Savigliano...Gestione Cartellino Presenze (Copernico – Console Web) Consultazione Cedolino Paga/...
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Savigliano
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PREMESSA AL FUNZIONAMENTO .......................................................................................................................3
1. PRIMO ACCESSO .........................................................................................................................................4
1.1 BENVENUTO SU COPERNICO ....................................................................................................................4
1.2 RESET PASSWORD ....................................................................................................................................5
1.3 HOME PAGE COPERNICO ..........................................................................................................................6
1.4 ACCESSO AL CARTELLINO PRESENZE ........................................................................................................6
2. REGOLE TIME COMUNI A TUTTI I SITI DI ALSTOM FERROVIARIA SPA ........................................................8
3. GESTIONE DEL PROPRIO CARTELLINO ........................................................................................................9
3.1 INSERIRE I PROPRI GIUSTIFICATIVI SUL CARTELLINO / PROFILO UTENTE NON FORFETTIZZATO
(personale inquadrato dal livello 1^ al livello 5S^ o al livello 6^ non forfettizzato) .....................................11
3.2 INSERIRE I PROPRI GIUSTIFICATIVI SUL CARTELLINO / PROFILO UTENTE MONO TIMBRATORE
(personale inquadrato al livello 6^ forfettizzato, al livello 7^ o quadro) .....................................................12
3.3 COME INSERIRE I GIUSTIFICATIVI DI FERIE .............................................................................................13
3.4 COME INSERIRE I GIUSTIFICATIVI DI TRASFERTA ....................................................................................13
3.5 STRAORDINARIO .....................................................................................................................................16
3.5.1 STRAORDINARIO IN INGRESSO ............................................................................................................16
4. GIUSTIFICATIVI PER ASSENZE TUTELATE/INDENNIZZATE .........................................................................17
5. ELIMINARE UN GIUSTIFICATIVO ...............................................................................................................18
6. MANCATA TIMBRATURA ..........................................................................................................................19
MANCATA TIMBRATURA DI PAUSA PRANZO....................................................................................................19
7. INSERIMENTO REPERIBILITA’ ....................................................................................................................20
7.1 INDENNITÀ DI CHIAMATA .......................................................................................................................22
7.2 STRAORDINARIO IN REPERIBILITA’ .........................................................................................................22
8. INSERIMENTO RIPOSO COMPENSATIVO ..................................................................................................23
9. RICHIESTA CAMBIO ORARIO .....................................................................................................................23
10. STAMPA DEL CARTELLINO ....................................................................................................................24
11. VISUALIZZAZIONE FERIE/PAR RESIDUE E BLOCCO FERIE/PAR NEGATIVE ............................................24
12. ALTRE FUNZIONALITA’ DEL CARTELLINO ..............................................................................................26
PAGINA GIUSTIFICATIVI ASSENZA ....................................................................................................................27
ALTRE FUNZIONALITA’ ..................................................................................................................................28
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PREMESSA AL FUNZIONAMENTO
Prima di iniziare ad esplorare le funzionalità del sistema COPERNICO per la gestione delle presenze e la
visualizzazione delle buste paga, vorremmo fare due premesse:
1. La scadenza per l’inserimento dei giustificativi di presenza da parte di ogni dipendente coincide
con il primo giorno lavorativo del mese successivo rispetto al mese di presenza da chiudere.
2. La scadenza per l’autorizzazione dei giustificativi dei propri collaboratori da parte dei manager
coincide con il secondo giorno lavorativo del mese successivo rispetto al mese di presenza da
chiudere.
3. Ogni inserimento a sistema, una volta approvato dal responsabile, sarà elaborato solo il giorno
successivo rispetto alla data della stessa approvazione.
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1. PRIMO ACCESSO 1.1 BENVENUTO SU COPERNICO
Per accedere sarà necessario collegarsi al link sottostante.
https://www.copernico.com/ConsoleALS
Le tue credenziali per il primo accesso saranno le seguenti:
Utente: Il tuo ALPS ID (es. 111111)
Password: Console
Una volta inserite comparirà una finestra che ti chiederà di cambiare la tua password. Cambiare la
password è obbligatorio, altrimenti il sistema non permette di procedere alle schermate successive.
Per procedere all’inserimento della tua nuova password sarà necessario inserire il tuo nome utente
(ALPS ID), la tua data di nascita, la password usata per il primo accesso (Console), quindi la tua nuova
Parola d’Ordine e la conferma della stessa.
Una volta completata la compilazione, clicca sul flag in alto a destra
Il sistema in automatico ritorna sulla pagina di login, sotto riportata.
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Inserisci il tuo Codice Utente (ALPS ID), la tua nuova password e clicca su Accede.
1.2 RESET PASSWORD
Qualora dimenticassi la tua password, sarà sufficiente cliccare sulla scritta “Password Dimenticata”,
che puoi trovare a lato dei dati per l’autenticazione. Ti verrà richiesto di inserire il tuo indirizzo e-mail, al
quale verrà inviata la tua nuova password, da modificare al tuo primo accesso.
IMPORTANTE:
L’indirizzo mail da utilizzare è sempre quello aziendale oppure, nel caso non si disponga di un indirizzo
aziendale, sarà necessario inserire l’indirizzo mail dell’amministrazione [email protected] che
provvederà poi ad inoltrare la password alla mail del diretto responsabile dell’utente.
Cliccando invece su “Modifica Password” ti verrà proposta una finestra analoga a quella che hai
compilato per modificare la password dopo il tuo primo accesso, per procedere alla modifica della
password precedentemente impostata.
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1.3 HOME PAGE COPERNICO
La home page di COPERNICO ti permette di accedere a due diverse funzionalità:
Gestione Cartellino Presenze (Copernico – Console Web)
Consultazione Cedolino Paga/ CU (Documenti ON-LINE)
1.4 ACCESSO AL CARTELLINO PRESENZE
Cliccando sull’icona Copernico – Console Web, la prima pagina visibile è quella dei Giustificativi
Assenza, sotto riportata.
Prima di proseguire, però, occorre fare una verifica. Clicca sul pulsante
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Si aprirà la seguente finestra:
Controlla che sia stato inserito correttamente il tuo responsabile diretto. Se riscontri delle anomalie
scrivi all’indirizzo [email protected].
IMPORTANTE:
Il responsabile deve sempre essere solo uno, salvo la presenza dell’utenza SEGRETERIA ALSTOM/AES
oltre a quella del responsabile (casistica possibile solo per alcuni profili presenza particolari).
A questo punto puoi iniziare ad utilizzare le funzionalità di COPERNICO.
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2. REGOLE TIME COMUNI A TUTTI I SITI DI ALSTOM FERROVIARIA SPA
Dal 1 giugno 2018 sono entrate in vigore in vigore le nuove regole relative all’orario di lavoro per tutto il
personale di Alstom Ferroviaria Spa, come da accordo siglato in data 16 marzo 2018 tra Azienda ed
Organizzazioni Sindacali.
Le regole comuni a tutte le sedi di Alstom Ferroviaria Spa sono le seguenti:
Arrotondamenti delle
timbrature
Timbrature effettuate all’interno della flessibilità in entrata (laddove
presente): arrotondamento al minuto
Timbrature effettuate al di fuori della flessibilità in entrata (laddove
presente) e timbrature effettuate dal rientro dalla pausa pranzo:
arrotondamento ai 15 minuti
Numero di timbrature
Personale inquadrato al livello 7^,
8^ e Dirigente
una sola timbratura all’inizio
della prestazione lavorativa
Personale inquadrato al livello 6^
con forfettizzazione dello
straordinario
una sola timbratura all’inizio
della prestazione lavorativa ed
entro i limiti della flessibilità in
ingresso laddove prevista
Personale inquadrato al 6^ livello
con pagamento dello straordinario
due timbrature giornaliere (inizio
e fine della prestazione
lavorativa – no timbrature di
mensa)
Personale inquadrato dal 1^ al 5S^
livello
quattro timbrature giornaliere
(inizio e fine della prestazione
lavorativa + inizio e fine della
pausa pranzo)
Fruizione FERIE A giornata intera oppure a blocchi di 1 ora fino ad un massimo di 4 ore
giornaliere (mezza giornata)
Fruizione PAR/BANCA ORE A blocchi di 15 minuti
Tali regole dovranno sempre essere rispettate per la gestione del proprio cartellino presenza
La compilazione del cartellino presenza sarà quindi sostanzialmente diversa a seconda che io sia un
profilo mono timbratore (personale inquadrato al livello 6^ forfettizzato, 7^ o quadro) o un profilo che
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deve effettuare 2 timbrature (personale inquadrato al 6^ livello non forfettizzato) o 4 timbrature
(personale inquadrato dal livello 1^ al livello 5S^).
Vediamo ora come compilare in modo corretto il proprio cartellino presenze.
3. GESTIONE DEL PROPRIO CARTELLINO
Per visualizzare il tuo cartellino clicca sull’icona in alto a destra, che ti porta sulla pagina Presenze.
Di seguito l’esempio di un cartellino.
Il tuo cartellino è composto dalle seguenti colonne:
GG : giorni del mese
Orario : il codice del tuo orario
Teorico : il tuo orario teorico di entrata ed uscita
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Timbrature : le timbrature registrate da terminale oppure inserite manualmente
Giust : Codici di anomalia (ANG) o di giustificativi inseriti ed approvati. La descrizione
dettagliata dei codici è visibile posizionandovisi per qualche istante con il mouse (senza
cliccare).
Per esempio, FER = Ferie Godute a Ore
Q.ta : ore complessive relative alle anomalie / giustificativi
Teor : ore teoriche lavorate della giornata
Eff : ore effettive lavorate nella giornata
Diur/Nott/Fest : ore effettive lavorate all’interno del proprio orario teorico
St.Diu/Not/Fs : ore effettive lavorate dal termine dell’orario di lavoro teorico ed AUTORIZZATE
dal responsabile entro il secondo giorno lavorativo del mese successivo rispetto a quello di
presenza
NA Diu/Not/Fs : ore effettive lavorate dal termine dell’orario di lavoro teorico e NON
AUTORIZZATE dal responsabile entro il secondo giorno lavorativo del mese successivo rispetto a
quello di presenza
Flex GG. : flessibilità giornaliera accumulata. Solo per le Sedi in cui è presente la flessibilità
Flex Saldo : saldo della flessibilità della giornata. Solo per le Sedi in cui è presente la flessibilità
IMPORTANTE
Se nella colonna “GIUST” compare la dicitura ANG evidenziata in rosso, in corrispondenza di una
particolare giornata, significa che è presente una anomalia da giustificare, nelle modalità che
descriveremo nel successivo paragrafo.
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3.1 INSERIRE I PROPRI GIUSTIFICATIVI SUL CARTELLINO / PROFILO UTENTE NON FORFETTIZZATO
(personale inquadrato dal livello 1^ al livello 5S^ o al livello 6^ non forfettizzato)
Al fine di inserire i propri giustificativi sul cartellino a copertura delle assenze come ad esempio Ferie,
PAR, Servizi Esterni e Permessi, sarà necessario cliccare sulle ANG, selezionare il giustificativo
necessario da “Seleziona Eccezione”, indicare l’orario da coprire o la quantità oraria necessaria a
copertura dell’assenza e cliccare su Salva.
IMPORTANTE
Se ti occorresse inserire due o più giustificativi per la fascia oraria evidenziata dalla ANG sulla singola
giornata, clicca una prima volta su ANG, inserisci il primo giustificativo per il tempo che intendi coprire
e salva. Clicca quindi nuovamente su ANG, inserisci il secondo giustificativo, il tempo che vuoi coprire
con quest’ultimo e salva.
Esempio: ANG di 4 ore che voglio giustificare con 2 ore di PAR e 2 ore di Servizio Esterno. Clicco su
ANG, seleziono PAR, digito 2 ore, salvo. Clicco nuovamente su ANG, seleziono Servizio Esterno, digito 2
ore, salvo. La mia richiesta è ora in approvazione dal mio responsabile.
Nel caso in cui l’assenza sia invece futura e quindi non ancora evidenziata da una ANG, sarà necessario
cliccare sull’icona Giustificativi Assenza presente in alto a destra rispetto alla schermata e quindi
su “Inserisci Nuovo Giustificativo” al fine di procedere nelle medesime modalità previste
dall’inserimento precedentemente descritto per le ANG.
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La lista dei giustificativi che hai inserito è presente nella pagina Riepilogo Giustificativi che apri
cliccando sull’icona all’interno della sezione Giustificativi Assenza una volta selezionato ed
estratto il periodo desiderato con click su estrai periodo.
I giustificativi presenteranno diversi stati di autorizzazione, quali:
ASSENTE: Il giustificativo è stato correttamente inserito ma non ancora approvato dal
responsabile
CONCESSA: Il giustificativo è stato correttamente inserito, approvato dal responsabile ma non
ancora acquisito dal sistema.
NEGATA: Il giustificativo è stato correttamente inserito ma NON approvato dal responsabile.
PASSATO A PRESENZE: Il giustificativo è stato correttamente inserito, approvato dal
responsabile e definitivamente acquisito dal sistema.
ELIMINATO: Il giustificativo è stato inserito ma eliminato dal dipendente o dal responsabile
prima dell’autorizzazione. Una volta autorizzati dal responsabile, i giustificativi non possono
essere eliminati se non attraverso specifica richiesta alla mail [email protected]
3.2 INSERIRE I PROPRI GIUSTIFICATIVI SUL CARTELLINO / PROFILO UTENTE MONO TIMBRATORE
(personale inquadrato al livello 6^ forfettizzato, al livello 7^ o quadro)
I profili mono timbratori devono effettuare un’unica timbratura, come indicato al paragrafo 2.
Le assenze personali (ferie o PAR) dovranno essere giustificate solo se pari o superiori alle 4 ore
giornaliere.
La modalità di inserimento dei giustificativi è la medesima sia che di tratti di Ferie e/o PAR che di altri
giustificativi, quali ad esempio Visita Medica, Servizio o Trasferta: sarà sempre necessario inserire la
sola quantità ai fini della corretta registrazione a sistema.
Nel caso in cui fosse necessario assentarsi dall’ufficio per Ferie, PAR, visita medica, servizio o trasferta,
non dovranno essere effettuate più timbrature nella giornata: si dovrà effettuare sempre e solo una
unica timbratura all’inizio della propria giornata lavorativa ed indicare a sistema la quantità di assenza
da giustificare.
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3.3 COME INSERIRE I GIUSTIFICATIVI DI FERIE
Come definito dagli accordi di marzo 2018, le FERIE possono essere fruite a giornata intera oppure a
blocchi di 1 ora fino ad un massimo di 4 ore giornaliere (mezza giornata).
Per la corretta gestione a cartellino, si rende quindi necessario utilizzare i seguenti giustificativi:
- nel caso di fruizione di ferie per la giornata intera (8 ore) FGG Ferie a giornata intera
- nel caso di fruizione di ferie a ore (1 ora, 2 ore, 3 ore, 4 ore massime) FEH Ferie a ore
3.4 COME INSERIRE I GIUSTIFICATIVI DI TRASFERTA
Le causali di TRASFERTA, SERVIZIO ED ORE VIAGGIO devono seguire due diverse procedure di
inserimento al fine di permettere la corretta chiusura della giornata:
1- SERVIZI/TRASFERTE
2- ORE VIAGGIO
1 – SERVIZI/TRASFERTE
Le causali di SERVIZIO o TRASFERTA potranno essere inserite nelle seguenti modalità:
Accedere alla pagina Giustificativi Assenza e non sulla ANG proposta dal sistema sul cartellino (al
fine di semplificare l’inserimento).
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Cliccare su Inserisci Nuovo Giustificativo.
Selezionare la giornata per la quale si vuole inserire il giustificativo. Specificare l’orario di inizio e di fine
del Servizio / Trasferta, comprensivo/a di eventuali ore di maggior presenza in modo da coprire l’intera
assenza.
Di seguito un esempio di inserimento:
IMPORTANTE
In questo modo l’assenza della giornata verrà sanata e si genererà la relativa maggior presenza.
Giustificativo ed eventuale straordinario saranno autorizzati contestualmente.
2 – ORE VIAGGIO
Le eventuali ORE VIAGGIO devono essere inserite su Copernico solo se svolte al di fuori del proprio
normale orario di lavoro (la causale non copre infatti l’assenza generata dal sistema).
Le ore viaggio effettuate durante il proprio orario di lavoro (esempio 9-18) devo essere comprese
all’interno della trasferta o del servizio esterno.
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L’inserimento dovrà essere effettuato a quantità, come nell’esempio riportato:
ESEMPIO
Una prestazione in trasferta di questo tipo, dovrà essere così inserita:
Giorno Partenza
viaggio
andata
Arrivo viaggio
andata
Lavoro: Partenza
viaggio
ritorno
Arrivo viaggio
ritorno dalle – alle
2/7/2016 Ore 5.00 Ore 10.00 10.00 - 20.00 Ore 20.00 Ore 1.00
Nel caso in cui l’orario teorico di lavoro sia dalle 8:00 alle 17:00, gli inserimenti andranno effettuati
come segue:
1) dalle 5.00 alle 8.00 = "ORE VIAGGIO" da inserire in quantità oraria per un totale di 3 ore, anche se il
viaggio si è protratto fino alle ore 10.00; le ore dalle 8:00 alle 10:00 rientreranno infatti nel normale
orario di lavoro e quindi sono già considerate nella giornata lavorativa.
2) dalle 8.00 alle 20.00 (in base al vostro profilo orario) = "TRASFERTA" (non è necessario inserire la
pausa pranzo perchè il sistema la calcolerà in automatico). SI RACCOMANDA DI PROCEDERE CON UN
UNICO INSERIMENTO DALLE 8.00 ALLE 20.00 AFFINCHE’' IL SISTEMA POSSA RICONOSCERE GLI
STRAORDINARI.
3) dalle 20.00 alle 01.00 = "ORE VIAGGIO" da inserire in quantità oraria per un totale di 5 ore; anche se
il viaggio è terminato alle 01.00, e quindi dopo la mezzanotte; il caricamento andrà sempre fatto sulla
giornata di partenza.
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3.5 STRAORDINARIO
Il calcolo dello straordinario derivante dalle timbrature avverrà in automatico. Il sistema COPERNICO
calcolerà la durata teorica dello straordinario e lo renderà disponibile per l’approvazione direttamente al
responsabile, al quale spetterà la decisione di autorizzarlo entro il secondo giorno lavorativo del mese
successivo rispetto a quello della presenza. Passata questa scadenza lo straordinario rimarrà come non
autorizzato e sarà necessario procedere ad una rettifica inoltrando l’autorizzazione del proprio
responsabile direttamente al Contact Center di Accenture.
3.5.1 STRAORDINARIO IN INGRESSO
Nel caso in cui si rendesse necessario riconoscere dello STRAORDINARIO IN INGRESSO dovrà
pervenire all’ufficio HR AES ([email protected]) una mail di autorizzazione del manager con
indicazione del giorno e del periodo dalle/alle a cui lo straordinario si riferisce.
L’inserimento dello straordinario in ingresso sarà effettuato direttamente dall’ufficio HR AES entro i
normali termini di chiusura delle presenze.
La richiesta di inserimento di straordinario in ingresso dovrà essere inoltrata ad HR AES entro e non
oltre il secondo giorno lavorativo del mese successivo a quello di riferimento. Le autorizzazione che
dovessero pervenire successivamente, saranno gestite come rettifica nel mese successivo.
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4. GIUSTIFICATIVI PER ASSENZE TUTELATE/INDENNIZZATE
Sarà cura di ogni dipendente coprire le proprie assenze a cartellino, fatta eccezione per le sole causali
non presenti nell’elenco delle eccezioni disponibili all’interno della lista dei giustificativi presentati dal
sistema, nella schermata GIUSTIFICATIVI ASSENZA , selezionabili come “Eccezione Lavorativa”.
La malattia, non essendo presente nell’elenco delle eccezioni disponibili, viene acquisita in automatico
dal sito dell'INPS; non occorrerà quindi inserire alcun giustificativo e sarà necessaria la sola
comunicazione al servizio di Contact Center di Accenture dedicato alla malattia, entro 24 ore dal
manifestarsi dell’evento morboso. Per ulteriori dettagli, puoi consultare il comunicato relativo alle
modalità di comunicazione della malattia.
4.1 GESTIONE DEI GIUSTIFICATIVI DI ASSENZA TUTELATA/INDENNIZZATA
Ogni giustificativo di assenza tutelata/indennizzata dovrà sempre essere accompagnato da giustificativo
cartaceo da inoltrare al TEAM AES attraverso la mail [email protected]
Di seguito viene fornito un breve elenco dei giustificativi che devono essere inoltrati ad HR AES ai fini
della corretta gestione del cartellino:
TIPOLOGIA DI ASSENZA GIUSTIFICATIVO DA PRODURRE
VISITA MEDICA SPECIALISTICA Attestazione rilasciata dalla struttura medica/medico
specialista con indicazione del giorno e dell’orario di inizio e
fine della visita medica
PERMESSO LUTTO Copia del certificato di morte rilasciato dal Comune e
comunicazione tramite mail del grado di parentela
CONGEDO PADRE Copia del certificato di nascita del figlio rilasciato dal Comune
(non potrà essere accettato certificato di nascita rilasciato
dalla struttura ospedaliera)
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ALLATTAMENTO PADRI Copia della domanda presenta all’INPS e della relativa
ricevuta con numero di protocollo
CONGEDI DI MATERNITA’
OBBLIGATORIA E/O FACOLTATIVA
Copia della domanda presentata all’INPS e della relativa
ricevuta con numero di protocollo
ASSENZA PER GRAVI MOTIVI Copia del certificato attestante la GRAVE INFERMITA’ o
indicante i riferimenti alla Legge 53/2000
LEGGE 104 Copia della domanda presentata all’INPS e della relativa
ricevuta e comunicazione tramite mail del grado di parentela
DONAZIONE SANGUE Copia dell’attestato di donazione rilasciato dall’ente presso cui
viene effettuata la donazione
PERMESSI ELETTORALI Copia del certificato di chiamata al seggio + certificato di
presenza al seggio firmato dal Presidente di seggio con
indicazione delle giornate di effettiva presenza, orario di inizio
e di chiusura delle operazioni elettorali
CONGEDO MATRIMONIALE Copia del certificato comprovante il matrimonio rilasciato
dall’anagrafe italiana
MALATTIA BAMBINO Copia del certificato rilasciato dal pediatra attestante il
numero di giorni di assenza di cui il bambino necessita
5. ELIMINARE UN GIUSTIFICATIVO
Può capitare di ritrovarsi nella situazione di voler eliminare un giustificativo inserito. Come fare?
Innanzitutto è necessario ricordare che è possibile eliminare un giustificativo solo se non è già stato
approvato dal responsabile.
In questo caso il giustificativo a sistema come da seguente immagine:
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Sarà necessario cliccare sul simbolo per eliminare il giustificativo. Dopo aver cliccato su OK nella
finestra di conferma, il giustificativo comparirà con la dicitura “Eliminato” e non sarà più autorizzabile
dal responsabile.
Nel caso sia stato già approvato, il giustificativo potrà essere eliminato dal responsabile fino alla fine del
giorno della stessa approvazione.
Passata la suddetta giornata, il giustificativo apparirà in stato “ PASSATO A PRESENZA” e non sarà più
eliminabile, se non attraverso la consueta procedura di richiesta via mail al Contact Center di Accenture.
6. MANCATA TIMBRATURA
La mancata timbratura può essere inserita solo dalla schermata dei Giustificativi Assenza e non
cliccando sulla ANG evidenziata a cartellino
Di conseguenza, nel caso in cui si dovesse inserire una timbratura manuale, sarà necessario cliccare sul
pulsante “Inserisci Nuovo Giustificativo”, selezionare il corretto giustificativo tra MANCATA
TIMBRATURA ENTRATA e MANCATA TIMBRATURA USCITA, inserire la data, l’orario e salvare.
Come negli altri casi, la richiesta sarà visibile al responsabile e dopo essere stata approvata ed acquisita
dal sistema, sarà visibile il giorno successivo sul cartellino.
IMPORTANTE
Tutti i giustificativi per i quali è richiesto l’inserimento di un orario (es. MANCATA TIMBRATURA
ENTRATA alle ore 08.15) oppure un monte ore (es. 4.30 ore di ferie), vanno inseriti con gli orari
minutati e non a frazione (es.: sì 04.45 ore di ferie; no 04.75).
MANCATA TIMBRATURA DI PAUSA PRANZO
Per il personale inquadrato fino al livello 5S^, si richiedono anche le timbrature di inizio e di fine della
pausa pranzo.
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Qualora ci fosse la necessità di procedere all’inserimento manuale di queste timbrature, sarà necessario
utilizzare appositi giustificativi:
- per la prima timbratura della pausa MPU Mancata timbratura pausa uscita
- per la seconda timbratura della pausa MPE Mancata timbratura pausa entrata
Si raccomanda di prestare attenzione alla sequenza corretta da utilizzare.
7. INSERIMENTO REPERIBILITA’
La Reperibilità dovrà essere inserita a sistema solo dalla popolazione coinvolta e solo su specifica
richiesta dei responsabili.
Sarà necessario cliccare sull’icona “Inserisci Nuovo Giustificativo” direttamente dalla pagina iniziale:
A questo punto sarà possibile procedere all’inserimento di una delle seguenti causali:
CAUSALE REPERIBILITA' GIORNALIERA INSERIMENTO
REPERIBILITA' FERIALE
16 ORE
(DA INSERIRE ESCLUSIVAMENTE SUI GIORNI LAVORATI)
REPERIBILITA' SABATO
24 ORE
(DA INSERIRE ESCLUSIVAMENTE SUI SABATI NON
LAVORATI)
REPERIBILITA' FESTIVA
24 ORE FESTIVO
(DA INSERIRE ESCLUSIVAMENTE SULLE DOMENICHE O SUI
FESTIVI NON LAVORATI)
CAUSALE REPERIBILITA' SETTIMANALE INSERIMENTO
REPERIBILITA' SETTIMANALE 6 GIORNI
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(DA INSERIRE ESCLUSIVAMENTE SUL PRIMO GIORNO DEI 6
PREVISTI PER LA REPERIBILITÀ SOLO QUANDO IN QUESTI
NON È COMPRESA UNA DOMENICA O UN FESTIVO)
REPERIBILITA' SETTIMANALE CON FESTIVO
6 GIORNI CON FESTIVO
(DA INSERIRE ESCLUSIVAMENTE SUL PRIMO GIORNO DEI 6
PREVISTI PER LA REPERIBILITÀ SOLO QUANDO IN QUESTI È
COMPRESA LA SOLA DOMENICA/FESTIVITÀ E NON IL
SABATO)
REP SETTIMANALE CON FESTIVO GG LIBERO
6 GIORNI CON FESTIVO E GIORNO LIBERO
(DA INSERIRE ESCLUSIVAMENTE SUL PRIMO GIORNO DEI 6
PREVISTI PER LA REPERIBILITÀ SOLO QUANDO IN QUESTI È
COMPRESA SIA LA DOMENICA/FESTIVITÀ CHE IL SABATO)
IMPORTANTE
Le causali possono variare da sito a sito e possono anche non essere esplicitamente previste per il tipo di
attività svolta.
Le modalità di inserimento sono le seguenti:
La reperibilità giornaliera ad esempio del 7 maggio andrà inserita dal 7/05/2016 al 7/05/2016
SPECIFICANDO SOLO LA DATA E NON LE ORE;
La reperibilità settimanale ad esempio dal 7 maggio fino al 12 maggio (6 giorni) andrà inserita
dal 7/05/2016 al 7/05/2016 SPECIFICANDO SOLO LA DATA E NON LE ORE;
Cliccando su SALVA, l’inserimento viene inviato al proprio responsabile per validazione e sarà necessario
attendere che il giustificativo passi allo stato di “PASSATO A PRESENZA” per poterlo visualizzare nella
griglia presenze a sistema.
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IMPORTANTE
La reperibilità va inserita con SOLO ed ESCLUSIVAMENTE la data del primo giorno d’inizio; il sistema
legge il giustificativo e lo associa all’evento singolo, facendo scendere la corrispondente indennità
settimanale piuttosto che giornaliera, semplificando notevolmente l’approccio all’inserimento.
7.1 INDENNITÀ DI CHIAMATA
Qualora nelle giornate di reperibilità si fosse anche chiamati a lavorare andrà inserita la causale
“INDENNITÀ DI CHIAMATA” inserendo in quantità il numero di interventi effettuati a seguito di
chiamata nella giornata di reperibilità.
Es. il giorno 1 sono stati effettuati 3 interventi a seguito di 3 chiamate in reperibilità
7.2 STRAORDINARIO IN REPERIBILITA’
Qualora durante la reperibilità si ricevesse una chiamata, sul Sistema occorrerà inserire il giustificativo
SERVIZIO, specificando l’orario di inizio e di fine dello straordinario effettuato per la giornata seguendo
le regole di calcolo dello straordinario previste dalla sede di appartenenza.
Se si ricevessero più chiamate, occorrerà inserire a Sistema ogni singolo straordinario effettuato,
inserendo sempre la causale di SERVIZIO, specificando sempre orario di inizio e fine a blocchi di 15
minuti.
In riferimento all’esempio precedente: 7 Giugno, due chiamate (7.00 – 7.30 e 23.00 – 23.30).
Sul Sistema inserire un primo giustificativo di SERVIZIO dalle 07.00 alle 07.30 ed un secondo dalle
23.00 alle 23.30. Il Sistema riconoscerà due straordinari effettuati di 1 ora, pagati secondo la corretta
fascia oraria inserita.
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8. INSERIMENTO RIPOSO COMPENSATIVO
A fronte di una giornata domenicale o festiva lavorata per almeno 8 ore può essere richiesto il riposo
compensativo, e la sua fruizione dovrà avvenire entro e non oltre il mese in cui si è lavorato di
domenica/festivo.
Ogni qual volta si utilizzerà la causale di “RIPOSO COMPENSATIVO FRUITO” per giustificare l’assenza
di una giornata infrasettimanale che è stata invece riposata, dovrà esserci una domenica coperta per
almeno 8 ore con la causale di ““STRAORDINARI CON RIPOSO COMP. DIURNO/NOTTURNO”.
Il sabato non genera alcun tipo di riposo compensativo.
IMPORTANTE
Nel caso in cui il totale delle ore lavorate di domenica/festivo sia superiore alle 8 ore in presenza di
timbrature, in corrispondenza delle prime 8 ore dovrà essere specificatamente inserita le causale
“STRAORDINARI CON RIPOSO COMPENSATIVO DIURNO/NOTTURNO” a seconda della fascia oraria
(inserimento dalle_alle), mentre le successive ore verranno gestite in automatico dal sistema come
straordinario da far autorizzare al proprio responsabile.
Nel caso invece di straordinario con riposo compensativo in trasferta, sempre superiore alle 8 ore, si
dovrà procedere con l’inserimento delle prime 8 ore come “STRAORDINARI CON RIPOSO
COMPENSATIVO DIURNO/NOTTURNO” a seconda della fascia oraria (inserimento dalle_alle), e con
l’inserimento delle successive ore come TRASFERTA/SERVIZIO (inserimento dalle_alle), a partire delle
prime 8 ore gestite come straordinario con riposo compensativo.
9. RICHIESTA CAMBIO ORARIO
La richiesta CAMBIO ORARIO è una funzione necessaria SOLO al personale che effettua lavoro su turni
o in orari differenti dal profilo centrale standard impostato a cartellino.
Al fine di procedere con il CAMBIO ORARIO sarà necessario cliccare sull’icona “Presenze” ,
direttamente dalla pagina iniziale e quindi sull’icona “Pianificazione Turni” che comparirà nel
menu a lato dell’icona stessa
A questo punto sarà visibile la pianificazione turni dell’intero mese:
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Per procedere alla RICHIESTA CAMBIO ORARIO cliccare direttamente sul codice orario da variare in
corrispondenza del giorno interessato.
Scegliere quindi tra i Profili Orari (Orari Centrali) e Turni Orari (Orari su Turno) selezionabili dalla
finestra di CAMBIO ORARIO che si aprirà subito dopo il click sul codice orario prescelto.
Una volta effettuata la RICHIESTA CAMBIO ORARIO sarà necessario attendere che tale inserimento
passi allo stato di “PASSATO A PRESENZE” affinché venga acquisito dal sistema; questo stato compare
successivamente al primo aggiornamento di sistema che avviene solitamente lungo la prima notte
successiva all’approvazione del proprio responsabile.
Non lasciare mai giornate di riposo con codici orari turno inseriti a sistema. Queste giornate potrebbero
generare trattenute non dovute. Ricordiamo quindi che è sempre necessario ed estremamente
importante inserire i codici orari di riposo nel caso di variazione da orario su Turno ad orario in Riposo e
viceversa.
10. STAMPA DEL CARTELLINO
Le icone permettono di stampare il cartellino. La prima in formato elettronico (file .csv), la
seconda in formato .pdf.
11. VISUALIZZAZIONE FERIE/PAR RESIDUE E BLOCCO FERIE/PAR NEGATIVE
Collegandosi a Copernico, nella pagina di apertura del sistema, ogni utente potrà visualizzare i propri
residui di Ferie e PAR
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Dal 1 giugno 2018 il sistema non permetterà più di inserire Ferie e/o PAR a fronte di un residuo
negativo
In questo caso, si dovrà procedere a coprire l’assenza con un diverso giustificativo. Qualora sia Ferie che
PAR fossero in negativo, sarà necessario concordare con il proprio manager come procedere. In questo
caso, qualora venisse accordato l’utilizzo di Ferie e/o PAR future, il manager dovrà inviare richiesta di
deroga direttamente all’ufficio HR AES che provvederà alla gestione del cartellino.
Il blocco opererà anche in caso di residuo parzialmente negativo
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Inoltre, cliccando sul nuovo tasto del menù sarà possibile accedere ad una tabella di dettaglio,
che mostra la spaccatura tra Ferie/PAR anno corrente e Ferie/PAR anni precedenti ed il goduto
dell’anno in corso
I residui sono calcolati dal sistema in base all’effettiva maturazione e sono aggiornati alle Ferie/PAR
anche futuri già inseriti in Copernico e già validati dal proprio manager
12. ALTRE FUNZIONALITA’ DEL CARTELLINO
All’interno della pagina presenze Presenze , compaiono due icone utili a consultare il totale delle
presenze del mese e il dettaglio per periodo.
Totale del Mese : permette di estrarre il monte ore complessivo
del mese di ogni giustificativo inserito (esempio a lato).
Dettaglio per Periodo : permette di selezionare un determinato periodo e vedere quali anomalie /
giustificativi / causali sono presenti, in quali giorni e per quante ore.
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PAGINA GIUSTIFICATIVI ASSENZA
Come anticipato all’inizio, la schermata iniziale di COPERNICO è quella dei giustificativi assenza.
Tramite il tasto “Inserisci Nuovo Giustificativo” si potrà creare una nuova richiesta.
A seconda del giustificativo verrà richiesto di inserire soltanto la data con un (dalle_alle), oppure la data
e il quantitativo orario necessario. Di seguito alcuni esempi:
Dopo aver salvato, sarà visibile la richiesta nella lista “Periodo o mancate timbrature da giustificare”.
Per vedere i giustificativi inseriti in giornate precedenti modifica la data che compare in basso a sinistra.
Di seguito alcuni esempi di giustificativi:
Quando il manager approva la richiesta, il giustificativo appare in verde con la dicitura “CONCESSA”.
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Qualora decidessi di eliminare un giustificativo, prima che il tuo responsabile lo approvi, puoi cliccare
sulla X e immediatamente la tua richiesta comparirà con la dicitura “ELIMINATO” e non sarà più visibile
al tuo responsabile.
Infine, se il tuo responsabile negasse una tua richiesta, il tuo giustificativo comparirà in rosso con la
dicitura “NEGATA”.
IMPORTANTE
Qualora si inserissero due giustificativi per la stessa giornata, il sistema presenterà il warning sotto
riportato.
Nel caso si tratti di richieste per fasce orarie differenti e di giustificativi non in conflitto, si potrà
comunque decidere di procedere con la richiesta cliccando su Ok, in caso contrario si dovrà cliccare su
Annulla. Infatti, se si volesse inserire un giustificativo in sostituzione di un altro, si dovrà prima
eliminare quello non necessario e solo successivamente inserirne uno nuovo in sostituzione del
precedente.
ALTRE FUNZIONALITA’
Nella pagina Giustificativi Assenza sono presenti le seguenti icone nel riquadro bianco:
Riepilogo Giustificativi : utile a consultare i giustificativi inseriti in un determinato periodo di interesse e
con il relativo Stato Autorizzazione.
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Ripetiamo per comodità gli Stati Autorizzativi:
Assente – richiesta non ancora approvata dal responsabile
Concessa – richiesta approvata dal responsabile
Negata – richiesta respinta dal responsabile
Eliminato – richiesta eliminata
Passato a Presenze – richiesta approvata, acquisita ed elaborata dal sistema
Situazione Giustificativi : attraverso questa funzione è possibile selezionare un periodo di interesse e il
giustificativo da analizzare.
Di seguito la legenda:
Situazione Straordinari : attraverso questa funzione è possibile selezionare un periodo da analizzare e
visualizzare lo stato autorizzativo dello straordinario richiesto (Tutti, Autorizzati, Non autorizzati).
IMPORTANTE
Il sistema ti invierà settimanalmente una e-mail per ricordarti di sanare eventuali anomalie ed invierà
una e-mail al tuo responsabile qualora ci siano degli straordinari/giustificativi pendenti.