OSNOVE TEORIJE RAUNOVODSTVENIH INFORMACIJSKIH SUSTAVA1. Openito o informacijskim sustavima

Informacijski sustav sveukupnost je ljudi, opreme, tehnologije i postupaka te njihova meuodnosa koji omoguuje prikupljanje, pohranu, analizu, obradu i distribuciju podataka i informacija korisnicima, odnosno donositeljima poslovnih odluka.

Sastavni dijelovi svakog informacijskog sustava su:

hardwer sastavni fiziki dio informacijskog sustava, obuhvaa osobna raunala, modeme, kablove, softwer nematerijalni dio informacijskog sustava koji se sastoji od programskih rjeenja, netver predstavlja komunikacijske i mrene veze putem kojih su svi elementi povezani u jednu cjelinu, dataver odnosi se na podatke pohranjene u bazama i skladitima podataka te na naine i metode njihove organizacije, lifever predstavlja ljude koji koriste informacijske sustave, orgver ini ga niz organizacijskih postupaka te metoda povezivanja ostalih elemenata u jednu cjelinu.Informacijski sustav obuhvaaju aktivnosti rasporeene po sljedeim fazama:

ulaz podataka ovu fazu obiljeava prikupljanje podataka iz unutarnjih i vanjskih izvora,

obrada podataka ova faza obiljeena je razvrstavanjem, evidentiranjem, kalkulacijom i ostalim postupcima nad podacima koji su prikupljeni,

izlaz podataka faza u kojoj se dobivene informacije distribuiraju njihovim korisnicima,

faza povratne veze ovu fazu obiljeava povratna veza izmeu izlaza i ulaza podataka.

Informacijski sustavi mogu se podijeliti prema:

1. stupnju sloenosti informacija koje pruaju:

a) klasine ili transakcijske informacijske sustave osnovni su dio svakog informacijskog sustava te pruaju potporu tekuim poslovnim procesima i transakcijama,

b) sustavi za potporu pri odluivanju obiljeava ih naprednija mogunost obrade podataka koja rezultira stvaranjem baze modela iz kojih je mogue simulirati dogaaje i procese, vriti predvianja i analize,

c) ekspertni sustavi obiljeava ih mogunost pohranjivanja ekspertnih znanja (znanja strunjaka) iz odreenog podruja te uporabe tog znanja pri odluivanju.

2. Kriteriju izvora podataka i informacija:

a) formalne informacijske sustave koji daju kvalitativne i kvantitativne informacije te preslikavaju stvarni svijet u vlastiti sustav. Ti sustavi su ogranieni jer ukljuuju formalne izvore podataka, npr. informacijski sustavi za potrebe prodaje, u nabavi, za ljudske resurse...

b) neformalni sustavi ukljuuju neformalne izvore informacija i predstavljaju nadopunu formalnim sustavima, npr. neformalni razgovori zaposlenih na stankama za odmor, poslovnim rukovima...Informacijski sustavi, poput proizvoda i usluga, imaju svoj ivotni vijek te prolaze kroz odreene faze razvoja. Prva faza je uvoenje ili nastajanje informacijskog sustava koja zapoinje pojavom poticaja odnosno potrebe za prikladnim informacijama. U toj se fazi provode opseni razgovori sa strunjacima iz informacijskih tehnologija kako bi se izgradio uinkovit i djelotvoran sustav uz razumni angaman materijalnih i ljudskih resursa poduzea.

Fazu rasta odnosno ekspanzije informacijskog sustava obiljeava njegov kvantitativan rast u obliku nabave i akumulacije odgovarajue opreme i raunalnih programa, obrazovanja djelatnika, razvoj organizacijskih metoda, uspostave komunikacijskih i mrenih veza te rasta baza i skladita podataka, a do kojeg je dolo ulaganjem sredstva i znanja.

U fazi sazrijevanja odnosno konsolidacije naglasak je na standardizaciji, usklaivanju rada svih komponentim i tzv. finom podeavanju sustava.

U fazu zrelosti sustav ulazi nakon uspostave odgovarajuih kontrola te prikladnih mogunosti upravljanja.

Nunost upravljanja suvremenim informacijskim sustavima javlja se potkraj 20. Stoljea, a tome su ponajprije pogodovali globalizacijski procesi, koji su promjenili tradicionalni koncept poslovanja te doveli do potrebe upravljanja informacijama, te nagli razvoj informacijskokomunikacijske tehnologije.

Pri izgradnji, upravljanju i odravanju informacijskih sustava menadment je suoen sa sljedeim izazovima:

izazov stratekog poslovanja odnosi se na pitanje na koji nain poduzee moe koristiti informacijsku tehnologiju kako bi oblikovalo uinkovitu i djelotvornu organizaciju,

izazov globalizacije poduzea posluju na globalnom tritu stoga menadment mora oblikovati informacijski sustav koji e sve razlike uzeti u obzir i omoguiti generiranje i distribuciju informacija prikladnih svakom lokalnom ili regionalnom okruenju u kojem poduzee posluje,

izazov informacijske arhitekture vezan je za pitanje na koji nain poduzee moe razviti ciljno usmjerenu informacijsku arhitekturu,

izazov ulaganja u informacijske sustave pri uvoenju informacijskih sustava potrebno je provesti analizu trokova i koristi na dugi rok kako bi se dobio uvid u isplativost ulaganja, izazov odgovornosti i kontrole odnosi se na uspostavu za djelatnike razumljivih informacijskih sustava koji se mogu kontrolirati i koji se koriste na etian i drutveno prihvatljiv nain.2. Raunovodstveni informacijski sustavKnjigovodstvo je vjetina biljeenja nastalih poslovnih promjena, koje su zapisane na dokumentima ili u obliku elektronikog zapisa, iskazane vrijednosno te koje utjeu na promjenu raunovodstvenih kategorija, odnosno imovine, obveza, glavnice, prihoda i rashoda. Uz knjigovodstvo sastavne funkcije raunovodstva su raunovodstveno planiranje, raunovodstvena kontrola, raunovodstvena analiza i informiranje. Raunovodstvo je mogue definirati kao vjetinu, tehniku, umijee evidentiranja poslovnih dogaaja te interpretacije rezultata dobivenih njihovom obradom.

Informacijski sustav u poduzeu mogue je podijeliti na:

1. upravljaki ili menadment informacijski sustav,

2. raunovodstveni informacijski sustav.

Razlika izmeu njih je u injenici to su predmet ulaza u menadment informacijski sustav i nefinancijske transakcije, pa je on iri pojam od raunovodstvenog informacijskog sustava.

Raunovodstveni informacijski sustav mora proizvesti informacije za potrebe mnogih korisnika, posebice drave i dravnih kreditora, dobavljaa, menadera, dioniara.Menadment informacijski sustav prua menadmentu niz informacija neophodnih za poslovno odluivanje. Za donoenje poslovnih odluka menadment mora raspolagati korisnim informacijama ija su obiljeja znaajnost, pouzdanost, potpunost, pravovremenost, razumljivost, provjerljivost.

Visoka razina menadmenta uobiajeno zahtjeva saete i raznovrsne informacije koje se odnose na dua vremenska razdoblja, a neophodne su za donoenje stratekih odluka. Srednja razina menadmenta trai detaljnije informacije usmjerene na pojedine segmente poslovanja, a koje se odnose na neto kraa vremenska razdoblja i slue za donoenje taktikih odluka. Nioj razini menadmenta potrebne su detaljnije, usko usmjerene informacije za kratka vremenska razdoblja pomou kojih donose svakodnevne operativne odluke.

Osnovna funkcija raunovodstvenog informacijskog sustava je proizvodnja informacija na temelju obrade podataka koji su rezultat financijskih transakcija.

Raunovodstveni informacijski sustav moe se definirati kao sveukupnost ljudi, opreme, raunalnih programa, pohranjenih podataka, naina i metoda njihove organizacije, komunikacijskih i mrenih veza te organizacijskih postupaka koji omoguuju prikupljanje, razvrstavanje, evidentiranje, sumoranje, pohranjivanje podataka i informacija te sastavljanje i predoavanje raunovodstvenih informacija zainteresiranim korisnicima.

Raunovodstvo predstavljapomonu aktivnost u stvaranju dodane vrijednosti, ono vrijednosno prati kretanje inputa i outputa koji se pojavljuju u aktivnostima poduzea. Cilj je svakog poduzea stvaranje dodane vrijednosti za kupce kojima e prodati proizvod ili usluge i ostvariti profit.

Knjigovodstvene isprave, tj. podaci koje one predoavaju predstavljaju ulaz u raunovodstveni informacijski sustav.

Sredinji i osnovni dio sustava jest obrada podataka i njihovo pohranjivanje u okviru sljedeih elemenata:

raunovodstvena naela opa pravila koja slue kao vodi u procjeni, biljeenju i izvjetavanju o poslovnim aktivnostima. ine ih naelo opreznosti, prevage biti nad formom, pojedinane procjene, naelo troka nabave... raunovodstveni standardi ine razradu raunovodstvenih naela u pogledu metoda obuhvata i obrade raunovodstvenih podataka, formiranja raunovodstvenih informacija te njihovog prezentiranja korisnicima raunovodstvene politike predstavljaju posebna naela, osnove, dogovore i praksu koje je usvojio poslovni subjekt u sastavljanju i prezentiranju financijskih izvjetaja raunovodstvene metode su naini evidentiranja transakcija, mogu biti rune i strojne zakonski propisi koji reguliraju iroko podruje financijskog izvjetavanja konta predstavljaju nositelje podataka o pojedinim pozicijama financijskih izvjetaja poslovne knjige koje ine temeljne evidencije pomou kojih se kronoloim redom i na sustavan nain obuhvaaju transakcije koje su predmet raunovodstvenog obuhvata. Dnevnik, glavna knjiga i pomone poslovne knjige.Izlaz raunovodstvenog informacijskog sustava ine informacije koje su predoene razliitim financijskim izvjetajima i biljekama. To su bilanca, izvjetaj o dobiti, izvjetaj o novanom toku, izvjetaj o promjeni vlasnike glavnice.

S organizacijskog aspekta raunalni raunovodstveni informacijski sustav moe se podijeliti na:

1. modularan oblik sastavljen je od pojedinanih modula, odnosno podsustava koji predstavljaju zaokruene cjeline unutar poduzea. Temeljno obiljeje ovog sustava je da se podaci s raunovodstvenih papira unose u sustav najee u samom raunovodstvu, a rijetko na mjesto nastanka transakcije.a) Modul glavne knjige podsustav je raunovodstvenog sustava koji omoguuje sastavljanje i predoavanje financijskih izvjetaja te je usmjeren na potrebe vanjskih korisnika informacija.

b) Analitika knjigovodstva najee obuhvaaju pozicije kupaca, dobavljaa, dugotrajne imovine, zaliha, rashoda, prihoda i sl.

c) Pomoni moduli predstavljaju odreene pomone evidencije poput knjige blagajne, knjige putnih naloga, knjige ekova, ulaznih i izlaznih rauna.

Modularni oblik koristi se u malim i srednje velikim poduzeima.

2. Integralan oblik ini jedinstveni integrirani sustav sastavljen od razliitih modula. Njegovo obiljeje je da se podaci evidentiraju na mjestu nastanka transakcije. Najee poiva na on-line raunalnom sustavu koji se dijeli na:a) On-line sustave u realnom vremenu knjienje u vremenu kada je transakcija nastala

b) On-line sustav s batch obradom odgoena knjienja, krajem dana, tjedna i sl.

Prisutan je u velikim poduzeima.

3. Kombiniran oblik predstavlja kombinaciju modularnog i integralnog oblika.ORGANIZACIJA PODUZEA I POSLOVNIH FUNKCIJA1. Osnove organizacije poduzea

Pravni oblici poduzea dijele se na:

1. Individualna (samostalna ili inokosna) poduzea koja su u vlasnitvu jedne osobe koja samostalno i slobodno upravlja poslovanjem te odgovara za obveze poduzea cjelokupnom svojom imovinom,

2. Partnerska poduzea ili ortatva koja su u vlasnitvu dvije ili vie osoba koje mogu odgovarati za obveze poduzea u cjelokupnom svojom imovinom ili pak to ine samo neke od njih,

3. Korporacije su najsloeniji oblik poduzea u vlasnitvu jedne ili vie osoba, odnosno dioniara.

Zakonom o trgovakim drutvima i Zakonom o obrtu poduzea se mogu podijeliti na:

1. Obrte koji predstavljaju samostalno i trajno obavljanje doputenih gospodarskih djelatnosti od strane fizikih osoba sa svrhom postizanja dobiti koja se ostvaruje proizvodnjom, prometom ili pruanjem usluga na tritu,

2. Trgovce pojedince kao fizike osobe koje samostalno obavljaju gospodarsku djelatnost u skladu s propisima o obrtu i upisane su u trgovaki registar kao trgovci pojedinci,

3. Trgovaka drutva koja predstavljaju pravne osobe ije su osnivanje i ustroj odreeni Zakonom o trgovakim drutvima. Ona su najbrojniji pravni oblik poduzea, a ine ih drutva osoba (javno trgovako drutvo, komanditno drutvo) i drutva kapitala (dioniko drutvo, drutvo s ogranienom odgovornou i gospodarsko interesno udruenje).

Javno trgovako drutvo je trgovako drutvo u koje se udruuju dvije ili vie pravnih ili fiziih osoba zbog trajnog obavljanja djelatnosti pod zajednikom tvrtkom, a svaki lan drutva odgovara vjerovnicima drutva neogranieno solidaro cijelom svojom imovnom.Komanditno drutvo je trgovako drutvo u koje se udruuju dvije ili vie osoba radi trajnog obavljanja djelatnosti pod zajednikom tvrtkom od kojih najmanje jedna odgovara za obveze drutva solidarno i neogranieno cijelom svojom imovinom (komplementar), a najmanje jedna odgovara za obveze drutva samo do iznosa odreenog imovinskog uloga u drutvo (komanditor).

Drutvo s ogranienom odgovornou je trgovako drutvo u koje jedna ili vie pravnih ili fizikih osoba ulau temeljne uloge s kojima sudjeluju u unaprijed dogovorenom temeljnom kapitalu pri emu temeljni ulozi ne moraju biti jednaki. lanovi drutva odgovaraju neogranieno za obveze drutva, odnosno do visine svojih uloga.

Dioniko drutvo je trgovako drutvo u kojem lanovi sudjeluju s ulozima u temeljnom kapitalu podijeljenom na dionice. Dioniari odgovaraju za obveze drutva do visine uplaenih dionica.

Gospodarsko interesno udruenje je pravna osoba koju osnivaju dvije ili vie fizikih i pravnih osoba da bi olakale i promicale obavljanje gospodarskih djelatnosti koje ine predmete njihova poslovanja te da bi poboljale ili poveale njihov uinak ali tako da ta pravna osoba za sebe ne stjee dobit.

imbenici oblikovanja organizacije, odnosno organizacijske strukture dijele se u dvije skupine:

1. Unutranji imbenici su oni koji su pod kontrolom poduzea, tj. na njih menadment moe utjecati.

2. Vanjski imbenici nisu pod kontrolom poduzea te se ono mora njima prilagoavati.Unutranji imbenici mogu biti:

1. Ciljevi i strategija ciljevi poduzea govore nam to poduzee eli postii, dok strategija kae kako e postavljene ciljeve ostvariti.

2. Tip koritenja tehnologije i zadaci tehnologija predstavlja strojeve, opremu i radne postupke pomou kojih se realiziraju zadaci, odnosno poslovi kojima se ostvaruju ciljevi poduzea. Utvrivanje pojedinih zadataka i dodjeljivanje djelatnicima odreuje organizacijsku strukturu, njezinu dubinu i irinu.

3. Veliina poduzea - utjee na irinu i dubinu organizacijske strukture.

4. Ljudski potencijali ljudi su ti koji postavljaju ciljeve i koji ih ostvaruju ili neostvaruju, njihovo znanje i sposobnosti temelj su oblikovanja organizacijske strukture.

5. ivotni ciklus poduzea organizacijska struktura poduzea ovisi o fazi ivotnog ciklusa u kojoj se poduzee nalazi. U prvoj, poduzetnikoj fazi organizacijska struktura je neformalna i nebirokratska, manji je broj zaposlenih i manji broj proizvoda. Fazu rasta obiljeava porast broja zaposlenih i sve vei broj proizvoda. U treoj fazi, fazi formalizacije, organizacijska struktura je formalizirana, birokratizirana, a komunikacija se odvija kroz formalne kanale.

6. Proizvodi i usluge obiljeja proizvoda ili usluge odreuju nain njihove proizvodnje, odnosno pruanja te tako odreuju tip organizacijske strukture koje e poduzee koristiti.

7. Lokacija makro i mikrolokacija utjeu na optimalnu strukturu ljudi u poduzeu ime odreuju i strukturu organizacije.

Vanjski imbenici su:1. Institucionalni uvjeti tu se misli na drutvene, kulturne i pravne imbenike, odnosno to su mjere privrednog sustava i ekonomske politike, te zakonski i drugi propisi kojima se regulira poslovanje poduzea.

2. Integracijski procesi organizacija poduzea pod velikim je utjecajem procesa udruivanja, posebice ako je i samo poduzee ukljueno u taj proces.

3. Trite kao skup odnosa ponude i potranje, znaajno utjee na organizaciju poduzea, kod ovog imbenika naglaena je uloga kupaca, konkurencije, dobavljaa i ljudskih resursa.

4. Razvoj znanosti i tehnologije rezultat razvoja znanosti i tehnologije su novi proizvodi, usluge, procesi, oprema.

Raunovodstveni informacijski sustavi omoguuju kretanje informacija izmeu i unutar pojedinih razina menadmenta, odnosno upravljanja. Informacijski tokovi u poduzeu mogu biti:

1. Vertikalni tok informacija obiljeava njihovo kretanje izmeu razliitih razina menadmenta te obuhvaa zbrojne informacije koje se kreu od od niih prema viim razinama menadmenta, a ine ih brojne informacije o realiziranoj prodaji, o proizvodnji i sl.

2. Horizontalni tok informacija je tok informacija izmeu i unutar pojedinih organizacijskih jedinica na istoj razini koje se odnose na detaljnije informacije i one vezane za specifine poslovne dogaaje.Najznaajnije vrste organizacijskih struktura su:

1. Funkcijska organizacijska struktura koju karakterizira podjela rada, grupiranje i povezivanje poslova te formiranje organizacijskih jedinica prema odgovarajuim poslovnim funkcijama u poduzeu. Raunovodstveni informacijski sustav obino e prosljeivati menadmentu informacije o visini i vrsti troka po pojedinim funkcijama, odstupanja od planiranih vrijednosti, visini i vrsti troka po pojedinoj fazi proizvodnje, pojedinom proizvodu.

2. Procesna organizacijska struktura je struktura kod koje se organizacijske jedinice formiraju prema tijeku radnog procesa. Povezana je s funkcijskom te je u praksi sluaj da je primarna organizacijska struktura funkcijska te se unutar nekih organizacijskih jedinica formiraju procesni timovi na elu s menaderom procesa koji je odgovoran za njegovo izvrenje. Stvaraju se informacije o visini i vrsti troka po pojedinom procesu i odstupanjima.

3. Kod divizijske organizacijske strukture podjela rada, grupiranje, i povezivanje poslova te formiranje organizacijskih jedinica obavlja se prema proizvodima i uslugama, zemljopisnom podruu ili kategorijama kupaca te se unutar nje razlikuju predmetna, teritorijalna i organizacijska struktura usmjerena potraima.

4. Projektna organizacijska struktura dodatna je organizacijska struktura koja postoji u okviru financijske ili nekog oblika divizijske organizacijske strukture. Ona je privremeni organizacijski oblik koji se uspostavlja unutar postojee organizacijske strukture radi realizacije odreenog projekta.

5. Matrina organizacijska struktura predstavlja kombinaciju funkcijske organizacijske strukture s divizijskom ili projektnom. Njeno je obiljeje dvostruki menadment koji se sastoji od menadmenta pojedine funkcije i menadmenta proizvoda, teritorijalne jedinice ili projekta, ovisno o kojoj se kombinaciji radi.

Na elu unutarnje organizacijske jedinice nalazi se menader kao osoba koja je odgovorna za njezine poslovne aktivnosti. Takve organizacijske jedinice kojima rukovodi menader nazivaju se centri odgovornosti. Menaderi centra odgovornosti mogu biti odgovorni za: rashode,

prihode,

profit,

investicije.

Centri odgovornosti dijele se na:

1. Trokovne centre odgovornosti kao organizacijske jedinice koje imaju kontrolu nad rashodima, ali ne i prihodima. To su raunovodstvena sluba, kadrovska sluba, sluba istraivanja i razvoja.

2. Prihodne centre koji predstavljaju organizacijske jedinice u kojima se njihovi outputi mjere u novanim ili naturalnim pokazateljima, ali se direktno ne kompariraju s trokovima inputa. Primjer je organizacijska jedinica prodaje.

3. Profitne centre koji imaju kontrolu nad prihodima i rashodima i iji se cilj sastoji u ostvarivanju planirane razine profita kao razlike izmeu prihoda i rashoda. Tu se kao primjer javljaju prodajni centri velikih prodajnih lanaca, hoteli i sl.

4. Investicijske centre koji se od profitnih centra razlikuju po tome to njihovi menaderi snose odgovornost za ostvarenu stopu povrata na uloeni kapital, odnosno sami donose odluke o nainu ulaganja sredstava. Primjer su podrunice, tj. drutva keri matinih kompanija.

2.Organizacija poslovnih funkcijaUspjenost ostvarenja ciljeva poduzea ovisi o djelotvornosti organizacije njegovih poslovnih funkcija, odnosno zadataka koji ine proces reprodukcije svakog poduzea, a obuhvaa: istraivanje i razvoj, nabavu, proizvodnju, prodaju, upravljanje ljudskim potencijalima te financije i raunovodstvo.Nabava je osnovna poslovna funkcija putem koje poduzee dolazi u kontakt s tritem. Pribavljajui inpute nabava uspostavlja kontakte s dobavljaima o ijoj redovitoj opskrbi ovisi cjelokupan poslovni proces. Zadaci koje obavlja nabava su:

istraivanje trita inputa

prikupljanje zahtjeva ostalih poslovnih funkcija za nabavom inputa

izrada plana nabave

prouavanje prikupljenih ponuda

nadzor rokova isporuka inputa

zaprimanje i uvanje inputa na skladitu.

Proizvodnja zauzima sredinje mjesto u svim proizvodnim poduzeima te znaajno odreuje njihovu organizacijsku strukturu. Cilj proizvodnje je sukladno strukturi sredstava za rad i sposobnosti zaposlenih ekonomino proizvodi odreenu koliinu proizvoda. Proizvodnja obuhvaa sljedee poslove:

prilagoavanje nacrta proizvoda procesu proizvodnje

operativnu i tehnoloku pripremu

neposrednu proizvodnju

poslove nadzora

odravanje.

Prodaja omoguuje uspostavu kontakta poduzea s kupcima kojima se plasiraju proizvodi ili usluge. Na taj nain poduzee dolazi do novanih sredstava koja mu omoguuju neometano i kontinuirano odvijanje poslovnog procesa. Zadaci prodaje su: priprema prodaje

istraivanje trita

promidba

davanje ponuda

ugovaranje

isporuka proizvoda ili pruanje usluge

poslijeprodajne usluge.

Ljudi sa svojim znanjem i sposobnostima kljuni su faktor uspjeha svakog poduzea. Sredstva za rad i predmet rada stvari su kojima i na kojima zaposlenici obavljaju dodijeljene poslove radi postizanja ciljeva. Funkcija upravljanja ljudskim resursima ili kadrovska funkcija ima sljedee zadatke:

izrauje plan zaposlenih

analizira njihov rad i potrebne kvalifikacije

zapoljava nove djelatnike i otputa postojee

organizira edukaciju

brine se o zdravlju i drutvenom standardu djelatnika

informira djelatnike.

RAUNOVODSTVENI PROCES

1. Faze raunovodstvenog procesa

U fazi ulaza podataka obavlja se prikupljanje vrijednosno iskazanih podataka o nastalim poslovnim dogaajima, odnosno knjigovodstvenih isprava kao njihovih nositelja. Tako prikupljeni podaci ne unose se odmah u sustav ve ih je potrebno analizirati u smislu utvrivanja onih koji rezultiraju promjenom imovine, obveza, glavnice, prihoda i rashoda. Takve informacije se prije unosa kontroliraju, a zatim se evidentiraju odgovarajui podaci u pripadajue poslovne knjige. Nakon evidencije podataka o poslovnim dogaajima potrebno je sastaviti bilancu koja predstavlja rekapitulaciju stanja i prometa po kontima glavne knjige. Sljedei korak je sastavljanje financijskih izvjetaja i pripadajuih biljekite njihova distribucija odgovarajuim korisnicima.Uz evidencijski, odnosno knjigovodstveni dio, raunovodstveni proces obuhvaa planiranje, analizu i kontrolu.

2. Knjigovodstvene ispraveKnjigovodstvene isprave predstavljaju pisane dokaze ili memorirane elektronike zapise o nastalim poslovnim dogaajima, a slue kao podloga za unoenje podataka u poslovne knjige i nadzor nad obavljenim poslovnim dogaajima. One odravaju poslovne dogaaje koji rezultiraju promjenama stanja imovine, obveza, kapitala, te nastankom prihoda i rashoda. Sastavljaju se u vrijeme i na mjestu nastanka poslovnog dogaaja, osim isprava koje se sastavljaju u raunovodstvu.

Bitna obiljeja knjigovodstvenih isprava su urednost i vjerodostojnost. Sadraj knjigovodstvene isprave mora biti takav da nedvojbeno i istinito predstavlja poslovni dogaaj i da obuhvaa sve podatke potrebne za unos u poslovne knjige:

naziv i adresa poslovnog subjekta koji je izdao ispravu

naziv isprave

datum izdavanja, datum nastanka poslovne promjene i broj isprave

imena osoba ukljuenih u izvravanje poslovne promjene opis poslovne promjene osnova za izvrenje promjene koliina i vrijednost potpis ovlatenih osoba i peat izdavatelja isprave.

Prema Zakonu o raunovodstvu knjigovodstvena isprava moe se sastaviti ili napisati elektonikim raunalom, pisaem strojem i runo.

Nakon provedenih knjienja u poslovnim knjigama, knjigovodstvene isprave odlau se i uvaju u arhivi. Prema Zakonu o raunovodstvu knjigovodstvene isprave uvaju se kao izvorne isprave, na nositelju podataka elektronikog zapisa, nositelju mikrografske obrade ili na drugi prikladan nain.

isplatne liste, analitike evidencije plaa, dnevnica i honorara za koje se plaaju obvezni doprinosi uvaju se trajno

isprave na temelju kojih su podaci uneseni u poslovne knjige uvaju se 7 godina

isprave platnog prometa u ovlatenim financijskim institucijama uvaju se 7 godina

prodajni i kontrolni blokovi, pomoni obrauni i sline isprave uvaju se 7 godinaVrste knjigovodstvenih isprava

Prema mjestu nastanka:1. Interne knjigovodstvene isprave su one koje nastaju unutar poduzea, ukljuuju izlazne raune, isplatne liste, uplatnice, isplatnice, blagajniko izvjee, putni i radni nalog i sl.

2. Eksterne isprave u poduzee dolaze iz okruenja, a to su ulazni rauni, izvodi sa iro rauna, obavijest o knjienju i sl.Prema namjeni:

1. Nalogodavne isprave predstavljaju pisani nalog nekoj osobi da izvri odreenu radnju, moe biti nalog za isplatu, radni nalog, nalog za izdavanje materijala.

2. Opravdavajue isprave dokazuju nastanak nekog poslovnog dogaaja i temelj su za knjienje u poslovnim knjigama.

3. Kombinirane isprave objedinjuje nalog za izvrenje i potvrdu o izvrenju naloga, a javlja se radi ekonominijeg poslovanja, npr. putni nalog.

Prema obuhvatu podataka:

1. Originalne isprave izdaju se za svaki poslovni dogaaj, to su uplatnice, isplatnice, obraun plaa.

2. Zbrojne isprave nastaju zbrajanjem originalnih isprava, a to su blagajniko izvjee i isplatna lista.

Izlazni rauni predstavljaju dokumente kojima se dokazuje nastanak kupoprodajne transakcije izmeu poduzea i druge strane, odnosno prodavatelja i kupca.

Ulazni raun je dokument kojim se dokazuje nastanak kupoprodajne transakcije izmeu druge strane (prodavatelja) i poduzea (kupca).

Obavijest o knjienju ispostavlja se radi knjienja odreenih korekcija dogovorenih s drugom osobom u transakciji kao i za knjienje provedenih obrauna koji imaju utjecaj na stanje odreenog potraivanja od druge osobe.

Blagajnika uplatnica ispostavlja se kod blagajnikog poslovanja, a slui kao potvrda primitka u blagajnu.

Blagajnika isplatnica slui kao potvrda izdatka novca iz blagajne.

Blagajniki dnevnik predstavlja zbirnu ispravu izvedenu iz isplatnica i uplatnica ispostavljenih u odreenom vremenskom razdoblju.

Skladina primka je isprava koja potvruje ulaz, tj. zaprimanje artikla u skladite.

Otpremnica je isprava koja potvruje otpremu artikla kupcu pri emu isti mijenjaju vlasnika.

Povratnica dobavljau je isprava kojom se potvruje povrat odreenog artikla dobavljau zbog nastupa odreenih okolnosti kao to su neodgovarajua kvaliteta, pogrean artikl.

Povratnica kupcu ispostavlja se prilikom zaprimanja artikala koji je kupcu isporuen, a on ga vraa usred nastupanja odreenih okolnosti.

Meuskladinica je dokument koji prati prijenose artikala izmeu skladita unutar poduzea, pri emu artikli ne mijenjaju vlasnika.

Izdatnica se ispostavlja prilikom izdavanja artikla sa skladita ime se razduuje skladite pri emu oni ne mijenjaju vlasnika.

Interna povratnica izdaje se prilikom povrata artikala u skladite iz nekih drugih organizacijskih jedinica.

Prijenosnica je zamjenska isprava za meuskladinicu u situaciji kada se skladite na koje prenosimo artikle vodi na nekom drugom raunalu koje se nalazi na fiziki dislociranoj lokaciji.

Radni nalog je isprava kojom je prikazana specifikacija vrsta i koliina materijala i rada potrebnih za proizvodnju odreenog proizvoda ili usluge.

Zapisnik o inventurnom manjku (viku) slui za knjienje utvrenih odstupanja stvarnih od knjigovodstvenih vrijednosti.

Izvod o stanju i promjenama na raunu je isprava koju poduzee prima od financijskih institucija kod kojih ima otvoren iro raun, devizni ili tedni raun, a slui za knjienje promjena na tim raunima.Poetno stanje po inventuri slui za otvaranje stanja na kontima koji imaju saldo iz prethodnog razdoblja.

Revalorizacija se koristi prilikom ponovne procjene vrijednosti neke pozicije imovine.

Proraun amortizacije je isprava na osnovi koje se provodi obraun amortizacije dugotrajne materijalne i nematerijalne imovine. Obino se poetkom godine sastavi proraun koji slui kao osnova za knjienje, a krajem godine sastavlja se konani obraun kojim se utvruju odstupanja.

Isplatne liste predstavljaju zbrojne isprave iz obrauna plaa pojedinih djelatnika koje slue za knjienje obrauna neto plaa, doprinosa iz plaa i na plae, te poreza i prireza.

Nalog za knjienje predstavlja nalog za knjienje podataka iz knjigovodstvenih isprava u poslovne knjige.

Knjigovodstvene isprave, neposredno prije evidentiranja u poslovne knjige, potrebno je kontrolirati. Kontrola se provodi na mjestu koje se zove likvidatura, a ukljuuje:

1. Formalnu kontrolu koja se odnosi na kontrolu formalnog sadraja isprava, odnosno provjerava se da li isprava ima sve potrebne, prethodno naznaene, elemente.

2. Raunsku kontrolu vezanu za provjeru ispravnosti raunskih operacija navedenih na ispravi.

3. Sutinsku kontrolu koja ukljuuje provjeru istinitosti nastanka poslovnog dogaaja, odnosno utvruje se da li se isti dogodio ba onako kako je na ispravi naznaeno.

Kontrola raunovodstvenih isprava provodi se u likvidaturi koja s organizacijskog aspekta moe biti centralizirana, to znai da se sve knjigovodstvene isprave prije knjienja dostavljaju na jedno mjesto (likvidaturu), i decentralizirana kod koje kontrole provode odreene osobe u okviru pojedinih poslovnih funkcija.

Kontrola knjigovodstvenih isprava samo je segment ukupnog sustava internih kontrola poduzea. Sustav internih kontrola obuhvaa sve metode i postupke koje je usvojio menadment poduzea i koje mu pomau pri ostvarenju ciljeva te pridonose redovitom i uspjenom upravljanju poduzeem. Osnovu sustava internih kontrola ine:

odgovarajua podjela dunosti unutar poduzea predstavlja podjelu odgovornosti za izvoenje pojedinih dijelova transakcije na vie osoba spreavajui tako mogunost kontrole nad cjelokupnom transakcijom od strane jedne osobe. uspostava odgovarajue vrste i tijeka kolanja dokumentacije.3.Openito o kontimaKonta predstavljaju nositelje podataka o pojedinom pojavnom obliku imovine, obveza, kapitala, prihoda i rashoda. Broj konta u poduzeu ovisi o broju pozicija imovine, obveza, kapitala, prihoda i rashoda, ali i o zakonskim propisima.

Izgled konta razlikuje se ovisno o tome da li se radi o runom ili na raunalu baziranom raunovodstvenom informacijskom sustavu. Konto mora sadravati:

naziv pozicije na koji konto se odnosi,

broj konta iz kontnog plana,

datum nastanka poslovnog dogaaja,

isprava na temelju koje je provedeno knjienje,

opis poslovnog dogaaja,

vrijednost poslovnog dogaaja zapisanog na dugovnoj ili potranoj strani,

saldo konta.

Konta je mogue podjeliti prema razliitim kriterijima:

1. Kvaliteta (vrsta) stanja konta:

konta aktive,

konta pasive,

aktivno-pasivna konta,

pasivno-aktivna konta.

2. Elementi uspjeha konta

konta prihoda,

konta rashoda.

3. Samostalnosti konta

samostalna,

nesamostalna konta.

4. Mogunost ralanjivanja prometa i stanja konta

analitika,

sintetika konta.

5. Poloaj konta u bilanci

bilanna,

izvanbilanna konta.Otvaranje konta pri osnivanju poduzea provodi se na temelju poetne bilance koja se sastavlja na osnovi poetnog inventara u kojem je zapisana imovina kojom poduzee raspolae, kao i izvor te imovine. Po osnivanju poduzee e imati samo konta aktive i pasive, dok e se konta prihoda i rashoda javiti tijekom poslovanja poduzea.

Pravilno evidentiranje poslovnih dogaaja u odgovarajue poslovne knjige, odnosno na odgovarajua konta vaan je segmenta raunovodstvenog informacijskog sustava, pa je zato neophodno poznavanje osnovnih pravila knjienja koja se temelje na metodi dvojnog knjigovodstva. Metoda dvojnog knjigovodstva posljedica je logike svakog poslovnog dogaaja, jer isti dogaaj s jedne strane rezultira poveanjem (smanjenjem) jednog elementa financijskog izvjetaja, dok s druge strane rezultira smanjenjem (poveanjem) nekog drugog elementa.Pravila knjienja na kontima:

1. Konta aktive: poetno stanje konta aktive evidentira se na dugovnoj strani, poveanje na kontima aktive evidentira se na dugovnoj strani, dok se smanjenje na kontima aktive evidentira na poranoj strani te zakljuni saldo konta se isto tako evidentira na potranoj strani.

2. Konta pasive: poetno stanje konta pasive evidentira se na potranoj strani, poveanje na kontima pasive evidentira se na potranoj strani, smanjenje na kontima pasive evidentira se na dugovnoj strani, zakljuni saldo konta pasive evidentira se na dugovnoj strani.

3. Nastanak prihoda evidentira se na potranoj strani.

4. Nastanak rashoda evidentira se na dugovnoj strani.

Zakljuak konta provodi se krajem obraunskog razdoblja kako bi se utvdrilo stanje imovine, obveza i kapitala te rezultat poslovanja i temeljem toka sastavili financijski izvjetaji. Zakljuivanje se provodi i radi praktinosti i preglednosti stanja i prometa po kontima iz razloga to su poduzea suoena s mnotvom poslovnih dogaaja koji rezultiraju promjenama na kontima. Postupak zakljuivanja konta ovisi o tome da li se radi o aktivnim i pasivnim kontima ili pak o kontima prihoda i rashoda. Zakljuivanje konta prihoda i rashoda provodi se njihovim meusobnim sueljavanjem kako bi se utvrdio rezultat poslovanja. Konta aktive i pasive zakljuuju se na sljedei nain: utvruje se dugovni i potrani promet te se utvruje razlika izmeu dugovnog i potranog prometa koja se upisuje na stranu s manjim prometom.Kontni plan predstavlja sistematizaciju naziva i ifri konta kako bi se omoguilo brzo i lake snalaenje u poslovnim knjigama. Svakom se kontu pridruuje odreena brojana ifra u skladu s unaprijed definiranim ifrarnikom. Kontni plan dijeli se na 10 razreda (od 0 do 9), svaki se razred dijeli na 10 skupina, a svaka skupina na 10 sintetikih konta. Sintetika se konta dalje djele na 10 analitikih konta itd. Struktura kontnog plana je sljedea:

Razred 0 Dugotrajna imovina

Razred 1 Kratkotrajna imovina

Razred 2 Kratkorone obveze

Razred 3 Zalihe sirovina, materijala, rezervnih dijelova i sl.

Razred 4 Trokovi

Razred 5 Slobodan za interni obraun trokova

Razred 6 Proizvodnja i gotovi proizvodi

Razred 7 Rashodi i prihodi

Razred 8 Rezultat poslovanja

Razred 9 Kapital i dugorone obveze

4.Poslovne knjigePoslovne knjige odnose se na skup evidencija koje vodi poduzee kako bi osiguralo podatke o poslovanju, a njihova vrsta i opseg ovise o zakonskoj regulativi te zahtjevima korisnika informacija. Otvaraju se poetkom, a zakljuuju krajem obraunskog razdoblja.Osnovne poslovne knjige temeljne su poslovne evidencije u koje se unose podaci o svim nastalim poslovnim dogaajima koji utjeu na promjene imovine, obveza, kapitala i nastanak prihoda i rashoda. Osnovne poslovne knjige su dnevnik i glavna knjiga.

Dnevnik je osnovna poslovna knjiga u koju se kronoloki, slijedom njihova nastanka, evidentiraju svi poslovni dogaaji koji su predmet knjigovodstvene evidencije.

Glavna knjiga je temeljna posovna knjiga u koju se sustavno upisuju svi poslovni dogaaji o imovini, obvezama, kapitalu, prihodima i rashodima. Ona predstavlja skup sintetikih konta na kojima se zbrojno evidentiraju stanja i promjene na imovini, obvezama, kapitalu, prihodima i rashodima.

Pomone poslovne knjige detaljna su razrada pozicija imovine, kapitala, obveza, prihoda i rashoda i slue kao dopuna temeljnim poslovnim knjigama. Pomone poslovne knjige su analitika knjigovodstva, knjiga blagajne, knjiga inventara, knjiga ulaznih i knjiga izlaznih rauna.

Analitika evidencija kupaca sadri detaljne informacije o kupcima. Analitika evidencija dobavljaa prikazuje detaljnije podatke o svakom pojedinom dobavljau. Analitika evidencija dugotrajne imovine pomona je evidencija u koju se unose financijski i vani nefinancijski podaci o pozicijama dugotrajne materijalne, i rjee, nematerijalne imovine. Analitika evidencija sirovina i materijala daju detaljnije informacije o pojedinim pojavnim vrstama sirovina i materijala.

Analitika evidencija proizvodnje, gotovih proizvoda i trgovake robe daje detaljnije podatke o obraunu proizvodnje, odnosno trokova proizvodnje, te zalihama gotovih proizvoda ili trgovake robe. Analitika evidencija proizvodnje bavi se evidencijom ulaganja u proces proizvodnje, odnosno trokova proizvodnje temeljem kojih se iskazuje vrijednost zaliha gotovih proizvoda. Analitika evidencija plaa aje detaljnije informacije internim i eksternim korisnicima o svakom pojedinom zaposleniku kako bi se na odgovarajui nain obraunala plaa, doprinosi iz plaa i na plae, porezi i prirezi.Knjiga blagajne predstavlja kronoloku evidenciju novanih primitaka i izdataka koji se u nju upisuju na temelju uplatnica i isplatnica. Svrha knjige blagajne sastoji se u omoguivanju praenja i kontrole gotovinskih tijekova novca te utvrivanju odgovornosti blagajnika.

Knjiga inventara je knjiga u koju se kronoloki biljee promjene vezane za dugotrajnu materijalnu imovinu. Ona prati sredstva od trenutka njihove nabave do trenutka otuenja.

Knjiga ulaznih rauna kronoloka je evidencija svih rauna primljenih od dobavljaa za isporuenu nam robu ili izvrene usluge.

Knjiga izlaznih rauna je kronoloka evidencija svih rauna izdanih kupcima za isporuenu im robu ili pruene usluge.

5.Temelji oblikovanja raunovodstvenog informacijskog sustavaDijagram toka podataka je tehnika dokumentacije raunovodstvenog informacijskog sustava kojom se grafiki prikazuje tijek podataka unutar poduzea. Koristi se kako bi se prikazao postojei, ali i za planiranje oblikovanja novog raunovodstvenog informacijskog sustava. Dijagram toka podataka obuhvaa 4 temeljna elementa: izvore i odredita podataka koji predstavljaju organizaciju ili pojedinca od kojeg se zaprimaju ili kojem se alju podaci,

tokove podataka kojima je predstavljeno kretanje podataka izmeu izvora i odredita, procesa i njihove pohrane,

procesi kao postupci transformacije podataka u informacije koje se kasnije prosljeuju u pohranu ili na odgovarajue odredite,

pohrana koja predstavlja mjesto gdje se podaci privremeno ili trajno arhiviraju.

Dijagram toka isprava predstavlja analitiku tehniku kojom se prikazuje tok isprava i informacija izmeu razliitih podruja odgovornosti unutar poduzea. Prikazuje mjesta sastavljanja knjigovodstvenih isprava, njihovo kretanje i distribuciju po odreenim organizacijskim dijelovima.

Dijagram toka informacijskog sustava prikazuje odnose izmeu inputa, obrade i outputa raunovodstvenog informacijskog sustava. Dijagram toka informacijskog sustava obuhvaa i baze podataka koje ine osnovu raunalnih raunovodstvenih informacijskih sustava i koje se redovito auriraju nakon svakog proknjienog poslovnog dogaaja.Dijagram toka programa slui za prikazivanje logikog slijeda operacije koje provodi raunalni program prilikom pretvorbe podataka u informacije.

UVOD U PODSUSTAVE RAUNOVODSTVENOG INFORMACJSKOG SUSTAVA1. Raunovodstveni informacijski sustavi i njegovi podsustavi

Raunovodstveni informacijski sustav podsustav je upravljakog informacijskog sustava te se moe podijeliti na sljedee raunovodstvene podsustave odnosno cikluse:

1. Raunovodstveni ciklus nabave

2. Raunovodstveni ciklus proizvodnje

3. Raunovodstveni ciklus prodaje

4. Raunovodstveni ciklus upravljanja ljudskim resursima

5. Raunovodstveni ciklus financijskog izvjetavanja.

2. Integralni raunovodstveni informacijski sustavIntegralni raunovodstveni informacijski sustav jedinstveni je integrirani informacijski sustav koji omoguuje da jednom evidentiran podatak o nastalom poslovnom dogaaju bude dostupan korisnicima u razliitim organizacijskim jedinicama.RAUNOVODSTVENI INFORMACIJSKI CIKLUS NABAVENabava je aktivnost poduzea kojom se pribavljaju resursi neophodni za odvijanje poslovnog procesa, a uvjetovana je potranjom za dobrima i uslugama koje poduzee proizvodi, odnosno prua.

Raunovodstveni informacijski podsustav nabave generira informacije o sljedeim pozicijama financijskih izvjetaja:

obvezama prema dobavljaima i kooperantima,

zalihama sirovina, materijala, sitnog inventara, ambalae, robe i ostalih pozicija kratkotrajne materijalne imovine,

dugotrajnoj materijalnoj i nematerijalnoj imovini te obraunatoj amortizaciji,

potraivanjima za pretplaene poreze koji su vezani za nabavu

obvezama prema dravi po osnovi carina i ostalih posebnih davanja,

trokovima usluga i

stanju novca i drugih instrumenata plaanja1. Glavne faze ciklusa nabave

1. narudba dobra i usluga,

2. zaprimanje dobra i njihovo skladitenje,

3. zaprimanje rauna i auriranje analitike evidencije dobavljaa,

4. plaanje.Ciklus nabave zapoinje zaprimanjem naloga za nabavu ili interne narudbenice od pojedinog odjela unutar poduzea kojom isti iskazuje potrebu za nabavom odreene vrste i koliine materijala, sirovina, inventara, opreme, robe i sl. Narudbenicu odnosno nalog za nabavu zaprima odjel nabave, a sastavlja je osoba unutar razliitih odjela kojoj je dana odgovornost da prati zalihe materijala, sirovina, inventara, ili je sastavlja osoba koja vodi odjel. Po zaprimanju narudbenice od razliitih odjela nabavna sluba pronalazi dobavljaa, koji se pohranjuje u bazu podataka dobavljaa. Narudba dobra i usluga provodi se izdavanjem i slanjem narudbenice kojom se od dobavljaa trai da isporui odreena dobra i usluge na odreeni dan po ugovorenim cijenama.

Nakon to je nabavni odjel poslao narudbu dobavljau, dobavlja dostavlja dobra poduzeu. Odjel za zaprimanje dobra, najee je to skladite, zaprima dobra te utvruje njihovu koliinu i vrstu koju unosi u 'bianco narudbenicu'. Prilikom zaprimanja dobra dobavlja dostavlja i primjerak otpremnice u kojoj se nalaze podaci o dobrima koje isporuuje. Potpisom otpremnice skladitar potvruje da je zaprimio dobra koja su u njoj navedena. Nakon primitka dobra skladitar sastavlja skladinu primku kojom potvruje ulazak dobra u skladite, odnosno poduzee.

Raun dobavljaa prima se nakon to je poduzee zaprimilo dobra i/ili usluge. Dobavljai mogu dostaviti raun za svaku isporuku ili mogu dostaviti raune za isporuke za utvrena vremenska razdoblja pa se prema tome vre i plaanja.

Posljedna faza podsustava nabave je plaanje. Radnje povezane s plaanjem obavlja platni odjel ili voditelj raunovodstva, a podmirenje obveza prema dobavljaima moe se izvriti u obliku gotovinskih i bezgotovinskih isplata. Gotovinske isplate provode se preko blagajne te se one uglavnom odnose na manje iznose, budui je maksimalni iznos plaanja po jednom raunu zakonski reguliran (Zenzerovi, 2007:138). Najvei dio isplata provodi se putem iro ili deviznog rauna ovisno o tome radi li se o domaem ili inozemnom dobavljau.

2. Dokumenti, evidencije i izvjetaji u ciklusu nabave

Da bi se u poduzeu omoguio neometani tijek poslovnih aktivnosti i uspostavio sustav internih kontrola potrebno je upotrebljavati prikladnu dokumentaciju te uspostaviti tijek i nain njezina kolanja izmeu i unutar razliitih odjela, poduzea i okoline. Aktivnosti podsustava nabave praene su razliitim dokumentima, evidencijama i izvjetajima od kojih su najznaajnije:

nalog za nabavu

narudbenica

skladina primka

ulazni raun

obavijest o odobrenju

izvod o stanju i promjenama na iroraunu

blagajniko izvjee

analitika evidencija dobavljaa

knjiga ulaznih rauna

analitika evidencija sirovina i materijala

analitika evidencija robe

izvod otvorenih stavaka

projekcija dospijea rauna za plaanje

Nalog za nabavu je dokument kojim pojedini odjel unutar poduzea zahtijeva nabavu odreene vrste i koliine materijala, sirovina, inventara, opreme, robe i sl. koje su mu neophodne za neometano obavljanje poslovnih aktivnosti.Narudbenica je dokument kojim se od dobavljaa trai isporuka navedene robe ili usluga. Narudbenica uz svaku vrstu dobara ili usluga ima i navedene pripadajue koliine, eljene kvalitete i sl., a sasdri i potpis odgovornih osoba koje odobravaju nabavu. Skladina primka je dokument evidencije kojeg sastavlja osoba odgovorna za zaprimanje dobara, odnosno skladitar. Ulazni raun, odnosno raun primljen od dobavljaa osnovni je dokument u ciklusu nabave na osnovi kojeg se u analitikoj evidenciji knjii obveza prema dobavljau, ulaz dobra odnosno odreena vrsta trokova te pripadajui porezi Obavijest o odobrenju je dokument kojeg alje dobavlja prilikom odobrenja popusta ili povrata kupljenih dobara do kojeg je dolo zbog neodgovarajue koliine ili vrste, odnosno kvalitete. Izvod o stanju i promjenama na iro raunu je dokument kojeg poduzee prima od banke ili druge institucije ovlatene za platni promet, za svaki dan u kojem su zabiljeene promjene na iro raunu. Blagajniko izvjee je zbirna knjigovodstvena isprava koju sastavlja osoba zaduena za obavljanje blagajnikog poslovanja na temelju uplatnica i isplatnica, a sadri uplate i isplate gotovog novca poredane kronolokim redom njihova nastanka.

Analitika evidencija dobavljaa je evidencija u koju se biljee svi podaci vezani za dobavljae, Analitika evidencija sirovina i materijala je evidencija o koliinskom i vrijednosnom stanju i kretanju svake pojedine vrste sirovina, materijala i ostalih predmeta rada. Analitika evidencija robe evidencija je koliinskog i vrijednosnog stanja i kretanja svake pojedine vrste trgovake robe Izvod otvorenih stavaka je izvjetaj koji prikazuje nepodmirene raune dobavljaa, a slui za informiranje menadmenta i za usklaivanje evidencije izmeu dobavljaa i poduzea. Projekcija dospijea rauna na plaanje je osnova za projekciju novanih tokova. Ovo izvjee nema odreeni oblik, ali mora sadravati rokove dospijea obveza prema dobavljaima, dopustiva kanjenja, eventualne popuste za plaanja prije dospijea i sl.

3. Kontrolni postupci u ciklusu nabaveKontrolni postupci u ciklusu nabave vaan su instrument zatite imovine poduzea, smanjuju rizik pogreaka i prijevara ime izravno utjeu na istinitost financijskih izvjetaja.

Tijekom oblikovanja kontrolnih postupaka potrebno je imati u vidu sljedee ciljeve:

1. Valjanost kontrolni postupci moraju omoguiti da su svi poslovni dogaaji evidentirani u raunovodstvu valjani, tj. da su stvarno i nastali.

2. Pravovremenost kontrolni postupci moraju biti oblikovani tako da omoguuju provjeru pravovremenosti knjienja poslovnih dogaaja i da li su ti poslovni dogaaji knjieni u razdoblje na koje se odnose.

3. Potpunost kontrolnim postupcima treba se provjeriti da li su nastali poslovni dogaaji evidentirani u cjelosti.

4. Odobrenje kontrolni postupci moraju ukljuivati odobrenje (autorizaciju) odreenih poslovnih dogaaja, kako ne bi dolo do izvrenja poslovnih aktivnosti koje nisu odobrene od odgovornih osoba.

5. Klasifikacija i mehanika tonost kontrolni postupci moraju omoguiti da se financijski odraz poslovnih aktivnosti tono evidentira u poslovnim knjigama.

6. Procjena kontrolnim postupcima potrebno je osigurati odgovarajuu procjenu poslovnih dogaaja.

7. uvanje imovine kontrolnim postupcima potrebno je osigurati nadzor nad svim oblicima imovine.

8. Djelotvornost i uinkovitost poslovnih aktivnosti kontrolni postupci moraju biti uspostavljeni tako da ouvaju imovinu poduzea, osiguraju istinito financijsko izvjtavanje i omogue neometano odvijanje poslovnih aktivnosti djelotvorno i uinkovito.

Osnovni kontrolni mehanizami sastoje se u formiranju odgovarajue dokumentacijske osnove i njezinog kretanja izmeu razliitih zaposlenika i odjela te uspostavi takve podjele dunosti koja vjerojatnost nastanka pogreaka i pronevjera svodi na najmanju moguu mjeru.

4. Ciklus informiranja o dugotrajnoj materijalnoj i nematerijalnoj imovini

Dugotrajna materijalna i nematerijalna imovina obuhvaa materijalne resurse i razliita prava od kojih e poduzee ostvariti korist kroz razdoblje dulje od godine dana ili dulje od jednog poslovnog procesa.

Ciklus informiranja o dugotrajnoj materijalnoj i nematerijalnoj imovini vrlo je slian ciklusu nabave, a razlikuju se po tome to:

ciklus nabave se odnosi na procesuiranje rutinskih transakcija uglavnom za pojedine organizacijske odjele, dok ciklus informiranja o dugotrajnoj materijalnoj i nematerijalnoj imovini obuhvaa nerutinske transakcije koje se odnose na gotovo sve odjele u poduzeu

pozicije koje su predmetom obrade u ciklusu nabave uglavnom su kratkorone pozicije koje predstavljaju kratkotrajnu imovinu te se utroe unutar godine dana, dok su predmet obrade ciklusa informiranja o dugotrajnoj materijalnoj i nematerijalnoj imovini pozicije koje se dre kroz due vremensko razdoblje.Postupak nabave i evidencije dugotrajne materijalne i nematerijalne imovine gotovo je jednak postupku nabave i evidencije zaliha, a razlikuju se u tome to:

po zaprimanju dugotrajne imovine od dobavljaa ona se dostavlja izravno odjelu koji ju je naruio, te

evidenciju stanja i promjena na dugotrajnoj imovini uglavnom obavlja dio raunovodstvenog odjela zaduen za dugotrajnu imovinu.

Obraun amortizacije je dokument koji sadri ifru i naziv sredstva za koje se obraunava amortizacija, troak nabave, ostatak vrijednosti, metodu amortizacije, amotizacijsku osnovicu, amortizacijsku stopu, akumuliranu amortizaciju, neto knjigovodstvenu (sadanju) vrijednost sredstva i sl Prijedlog za otpis daje voditelj odjela u kojem se nalazi imovina koja se otpisuje, ili ga daje druga osoba odgovorna za nadzor nad dugotrajnom imovinom. Prijedlog

Razliiti zapisnici ukljuuju zapisnike o teti djelovanjem vie sile ili zaposlenika i zapisnike o krai. Analitika evidencija dugotrajne imovine sadri bitne podatke o pojedinoj poziciji dugotrajne imovine, Izvjea za potrebe menadmenta ukljuuju izvjea ija forma i sadraj ovise o zahtjevima menadmenta.

RAUNOVODSTVENI INFORMACIJSKI PODSUSTAV PROIZVODNJE

Proizvodnjom dobara i/ili usluga nastoje se zadovoljiti trine potrebe koje su u sreditu pozornosti prodajne funkcije. Prodajna funkcija tako nastoji dati odgovor na pitanje to proizvoditi, dok se proizvodna funkcija bavi problematikom naina proizvodnje.

Proizvodni, odnosno usluni proces predstavlja interakciju ljudi, sredstava za rad i predmeta rada usmjerenu na izradu odreenog proizvoda, odnosno pruanje usluge.

Proizvodnja se najee dijeli na proizvodnju po narudbi i i procesnu proizvodnju. Proizvodnja po narudbi inicirana je od strane samog kupca (pojedinana), a ponekad je inicira i sam proizvoa (serijska proizvodnja). Obiljeje procesne proizvodnjeje masovna i kontinuirana proizvodnja, esto homogenih proizvoda.Raunovodstveni informacijski podsustav proizvodnje generira informacije o:

proizvodnji u tijeku,

zalihama poluproizvoda i gotovih proizvoda,

trokovima prodanih proizvoda, odnosno pruenih usluga,

trokovima razdoblja.

Temeljne funkcije raunovodstvenog informacijskog podsustava proizvodnje su:

prikupljanje i obrada podataka o ciklusu proizvodnje,

generiranje i distribucija informacija neophodnih za donoenje poslovnih odluka,

uspostava internih kontrola neophodnih za pouzdano izvoenje radnji i informiranje o ciklusu proizvodnje.

1. Glavne faze ciklusa proizvodnje:1. Planiranje proizvodnje

2. Proizvodne operacije

3. Evidentiranje i analiza trokova.

Proces planiranje proizvodnje zapoinje oblikovanjem proizvoda, odnosno usluge koji e biti usklaeni s potrebama kupaca. Na temelju informacjskog prodajnog osoblja inenjeri i dizajneri oblikuju proizvod i uslugu vodei rauna o njihovoj kvaliteti, trajnosti, funkcionalnosti i izgledu. Nakon to su proizvod ili usluga oblikovani, izrauje se specifikacija materijala, dokument kojim su specificirane vrste i koliine materijala neophodne za proizvodnju proizvoda, odnosno pruanje usluga. Sastavlja se i lista operacija kojom su specificirani rad.

Idui korak je izrada plana proizvodnje, a u praksi se koriste sljedee metode: Sustav planiranja proizvodnih resursa nastoji uskladiti proizvodnju s planovima proizvodnje (izrauje planove za 12 mjeseci), i just in time proizvodni sustav nastoji eliminirati zalihe na nain da uspostavi takav proizvodni sustav kod kojeg e se proizvodi dostavljati kupcu izravno iz pogona (od mjesec dana).

Odgovorna osoba u proizvodsnom odjelu sastavlja raspored proizvodnje.

2.

Zaposlenici unutar proizvodnog odjela koristei sredstva za rad obavljaju niz operacija na predmetu rada u cilju proizvodnje odgovarajueg proizvoda. Proizvodni odjel moe biti sastavljen od jednog ili vie radnih centara, tj. pogona. Sredstva za rad nalaze se unutar pojedinog pogona, dok se predmeti rada dostavljaju iz skladita ili izravno od dobavljaa. Po zaprimanju predmeta rada djelatnici zapoinju s izvoenjem proizvodnih operacija sukladno radnom nalogu. Nakon to je predmet rada preao sve pogone (prilikom prijenosa iz pogona u pogon koristi se prijenosnica), odnosno poprimio obiljeja gotovog proizvoda, alje se u skladite s kopijom radnog naloga.

3.

Faza evidentiranja i razmatranja trokova obuhvaa niz aktivnosti obuhvaenih raunovodstvom trokova. Predmet raunovodstva trokova je unutranje podruje poslovanja u poduzeu. Ono se bavi raunovodstvenim praenjem i prouavanjem elemenata poslovnog procesa od onog trenutka kad poduzee ve njima raspolae premda ih jo ne troi, trokova i uinaka u poslovnom procesu te financijskog rezultata pojedinih pojedinih sastavnih djelova.

Obuhvaa knjigovodstvo sitnog inventara, materijalno knjigovodstvo, knjigovodstvo osnovnih sredstava, knjigovodstvo plaa, knjigovodstvo proizvodnje i gotovih proizvoda.

Trokovi predstavljaju vrijednosni izraz utroenih imbenika proizvodnje, odnosno utroaka koji su iskazani mernim jedinicama poput sati rada, kilograma, metara i sl. Trokovi proizvoda su trokovi koje je mogue povezati s proizvodnjom odreenog proizvoda, odnosno usluge i kojima se tereti proizvodnja u tijeku, nedovreni proizvodi, zalihe poluproizvoda i gotovih proizvoda. Ovu skupinu ine trokovi izravnog materijala, izravnog rada i opi trokovi proizvodnje. Trokovi razdoblja su trokovi koje nije mogue povezati s proizvodnjom odreenog proizvoda, te predstavljaju rashode u razdoblju u kojem su nastali. Tu spadaju trokovi uprave i prodaje, nabavne slube, raunovodstva i sl.

Mjesto troka je funkcijski, prostorno ili stvarno zaokruena jedinica u okviru poduzea, u kojoj se, ili u svezi s kojom se, u poslovanju pojavljuju trokovi to ih moemo rasporediti na pojedine proizvodne, pa za njih netko odgovara. Mjesta trokova moemo podijeliti na proizvodna mjesta troka (jedinice u okviru kojih se obavlja osnovna djelatnost) i neproizvodna mjesta troka (jedinice u kojim se ne obavlja proizvodnja).Nositelji trokova proizvedeni su proizvodi, pruene usluge ili odreene aktivnosti, odnosno poslovni uinci zbog kojih su se trokovi pojavili i na koje se oni odnose. Privremeni nositelji trokova su oni na koje se trokovi odnose, dok su konani nositelji trokova oni poslovni uinci koji su tereeni svim pripadajuim trokovima proizvodnje.

Trokovi se rasporeuju na nositelje trokova kako bi se mogle donjeti ocjene o profitabilnosti proizvoda, a prema mjestima kako bi se omoguila uspostava odgovornosti od strane zaposlenih u pojedinom mjestu troka.

Obraun trokova proizvodnje ima vie faza:

zahvaanje trokova po vrstama i utvrivanje njihovog ukupnog iznosa,

raspored i evidencija trokova po mjestima trokova,

obraun unutarnjih uinaka i raspored sekundarnih trokova po mjestima trokova,

raspored trokova na nositelje trokova,

obrauin trokova dovrene i nedovrene proizvodnje.

U praksi postoje dva pristupa obraunu trokova proizvodnje koji ovise o vrsti proizvodnje:

obraun trokova proizvodnje po radnim nalozima karak. Za proizvodnju po narudbi i serijsku,

obraun trokova u procesnoj proizvodnji karak. za masovnu proizvodnju

Prilikom utvrivanja jedininog troka proizvodnje razlikuju se sljedee metode:

dodatna kalkulacija koja se najee primjenjuje kod obrauna trokova proizvodnje po radnom nalogu

diviziona kalkulacija koja se primjenjuje kod procesnog obrauna trokova proizvodnje. Moe biti ista diviziona kalkulacija (upotrebljava se na onom mjestu troka gdje se proizvodi jedna vrsta proizvoda), kalkulacija pomou ekvivalentnih brojeva ( koristi se kod poduzea koja istovremeno proizvode srodne proizvode trokovi kojih su u odreenom odnosu) i kalkulacija vezanih proizvoda (koristi se u situacijama kada na jednom mjestu troka postoji jedan ili vie glavnih proizvoda i jedan ili vie sporednih proizvoda).

Suvremene metode: obraun trokova na temelju aktivnosti, toka proizvoda, ciljni obraun.

Dokumenti, evidencije i izvjetaji ciklusa proizvodnje

Specifikacija materijala je dokument koji sadri specifikaciju vrsta i koliina materijala, sirovina i ostalih predmeta rada potrebnih za izadu odreenog proizvoda. Moe se pojaviti i u elektronikom obliku, a slui za utvrivanje potreba za materijalom prilikom proizvodnje proizvoda.Lista operacija specificira rad i sredstva za rad potreban za izradu odreenog proizvoda te prikazuje slijed radnih operacija pri izradi proizvoda. esto se radne operacije izvode u razliitim pogonima te u tim sluajevima lista operacija prikazuje kretanje proizvoda izmeu pogona i drugih radnih centara.

Plan proizvodnje je dokument koji se sastavlja na temelju planova prodaje, otvorenih narudbenica i razine zaliha gotovih proizvoda, a specificira koliinu i dinamiku proizvodnje svakog proizvoda ili skupine srodnih proizvoda. Raspored proizvodnje detaljno je razraen plan proizvodnje kojima se precizno utvruju utroci predmeta rada, rada i sredstava za rad potrebnih za proizvodnju koliine proizvoda utvrene planom proizvodnje. Moe se sastavljati za jedan ili vie proizvoda.

Zahtjevnica je dokument kojim se od skladita zahtjeva isporuka odreenog materijala, sirovine ili nekog drugog predmeta rada odreenom pogonu u proizvodnji.

Izdatnica je isprava koju ispostavlja skladitar prilikom izdavanja materijala ili nekog drugog predmeta sa skladita. Na temelju nje razduuje se skladite materijala te provodi knjienje utroenog materijala u raunovodstvu proizvodnje.

Radnim nalogom najee se inicira proizvodni proces. On predstavlja ispravu kojojm je prikazana specifikacija vrsta i koliina materijala i rada potrebnih za proizvodnju odreenog proizvoda ili pruanje odreene usluge. Slui kao nalog za provedbu nekog posla te za kontrolu nad njegovim izvrenjem.

Radni list je dokument o izvrenom radu u kojeg se biljee podaci o radniku, radnom nalogu, mjestu troka, podaci o vrsti rada, utroenim satima rada, postignutom uinku te ostali podaci bitni za obraun plae.

Prijenosnica je isprava kojom se potvruje obavljanje radnji nad predmetom rada u pojedinom pogonu te odobrava prijenos u sljedei pogon, odnosno radni centar. Analitika evidencija proizvodnje predstavlja detaljnu evidenciju u ijem se aritu nalazi obraun trokova proizvodnje. Ona obuhvaa niz obrauna ije sastavljenje podrazumijeva poznavanje proizvodnog procesa.

Evidencija stanja radnih naloga je analitika evidencija proizvodnje u kojoj se evidentiraju otvoreni radni nalozi.Analitika evidencija gotovih proizvoda prikazuje koliinska i vrijednosna stanja i kretanja svake vrste gotovih proizvoda.

Izvjetaj o proizvodnji prikazuje ostvarenje plana proizvodnje u jednom obraunskom razdoblju te pripadajue trokove razvrstane prema mjestima troka i nositeljima trokova.

Razliita izvjea predstavljaju nestandardizirane izvjetaje za potrebe menadmenta.

RAUNOVODSTVENI INFORMACIJSKI PODSUSTAV PRODAJE

Proaja se moe promatrati kao temeljna aktivnost poduzea iz koje proizlaze sve ostale poslovne aktivnosti. Raunovodstveni informacijski podsustav prodaje omoguuje pravovremenu isporuku eljenih proizvoda na odreenom mjestu po utvrenim cijenama te odgovarajue financijsko izvjetavanje o rezultatima prodajnih aktivnosti.

Raunovodstveni informacijski podsustav proizvodnje generira informacije o:

potraivanjima od kupaca,

prihodima od prodaje,

obvezama za poreze,

ispravcima potraivanja od kupaca,

vrijednosnim usklaenjima potraivanja od kupaca,

odobrenim popustima, stanju novca i drugih instrumenata plaanja.Temeljne funkcije raunovodstvenog informacijskog podsustava prodaje:

prikupljanje i obrada podataka o ciklusu prodaje,

generiranje i distribucija informacija neophodnih za donoenje poslovnih odluka,

uspostava internih kontrola neophodnih za pouzdano izvoenje radnji i informiranje o ciklusu prodaje.

Glavne faze ciklusa prodaje

1. Unos informacija iz narudbi,

2. Odobravanje odgode plaanja,

3. Otprema dobara,

4. Fakturiranje i auriranje analitike evidencije kupaca,

5. Naplata.

1. Unos informacija iz narudbi

U ovoj poetnoj fazi prodajni odjel obavlja sljedee radnje:

prima i odgovara na upite kupaca,

zaprima narudbe kupaca,

provjerava raspoloivost zaliha outputa.

Zaprimanje i odgovaranje na upite kupaca uobiajeno prethodi kupnji kada se kupci informiraju o dobrima ili uslugama, uvjetima isporuke, plaanja, jamstvima i sl. Odgovaranje na upite osnovna je kvalitetne komunikacije, a u nastojanju da prikupe vei broj informacija o kupcima poduzea uvode softverska rijeenja poznata pod nazivom sustav za upravljanje odnosima s kupcima (Amazoon.com).

Zaprimanje narudbi kupaca je radnja kojom kupac formalizira namjeru kupnje dobra ili usluge. Podaci o dobrima ili uslugama unose se u narudbenicu, dokument kojim zapoinje proces kupoprodaje.Realizaciji kupoprodajnog odnosa prethodi odobrenje odgode plaanja i utvrivanje raspoloivosti zaliha. Prodajno osoblje mora provjeriti da li postoji dovoljna koliina odreenih dobara na zalihi.

2. Odobrenje odgode plaanja

Odobravanje odgode plaanja sastavni je dio ciklusa prodaje kojim se odobrava tzv. trgovaki kredit kupcu. Trgovaki krediti odobravaju se na rok od 90 dana te se takvim kupcima utvruje kreditni limit kao maksimalni iznos duga kojeg kupac moe imati prema poduzeu. Ukoliko je kreditni limit premaen od kupca se trai podmirenje nekih obveza.

3. Otprema dobara

Skladino osoblje na temelju zaprimljenih dokumenata odabire i pakira utvrenu koliinu odreenih proizvoda te je prosljeuje slubi otpreme ili vanjskom prijevozniku prilikom ega se sastavlja otpremnica.4. Fakturiranje i auriranje analitike evidencije kupaca

Na temelju otpremnice te ostalih podataka o uvjetima prodaje koje dobije iz prodajnog odjela, osoba zaduena za fakturiranje ispostavlja raun.Auriranje analitike evidencije kupaca obuhvaa dvije temeljne radnje: evidenciju poveanja potraivanja na temelju izdanih rauna i evidenciju smanjenja potraivanja na temelju plaanja kupca, povrata proizvoda, odobrenih popusta te otpisa potraivanja.

5. Naplata

Dokumenti, evidencije i izvjetaji ciklusa prodaje

Narudbenica je dokument kojim su specificirane detaljne informacije o vrsti i koliini naruenih proizvoda, robe ili usluga te njime zapoinje ciklus prodaje. Koristi se i prilikom nabave robe ili inputa.

Obrazac za odobrenje odgode plaanja je dokument kojim se formalno potvruje odobrenje prodaje proizvoda, robe ili usluga uz odgodu plaanja.

Nalog za otpremu je dokument kojim se daje nalog skladinom osoblju da pripremi odreenu vrstu i koliinu od kupaca naruenih proizvoda te ih isporui otpremnoj slubi ili vanjskom prijevozniku.

Otpremnica je skladini dokument koji se sastavlja prilikom otpreme proizvoda ili robe kupcu. Sadri podatke o vrstama i koliini otpremljenih proizvoda, o cijenama, podatke o kupcu i sl.

Izlazni raun, odnosno raun izdan kupcu osnovni je dokument u ciklusu prodaje na osnovi kojeg se u analitikoj evidenciji knjii potraivanja od kupaca, prihodi od prodaje te pripadajui porezi.Obavijest o odobrenju je interni dokument koji se ispostavlja prilikom povrata prodanih proizvoda ili robe, ili prilikom odobrenja popusta.

Odobrenje za otpis slui kao temelj za knjienje otpisa nenaplativih potraivanja od kupaca.

U analitikoj evidenciji kupaca biljee se svi podaci vezani za odnose s kupcima. Za svakog kupca vodi se zasebna evidencija.

Knjiga izdanih rauna porezna je evidencija u koju se unose svi izdani rauni.

1. Redni broj,

2. Broj rauna,

3. Nadnevak izdavanja rauna,

4. Naziv kupca

5. Matini broj,

6. Iznos rauna,

7. Iznos isporuka koje podljeu oporezivanju,

8. Iznos rauna za izvozne isporuke,

9. Iznos rauna za ostale isporuke u tuzemstvu osloboene poreza,

10. Isporuke osloboene poreza,

11. Isporuke koje se oporezuju po stopi od 0%

12. Oporezive isporuke po stopi od 10%

13. Oporezive isporuke po stopi od 22%.

Izvod otvorenih stavaka obino se alje kupcu jednom mjeseno.

Starosna lista potraivanja od kupaca pokazuje potraivanja od kupaca klasificirana prema dospijeu rauna na naplatu. Lista prikazuje potraivanja od kupaca s pripadajuim iznosima koji su dospjeli na naplatu.

Projekcija dospijea rauna na naplatu osnova je za projekciju novanih tokova, budui da primici po osnovi naplate potraivanja od kupaca ine glavninu primitaka svakog poduzea.RAUNOVODSTVENI INFORMACIJSKI PODSUSATV NAGRAIVANJA LJUDSKIH RESURSA

Ljudski resursi temeljni su imbenik opstanka i razvoja poduzea. Sredstva za rad i predmeti rada samo su instrumenti u rukama zaposlenika kojima oni ostvaruju postavljene ciljeve. Upravljanje ljudskim potencijalima ini niz meupovezanih aktivnosti i zadaa menadmenta i organizacija usmjerenih na osiguravanje adekvatnog broja i strukture zaposlenih, njihova znanja, vjetina, interesa, motivacije i oblika ponaanja potrebnih za ostvarivanje ciljeva organizacije.Intelektualni kapital predstavlja ukupnost intelektualne i psihike energije koju organizacija moe anganiirati na ostvarenju ciljeva i razvoja poslovanja.

Raunovodstveni informacijski podsustav nagraivanja ljudskih resursa skup je aktivnosti prikupljanja, obrade i distribucije informacija koje se odnose na zaposlenike. Upravljanje ljudskim resursima obino obuhvaa planiranje potrebe ljudskih resursa, zapoljavanje i edukaciju, uspostavu i provedbu sustava nagraivanja, vrednovanje zaposlenika te njihovo otputanje.

Raunovodstveni informacijski podsustav nagraivanja ljudskih resusrsa generira informacije o:

obvezama prema zaposlenicima,

obvezama prema dravnim zavodima i ostalim tijelima dravne uprave,

obvezama prema nedravnim mirovinskim fondovima,

trokovima plaa i naknada plaa te pripadajuih doprinosa, poreza i prireza iz i na plaa,

stanju novca i drugih instrumenata plaanja.

Temeljne funkcije raunovodstvenog informacijskog podsustava nagraivanja ludskih resursa:

prikupljanje i obrada podataka o ciklusu nagraivanja ljudskih resursa,

generiranje i distribucija informacija neophodnih za donoenje poslovnih odluka,

uspostava internih kontrola neophodnih za pouzdano izvoenje radnji i informiranje o ciklusu nagraivanja ljudskih resursa.

Glavne faze ciklusa nagraivanja ljudskih resursa:

1. Formiranje i auriranje stalne baze podataka o zaposlenicima,

2. Auriranje stalne baze podataka o doprinosima, porezima, prirezima i ostalim davanjima iz i na plae zaposlenika,

3. Prikupljanje podataka o radu zaposlenika,

4. Obraun plaa i naknada plaa te auriranje analitike evidencije plaa,

5. Isplata plaa.

1.Prva faza se sastoji u prikupljanju podataka o zaposlenicima koje prikuplja odjel za upravljanje ljudskim resursima te ih ubacuje u stalnu bazu podataka koja predstavlja osnovu za nagraivanje zaposlenih, tj. obraun plaa. Baza podataka obuhvaa podatke o:

osobne podatke, podatke o poslu i strunoj spremi, podatke o dokumentima, ostale podatke (poput naziva mirovinskog fonda, stope doprinosa).2.Djelatnici odjela raunovodstva zadueni za obraun plae redovito prate promjene propisa povezanih s obraunom plaa te u informacijski ciklus nagraivanja ljudskih resursa unose eventualne promjene. Jednom unesene promjene automatski utjeu na obraun plaa svih zaposlenika.3.

Nagraivanje zaposlenika za izvren rad moe se obaviti na temelju razliitih osnova. Ovisno o vrsti posla te usvojenoj politici nagraivanja, plae zaposlenika mogu se obraunati na temelju:

vremena, odnosno sati rada,

uinka, odnosno proizvedenih proizvoda,

provizije kao udjela u prodajnoj cijeni proizvoda, odnosno usluge.

4.

Na temelju podataka o izvrenom radu djelatnici raunovodstvene slube vre obraun plaa djelatnika. Osim plaa za obavljen posao zaposlenicima pripadaju i odgovarajue naknade trokova koje su oni imali vezano za obavljanje poslova (trokovi prijevoza na posao i s posla i sl).5.

Nakon provedbe odgovarajuih obrauna pristupa se izvrenju plaanja obveza po osnovi plaa, naknada plaa, doprinosa, poreza, prireza i ostalih davanja iz i na plae. Isplate plae i naknade plae zaposlenicima najee se provode isplatom novanog iznosa na njihov tekui ili iro raun, a rjee u obliku gotovine, dok se ostala davanja iz i na plae isplauju bezgotovinskim doznakama.

Dokumenti, evidencije i izvjetaji ciklusa nagraivanja ljudskih resursa

Radni list je dokument o izvrenom radu u kojeg se biljee podaci o radniku, radnom nalogu, mjestu troka, podaci o vrsti rada, utroenim satima rada te ostali bitni podaci za obraun plae.

Kartice radnog vremena oblik su dokumenta koji se koristi za evidentiranje radnih sati djelatnika. Suvremeni raunovodstveni informacijski sustav pomou magnetskih kartica prate dolazak i odlazak zaposlenika s posla te na taj nain automatski evidentiraju njihov rad u zasebnu datoteku koja predstavlja karticu radnog vremena.

Platna lista rezultat je provedenog obrauna plae za svakog zaposlenika koji prikazuje ime i prezime zaposlenika, obraunsko razdoblje, iznos bruto plae, doprinosi iz i n aplae, iznos poreza i prireza, razliita davanja iz plae, naknade trokova te iznos neto plae za isplatu.Rekapitulacija platnih listi zbirna je knjigovodstvena isprava koja slui kao temelj knjienja provedenih obrauna na konta glavne knjige. Sastavljena je na temelju podataka iz platnih listi svih zaposlenika.

Nalog za prijenos ili isplatu naredbodavna je isprava kojom se daje nalog organizaciji koja vri poslove platnog prometa da izvri naznaenu isplatu s rauna poduzea u korist naznaenog rauna.

Izvod o stanju i promjenama na iro raunu

Blagajniko izvjee

Stalna baza podataka zaposlenika sadri razliite podatke o zaposlenicima relevantne za poduzee i to kako za nagraivanje rada zaposlenika tako i za druge potrebe.

Stalna baza podataka o doprinosima, porezima, prirezima i ostalim davanjima iz i na plae zaposlenika evidencija je u koju se unose podaci o osnovicama i stopama doprinosa iz i na plae zaposlenika.

Razliiti izvjetaji za poreznu upravu, zavod za mirovinsko i zdravstveno osiguranje i sl. informiraju razliita dravna tijela o visini obraunanih doprinosa, poreza, prireza i ostalih davanja (obrazac ID, DNR, IDD, R-Sm obrazac).

Izvjea za potrebe menadmenta

RAUNOVODSTVENI INFORMACIJSKI SUSTAV IZVJETAVANJA

Raunovodstveni informacijski sustav izvjetavanja sredinji je dio raunovodstvenog informacijskog sustava svakog poduzea. Raunovodstveni informacijski podsustav izvjetavanja generira financijske izvjetaje i razliita menaderska izvjea.

Osnovu raunovodstvenog informacijskog sustava izvjetavanja ini glavna knjiga zbirna, odnosno sintetika vrijednosna evidencija stanja i promjena pozicija imovine, obveza, kapitala, prihoda, rashoda i rezultata poslovanja. Glavna knjiga polazite je za izradu financijskih izvjetaja i niza menaderskih izvjetaja. Glavne funkcije raunovodstvenog informacijskog podsustava izvjetavanja sastoje se u:

prikupljanju podataka i njihovom unosu u glavnu knjigu

generiranju i distribuciji informacija neophodnih za donoenje poslovnih odluka

uspostavi internih kontrola neophodnih za pouzdano izvjetavanje.

Glavne faze ciklusa izvjetavanja:

1. Auriranje glavne knjige

2. Zakljuivanje glavne knjige

3. Sastavljanje financijskih izvjea

4. Izrada menaderskih izvjea

1.

Glavna knjiga kao zbirna knjigovodstvena evidencija biljei sintetike, odnosno zbirne podatke o stanju i kretanju imovine, obveza, kapitala, prihoda i rashoda te omoguuje stjecanje opeg uvida u financijske aspekte poslovanja poduzea.Sredinje mjesto prilikom prebacivanja podataka iz analitikih evidencija u glavnu knjigu ima nalog za knjienje, odnosno temeljnica koja predstavlja vezu izmeu dvije razine analitike evidencije i glavne knjige.

Auriranje glavne knjige za promjene evidentirane u analitikim evidencijama moe se provesti na dnevnoj, tjednoj ili mjesenoj razini. U glavnu knjigu izravno se unose pozicije:

upisani kapital, te razliite rezerve, dobit ili gubitak, zadrana dobit ili preneseni gubitak

dugorona rezerviranja za rizike i trokove, dugorone obveze za kredite, obveze po osnovi leasinga, obveze po osnovi izdanih obveznica

kratkorone obveze po osnovi primljenih kredita, obveze po osnovi izdanih kratkoronih vrijednosnih papira, pasivna vremenska razgranienja

ulaganja u vrijednosne papire, potraivanja po osnovi danih dugoronih zajmova i kredita, potraivanja po osnovi leasinga

potraivanja od zaposlenih, potraivanja od drave, potraivanja po osnovi danih kratkoronih zajmova i kredita, potraivanja za kamate, aktivna vremenska razgranienja.

2.

Posljednja faza koja prethodi izradi financijskih izvjetaja sastoji se u provoenju odreenih radnji. Predzakljuni i zakljuni radovi obuhvaaju: obraun prihoda i rashoda u odgovarajuem vremenskom razdoblju

izrada razliitih konanih obrauna (amortizacije i revalorizacije)

provoenje inventure

ispravke netonih knjienja (formalne i materijalne pogreke)

izrada bruto bilance i zakljunog lista.

3.

Temeljni financijski izvjetaji sastavljaju se sljedeim redom:

sastavlja se raun dobiti i gubitka na temelju podataka iz zakljunog lista ili bruto bilance

sastavlja se bilanca na temelju podataka iz rauna dobiti i gubitka i bruto bilance

sastavlja se izvjetaj o novanom toku na temelju podataka iz rauna dobiti i gubitka, bilance i bruto bilance

sastavlja se izvjetaj o promjenama glavnice na temelju podataka iz bilance i bruto bilance kao prilog financijskim izvjetajima izrauju se biljeke koje detaljno razrauju pozicije financijsih izvjetaja4. Menaderska izvjea obuhvaaju niz nestandardiziranih izvjea ija vrsta i oblik ovisi iskljuivo o zahtjevima menadmenta i mogunostima postojeeg raunovodstvenog nformacijskog sustava poduzea. Programirana izvjea (redovita i po zahtjevu) i ad hoc izvjea.

Temeljni financijski izvjetaji

Bilanca je temeljni financijski izvjetaj koji prikazuje stanje imovine i izvora imovine na odreeni dan. Struktura bilance ovisi o kriteriju razvrstavanja pozicija aktive i pasive, a u praksi se koristi naelo rastue likvidnosti za pasivu te naelo opadajue ronosti za pasivu.

Raun dobiti i gubitka prikazuje uspjenost poslovanja poduzea za odreeno razdoblje te daje informacije o prihodima, rashodima te rezultatu poslovanja. Moe se sastaviti metodom razvrstavanja rashoda po prirodnim vrstama (promjenom zaliha koregiraju se trokovi poslovanja ili poslovni prihodi) i metodom razvrstavanja rashoda prema funkciji. Izvjetaj o novanom toku prikazuje financijski poloaj poduzea i novane tokove iz pjedinih skupina aktivnosti. Moe se sastaviti direktnom ili indirektnom metodom.

Izvjetaj o promjeni glavnice je financijski izvjetaj kojim su prikazane promjene u kapitalu nastale izmeu dva datuma bilance.

KONTROLA I REVIZIJA RAUNOVODSTVENIH INFORMACIJSKIH SUSTAVA

Kontrole obuhvaaju niz postupaka i metoda, ali i izvjetavanje o postignutim rezultatima.Sustav internih kontrola

Interne kontrole nezaobilazan su imbenik kvalitetnog upravljanja poduzeem te menadmentu daju uvjerenje da su ostvareni ciljevi:

ouvanja imovine poduzea

pouzdanosti financijskog izvjetavanja

uinkovitosti poslovanja

usklaenosti s politikama i procedurama menadmenta te primjenjivim zakonima i propisima.

Interne kontrole predstavljaju metode i postupke ugraene u poslovne aktivnosti poduzea koje se provode zbog ostvarenja unaprijed ostvarenih ciljeva. Interne kontrole mogue je podijeliti na tri razine:

1. Preventivne kontrole prva su linija obrane poduzea od nastanka odreenih neeljnih dogaaja. One djeluju prilikom ulaza podataka u proces.2. Detektivne kontrole njima se nastoje otkriti pogreke i prijevare koje su zaobile preventivne kontrole.3. Korektivne kontrole razmatraju uzroke nastajanja i potencijalne posljedice pogreke i prijevare.Komponente sustava internih kontrola:

1. Kontrolno okruenje odnosi se na uvjete u kojima se provode kontrole

2. Kontrolne aktivnosti skup politika, metoda i postupaka kojima je cilj prepoznavanje, spreavanje i uklanjanje nepravilnosti koje onemoguuju ispunjavanje ciljeva poduzea.

3. Procjena rizika identificiranje, analiza i upravljanje rizicima relevantim za istinito i objektivno sastavljanje i objavljivanje financijskih informacija4. Informiranje i komunikacije odnose se na informiranje korisnika financijskih informacija o rezultatima poslovnih aktivnosti koji su zapisani u poslovnim knjigama te na uspostavu povratne veze s korisnicima5. Nadzor kontinuirano promatranje sustava.

Revizijski odbor je tijelo sastavljeno od strunjaka koji nadziru funkcioniranje sustava internih kontrola, nadziru proces financijskog izvjetavanja i njegovu usuglaenost s primjenjivim zakonskim propisima i standardima.

Kontrolne aktivnosti internih kontrola

Mogu se grupirati u 5 skupina:

1. Podjela dunosti

2. Formiranje odgovarajue dokumentacijske osnove

3. Odobravanje transakcija

4. Nadzor nad imovinom

5. Neovisna provjera transakcija

Posebnosti internih kontrola

Ope kontrole odnose se na kontrolne postupke koji se primjenjuju kod svih aktivnosti koje koriste informatike i komunikacijske tehnologije, a najee obuhvaaju organizacijske kontrole, kontrole nabave i odravanja softvera i hardvera, kontrole podataka i rada sustava...

Aplikacijske kontrole obuhvaaju kontrolne aktivnosti usmjerene na kontrolu obrade pojedinih transakcija te su uglavnom integrirane u softver na koji se odnose.

Revizija raunovodstvenog informacijskog sustava

Revizija se moe definirati kao prikupljanje i ispitivanje podataka i informacija o poslovnom subjektu, od strane nezavisne strune osobe s ciljem izraavanja miljenja o usklaenosti s utvrenim kriterijima.

Podjela revizije prema predmetu ispitivanja:

1. Revizija financijskih izvjetaja obuhvaa postupak provjere i ocjene financijskih izvjetaja i konsolidiranih financijskih izvjetaja obveznika revizije te podataka i metoda koje se primjenjuju pri sastavljanju tih izvjetaja (eksterni revizori)

2. Revizija podudarnosti je rezultat koji se sastoji u izdavanju miljenja o usklaenosti poslovanja s odgovarajuim politikama, pravilima, procedurama, ugovorima, zakonima, a koji su usojeni od nadlenih organa i drave (interni, eksterni i dravni revizori)

3. Reviziju poslovanja koja se odnosi na provjeru djelotvornosti i uinkovitnosti poslovanja (interni revizori i revizori informacijskih sustava)

Revizija informacijskog sustava je proces prikupljanja i vrednovanja dokaza na temelju kojih se moe utvrditi uva li se imovina poduzea na odgovarajui nain, odrava li se integritet podataka, omoguuje li se djelotvorno ostvartivanje postavljenih cilojeva, te koriste li se uinkovito raspooiva sredstva.

Provodei reviziju revizor se nastoji uvjeriti da:

sigurnosne mjere tite raunalnu opremu, programe, komunikacijske veze i podatke od neovlatenih pristupa, izmjena ili unitenja

razvoj i nabava raunalnih programa izvedena je uz odobrenje menadmenta

izmjene programa odobrene su od menadmenta

procesuiranje transakcija, datoteka, izvjetaja tone su i potpune

netoni i neodgovarajui odobreni izvorni podaci dentificirani su i procesuirsni sukladno usvojenim politika menadmenta

raunalne datoteke su tone, potpune i pouzdane.

Revizija informacijskih sustava provodi se kroz 4 faze:

1. Planiranje revizije

2. Provoenje testova internih kontrola

3. Provoenje dokaznih testova

4. Dovrenje revizije43