Risicomanagement als integraal onderdeel van de gemeentelijke organisatie Nienke Maas, TNO Dirk...
-
Upload
elias-moens -
Category
Documents
-
view
224 -
download
5
Transcript of Risicomanagement als integraal onderdeel van de gemeentelijke organisatie Nienke Maas, TNO Dirk...
Risicomanagement als integraal onderdeelvan de gemeentelijke organisatie
Nienke Maas, TNODirk Pereboom, Deltares
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Inhoud
> Complexiteit en spanningsveld gemeentelijke organisatie> Gereedschap voor risicomanagement:
– onzekerheid reduceren– methodiek voor overheidsorganisaties
> Implementatie Risicomanagement– waarom? Discussie 1– (belemmeringen en voorwaarden)
> Wat zijn de voordelen?> Organisatorische inbedding
– De rol van cultuur, vertrouwen en motivatie bij de inbedding– Stellingen! Discussie 2
Complexiteit van (gemeentelijke)bouwprojecten
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Spanningsveld
> De dynamische grenzen van het project als onderdeel van de ruimtelijke omgeving
> Het maatschappelijke krachtenveld (gebruikers openbare ruimte, omwonenden en direct belanghebbenden, toekomstige gebruikers, MKB in de omgeving) en het bevoegd gezag
> De interne organisatie en externe organisatie (gemeente, adviseurs, ontwikkelaar, aannemer)
> De politieke context (B&W, gemeenteraad, raadscommissies)
Gemeente Raad
Bestuur / wethouder
Ambtelijk
apparaat
Ruimtelijke omgeving
Maatschappelijk krachtenveld
Project/risicomanagement
Gemeente RaadGemeente Raad
Bestuur / wethouder
Ambtelijk
apparaat
Ruimtelijke omgeving
Maatschappelijk krachtenveld
Project/risicomanagement
Externen
Gemeente Raad
Bestuur / wethouder
Ambtelijk
apparaat
Ruimtelijke omgeving
Maatschappelijk krachtenveld
Project/risicomanagement
Gemeente RaadGemeente Raad
Bestuur / wethouder
Ambtelijk
apparaat
Ruimtelijke omgeving
Maatschappelijk krachtenveld
Project/risicomanagement
Externen
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Welk gereedschap zet je in omonzekerheid te reduceren?
> Voor de belangrijkste ongewenste gebeurtenissen willen we in feite:
– reductie van de kans op optreden (preventief)
– beperking van eventuele gevolgen (correctief)
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Welk gereedschap zet je in omonzekerheid te reduceren?
> Voor de belangrijkste ongewenste gebeurtenissen willen we in feite:
– reductie van de kans op optreden (preventief)
– beperking van eventuele gevolgen (correctief)
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Welk gereedschap zet je in omonzekerheid te reduceren?
> Voor de belangrijkste ongewenste gebeurtenissen willen we in feite:
– reductie van de kans op optreden (preventief)
– beperking van eventuele gevolgen (correctief)
> Maatregelen!
Kans
Gevolg
hoog
hoog
laaglaag
Risicomatrix
Vermijden
Verzekeren
ReducerenAccepteren
Kans
Gevolg
hoog
hoog
laaglaag
Risicomatrix
Vermijden
Verzekeren
ReducerenAccepteren
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Welk gereedschap zet je in omonzekerheid te reduceren?
– preventief?– correctief?
> Maatregelen
Gereedschap:> Opzet en toepassing is
ontwikkeld in Delft Cluster project Implementatie Risicomanagement
> Methodiek voor overheidsorganisaties
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Kans
Gevolg
hoog
hoog
laaglaag
Risicomatrix
Vermijden
Verzekeren
ReducerenAccepteren
Kans
Gevolg
hoog
hoog
laaglaag
Risicomatrix
Vermijden
Verzekeren
ReducerenAccepteren
Click to edit Master title style
> Click to edit Master text styles– Second level
> Third level– Fourth level
Fifth level
Oriëntatie enafbakening
Risico’s benoemen,prioriteren enverdelen
Maatregelenbenoemen en kiezen
Monitoren enRapporteren
Too
lsO
utpu
t
Actiesbenoemen en uitvoeren
Risicodossier Risicodossier Risicodossier
Set beheersmaatregelen en geschatte besparing
projecttypering
actorenanalyse
risico D-base
kwant./prior.
maatr. D-base
kostenafweging
Risicoprofiel: Risico’s met kans en prioriteit
Risicodossier
Acties en planning;Eventueel extra maatregelen
planning
Volledig risicodossier
Bondige rapportageOpzet risicoanalyse, Projectprofiel, Actorenanalyse, Randvoorwaarden,Uitgangspunten
Gewenst effect
raamwerk
Waarom Implementatie Risicomanagement?
Discussie 13 vragen:
1. Wat heb je er echt aan?
2. Welke manieren heb je om het organisatorisch in te bedden?
3. Welke rol speelt cultuur, vertrouwen en motivatie erbij?
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Waarom Implementatie Risicomanagement?
Onderzoek bij:> Gemeente Reeuwijk> Provincie Gelderland> Gemeente Leiden> Gemeente Scheveningen
Project Management Bureau, Gemeente Leiden:> Aanleiding:
– Behoefte aan meer grip op projecten door ambtelijke organisatie en het bestuur
> Doelstelling:– Risicobewustzijn verankeren en verbreden door implementatie van
risicomanagement in de werkprocessen
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Belemmeringen en voorwaarden
Gebrek aan risico bewustzijn Gebrek aan risico management benefits Angst voor risico transparantie Moeilijk om risicomanagement toe te passen Gebrek aan begrip van risicomanagement Gebrek aan risicomanagement concepten en tools
Belemmeringen
Gebrek aan risicomanagement bench marks
Heldere doelen stellen Bewustzijn van consequenties en benefits Heldere (contractuele) verantwoordelijkheden Risicomanagement relateren aan ander management Alle stakeholders erbij betrekken Middelen ter beschikking stellen Begrip van risicomanagement Begrip van teamrollen Begrip van organisatiecultuur
Voorwaarden
Project fit van risico management concepten en tools
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Zie verder Martin van Staveren, 16.30 uur, over Risico, innovatie & verandering
Wat zijn de voordelen (tijd, geld)?
> Faalkosten 10 % - 20 % van uitvoeringskosten> In Nederland faalkosten in de infrastructuur (uitvoering)zo’n 800
millioen euro per jaar (SBR 2003)
> Betuwe Route, Waardse Alliantie, Traject Sliedrecht-Gorinchem Circa 25 millioen euro kostenbesparing
> In the UK: John Pier Tunnel 2 km long, 3 m diameter tunnel– 20 % quicker than planned– 10 % cost savings
> 10:1 benefit - cost ratio> 4-22 % total cost savings
> Voordeel 1: reductie van faalkosten> Voordeel 2: optimalisatie
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Wat zijn de voordelen? - Reeuwijk en Leiden> Bewuster met projectdoelen en risico’s om gaan> Risico’s bijtijds signaleren en tijdig bijsturen> Focus> Communicatie over risico’s
– Geeft draagvlak en houvast– Bevordert samenwerking– Helderheid in het projectteam– Dezelfde taal spreken
> Totaaloverzicht risico’s en maatregelen binnen projecten> Inzicht in gemeenschappelijke risico’s en raakvlakrisico’s> Bewustwording van nut & noodzaak> Enthousiasme
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Organisatorische inbedding en resultaat
> Reeuwijk: Training en learning on-the-job op projectniveau, eenmalige externe bijdrage
> Gelderland: op niveau van afdeling Wegen, externe bijdrage bij scan van projecten, vervolg nog
te bepalen
> Leiden: Formatie leidende coalitie op niveau van PMB, externe bijdrage, ook in fase 2 (verbreden en consolideren) + fase 3 (nazorg)
> Scheveningen: op project- / afdelingsniveau, eenmalige externe bijdrage + verzorgen interne opleiding, legitimatie vanuit project- / afdelingsniveau
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Zie verder Martin van Staveren, 16.30 uur, over Risico, innovatie & verandering
Zorg voor:> Trekkers binnen de organisatie die de voordelen inzien en daarin
investeren. Bij voorkeur aanjagers die een bepaalde invloed binnen de organisatie hebben
> Bereidheid tot investeren in tijd en geld> Een informele en open sfeer, ruimte voor alle individuele
teamleden om hun mening te kunnen inbrengen> Training on the job op basis van een reële casus> Tools beperkt tot eenvoudig en de essentiële voor het project> Aansluiting bij bestaande werkprocessen
Nienke Maas & Dirk Pereboom
Zie verder Martin van Staveren, 16.30 uur, over Risico, innovatie & verandering
De rol van cultuur, vertrouwen en motivatiebij de inbedding
De rol van cultuur, vertrouwen en motivatiebij de inbeddingDiscussie 23 stellingen:
1. Cultuur – inbedding van risicomanagement vereist een cultuuromslag naar open staan voor innovaties, waarbij het experiment niet wordt geschuwd
2. Vertrouwen - voor de invoering van risicomanagement moet het gezegde niet verwijzen naar een belemmering ("de kosten gaan voor de baat uit"), maar naar het resultaat: "een goed begin is het halve werk" gevolgd door "de aanhouder wint"
3. Motivatie - om risicomanagement geïmplementeerd te krijgen heeft de medewerker een prikkel op maat nodig!
Nienke Maas & Dirk Pereboom