rvo-kolomak.ucoz.ua · Web viewНауково-методична робота 06-01...

Організаційно-методичні вказівки щодо складання номенклатури справ у районних (міських) відділах освіти, загальноосвітніх, дошкільних та

позашкільних навчальних закладах

Департамент науки і освіти Харківської обласної державної адміністрації

надає примірну номенклатуру справ, затверджену ЕПК Держархіву Харківської

області, для складення індивідуальної номенклатури справ закладу.

Рекомендується вищезазначену примірну номенклатуру справ взяти за

основу.

У разі наявності справ, які не внесені в примірну номенклатуру справ,

заклад має право внести ці справи до своєї індивідуальної номенклатури справ.

1. Нормативно-правові акти

1. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (із змінами).

2. Інструкція з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів, затверджена наказом Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 № 240.

3. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету України від 16.03.2001 № 16 (із змінами).

4. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.

5. Примірна інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах, затверджена наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 01.10.2012 № 1059.

6. Примірна інструкція з ведення ділової документації у позашкільних навчальних закладах, затверджена наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 23.08.2012 № 947.

Складання номенклатури справ у районних (міських) відділах освіти, загальноосвітніх, дошкільних та позашкільних навчальних закладах

Відповідно до п. 3 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи інформаційний довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ,

забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду.

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Існують три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для

установ, однорідних за характером діяльності, одноковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи, і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.

Зведена індивідуальна номенклатура справ установи складається, як правило, з номенклатур справ структурних підрозділів та первинних громадських організацій, що діють в установі.

Номенклатура справ (додатки 1-4) розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство.

Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Заголовок справи складається з:- назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів

(накази, протоколи);- найменування установи, що є автором документів;- найменування установи, до якої адресовані або від яких одержані

документи;- короткого змісту документів справи;- дати періоду, до якого належать документи справи;- вказівки на наявність копій документів у справі.

Приклад: «Журнал реєстрації вхідних документів ________________(повна назва закладу) за 2012 рік».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов’язаних послідовністю ведення діловодства, уживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні види документів справи.Приклад: «Документи (інструкції, порядок) щодо атестації закладу».

Розміщення заголовків справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі листування

2

першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами – індекс. Індекс справи в номенклатурі складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом та порядкового номера справи.

Строки зберігання документів зазначаються в номенклатурі справ на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.

Для документів, не передбачених діючим переліком, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи, яка погоджує ці строки з ЕПК Державного архіву Харківської області. При цьому в номенклатурі справ робиться примітка «Строк зберігання встановлено» (назва ЕПК архіву, протокол від __№ __)».

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання «доки не мине потреба» незалежно від строку зберігання оригіналів документів ( у тому числі і для документів постійного строку зберігання).

У кінці року особою, відповідальною за діловодство до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично заведених за рік.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться відповідальним за діловодство в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

До зведеної номенклатури справ установи включаються назв справ, що фактично заведені в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи установи.

До зведеної номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

Зведена номенклатура справ схвалюється ЕК установи та погоджується ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи.

Установи, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ в ЕК органів вищого рівня.

Новостворені установи незалежно від форми власності протягом року з дня реєстрації подають свою номенклатуру справ на розгляд ЕПК Державного архіву Харківської області.

Зведена номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з Державним архівом Харківської області або органом вищого рівня, якщо в установі не утворюються документи Національного архівного фонду.

Зведена номенклатура справ установи та номенклатури справ структурних підрозділів щорічно, не пізніше грудня переглядаються і

3

уточнюються. Після внесення змін вони передруковуються та затверджуються керівником установи та вводяться в дію з 1 січня нового року.

Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з Державним архівом Харківської області або органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.

4

Додаток 1

Приклад для РВО

(повна назва закладу)

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ЗАТВЕРДЖУЮ на 2013 рік Начальник

_____________(П.І.Б. керівника) (підпис)« ____» _____________20__ р.

Індекс справи

Заголовок справи(тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання

справи (тому,

частини) і номери

статей за переліком

Примітка

1 2 3 4 501 – Організація системи управління

01-01 Закони, постанови, рішення та інші законодавчі акти Верховної Ради України, накази Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України (копії)

Доки не мине

потреба

01-02 Рішення, розпорядження виконкому районної (міської) ради з питань освіти, розвитку освітньої галузі (копії)


потреба01-03 Накази начальника районного (міського)

відділу освіти з основної діяльностіПост.

ст. 16-а01-04 Протоколи нарад керівників навчальних

закладів Постійно

ст. 18а01-05 Протоколи нарад заступників керівників

навчальних закладів з навчально-виховної роботи

Постійност. 18а

01-06 Протоколи нарад заступників керівників навчальних закладів з виховної роботи


01-07 Протоколи нарад завідуючих дошкільних навчальних закладів


01-08 Протоколи нарад районних (міських) батьківських конференцій


01-09 Протоколи нарад з працівниками апарату відділу освіти та керівниками структурних підрозділів міського відділу освіти

5 років ЕПК ст. 13

01-10 Протоколи засідань, доповіді, рішення, Постійно Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884.

5

1 2 3 4 5довідки щодо роботи колегії районного (міського) відділу освіти та документи до них

ст. 14а

01-11 Положення про районний (міський) відділ освіти

Пост.ст. 30

01-12 Посадові інструкції працівників структурних підрозділів відділу освіти

5 років1

ст. 431 Після заміни новими

01-13 Річні плани роботи відділу освіти з основної діяльності

Постійно1

ст. 157а 1 За наявності відповідних звітів – 5 років

01-14 Оперативні плани з усіх напрямів діяльності відділу освіти та його структурних підрозділів


потребаст. 162

01-15 Програми розвитку пріоритетних напрямків освітньої галузі району (міста)


01-16 Колективна угода між відділом освіти і районною (міською) організацією профспілки працівників освіти і науки


01-17 Документи (звіти, інформації тощо) з основної діяльності відділу, що надаються до Департаменту науки і освіти Харківської обласної державної адміністрації

Постійно ст. 44 а

01-18 Документи (копії наказів, листи, інформації) щодо забезпечення умов функціонування та розвитку освіти

5 років ЕПК

ст. 29801-19 Документи (звіти, інформації, довідки ) про

виконання державних, обласних, міських програм розвитку освітньої галузі

Постійност. 148-а

01-20 Документи (звіти, інформації, довідки та ін.) з питань комп’ютеризації та інформатизації освітньої галузі

5 роківЕПК

ст. 29801-21 Документи (накази, листування, довідки та

ін.) щодо державної атестації навчальних закладів

Постійност. 48

01-22 Документи (звіти, подання, інформації тощо) щодо підготовки відкриття в районах (місті) навчальних закладів нового типу

5 роківЕПК

ст. 298

01-23 Документи (плани, рішення, доповіді та ін.) щодо проведення серпневих педагогічних конференцій


01-24 Документи (копії наказів, акти, довідки, доповідні записки тощо) щодо виконання планів відділу та навчальних закладів

1 рікст. 300

01-25 Документи (інформації, довідки, листування) щодо функціонування навчальних закладів, що надаються до районної державної адміністрації (міської ради)

5 ЕПКст.44-б

6

1 2 3 4 501-26 Документи (довідки, акти, звіти тощо) про

перевірку роботи відділу освіти вищестоящими установами

Постійно1 ст. 76а

01-27 Документи (листи, інформації, довідки тощо) щодо роботи відділу та навчальних закладів району (міста) з профспілковими органами

5 роківЕПКст. 77

01-28 Приймально-здавальні акти, що складаються під час зміни керівників структурних підрозділів відділу освіти

3 роки1

ст. 45б1 Після зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб

01-29 Журнал реєстрації вхідної документації 3 роки ст.122

01-30 Журнал реєстрації вихідної документації 3 роки ст.122

01-31 Журнал реєстрації вхідних телефонограм 1 рік ст.126

01-32 Журнал реєстрації вихідних телефонограм 1 рікст.126

01-33 Контрольно-візитаційна книга 3 роки після закінчення

книги

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківської області (протокол від 23.02.2012 № 2)

01-34 Журнал обліку видачі посвідчень про відрядження

5 років1

ст. 5331 Після закінчення журналу

01-35 Зведена номенклатура справ відділу освіти 5 роківст.112-а

Після заміни новою та за умови складення зведених описів справ відділу освіти

7

02 – Система шкільної освіти. Дошкільна освіта

1 2 3 4 502-01 Накази, положення, інструкції, листування

Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, Департаменту науки і освіти Харківської обласної державної адміністрації з питань загальної середньої освіти (копії)


потреба

02-02 Накази, положення, інформації та ін. Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, Департаменту науки і освіти Харківської обласної державної адміністрації з питань організації індивідуального навчання (копії)


потреба

02-03 Накази, положення, інформації та ін. Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, Департаменту науки і освіти Харківської обласної державної адміністрації щодо забезпечення профільного навчання в загальноосвітніх навчальних закладах (копії)


потреба

02-04 Накази, положення, інформації та ін. Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, Департаменту науки і освіти Харківської обласної державної адміністрації щодо організації атестації екстернів в загальноосвітніх навчальних закладах (копії)


потреба

02-05 Накази, положення, інформації та ін. Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, Департаменту науки і освіти Харківської обласної державної адміністрації щодо організації навчально-виховного процесу в класах із заочною формою навчання (копії)


потреба

02-06 Накази, розпорядження, програми, методичні рекомендації та ін. Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, Департаменту науки і освіти Харківської обласної державної адміністрації, Харківського обласного управління з фізичного виховання та спорту з питань фізичного виховання (копіі)


потреба

02-07 Накази, положення, інформації та ін. Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, Департаменту науки і освіти Харківської обласної державної адміністрації щодо функціонування міського логопедичного пункту (копії)


потреба

8

1 2 3 4 502-08 Нормативно-правові документи

Департаменту науки і освіти (накази, розпорядження, листування та ін.) щодо функціонування і розвитку системи дошкільної освіти (копії)


потреба

02-09 Статути навчальних закладів (копії) Доки не мине

потреба02-10 Річні навчальні плани навчальних закладів Постійно

ст. 552

02-11 Річні статистичні звіти щодо діяльності дошкільних навчальних закладів (форма №85-к та ін.)

Постійност. 302б

02-12 Річні статистичні звіти з фізичної культури та спорту в навчальних закладах (форми №1-ФК, №2-ФК) та про результати тестування щодо фізичної підготовленості населення України

Постійност. 302б

02-13 Документи (доповідні записки, довідки, інформації та ін.) фронтальних і тематичних перевірок щодо виконання законів України «Про освіту», «Про загальну середню освіту» та стану навчально-виховної роботи в навчальних закладах


02-14 Документи (акти, довідки, звітні інформації та ін.) щодо функціонування дошкільних навчальних закладів та здійснення навчально-виховного процесу


02-15 Документи (інформації, довідки, звіти та ін.) щодо охоплення навчанням дітей шкільного віку

5 роківЕПК

ст. 298

02-16 Документи (листування, інформації, довідки) щодо організації дошкільної підготовки дітей

5 років ЕПК

ст. 298

02-17 Документи (довідки, інформації, листування) щодо організації і здійснення навчально-виховного процесу в класах із заочною формою навчання

5 років ЕПК

ст. 298

02-18 Документи (подання, списки, інформації та ін.) на нагородження золотими та срібними медалями дітей

75 роківст. 654б

02-19 Документи (довідки, інформації, листування) щодо організації роботи з питань закінчення навчального року, проведення державної підсумкової атестації та випуску учнів

5 роківЕПК

ст. 298

02-20 Документи (довідки, інформації , 1 рік.

9

1 2 3 4 5листування ) щодо проведення навчальних екскурсій та навчальної практики

ст. 587

02-21 Документи (довідки, інформації, листування ) щодо стану фізичного виховання в навчальних закладів


02-22 Документи (довідки, інформації, листування ) про проведення спартакіад, спортивних змагань, свят тощо


02-23 Документи (довідки, листування, звіти тощо) щодо організації туристсько-краєзнавчої та екскурсійної роботи


02-24 Документи (заяви, оголошення в газеті, довідка з міліції, заявка на передрук тощо) про видачу дублікатів атестатів та свідоцтв про загальну середню освіту

5 роківст. 132

02-25 Списки дітей і підлітків шкільного віку 10 років1

ст. 525-є1 За відсутністю наказів про зарахування, відрахування, випуск, а також особових справ – 75 років

02-26 Документи (довідки, звіти, інформації, листування тощо) про працевлаштування випускників загальноосвітніх навчальних закладів

5 років ЕПКст.44б, ст.603

02-27 Замовлення на виготовлення атестатів 1рікст. 308

02-28 Книга обліку і видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту та атестатів про повну загальну середню освіту

75роківст. 531а

02-29 Книга обліку і видачі Похвальних листів і Похвальних грамот

10 років після

закінчення книги


02-30 Книга обліку видачі золотих та срібних медалей



Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківської області

10

1 2 3 4 5(протокол від 23.02.2012 № 2)

02-31 Номенклатура справ шкільної та дошкільної освіти (витяг)

3роки1

ст.112в1 Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу відділу освіти

11

1 2 3 4 503 – Позашкільна освіта. Захист Вітчизни. Цивільна оборона

03-01 Документи (довідки, листування, інформації та ін.) щодо розвитку, здійснення та організації позашкільної освіти

5 років ЕПК

ст. 298

03-02 Документи (звіти, довідки, акти, інформації) з питань допризовної підготовки учнівської молоді в міжшкільному навчально-виробничому комбінаті

5 роківЕПК

ст. 298

03-03 Документи (звіти, довідки, інформації) щодо організації цивільної оборони в навчальних закладах

5 років ст. 1192

03-04 Номенклатура справ позашкільної освіти, захисту Вітчизни, цивільної оборони (витяг)

3роки1


12

1 2 3 4 504 – Охорона дитинства

04-01 Документи (довідки, звіти, інформації, акти соціальних інспектувань та ін.) щодо роботи з дітьми, які потребують соціального захисту

5 років ЕПК

ст. 44б, ст.303

04-02 Документи (довідки, інформації та ін.) щодо профілактики дитячого травматизму

5 років ЕПК

ст. 44б, ст.303

04-03 Документи (листування, довідки, плани, інформації) щодо медичного обслуговування та охорони здоров’я учасників навчально-виховного процесу навчальних закладів

5 років ЕПК

ст. 44б, ст.303

04-04 Документи (плани, інформації, листування тощо) щодо організації відпочинку та оздоровлення дітей

3 рокист. 794

04-05 Документи (довідки, інформації листування) щодо організації харчування дітей у навчальних закладах

5 років ЕПК

ст. 44б, ст.303

04-06 Документи (акти, довідки, інформації) щодо дотримання санітарно-гігієнічного режиму в навчальних закладах

5 років ЕПК

ст. 43404-07 Документи (справи соціального супроводу,

банк даних на дітей, які знаходяться під соціальним супроводом, акти соціальних інспектувань тощо) про роботу з дітьми пільгових категорій

До заміни новими

Строк зберігання встановлено на засідання ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 22.06.2011 № 5)

04-08 Листування з органами і службами причетними до захисту прав дітей з загальних питань (копії)


потреба04-09 Акти обстежень дітей пільгових категорій

та дітей, які виховуються у неблагонадійних сім’ях

5 років Наказ Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 № 240

04-10 Акти розслідування нещасних випадків з дітьми

45 р. ЕПК1

ст. 453

1Пов’язані із зна-чними матері-альними збитка-ми та людськи-ми жертвами – постійно

13

04-11 Журнал реєстрації нещасних та смертельних випадків з дітьми

45 років1


04-12 Номенклатура справ з охорони дитинства (витяг)

3роки1


14

1 2 3 4 505 – Охорона праці. Пожежна безпека.

05-01 Закони України, постанови Кабінету Міністрів України (нормативно-правові акти, накази, листування, положення, інструкції, та ін.) з охорони праці та пожежної безпеки (копії)


потреба

05-02 Протоколи навчання та перевірки знань з

питань безпеки життєдіяльності5 роківст. 436

05-03 Документи (звіти, довідки, інформації, доповідні) про виконання розпоряджень з охорони праці та пожежної безпеки в навчальних закладах

5 роківЕПК

ст. 437

05-04 Документи (акти, довідки, інформації та ін.) щодо дотримання вимог законодавства з охорони праці та пожежної безпеки в навчальних закладах

5 роківЕПК

ст. 437

05-05 Документи (інформації, звіти, довідки, списки) про нещасні випадки та травматизм в навчальних закладах

45 роківЕПК1

ст. 453


05-06 Документи (інструкції, акти, інформації, довідки та ін.) щодо атестації робочих місць за умовами праці

75 років ЕПК

ст. 45005-07 Акти розслідування нещасних випадків з

працівниками навчальних закладів45 років

ЕПК1

ст. 453


05-08 Приписи щодо усунення порушень з охорони праці, безпеки життєдіяльності та пожежної безпеки

5 років ЕПК

ст. 43705-09 Журнал реєстрації нещасних і смертельних

випадків з працівниками навчальних закладів

45 років1


05-10 Журнал реєстрації проведення інструктажів з охорони праці та пожежної безпеки

10 років 1


05-11 Номенклатура справ з охорони праці та пожежної безпеки (витяг)

3роки1


15

1 2 3 4 506 – Науково-методична робота

06-01 Закони України, постанови Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України (нормативно-правові акти, накази, листування, положення, інструкції ) щодо організації навчально-виховного процесу та змісту і завдань науково-методичної роботи (копії)


потреба

06-02 Нормативні документи Департаменту науки і освіти (листування, довідки, інструкції) щодо здійснення виховної роботи


потреба

06-03 Протоколи засідань методичної ради міського методичного кабінету та довідкові матеріали до них


06-04 Протоколи засідань міської атестаційної комісії


06-05 Плани проведення інструктивно-методичних нарад із заступниками директорів з навчально-виховної роботи навчальних закладів



06-06 План-графік підвищення кваліфікації педагогічних кадрів

5 років ЕПК

ст. 53706-07 Документи (накази, розпорядження, листи

та ін.) Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, Департаменту науки і освіти Харківської обласної державної адміністрації, Комунального вищого навчального закладу «Харківська академія неперервної освіти» щодо організації науково-методичної роботи (копії)


потреба

06-08 Документи (інформації, аналітичні доповіді, листування) з питань моніторингових досліджень якості освіти в навчальних закладах

10 років Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківської області(протокол від 20.04.2011№ 3)

06-09 Документи (плани, листування, інформації) міських педагогічних декад, тижнів, конференцій

5 роківЕПК

ст. 298

16

1 2 3 4 5

06-10 Документи (плани, доповіді, інформації, довідки) щодо роботи міської школи молодого вчителя

5роківЕПК

ст. 44б

06-11 Документи (інформації, аналітичні довідки, матеріали семінарів) з питань дослідницько-експериментальної роботи у навчальних закладах

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 298

06-12 Документи (перспективні плани, відомості, інформації ) щодо проведення атестації педагогічних працівників навчальних закладів


06-13 Документи (копії наказів, плани-графіки, довідки, відомості тощо) щодо підвищення кваліфікації кадрів

5 років ЕПК

ст. 537

06-14 Документи (листування, довідки, інформації) щодо проведення зовнішнього незалежного оцінювання

До заміни новимист. 579б

06-15 Документи (інформації, листування, довідки) щодо виконання навчальних планів та програм у навчальних закладах

5 років ЕПК

ст. 44-б

06-16 Документи (протоколи, довідки, акти та ін.) щодо перевірки роботи методичного кабінету вищестоящими установами та проведення Днів аналізу та регуляції


06-17 Документи (плани, інформації, довідки) щодо роботи міських методичних об’єднань

5 років ЕПК ст. 44-б

06-18 Документи (довідки, інформації , звіти, листування тощо) щодо методичної роботи в навчальних закладах

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303

06-19 Документи (інформації, довідки, листування тощо) щодо інноваційної діяльності в навчальних закладах

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303

06-20 Документи (інформації, довідки, записки) щодо використання і поширення ефективного педагогічного досвіду в освіті

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303

06-21 Документи (довідки, звіти, листування) щодо вивчення стану викладання базових

5 років ЕПК

17

1 2 3 4 5навчальних дисциплін в загальноосвітніх навчальних закладах

ст. 298

06-22 Документи (звіти, інформації, листування) щодо навчальних досягнень учнів загальноосвітніх навчальних закладів

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303

06-23 Документи (інформації, звіти, довідки та ін.) щодо проведення державної підсумкової атестації учнів


06-24 Документи (довідки, інформації, листування та ін.) щодо участі учнів в україномовних конкурсах учнівської творчості


06-25 Документи (копії наказів, протоколи, довідки тощо) щодо проведення тематичних перевірок


06-26 Документи (заявки, інформації, плани) щодо проведення професійного конкурсу „Вчитель року”

Постійно ст. 64а

06-27 Документи (плани, довідки, листування) щодо проведення міських теоретично-практичних семінарів на базі навчальних закладів

5 роківЕПК

ст. 298

06-28 Документи (заявки, умови проведення, інформації, звіти та ін.) щодо шкільних та міських предметних учнівських олімпіад

5 років Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківської області(протокол від 16.03.2011 р №

2)

4

06-29 Документи ( інформації, листування, довідки) щодо участі учнів загальноосвітніх шкіл в конкурсах, турнірах, WEB-олімпіадах та ін, пов'язаних з навчальною діяльністю

5 роківЕПК

ст. 298

06-30 Документи (заявки, листування, інформації) щодо проведення ярмарку педагогічних ідей

5 роківЕПК

ст. 29806-31 Документи (заявки, накладні, листування)

щодо отримання навчальних програм, підручників і методичних посібників

5 роківст. 23,ст. 336

1За умови завершення пе-ревірки ревізії, проведеної ор-ганами дер-жавної контро-льно-ревізійної служби за су-

18

1 2 3 4 5купними по-казниками фі-нансово-госпо-дарської діяль-ності. У разі виникнення спорів (супере-чок), порушен-ня криміналь-них справ, від-криття судами провадження у справах – збе-рігаються до ухвалення ос-таточного рі-шення

06-33 Документи (звіти, інформації та ін.) щодо інвентаризації бібліотечних фондів шкільних підручників

1 рік 1

ст. 8031 Після наступної перевірки

06-34 Документи ( звіти, інформації листування) щодо передплати періодичних видань

1рік1

ст. 8011 Після отримання передплатної літератури

06-35 Документи (довідки, інформації, звіти та ін.) щодо здійснення виховної роботи в навчальних закладах для Департаменту науки і освіти Харківської обласної державної адміністрації та Комунального вищого навчального закладу «Харківська академія неперервної освіти»

Постійност. 44-а

06-36 Документи (програми, звіти, інформації та ін.) щодо роботи відділу та навчальних закладів з обдарованими дітьми

5 роківЕПК

ст. 298

06-37 Документи (плани, акти, звіти, довідки, інформації, листування та ін.) з правоохоронними органами щодо роботи з дітьми, схильними до правопорушень

5 роківЕПК

ст. 298

06-38 Документи (плани, довідки, інформації та ін.) щодо організації дозвілля дітей під час шкільних канікул

5 років ЕПК

ст. 79606-39 Документи ( інформації, звіти, плани та ін.)

щодо участі дітей навчальних закладів у конкурсах, турнірах, фестивалях, виставках тощо, пов'язаних з виховною та позашкільною діяльністю

3 рокист. 797

06-40 Замовлення на підручники, програми, навчально-методичну літературу

3 роки

Строк зберігання встановлено на

19

1 2 3 4 5засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 16.03.2011 № 2)

06-41 Статті та замітки про навчальні заклади та освітян, опубліковані в пресі (копії)


потреба06-42 Книга розподілу підручників, програм та

навчально-методичної літератури3 рокиПісля

закінчення журналу

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 27.10.2010 № 9)

06-43 Номенклатура справ з науково-методичної роботи (витяг)

3роки1


20

1 2 3 4 507 - ЗМІЦНЕННЯ НАВЧАЛЬНО-

МАТЕРІАЛЬНОЇ БАЗИ07-01 Закони України, постанови Кабінету

Міністрів України, Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України (нормативно-правові акти, накази, листи, положення, інструкції та ін.) щодо проведення тендерів (копії)


потреба

07-02 Документи (інформації, листування, довідки та ін.) про хід ремонтних робіт в навчальних закладах

5 років ЕПК

ст. 29807-03 Документи (акти, довідки, інформації,

доповідні записки та ін.) щодо функціонування та стану обладнання котелень

5 років ЕПК

ст. 44б

07-04 Документи (довідки, звіти,інформації та ін.) щодо виконання програми енергозбереження


потребаст. 148б

07-05 Документи (звіти, інформації та ін.) щодо використання енергоносіїв.

3 рокист. 1904

07-06 Акти перевірок готовності навчальних закладів до нового навчального року.


07-07 Замовлення на капітальний та поточний ремонти.


07-08 Номенклатура справ зміцнення навчально-матеріальної бази (витяг)

3 роки 1


21

1 2 3 4 508 – Робота з кадрами

08-01 Закони України, постанови Кабінету Міністрів України, документи Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України (нормативно-правові акти, накази, листи, положення, інструкції та ін.) з кадрових питань (копії)


потреба

08-02 Закони України, постанови Кабінету Міністрів України (накази, розпорядження, рішення, програми, листи, та інші законодавчі акти ) з питань державної служби (копії)


потреба

08-03 Закони України, постанови Кабінету Міністрів України, нормативні документи (накази, розпорядження, листи, інструкції та ін. ) щодо ведення ділової документації (копії)


потреба

08-04 Накази начальника відділу освіти з особового складу

75роківст. 16б

08-05 Накази начальника відділу освіти про короткострокові відрядження працівників в межах України та за кордон


08-06 Протоколи загальних зборів трудового колективу відділу освіти та його структурних підрозділів


08-07 Колективний договір відділу освіти, укладений між адміністрацією та трудовим колективом

Постійно395а

08-08 Документи (інформації, зведення, довідки та ін.) щодо стану роботи з кадрами в навчальних закладах

Постійно ст. 489

08-09 Документи до наказів з особового складу (заяви, подання, довідки та ін), що не ввійшли до складу особових справ

3 рокист.491

08-10 Документи ( заявки, відомості, листування та ін.) щодо потреби в кадрах, молодих спеціалістах

3 рокист. 490

08-11 Документи (довідки, інформації, листування та ін.) щодо обліку та працевлаштування молодих спеціалістів

3 рокист. 513

08-12 Документи (подання, клопотання, анкети, характеристики, довідки – об’єктивки та ін.) про подання на нагородження працівників освіти грамотами, знаками, подяками та ін. Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України, відомств, установ

75роківЕПК

ст. 654-б

08-13 Списки з кадрового резерву 5 років ст. 525е

22

1 2 3 4 508-14 Документи (огляди, зведення, листування

та ін.) з питань проходження державної служби

5 років ЕПК

ст. 51808-15 Документи (довідки, інформації, огляди

та ін.) щодо ведення ділової документації в навчальних закладах

5 років ЕПК

ст. 29808-16 Особові картки працівників структурних

підрозділів (районного) міського відділу освіти, керівників та їх заступників навчальних закладів

75 років1

ст. 4991 Після звільнення

08-17 Особові справи працівників структурних підрозділів відділу освіти, керівників та їх заступників навчальних закладів

75 років1

ст. 493в1 Після звільнення

08-18 Звернення (пропозиції, заяви, скарги та ін.) громадян та документи по їх вирішенню, що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі або про усунення серйозних недоліків та зловживань


08-19 Звернення (пропозиції, заяви, скарги та ін.) громадян та документи по їх вирішенню особистого та другорядного характеру

5 років1

ст. 82б1 У разі неодноразового звернення – 5 років після останнього розгляду

08-20 Штатно - списочний склад педагогічних працівників навчальних закладів


08-21 Списки осіб, нагороджених відомчими нагородами


08-22 Списки військовозобов’язаних працівників відділу та навчальних закладів

1 рікст.669

08-23 Оригінали особових документів (трудові книжки, дипломи, атестати) працівників структурних підрозділів відділу освіти, керівників та їх заступників навчальних закладів

До запитання,

не затребувані – не менше 50р. ст. 508

08-24 Книга обліку трудових книжок і вкладок до них

50 роківст. 530а

08-25 Графіки надання відпусток працівникам структурних підрозділів відділу освіти

1 рікст. 515

08-26 Правила внутрішнього трудового розпорядку

1 рік1

ст. 3971 Після заміни

новими08-27 Листування з центром зайнятості щодо

наявності вакантних посад3 рокист.522

08-28 Журнал обліку звернень та заяв громадян 5 роківст.124

08-29 Журнал обліку особових справ працівників 75 років

23

1 2 3 4 5структурних підрозділів відділу освіти, керівників та їх заступників навчальних закладів

ст. 528

08-30 Номенклатура справ з кадрової роботи (витяг)

3 роки 1


24

1 2 3 4 509 – Фінансування, облік

09-01 Річні статистичні звіти по торгівлі за формою №1,3,7-торг

Постійност.302а

09-02 Річні звіти загальноосвітніх навчальних

закладівПостійност. 304а

09-03 Квартальні звіти з фінансування 3 роки1

ст. 311в1За відсутності річних – постій-но

09-04 Квартальні бухгалтерські звіти й баланси 3 роки1

ст. 311в1За відсутності річних – постій-но

09-05 Квартальні статистичні звіти з праці 3 роки1

ст. 302 г1За відсутності річних – постій-но

09-06 Місячні статистичні звіти з праці 1 рік1

ст. 302г1 За відсутності річних, піврічних, квартальних - постійно

09-07 Штатний розпис відділу освіти та навчальних закладів

Постійност.37а

09-08 Кошториси доходів і видатків, лімітні довідки та розрахунки до них відділу освіти та навчальних закладів

Постійност. 178,ст. 193а

09-09 Особові рахунки працівників відділу освіти та навчальних закладів

75роківст. 317а

09-10 Документи (рішення судів, виконавчі листи, відомості, довідки, акти, зобов’язання, листування) про відрахування із заробітної плати, про накладання та стягнення штрафів, по дебіторській заборгованості, по спірним боргам і т. ін.


потреба1

ст.329

1 Не менше 5 років

09-11 Документи (прибуткові накладні, меню-розкладки та ін.) з питань харчування дітей дошкільних та загальноосвітніх навчальних закладів

3 рокист. 336

Див. прим. до справи з індексом 06-32

09-12 Документи (акти, накладні, листування та ін.) щодо залучення і використання позабюджетних коштів

5 років ЕПК

ст.222

09-13 Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію матеріалів

3 роки1

ст. 345Див. прим. до справи з індексом 06-32

25

1 2 3 4 509-14 Акти перевірок каси, правильності

стягнення податків5 років ст. 341

09-15 Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями

3 рокист. 324

09-16 Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності навчальних закладів, документи (довідки, доповідні записки) до них


09-17 Табелі обліку відпрацьованого часу 1 рік ст. 408

09-18 Листи тимчасової непрацездатності 3 рокист. 716

09-19 Мережа навчальних закладів Постійност. 33а

09-20 Головна книга 3 рокист. 351


32

09-21 Договори, угоди (господарські, операційні, трудові та інші)

3 роки 1,2

ст. 3301Після закінчення строку дії договору, угоди.Див. прим. до справи з індексом 06-32

32

09-22 Касові документи (прибутково-видаткові касові відомості на ордери та ін.)

3 рокист. 351


32

09-23 Виписки банку та Держказначейства 3 рокист. 351


32

09-24 Меморіальні ордери 3 рокист. 351


32

09-25 Паспорти будівель, споруд та обладнання Постійно1

ст. 5411При надходжен-ні до одного дер-жавного архіву або архівного відділу міської ради від керівно-го органу і навчального за-кладу на збері-гання приймаю-ться документи від керівного ор-гану

09-26 Тарифікаційні листи 25 роківст. 415

09-27 Відомості обліку надходжень грошових внесків за перебування дітей у дошкільних

3 рокист. 336

Див. прим. до справи з

26

1 2 3 4 5закладах. індексом 06-32

09-28 Листування про взаємні розрахунки і перерозрахунки із навчальних закладами та громадянами

3 рокист.221

09-29 Листування з фінансовими органами по планам фінансування та кредитування

3 рокист. 227

09-30 Журнали реєстрації рахунків, касових ордерів

3 роки1

Ст. 352гДив. прим. до справи з індексом 06-32

09-31 Книги та картки по обліку господарського майна та товарно-матеріальних цінностей

3 рокист. 351


09-32 Номенклатура справ з фінансування та обліку (витяг)

3 роки 1


27

1 2 3 4 510 –Центр практичної психології

та соціальної роботи10-01докує Нормативно-правові документи (накази,

листування, постанови та ін.) щодо функціонування та розвитку Центру практичної психології та соціальної роботи (копії)


потреба

10-02 Протоколи нарад практичних психологів Центру практичної психології та соціальної роботи


10-03 Положення про Центр практичної психології та соціальної роботи відділу освіти


10-04 Річний план роботи Центру практичної психології та соціальної роботи

Постійно1

ст. 157а1 За наявності відповідних звітів – 5 років

1-05 Місячні плани роботи Центру практичної психології та соціальної роботи

1 рік ст. 161

10-06 Статистичні звіти з питань психологічної служби

5 роківст.303

10-07 Документи (протоколи, довідки, акти та ін.) щодо перевірки діяльності Центру практичної психології та соціальної роботи відділу освіти вищестоящими установами


10-08 Документи (плани, довідки, інформації та ін.) щодо роботи з дітьми, схильними до правопорушень

5 роківЕПК

ст. 298

10-09 Документи (інформації, аналітичнідовідки та ін.) щодо дослідницько-експериментальної роботи з питань практичної психології у навчальних закладах

5 роківЕПК

ст. 44б,ст. 303

10-10 Журнал реєстрації вхідної документації Центру практичної психології і соціальної роботи

3рокист.122

10-11 Журнал реєстрації вихідної документації Центру практичної психології і соціальної роботи

3рокист.122

10-12 Номенклатура справ центру практичної 3 роки 1 1 Після заміни

28

психології та соціальної роботи (витяг) ст.112в новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу відділу освіти

29

1 2 3 4 511 –Сектор роботи з молоддю та сім’єю

11-01 Укази Президента України, постанови Кабінету Міністрів України, національні програми, що стосуються роботи відділу (копії)


потреба

11-02 Розпорядження голови Харківської облдержадміністрації (копії)


потреба11-03 Проекти правил, положень, інструкцій,

методичних вказівок та рекомендацій з питань діловодства та роботи сектору

До заміни новимиСт. 20б

11-04 Місцеві програми та заходи щодо виконання національних та обласних програм щодо роботи з дітьми, жінками, сім’ями та молоддю (копії)


потреба

11-05 Річний план роботи сектору 1 рікст. 161

11-06 Річний звіт про виконання плану роботи сектору

Постійно ст. 296б

11-07 Квартальний звіт щодо виконання плану роботи сектору

3 роки1

ст.296г1 За відсутності річних, піврічних - постійно

11-08 Документи (списки, відомості, інформації) про роботу з питань профорієнтації, професійної підготовки та працевлаштування молоді, жінок та підлітків

5 років ЕПК

ст. 298

11-09 Документи (списки дітей, направлених на оздоровлення та документи, що підтверджують статус дитини, довідки) з питань оздоровлення дітей

1 рікст.792

11-10 Документи (списки та соціальний паспорт сім’ї) про роботу з багатодітними сім’ями


Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 16.03.2011№ 2)

11-11 Документи (плани, умови, програми, сценарії, списки учасників, протоколи журі) щодо роботи із забезпечення змістовного дозвілля молоді

5 років ЕПК

ст. 796

11-12 Документи (реєстраційна картка, положення, план роботи, графік прийому громадян, матеріали роботи та ін.) по роботі служби соціальної підтримки сім’ї із забезпечення рівних прав та можливостей

5 років Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву Харківської

30

1 2 3 4 5жінок та чоловіків області

(протокол від 13.05.2009 № 4)

11-13 Документи (графіки, пропозиції, довідки) про проведення днів правових знань в навчально-виховних закладах району щодо роботи з профілактики насильства в сім’ї

5 років Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 15.04.2009 № 3)

11-14 Документи (справи соціального супроводу, списки сімей та осіб, які опинились у складних життєвих обставинах) щодо роботи з сім’ями, які опинилися в складних життєвих обставинах

5 років Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 10.06.2009 № 5)

11-15 Документи (клопотання, довідки про наявність дітей, характеристики, анкети, копії нагородних листів, копії пакетів документів для подання на присвоєння звання, заявки на надання одноразової допомоги, звіти щодо видачі одноразової допомоги) про подання щодо присвоєння Почесного звання України «Мати-героїня»


ст. 654б

11-16 Документи (довідки, доповідні, звіти тощо) з профілактики негативних явищ в дитячому та молодіжному середовищі та торгівлі людьми

5 років


11-17 Документи (довідки, переліки, інформації та ін) щодо встановлення пільг для видачі посвідчень батьків та дітей з багатодітних сімей


11-18 Журнал реєстрації видачі посвідчень батьків багатодітної сім’ї




11-19 Журнал реєстрації видачі посвідчень дитини з багатодітної сім’ї

5роківпісля


Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву

31

1 2 3 4 5Харківської області (протокол від 25.05.2011 № 4)

11-20 Номенклатура сектору роботи з молоддю та сім’єю (витяг)

3 роки 1


32

1 2 3 4 512 - Архів

12-01 Справа фонду відділу освіти (акти перевірки наявності й стану документів, акти прийому – передачі документів від структурних підрозділів та на держзберігання, акти про виділення документів до знищення, огляди фондів)

Пост. ст. 130

12-02 Описи справ постійного зберігання Пост.ст.137а

12-03 Описи справ тимчасового зберігання 3 роки1

ст. 137б1Після знищення справ

12-04 Описи справ з особового складу 3 роки1

ст. 137б1Після знищення справ

33

1 2 3 4 513 – Діяльність профспілкової

організації13-01 Протоколи засідань ревізійної комісії

профспілкової організації5 років

ЕПКст. 1223

13-02 Протоколи засідань профспілкового комітету

Постійно ст.1220

13-03 Річні плани роботи профкому Постійно1

ст. 157а1 За наявності відповідних звітів – 5 років

13-04 Плани реалізації критичних зауважень і пропозицій, прийнятих на звітно-виборних зборах (конференціях) та документи по їх виконанню


13-05 Документи (постанови, рекомендації та ін.) вищестоящих профспілкових органів (копії)


потреба13-06 Документи (протоколи, доповіді,

постанови) загальних, звітно-виборних зборів (конференцій) членів первинної профспілкової організації відділу освіти.


13-07 Документи (заяви, витяги з протоколів, довідки, листування) про надання матеріальної допомоги робітникам і службовцям

3р.ст. 1245

13-09 Облікові картки членів профспілки До зняття з обліку

ст. 125113-10 Заяви про прийняття у члени профспілки 3роки1

ст. 12371Після вибуття з членів громадсь-кої організації

13-11 Звернення (пропозиції, заяви, скарги) членів профспілки та документи стосовно вирішення порушених у них питань

5 років1

ст. 82-б1 У разі неодноразового звернення – 5р. після останнього розгляду

13-12 Заяви членів профспілки про згоду на перерахування членських профспілкових внесків бухгалтерією

3р.ст. 1243

13-13 Описи документів профкому, переданих до відомчого архіву (архіву установи)


13-08 Листування з вищестоящими профспілковими органами з питань діяльності профорганізації


13-14 Журнал реєстрації вхідних документів 3р.ст.122

13-15 Журнал реєстрації вихідних документів 3р.ст.122

13-16 Номенклатура справ профспілкової організації

3 роки 1

ст.112в1 Після заміни новою та за

34

умови передавання справ до архівного підрозділу відділу освіти

Відповідальний за діловодство П.І.Б.

« ____» _________________20_____р.

СХВАЛЕНО: ПОГОДЖЕНО:Протокол засідання ЕК Протокол засідання ЕПКвідділу освіти Державного архіву

Харківської областіВід “____” ______ _ 201_р. №__ від “__” _______ 20_ р. № ___

35

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2013 році у районному (міському) відділі освіти

За строками зберігання УсьогоУ тому числі:

таких, що переходять

з позначкою

«ЕПК»ПостійногоТривалого (понад 10 років)Тимчасового (до 10 років включно)Разом


« ____»____________20__р.

36

Додаток 2Приклад для шкіл (інтернатів)

(повна назва закладу)НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ЗАТВЕРДЖУЮ

на 2013 рік Директор _____________(П.І.Б. директора) (підпис)« ____» _____________20__ р.








Примітка

1 2 3 4 501. Організація системи управління

закладом01-01 Урядові та галузеві документи про

загальну середню освіту (укази, постанови, доручення, накази, інструкції, рішення колегії, вказівки Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України тощо) (копії)


потреба

01-02 Накази начальника районного (міського) відділу освіти з основної діяльності (копії)


потреба01-03 Накази директора школи (інтернату) з

основної діяльностіПостійно

ст. 16а01-04 Статут школи (інтернату) та зміни до

ньогоПостійно

ст. 3001-05 Інструкція з питань діловодства у школі

(інтернаті)Постійно

ст. 20а01-06 Колективний договір, укладений між

адміністрацією школи (інтернату) та трудовим колективом

Постійно ст.395-а


1 рік1


01-08 Протоколи оперативних нарад при керівництві школи (інтернату)


01-09 Протоколи засідань педагогічної ради Постійно ст. 14а

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884.

37

1 2 3 4 501-10 Протоколи засідань Ради школи

(інтернату)Постійно

ст. 14а01-11 Протоколи загальних зборів трудового

колективу Постійно

ст.12а01-12 Протоколи загальношкільних

батьківських зборівПостійно

ст. 12а01-13 Річні плани роботи школи Постійно1

ст. 157а1За наявності відповідних звітів – 5 р.

01-14 Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни директора школи (інтернату)


01-15 Паспорт школи Постійно ст. 541

01-16 Документи (протоколи, акти, доповідні записки, звіти, довідки) про перевірку виконання колективного договору


01-17 Документи (копії наказів, копії розпоряджень, доповіді, звіти) щодо виконання державних цільових, регіональних і місцевих програм в галузі освіти


01-18 Документи (ліцензії, книги реєстрації, звіти, обґрунтування, подання тощо) з ліцензування навчального закладу


01-19 Документи (атестати, протоколи, рішення, звіти, книги реєстрації тощо) з державної атестації школи (інтернату)


01-20 Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності школи (інтернату) вищестоящими установами

5 років ЕПКст. 77

01-21 Контрольно-візитаційна книга 3 роки після

закінчен-ня книги


встановлено на засіданні

ЕПК Держархіву Харківської

області (протокол

від 23.02.2012

№ 2)01-22 Листування з організаціями та

установами з основної діяльності5 років ЕПК, ст. 23

01-23 Журнал реєстрації наказів директора школи (інтернату) з основної діяльності


38

1 2 3 4 501-24 Журнали реєстрації прийому

відвідувачів директором, заступниками директора школи (інтернату)

3 рокист. 125

01-25 Журнал реєстрації вхідної документації 3 рокист. 122

01-26 Журнал реєстрації вихідної документації 3 рокист. 122

01-27 Журнал реєстрації телефонограм 1 рікст. 126

01-28 Журнал обліку та видачі печаток і штампів

3 роки ст. 1034

01-29 Журнал реєстрації протоколів засідань педагогічної ради


01-30 Журнал реєстрації протоколів засідань Ради школи (інтернату)


01-31 Журнал реєстрації протоколів загальних зборів колективу


01-32 Книга обліку педагогічних працівників 50 років Наказ Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 № 240

01-33 Книга обліку наслідків внутрішнього контролю


01-34 Реєстри на відправлену кореспонденцію 1 рік, ст. 128

01-35 Зведена номенклатура справ школи (інтернату)

5 років ст.112-а

Після заміни новою та за умови складення зведених описів справ школи (інтернату)

39

1 2 3 4 502. Організація системи шкільної

освіти02-01 Накази директора школи (інтернату)

щодо руху учнів75 роківст. 16б

02-02 Річний навчальний план школи (інтернату)


02-03 Річні статистичні звіти з усіх основних видів діяльності школи (інтернату)


02-04 Річні статистичні звіти з фізичної культури та спорту


02-05 Особові справи учнів 3 роки1

ст. 494б1 Після закінчення або вибуття

02-06 Алфавітна книга запису учнів 10 років1

ст. 525є1 За відсутності наказів про зарахування, відрахування, випуск, а також особових справ – 75 років

02-07 Відомості про причини пропуску занять учнями

1 рік ст. 592

02-08 Документи (довідки, звіти, інформації тощо) про працевлаштування випускників загальноосвітніх навчальних закладів

3 роки ЕПК

ст. 60302-09 Документи (заяви, доповідні, довідки

тощо) до наказів щодо руху учнів5 років ЕПК

ст. 44б02-10 Документи (інформації, довідки,

висновки тощо) щодо забезпечення профільного навчання в школі (інтернаті)

5 років ЕПК

ст. 542а

02-11 Документи (протоколи експертиз, звіти, довідки, інформації тощо) щодо організації роботи з питань закінчення навчального року, проведення державної підсумкової атестації та випуску учнів

5 років ЕПК

ст. 298

02-12 Документи (копії наказів, інформації, довідки, звіти тощо) щодо охоплення навчанням дітей шкільного віку

5 років ЕПК

ст. 29802-13 Документи (копії наказів, листи,

інформації, довідки, звіти) щодо організації дошкільної підготовки дітей

5 років ЕПК

ст. 298

02-14 Документи (копії наказів, інформації, довідки тощо) з питань організації індивідуального навчання

5 років ЕПК

ст. 298

40

1 2 3 4 502-15 Документи (копії наказів, листи,

інформації тощо) щодо проведення навчальних екскурсій та навчальної практики

1 рік ст. 587

02-16 Документи (подання, звіти, інформації тощо) щодо участі випускників загальноосвітніх навчальних закладів у зовнішньому незалежному оцінюванні

5 роківЕПК

ст. 298

02-17 Документи (положення, протоколи, звіти тощо) щодо проведення спартакіад, спортивних змагань, свят тощо

5 років ст. 64б

02-18 Документи (копії наказів, плани, інформації, звіти тощо) щодо організації відпочинку та оздоровлення дітей

5 роківст. 303, ст. 794

02-19 Документи (заяви, оголошення в газеті, довідка з міліції, заявка на передрук тощо) про видачу дублікатів атестатів про повну загальну середню освіту та свідоцтв про базову загальну середню освіту


02-20 Книга обліку та видачі Похвальних листів і Похвальних грамот

10 роківпісля



02-21 Книга обліку видачі золотих та срібних медалей

15 роківпісля



02-22 Книга обліку і видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту та атестатів про повну загальну середню освіту

75 років ст. 531а

41

1 2 3 4 502-23 Класні журнали 5 років

ст. 59002-24 Журнал реєстрації наказів щодо руху

учнів75 років ст. 121б

02-25 Журнал обліку роботи гуртків, факультативів


02-26 Журнал обліку пропущених і заміщених уроків


02-27 Журнал обліку робочого часу вчителів під час канікул


02-28 Журнал обліку робочого часу обслуговуючого персоналу


02-29 Номенклатура справ з організації системи шкільної освіти (витяг)

3 роки 1

ст.112в1 Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу школи (інтернату)

42

1 2 3 4 503. Організація цивільного захисту

03-01 Нормативно-правові документи з питань організації цивільного захисту (копії)


потреба03-02 Документи (звіти, інформації тощо)

щодо основних заходів з цивільного захисту


03-03 Номенклатура справ з організації цивільного захисту (витяг)

3 роки 1


43

1 2 3 4 504. Охорона дитинства

04-01 Нормативно-правові документи з питань охорони дитинства (копії)


потреба04-02 Списки дітей пільгових категорій До заміни

новимиСтрок зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 06.03.2011 № 2)

04-03 Документи (довідки, звіти, інформації тощо) щодо роботи з дітьми, які потребують соціального захисту

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303

04-04 Документи (звіти, довідки, інформації) щодо організації харчування дітей в навчальних закладах

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303

04-05 Документи (копії наказів, листи, програми, інформації тощо) щодо медичного обслуговування та охорони здоров’я учасників навчально-виховного процесу

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303

04-06 Документи (копії наказів, довідки, інформації тощо) щодо профілактики дитячого травматизму

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303

04-07 Документи (списки, інформації, доповідні тощо) про надання учням матеріальної допомоги із фонду загальної середньої освіти

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303


45 років ЕПК1

ст.453

1Пов’язані із значними матеріальни-ми збитками та людськи-ми жертвами – постійно

04-09 Листування з органами і службами, причетними до захисту прав дітей з загальних питань (копії)


потреба

44

1 2 3 4 504-10 Журнал реєстрації нещасних та

смертельних випадків з дітьми45 років1



3 роки 1


45

1 2 3 4 505. Охорона праці, техніка безпеки

05-01 Нормативно-правові документи з питань охорони праці та техніки безпеки (копії)


потреба05-02 Документи (протоколи, звіти, довідки,

інформації тощо) з охорони праці та техніки безпеки

5 років ЕПК

ст. 43705-03 Документи (відомості, звіти, довідки

тощо) про нещасні випадки та травматизм в навчальному закладі


ст.453

1Пов’язані із значними ма-теріальними збитками та людськими жертвами – постійно

05-04 Документи (акти, довідки, інформації тощо) щодо дотримання санітарно-гігієнічного режиму в навчальному закладі

5 років ЕПК

ст. 434

05-05 Акти розслідування нещасних випадків з працівниками


ст.453


05-06 Журнал реєстрації нещасних та смертельних випадків з працівниками

45 років1


05-07 Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та пожежної безпеки

10 років1


05-08 Журнал реєстрації інструктажів з БЖД 10 років1


05-09 Номенклатура справ з охорони праці, техніки безпеки (витяг)

3 роки 1


46

1 2 3 4 506. Науково-методична робота

06-01 Нормативно-правові документи щодо організації науково-методичної роботи (копії)


потреба06-02 Протоколи засідань методичної ради

школи (інтернату)Постійно

ст. 14а06-03 Протоколи засідань атестаційної комісії

школи (інтернату)5 роківст. 636

06-04 План підвищення кваліфікації педагогічних кадрів

5 років ЕПК

ст.53706-05 Звіти про проведення атестації 5 років

ст. 63806-06 Документи (протоколи, довідки, звіти,

інформації, обґрунтування тощо) з атестації школи (інтернату)


06-07 Документи (звіти, інформації, протоколи, доповідні записки) про підготовку та проведення педагогічних читань, науково-методичних і науково-практичних конференцій, семінарів


06-08 Документи (звіти, інформації тощо) щодо організації методичної роботи


06-09 Документи щодо здійснення виховної роботи (накази, розпорядження, листи тощо) (копії)


потреба06-10 Документи (плани, протоколи, довідки,

інформації тощо) щодо роботи шкільних методичних об’єднань


06-11 Документи (копії наказів, плани-графіки, листування тощо) про підвищення кваліфікації педагогічних кадрів

5 років ЕПК

ст.61806-12 Документи (акти, довідки, інформації)

про стан викладання базових дисциплін5 років Строк

зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківської області (протокол від 16.03.2011 № 2)

06-13 Документи (інформації, звіти, довідки тощо) щодо проведення державної підсумкової атестації учнів


06-14 Документи (заявки, накладні, звіти тощо) 1 рік

47

1 2 3 4 5щодо отримання навчальних програм і методичних посібників

ст. 300,ст. 308

06-15 Документи (програми, звіти, інформації, доповіді, довідки тощо) щодо роботи з обдарованими дітьми

5 років ЕПК

ст. 44бст. 298

06-16 Документи (плани, акти, звіти, довідки, інформації тощо) щодо роботи з дітьми, схильними до правопорушень

5 років ЕПК

ст. 44б,ст. 298

06-17 Документи (заявки, умови проведення, довідки, програми, звіти тощо) про проведення конкурсів, фестивалів, виставок, учнівських олімпіад


06-18 Документи (довідки, звіти, відомості, інформації тощо) про організацію дозвілля дітей під час шкільних канікул

5 років ЕПК

ст. 79606-19 Документи (інформації, анкети, заяви

тощо) щодо психологічного супроводу навчально-виховного процесу

3 роки Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківської області (протокол від 16.03.2011 № 2)

06-20 Моніторингові дослідження якості освіти у школі (інтернаті)

10 років Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківської області (протокол від 20.04.2011 № 3)

06-21 Журнал реєстрації протоколів засідань методичної ради школи (інтернату)


06-22 Журнал реєстрації протоколів засідань атестаційної комісії

3 рокист. 122

06-23 Журнал обліку отримання і видачі 3 роки Строк

48

1 2 3 4 5навчальних програм, методичних посібників

після закінчення журналу

зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківської області (протокол від 27.10.2010 № 9)


3 роки 1


49

1 2 3 4 507. Зміцнення навчально-матеріальної

бази07-01 Акти перевірок готовності школи

(інтернату) до нового навчального року5 років Наказ

Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 № 240

07-02 Документи (інформації, звіти, довідки, акти тощо) щодо проведення у школі (інтернаті) ремонтних робіт

5 років ЕПК

ст. 29807-03 Документи (звіти, інформації тощо)

щодо використання енергоносіїв3 роки

ст. 190407-04 Документи (довідки, інформації,

доповідні записки тощо) щодо функціонування та розвитку комп’ютерного класу

5 років ЕПК

ст. 44б

07-05 Номенклатура справ по зміцненню навчально-матеріальної бази (витяг)

3 роки 1


50

08. Робота з кадрами та громадянами1 2 3 4 5

08-01 Накази начальника районного (міського) відділу освіти з особового складу (копії)


потреба08-02 Накази директора школи (інтернату) з

особового складу75 роківст. 16б

08-03 Накази директора школи (інтернату) про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням


08-04 Посадові інструкції працівників школи (інтернату)

5 років1


08-05 Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів при прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників школи (інтернату)

75 років1

ст.493в1 Після звільнення

08-06 Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки)


не затребувані не менше 50 років ст. 508

08-07 Документи (заяви, індивідуальні плани, звіти, біографічні довідки тощо) щодо роботи з кадровим резервом

5 роківст. 525е

08-08 Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладок до них

3 рокист. 511

08-09 Документи (подання, характеристики, звіти тощо) про подання на нагородження працівників державними, відомчими, регіональними нагородами


ст. 654б

08-10 Списки військовозобов’язаних працівників школи (інтернату)

1 рікст. 669

08-11 Журнал обліку особових справ працівників школи


08-12 Журнал реєстрації наказів директора школи (інтернату) з особового складу


08-13 Журнал реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян


08-14 Номенклатура справ по роботі з кадрами та громадянами (витяг)

3 роки 1

ст.112в1 Після заміни новою та за умов передавання справ до архівно-го підрозділу школи (інтернату)

51

1 2 3 4 509. Бухгалтерські документи

09-01 Нормативно-правові документи фінансування галузі (копії)


потреба09-02 Штатний розпис школи (інтернату) Постійно

ст. 37а09-03 Мережа школи (інтернату) Постійно

ст. 33а09-04 Річні статистичні звіти з усіх основних

видів діяльності школи (інтернату)Постійно ст. 302б

09-05 Документи (тарифікаційні списки, склад тарифікаційної комісії, накази тощо) щодо тарифікації працівників школи (інтернату)


09-06 Табелі обліку використання робочого часу

1 рік ст. 408

09-07 Книга обліку господарського майна та товарно-матеріальних цінностей

3 роки1

ст. 3511За умови завершення пе-ревірки

09-08 Книга реєстрації актів списання матеріальних цінностей

3 рокист. 122

09-09 Книга обліку бібліотечного фонду школи (інтернату)

До ліквідації бібліотеки

ст. 80509-10 Щоденник роботи бібліотеки 3 роки

ст. 80409-11 Номенклатура справ по роботі з

бухгалтерськими документами (витяг)3 роки 1


52

10. Архів 1 2 3 4 5

10-01 Справа фонду Постійност. 130

10-02 Описи справ постійного зберігання Постійно ст. 137а


ст. 1371 Після знищення справ

10-04 Реєстраційний журнал спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів

1 рік1


Відповідальний за діловодство (П.І.Б.)

« ___»___________2012 р.

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНОПротокол засідання ЕК Протокол засідання ЕПКзакладу Державного архіву Харківськоївід ________№___ області

від ___________№ ______Секретар ЕПК

53

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2013 році в школі (інтернаті)






« ____»____________20__р.

54

Додаток 3Приклад для ДНЗ


НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ЗАТВЕРДЖУЮ на 2013 рік Завідувач

_____________(П.І.Б. керівника) (підпис)« ____» _____________20__ р.








Примітка



дошкільну освіту (укази, постанови, доручення, накази, інструкції, рішення колегії, вказівки Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України тощо) (копії)


потреба



потреба01-03 Накази завідувача дошкільного

навчального закладу з основної діяльності


01-04 Статут дошкільного навчального закладу та зміни до нього


01-05 Інструкція з питань діловодства у дошкільному навчальному закладі


01-06 Колективний договір, укладений між адміністрацією дошкільного навчального закладу та трудовим колективом



1 рік1



55

1 2 3 4 5

01-08 Протоколи оперативних нарад при керівництві дошкільного навчального закладу


01-09 Протоколи засідань педагогічної ради дошкільного навчального закладу


01-10 Протоколи загальних зборів трудового колективу

Постійно ст.12а

01-11 Протоколи батьківських зборів Постійно ст. 12а

01-12 Річні плани роботи дошкільного навчального закладу


1За наявності відповідних звітів – 5 р.

01-13 Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни керівника дошкільного навчального закладу


01-14 Паспорт дошкільного навчального закладу

Постійно1

ст. 54101-15 Документи (протоколи, акти, доповідні

записки, звіти, довідки) про перевірку виконання колективного договору




01-17 Документи (ліцензії, книги реєстрації, звіти, обґрунтування, подання тощо) з ліцензування навчального дошкільного навчального закладу


01-18 Документи (атестати, протоколи, рішення, звіти, книги реєстрації тощо) з державної атестації дошкільного навчального закладу


01-19 Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності дошкільного навчального закладу




Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (прот. від 23.02.2012

56

1 2 3 4 5№ 2)

01-21 Листування з організаціями та установами з основної діяльності

5 років ЕПК, ст. 23

01-22 Журнал реєстрації наказів завідувача дошкільного навчального закладу з основної діяльності


01-23 Журнал реєстрації прийому відвідувачів завідувачем дошкільного навчального закладу

3 рокист. 125






01-28 Журнал реєстрації протоколів засідань педагогічної ради дошкільного навчального закладу




01-30 Журнал реєстрації протоколів оперативних нарад при керівництві дошкільного навчального закладу

3 рокист. 123

01-31 Журнал звернень громадян 5 роківст. 124





01-35 Зведена номенклатура справ дошкільного навчального закладу


Після заміни новою та за

умови складення зведених

описів справ

57

1 2 3 4 502. Організація системи дошкільної

освіти02-01 Накази завідувача дошкільного

навчального закладу щодо руху дітей75 років ст. 16б

02-02 Річний план роботи дошкільного навчального закладу


02-03 Річні статистичні звіти з усіх основних видів діяльності школи


02-04 Оперативні плани з усіх напрямів діяльності дошкільного навчального закладу



02-05 Індивідуальні плани працівників 1 рікст. 161

02-06 Особові справи дітей (заяви, анкети, довідки тощо)

3 роки1


02-07 Алфавітна книга запису дітей 10 років1

ст. 525є1 за відсутності наказів про зарахування, відрахування, випуск, а також особових справ – 75 років

02-08 Списки дітей від народження до 6 років згідно з територією обслуговування



02-09 Документи (довідки, плани, звіти тощо) експертизи рівнів досягнень дітей (6-й рік життя) відповідно до вимог Базового компоненту дошкільної освіти

5 роківЕПК

ст. 298

02-10 Журнал комплектації дітей по групах у дошкільного навчального закладу

3 рокист. 122

02-11 Журнал щоденного відвідування дітьми груп


02-12 Книга аналізу рівня знань дітей кожної вікової групи

3 рокист. 122

58

1 2 3 4 5

02-13 Журнал обліку робочого часу працівників дошкільного навчального закладу


02-14 Номенклатура справ з організації системи шкільної освіти (витяг)

3 роки 1

ст.112в1 Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу дошкільного навчального закладу

59




потреба04-02 Списки дітей пільгових категорій До заміни

новимиСтрок зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 06.03.2011 № 2)

04-03 Документи (довідки, звіти, інформації тощо) щодо роботи з дітьми, які потребують соціального захисту

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303

04-04 Документи (звіти, довідки, інформації) щодо організації харчування дітей в дошкільному навчальному закладі

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303

04-05 Документи (копії наказів, листи, програми, інформації тощо) щодо медичного обслуговування та охорони здоров’я дітей

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303

04-06 Документи (копії наказів, довідки, інформації тощо) щодо профілактики дитячого травматизму

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303



ст.45304-08 Листування з органами і службами,

причетними до захисту прав дітей з загальних питань (копії)


потреба04-09 Журнал реєстрації нещасних та

смертельних випадків з дітьми3 рокист. 122


3 роки 1


60

1 2 3 4 505.Охорона праці, техніка безпеки





5 років ЕПК


тощо) про нещасні випадки та травматизм в дошкільному навчальному закладі


ст.453

1 Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами - постійно

05-04 Документи (акти, довідки, інформації тощо) щодо дотримання санітарно-гігієнічного режиму в дошкільному навчальному закладі

5 років ЕПК

ст. 434

05-05 Акти розслідування нещасних випадків з працівниками дошкільного навчального закладу


ст.453

1 Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами - постійно

05-06 Журнал реєстрації нещасних та смертельних випадків з працівниками дошкільного навчального закладу

45 років1



10 років1


05-08 Журнал реєстрації інструктажів з БЖД у дошкільному навчальному закладі

10 років1



3 роки 1


61




потреба06-02 Протоколи корекційно-відновлювальної

та розвивальної роботи з дітьмиПостійно

ст. 14а06-03 План підвищення кваліфікації

педагогічних кадрів 5 років ЕПК


ст. 63806-05 Індивідуальні картки психолого-

педагогічного діагностування дітей закладу

3 рокист. 122

06-06 Документи (протоколи, довідки, звіти, інформації, обґрунтування тощо) з атестації дошкільного навчального закладу






потреба06-09 Документи (копії наказів, плани-графіки

тощо) про підвищення кваліфікації педагогічних кадрів

5 років ЕПК

ст.61806-10 Документи (заявки, умови проведення

довідки, програми, звіти тощо) про проведення конкурсів, свят, змагань.


06-11 Документи (договори, доповідні записки, довідки, плани, звіти тощо) про надання благодійної, шефської та спонсорської допомоги

5 роківЕПК

ст. 44б,ст. 300

06-12 Журнал реєстрації протоколів засідань атестаційної комісії

3 рокист. 122

06-13 Журнал обліку отримання і видачі навчальних програм, методичних посібників

3 роки після



06-14 Журнал індивідуальних консультацій 3 роки

62

1 2 3 4 5психолога (соціального педагога) ст.122


3 роки 1


63


бази07-01 Акти перевірок готовності закладу до

нового навчального року5 років Наказ

Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 № 240

07-02 Документи (інформації, звіти, довідки, акти тощо) щодо проведення у дошкільному навчальному закладі ремонтних робіт

5 роківЕПК

ст. 298

07-03 Документи (звіти, інформації тощо) щодо використання енергоносіїв



3 роки 1


64

1 2 3 4 508. Робота з кадрами та громадянами

08-01 Накази начальника відділу освіти з особового складу (копії)


потреба08-02 Накази завідувача дошкільного

навчального закладу з особового складу


Накази завідувача дошкільного навчального закладу про прибуття (вибуття) дітей

5 роківПісля

переведення дітей до школи


08-03 Накази завідувача дошкільного навчального закладу про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням


08-04 Посадові інструкції працівників дошкільного навчального закладу

5 років1


08-05 Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів при прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників школи

75 років1


08-06 Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки тощо)






3 рокист. 511



ст. 654б

65

1 2 3 4 508-10 Журнал обліку особових справ

працівників дошкільного навчального закладу


08-11 Журнал реєстрації наказів з особового складу


08-12 Номенклатура справ по роботі з кадрами та громадянами (витяг)

3 роки 1


66

1 2 3 4 5

09. Бухгалтерські документи09-01 Нормативно-правові документи

фінансування галузі (копії)Доки не

мине потреба

09-02 Штатний розпис дошкільного навчального закладу


09-03 Мережа дошкільного навчального закладу


09-04 Річні статистичні звіти з усіх основних видів діяльності закладу


09-05 Документи (тарифікаційні списки, склад тарифікаційної комісії, накази тощо) щодо тарифікації працівників закладу



1 рік ст. 408


3 роки1

ст. 3511За умови завершення ревізії, прове-деної органа-ми державної контрольно-ревізійної слу-жби за сукуп-ними показни-ками фінансо-во-господар-ської діяльно-сті. У разі ви-никнення спорів (супе-речок), пору-шення кримі-нальних справ, від-криття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення


3 рокист. 351


67

09-09 Номенклатура справ по роботі з бухгалтерськими документами (витяг)

3 роки 1


68

1 2 3 4 510. Фізкультурно-оздоровча робота, харчування дітей

10-01 Листок здоров’я вихованців 5 роківст. 722а

10-02 Витяги з протоколів психолого-медико-педагогічної консультації на кожну дитину


потреба10-03 Документи (довідки, виписки,

інформації тощо) медико-педагогічного контролю за фізичним розвитком дітей

5 роківЕК

ст. 44б10-04 Медична карта дитини для дитячого

садку (ф. 026/о) 5 роківст. 722а

10-05 Контрольна карта диспансерного нагляду (ф. 030/о)

5 роківст. 721 в

Після зняття з диспансер-ного обліку

10-06 Індивідуальні карти імунізації дітей (ф. 063-1/о)


10-07 Перспективне меню 3 рокист. 336

Див.прим. до справи з індексом 09-07

10-08 Журнал обліку профілактичних щеплень

3 рокист.745

10-09 Журнал реєстрації екстрених повідомлень про інфекційне захворювання, харчове, гостре професійне отруєння, незвичайну реакцію на щеплення

3 рокист. 122

10-10 Журнал обліку інфекційних захворювань (ф. 060/о)

3 рокист. 122

10-11 Журнал обліку роботи з гігієнічного виховання

3 рокист. 122

10-12 Журнал обліку медичного обладнання, лікарських засобів та виробів медичного призначення, імунобіологічних препаратів

3 рокист. 122

10-13 Журнал антропометрії 3 рокист. 122

10-14 Книга медичного обстеження дітей 5 роківст. 722а

10-15 Книга обліку дітей із зазначенням діагнозу


10-16 Книга обліку дітей, які мають ослаблене здоров’я


10-17 Журнал обліку виконання норм харчування

3 рокист. 122

10-18 Журнал бракеражу сирих продуктів 3 рокист. 122

69

10-19 Журнал бракеражу готової продукції 3 рокист. 122

10-20 Журнал здоров’я працівників харчоблоку

3 рокист. 122

10-21 Книга обліку відходів 3 рокист. 122

10-22 Журнал складського обліку харчової продукції

3 рокист. 122

10-23 Номенклатура справ фізкультурно-оздоровчої роботи та харчування дітей (витяг)

3 роки 1


70

1 2 3 4 510. Архів




ст. 137б1 Після знищення справ


1 рік1


Відповідальний за архів (П.І.Б.)« ___»___________2012 р.



71

Додаток 4Приклад для ПНЗ


НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ЗАТВЕРДЖУЮ на 2013 рік Директор

_____________(П.І.Б. директора) (підпис)« ____» _____________20__ р.








Примітка



позашкільну освіту (укази, постанови, доручення, накази, інструкції, рішення колегії, вказівки Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України тощо) (копії)


потреба



потреба01-03 Накази директора позашкільного

навчального закладу з основної діяльності


01-04 Статут позашкільного навчального закладу та зміни до нього


01-05 Інструкція з питань діловодства у позашкільному навчальному закладі


01-06 Колективний договір, укладений між адміністрацією позашкільного навчального закладу та трудовим колективом



1 рік1



72

1 2 3 4 501-08 Протоколи оперативних нарад при

керівництві позашкільного навчального закладу


01-09 Протоколи засідань педагогічної ради Постійно ст. 14а

01-10 Протоколи засідань Ради позашкільного навчального закладу


01-11 Протоколи загальних зборів трудового колективу

Постійно ст.12а

01-12 Річні плани роботи позашкільного навчального закладу


1За наявності відповідних звітів – 5 р.

01-13 Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни директора позашкільного навчального закладу


01-14 Паспорт позашкільного навчального закладу


01-15 Документи (протоколи, акти, доповідні записки, звіти, довідки) про перевірку виконання колективного договору




01-17 Документи (ліцензії, книги реєстрації, звіти, обґрунтування, подання тощо) з ліцензування позашкільного навчального закладу


01-18 Документи (атестати, протоколи, рішення, звіти, книги реєстрації тощо) з державної атестації позашкільного навчального закладу


01-19 Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності позашкільного навчального закладу вищестоящими установами





73

1 2 3 4 501-21 Листування з організаціями та

установами з основної діяльності5 років ЕПК, ст. 23

01-22 Журнал реєстрації наказів директора позашкільного навчального закладу з основної діяльності


01-23 Журнали реєстрації прийому відвідувачів директором, заступниками директора позашкільного навчального закладу

3 рокист. 125






01-28 Журнал реєстрації протоколів засідань педагогічної ради


01-29 Журнал реєстрації протоколів засідань Ради позашкільного навчального закладу








01-34 Зведена номенклатура справ позашкільного навчального закладу


Після заміни новою та за умови складення зведених описів справ позашкільно-го навчаль-ного закладу

74

1 2 3 4 502. Організація системи позашкільної

освіти02-01 Накази директора позашкільного

навчального закладу щодо руху учнів75 роківст. 16б

02-02 Річний навчальний план позашкільного навчального закладу


02-03 Річні статистичні звіти з усіх основних видів діяльності позашкільного навчального закладу


02-04 Особові справи учнів 3 роки1


02-05 Алфавітна книга запису учнів 10 років1

ст. 525є1 За відсутності наказів про зарахування, відрахування, випуск, а також особових справ – 75 років

02-06 Документи (заяви, доповідні, довідки тощо) до наказів щодо руху учнів

5 років ЕПК

ст. 44б02-07 Документи (положення, протоколи, звіти

тощо) щодо проведення спартакіад, спортивних змагань, свят тощо


02-08 Документи (копії наказів, плани, інформації, звіти тощо) щодо організації відпочинку та оздоровлення дітей

5 роківст. 303, ст. 794

02-09 Журнал реєстрації наказів щодо руху учнів


02-10 Журнал обліку роботи гуртків, факультативів


02-11 Журнал обліку робочого часу вчителів під час канікул


02-12 Журнал обліку робочого часу обслуговуючого персоналу


02-13 Номенклатура справ з організації системи позашкільної освіти (витяг)

3 роки 1

ст.112в1 Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу позашкільного навчального закладу

75




потреба03-02 Документи (копії наказів, довідки,

інформації тощо) щодо профілактики дитячого травматизму

5 років ЕПК

ст. 44б, ст. 303



ст.453

1Пов’язані із значними матеріальни-ми збитками та людськи-ми жертвами – постійно

03-04 Журнал реєстрації нещасних та смертельних випадків з дітьми

45 років1



3 роки 1


76

1 2 3 4 504. Охорона праці, техніка безпеки





5 років ЕПК


тощо) про нещасні випадки та травматизм в позашкільному навчальному закладі


ст.453


04-04 Документи (акти, довідки, інформації тощо) щодо дотримання санітарно-гігієнічного режиму в позашкільному навчальному закладі

5 років ЕПК

ст. 434

04-05 Акти розслідування нещасних випадків з працівниками позашкільного навчального закладу


ст.453


04-06 Журнал реєстрації нещасних та смертельних випадків з працівниками позашкільного навчального закладу

45 років1



10 років1


04-08 Журнал реєстрації інструктажів з БЖД у позашкільному навчальному закладі

10 років1



3 роки 1


77




потреба05-02 Протоколи засідань методичної ради

позашкільного навчального закладуПостійно

ст. 14а05-03 Протоколи засідань атестаційної комісії

позашкільного навчального закладу5 роківст. 636

05-04 План підвищення кваліфікації педагогічних кадрів

5 років ЕПК


ст. 63805-06 Розклади занять гуртків, груп, секцій,

студій тощо1 рік

ст. 58605-07 Документи (протоколи, довідки, звіти,

інформації, обґрунтування тощо) з атестації позашкільного навчального закладу


05-08 Документи (звіти, інформації, протоколи, доповідні записки) про підготовку та проведення педагогічних читань, науково-методичних і науково-практичних конференцій, семінарів






потреба05-11 Документи (плани, протоколи, довідки,

інформації тощо) щодо роботи позашкільних методичних об’єднань


05-12 Документи (копії наказів, плани-графіки, листування тощо) про підвищення кваліфікації педагогічних кадрів

5 років ЕПК

ст.61805-13 Документи (заявки, накладні, звіти тощо)

щодо отримання навчальних програм і методичних посібників

1 рікст. 300,ст. 308

05-14 Документи (заявки, умови проведення, довідки, програми, звіти тощо) про проведення конкурсів, фестивалів, виставок, учнівських олімпіад


05-15 Документи (довідки, звіти, відомості, інформації тощо) про організацію дозвілля дітей під час шкільних канікул

5 років ЕПК

ст. 79605-16 Журнал реєстрації протоколів засідань

методичної ради позашкільного навчального закладу


05-17 Журнал реєстрації протоколів засідань 3 роки

78

1 2 3 4 5атестаційної комісії ст. 122

05-18 Журнал обліку отримання і видачі навчальних програм, методичних посібників

3 роки після




3 роки 1

ст.112в1 Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу позашкільно-го навчального закладу

79


бази06-01 Акти перевірок готовності

позашкільного навчального закладу до нового навчального року


06-02 Документи (інформації, звіти, довідки, акти тощо) щодо проведення у позашкільному навчальному закладі ремонтних робіт

5 років ЕПК

ст. 298

06-03 Документи (звіти, інформації тощо) щодо використання енергоносіїв



3 роки 1

ст.112в1 Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу позашкільно-го навчального закладу

80

07. Робота з кадрами та громадянами1 2 3 4 5

07-01 Накази начальника районного (міського) відділу освіти з особового складу (копії)


потреба07-02 Накази директора позашкільного

навчального закладу з особового складу


07-03 Накази директора позашкільного навчального закладу про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням


07-04 Посадові інструкції працівників позашкільного навчального закладу

5 років1


07-05 Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів при прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників позашкільного навчального закладу

75 років1


07-06 Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки)






3 рокист. 511



ст. 654б

07-10 Списки військовозобов’язаних працівників позашкільного навчального закладу

1 рікст. 669

07-11 Журнал обліку особових справ працівників позашкільного навчального закладу


07-12 Журнал реєстрації наказів директора позашкільного навчального закладу з особового складу


07-13 Журнал реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян


81

1 2 3 4 507-14 Номенклатура справ по роботі з

кадрами та громадянами (витяг)3 роки 1

ст.112в1 Після заміни новою та за умов передавання справ до архівно-го підрозділу по-зашкільного навчального закладу

82

1 2 3 4 508. Бухгалтерські документи

08-01 Нормативно-правові документи фінансування галузі (копії)


потреба08-02 Штатний розпис позашкільного

навчального закладуПостійно

ст. 37а08-03 Мережа позашкільного навчального

закладуПостійно

ст. 33а08-04 Річні статистичні звіти з усіх основних

видів діяльності позашкільного навчального закладу


08-05 Документи (тарифікаційні списки, склад тарифікаційної комісії, накази тощо) щодо тарифікації працівників позашкільного навчального закладу



1 рік ст. 408


3 роки1

ст. 3511За умови завершення пе-ревірки


3 рокист. 122

08-09 Номенклатура справ по роботі з бухгалтерськими документами (витяг)

3 роки 1


83

09. Архів 1 2 3 4 5




ст. 137б1 Після знищення справ


1 рік1


Відповідальний за діловодство (П.І.Б.)

« ___»___________2012 р.



84

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2013 році у позашкільному навчальному закладі






« ____»____________20__р.

85

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2013 році у дошкільному навчальному закладі






« ____»____________20__р.

86

rvo-kolomak.ucoz.ua · Web viewНауково-методична робота 06-01...

Documents

Transcript of rvo-kolomak.ucoz.ua · Web viewНауково-методична робота 06-01...