Sähköinen työpöytä

Suunnittelu, toteutus, hankehallinta

Intranet julkisella sektorilla 2009 -IIR seminaarin päätöspäivä Intensiivikoulutuspäivä 11.12.2009 klo 9.00-16.00

Perttu Tolvanen, konsultti, Sininen Meteoriitti

Kouluttaja

• Perttu Tolvanen, konsultti, Sininen Meteoriitti– KTM, tietojärjestelmätiede, digitaalinen media

• Työhistoriaa mm.– Sisällönhallinnan konsultti (ECM), Digia– Online-tuottaja, Nelonen Media / Sanoma– Projektipäällikkö, Sanoma– Projektipäällikkö, Kauppa- ja teollisuusministeriö

• Tyypillisiä projekteja mm.– informaatiopalveluiden konseptisuunnittelu (intranet / internet / extranet)– intranet & kollaboraatio – palveluiden suunnittelu ja kehitystiekartat– hakutoimintojen suunnittelu & konsultointi– sisällönhallintajärjestelmien valinnat

Päivän ohjelma

• 9.00 Sähköinen työpöytä – käsite. Mitä tarkoitamme kun puhumme sähköisestä työpöydästä?

• 10.00 Sähköisen työpöydän suunnitteluprosessi– Kehittämisen konseptointi, vaiheistus ja rajaaminen– Sähköisen työpöydän vaatimusten määrittely

• 12-13 Lounas

• 13.00 Harjoitus: Sähköisen työpöydän konseptoinnista

• 14.00 Sähköisen työpöydän toteutus– Ketterän kehittämisen mahdollisuudet– Kehittämisprojektin hallinta

• 15.00 Sähköisen työpoydän teknisistä ratkaisuista– Keskeisiä teknologioita– Oikean ratkaisutoimittajan valinta

• 16.30 Koulutuspäivä päättyy

Käsitesekamelskaa

• Intranet– Hyvin tunnettu termi– Moniselitteinen– Sanana joskus tahraantunut

• Portaali– Portaali-termi on hyvin moniselitteinen ja täten

erittäin ei-suositeltava• Sähköinen työpöytä

– Kysymys: Kuinka moni tuntee termin ”Corporate Portal” tai ”Enterprise Portal”?

”Portaali”-sanan historiaa

• 1990-luvun lopun hyperkilpailu verkossa (Yahoo ym.) käyttäjien aloitussivusta opetti sanan suurelle yleisölle– Sittemmin kilpailu Webissä on siirtynyt aloitussivuista

hakukoneisiin• 2000-luvun vaihteessa isot järjestelmätoimittajat alkoivat

markkinoida tietojärjestelmätuotteitaan ”portaalijärjestelminä” (engl. ”portals”)

– Käytössä edelleen terminä, mutta ei viittaa mihinkään yksiselitteisesti määriteltävään tuoteluokkaan.

• ”Portaali” sana voi tarkoittaa hallintajärjestelmää tai verkkopalvelua – tai kumpaakin samaan aikaan (!).

• Portaali-termiä ei voi suositella käytettäväksi sen moniselitteisyyden takia.

• Lisätietoa http://vierityspalkki.fi/2009/11/03/kasitesekamelskaa-julkaisujarjestelma-cms-portaali-sisallonhallintajarjestelma/ tai Googleta ”portaali vierityspalkki”

”Corporate Portals” -historiaa

• Monia 2000-luvun alkupuolella rakennettuja ”intranetteja” kutsuttiin ”Corporate Portal” tai ”Enterprise Portal”.– Usein tavoite liitettiin tietämyksenhallinnan kehittämiseen

(”Knowledge management”) aiheesta löytyy kirjallisuutta erittäin paljon, mutta aihepiiri on hyvin laaja

– Konsepteissa kaksi eri painopistettä: Information / Collaboration

• Tyypillisiä tavoitteita näissä projekteissa:1. Yksi sisäänkirjautuminen, välitön pääsy moneen eri

tietojärjestelmään (ns. SSO = ”Single Sign-On”)2. Useiden eri tietojärjestelmien integrointi portaaliin ja

toimintojen tuominen näkyviin ”portleteissa”.3. Personointitoiminnot ja hienorakenteinen profilointi4. Yhteinen hakutoiminto kaikkiin eri tietovarastoihin5. Myös organisaation ulkopuolisia käyttäjiä (extranet-

ulottuvuus)

”Corporate Portals” –ajanjakson opit

• Käyttäjien kannalta personoitava etusivu on ”kiva”, mutta ei aidosti tärkeä.– Kysymys: Kuinka moni meistä järjestää työpöytänsä

uuteen järjestykseen kerran viikossa?

• Johtopäätös: Tiedon, ihmisten ja sovellusten löytäminen on tärkeätä. Ei kaikkien asioiden mahtuminen samaan, tyylikkäästi järjestäytyvään etusivuun.

• Johtopäätös: Kaikkia asioita ei kannata yrittää tehdä yhdellä tietojärjestelmällä. Erikoistuneet sovellukset ovat usein helpompia käyttää.

• Esimerkki: Portaalin hallintakäyttöliittymä (Sun Portal + Fatwire sisällönhallintajärjestelmä)

• Lähde: CMS Watch artikkeli: http://www.cmswatch.com/Feature/120-Case-Against-Portals

• Esimerkki on vuodelta 2005, mutta tämä todellisuus näkyy vielä 2009 vuonna monien toimittajien tuotteissa. Käytettävyys on valtava haaste.

Mitkä asiat liittyvät ”Sähköinen työpöytä” –sanaan?

Sähköinen työpöytä

Dokumenttienhallinta

VerkkolevytSähköposti

Pikaviestintä ja keskustelukanavat

Wikit

BlogitAsiahallinta

ProjektinhallintaPuhelinluettelo

Henkilöstöhallinnon ohjeet, mallit ja lomakkeet

Uutiset Kommentointi ja keskustelu

Yhteiset sähköpostikansiot

Ryhmätyötilat

Ohjeet, mallit, käsikirjat

”Uuden työntekijän opas”

Linkit eniten käytettyihin sovelluksiin

Tilapäivitykset ja linkkien jakaminen

HakutoimintoProsessiohjattu dokumenttituotanto

Palveluhakemisto

Avoimet kalenterit ja osallistumistieto

Määritelmä: Sähköinen työpöytä

• ”Yhteistyön ja tiedonhallinnan alusta”

• Muita ehdotuksia?

ESIMERKKISähköisen työpöydän määrittelystä

Tietotyöläisen työvälineet, nykytila

Verkkolevy: U-asema

Windows-käyttöjärjestelmä tietotyöläisen tietokoneessa

Muita tietojärjestelmiä: toiminnanohjausta, varastohallintaa, rekistereitä, jne.

Dokumenttienhallintajärjestelmä + ”Asianhallinta”

Office-työvälineet: Outlook, Word, PowerPoint, Excel. (versio 2003 nyt versio 2007 keväällä versio 2010 syksyllä arvio)

(Case: suomalainen konserni)

Viestinnällinen intranet (uutiset tärkeässä roolissa, myös tiimikohtaisia suljettuja sivustoja)

Tietotyöläisen työvälineet, tavoite

Verkkolevy: U-asema

Windows-käyttöjärjestelmä tietotyöläisen tietokoneessa

Muita tietojärjestelmiä: toiminnanohjausta, varastohallintaa, rekistereitä, jne.

Dokumenttienhallintajärjestelmä + ”Asianhallinta”

Office-työvälineet: Outlook, Word, PowerPoint, Excel. (versio 2003 nyt versio 2007 keväällä versio 2010 syksyllä arvio)

(Case: suomalainen konserni)

Viestinnällinen intranet (uutiset tärkeässä roolissa, myös tiimikohtaisia suljettuja sivustoja)

SharePoint Server (versio 2010)SharePoint Server (versio 2010)SharePoint Server (versio 2010)

Pikaviestintäohjelmisto (”MOCS 2007”) + LiveMeeting

Tietotyöläisen työvälineet, tavoite

Verkkolevy: U-asema

Windows-käyttöjärjestelmä tietotyöläisen tietokoneessa

Muita tietojärjestelmiä: toiminnanohjausta, varastohallintaa, rekistereitä, jne.

Dokumenttienhallintajärjestelmä + ”Asianhallinta”

Office-työvälineet: Outlook, Word, PowerPoint, Excel. (versio 2003 nyt versio 2007 keväällä versio 2010 syksyllä arvio)

(Case: suomalainen konserni)

Viestinnällinen intranet (uutiset tärkeässä roolissa, myös tiimikohtaisia suljettuja sivustoja)

SharePoint Server (versio 2010)SharePoint Server (versio 2010)SharePoint Server (versio 2010)

Pikaviestintäohjelmisto (”MOCS 2007”) + LiveMeeting”S

ähköinen ty

öpöytä”

Huomioita esimerkistä

• Sähköisen työpöydän määritelmässä on lähdetty liikkeelle tietotyöläisen nykytilasta jota hallitsevat Office-ohjelmistot, vuosien varrella paisunut verkkolevy ja iso määrä sisäistä sähköpostiliikennettä.

• Konseptissa huomioidaan sähköpostikäytänteet, pikaviestintäohjelmiston käyttöönotto, ryhmätyötilat, dokumenttienhallinta ja hakutoiminto.

• ”Sisäisen tiedonhallinnan kehityshanke” = ”Sähköinen työpöytä”

Esimerkkinä Ystävä 2010

• Helsingin yliopiston sähköinen työpöytä –hanke lähtee hyvin käytännönläheisestä päivittäisen tekemisen tukemisesta.

• Muita näkökulmia?

VARMA INTRANETEsimerkki:

Muut uutistyypit omilla nostoalueilla,

nostoja 3kpl.

Kuva vaihtuu kuukausittain automaattisesti metatiedon

Numero mukaan (1=tammikuu).

Uusimmat uutiset

nostoina, 6kpl.

Uutisointi

Uutiset-sivuston etusivulla koonti

kaikista kuukauden uutisista.

Uutissivu.Oikealla nosto

saman uutistyypin viimeisimmistä

uutisista

Osastot

Osastokohtainen sivunäkymä, jolla on

omat uutiset, dokumentteja ja

keskusteluja.

Työtilat

Listaus sisältää työtilojen metatiedot.

Projektit voi listata tilan mukaan.

Listaus käyttäjän

projekteista.

Työtilan luontisivu

. Dokumentti-kirjastojen

käyttöoikeuksien asettamiskentät.

2 Dokumenttikirjastoa, josta toinen on suojattu

käyttöoikeuksilla

Yhteenveto 2009 vuoden tilanteesta

1. Verkkosivustomaisista intranet-sivustoista on siirrytty monipuolisiin intranet / sähköinen työpöytä / portaali –palveluihin

2. Pistemäisistä ratkaisuista on siirrytty puhumaan yhä isommista kokonaisuuksista– Muotitermi ”ECM” (Enterprise Content Management) hyvänä

esimerkkinä.

3. Internet-sivustojen ja organisaatioiden sisäisen tiedonhallinnan kehitys on eriytynyt yhä enemmän

– Intranetin julkaisujärjestelmä ei enää oletuksena ole sama järjestelmä kuin mikä on valittu internet-sivustolle

4. SharePoint 2007 on kasvattanut asiakkaiden osaamista paljon ja odotukset ovat kasvaneet myös kilpailijoiden tuotteita kohtaan

5. Tuotteet ovat kehittyneet merkittävästi lähemmäksi tasoa jossa räätälöinti on enemmän poikkeus kuin sääntö

SUUNNITTELUN OSA-ALUEET

Sähköinen työpöytä -hankkeen

Suunnitteluvaiheen tehtäväkokonaisuudet

1. Esitutkimus / ”Tiedonhallinnan nykytilaselvitys”– Visio organisaation sähköisestä työpöydästä

2. Hankesuunnitelma– Budjetointia ja sisäistä markkinointia varten

3. Konseptisuunnittelu ja toiminnallinen vaatimusmäärittely

– Priorisoitu kuvaus tarvittavista toiminnoista

4. Sisällönhallintajärjestelmätuotteiden arviointi ja toimittajien tarjonnasta neuvottelu

5. Sopivimman sisällönhallintajärjestelmän valinta ja sopimusneuvottelut valitun toimittajan kanssa

Valmistelu ja suunnittelu

•Haastattelut, tutkimustyö

• Visio sähköisestä työpöydästä

Esitutkimus

•Budjetointia

•Sisäinen markkinointi alkaa

Hankesuunnitelma

•Käyttäjätarinat•Toiminnallisuuden alustava määrittely

•Priorisoitu toimintolista

Konseptisuunnittelu

Esitutkimus Hankesuunnitelma

Konsepti ja toiminnot(1 kk)(1-3 kk)(2-4 kk)

Järjestelmä- ja toimittajavalinta

• Haastattelut, tutkimustyö

• Visio sähköisestä työpöydästä

Esitutkimus

• Budjetointia

• Sisäinen markkinointi alkaa

Hankesuunnitelma

• Käyttäjätarinat

• Toiminnallisuuden alustava määrittely

• Priorisoitu toimintolista

Konseptisuunnittelu

• Tuotteiden vahvuuksiin ja heikkouksiin tutustuminen

• Räätälöintimäärien arviointi

Tuotteiden arviointi ja

tutustuminen

• Toimituskyky• Mieluiten

neuvottelumenetelyllä

Järjestelmävalinta ja toimittajan

valinta

Tuotteiden arviointi(2-3 kk)

Toimittajan valinta(1-3 kk)

ESITUTKIMUSSähköinen työpöytä -hankkeen

Sisällönhallinnan viitekehys eli nk. ”timanttimalli”

Lähde: Kuva on Digian konsulttien Tuomo Peltolan ja Anne Honkarannan artikkelista. Samaiset henkilöt myös julkaisseet aiheesta tieteellisiä artikkeleita. Malli perustuu aiemmin tehtyyn dokumenttienhallinnan kehityksen tutkimukseen ja organisaatioiden kommunikaatiogenrejen tutkimukseen. Googleta ”sisällönhallinnan timanttimalli” taihttp://www.digia.com/C22571C5003CAD30/7998BEFB48219495C22574040024B37A/$file/OPEN_2007_2_fin.pdf

Esitutkimus: tiedon kerääminen 1/2

• Johdon näkökulma– Haastattelut / johdettu työpaja

• Mukana eri ryhmien edustajat (kuten HR, Viestintä, liiketoiminnot)

• Tietotyöläisten haastattelut– 1-3 henkilöä kerrallaan suositeltava

• Haastateltavista kerätään samalla ryhmä jolle viestitään hankkeen etenemisestä ja kerätään palautetta jatkossakin suunnitelmista

• Tavoitteena jo alkuvaiheesta asti rekrytoida laajaa joukkoa ”muutosagentteja”– Ryhmätilaisuudet

• Teematilaisuudet tiettyjen liiketoimintaryhmien kanssa voi olla yksi hyvä vaihtoehto selvittää nykytilanteen haasteita. Voi monesti olla poliittisista syistä paras tapa edetä – vaikka ei käytännössä tuottaisikaan lattiatason ymmärrystä parhaalla mahdollisella tavalla.

– Sisäinen verkkokysely jolla kartoitetaan nykytilannetta ja eri osa-alueiden uudistushalukkuutta henkilöstöltä

• Verkostojen solmukohdissa työskentelevien henkilöiden haastattelut– Kaikissa organisaatioissa on ihmisiä jotka toimivat ”tietohubeina”.

• Nämä henkilöt voivat olla osastosihteereitä, asiakaspalveluhenkilöitä, eri yksiköiden välillä työskenteleviä kehityspäälliköitä, johdon sihteereitä tai eri tehtävissä kokemusta keränneitä näkemyksellisiä työntekijöitä.

Esitutkimus: tiedon kerääminen 2/2

• Käyttötilastojen analysointi– Nykyisen intran käyttötilastot, tärkeimpien

tietojärjestelmien käyttötilastot (esim. dokumenttienhallintajärjestelmä ja asianhallinta), sähköpostiliikenteen tunnuslukuja per henkilö, verkkolevyjen sisältö ja käyttömäärät, tulostusmäärät

– Pohjaluvut uudistuksen mittareille

• Sisäisten hakukoneiden tilastot ja hakutermit– Eniten haetut termit ja näiden kohteiden analysointi– Termien ryhmittely, ”pitkän hännän” analysointi

• Sisältöinventaariot: Intranet & verkkolevyt / muut tiedonhallintajärjestelmät, kuten DH-järjestelmä

Sisältöinventaarioiden merkitys

Nykytilaa kuvaavien inventaarioiden työstämistä yleensä vältellään viimeiseen asti, mutta hyvät inventaariot a) parantavat ymmärrystä nykytilasta, b) vähentävät teknisen toteutuksen riskejä ja erityisesti 3) parantavat todennäköisyyttä, että loppukäyttäjille lanseeraus onnistuu!

Tiedonhallintatyökalujen roolien määrittely

• Tunnista järjestelmät. Tunnista roolit.

Esitutkimuksen tulokset

• ”Visio sähköisestä työpöydästä” tai yleisemmin ”Tiedonhallinnan nykytilaselvitys”– Käyttäjätutkimuksien tulokset

• Raportoidaan timanttimallia käyttäen: ihmiset, roolit, prosessit, dokumentit, teknologiat

– Käyttötilastojen yhteenveto– Sisältöinventaarioiden yhteenveto– Tärkeimpien käyttäjäryhmien tunnistaminen– Tärkeimpien kehitettävien

toiminnallisuuskokonaisuuksien kuvaaminen– Suhde muihin tiedonhallintajärjestelmiin

Esitutkimus: tiedon viestintä

1. Johdolle työpaja jossa käydään läpi saadut palautteet ja haastattelutulokset

2. Keskustelutilaisuuden järjestäminen henkilökunnalle ja palautekanavan tarjoaminen jälkikommenteille ja ideoille

3. Sarja uutisia intrassa tai hankeblogissa esitutkimuksen tuloksista, tilastoista ja saaduista palautteista

4. Esim. http://blogs.helsinki.fi/ystava-2010/

Esimerkki• http://blogs.helsinki.fi/ystava-2010/

HANKESUUNNITELMASähköinen työpöytä -hankkeen

Aiheet

• Hyötyodotukset• Intranetin kannattavuus• Kannattavuuslaskelmien tekeminen• Intranetin suhde muihin hankkeisiin• Vinkit hankesuunnitteluun

Hyötyodotukset intranetin kehittämisessä

• Miksi intranetiä on ryhdytty kehittämään?– Ongelmaprojektilla ei tyypillisesti selvää käsitystä– Tietojärjestelmälle määriteltävä lopputulosten lisäksi

ne muutokset, joita tietojärjestelmän odotetaan edesauttavan

– Valitettavan usein intranet on se järjestelmä, jota kehitetään ilman terävää tavoitteenasetantaa, ”koska sellainen pitää olla”

– Ilman selviä tavoitteita on priorisointien ja valintojen tekeminen projektissa vaikeata, ellei mahdotonta

– Miten voidaan todeta kehittämisprojektin onnistuneen, jos ei tunneta sen tavoittelemia vaikutuksia?

Esimerkkejä hyödyistä

• Tehokkuuden kasvattaminen– Olemassa olevan tietopääoman parempi hyödyntäminen– Tietojen nopeampi löytyminen– Rutiiniluonteisten tehtävien väheneminen– Hajautetun ja liikkuvan työn tukeminen– Matkustamisen vähentyminen

• Laadulliset hyödyt– Tietoturvan parantaminen– Vastaaminen lainsäädännöllisiin vaatimuksiin– Uusia palveluita asiakkaille/kumppaneille (extranet)

• Työn mielekkyyden lisääntyminen– Sähköpostin määrän vähentyminen ja luonteen muuttuminen– Esimerkiksi nuorempi sukupolvi odottaa jo enemmän työvälineiltään

(esim. pikaviestintä tärkeä)

Intranetin kannattavuus?

• Mikä on intranet-investoinnin takaisinmaksuaika?• Mitä ongelmia intranet ratkaisee?• Mitä hyötyjä intranet tuottaa ja keitä ovat

hyödynsaajat?

• Tehokkuutta/säästöjä intranetin avulla?• Laadullisia hyötyjä?

• Jos tarkkaa kuvaa tavoiteltavista hyödyistä ei ole, sisältää investointi helposti tarpeettomia ominaisuuksia, joista jokainen maksaa

Kannattavuuslaskelmien sudenkuoppa

• Kertyykö organisaatiossa tarvittava data, vai ovatko luvut ja lupaukset hihasta ravistettuja?

• Älä anna todellisia lukuja jos päädyt ravistamaan ne hihasta.

Kohti realistisempia hyötyodotuksia

• Ole tarkka intranetin esiselvityksen toimeksiannon kanssa ja varo itsensä toteuttavia toimeksiantoja

• Osallistu tarvittavan datan tuottamiseen ja analysointiin

• Älä hyväksy pseudodataa päätösten perusteluina

• Älä tuota pseudodataa päätösten tueksi

Esimerkki ”business casesta”:

• ”Käytän päivässä joskus jopa tunnin siihen, että haeskelen sähköpostistani dokumentteja jotka tiedän joskus vastaanottaneeni tai lähettäneeni – enkä tee tätä työtä itseni takia vaan sen takia että joku muu tarvitsee kyseisen dokumentin. … Kai tähän olisi jokin parempikin tapa?”

Mitkä ovat intranetin kehittämisen kokonaiskustannukset?

• Valmistelevat tehtävät– Vaatimusmäärittelyt– Resursointi

• Projektin osto ja käynnistäminen– Tarjousten pyytäminen, toimittajan valinta, sopimusten tekeminen

• Projektin läpivienti– Projektiin käytettävä sisäinen työ, laitteistot sekä toimittajan työ

• Ohjelmiston käyttöönotto ja lisenssimaksut– Koulutus ja käyttöönotto ja toimittajan työn loppumaksu,

lisenssimaksut• Ohjelmiston ylläpito, ylläpitomaksut ja jatkokehitys

– Vuosittaiset ylläpitomaksut, oma ylläpitotyö sekä jatkokehitystyön kustannukset

Lähde: Kettunen S. 2002. Tietojärjestelmän ostaminen – käytännön opas yrityksille. WSOY.

Esimerkki (sisäiset kustannukset huomioitu, kohteena perinteinen tietojärjestelmä)Suunnittelu ja kilpailutus 22 200

Toteutus 121 200

Ohjelmistoinvestoinnit 35 000

Laitteistoinvestoinnit 12 000

Koulutuskustannukset 18 000

Ylläpitokustannukset (ylläpitomaksut + työ)

27 800 per vuosi

Muut kustannukset (markkinointi käyttöönoton yhteydessä)

6000

Yhteensä 6 vuotta 381 200

Lähde: Kettunen S. 2002. Tietojärjestelmän ostaminen – käytännön opas yrityksille. WSOY.

Intranet-hankkeen erityispiirteet resursoinnin osalta

• Sisältösuunnittelu (10-50 htp)• Sisältöjen tuotanto (20-80 htp)• Mallipohjien ja metatietomallin

suunnittelu (15-40 htp)• Organisatorinen käyttöönotto &

hankeviestintä (10-20 htp)• Jatkuvan kehittämisen budjetti (20-

60 htp) per vuosi

Onko olemassa päällekkäisiä/kilpailevia hankkeita?

• Intranet-hankkeille on tyypillistä, varsinkin isoissa organisaatioissa, että ne sisältävät päällekkäisiä toiminnallisuuksia muissa hankkeissa toteutettavien tietojärjestelmien kanssa

• Minkä hankkeen tehtävä on ratkaista mitäkin ongelmia?• Hankkeenhallinnan riskit (Elonen, 2002)!

– Riittämättömät projektisalkkutason aktiviteetit– Päällekkäisyydet ja ristiriitaisuudet projekteissa ja

projektisalkuissa– Projekteille annetaan liian helposti lupa käynnistyä– Projektisalkun hallinnan vastuut epäselvät– Projektitasolle ei anneta palautetta– Projekteja ei keskeytetä

Mikä on intranetin rooli tietojärjestelmien joukossa?

• Mitkä ovat intranetin tehtävät, jotka juuri sen pitää ratkaista?– Intranet vs. ryhmätyöohjelmistot– Intranet vs. dokumenttien hallinta vs. levyjaot– Intranet vs. hakupalvelu

• Kuka on intranetin luontevin omistaja?– Toiminnan kehittäminen (projektit) – HR– Viestintä– (Tietohallinto)

• Omistajan löytyminen selkeyttää myös intranetin roolia• Mitä prosesseja intranetin tulee tukea?

Vinkit hankesuunnitteluun 1/2

1. Tunnista kehittämistarpeen suhde muihin kehittämisaloitteisiin (salkunhallinta moniprojektiympäristössä)

2. Määrittele selvät tavoitteet kehittämiselle– omistaja ja avainprosessit– ratkaistavat ongelmat– hyödyt ja hyödynsaajat

3. Määrittele alustava ratkaisumalli, jotta investoinnin järkevyys voidaan arvioida– tekninen ratkaisu, projektiympäristö, käyttöympäristö– huomioi sisäiset kulut ja käyttöönoton vaatimat sisäiset

ponnistelut

4. Vertaa 5-6 vuoden kokonaiskustannuksia hyötyihin, arvioi kehittämisen järkevyys ja tee valistunut aloitus- tai hylkäyspäätös

Vinkit hankesuunnitteluun 2/2

5. Johda tavoiteltavista hyödyistä alustavia vaatimuksia toteutettavalle järjestelmälle– liiketoiminnan vaatimukset– käyttäjien vaatimukset– toiminnalliset vaatimukset

6. Suunnittele käyttäjien osallistuminen toteutusprojektiín7. Mahdollista vaatimuksien tarkentaminen valitun

teknisen ratkaisun näkökulmasta8. Hallitse vaatimuksia koko toteutuksen ajan.

Hankejohtamista ei voi ulkoistaa!9. Testaa huolella. Valmistuotteetkin vaativat testauksen.10. Jätä 10-20% budjetista matkan varrella opittavia asioita

varten – projekti- ja hankintamallista riippumatta!

KONSEPTISUUNNITTELUSähköinen työpöytä -hankkeen

Tyypillisiä sähköiseen työpöytään liitettyjä odotuksia

• Päivittäisessä työssä tarvittava dokumentaatio, tietojärjestelmät, prosessit ja prosessiohjeet kerätään käyttäjän näytölle yhteen

• Työpöytä on personoitu käyttäjän roolin mukaan– Käyttäjän näkemät tiedot, sovellukset ja

palvelut vaihtelevat työntekijän roolin mukaan

Personointi ja profilointi

• Soveltuvat silloin kun palvelussa on ”liikaa” sisältöjä perinteisille käyttöliittymille

• Profilointia voidaan tehdä ainoastaan suurilla käyttäjämäärillä - ja jotta käyttäjistä saadaan muodostettua kattava ja todenmukainen kuva, tarvitaan – hyvä käyttäjätilastointi & muita tiedonkeruumenetelmiä

• Käytännössä Suomessa ei ole kuin kourallinen organisaatioita jotka ovat riittävän suuria tarvitakseen voimakasta personointia ja profilointia.

• Eriäviä mielipiteitä?

• (Huom. Sisältöjä voidaan korostaa, kohdentaa ja nostaa esiin perustuen käyttäjän tietoihin ilman, että tätä tehdään mitenkään automaattisesti/älykkäästi.)

Teknisesti tai toiminnallisesti

• Kokoelma linkkejä• Dokumenttivarasto• HTML-dokumentteja• Sovellusintegraatioita

– Integraatio organisaation käyttäjähallintaan

– Raportteja taustasovelluksista• Prosessisovelluksia• Ryhmätyömahdollisuuksia

Konseptin painopiste tulee itse päättää• Painopiste toiminnallisuuksissa ja

sisällöissä on kiinni konseptista– Konsepti on usein käytännössä

sidoksissa intranetin omistajaan– Viestintä tekee viestinnällisen

intranetin• Käytännössä konsepteja on useita,

joiden selkiinnyttäminen on kaiken suunnittelun lähtökohta– Esitutkimus on yleensä antanut jo

suunnan.

Suunnittelutiimi

• Suunnittelutiimi:– Ydinryhmän maksimi viisi (5) henkeä. Esim. konsultti,

asiakkaan projektipäällikkö ja kolmen (3) eri yksikön edustajat.

– Loistavia intranetteja on tehty kolmenkin hengen voimin (esim. konsultti, it-projektipäällikkö ja viestintäpäällikkö).

– Laajempi ryhmä voi olla tukiryhmänä, mutta yli viiden hengen ydinryhmiä ei voi suositella.

• Tärkeintä on pitää projektin eteneminen läpinäkyvänä. tämän tavoitteen tulisi sanella ryhmän jäsenten valinnat. Jokaisen ryhmän jäsenen tulee voida esitellä projektin etenemistä yhteistilaisuuksissa ja "omille joukoilleen”.

Millaisia ominaisuuksia sähköiseltä työpöydältä edellytetään?

1. ”Perinteiset” intranettien tietosisällöt: ohjeet ja mallit työsuhde- ja liiketoiminta-asioihin

2. Verkkosisällön hallinta3. Henkilöhakemisto / profiilisivujen hallinta4. Uutiset & blogit5. Aloitussivutoiminnot / ”Oma sivu”6. Haku7. Ryhmätyötilat (wikit, suljetut osiot, rajattu keskustelu)8. Dokumenttien hallinta (tallennus, versiointi, jakaminen)9. Asiakirjojen hallinta (vaatimukset, käytänteet)10. Työnkulut / Liiketoimintaprosessien hallinta11. Sähköiset lomakkeet12. Sähköpostin hallinta ja arkistointi13. Sähköinen arkistointi14. Asianhallinta

Vinkki: Kannatta

a tehdä

oma versio tä

stä lis

tasta!

”Haavekuva tiedonhallintaympäristöstä”

Pikaviestintä

Verkkolevyt

DH/asianhallinta

Ryhmätyötilat

Intra/hakemistot

UutisetHenkilöhakemisto

Haku

Sisäinen vs. kumppanit vs. ulkoinen

Pikaviestintä

Verkkolevyt

DH/asianhallintaRyhmätyötilat

Intra/hakemistot

UutisetHenkilöhakemisto

Haku

Verkkopalvelu

Extranet

Menetelmä: Toimintatarinat / Käyttäjätarinat

• Tarinoita todellisista käyttötapauksista. • Tarinat kertovat käyttäjien tavoitteista ja

syistä. Jokaisessa tarinassa on joku henkilö joka haluaa tehdä jotain jostakin syystä.

• Tarinassa kuvataan mitä henkilö haluaa ja miksi hän sen haluaa… Osa tarinoista on enemmän ’eeppisiä’ kertomuksia jonkun henkilön tavoitteista ja motiiveista, toiset tarinat ovat konkreettisempia.

1) Tarinoiden aiheiden valinta

• Esitutkimus antaa yleensä jo hyvät edellytykset tunnistaa tärkeimmät ominaisuusluokat.

• Voi aloittaa myös tyypillisistä, eli:1. ”Perinteiset” intranettien tietosisällöt: ohjeet ja mallit työsuhde- ja liiketoiminta-

asioihin2. Verkkosisällön hallinta3. Henkilöhakemisto / profiilisivujen hallinta4. Uutiset & blogit5. Aloitussivutoiminnot / ”Oma sivu”6. Haku7. Ryhmätyötilat (wikit, suljetut osiot, rajattu keskustelu)8. …

2) Tarinoiden kirjoittaminen

• Hahmot yleensä kuvitteellisia, mutta perustuvat todellisiin henkilöihin. Usein yhdistelmiä useasta todellisesta roolista.

• Yksi tarina keskittyy mieluiten 1-2 ongelmakokonaisuuteen, mutta osa tarinoista voi olla myös laajempia (’eeppisiä’ tarinoita).

• Tarinoiden aiheiden keksimisessä kannattaa käyttää laajempaakin porukkaa ideointiapuna.

• Ison organisaation intranet vaatii helposti 40-50 tarinaa. (Joskus voi 10-20 riittää.)

Esimerkki: toimintatarina: Kalle, 27v, vastavalmistunut tohtori

• Kallella on useita tutkimusprojekteja pyörimässä ja projekteissa on mukana porukkaa niin organisaation sisältä kuin ulkopuolisista yrityksistä.

• Kalle kommunikoi pääosin sähköpostitse eri tahojen kanssa ja merkittävä osa työstä on yhteisten artikkeleiden kirjoittamista. Dokumentit lentelevät sähköpostin liitetiedostoina ympäriinsä.

• Projektipäällikön rooli tuo paljon velvollisuuksia hakemusten ja raporttien kirjoittamisessa. Deadlinet tahtovat välillä unohtua ja yhteisistä aikatauluista ei aina saada pidettyä kiinni.

• Yhdessä projektissa on tärkeä kumppani USA:sta ja videoneuvottelujen järjestäminen ja materiaalien hallinta on viikottainen ongelma.

• Laajan yhteistyökumppanijoukon kanssa toimiminen on tärkeä osa Kallen työtä ja henkilöhakemisto on tärkeä sovellus. Kalle toivoisikin, että henkilöhakemisto kertoisi enemmän eri henkilöiden toimenkuvista ja käynnissä olevista projekteista.

Esimerkki: toimintatarina: Esko, 52v, tutkimusjohtaja

• Esko (52v) on pitkän linjan tutkija ja yliopistotoiminnan osaaja. Esko on hiljattain vaihtanut uuteen yliopistoon ja saanut vastuulleen merkittävän kokoisen tutkimusyksikön.

• Uudessa tehtävässä haasteena on oppia tuntemaan organisaatiorakenteet ja kaikki henkilöt joiden kanssa tulisi tehdä yhteistyötä. Intran organisaatiorakenteet ja eri yksiköiden tieto omasta toiminnastaan on tärkeässä käytössä.

• Henkilöhakemisto on ollut Eskon apuna päivittäin ensimmäisten kuukausien aikana kun hakemistosta on voinut tarkistaa mitä äsken tavattu henkilö oikein tekee ja missä projekteissa hän on mukana.

• Ison yksikön esimiestehtävät ovat myös uusi aluevaltaus ja täten esimiestehtäviin liittyvät ohjeet ovat tärkeitä Eskolle.

• Esko seuraa tarkkaan organisaation uutisia ja mielellään kommentoi uutisiin myös, koska kilpailevasta yliopistosta tulleena henkilönä osaa monesti täydentää ”kolikon toisen puolen”.

• Raportointivastuuta on paljon joten erillissovellukset ovat osa päivittäistä työtä.

• Intran uutisissa Eskoa hieman harmittaa kun opetukseen liittyvät uutiset saavat paljon palstatilaa ja näillä kun ei Eskolle ole merkitystä.

Intranet

laitossivustotlaitossivustot

laitossivustot

laitossivustot

Erillissovellukset

3) Tiivistäminen ja suhteiden tunnistaminen

• Tärkeimmät tarinat kannattaa tiivistää ja ryhmitellä tarinoiden painopisteiden mukaan– Esim. ryhmätyötiloihin liittyvät tarinat

yhteen ryhmään, työsuhdeasiat yhteen, matkalaskut ja kulukorvaukset yhteen, pikaviestintä ja sähköposti yhteen, jne.

Sähköinen työpöytä

Tahtoo: työvälineitä projektiensa johtamiseen, tukea hakemuksien tekemiseen, apuvälineitä liikkuvaan työhönsä, ohjeita matkustamiseen ja kulukorvausten hakemiseen, paremman henkilöhakemiston

Ei välitä: koko organisaatiota koskevista uutisista

Erityistä: Käyttää Mac-tietokonetta

Tahtoo: työvälineitä projektien johtamiseen, tukea esimiehenä toimimiseen, parempia sisäisiä viestintävälineitä

Ei välitä: yleisohjeista, henkilöhakemistosta

Erityistä: Haluaisi lisää läpinäkyvyyttä organisaation projekteihin

Tahtoo: kokonaiskuvan organisaatiosta, henkilöhakemiston, esimiesohjeita, yleisiä uutisia, linkit erityissovelluksiin

Ei välitä: opetukseen liittyvistä asioista

Tahtoo: viestintävälineitä, tukea opintojaksojen organisointiin ja materiaalien jakamiseen,opetustoimintaa koskevia uutisia

Ei välitä: tutkimukseen liittyvistä asioista, pikaviestinnästä

Kalle, 27v tutkija Pekka, 37v tutkija

Mervi, 34v , lehtoriEsko, 52v, tutkimusjohtaja

Sähköinen työpöytä

Tahtoo: työvälineitä projektien johtamiseen, tukea esimiehenä toimimiseen, parempia sisäisiä viestintävälineitä

Ei välitä: yleisohjeista, henkilöhakemistosta

Erityistä: Haluaisi lisää läpinäkyvyyttä organisaation projekteihin

Tahtoo: kokonaiskuvan organisaatiosta, henkilöhakemiston, esimiesohjeita, yleisiä uutisia, linkit erityissovelluksiin

Ei välitä: opiskeluun liittyvistä asioista

Kalle, 27v tutkijaPekka, 37v tutkija

Mervi, 34v , lehtori

Esko, 52v, tutkimusjohtaja

Tutkimus-projektiwiki

Oppimis-ympäristö

Moodle

Pikaviestintä

4) Priorisointi ja luokittelu

• Priorisoidaan laaditut toimintatarinat ja näiden kautta löytyneet tärkeimmät vaatimukset

• Luokitellaan omat vaatimukset/toiminnot esimerkiksi kolmeen kategoriaan joista ensimmäisessä kategoriassa ovat tärkeimmät toiminnot jotka tuottavat eniten arvoa ja joita ilman ei voisi uutta kokonaisuutta lanseerata– Esim. jos tutkimusprojektien tiedonhallinta ja

yhteistoiminta todettaisiin olevan ykkösvaatimus, niin lähdettäisiin kartoittamaan mitkä tuotteet markkinoilla vastaavat tähän vaatimukseen

5) Tuotteiden evaluointi

• Tuotteiden evaluointi tulisi tapahtua toimintatarinoiden kuvaamien käyttötilanteiden kautta– Esim. toimittajaa pyydettäisiin näyttämään kuinka Kalle

perustaisi tutkimusprojektilleen työtilan ja kuinka hän muokkaisi wiki-sivua ja lisäisi blogiartikkelin projektitilaan

• Vaihtoehtoisesti tarinat voi itse testata jos saa/voi asentaa tuotteen itselleen testikäyttöön

• Evaluoinnin aikana on erittäin tärkeätä myös tarvittaessa täydentää toimintatarinoita jos suunnittelutiimi kokee oppineensa uusia asioita!

Sopivien tuotteiden löytäminen

• Pisteytyksen kaava:– Annetaan esim. viisi (5) pistettä jokaisesta

toiminnallisuudesta jonka toimittajan tarjoama tuote tekee "suoraan paketista" riittävän hyvin.

– Mikäli toiminnallisuus on omalla listalla ykkösprioriteetin toiminnallisuus, niin kerrotaan pistemäärä vielä esimerkiksi kolmella. Vähemmän tärkeiden toimintojen pisteitä ei kasvateta kertomalla.

– Näin saadaan annettua enemmän pisteitä niille tuotteille jotka vastaavat parhaiten tärkeimpiin vaatimuksiin suoraan paketista.

Yhteenveto suunnittelusta

1. Tee esitutkimus avoimin mielin2. Perustele hanke realistisesti3. Kirjoita kuvaavat käyttäjätarinat4. Valitse tuote joka ratkaisee

tärkeimmät käyttäjätarinat suoraan paketista tai pienimmällä räätälöinnillä

Valmistelu ja suunnittelu

•Haastattelut, tutkimustyö

• Visio sähköisestä työpöydästä

Esitutkimus

•Budjetointia

•Sisäinen markkinointi alkaa

Hankesuunnitelma

•Käyttäjätarinat•Toiminnallisuuden alustava määrittely

•Priorisoitu toimintolista

Konseptisuunnittelu

Esitutkimus Hankesuunnitelma

Konsepti ja toiminnot(1 kk)(1-3 kk)(2-4 kk)

Järjestelmä- ja toimittajavalinta

• Haastattelut, tutkimustyö

• Visio sähköisestä työpöydästä

Esitutkimus

• Budjetointia

• Sisäinen markkinointi alkaa

Hankesuunnitelma

• Käyttäjätarinat

• Toiminnallisuuden alustava määrittely

• Priorisoitu toimintolista

Konseptisuunnittelu

• Tuotteiden vahvuuksiin ja heikkouksiin tutustuminen

• Räätälöintimäärien arviointi

Tuotteiden arviointi ja

tutustuminen

• Toimituskyky• Mieluiten

neuvottelumenetelyllä

Järjestelmävalinta ja toimittajan

valinta

Tuotteiden arviointi(2-3 kk)

Toimittajan valinta(1-3 kk)

Harjoitukset

• Kaksi tehtävää (voi tehdä kummatkin tai valita vain toisen):

– 1) Laadi esitutkimussuunnitelman runko• Kenet haastattelet? Miksi?• Muista timanttimalli: ihmiset, roolit, prosessit, dokumentit,

teknologiat• Valmistaudu esittelemään niiden henkilöiden tehtävänimikkeet

jotka valitsit haastateltavaksi

– 2) Laadi kolme (3) toimintatarinaa• Millaiset roolit ja tiedonhallintaongelmat valitset

käyttäjätarinoihin?• Valmistaudu esittelemään yksi kirjoittamasi toimintatarina.

– Bonustehtävä: Miten käyttäisit blogeja organisaation sisäisessä viestinnässä? Kenet rekrytoisit kirjoittajaksi organisaatiostasi?

• Mitä nykyisiä organisaatiosi tehtäviä blogit korvaisivat?

Lukuvinkki

• http://www.steptwo.com.au• Australialainen konsulttitoimisto jonka

sivustolla intranet-suunnittelua käsitteleviä artikkeleita sadoittain. Joukossa useita kymmeniä todellisia huippuartikkeleita eri aihepiireistä.

• Esim. ”Seven roles of the intranet homepage”, ”Understanding staff intranet needs”, ”Conducting intranet needs analysis”, ”Selecting staff for stakeholder interviews”

– Hyvä lähtökohta lukemiseen: http://www.steptwo.com.au/resources/start-here-intranets

HAASTEITASähköinen työpöytä -hankkeiden

Haaste 1: Toimintakulttuuri

1. Näkökulma tiedon avoimuuteen: Tiedon tulisi olla oletuksena koko organisaation luettavissa ja vasta erityistapauksissa vain tietyn joukon luettavissa.– Tämä näkökulmamuutos on todella suuri haaste

useimmille organisaatioille (lue: ihmisille).– ”Tiedon rosoistuminen” voi olla erityisesti johdolle suuri

pelko joka kohdataan usein esim. blogien ja wikien kohdalla.

2. Metatietoluokituksen määrittely dokumenttikohtaisesti - ja kuinka perustella käyttäjille työstä syntyvät hyödyt?

3. Tiedon elinkaaren määrittely– Tiedolle on annettava vanhenemispäivä. Vanheneminen

voidaan määritellä dokumenttitasolla tai esimerkiksi sivustotasolla.

Haaste 2: Hallitsemattomuus

• Liian nopea ja pelkästään kokeileva eteneminen tuo paljon riskejä ja ongelmia. Liian nopean etenemisen top-3 riskit:1. Tiedon siiloutumisen vaara: Liian nopeasti kasvava

hanke voi viedä organisaation tiedonhallintakulttuuria jopa taaksepäin. Esimerkiksi termi ”SharePoint-pusikko” ei ole tuulesta temmattu.

2. Käyttäjät vievät vanhat toimintamallit vain uuteen ympäristöön jos koulutukseen ei panosteta riittävästi. Esimerkiksi kansioviidakkoa ja huonoja tiedostonimeämiskäytänteitä vastaan pitää taistella!

3. Kaikki ”uudet tavat” eivät ole organisaation kannalta hyviä! Uuden toimintakulttuurin oppimista pitää seurata. Esimerkiksi ryhmätyösivustojen perustamista pitää hallita tarkasti!

Haaste 3: Käytettävyys

• Lyhyet käyttötilanteet: Haun rooli ja toimivuus korostuu. – Haku on ymmärrettävä käyttöliittymänä sisältöihin,

sovelluksiin ja verkostoihin.– Käyttäjät eivät tule opettelemaan ”missä jokin asia

sijaitsee”. Intran perinteinen navigaatio on yhä vähemmän tärkeä.

• Monet tuotteet on tehty tietohallintoihmisille. Googlen ja Facebookin kaltaista käyttökokemusta on vaikea saada ilman räätälöintiä.– Käyttäjille on viestittävä avoimesti tästä haasteesta joka liittyy tällä

hetkellä kaikkiin organisaatioiden sisäisiin it-hankkeisiin: käyttäjien odotukset organisaatioiden järjestelmiä kohtaan ovat usein epärealistisia.

– Lisätietoa esim. http://vierityspalkki.fi/2009/09/17/verkkopalveluprojektien-top-10-haasteet-vuonna-2009/

Haaste 4: Halutaan liikaa

• Selkein merkki strategian puutteesta on, että vaatimusmäärittely kattaa kaiken mahdollisen sosiaalisesta nettiTV:stä aina mobiilisti toimiviin ryhmätyötiloihin ja googlemaisesti toimiviin personoituviin hakutoimintoihin.

• Todellisuus on, että moni asia kehittyy tällä hetkellä nopeammin kuin mihin tuotteet pystyvät vastaamaan. Esimerkiksi Facebookin kaltaiset toiminnot ovat satojen ohjelmistokehittäjien yhteistyössä tekemiä – vastaavat tulevat organisaatioiden sisälle vasta vuosien päästä.

• On panostettava omalle organisaatiolle aidosti tärkeisiin toimintoihin.

Haaste 5: Lukitut aikataulut

• Alustat ovat monimutkaisia ja laajoja kokonaisuuksia. Toimittaja ja asiakas oppivat aina projektin aikana uusia asioita. Paras tapa mahdollistaa oppiminen on soveltaa ketteriä projektimenetelmiä toteutusvaiheessa ja sallia aikatauluista neuvottelu.

• Tiivistetysti: Tiukat ja joustamattomat aikataulut tuottavat tyytymättömiä käyttäjiä ja huonoa teknistä laatua. Jos aikataulut on pakko lukita etukäteen, niin näihin seurauksiin on varauduttava. Piste.

Haaste 6: Osaamisen puute

• Isoin haaste järjestelmävalinnoissa ja toteutusprojekteissa on, että todella osaavia arkkitehtejä ja sovelluskehittäjiä on yleensä tarjolla aivan liian vähän – ja nekin harvat ovat yleensä ylikuormitettuja.

• Alustat ovat monimutkaisia ja laajoja kokonaisuuksia joiden oppiminen kestää – erityisesti ”oikeanlainen” räätälöinti on megahaaste.

• (SharePointin valinta ei ratkaise tätä haastetta.)

Haaste 7: Työläät sisältöprojektit

• Sisältöjen siirto ja uudelleenkäsittely on merkittävä alaprojekti – hyvin harvoin voidaan automaattisesti siirtää muita kuin toisarvoisia sisältöjä

• Sisältöjen siirto ja uustuotanto tulisi projektoida erikseen

• Siirrossa kannattaa aina parantaa laatua, uudelleenorganisoida ja tehostaa sisältöjä!– Erityisesti jos tekee ”vain” alustan vaihdon.

Haaste 8: Wikit vs. intranetit

• Mikä on wiki?– Jos SharePoint-intraan antaisi kaikille oikeudet

muokata kaikkia sivuja, niin tulisiko siitä wiki?

• Avoin tekeminen vs. kontrolloitu tekeminen

• Ilman hierarkiaa oleva tallennusmalli vs. hierarkian sisältävä tallennusmalli

• Löysästi kontrolloitu tekeminne vs. prosessiohjattu tekeminen

TOTEUTUKSEN OSA-ALUEET

Sähköinen työpöytä –hankkeen

Toteutus, pilotointi ja käyttöönotto

• Viestintä, koulutussuunnittelu, lanseeraussuunnittelu

• Metatietomallin suunnittelu

Toteutus

•Sopivien ryhmien löytäminen

•Palautteen käsittely

Pilotointi

•Korjaaminen palautteen perusteella

•Hallittavuuden varmistaminen

•Sisällöntuotanto- ja -siirtoprojekti

Käyttöönotto

Toteutus Pilotointi Käyttöönotto

(2 kk)(3-4 kk) (6-12 kk)

Toteutusvaiheen tehtäväkokonaisuudet

6. Käyttöönottostrategian ja jatkokehitysmallin valinta7. Hankeviestinnän suunnittelu8. Koulutuksien ja käyttöönoton roolien suunnittelu

9. Pilotin sisältö- ja toimintosuunnittelu10. Metatietomallin suunnittelu

11. Ensimmäisen pilotin toteutus12. Testauksen suunnittelu ja toteutus

– Esim. esteettömyyden ja käytettävyyden varmistaminen

13. Palautteen kerääminen ja käsittely

Toteutus, osa 1

Käyttöönottostrategian valinta

• 1) Rinnakkaisstrategia– Uusi järjestelmä vanhan rinnalla kunnes toimivuus on

varmistettu. Haasteena kustannukset ja vaadittavat resurssit.• 2) Suoran vaihdon strategia

– Kustannustehokkain aina, mutta riskikerroin on suuri. Ongelmatilanteissa voi aiheuttaa merkittäviä maineongelmia.

• 3) Pilottistrategia– Joitain organisaation osia käytetään pilottiryhmänä ennen

laajempaa lanseerausta. Laajempi lanseeraus tehdään yleensä suoran vaihdon strategialla tai vaiheistetulla strategialla.

• 4) Vaiheistettu strategia– Voidaan vaiheistaa organisaation osien tai tietojärjestelmän

ominaisuuksien mukaan. Vaatii paljon ennakkoviestintää.

Jatkokehitykseen suhtautuminen

• Nordheim ja Päivärinta (2006) ovat esittäneet neljä eri tapaa kuinka organisaatio voi suhtautua tietojärjestelmän kehittämiseen:– 1) Tavoitekeskeinen malli (perinteinen, ylhäältä

johdettu)– 2) Evoluutiomainen malli (perinteinen, palautetta

seuraava ja pienten parannusten kautta etenevä)– 3) Vaiheistettu malli (vahva tiekartta

jatkokehitykselle, vahvasti projektoitu, vähän pienkehitystä)

– 4) Ristiriitojen kautta etenevä malli (reagoidaan vahvasti palautteisiin ja ongelmatilanteisiin, panostuksia kohdennetaan saadun palautteen perusteella voimakkaasti)

• Ristiriitojen kautta etenevän mallin on esitetty olevan kaikkein kiinnostavin kun kehitetään organisaation laajuisia tiedonhallintatyökaluja.

Lähde: Nordheim, S. & Päivärinta, T. 2006. Implementing enterprise content management: from evolution through strategy to contradictions out-of-the-box. European Journal of Information Systems 15(6), 648-662.

Hankeviestinnän suunnittelu

• Aikatauluista ja tavoitteista viestiminen mietittävä huolella – Ei kannata viestiä tarkkoja päivämääriä asioista joita ei

tiedä.• Blogin tai intrauutisoinnin oltava säännöllistä

– Määrä ei ole niin tärkeätä kuin valitun linjan säilyttäminen• Hankkeen esittelytilaisuuksien järjestäminen havaittu

tehokkaaksi– Kannattaa vaikka tarjoutua esittelemään hanketta eri

yksiköiden/osastojen kokouksiin• Viestinnässä kannattaa keskittyä nykytilan havaintojen

viestintään ja tuleviin toimintatapamuutoksiin– Paljon voi saada aikaan pelkällä viestinnällä ja

keskustelulla!– Esim. sisältöjen ennakkovalmistelu, toimintatapamuutokset,

jne.

Koulutuksien ja käyttöönoton roolien suunnittelu

• Koulutuksilla ja käyttöönottovaiheella syytä olla yksi selkeä kontaktihenkilö kaikissa asioissa– Erillinen tukipuhelin tarpeellinen isommissa käyttöönotoissa

• Koulutuksia ja avoimia tukitilaisuuksia kannattaa ketjuttaa ja tarjota silloinkin kun niitä ei erikseen kehdata pyytää– Pienenkin organisaation koulutustarve yleensä

aliarvioidaan!– Toimintatapamuutokset, sisältöprojekti ja uuden työkalun

käyttö voi vaatia 3-4 koulutusta per käyttäjä• Koulutustarpeita kannattaa tiedustella etukäteen. Usein

syytä järjestää täsmäkoulutusta esim. verkkokirjoittamisesta, sähköpostin hallinnasta, projektityöskentelystä, projektinhallinnasta, dokumenttien käsittelystä / tuotannosta, sisäisestä viestinnästä, esimiesviestinnästä

KÄYTTÖÖNOTON OSA-ALUEET

Sähköinen työpöytä –hankkeen

Käyttöönottovaiheen tehtäväkokonaisuudet

14. Pilotin kokemusten mukaiset parannukset15. Metatietomallin tarkentaminen

16. Käytön laajentamisen suunnittelu / pelisääntöjen tekeminen

17. Valmistautuminen laajamittaiseen käyttöönottoon18. Sisällöntuotantoprojekti19. Sisältöjen siirtoprojekti20. Itseopiskelumateriaalien tuotanto (esim. videotutoriaalit)21. Tukipalveluiden toteutuksen suunnittelu

22. Laajamittainen käyttöönotto– Suoralla vaihdolla tai vaiheistetulla strategialla.

Toteutus, osa 2

Sisältösuunnittelu

• Kolme tyypillistä perusnäkökulmaa sisältöihin:

• 1) Uusi työntekijä– Käytännön asiat, yleinen perehdytys, ongelmatilanteet – usein

olemassa jo HR:n toimesta valmis opas jota voidaan käyttää opaskirjana sisältöjen muotoilussa

• 2) Yksittäiset työsuhdeasiat joissa työntekijä menee intraan ja kirjoittaa hakukoneeseen kysymyksen– Esim. ohjeet matkalaskun tekemiseen, vuorotteluvapaan

hakemiseen, ylityökäytännöt– Esimiehet tyypillinen erityisryhmä joka huomioitava erikseen

• 3) Liiketoimintatehtäviin liittyvä ohjeistus– Esim. projektin perustaminen, reklamaatioiden käsittely, median

kanssa toimiminen, lausunnon antaminen, jne.– Nämä selvitettävä aina organisaatio- ja toimialakohtaisesti.

Virkistys ja liikunta

Tietotekniikka Työterveys

LomatTurvallisuus

Toimintajärjestelmä Esittelymateriaa

litDokumenttimalli

t

Matkustaminen

Esimiehelle: Rekrytointi

Esimiehelle: Kriisiviestintä

Myynti

OrganisaatioLiiketoimintaryhm

ätJohto

Päätöksenteko

Etusivu

Uutiset

Tietoa organisaatiosta

Ihmiset

Ohjeet ja mallit

Avoimet työpaikat

- Sovellukset- Opas- Palaute- Haku

- Uutisarkisto

Koulutus

Tyypillisiä sisältöjä

Matkalaskut

RuokalistatHankinta

Tuotanto

Lomakkeet

Liiketoimintakohtaiset ohjeet

Projektit

Oma projektityöpöytä

Projektihakemisto Uuden

projektin perustaminen

Ryhmätyötilat / dokumentit /

kirjasto

Osaamis-tietokanta

Yhteenveto toteutuksesta

• Paljon erilaisia tehtäviä joista viestintä, koulutukset ja metatietomalli muodostavat tärkeimmät asiakkaan kannalta.

• Muistettavaa:– Toteutusvastuukin on lopulta asiakkaan.– Vesiputoushanke on musta laatikko – vaikka

vastuu olisi asiakkaalla.– Ketterät menetelmät tarjoavat näkyvyyttä ja

hallittavuutta.

Toteutus, pilotointi ja käyttöönotto

• Viestintä, koulutussuunnittelu, lanseeraussuunnittelu

• Metatietomallin suunnittelu

Toteutus

•Sopivien ryhmien löytäminen

•Palautteen käsittely

Pilotointi

•Korjaaminen palautteen perusteella

•Hallittavuuden varmistaminen

•Sisällöntuotanto- ja -siirtoprojekti

Käyttöönotto

Toteutus Pilotointi Käyttöönotto

(2 kk)(3-4 kk) (6-12 kk)

KETTERÄN KEHITTÄMISMALLIN MAHDOLLISUUDET

Sähköinen työpöytä -hankkeessa

Vaikutukset tekemiseen

• Ei vaikutuksia vaatimusmäärittelyyn ja konseptisuunnitteluun

• Myös käyttöliittymäsuunnittelu voi tapahtua ”perinteisesti”

• Toteutusmalli muuttuu iteratiiviseksi ja ominaisuudet eivät ole lukittuja.

• Toteutus menee riskit ja arvo edellä.

Ketteryyden lähtökohtia

• Kun ympäristö ja organisaatio muuttuu jatkuvasti, niin isojen hankkeiden toimintoja ja toteutusaikatauluja ei voida lukita useiksi kuukausiksi/vuosiksi (ns. "musta laatikko" -projekti).

• IT-projektien isoin haaste on edelleen oikeanlaisten tietojärjestelmien toteutuksessa. Projektit epäonnistuvat, koska panoksia ei osata ohjata eniten arvoa tuottaviin kohteisiin.

• Ketterä kehittäminen antaa näkyvyyttä projektiin ja mahdollisuuksia suunnata kehityspanostuksia asioihin joilla on eniten merkitystä.

• Ketterä kehittämismalli ei kerro mihin panostukset pitää laittaa, mutta se antaa mahdollisuuden ohjata panoksia parhaan ymmärryksen mukaan.

Ketteryyden haasteita

• Suomessa kourallinen toimittajia jotka osaavat tehdä projekteja ketterästi.– Silti kymmenet toimittajat myyvät ketteriä

projekteja…• Ketteristä prosesseista ei voi ottaa rusinoita

pullasta– Asiakas ei voi vaatia näkyvyyttä ja vaikutusvaltaa –

ja silti lukita ominaisuudet ja aikataulu.– Toimittaja ei voi toimia ketterästi ilman jatkuvaa

testausta ja integrointia. Joka on megahaaste isojen, valmiiden tuotteiden kanssa.

• Ketteryys vaatii yhtä paljon opiskelua toimittajalta kuin asiakkaalta. Esim. Scrumin perusteet on syytä asiakkaan osata.

Sopivimmat kohteet

• Yli 150 htp:n toteutusprojektit. (?)– Mieluiten yli 300 htp kokonaisuudet. – Muita kokemuksia?

• Paljon räätälöintiä. Paljon integraatioita. Paljon asioita joita ei voida tietää etukäteen.– Kuulostaako normaalilta it-projektilta?

• Toisaalta – myös tuotteet, kuten SharePoint, tuovat erittäin paljon asioita joita ei voida tietää etukäteen. – Tällöin ketterä toteutusmalli mahdollistaa oppimisen

ja reagoinnin.

Ketteryyden vaihtoehto?

• ”Muutospyyntöhelvetti”?

• … tai tietojärjestelmä joka tekee parhaiten asioita jotka eivät ole kovin merkityksellisiä käyttäjille.

Sopimusasiat

• Toimittajavalinta neuvottelumenettelyn kautta

• Älä lukitse ominaisuuksia sopimuksessa – vaikka lukitsisitkin kustannukset ja aikataulun.

• Mahdollista muutokset ja sopimuksen päättäminen aikaisessa vaiheessa mikäli yhteistyö ei suju.

Kaksi tapaa ostaa ketterä toteutus

• 1) Aika & materiaalit– Maksetaan tekemisestä suoraan– Voidaan ostaa esim. 3kk palasissa– Ei motivaatiota toimittajalla parantaa

suorituskykyä

• 2) Tavoitehinta– Kummallakin puolella motivaatio parantaa– Voidaan myös aloittaa ilman tavoitehintaa ja

vaihtaa esimerkiksi 3kk kohdalla tavoitehintaan kun aletaan ymmärtää laajuus

JÄRJESTELMÄVALINTASähköinen työpöytä -hankkeen

Esimerkki• Helsingin Kaupunki valitsi

SharePoint 2007 alustan.– ”Helsingillä on käytössä

Microsoftin ea-lisensointi, ja siihen kuuluu näiden ohjelmistojen käyttöoikeus. Tässä vaiheessa tämä on kustannussäästöä verrattuna siihen, että lähdettäisiin johonkin uuteen ohjelmistoon, joka vaatisi ainakin laajempaa koulutusta ja erilaisia tukitoimia.”

– Lähde: http://www.tietoviikko.fi/kaikki_uutiset/article326004.ece

– Kuvakaappauksen lähde: Logican sivusto. Googleta esim. ” Logica uudistaa Helsingin kaupungin intranetin”

SharePoint 2007 –caseja löytyy verkosta helposti, muutamia poimintoja:

• Eduskunnan kirjasto– http://parlamenttikirjasto.blogspot.com/2009/10/sosiaalinen

-media-muuttaa-tyota.html

• Destian intranet (Digia)– ”Google: ”destia intranet digia”

• Varma intranet (Sininen Meteoriitti)– http://www.microsoft.com/finland/business/casestudies/var

ma09.mspx

• Keva (Affecto)– http://www.itviikko.fi/ratkaisut/2008/06/09/affecto-vie-kevan

-verkkopalvelut-sharepoint-pohjalle/200815564/7

• VR, Metsäliitto (Tieto)– http://www.tieto.fi/default.asp?path=408,410,16094,32517

Esimerkki:

• Työministeriön työhallinto toteuttaa sähköisen työpöydän Liferay+Alfresco –yhdistelmällä. Toteuttajana Ixonos.– http://www.ixonos.com/easydata/customers/ixonos/files/pdf

_cases/Ixonos_case_Sahkoinen_tyopoyta.pdf

Esimerkki• Helsingin yliopisto

valitsi Oracle WebCenter -kokonaisuuden. Tarkemmin UCM+WebLogic. Toteutus Digia.

• Lähde: http://blogs.helsinki.fi/ystava-2010/2009/08/28/sahkoinen-tyopoyta-siirtyy-toteutusvaiheeseen/

Esimerkki

• Aalto-yliopiston uusi intranet-alusta tulee olemaan Confluence-wiki. Yksikkökohtaiset intranetit säilyvät toistaiseksi, mutta Confluence tulee yhteisen intranetin alustaksi.

• Lähde: http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/notice/view/2009-024103/

Esimerkki

• Konecranes rakensi sähköisen työpöytänsä IBM:n WebSphere –kokonaisuudella– Lähde:

http://www-05.ibm.com/fi/solutions/oneball/pdf/Konecranes_Business_Portal_liiketoiminnan_tukena.pdf

Sisällönhallintajärjestelmämarkkina

Tietojärjestelmätalot lähestyvät sähköistä työpöytää erilaisista kulmista:

1. Dokumenttienhallintalähtöinen näkökulma– Yleisin, koska useimmilla järjestelmillä tausta dokumenttienhallintajärjestelmänä. Esim.

Documentum, Oracle Universal Content Management System, Microsoft SharePoint, Alfresco

2. Web-sisällönhallintalähtöinen näkökulma– Monet kotimaiset julkaisujärjestelmätuotteet, esim. Innofactor Prime, Sinisen Meteoriitin

Meteor, Poutapilven P4, Crasmanin CrasManager tai Ch5 Finlandin Navigo. Myös lähes kaikki avoimen koodin julkaisujärjestelmät sijoittuvat tähän sarjaan. Esimerkiksi Drupal, Joomla, eZ Publish, LifeRay.

3. Ryhmätyötila- ja yhteistyölähtöinen näkökulma– Esim. SharePoint jossa ryhmätyötilat ovat hiottu ja valmis kokonaisuus. Tyypillisimpiä haastajia

mm. Alfresco ja Oraclen WebCenter Spaces.

4. Portaalikulma (integraatioalustoja usein käytännössä)– Esim. monet Oraclen portaalituotteet (esim. BEAlta ostettu WebLogic), IBM:n WebSphere ja

LifeRay.

5. Sosiaalisen vuorovaikutuksen näkökulma– Pienemmillä toimijoilla ja wiki-tyyppisillä alustoilla yleinen tulokulma. Esim. Confluence-wiki.

6. Hakutoimintolähtöinen kulma (tulossa)

Erottelevia tekijöitä

1. Alusta vs. tuote– Alustat: Usein myös ns. perusominaisuudet saattavat vaatia jopa viikkojen

koodaustyötä. Mitä enemmän alusta, niin sitä enemmän työtä jokaisen toiminnon käyttöönotto vaatii (vaikka se olisikin ruksattu ns. ”perustoiminnoksi” joka löytyy ”valmiina paketista”).

– Tuotteet: Pitkälle kehitetyt tuotteet taas yleensä lupailevat liian ruusuisia mahdollisuuksia räätälöintiin.

2. Horisontaalijärjestelmä vs. vertikaalijärjestelmä– Sana ECM viittaa usein horisontaalijärjestelmään. Esim. tuotetietojenhallintajärjestelmä

tai prosessiohjattu lausunnon laatiminen saattaa taas olla vertikaalijärjestelmä. Rajat hämärtyvät.

3. Pikselintarkka käyttöliittymämuokkaus vs. vahvat käyttöliittymäkäytänteet

– Esim. SharePoint ja Confluence eivät ole käyttöliittymältään suositeltavia räätälöitäviä.

4. Valmis vs. joustava käyttöoikeusmalli tietosisältöihin ja käyttäjärooleihin

– Vain isommat ”repository” –tyyppiset tietovarastotuotteet tarjoavat korkeamman tietoturvan ja mahdollisuuden räätälöidä hyvinkin hienojakoisia käyttöoikeuksia. Harvalla organisaatiolla on tarvetta ja rahaa panostaa tällaisiin, mutta eri tuotteiden käyttöoikeusmalleihin kannattaa tutustua, koska eroja löytyy varsin paljon ja näiden asioiden räätälöinti ei yleensä kannata.

Esimerkki: SharePoint ja Ribbon-käyttöliittymä

Esimerkki: SharePoint Workspace

• http://download.oracle.com/otndocs/tech/webcenter/files/owcs_r11_spaces_viewlet_swf.html (Oracle WebCenter Spaces, demo)

Hankinnassa huomioitava

• Ekosysteemi maailmanlaajuisesti– Millaisia laajennuksia, lisäosia ja valmiita

integraatiokappaleita tuotteeseen on saatavilla?

• Osaajien määrä Suomessa– Montako toimittajavaihtoehtoa on Suomessa? Kuinka monta

todella osaavaa ohjelmistokehittäjää Suomessa on ko. järjestelmällä?

• Tuotteen elinkaari– Mikä on tuotteen asema markkinoilla? Miten vahva tekijä

ko. tuote on sitä toimittavien yrityksien liiketoiminnassa?

Esimerkki: SharePoint-kokonaisuus

Kolme (3) erilaista ratkaisumallia sähköisen työpöydän alustaksi

• 1) Yhden toimittajan kaupallinen tietojärjestelmäratkaisu– Suomessa vaihtoehtoina mm. Microsoft, Oracle, IBM, Atlassian,

(OpenText) ja kotimaiset – Googleta ”julkaisujärjestelmät” tai mene suoraan:

http://vierityspalkki.fi/2008/03/31/julkaisujarjestelmat-suomessa-markkinakatsaus-2008/

• 2) Yhdistelmä/avoin tietojärjestelmäratkaisu– Suomessa esim. LifeRay, Alfresco, Drupal (Open Atrium variaatio),

eZ Publish, (Joomla), (Plone), (Nuxeo)– Avoimen koodin tuotteita voi yhdistää kaupallisiin

• 3) Räätälöity ratkaisu– Esim. perustuen Ruby On Rails tai Django tai Zend –

tyyppisiin frameworkkeihin jotka tarjoavat paljon valmiita komponentteja

1) Yhden toimittajan ratkaisu

• Edut– Vähemmän virheitä– Referenssejä– Tukipalvelut – Takuut ja vastuut– Valmiit rajapinnat– Dokumentaatio– Jatkuva tuotekehitys– Käyttöönoton nopeus– Yleensä halvin

vaihtoehto

• Haitat– Jäykkä muutoksille– Organisaatio sopeutuu

tietojärjestelmään– Räätälöinti voi olla jopa

mahdotonta– Järjestelmä ei

välttämättä kehity ”oikeaan suuntaan”

– Jatkuvat kustannukset päivityksistä

– Tukipalvelut voivat loppua

2) Yhdistelmä/avoin ratkaisu

• Edut– Yksilöllinen ja vaikea

kopioida– Voi olla helpompi

räätälöidä– Toimittajan vaihtaminen

yleensä helpompaa– Edullista osaamista

saattaa olla enemmän tarjolla

– Valmiita komponentteja saattaa saada verkosta

• Haitat– Jäykkä muutoksille– Organisaatio sopeutuu

tietojärjestelmään– Räätälöinti voi olla

vaikeaa– Järjestelmä ei

välttämättä kehity ”oikeaan suuntaan”

– Ei virallista tukia (yleensä)

– Järjestelmän kehitys voi loppua

3) Räätälöity ratkaisu

• Edut– Yksilöllinen ja vaikea

kopioida– Joustava ja

täsmälleen yrityksen tarpeisiin soveltuva

– Uusien toimintamallien ja prosessien mahdollistaja

• Haitat– Onko saatavilla riittävät

tukipalvelut?– Hidas rakentaa– Integroiminen muihin

järjestelmiin voi olla vaikeaa

– Testaus vaatii erityispanostuksia

– Dokumentoinnin taso voi olla puutteellinen

– Jatkokehitystyö kohtuullisen kallista

Yleiset vaatimukset

– Tietohallinnon kannalta usein tärkeitä selvitettäviä ovat myös tekniset vaatimukset, kuten palvelinvaatimukset, tuotteen tietokantaratkaisu, tuotteen räätälöitävyys ja liitettävyys muihin järjestelmiin.

– Viimeisimpänä kategoriana yleensä tarkastellaan kokonaiskustannuksia esimerkiksi seuraavien näkökulmien kautta:

• Yleiset hinnoittelu- ja lisensointiperusteet• Lisenssimaksu per käyttäjä• Lisenssimaksu per palvelin• Arvioidut projektikustannukset määritellylle palvelulle mikäli

määrittely/konsepti jo tiedossa• Muut käyttöönottokustannukset (ulkopuoliset lisenssit ym.

palvelinvaatimukset)• Ylläpitomaksu per käyttäjä per vuosi• Ylläpitomaksu per palvelin per vuosi• Muut toistuvat kustannukset

Yhteenveto teknologioista

• SharePoint hallitsee, koska pystyy yhdistämään suljettujen ja avointen tuotteiden etuja

• Toisaalta kilpailu on veristä ja ostajan kannalta markkina on kiinnostava

• Isoin haaste on, että tulevaisuutta on vaikea ennustaa. Täten valinta kannattaa tehdä vahvasti oman nykytilanteen vaatimuksilla!

Loppusanat

1. Tee esitutkimus avoimin mielin2. Kirjoita kuvaavat käyttäjätarinat3. Valitse tuote joka ratkaisee tärkeimmät

käyttäjätarinat suoraan paketista tai pienimmällä räätälöinnillä

4. Toteuta iteratiivisesti tuotteen ominaisuuksia testaten ja arvioiden

5. Panosta metatietomallin suunnitteluun6. Laajenna käyttöä hallitusti7. Panosta koulutukseen ja viestintään