Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of...
Transcript of Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of...
![Page 1: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/1.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen?
De praktijkervaring van de archiefdienst
Beveren
Carine Goossens – archivaris
WAP 21 maart 2016
![Page 2: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/2.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Inhoud1. Voorstelling Beveren: gemeente en OCMW
2. Aanleiding: EVI, Een Huis voor Iedereen
3. Integratietraject algemeen
4. Voorstelling gemeentearchief & OCMW-archief
5. Integratietraject - formeel
6. Integratietraject - praktisch
7. Voorlopige conclusies
8. Vragen
![Page 3: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/3.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten van Oost-Vlaanderen
15 018 ha (3de grootste gemeente in Vlaanderen)
47 192 inwoners op 01-01-2014
8 deelgemeenten
![Page 4: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/4.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Economie:
Waaslandhaven
landbouw
grensgemeente
Bestuur: CD&V en N-VA
Medewerkers:
gemeente: 420,58 VTE (522
hoofden)
OCMW: 416,94 VTE (648
hoofden)
onderwijs: 418,25 VTE
OCMW: 5 WZC, 1 kinderopvang,
1 serveflatcomplex, 1 home en 1
dagcentrum
![Page 5: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/5.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
EVI, Een huis Voor Iedereen2006 – aanleidingen° reorganisatie ifv vraaggestuurde dienstverlening
° plaatsgebrek in gemeentehuis en OCMW° plaatsgebrek in politiegebouw2007-2012 – integratie/samenwerking in beleidsplan (na politiek akkoord)2009 – start voorbereidend traject° onderzoek naar meerwaarde samenwerking° 30-06-2009: akkoord samenwerking/integratie diensten en bouw nieuw administratief centrum
°2013: twijfels over nieuwbouw van nieuwe coalitie weggewerkt
![Page 6: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/6.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
![Page 7: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/7.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
![Page 8: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/8.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject organisatiebreed
° projectmatige aanpak met vervroegde projecten° ICT in 2012° Sociaal Huis in 2013° personeelsdienst in 2013
° financiële diensten in februari 2015
° archiefdienst in september 2015° juridische diensten, A&A, communicatie en IDPW zijn lopend
![Page 9: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/9.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject organisatiebreed
Basis: samenwerkingsovereenkomst gemeente en OCMW
° geïntegreerde diensten met gemeenschappelijk organigram ° gemeenschappelijke leidinggevende (afsprakennota)
° medewerkers onder toepassing RPR en AR van oorspronkelijke werkgever (= juridische werkgever)° medewerkers ondertekenen deontologische code° gezamenlijke MAT-vergaderingen gemeente & OCMW° gezamenlijk diensthoofdenoverleg
![Page 10: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/10.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
° sinds 2005
° 2,5 kilometer archief in centraal depot (overvol) + gedecentraliseerd + kunstcollectie(overvol depot)
° 6 medewerkers:1 archivaris op A (VT)2 MW op C (VT)3 MW op D (4/5; ½; 2/5)
Voorstelling gemeentearchief Beveren
![Page 11: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/11.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Overdrachten
2014: 22
2015: 23
Interne ontlening
2014: 2 895
2015: 4 488 (record)
Onderzoekers - bezoeken
2014: 240
2015: 242 (record in 2012 met 320)
Informatievragen
2014: 111
2015: 211 (record)
Vernietiging
2014: 202 m
2015: 55 m
Publiekswerking
Erfgoeddag
Blog Beveren Bezet www.beverenbezet.be
![Page 12: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/12.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Voorstelling OCMW-archief Beveren
° ongeveer 1 km gecentraliseerd in vier (overvolle) depots
° 1 medewerker interne zakenverantwoordelijk voor beheer
(onderdeel takenpakket)
° sinds 2011 opmaak plaats-lijsten (jobstudenten)° registratie interne ontlening sociale dossiers (administratie)
![Page 13: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/13.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst
° directe aanleiding: pensionering verantwoordelijke OCMW-archief op 1 oktober 2014
°geen echte tegenhanger in OCMW: voor- en nadelen- geen bijkomend personeel- twee niveaus- administratie heeft weinig affiniteit met archiefprocedures° twee locaties
° cultuurverschillen
![Page 14: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/14.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst- formeel
° inhoudelijke gesprekken tussen gemeentesecretaris, OCMW-secretaris, gemeentearchivaris en beleidsdeskundige OCMW (najaar 2014-voorjaar 2015)° twee presentaties op beide MAT ° resultatendoelstellingenvisietekstsamenwerkingsovereenkomst (in voorbereiding)budget
jaarlijks actieplan
![Page 15: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/15.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst- formeel
Doelstelling: kwalitatief documentbeheer in beide organisaties° interne dienstverlening: ondersteuning administratie OCMW op zelfde niveau brengen als in gemeente° beheer van de resterende ruimte in de depots (vernietigen)° voorbereiding van de verhuis naar het nieuwe AC° uitwerken van digitale mappenstructuur OCMW en voorbereiden digitaal archiveren (beheer van serverruimte)
![Page 16: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/16.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst – formeel
Visie - integratie in drie fasen
Fase 1: basisdienstverlening (tot verhuis naar nieuw AC)° processen consultatie (dossierontlening), overdracht, informatievragen° volledige digitale dienstverlening° informatievragen
° onderzoek mogelijk in leeszaal GAB
![Page 17: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/17.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst – formeel
Visie - integratie in drie fasen
Fase 2: aanpakken historische achterstand
° proces selectie voor vernietiging
° proces ontsluiting° voorbereiding verhuis
Fase 3: wegwerken historische achterstand voorzieningen (na verhuis naar nieuw AC -plaatsgebrek)
![Page 18: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/18.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst – praktisch
° mei 2015: toewijzing bureauruimte + uitrusting + sleutels, badges° juni – september 2015: bestandcontrole op basis van bestaande plaatslijsten (uitgelopen tot januari 2016)° juni – augustus 2015: intensief overleg met Sociaal Huis (afdelingshoofd, diensthoofd en medewerkers administratie) als grootste klant + afspraken
° 1 september: archiefdienst is iedere voormiddag aanwezig in OCMW met 1 medewerker (4 MW in beurtrol)
![Page 19: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/19.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst – praktisch
° 1 september 2015: algemene communicatie (aankondiging) door personeelsdienst
° augustus 2015: herschrijven procedures in functie van OCMW + plaatsen op gemeenschappelijk prikbord° augustus-september 2015: voorbereiden informatiebrochure° 21 en 28 september: drie informatiesessies (ism PD), verplicht voor alle MW OCMW
![Page 20: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/20.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst – praktisch
Inhoud informatiesessie
° wat is en doet een archiefdienst° voorstelling archiefmedewerkers° wat bewaren en wat vernietigen° hoe overdragen° hoe een archiefdoos vouwen
° hoe dossiers raadplegen° waarom archief bewaren° tips en weetjes
![Page 21: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/21.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst – praktisch
° 21 september 2015: gemeenschappelijk teamoverleg archiefdienst en team administratie Sociaal Huis
° 1 oktober 2015: archiefprocedures overdragen, raadplegen én vernietigen worden in OCMW toegepast
![Page 22: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/22.jpg)
Voorlopige conclusies
° praktische integratie zacht verlopen° brochure wordt nauwgezet gevolgd bij aanvragen en overdrachten° veel vragen om advies (van digitaal benoemen tot vernietigen)° sinds 1 september 8 overdrachten en 92 ontleningen° archiefmedewerkers zeer positief
° werkdruk ligt voelbaar hoger
° aangenaam en warm onthaal in OCMW° samenwerken, integreren of inkantelen?
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
![Page 23: Samenwerken, integreren of inkantelen? De praktijkervaring ......Samenwerken, integreren of inkantelen. Casus archiefdienst Beveren Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022051605/60143d46bf2b6501c71ef186/html5/thumbnails/23.jpg)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Vragen?
Contact: [email protected]