Seguimiento en los Proyectos
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© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 2
Tema
Seguimiento en los Proyectos
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 3
Concepto de Seguimiento
Por seguimiento entendemos el proceso mediante el cual
se presentan informes del proyecto sobre el estado general
del proyecto (avance físico y costo), así como el análisis y
solución de problemas que se presentan en el mismo.
Proceso mediante el cual se dirige un proyecto por el
camino adecuado, sin apartarse de lo que ha sido
planificado.Diccionario de la Real Academia de la Lengua
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González
¿Cómo puedo llevar el Seguimiento?
Plan de Comunicación.
El propósito de un plan de
comunicación es lograr
una comunicación efectiva
entre los involucrados en
un proyecto y asegurar la
oportuna y apropiada
generación, recolección,
distribución, archivo y
disposición final de la
información del proyecto.
El plan de comunicación
establece:qué información se requiere,
quién necesita determinada
información,
cuándo la necesita, y
cómo le será proporcionada.
Este plan está conformado por:Matriz de comunicación,
Calendario de eventos,
Reuniones de seguimiento,
Reportes de trabajo (detallado y
ejecutivo),
Reporte de problemas, entre
otros.
5
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 6
Matriz de Comunicación
InvolucradoRol en el
proyectoSem Men Sem Sem Otro Quin Men Men Otro Men
Consejo
directivoCliente @ @
Enrique Gzz Patrocinador @ @ @ @
Laura Hdez. Gte. del proyecto * @ * @ @ @ * @ *
Ana Garza Apoyo interno @ * @ * @ * * * * @ @
Carla Valdez Cambios @ @
Carlos Ruiz Sistemas @ @ @
Rubén López Eventos/Imagen @ @
Arquitecto Diseño @ @ @
Contratista y
proveedores
Diseño e
implementación@ @ @
Proyecto:
Fecha:
Empresa:
Responsable:
*: Responsable de generar la información @: Correo electrónico : Impreso
Herramienta
elaborada en la
etapa de
planeación y
actualizada
constantemente
a lo largo del
proyecto
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 7
Calendario de Eventos
Herramienta que permite una visión gráfica completa de los
eventos más importantes a lo largo del calendario del
proyecto, facilitando la integración de sus objetivos.
Esta herramienta incluye las fechas de eventos repetitivos
relevantes del proyecto como: reuniones, trámite de
facturas, fecha de entregables, fecha de eventos clave,
entrega de reportes, etc.
Herramienta elaborada durante la etapa de planeación y
actualizada constantemente a lo largo del proyecto.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 8
Calendario de Eventos
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 10
Importancia de las reuniones
Las reuniones son una oportunidad para:
Conocer a otros miembros del proyecto.
Apoyar las ideas de otros colegas.
Encontrarse en conflictos constructivos a través
del desacuerdo y buscar una mejor solución.
Compartir información.
Tomar una decisión conjunta.
Todos se involucren,
comprometan y responsabilicen
con el proyecto.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 11
Tipos de reuniones
Tipos de Reuniones Propósito primario
Información Compartir y discutir noticias importantes.
Solución de problemas
Examinar problemas.
Establecer acciones correctivas y
preventivas.
Toma de decisionesIdentificar criterios para decisiones, y
Escoger las alternativas.
Equipo (Team building) Acordar y reforzar los objetivos comunes.
RetroalimentaciónRecolectar información y
Dar soporte.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 12
Requisito para las reuniones
Las reuniones en losproyectos son necesarias,pero sólo son útiles cuandolos que asisten a ellasconciben que lograrán algoy que están llegando adonde no podrían haberllegado si hubiesen actuadosolos.
Realizar una junta efectivaNO es sólo convocar a losparticipantes y reunirse enun lugar.
Para que la junta seaefectiva, será necesariollevar a cabo actividades:
Antes,Durante, yDespués de la reunión.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 13
Estructura de una reunión
Antes de la Junta Durante la Junta Después de la Junta
Planificación Inicio SeguimientoConducción Finiquitar
• Clarificar el propósito de la
junta y los resultados
deseados.
• Identificar a los
participantes.
• Identificar el rol que jugarán.
• Asignar fecha para la
reunión.
• Desarrollar la agenda a
seguir y los tiempos de cada
tema.
• Definir los métodos para
lograr el objetivo y
resultados de la junta.
• Comunicar a los
participantes: el objetivo,
duración, lugar, agenda
propuesta.
• Determinar arreglos
necesarios para tener una
sala apropiada y equipo
necesario.
• Simpatizar con
los asistentes.
• Describir el
objetivo y
resultados
esperados de la
reunión.
• Revisar la
agenda:
verificar
prioridades.
• Establecer las
reglas de la
junta.
• Clarificar los
roles de los
participantes:
secretario,
invitados,
cronometrista,
líder,
participantes.
• Integración del
grupo.
• Cubrir cada punto
de la agenda.
• Agrupar temas que
surjan y que no
aparezcan en la
agenda.
• Establecer un
balance entre la
complejidad de los
temas y el confort
del grupo.
• Resumir la
discusión de cada
punto.
• Realizar
consensos y
clarificaciones para
cada punto
tratado.
• Brevemente revisar
los logros de la junta.
• Resumir cualquier
decisión que haya
sido hecha.
• Acuerdos sobre: qué
se necesita, por
quién, en qué tiempo,
etc.
• Obtener datos para la
logística y agenda
preliminar de la
siguiente junta.
• Evaluación de la
junta: que estuvo
bien, que se puede
mejorar.
• Asignar tareas y
fechas de
seguimiento.
• Agradecer a cada
miembro su
participación.
• Escribir y distribuir las
minutas de la junta lo más
pronto posible.
• Archivar las minutas,
agenda y otros
documentos clave.
• Dar seguimiento a las
tareas.
• Determinar cierto tiempo
para realizar una pre-junta
de planeación.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 14
Reglas de las reuniones
1. No citar con anticipación (puede generar pretextos para no ir).
2. No tratar solamente el seguimiento sino problemas técnicos, para que no se
diga que no venía preparado.
3. Elaborar agendas media hora antes y no cumplirlas.
4. Saque sorpresivamente información que nadie conocía, dejará a los
participantes impresionados.
5. Debe durar más de dos horas , si no es así, no fue una reunión importante.
6. No elaborar minuta de acuerdos, ¡Ejercite la memoria!
7. No llevar seguimiento de acuerdos, puede comprometer al cumplimiento de
los mismos.
8. Llegar tarde, para que crean que se tiene mucho trabajo.
9. Asegurarse que le hablen por teléfono, para que vean que es importante.
10.Atienda sus correos electrónicos durante la reunión (en su laptop o su
flamante “blacberry”) para que demuestre lo “bien” que administra su
tiempo.
Si desea que su reunión sea todo un fracaso, siga al pie de la letra las siguientes reglas
Anti reglas de una reunión …
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 15
Componentes de toda reunión
Selección de
Participantes
Equipo de
Facilitación
Recursos
Tecnológicos
Metodologías
de Consenso
Demosofía o
Ambientación
Estos componentes en Ingeniería de
Sistemas son conocidos como Sigma 5
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 16
Definición de roles en las reuniones
LIDER
FACILITADOR
CRONOMETRISTA
SECRETARIO
PARTICIPANTES
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 17
Importancia de una agenda de reunión
Es común encontrar situaciones como las siguientes:
“Nadie tiene claro el objetivo de la reunión”
“No sabemos qué se supone tenemos qué hacer”
“No sabía qué información traer a la reunión”
Una agenda debe ser planeada, escrita y distribuida
a los participantes al menos dos días antes de una
reunión.
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 22
Importancia de los reportes en los proyectos
Los reportes de proyectos son documentos que
nos permiten evaluar el desempeño del mismo
con respecto a la calidad, el costo y el tiempo.
Asimismo, permiten recibir retroalimentación
por parte de los clientes.
Es importante:Identificar qué reportar y a quién.
Definir la periodicidad de los reportes.
Elaborar formatos estándar.
Identificar el medio de distribución.
¡Exigir los reportes!
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 24
Futuro
Propuestas
de solución
1.-
2.-
Reporte de tres generaciones
Proyecto:
Responsable:
Fecha:
Indicador de control:
Problema General:
Objetivo:
Pasado
1.-
2.-
3.-
4.-
5.-
Acciones
planeadas
Acciones
ejecutadas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presente
Meta= 70
92 93 E F M A M J
Benchmark = 95.7
70
50
25
MejorRendi
miento
(%)
Resultados Problemas
específicos
1.-
2.-
3.-
(%)
102
100
0l l l l l l
ii l
l
l
l
l
(mes)
2 4 6 8 10 12
(%)
102
100
0l l l l l l
ii l
l
l
l
l
(mes)
2 4 6 8 10 12
© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 25
PROBLEMA: Bajo volumen de producción
INDICADOR DE CONTROL: Producción en t/día
OBJETIVO: Elevar el volumen de Producción para los niveles indicados
PROYECTO: Optimización de línea 3 en área B
SECTOR: Sector de producción de material refinado
FECHA: 30/9/98
REPORTE DE LAS TRES GENERACIONES
PLANEADO
1. Conducir experi-
mento para produ-
cir en tanque abier-
to al vacío de 6t.
2. Racionalizar el
transporte de lí-
quido bruto.
3. Mantener constan-
te el volumen de
carga.
4. Determinar estran-
gulamientos en el
diagrama de flujo.
5. Actuar en los es-
trangulamientos
racionalmente.
6- Analizar la eficien-
cia del tanque abier-
to al vacío de 6t.
EJECUTADO
1. Fue realizado con
éxito.
2. Reducido el tiem-
po de transporte.
3. Mantenido en el
final del período.
4. Análisis efectuado.
5. Reducido el tiem-
po de cronograma
de la lead time to-
tal.
6. Reducido el tiem-
po de corrida.
RESULTADO
Objetivo: 5.936 t/año
Resultado real: 5.87 t/año
Realizado: 98.9%
Objetivo: 100%/año
Resultado real: 100.3%/año
Realizado: 100.3%
6,000
4,000
2,000
0l l l l l l
l
l
l
l
l
l (%)
102
100
0l l l l l l
ii l
l
l
l
l
Gráfico de la evolución del
volumen de producción
(mes) (mes)
Gráfico de control del
índice realizado de la
carga planeada
Objetivo: 2.06 t/año
Resultado real: 1.45 t/año
Realizado: 70.4%4,000
3,000
2,000
1,000
0 l l l l l l
l
l
l
l
Gráfico de la evolución del
volumen de producción
del tanque abierto al vacío
de 6t.
(mes)
Objetivo: 3.678t/año
Resultado real: 4.419t/año
Realizado: 114.0%
(%)
102
100
0l l l l l l
ii l
l
l
l
l
(mes)
Gráfico de evolución del
volumen de producción
de otros equipos
(estrangulamiento)
2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12
2 4 6 8 10 122 4 6 8 10 12(t
on)
PUNTOS PROBLEMATICOS
Razones de la no realización de la
producción del tanque abierto y al
vacío de 6t.
1. No fue posible la producción
hasta junio con mezclador de
6t en virtud del problema de
caída de la viscosidad del
RPTD. (De 260t, producido
apenas 4%)
2. Producto, que debería ser produ-
cido con mezclador de 6t. Fue
producido con mezclador de
1t. Fragmentariamente (RPTD
18.5%, PETK 0.5).
3. El “Rise Shampoo” fue menor
que la previsión anual (219t de
lo planeado de RGSA, RGSB,
RPGA y RPGB, producido 6t).
PROPUESTA
Para el aumento del
volumen del lote de la
emulsión, necesaria la
confirmación de los
Indic. para la garantía
de la calidad.
Resp.: Juan Martínez
Plazo: 15/11/98
Si fuese posible, efec-
tuar una producción
combinada con el volu-
men del lote.
Resp. : Carlos Augusto
Plazo: 30/11/98
Necesaria la elevación
de la precisión dde la
perspectiva a la venta.
(otra divisiones).
Resp.: División Ventas
Plazo: Reunión Anual
el 12/12/98