Setiap perusahaan pasti mengharapkan suatu lingkungan kerja yang selalu bersih, rapi, dan masing masing orang mempunyai konsistensi dan disiplin diri, sehingga mampu mendukung terciptanya tingkat efisiensi dan produktifitas yang tinggi di perusahaan. Namun pada kenyataannya kondisi ini sulit terjadi di setiap perusahaan. Banyak perusahaan yang seringkali mengeluh begitu sulitnya dan banyak membuang waktu hanya untuk mencari data dan atau sarana yang lupa penempatannya. Tidak hanya itu, seringkali kita kurang nyaman dengan kondisi berkas kerja yang berantakan dan tidak jarang memicu kondisi emosional kita.Dalam hal meningkatkan mutu suatu perusahaan, selalu ada banyak cara dan alat yang dapat digunakan. Cara ini tidak hanya digunakan untuk mutu perusahaan manufaktur saja, namun juga mutu untuk lingkungan tempat kerja. Mutu di tempat kerja dapat mengurangi potensi terjadinya bencana seperti adanya kesulitan dalam mencari dokumen penting, staff yang cedera karena tersandung, dan sebagainya. Bencana tersebut bisa jadi diakibatkan oleh ketidak rapian dan ketidak terorganisiran barang-barang di tempat kerjaBeberapa permasalahan tersebut diatas dapat kita atasi dengan melakukan penerapan program 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin), yang merupakan adaptasi program 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) yang dikembangkan di Jepang dan sudah digunakan oleh banyak negara di seluruh penjuru dunia. Ini merupakan suatu metode sederhana untuk melakukan penataan dan pembersihan tempat kerja yang dikembangkan dan diterapkan di Jepang.5S adalah suatu metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang berasal dari Jepang yang digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin di lokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja perusahaan secara menyeluruh. 5R / 5S merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, dan tertib, maka kemudahan bekerja perorangan dapat diciptakan, dan dengan demikian 4 bidang sasaran pokok industri, yaitu efisiensi, produktivitas, kualitas, dan keselamatan kerja dapat lebih mudah dicapai. Konsep 5R ini diadaptasi dari program 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) yang dikembangkan di Jepang.Penerapan 5S umumnya diberlakukan bersamaan dengan penerapan kaizen agar dapat mendorong efektivitas pelaksanaan 5S. Di Indonesia metode ini dikenal dengan istilah 5R, sedangkan di Amerika dan Eropa dikenal dengan 5C.5S juga adalah teknik untuk menjaga mutu lingkungan dalam sebuah perusahaan/institusi dengan cara mengembangkan keterorganisirannya. Teknik yang dimaksud ini melibatkan 5 langkah yang dikerjakan secara berurutan dan dapat dilakukan dimanapun selama 6 bulan sampai dengan 2 tahun atau sampai dengan penerapan secara menyeluruh. Walaupun penerapan telah sukses, perusahaan masih harus berfokus untuk melakukan peningkatan terus-menerus karena dengan jalan inilah mutu bisa dicapai.Sistem ini menawarkan cara untuk meng-upgrade performa perusahaan ataupun organisasi dengan fokus pada efektivitas organisasi lingkungan kerja dan standarisasi prosedur kerja. 5S akan menyederhanakan lingkungan kerja anda bersamaan dengan itu juga memperbaiki efisiensi kualitas serta keamanan kerja.Sistem 5S ini adalah sistem paling dasar untuk meningkatkan produktivitas kerja dengan mengakar pada pembentukan etos kerja dari para pekerja untuk membuat nyaman & aman lingkungan kerjanya sehingga timbul perasaan memiliki yang nantinya akan mendorong pekerja untuk melakukan improvement terhadap lingkungan kerjanya dan melatih mereka untuk mengurangi pemborosan, dan menurunkan downtime.Kesimpulannya 5S adalah kebulatan tekad untuk mengadakan Seiri (ringkas) di tempat kerja, Seiton (rapi), Seiso (resik), Seiketsu (rawat), kondisi yang mantap dan Shitsuke (rajin) memelihara kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.

Mengapa perlu menerapkan 5SFaktor-faktor yang merupakan manfaat dan tujuan dari penerapan 5S atau 5R ini adalah: a) Kerapian & kebersihan lingkungan kerja akan memberikan kenyamanan & keselamatan pekerja. b) Kerapian & kebersihan lingkungan kerja akan meningkatkan produktivitas kerja.c) Kerapian & kebersihan lingkungan kerja akan meningkatkan efisiensi terhadap waktu kerja.d) Kerapian & kebersihan lingkungan kerja akan menghasilkan produk berkualitas dengan jumlah defect yang rendah. e) Kerapian & kebersihan lingkungan kerja akan mempromosikan organisasi/perusahaan, control secara visual dan kebersihan terhadap pelanggan ataupun calon pelanggan.

Arti penting 5 SBeberapa arti penting 5S adalah:- Keunggulan manusia abad global- Pondasi industri/langkah awal menuju kelas dunia- Menurunkan pemborosan- Meningkatkan mutu dan produktivitas- Perbaikan yang berkelanjutan (Kaizen)- Meningkatkan keselamatan kerja- Kinerja timIsi dari 5S antara lain :1. (seiri), Ringkas, merupakan kegiatan menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan sehingga segala barang yang ada di lokasi kerja hanya barang yang benar-benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja.2. (seiton), Rapi, segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan sehingga siap digunakan pada saat diperlukan.3. (seiso), Resik, merupakan kegiatan mempersihkan peralatan dan daerah kerja sehingga segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi yang baik.4. (seiketsu), Rawat, merupakan kegiatan menjaga kebersihan pribadi sekaligus mematuhi ketiga tahap sebelumnya. 5. (shitsuke), Rajin, yaitu pemeliharaan kedisiplinan pribadi masing-masing pekerja dalam menjalankan seluruh tahap 5S..

Dalam 5S/5R ada 3 tahapan:(1) 5R yang aktif (persiapan)(2) Pembudayaan 5R (5R yg efektif)(3) 5R pencegahan (penerapan 5R tingkat lanjut)Penerapan 5S harus dilaksanakan secara bertahap sesuai urutannya. Jika tahap pertama (seiri) tidak dilakukan dengan baik, maka tahap berikutnya pun tidak akan dapat dijalankan secara maksimal, dan seterusnya. SEISODEFINISIKebersihan harus dilaksanakan dan dibiasakan oleh setiap orang dari CEO hingga pada tingkat office boy. Tahukah anda, bahwa hal inilah yang menyebabkan area perumahan di Jepang tidak perlu menggunakan jasa pembersih jalan? Orang jepang mengetahui bahwa setiap keluarga bertanggung jawab untuk kebersihan baik di rumah maupun disekitarnya. Penggunaan grafik dalam menerapkan Seiso akan sangat membantu. Grafik ini harus melibatkan tanggung jawab individu setiap orang dan setiap grey area harus dihilangkan. Hal ini bertujuan untuk menghindarkan perbedaan pendapat yang muncul diantara staff. Biasanya pendapat yang berbeda ini adalah mengenai siapa yang memiliki tanggungjawab untuk menjaga kebersihan.Salah satu bagian dari 5S yaitu bagian ketiga adalah Seiso/Resik/Clean/Neat.S ketiga adalah Seiso yang berarti Resik. Dalam definisi yaitu menghilangkan sampah kotoran & barang asing untuk memperoleh tempat kerja yang lebih bersih. Pembersihan sebagai cara inspeksi. Prinsip dari Seiso adalah bahwa pembersihan sebagai pemeriksaan dan tingkat kebersihan.SASARAN1. Tingkat kebersihan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Mencapai kotoran nol dan debu nihil.2. Menemukan masalah kecil melalui pengawasan kebersihan.3. Memahami bahwa membersihkan adalah memeriksaAKTIVITAS 1. Keadaan di mana 5 S berguna2. Pembersihan yang lebih efisien3. Membersihkan dan memeriksa peralatan dan perkakasPRINSIP Pembersihan sebagai pemeriksaan dan tingkat kebersihan1. Penyediaan sarana kebersihan,2. Pembersihan tempat kerja,3. Peremajaan tempat kerja, dan4. Pelestarian RESIK.SLOGANBersihkan segala sesuatu yang ada di tempat kerja. Membersihkan berarti memeriksa.Hal-hal yang dilakukan dalam SEISO :1. Cari sumber kotoran dan temukan cara pengotorannya2. Tetapkan tindakan pencegahan / mengurangi terjadinya pengotoran3. Latihan gerak cepat ketrampilan 5 s4. Tanggung jawab individual5. Membuat pembersihan & pemeriksaan lebih mudah6. Kampanye bersih berkilauan7. Setiap orang adalah penjaga & pembersih gedung (5S prioritas)8. Lakukan pemeriksaan & koreksi kebersihan9. Bersihkan juga tempat yang tidak diperhatikan orangSeiso juga dilakukan dalam 3 tahapan seperti halnya 5S`secara keseluruhan yaituDalam tahap I: Resik:- Mengatur prosedur kebersihan harian, termasuk penanggung jawabnya.Dalam tahap II:Resik:- Membudayakan kebersihan & pemeriksaan minimal 5 menit setiap hariDalam tahap III:Resik pencegahan:- membersihkan tanpa mengotori lagiJadi, saya simpulkan disini bahwa tujuan dari masing2 langkah adalah:Resik: quality & safetyAtau dapat digolongkan ke dalam 3 tahap seperti tabel di bawah iniTahap 1 BasicTahap 2 IntermediateTahap 3 Advanced

PersiapanPembudayaan 5S yang efektifPenerapan 5S tingkat lanjut

Merekam keadaan sekarangMemotret penampilan baru di tempat kerjaMengevaluasi pabrik yang telah membudayakan 5S

Mengatur dan menjaga kebersihan harianMembudayakan kebersihan dan pemeriksaanMembersihkan tanpa mengotori lagi

Menghilangkan semua debu dan kotoran pada tiga kategori luas:1. Area penyimpanan2. peralatan3. lingkungan (lantai, tembok, lampu, dll). Dapat dibuatkan jadwal piket dan peta tanggung jawab. Menentukan jenis, jumlah, dan identitas dan area penyimpanan alat 5S. Membiasakan pemeriksaan sebagai bagian kegiatan sehari-hari, misalnya preventive maintenance. Menentukan prosedur kebersihan dan pemeriksaan. Membuat daftar pemeriksaan yang meliputi seluruh area. Menerapkan pencegahan agar tidak kotor lagi (hilangkan penyebabnya). Menciptakan mesin yang bebas serpihan.

OFFICE DAN NON-OFFICE

Membersihkan meja kerja, rak, mesin, komputer, dinding, dsb., dari debu dan kotoran. Meja kerja selalu ditinggalkan dalam keadaan bersih. Menciptakan lingkungan kerja yang selalu bersih. Menyediakan sarana untuk selalu bersih, misalnya ada keset sepatu, tempat sampah. Menciptakan alat/metode kerja untuk menghindari adanya kotoran, misalnya dengan membuat tempat penampung oli agar tidak berceceran.

Pertanyaan lanjutan dari akhir setiap tahap yang dapat dijadikan kriteria untuk melangkah ke tahap selanjutnya adalah sebagai berikut. Akhir Tahap I : Sudahkah ada perbaikan ? Akhir Tahap II : Apakah 5S telah membudaya ? Akhir Tahap III : Sudahkah perusahaan Anda menjadi nomor 1 dalam 5S?Apabila perusahaan tidak melaksanakan 5S dan implementasinya dalam pekerjaannya maka dapat menimbulkan akibat:- Hubungan antara karyawan yang kurang baik- Penampilan yang loyo- Absensi yang tinggi- Tidak ada saran untuk peningkatan kerja- Gugus mutu tidak berjalan- Lini kerja penuh dengan barang cacat- Peralatan kantor dan lokasi kerja yang kotor dan berserakan- Kecelakaan kerja tinggi- Kehancuran industriDalam prakteknya Beberapa kendala atau kesulitan yang dihadapi dalam penerapan 5S yaitu:- Tidak paham terhadap arti penting 5S- 5S menginginkan perubahan prilaku, bukan sistem- Tidak ada semangat kerja keras- Melupakan yang mudah (kurang meluangkan waktu untuk 5S)- Terlalu berorientasi hasil- Tidak ada kerja tim- Cepat berpuas diri- Kurang adanya dukungan manajemen

Syarat-syarat yang dibutuhkan dalam implementasi atau penerapan 5S adalah:- Pemahaman yang utuh dan menyeluruh- Kegigihan dan kebulatan tekad- Usaha yang kontinyu dan bertahap- Dukungan seluruh individu tanpa kecuali- Keteladanan manajemen- Kampanye yang efektifWalaupun terlihat mudah, beberapa faktorfaktor berikut ini dapat menyebabkan terjadinya perbedaan pendapat yang berakibat pada tidak berhasilnya penerapan 5S, contohnya adalah :- Perbedaan dalam meletakkan barang yang perlu atau tidak perlu- Tidak memiliki tempat untuk menyimpan barang yang tidak diperlukan- Keputusan untuk barang kategori tidak perlu- Koordinasi yang kurang jelasKetidak berhasilan penerapan 5S juga dapat terjadi karena kurangnya komitmen, baik dari manajemen ataupun tingkat pelaksana. Pelaksanaan 5S tanpa disertai komitmen dapat menyebabkan 5S tidak efektif, bisa saja 5S tersebut hanya dapat berlangsung hanya beberapa hari, kemudian lingkungan kerja kembali kepada kondisi yang sebelumnya.Salah satu contoh pelaksanaan 5S yang cukup sukses adalah di United Electric of Watertown, MA (UE). UE sudah menerapkan proses ini dan secara nyata terlihat hasilnya. Untuk Seiri, staff di UE diminta untuk memberi tanda warna berdasarkan proses yang sedang dilakukan di pabriknya pada saat itu. Untuk Seiton, perusahaan menandai lantai dengan garis dan membentuk tembok untuk menunjukkan letak suatu barang, misalnya sapu atau perangkat keamanan. Kebersihan atau seiso diserahkan kepada staff sesuai dengan bagiannya masing-masing. Untuk pelaksanaan Seiketsu dan Shitsuke, UE membentuk sebuah patroli 5-S patrol yang dilakukan untuk melihat dan menjawab pertanyaan yang mungkin akan muncul. Dari 5S ini UE berhasil menghilangkan ketidakrapian, menyusun sebuah tempat untuk peletakan barang, meningkatkan kebersihan di lingkungan kerja, dan meningkatkan keamanan secara menyeluruh.Jelaslah bahwa 5S adalah perangkat yang dapat meningkatkan mutu produk dan tempat kerja. Namun demikian, proses ini tidak mudah untuk diterapkan. Proses ini membutuhkan usaha yang sungguh- sungguh dan komitmen dari seluruh staff dan juga manajemen. Jika mereka tidak mematuhi aturan, hasilnya akan tidak memuaskan dan kita akan kembali kepada kebiasaan kita yang lama. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke adalah S yang merupakan 5 langkah menuju perbaikan dan efisiensi yang akan menunjang produktivitas kerja.

Masaaki Imai. 1998. Genba Kaizen : Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah Pada Manajemen. Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo.Oxford Beginner's Japanese Dictionary. 2000. Oxford University Press.Masaaki Imai & Brian Heymans. 2000. Collaborating for Change: Gemba Kaizen. San Francisco, Berrett-Koehler Publishers.