SALINAN DOKUMEN TERKAWAL - ad.uitm.edu.my · Tarikh No. Pindaan No. Para Muka surat Ringkasan...
Transcript of SALINAN DOKUMEN TERKAWAL - ad.uitm.edu.my · Tarikh No. Pindaan No. Para Muka surat Ringkasan...
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran : 02
PROSEDUR KAWALAN REKOD
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat : 1/10
1
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KAWALAN REKODPK.UiTM.FSSR.(P).02
Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh
T/tangan
Nama Pn. Azliah Othman Dr. Arba’iyah Ab. Aziz Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md Zain (A.I.S)
Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik) Dekan
Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran : 02
PROSEDUR KAWALAN REKOD
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat : 2/10
2
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL
Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan.
MUKA SURAT DIPINDA Tarikh No.
Pindaan No. Para
Muka surat
Ringkasan Pindaan Diluluskan
21/9/2013 01 1 4 Penambahbaikkan pada objektif.
21/9/2013 01 2 4 Penambahbaikkan pada skop.
21/9/2013 01 4 5 Definisi
21/9/2013 01 6 7 Tanggungjawab tindakan
21/9/2013 01 7 10 Perubahan pada tempoh
simpanan rekod kualiti
12/01/2016 02 hadapan Nama Timbalan Pendaftar baru
dimasukkan dan Tanda tangan
digital dimasukkan
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran : 02
PROSEDUR KAWALAN REKOD
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat : 3/10
3
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
ISI KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Dokumen Rujukan 4-5
4. Definisi 5
5. Singkatan 6
6. Tanggungjawab dan Tindakan 7-9
7. Rekod Kualiti 10
8. Lampiran 10
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran : 02
PROSEDUR KAWALAN REKOD
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat : 4/10
4
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan bagaimana semua rekod di FSSR
dapat disediakan, dikawal dengan teratur dan sistematik.
2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai di FSSR untuk menyedia, menyimpan, dan mengawal
semua rekod bagi memastikan sistem pengurusan rekod lebih kemas dan
berkualiti.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN MK. FSSR. 02 - Manual Kualiti
Seksyen 4.2.3 - Kawalan Dokumen
Seksyen 4.2.4 - Kawalan Rekod
DOKUMEN SOKONGAN DS.UITM.FSSR.05 - Perintah-perintah Am dan Arahan
Perkhidmatan – Arahan Perkhidmatan Bab 3
dan 4.
DS.UiTM.FSSR.03 - Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 –
Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod
Kerajaan.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran : 02
PROSEDUR KAWALAN REKOD
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat : 5/10
5
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
DS.UiTM.FSSR.06 - Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi
Perkara UiTM.
DS.UiTM.FSSR.07 - Akta Rahsia Rasmi
4.0 DEFINISI 4.1 Rekod :
Rekod yang disediakan untuk tujuan rujukan dan sebagai objective evidence
yang disimpan, dikawal dan dilupuskan (jika perlu) dalam meaksanakan Sistem
Kualiti.
4.2 Pelupusan : Proses melupus rekod/dokumen kualiti yang melebihi tempoh yang telah
ditetapkan, sebagaimana yang tercatat di dalam Akta Arkib Negara 1996.
4.3 Mengindeks : Proses penyusunan rekod supaya ia lebih sistematik dan teratur.
4.4 Klasifikasi Rekod :
Nombor rujukan yang ditentukan berdasar kepada klasifikasi dan identifikasi
rekod.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran : 02
PROSEDUR KAWALAN REKOD
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat : 6/10
6
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
5.0 SINGKATAN D - Dekan
TP - Tombalan Pendaftar
PE - Pegawai Eksekutif
DS - Dokumen Sokongan
PTO - Pembantu Tadbir Operasi
PYB - Pegawai yang berkenaan
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran : 02
PROSEDUR KAWALAN REKOD
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat : 7/10
7
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
D 1. Mengarahkan PYB untuk mengenalpasti dan
mewujudkan Sistem Rekod Kualiti mengikut Arahan
Perkhidmatan Bab 4 dan Bab 5.
PYB 2. Menerima arahan daripada D untuk mewujudkan
Sistem Rekod.
3. Mengenalpasti rekod dan fail yang perlu diadakan.
4. Mengarah PTO yang berkenaan untuk membuka fail
baru sekiranya diperlukan.
PTO A. Pembukaan Fail 5. Buka fail hijau bagi kategori Sulit dan fail putih bagi
kategori Terbuka.
6. Tentukan nombor fail berdasarkan kepada system fail
UiTM. Nombor dan tajuk perkara dicatatkan di kulit fail.
7. Fail-fail diklasifikasikan kepada 6 kategori:
100 – Pentadbiran
200 – Bangunan dan Harta
300 – Peralatan dan Harta
400 – Kewangan
500 – Perjawatan
600 – Hal Ehwal Peperiksaan dan Fungsi Khas
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran : 02
PROSEDUR KAWALAN REKOD
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat : 8/10
8
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
8. Memastikan fail baru yang dibuka mempunyai kertas
minit dan tali hijau yang tersedia.
9. Failkan surat dan dokumen yang berkaitan serta
catatkan dalam kertas minit.
10. Kemaskini Senarai Rekod Fail (Lampiran 1).
11. Pastikan rekod disimpan di Bilik Fail.
PTO B. Pengedaran Fail 12. Terima arahan daripada PYB untuk mendapatkan fail
yang dikehendaki.
13. Dapatkan fail berkenaan dari Bilik Fail dan catatkan
pergerakan fail pada kulit dan doket fail (Lampiran 2).
14. Pastikan doket disusun mengikut kategori yang telah
ditetapkan.
15. Serahkan fail yang diperlukan kepada PYB.
16. Pastikan fail yang berkenaan dikembalikan.
C. Pemulangan / Penyerahan Fail 17. Terima fail daripada PYB.
18. Catatkan penerimaan fail pada kulit dan doket fail.
19. Pastikan fail disiman di tempat yang telah disediakan.
PTO D. Penutupan Fail, Pembukaan Jilid Baru dan Pembukaan Fail Sementara / Sampul Kecil.
20. Tutup fail yang telah mencapai had kandungan 100
helaian kertas atau melebihi ketebalan 2.5 cm (yang
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran : 02
PROSEDUR KAWALAN REKOD
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat : 9/10
9
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
mana lebih awal).
21. Fail yang telah ditutup disimpan dalam Bilik Fail yang
telah disediakan.
22. Buka fail jilid susulan.
23. Buka fail sementara/ sampul kecil jika fail asal tidak
dapat dikesan setelah usaha-usaha pengesanan
dibuat.
24. Masukkan fail sementara/ sampul kecil ke dalam fail
asal apabila fail asal ditemui.
TP/ PE E. Pelupusan Fail 25. Kenalpasti dan arahkan PTO untuk senaraikan fail
yang perlu dilupuskan seperti Lampiran 3. Rujuk
PK.UiTM.FSSR. (P). 11.
26. PTO menghantar fail ke bahagian Arkib UiTM.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(P). 02
No. Keluaran : 02
PROSEDUR KAWALAN REKOD
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa
: 22/09/2013
Muka Surat : 10/10
10
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
7.0 REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Rujukan Lokasi Tempoh
1 Sistem Fail dan Perlaksanaan (Rekod Fail)
100-FSSR (PT.38/9) Bahagian Pentadbiran
10 tahun
2 Fail Rekod Aktif 100-FSSR (PT.38/9/1) Bahagian Pentadbiran
10 tahun
3 Fail Rekod Tutup 100-FSSR (PT.38/9/2) Bahagian Pentadbiran
10 tahun
4 Fail Rekod Pelupusan
100-FSSR (PT.38/9/3) Bahagian Pentadbiran
10 tahun
8.0 LAMPIRAN
8.1 Contoh Kad Keluar Fail - Lampiran 1
8.2 Contoh Kertas Minit Fail - Lampiran 2
8.3 Contoh Senarai Tutup Fail - Lampiran 3
8.4 Contoh Senarai Rekod Fail - Lampiran 4
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
11
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
CARTA ALIR PROSEDUR KAWALAN REKOD PK.UITM. FSSR (P). 02
Tanggung
jawab Carta Alir
Proses Proses Kerja Rekod
MULA
D
Penyediaan Dokumen Kualiti Arahkan PYB mengenalpasti dan mewujudkan Sistem rekod Kualiti mengikut Arahan Perkhidmatan Bab 4 dan 5.
PYB Terima arahan daripada D untuk mewujudkan Sistem Rekod. Kenalpasti rekod dan fail yang perlu diwujudkan. Arah PTO yang berkenaan untuk membuka fail baru apabila diperlukan.
PTO
Pembukaan Fail Buka fail hijau bagi kategori Sulit dan fail putih bagi kategori Terbuka.
PTO Tentukan nombor fail berdasarkan system fail UiTM. Nombor dan tajuk perkara dicatatkan di kulit fail. Fail-fail diklasifikasikan kepada 6 kategori.
PTO Pastikan fail baru yang dibuka mempunyai kertas minit dan tali hijau yang tersedia. Failkan surat dan dokumen yang berkaitan serta catatkan pada kertas minit. Kemaskini Senarai Rekod Fail. Pastikan rekod disimpan di Bilik Fail.
PTO
Sambungan
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
12
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Tanggung
jawab Carta Alir
Proses Proses Kerja Rekod
PTO
Sambungan
PTO
Pengedaran Fail Terima arahan daripada PYB untuk mendapatkan fail
PTO Dapatkan fail berkenaan dari Bilik Fail dan catatkan pergerakan fail pada kulit fail dan doket fail.
PTO
Pastikan fail yang berkenaan dikembalikan setelah digunakan.
PTO Pemulangan / Penyerahan Fail Terima arahan daripada PYB untuk mendapatkan fail.
PTO Catatkan terimaan fail pada kulit fail dan doket fail. Pastikan fail disimpan di tempat yang disediakan.
PTO
Penutupan Fail, Pembukaan Jilid Baru dan Pembukaan Fail Sementara / Sampul Kecil Tutup fail yang telah mencapai had kandungan 100 helaian kertas atau melebihi ketebalan 2.5 cm (yang mana lebih awal).
PTO Fail tutup disimpan dalam Bilik Fail yang telah disediakan. Buka fail jilid susulan.
PTO Buka fail sementara/sampul kecil jika fail asal tidak dapat dikesan setelah usaha-usaha pengesanan dibuat.
PTO Sambungan
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
13
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Tanggung jawab
Carta Alir Proses
Proses Kerja Rekod
PTO
Sambungan
PTO
Pelupusan Fail Kenalpasti dan arahkan PTO untuk senaraikan fail yang perlu dilupuskan. PTO menghantar fail ke Bahagian Arkib UiTM.
PK. UITM. FSSR. (P). 11
PTO TAMAT