Sağlık Alanında Kalite

Yönetiminde Bilgi M erkezlerinin

Yeri ve Önemi

Prof. Dr. Özgür Külcükulcu@hacettepe.edu.tr

Hacettepe Üniversitesi

Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü

Kalite• Kalite, kullanıma uygunluktur (Dr.J.M. JURAN)

• Kalite, ihtiyaçlara uygunluktur (P.B.CROSBY)

• Kalite, bir ürünün ifade edilen veya beklenen ihtiyaçları

karşılama kabiliyetini oluşturan özelliklerin toplamıdır. (TS 9005-

ISO 8402)

• Kalite, müşteri memnuniyetidir.

• Kalite, bir hayat felsefesidir.

• Kalite, bir yaşam tarzıdır.

• Müşteri odaklılık

• Sürekli iyileştirme

• Liderlik

• Süreç yönetimi

• Takım çalışması

• Verilerle yönetim ve değerlendirme

Kalite Yönetimi

3/49

Süreç Yönetim Sistemi

Kaynak: İnotec Teknoloji Yönetim Danışmanlığı Sunumu

4/49

Hastanelerde Kalite

Hastanelerde oluşan kalitesizlik sorunları, hasta güvenliğini ön plana çıkarmıştır.

Yapılan bir araştırmada her yıl ABD’de yaklaşık 98.000 kişinin istenmeyen olaylar ve tıbbi hatalardan dolayı öldüğünü, her 25 hastadan birinin bu tür hatalara maruz kaldığını göstermektedir.

Buna bağlı olarak tıbbi hataların bir araştırma hastanesine maliyetinin 5 milyon ABD Doları olduğu tahmin edilmektedir.

Sağlık alanında ortaya çıkan değişimin sağlık alanında yarattığı etkiler, birçok ülkede sağlık hizmetlerinin yeniden yapılanmasına neden olmaktadır.

5/49

Sağlıkta kalite yönetiminin kapsamı

Kalite ve hasta güvenliği

Uluslararası standartlar ve akreditasyon

İç ve dış tetkikler

Kalite geliştirme tekniklerinin öğrenilmesi, uygulanması

Risk yönetiminin öğrenilmesi,

Metroloji ve kalibrasyon

Araştırma ve hasta güvenliğine yönelik, tıbbi hataların/dosyaların sınıflandırılması, kayda alınması ve izlenmesi

Hasta güvenliği kültürünün oluşturulması

Hastanelerde kalite açısından stratejik yönetim

Temel araştırma yöntemleri kavramların öğrenilmesi

Etkin hastane arşiv/bilgi sistemlerinin geliştirilmesi

6/49

Kalite Geliştirme Teknikleri

Toplam kalite yönetimi kapsamında kalite geliştirme teknikleri, 360 derece performans değerlendirme modeli

Pareto, kılçık diyagramlar, iş akış şemaları, kalite çemberleri, süreç yönetimi, hata sıklığı ve etki analizi (FMEA), kök neden analizi, kıyaslama (benchmarking), kalite çemberleri ve kalite geliştirme gruplarının işleyişleri.

İstatistiksel kalite kontrol, kalite fonksiyon göçerimi (QFD) , altı sigma, dengeli başarım kartı (balanced score card) gibi ileri kalite geliştirme.

7/49

Hastanelerde Kalite Yönetim

Sistemi

o Uluslararası kalite yönetim standartlarının temelinde yer alan ISO 9001 kalite yönetim sistemi.

o Deming Ödülü, Malcolm Baldridge Ödülü ve EFQM Ödülü

o Kalite yönetim sistemi, yönetimin sorumluluğu, kaynakların yönetilmesi, ürün ve/veya hizmetin gerçekleştirilmesi ile bunların ölçme, analiz ve değerlendirilmesi.

o Sistem teorisi ve süreç yönetimi, sağlık kuruluşlarında rollerin belirlenmesi ve dokümante edilmesi.

o ISO 18001 iş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemi, ISO 13485 tıbbi aygıtlar- kalite yönetim sistemi, ISO 14001 çevre yönetim sistemi ve ISO 22000 gıda güvenliği yönetim sistemi standartları ile CE normları.

8/49

Kanıta Dayalı Tıp

Kanıta dayalı tıp; klinik soru oluşturma, klinik soru bileşenleri, soru bağlantılı araştırma yöntemleri.

Tarama motorları ve veri tabanları (pub-med, ovid, cochrane, med-line),

Tanı, tedavi, zarar, koruyuculuk, geçerlilik, önemlilik, uygulanabilirliğin araştırılması, sistematik derleme ve meta analiz, kanıt piramidi ve kanıt değeri

Tarama yapma, farklı makale türlerini değerlendirebilme, kanıta dayalı tıbbın sağlıkta uygulama alanları.

Tıbbi Bilginin Artışı

• 18 milyon kayıt altına alınmış biyomedikal makale var.

• Her yıl bu sayıya 1 milyonun üzerinde yeni kaynak ekleniyor.

• Tıp literatürü her 20 yılda bir kendini ikiye katlıyor.

• Bugün bir pratisyen: 10.000 hastalık ve sendromlarını, 3.000 tıbbi

tedaviyi, 1.100 laboratuvar uygulamasını bilmek zorunda.

• Bir uzman doktorun güncel kalabilmesi için günde 21 saat okuması

gerekiyor!!!!!

Prof. Dr. Nazan Özenç Uçak BBY408 Tıbbi Bilgiye Erişim ders notları

o Tıp bilgi ağları: Better Health, Better Health 2010 ve

IAIMS/The Next Generation (IAIMS/TNG)

o Sınıflama sistemleri: NLM, DDC, LC,BLISS

o Konu Başlıkları: MeSH ve yapısı

o Dernekler ve bilgi erişimde rolleri: MLA

o Tıpta bibliyografik denetim ve erişim araçları

o Belli başlı indeks, abstrakt ve veri tabanları

o Index Medicus, MEDLINE, Pub Med, Excerpta Medica,

EMBASE ve diğer kaynaklar. Kullanım özellikleri ve

uygulama alanları.

o Tıbbi bilgiye erişimde Internet ve açık arşivler : Pub

Med Central, PLoS, DOAJ v.b.

Prof. Dr. Nazan Özenç Uçak BBY408 Tıbbi Bilgiye Erişim ders notları

Tıbbi Bilgi ve Araştırma Geliştirme

Hastanelerde Bilgi/Belge Üretimi

1. Klinik veriler (tanı, tedavi v.b klinik bulgular)

2. Epidemiyolojik veriler (epidemiological) ( salgın

hastalıklarla ilgili veriler)

3. Demografik veriler (yaş, cinsiyet v.b)

4. Araştırma verileri (bilimsel araştırmalar, klinik

deneyler vb)

5. Finansal veriler (maliyet analizleri vb)

6. Referans verileri (uyarılar, protokoller, planlar vb)

7. Kodlanmış veriler (tedavi sonucu elde edilen

verilerin standart bir terminolojiye göre çevrilmesi) (Fuller

2002).

Prof. Dr. Nazan Özenç Uçak BBY408 Tıbbi Bilgiye Erişim ders notları

Tıbbi Bilgi ve CBS

• In the context of an increase in World Heritage (WH) nominations

and wide-spread risks to cultural heritage, the application of

Information Management Systems (IMS) provide a solution to assist

State Parties, site managers and other stakeholders involved in

conservation, management, and monitoring of cultural heritage by

more easily inventorying, mining, sharing and exchanging

information from multiple sources based on international standards.

• Moreover, IMS aid in the prevention and detection of damages as

well as in the preparation of management strategies to mitigate

risks, and decelerate the deterioration of the integrity of WH

properties.

Tıbbi Bilgi ve CBS

Tıbbi Dokümanlar ve Özellikleri

Tıbbi Doküman: İnsan sağlığı ile ilgili olarak yapılan çalışmalardan elde edilen bilgileri düzenli bir biçimde kapsamına alan belgelere ‘tıbbi doküman’ adıverilir.

ÖZELLİKLERİ

• eksiksiz hazırlanması• doğru bilgi içermesi• zamanında düzenlenmiş olması• kullanılabilir nitelikte olması• araştırma ve bilimsel çalışmalara kaynak oluşturabilme niteliği

taşıması• yasal zorunluluklara cevap verecek şekilde hazırlanmış olması• gizlilik ve güvenilirliğinin sağlanması

Hasta Dosyaları

Hekim istem formları

Konsultasyon formları

Hasta değerlendirme formları

Hemşire izleme formları

Tetkikler

Acil/ Yoğun Bakım

Ameliyathane

Epikriz

İdari

17/49

Hangi Bilgiler Mahremiyete Sahip

Gizlidir?

» Hastaya ve hastalığına ait bilgiler• Demografik bilgiler (nüfus bilgileri) • Teşhis ve tetkik bilgileri» Personele ait bilgiler• Kişisel bilgiler (resim, mesaj vs)• Şifreler• Bordro bilgileri (maaş, ek ödeme vs)» Birime ait bilgiler• Soruşturma dosyaları• Satın alma dosyaları ( yaklaşık maliyet v.b)» Kuruma ait bilgiler• Finansal bilgiler• Altyapı ve donanım bilgileri

Hasta dosyalarının başlıca

kullanıcıları ve kullanım alanlarıkullanıcı Kullanım alanı

hekim Hasta tedavi planı

iletişim

hasta Bilgilenme

Ücret kontrolü

Hastane yönetimi

Kalite yönetimi

Hizmet planlaması

Emniyet soruşturmal

arı

Hasta dosyalarındaki bilgileri(kanıtlar) kullanarak adli olayların aydınlatılması

Kodlama ve Dosyalama Standartları

• SNDO ( Standart Nomenclature of disease and operations-AMA) – hastalıklar ve ameliyatların standart isim listesi

• SNOMED-INT (Systematized Nomenclature of Human and Veterinary Medicine)- tıpta ve veterinerlikte hastalıkların sistematik isim listesi

• ICD-O ( International Classification of Disease for Onchology)- onkoloji hastalıkları uluslar arası sınıflaması

• ICD-10-PCS (Procedure Coding System)-hastalıkların uluslar arası sınıflandırılması- 10 revizyon- işlem sınıflandırma sistemi

• ICD (International Classification of Disease)

Tıbbi Dokümantasyon ve Tıp Arşivleri

BÖLÜMLERİ• Bilgisayar Dosya Karşılama Bölümü • Dosyalama Bölümü • Eksik dosyalar bölümü • Kodlama ve Tıbbi İstatistik

Bölümü • Araştırma Bölümü • Çocuk Hastanesi Arşivi • Halkla İlişkiler Bölümü • Haberleşme Bölümü

Arşivde Bulunan Belgeler

• Tüm tıbbi formlar

• Hasta dosyalar

HBYS EBYS EAS

Entegre Hastane Otomasyonu

• YÖNETİM / SUPERVISOR

• HASTA KABUL

• HASTA YATIŞ

• ÖN MUHASEBE

• KURUMLAR - İCMAL

• STOK - ECZANE

• SERVİSLER

• LABORATUAR

• ARŞİV

• RADYOLOJİ

• POLİKLİNİK

Teşhis ve Tedavi Uygulamaları

Türkiye’de Dijital Hastane Uygulamaları

E-Sağlık uygulamaları hızlı bir şekilde ilerlemektedir.

Ülkemizde tüm hastaneler HBYS’ne geçmiştir.

Teletıp uygulamaları başlamıştır.

E-reçete uygulmasına geçilmiştir.

İlaç takip sistemi devrededir.

Ulusal Sağlık Bilgi Sistemi kurulmuştur.

ÇKYS işlemektedir. Bu kapsamda

KYS (İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi)

MKYS (Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi)

KYS (Özel Sağlık Kuruluşları Yönetim Sistemi)

YTS (Yatırım Takip Sistemi) faaliyettedir.

Basılıdan Dijitale Hastane Arşiv

Sistemlerinin Yapılandırılması

İndeksleme – Niteleme

• Dijital ortama aktarılan hasta dosyalarına erişim içinelektronik dosyalar üzerinde bazı referans kritelerinbelirlenmesi gerekmektedir.

– Dosyaların kimler tarafından ve ne şekildekullanılacağının belirlenmesi,

– Kullanım amacı doğrultusunda niteleme yapılıpyapılmayacağına karar verilmesi,

– İndeksleme yapılıp yapılmayacağına karar verilmesi,

– İndeksleme derinliğine karar verilmesi.

• Sürecin en maliyetli, zahmetli ve zor aşamasını indexlemeve nitleme süreci oluşturacaktır.

Hastane Bilgi Sistemi (HBS) ile

Entegrasyon

• Mevcut sistemdeki hatalar ve mükerrer uygulamaları

ortadan kaldırılabilecek

• Sistemin Dijital Arşiv ile tam entegrasyonu ve karşılıklı iş

süreçlerinin sürdürülmesi sağlanabilecek

• Bütünleşik veri tabanı yönetimi, yedeklemeler ve

sistemin sürekliliği için donanım alt yapısı bütünüyle

yenilenecek

Kaliteye Dönük İyileştirme

• Tüm arşiv dosyalarının dijital ortama aktarılmasındanve mevcut HBYS ve EBYS ile entegrasyonun yapılmasından sonra:– Bilgi ve belge ile ilgili süreçlerin gözden geçirilerek,

– Bu konudaki başka örnekler (yurt içi, yurt dışı) incelenerek,

– Standartlar gözetilerek,

– Mevzuat incelenerek,

– Mevcut teknolojik imkanlar belirlenerek,

– Mümkünse gelecekte olması muhtemel teknolojiler incelenerek

• Bilgi ve belge ile ilgili tüm süreçler ile periyodik olarak analiz edilip gerekli iyileştirmelerin yapılması sağlanmak durumundadır.

Örnek Bir Uygulama: University of

Alabama Birmingham

• UAB Hastaneleri 1157 yatak, yılık 48.090 hasta

kaydı ve 1000 sağlık personeliyle Hacettepe

Hastaneleri ile benzerlikler taşımaktadır

Order Giriş Sistemi 1964-2015

Order Girişi: 1992

Order Girişi : 2008

Order Girişi: 2008

19641992

2008 2008

Order Girişi: Mevcut

• Impact ve Horizon yazılımlarının mobil versiyonları ile hekimler mobilcihazlarından hastalarını takip edebilmekte ve order verebilmektedir.

Mypatients

Mypatients

• Sistem güvenliği ve doğrulama sürecinde nitelikli olmayan elektronik imza

kullanılmaktadır .

UAB Hastanelerinin hastane bilgi sistemi veri akış diyagramı

EDW (Kurumsal Veri Tabanı Yönetim Sistemi) hasta

koruma, araştırma ve eğitim amacıyla kullanılmaktadır.

UAB Hastaneleri Veri Merkezleri

•UAB Hastaneleri veri merkezi, hastanelerin bulunduğu yerleşkeden yaklaşık

143 km uzaklıkta bulunmaktadır. Merkezde bulunan sunucu ve depolama

üniteleri özel iklimlendirme koşullarına ve akım koruması sistemlerinin bulunduğu

koşullarda muhafaza edilmektedir.

UAB Hastaneleri Dijitalleştirme Süreci

Süreç ; tanımlama, doğrulama ve düzeltmeler, konusal sınıflama ve

elektronik sağlık kayıtlarına ulaşım şeklindedir.

UAB Hastaneleri Dijitalleştirme Süreci

• EDW içerisinde veri semantiği yukarıdaki konu başlıklarında tanımlanmıştır. Bu

başlıklar Türkiye’de hastanelerde dijitalleştirilecek içerik için geliştirilmesi

planlanan Metaveri alanları için örnek teşkil edebilecek niteliktedir.

UAB Hastaneleri Dijitalleştirme Süreci

• 2010 yılından itibaren doktor notlarının tamamı (ayda 150.000) sisteme

aktarılmaya başlanmıştır. Cerner Kurumsal Veri Ambarı sistem platformu

olarak geliştirilmiş ve yatan hasta klinikleri sisteme dahil edilmiş, yatan

hasta kartlarının içerisine dışarıdan gelen belgeler taranarak yerleştirilmiştir.

• Basılı belgeler tarandıktan sonra OCR ( Optical Character Recognition )

uygulaması açık kaynak kodlu yazılımlar ve ülkemizde de yaygın olarak

kullanılan ABBY programı kullanılarak gerçekleştirilmiştir

• Geriye dönük önemli belgeler dijitalleştirilmiş ancak el yazısı dokümanlara

OCR uygulanmamıştır.

Hasta Bilgilerinin Kayıt Edilmesi

Muayene ve hasta odalarında hasta güvenlik çipli kimlik kart ile kullanılabilenmasaüstü ve mobil bilgisayarlar bulunmaktadır. Hasta bilgilerinin kayıt edilmesindetemel olarak bu bilgisayarlar kullanılmaktadır.

UAB Hastaneleri Basılı Arşiv Sistemi

• Şirket UAB Hastanelerinin yaklaşık 10 km dışında merkezi bir arşivdekayıtları tutmaktadır.

• Belge Merkezinden UAB Hastanelerine belge transferi profesyonelsistemlerde taranarak ya da 48 saat içerisinde posta yoluylagerçekleştirilmektedir.

• Belge Merkezinde basılı belgeler çelik raf sisteminde arşiv kutularında kendigeliştirdikleri tasnif sistemine göre yerleştirilmişlerdir.

• Sistem güvenliği üst seviyede sağlanmıştır. Yangın söndürmede suya dayalısistem kullanılmaktadır

• Nem ve ısı değerlerini dengelemeye yönelik klimatizasyon sistemi aktifdeğildir.

Sonuç

1. Sağlık alanında kalite yönetimi uygulamalarına geçilmelidir.

2. Sağlık alanında bilginin üretimi, düzenlenmesi, erişimi ve

arşivlenmesi üzerine standartlar ve uygulama modelleri

geliştirilmelidir.

3. Hastane yönetim sistemleri ve hastane bilgi sistemleri tam

entegre olmalıdır. HAS, HBS ve EBYS uygulamalarının dijital

platformlar üzerinden bütünüyle entegre çalışmasının

sağlanması verimliliği olağanüstü artıracaktır

4. Elektronik imza uygulaması ya da benzeri güvenli elektronik

uygulamalara geçilmelidir.

5. Fiziki dosyaların korunması ve etkili erişimi sağlanmalı,

standartlara uygun dijitalleştirilerek HBYS sistemlerine entegre

edilmelidir.

6. Araştırma geliştirme, süreç yönetimi ve kalite dokümantasyonu,

kanıta dayalı tıp, tıbbi bilgiye erişimi ve veriye dayalı denetim ve

yönetim kültürü geliştirilmelidir.

T EŞEKKÜRLER

Sağlık Alanında Kalite Yönetiminde Bilgi

M erkezlerinin Yeri ve Önemi

Prof. Dr. Özgür Külcükulcu@hacettepe.edu.tr

Hacettepe Üniversitesi

Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü