SASTAMALAN KAUPUNKIKONSERNIN VIESTINTÄOHJE

1

1. Johdanto 2. Kunta ja konserni 3. Viestinnän lähtökohdat

3.1 Sastamalan kaupungin strategia 3.2 Viestintää ohjaava lainsäädäntö ja suositukset 3.3 Viestinnän tehtävät ja yleiset tavoitteet 3.4 Viestinnän periaatteet 3.5 Tiedostusvastuu 3.6 Kohderyhmät

4. Sisäinen viestintä

4.1 Intranet 4.2 Sähköposti 4.3 Työpaikkakokoukset 4.4 Välitön viestintä 4.5 Tiedotustilaisuudet henkilöstölle

5. Ulkoinen viestintä

5.1 Ohjeet kuulutusten ja ilmoitusten julkaisemiseen 5.2 Internet 5.3 Sosiaalinen media 5.4 Tiedotusvälineet 5.5 Tiedote 5.6 Tiedotustilaisuus 5.7 Tiedotuslehti 5.8 Asukastilaisuudet

6. Kriisiviestintä 7. Markkinointiviestintä LINKIT

2

1. Johdanto

Viestintä eli kommunikaatio voidaan ymmärtää sekä sanomien siirtämiseksi että merkitysten tuottamiseksi. Lisäksi viestintä on määritelty yhteisyyden tuottamiseksi, jolloin olennaista ei ole tiedon tai informaation välittäminen vaan yhteisen ymmärryksen tuottaminen. Erilaisten viestinnän määritelmien ei tarvitse välttämättä olla toisiaan poissulkevia vaan niiden voidaan ymmärtää täydentävän toisiaan. Siten viestinnässä on samanaikaisesti kyse sanomien välittämisestä, merkitysten tuottamisesta ja yhteisen ymmärryksen rakentamisesta Kuntaviestintä on parhaimmillaan kunnan mainetta edistävää ja organisaatiota vahvistavaa toimintaa. Hyvä sisäinen viestintä mahdollistaa työn tekemisen tavoitteiden mukaisesti ja antaa työntekijöille valmiudet kertoa työnantajastaan oikeansisältöistä tietoa. Hyvin hoidettu viestintä myös lisää hallinnon läpinäkyvyyttä ja antaa asukkaille lisää osallistumis- ja vuorovaikutusmahdollisuuksia. Jotta viestintä olisi tehokasta ja menestyksekästä, tarvitaan hyvää suunnittelua, tehokasta toteuttamista ja viestinnän onnistumista mittaavia mittareita. Tämän viestintäohjeen tarkoituksena on toimia jokaisen Sastamalan kaupunkikonsernin työntekijän ohjenuorana tehokasta ja menestyksekästä viestintää suunniteltaessa ja toteutettaessa. Ohjeeseen on koottu niin viestintää ohjaavaa lainsäädäntöä kuin yleisiä ohjeistuksiakin.

3

2. Kunta ja konserni

Voimassa olevan vuoden 1998 kuntalain mukaan kunta hoitaa lainmukaiset tehtävänsä ja voi ottaa hoitaakseen tehtäviä, jotka koskevat kunnan asukkaita ja jotka ei ole lainsäädännössä määrätty muille tahoille.

Kunnat voivat toisten kuntien kanssa perustaa yksityisoikeudellisia yhteisöjä, kuten säätiöitä, järjestöjä tai osakeyhtiöitä hoitamaan yhteisiä asioita. Kaksi tai useampi kunta voi myös järjestää yhteisiä palveluita. Erityisesti pienet kunnat hoitavat erityisasiatuntemusta vaativat tehtävät yhteistyössä. Vaihtoehtoisesti kunta voi ostaa palveluja naapurikunnalta tai yksityiseltä järjestöltä.

Sastamalan kaupungin ylintä päätösvaltaa käyttää 59-jäseninen kaupunginvaltuusto. Se mm. päättää kaupungin talouden ja rahoituksen perusteista sekä kaupungin hallinnon rakenteesta. Valtuusto myös valitsee luottamushenkilöt ja viranhaltijajohdon. Kaupunginvaltuusto valitaan kunnallisvaaleilla neljän vuoden välein.

Kaupungin hallintoa johtaa 13-jäseninen kaupunginhallitus. Sen tehtävänä on valmistella kaupunginvaltuustossa käsiteltävät asiat ja huolehtia siitä, että valtuuston päätökset laitetaan täytäntöön. Kaupunginhallitus huolehtii myös kaupungin yleisestä kehittämisestä sekä valvoo viranhaltijoiden toimintaa ja kaupungin taloushallintaa.

Lautakunnat ja johtokunnat valmistelevat kaupunginhallituksen ja kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi kuuluvat asiat ja huolehtivat päätösten täytäntöönpanosta. Lautakunnan tehtävänä on huolehtia toimialansa kehittämisestä sekä ohjata sen suunnittelua ja toteutusta. Kaupunginvaltuusto valitsee lautakunnat kunnallisvaalikauden ajaksi neljän vuoden välein.

Sastamala-konserniin kuuluu eri tytäryhteisöjä.

4

3. Viestinnän lähtökohdat

3.1. Sastamalan kaupungin strategia

Kaupungin kaiken toiminnan lähtökohtana ja ohjenuorana voidaan pitää kaupungin strategiaa. Strategia määrittelee kaupungin vision, arvot ja strategiset menestystekijät. Sastamalan kaupungin perustehtävänä on pyrkiä edistämään asukkaidensa hyvinvointia ja kestävää kehitystä alueellaan. Kaupunki vahvistaa seutukaupungin kilpailuasemaa luomalla kiinnostavia asuinympäristöjä. Sastamala pitää huolta hyvästä yrittäjyyden ilmapiiristä ja tekee kaupunkia tunnetuksi kirjan ja kulttuurin avulla. Kiikoisten, Punkalaitumen ja Sastamalan yhteistoiminta-alueen perustehtävänä on tukea terveyttä ja hyvinvointia kustannusvaikuttavilla, joustavilla ja oikea-aikaisilla palveluilla. Prosessien yhteistyö mahdollistaa asukkaiden oman hyvinvoinnin ja terveyden ylläpitämisen sekä turvaavat terveellisen elinympäristön ihmisille ja eläimille. Kaupungin visiona on Kasvun Sastamala. Visio pitää sisällään henkisen ja aineellisen kasvun ja se on olemukseltaan lyhyt ja ytimekäs sekä selkeä viestittävä. Arvot taas toimivat toiminnan kivijalkana, joista voidaan etsiä kiinnekohtia eteen tuleville valinnoille. Sastamalan arvot ovat: yhteinen vahva tahtotila, asiakaslähtöisyys, rohkea realismi ja kestävä kehitys.

Jotta kaupunkiyhteisössä voidaan saavuttaa asetettu visio, tarvitaan osatavoitteita joiden onnistumisen kautta visio kokonaisuudessaan toteutuu. Nämä strategiset menestystekijät määrittävät sen, minkä varaan tulevaisuutta rakennetaan. Sastamalan kaupungin strategiset menestystekijät ovat: a) ylivertainen ympäristö asukkaille, yrittäjyydelle ja elinkeinotoiminnalle b) puoleensavetävät työyhteisöt c) kirjan ja kulttuurin Sastamala d) lasten ja nuorten Sastamala e) monimuotoinen, elinvoimainen maaseutu ja kaupunki.

Kaiken kaupungin viestinnän tarkoituksena on omalta osaltaan tukea kaupungin strategian toteutumista.

3.2. Viestintää ohjaava lainsäädäntö ja suositukset Sastamalan kaupungin viestintäohjeen lähtökohtana ovat perustuslain 12 §, kuntalain 29 § sekä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (jäljempänä julkisuuslaki) 1 §, 19 § ja 20 §. Perustuslain 12 §:n mukaisen julkisuusperiaatteen mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa erikseen toisin säädetä. Kaupungin viestinnässä tulee ottaa lisäksi huomioon perustuslain 10 §:ssä, jossa on säädetty yksityisyyden suojasta. Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Julkisuuslain 1 §:n mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei lailla erikseen toisin säädetä. Viranomaisen on julkisuuslain 19 §:n mukaan pidettävä saatavissa asiakirjoja, joista selviävät tiedot valmisteilla olevista yleisesti merkittäviä kysymyksiä koskevista suunnitelmista, selvityksistä ja ratkaisuista. Lisäksi viranomaisen on annettava tietoja asioiden käsittelyvaiheesta, esillä olevista

5

vaihtoehdoista ja niiden vaikutusten arvioinneista sekä asiaan liittyvistä yksilöiden ja yhteisöjen vaikutusmahdollisuuksista. Julkisuuslain 20 §:n mukaan viranomaisen on tiedotettava toiminnastaan ja palveluistaan, asioiden valmistelusta sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa. Lisäksi maankäyttö- ja rakennuslaki velvoittaa kaupunkia tiedottamaan kaavoituksesta, olemaan vuorovaikutuksessa asianosaisten kanssa ja laatimaan kaavoituskatsauksen. Kuntalain 29 §:n mukaan tarvittaessa on lisäksi laadittava katsauksia kunnan palveluja, taloutta ja ympäristönsuojelua koskevista asioista. Asukkaille on myös tiedotettava, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Silloin, kun kaupungin tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, kaupungin on kuntalain 29 §:n mukaan sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen tällaisen yhteisön tai säätiön palveluista. Käytännössä tämä tapahtuu parhaiten niin, että tällaiset yhteisöt ja säätiöt hoitavat itse kaupungin antamien ohjeiden mukaisesti tiedottamisen omista palveluistaan, tai muulla kaupungin asianomaisen hallintokunnan kanssa sovitulla tavalla. Siksi nämä ohjeet koskevat soveltuvin osin myös sellaisia kaupungin asukkaita palvelevia yhteisöjä ja säätiöitä, joissa kaupungilla on määräysvalta tai joille on annettu hoidettavaksi kaupungille kuuluvia tehtäviä. Lailla säädettyjen tehtävien lisäksi kaupungin tiedotustoiminnan tehtävänä on toimia viestinnän keinoin kaupungin ja sen asukkaiden hyväksi. Tiedottamisen tulee antaa kaupunkilaisille sekä muille sidosryhmille oikeat ja riittävät tiedot kaupungin palveluista, päätöksenteosta ja toiminnasta. Kaupungin viestinnän tulee olla avointa, ajankohtaista, aktiivista ja oma-aloitteista sekä tasapuolista. Sen tärkein kohderyhmä ovat kaupungin asukkaat, joita kaupungin viestinnän tulee palvella. Lisäksi kaupungin viestinnän kohderyhmiä ovat myös muut Sastamalalle tärkeät sidosryhmät.

Kuntaa koskeva tiedotusvelvollisuus koskee myös kuntakonsernia. Kunnan tehtävänä on tiedottaa kuntalaisille myös kunnan tehtävää hoitavan yhteisön tai säätiön toiminnasta. Tiedottamisvastuu pätee myös ostopalveluihin. Hallintosäännön mukaan ydinprosessin ja liikelaitoksen tulee huolehtia toimialaansa kuuluvien asioiden tiedottamisesta niin, että kaupungin asukkailla on mahdollisuus seurata niiden käsittelyä ja päätöksentekoa.

Sastamalan kaupungin ja kunkin tytäryhtiön graafiset ohjeistukset määrittelevät ja linjaavat viestinnän yleisilmeen ja ohjeistavat visuaalisen ilmeen käytöstä eri medioissa.

6

3.3. Viestinnän tehtävät ja yleiset tavoitteet

”Hyvin hoidettu viestintä lisää kuntien hallinnon avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten

osallistumis- ja vuorovaikutusmahdollisuuksia.” (www.kunnat.net)

� Kunnan tehtävänä on hoitaa kunnan asukkaiden ja yhteisöjen julkiset palvelutehtävät � Kuntalaisilla oikeus tietää, mitä kunnassa tapahtuu ja miten kunnan asioita hoidetaan. � Viestintä edistää hyvinvointia ja luo edellytykset avoimelle vuorovaikutukselle. � Antaa kuntalaisille mahdollisuuden vaikuttaa kaupungin toimintaan -> asioiden valmistelu,

päätöksenteko ja muutoksenhaku. � Viestintä edistää strategian ja siitä johdettujen tavoitteiden toteutumista. � Hyvin hoidettu sisäinen viestintä edistää oman työn / työpaikan tavoitteiden yms.

strategiatekijöiden tuntemusta parantaen työtyytyväisyyttä sekä henkilöstön luottamusta ja sitoutumista.

� Jatkuvalla henkilöstön ja johdon välisellä vuorovaikutuksella edistetään sitoutumista, varmistetaan työn sujuvuus ja kehittyminen sekä ajankohtaisen tiedon välittyminen.

� Yhteydenpito yrityksiin ja muihin yhteisöihin antaa mahdollisuudet yhteistyön jatkuvaan kehittämiseen ja yrittäjien tarpeiden parempaan huomiointiin.

� Markkinointiviestinnän tarkoituksena on houkutella alueelle uusia asukkaita, yrityksiä ja matkailijoita.

� Viestinnällä rakennetaan, tuetaan ja kehitetään kaupungin brändiä.

3.4. Viestinnän periaatteet

� avoimuus � oikea-aikaisuus � aktiivisuus � tasapuolisuus � asiallisuus � totuudellisuus � selkeys � tehokkuus (useiden eri viestintäkanavien samanaikainen käyttö) � viestintä kuuluu osana kaikkeen toimintaan ja päätöksentekoon � viestintää tehdään yhteistyössä (yhtenäinen viesti) � viestinnän seuranta � esteettömyys / saavutettavuus

3.5. Tiedostusvastuu ja viestintäorganisaatio

Konsernin viestintää linjaa ja ohjaa kaupunginhallitus. Konsernin käytännön tiedottamista johtaa kaupunginjohtaja, ydinprosessien johtajat, muut esittelevät viranhaltijat ja päälliköt vastaavat asiantuntijoina omien yksiköidensä tiedottamisesta. Hallintosäännön mukaan ydinprosessin ja liikelaitoksen tulee huolehtia toimialaansa kuuluvien asioiden tiedottamisesta niin, että kaupungin asukkailla on mahdollisuus seurata niiden käsittelyä ja päätöksentekoa. Ydinprosessien ja liikelaitosten johtajat päättävät ydinprosessin toimialaan kuuluvien asioiden tiedottamisesta ja asioiden tiedottajista,

7

Sisäisen tiedottamisessa pääperiaatteena voidaan todeta, että se tiedottaa, joka tietää. Tiedotus kuuluu kaikille viranhaltijoille ja työntekijöille ja siten myös jokainen viranhaltija ja työntekijä on velvollinen vähintään ohjaamaan asiakkaan oikean henkilön luo tietojen saamiseksi. Ajantasaisen, oikean ja johdonmukaisen ulkoisen viestinnän toteutumiseksi on tiedotusvastuista sovittava joko yksiköittäin tai projektikohtaisesti. Viestintä on kaksisuuntaista ja jokaisella organisaatiossa on myös velvollisuus etsiä ja pyytää lisää tietoa silloin, kun sitä työnsä suorittamiseksi tarvitsee, ensisijaisesti omalta esimieheltään.

3.6. Kohderyhmät

Viestinnän keskeisimmät kohderyhmät ovat:

� asukkaat � yritykset ja elinkeinoelämä � vierailijat / matkailijat � henkilöstö

Viestintää suunniteltaessa ja toteutettaessa huomioidaan seuraavat keskeisimmät sidosryhmät:

� asukkaat � henkilöstö � media � luottamushenkilöt � elinkeinoelämä � asukasyhdistykset � muut kunnat ja kuntayhtymät � muut viranomaiset � keskeiset yhteistyötahot kuten yliopisto ja muut oppilaitokset, paikalliset järjestöt, seurat ja

yhdistykset � etu- ja ammattijärjestöt � kansainväliset sidosryhmät mm. ystävyyskaupungit, EU-kontaktit

hallintojohtaja

konsernin viestintätiimi

ydinprosessien johtajat

8

4. Sisäinen viestintä

4.1 Intranet

Intranet toimii koko henkilöstön sisäisenä tiedonvälityspaikkana. Intranetiin on koottu kaikki ajankohtainen tieto sekä esim. henkilöstöä koskevat ohjeet. Kokonaisvastuu intranetistä on kaupungin keskushallinnolla, mutta myös muilla on mahdollisuus saada päivitysoikeus. Koko henkilöstön yhteisen intranetin lisäksi yksiköillä voi olla käytössään yksiköiden omia intranet-sivustoja, joille muulla henkilöstöllä ei ole pääsyä. Näiden sisäisten sivustojen käytön ohjeistukset sovitaan kunkin yksikön sisällä. Jokaisen työntekijän velvollisuutena on seurata intranetiä. Esimiesten tulee huolehtia, että myös henkilöstöllä, jolla ei ole vakituista päätetyöpistettä on kuitenkin mahdollisuus seurata intranetiä viikoittain. Intranetissä oleva tieto on sisäistä ts. se on tarkoitettu vain henkilöstön omaan käyttöön. Sastamalan kaupungin intranet 4.2 Sähköposti

Sähköpostia käytetään sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän välineenä silloin kun halutaan lähettää kohdennettu viesti yhdelle henkilölle tai rajatulle ryhmälle. Koko henkilöstölle tarkoitetut tiedotteet yms. tuodaan julki intranetin kautta. Sähköposteissa käytettävät tunnisteet:

� Etunimi Sukunimi � Nimike � Katuosoite � Postinumero ja –toimipaikka � Sähköpostiosoite � Puhelinnumero

Sähköpostiviestinnän pääperiaatteet:

� Henkilötietoja ja arkaluontoisia tietoja ei lähetetä sähköpostitse. � Viestin aihe tulisi ilmaista selkeästi ja informatiivisesti sähköpostiviestin aihe-kentässä. � Viestin tulee olla asiallinen ja informatiivinen � Lainattua tekstiä tai tekstin osaa ei tule muuttaa. Esimerkiksi lainaus asiakkaan tekstistä

vastattaessa hänen viestiinsä, tulisi olla muuttamaton. � PÖLKKYKIRJAIMIA ei tulisi käyttää, sillä se tulkitaan usein huutamiseksi. � Liitetiedostot suojataan tarvittaessa salasanalla. � Virusten leviämisen ehkäisemiseksi liitetiedostoja tulee lähettää vain harkiten. � Viestiin tulee myös aina kirjoittaa, mitä liitetiedostoja se sisältää. � On syytä pitää mielessä, että asiakas voi esimerkiksi lähettää sähköpostiviestin eteenpäin

vaikkapa kaikille työtovereilleen. � Viesti olisi hyvä lukea vähintään kolme kertaa, ennen sen lähettämistä.

9

� Vastaanottajan reaktiota viestiin tulisi pohtia ennen sen lähettämistä. � Sen tyylistä viestiä, jota ei itse haluaisi saada, ei tulisi myöskään lähettää. � Hyviin tapoihin kuuluu vastata sähköpostikyselyihin ja palautteeseen vuorokauden kuluessa

tai nopeammin. � Kirjesalaisuus koskee myös sähköpostiviestejä. Sähköpostia ei saa välittää eteenpäin ilman

viestiketjussa olevien henkilöiden lupaa.

Muuta huomioitavaa:

� Sähköpostilaatikko ei ole arkisto -> arkistoivat postit siirretään talteen esim. H-asemalle.

4.3 Työpaikkakokoukset

Työpaikkakokoukset ovat yksiköiden sisäisiä, organisaation tiedonkulkua ja henkilöstön sekä esimiesten välisen vuorovaikutuksen vahvistamista Työpaikkakokouksissa käsitellään mm. työyksikön toimintaan ja töiden järjestelyihin vaikuttavista asioista jotka ovat merkityksellisiä henkilöstön kannalta. Työpaikkakokoukseen voidaan kutsua myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Työpaikkakokous kokoontuu esimiehen kutsusta ja hänen vastuullaan on että niitä pidetään säännöllisesti. Työpaikkakokouksesta olisi hyvä laatia muistio, joka saatetaan koko työyksikön tietoon. Muistion avulla voidaan myös seurata yhteisesti sovittujen asioiden toteutumista.

Vuosittain tulisi käsitellä ainakin seuraavia asioita:

� Henkilöstön tehtäviin ja asemaan vaikuttavat muutokset (esim. organisointi, henkilöstörakenne ja -määrä, virkamuutokset, työtehtävät, työtilat, laitehankinnat).

� Työpaikan toiminta- ja taloussuunnitelmat, eli miten budjetti vaikuttaa työyksikön toimintaan. � Työaikojen sekä työ- ja lomavuorojen järjestelyt. � Työyhteisön kehittämissuunnitelma joka pohjautuu esim. työhyvinvointikyselyyn. � Tiedottaminen työpaikan sisällä ja eri yksiköiden välillä, eli miten asioista työpaikan sisällä

tiedotetaan ja mahdollinen yksikön tiedotusvastaava. � Tyky-toiminta.

Yhteistoimintaohje

4.4 Välitön viestintä

Välittömällä viestinnällä tarkoitetaan sekä sisäistä että ulkoista viestintää, joka kohdistuu suoraan kohteeseen. Kohteena voi olla kaupungin asukas, muu asiakas tai konsernin työntekijä. Välittömässä viestinnässä tulisi ottaa huomioon seuraavat seikat:

� Jokainen työntekijä toimii ulospäin koko konsernin ja sisäisesti oman yksikkönsä palvelu- ja markkinointiviestijänä (koskee kaikkea viestintää henkilökohtaisesta kontaktista sähköpostiin jne.).

� Välittömän viestinnän kautta annetaan kasvot koko konsernin / oman yksikön toiminnalle ja työntekijöille.

� Palvelun saajan kokemuksilla ja mielikuvilla on keskeinen merkitys koko kaupungista / yksittäisestä yksiköstä syntyvälle mielikuvalle.

� Hyvän vaikutelman avainsanoja ovat: palvelualttius, ystävällisyys ja kohteliaisuus.

10

4.5 Tiedotustilaisuudet henkilöstölle

Isoista ja henkilöstön kannalta merkittävistä asioista kuten esimerkiksi kuntien yhdistymisasiat, laajat yhteistyöalueasiat ja toimintojen uudelleenorganisoinnit, voidaan järjestää myös koko henkilöstölle tarkoitettuja tiedotustilaisuuksia. Tiedotustilaisuuksista ilmoitetaan erikseen intranetissä sekä esimiesten kautta.

4.6 Työpaikkojen ilmoitustaulut

Ilmoitustaulua voidaan käyttää myös yksikkökohtaisena tiedonvälityskanavana muiden tiedonvälityskanavien rinnalla. Yksikkökohtaista ilmoitustaulua ylläpidettäessä huomiota tulisi kiinnittää seuraaviin seikkoihin:

� Tiedon ajankohtaisuus. Ilmoitustaulu ei ole arkisto. � Kenelle tieto on tarkoitettu vrt. ilmoitustaulun paikka.

Yksiköiden omien ilmoitustaulujen käytön ohjeistukset sovitaan kunkin yksikön sisällä. Erityisen tärkeää ilmoitustaulun ylläpito on niissä yksiköissä, joiden henkilökunnalla ei ole päivittäin käytössään sähköisiä yhteyksiä.

4.7 Esimies-alainen keskustelut

- tavoitteet ja niiden seuranta - muut työhön liittyvät asiat, kuten työhyvinvointi - viestintä on kahdensuuntaista, työntekijällä myös velvollisuus hankkia aktiivisesti tietoa

esimieheltään ja yhteistyöverkostoltaan

11

5. Ulkoinen viestintä

5.1 Ohjeet kuulutusten ja ilmoitusten julkaisemiseen

Kaupunginvaltuusto on 12.12.2011 § 102 päättänyt, että

� valtuuston kokousilmoitukset ja muut viralliset, lakiin tai asetukseen perustuvat kunnalliset kuulutukset ja ilmoitukset vuonna 2012 julkaistaan Alueviestissä ja Tyrvään Sanomissa,

� muut kunnalliset ilmoitukset julkaistaan harkinnan mukaan levikkialueelle kohdennettuna sen mukaan kuin kukin vastuualue/yksikkö päättää

� viran- ja toimenhakuilmoitukset voidaan julkaista harkinnan mukaan muissakin lehdissä ja ammattijulkaisuissa.

Lisäksi noudatetaan seuraavia periaatteita:

� Kaikkien ilmoitusten kokoa pienennetään tiivistämällä.

� Kaikkiin kuulutuksiin ja ilmoituksiin tulee sisällyttää maininta henkilöstä, joka antaa lisätietoja yhteystietoineen.

� Kaupungin johtoryhmä on hyväksynyt kaupungin logon ja visuaalisen ilmeen. Sen perusteella

on tehty kaupungin ilmoituksille em. paikallislehdissä ilmoituspohja, jota käytetään. Se on toimitettu ko. lehdille. Sitä on mahdollista käyttää sekä mustavalkoisena että värillisenä (ei eri hintaa, mikäli värisivulla).

� Kaikki kuulutukset ja ilmoitukset tulee toimittaa myös palvelupisteille:

Sastamalan pääkirjasto sekä Mouhijärven, Suodenniemen ja Äetsän kirjastot toimivat myös palvelupisteinä, joista kuntalaiset saavat perustietoa ja -neuvontaa kunnallisista ym. asioista. Niissä on esillä esittelymateriaalia esimerkiksi kaupungin esitteitä, julkaisuja ja lomakkeita. Muutkin kirjaston toimipisteet palvelevat lähes samalla tavalla, vaikka niitä ei kutsuta palvelupisteiksi. Kaikki kunnalliset kuulutukset ja ilmoitukset tulee toimittaa sähköpostilla palvelupisteille niissä esillä pidettäväksi. Kuulutuksiin liittyvät asiakirjat esimerkiksi asemakaava-ehdotukset tai suunnitelmat pidetään myös nähtävänä. Ydinprosessien tulee sopia toimialansa lomakkeiden saatavana olosta palvelupisteissä. Sähköistä palvelua hyödynnetään. Asiakas ja henkilökunta voivat internetistä kaupungin sivuilta tai muualta ottaa lomakkeesta tulosteen. Saatavilla pidetään myös valtion lomakkeita. Kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen esityslistat toimitetaan palvelupisteille esillä pidettäväksi. Muiden toimielinten esityslistoja tai pöytäkirjoja ei toimiteta palvelupisteille, vaan tiedottamisessa hyödynnetään kotisivuja, joilta voi tarvittaessa ottaa tulosteita. Ydinprosessit voivat sopia, että palvelupisteissä pidetään myytävänä karttoja, julkaisuja, pääsylippuja tms. taikka otetaan vastaan varauksia tai ilmoittautumisia. Asiakkaille otetuista kopioista tai tulosteista peritään kirjaston vahvistamat korvaukset. Palvelupisteissä on asiakkaiden käytettävissä yleisöpäätteet, joiden käytössä henkilökunta tarvittaessa opastaa.

12

Kaupungin viranomaisille tarkoitettu posti asiakkaan tulee itse toimittaa postin välityksellä tai viemällä itse perille. Palvelupisteissä voidaan kuitenkin tapauskohtaisesti ottaa vastaan kaupungille osoitettua postia, joka sisäisenä kuljetuksena toimitetaan oikeaan paikkaan, ei kuitenkaan tiettyyn määräaikaan mennessä toimitettavia hakemuksia, muistutuksia tms.

Kukin ydinprosessi nimeää vastuuhenkilön, joka huolehtii yhteydenpidosta palvelupisteisiin ja siitä, että tarvittava aineisto ja materiaali toimitetaan niihin.

Kaikissa palvelupisteelle toimitettavissa materiaaleissa tulee olla maininta, kuka antaa lisätietoja eli henkilön nimi yhteystietoineen.

5.2 Internet

Sastamalan kaupungilla on olemassa kaksi eri verkkototeutusta: Sastamala–portaali sekä kaupungin viralliseen tiedotukseen käytettävät kaupungin kotisivut. Sastamala-portaali toimii puhtaasti markkinoinnillisena foorumina, tarkoituksenaan palvella pääasiassa seudulla matkailevia ja vierailevia ulkopaikkakuntalaisia sekä vapaa-ajanaktiviteetteja etsiviä kuntalaisia. Portaalin etusivulla julkaistaan nostoina ajankohtaisten, kaikille avoimien tapahtumien ilmoituksia. Portaalissa toimiva tapahtumakalenteri on tarkoitettu Sastamalan kaupungin alueella tapahtuvien, kaikille avoimien tapahtumien tiedottamiseen. Portaalin ylläpidosta vastaa kaupunkimarkkinointi yhdessä kaupungin matkailun kanssa. Sastamalan kaupungin viralliset kotisivut toimivat kaupungin virallisena tiedotusfoorumina. Sivuille on koottu laajasti tietoa kaupungista ja sen eri yksiköistä. Jotta sivut koettaisiin kohderyhmissään tarkoituksensa mukaisesti, on sivujen ylläpitäjien kiinnitettävä erityistä huomiota tiedon ajantasaisuuteen, oikeellisuuteen ja virallisuuteen. Verkkoviestinnän taso tulee säilyttää korkeana ja sivujen yleisilmeen tulee olla edustava ja kaupungin graafista ohjeistusta mukaileva. Kaupungin virallisen sivuston ylläpitovastuu on jaettu yksiköille, ts. kukin yksikkö nimeää ylläpitäjän omalle osiolleen. Kokonaisuuden ylläpidosta vastaa kaupungin keskushallinto. Sastamala-portaali Sastamalan kaupunki

5.3 Sosiaalinen media

Sosiaalisella medialla tarkoitetaan verkkoviestintäympäristöjä, joissa jokaisella käyttäjällä tai käyttäjäryhmällä on mahdollisuus toimia sekä aktiivisena viestijänä ja sisällöntuottajana että tiedon vastaanottajana. Sosiaalisen median palveluista tällä hetkellä tunnetuimpia ovat esim. Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn ja Wikipedia. Sosiaalisen median sovellukset tarjoavat kanavan verkostoitumiseen, viestimiseen, osaamisen kehittämiseen ja innovointiin. Sosiaalinen media nousee parhaimmillaan yhteisön voimavaraksi esim. positiivisen mainoksen, työntekijöiden osaamisen tason tai verkostoitumisen kautta. Asiantuntijuus huomataan ja siksi Sastamalan kaupunkikonserni haluaa kannustaa työntekijöitään, joille sosiaalisen median käytöstä on ammatillista hyötyä, verkostoitumaan sekä tuomaan ammattitaitoaan ja työrooliaan esille sosiaalisen median välineissä.

13

Sosiaalisen median välineissä esiintyessäsi:

� Esiinny omalla nimelläsi ja seiso sanojesi takana. � Älä julkaise mitään, mihin et halua törmätä tulevaisuudessa. � Jos huomaat tehneesi virheen, pyri korjaamaan se ensimmäisenä. � Ole aktiivinen, avoin ja kohtelias. � Kuuntele ja pyri ymmärtämään muita. � Huomioi muiden materiaaleja käyttäessäsi tekijänoikeudet.

Kaupunkikonsernin työntekijänä sosiaalisen median välineissä esiinnyttäessä on edellä esitettyjen kohtien lisäksi erityisesti huomioitava seuraavat seikat:

� Toimit työroolissasi ja edistät työtavoitteidesi toteutumista. Työroolissa esiintymisestä tulee

sopia esimiehen kanssa. � Noudata työlainsäädäntöä ja henkilötietosuojalakia, kuten muillakin alustoilla. � Edusta Sastamalan kaupunkikonsernia positiivisesti ja kaupungin arvoja noudattaen. � Käsittele työn piiriin liittyviä asioita harkiten. � Et saa tarkoituksella tuottaa vahinkoa työnantajallesi. � Jokainen kantaa vastuun sanomisistaan itse, siksi kannanotoissa olisi hyvä tuoda ilmi, että

julkituotu mielipide ovat henkilökohtaisia, eivät kaupungin virallisia. � Oman työpöydän ja tiedostojen jakaminen verkossa on ehdottomasti kielletty. � Tietoturvasyistä sosiaalisen median palveluihin ei saa kirjautua työkäytössä olevilla

tunnuksilla ja salasanoilla. � Tietohallinto ei tarjoa käyttäjätukea sosiaalisen median palveluihin.

Sastamalan kaupunkikonserni esiintyy virallisesti sosiaalisessa mediassa Facebookissa. Sivuston ylläpidosta vastaavat kaupungin keskushallinto ja kaupunkimarkkinointi. Sastamalan kaupunki Facebookissa

5.4 Tiedotusvälineet

Median kautta saavutetaan kohderyhmät nopeasti ja tehokkaasti ja sen vuoksi mediaa voidaan pitää yhtenä kaupungin tärkeimmistä yhteistyökumppaneista. Uutisoinnillaan mediat luovat kuvaa kaupungista ja sen toiminnasta, maksullisella markkinoinnilla taas pyritään ylläpitämään ja vahvistamaan positiivista kuvaa. Hyvällä yhteistyöllä toimittajien kanssa palvellaan aina loppujen lopuksi kaupungin asukkaita eli asiakkaita. Mediaviestinnässä (haastattelut, juttuvinkit, jne.) tulee ottaa huomioon seuraavat seikat:

� Ole aktiivinen, avoin ja kohtelias. � Ole käytettävissä ja tavoitettavissa. � Ota toimittajat vakavasti. � Älä ota itseesi, mediassa pitää olla hieman kovanahkainen ja sietää arvostelua. � Puhu rehellisesti ja asiaa. � Vain uutinen saa julkisuutta. � Myös kielteisistä asioista pitää tiedottaa. � Kerro huonot uutiset heti

14

� Muista, että kaikki sanomasi saattaa päätyä julkisuuteen. � Kohtele kaikkia median edustajia tasapuolisesti. � Oikaise vain virheet ja harhaanjohtavat uutisoinnit. � Huomioi asioiden salassapitovaatimukset (vrt. esim. esityslistat) ja julkisuuslaki. � Huomioi moniportainen päätöksenteko-organisaatio: tuo selkeästi julki, jos asia on vasta

käsittelyvaiheessa. � Edusta Sastamalan kaupunkikonsernia positiivisesti ja kaupungin arvoja noudattaen. � Muista, että tiedottajan henkilökohtaiset näkemykset eivät saa näkyä tiedottamisessa. � Pyydä haastattelu luettavaksi etukäteen, mikäli se suinkin on mahdollista.

5.5 Tiedote

Tiedotteen tärkein tehtävä on nimensä mukaisesti tiedottaa jostain asiasta. Yleisimmin tiedote laaditaan tiedotusvälineille, jolloin tiedotteen tehtävänä on toimia uutisjutun taustamateriaalina, mutta tiedote voi olla esim. työyksikölle ajankohtaisesta asiasta laadittu tiedonanto. Hyvässä tiedotteessa on:

� Oikean sisältöinen otsikko � Kerrottu vain pääkohdat. � Selkeä ja johdonmukainen rakenne ja kieli. � Käytetty asiallista tekstiä, markkinointitekstit eivät ole tiedotteita. � Mainittu tiedotteen jälkeen yhteyshenkilön tiedot.

Tiedotteen rakenne:

� Päiväys ja paikkakunta � Otsikko � Esittelykappale eli ingressi (jos kyse on laajemmasta asiasta) � Pääkappale(et) � Yhteystiedot

Huomioi tiedotustilanteessa yksikössäsi sovitut tiedotusvastuut. Tiedotteissa käytetään organisaation virallisia kirjelomakkeita. Lista kaupungin käyttämistä medioista.

5.6 Tiedotustilaisuus

Tiedotustilaisuus järjestetään silloin kun kyseessä on todella laaja ja merkittävä asia, muussa tapauksessa tiedottamiseen riittää tiedote. Tiedotustilaisuuden järjestämisessä on hyvä ottaa huomioon:

� Kutsu tiedotusvälineille olisi hyvä lähettää viikkoa ennen tilaisuutta. � Kutsussa kerrotaan perustiedot: mitä, missä, milloin, miksi ja kuka. � Kutsussa olisi hyvä mainita myös yhteyshenkilön tiedot. � Tiedotustilaisuus ei saisi kestää tuntia pidempää.

15

� Tilaisuuden jälkeen olisi hyvä varata aikaa ja rauhallinen paikka avainhenkilöiden haastatteluille.

5.7 Tiedotuslehti

Kaupunkikonsernin yleinen tiedotuslehti koostetaan pääsääntöisesti kerran vuodessa. Lehteä jaetaan jokaiseen talouteen sekä liikelaitoksille. Yleisen tiedotuslehden lisäksi konserniyhtiöillä voi olla omia tiedotuslehtiä

5.8 Asukastilaisuudet

Merkittävistä suunnitelmista ja hankkeista sekä kunnan yleistilanteesta järjestetään tarpeen mukaan alueellisia tai koko kuntaa koskevia asukastilaisuuksia. 5.9 Kaupungin virallinen ilmoitustaulu

Kaupungin virallinen, lakien ja asetusten mukaiseen tiedottamiseen tarkoitettu ilmoitustaulu sijaitsee kaupungintalon pääovilla, osoitteessa Aarnontie 2 A. Virallisella ilmoitustaululla julkaistavat kuulutukset ja ilmoitukset julkaistaan myös internetissä www.sastamalankaupunki.fi -> tiedotepalsta. Ilmoitustaulun ajantasaisuudesta vastaa kaupungin keskushallinto.

16

6. Kriisiviestintä

Kriisitilanne on yleensä tilanne, jossa tavalliset tiedottamisen keinot ja kanavat eivät riitä vaan kaupungilta odotetaan tavallistakin nopeampaa sekä hyvinkin informatiivista ja tiivistä tiedottamista. Mitä enemmän olosuhteet poikkeavat normaalista, sitä enemmän ja nopeampaa tiedottamista tarvitaan. Kriisitiedottamisen tehtävänä on ensisijaisesti:

� torjua vaaraa � antaa toimintaohjeita � ennaltaehkäistä tarpeetonta hätääntymistä � lisätä turvallisuudentunnetta � eliminoida huhuja � edesauttaa normaaliin toimintaan palaamista niin pian kuin mahdollista

Tiedottamistarve tulee arvioida heti, kun ensimmäiset tiedot ilmeisestä häiriötilanteesta ovat tulleet esiin. Sisäisesti on suositeltavaa tiedottaa mieluummin liian paljon kuin liian vähän, jotta valmius ulkoiseen tiedottamiseen olisi mahdollisimman hyvä. Onnettomuustilanteessa tiedotusvastuu kuuluu johtavalle pelastusviranomaiselle, muut viranomaiset tiedottavat omaan toimintaansa kuuluvista asioista. Kaupungin tehtävänä on avustaa tiedottamisessa. Sastamalan kaupungilla on olemassa omat ohjeet kriisitilanteen viestintään.

17

7. Markkinointiviestintä

Markkinointiviestintä on ulkoisiin sidosryhmiin kohdistuva viestintää, jonka tarkoituksena on saada aikaan joko suoraan tai välillisesti kysyntään positiivisesti vaikuttavia ilmiöitä. Kaupungin ja kaupunkikonsernin harjoittaman markkinointiviestinnän tarkoituksena on markkinoida kaupunkia ja lisätä sen kiinnostavuutta potentiaalisten asukkaiden, yritykselle sijoituspaikkaa etsivien sekä matkailijoiden ja vierailijoiden keskuudessa. Markkinointiviestintää hoidetaan koordinoidusti Sastamalan Seudun Yrityspalvelu Oy:n kautta. Markkinointiviestinnän suunnittelusta ja käytännön toteutuksesta vastaa tehtävään erikseen nimetty henkilö, markkinoinnin toteutumista ja strategisia suuntauksia ohjaa eri yksiköiden edustajista koottu markkinointitiimi.

Markkinoinnin tavoitteet ja toimenpiteet esitellään vuosittain tehtävässä markkinointisuunnitelmassa ja vuonna 2012 valmistuvassa markkinointistrategiassa.

18

LINKIT

Intranetin ylläpito-ohjeet (tulossa) Kotisivuohjeistus (tulossa) Kriisiviestintä (tulossa) Markkinointistrategia (tulossa) Mediat Sastamalan kaupungin intranet Sastamalan kaupungin strategia Sastamalan kaupunki Sastamalan kaupunki Facebookissa Sastamala-portaali Kunnat.net Yhteistoimintaohje