NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

FRILANSTOLKRUTINENESamarbeid med og formidling av

tolkeoppdrag til frilanstolker

NAV Hjelpemiddelsentral

Versjon 7, desember 2019

04.12.2019

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

Innhold1 Innledning..................................................................................................................4

2 Tolkens tilhørighet.....................................................................................................52.1 Primærtolketjeneste....................................................................................................................52.2 Etablering av tolk/lønn.................................................................................................................52.3 Når en tolk flytter.........................................................................................................................52.4 Endring av personlige opplysninger.............................................................................................62.5 Kontaktpersonordning.................................................................................................................6

3 Arbeidstid og bestillingstid.........................................................................................73.1 Arbeidstid og bestillingstid...........................................................................................................73.2 Når bruker ikke kommer..............................................................................................................73.3 Når bruker avlyser direkte til tolken.............................................................................................7

4 Forberedelse..............................................................................................................8

5 Kostgodtgjørelse, reiseutgifter og overnatting............................................................95.1 Angående Statens regulativ for reiser innenlands/utenlands......................................................95.2 Måltidstrekk og overnatting.........................................................................................................9

5.2.1 Særskilt for Eikholt:.........................................................................................................95.3 Kost ved dagsoppdrag..................................................................................................................95.4 Når måltidet er en del av oppdraget............................................................................................95.5 Når overnatting ikke er strengt nødvendig.................................................................................105.6 Ansvar for å ordne reise.............................................................................................................105.7 Reisebestilling og fakturering av det..........................................................................................105.8 Døvblindtolking i utlandet..........................................................................................................115.9 Andre utgifter.............................................................................................................................115.10 Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands...................................................12

6 Reisetid og ventetid.................................................................................................136.1 Ventetid før og etter tolkeoppdrag............................................................................................136.2 Ventetid i pauser og mellom oppdrag samme dag.....................................................................136.3 Bestemmelser............................................................................................................................14

7 Erstatningsoppdrag..................................................................................................157.1 Rutine for tildeling av erstatningsoppdrag.................................................................................157.2 Tolkens betingelser ved erstatningsoppdrag..............................................................................15

7.2.1 Urimelig merbelastning................................................................................................157.2.2 Tolkens tilgjengelighet..................................................................................................167.2.3 Tolkens betaling...........................................................................................................167.2.4 Betaling til medtolken..................................................................................................16

8 Annen betaler og avlyste oppdrag............................................................................17

9 Praktisering av skjønn..............................................................................................18

10 Saksgang ved konflikt...............................................................................................1910.1 Vilkår ved frilanstolkeoppdrag...................................................................................................1910.2 Brudd på vilkår/konflikt..............................................................................................................19

11 Informasjonsbrev.....................................................................................................21

12 Honorarkrav.............................................................................................................2212.1 Honorarkrav –............................................................................................................................2212.2 Kontaktinformasjon....................................................................................................................22

04.12.2019 Side 2 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

13 Adresser og telefonnummer.....................................................................................23

14 Vedlegg: Begrepsavklaring.......................................................................................24

04.12.2019 Side 3 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

1 Innledning

Frilanstolkrutinene skal være til hjelp i samarbeidet mellom frilanstolker og tolketjenester. Rutinene skal sikre lik behandling i alle fylker. Rutinebeskrivelsen er utarbeidet på grunnlag av diskusjoner der alle hjelpemiddelsentralene har deltatt.

Rutinebeskrivelsen skal være et levende dokument. Derfor vil dokumentet bli endret og utvidet etter hvert som nye utfordringer dukker opp. Det samme gjelder ved endringer i rundskrivene og annet regelverk.

Forslag til rettelser og forbedringer i Frilanstolkrutinene tas imot med takk av Samordna frilansområde.

04.12.2019 Side 4 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

2 Tolkens tilhørighet2.1 Primærtolketjeneste

Frilanstolken har vanligvis sin primære kontakt med tolketjenesten i bostedsfylket sitt. Det kan være mulig å ha et nært samarbeid med flere tolketjenester, dersom praktiske hensyn tilsier dette.

Tolketjenestene har ansvar for å gi tilbud om faglig oppfølging til sine frilanstolker. Tolkens primære tolketjeneste har også ansvar for å følge opp tilbakemeldinger til og fra tolken.

Tolken bør ha en form for startsamtale for å bli kjent og etablere et godt samarbeid og gode rutiner fra starten av. Dette gjelder både nyutdannede tolker og tolker som flytter til et nytt fylke.

En startsamtale bør inneholde:

Forventningsavklaring Gjennomgang av frilansrutinen Bekreftelse på bestått tolkestudie Gjennomgang honorarkrav Etablering av lønn-skjema Signering av databehandleravtale m/sjekkliste og taushetsplikterklæring Føring på eventuell telefon/epost-liste for mottak av oppdragstilbud

2.2 Etablering av tolk/lønnAlle nye tolker skal etableres på lønn via Agresso. Dette gjøres av Samordna frilansområde. Tolkens primærtolketjeneste sender informasjon til Samordna frilansområde med fødselsdato, fullt navn, adresse, kontonummer, og e-postadresse på tolken. Samordna frilansområde informerer tolken om ressursnummeret i etterkant.

Tolkens primærtolketjeneste melder inn tolken i OeBS, med fullt navn, mailadresse, personnummer, adresse og med tilhørende fylkesnummer.

Tolkens primærtolketjeneste sender signert databehandleravtale, sjekkliste til databehandleravtalen, erklæring om taushetsplikt, samt dokumentasjon om bestått tolkestudie til Samordna frilansområde. Dette lagres på et lukket område hos Samordna frilansområde.

2.3 Når en tolk flytterNår en tolk flytter, må hun/han gi beskjed til sin primærtolketjeneste. Primærtolketjenesten endrer arbeidssted i OeBS, samt at de gir beskjed til Samordna frilansområde for endring av lønn via Agresso.

Tolken må selv etablere kontakt med eventuell ny primærtolketjeneste, samt endre primærtolketjeneste på epostlisten på www.nav.no/tolk

Tolketjenestene skal utveksle informasjon seg imellom dersom dette er nødvendig. Dette for å tilrettelegge for et godt samarbeid med tolk og tolketjenesten.

04.12.2019 Side 5 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

2.4 Endring av personlige opplysningerFrilanstolker må informere Samordna frilansområde om endringer vedrørende navn, kontonummer, bostedsadresse og e-postadresse.

Se for øvrig kapittel 12 ang rutiner rundt honorarkrav.

2.5 KontaktpersonordningOppfølging av nyutdannete tolker for å gi en tilknytning til tolketjenesten, og et godt samarbeid mellom tolk og tolketjeneste.• Fadderordning/egen kontaktperson for tolken• Forslag til møtestruktur:

- August: Første møte med nye tolker hvor man avklarer forventninger, snakker om etikk, får presentert honorarskjema og gir opplæring i dette. Inviter gjerne Samordna frilansområde med på videokonferanse rundt honorarskjema.

- November/desember: Hvordan går det? Fins det problemstillinger tolken ønsker å ta opp? Man kan snakke om tolkerollen, om viktigheten av å prøve seg på varierte oppdrag, om det å se egne ferdigheter og eventuelle begrensninger. Åpent for mange temaer, alt etter tolkens behov.

- April/mai: Avklare forventninger framover rundt samarbeidet.

Tolketjenesten bør være med nye tolker for observering og eventuell veiledning. Formidlingen bør ha en oversikt over de nye, for å bestrebe en best mulig tilpasning av oppdrag. Tolken har et eget ansvar for å informere om sin kompetanse, og for å vurdere denne i forhold til oppdrag som blir tilbudt.

04.12.2019 Side 6 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

3 Arbeidstid og bestillingstid

3.1 Arbeidstid og bestillingstid

En frilanstolk vil ikke være omfattet av arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid. Det er nedfelt i arbeidsmiljøloven § 1-2 at loven gjelder for virksomhet som sysselsetter arbeidstakere. Med andre ord ikke frilansere, som kan jobbe så mye de vil.

Alle tolkeoppdrag har et start- og sluttidspunkt. Hvis arbeidstiden ikke er lik differansen mellom disse to tidspunktene, må arbeidstiden fremgå av en arbeidsplan som vedlegges oppdraget. Arbeidsplanen skal klart vise når den ene og andre (og eventuelt tredje osv.) tolken skal jobbe. Arbeidstid er den tid man arbeider, ikke «fravær fra hjemmet», ikke «fra man reiser ut til man kommer hjem», ikke «den tiden man ikke sover».

Denne arbeidsplanen skal også tolkebruker bli informert om og eventuelt bli rådspurt om i kartleggingen av når behovet for tolk er størst og minst, når det kan holde med én tolk og når det er strengt nødvendig med to eller flere.

Tolken må gi beskjed til tolketjenesten som eier oppdraget i tilfeller der oppdraget varer lengre enn en time mer enn bestilt tid. Tolketjenesten gir deretter beskjed til følgende mailadressenav.frilanstolker.honorar@nav.no.

Ved sykdom hos tolken skal den tolketjenesten som er eier av oppdraget gi beskjed til samordna frilans på følgende epost: nav.frilanstolker.honorar@nav.no

Oppdragsavtalen skal inneholde start og slutt på tolketid, eventuelt start og slutt på ventetid og avtaler gjort rundt kost eller reise og forberedelsestid.

3.2 Når bruker ikke kommerI noen tilfeller opplever vi at bruker ikke dukker opp til den tiden oppdraget er bestilt. Tolken må da forsøke å kontakte tolketjenesten og/eller bruker og avklare situasjonen. Dersom man ikke får beskjed eller svar fra bruker eller tolketjeneste, går man etter 20 minutter.

3.3 Når bruker avlyser direkte til tolkenTolkebrukere skal avbestille/avlyse til tolketjenesten, men i noen tilfeller er tolken den som får beskjed. Tolken må da forsikre at bruker har gitt/gir beskjed til tolketjenesten. Tolken tar så kontakt med tolketjenesten som eier oppdraget og/eller regionens akuttordning for å melde fra om ledig kapasitet. Følg beskjed fra egen primærtolketjeneste om hvordan du skal gi beskjed.

04.12.2019 Side 7 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

4 Forberedelse

Utdrag fra rundskriv til folketrygdloven § 10-7 f:

I tolketaksten inngår ordinære forberedelser til tolkeoppdraget tilsvarende inntil 50 % av tolketiden. Ved tolking i forbindelse med høgskole- og universitetsutdanning og andre tolkeoppdrag som krever ekstraordinære forberedelser, kan det gis godtgjørelse utover dette til forberedelser som er nødvendige og hensiktsmessige. NAV Hjelpemiddelsentral fastsetter omfanget av slike forberedelser. Det kan ikke utbetales godtgjørelse for forberedelser som NAV Hjelpemiddelsentral ikke har gitt skriftlig forhåndssamtykke. Forberedelser til tolkeoppdrag godtgjøres med den til enhver tid gjeldende tolketakst.

Ved spesielt krevende oppdrag er det mulig å gi forberedelsestid utover det som ligger innbakt i frilanssatsen (1/2 time forberedelse pr tolketime). Tolkeoppdragets karakter og tolkens kompetanse må vurderes før ekstra forberedelse tilstås.

Eksempel på oppdrag der det kan være behov for ekstra forberedelse:

• Konferanser• Kirkelige handlinger og andre seremonielle handlinger• Teater/musikk• Oppdrag med tolking til/fra engelsk eller andre fremmedspråk• Undervisningstolking ved spesielt krevende studier • Listen er ikke uttømmende!

To tolker på samme oppdrag kan bli tilstått ulik forberedelsestid, avhengig av kompetanse og annen førkunnskap.

Forberedelse avlønnes med dagsats tolking for døve, uavhengig av når på døgnet forberedelsen eller oppdraget finner sted, og uavhengig av brukergruppe.

Å møte 10-15 minutter før oppdragsstart for å orientere seg, ordne praktiske ting som plassering og lys, hilse på brukere mv, er en naturlig del av den forberedelse som ligger innbakt i satsen. Særskilt behov for tilrettelegging, eventuelt forberedelser sammen med bruker, kan vurderes gitt i tillegg dersom oppdraget for øvrig krever forberedelse opp til eller over den halve timen pr time tolking.

Presisering: Det er det totale behov for forberedelse (praktiske forberedelser pluss lesing av manus/pensum mm/ se en forestilling som senere skal tolkes/forberedelse sammen med medtolk og/eller bruker) som skal sammenholdes med den innbakte halvtimen pr time tolking. Dersom det totale behovet overstiger den innbakte forberedelsen, kan det søkes om ekstra forberedelse.

Ved skrivetolkoppdrag tilstås det 30 minutter ekstra tid til nødvendig rigging. Denne ekstra tiden gis på lik linje med ekstraordinær forberedelse, som tolkesats døv dagtid. I de tilfeller rigging ikke er nødvendig, for eksempel ved oppdrag over flere dager der rigging kun skjer på første dag, faller denne ekstratiden bort de påfølgende dager.

04.12.2019 Side 8 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

5 Kostgodtgjørelse, reiseutgifter og overnatting5.1 Angående Statens regulativ for reiser innenlands/utenlands

Tolker plikter å gjøre seg kjent med og holde seg oppdatert på bestemmelsene i Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands Særavtale for reiser utenlands for statens regning.

5.2 Måltidstrekk og overnattingNår måltider er påspandert og dekket av andre, skal det foretas måltidstrekk i kostgodtgjørelsen i tråd med bestemmelsene i Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands § 9 pkt. 1 og Særavtale for reiser utenlands for statens regning § 8.

Oppdragsgiver kan bestille overnatting med måltider inkludert, eller gi tolken fullmakt til å gjøre bestillingen slik. I så fall skal det foretas måltidstrekk for de bestilte måltidene selv om tolken5 velger å spise annet sted, jf. departementets kommentar til § 9 pkt.1.

Dersom tolken må* innta et måltid utenfor oppdragsstedet, vil han/hun måtte velge mellom ulegitimert kost (trekke alle måltid inntatt på oppdragsstedet, og få utbetalt kost kun for måltidet inntatt utenfor oppdragsstedet) eller legge ved kvittering (få dekt måltidet man har kjøpt utenfor oppdragsstedet). *«må» innebærer at bruker velger å forlate oppdragsstedet og dermed forhindrer tolken fra å benytte seg av de bestilte måltidene.

Når det er mulig, bør tolketjenesten bestille overnatting med måltider inkludert, eller pålegge frilanstolken å gjøre dette. NAV dekker utlegg til måltid på grunnlag av en reiseregning som er vedlagt honorarkravet. Dersom tolketjenesten unnlater å bestille overnatting med måltider inkludert, eller unnlater å pålegge tolken å gjøre dette, kan frilanstolken bruke satsene for ulegitimert kostgodtgjørelse.

5.2.1 Særskilt for Eikholt: Kost og overnatting på Eikholt blir dekket direkte av NAV. Det vil der være en liste der tolken krysser av for måltidene han/hun har inntatt. Dette gjelder også dagsoppdrag. Overnattingene blir registrert av Eikholt ved romliste. Eikholt sender deretter en samlet faktura med navnelisten vedlagt for kontroll. Tolkene må krysse av for frilans eller ansatt, dette fordi de ansatte selv må legge ut og få utgiftene tilbake på reiseregning hos sin arbeidsgiver.

5.3 Kost ved dagsoppdragVed dagsoppdrag er tolken ansvarlig for å ordne og bekoste egne måltid. Reiseregulativet regulerer dekking av kost. Har man krav på kost i henhold til dette, får man utbetalt kost etter gjeldende sats. Har man ikke krav på kost, vil man måtte bekoste mat selv. Det vil finnes noen helt få unntak, der det ikke er mulig å få tatt pause, for eksempel om tolken er alene på oppdraget, der det kan være aktuelt med utgiftsdekning mot kvittering. Unntak fra regelen må avklares på forhånd.

5.4 Når måltidet er en del av oppdragetTolkene skal bekoste egne måltider innenfor statens regulativ, og i utgangspunktet ikke betale for dagpakker, kursavgift og liknende. På oppdrag hvor mat og opphold er en naturlig del av oppdraget skal tolken selv ordne med kost og eventuell losji. og ikke regnes som en deltager med hensyn til kurspakken/kursutgiftene. Unntak kan være kurs, teater, bryllup o.l. med et begrenset antall plasser der arrangør krever betaling for alle som opptar en plass eller det er vanskelig å få tak i annen mat.

04.12.2019 Side 9 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

Det er viktig at alle tvilstilfeller og unntak fra hovedregelen blir avklart (vurdert og besluttet) med NAV på forhånd og at det blir nedskrevet i oppdragsavtalen til tolken når denne blir sendt ut.Der NAV på denne måten definerer måltidet som en viktig del av oppdraget og utgiften overstiger kostsatsene eller reiseavstanden er under 15 km, vil dette kunne dekkes i henhold til Særavtale for om dekning av utgifter til reise og kost innenlands § 8 («Andre strengt nødvendige utgifter med bakgrunn i oppdraget eller reisens karakter kan også dekkes»). I slike tilfeller skal tolken/tolketjenesten kontakte arrangør og forhøre seg om muligheter for en redusert kuvert, fjerning av alkohol fra kuverten og andre besparende tiltak. Tolken får ved slike unntak dekket sine utgifter etter kvittering vedlagt honorarkravet

5.5 Når overnatting ikke er strengt nødvendigVed oppdrag der tolken ønsker å overnatte, men der dette ikke er strengt nødvendig, må vurderingen avveie faglige hensyn til tolkens behov for hvile mot kostnadene ved overnattingen. En tommelfingerregel er at tolken bør kunne få minst 8 timer reell hvile, praksis må være forsvarlig og gi tolken mulighet til å utføre jobben på en god måte.

Dersom det er billigst for staten at tolken overnatter på stedet framfor å reise hjem på natten, er dette noe tolketjenesten kan legge til grunn ved tildeling av oppdraget.

5.6 Ansvar for å ordne reiseTolken har selv ansvar for å ordne reise til og fra oppdrag. Reisen skal foretas på den for staten hurtigste og rimeligste måte så langt dette er forenlig med utførelsen av oppdraget når man herunder samlet tar hensyn til alle utgifter og til en effektiv og forsvarlig gjennomføring av tjenesten.

Bare ved enkeltoppdrag med svært høye reiseutgifter eller svært kompliserte reiser vil det helt unntaksvis være mulig å bruke NAVs reisebyråavtale for direktefakturering (se punkt 5.7). I slike tilfeller må tolketjenesten sikre at reiseregningen blir kontrollert mot fakturaen, ved å sende beskjed til Samordna frilansområde.

Når det tilstås bruk av taxi, må dette enten stå på oppdragsavtalen (avtalt på forhånd) eller sendes pr mail til nav.frilanstolker.honorar@nav.no dersom dette ble avklart etter at oppdragsavtalen var sendt ut.

Bruk av kollektivtransport skal velges når det er mulig og hensiktsmessig. NSBs rutetog skal benyttes framfor flytog og flybuss når det er mulig og hensiktsmessig. Med hensiktsmessig menes det at det både er praktisk gjennomførbart og at det er den rimeligste løsningen. Dersom det totalt sett blir rimeligere å velge egen bil eller velge Flytog framfor andre transportmiddel, skal dette redegjøres for og kvittering legges ved, ved krav om refusjon (honorarkrav).

Særavtale for reiser innenlands og Særavtale for reiser utenlands finner man på www.regjering.no, søk på særavtale for reiser. På www.nav.no/tolk finner man også linker til dette.

5.7 Reisebestilling og fakturering av detI utgangspunktet må tolken selv ha opprettet profil hos Egencia og dekke reisen selv, for deretter å få dette refundert. Eventuelt bestiller tolken reise fritt gjennom flyselskap, direkte på hotell osv. Unntaksvis, som ved høye kostnader (over kr 10 000,- for reisen/oppholdet) eller andre særlige grunner, er det mulig å få sendt faktura for utgiften til NAV. I de tilfeller må følgende skje:1: Tolken ber tolketjenesten om godkjenning av reisen og av fakturering (tolketjenesten = den tolketjenesten som formidler oppdraget). Reisen må godkjennes av en som har reisebestillerstatus i

04.12.2019 Side 10 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

NAV EHF fakturaportal. Tolken må få godkjenningen tilsendt skriftlig (mail). Denne mailen må kort beskrive hva tolken kan bestille og inneholde følgende info:CC1 = NAV HjelpemidlerCC2 = 0019 Alternativt kostnadssted Ident = 1 bokstav + 6 siffer2: Tolketjenesten sender beskjed til samordnet frilansområde med navn på tolk, navn på godkjenner og beskrivelse av reisen. Dette kan gjerne være kopi av mail med godkjenning tolken har fått i steg 1.3: Tolken kontakter Egencia (Tlf 62 52 09 07), foretar bestillingen og oppgir mailen med godkjenning av reisen.4: Egencia fakturerer NAV, reisebestiller vil motta fakturaen i Ebasys. Denne videresendes RBA4703, slik at fakturaen kommer til Samordna frilansområde for attestering og anvisning.

Registrerte reisebestillere pr juni 2017 er:Lise Weggersen BuskerudBente Grøneng BuskerudLars Skjelseth HedmarkGrete Henneli Hordaland/S&FjDorthea Vik Hordaland/S&FjHilde Stenerud Møre og RomsdalSusanne Moen Skille NordlandMarte Sveberg Nord-TrøndelagIrene Skåden Grothe OpplandRagnhild Brevik Oslo/AkershusSonja Navelsaker Oslo/AkershusJeanette Rønning Rogaland, AgderBrita Helene Salberg Sør-TrøndelagTina Grefstad TelemarkSissel Hansen Troms/FinnmarkMalin Skåtun VestfoldTherese Halvorsen Østfold

5.8 Døvblindtolking i utlandetVed dagliglivets gjøremål skal utgiftene til «tolk nr 1» dekkes av bruker. Tolk nr 2, 3 mv dekkes av NAV på samme måte som ved oppdrag i Norge. Tolk nr 1 har krav på det samme som tolk nr 2, 3 osv. Bruker skal dekke reise, kost og losji, tilsvarende det en eventuell tolk 2 får/ville fått utbetalt. Tolketimene og reisetimene dekkes av NAV. Reiseutgiftene fra hjemmet til utreisested og en eventuell overnatting før utreise dekkes av NAV, det samme på hjemreise, fra innreisested i Norge til hjemmet.

Kompensasjonstillegget er skattepliktig og ikke knyttet direkte til utgiftsdekning Dette dekkes av NAV.

Dersom reisen er i forbindelse med jobb eller obligatorisk ved høyere utdanning dekker NAV utgiftene for alle tolkene.

5.9 Andre utgifterTolken kan få dekket utstyr i forbindelse med oppdrag. Det bør alltid først undersøkes om leie/lån av utstyr er mulig, før man eventuelt går til innkjøp. Dette gjelder utstyr man ikke kan forvente at folk eier fra før. Eksempler på dette kan være pensumlitteratur, spesialutstyr i forbindelse med friluftsliv,

04.12.2019 Side 11 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

vaksinering ved utenlandsoppdrag og annet. Alle innkjøp må avklares med tolketjenesten på forhånd. Alt innkjøpt utstyr som er dekket av NAV skal leveres tolketjenesten etter at oppdraget er utført, når dette er mulig. (NAV dekker ikke ting som støvler, regntøy, varme hansker og annet man kan forvente at folk har fra før). En frilanstolk som tar skrivetolkoppdrag forventes å eie egen pc og eventuelt ekstern tastatur.

5.10 Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlandsSæravtalen finner du HER

04.12.2019 Side 12 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

6 Reisetid og ventetid

6.1 Ventetid før og etter tolkeoppdragVentetid mellom reisen og tolkeoppdraget regnes som reisetid.

Idet frilanstolken påbegynner reisen og f.eks. forlater sin bopel starter reisetiden og varer frem til kl 22.00 Det kompenserer ikke reisetid utover kl 22.00 hvis tolken har krav på losjigodtgjørelse eller bruker soveplass.

Dersom NAV har tildelt tolken to oppdrag, der man må overnatte utenfor hjemmet mellom disse og derfor har krav på losjigodtgjørelse eller bruker soveplass, så knyttes denne bestemmelsen til det andre oppdraget og ikke det første. Følgelig vil ankomst til overnattingsstedet etter kl. 22.00 kunne bli dekket som reisetid, mens avreise før kl. 06.00 vil ikke bli det.

Dersom tolken må vente på oppdragsstedet før selve tolkeoppdraget starter, regnes denne ventetiden som reisetid. Dersom reise har skjedd dagen før, vil tolken få ventetid fra kl 06 til oppdraget starter. Også ventetid i etterkant av tolkeoppdraget i påvente av å påbegynne hjemreisen regnes som reisetid. Ventetid skal regnes sammen med reisetiden og godtgjøres som den. Reisetid før og etter tolkeoppdraget skal legges sammen.

For et tolkeoppdrag som går over flere dager, kan det ikke regnes ventetid i tidsrommet mellom avsluttet tolking den ene dagen og oppstart av tolkingen neste dag.

Totale kostnader knyttet til reise, ventetid, overnatting må sees i sammenheng når reisetidspunkt blir bestemt. Statens regulativ for reiser § 3 punkt 1: «Reisen skal utføres på den for staten hurtigste og rimeligste måte så langt dette er forenlig med utførelsen av oppdraget når man herunder samlet tar hensyn til alle utgifter og til en effektiv og forsvarlig gjennomføring av tjenesten»

Dersom tolken velger å reise tidligere enn strengt nødvendig, tilstås ikke ventetid i differansen mellom valgt reise og «hurtigste og rimeligste måte».

Illustrasjon:12-17 17-22 22-06 06-10 10-18 18-22 22-06 06-10 10-18 18-22 22-06 06-10 10-15 15-18 18-01Reise Vente Natt Vente Tolke Fritid Natt Fritid Tolke Fritid Natt Fritid Tolke Vente Reise

Tolke-sats

Vente/ reise

Fritid/ natt

dag og kveld

60% av dag døve

ingen betaling

6.2 Ventetid i pauser og mellom oppdrag samme dag

Noen ganger utfører frilanstolken flere oppdrag samme dag eller oppdrag med innlagt pause. I de tilfeller det ikke er mulig eller hensiktsmessig å dra hjem, vil tiden mellom oppdragene/i pausen kunne regnes som ventetid. Denne ventetiden skal regnes som reisetid og skal være avtalt på forhånd og nedfelt i oppdragsavtalen eller i en arbeidsplan vedlagt oppdragsavtalen (Fra kapittel 4 i frilansrutinen: «Alle tolkeoppdrag har et start- og sluttidspunkt. Hvis arbeidstiden ikke er lik

04.12.2019 Side 13 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

differansen mellom disse to tidspunktene, må arbeidstiden fremgå av en arbeidsplan som vedlegges oppdraget.»)Tolken forventes å kunne stille til andre oppdrag, der dette er mulig og hensiktsmessig.

Ventetid i tolkeoppdraget: Pauser inntil ca. én time regnes som tolketid. Pauser utover ca. én time regnes som ventetid hvis arbeidet tid i forkant av pausen er under ca. 7,5 timer (en normalarbeidsdag). Utover dette er pauser ubetalte.

Ventetid mellom tolkeoppdrag: Tiden mellom oppdrag kan betales som ventetid hvis det er uhensiktsmessig eller umulig for tolken å reise hjem. Dette gjelder ikke ved oppdrag over flere dager.

Bruk av skjønn ved ventetid: Ventetid kan ikke brukes til å gjøre tolkeoppdrag mer attraktive for tolken.

6.3 BestemmelserDe viktigste bestemmelsene om reisetid og ventetid mellom reise og oppdrag

Reisetid, uansett når den foregår, alltid med 60 % av ordinær tolkesats for tolking for døve (F15.04.1997 nr 320/3211 § 3).

Ventetid mellom reise og selve tolkeoppdraget regnes som reisetid (Fra rundskriv til § 10-7 bokstav f i Folketrygdloven, til § 3 - Reise- og oppholdsutgifter)

For reisetid mellom kl. 22.00 og kl. 06.00 skal tolken ikke ha betalt hvis man har rett til nattillegg eller benytter soveplass (HTA § 8 nr. 3 og F15.04.1997 nr 320/3212 § 3).

1 F15.04.1997 nr 320/321 = Forskrift om tolkehjelp for hørselshemmede og Forskrift om tolke- og ledsagerhjelp for døvblinde.2 F15.04.1997 nr 320/321 = Forskrift om tolkehjelp for hørselshemmede og Forskrift om tolke- og ledsagerhjelp for døvblinde.

04.12.2019 Side 14 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

7 Erstatningsoppdrag

Utdrag fra rundskriv til folketrygdloven § 10-7 f:Et tolkeoppdrag er en avtale mellom NAV og tolken. Avtaleforholdet reguleres gjennom gjeldende regelverk, herunder rammedokument – fastsatt av Arbeids- og velferdsdirektoratet og «Vilkår ved frilanstolkeoppdraget» fastsatt av NAV Hjelpemidler og tilrettelegging.

….

Dersom et tolkeoppdrag bortfaller, og det ikke kan skaffes nytt tolkeoppdrag, gis det avtalt honorar i henhold til gjeldende takster for inntil 14 dager regnet fra da tolkeoppdraget bortfalt. Det betales kun for den delen av det bortfalte tolkeoppdraget som eventuelt faller innenfor disse 14 dagene. Ved tilleggsavtale om tolking i arbeid og utdanning kan perioden utvides til 30 dager. Retten til honorar bortfaller hvis tolken ikke er tilgjengelig for erstatningsoppdrag som ikke innebærer urimelig merbelastning innenfor den opprinnelige oppdragstiden. Ved bortfall av tolkeoppdrag gis det bare dekning for allerede påløpte kostnader og gjennomførte forberedelser. Det gis ikke erstatning for tillegg som kunne påløpt om oppdraget hadde blitt gjennomført.

7.1 Rutine for tildeling av erstatningsoppdragFylket som eier det avlyste oppdraget forsøker først å bruke tolken, dersom tolken er på stedet. Om det ikke har oppdrag til erstatning eller tolken ikke har foretatt reise til stedet, må tolkens primærtolketjeneste få beskjed. Den ledige kapasiteten legges ut på felleskalender i Outlook av fylket som eier det avlyste oppdraget. Adresse til kalender: (KD) HMS Tolketjenester Avlyste tolker. Dersom det gjelder en tolk som er ankommet oppdragsstedet, må dette informeres om i kalenderen.

Ved bruk av kalender må tidspunkt og sted for opprinnelig oppdrag, tolkens navn, telefonnummer, fylkesnummer (eks 003 frilans O/A, 003 tillegg O/A, 003 ansatt O/A), og bosted være oppgitt i selve kalenderoppføringen. Eventuelle tilleggsopplysninger kan legges i kommentarfeltet.

Ved behov for tolk der man finner en mulig match «ledig-med-lønn-kalender», settes avtalen/oppføring av avlyst tid i «fraværende» - markert med lilla, og med signatur i parentes, mens vi det avventes svar fra tolken. Det viser at formidler NN spurt tolken om ett erstatningsoppdrag og venter på svar. Slik unngår vi dobbeltbookinger av tolkene, og beholder all opprinnelig informasjon om den ledige tiden. Blir den lilla streken borte og ledig tid-oppføringen står som før, har tolken takket nei. Blir hele avtalen borte, har tolken takket ja. Dersom bare deler av den ledige tiden blir brukt, forandrer vi ikke den opprinnelige tiden, men legger inn info i avtalen om når og hvor tolken er brukt. Dette for at formidlerne skal kunne vite hvor tolken har vært/er og hvor lenge tolken har tolket.

Ved ledig tolk med lønn skal denne vurderes brukt først, også i tilfeller der bruker har ønsket seg en annen tolk. Utvis likevel skjønn rundt brukers ønske/behov.

Vaktene på akuttolketjenestene må sjekke denne kalenderen før natt og helg, for å fange opp innmeldt ledig kapasitet. Frilanstolken må melde direkte til akuttvakt (i sin region fram til eventuell sentralisering av akuttvakt) dersom avbestillingen gjelder kveld/helg og skjer like før/idet oppdraget skulle starte. Frilanstolken må få avklart av sin tolketjeneste hvordan og til hvem denne beskjed skal sendes. Forhåndsmeldt ledig kapasitet trenger ikke meldes inn på nytt.

7.2 Tolkens betingelser ved erstatningsoppdrag

7.2.1 Urimelig merbelastningErstatningsoppdrag kan avvike fra det opprinnelige i innhold, men skal ikke føre til «urimelig merbelastning». Hva som er akseptabelt og hva som er «urimelig merbelastning» vil variere, og må

04.12.2019 Side 15 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

avklares gjennom dialog mellom tolketjeneste og frilanstolk. I avklaringen skal tolkens vurdering vektlegges, og det skal alltid tas hensyn til eventuelle behov for forberedelse ved erstatningsoppdrag.I dialogen kan det avtales forskyvning eller forlengelse av oppdragstiden, der mertid utenfor opprinnelig avtaletid alltid skal avlønnes ekstra. Frilanstolken kan avvise forskyvning eller forlengelse under henvisning til den opprinnelige oppdragsavtalen.

7.2.2 Tolkens tilgjengelighetVed avlyst oppdrag skal frilanstolken være tilgjengelig på telefon i den opprinnelige avtaletiden

Det kan gis beredskapsoppdrag som innebærer at frilanstolken skal være klar som tilgjengelig tolk på et angitt sted. Dette må varsles i god tid, og skal ikke medføre urimelig merbelastning eller ekstra reisetid. Tolken skal kun være tilgjengelig i det tidsrommet den opprinnelige avtaletiden var. Dersom det opprinnelige oppdraget ville medført overnatting hjemmefra, kan tolketjenesten også forvente å kunne bruke tolken til oppdrag med overnatting et annet sted.

7.2.3 Tolkens betalingFrilanstolken skal ha honorar for den delen av det opprinnelige oppdraget som faller innenfor en 14-dagersperiode regnet fra datoen da tolkeoppdraget bortfalt. Gis det erstatningsoppdrag som er likt eller mindre i tid enn det opprinnelige oppdraget, honoreres tolken for det opprinnelige. Eventuell avtalt mertid ved erstatningsoppdrag skal avlønnes ekstra.

Hadde det opprinnelige oppdraget utløst sats for tolk-ledsaging for døvblinde, skal dette utbetales for hele den opprinnelige oppdragstiden, mens eventuell mertid avlønnes etter sats for det faktisk tolkede oppdraget. Dette følger av bestemmelsen i Vilkår ved frilanstolkeoppdrag om at «Frilanstolkens betaling skal tilsvare det opprinnelige oppdraget hvis erstatningsoppdraget er mindre enn det avtalte og skal følge erstatningsoppdraget hvis det er større».

Dersom frilanstolken ønsker fri i stedet for å stå ledig for erstatningsoppdrag, må tolken informere om dette når oppdraget avlyses. Da bortfaller honoraret for hele det opprinnelige oppdraget. Tolketjenesten/formidleren sender en beskjed til fagansvarlig/leder ved tolketjenesten i tolkens primærtolketjeneste og til samordna frilansområde som behandler honorarkravet.

Om frilanstolken ønsker å ha fri når et erstatningsoppdrag presenteres etter at det avbestilte oppdraget skulle vært påbegynt – og det er praktisk mulig å gjennomføre dette uten urimelig merbelastning for frilanstolken – bortfaller honorar fra dette tidspunktet.

Dersom frilanstolken trekker seg fra oppdraget, blir syk eller av andre grunner ikke kan ta oppdraget, bortfaller retten til honorar.

7.2.4 Betaling til medtolkenHvis en av tolkene blir syke eller trekker seg fra oppdraget ved et fler-tolk-oppdrag, kan det skje at oppdraget endrer karakter og «avviker uforholdsmessig» fra det opprinnelige for medtolken(e). Medtolken(e) vil dermed fortsatt ha krav på honorar.

04.12.2019 Side 16 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

8 Annen betaler og avlyste oppdragNAV er ansvarlig for at frilanstolkene får betalt for alle oppdrag som NAV formidler, uavhengig av om oppdraget belastes folketrygdens stønadsbudsjett eller skal dekkes av «annen betaler». Tolken har fått oppdraget gjennom NAV, og skal ha lønn. NAV tar seg av alle slike faktureringer på vegne av frilanstolken.

Når NAV formidler et oppdrag og tolken sier ja til oppdraget, så er det NAV tolken inngår avtale med og dermed også NAV tolken må kunne holde ansvarlig for at avtalen blir oppfylt (inkludert betalingen).

NAV skal gi frilanstolken oppgjør for oppdraget uavhengig av om annen betaler gjør opp for seg eller ikke.

Teoretisk vil vel dette en gang iblant kunne medføre at stønadsbudsjettet blir belastet med et oppdrag som NAV ikke klarer å skaffe tolken erstatningsoppdrag til.

Utfakturering til annen betaler ivaretas av den enkelte sentral fram til ny fakturamodul er klar i OeBS-tolk. Dette medfører at ingen frilanstolk skal sende egen faktura til annen betaler.

Når frilanstolken har hatt oppdrag for annen betaler skal det sendes inn honorarkrav for dette oppdraget straks oppdraget er utført. Frilanstolken skal påse at rett oppdragskode er ført inn timelisten. Dette for å få gjort faktureringen snarest mulig etter oppdraget. Ved annen betaleroppdrag må frilanstolken sende inn det utfylte oppdragskortet til samordna frilans for honorering. Ved rettstolking må også salærskjema fylles ut og legges ved for å få utbetalt den forhøyede satsen. Det er kun side nr 1 og 5 som skal fylles ut.

Samordna frilans plukker manuelt ut annen betaler-oppdrag, kopierer og sender i retur til fylket som eier oppdraget. Samordna frilans må sørge for at nødvendige opplysninger står på/blir ført på oppdragskortet (reisetid, reiseutgifter, km o.l.)

Den enkelte tolketjeneste må være svært nøye med å registrere oppdragene riktig, på annen betaler, for å muliggjøre manuelt utplukk og evt purring.

Tolketjenestene må ta ut rapport fra OeBS slik at de sikrer at de har fått i retur og lukket alle åpne forespørsler på annen betaler-oppdrag. Den enkelte tolketjeneste må sende liste over annen betaler-oppdrag som ikke er kommet i retur fra Samordna frilansområde innen rimelig tid. Samordna frilansområde går tilbake i arkiverte honorarkrav, finner de aktuelle oppdragsavtalene og sender til fylket som har etterlyst disse.

04.12.2019 Side 17 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

9 Praktisering av skjønnHver enkelt tolketjeneste har ansvar for å svare på spørsmål/problemstillinger fra sin tolk første omgang.

Rutinebeskrivelsen skal være en hjelp i dette arbeidet, og gi føringer som skal sikre lik behandling i alle fylker. Rutinebeskrivelsen er utarbeidet på grunnlag av diskusjoner der alle hjelpemiddelsentralene og Tolkeforbundet har deltatt.

Dersom man er i tvil, kan Samordna frilansområde rådføres. De er rådgivende, ikke «lovgivende».

Rutiner det er uenighet om, nye områder det må tas stilling til og lignende, vil bli tatt opp fortløpende. Rutinebeskrivelsen skal for øvrig være et levende dokument, som må endres og utvides etter hvert som nye utfordringer dukker opp, eller når arbeidet rundt rundskrivene får resultat og regelverk vi forholder oss til endres.

04.12.2019 Side 18 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

10 Saksgang ved konflikt

10.1 Vilkår ved frilanstolkeoppdrag

Dette er en bekjentgjøring av oppdrag. Oppdraget er en avtale mellom NAV og frilanstolken. Avtalen er gjeldende fra det tidspunktet avtale om oppdrag ble inngått.

Når avtale om oppdrag er inngått gjelder følgende: Plikter og ansvar: Her vises til gjeldende Rammedokument besluttet av NAV, se også nav.no/tolk.

Oppdragsavtalen:Hver av partene kan fri seg fra avtalen inntil 14 dager før oppdragsstart (30 dager ved tilleggsavtale om tolk i arbeid eller utdanning). Oppsigelsen skal være skriftlig. Hvis tolkeoppdraget bortfaller senere enn 14 dager før avtalt oppdragsstart skal oppdraget honoreres med ordinær tolketakst i inntil 14 dager regnet fra datoen da tolkeoppdraget bortfalt. Det utbetales ikke honorar for den delen av det bortfalte tolkeoppdraget som eventuelt går ut over disse 14 dagene (ved tilleggsavtale om tolking i arbeid og utdanning kan perioden utvides til 30 dager). Retten til honorar faller bort hvis tolken ikke er villig til å ta erstatningsoppdrag. Tolken kan bare avvise erstatningsoppdrag under henvisning til manglende kompetanse eller at erstatningsoppdraget avviker mye fra det bortfalte oppdraget. Et erstatningsoppdrag kan avvike fra det opprinnelige oppdraget i innhold og omfang, men kan ikke pålegge tolken urimelig merbelastning. Hva som anses som urimelig merbelastning vil kunne variere og det bør vises smidighet i dialogen mellom tolken og hjelpemiddelsentralen som har formidlet oppdraget. Frilanstolkens honorar skal tilsvare det opprinnelige oppdraget hvis erstatningsoppdraget er mindre enn det avtalte og skal følge erstatningsoppdraget hvis dette er større. Ved bortfall av tolkeoppdrag gis det bare dekning for kostnader og forberedelser som er påløpt. Det gis ikke erstatning for tillegg som kunne påløpt om oppdraget hadde blitt gjennomført.

Brudd på plikter og ansvarHer vises til gjeldende Rammedokument besluttet av NAV, se også nav.no/tolk.

10.2 Brudd på vilkår/konfliktBrudd på vilkårene bør føre til en samtale, eventuelt et møte, avhengig av sakens natur. I noen tilfeller vil veiledning være riktig virkemiddel. En innkalling til et møte må alltid redegjøre for møtets agenda og bakgrunn, slik at tolken kan forberede seg til møtet på en god måte. Tolken har anledning til å ta med en bisitter, når alvorlighetsgraden tilsier det. Dette skal vi informere om i innkallingen. Et referat fra et møte rundt en konflikt vil kunne formuleres som en skriftlig advarsel. Det er en fordel om referat utarbeides på stedet og underskrives av alle deltagere ved møtets slutt.

Tolketjenesten bør ha en mappe på hver enkelt tolk, med en svært begrenset tilgjengelighet. Det må gjøres bevisste valg på hvem som har tilgang, dette kan være fagansvarlige/ledere med personalansvar eller erfaring fra området, HR-personer på hjelpemiddelsentralen eller lignende. Tolken har rett til innsyn i sin mappe. Mappen bør inneholde «personalopplysninger», ros og ris mottatt til tolken, og som denne selvsagt har fått beskjed om. Eventuelle notat angående erstatningsoppdrag bør oppbevares her. Referat fra møter lagres også her.

04.12.2019 Side 19 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

I den grad det oppstår konflikter som på noen måte påvirker honorarkrav, skal Samordna frilansområde informeres

Brudd på avtalen kan føre til sanksjoner. Sanksjoner kan være at tolken ikke får tilbud om oppdrag på ett eller flere områder i et gitt tidsrom eller i ytterste konsekvens på permanent basis

04.12.2019 Side 20 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

11 Informasjon

Informasjon blir publisert på Samordna frilansområde på Facebook, lukket gruppe. Alle frilanstolker og andre med tilknytning til tolketjenestene kan bli medlem der. Informasjonen gjelder frister, rutiner, formidling og honorering av oppdrag, samarbeid med frilanstolkene og annen interessant og relevant informasjon.

Informasjon sendes oppsamlet ca 1 gang pr måned i mail til de tolkene som ikke ønsker å være medlem i Facebookgruppe, og har meldt at de ønsker mail.

Det oppfordres til at frilanstolkene også får lokal informasjon direkte fra hjelpemiddelsentralen i sitt hjemfylke.

Lokalt informasjonsbrev kan også sendes Samordna frilansområde, slik at de har oversikt over hva som rører seg.

04.12.2019 Side 21 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

12 Honorarkrav

12.1 Honorarkrav – Honorarkrav skal sendes elektronisk, samt at signert refusjonsskjema sendes inn i papirversjon eller elektronisk. Dersom tolken har hatt oppdrag med overnatting, må skjema for signatur av reiseregning sendes pr post.Annen betaler oppdrag skal sendes inn, i papirversjon eller elektronisk, og med opplysninger om tidspunkter, samt eventuelle utlegg og krav om kost og signatur.

Oppdatert skjema for honorarkrav ligger på HERTolken plikter å benytte seg av den siste oppdaterte skjema som finnes som linker på denne siden.

Frister for innsending blir opplyst på Samordna frilansområde sin Facebookgruppe og i månedlig mail til de som ikke ønsker å være i Facebookgruppe.

Honorarkrav skal sendes til: nav.frilanstolker.honorar@nav.no.

Papirversjon sendes til:

Samordna frilansområdeNAV Hjelpemiddelsentral Oslo & AkershusAvdeling tolkPb 324 – Alnabru0614 Oslo

12.2 KontaktinformasjonFrilanstolken må ha et mobilnummer og en epost-adresse. Tolken må også signere/opprette auto signatur på sin mail med:

• Navn• Telefonnummer• E-post• Postadresse• Primærtolketjeneste • Opplysning om eventuell avtale om tolking i arbeid eller undervisning• Status faglært eller ufaglært

Dette for å lette arbeidet rundt honorering og eventuelle behov for kontakt rundt dette eller annet. Det er også viktig at tolken bruker signaturen når han/hun svarer på forespørsler om oppdrag.

04.12.2019 Side 22 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

13 Adresser og telefonnummerVår epostadresse er: nav.frilanstolker.honorar@nav.no.

Honorarkravet sendes til:

Samordna frilansområdeNAV Hjelpemiddelsentral Oslo & AkershusAvdeling tolkPb 324 – Alnabru0614 Oslo

De som jobber på Samordna frilansområde finner du nederst på DENNE siden.

Send eventuelt henvendelsen til nav.frilanstolker.honorar@nav.no, så blir du kontaktet.

Spørsmål rundt spesifikt honorarkrav, kontakt den som har behandlet honoraret.

For informasjon til frilanstolkene, se: www.nav.no/tolk.

04.12.2019 Side 23 av 24

NAV Hjelpemidler og tilrettelegging Frilanstolkrutinene versjon 7

14 Vedlegg: BegrepsavklaringHjemfylke – fylket man har bostedsadresse og har kontrakt med

Primærfylke – fylket man har kontrakt med

OeBS – dataprogram formidlingen bruker til å registre og tildele oppdrag?

Kalenderen – Outlook-kalender

Arbeidsgiver – = oppdragsgiver/NAV

NAVET – intranett for NAV-ansatte

ØT _ NAV Økonomiteneste, de håndterer selve utbetalingen etter at kravet er godkjent av Samordna frilansområde

Erstatningsoppdrag – oppdrag tolken blir tildelt som erstatning for avlyst oppdrag

Tolk 1/Tolk 2 – Begrep brukt om tolker ifm døvblindoppdrag, i de tilfeller der bruker skal dekke utgifter for den første tolken, mens NAV dekker for øvrige tolker.

Porten – Intranettets IT-hjelp, der endringer i OeBS må meldes inn.

04.12.2019 Side 24 av 24