Satın alma ve stok yönetimi

MODÜL

5

Isınma Sorusu

Satın alma ve stok yönetim politikaları geliştirmek için, aşağıdakilerden hangisi doğrudur?

a) En son alınan kimyasalı rafların en önüne koyarak, en yeninin ilk once kullanımını sağlayın

b) Laboratuvarlar kritik stok seviyesini izlemelidir.

c) Kullanılan malzemelerin saklanmasında herkes sorumlu olduğu için, stok yönetimi için birinin görevlendirilmesi gerekli değildir.

d) Elektronik stok yönetim sistemi, yazılı kayıt sisteminden her zaman daha iyidir

Öğrenim Hedefleri

• Stok kontrol programı uygulaması için gereken adımların tanımlanması

• Malzemelerin tedarik edilmesinde düşünülmesi gereken faktörlerin adlandırılması

• Stok yönetim sistemi izleme planı geliştirilmesi• Satın alma ve stok yönetimi ile ilgili dokümantasyonun

/kayıtların oluşturulmasının önemi

Kalite Yönetim Sistemi

Organizasyon Personel Ekipman

Süreç Kontrolü

Bilgi yönetimi

Doküman veKayıtlar

Olay Yönetimi Değerlendirme

Sürecinİyileştirilmesi

MüşteriHizmetleri

Tesisler ve güvenlik

Satın alma ve

stok yönetimi

Stok Yönetim ProgramınınYararları

Reaktif ve sarfların bulunabilirliğini

sağlamak

Sarfiyatı azaltma

Bütçeyi aşmama

Kalitenin korunması

Stok Yönetiminin Zorlukları

Eldeki stokların son kullanım tarihleri dikkate alınarak dengeli tüketimi/ bulunabilirliği sağlanmalı

Kimyasallarının kullanım ömrü:o RIA kimyasalları: 3 -8 haftao API kitleri: 4 - 12 ayo Antiserum: 1 - 4 yıl o Antibiyotik diskleri: 2 - 3 yılo Kullanıma hazır besiyeri: 1 - 2 ayo Toz besiyerleri: 3 - 5 yıl

Stok

Son kull. tarihi

Satın Alma ve Stok Yönetimi için Anahtar Bileşenler

Uygunlukdeğerlendirme

Kayıt defteriSon Kul, Tar.Stok takibi

Laboratuvar Diğer

laboratuvarlar

Tedarikçi Yeterliliği

Satınalma Sözleşmesi Sevkiyat

Kullanım sonrası İzleme

Depolama Depolama koşulları

Süreklilik

USE

Tedarikçilerin Seçimi ve Değerlendirilmesi için Sistem Oluşturulması

• Satın alınacak ürün ve hizmetler için kriterler belirlenmeli

• Diğer laboratuvarların bilgi/tecrübeleri kullanılmalı

• Alımdan önce ve sonra değerlendirme yapılmalı

Satın Almada Kritik Noktalar

Ödeme şeklininbelirlenmesi

PazarlıkSözleşmenin

Gözden Geçirilmesi

Yasal gereklilikler

Teslimatın uygun şartlarda yapılması

10

Stok Yönetimi Nasıl Uygulanır?

STOK YÖNETİMİ KONTROLÜ

Sorumlunun

belirlenmesi

İhtiyaç Analizi

Minimum stok ihtiyacının

belirlenmesiForm ve kayıtların

oluşturulması

Kabul/kontrol ve depolama için

sistem oluşturulması

Tüm depolar için envanter

oluşturulması

İhtiyaç Analizi

Testler için kullanılacakları belirlerken:

Laboratuarda yapılan testlerin listesinin oluşturulması

Her test için gereken reaktif, sarf malzemeleri ve kimyasalların detaylı listelerinin oluşturulması

Mevcut bilgiler kullanılarak yaklaşık tüketim miktarlarının belirlenmesi

İhtiyaç Analizi için Gerekli Bilgiler

Depolama

alanları/şartları

Depolama

alanları/şartları

Sipariş/Teslim

zamanı

Sipariş/Teslim

zamanıÖncelik

saptanması

Öncelik

saptanması

Aylık kullanımAylık kullanım

Sayı Birimi

(Adet)

Sayı Birimi

(Adet)

Malzeme

tanımı

Malzeme

tanımı

Miktar belirleme nedir?

Belli bir zaman aralığında bir malzemeden ne kadar kullanılacağının hesaplanmasıBelli bir zaman aralığında bir malzemeden ne kadar kullanılacağının hesaplanması

Miktar Belirleme: Ne zaman?

• Yıllık sağlık hizmeti planlamasının bir parçası olarak

• Yeni bir sağlık programı uygularken• Olası ya da belirlenen salgın için hazırlık

yaparken

Miktar Belirleme: Nasıl?

• Tüketim temelli yöntem

• Morbidite temelli yöntem

Miktar belirleme: Tüketim temelli

• Gerçek tüketime dayanır

• Miktar belirlerken:o kullanılan reaktif ve sarf malzemelero israf (kullanma tarihi geçmiş/bozulmuş

malzemeler)o Malzemenin temin edilme süresinin en az 15 gün

veya daha fazla süre alacağı dikkate alınmalıdır.

0102030405060708090

1stQtr

2ndQtr

3rdQtr

4thQtr

Slides

Immersion Oil

Collectioncontainers

Miktar Belirleme: Morbidite temelli

• Episodların gerçek sayısına dayanır.

• Miktar belirlerken:o popülasyon büyüklüğüo hastalık insidansıo morbidite verilerinin doğruluğuo tedavi rehberleri dikkate alınmalıdır.

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr

Influenza

Diarrhea

TB

Stok Kontrolü: Dokümantasyon

• Alım tarihi

• Lot numarası

• Kabul /red kriterleri

• Kullanıma başlanma/elden çıkarma tarihi

Ana kayıtlarda içerilmesi gerekenler:

Kayıtların depo odasında saklanması yeğlenir!

Stok Kayıt Defteriİçeriği:

• Teslim alanın adı/imzası• Kabul tarihi• Miktarı• Son kullanma tarihi• Minimum stok seviyesi• Maksimum stok seviyesi

Diğer bilgiler:• Raf numarası• Sevk ve saklama koşulları

Malzemelerin Kabulü ve İncelenmesi

içeriğin doğrulanması dış ambalajın kontrol edilmesi depodan çıkan her malzemenin tarihinin kaydedilmesi son kullanma tarihinin kaydedilmesi yeni gelen malzemelerin eskilerin arkasına yerleştirilmesi kayıtların oluşturulması veya güncellenmesi

Depo özellikleri

• temiz • iyi tasarlanmış• kilitlenebilir• iyi havalandırılan• doğrudan güneş ışığı almayan• dayanıklı raflar • malzemelere kolay erişilebilen• güvenlik önlemleri alınmış

Raflara yerleştirme

Güvenlik önlemlerini izleyin

1

2

3

Raf Organizasyonu

• ürünün “kaybolmasının” önlenmesi• zamandan tasarruf sağlanması• depolamanın sistemli hale getirilmesi• soğuk odalar/buzdolaplar/dondurucular

numaralandırılmalı ve raflar etiketlenmeli

Malzemelerin etiketlenmesi

Açıkça görülebilir şekilde etiketlenmeli Etiketlerde açılış/son kullanma tarihleri

bulunmalı

Stok Takibi

Tüm depolar için

envanter

oluşturulması

Sorumlunun belirlenmesi

Haftalık sayım yapılması

Kayıtların güncellenmesi

Stok

Kontrolü

Elektronik Stok Yönetimi• Avantajları:

o ürün bazında stoğun güncel takibi o son kullanma tarihlerinin izlenerek kullanıcının uyarılmasıo satın almanın planlanmasında ve gerçekleştirilmesinde istatistiksel

verilerin sağlamasıo laboratuarlara dağıtımın yönetilmesio stok yönetimini kolaylaştırması

• Sakıncaları:o yazılım programına ihtiyaç duyulmasıo eğitilmiş personel gereksinimi

Özet

İyi yönetilen bir laboratuar, öncelikle iyi bir satın alma ve stok yönetimi sistemine sahip olmalı.

Stok yönetim uygulamalarında sorumlu atanmalı, ihtiyaçlar analiz edilmeli, asgari stok miktarları belirlenmeli, kabul, inceleme ve depolama prosedürleri oluşturulmalı, kayıt defterleri ve formlar kullanılmalı.

Kullanılan tüm malzeme ve kimyasallar için envanter sistemi oluşturulmalı.

Anahtar Mesajlar

Stok yönetiminin önemi:

• Laboratuvarın etkinliğini ve verimliliğini arttırır• İhtiyaç olduğunda gerekli malzemeler elde bulunur• Hasta veya klinik ihtiyaçların karşılanmasını sağlar• İhtiyaca uygun malzemelerin satın alınmasını sağlar

Soru?

Katkı?

Organizasyon Personel Ekipman

Süreç Kontrolü

Bilgi yönetimi

Doküman veKayıtlar

Olay Yönetimi Değerlendirme

Sürecinİyileştirilmesi

MüşteriHizmetleri

Tesisler ve güvenlik

Satın alma ve

stok yönetimi