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SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mySAP.com, mySAP.com Logo und weitere im Text erwhnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Lndern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen.

Einfhrung in SAP R/3

Module: FI

/ CO

/ MM

/ SD

(Ausschnitte) Release Enterprise

Prof. Dr. Joachim Buch

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Gliederung 1. Einfhrung in das SAP R/3-System

1.1. Allgemeines 1.2. Anpassung an betriebsindividuelle Strukturen 1.3. Module des Systems

2. SAP Ordnungsbegriffe in FI/CO 3. Einfhrung in die Systembedienung

3.1. An- und Abmelden 3.2. Das R/3-Fenster 3.3. Matchcode 3.4. IDES

4. Grundfunktionen der Finanzbuchhaltung

4.1. Grundstzlicher Aufbau der Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung 4.1.1 Konto als zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung 4.1.2 Organisation der Finanzbuchhaltung als Haupt- und Nebenbuchhaltung

4.1. Strukturen / Stammdaten der Finanzbuchhaltung 4.2.1. Anlegen / ndern / Anzeigen Sachkonto 4.2.2. Anlegen Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten

4.2.2.1. Zentrale Pflege versus Pflege in FI 4.2.2.2. Anlegen von Kreditorenstammdaten - Zentrale Pflege 4.2.2.3. Anlegen von Debitorenstammdaten Zentrale Pflege

4.3. Erfassen von Bewegungsdaten in der Finanzbuchhaltung 4.3.1 Vorbemerkungen 4.3.2 Erfolgsneutrale Sachkontenbuchung 4.3.3 Informationssystem 4.3.4 Kreditorische und debitorische Buchungen

4.4. Bilanz und GuV 5. Komplexe Geschftsprozesse

5.1. Lieferantenbestellung abwickeln 5.2. Kundenauftrag bearbeiten

6. Grundfunktionen der Kostenrechnung

6.1 Integration Finanzbuchhaltung Kostenrechnung 6.2. Strukturen / Stammdaten

6.1.1 Kostenarten 6.1.2. Kostenstellen / Kostenstellenhierarchie 6.1.3. Leistungsart 6.1.4. statistische Kennzahlen

6.2. Informationssystem 6.3. Primrkosten erfassen

6.4. Innerbetriebliche Leistungsverrechnung 6.4.1. Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung 6.4.2. Permanente Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

6.4.2.1. Umbuchung von Kosten 6.4.2.2. Direkte Leistungsverrechnung

6.4.3. Periodische Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

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Literatur: Pflichtlektre: Hildebrand, Knut / Rebstock, Michael, Betriebswirtschaftliche Einfhrung in SAP R/3, Mn-chen, Wien 2000 oder sptere Auflagen, Oldenbourg, S. 13 - 119 als berblick ber alle Module: Mhrlen, Regine / Kokot, Friedrich, SAP R/3 Kompendium, Haar bei Mnchen 1998 oder sptere Auflagen, Markt und Technik-Verlag Kostenrechnung / Controlling: Brck, Uwe, Praxishandbuch SAP-Controlling, Galileo Press, Bonn, 1. Auflage 2003 oder sptere Auflagen Klenger, Franz / Falk-Kalms, Ellen, Kostenstellenrechnung mit SAP R/3, Braunschweig / Wiesbaden 3. A., 2001 oder sptere Auflagen, Vieweg-Verlag betriebswirtschaftliche Grundlagen: Kargl, Herbert, EDV und Buchhaltung, in: Handwrterbuch des Rechnungswesens (HWR), 3. A., Sp. 436 449 Bea, Franz Xaver, Rechnungswesen, Grundbegriffe, in: Handwrterbuch der Betriebswirt-schaftschaftslehre (HWB), 5. A., Sp. 3697 3715 Brink, Hans-Josef, Kostenstellen und Kostenstellenrechnung, in: HWB, 5. A., Sp. 2376-2385 Schierenbeck, Henner, Innerbetriebliche Leistungen, in:HWR, 3. A., Sp 910-920

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1. Einfhrung in das SAP R/3-System 1.1. Allgemeines SAP R/3 ist eine Standardsoftware, die sowohl alle betriebswirtschaftlichen Funktionsbe-reiche abdeckt als auch in allen Branchen eingesetzt werden kann. Ein wesentlicher Vorteil des Systems besteht darin, dass die gegenseitigen Abhngigkeiten der betriebswirtschaftli-chen Funktionsbereiche in der Standardsoftware bercksichtigt sind. Solche EDV-Systeme werden als integrierte System bezeichnet. SAP steht fr Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung - war eines der ersten Softwarehuser, das ein betriebswirtschaftliches Programmpaket entwickelte, das realtime arbeitete. Realtime bedeutet, dass die Daten, sofort nach der Eingabe verarbeitet werden. Gegensatz ist Batch, in diesem Fall werden die Daten gesammelt und zu be-stimmten Zeitpunkten (meistens nachts) weiterverarbeitet. Der wesentliche Vorteil von Real-time-Anwendungen besteht darin, dass die Informationen den Empfngern direkt nach der Eingabe zur Verfgung stehen. R/3 bedeutet also eine Realtime-Anwendung; die 3 steht fr die Standardsoftware, die auf Client-Server-Systemen eingesetzt wird. Das Vorgngermo-dell, das fr Grorechner konzipiert war, heit R/2. SAP-R/3 ist eine Standardsoftware fr eine Client-Server-Architektur. Als Client-Server-Architektur wird ein dezentrales Rechner-Konzept bezeichnet, bei dem die Verarbeitung auf mehreren, unterschiedlichen Plattformen erfolgt. Der Server stellt verschiedene Dienste zur Verfgung, die vom Client in Anspruch genommen werden. Beispielsweise bernimmt ein spezialisierter Datenbankserver die Suche in umfangreichen Datenbestnden. In R/3 lassen sich grob drei Funktionsbereiche untergliedern: Prsentation, Anwendungslogik und Daten-haltung. Seit etwa Anfang 1999 bemht sich die SAP die Zahl der Ansprechpartner in der Hochschul-landschaft zu reduzieren. Sie hat dazu mit einigen Hochschulen (Uni Magdeburg, Technische Universitt Mnchen) so genannte Hochschulkompetenzzentren (HCC) gegrndet, die die Versorgung der angeschlossenen Hochschulen bernehmen. Das HCC stellt die Hardware zur Verfgung und betreibt das R/3-System. Die Hochschulen greifen via Internet zu. HCCs werden von SAP wie ein Konzern behandelt. Seit WS 2003/2004 ist die FH Ludwigshafen dem HCC Magdeburg angeschlossen. Installiert ist das Release Enterprise. 1.2. Anpassung an betriebsindividuelle Strukturen SAP als branchenneutrale Standardsoftware weist eine Flle von Funktionalitten auf. Aus diesem Angebot muss jedes Unternehmen die Funktionen auswhlen, die seine betriebsindi-viduellen Fragestellungen und Probleme lsen helfen. Die Einstellung / Anpassung des SAP-Systems an die betrieblichen Erfordernisse des jeweiligen Unternehmens wird Customi-zing genannt. Damit wird die unternehmensneutral ausgelieferte Funktionalitt des Sys-tems den spezifischen betriebswirtschaftlichen Anforderungen des einzelnen Unternehmens angepasst. Im Rahmen des Customizing werden hauptschlich Tabellen eingestellt, die das System steuern. In R/2 musste man diese Tabellen noch direkt pflegen (also z.B. Tabellen-name und Spaltenbedeutung wissen); in R/3 erfolgt das Customizing ohne direkten Bezug auf die Tabellen. Im Customizing ist wichtig, dass die richtigen Ablufe in der richtigen Rei-henfolge durchgefhrt werden, da die Daten, die im Rahmen des Customizing eingepflegt

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werden, aufeinander aufbauen. Deshalb hat SAP eine Struktur hinterlegt, die als Einfh-rungsleitfaden bezeichnet wird. Die wachsende Unbersichtlichkeit des Programmpaketes hat SAP weiterhin veranlasst, im Rahmen der Customizing-Funktionalitten einen Strukturierungselemente fr die Einfhrung und Vernderung/Erweiterung des R/3 Systemes mitzuliefern (Vorgehensmodell). Weiterhin werden Werkzeuge fr die Systemeinstellung und deren Dokumentation bereitgestellt. Im Rahmen des Customizing mssen z.B. die Whrung, die Geschftsjahresvariante, Num-mernkreis fr Buchungen und Kostenrechnungsbelege usw. eingestellt werden. 1.3. Module des Systems SAP deckt alle betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche ab. Alle wesentlichen Funktions-bereiche sind als eigenstndiges Modul vorhanden (vgl. Abb. 1).

R/3R/3Client / ServerClient / Server

ABAP/4ABAP/4

FIFIFinancialFinancial

AccountingAccounting

COCOControllingControlling

AMAMFixed AssetsFixed Assets

Mgmt.Mgmt.

PSPSProjectProjectSystemSystem

WFWFWorkflowWorkflow

ISISIndustryIndustry

SolutionsSolutions

MMMMMaterialsMaterials

Mgmt.Mgmt.

HRHRHumanHuman

ResourcesResources

SDSDSales &Sales &

DistributionDistribution

PPPPProductionProductionPlanningPlanning

QMQMQualityQuality

Manage-Manage-mentment PMPM

Plant Main-Plant Main-tenancetenance

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R/3 Modul

Bezeichnung Verwendung

BC Basic grundlegende Steuerung des Systems

FI Financials Finanzbuchhaltung / Erstellung des Jahresabschlusses

AA Asset Accounting Verwaltung der Anlagen; Anla-genbuchhaltung

CO Controlling PS Project System Planung und Kontrolle von Pro-

jekten (F&E, Anlagenbau) OC Office and Communication IS Industries Solutions spezielle Branchenlsungen MM Material Management Untersttzung fr Einkauf und

Logistik PP Production Planning Untersttzung fr die Arbeitsvor-

bereitung PM Plant Maintenance Instandhaltung SD Sales and Distribution Vertriebsuntersttzung Abb. 1: Module im SAP-System Die funktionsorientierten Module (z.B. FI, HR, SD) werden ergnzt durch spezielle Anwen-dungen fr Branchen (IS). 2. SAP-Ordnungsbegriffe in FI/CO

Abb. 5: SAP-Hierarchie der Ordnungsbegriffe (FI/CO) (Quelle: Klenger, S.124) Mandant oberster Begriff in der Hierarchie von Ordnungsbegriffen. Jeder Mandant ist eine fr sich ab-geschlossene Einheit mit eigenen Stammstzen und einem vollstndigen Satz von Tabellen. In allen Datenstzen wird ein Mandantenschlssel (als Primrschlsselfeld) mitgefhrt, der die Trennung der Datenstze nach Mandanten gewhrleistet. Es handelt sich quasi um eine

Buchungskreis Buchungskreis

Kostenrechnungskreis

Buchungskreis

Kostenrechnungskreis

Kontenplan Kontenplan

Mandant

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geschlossene Welt. blicherweise stellt man sich unter einem Mandanten einen Konzern vor. Buchungskreis Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, fr die eine vollstndige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise fr einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowie Gewinn- und Verlust-rechnungen. Alle Stammdaten der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens mssen einem Buchungskreis eindeutig zugeordnet sein. Gesellschaft Eine Gesellschaft ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, fr die nach der jeweiligen Handelsgesetzgebung ein Einzelabschluss aufzustellen ist. Ge-sellschaft und Buchungskreis sind i.d.R. deckungsgleich. Mandant Buchungskreis Mandant und Buchungskreis stehen im Verhltnis 1:n, d.h. einem Mandanten knnen mehre-re Buchungskreise zugeordnet werden.

Quelle: Vo, Martin, Organisationseinheiten im SAP R/3 System, Schulungsunterlagen des HCC-Kompetenzzentrums Passau

SAPSAP

WerkWerk

UnternehmenUnternehmen

LagerhalleLagerhalle

AbteilungAbteilung SparteSparte GeschftsGeschfts--

bereichbereich

VertriebsVertriebs--gesellschaftgesellschaft--

MandantMandant

BuchungskreisBuchungskreis

WerkWerk

LagerortLagerort

VerkaufsVerkaufs--organisationorganisation

SparteSparte

FirmaFirma TochterTochter--gesellschaftgesellschaft

R

Beispiel fr eine UnternehmensstrukturBeispiel fr eine Unternehmensstruktur

SAP AG

SAPSAPSAPSAP

WerkWerk

UnternehmenUnternehmen

LagerhalleLagerhalle

AbteilungAbteilung SparteSparte GeschftsGeschfts--

bereichbereich

VertriebsVertriebs--gesellschaftgesellschaft--

MandantMandant

BuchungskreisBuchungskreis

WerkWerk

LagerortLagerort

VerkaufsVerkaufs--organisationorganisation

SparteSparte

FirmaFirma TochterTochter--gesellschaftgesellschaft

RRR

Beispiel fr eine UnternehmensstrukturBeispiel fr eine Unternehmensstruktur

SAP AG

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Kostenrechnungskreis Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit, fr die eine vollstndige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgefhrt werden kann. Im Kostenrechnungskreis werden die innerbetrieblichen Geschftsvorflle abgebildet, wobei die primren Kosten aus dem ex-ternen Rechnungswesen bernommen und nach innerbetrieblichen Gesichtspunkten geglie-dert werden. Stammdaten der Kostenrechnung werden beim Anlegen sowohl dem Kosten-rechnungskreis als auch dem Buchungskreis zugeordnet. Damit ist die Kostenstelle als Ob-jekt auch in der Finanzbuchhaltung bekannt und kann als weiteres Erfassungskriterium ne-ben dem Konto verwendet werden. Warum ist der Kostenrechnungskreis ber den Buchungskreisen angesiedelt? SAP will da-durch die Mglichkeit einer buchungskreisbergreifenden Kostenrechnung schaffen. Dies bedeutet, dass zwei oder mehr eigenstndige Unternehmen in einer Kostenrechnung zu-sammengefasst werden. Dies ist sinnvoll, wenn man Verrechnungen zwischen den Gesell-schaften im Rahmen der Kostenrechnung durchfhren mchte, statt Rechnungen (ext. Rechnungswesen) zu schreiben. Eine buchungskreisbergreifende Kostenrechnung ist nur bei sehr engen Verflechtungen zwischen den Unternehmen sinnvoll. Die Regel wird sein, dass der Kostenrechnungskreis dem Buchungskreis entspricht. Damit ist auch Kostenrech-nungssicht und Buchhaltungssicht identisch. Kontenplan Ein Kontenplan ist ein Verzeichnis der im betrachteten Unternehmen notwendigen Konten. Dieses vom Rechnungswesen definierte Gliederungsschema lehnt sich blicherweise an ei-nen Kontenrahmen (Industriekontenrahmen, Gemeinschaftskontenrahmen) an. Der Konten-plan ist also die Summe aller in einem Unternehmen verwendeten Konten; wird durch eine Kontenplan-Nr identifiziert.

Abb. 6. Beispiel fr einen Kontenplan (Copyright SAP AG)

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Beziehungen zwischen Mandant - Buchungskreis - Kontenplan In einem Mandanten hat jedes eigenstndige Unternehmen einen eigenen Buchungskreis. Der Mandant stellt damit einen Konzern oder eine Unternehmensgruppe dar. Jedes dieser Unternehmen arbeitet mit einem Kontenplan. Ein Unternehmen kann nicht mit mehreren Kontenplnen arbeiten! In einem Konzern kann ein Kontenplan allerdings von mehreren Un-ternehmen verwendet werden. Deshalb steht der Kontenplan oberhalb der Buchungskreise und auch oberhalb der Kostenrechnungskreise. Werden mehrere eigenstndige Unterneh-men (Buchungskreise) in einer gemeinsamen Kostenrechnung gefhrt, mssen alle Unter-nehmen den gleichen Kontenplan einsetzen, da es sich bei SAP um ein Einkreissystem han-delt. Ein gleicher Kontenplan fr mehrere Unternehmen kann sinnvoll sein, wegen Vergleichbar-keit zwischen Konzerngesellschaften. Nachteil: Zentraler Kontenplanpfleger notwendig, der fr alle beteiligten Konzerngesellschaften sachkundig ist. Bei heterogenen Gesellschaften entsteht eine Vielzahl von Konten, die von den meisten Unternehmen nicht bentigt werden, z.B. gibt es im Grohandel keinen Ausschuss, bei Dienstleistern und Energieversorgern kei-ne Fertigwarenbestnde. Meist gibt es bei heterogenen Konzernen auch nichts zu verglei-chen, da die Unternehmen viel zu unterschiedlich sind. Solche Zentralisierungslsungen sind immer auf ihre Tauglichkeit zu prfen. SAP sagt nur, dass bestimmte Funktionalitten vor-handen sind. Ob es sinnvoll ist, steht auf einem anderen Blatt. (Hausaufgabe: Aufgabe 1)

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3. Einfhrung in die Systembedienung 3.1. An- und Abmelden Anmelden erfolgt durch Anklicken des SAP-Icons auf dem Desktop oder ber die Startleiste. Es erscheint folgender Bildschirm

Dieser und alle weiteren Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP AG. Sie sind zum Teil aus Platzgrnden nur ausschnittsweise abgebildet. Enter oder (Alle abgebildeten Icons unterliegen dem Copyright der SAP AG) Das Kennwort muss beim erstmaligen Anmelden gendert werden. Besttigen Sie die fol-gende Systemnachricht mit Enter Abmelden: Menfolge: System Abmelden Das Skript wurde im Hinblick auf das Release Enterprise durchgesehen. Soweit sich die Hardcopies nicht inhaltlich gendert haben basieren sie noch auf Release 4.6 B. Die Hardcopies dienen der Veranschaulichung des Textes und sind nicht als durchge-hende Falldokumentationen zu verstehen

FB 1 nutzt Mandant 901

Benutzer: Matrikelnummer Kennwort: Student

Sprache: DE (kann weggelasssen werden)

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3.2. Das R/3-Fenster

Die Navigation in den einzelnen Funktionsbereichen erfolgt mit Hilfe des Baumes im linken Teil des Bildschirmes. Die Navigation ist dem NT-Explorer vergleichbar. Klick auf + ffnet den entsprechenden Ast, Klick auf schliet ihn. Schliet man einen Ast mit tiefer Navigations-struktur durch auf den obersten Knoten bleibt der Navigationspfad erhalten. Das bedeutet, dass man bei gleichem Geschftsprozess (z.B. Buchung) nicht wieder navigieren muss. Da-durch wird die Menstruktur recht schnell unbersichtlich, wenn man verschiedene Ge-schftsprozesse durchfhrt. Anklicken dieses Symbols setzt alle Navigationspfade zurck. a) Symbole und Mens

Die Symbolleiste enthlt Drucktasten fr hufig gebrauchte Funktionen wie z.B. Sichern und Enter. Die aufgefhrten Mens hngen von der jeweiligen Anwendung ab, die Sie gerade bearbeiten. Folglich sehen Sie verschiedene Mens, wenn Sie verschiedene Anwendungen verwenden.

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Enter-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste in der Symbolleiste oder Drcken der ENTER Taste auf Ihrer Tastatur besttigen Sie die auf einem Bild gemachten Eingaben. Befehlsfeld

Feld zur Eingabe von Befehlen, etwa Transaktionscodes, Buchstaben fr die Direktwahl und andere Befehle. Eine Transaktion ist eine Folge zusammengehriger Dialogschritte, um ei-nen logisch abgeschlossenen Vorgang im SAP-System abzuwickeln (z.B. eine Buchung). Eine Transaktion kann ber das Men oder ber ihren Namen (Transaktionscode) aufgeru-fen werden. Sichern-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste sichern Sie Ihre Arbeit. Zurck-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste gehen Sie eine Anwendungshierarchiestufe zurck. Falls Da-ten verloren gehen, erscheint ein Dialogfenster, mit einer Warnung. Eventuell knnen Sie auch Daten sichern. Beenden-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Drucktaste beenden Sie die aktuelle Transaktion. Das System kehrt zum Menbildschirm zurck. Abbrechen-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste brechen Sie die aktuelle Anwendung ab.

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Suchen-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste knnen Sie nach Daten suchen, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild bentigen. Ein weiteres wichtiges Fensterelement, das Ihnen im R/3-System immer wieder begegnen wird, ist das Dialogfenster. Ein Dialogfenster erscheint, immer wenn SAP weitere Informationen fr die Verarbeitung bentigt um Ihnen Informationen anzuzeigen, z.B. Meldungen oder spezifische Informationen zu

Ihrer aktuellen Anwendung. Hier sehen Sie ein Beispiel:

Die mit einem ? gekennzeichneten Felder im Dialogfenster sind MUSS-Felder und daher immer mit einer Eingabe zu versehen. b) Funktionsumfang der Menleiste Die folgende Tabelle fhrt Mens auf, die auf jedem Bild des R/3-Systems angeboten wer-den. Men Bedeutung System Im Men System finden Sie Funktionen, die sich auf das gesamte Sys-

tem beziehen (z.B. Erzeugen Modus, Benutzervorgaben und Abmel-den).

Hilfe Im Men Hilfe finden Sie Funktionen, um auf die verschiedenen Formen der im R/3-System verfgbaren Online-Hilfe zuzugreifen.

Die folgende Tabelle fhrt Mens auf, die Sie in der Regel in jeder R/3-Anwendung vorfinden. Men Bedeutung In der Regel ist der erste Menpunkt (ganz links) nach dem Objekt

(z.B. Material) benannt, mit dem Sie gerade arbeiten. In diesem Men finden Sie Funktionen, die sich auf das gesamte Objekt beziehen, wie z.B. Anlegen, ndern oder auch Drucken. Auerdem finden Sie in die-sem Men die Funktion Beenden mit der die aktuelle Anwendung be-endet wird.

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Bearbeiten Der zweite Menpunkt heit Bearbeiten. In ihm finden Sie Funktionen, die auf Teile des gerade bearbeiteten Objektes wirken, wie z.B. Mar-kieren, Editieren, Kopieren. Auerdem finden Sie hier die Funktion Ab-brechen, mit der Sie eine Anwendung verlassen knnen, ohne da das System die bisher eingegebenen Daten prft und sichert.

Springen Der dritte Menpunkt heit Springen und enthlt Navigationsfunktio-nen, die es Ihnen ermglichen, direkt auf Bilder der aktuellen Anwen-dung zu springen. Hier finden Sie auch die Navigationsfunktion Zurck, mit der Sie der Struktur der Anwendung entsprechend eine Ebene zu-rckgehen knnen, wobei das System Ihre Daten prft und bei inkon-sistenten Daten einen Korrekturdialog beginnt.

Weiterhin knnen auch folgende Mens in der Menleiste angezeigt werden: Men Bedeutung Zustze Das Men Zustze enthlt Funktionen, die das aktuelle Objekt oder

Teilobjekt ergnzen und nicht stndig bentigt werden. Umfeld Das Men Umfeld enthlt Funktionen, mit denen Sie zustzliche In-

formationen zu dem aktuellen Objekt erhalten knnen. Sicht Das Men Sicht enthlt Funktionen, die die Sicht auf das aktuelle Ob-

jekt verndern, z.B. von einer zweizeiligen auf eine einzeilige Listen-darstellung umschalten.

Einstell- ungen

Das Men Einstellungen enthlt Funktionen, die benutzerspezifische Voreinstellungen von Anwendungsparametern erlauben.

Hilfsmittel Das Men Hilfsmittel enthlt Funktionen, die objektbergreifend arbei-ten, z.B. allgemeine Lsch-, Kopier- und Druckfunktionen.

Hinweise zum Arbeitsplatzmen nach dem Anmelden In dieser Menleiste sehen Sie die Hauptmodule des SAP-Systems

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Bro verschiedene Brofunktionen wie Terminkalender, Archivierung und Ablage, Nachrichten Logistik Unter dem Hauptpunkt Logistik sind folgende betrieblichen Funktionen subsummiert: Materialwirtschaft, Vertrieb, Produktionsplanung und steuerung, Instandhaltung, Service- und Qualitts-Management Rechnungswesen Die Funktionen Finanzwesen (i.W. Buchhaltung), Treasury, Controlling finden sich unter dem Hauptpunkt Rechnungswesen Personal Die wesentlichen Funktionen des Personal-Moduls sind Personalmanagement, Zeitwirt-schaft, Personalabrechnung Infosysteme In den einzelnen Modulen, die sich an den Unternehmensfunktionen orientieren, gibt es je-weils einen Bereich Infosysteme, der der Wiedergewinnung und Aufbereitung der Informatio-nen dient. Dadurch ist die Funktion Informationsgewinnung (nur Lesen) von der Menstruktur eng mit Pflege (Lesen und Schreiben) verknpft. Im Unternehmen gibt es jedoch eine Viel-zahl von Mitarbeitern, die nur Leserechte haben sollen, diese jedoch in allen Modulen. Ohne einen speziellen Punkt Infosysteme mssten sie stndig die Module wechseln (benutzerun-freundlich) und fr die Systemadministration wre eine komplexe Zugangsberechtigung zu verwalten. Werkzeuge Unter diesem Menpunkt sind eine Reihe von Tools zusammengefasst, die ber die tgliche Arbeit hinausgehen. Im Rahmen der ABAP/4-Workbench knnen Entwickler zustzliche Programme erstellen

und mit dem ABAP/4-Dictionary Informationen ber die Datenstruktur gewinnen. Funktionen fr den System-Administrator zur Verwaltung des Systems Customizing stellt Werkzeuge fr die Systemeinfhrung und die betriebsindividuellen An-

passungen bereit (Vorgehensmodell und Einfhrungsleitfaden) Customizing-Leitfaden ber Menpfad: Werkzeuge Customizing IMG -Projektbearbeitung SAP-Referenz-IMG

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Business Navigator, Business Workflow visualisieren die einzelnen Sichten des R/3-Referenzmodells (Datensicht, Prozesssicht usw.)

System Hier finden sich verschiedene Systemfunktionen. Wichtig hiervon ist: Abmelden Erzeugen Modus / Lschen Modus

Mit Hilfe mehrerer Modi knnen Sie im SAP-System parallel arbeiten. Dies bedeutet, dass Sie in der Kostenrechnung einen Betriebsabrechnungsbogen ansehen knnen und paral-lel in der Finanzbuchhaltung einen Sie interessierenden Beleg ansehen knnen, ohne zwischen den Modulen zu wechseln. Ein zweiter Modus verhlt sich so, als htten Sie ein zweites SAP-System zur Verfgung.

ffnen Sie aufgrund der Systembelastung nicht mehr als 2 Modi.

Hilfe Verschiedene Hilfefunktionen.

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3.3 Matchcode: Ein Matchode erlaubt es Ihnen, den Schlssel eines bestimmten Datenbanksatzes (z.B. eine Kontonummer) zu finden, indem Sie im Satz enthaltene Informationen eingeben. Das System zeigt dann eine Liste aller Stze an, die fr die die eingegebenen Kriterien zutreffen. Ein Matchcode kann man sich etwa so vorstellen, wie das Stichwortverzeichnis eines Buches.

Meist sind unterschiedliche Matchcodes vorhanden. Diese finden sich dann als Registerleis-te. Die zu suchenden Informationen kann man durch Anklicken dieses Icons im folgenden Dialogmen eingrenzen.

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Beispiel fr ein Suchergebnis verndert sich im Laufe der Zeit durch neu angelegte Konten:

Hausaufgabe: Aufgabe 2

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3.4. IDES IDES ist die Abkrzung fr International Demonstration and Education System. IDES ist ein von SAP entwickeltes Modellunternehmen. Es handelt sich dabei um eine internationale Unternehmensgruppe mit Standorten in Europa, Asien, Nord- und Sdamerika. Normalerweise wird die Software ja ohne Anwendungsdaten ausgeliefert, d.h. die Anwender mssen die betriebsindividuellen Daten wie Organisationsstrukturen, Werksstandorte, Kon-ten, Kostenstellen, Kostenarten usw. erst einmal anlegen. Wenn dies erfolgt ist, kann man die laufenden Geschftsvorflle erfassen. Beim Unternehmen IDES hat die SAP sowohl Stammdaten angelegt als auch Geschftsvorflle in das System eingegeben. Wir steigen daher in ein bereits existierendes Unternehmen ein, hnlich einem Mitarbeiter, der nach Stu-dium oder Arbeitsplatzwechsel in einem neuen Unternehmen ttig wird. Die folgenden Informationen ber das Modellunternehmen IDES sollen Ihnen das Arbeiten im Verlauf des Semesters erleichtern. Die folgende Abbildung zeigt den Aufbau der IDES-Gruppe.

Abbildung 7: Aufbau der IDES-Gruppe Im Rahmen der Veranstaltung werden wir uns ausschlielich mit dem deutschen Tochterun-ternehmen der IDES-Gruppe beschftigen. Dieses Unternehmen (IDES-Deutschland) ist ein integraler Bestandteil der Europa-Gruppe.

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IDES-Deutschland ist durch folgende Sachverhalte gekennzeichnet: Buchungskreis Gesellschaft Sitz Whrung Kontenplan Produkte 1000 1000 Frankfurt EUR INT Aufzge, Motorrder,

Autos, Pumpen, PCs, Glhlampen, Farben, Tabletten

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4. Grundfunktionen der Finanzbuchhaltung 4.1. Grundstzlicher Aufbau der Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung 4.1.1. Konto als zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung Zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung ist das Konto. Alle Geschftsvorflle werden in Form von Soll- und Habenbuchungen auf den Konten erfasst. Um Geschftsvorflle auf den Kon-ten erfassen zu knnen, mssen die einzelnen Konten dem System erst einmal bekannt ge-macht werden. Dies geschieht mit Hilfe eines Kontenstammsatzes. Anschlieend knnen die Geschftsvorflle kontenbezogen erfasst werden (Bewegungsdaten). Stammdaten werden meist vor Aufnahme des lfd. Betriebes angelegt. Sie haben keinen Pe-riodenbezug. Sie gelten so lange, bis sie gendert werden. Sie ndern sich relativ selten. Bewegungsdaten sind vorgangsorientiert und werden durch den laufenden Betrieb stndig hinzugefgt. Sie haben einen Periodenbezug und zwar i.d.R. ber das Datum. 4.1.2. Organisation der Finanzbuchhaltung als Haupt- und Nebenbuchhaltung Entwicklungsgrnde: Ursprnglich gab es in der Buchhaltung Bestands- und Erfolgskonten, die zur Bilanz und GuV fhrten. Dieses System kennen Sie aus den Vorlesungen zur Buchhaltung und zum Jahresabschluss. Zunehmende Unternehmensgren haben zur Ausweitung der Zahl der Geschftsvorflle gefhrt und auch die Zahl der Lieferanten und Kunden hat betrchtlich zu-genommen. Dies fhrte zu einer Vielzahl von Buchungen auf den Konten Forderungen und Verbindlichkeiten. Ein einzelner Buchhalter konnte diesen Arbeitsanfall nicht mehr abwickeln, und mehrere Buchhalter konnten nicht mit einem einzigen Forderungs- und Verbindlichkeits-konto arbeiten. Man hat deswegen fr jeden Lieferanten und jeden Kunden eine Art Kartei-karte angelegt und die Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen darauf erfasst, d.h. fr jeden Lieferanten und fr jeden Kunden wurde ein eigenes Konto eingerichtet. Jetzt konnten die Lieferanten und Kunden auf mehrere Buchhalter verteilt werden. Auerdem konnte sehr viel schneller ein berblick ber die Forderungen gegenber den Kunden bzw. den Verbindlich-keiten gegenber den Lieferanten gewonnen werden. Die Karteikarten / Kontenbltter fr die Lieferanten wurden zu Kreditorenbuchhaltung Kreditor: Fachbegriff des externen Rechnungswesens fr den Lieferanten; Kreditoren

schicken dem betrachteten Unternehmen Eingangsrechnungen. Die Karteikarten / Kontenbltter fr die Kunden wurden zur Debitorenbuchhaltung. Debitor: Fachbegriff des externen Rechnungswesens fr den Kunden; Debitoren er-

halten vom betrachteten Unternehmen Ausgangsrechnungen. Debitoren- und Kreditorenkonten sind also Personenkonten. Kreditoren- und Debitorenbuch-haltung bezeichnet man als Nebenbuchhaltungen. Die normalen Bilanz- und GuV-Konten (Sachkonten) bilden die Hauptbuchhaltung.

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Von Zeit zu Zeit (meist monatlich) wurden die Kreditoren und Debitoren zusammengefasst und die Kreditoren auf ein spezielles Hauptbuchkonto (Kreditorenverbindlichkeiten) und die Debitoren auf ein spezielles Hauptbuchkonto (Debitorenforderungen) bertragen. Dann konnte im Hauptbuch der Abschluss erstellt werden. Sachkonto: Alle ber Bilanz oder GuV abzuschlieenden Konten. Auch das Debitoren-

konto (Summe aller Debitoren / Forderungen) und das Kreditorenkonto / Verbindlichkeiten) sind Sachkonten.

Diese Organisationsform der Buchhaltung hat auch in die Software von SAP Eingang gefun-den. SAP hat die existierende Organisation der Buchhaltung einfach abprogrammiert. Aus der Gesamtheit der Konten wurden die Kundenkonten (Debitoren) und die Lieferantenkonten (Kreditoren) wegen ihrer groen Anzahl und der Besonderheiten (Zahlungsverkehr) in Ne-benbuchhaltungen ausgegliedert. Ebenso werden die Anlagenkonten in eine separates Sub-Modul Anlagenbuchhaltung ausgegliedert. Zum Teil werden auch die Bankkonten (auf-grund von speziellen Erfassungsmasken) ausgegliedert. Auch die oben beschriebenen Hauptbuchkonten, auf die die Summen der Lieferanten und Kunden bertragen werden, gibt es in SAP. Sie werden Abstimmkonten genannt. Einen klei-nen Unterschied gibt es jedoch. In SAP werden nicht periodisch die Summen auf das Ab-stimmkonto bertragen, sondern jede Buchung parallel mitgefhrt. Das Abstimmkonto ist al-so ein Sachkonto, auf dem jede Bewegung der Nebenbuchhaltung, also der Debitoren, der Kreditoren und der Anlagen mitgefhrt wird. Diese Technik wird Mitbuchkontentechnik ge-nannt. ber die Mitbuchkontentechnik erfolgt das synchrone Verbuchen der Nebenbuchvor-gnge auf dem korrespondierenden Abstimmkonto des Hauptbuches. Dadurch kann jeder-zeit und nicht nur periodisch (nach bertrag) ein Abschluss erstellt werden. Abstimmkonten stellen ein Werkzeug dar, um Haupt- und Nebenbuchhaltung zu synchronisieren. Sie dienen nur SAP-internen Zwecken und knnen nicht direkt bebucht werden. Ursprnglich wurden Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung ausgegliedert, um die Datenflle beherrschen zu knnen. Bei SAP ist die Datenflle durch die Mitbuchkontentechnik noch an-gewachsen. SAP begrndet daher die Ausgliederung mit den Besonderheiten bei der Bear-beitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Natrlich fhrt das beschriebene Vorge-hen zu einer erheblichen Aufblhung des Buchungsstoffes, aber Ressourcenverschwendung hat SAP eigentlich noch nie interessiert. In existierenden Unternehmen gibt es nicht nur ein Abstimmkonto fr die Lieferanten und ei-nes fr die Kunden, sondern in der Regel verweisen zusammengehrige Gruppen von Kon-ten der Nebenbuchhaltung auf ein gemeinsames Abstimmkonto. Zum Beispiel knnen alle auslndische Debitoren auf ein gemeinsames Abstimmkonto weisen. Der Geschftsvorfall Zahlung der Miete wird grundstzlich mittels des folgenden Buchungs-satzes dargestellt: Mietaufwand an sonstige Verbindlichkeiten Augrund der Organisation der FiBu in Haupt- und Nebenbuchhaltung und aufgrund der Mit-buchkontentechnik lst dieser Geschftsvorfall in SAP folgende Buchungen aus:

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Mietaufwand an Kreditor(enkonto) und gleichzeitig Belastung des Abstimmkontos

In der Finanzbuchhaltung finden sich also folgende Daten:

Abb. 9 : Daten in der Finanzbuchhaltung (Quelle: Klenger, S. 143)

Daten in der Finanzbuchhaltung

Stammdaten Bewegungsdaten

Hauptbuch Belege(Geschftsvorflle)

Nebenbcher

Debitoren- /Kundenkonten

Kreditoren- / Lieferantenkonten

Anlagenkonten

Sachkonten

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4.2. Strukturen der Finanzbuchhaltung Pflege der Stammdaten Wesentliche Stammdaten der Finanzbuchhaltung sind: Sachkonto Kreditor Debitor 4.2.1. Anlegen / ndern / Anzeigen Sachkonto Menfolge: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbei-tung - Zentral Mit dieser Menfolge legen Sie das Sachkonto im Kontenplan und im Buchungskreisbereich an. Die Menfolgen ... Stammdaten Einzelbearbeitung Im Kontenplan und ... Stammda-ten Einzelbearbeitung - Im Buchungskreis sind nicht relevant, da hier das Konto in zwei Schritten (zunchst im Kontenplan, dann im Buchungskreis) angelegt wird. Dieses zweistufi-ge Vorgehen erscheint wenig sinnvoll. Voraussetzung fr ein solches Vorgehen ist, dass zwei oder mehr Unternehmen eines Konzerns mit dem gleichen Kontenplan arbeiten, aber nicht alle Konten in den eigenen Buchungskreis bernehmen. Im Kontenplan sind dann alle Konten enthalten, die die beteiligten Unternehmen verwenden. In den einzelnen Buchungs-kreisen jedoch nur eine Teilmenge dieses Kontenplanes. Vereinheitlichungen der Kontenplne von Konzernunternehmen sind grundstzlich kritisch zu sehen. Besser ist es, jedem Unternehmen seinen eigenen Kontenplan zu lassen und jedes Konto dieses Kontenplanes einem Konzernkonto zuzuordnen. In diesem Fall hat jedes Un-ternehmen einen eigenen Kontenplan mit einer eigenen Kontenplanbezeichnung. Im Einstiegsbild geben Sie die Konto-Nr. und den Buchungskreis an und whlen im Men Sachkonto Anlegen oder durch Anklicken dieses Icons. Die Icons daneben dienen dem Anzeigen bzw. ndern.

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1. Bild fr die Sachkontenanlage

Wichtige Felder: Kontengruppe: betriebswirtschaftlich: Gruppe von gleichartigen Konten (die den gleichen Regeln gehor-chen), z.B. Anlagekonten, Forderungskonten. In SAP muss jedes Konto einer Kontengruppe zugeordnet werden. Sie steuert das Anlegen von Stammstzen, z.B. welche Felder beim Anlegen des Stammsatzes gefllt werden ms-sen oder knnen. Konkret steuert die Kontengruppe das Erscheinungsbild der Erfassungsmaske und den Um-fang der Felder, die im Sachkontenstammsatz gespeichert werden sollen (Bildschirmlayout) - die Art der Nummernvergabe fr die Kontonummer - die Nummernkreise, aus denen die Nummern fr die Sachkonten zu whlen sind Das Bildschirmlayout wird dadurch geregelt, dass beim Customizing der Kontengruppe fr jedes Feld der Feldstatus festgelegt wird. Der Feldstatus regelt, ob das Feld ein- oder aus-geblendet ist und ob es ein Muss- oder Kann-Feld ist. Bei der Eingabe der Konten wird dann jeweils die Kontengruppe eingegeben, nach der die Stammdaten erfasst werden sollen. Es

Eine kurze betriebswirtschaftliche Erklrung der einzelnen Felder erhalten Sie, wenn Sie die Feld-bezeichnung (Text) anklicken und dann auf das gelbe Fragezeichen klicken.

Konto wird dem Buchungskreis (Un-ternehmen) zugeordnet

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ist logisch, dass fr die Anlage eines Anlagenkontos andere Felder bentigt werden, als bei der Anlage eines Forderungs- oder Verbindlichkeitskontos. Die Felder sind zu Feldgruppen zusammengefasst (z.B. Kontensteuerung). Der Einstieg ins Customizing erfolgt ber Werkzeuge Customizing IMG - Projektbearbei-tung SAP-Referenz-IMG. Sie sehen die Struktur des Einfhrungsleitfadens (linkes Bild) und whlen das entsprechende Modul aus. Im obigen Fall Finanzwesen Hauptbuchhaltung Sachkonten Stammdaten Vorarbeiten Kontengruppe definieren (Uhrsymbol) Suchen des Kontenplanes INT und der Kontengruppe ERG Markieren durch Klicken auf linkes Quadrat Icon mit Feldstatus anklicken anzuzeigende Zeile markieren Detail-Icon. Man erhlt das rechte Bild.

Nummernkreise: Mit dem Nummernkreisintervall wird festgelegt, aus welchem Nummern-Bereich die Konto-nummer genommen werden darf. Bei externer Nummernvergabe (wird vom Anwender ein-getippt) findet eine berprfung statt, ob die eingetippte Nummer aus einem zulssigen Nummernbereich stammt. Bei interner Nummernvergabe vergibt das System eine Nummer aus dem zulssigen Nummern-Intervall. Interne und externe Nummernvergabe ist insbeson-dere bei der Anlage von Debitoren und Kreditoren von Bedeutung. Fr GuV-Konten (Aufwands- und Ertragskonten) ist die Kontengruppe Erfolgskonten ein-zugeben. Bilanzkonten sind mit den Kontengruppe Sachkonten allgemein anzulegen.

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Erfolgskonto oder Bestandskonto Es muss angegeben werden, ob es sich um ein Erfolgs- oder Bestandskonto handelt. Die Detailsteuerung Erfolgskonten ist nur relevant beim Umsatzkostenverfahren. Bezeichnung in Pflegesprache (EN) Der Kontenplan INT ist ein internationaler Kontenplan und wird in Englisch gepflegt. Man muss hier Bezeichungen eingeben. Diese knnen aber in Deutsch erfolgen. Partnergesellschaft Macht bei Sachkonten keinen Sinn nicht auszufllen. Konzern-Kontonummer Jedes Konto des betrachteten Unternehmens wird einem Konzern-Konto zugeordnet. Da-durch ist es mglich, eine Bilanz und GuV in einer konzerneinheitlichen Struktur zu erstellen, ohne dass die einzelnen Unternehmen einen einheitlichen und damit aufgeblhten (Konzern-)Kontenplan bernehmen mssen. Das Konzernkonto muss dem Konzernkontenplan CONS entnommen werden. Normalerweise wird dieser Kontenplan bei Aktivierung des Matchcodes auch angezeigt. Ist dies nicht der Fall, muss der Matchcode Sachkontonummer im Konten-plan aktiviert und das Konto gesucht werden.

Durch Anklicken dieses Symbols kann man einen Suchbegriff eingeben. Eine Fortsetzung der Suche ist durch dieses Icon mglich.

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2. Bild fr die Anlage eines Sachkontos

Steuerkategorie Hier kann hinterlegt werden, ob das Konto MWST-relevant ist und ob es sich um Vorsteuer oder um Ausgangssteuer handelt. Wird hier keine Eingabe gemacht, knnen keine Bu-chungen mit Umsatzsteuer gemacht werden. Alternative Konto-Nr. : frei verfgbares Feld, kann z.B. fr eine Kontonummer aus einem Altsystem verwendet wer-den Einzelpostenanzeige Wenn auf einem Konto Einzelposten gefhrt werden sollen, d.h. wenn man die einzelnen Buchungen auf dem Konto sehen will, muss dieses Feld aktiviert werden. Wird es aktiviert, dann ist die Angabe eines Sortierschlssels notwendig.

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3. Bild fr Sachkontenanlage

Feldstatusgruppe: Sie regelt den Erfassungsbildschirm fr Bewegungsdaten, also den Erfassungsbildschirm fr Buchungen auf das Sachkonto. Die Feldstatusgruppe hat nichts mit dem Stammdatenbildschirm zu tun. Wichtig: Es ist zu unterscheiden zwischen: der Anlage eines Sachkontos (mit seinen Stammdaten, z.B. Kto.-Nr., Kto.-Bez.). Hierfr

gibt es mehrere Erfassungsbilder (wird gesteuert ber Kontengruppe). und den Buchungen auf dem Sachkonto. Hierfr gibt es ein anderes Bildschirmlayout.

Dieses Buchungslayout wird als Nr. im Sachkontenstammsatz eingegeben (Feldstatus-gruppe). Wenn kostenrechnungsrelevante Buchungen erfolgen sollen, muss die Feldsta-tusgruppe Kostenkonten gewhlt werden, andernfalls fehlt das Feld fr die Eingabe der Kostenstellennummer.

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Finanzposition: Hier muss eine Eingabe erfolgen, da das Finanzmanagement aktiv ist. Erfolgt keine Eingabe, fhrt dies zu Schwierigkeiten bei der Bebuchung des Kontos. Da wir die Funktion Finanzmanagement nicht nutzen, verwenden Sie am besten immer die Finanzposi-tions-Nr. 1136 oder 9993.

4. Bild fr die Anlage eines Sachkontos Damit man die Kontenbezeichnung bei Matchcode-Suchen findet, muss man in diesem Bild die deutsche Bezeichnung angeben.

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Das Konto wird durch Anklicken des Icons Sichern angelegt. Wenn Daten fehlen, erscheint folgende Meldung:

Besonderheiten bei der Anlage von Bestandskonten Bei den Bestandskonten (schlagen sich in der Bilanz nieder) ist zu unterscheiden, ob es sich um ein Bestandskonto mit Bezug zu einer Nebenbuchhaltung (z.B. Anlagenbuchhaltung) handelt oder nicht. Bestandskonten mit Bezug zu einer Nebenbuchhaltung sind immer Ab-stimmkonten (bitte auf die entsprechende Kontengruppe achten und Abstimmkonto hinterle-gen). Die folgenden Bildschirmmasken zeigen die Einstellungen bei einem Bestandskonto mit Be-zug zu einer Nebenbuchhaltung am Beispiel eines Anlagenkontos)

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Bitte achten Sie auf die Kontengruppe, die festlegt, dass es sich um ein Konto des Anlage-vermgens handelt. Die nchste Hardcopy zeigt das Folgebild. Hier ist nochmals auf das Abstimmkonto hinzuweisen. Bei den Anlagekonten handelt es sich grundstzlich um Ab-stimmkonten, da die Einzelbewegungen in der Anlagenbuchhaltung erfasst werden. Dies be-deutet, dass die Anlagekonten nicht direkt bebucht werden knnen. Als Feldstatusgruppe ist G007 (Anlagekonten) einzugeben, damit bei den Anlagenzugngen die richtigen Felder gepflegt werden knnen. Bei Bestandskonto ohne Bezug zur Nebenbuchhaltung gibt es keine wesentlichen Beson-derheiten. Bei genauem Vergleich z.B. der Seite Erfassung/Bank/Zins eines Anlagen- und eines Fi-nanzkontos (z.B. 113100) erkennt man, dass unterschiedliche Angaben abgefragt werden. Dies wird wie oben beschrieben ber die Kontengruppe gesteuert. Gleichartige Konten kann man auch ber ein Vorlagekonto anlegen. Das ist so eine Art Blaupause fr alle weiteren Konten. Aber bitte vorher berzeugen, dass die Einstellungen des Vorlagekontos richtig sind.

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4.2.2. Anlegen von Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten 4.2.2.1. Zentrale Pflege versus Pflege in FI Bei der Anlage von n Kreditoren und Debitoren gibt es zwei Alternativen: Pflege nur im Modul FI Zentrale Pflege Wird der Kreditor/Debitor nur in FI angelegt, ist er nur den Sub-Modulen von FI und dem Mo-dul CO bekannt. Eine Verknpfung mit anderen Modulen des SAP-Systems (vor allem MM und SD) ist nicht mglich. Erfolgt eine zentrale Pflege, knnen alle Module des Systems auf den Kreditor/Lieferanten bzw. Kunden/Debitor zugreifen. Die zentrale Pflege hat den Vorteil, dass hier die Systemintegration voll zum Tragen kommt. Sie hat den Nachteil, dass dem Buchhalter Strukturinfomationen der Logistik/Materialwirtschaft bekannt sein mssen. Ein Kreditor oder Debitor, der zunchst isoliert in FI angelegt wurde, kann nicht durch n-dern zentral angelegt werden. In diesem Fall erhlt man die Fehlermeldung, dass der Kredi-tor fr die Einkaufsorganisation 1000 nicht angelegt ist. Will man fr einen zunchst in FI isoliert angelegten Kreditor Einkaufsdaten nachpflegen, geht das nur ber: ...Stammdaten Zentrale Pflege Anlegen !! Man kann dann die fehlenden Daten nachpflegen. 4.2.2.2. Anlegen von Kreditorenstammdaten - Zentrale Pflege Hier kommt zum ersten Mal die Integration mit anderen Modulen ins Spiel. Bei den Kredito-ren ist das im wesentlichen die Materialwirtschaft (MM). Menfolge: Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Zentrale Pflege Anlegen/ndern/Anzeigen Einstiegsbild:

Eingabe bei externer Nummernver-gabe, freilassen bei interner Regelt Nummernkreis und interne bzw. externe Nummernvergabe IDES: KRED interne Vegabe 0001 externe Vergabe

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Im Einstiegsbild sind neben dem Buchungskreis und ev. der Kontonummer noch die Ein-kaufsorganisation und die Kontengruppe einzugeben. Einkaufsorganisation Die Einkaufsorganisation ist eine Organisationseinheit des MM und ist eine organisatorische Einheit innerhalb der Logistik. Mit Hilfe der Einkaufsorganisation wird das Unternehmen nach den Erfordernissen des Einkaufs strukturiert. Eine Einkaufsorganisation beschafft Materialien bzw. Dienstleistungen, sie handelt mit einem Lieferanten Einkaufskonditionen aus und ist fr diese Geschfte verantwortlich. Die Einkaufsorganisation ist nach auen rechtlich fr alle Einkaufsvorgnge verantwortlich. Die Einkaufsorganisation ist in Einkufergruppen geglie-dert, die fr die operativen Ttigkeiten zustndig sind. Die Form der Beschaffung wird durch die Zuordnung von Einkaufsorganisationen zu Bu-chungskreisen und Werken festgelegt. Es gibt folgende Formen des Einkaufs: - konzernbezogen - eine Einkaufsorganisation beschafft fr alle Buchungskreise eines

Mandanten - unternehmensbezogen - eine Einkaufsorganisation beschafft fr genau einen Buchungs-

kreis und dessen Werke Zur berwachung der Materialbestnde mu es mglich sein, im System die Orte festzuhal-ten, an denen die Materialien physisch vorhanden sind. Dies erfolgt mittels der Begriffe Werk und Lagerort. Als Werk bezeichnet man die Unternehmensteile, die Materialien produzieren bzw. Waren und Dienstleistungen bereitstellen. Die Untergliederung des Unternehmens in Werke ist eine Untergliederung des Unternehmens aus Sicht der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition. Beim Werk handelt es sich um eine organisatorische Einheit der Logistik. Werke werden in den Modulen PP (Werk als Produktionsstandort), MM (Werk als Warenlager) und SD (Werk als Auslieferungslager) verwendet. Jedes Werk gehrt zu genau einem Buchungskreis. Damit knnen die Bestnde und die Werte der Bestnde in den einzelnen Firmen getrennt gefhrt werden. Im Buchungskreis 1000 ist folgende Einkaufsorganisation hinterlegt: Einkaufsorganisation Werke Standort 1000 1000 Hamburg 1100 Berlin 1200 Dresden 1300 Frankfurt

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Kontengruppe Die Kontengruppe regelt die nchsten Erfassungsbilder, die Art der Nummervergabe und die Nummernkreise fr die Kreditoren-Stammdaten. Diese Einstellungen werden im Customizing festgelegt:

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Wenn Sie einen Stammsatz anlegen, mssen Sie die Kontengruppe angeben. Sie kann nach dem Anlegen des Stammsatzes nicht mehr gendert werden. ber Matchcode finden sich fr Kreditoren z.B. die beiden Kontengruppen KRED und 0001. Aus der Zuordnung des Nummernkreises 02 und der Definition der Nummernkreise im Cu-stomizing kann man erkennen, dass KRED interne Nummernvergabe zugeordnet ist. Die Kontengruppe 0001 sieht externe Nummernvergabe vor. Externe Nummernvergabe ist sinnvoll, wenn man die Kreditoren-Nummern nach einem be-stimmten System vergeben will. Dies setzt ein gut durchdachtes Nummernsystem, die Erar-beitung einer Organisations-Richtlinie und deren Befolgung durch die Mitarbeiter voraus. Doppelte Nummern sind durch Prfungen in SAP ausgeschlossen. Bei interner Nummernvergabe werden die Kreditoren-Nummern fortlaufend durch das Sys-tem vergeben. Wir whlen die Kontengruppe KRED und gelangen in das Bild zur Pflege der Adresse (1. Bild). Mit Enter oder nchste Seite gelangen wir in das 2. Bild: Im 3. Bild werden die Bankverbindungen des Lieferanten eingetragen. Dies ist notwendig fr automatische Zahlungen. Im IDES keine Mufelder!

ermglicht die Verrechnung der offenen Posten

Jedes Unternehmen in ei-nem Konzern erhlt eine eindeutige Nummer. Da-durch knnen die konzern-internen Geschftsvorflle (gegenseitige Lieferungen, Kreditvergaben usw.) er-kannt werden und im Rah-men der Konsolidierung eliminiert werden.

hier kann eine Konzern-Nr. eingetragen werden, wenn der Lieferant zu einem Konzern gehrt

Bei allen Kreditoren/Debitoren der EU muss eine Umsatzsteuer-ID eingegeben wer-den, bestehend aus DE und einer 9-stelligen Zahl (steht normalerweise auf der Ge-schftspost des Geschftspartners

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Im 4. Bild (Kontofhrung) ist das Abstimmkonto wichtig, da es die Verbindung zwischen der Nebenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) und der Hauptbuchhaltung herstellt.

Abstimmkonto (Muss-Feld): Fr jede Nebenbuchhaltung mssen Sie im Sachkontenbereich mindestens ein Abstimmkon-to fhren. Bevor man also Kreditoren- und Debitorenkonten anlegen kann, muss man zumin-dest ein Abstimmkonto fr die Kreditorenkonten und eines fr die Debitorenkonten anlegen. Wenn Sie auf ein Konto der Nebenbuchhaltung buchen, bucht das System automatisch auf das entsprechende Abstimmkonto mit. Die Konten fr Forderungen und Verbindlichkeiten sind typische Abstimmkonten. Abstimmkonten knnen nicht direkt bebucht werden. Weiterhin ist die Finanzdispositionsgruppe einzutragen: Kreditoren und Debitoren werden einer Finanzdispositionsgruppe zugeordnet, die bestimmte Eigenschaften, Risiken oder Arten der Geschftsbeziehung widerspiegelt.

Ausprgungen z.B.: - Kunden Inland - Kunden Ausland - Grolieferanten

Im 5. Bild (Zahlungsverkehr Buchhaltung) wird der Zahlungsverkehr geregelt. Auf die hier hinterlegten Zahlungsbedingungen wird bei der Bezahlung der Rechnung zurckgegriffen. Erfolgt also bei der Zahlungsbedingung 0002 die Ausgangszahlung 10 Tage nach Rech-nungserhalt, wird vom Zahlungsprogramm automatisch 3% Skonto bercksichtigt.

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Die Maske enthlt weitere Regelungen fr den automatischen Zahlungsverkehr. Rechnungs-prfung / Toleranzgruppe: gibt die Grenordnung fr Toleranzen zwischen Rechnungsbe-trag und Zahlungsbetrag an. Im IDES sind das alles keine Mufelder, jedoch sollte zumindest das Feld Zahlungsbed gepflegt werden.

6. Bild (Korrespondenz Buchhaltung): Angaben zu Mahnverfahren, Interne Organisation der Buchhaltung, usw. Keine Mussfelder im IDES.

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7. Bild (Einkaufsdaten):

letztes Bild (Partnerrollen):

Konditionen: Hier werden die Bedin-gungen hinterlegt, die allgemein fr Geschfte mit dem Lieferanten gelten (Zahlungsbedingungen, Mindestbe-stellwert, usw) Bei den Steuerungsdaten, Vor-schlagswerte Material, Servicedaten handelt es sich um spezielle Steue-rungsparameter des Einkaufs. ber Springen- Einkaufsorganisation Daten Einkaufsdaten kann man sich die Einkaufsdaten (aus MM) an-sehen wenn der Kreditor angelegt ist. Mufeld im IDES: Bestellwhrung

regelt, welche Rollen der Kreditor aus Sicht des Ein-kaufs annimmt, z.B. Be-stelladresse, Lieferant. Einzugeben sind die Kredi-torennummer und der Kre-ditorenname Keine Mufelder im IDES

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4.2.2.3. Anlegen von Debitorenstammdaten Zentrale Pflege Fr die zentrale Anlage eines Debitors lautet die Menfolge: Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Zentrale Pflege - Anle-gen/ndern/Anzeigen Der Aufbau der Masken ist nicht vollstndig identisch. Bei den Debitoren wurde das Regis-terkartenprinzip schon realisiert.

Bei den Debitoren mssen bei zentraler Anlage zustzlich die Strukturen des Vertriebsberei-ches hinterlegt werden (Integration mit dem Modul SD). Damit werden dem Debitoren zustz-liche Merkmale (Verkaufsorganisation, Vertriebsweg, Sparte) mitgegeben. Fr diese Kriterien kann dann im Modul SD eine Verdichtung der Debitoren-Bewegungsdaten erfolgen. Mit Hilfe der Verkaufsorganisation wird im IDES die regionale, nationale oder internationale Untergliederung des Marktes bercksichtigt. Alle Geschftsvorflle des Vertriebs werden stets innerhalb einer Verkaufsorganisation abgewickelt. Vertriebswege definieren die Wege des Produktes zum Kunden (Absatzkanle). Mit Hilfe der Sparte knnen Sie bei einem breitgefcherten Produktspektrum Produkte oder Produktlinien zusammenfassen. Fr jede Sparte knnen Sie kundenindividuelle

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Vereinbarungen, z.B. ber Teillieferungen, zur Preisfindung und ber die Zahlungsbedingun-gen, treffen. Innerhalb einer Sparte knnen Sie statistische Auswertungen durchfhren oder ein eigenes Marketing aufbauen. Innerhalb eines Vertriebsbereichs knnen Sie Auswertun-gen durchfhren, in denen Sie z.B. den dort entstehenden Umsatz analysieren. Die Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte bildet einen Vertriebs-bereich. Verkaufsorganisation: Die Verkaufsorganisation 1000 bernimmt den Vertrieb von Pumpen, Aufzgen, Beleuch-tung, Motorrdern, Fahrzeugen, und High-Tech Produkten. Die Verkaufsorganisation 1020 ist fr Konsumgter, fr chemische und pharmazeutische Produkte und Kosmetika zustndig. Vertriebsweg: Vertriebsweg Bezeichnung 10 Endkundenverkauf 12 Wiederverkufer 14 Service 20 Handelsketten 22 Abnehmer Industrie 24 Abnehmer Pharma Produktsparten: Die im IDES verkaufbaren Materialien und Dienstleistungen sind folgenden Produktsparten zugeordnet: Sparte Produkt 00 Produkte aller Sparten 01 Pumpen 02 Motorrder .. .. Fr IDES-Deutschland sind die unten dargestellten Vertriebsbereiche vorgesehen. Man kann sich die zulssigen Vertriebsbereiche durch Anklicken von Alle Vertriebsbereiche ansehen. Gibt man eine nicht zulssige Kombination an, ist eine Anlage des Debitors nicht mglich.

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Besondere Mufelder beim Debitor: Allgemeine Daten Transportzone passend zum Ort (Register Adresse) Vertriebsbereichsdaten Versandbedingung Standard Rechnungstermine Fabrikkalender Deutschland Standard Ausgangssteuer 1 (steuerpflichtig)

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CPD-Konten: Neben diesen normalen Kreditoren- bzw. Debitorenkonten gibt es auch sogenannte CPD-Konten. CPD ist die Abkrzung fr Conto pro Diverse. Fr einmalige Geschfte mit einem Kreditor oder Debitor richtet man nicht jedesmal einen eigenes Konto (Stammsatz) ein, son-dern man richtet fr alle diese Kreditoren oder Debitoren einen speziellen Stammsatz mit Hilfe der speziellen Kontengruppe ein. Die spezifischen Daten des Geschftspartners, wie die Adresse und die Bankverbindung, werden nicht im Stammsatz, sondern im Beleg einge-geben. Ein CPD-Konto ist daher ein Konto, auf dem die Verkehrszahlen einer Gruppe von Geschftspartnern ausgewiesen werden, mit denen nur einmal oder selten ein Geschft ab-gewickelt wird. Beispiel: Sie haben einem Debitor eine Rechnung zu schreiben, der ausnahmsweise Waren von Ihnen bezogen hat, da sein Hauptlieferant nicht liefern konnte. In einem solchen Fall werden Sie die Rechnung auf ein CPD-Konto buchen und keinen separaten Stammsatz an-legen. Beim Buchen auf ein CPD-Konto verzweigt das System automatisch auf ein Stamm-datenbild. Dort geben Sie die spezifischen Stammdaten fr den Debitor ein, die gesondert innerhalb des Belegs gespeichert werden.

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4.3. Erfassung von Bewegungsdaten in der Finanzbuchhaltung 4.3.1 Vorbemerkungen Belegprinzip Eherne Grundregel der Buchhaltung: Kein Buchung ohne Beleg! Daran orientiert sich auch SAP. Letztendlich werden die immer noch vorhandenen Buchhaltungsbelege aus Papier in ein EDV-System bernommen, um sie besser auswerten zu knnen. Buchungen werden immer in Belegform gespeichert. Es gelten die Grundregeln der Buchhaltung: Soll- und Ha-benpositionen mssen Null ergeben, der Buchungsbeleg muss alle wichtigen Informationen enthalten, um ihn auswerten zu knnen (Periodenzuordnung ber das Datum, Kontonummer, Betrag usw.). Jeder Beleg besteht aus einem Belegkopf und einer oder mehrerer Belegposi-tionen. Im Belegkopf werden alle Daten eingegeben, die fr den gesamten Beleg gelten (z.B. Belegdatum, Buchungsdatum, Belegnummer usw.). Die Belegpositionen sind die einzelnen Soll- bzw. Habenbuchungen. In den Belegpositionen werden die Kontonummern, Betrge, Buchungsschlssel usw. angegeben. Auch in der Kostenrechnung orientiert sich SAP am Belegprinzip, d.h. Sie finden auch Kostenrechnungsbelege. Die wichtigsten Buchungen sind: erfolgsneutrale Sachkontenbuchung kreditorische Buchung debitorische Buchung 4.3.2. Erfolgsneutrale Sachkontenbuchung Bei der erfolgsneutralen Sachkontenbuchung werden 2 Bilanzkonten angesprochen, es han-delt sich um einen Aktivtausch oder einen Passivtausch, eine Bilanzverlngerung oder verkrzung. Beispiel: Aufnahme eines Kredites in Hhe von 1 Mio . Der Geldeingang soll dem Postgirokonto zugute kommen. Bisher wurde noch kein Kredit in Anspruch genommen. Buchungssatz: Bank an Kreditverbindlichkeiten Prozesskette beim Durchfhren einer Sachkontenbuchung 1. Vorhandensein der anzusprechenden Sachkonten prfen 2. eventuell Sachkonto anlegen 3. Buchung durchfhren

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1. Kontonummer des Postgirokontos feststellen Menfolge: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbei-tung - Zentral Mit Hilfe des Matchcodes Sachkontenbezeichnung im Buchungskreis die Sachkontennum-mer feststellen. Das Postgirokonto hat die Kontonummer 110000. Mit Sachkonto anzeigen oder entsprechendem Icon das Konto anzeigen. Das Unternehmen hat bisher noch keinen Kredit in Anspruch genommen. Wir gehen davon aus, dass ber Matchcode kein entsprechendes Verbindlichkeitskonto festgestellt wurde. Es muss ein Bilanzkonto fr den Kredit angelegt werden. 2. Sachkonto anlegen Menfolge: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbei-tung - Zentral Als Feldstatusgruppe kommen G005, G009, G019 und G032 in Frage. Bei G005 ist bei der anschlieenden Buchung das Valutadatum (erfolgt automatisch), bei G009 das Flligkeitsda-tum und bei G032 Valuta- und Flligkeitsdatum und bei G019 weder noch zu pflegen. 3. Buchung durchfhren: Menfolge: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbeleg erfassen Diese Sachkontenbuchung ist eine Enjoy-Transaktion. Das bedeutet, dass dies eine Einbild-transaktion ist. Dies bedeutet, dass damit Belege auf einem Bildschirm ohne Kontextverlust erfasst werden knnen. Die Sachkontenbuchung Enjoy wird parallel zu den bereits vorhan-denen Erfassungstransaktionen (Allgemeine Buchung) angeboten. Folgende Funktionen stehen Ihnen auf den Registerkarten zur Verfgung: - Grunddaten - Detail

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Registerkarte Grunddaten

Geben Sie das Belegdatum und das Buchungsdatum ein. Diese Eingaben sind Muein-gaben. Sie knnen zu diesem Zeitpunkt die Whrung wechseln. Geben Sie in der Tabelle die Daten fr die Belegpositionen ein. Als Belegpositionen wer-den die Soll-Buchung und die Haben-Buchung angesehen. Es sind selbstverstndlich auch Buchungen mit mehrere Soll- und mehrere Habenpositionen mglich (Aufteilungs-buchungen). Geben Sie fr jede Belegposition Sachkontonummer, Soll/Haben und Betrag ein. Weitere Daten knnen durch den Verschieben des Reglers eingegeben werden. Besttigen Sie durch Enter. Das System prft die eingegebenen Daten und kennzeichnet eine geprfte Belegposition durch in der Statusspalte der Tabelle.

Detail

Auf diesem Bild knnen Sie weitere Felder zur Sachkontenzeile, wie z. B. Zuordnungs-nummer, (Partner-)Geschftsbereich, Kostenstelle oder Umrechnungskurs eingeben. Um automatisch Steuern zu berechnen, markieren Sie das Ankreuzfeld Steuer rechnen. Beachten Sie, dass es sich bei dem eingegebenen Betrag um den Bruttobetrag handelt.

Wenn Eingaben fehlen, erhlt man einen Warnhinweis und kann die Daten nachpflegen. Am besten durch Markieren der Zeile und Anklicken des Icons Detail. Im vorliegenden Fall fehlte das Flligkeitsdatum.

Ampel

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Durch Zurck kommt man wieder auf den Erfassungsbildschirm fr die Buchung. Die Ampel neben dem Register gibt den Belegsaldo in Belegwhrung an:

rot - Saldo ist ungleich Null gelb - ungeprfter Zustand (Einstiegsstatus) grn - Saldo ist gleich Null

ber die Funktion Simulieren erhalten Sie eine Listanzeige, die Ihnen verschiedene Opti-onen der Datenaufbereitung bietet.

Die Eingabe von Belegart, Kurs, Umrechnungsdatum, bergreifender Nummer sowie Rech-nungs- und Buchungsdatum ist nur mglich, wenn Sie noch keine Position im Sachkontenbild erfat haben. Nach Erfassen der ersten Sachkontenposition ist auch eine nderung der Be-legwhrung, des Buchungskreises und des Sachkontos nicht mehr mglich. Wenn Sie die Daten ndern mchten, mssen Sie zuerst die Sachkontenpositionen lschen. Im Beispiel ist der Geschftsvorfall abgeschlossen, die Buchung wird durch Beleg buchen oder durch das Icon Sichern im System abgespeichert. Whrend des Buchungsvorganges

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(das ganze wird als Transaktion bezeichnet, die einzelnen Teile des Buchungsvorganges sind im System als dynamische Programme [DYNPRO] abgespeichert) werden die Eingaben nur zwischengespeichert. Bei eventuellen Fehlern wird ein Roll-back durchgefhrt. 4.3.3 Informationssystem a) einzelnen Beleg gezielt anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg - Anzeigen bentigte Informationen: - Belegnummer - Buchungskreis - Geschftsjahr Solange die Sitzung nicht unterbrochen wurde, wird die letzte Belegnummer automatisch angezeigt. Dies ist eine Mglichkeit, die Belegnummer der Buchung zu erhalten, wenn man sie bei der Buchung nicht notiert hat. b) Kontensaldo anzeigen Rechnungwesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Salden anzeigen bentigte Informationen: - Kontonummer - Buchungskreis - Geschftsjahr

Wichtig: Starten der Transaktion ber Ausfhren-Icon

Aufri des monatlichen Saldos (einzelne Geschftsvorflle) durch Doppelklick

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Durch Doppelklick auf eine offene Position kann man sich den entsprechenden Buchungs-satz ansehen. Man erhlt in der Regel die Soll-Seite der Buchung.

Doppelklick hier fhrt zum nchsten Bild (bersicht ber Soll- und Habenseite der Buchung):

Hier knnen unter-schiedliche Spalten ausgewhlt werden, z.B. Anzeige der Kos-tenstellen-Nr.

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c) einzelne Posten des Kontos anzeigen In diesem Proze zeigen Sie die Hauptbuchpositionen fr Ihr Aufwandskonto direkt an, d.h. ohne Aufri ber die monatlichen Salden. Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Posten anzeigen/ndern

bentigte Informationen: - Buchungskreis - Kontonummer - Auswahl der Posten entsprechendes Feld markieren Transaktion ber Ausfhren starten.

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Durch weitere Doppelklicks auf die Zeilen mit der gewnschten Information erhlt man immer detailliertere Informationen bis zum Beleg.

d) Saldenlisten Die bisher dargestellten Informationsmglichkeiten sind auf die Anzeige einzelner oder weni-ger Konten ausgerichtet. Will man sich einen berblick ber alle Konten verschaffen, emp-fiehlt es sich eine Saldenliste auszudrucken. Diese Saldenlisten dienen den Buchhaltern im Zuge der periodischen Abschlsse (Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr) zur Abstimmung ihrer Konten. In SAP lassen sich eine Vielzahl von unterschiedlich strukturierten Saldenlisten defi-niert. Saldenlisten werden ber den folgenden Menpfad aufgerufen: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Saldenlisten - Allgemein In den folgenden Abbildungen sehen Sie einige Beispiele der vorhandenen Saldenlisten. Liste Sachkontensalden

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Die Konten sind nach Geschftsbereichen differenziert. Liste Summen- und Saldenliste

Die beiden obigen Listen stellen die Konten in Form einer nach Kontonummern sortierten Liste bereit. Es erfolgt keine Strukturierung in Form von Bilanz- oder GuV-Positionen. In klei-neren Unternehmen wird noch oft auf Basis solcher Listen die Bilanz und GuV per Hand oder mittels Excel erstellt. Liste Strukturierte Saldenliste

Bei der strukturierten Saldenliste werden die einzelnen Konten nicht nach der Kontonummer fortlaufend ausgewiesen, sondern strukturiert nach Bilanz und GuV-Positionen. Dies bedeu-tet, dass man die Konten diesen Positionen zuordnen mu. Wie dies erfolgt, wird im Kapitel 4.4 Bilanz und GuV erklrt.

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4.3.4 Kreditorische und debitorische Buchungen Erfolgswirksame Geschftsvorflle werden i.d.R. durch kreditorische oder debitorische Bu-chungen abgebildet. Prozesskette beim Durchfhren einer kreditorischen Buchung 1. Vorhandensein des Sachkontos prfen 2. Vorhandensein des Kreditors prfen 3. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen 4. Rechnung erfassen 5. Rechnungsbelege anzeigen 6. Kreditorensalden, Einzelposten und Belege anzeigen 7. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen 8. Hauptbuchpositionen (Aufwand) feststellen Beispiel: Buchung auf Aufwandskonto 472001; Kreditor: 60XX; Betrag: 46.400 (brutto) 1. Sachkonto anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbeitung Zentral Sachkonto anzeigen oder Anzeige-Icon anklicken Sofern die Kontonummer nicht bekannt ist, muss das Konto ber Matchcode gefunden wer-den. 2. Kreditorenkonto suchen Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Zentrale Pflege - Anzeigen Matchcode verwenden, um ber Kreditorenname usw. das Kreditorenkonto zu finden hier nicht notwendig, da die Konto-Nr schon angegeben ist. 3. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen Hinweis: Im Hauptbuch finden sich die Kreditorenverbindlichkeiten auf einem Abstimmkonto. Wo kann man nachsehen, um welches Abstimmkonto es sich handelt? Im Kreditorenstamm-satz! Merken muss man sich den Haben- bzw. den Kontensaldo. 4. Rechnung erfassen Rechnungswesen - Finanzwesen - Kreditoren - Buchung - Rechnung

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Die Buchungsmaske der kreditorischen Rechnung ist wie die Sachkontenbuchung eine En-joy-Transaktion und hnlich aufgebaut. Der obere Bereich des Bildes bildet den Belegkopf ab. Alle hier eingegebenen Werte bezie-hen sich auf den gesamten Beleg. Im unteren Bereich des Bildes beginnt die Erfassung der Belegpositionen. Mufelder sind an der blauen Schrift zu erkennen. Damit die Umsatzsteuer automatisch ermittelt wird, muss unbedingt das Feld Steuer rechnen markiert werden.

Folgende Eingaben sind zu ttigen: Feld Eingabe Kreditor 60XX (XX steht fr Teilnehmer-Nr.) Rechnungsdatum Bel. Datum im akt. Monat/Jahr (nicht in der Zukunft) Buchungsdatum Aktuelles Datum (autom.) Whrung/Kurs EUR (automatisch) Referenz Rechnungsnummer des Kreditors (beliebig; Matrikel-Nr.) Text beliebig Betrag 46.400 Steuer rechnen Markieren Steuerkennz. VN (automatisch, wenn Kreditorenstammsatz o.k.) Zahlungsbed. werden aus Kreditorenstammsatz bernommen Sachkonto 472001 S/H Soll (voreingestellt) Betrag 46.400 oder * (bei * bernahme aus Betragsfeld)

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Nach Eingabe aller Werte und Enter kann man an der Ampel (rechts neben dem Feld Saldo) erkennen, ob die Buchung in Ordnung ist. Man kann sich auch durch Simulieren die Buchung in folgendem Layout noch einmal ansehen.

Buchen Sie die Rechnung durch Bettigen des Symbols Sichern. Das System besttigt die Transaktion mit der Ausgabe einer Meldung und der Belegnummer. Notieren Sie sich die Belegnummer, damit Sie sie spter verwenden knnen. 5. Rechnungsbelege anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Beleg Anzeigen bentigte Informationen: - Belegnummer - Buchungskreis - Geschftsjahr 6. Kreditorensalden, Einzelposten und Belege anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Konto Salden Sie zeigen das Kreditorenkonto sowie die monatlichen Salden des Kreditors an. Anschlie-end knnen Sie einen Aufri auf die einzelnen Positionen durchfhren, aus denen sich die Salden zusammensetzen. Anschlieend kann man sich die Belege, die zuvor gebucht wur-den ansehen. Bentigte Informationen: - Kreditor - Buchungskreis - Geschftsjahr 7. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen siehe oben

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8. Hauptbuchpositionen (Aufwand) feststellen siehe oben Ausgangsrechnung buchen Hier lautet der Buchungssatz: Forderungen an Umsatzerlse bzw bei Vorliegen einer Nebenbuchhaltung: Debitor an Umsatzerlse Die Umsatzerlskonten befinden sich in der Kontenklasse 8 und das normale Umsatzkonto Umsatzerlse Inland trgt die Kontonummer 800000. Dieses Konto ist allerdings kosten-rechnungsrelevant, so dass hier als zustzliches Kontierungsmerkmal ein Bezugsobjekt der Kostenrechnung einzugeben ist. Daher mu bereits an dieser Stelle kurz auf die Integration von Finanzbuchhaltung und Kos-tenrechnung eingegangen werden. Exkurs: Integration Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung Das gesamte Rechnungswesen besteht im wesentlichen aus dem externen Rechnungskreis der Hauptbuchhaltung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Nebenbchern und dem internen Rechnungskreis der Kosten- und Erlsrechnung. Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung sind bei SAP als Einkreissystem ausgestaltet. Die Buchhaltung versorgt deshalb die Kosten- und Erlsrechnung mit allen Aufwands- und Erlsbuchungen. Die Instrumente einer solchen Integration sind im Einzelnen ein gemeinsamer, von Buchhaltung und Kostenrechnung nutzbarer Kontenplan. ein durchgngiges Belegkonzept mit Einzelbelegverbuchung nach dem Realtime-Prinzip.

Dies bedeutet im Detail, dass jede Buchung in der Finanzbuchhaltung einen Finanzbuch-haltungs-Beleg nach sich zieht. Dieser Beleg wird abgespeichert. Die Integration mit der Kostenrechnung fhrt dann dazu, dass ein weiterer Beleg (ein Kostenrechnungsbeleg) erzeugt und abgespeichert wird.

eine individuelle Eingabe von parallelen Kontierungsmerkmalen fr Haupt- und Nebenb-cher und Kosten- und Erlsrechnung. Objekte der Kostenrechnung wie Kostenstelle, Kos-tentrger, Auftrag etc. knnen als zustzliche Kontierungsmerkmale in der FiBu mitgege-ben werden.

gegenseitiger Verrechnungsfluss von Buchhaltung in die Systematik der Kosten- und Er-lsrechnung und umgekehrt.

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Abb. 10: Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung (Quelle: SAP AG) Die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung bei den Stammdaten ist einer-seits dadurch gewhrleistet, dass die Finanzbuchhaltung auf die in CO angelegten Stamm-stze zurckgreifen kann (z.B. Kostenstellen, Kostentrger, Auftrge). Beim Buchen knnendiese Objekte direkt angesprochen werden. Andererseits muss eine Verzahnung zwischen FI und CO auch auf der Ebene Konto und Kostenart erfolgen. In den SAP-Systemen ist dies so geregelt, dass eine 1:1-Beziehung zwischen kostenrechnungsrelevanten Sachkonten und Kostenarten bestehen muss. Zu jedem kostenrechnungsrelevanten Sachkonto wird eine (primre) Kostenart mit der gleichen Nummer angelegt. SAP stellt dann ber die Identitt der Nummern die Beziehung zwischen Konto und Kostenart her. Ist keine Kostenart angelegt, knnen in der Buchung keine CO-Objekte angesprochen werden. Sind die entsprechenden Felder als Muss-Felder definiert, ist die Buchung erst mglich, wenn die entsprechende Kos-tenart angelegt wurde. Ist fr ein Sachkonto eine Kostenart angelegt, muss bei jeder Bu-chung ein CO-Kontierungsobjekt eingegeben werden. Ein Objekt der Kostenrechnung wie Kostenstelle, Kostentrger, Auftrag etc. muss als zustzliches Kontierungsmerkmal in der FiBu mitgegeben werden. Ist keine Kostenart angelegt, knnen in der Buchung keine CO-Objekte angesprochen werden. Im Fall der debitorischen Buchung ist dieses CO-Kontierungsmerkmal das PSP-Element. Ein alternativer Lsungsansatz fr die Zuordnung von Sachkonto und Kostenart besteht dar-in, im Sachkonten-Stammsatz ein Feld vorzusehen, in das die zugehrige Kostenart einge-pflegt wird. Dies hat den Vorteil, dass mehrere Sachkonten problemlos zu einer Kostenart zusammengefasst werden knnen bzw. die die Systematik der Kostenarten unabhngig von der Systematik der Sachkonten festgelegt werden kann. Die Lsung von SAP fhrt dagegen zu einer Vielzahl von Kostenarten sowie zu einer vollstndigen Abhngigkeit der Kostenar-tenstruktur von der Sachkontenstruktur. Ein weiterer Nachteil der 1:1-Beziehung zwischen Sachkonten und Kostenarten tritt dann auf, wenn nationale Gesetze die Verwendung speziel-

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ler Kontenplne vorschreiben, wie dies z.B. in Frankreich der Fall ist. In diesen Fllen ist es sehr schwierig das betreffende Unternehmen in eine buchungskreisbergreifende Kosten-rechnung einzubeziehen, da dessen Kontenplan und damit die Kostenartenstruktur von der Kostenartenstruktur der brigen Buchungskreise abweicht. Die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung wird im Rahmen der Kosten-rechnung noch einmal aufgegriffen. Auerdem sind bei der Erfassung debitorischer Vorflle zwei weitere Organisationseinheiten von Bedeutung: Geschftsbereich und Profit Center: Wir lernen jetzt neben Buchungskreis und Kontenplan eine dritte Organisationseinheit im Modul FI kennen: den Geschftsbereich. Ein Geschftsbereich in der betriebswirtschaftli-chen Terminologie ist ein rechtlich nicht-selbstndiger Teilbereich eines Unternehmens. I. d. R. ist er dadurch gekennzeichnet, dass in ihm smtliche Funktionen (Einkauf, Produktion, Vermarktung usw) fr ein Produkt oder eine Produktgruppe zusammengefasst sind (Objekt-prinzip, divisionale Organisation). Meist sind Geschftsbereiche einer Sparte untergeordnet. Die Leiter der Geschftsbereiche sind blicherweise ergebnisverantwortlich. Daher muss fr die Geschftsbereiche eine Ergebnisrechnung erfolgen. Dies geschieht meist in Form der kurzfristigen Erfolgsrechnung als Teilgebiet der Kostenrechnung. Einheiten, fr die eine in-terne Erfolgsrechnung erstellt wird, werden als Profit Center bezeichnet. In SAP wird unter Profit Center eine organisatorische Einheit des Controllings verstanden, die das Unterneh-men zum Zwecke der internen Steuerung gliedert. Fr ein Profit Center knnen im Rahmen der KER interne Ergebnisse ermittelt werden. Zunehmend wird jedoch vorgeschlagen, einzelne Geschftsbereiche wie rechtlich selbstn-dige Unternehmen zu betrachten. Daher mssen fr diese Geschftsbereiche Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen erstellt werden (nur fr interne Zwecke). Im SAP-Sprachgebrauch versteht man daher unter einem Geschftsbereich eine nicht-selbstndige organisatorische Einheit innerhalb eines Buchungskreises, fr den trotzdem aber nur fr interne Zwecke - eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden soll. Der Geschftsbereich ist daher ein weiteres Strukturkriterium innerhalb des Buchungskreises. Damit ist es mglich, alle Verkehrszahlen je Geschftsbereich zu speichern und auszuwer-ten. Diese beiden Organisationseinheiten mssen bei der debitorischen Buchung eingegeben werden, da sie sich nicht aus anderen Informationen ableiten lassen, die bei der Buchung erfasst werden. Bei Aufwandsbuchungen knnen Profit Center und Geschftsbereich auto-matisch abgeleitet werden, da sie im Kostenstellenstammsatz hinterlegt werden und damit aus der Kostenstellennummer abgeleitet werden knnen.

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Die wichtigsten Belegarten und Buchungsschlssel: Belegart Bedeutung Verwendung fr: DR Debitorenrechnung Ausgangsrechnung an Kunden DZ Debitorenzahlung Zahlungseingang vom Kunden KR Kreditorenrechnung Eingangsrechnung von Lieferant KZ Kreditorenzahlung Zahlungsausgang an Lieferant SA Sachkonten allgemein erfolgsneutrale Sachkontenbuchung Buchungsschlssel Bedeutung 40 Sachkontenbuchung Soll, Sollbuchung bei kreditorischer Bu-

chung 50 Sachkontenbuchung Haben, Habenbuchung bei debitorischer

Buchung 01 debitorische Rechnung (Soll) 31 kreditorische Rechnung (Haben)

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4.4 Bilanz und GuV Auch hinsichtlich Bilanz und Guv sind im IDES mehrere Berichte zu finden. Der Menpfad entspricht weitgehend dem Menpfad bei den Saldenlisten. Bilanz- und GuV-Informationen findet man durch Rechnungswesen - Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Bilanz/GuV/Cash flow Allgemein Whlt man unter Ist-Ist-Vergleiche den Eintrag Bilanz/GuV aus, erhlt man die folgende Bi-lanz und GuV angezeigt. Bitte geben Sie im Auswahlbildschirm unbedingt die Nummer des Buchungskreises an, da Sie nur so eine Gesamtbilanz fr den Buchungskreis und damit das betrachtete Unternehmen erhalten. Geben Sie fr die Bilanz/GuV-Struktur unbeding INT an, da nur diese Struktur die Konten des verwendeten Kontenplanes INT verwendet. Wenn Sie eine andere Struktur angeben, werden Konten anderer Kontenplne herangezogen, mit de-nen wir nicht arbeiten. Auerdem ist bei Listausgabe Klassische Liste anzugeben

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Um eine solche Bilanz und Guv zu erstellen, reicht es nicht aus, die entsprechenden Konten nur anzulegen und zu bebuchen, da die einzelnen Konten zu Bilanz- und Guv-Positionen verdichtet werden. Will man daher eine Bilanz und eine GuV automatisiert erstellen, mu man a) eine entsprechende Bilanz- und GuV-Struktur erstellen und b) die Konten den einzelnen Bilanz- oder GuV-Positionen zuordnen. Wird ein Konto nach der Stammdatenanlage keiner Bilanz- oder GuV-Position zugeordnet, fehlt es in der entsprechenden Bilanz- oder GuV-Position und wird zunchst unter der Positi-on nicht zugeordnete Konten ausgewiesen. Beispiel: Konto 472002 wurde neu angelegt!

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In der obigen Abbildung fehlt das Konto unter der Position Post und Versand. Die Hardcopy unten zeigt das Konto unter den nicht zugeordneten Konten. a) Erstellung der Bilanz- und GuV-Struktur Die erstmalige Definition der Bilanz und Guv-Struktur erfolgt zweckmigerweise im Custo-mizing. Dabei ist im Einfhrungsleitfaden folgender Menpfad zu durchlaufen: Finanzwesen Hauptbuchhaltung Geschftsvorflle Abschluss Dokumentieren Bi-lanz-/GuV-Strukturen definieren Werden spter nur noch einzelne Konten hinzugefgt, kann die Zuordnung dieser Konten auch direkt im Rahmen der Anlage des Sachkontos erfolgen und zwar mit dem Button Bi-lanz/GuV-Struktur bearbeiten (siehe dazu auch die Hardcopy auf S. 23 des Skripts). Im Beispiel wird eine GuV-Position nmlich Post und Versand als weitere Untergliede-rung im Rahmen der brigen sonstigen betrieblichen Aufwendungen hinzugefgt. Man positioniert den Cursor auf die Position, nach der man eine neue Position einfgen will und aktiviert den Button Positionen anlegen.

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b) Zuordnung der Konten Die Zuordnung der Konten kann sowohl im Rahmen des Customizing als auch im Rahmen der Sachkontenstamm-Anlage erfolgen. Eine Zuordnung im Rahmen des Customizing wird man bevorzugen, wenn man eine komplette Struktur definiert. Eine Zuordnung im Rahmen der Stammdaten-Anlage wird man bevorzugen, wenn man nachtrglich einzelne Konten ein-richtet. Aus Effizienzgesichtspunkten empfiehlt es sich, den einzelnen Positionen bestimmte Nummernintervalle zuzuordnen. Dann sind Konten, die man spter im Rahmen dieses Nummernintervalles anlegt, automatisch der Bilanz- oder GuV-Position zugeordnet. Dies be-deutet aber gleichzeitig, dass die Struktur von Bilanz und GuV mit der Struktur des Konten-plans abzustimmen ist. Im Folgenden wird gezeigt, wie man Konten im Rahmen des Customizing zuordnet:

Hat man die Struktur definiert, kann man Konten zuordnen, indem man die entsprechende Position anklickt und den Button Konten zuordnen aktiviert. In der Eingabemaske kann man dann einzelne Konten oder Nummernbereiche eingeben. Beachten Sie bitte, dass Sie defi-nieren knnen und mssen, ob nur die Sollseite (S), nur die Habenseite (H) oder der Saldo (durch Anklicken von S und H) bernommen werden sollen. Welche Einstellungen hier get-tigt werden mssen hngt u. a. davon ab, wie Stornierungen etc. erfolgen. Werden im Rahmen der laufenden Arbeiten in der Buchhaltung nur unregelmig neue Kon-ten angelegt, kann die Zuordnung der Konten zur Bilanzstruktur oder eine Vernderung der Bilanzstruktur auch aus der Maske der Stammdaten-Anlage heraus erfolgen. Die Zuordnung des Kontos erfolgt dann im Anschluss an das Anlegen des Kontos.

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Hat man die fr die Anlage des Kontos erforderlichen Angaben gettigt, klickt man auf den Button Bilanz/GuV-Struktur bearbeiten. Es erfolgt eine Abfrage, ob die genderten Daten gesichert werden sollen. Diese Sicherung muss erfolgen, da ansonsten die eingegebenen Daten verlorengehen. Anschlieend whlt man die Bilanz-/GuV-Struktur aus, der man das Konto zuordnen will (im Buchungskreis 1000 INT; siehe unten).

Das System verzweigt in das Bild mit der Bilanzstruktur (siehe Customizing), man whlt die Position, der das Konto zugeordnet werden soll und fgt das Konto ber Konten zuordnen den Konten der Position hinzu.

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In der folgenden Hardcopy sieht man das Ergebnis: Das Konto 472002 wird nicht mehr unter den nicht zugeordneten Konten gefhrt, sondern unter der GuV-Position Post und Versand.

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5. Komplexe Geschftsprozesse 5.1. Lieferantenbestellung abwickeln

Prozesskette 1. Materialbestellung erfassen 2. Wareneingang erfassen 3. Wareneingang anzeigen (direkt nach Erfassung) 4. Eingangsrechnung erfassen 5. Anzeigefunktionen

- Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus MM) - Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus FI) - Kontensalden nach der Rechnungsbuchung anzeigen

6. Ausgangszahlung mit Scheckbearbeitung erfassen 7. Kontensalden nach Zahlung anzeigen Beispiel: Der Einkauf der IDES Deutschland bestellt Zukaufteile. Es soll sich um eine normale Bestel-lung fr das Werk in Hamburg handeln. Das Material ist zunchst fr das Materiallager (La-gerort 0001) bestimmt. Die Bestellung wird von der Einkufergruppe Dietl (001) abgewickelt. Das Material wird bei der Firma Blacks AG (1006) (Dozent) bzw. beim Lieferanten 60XX (Studierende) bestellt. Um gegenseitige Blockierungen zu vermeiden, bestellt die Stckzahl Material Preis 1. Reihe 5 Stck Zylinderkpfe (Material V10) 50 2. Reihe 5 Stck Flachdichtungen (100-120) 20 3. Reihe 5 Stck Rohling fr Laufrad GG (100-210) 50 4. Reihe 5 Stck Sechskantschraube (100-130) 0,5 berblick ber die Einkaufsstrukturen IDES Deutschland: Werksstruktur Werk Bezeichnung Schwerpunkt 1000 Hamburg diskrete Fertigung 1100 Berlin Prozessfertigung 1200 Dresden Serienfertigung 1300 Frankfurt Kundeneinzelfertigung 1400 Stuttgart Serviceleistungen Struktur der Lagerorte Werk Lagerort Bezeichnung 1000 0001 Material 1300 0002 Fertigwaren 1400 0003 Wareneingang 0004 FHM 0005 Gefahrstoffe 0006 Auenlager 0088 Warenhaussortiment

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1. Materialbestellung erfassen Bei diesem integrierten Geschftsprozess bildet die Bestellung die erste Komponente. Hier werden alle Informationen ber das Produkt eingegeben, das gekauft werden soll. Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Anlegen Lieferant bekannt Da die Einkufer in der Regel die Bestellungen im Rahmen gleicher Organisationsstrukturen (Buchungskreis, Werk, Einkufergruppe etc.) abwickeln, kann man diese Einstellungen in SAP fest hinterlegen. Das bedeutet, dass diese Eingaben nicht immer wieder eingegeben werden mssen. Die Masken zur Pflege der oben genannten Vorschlagswerte werden durch den Button Pers. Einstellung aufgerufen und anschlieend durch die Registerkarte Vor-schlagswerte aktiviert

Erste Eingabe bei der Bestellung ist der Lieferant !!

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. Die Bestellmaske enthlt 3 Bereiche (Bestellkopf, Positionsbersicht und Positionsdetail), die mittels dieser Icons angezeigt oder ausgeblendet werden knnen. Wenn die folgenden Daten nicht unter Pers. Einstellungen hinterlegt sind, mssen sie im Bestellkopf im Register OrgDaten eingegeben werden: Feld Daten Einkaufsorg IDES Deutschland Einkufergruppe Dietl Buchungskreis IDES AG In der Positionsbersicht sind in der Registerkarte Lieferung/Rechnung folgende Eingaben zu ttigen: Feld Daten Material V10 Bestellmenge 5 Nettopreis 50 Whrung EUR Werk 1000 Lagerort 0001

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Sichern Sie die Bestellung. Das System blendet die Bestellnummer ein. Notieren Sie sich diese Nummer zur spteren Verwendung. Fehler werden durch dieses Symbol angezeigt. Durch Anklicken wird die Fehlermeldung ein-geblendet.

Man kann die Fehlermeldungen abarbeiten, indem man Sie markiert und dann Enter eingibt.

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Die letzte angelegte Bestellung kann man sich mit Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Anzeigen ansehen. Allerdings sind die Felder fr Eingaben gesperrt. Will man eine andere Bestellung ansehen, muss man den Button Bestellung - Andere Bestellung anklicken. Dieser ermglicht die Eingabe der Bestellnummer bzw. Matchcodesuche

2. Wareneingang erfassen Die zweite Komponente ist der Wareneingang. Um einen Wareneingang zu erfassen, whlen Sie folgende Menfolge: Logistik - Materialwirtschaft Bestandsfhrung - Warenbewegung Wareneingang Zur Bestellung WE zur Bestellung (MIGO) oder Bestell-Nr. bekannt Sie erhalten die folgende Maske. Wichtig ist, dass der obige Aufruf zu einer Vielzahl von Transaktionen fhren kann (z.B. Anzeigen Wareneingang, Erfassen einer Nachlieferung etc.). Der konkrete Geschftsvorgang kann in der Drop-Down-Liste links oben ausgewhlt werden. Das System merkt sich immer die letzte Einstellung.

Geben Sie die Bestellnummer ein und whlen Sie Enter. Die entsprechende Bestellung wird angezeigt

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Bestell-Nummer vergessen ?! Anstatt die Bestellnummer manuell einzugeben, knnen Sie auch das Feld Bestellung frei lassen und eine Matchcode-Suche vornehmen. Es erscheint das Dialogfenster mit den zur Verfgung stehenden Matchcodes. Whlen Sie z.B. Einkaufsbelege zum Lieferant. Geben Sie die Lieferantennummer ein. Sie erhalten eine Liste von Bestellungen aus. Whlen Sie die gewnschte Bestellung aus.

Falls Sie bei der Bestelung vergessen haben, den Lagerort anzugeben, tragen Sie diesen im unteren Teil der Maske bitte nach.

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Mit Einstellungen Vorschlagswerte knnen Sie Einstellungen vornehmen, die in Zukunft vorgeschlagen werden. Dies ist sinnvoll, wenn ein Sachbearbeiter immer nur Wareneingnge fr ein bestimmtes Werk erfasst. Fr den Lehrbetrieb ist dies nicht sinnvoll, da Wareneingn-ge fr unterschiedliche Werke erfasst werden. Es ist lediglich sinnvoll, den Schalter OK in Zukunft vorschlagen zu markieren, da ansonsten jede Bestellposition angeklickt werden mu und mit OK markiert werden muss. Beachten Sie die Voreinstellung der Bewegungsart mit 101. Bewegungsart: Schlssel fr die Art der Materialbewegung (z.B. Wareneingang, Waren-ausgang, Umlagerung). Abhngig von der Bewegungsart findet das System vorgegebene Buchungsregeln zum Bebuchen von Konten der Finanzbuchhaltung (Bestands- und Ver-brauchskonten) und zum Fortschreiben von Bestandsfeldern im Materialstammsatz. Durch Besttigung (Kennzeichen OK) der vorgeschlagenen Menge aktualisiert der Waren-eingang automatisch sowohl die Mengenwerte im Bestand als auch die -Werte in der Bi-lanz. In unserem Beispiel ist die erhaltene Menge und die bestellte Menge identisch. Whlen Sie Buchen bzw. Sichern nachdem alle Bestellpositionen mit OK versehen sind. Klicken Sie auf den Button bersicht ein und notieren Sie die Belegnummer des Materialbeleges, die im linken Bildschirm angegeben ist.

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3. Wareneingang anzeigen (direkt nach Erfassung) Logistik Materialwirtschaft Bestandsfhrung Materialbeleg - Anzeigen Die Nummer des letzten bearbeiteten Materialbelegs wird vorgeschlagen. Ist dies nicht der Fall, geben Sie die notierte Nummer des Wareneingangsbelegs ein oder versuchen eine Matchcode-Suche. Besttigen Sie durch Enter. Durch Anklicken Kopf-Icons erhalten Sie die allgemeinen Daten des Beleges, das ber-sichts-Icon zeigt die Positionen (wie unten gezeigt).

Whlen Sie bersicht und anschlieend Umfeld RW-Belege oder klicken Sie auf den But-ton RW-Belege, um sich die Rechnungswesenbelege anzusehen. Im jetzt erscheinenden Dialogfenster whlen Sie Buchhaltungsbeleg mit Doppelklick aus.

Das System zeigt Ihnen den folgenden Buchhaltungsbeleg:

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Wenn Sie einen Doppelklick auf die erste der beiden Positionen des Buchhaltungsbelegs ausfhren, erhalten Sie nhere Informationen zur Soll-Buchung. Fhren Sie einen Doppel-klick auf die zweite Zeile aus, erhalten Sie Informationen zur Haben-Buchung. Im Feld Zu-ordnung sehen Sie die ursprngliche Bestellnummer, so da Sie sich diese notieren und an-sehen knnen.

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4. Eingangsrechnung erfassen Die letzte Komponente Ihres Prozesses ist der Eingang der Kreditorenrechnung. Fr die Er-fassung der Rechnung mssen Sie nur eine minimale Datenmenge eingeben. Wenn die Mengen und Werte der Bestellung, des Wareneingangs und der Rechnung bereinstimmen, knnen Sie die Rechnung nach Buchung der Eingangsrechnung bezahlen. Wenn bezglich dieser Mengen und Werte irgendwelche Diskrepanzen bestehen, ist die Rechnung gesperrt und kann nicht bezahlt werden. Da die Rechnung ihre Verbindlichkeiten erhht, hat sie wie-derum Auswirkungen auf die Buchhaltung, die Bilanz (in der Kreditorenbuchhaltung) und das Cash Management. Logistik - Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprfung Belegerfassung Eingangsrech-nung hinzufgen Falls ein Dialogfeld fr den Buchungskreis erscheint, geben Sie den Buchungskreis 1000 an. Whlen Sie im Feld Vorgang Rechnung aus. Geben Sie in diesem Bild folgende Daten ein: Feld Daten Belegdatum Rechnungsdatum des Kreditors Buchungsdatum aktuelles Datum Referenz Rechnungsnummer des Kreditors Bestellung Bestellnummer

Stellen Sie in der Praxis sicher, da das Buchungsdatum der Rechnung nach dem Lieferda-tum liegt. Wenn Ihr Rechnungsdatum vor dem Lieferdatum liegt, sperrt das System aufgrund

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einer Zeittoleranz automatisch die Zahlung der Rechnung. Diese Sperre verhindert, da Sie eine verfrhte Zahlung fr ein Produkt vornehmen, das entweder zu frh geliefert oder zu frh in Rechnung gest