República Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Defensa

Universidad Nacional Experimental De la Fuerza Armada Nacional

Vicerrectorado AcadémicoLicenciatura en Administración y Gestión Municipal.

Asignatura: Organización y Métodos

Compendio elaborado por: Lcda. María Moros

Barquisimeto 2011-12.

Lcda. María Moros

Objetivo General:

Analizar la importancia de la organización y métodos en los procesos de creación y mejoramiento administrativo de organizaciones que funcionan en contextos cambiantes.

Sinopsis de Contenido

Esta asignatura fue incorporada en la carrera con el fin de brindarles a los estudiantes las herramientas necesarias para conocer el funcionamiento administrativo de las organizaciones, conocimiento que es necesario para el buen desempeño de un gestor municipal.

La misma está estructurada en cinco (5) unidades a saber:

UNIDAD 1: Fundamentos de la organización y métodos UNIDAD 2: La organización UNIDAD 3: Línea y staff UNIDAD 4: Autoridad y responsabilidad UNIDAD 5: Estructuras organizativas, procesos y procedimientos de trabajo

Lcda. María Moros

UNIDAD 1

FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Objetivo de la Unidad:

Explicar los fundamentos de la organización y métodos.

Lcda. María Moros

1. FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.

1.1 Introducción.

La materia, la carrera, la profesión.

La materia Organización y Métodos Administrativos plantea el estudio de la estructura organizativa y de los sistemas administrativos de las organizaciones, con énfasis en los aspectos metodológicos de los procesos de reorganización y en las técnicas de análisis y diseño organizacional, de modo de posibilitar el logro de los objetivos de las organizaciones en condiciones de eficiencia

La carrera y la profesión de Organización y Métodos permitirán al profesional Definir en sus propias palabras organización y empresa. Describir la estructura orgánica de una empresa/organización. Aplicar la Dinámica de Grupos a la solución de problemas y trabajo de equipo. Diseñar herramientas que permitan un efectivo levantamiento de información con vistas a definir los requerimientos de una empresa. Analizar la dinámica interna de una Organización. Analizar los procesos de cambio organizacionales. Tratar procesos de cambio organizacionales. Proponer soluciones a problemas de comunicación. Valorar la importancia y eficacia de una comunicación abierta y clara. Valorar el trabajo en equipo. Valorar su aporte y la importancia de sus actividades dentro del conjunto: familia, organización, Universidad, país. Valorar la importancia del aprendizaje continuo. Aplicar técnicas de relevamiento de requerimientos adecuadas al problema u organización. Establecer los requerimientos de la Organización.

La Función de Organización y Sistemas.

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.

3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.

4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.

5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.

6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.

7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.

8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con

mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

Lcda. María Moros

"Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"

1ª Fase de desarrollo

(inicial)

2ª Fase de desarrollo

(intermedia)

3ª Fase de desarrollo

(consolidación)

Análisis de estructuras y funciones

Teoría de sistemas Teoría cuantitativa

Cuadros de distribución del trabajo

Desarrollo Organizacional Ingeniería de sistemas

Elaboración de organogramas Administración por proyectos Informática

Elaboración de diagramas de flujo

Administración estratégica Modelos de simulación

Análisis y descripción de puestos

Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organización

a. Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.

b. Fase de Desarrollo (Inicio):

En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas y los proyectos.

c. Fase de Desarrollo (Intermedia):d. Fase de Desarrollo (Consolidación): Es la fase donde se hace más avanzado el

desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos.

Concepto.

Lcda. María Moros

Elaborado por Moros, María 2011.

Explicación:

Definición: Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización

racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y

agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Elementos del Concepto.

Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá el

grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y

actividades necesarias para lograr los objetivos.

Sistematización. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente

para facilitar el trabajo y la eficiencia.

Lcda. María Moros

Organización

Estructura

Establecimiento

Marco Fundamental que establece la disposición y correlación

Jerarquía

Niveles

Actividades

Necesaria para

Sistematización de RecursosCoordinación racional de actividades y recursos para facilitar el trabajo

Mediante

Correlación y Agrupación de actividades

Especialización.

Con el fin

Simplificar las funcionesEstablecimiento de métodos más sencillos

Medio utilizado para llegar a un fin.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. En la organización surge la necesidad

de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. Jerárquica. La

organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y

responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los

métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Importancia de la Organización.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus

recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo

que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo

social.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un

mínimo de esfuerzo.

4. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la

productividad.

5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Antecedentes y evolución de la función de Organización y Métodos.

La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Métodos en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoría con

Lcda. María Moros

funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

La O y M nace mucho antes que el estudio de los sistemas de información Computarizados, desde el inicio de la administración científica. O y M se encargaba del estudio de los sistemas de información de las organizaciones. El desarrollo de los sistemas de información computarizados no excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de información, muy por el contrario, un sistema de información computarizado que no sea desarrollado en forma armónica con la parte manual que lo alimenta y a la cual proporciona información, no puede funcionar eficientemente.

El objetivo básico de la O y M es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a través de la simplificación de las operaciones y eliminación de aquellas actividades que se consideran innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las mismas.

Su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades.

Los procesos de reingeniería y calidad total en las organizaciones.

SOBRE LA REINGENIERIA

“Comienzo desde Cero” guarda relación con las teorías del Presupuesto de Base Cero muy difundidas en las organizaciones hace algunas décadas, de allí también las mismas críticas.Una de estas críticas es que todo “comienzo desde cero” estaría implicando algo así como desdeñar los aprendizajes positivos del pasado, lo cual no está muy lejano de plantear que la historia toda de la organización no ha generado estructuras útiles para la situación actual.

Difícil este tipo de postura si sólo se analiza desde el punto de vista técnico.

Sin embargo, desde una perspectiva más amplia, es dable revisar a la Reingeniería como una idea fuerza, cuyo surgimiento en la última década del siglo XX marca una necesaria inclinación al impacto sobre el modo de ver a las organizaciones.

Algo así como los fundamentalistas de la Reingeniería; preconizan, poco más o menos, que la organización resurge de sus cenizas, como el ave fénix; habría que desechar todo lo anterior para empezar de cero, creando nuevos procesos, lo que puede hacerse solamente partiendo de una página en blanco; ya no se trata de analizar si algo debe modificarse, sino determinando si existe una razón para que exista, en busca de algo realmente nuevo, desmontando recetas y eligiendo el proceso adecuado desde el mismo momento en que nos movilizamos hasta concluir su entera implementación.-

La Reingeniería, entonces, tiene el mérito (así planteada, como “ruptura” total) de actuar a modo de “bisagra” entre diferentes modos de ver a las estructuras de las organizaciones.

Lcda. María Moros

Dentro de la Administración Pública significa pensar en un rediseño radical para obtener una mejora drástica en el rendimiento: (costo, calidad y servicio), con enfoque hacia el ciudadano, centrado en los procesos, rompiendo con las reglas, usando creativamente la tecnología, algo realmente nuevo en busca de oportunidades.

Calidad Total

“Cero Defecto” guarda relación con el desempeño aceptable que cumple con los requerimientos; es la herramienta que sirve para orientar en la organización, conociendo en detalle los procesos y los costos de la calidad.

Posee una visión más completa e integradora, creando permanentemente valores de tipo cultural dentro de la organización, que permanecen y se enriquecen a través de los cambios y permiten, precisamente, manejarlos.

Esta idea de “Cero Defecto” aparece como algo difícil de lograr, sin embargo debe verse como una actitud hacia nuestro desempeño y el compromiso de no aceptar los errores como algo inevitable de la actividad sino como una fuente de mejora continua.

Al adoptar una definición de norma de desempeño como ésta: no da lugar a malos entendidos o interpretaciones.-

Cada uno de los miembros de una organización sabe lo que se espera de él y del resto de sus compañeros: no cometer ni dejar que se cometan errores durante cada una de las etapas de los procesos y entender claramente que los errores son evitables.

En la Administración Pública en muchos casos es posible que se realicen actos innecesarios que sólo consumen recursos de la organización y nos distraen del objetivo básico de la gestión; por lo que estas tareas deben ser analizadas, reformuladas y en caso de ser sobreabundantes, interrumpirse.

La “Gestión de la Calidad Total” no es más que un sistema planeado y probado que permite a través de normas implementar y llevar adelante medidas para un mejoramiento continuo de la calidad en todas las áreas de una administración organizacional.-

Este tipo de normas plantean requerimientos formales que significan:

Decir lo que se hace, hacer lo que se dijo y documentar lo que se hizo.-

Lcda. María Moros

Los aspectos técnicos y comportamentales del cambio organizacional.

EL CAMBIO ORGANIZACIONAL COMO PROCESO: Más y más organizaciones hoy en día enfrentan un ambiente dinámico y cambiante. Esto, a su vez, requiere que dichas organizaciones se adapten: ¿Cambiar o morir! Es el grito entre los gerentes de todo el mundo hoy en día.

FUERZAS PARA EL CAMBIONaturaleza de la fuerza del trabajoMayor diversidad culturalIncremento en los profesionalesMuchos nuevos contratados con habilidades inadecuadas.TecnologíaMás computadoras y automatización.

Algunas organizaciones tratan los cambios como una circunstancia accidental (cambio). Sin embargo, las actividades de cambio que son productivas y tienen un propósito son las que interesan. Metas esenciales del cambio planeado:

· Busca mejorar la capacidad de la organización para adaptarse a los cambios en su ambiente.

· Busca cambiar el comportamiento del empleado. (para lograr mayor eficiencia y mejor calidad de los servicios)

El factor humano no es un simple sujeto pasivo del proceso de cambio. Al contrario, es un actor que obedece a su lógica, a su racionalidad y que desarrolla sus propias estrategias que pueden o no estar de manifiesto y coincidir con los objetivos de la organización.

Los cambios no son ni buenos ni malos por sí mismos, depende de cómo los perciba cada ser humano.

¿Quiénes son los responsables de administrar las actividades de cambio?

Los agentes de cambio, personas que actúan como catalizadores y asumen la responsabilidad de administrar las actividades de cambio. Pueden ser gerentes o no gerentes, empleados de la organización o consultores externos.

¿Qué pueden cambiar los agentes de cambio?

· Cambio en la estructura· Cambio en la tecnología· Cambio en la ubicación física.· Cambio en la gente.

Lcda. María Moros

Actividades de Organización y Sistemas.

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS es un conjunto integrado de técnicas e instrumentos que permite analizar y diseñar la estructura y operativa de una organización para asegurar su mejoramiento continuo y su adaptación permanente a la realidad cambiante del contexto, apuntando al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

"Referidas a Aspectos Administrativos:

Análisis, diseño y rediseño:

- de estructuras organizativas, buscando su adaptación permanente en función de las variables de contingencia que puedan presentarse

- de procedimientos y métodos de trabajo, buscando mejorar la gestión organizacional en términos de un uso óptimo de los recursos materiales y humanos y garantizar la satisfacción de clientes y usuarios

- de portadores de información, buscando su normalización y su adaptación a los procedimientos de trabajo en los que intervienen

- de sistemas de información, con especial atención en los sistemas de procesamiento de datos y los sistemas de comunicaciones, para optimizar la toma de decisiones directivas y gerenciales.

"Referidas a Aspectos Físicos de la Organización:

Participación en el análisis, definición y redefinición:

- del tamaño óptimo de la organización, con especial referencia a su infraestructura física- de la disposición física de las oficinas, teniendo en cuenta los flujos de trabajo.Participación en la selección de tecnologías y en la automatización de procesos administrativos y no administrativos.

"Referidas a Aspectos Humanos:

Análisis:- de la dotación de recursos humanos y en particular de su eficiencia y en particular de su suficiencia y capacitación

-de la cultura organizacional y de los estilos gerenciales y su impacto sobre los fenómenos de cambio organizacional, sobre el desempeño individual y sobre la productividad.

Lcda. María Moros

De esta descripción surge claramente que el analista de O y S debe mantener continuas relaciones con profesionales de otras disciplinas, como por ejemplo: Recursos Humanos, Comportamiento Organizacional, Informática y Arquitectura.

Lcda. María Moros