, com isso, a data de entrega nonosso sistema acaba ficando desatualizada.
Exisite um motivo para manter a data atualizada: impedir as ligações dos requisitantes para aequipe de compras confirmando a data de entrega.
O número de acionamentos a equipe diminuí
quando as informações estão atualizadas,
disponíveis e são confiáveis.
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Extrair relatório com pedidos de compra pendetes (um para cada comprador)
Aplicar regras de negócio (data de remessa < d+7)
Confirmar data de entrega (ou nova data
de entrega)
Atualizar datas na própria planilha
extraída do sistema
Realizar a carga da nova informação no
sistema
Quinto ato: Manutenção das datas de entrega
Nessa automação, o seguinte fluxo foi proposto:
Nesse fluxo, o comprador precisaria apenas atualizar a planilha que foi extraída do sistema coma nova data da entrega. No final do dia, as datas são carregadas no sistema.
A ideia por trás dessa informação é que o comprador não precise entrar pedido por pedidopara atualizar a data remessa. Ele simplesmente altera a data onde no relatório extraído e todoo resto é realizado de maneira automática.
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Sexto ato: Enviando informações
É comum enviarmos informações para fornecedores, mas não é trivial dar o acesso para queeles vejam o que precisam em nossos sistemas.
Algumas automações, apesar de simples, são importantes
para garantir o bom relacionamento com o
fornecedor.
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Vamos focar aqui em notas fiscais de serviço.
Sétimo ato: Registro de notas fiscais
Recebendo a nota fiscal com um determinadopadrão (p.e. recebimento por e-mail), é possívelrealizar o cadastro no sistema. Nesse cenáriotemos as seguintes vantagens:
1. Maior assertividade no registro dasinformações
2. Cadastro tão rápido quanto o agendamentodefinido (p.e. uma vez ao dia)
3. Notificação por e-mail (em caso de sucessoou fracasso)
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Oitavo ato: Bloqueio e desbloqueio de pagamento
Vamos considerar que o fornecedor atrasou para entregar o material/serviço que foi compradopela área de suprimentos.
Nesse cenário, ele teve seu pagamento bloqueado, mas, depois de algum tempo, ele realizou aentrega.
Então, está na hora de desbloquear o pagamento.
Será que conseguimos ajudar nisso?
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ENCERRAMENTO
FOI UM PRAZER RECEBÊ-LOS!