Ringsted Kommune Analyse af ældreområdet · Derimod er indtaget relativt højt. Dvs. der er en...

Ringsted Kommune Analyse af ældreområdet 12. december 2008

Ringsted Kommune/Analyse af ældreområdet

KL’s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 2

Indholdsfortegnelse

1. Indledning ..................................................................................................................................... 4

2. Et øjebliksbillede ........................................................................................................................... 6

3. En organisation i bevægelse.......................................................................................................... 8

4. Anbefalinger og besparelsespotentiale ........................................................................................ 10 Besparelsespotentiale ................................................................................................................... 11

5. Budgetanalyse ............................................................................................................................. 13

5.1 BTP analyse.............................................................................................................................. 13 Opgørelse af BTP......................................................................................................................... 13 BTP i hjemmeplejen i Ringsted Kommune ................................................................................... 14 Effektiviseringspotentiale for BTP ............................................................................................... 22 Konklusioner................................................................................................................................ 24 Anbefalinger ................................................................................................................................ 25

5.2 Analyse af hjemmeplejen ......................................................................................................... 26 Besparelsespotentiale for hjemmeplejen ....................................................................................... 35 Konklusioner................................................................................................................................ 37 Anbefalinger ................................................................................................................................ 38

5.3 Analyse af plejecentrene .......................................................................................................... 39 Konklusioner................................................................................................................................ 42 Anbefalinger ................................................................................................................................ 42

6. Visitationsanalyse........................................................................................................................ 43

6.1 Generelt om kvalitetsstandarderne ......................................................................................... 43 Afgørelsespraksis ......................................................................................................................... 44 Konklusion................................................................................................................................... 45 Anbefalinger ................................................................................................................................ 45

7. Organisationsanalyse .................................................................................................................. 46

7.1 Indledning ................................................................................................................................ 46 Formål ......................................................................................................................................... 46 Metode......................................................................................................................................... 46

7.2 Ledelsesstruktur....................................................................................................................... 47 Hjemmeplejen .............................................................................................................................. 47 Plejecentrene................................................................................................................................ 49 Visitationen.................................................................................................................................. 50 Konklusioner................................................................................................................................ 51 Anbefalinger ................................................................................................................................ 51

7.3 Budgetansvar............................................................................................................................ 52 Konklusioner................................................................................................................................ 54



Anbefalinger ................................................................................................................................ 55

7.4 Samarbejde visitation og leverandør ....................................................................................... 55 Konklusioner................................................................................................................................ 57 Anbefalinger ................................................................................................................................ 57

7.5 Sygefravær og sygdomspolitik ................................................................................................. 57 Konklusion................................................................................................................................... 61 Anbefaling ................................................................................................................................... 61

7.6 Ledelsesinformation ................................................................................................................. 61 Konklusioner................................................................................................................................ 62 Anbefalinger ................................................................................................................................ 62

7.7 Vikarforbrug ............................................................................................................................ 63 Konklusioner................................................................................................................................ 65 Anbefalinger ................................................................................................................................ 65

8. Bilag 1 – BTP modellens metode................................................................................................. 66 BTP modellen .............................................................................................................................. 66

9. Bilag 2 – visitationsanalyse ......................................................................................................... 70 Metode......................................................................................................................................... 70 Afgørelsespraksis ......................................................................................................................... 72 Eksempler på begrundelser........................................................................................................... 75 Afgørelsesbrevets felt ”Særlige bemærkninger”............................................................................ 76 Tærskel for nye afgørelser............................................................................................................ 76 Dokumentation af ægtefællens ressourcer..................................................................................... 76



1. Indledning

Den aftalte ældreanalyse i Ringsted Kommune indeholder ifølge projektbe-skrivelsen følgende elementer: A: En budgetanalyse bestående af:

• En analyse af hjemmeplejen • En BTP analyse • En analyse af plejecentrene

B: En visitationsanalyse C: En organisationsanalyse. Formålet med projektet har været gennem de ovennævnte analyser at identificere besparelsespotentialer i Ringsted Kommunes budget på ældre-området. Ringsted Kommune har forespurgt, om KLK har data til at lave en bench-marking på trænings- og daghjemsområdet. KLK er imidlertid ikke i besid-delse af valide og tidssvarende data for området, der gør en benchmarking muligt. En benchmarking vil derfor kræve sideløbende analyser af en ræk-ke kommuner. Rapporten er udarbejdet med afsæt i projektbeskrivelsen af 1.10. 2008. I kapitel 2 beskrives situationen sådan som konsulenterne ser den ud fra den samlede analyse på det tidspunkt, hvor de enkelte delanalyser har ta-get deres afsæt. Kapitlet kan betragtes som et slags resume af rapportens konklusioner. I kapitel 3 beskrives den udvikling på ældreområdet i Ringsted Kommune, som konsulenterne har noteret er sket i løbet 2008. En række data, fx data på landsplan går tilbage til regnskab 2007, mens en række data vedr. sammenligningskommuner vedrører januar 2008. Der er imidlertid sket en række ting i løbet af 2008 i kommunen. Kapitel 3 ridser disse ændringer op. I kapitel 4 gives en oversigt over KLK’s anbefalinger og besparelsespoten-tialer. Kapitel 5 indeholder budgetanalysen, der dels består af en BTP analyse (Bruger Tids Procent), dels en analyse af Hjemmeplejen og af Plejecentre-ne. Her sammenlignes dels med data på landsplan, dels med kommuner



hvor KLK har gennemført projekter, og derfor har data, der ikke er offentligt tilgængelige. I kapitel 6 analyseres den centrale visitation gennem en analyse af 25 sa-ger, der alle er afgjort inden for de sidste tre måneder. I kapitel 7 gennemgås resultaterne fra organisationsanalysen. Denne del er fortrinsvis baseret på syv fokusgruppeinterview men også på en gennem-gang af skriftligt materiale. I bilagene er samlet mere teknisk baseret materiale.



2. Et øjebliksbillede

Nedenfor gives et billede af, hvordan KLK vurderer situationen på ældre-området i Ringsted Kommune på det tidspunkt, hvor analysen er gennem-ført. � Udgifterne på ældreområdet i Ringsted Kommune ligger betydeligt over

landsgennemsnittet. I regnskab 2007 lå ældreudgifterne således ca. 4.000 kr. over landsgennemsnittet pr. ældre over 65. årig. Det svarer til en årlig merudgift på ca. 18 mio. kr.

� Merudgifterne på ældreområdet skal imidlertid ses i lysest af, at udgif-terne på sundhedsområdet ligger under landsgennemsnittet. Forvalt-ningen har således opgjort, at i perioden januar til august 2008 brugte Ringsted Kommune 75,72 kr. mindre end landsgennemsnittet pr. bor-ger. Antages dette at gælde på årsbasis indebærer det en mindre udgift på 3,8 mio. kr. En del af denne mindre udgift kan skyldes udgifter, der henhører under ældreområdet, som fx høj kapacitet på boligområdet og en stor indsats på træningsområdet

� Det kan endvidere konstateres, at BTP, den tid medarbejderne bruger ude hos borgerne, er relativ lav set i forhold til, hvad KLK har kendskab til i andre kommuner. Den gennemførte BTP analyse viste en BTP på 43,0%. Generelt vurderes en BTP på 40 – 45% som lav, mens en BTP på over 50% anses for høj. Dette kan tyde på, at Hjemmeplejen ikke fungerer tilstrækkeligt effektivt

� På hjemmeplejeområdet er serviceniveauet relativt lavt. Det er vurde-ringen både når man ser på kvalitetsstandarden, og når man vurderer antal visiterede timer pr. uge. pr. visiteret borger. I januar blev der i Ringsted visiteret 2,78 timer pr. visiteret borger. Landsgennemsnittet i 2007 var 3,72. På opgørelsestidspunktet (januar 2008) havde Ringsted Kommune dog et relativt højt serviceniveau på praktisk hjælp i forhold til sammenligningskommunerne

� Derimod er indtaget relativt højt. Dvs. der er en stor andel af de ældre, der bliver visiteret til en ydelse. I januar blev 27,3 af de +65 årige visite-ret i Ringsted Kommune. På landsplan blev 25,2% af de +65 årige visi-teret i 2007. Landsgennemsnittet på årsbasis er dog formentlig lidt lave-re end januar tallet

� På udførersiden kan det konstateres, at der både er en meget høj per-sonaleomsætning og et meget højt sygefravær. Personaleomsætningen



i Ringsted Kommune ligger mellem 30 og 40%. På landsplan var perso-naleomsætningen på SoSu området opgjort til 16,8% i 2007. Sygefra-været er på over 10% mod 6,7% for social- og sundhedspersonale i 2007 på landsplan. Den store personaleomsætning og det høje syge-fravær er en væsentlig medvirkende årsag til det høje udgiftsniveau

� Som følge af det høje sygefravær og den store personaleomsætning er også vikarforbruget meget højt

� På boligområdet kan det konstateres, at Ringsted Kommune har et stort antal boliger set i forhold til sammenligningskommunerne, og at der især er et stort antal skærmede pladser, der har en højere personale-normering end de almindelige, somatiske pladser

� Endvidere kan det konstateres, at personalenormeringen på de skær-mede pladser, der er på ca. 1,3, ligger noget over det, der anses gen-nemsnitligt på skærmede pladser, nemlig 1,01

� Det kan konstateres, at dialogen og samarbejdet mellem Visitationen og

leverandørerne ikke er optimal. Det må være et fælles ansvar at få det-te bragt på plads.

� Endelig skal det fremhæves, at organisationsanalysen har vist, at der er behov for justeringer af samspillet mellem ledelse og medarbejdere i hjemmeplejen og på Knud Lavard Centret, og at der er behov for æn-dringer af kulturen både i forhold til økonomi, og den måde arbejdet planlægges og udføres på.

På denne baggrund vurderer KLK, at der ikke er et behov for en større budgetøvelse, men at der derimod er tale om en organisatorisk udfordring.



3. En organisation i bevægelse

I det foregående afsnit er beskrevet et øjebliksbillede. Den samlede analy-se har imidlertid vist, at organisationen på mange områder bevæger sig i den rigtige retning enten generelt eller på enkelte udvalgte steder, som der kan tages afsæt i for læring og erfaring. Konsulenterne har især hæftet sig ved: � At der er en stor bevidsthed i organisationen om, at der skal gøres no-

get, at der skal ske forandringer. Et udtryk herfor er nedsættelsen af 23 arbejdsgrupper på ældre- og sundhedsområdet. Et andet udtryk herfor er, at der er gennemført trivselsundersøgelser i Hjemmeplejen og på Knud Lavard Centret

� At antallet af +65 årige, der visiteres til hjemmepleje er faldet fra 27,3% i januar til 25,8%. Selvom september typisk ligger over januar er det trods alt tegn på, at der visiteres mere stramt

� At det i øvrigt er vurderingen, at Visitationen gøre et godt stykke arbej-de. De 25 analyserede sager, der alle er behandlet inden for de sidste 3 måneder, har alle været af høj kvalitet og der er intet, der tyder på, at der visiteres for ”slapt” i forhold til den vedtagne kvalitetsstandard

� At der rundt omkring i organisationen arbejdes målbevidst med at ned-bringe sygefravær og personaleomsætning. Bedst er det lykkedes på Solbakken, hvor ledere og medarbejdere har iværksat forsøg med weekendvagt hver 4. uge og såkaldte øv-dage, hvor man med kort var-sel kan tage en fridag eller en afspadseringsdag. Endvidere er der ind-ført en systematisk fraværspolitik, som tager udgangspunkt i den kon-krete sag. Resultatet er, at sygefraværet er nedbragt med et par pro-cent over de sidste to år, og at der nu er ”venteliste” for at få et job på Solbakken. Konsekvensen af disse ting er, at vikarforbruget er reduce-ret

� At der er et særdeles velfungerende samarbejde mellem økonomifunk-tionen i forvaltningens sekretariat og de udførende enheder på øverste ledelsesniveau. Derimod kniber det med at få dette samarbejde til at få virkning nedad i systemet

� At der er udviklet en særdeles omfattende og relevant ledelsesinforma-tion, der dog godt kan udbygges på enkelte punkter.



De sidste interne data fra Ringsted Kommune vedrørende visiterede ydel-ser der er beskrevet i rapporten, er fra september 2008. I forbindelse med rapportskrivningen kom der data fra oktober måned. Det har ikke været muligt tidsmæssigt at indarbejde disse data i rapporten, men det er indtryk-ket, at de fortsætter den tendens i 2008, der er beskrevet ovenfor med et lavere indtag og færre visiterede ydelser.



4. Anbefalinger og besparelsespotentiale

Det er KLK’s vurdering, at ældreområdet i Ringsted Kommune står over for en organisatorisk udfordring frem for behovet for en større budgetøvelse. Denne vurdering bunder i analysens resultater, som entydigt peger på or-ganisationen som årsagen til, at Ringsted Kommune bruger ca. 4000 kr. mere pr. +65 årige end resten af landets kommuner med et sammenligne-ligt serviceniveau. Det svarer til et årligt merforbrug i forhold til landsgen-nemsnittet på ca. 18 mio. kr. Resultaterne dokumenterer hjemmeplejens relativt lave brugertidsprocent, en alarmerende høj personaleomsætning og et højt sygefravær. Samtidig er der konstateret store kulturforskelle på Knud Lavard Centret. Serviceni-veauet i hjemmeplejen vurderes at være relativt lavt i forhold til analysens sammenligningskommuner, hvorimod normeringer for de skærmede boen-heder vurderes at ligge 0,2 – 0,3 årsværk over det niveau KLK normalt op-lever. Analysen dokumenterer også en organisation i en positiv bevægelse og plejecentret Solbakken står med sit eksempel på nedbringelse af sygefra-været som slående eksempel på organisationens positive bevægelse. Men der er stadig et stykke vej at gå. Analysen indeholder en lang række anbefalinger, som skal styrke Ringsted Kommunes positive bevægelse. De vigtigste anbefalinger på tværs af analysen er opstillet nedenfor og er prio-riteret i forhold til størrelse af besparelsespotentialet og vigtigheden af den enkelte anbefaling.

Anbefalingerne er: Det anbefales, at Ringsted Kommune arbejder med at øge den gennem-snitlige brugertidsprocent. Der bør ske en indsats både i forhold til at ned-bringe det betalte fravær, og i forhold til at øge den direkte brugertid og dermed forbedre den organisatoriske effektivitet i hjemmeplejen. Den organisatoriske effektivitet skal efter KLK´s vurdering forbedres på en række områder. Dette er for at sikre en hjemmepleje med et godt arbejds-miljø og en effektiv drift. Områderne er: � At man sikrer sig, at institutionsledere og teamledere har de nødvendi-

ge ledelsesmæssige kompetencer � At planlægningen på hjemmehjælpsområdet underkastes en indgående

analyse ved konsulent med særligt kendskab til ruteoptimering



� At mødernes afvikling optimeres, og at teamlederen involverer sig mere i mødernes afvikling.

Det anbefales, at der holdes et øget fokus på fastholdelse af medarbejdere. Fastholdes 20 medarbejdere i et år er der et besparelsespotentiale på om-kring 3 mio. kr. Det estimeres af KLK, at Ringsted Kommune har haft en overfratrædelse svarende til 108 medarbejdere, svarende til et overforbrug på ca. 16 mio. kr. Samtidig anbefales det, at der sættes endnu større fokus på sygdomspolitikken i Hjemmeplejen, blandt andet kan det overvejes om også Hjemmeplejen skal have sin egen lokale politik. I forhold til plejeboligerne anbefales det at harmonisere normeringerne på de skærmede enheder til landsgennemsnittet på 1.01 årsværk pr. boenhed. Dette gøres ud fra den overbevisning, at denne type af beboere fagligt for-svarligt kan rummes inden for den landsgennemsnitlige normering for skærmede enheder. Herudover anbefales det, at ledelsesstrukturen på Knud Lavard Centret overvejes mhp. at nedbryde de gamle kulturer og skabe gejst og positiv stemning på institutionen. Der bør endvidere etable-res en regelmæssig møderække mellem social- og sundhedschefen og de tre centerledere, hvilket ikke finder sted i dag. Dette styrker videndeling og læring mellem kommunens tre plejecentre. I forhold til visitationen anbefales, at der holdes fortsat fokus på servicead-gangen. Selv om antallet af modtagere er faldende, er der stadig relativt mange modtagere af hjælp og pleje i forhold til landsgennemsnittet. Herud-over tydeliggøres råderummet i forhold til en yderligere reduktion af den praktiske hjælp. Generelt fungerer økonomistyringen godt i Ringsted Kommune. KLK´s an-befalinger er, at der indføres en regelmæssig intern benchmarking vedr. fx vagtplanlægning, kultur, sygefravær, brug af vikarer og udløsning af over-arbejdsbetaling mhp., at drøfte ”best practice”. Herudover anbefales det, at budgetopfølgningerne suppleres med forslag til kompenserende besparel-ser og/eller strategier til tiltag der kan dæmpe udgiftsstigningen på længere sigt.

Besparelsespotentiale

Besparelsespotentialet ved en hel eller delvis indfrielse af ovenstående an-befalinger er kvantificeret i nedenstående tabel. Tabellen illustrerer et spænd i potentialet. Dette spænd er defineret af to årsager. For et første at tydeliggøre at potentialet i form af organisatoriske forandringer er investe-ringer, der høstes over tid. Derfor er det nødvendigt at arbejde med lang-sigtede udviklingsplaner for at høste det fulde potentiale. For det andet at



tydeliggøre, at potentialerne for de enkelte delområder hænger sammen og delvist kan spise af hinandens potentialer. Tabel 0 – besparelsespotentiale

Spændet i besparelsespotentiale er mellem 12,5 og 31,1 mio. kr. Hovedparten af besparelsespotentialet skal opnås gennem organisatoriske forbedringer. Besparelsespotentialet er beregnet ud fra, hvad KLK gennem andre ældreanalyser har erfaring for er realistisk og fagligt forsvarligt. Der er ikke lagt forudsætninger ind i beregningerne, som KLK ikke tidligere har erfaret realiserbar i forbindelse med leveringen af pleje og omsorg til ældre. Ringsted Kommune skal være opmærksom på, at positive forandringer i en organisation kræver en massiv indsats, da varige forandringer i arbejdstil-rettelæggelsen oftest kræver en ændring af kulturen. Der bør derfor fast-sættes realistiske mål for indfrielsen af besparelsespotentialet og i samme åndedrag formuleres projektplaner for, hvordan målene kan indfris og i hvilken takt. Kommunalbestyrelsen i Ringsted Kommune besluttede på byrådsmødet den 8. december 2008 en samlet sparepakke på 25. mio. kr. for ældreom-rådet. Af analysens foreslåede potentialer er en del af disse allerede inde-holdt i den besluttede sparepakke for ældreområdet.

Indsatsområde Måltal Vurderet

potentialespænd (Mio. kr.)

Højere BTP 44,5/49,5 pct. 1,9-7,5

Øget fastholdelse af medarbejderne på ældreområdet

20/108 medarbejdere på et år 3-16

Nedsættelse af normeringen på de skærmede pladser

1,01 årsværk pr. boenhed 5,3

Færre modtagere af personlig pleje og praktisk hjælp

25, pct. af befolkningen over 65 år.

0,8

Færre visiterede timers praktisk hjælp7,5 minutter om ugen pr. over 65 årig

1,5

Samlet spænd i potentiale 12,5-31,1



5. Budgetanalyse

5.1 BTP analyse Et af de vigtigste elementer i styringen af hjemmeplejen er andelen af den tid, som de udførende medarbejdere anvender i direkte relation til modta-gerne af hjælp. Dvs. den tid medarbejderne er i brugernes hjem, udfører ydelser for eller sammen med modtagerne i forbindelse med fx indkøb eller tøjvask uden for hjemmet. Andelen af den tid medarbejderne er i brugernes hjem betegnes bruger-tidsprocent (BTP). BTP anvendes dels i beregningen af timepriserne. Dels udgør BTP et af de centrale styringselementer for udførevirksomheder i de-res vurdering af det faktiske ressourceforbrug i forhold til afregningen pr. leveret times hjemmehjælp. Der er i denne analyse gennemført en tidsregistrering i hjemmeplejen i Ringsted Kommune. Hensigten er dels at kunne foretage en vurdering af kommunens budget for 2008, og dels at kommunen fremadrettet kan an-vende BTP som styringselement. Stikprøven er udført blandt samtlige udfø-rende social- og sundhedsmedarbejdere i kommunens hjemmepleje. Stikprøven er gennemført over to uger - fra den 24. september til 8. oktober 2008 - og omfatter manuel registrering af medarbejdernes tid. KLK har fo-restået introduktionen til registreringen samt kvalitetssikring af oplysninger-ne.

Opgørelse af BTP

På baggrund af stikprøven i hjemmeplejens tidsanvendelse har KLK bereg-net forskellige BTP’er: � opgjort for de enkelte områder � opgjort på de lovpligtige ydelseskategorier, henholdsvis personlig pleje i

dagtimer, personlig pleje på øvrige tidspunkter samt praktisk hjælp � opgjort på de timepriskategorier, som Ringsted Kommune anvender til

at afregne med private leverandører. Dvs. at der i den personlige pleje for den øvrige tid skelnes mellem aften, nat og weekend.

De forskellige BTP’er kan danne grundlag for den videre styring af udføre-virksomhederne – dels i relation til den interne arbejdstilrettelæggelse og dels i forhold til effektivitet. De opgjorte BTP’er kan altså anvendes til vur-dering og kvalitetssikring af det eksisterende afregningsgrundlag.



Opgaver udenfor fritvalgsområdet ligger normalt udenfor opgørelsen i BTP-analyser. Den tid, som medarbejderne anvender på disse opgaver frareg-nes i de efterfølgende beregninger. I Ringsted Kommune har det imidlertid været ønsket også at opgøre BTP’en for sygepleje med henblik på kom-munens interne afregning. Medarbejderne har derfor også tidsregistreret på en særlig kategori for sygepleje i denne undersøgelse. Tidsregistreringerne dækker kun den tid, hvor medarbejderne er på arbejde i stikprøveperioden. Oplysningerne fra tidsregistreringen suppleres i analy-sen med registerbaserede oplysninger om fravær over hele det senest af-sluttede kalenderår. Fravær i form af for eksempel ferie og sygdom falder typisk meget ujævnt hen over året, og en stikprøve for en given to-ugers periode vil i reglen ikke give et validt resultat for hele året. Opgørelsesmetoden af brugertidsprocenter er beskrevet i rapportens bilag 1.

BTP i hjemmeplejen i Ringsted Kommune

Der er som nævnt foretaget en stikprøve i alle hjemmeplejens områder med henblik på indsamling af data til opgørelse af BTP. Stikprøven er foretaget i samtlige enheder på de enkelte ydelser. Således indeholder stikprøven oplysninger om: � Hvilket område/områder medarbejderne tilhører � Hvilken faggruppe medarbejderen tilhører � Tidspunktet for levering af hjælp (dagtimer eller øvrig tid) � Hvilken ydelse, der er leveret (personlig pleje eller praktisk hjælp) � Indirekte brugertid (kontakt, fællesopgaver og vejtid) � Kvalifikationstid (udvikling og uddannelse, møder og planlægning). � Beredskabstid � Opgaver uden for fritvalgsområdet � Hvor mange besøg den enkelte medarbejder dagligt udfører. Stikprøven danner grundlaget for beregning af BTP for hvert område og in-den for hver type leveret ydelse. Disse beregninger danner igen grundlaget for opgørelse af en samlet BTP for hele Ringsted Kommune Opgørelsen af fravær I forhold til beregningen af fravær og antallet af refusionsberettigede timer er som nævnt anvendt registeroplysninger på årsbasis for de respektive områder, der er leveret af kommunen. En opgørelse af fraværet indebærer, at både ferie, afspadsering, søn- og helligdage, sygdom, barsel m.m. opgø-res.



Til BTP-analysen tæller timer til eksterne vikarer med i det samlede timean-tal. Interne vikarer regnes som oftest med som kommunens øvrige faste personale. I Ringsted Kommune har det imidlertid været ønsket at tage ud-gangspunkt i fraværet hos de faste medarbejdere i de enkelte teams eks-klusive fraværet for vikarer fra Service- & Rengøringskorpset (SR). Vikarer fra SR er derfor behandlet på lige fod med eksterne vikarer, hvilket vil sige at det fremstår i BTP-opgørelsen som om, der ikke er fravær for disse. Denne fremgangsmåde er metodisk fuldt forsvarlig, blot man husker at tage højde for det manglende fravær ved at beregne en højere omkostning pr. time for vikarerne fra Service- & Rengøringskorpset. Fratrukket refusion for bl.a. sygedagpenge betalte Ringsted Kommune i alt ca. 351.500 løntimer i hjemmeplejen i 2007. Ca. 77.500 timer heraf var fra-vær. Det giver en fraværsprocent på 22,0. I lignende undersøgelser, hvor BTP-modellen er fulgt, og som KLK har foretaget, ligger den samlede andel af betalt fravær typisk på lige omkring 20 pct. Det vil sige, at fraværet i Ringsted Kommune ligger i den højere ende, hvis man sammenligner med lignende undersøgelser. Det gælder især når man tager højde for, at fra-været for vikarer fra SR ikke er regnet med. Fratrækkes de ca. 77.300 vikartimer (eksterne og interne), svarer det betal-te fravær til 28,3 pct. Det betalte fravær for egne medarbejdere varierer fra 20,8 pct. til 34,9 pct. mellem områderne. I tabellen nedenfor er vist forde-lingen af fraværet for hele hjemmeplejen samt for de enkelte områder. Det ses af tabellen, at Team 4 har det højeste fravær og Nat har det laveste. Ferie og helligdage forklarer en stor del af forskellen, og for Aften og Nat gælder det, at en stor del af ferie og helligdage udbetales. Herudover for-klarer forskelle i sygefravær (både korttids- og refusionsberettiget langtids-sygdom) det meste af forskellen. Team 4 ses endvidere at have et for-holdsvist højt fravær på grund af barsel, hvilket forklarer en stor del af for-skellen til de øvrige teams. Niveauet for langtidssygdom er relativt højt, når det tages i betragtning, at det kun er den andel af sygefraværet, som kommunen betaler for, der er med i tabellen. Det vil sige, at den sygedagpengerefusion, som kommunen modtager som arbejdsgiver, er skønsmæssigt omregnet til et antal fraværs-timer, der er fratrukket det samlede fravær.



Tabel 1: Betalte timer og fravær i 2007 fordelt på fraværskategorier 1

Den samlede BTP for hjemmeplejen Tabellen nedenfor viser den samlede opgørelse af BTP for hele hjemme-plejen i Ringsted Kommune. Udgangspunktet er den samlede fremmødetid inkl. korrektioner samt det samlede antal fraværstimer inkl. refusionskorrek-tioner.

Stikprøven viser, at den direkte brugertid udgør 55,2 pct. af fremmødetiden. Det vil sige, at lidt over halvdelen af den tid, hvor medarbejderne er på ar-bejde, bliver anvendt på opgaver hjemme hos brugerne eller med ud-gangspunkt i brugernes hjem. For at sætte andelen af brugertid i forhold til det samlede betalte antal timer, skal der tages højde for fraværet. Med et gennemsnitligt fravær på 22,0 pct. bliver den samlede BTP 43,0. Der er endvidere beregnet en BTP for ydelseskategorierne personlig pleje i dagtimer og øvrig tid samt praktisk hjælp. BTP’en for personlig pleje i dag-timerne udgør 39,1 og ligger under BTP’en for personlig pleje øvrig tid, som udgør 46,6. BTP’en for praktisk hjælp er den højeste for de tre under-kategorier og svarer til 50,4. Tabel 2: Samlet brugertidsprocent for Ringsted Komm une Sædvanligvis vurderes gennemsnitlige BTP’er nær 40-45 at være lave, mens BTP’er over 50 er høje. BTP’en i hjemmeplejen i Ringsted Kommune må således betegnes som relativt lav. Den direkte brugertidsandel af fremmødetiden ligger typisk lige under 60 pct., hvilket er højere end det ses i Ringsted Kommune.

1 Til BTP-analysen opgøres fraværet ekskl. refusion, hvilket gør, at tallene kan afvige fra kommunens egne opgørelser.

Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Aften Nat SR I altSamlet antal timer, som kommunen betaler for 66.589 69.140 50.091 62.911 66.304 15.557 20.894 351.486- heraf til vikarer (interne og eksterne) 19.383 14.784 9.250 14.600 14.908 4.348 0 77.273Fravær i alt, som kommunen betaler for 12.842 17.263 11.904 16.848 11.621 2.332 4.685 77.495Fraværsprocent 19,3 25,0 23,8 26,8 17,5 15,0 22,4 22,0Fraværsprocent ekskl. vikarer 27,2 31,8 29,1 34,9 22,6 20,8 22,4 28,3Ferie og helligdage 14,2 14,2 13,6 13,2 9,5 8,2 15,5 12,9Omsorgsdage 0,2 0,2 0,3 0,2 0,0 0,2 0,0 0,2Afspadsering 1,1 1,0 0,7 0,8 0,0 0,0 0,1 0,6Langtidssygdom 6,4 6,9 6,4 5,4 3,8 6,6 1,6 5,5Sygdom (inkl. barns 1. sygedag) 5,3 5,8 5,1 8,1 5,1 5,8 5,2 5,8Barsel (inkl. graviditetsgener) 0,0 3,6 3,1 7,1 4,1 0,0 0,0 3,2

Hele hjemmeplejen 43,0Personlig pleje, hverdagstimer 39,1Personlig pleje, øvrig tid 46,6Praktisk hjælp 50,4



Mønsteret med, at BTP for personlig pleje ligger lavere end BTP for prak-tisk hjælp, kendes også fra andre undersøgelser, hvilket afspejler en højere grad af specialisering i praktisk hjælp til rene rengøringsydelser. Dette gør sig især gældende i kommuner, der som Ringsted har adskilt store dele af den praktiske hjælp i egentlige Service- & Rengøringskorps. Der kan her-ved opnås en ganske høj BTP for den praktiske hjælp. Det ses oftest, at BTP’en er lavest i dagtimerne. Det skyldes blandt andet, at kursus- og uddannelsesvirksomhed, møder og kontakt med læger og andre samarbejdspartnere typisk ligger i dagtimerne og derfor ikke ”stjæler” tid fra den direkte brugertid på andre tidspunkter af døgnet. Dette er også tilfældet i Ringsted Kommunes hjemmepleje. BTP’erne for de timepriskategorier, som Ringsted Kommune anvender til at afregne med private leverandører, er vist i tabellen nedenfor. I forhold til de lovpligtige kategorier er personlig pleje og øvrig tid opgjort på fire underka-tegorier. Tabel 3: Samlet brugertidsprocent for Ringsted Komm une, egne timepriskategorier

Sygepleje BTP’en for sygepleje er opgjort til 32,9. BTP’en for sygepleje opgøres som nævnt normalt ikke i BTP-undersøgelser på fritvalgsområdet. Resultatet kan derfor ikke uden videre sammenlignes med andre undersøgelser. KLK har dog foretaget en tidsregistrering efter BTP-konceptet i en enkelt anden kommune – dog kun af sygeplejeindsatsen og kun vurderet i forhold til fremmødetiden. Resultatet svarede i denne kommune til 37,9. Som andel af fremmødetiden svarer resultatet for Ringsted Kommune til 42,2, hvilket altså er et bedre resultat. Der eksisterer dog ikke viden om, på hvilket niveau kommunerne gennemsnitligt set ligger. BTP for de enkelte områder i hjemmeplejen I tabellen nedenfor er vist tidsanvendelsen ifølge stikprøven i de forskellige områder i hjemmeplejen i Ringsted Kommune.

Samlet hjemmepleje 43,0Praktisk hjælp 50,4Personlig pleje, hverdagstimer 39,1Personlig pleje, hverdag aften 45,9Personlig pleje, hverdag nat 36,7Personlig pleje, weekend dag 45,4Personlig pleje, weekend aften/nat 49,9



Tabel 4: Tidsforbruget for de enkelte områder

Det fremgår af tabellen, at SR har den højeste BTP på 50,1, medens BTP er lavest i Nat med 34,8. Produktionsvilkårerne disse steder er dog vidt for-skellige, så sammenligninger her kan være misvisende. Når man som i Ringsted Kommune har skilt aften- og nattevagterne samt en stor del af den praktiske hjælp ud i særskilte teams, kan man ikke umid-delbart sammenligne BTP’erne i de funktionsopdelte teams. Service- & Rengøringskorps bør således altid ligge højere end organisationen som helhed. Med længere rengøringsbesøg er det muligt at ruteoptimere bedre, og praktisk hjælp kræver typisk ikke den samme grad af faglig koordine-ring, som personlig pleje. Omvendt bør organisationen samlet set have en højere BTP end fx natteamet. Om natten vil der være mere beredskabstid end i dagtimerne, og relativt flere, korte akutbesøg medfører mere trans-porttid, hvilket typisk resulterer i en markant lavere BTP end resten af hjemmeplejen. Sammenligninger mellem de fire ”almindelige” teams er umiddelbart mere sigende. Også her er der dog relativt store forskelle i den samlede BTP – fra 38,9 til 44,5 pct. Fraværet varierer en hel del fra område til område, og der er ingen tvivl om, at fraværet er en markant faktor i forhold til at forklare forskellene på områ-derne. Som nævnt er der forskel på, i hvor høj grad medarbejderne får ud-betalt ferie og helligdage, og herudover er sygefravær en væsentlig årsag til forskellene.

I alt Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Aften Nat SRDirekte brugertid 43,0 44,5 44,1 42,4 38,9 43,3 34,8 50,1Indirekte brugertid 16,1 16,4 10,4 13,6 20,5 20,5 25,8 9,3- kontakt 1,1 1,1 0,8 1,1 0,7 1,6 2,2 0,4- fællesopgaver 2,6 2,2 1,9 3,3 4,8 2,2 1,5 0,9- vejtid 12,5 13,1 7,6 9,2 15,0 16,7 22,0 8,0Kvalifikationstid 16,2 18,3 18,0 18,5 11,3 16,7 16,8 13,3- udvikling og uddannelse 2,6 2,3 3,5 3,7 0,7 2,7 0,0 4,4- pauser og møder 9,1 9,8 8,7 9,1 8,8 10,5 14,0 4,5- organisering 4,5 6,1 5,8 5,8 1,8 3,6 2,9 4,4Beredskabstid 2,6 1,5 2,6 1,7 2,5 1,9 7,6 4,8- planlagt 2,0 0,9 2,0 0,9 2,3 1,5 7,5 3,7- ikke planlagt 0,6 0,7 0,6 0,8 0,2 0,4 0,1 1,1Fravær 22,0 19,3 25,0 23,8 26,8 17,5 15,0 22,4Betalte timer i alt 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0Observationer i undersøgelsen 1.549 291 280 207 249 286 74 162Andel opgaver udenfor opgørelsen 13,9 15,9 12,6 19,0 20,5 9,4 0,8 10,5



Tidsforbruget på en række øvrige tidskategorier, hvor der umiddelbart kun-ne forventes at være et forbedringspotentiale, bliver gennemgået nedenfor. Her skal der kort knyttes en kommentar til to tidskategorier, som Ringsted Kommune ligger lavt på i forhold til andre kommuner, hvor der har været fo-retaget lignende undersøgelser. Ringsted Kommune har et relativt lavt tidsforbrug på møder og pauser. Samlet set anvendes 9,1 pct. af den betalte tid på møder og pauser, hvor niveauet typisk ligger på 10-11 pct. En del af forklaringen er, at tiden an-vendt på møder og pauser for nogle områder er forholdsvist lav. For SR er det således kun 4,2 pct. af den betalte tid, der ifølge registreringerne an-vendes på møder og pauser, og kun 2,2 procentpoint heraf er til frokost og pauser. Hvis man har mange ansatte, der ifølge deres ansættelsesvilkår ikke er be-rettiget til betalt frokost (hvis de fx arbejder deltid), vil det samlede tidsforb-rug til frokostpauser blive lavere. 29 minutters frokostpause om dagen sva-rer således til ca. 5 pct. af den betalte tid for en fuldtidsvagt (med et fravær på 22 pct.). Herudover ligger kommunen lavt på beredskabstid. Samlet set er 2,6 pct. af den betalte tid registreret som beredskabstid, hvor niveauet i andre un-dersøgelser typisk ligger på omkring 4 pct. Der kan ikke umiddelbart gives nogen forklaring på det relativt lavere tidsforbrug, men resultatet for de fire teams ligger jævnt lavt og er højere for aften og nat, hvad der også er for-venteligt. Sammenligninger for enkelte tidskategorier KLK har i de senere år gennemført BTP-analyser i en række kommuner, og nedenfor sammenlignes resultaterne for Ringsted Kommune på udvalgte tidskategorier med resultaterne for fem andre kommuner. Kommunerne er valgt ud fra, at undersøgelsesdesignet har været sammenligneligt. Der sammenlignes i forhold til, hvor stor en andel de enkelte tidskategorier udgøres af fremmødetiden, det vil sige den tid, hvor medarbejderne er mødt op på arbejde. Dette er valgt, fordi man bedre får fremhævet forskel-le, der skyldes den kommunale organisation, når man ser bort fra den an-del af de betalte timer, der udgøres af fravær. Fællesopgaver I hjemmeplejen i Ringsted Kommune anvendes 3,3 pct. af fremmødetiden på fællesopgaver. Det er den højeste andel, der er målt for de seks kom-muner, der her sammenlignes. Ser man nærmere på de underkategorier, der udgøres af fællesopgaver viser det sig, at 1,9 procentpoint svarer til



dokumentation, og 0,8 procentpoint har været brugt på PDA’ere. Sidst-nævnte er en særskilt kategori, der er taget med i undersøgelsen i Ring-sted, da man havde en mistanke om, at tekniske problemer med PDA’ere var en uforholdsmæssig tidsrøver. Resultatet understøtter, at mistanken ik-ke har været helt ubegrundet. Tabel 5: Tid anvendt på fællesopgaver i seks kommun er Vejtid Den enkelte kategori af registreret tid, som varierer mest i stikprøven, er vejtid. Vejtiden udgør 16,0 pct. af fremmødetiden, hvilket er ret højt i for-hold til lignende undersøgelser foretaget af KLK. For de fem sammenlig-ningskommuner ligger niveauet på 13-15 pct. Tabel 6: Vejtid i seks kommuner Vejtiden hænger først og fremmest sammen med, hvor mange besøg, som plejerne skal nå i løbet af en vagt. Hjemmeplejen i Ringsted Kommune når således 14,0 besøg på en gennemsnitlig fuldtidsvagt, hvilket også er et ret højt antal. Det høje antal besøg på en gennemsnitlig fuldtidsvagt forklarer faktisk hele forskellen. Den gennemsnitlige transporttid pr. besøg på 5,1 min. er ikke specielt høj, når man sammenligner med de øvrige kommuner. Antallet af besøg pr. vagt kan nedbringes, hvis man samler løsningen af flere opgaver i de samme besøg. Hvis man på den anden side ønsker at øge specialiseringen af hjemmehjælpsopgaverne - for eksempel ved at ha-ve et decideret Service- & Rengøringskorps - vil dette dog isoleret set in-debære mere vejtid. En sådan afvejning afhænger af de lokale forhold.

Pct. af fremmødetiden

Kommune 1 1,6Kommune 2 1,3Kommune 3 0,8Kommune 4 2,6Kommune 5 1,0Ringsted 3,3


Antal besøg pr.

vagtTransporttid

pr. besøgKommune 1 13,1 10,6 5,5Kommune 2 14,5 13,8 4,7Kommune 3 15,0 11,6 5,8Kommune 4 13,4 11,9 5,0Kommune 5 13,9 12,4 5,0Ringsted 16,0 14,0 5,1





Også serviceadgangen kan spille en rolle for antallet af besøg og dermed vejtiden. Budgetanalysen for hjemmeplejen viser, at Ringsted Kommune har en relativt lav serviceadgang, men at den hjælp, der ydes pr. modtager, til gengæld ikke er specielt omfangsrig (se det følgende afsnit). Et relativt lavt niveau for hjælpen spredt ud på mange forskellige borgere må nød-vendigvis indebære, at der vil være forholdsvist mange besøg pr. vagt, hvilket øger vejtiden. I Ringsted Kommune er der endvidere det særlige forhold, at en relativt stor del af den praktiske hjælp leveres af private leverandører. Rengø-ringsbesøg varer typisk længere end plejebesøg. Dette indebærer, at de opgaver, som den kommunale leverandør skal varetage, gennemsnitligt set bliver præget af flere kortere plejebesøg. Dette medvirker også til at hæve andelen af vejtid hos den kommunale leverandør fordi man skal levere mange korte besøg på mange adresser i løbet af en vagt. Udvikling og uddannelse Ringsted Kommune har ifølge stikprøven også et relativt højt tidsforbrug på udvikling og uddannelse. Målt som andel af fremmødetiden er der kun én af de fem sammenligningskommuner, der ligger højere. Tabel 7: Tid anvendt på udvikling og uddannelse i s eks kommuner Udvikling og uddannelse er i undersøgelsen sammensat af fire underkate-gorier: Når man underviser eller vejleder andre, registreres det som ”Un-dervisning/praktikvejledning”. Egentlig supervision – fx af elever – registre-res som ”Supervision”. Når man selv modtager undervisning registreres det som ”Egen uddannelse” og der er herudover en kategori til ”Projektdelta-gelse”. Det er særlig de to sidstnævnte kategorier, som Ringsted Kommune ligger højt på. Tabel 8: Tid anvendt på udvikling og uddannelse i R ingsted Kommune


Undervisning/praktikvejledning 0,5Supervision 0,1Projektdeltagelse 1,0Egen uddannelse 1,7Udvikling og uddannelse i alt 3,3



Udvikling og uddannelse kan variere en del hen over året, og det kan ikke udelukkes, at tidsforbruget på denne kategori har været atypisk højt i regi-streringsperioden. I forhold til projektdeltagelse har dette således været til-fældet i to af teams’ene, da der er kørt et særligt projekt i Team 2 og i SR vedrørende målrettet træningsindsats. Organisering Også med tidsforbruget til organisering ligger hjemmeplejen i Ringsted Kommune højt. I forhold til de fem sammenligningskommuner ligger Ring-sted højest med 5,8 pct. af fremmødetiden. Tidskategorien er i undersøgel-sen sammensat af fire underkategorier: ”Planlægning”, ”Administration” samt ”Tillids- og sikkerhedsrepræsentantarbejde”. ”Planlægning” omfatter blandt andet ruteplanlægning og udgør langt den største del af tidsforbru-get svarende til 4,1 pct. af fremmødetiden. Tabel 9: Tid anvendt på organisering i seks kommune r

Effektiviseringspotentiale for BTP

Som opfølgning på den beskrevne BTP-analyse samler interessen sig na-turligt om, hvor høj en BTP kommunen realistisk vil kunne opnå ved at sæt-te målrettet ind på de største tidsslugere som fravær og vejtid samt ved at lære af best practice inden for hjemmeplejen, og herunder kunne minimere det forventede merforbrug på ældreområdet. Svaret på spørgsmålet om de mulige potentialer afhænger i vidt omfang af, hvilke forudsætninger der lægges til grund for vurderingen. En af tilgangs-vinklerne kan være at tage udgangspunkt i de tidskategorier, hvor kommu-nen afviger i opadgående retning.





Tabel 10: Potentialer for BTP i hjemmeplejen i Ring sted

I tabellen ovenfor er vist tidsanvendelsen i Ringsted Kommune fordelt på hoved- og underkategorier dels for alle områder i opgørelsen og dels for det team, der har den højeste samlede BTP (Team 1). Den højeste målte BTP i kommunen er som nævnt på 50,1 i Service- & Rengøringskorpset. Da specialiseringsgraden for Service- og Rengøringskorpset ikke uden vi-dere vil kunne udbredes til hele organisationen, vurderes det dog, at Team 1 er mere relevant som sammenligningsparameter i forhold til effektivise-ringspotentialer. Der er i tabellen endvidere vist et scenarie, hvor kommunen har fået ensar-tet/formindsket tidsforbruget på henholdsvis fravær, vejtid, fællesopgaver, organisering samt udvikling og uddannelse. Det antages, at fraværet er nedbragt fra 22,0 til 20,0 pct., tiden anvendt på fællesopgaver er nedbragt fra 2,6 til 1,5 pct., vejtiden er nedbragt fra 12,5 til 11,0 pct., tiden anvendt på udvikling og uddannelse er nedbragt fra 2,6 til 1,7 pct., og tiden anvendt på organisering er nedbragt fra 4,5 til 3,5 pct. Hvis alt den sparede tid i det-te scenarie blev brugt som direkte brugertid, ville den samlede BTP for hele hjemmeplejen kunne øges til 49,5 pct. Potentialeberegning for BTP

Hvor meget en forbedret BTP vil kunne indebære af økonomiske besparel-ser afhænger dels af, hvor mange timer, der skal leveres hos brugerne og dels af, hvad omkostningerne er for de betalte timer i hjemmeplejen. På baggrund af oplysninger om lønudbetalinger i 2007 fra Ringsted Kom-mune kan den gennemsnitlige timeløn i hjemmeplejen beregnes til 155,63

Hele hjemmeplejen

Bedste BTP (team) Scenarie

Direkte brugertid 43,0 44,5 49,5Indirekte brugertid 16,1 16,4 13,6- kontakt 1,1 1,1 1,1- fællesopgaver 2,6 2,2 1,5- vejtid 12,5 13,1 11,0Kvalifikationstid 16,2 18,3 14,3- udvikling og uddannelse 2,6 2,3 1,7- pauser og møder 9,1 9,8 9,1- organisering 4,5 6,1 3,5Beredskabstid 2,6 1,5 2,6- planlagt 2,0 0,9 2,0- ikke planlagt 0,6 0,7 0,6Fravær 22,0 19,3 20,0Betalte timer i alt 100,0 100,0 100,0



kr. inkl. pension og tillæg. Det seneste skøn for lønudviklingen fra 2007 til 2008 svarer til 4,0 pct., og den gennemsnitlige timeløn i hjemmeplejen vur-deres på den baggrund, at svare til 161,86 kr. i 2008. Med en BTP på 43,0 betyder det, at hver leveret times hjemmehjælp i gennemsnit koster 376,10 kr. i lønudgifter. Hvis BTP’en var højere svarer det til, at der ud af hver betalt løntime kan leveres en større andel tid til personlig pleje og praktisk hjælp hos borger-ne. Det vil sige, at lønudgifterne pr. leveret time vil være mindre. I tabellen nedenfor er vist besparelsespotentialet ved, at henholdsvis de bedste BTP’er opnås i hele hjemmeplejen, og at tidsforbruget på fravær, vejtid, fællesopgaver, organisering og udvikling og uddannelse nedbringes som beskrevet i scenariet. Det antages ud fra BTP-analysen, at der skal leveres i alt ca. 152.400 ti-mers hjemmepleje i Ringsted Kommune. Ved en BTP på 44,5 som i Team 1 i stedet for 43,0 vil der kunne spares ca. 1,9 mio. kr. i løn på at kunne le-vere timerne. Hvis BTP’en blev øget til 49,5 som i scenariet, vil besparel-sen blive på ca. 7,5 mio. kr. Tabel 11: Besparelsespotentiale ved en øget BTP i h jemmeplejen i Ringsted Kommune Det er vigtigt at understrege, at positive forandringer i en hjemmeplejes BTP kræver en massiv indsats, da varige forandringer i arbejdstilrettelæg-gelsen oftest kræver en ændring af kulturen. Derfor bør man fastsætte rea-listiske mål for BTP og i samme åndedrag formulere projektplaner for, hvor-dan målene kan indfris.

Konklusioner

� Der er i denne analyse gennemført en tidsregistrering med henblik på at beregne brugertidsprocenten (BTP) i hjemmeplejen i Ringsted Kommu-ne. Tidsregistreringen viser, at den direkte brugertid udgør 55,2 pct. af fremmødetiden. Det vil sige, at lidt over halvdelen af den tid, hvor med-arbejderne er på arbejde, bliver anvendt på opgaver hjemme hos bru-gerne eller med udgangspunkt i brugernes hjem. Den direkte brugertids

Hele hjemmeplejen

Bedste BTP (team) Scenarie

BTP 43,0 44,5 49,5Timepris (løn pr. leveret time) 376,1 363,8 326,7Besparelse ved 152.400 leverede timer (mio. kr.) - 1,9 7,5



andel af fremmødetiden ligger typisk lige under 60 pct., hvilket er højere end det ses i Ringsted Kommune

� For at sætte andelen af brugertid i forhold til det samlede betalte antal timer, skal der tages højde for fraværet. Med et gennemsnitligt betalt fravær på 22,0 pct. bliver den samlede BTP 43,0. Det betalte fravær ligger i den højere ende, hvis man sammenligner med lignende under-søgelser i andre kommuner. Det gælder især når man tager højde for, at fraværet for vikarer fra SR ikke er regnet med

� Sædvanligvis vurderes gennemsnitlige BTP’er nær 40-45 at være lave, mens BTP’er over 50 er høje. BTP’en i hjemmeplejen i Ringsted Kom-mune på 43,0 og må således betegnes som relativt lav

� I forhold til fem kommuner, hvor der har været foretaget sammenligneli-ge undersøgelser, har Ringsted Kommune et højt tidsforbrug på fælles-opgaver, udvikling og uddannelse samt organisering

� Herudover har Kommunen et højt tidsforbrug på vejtid, hvilket primært kan forklares ved, at det gennemsnitlige antal besøg pr. vagt ligger rela-tivt højt. Det forhold, at private leverandører varetager en væsentlig an-del af de længere rengøringsbesøg indebærer, at de opgaver, som den kommunale leverandør skal varetage, gennemsnitligt set bliver præget af flere, kortere plejebesøg. Dette kan være en del af årsagen til for-skellen

� Ringsted Kommune har til gengæld et relativt lavt tidsforbrug på møder og pauser i forhold til de fem kommuner, og herudover ligger kommu-nen lavt på beredskabstid

� Hvis kommunen ved en målrettet indsats overfor fravær, vejtid, fælles-opgaver, udvikling og uddannelse samt organisering fik øget den gen-nemsnitlige BTP fra 43,0 til 49,5, vurderer KLK, at der vil kunne spares i alt ca. 7,5 mio. kr. på hjemmeplejen i Ringsted Kommune.

Anbefalinger

� Det anbefales, at Ringsted Kommune arbejder med at øge den gen-nemsnitlige BTP. Der bør ske en indsats både i forhold til at nedbringe det betalte fravær, og i forhold til at øge den direkte brugertids andel af fremmødetiden

� Arbejdet med at øge den direkte brugertids andel af fremmødetiden vil med fordel kunne fokuseres på vejtid, fællesopgaver, udvikling og ud-dannelse samt organisering



� I arbejdet med at forbedre den gennemsnitlige BTP bør kommunen væ-

re opmærksom på, at positive forandringer i en hjemmeplejes BTP kræ-ver en massiv indsats, da varige forandringer i arbejdstilrettelæggelsen oftest kræver en ændring af kulturen. Der bør fastsætte realistiske mål for BTP og i samme åndedrag formuleres projektplaner for, hvordan målene kan indfris.

5.2 Analyse af hjemmeplejen I det følgende analyseres en række nøgletal for Ringsted Kommune. Nøg-letallene omfatter dels økonomi, dels visitation. I det omfang det er muligt sammenlignes tallene for Ringsted Kommune med landsgennemsnit. KLK har i løbet af det seneste år foretaget konkrete budgetanalyser i en række kommuner, hvoraf tre kommuner er egnede til sammenligning med Ring-sted Kommune for økonomi og visitation. De tre kommuner har hhv. 26.000 (K1), 67.000 (K2) og 60.000 (K3) indbyggere. Der er i alle tilfælde tale om kommuner med både by og landdistrikter. Endvidere er der tale om to sjæl-landske (K1 og K2) og en jysk kommune (K3). Udgiftsniveauet for ældreområdet En sammenligning via Velfærdsministeriets Kommunale Nøgletal for hele landet for hele konto 5.32 viser, at nettoudgiftsniveauet for 2007 (regn-skabstal) var noget højere for Ringsted Kommune end landsgennemsnittet. De tre sammenligningskommuners nettodriftsudgifter var i alle tre kommu-ner lavere end i Ringsted Kommune. Det skal bemærkes, at udgifterne ikke kun vedrører hjemmepleje og pleje-centre, men også områder, der ikke er omfattet af analysen, fx hjælpemid-ler, genoptræning og forebyggende hjemmebesøg. Tabel 12: Ældreudgifter (netto) pr. 65+-årig

De Kommunale Nøgletal kan generelt tages som en indikator for udgiftsni-veauet. Det fremgår dog klart af tallene, at Ringsted Kommune ligger høje-re end landsgennemsnittet. Præcisionen i tallene er dog så usikker, at det ikke er sikkert, at den præcise forskel er 4.000 pr. borger over 65 år, men den er tæt på. 1. januar 2008 boede der 4.505 personer på 65 eller derover i Ringsted Kommune.

Ældreudgifter (netto) pr. 65+-årig RegnskabLandsgennemsnit 46.941Ringsted Kommune 50.875Kommune 1 46.095Kommune 2 46.058Kommune 3 40.359



Antal modtagere af praktisk hjælp og personlig hjæl p og pleje Ringsted Kommune har i løbet af de første ni måneder af 2008 oplevet et pænt fald i antallet af visiterede borgere fra 1.005 borgere i januar måned til 951 borgere i september måned. Det er – selv i kommuner med en sti-gende ældrebefolkning – normalt med et fald i antallet af borgere hen over året, men faldet i antallet af borgere, der modtager hjemmehjælp er i Ring-sted Kommune noget større end det normalt måtte forventes. KLK har oplysninger om visitationsdata fra de tre sammenligningskommu-ner for januar 2008. For at gøre sammenligningen så præcist som muligt medtages antallet af beboere i plejeboliger og på plejehjem. I nedenståen-de tabel ses antallet af modtagere af hjemmehjælp (inkl. beboere i plejebo-liger mv.) i forhold til antallet af borgere over 65 år. Det skal bemærkes, at landsgennemsnittet er for hele 2007, og landstallet er derfor formentligt lidt lavere, end det ville være, hvis det kun var for januar måned Tabel 13: Antal modtager i pct. af de +65-årige

Som det ses af tabellen ligger Ringsted Kommune noget over landsgen-nemsnittet, mens sammenligningskommunerne i januar måned havde et mere spredt billede af, hvor meget praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje, der ydes i forhold til antallet af over 65-årige. Det kan oplyses, at Kommune 3 i løbet af 2008 har reduceret antallet af modtagere betragteligt. Med andre ord, tyder nøgletallene på, at det er relativt let for borgere i Ringsted Kommune at få serviceadgang sammenlignet med udvalgte kommuner og landsgennemsnittet. Det skal bemærkes, at i september måned var andelen af modtagere pr. over 65-årige på 25,82%. September måned ligger dog traditionelt lidt un-der årets gennemsnit, og konklusionen er derfor, at serviceadgangen i Ringsted Kommune er relativ nem, men at der dog ses en tendens til op-stramning. Serviceniveau - kvantitativt gennem analyse af visi teret tid Generelt er der ikke tale om, at serviceniveauet målt i antal visiterede timer pr. uge pr. visiterede borger er specielt højt i Ringsted Kommune.

Antal modtagere i % af de +65-årigeLandsgennemsnit 25,2%Ringsted Kommune 27,3%Kommune 1 28,1%Kommune 2 22,5%Kommune 3 27,6%



Ses der igen på januar måned blev der i Ringsted Kommune i gennemsnit visiteret 2 timer og 47 minutter (2,78 timer) ugentligt pr. modtager. Generelt ses tyngden at ligge mellem 3 og 3,5 timer pr. uge pr. modtager. Tallene omfatter kun modtagere af hjemmepleje. Beboere i plejeboliger er således ikke medtaget. I nedenstående tabel ses plejetyngden for landet under ét og for de tre sammenligningskommuner. Bemærk at landstallene er for hele 2007, mens kommunetallene er for januar 2008. Tabel 14: Antal visiterede timer pr. modtager pr. u ge

Der er formentlig en vis sammenhæng mellem, at det i Ringsted Kommune er relativt nemt at få adgang til service (antallet af modtagere er relativt højt), og det lave gennemsnitlige visitationsniveau. Tallene peger således på, at en del borgere bliver visiteret til praktisk hjælp, og holdes på et funk-tionsniveau, hvor de ikke bliver direkte plejekrævende. Andelen af praktisk hjælp i forhold til den samlede hjælp, der bliver ydet som hjemmehjælp er i Ringsted Kommune meget højt. Der findes ikke tal for landet under ét, men det er muligt at sammenligne med de tre kommu-ner, jf. nedenstående tabel: Tabel 15: Visiteret tid fordelt på praktisk hjælp o g personlig hjælp og pleje

Normalt ses det, at den praktiske hjælp udgør 12-15% af den samlede hjælp, der visiteres. Ringsted Kommune ligger som det ses med 25% bety-deligt over dette niveau. Ses der imidlertid på antallet af timer i forhold til antallet af modtagere og andelen af over 65-årige springer Ringsted Kommune knapt så meget i øj-nene. Der er i tabellen taget højde for antallet af plejeboliger i kommunen. Tabel 16: Antal minutter pr. uge til praktisk hjælp

Visiteret tid Ringsted K1 K2 K3Andel praktisk hjælp 25% 16% 14% 21%Andel personlig hjælp og pleje 75% 84% 86% 79%

Antal minutter pr. uge Ringsted K1 K2 K3Praktisk hjælp pr. modtager 42,5 31,1 34,3 58,5Praktisk hjælp pr. 65+-årige 9,9 7,4 6,6 12,4

Antal visiterede timer pr. modtager pr. ugeLandsgennemsnit 3,72Ringsted Kommune 2,78Kommune 1 3,27Kommune 2 4,00Kommune 3 4,08



Ringsted Kommune visiterer dog relativt meget praktisk hjælp også set i forhold til antallet af modtagere eller antallet af over 65-årige. Tallene viser således, at der i forhold til to af de tre kommuner er en lettere servicead-gang for borgere i Ringsted samtidig med, at der visiteres mere hjælp pr. modtager. Hvor der i Ringsted Kommune visiteres relativ megen praktisk hjælp, ligger niveauet noget lavere for den personlige hjælp og pleje. En del af forklarin-gen er formentlig det relativt høje antal af plejeboliger i kommunen, jf. afsnit 5.3, der betyder, at de mest plejekrævende borgere visiteres til en plejebo-lig, hvor en del af dem i sammenligningskommunerne, ville blive boende i deres hidtidige bolig. Det er dog KLK’s vurdering, at niveauet i Ringsted Kommune er relativt lavt. Der er i tabellen taget højde for antallet af pleje-boliger i kommunen. Tabel 17: Antal minutter pr. uge til personlig hjæl p og pleje

I forhold til timer aften og nat ligger Ringsted Kommune højere end sam-menligningskommunerne for visiterede natteydelser, mens aften ligger la-vere. Tabel 18: Fordelingen af aften- og natteydelse

Ses der imidlertid på de visiterede ydelser om natten i forhold til antallet af modtagere og antallet af borgere over 65 år, fremgår det endnu en gang, at niveauet ikke er markant højere i Ringsted Kommune end i sammenlig-ningskommunerne. I forhold til det relativt høje antal plejeboliger i Ringsted Kommune burde der være mulighed for, at visitationsniveauet for ydelser leveret om natten kan ligge lavere end i sammenligningskommunerne. Faktum er imidlertid, at Ringsted ligger på niveau, og måske lidt over, når der tages højde for serviceadgangen. Imidlertid leveres der omkring 350 timer om måneden mellem kl. 23 og 7. En reduktion i antallet af timer vil kun føre til en direkte besparelse, hvis det medfører en reduktion i antallet af medarbejdere. Er

Andel aften og nat Ringsted K1 K2 K3Aften i forhold til samlede visitation 16,25% N/A 23,99% 18,49%Nat i forhold til samlede visitation 2,80% N/A 2,06% 1,64%Aften i forhold til personlige visitation 21,79% N/A 27,99% 23,46%Nat i forhold til personlige visitation 3,76% N/A 2,41% 2,09%

Antal minutter pr. uge Ringsted K1 K2 K3Personlig hjælp og pleje pr. modtager 124,6 165,3 205,9 217,5Personlig hjælp og pleje pr. 65+-årige 29,1 39,4 39,6 46,2



dette ikke muligt vil en reduktion i antallet af timer blot medføre en højere timepris. Tabel 19: Antal minutter pr. uge til personlig hjæl p og pleje om natten

I de første ni måneder af 2008 har den midlertidige hjemmehjælp udgjort ca. 2% af den samlede visiterede hjælp. Midlertidig hjemmehjælp anvendes i forhold til borgere, der ikke har et varigt behov for hjælp, men kun har be-hov for hjælp i en kortere periode, hvorefter borgere - bl.a. med baggrund i den ydede hjælp – er tilbage på et funktionsniveau, hvor de kan klare sig selv helt eller delvist. Den midlertidige hjælp ydes oftest i forlængelse af indlæggelser på syge-hus i forbindelse med sygdom. Niveauet for midlertidig hjemmehjælp svarer stort set til det niveau, som KLK har mødt i sammenligningskommunerne. Det er dog vanskeligt at sammenligne kommunerne på netop dette punkt, da nogle kommuner an-vender midlertidig hjemmehjælp meget aktivt, mens andre har en tendens til, at visitere alle former for hjælp som varig hjælp. Konsulenterne har haft oplysninger om visitationerne ca. 1½ år tilbage. Det fremgår af udtræk fra omsorgssystemet, at der er øget opmærksomhed på midlertidig hjemmehjælp. I sidste halvdel af 2007, udgjorde midlertidig hjemmehjælp således blot 1,1% af den visiterede hjælp. Private leverandører På landsplan har en kortlægning udarbejdet af KL i 2007 vist, at ca. 4% af den tid, der leveres på fritvalgsområdet leveres af private leverandører. Der er fortrinsvis tale om praktisk hjælp. I Ringsted Kommune leveres ca. 10,5% af den samlede hjælp og pleje af private leverandører. Antallet har været stabilt i løbet af 2008. De private leverandørers andel af den praktiske hjælp er imidlertid stigende. Således blev 38,6% af den praktiske hjælp leveret af private i januar, mens 41,1% var privat i september. Der er en klar stigende tendens igennem alle måne-derne. I sammenligningskommunerne, løser private leverandører praktisk hjælp svarende til mellem 9,5% og 20,5% af den visiterede tid.

Antal minutter pr. uge - nat Ringsted K1 K2 K3Ydelser, nat pr. modtager 4,7 N/A 5,0 4,5Ydelser, nat pr. 65+-årige 1,1 N/A 1,0 1,0



Økonomisk indebærer den høje andel af private leverandører den risiko, at kommunens timepriser får en stigende tendens. Det skyldes, at udgifter til styring af ældreområdet skal indregnes i timeprisen – i form af et såkaldt overhead. Hvis det ikke er muligt for kommunen at reducere omkostninger-ne til styring i samme takt, som de private leverandører overtager ydelser, vil overheadet pr. leveret time af den kommunale hjemmepleje stige. Det skal bemærkes, at det kan vise sig vanskeligt at reducere overheadud-gifterne, da de hovedsageligt består af faste omkostninger, som fx løn til ældrechef, stabsfunktion, eller faste variable omkostninger som fx biler, husleje, it-systemer mv., hvor det kun er muligt at nedbringe udgiften, hvis der er tale om en vis nedgang i antallet af timer leveret af den kommunale hjemmepleje. Det er således også klart, at hvis de private leverandører erobrer en større del af kunderne, vil kommunen komme til at betale en del af overheadudgif-terne to gange, hvis kommunen ikke formår at tilpasse udgifterne til over-head. Først afholdes de som en del af den kommunale hjemmepleje eller rådhusadministration – derefter udbetales en del til de private leverandører, fordi de private leverandører skal have mulighed for at kunne afholde til-svarende udgifter. Timepriser Det står kommunerne frit for, hvor mange timepriser, de vil beregne for fritvalgsområdet. En del kommuner vælger kun at beregne det lovpligtige minimum, dvs. en pris for hhv. praktisk hjælp, personlig hjælp og pleje i hverdagstimer og personlig hjælp og pleje i øvrig tid, mens andre kommu-ner vælger at prisdifferentiere. Konsekvensen er, at selv om kommunerne skal indberette deres priser på fritvalgsdatabasen.dk, er det ikke muligt at beregne gennemsnitspriserne. I kommuner, hvor KLK har analyseret og/eller beregnet timepriser for 2007, har KLK med henblik på sammenligning og overblik beregnet én samlet gennemsnitspris på tværs af ydelserne. Af nedenstående tabel fremgår det, at Ringsted, baseret på regnskabsop-lysninger fra 2007, har været klart dyrest af de fire kommuner. Tabel 20: Gennemsnitlig timepris til fritvalgslever andører (2007 pristal)

Gennemsnitlig timepris Ringsted K1 K2 K3Lønudgifter 354,16 354,91 N/A 288,96Overhead 63,24 17,19 N/A 41,65I alt 417,40 372,10 397,03 330,61



Det skal bemærkes, at KLK ikke har haft adgang til den underliggende for-deling mellem lønudgifter og overhead for Kommune 2. Desuden er over-headudgifterne for Kommune 1 meget lave. Dette kan skyldes, at en del af udgifterne i perioden for sammenlægning af kommuner er blevet fejlkonte-ret som en del af kommunens plejecentre. Det skal bemærkes, at der i ovenstående beregning kun er medtaget over-head, der direkte er relateret til ældreområdet. I Ringsted Kommunes egen timeprisberegning er overheadet angivet til 71,58 kr. pr. time. Uagtet disse forbehold, må det konstateres, at den gennemsnitlige timepris for Ringsted Kommune er meget høj. Forklaringen kan begrundes i fire for-hold: 1. Kommunen har en lav BTP, hvilket alt andet lige medfører en højere

timepris, fordi kommunen leverer relativt få minutters hjemmehjælp hos borgerne for hver time, der betales løn til medarbejderne for

2. Et højt vikarforbrug – 23 mio. kr. i 2007 – begrundet i et sygefravær på over 10% og en personaleomsætning på omkring 40%

3. Høj personaleomsætning. KL har i kalenderåret 2007 beregnet perso-naleomsætningen på landsplan for SoSu-området til 16,8%. Betydeligt lavere end personaleomsætningen i Ringsted Kommune, der i hele 2007 måned for måned lå mellem 30% og 40%. Det estimeres, at koste 2-300.000 kr. at udskifte en ikke-akademisk medarbejder2. Det er dog en meget bred medarbejdergruppe, men en tommelfingerregel er, at det koster en halv årsløn, når en medarbejder siger op, og en ny skal an-sættes. Det svarer til ca. 150.000 for SoSu-personale

4. Høj andel af private leverandører giver et relativt højt overhead. Typisk finder KLK, at overheadet i kommunerne ligger på 40-60 kr. pr. time. Overheadet i Ringsted Kommune på 63,24 kr. passer meget godt, givet det høje antal af timer, der leveres af private.

Modsat trækker det den anden vej, at lønniveauet blandt personalet i hjemmeplejen er lidt under middel. Det er ikke usædvanligt, at en kommu-ne med stor personaleomsætning har relativt mange nyuddannede, og der-for tilsvarende lavere lønnet personale. Endvidere trækker det rent beregningsteknisk ned, at Ringsted Kommune visiterer relativt mange timers praktisk hjælp. Praktisk hjælp er den billigste af ydelserne, og den af de fire kommuner, der har den højeste andel af praktisk hjælp (bortset fra Ringsted), har da også den laveste gennemsnit-lige timepris.

2 Beregnet af Carl Bro for Glostrup Kommune. I opgørelsen er medtaget tid, produktionstab og faktiske omkostninger.



Udviklingstendenser Generelt er der en faldende tendens i antallet af visiterede timer og visite-rede borgere i 2008. Det er normalt, at antallet falder i de første seks til otte måneder af året, hvorefter antallet stiger hen over vinteren. Hvordan udvik-lingen hen over året konkret bevæger sig i den enkelte kommune afhænger af den demografiske udvikling. I nedenstående figur 1 ses udviklingen i antallet af visiterede timer per må-ned. Det høje antal visiterede timer i marts 2008 i forhold til januar og fe-bruar er usædvanligt, men er af forvaltningen begrundet med ventetid til at få plejeboliger, hvorfor en del borgere med et stort plejebehov modtog me-re hjælp i deres hidtidige bolig end normalt i denne periode. Figur 1: Udviklingen i antallet af visiterede timer måned for måned i 2008

10.500

11.000

11.500

12.000

12.500

13.000

13.500

Jan 08 Feb 08 Mar 08 Apr 08 Maj 08 Jun 08 Jul 08 Aug 08 Sep 08



Figur 2: Udviklingen i antallet af visiterede borge re måned for måned i 2008

I figur 2 ses udviklingen i antallet af borgere, der modtager praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje. Igen ses en klar faldende tendens, der dog – som forventeligt – stiger i september måned. Det må forventes, at stignin-gen fortsætter frem til januar eller februar 2009. Faldet hen over foråret 2008 er dog markant, og tyder på en opstramning af serviceadgangen. Antallet af visiterede timer er faldet knapt så markant, og det gennemsnitlige antal visiterede timer pr. modtager i samme periode har ligget i et spænd mellem 2,77 og 2,99, hvor februar og marts måneder dog var markant anderledes, jf. begrundelsen med venteliste anført oven for.

Antallet af visiterede timer til praktisk hjælp er svagt faldende, og ligger i september på det laveste niveau for året (23,5%). Til gengæld er de visite-rede timer til aften og nat svagt stigende. Denne stigende tendens har KLK oplevet tilsvarende i andre kommuner. Det lavere antal visiterede timer til praktisk hjælp har resulteret i, at det gennemsnitlige antal minutter pr. uge til praktisk hjælp fra januar 2008 til september 2008 er faldet fra 42,5 minutter om ugen til 38,6 minutter om ugen. I september 2007 var den gennemsnitlige tyngde på 40,9 minutter. Faldet i antallet af visiteret praktisk hjælp pr. modtager kan dermed ikke forklares ud fra de normale udsving hen over året, men er bl.a. et udtryk for ændret visitationspraksis.

910

920

930

940

950

960

970

980

990

1.000

1.010

Jan 08 Feb 08 Mar 08 Apr 08 Maj 08 Jun 08 Jul 08 Aug 08 Sep 08



Antallet af visiterede minutter til praktisk hjælp pr. borger over 65 år er fal-det fra 9,9 i januar 2008 til 8,1 i september 2008 baseret på antallet af bor-gere den 1. januar. Gennemsnittet for de første ni måneder i 2008 har væ-ret 9,0 minutters praktisk hjælp pr. uge pr. over 65-årige. Det skal bemærkes, at gennemgående har det svagt faldende antal visite-rede timer til praktisk hjælp hovedsageligt påvirket den kommunale leve-randør. De private leverandører oplever således en uændret opgave-mængde – og dermed en stigning i deres samlede andel af den praktiske hjælp.

Besparelsespotentiale for hjemmeplejen

På baggrund af analysen af den visiterede tid til hjemmepleje, kan der pe-ges på to områder, hvor der vil kunne opnås besparelser: Antallet af borge-re, og mængden af visiterede timer til praktisk hjælp pr. modtager. Endvide-re kan der peges på et vist besparelsespotentiale ved at nedbringe perso-naleomsætningen. Antallet af borgere, der visiteres til praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje er i Ringsted Kommune noget over landsgennemsnittet og sammen-ligningskommunerne. Hvis det antal, der modtager praktisk hjælp og per-sonlig hjælp og pleje i Ringsted Kommune kan bringes ned på et antal sva-rende til 25,2% af befolkningen over 65 år, vil det svare til, at 870 borgere modtager hjemmepleje forudsat, at der bor 199 beboere på plejecentrene. Som det fremgår af afsnittet om udviklingstendenser, er der i Ringsted Kommune strammet op på visiteringen, både i forhold til antallet af borgere, der modtager hjælp, og mængden af visiterede timer til praktisk hjælp. De økonomiske konsekvenser kan således allerede være delvist opnået. I forhold til niveauet midt på året 2008 vil det svare til en reduktion i udgif-terne på knap 800.000 kr., hvis der tages udgangspunkt i den interne af-regningspris på 259,38 kr. i timen (den interne afregningspris for praktisk hjælp i dagtimer i 2008 pris- og lønniveau) svarende til Ringsted Kommu-nes timepris i 2007 fremskrevet til 2008 pris- og lønniveau. Andelen af praktisk hjælp forventes derefter at ligge på ca. 24%, mens den gennemsnitlige plejetyngde forventes at være 3,0 timer pr. uge. Hvis antallet af visiterede timer til praktisk hjælp reduceres til et niveau sva-rende til, at der visiteres 7,5 minutter om ugen pr. over 65-årig – mod de 9,0 minutter om ugen i de første ni måneder af 2008 – vil det give en be-sparelse på ca. 5.600 visiterede timer om året. Beregnet med den interne



timepris for praktisk hjælp vil det give en yderligere besparelse på ca. 1,5 mio. kr. Andelen af praktisk hjælp forventes derefter at ligge på ca. 21%, mens den gennemsnitlige plejetyngde forventes at være 2,9 timer pr. uge. Det estimeres af konsulenterne, at en ændring i det gennemsnitlige visite-rede timeantal pr. borger med 0,1 time pr. uge, eller 5,2 timer pr. år, øko-nomisk vil modsvare en ændring på ca. 1,6 mio. kr. Det skal bemærkes, at der er tale om et estimat, hvor der er taget udgangspunkt i den gennem-snitlige timepris. Vil ændringen ligge i praktisk hjælp vil den økonomiske konsekvens være mindre. Ligger ændringen på nattetimer, vil den økono-miske konsekvens være større. Endvidere skal det bemærkes, at Ringsted Kommune med de i det oven-stående foreslåede besparelser allerede vil have et relativt lavt serviceni-veau målt i timer pr. modtager. I juni 2008 var der 183 medarbejdere, der havde forladt deres stilling over de seneste 12 måneder. Dette svarer til en personaleomsætning på 40,9%, hvis der tages udgangspunkt i antallet af ansatte ultimo 2007 (447 medar-bejdere). Medarbejderne omfatter ansatte i hjemmeplejen, plejecentrene, træningsfunktionen og centralkøkkenet. Dette er en af årsagerne til, at BTP’en er så relativ lav. En stor personale-omsætning betyder, at der bruges mere tid på introduktion, uddannelse og organisering mv. Hvis der tages udgangspunkt i, at det koster en halv årsløn når en medar-bejder siger op, og en ny skal ansættes, vil der potentielt kunne bespares ca. 150.000 kr. for hver medarbejder, der fastholdes i yderligere et år. I 2007 har KL opgjort personaleomsætningen på landsplan til 16,8% for SoSu-området. Tages der udgangspunkt i de 447 medarbejdere, der var ansat ultimo 2007 vil en personaleomsætning på 16,8% svare til 75 fratræ-delser. Med andre ord er der i Ringsted Kommune fratrådt 108 flere i perio-den juli 2007 til juni 2008 end hvis kommunen havde været gennemsnitlig. Det estimeres af KLK, at de 108 fratrådte medarbejdere har kostet kommu-nen omkring 16 mio. kr. Omkostningen har muligvis været lavere, fordi det med så høj en personaleomsætning har været muligt at opnå visse stor-driftsfordele (fælles introduktion, fælles stillingsopslag mv.).



Det skal endvidere kraftigt understreges, at ikke alle 16 mio. kr. kan realise-res i konkrete besparelser. En del udgør den tid der frigives fra medarbej-dere og ledere til at udføre deres egentlige kerneopgaver. Besparelsespotentialet på en halv årsløn består dels af en række udgifter, der konkret skal afholdes, dels af tid brugt af ledere og medarbejdere til ansættelsessamtaler, introduktionsforløb mv. Der er således en direkte sammenhæng mellem personaleomsætningen og BTP’en. Falder persona-leomsætningen vil BTP’en stige, fordi personalet bruger mindre tid på in-troduktion samt uddannelse og organisering. Hvor stor en andel, af de estimerede 150.000 kr. pr. person ved personale-udskiftning, der konkret vil kunne realiseres som et besparelsespotentiale, og hvor stor en andel, der bruges til timer er meget forskelligt fra kommune til kommune. På www.kl.dk/rekrut er det muligt at finde KL’s afgangsmøn-stre og personaleøkonomiske værktøj, hvor det bl.a. er muligt mere konkret at estimere direkte og indirekte udgifter baseret på Ringsted Kommunes udgifter. De udgifter der direkte vil kunne spares på er fx udbetaling af ferie ved ar-bejdsforholdets ophør, udgifter til vikarbureauer, overtidsbetaling til egne medarbejdere, stillingsopslag mv. Ringsted Kommunes udgifter til eksterne vikarbureauer i 2007 på 23 mio. kr. indikerer, at det faktuelt vil være muligt at indhente en betydelig besparelse ved at fastholde medarbejdere. En sidegevinst for den kommunale hjemmepleje vil være større stabilitet i egen organisation og ikke mindst for borgerne. Fastholdelse af selv et betydeligt mindre antal medarbejdere vurderes hur-tigt at kunne udløse en mærkbar mindre udgift. En realistisk målsætning kunne fx være fastholdelse af 20 medarbejdere, der ellers ville være fra-trådt. Det samlede besparelsespotentiale anslås ved fastholdelse af 20 medarbejdere til at være på omkring 3 mio. kr.

Konklusioner

� Ringsted Kommune har et relativt højt nettoforbrug pr. over 65-årig for konto 5.32. Iflg. De Kommunale Nøgletal bruger Ringsted Kommune i 2007 ca. 50.900 kr. pr. over 65-årig, mens landsgennemsnittet var på ca. 46.900 kr.

� Antallet af modtagere af praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje er relativt højt i Ringsted Kommune. Antallet af modtagere svarer til 27% af antallet af over 65-årige i kommunen, mens landsgennemsnittet er på godt 25%. Nøgletallet er inkl. beboere i plejeboliger



� Antallet af modtagere er faldende, men er dog fortsat over gennemsnit-tet

� Serviceniveauet er relativt lavt i Ringsted Kommune. I januar 2008 blev der visiteret 2,78 timer om ugen pr. modtager, og det har ligget på dette niveau det meste af året. Landsgennemsnittet er ca. 3,72 timer om ugen og KLK møder generelt serviceniveauer på mellem 3 og 3,5 timer pr. modtager pr. uge

� Der visiteres relativt meget praktisk hjælp i Ringsted Kommune. Ca. 25% af den visiterede tid er til praktisk hjælp. KLK anbefaler et niveau, hvor den praktiske hjælp udgør 12-15% af den samlede visiterede tid. Når den praktiske hjælp vægter relativt meget, er det bl.a. et udtryk for, at serviceniveauet er lavt samtidig med, at der er relativt mange, der modtager hjælp

� Sammenlignet med tre udvalgte kommuner, visiterer Ringsted Kommu-ne dog praktisk hjælp over gennemsnittet både set pr. modtager og pr. over 65-årig. Omfanget af visiteret praktisk hjælp har dog en faldende tendens

� Sammenlignet med de tre udvalgte kommuner, visiterer Ringsted Kom-mune omvendt færrest antal timer personlig hjælp og pleje både set pr. modtager og pr. over 65-årig. Dette er dels et udtryk for kommunens under middel serviceniveau, dels det relativt høje antal plejeboliger, der gør, at de mest plejekrævende borgere ikke får hjemmepleje, men bor i plejebolig

� Ca. 10,5% af den samlede hjælp og pleje leveres af private leverandø-rer, og de privates andel af praktisk hjælp er stigende

� Ringsted Kommunes gennemsnitlige timepris for 2007 er høj sammen-lignet med udvalgte kommuner

� Den høje timepris kan bl.a. begrundes med, at personaleomsætningen og sygefraværet er gennemgående højt i Ringsted. Dette afspejles også i et tilsvarende højt forbrug til eksterne vikarer (23 mio. kr. i 2007).

Anbefalinger

� Det anbefales, at der holdes fokus på fastholdelse af medarbejdere. Fastholdes 20 medarbejdere i et år er der et besparelsespotentiale på omkring 3 mio. kr. Det estimeres af KLK, at Ringsted Kommune har haft en overfratrædelse svarende til 108 medarbejdere, svarende til et over-forbrug på ca. 16 mio. kr.



� Det anbefales, at der holdes fortsat fokus på serviceadgangen. Selv om

antallet af modtagere er faldende, er der stadig relativt mange modtage-re af hjælp og pleje i forhold til landsgennemsnittet. Det anslås, at hvis antallet af modtagere bringes ned til landsgennemsnittet (svarende til 25,2% af befolkningen over 65 år), vil der kunne spares knap 800.000 kr. om året

� Det anbefales, at der holdes fokus på at nedbringe antallet af visiterede timer så det svarer til 7,5 minutter om ugen pr. over 65-årig, mod nu 9,0 minutter. Dette vil kunne udløse en besparelse på ca. 1,5 mio. kr.

5.3 Analyse af plejecentrene Ringsted Kommune har 4,42 plejehjemspladser pr. 100 indbygger over 65 år. Opgørelserne over plejehjemspladser fra Danmarks Statistik er så usik-re, at en sammenligning med landsgennemsnittet ikke giver mening. KLK har derfor også sammenlignet antallet af pladser med kommuner, som KLK har foretaget tilsvarende analyser i. Tabel 21: Antallet af plejeboliger og plejehjemspla dser i fem kommuner

Ringsted Kom. 1 Kom. 2 Kom. 3 Kom. 4 Antal plejeboliger og plejehjemsboliger 199 146 307 393 626 Antal boliger pr. 100 +65 år 4,42 4,03 3,14 3,99 4,95 Midlertidige og aflast-ningsboliger 12 22 17 25 35 Antal pr. 100 +65 år 0,27 0,61 0,17 0,25 0,28 Ringsted har det næststørste antal plejeboliger og plejehjemsboliger pr. 100 borgere over 65 år af de fem kommuner. Af midlertidige og aflast-ningsboliger har ligger Ringsted Kommune på niveau med kommune 3 og 4, mens kommune 1 har mere end dobbelt så mange midlertidige og af-lastningsboliger, og kommune 2 har langt færre som de øvrige tre kommu-ner. På plejecentrene i Ringsted Kommune er der en normering på 33,67 timer pr. beboer på de almindelige pladser, svarende til en normering på 0,91 medarbejder pr. beboer. I denne opgørelse indgår både personale på dag-, aften-, og nattevagt og ledelsen af plejecenteret samt vikarer fra Ser-vice- & Rengøringskorpset, men ikke det tekniske servicepersonale.



Det er KLK’s erfaring, at et typisk niveau for normeringerne på plejecentre-ne opgjort på samme måde er omkring 0,85 til 0,9 medarbejder pr. beboer. Ringsted Kommune har således en normering, der ligger i toppen af det ni-veau som KLK typisk ser i andre kommuner. Ringsted Kommune har omvendt forholdsvis høje normeringer på de skærmede pladser. Normeringen er på 1,35 medarbejder pr. beboer, sva-rende til 49,95 timer pr. skærmet plads. Som på de almindelige pladser indgår både, personale på dag-, aften-, og nattevagt og ledelsen af pleje-centeret samt vikarer fra Service- & Rengøringskorpset, men ikke det tek-niske personale i opgørelsen. Det er forholdsvis højt i forhold til hvad KLK ser i andre kommuner. KL har netop foretaget en kortlægning af demensområdet, hvor den gennemsnitli-ge normering for kommunerne i Region Sjælland er opgjort til 1,12, og den gennemsnitlige landsnormering til 1,01 pr. bolig i skærmede enheder. I organisationsanalysen gav medarbejderne udtryk for, at indimellem ople-ves belastningen på de somatiske pladser som større end på de skærmede pladser, og at man i de situationer flyttede personale fra de skærmede pladser til de somatiske. Dette understøtter KLK’s vurdering af at normerin-gerne på de skærmede pladser er høj. Nedsættes normeringen på de skærmede pladser, til det niveau der gælder for Region Sjælland, kan der spares 3,6 mio. kr. om året på plejecentrene. Nedsættes normeringerne til landsgennemsnittet kan der spares 5,3 mio. kr. Nedsættes halvdelen af pladserne til en normering på 1,12 og den an-den halvdel til en normering på 1,01 kan der spares 4,5 mio. kr. Ud af de 199 plejeboliger har Ringsted Kommune 44 skærmede pladser. Det betyder, at 22 procent af alle plejehjemsboligerne er skærmede plad-ser. I sammenligningskommunerne ligger andelen af skærmede pladser mellem 11 – 21 procent. Ringsted Kommune ligger således i den høje ende af spektret med en rela-tivt høj andel af skærmede enheder i forhold til antallet af plejeboliger. Det-te samtidig med, at kommunen har forholdsvis mange plejeboliger. Dæk-ningsgraden for skærmede boliger må derfor betragtes som høj. Dette kan indikere, at der er potentiale for, at den gennemsnitlige normering for plad-serne ikke i alle tilfælde behøver at være i den høje normering, men at den for nogle af pladserne kunne nedsættes til en 0,9 normering. For hvor pladsnormeringen nedsættes til 0,9 kan der spares yderligere 57.000 kr. udover den besparelse, som en nedsættelse af normeringerne til



regionens gennemsnit eller landsgennemsnittet allerede giver. Nedsættes normeringen således på fx 15 pladser bliver besparelsen på 855.000 kr. Det vil ikke været muligt for en kommune, at have fuld belægning på alle plejehjemspladser gennem hele året. Der vil gå en periode fra at en beboer afgår ved døden til, at en ny beboer kan flytte ind i boligen. Hvis kommu-nerne har en effektiv arbejdsgang omkring at få genbesat plejeboliger efter hånden som de bliver ledige, bør belægningsprocenterne ligge omkring 96 – 98 procent som gennemsnit over et år. Ringsted Kommune havde i 2007 en belægningsprocent på 94 – 96 i 2007. I første halvdel af 2008 har belægningsprocenten været på omkring 89 – 93 procent. Dette skyldes formentlig ombygning af Ortved Plejecenter. Ringsted Kommune har oplyst, at belægningen de seneste par måneder er nået op på ca. 97 – 99 procent. Der er dermed sandsynligvis ikke noget at komme efter på dette område i forhold til at effektivisere arbejdsgangene. Gennemsnitslønning i Ringsted Kommune på pleje og omsorgsområdet er på 312.012 kr. ifølge udtræk for juli måned 2008 fra FLDnet. Dette er en anelse over landsgennemsnittet på ca. 307.200 kr., mens gennemsnitsløn-nen ligger tæt på gennemsnittet for Region Sjælland på 315.492 kr. Gen-nemsnitslønnen i Ringsted Kommune dækker dog over store forskelle mel-lem hjemmeplejen og plejecentrene. Tabel 22: Gennemsnitslønninger i Ringsted Kommune

Sted Gennemsnits års-løn

Ortved 352.175 kr. Knud Lavard Center 347.928 kr. Solbakken 359.228 kr.

Plejecentre i alt 352.278 kr. Hjemmeplejen i alt 299.431 kr. Lønningerne på plejecentrene ligger således i den pæne ende af skalaen. Den gennemsnitlige løn som KLK har set på plejecentre i andre kommuner, ligger mellem 306.000 og 318.000 kr. Det vil sige, lønningerne i Ringsted Kommune ligger ca. 40.000 kr. om året over lønningerne i de andre kom-muner. Disse gennemsnitlønninger er inklusiv udbetalt merarbejde. I organisati-onsanalysen blev det oplyst til KLK, at der er indgået forhåndsaftaler om merarbejdsbetaling på plejecentrene. Det betyder, at merarbejde i langt de fleste tilfælde bliver udbetalt i stedet for afspadseret. Der er udbetalt i alt



969.000 kr. i betaling til merarbejde i 2007. Merarbejdet kan således ikke forklare lønforskellen alene. Udbetaling af merarbejde forklarer dog en del af forskellen. Et alternativ til at lade medarbejderne foretage merarbejde er at indkalde vikarer til at løse opgaverne i stedet, dette kan dog være en dyrere løsning. Et alternativ til udbetaling af merarbejde er at lade medarbejderne afspadsere merarbejde i stedet. Dette forudsætter dog, at plejecenteret ikke indkalder vikarer, når det faste personale afspadsere, i stedet må centeret tilrette arbejdet såle-des, at opgaverne kan løses med mindre personale på de pågældende da-ge.

Konklusioner

� Det tyder på, at Ringsted Kommune har en forholdsvis høj dæknings-grad på skærmede pladser

� Normeringen på de skærmede pladser er højere end både regionsgen-nemsnittet og landsgennemsnittet. I Ringsted Kommune er normeringen på 1,36, mens gennemsnittet i Region Sjælland er på 1,12 og lands-gennemsnittet er på 1,01

� Lønningerne på plejecentrene ligger ca. 40.000 kr. over lønningerne på andre plejehjem, som KLK har analyseret.

Anbefalinger

� KLK anbefaler, at normeringerne på de skærmede pladser på plejecent-rene nedsættes fra 1,35 til maksimalt 1,01

� KLK anbefaler, at Ringsted Kommune overvejer om normeringen på nogle af de skærmede pladser kan nedsættes yderligere til en norme-ring på 0,9

� KLK anbefaler, at Ringsted Kommune overvejer om merarbejde med fordel kan afspadseres i stedet for at blive udbetalt.



6. Visitationsanalyse

I kapitel 5 var der en analyse af den visiterede tid og en benchmark mellem andre kommuner på den visiterede tid. Dette er en måde at anskue visitati-onens arbejde. En anden måde at anskue serviceniveauet på er gennem et fokus på den konkrete og praktiske myndighedsudøvelse på ældreområdet i visitationen. KLK har derfor gennemgået og foretaget en vurdering af 25 anonymiserede borgersager og afholdt en temadag med visitatorerne om sagerne. På baggrund af dette har KLK nedenfor angivet en række tvær-gående vurderinger på baggrund af de 25 sager under et, og tilsvarende angivet en række mulige indsatsområder og særlige problemstillinger. Der er ligeledes nedenfor angivet en generel vurdering af kvalitetsstandar-derne – forstået som en overordnet ramme for det konkrete visitationsar-bejde. På baggrund af KLK´s hidtidige gennemgange af godt 650 borgersager de senere år, er der endvidere sket en vurdering hvor stram og konsistent den samlede afgørelsespraksis er.

6.1 Generelt om kvalitetsstandarderne Overordnet kan kvalitetsstandarderne for personlig og praktisk hjælp be-tegnes som en generel ramme om de konkrete visitationer på ældreområ-det. Det er den lovgivningsmæssige intention, at netop disse standarder er et kommunalpolitisk redskab til, at regulere serviceniveauet overfor borger-ne. I den intention ligger der en eksplicit forventning til, at man gennem kvalitetsstandarderne kan regulere og styre serviceniveauet. Der kan imid-lertid i nogen sammenhænge være en tendens til, at overvurdere standar-dernes evne til meget konkret, at regulere og styre serviceniveauet. En kvalitetsstandard er så at sige født med den begrænsning, at den for-mulerer serviceniveauet i generelle og gennemsnitlige vendinger – den kan således ikke meningsfyldt diktere hjælpen for den enkelte borger, da dette forudsætter en konkret og individuel helhedsvurdering i det enkelte hjem. Man kan også udtrykke det på den måde, at kvalitetsstandarder er velegnet til at angive hvad hjælpen indeholder og hvad den ikke indeholder – og hvor tit den ydes. Hermed også sagt, at kvalitetsstandarder som overordnet ramme kan og skal regulere det generelle serviceniveau i kommunen. Men samtidig ligger der et fortolkningsrum, som myndigheden skal udfylde for at omsætte et generelt serviceniveau til en individuel afgørelse for den pågældende bor-ger.



Med dette generelle forbehold kan følgende bemærkes om kvalitetsstan-darderne: � Der er generelt god overensstemmelse mellem kvalitetsstandardens

beskrivelse af serviceniveauet i Ringsted Kommune – og hvad man kan betegne som landsgennemsnittet. Det vurderes at beskrivelsen af ser-viceniveauet for den praktiske hjælp er i den lavere ende, hvorimod den vurderes at ligge landsgennemsnitlig for den personlige pleje

� Da lov om social service og specielt voksenafsnittet er baseret på et fagligt skøn er vurderingen af, hvor kvalitetsstandarden ligger i forhold til det lovgivningsmæssige minimum også et skøn. I beskrivelsen af henholdsvis den praktiske og personlige hjælp er det klart, at tidligere reduktioner er gået hårdest ud over den praktiske hjælp. Det betyder samtidig at beskrivelsen af den praktiske hjælp i Ringsted er tæt på et skønnet minimumsniveau. Beskrivelsen af den personlige pleje vurde-res til at være på et landsgennemsnitligt niveau. Det skal bemærkes, at yderligere reduktioner i serviceniveauet for den praktiske hjælp samtidig vurderes som meget svære at realisere for le-verandøren af den praktiske hjælp. De vejledende tider for udførelsen af de enkelte opgaver vil efterfølgende være så snævre, at det vil have en negativ effekt på leverandørens effektivitet. Forholdet mellem den praktiske hjælp og den personlige pleje som det ses i Ringsted Kommune genkendes fra flere andre kommuner, som KLK har gennemført ældreanalyser i

� Detaljeringsgraden og strukturen i kvalitetsstandarden er overskuelig og klar, og den er revideret inden for det seneste år som den skal

� Mange kommuner kan med fordel skærpe distinktionen og beskrivelsen af de ydelser, der både kan leveres efter Lov om social service og Sundhedsloven. Dette kan også med fordel skærpes i Ringsted Kom-mune. Grunden til at være meget tydelig er, at der er forskellig klage-adgang mellem de to lovgivninger, og efter Sundhedsloven er der ikke adgang til frit valg af leverandør. På grund af disse forskelle er det vig-tigt at være meget tydelig.

Afgørelsespraksis

Samlet set vurderes de 25 borgersager at være udtryk for solidt og meget overbevisende visitationsfagligt håndværk og flere af sagerne er decideret fremragende. På tværs af de 25 sager, som alle er nyere sager, er de alle bevilget inden for rammerne af den gældende kvalitetsstandard og forskel-



lene mellem visitatorerne på de 25 visitationssager er ubetydelige. Det be-tyder også at selve myndighedsarbejdet generelt i Ringsted Kommune er på et meget højt niveau. Der er dog også enkelte forbedringspotentialer i forhold til visitationsarbej-det i Ringsted Kommune. I forhold til disse er indsatsområderne: � Begrundelser der entydigt fokusere på konsekvenserne af borgerens

funktionsnedsættelse i stedet for diagnoser o Begrundelser i forhold til udvisitering af borgere i forbindelse med fx

ny kvalitetsstandard o Kvalitetsstandardens anvendelse i forbindelse med afgørelser o Eksempler på begrundelser

� Rubrikken ”Særlige bemærkninger” i afgørelsesbrevet � Hvornår skal der træffes en ny afgørelse? � Dokumentation af ægtefælles ressourcer � Samarbejde mellem myndighed og leverandør (dette element er be-

skrevet i organiseringsanalysen kapitel 7). De enkelte indsatsområder er uddybet i analysens bilag 2.

Konklusion

� Sammenfattende er det vurderingen, at sagerne udtrykker et højt visita-tionsfagligt niveau og af de følger gældende kvalitetsstandard. Herud-over kan der ikke påvises væsentlige forskelle mellem visitatorerne i deres afgørelsespraksis

� Herudover er det vurderingen, at kvalitetsstandardens beskrevne ser-viceniveau samlet følger et landsgennemsnitligt niveau med den prakti-ske hjælp lidt under gennemsnittet og den personlige pleje i niveau eller en smule over landsgennemsnittet.

Anbefalinger

� Det anbefales, at man i visitationen arbejder videre med de beskrevne indsatsområder, herunder prioritere mere specifikke begrundelser først.



7. Organisationsanalyse

7.1 Indledning

Formål

Formålet med organisationsanalysen har været at afdække, hvorvidt ele-menter i ældreområdets styring er hensigtsmæssig i forhold til realiseringen af Ringsted Kommunes ønske om effektiv opgavevaretagelse. I organisationsanalysen har det samtidig være muligt, at sætte fokus på nogle af de problemstillinger, der har vist sig i de enkelte analyser vedr. BTP, Visitation og budget. Det skal understreges, at undersøgelsens formål ikke har været at foreta-ge personvurderinger. Som følge heraf indeholder rapporten ikke sådanne.

Metode

Som baggrund for analysen er der gennemført syv interview i organisatio-nen. Der er gennemført interview med forvaltningens ledelse, Visitationen, plejecenterledere, medarbejdere, teamledere og i hjemmeplejen også med gruppemedhjælpere. De kvalitative interview, som rapporten i høj grad bygger på, er udtryk for, hvordan organisationen opleves af chefer, ledere og medarbejdere. Når organisationsanalysen fremdrager oplevelser af organisationen og de en-kelte forvaltninger er der tale om, at flere har samme oplevelse. Indtryk og oplevelser, som kun enkeltpersoner giver udtryk for, er ikke blevet tillagt vægt i konsulenternes analyse. De oplevelser som forskellige medarbejde-re og ledere har givet udtryk for er afdækket gennem uddybende eksempler og konsulenternes vurdering af relevans og sammenhæng til de øvrige ind-tryk fra interviewene. Denne måde at analysere en organisation på er sær-lig god til kvalitativt af udfolde perspektiver og opfattelser af organisatio-nens indretning og funktion. Ligeledes er det erfaringen, at denne inter-viewform er god til at bringe ”de forskellige stemmer” i organisationen i spil. Det er samtidig klart, at analysen ikke kvantitativt afdækker, hvordan orga-nisationen opleves og vurderes. Derudover har forvaltningen fremsendt skriftligt materiale til brug for evalu-eringen.



7.2 Ledelsesstruktur

Hjemmeplejen

Hjemmeplejeområdet ledes af en hjemmeplejeleder, der refererer til social- og sundhedschefen. Stillingen er for tiden vakant, således at social- og Sundhedschefen varetager ledelsesfunktionen. Hjemmeplejen er i organiseret i seks teams, fire områdeteams og et aften-team samt et natteteam. Størrelsen på de fire dagteams og aftenteamet lig-ger på 25-35 medarbejdere inkl. vikarer. Natteamet er på otte medarbejde-re. Hertil kommer Service- & Rengøringskorpset, hvor den udekørende funktion tager sig af de rengøringsopgaver hos borgerne, hvor der ikke og-så ydes personlig pleje udover, hvad der kan karakteriseres som lettere personlig pleje. Ledelsen af hvert team er placeret hos en teamleder, der bistås af en grup-pehjælper, der forestår en betydelig del af den daglige planlægning og de daglige rutiner i teamet. Såvel teamledere som gruppehjælpere er fuldtids på lederfunktionen. Dette indebærer, at der i hver gruppe samlet er to fuld-tidsstillinger til personaleledelse og planlægning. KLK anbefaler normalt, at der i teams med 25-35 medarbejdere er 1,75-2,0 stillinger afsat hertil, hvoraf 1,0 stilling skal være dedikeret personaleledelse. Der er teamledermøder en gang ugentlig. Møderne ledes af Hjemmeple-jens chef. Møderne opleves som frugtbare. Ressourcer er et fast punkt på dagsordenen. Der er ikke et fast punkt på dagsordenen, hvor man drøfter, hvordan man arbejder med planlægning og arbejdstilrettelæggelse mv. i de enkelte te-ams, og hvorfor tingene ser forskelligt ud. Teamledernes og gruppehjælpernes funktioner er ret nøje beskrevet i stil-lingsbeskrivelser. På trods af det opleves opgavefordelingen mellem team-ledere og gruppehjælpere som problematisk af medarbejderne. Det ople-ves som om, der er manglende kommunikation mellem teamledere og gruppehjælpere. Rejser en medarbejder en problemstilling, opleves det, at der ikke tages hånd om det rejste problem, og man hører ikke mere til det fra ledelsen. Medarbejderne har den opfattelse, at der ikke er den nød-vendige kommunikation mellem teamledere og gruppehjælpere. Dette op-leves frustrerende. Der er usikkerhed om, hvem man skal henvende sig til i forskellige situatio-ner. Ofte bliver det lidt tilfældigt afhængig af, hvem der er ”til rådighed”.



Teamlederne oplyser, at der ikke hvert år holdes MUS med alle medarbej-dere, idet det opleves, at teamene er meget store. Der er ikke til teams tilknyttet kontorbistand. Det indebærer, at teamlederne oplever, at de i et betydeligt omfang løser opgaver, som mere hensigts-mæssigt kunne være løst af kontorpersonale, og at de ikke har så meget tid til egentlige ledelsesopgaver som ønskeligt. BTP analysen viste, at Ringsted Kommune har en relativ lav BTP, nemlig 43,0. I organisationsanalysen har der derfor i fokusgruppeinterviewene væ-ret fokus på planlægningen. Som tidligere nævnt forestås planlægningen af gruppemedhjælpere, der er fuldtids på denne opgave. Det er vurderingen, at der er stor forskel på, hvorledes planlægningen op-leves i de forskellige teams. Mest positiv er man i Service- & Rengørings-korpset, i team 2 og team 4. Men det er en almindelig opfattelse, at plan-lægningen kan forbedres. Der har således været problemer med, at rute-planlægningen bliver ændret fra dag til dag, og der har været eksempler på, at to hjælpere bliver sendt ud til samme borger på samme tidspunkt. En del af disse problemer kan skyldes, at der er nye folk på posterne, som måske ikke har haft tid og mulighed for at sætte sig ind i opgaverne og få den tilstrækkelig uddannelse i ruteplanlægning. Medarbejderne møder kl. 7,00 ind til morgenmødet, der programsat til 15 minutter. Det er imidlertid den generelle opfattelse, at morgenmøderne ta-ger længere tid. Et par teams vurderer, at møderne godt kan tage 20-40 minutter, mens andre teams vurderede at møderne tog 15-30 minutter. I nogle teams er det teamlederen, der som hovedregel står for morgenmø-derne. I andre teams er det fx en sygeplejerske eller en assistent. Det er sjældent den samme hver gang. Der er ofte en negativ og hektisk stemning ved morgenmøderne. Der opleves også en manglende mødedisciplin på adskillige morgenmøder. Det er oplevelsen, at møderne bliver mest positi-ve og effektive, når en teamleder står for dem. Det er den almindelige opfattelse, at der er behov for morgenmøderne, men der ofte er ”tomgang”, når medarbejderne møder ind om eftermidda-gen. Der er flere eksempler på, at der ikke er noget til møderne og at med-arbejderne derfor ”spilder” tiden.



Dagsafslutningen foregår som hovedregel på kontoret. Kun i begrænset omfang udnyttes den mulighed, at dagsafslutningen kan foregå ude på PDA’en i de tilfælde, hvor der ikke skal afleveres en bil. Alle medarbejdere skal ind til kontoret til frokost. Det overvejes p.t., om det er muligt at skaffe lokaler, så kørsel ind til frokost kan undgås. Ovennævnte forhold er sammen med ruteplanlægningen med til at vejtiden bliver høj.

Plejecentrene

Ringsted kommune har p.t. tre plejecentre, der er forskelligt organiseret og som p.t. præges af forskellige problemstillinger. Hvert plejecenter ledes af en centerleder, der refererer til social- og sundhedschefen. Centerlederne deltager månedligt i de såkaldte ”i-møder”, hvor alle institu-tionsledere i forvaltningen mødes. Derimod er der ikke en fast mødestruk-tur for centerlederne og deres nærmeste chef, social- og sundhedschefen. Ortved Plejecenter er under ombygning, og der er p.t. ingen teamledere ansat og Centerlederen har således ansvaret for det tilbageværende per-sonale. Solbakken er opbygget med to teams. Relationerne mellem centerleder, teamledere og medarbejdere omtales af alle som meget positivt. Teamle-derne inddrages i økonomistyringen og medsystemet anvendes som meto-de til at inddrage medarbejderne. Der er en stemning af uddelegering og medinddragelse. Knud Lavard Centret er etableret for tre år siden efter nedlæggelse af tre mindre plejehjem. Beboere, personale og ledere blev i det store og hele overflyttet til det nye plejecenter opbygget i tre blokke. Det betød, at de for-skellige kulturer fra det tre gamle plejehjem flyttede med over i Knud La-vard Centret. Da kulturerne var meget forskellige, har det betydet betydeli-ge spændinger og samarbejdsvanskeligheder i centret og dårligt arbejds-miljø. Centerledelsen har på forskellig både forsøgt at nedbryde de gamle kulturer. Senest har den nuværende centerleder i forbindelse med ansæt-telsen af en ny teamleder reorganiseret ledelsesstrukturen, således at den ene teamleder står for al vagtplanlægning. Det har til gengæld betydet, at de to øvrige teamledere har teams med 50-60 medarbejdere, hvilket er over det anbefalelsesværdige. Der er da også ansøgt om en ekstra teamlederstilling. Yderligere har den nuværende cen-



terleder indført fællesmøder for alle medarbejdere, som det opleves først nu er ved at få gennemslagskraft. Men det opleves, at der fortsat er et stykke vej at gå. Der er udsagn om, at der visse steder på centret er en meget hård om-gangstone, man ”taler grimt til hinanden”. Kulturforskellene og det anstrengte arbejdsmiljø har resulteret i et meget højt sygefravær og personaleomsætning. Denne problemstilling belyses nærmere i afsnit 7.5. De afholdte interviews understøtter således den gennemførte trivselsun-dersøgelse på Knud Lavard Centret. Undersøgelsen viser, at det er medar-bejdernes opfattelse, at der er meget ringe samarbejde mellem de enkelte blokke på centret, og at der er behov for at se på planlægning og arbejdstil-rettelæggelse. Endelig viser undersøgelsen, at der er behov for at se på, hvordan samspil-let mellem ledelse og medarbejdere udfolder sig.

Visitationen

Den centrale visitationsenhed visiterer bredt til ydelser på ældreområdet. Visitationen ledelse er sammensat af en leder med en tilknyttet souschef og en række visitatorer. At man visiterer bredt til ydelser på ældreområdet er en måde at understøtte en helhedsorienteret praksis. Visitationernes sager er opdelt efter cpr.nr. og ikke på baggrund af et geo-grafisk område. Dette anses normalt ikke for den mest effektive ressource-udnyttelse, da det giver forholdsmæssig meget vejtid i forhold til at kunne disponere sine besøg inden for et fast defineret geografisk område. Dette opleves ikke som et problem af visitatorerne, og idet Ringsted Kommune ikke arealmæssigt betragtet er en stor kommune, vurderes det ikke at be-tyde det store for en effektiv ressourceudnyttelse. Visitatorerne oplever et pres fra borgernes side i forbindelse med den igangværende revisitering. I den forbindelse er det blevet forespurgt hvor-dan visitationen arbejder med ledelsesinformation i forbindelse med deres visitationsdata. Til eksempel kan nævnes antal visiterede timer måned for måned, andel mellem praktisk hjælp og personlig pleje, udvikling i antal indvisiterede borgere mv. Der er en oplevelse af, at visitationen og ledelsen er bekendt og opmærksomme på ledelsesinformationen. Men der er stadig et stykke vej, til man har implementeret ledelsesinformationen som et aktivt



styringsværktøj i hele visitationen. Dette bør prioriteres fremadrettet for at sikre en mere aktiv styring af den visiterede tid.

Konklusioner

� Det er KLK’s konklusion, at der på hjemmeplejeområdet er tale om en velfungerende struktur med en timemæssig betydelig ledelsesmæssig kapacitet. På det centrale niveau både hjemmehjælpsleder og en assi-sterende leder og på teamniveau en teamleder og en gruppehjælper, begge på fuldtid. KLK’s vurdering er, at det er vigtigt, at der er ledelse tæt på medarbejderne

� Det er vurderingen, at det ikke fuldt ud er lykkedes at få ledelsesfunkti-onen til at fungere i dagligdagen. Der mangler synlig ledelse i flere te-ams og konsekvent opfølgning på rejste problemer. Teamlederne bort-set fra teamlederen i Service- & Rengøringskorpset mangler praktisk kendskab til ruterne og dagsforløbet

� Det er konsulenternes vurdering, at planlægningen ikke foregår optimalt og mest hensigtsmæssigt, og at der er et betydeligt forbedringspotentia-le

� Tilsvarende er det vurderingen, at mødernes kan tilrettelægges og le-des mere hensigtsmæssigt

� Det er KLK’s vurdering, at der mangler koordinering på tværs af center-strukturen

� Det er endvidere konsulenternes vurdering, at samspillet mellem ledel-se og medarbejdere på Knud Lavard Centret ikke er tilfredsstillende, og at kulturen fortsat præges for meget af, at der er tale om en ”sammen-lagt” institution

� Det er samtidig vurderingen, at Solbakken virker som en velfungerende institution, der har ”flyttet sig” meget de senere år.

Anbefalinger

KLK anbefaler: � At man sikrer sig, at centerledere og teamledere har de nødvendige le-

delsesmæssige kompetencer � At planlægningen på hjemmeplejeområdet underkastes en indgående

analyse ved konsulent med særligt kendskab til ruteoptimering � At mødernes afvikling optimeres, og at teamlederen involverer sig mere

i mødernes ledelse � At der så vidt muligt foretages dagsafslutning på PDA uden at medar-

bejderen kører tilbage til kontoret � At frokosten afvikles ude under forudsætning af, at der kan findes pas-

sende rammer herfor, så også arbejdsmiljøet kan tilgodeses



� At teamlederne med visse mellemrum deltager i besøgene for nærmere at få kendskab til et dagsforløb og medarbejdernes problemstillinger undervejs

� At ledelsesstrukturen på Knud Lavard Centret overvejes mhp. at ned-bryde de gamle kulturer og skabe gejst og positiv stemning på instituti-onen

� At der indføres månedlige ledermøder mellem social- og sundhedsche-fen og de tre centerledere

� At der indføres en regelmæssig intern benchmarking vedr. fx vagtplan-lægning, kultur, sygefravær, brug af vikarer, udløsning af overarbejds-betaling mhp., at drøfte ”best practice”

� At der i visitationen anvendes ledelsesinformation mere aktivt for at sty-re visitationsbudgettet.

7.3 Budgetansvar Det er KLK’s vurdering, at Ringsted Kommune generelt har meget fokus på økonomien på ældreområdet. Der er høj kvalitet i data, både i data som trækkes i systemerne og de data, som Økonomiafdelingen beregner. For-bruget og udviklingen i økonomien følges tæt måned for måned. Den ene økonomikonsulent tager rundt til plejecentrene en gang om måne-den og drøfter økonomi med centerlederne. Det opleves, at centerlederne er interesseret i økonomiopfølgningerne og føler ejerskab til resultaterne. Centerlederne oplever, at forvaltningen er meget lydhør over for deres øn-sker om udtræk af data på nye måder, som kan belyse andre problemstil-linger og indretningen af kontoplanen, således at den passer til deres sty-ringsbehov. På møderne drøfter økonomikonsulenten og centerlederen resultatet af op-følgningen, og hvilke tiltag der kan iværksættes for at dæmpe eventuelt overforbrug. Det er dog opfattelsen blandt centerlederne, at der i Ringsted Kommune har været tradition for en kultur, som giver tilgivelse for overfor-brug. Dermed har det ikke været kutyme, at have fokus på tiltag, der kunne imødegå et overforbrug. Holdningen er ændret både administrativt og politisk, og det er økonomi-konsulenternes vurdering, at der er gode takter på institutionerne med hen-syn til overholdelse af budgetterne. Centerlederne fortæller, at de har svært ved skabe forståelse hos medarbejderne for den ændrede holdning. Der bliver ligeledes i princippet afholdt månedlige møder med lederen af hjemmeplejen. Stillingen er p.t. vakant og funktionen varetages derfor af social- og sundhedschefen.



Det er KLK’s vurdering, at der er et godt samarbejde mellem centerlederne og økonomifunktionen og at der er gensidig respekt for hinandens roller og kompetencer. Centercheferne på plejecentrene giver udtryk for, at der bliver truffet cen-trale beslutninger som har indflydelse på budgetterne uden, at det på for-hånd bliver drøftet med centercheferne. Hverken i hjemmeplejen eller på plejecentrene har teamlederne selvstæn-digt budgetansvar. Teamlederne deltager generelt ikke i møderne med økonomifunktionen. I Hjemmeplejen har økonomikonsulenten dog deltaget i møder med team-lederne i forbindelse med ruteplanlægningen. På Solbakken bliver budgettet fremlagt på møderne med MED udvalget og på driftsmøderne med teamlederne. På Knud Lavard Centeret er det cen-terlederens ansvar alene, og teamlederne giver udtryk for at de ingen føling har med budgettet. Generelt sker teamledernes styring ud fra timeforbruget og ikke på økono-mien. Dette kan være problematisk, da en time ikke nødvendigvis altid ko-ster det samme. Det afhænger blandt andet af, om det er timeløn til en fast ansat eller en vikar og hvilken anciennitet vedkommende har. Både i hjemmeplejen og på plejecentrene har teamlederne givet udtryk for et ønske om mere viden om økonomien og et større ansvar for deres andel af budgettet. Andre kommuner har haft succes med at uddelegere budgetansvar til teamlederen for økonomien i deres team. Det har den konsekvens, at den leder som står med ansvaret for forbrug af vikarer og ruteplanlægningen, også har det direkte ansvar for de effekter, som det har på økonomien. Det er ofte også sådan, at ledere der har ansvaret for opgaverne, har ideerne til tiltag der kan imødegå udgiftspresset. På baggrund af opfølgningerne på de enkelte områder udarbejdes der en månedlig opfølgning til Social- og Sundhedsudvalget, med en vurdering af det forventede regnskabsresultat. Månedsrapporterne viser konstant røde lamper i forhold til overholdelse af budgettet. Månedsrapporterne videre-sendes til Økonomiudvalget, som tidligere kun har modtaget afrapportering om økonomien på ældreområdet hvert kvartal.



Månedsrapporterne indeholder 1½ til 2 siders tekst med beskrivelser af hvor det forventede forbrug afviger fra budgettet og en kort redegørelse over årsagen til afvigelserne. Dertil kommer 3 siders bilag med en økono-mioversigt på de enkelte områder. Udvalgene tager som udgangspunkt rapporterne til efterretning. KLK finder, at månedsrapporterne med fordel kunne indeholde forslag til kompenserende besparelser eller strategier for, hvordan udgiftspresset kan dæmpes over tid.

Ringsted Kommune er i færd med at udarbejde/revidere politikker på æl-dre- og sundhedsområdet. Der er ikke koblet økonomi på målsætningerne, ligesom økonomimedarbejderne heller ikke har været involveret i udarbej-delsen af målsætningerne. Der er derfor ikke umiddelbart nogen sammen-hæng mellem målene og økonomien på ældreområdet. Ringsted Kommune bør overveje hvordan målsætningerne kan prissættes, således, at der skabes sammenhæng mellem mål og økonomi. Det er KLK’s erfaring, at når der ikke er sammenhæng mellem mål og økonomi på et område, kan det give anledning til konflikter mellem det faglige og det økonomiske om, hvad der skal være styrende for området: de politiske ved-tagne mål eller de politiske vedtagne rammer.

Konklusioner

� Der er en god kvalitet med et højt detaljeringsniveau i de økonomidata, der udarbejdes

� Der er stor fokus på økonomi, og forbruget følges tæt. Der er mindre fo-kus på tiltag, der kan sikre overholdelse af budgettet ved overforbrug. Det politiske niveau tager oftest budgetopfølgningerne til efterretning

� Der er et godt samarbejde mellem økonomifunktionen og ledelsen af ældreområdet. Centerlederne oplever, at der er lydhørhed overfor deres behov for informationer og styring i de udtræk der laves fra blandt andet økonomisystemet og fx i opbygningen af kontoplanen

� Budgetansvaret i et stort omfang placeret hos lederen af hjemmeplejen og centercheferne. Teamlederne bliver informeret i større eller mindre omfang om økonomien, de styrer på timetallet, men har ikke noget egentlig budgetansvar

� Ringsted Kommune har eller er i færd med at udarbejde visioner/mål for de enkelte politikområder på ældre- og sundhedsområdet. Disse mål-sætninger er ikke koblet op på økonomien.



Anbefalinger

� KLK anbefaler, at budgetopfølgningerne suppleres med forslag til kom-penserende besparelser og/eller strategier til tiltag der kan dæmpe ud-giftsstigningen på længere sigt

� Lederen af Hjemmeplejen, centerlederne og eventuelt teamlederne bør inddrages i dette arbejde. Det vil være dem, der har fingeren på pulsen, og som kan komme med de nødvendige bud på, hvor besparelser kan findes

� KLK anbefaler, at Ringsted Kommune overvejer en proces, hvor en del af budgetansvaret uddelegeres til teamlederne i både hjemmeplejen og på plejecentrene. Det vil betyde, en større bevidsthed hos teamlederne om hvordan medarbejderressourcerne bruges bedst muligt

� KLK anbefaler, at Ringsted Kommune kobler de faglige mål på ældre-området op på de økonomiske rammer for området.

7.4 Samarbejde visitation og leverandør Samarbejdet mellem Visitationen og leverandørerne er i nogen grad præ-get af de interessekonflikter, der ofte opstår i en BUM-model. Myndigheds-delen varetager dels hensynet til overholdelse af kommunens kvalitets-standard, dels hensynet til den økonomiske ramme, der er stillet til rådig-hed. Leverandørerne skal på den ene side gennemføre de visiterede opga-ver til brugernes tilfredshed, på den anden side gennemfører dem så effek-tivt, at det kan gøres for den ”betaling”, der modtages fra Visitationen. Og jo ”skrappere” Visitationen bliver i sin udmøntning af kvalitetsstandarden, desto vanskeligere får leverandørerne ved at leve op hertil. Således bety-der mange visiterede ydelser med få minutter, at den enkelte medarbejder får mange korte besøg pr. dag med stor vejtid til følge og som konsekvens heraf også en lav BTP. Kommunikationen mellem de to parter præges af denne interessekonflikt. Således opleves det, at Visitationen ikke lytter til leverandørernes syns-punkter om fx sammenhæng mellem den tid, der er sat af til opgaven, og hvor lang tid selve opgaven tager. Det opleves også, at der usikkerhed om, hvilke opgaver der ligger hos visitator og hvilke opgaver, der ligger hos hjemmeplejen. Fx om hjemmeplejen skal observere borgeren, eller om Visi-tationen selv ønsker at foretage denne observation. Der holdes møder kvartalsvis mellem visitatorerne og Hjemmeplejen. Mø-derne har tidligere været præget af gensidig ”mudderkastning”, men det er oplevelsen, at det er blevet bedre, og at man er opmærksom på at få talt om tingene. Men den store udskiftning blandt nøglepersoner hos leveran-døren er en udfordring for kontinuiteten i samarbejdet.



Det opleves dog fortsat fra Hjemmeplejen, at visitatorerne er langt fra prak-sis, og at visitatorerne kontrollerer, om planlægningen er god nok. Der op-leves ikke tillid. Der er dog også udsagn om, at samarbejdet er blevet bedre, og at man glæder sig til, at Visitationen flytter på Zahlesvej. Set fra Visitationens side er oplevelsen, at de er meget skarpe på, hvad de er ansvarlige for, og at de ikke oplever den samme klarhed hos leverandø-rerne. Det er også Visitationens oplevelse, at de ofte bliver ”rodet ind” i opgaver, der egentlig er leverandørens ansvar, og hvor de er i tvivl om, hvorvidt le-verandøren har forsøgt at løse opgaven. Det drejer sig fx om arbejdsmiljø-opgaver hos borgeren. Visitationen har en oplevelse af, at man flere gange har måtte træde til og iværksætte yderligere hjælp for at løse en kompliceret borgersituation. En kompliceret situation som først har været søgt løst internt hos leverandø-ren, men som ingen hos leverandøren har taget ansvar for. Dette for at for-hindre at situationen accelerer og ender i indlæggelse eller lignende. Visi-tationen oplever i forlængelse heraf, at de løser en række opgaver, som de mener rettelig bør løses af leverandøren. Et eksempel herpå kunne være, at visitationen udfører arbejdspladsvurderingen for leverandøren. Det er også Visitationens opfattelse, at der i Hjemmeplejen ikke er den til-strækkelige gennemslagskraft nedad i organisationen for, at aftalte tiltag kan gennemføres. Det opleves endvidere, at Hjemmeplejen ikke altid er god til internt at koordinere før henvendelse til Visitationen. Fx kan en medarbejder informere om, at en ydelse kan falde bort, mens en anden medarbejder finder, at der skal mere til. Visitationen har været tovholder på udarbejdelsen af den nye kvalitetsstan-dard, der blev vedtaget i foråret. Det er oplevelsen, at implementeringen ude i det udførende led har manglet, og en opbakning fra ledelsen omkring implementeringen efterlyses. Møderne mellem Visitationen og plejecentrene opleves som rimeligt vel-fungerende. Det er oplevelsen fra plejecentrenes side, at visitationen kan være lidt firkantet, men at det er meget forskellig fra medarbejder til med-arbejder. Kommunikationen opleves også som værende problematisk af og til, og medarbejdere på plejecentrene kan føle sig personligt angrebet.



Der er et ønske fra plejecentrene om i højere grad at blive involveret i visi-tationen. Der er ønske om, at hensyn til plejetyngde og hensyn til placerin-gen i forhold til hvordan de nye beboere vil passe ind i afdelingen, i højere grad indgår i visiteringen. Dette er delvis imødekommet fra Visitationen, idet Plejecentrene om muligt får tre beboere til screening, inden beslutnin-gen træffes. Derved sikres, at hensynet til plejetyngde og afdelingernes samlede bebo-ersammensætning indgår. Til gengæld vil det ikke altid være ansøgeren med det største plejebehov, der visiteres først. Og dermed ikke altid den mest fordelagtige visitering.

Konklusioner

� Det er KLK’s vurdering, at rollefordelingen mellem den centrale visitati-on og leverandørerne ikke i tilstrækkeligt omfang er blevet italesat, og at der derfor er en vis mistillid mellem parterne. Enkeltstående pro-blemstillinger tages op på møderne, men der savnes en åben drøftelse af de mere principielle problemstillinger. Det er et fælles ansvar, at der rettes op på disse forhold.

� Det er endvidere konsulenternes vurdering, at i det omfang der indgås aftaler mellem Visitationen og Hjemmeplejen ”siver” disse aftaler ikke i tilstrækkeligt omfang ned i organisationen

� Det er endeligt konsulenternes vurdering, at implementeringen af den nye kvalitetsstandard ikke i tilstrækkeligt omfang er blevet forankret hos den enkelte medarbejder hos leverandørerne, og at der derfor ikke er den tilstrækkelig forståelse og ejerskab til den.

Anbefalinger

� KLK anbefaler, at rolle- og opgavefordeling samt kommunikationsfor-men tages op til en åben drøftelse parterne imellem, og at der i denne proces medvirker en proceskonsulent

� Endvidere anbefales det, at det overvejes at gennemføre en proces, der sikrer, at der er forståelse for og accept af den nye kvalitetsstandard hos leverandørernes medarbejdere.

7.5 Sygefravær og sygdomspolitik Ringsted Kommune har et højt sygefravær i forhold til andre kommuner. Hvis kommunen skal kunne forbedre BTP og dermed indhente en del af den potentielle besparelse, skal sygefraværet nedbringes. Ringsted Kommune har udarbejdet en sundhedspolitisk som indeholder kommunens holdninger til og vejledning til arbejdet med følgende elemen-ter:



� Alkohol og misbrug � Rygning � Sygdomspolitik. Det er formålet med sundhedspolitikken, at arbejdspladsen skal udgøre et sundt miljø, at sundhed og trivsel fremmes og sundhedsproblemer forbyg-ges. Sygdomspolitikken indeholder de fleste af de elementer, som KL og andre aktører på markedet anbefaler, at en sygefraværspolitik bør indeholde. Det er elementer som: � sygesamtaler ved sygefravær som varer mere end 14 dage, � retningslinjer omkring opfølgning på samtalerne og � skemaer til brug for samtalerne med blandt andet aftaler mellem leder

og medarbejder omkring indsats for at nedsætte fraværet. Generelt skal medarbejderne melde sig syge hos egen teamleder. I hjem-meplejen er ikke nødvendigvis ens egen teamleder, man kommer til at tale med, og det er ikke kutyme, at teamlederen ringer tilbage senere på dagen. I Service- & Rengøringskorpset kan det ske at sygemelding må gives til en anden medarbejder eller en telefonsvarer, men i de tilfælde er det normen, at den sygemeldte bliver kontaktet af teamlederen senere på dagen. Også på plejecentrene er det normen, at den sygemeldte skal tale med teamlederen. På Solbakken og Ortved Plejecenter skal medarbejderen kontakte egen teamleder senere på dagen, hvis ikke det var egen teamle-der, man fik talt med i forbindelse med sygemeldingen. På Ortved Plejecenter bliver der også udpeget en kontaktperson, som har ansvar for at holde kontakten med den sygemeldte gennem sygeperioden. Det er den enkelte medarbejder, der selv vælger sin kontakt person. På Solbakken er det teamlederen der har ansvaret for den løbende kontakt med den sygemeldte. Der er flere undersøgelser, der viser, at det har betydning for sygefraværet hvordan og til hvem sygemeldingen sker til.

Sundhedspolitikken giver lederne mulighed for selv at vælge kriterier for, hvornår medarbejderne indkaldes til samtale. På både Solbakken og Knud Lavard Centeret er der udarbejdet en sygefraværspolitik som er godkendt af det lokale MED udvalg. I Hjemmeplejen er der ikke udarbejdet en lokal



sundhedspolitisk, her følges den generelle sygefraværspolitik for Ringsted Kommune. Der har været perioder, hvor der ikke har været afholdt de om-sorgssamtaler, som man skulle på grund af manglende topledelse og strej-ke. På Solbakken har man sammen med sygdomspolitikken indført mulighed for ØV dage. Det betyder, at medarbejderne kan tage en ferie- eller flexdag med et varsel, der hedder samme dags morgen. Der er generel accept af, at ordningen benyttes både blandt medarbejderne og ledelsen, og der er samtidig en følelse af, at ordningen ikke udnyttes. Flere kommuner har erfaringer med, at ØV dage nedsætter sygefraværet. Der er ikke lavet noget statisk på området, men det er den generelle opfat-telse, at ØV dage har en nedsættende effekt på sygefraværet på tre måder: � En ØV dag registers som ferie- eller flexdag. Havde medarbejderne i

stedet meldt sig syg, var det blevet registeret som en sygedag � Når det er legalt at tage en enkelt ØV dag, bliver det ved den ene dag,

mens sygefravær har en tendens til at strække sig over flere dage � ØV dage kan forebygge, at medarbejderen bliver syg på et senere tids-

punkt. På Solbakken indkaldes medarbejdere til sygefraværssamtale efter konkret vurdering, uanset fraværets varighed. På Knud Lavard Centeret indkaldes alle til samtale, når kriterierne for varighed og hyppighed er opfyldt udanset sygdommens karakter. KL anbefaler typisk at sygesamtaler indkaldes efter faste regler om syg-dommens varighed/hyppighed, uanset sygdommens karakter. Det vil sige også i forbindelse med fx et brækket ben. Indkaldes der efter konkrete vur-deringer, kan det skabe myter blandt personalet om samtalernes karakter. Der er dog ikke noget i KLK’s analyse, der tyder på, at dette er tilfældet på Solbakken. Det kan ske, at langvarig sygdom fører til afskedigelse af en medarbejder. Langvarige afskedigelsessager i forbindelse med sygefravær er medvir-kende til at øge sygefraværsprocenten på ældreområdet. Både ledelsen på plejecentrene og i hjemmeplejen oplever at personale-kontoret i Ringsted Kommune er meget langmodige i forhold til afskedigel-ser. Der er eksempler på, at en afskedigelsessag kan tage op mod et halvt år. Lederne giver udtryk for et ønske om, en mere smidig proces.



Medarbejderne på plejecentrene kender den lokale sygdomspolitik på de-res egen arbejdsplads. Mens de medarbejdere, der deltog i fokusgruppe in-terviewet fra hjemmeplejen, ikke var bekendt med indholdet af sygdomspo-litikken. KLK mener, at det er en nødvendig forudsætning for at sygdoms-politikken virker efter hensigten, at medarbejdere kender til politikken og bakker op omkring den. På Solbakken har den lokale sygdomspolitik haft effekt. Sygefraværet er faldet med i alt 2 procent over de sidste to år. På Knud Lavard Centeret er sygefraværet derimod steget siden implementeringen af sygdomspolitikken. At arbejde med en sygdomspolitik er således ikke nok i sig selv for at ned-bringe sygefraværet. Hvis der fx kan identificeret en eller flere årsager til en type af sygefravær, bør sygdomspolitikken kombineres med en strategi for at ændre på de relevante forhold på arbejdspladsen. Der er derudover andre faktorer, som er afgørende for om arbejdet med sygefravær har den ønskede effekt. Det er KLK’s erfaring, at hvis der gene-relt er problemer med samarbejdet og det psykiske arbejdsmiljø på en ar-bejdsplads, kan fokus på sygefravær have den effekt, at sygefraværet sti-ger. Med andre ord, generelle samarbejdsproblemer på arbejdspladsen kan medføre, at medarbejdere mangler tillid til ledelsen, i de tilfælde har de hel-ler ikke tillid til sygefraværspolitikken, og dermed udebliver effekten i form af nedsat fravær. Medarbejderne på Knud Lavard Centeret fortæller, at de indimellem hører kollegaer tilkendegive den holdning, ”at hvis jeg ikke kan få fri på den dag, så melder jeg mig bare syg i stedet. Ringsted Kommune har også en række sundhedstilbud til medarbejderne i form af rygestopkurser og billig eller gratis motionstilbud. Medarbejderne kender til tilbuddene, de bliver lagt frem på arbejdspladsen i form af pjecer m.m. Medarbejderne i hjemmeplejen bruger ikke tilbuddene i særligt stort omfang, mens medarbejderne på plejecentrene ofte bruger tilbuddene. Nogle kommuner har succes med at bistå med, at der hurtigt stilles en di-agnose i forbindelse med medarbejdernes sygdom, således at de hurtigt kan komme i behandling, komme tilbage på deltid eller afskediges. Således har Randers Kommune på et halvt år nedbragt det gennemsnitlige sygefra-vær fra 7 til 3%.



Konklusion

� Ringsted Kommune har vedtaget en sundhedspolitik, som også inde-holder en sygdomspolitik. Denne politik indeholder de elementer, som KLK anbefaler en sådan politik skal indeholde

� Både på Solbakken og Knud Lavard Centeret har man udarbejdet og vedtaget sin egen mere restriktive sygdomspolitik

� Det er meget forskelligt, hvordan sygdomspolitikken har virket. På Sol-bakken er sygefraværet nedsat med ca. 2 procentpoint over to år, mens sygefraværet på Knud Lavard Centeret er steget

� De medarbejdere, der deltog i fokusgruppe interviewet fra Hjemmeple-jen, kendte ikke til kommunens sundhedspolitik eller sygdomspolitikken.

� Ledelsen i Hjemmeplejen har gennem et stykke tid ikke gennemført omsorgssamtaler som planlagt

� Hos ledelsen af både plejecentrene og i hjemmeplejen er det oplevel-sen, at personalekontoret i Ringsted Kommune er meget restriktive i forhold til afskedigelser.

Anbefaling

� KLK anbefaler, at der sættes mere fokus på sygdomspolitikken i Hjem-meplejen, blandt andet kan det overvejes om også Hjemmeplejen skal have sin egen lokale politik

� KLK anbefaler, at direktionen søger råd hos KL’s Personalejuridisk Kon-tor for at be- eller afkræfte, om Ringsted Kommune er særlig langmodig i forhold til afskedigelsessager. Dette kunne ske ved at sende et par konkrete sager til vurdering hos Personalejuridisk Kontor

� KLK anbefaler, at der sættes særskilt fokus på samarbejdsproblemerne på Knud Lavard Centeret for derigennem at nedsætte sygefraværet. Se også anbefalingerne under afsnit 6.2 om Ledelsesstruktur

� KLK anbefaler, at der arbejdes med tidlig diagnosticering af de medar-bejdere, der er syge.

7.6 Ledelsesinformation Der udarbejdes hver måned en omfattende og særdeles velstruktureret og relevant ledelsesinformation. Denne ledelsesinformation omfatter således såvel økonomidata som op-lysninger vedrørende de visiterede ydelser. En del af ledelsesinformationen går videre til politisk behandling. Dataene vedrørende de visiterede ydelser er omformet til let oversigtlige diagram-mer, der viser udviklingen måned for måned: � Antallet af visiterede brugere fordelt på sygepleje, personlig pleje og

praktisk hjælp



� Visiterede timer fordelt på samme kategorier � Visiterede brugere fordelt på alder og ovennævnte kategorier � Visiterede tid fordelt på timer pr. uge, hvilket giver et indtryk af pleje-

tyngden, fx om der ydes mellem 0 og 2 timer pr uge eller over 20 timer pr. uge

� Tilsvarende opgørelse over antal brugere fordelt pr. timer pr. uge � Antal brugere, der kun modtager sygeplejeydelser. På økonomiområdet foreligger der til politisk behandling ud over sædvanli-ge budgetopfølgningsdata også en oversigt, hvor budgettet er periodiseret og sammenholdt med forbrug og afvigelse er beregnet. Alt i alt må data til den politiske behandling betragtes som særdeles rele-vant og i høj grad også fyldestgørende. Det kunne også være relevant at se på, hvor stor plejetyngden er hos de borgere, der får visiteret en bolig sammenholdt med de borgere, der mod-tager hjælpen i eget hjem. En sådan analyse er imidlertid ikke helt simpelt, idet en del borgere får en plejehjemsplads i forbindelse med udskrivning fra sygehus. Data kræver derfor en vis behandling. Den del af ledelsesinformationen, der alene anvendes i administrationen er suppleret med informationer om visiterede timer til de enkelte teams og en del data er opgjort på ugebasis.

Konklusioner

� Det er vurderingen, at der er tale om en særdeles omfattende og rele-vant ledelsesinformation

� Generelt skal der gøres den bemærkning, at der alene arbejdes med vi-siterede timer og ikke med leverede timer

� Der savnes endvidere i den løbende ledelsesinformation benchmarking data vedrørende de enkelte teams. Sådanne data kunne være: o Sygefravær pr. team o Personaleomsætning pr. team o Vikarforbrug pr. team o Udgifter i forhold til periodiseret budget

� For Hjemmeplejen kunne dette suppleres med: o En beregning af prisen på en leveret hjemmehjælpstimer fordelt på

teams � Ovennævnte data kan anvendes til en drøftelse imellem teams af best

practice.

Anbefalinger

KLK anbefaler:



� At der udarbejdes data vedrørende leverede timer � At der udarbejdes benchmarking data, der kan bruges til best practice

drøftelser mellem de forskellige teams såvel inde som ude.

7.7 Vikarforbrug Generelt forsøger Ringsted Kommune i videst mulige omfang, at ansatte faste afløsere eller benytte Service- & Rengøringskorpset frem for andre private vikarbureauer. KLK har fået tilsendt en oversigt over normeringerne for september måned. Den viser, at både i Hjemmeplejen og på plejecent-rene er der flere ansatte end enheden egentlig har normering til. KLK har fået oplyst, at det gøres for at mindske vikarforbruget. På Knud Lavard Centret bliver der ikke automatisk indkaldt vikarer ved fra-vær blandt det fastansatte personale. Det bliver vurderet om de daglige opgaver kan løses med den bemanding, der måtte være en den pågælden-de dag.

Disse tiltag bør sikre at vikarforbruget er mindre end det ellers ville havde været. Men som BTP analysen viser, har Ringsted Kommune et meget højt vikarforbrug i forhold til andre kommuner. Medarbejderne i Hjemmeplejen oplever, at hvor det tidligere blev bemærket som en begivenhed, at der var vikarer den dag, så bliver det i dag bemærket, hvis der kun er fastansatte en dag. Årsagen til det store vikarforbrug skyldes, at sygefraværet er på over 10% og personaleomsætningen måned for måned i 2007 svinger mel-lem 30 – 40 %. Dette er langt højere end i andre kommuner, gennemsnittet for sygefravær på landsplan i kalenderåret er på 6,7% og personaleom-sætningen er på 16,8% Medarbejderne i Hjemmeplejen oplever, at man indimellem er for ukritisk i forhold til ansættelser i Hjemmeplejen. Som det blev sagt: ”Kan man ikke andet, kan man altid få job i Hjemmeplejen”. Der blev blandt andet nævnt eksempler på, at nye medarbejdere viste sig at have fysiske helbredspro-blemer, som gjorde at de ikke kunne varetage opgaverne i samme omfang om de øvrige medarbejdere. Hvis medarbejdernes oplevelse har bund i en ansættelsespolitik, hvor man ansætter mindre kvalificeret personale, frem for at lade stillinger forblive vakante, så kan dette være en medvirkende år-sag til den store personaleomsætning. Der hersker ikke den samme opfattelse blandt medarbejderne på Pleje-centrene. Her er det opfattelsen, at ledelsen hellere lader stillinger forblive vakante end at ansætte medarbejdere, som ikke har de nødvendige kvalifi-kationer.



I både Hjemmeplejen og på plejecentrene har medarbejderne vagt hver 2. weekend. Der er et generelt ønske om færre weekendvagter. Team 4 i Hjemmeplejen har kørt med weekendvagter hver 3. uge gennem et stykke tid, de øvrige teams begynder på det, inden for den nærmeste fremtid. Knud Lavard Centeret forsøgte sig med weekend vagter hver 3. uge. Det var ikke nogen succes, der bliver peget på to årsager: Det er et problem for skilsmisse forældre, da de ofte har børnene hver an-den weekend. Enkelte medarbejdere har valgt weekend vagter hver 3. uge fra, da det be-tyder en arbejdsuge på 5 dage i træk hver 3. uge. Flere giver udtryk for at det har været for hårdt. Solbakken har indført en forsøgsordning med weekend vagter hver 4. uge. Ordningen betyder, at der kun er 4-5 fastansatte medarbejdere på arbejde i weekenden, resten af weekendnormeringen bliver udfyldt med timelønne-de. Solbakken har blandt andet ansat en række studerende til denne opga-ve. Ordningen betyder ligeledes, at der ikke bliver indkaldt vikarer ind i dagligdagen. Ved fravær bliver opgaverne løst af kollegaerne. Medarbejderne har været involveret i hele planlægningen af ordningen og udarbejdelse af forslag til løsning af de udfordring en omlægning gav i or-ganisationen. Det er ikke alle medarbejdere, der vælger at holde sig til weekend vagter hver 4. weekend. Enkelte medarbejdere vælger at tage ekstra weekendvagter, således at de fx vagt hver 2. weekend. Forsøgte blev igangsat den 6. oktober og skal løbe et halvt år. I den korte tid forsøget har løbet, har det været en succes. Alle weekendvagterne er blevet besat med faste afløsere, forbruget af vikarer ligger under budgettet og plejecentre har fået et bedre ry blandt potentielle ansøgere. Solbakken får flere uopfordrede ansøgninger og har oprettet venteliste til nye stillinger. Det er KLKs indtryk, at en stor del af succesen med forsøgsordningen skyl-des, at forslaget om weekend vagt hver 4. weekend kom fra medarbejderne selv, at de har været inddraget i tilrettelæggelse af ordningen, og at ordnin-gen er fleksibel i forhold til de medarbejdere, der ønsker en anden kadence i weekendvagter. En anden måde at organisere og arbejde sig ud at højt forbrug af eksterne vikarer er, at tydeliggøre proceduren for hvordan og hvornår man tilkalder eksterne vikarer. Erfaringen fra andre kommuner viser, at klare retningslin-jer for indkaldelse af vikarer kombineret med en central visitation af tilkal-



delse af vikarer hos udførerorganisationen er en effektiv måde at få over-blik og styre vikarforbruget. En central visitation sikrer også at alle mulig-heder i organisationen er afsøgt før det tilkaldes.

Konklusioner

� En høj personaleomsætning og et højt sygefravær er årsagen til det store vikarforbrug

� Der er generelt fokus på at mindske vikarforbruget i videste mulige om-fang.

Anbefalinger

� KLK anbefaler, at der etableres klare retningslinier for i hvilke situatio-ner der kan indkaldes eksterne vikarer samt at der etableres central vi-sitation for indkaldelse af eksterne vikarer

� KLK anbefaler, at der sættes fokus på indsatser for at sænke persona-leomsætningen og sygefraværet

� Forsøget med weekendvagter hver 4. uge på Solbakken, bør følges nø-je i forhold udviklingen i sygefravær og personaleomsætning. Derud-over bør forsøget evalueres hen mod afslutningen fx via en spørgeun-dersøgelse blandt personalet.

� KLK anbefaler, at Ringsted Kommune i forbindelse med eventuelle yderligere forsøgsordninger med weekendvagter, inddrager personalet i planlægningen af ordningen. Samt at kommunen tilrettelægger eventu-elle nye weekendvagt ordninger fleksibelt, således at den enkelte med-arbejder får mulighed tilpasse kadencen af weekendvagter til egne be-hov i videst mulige omfang.

� Ringsted Kommune kan overveje, at igangsætte andre forsøgsordnin-ger på ældreområdet, som kan medvirke til at fastholde personalet og sænke sygefraværet.



8. Bilag 1 – BTP modellens metode

BTP modellen

BTP modellen er en metode, som standardiserer grundlaget for prisbereg-ninger samt sikrer et ensartet grundlag med henblik på benchmarking mel-lem kommuner. KL og Socialministeriet har i fællesskab udviklet et redskab til opgørelse af tidsforbruget hos den kommunale leverandørs udførende personale. Der er tale om et redskab til beregningen af den kommunale le-verandørs brugertidsprocent (BTP). Hensigten er, at give kommunerne et redskab til fastsættelse af tidsforbru-get i hjemmeplejen, der både er fleksibelt og tager højde for lovens krav til en korrekt opgørelse af tidsforbruget som led i beregningen af timepriser i hjemmeplejen. Et fælles redskab kan samtidig bidrage til mere gennemsig-tighed i hjemmeplejen til gavn for både kommunerne og det omgivende samfund, da det i større grad end hidtil vil være muligt, at sammenligne brugertidsprocenten på tværs af kommuner, da kommunerne nu har ad-gang til samme platform til beregning af den brugerrettede tid. Hvad er BTP? Brugertidsprocenten eller BTP er den ”direkte brugertid” udtrykt som pro-cent af det samlede løntimeforbrug blandt det udførende personale, dvs. den tid personalet bruger i relation til borgerne med løn. Den ”direkte bru-gertid” er defineret som: Den tid, som anvendes i brugerens hjem eller med udgangspunkt i bruge-rens hjem. Det omfatter tid anvendt sammen med brugeren eller for bruge-ren i forbindelse med tøjvask eller indkøb. BTP modellen omfatter alene ”personlig hjælp” og ”praktisk hjælp” omfattet af servicelovens § 83, men modellen er så fleksibel, at den kan udvides til at omfatte andre områder. Registreringen af tid BTP modellen består grundlæggende af følgende tidsopgørelser:



Den direkte brugertid Omfatter som udgangspunkt den tid, som anvendes i brugerens hjem eller med udgangspunkt i brugerens hjem. Dette omfatter tid anvendt sammen med brugeren eller for brugeren i forbindelse med tøjvask eller indkøb. I kategorien indgår blandt andet: � Samtaler ansigt til ansigt med brugeren � Telefonsamtaler fra brugerens hjem fx med brugerens pårørende eller

læge � Samtaler ansigt til ansigt med fx brugerens pårørende eller læge i bru-

gerens hjem. � Dokumentation, som finder sted i brugerens hjem.

Den indirekte brugertid Omfatter de ydelser, som relaterer sig til én eller flere brugere, men som ikke finder sted i eller har udgangspunkt i brugerens hjem. Dette omfatter eksempelvis vejtid (tiden brugt på transport til og fra brugernes hjem). Men også faglig koordinering, dokumentationsopgaver og telefonsamtaler med brugeren. Kvalifikationstid Omfatter opgaver, der er en nødvendig del af det udførende personales ar-bejde, men som hverken direkte eller indirekte knytter sig til brugerne. Op-gaverne er relateret til udvikling, uddannelse, organisering og planlægning. Beredskabstid Den tid, som (planlagt eller ikke planlagt) anvendes til at stå til rådighed for brugerne på arbejdspladsen. Dvs. at kategorien bl.a. omfatter: � Den tid, hvor nattevagten står til rådighed i tilfælde af nødopkald. Den-

ne form for ”beredskabstid” er planlagt og begrundet i et behov for backup

� Den tid, som er til rådighed, fordi en bruger eksempelvis har aflyst et besøg i sidste øjeblik



� Den tid hvor medarbejderen går forgæves, fordi brugeren ikke er hjem-me.

Fravær Fravær er den del af ”de betalte timer”, hvor personen ikke er på arbejde og ikke foretager arbejdsrelaterede opgaver. Dvs. at kategorien ikke rum-mer fx møder uden for arbejdstiden eller uddannelse, der helt eller delvist foregår i arbejdstiden. Disse aktiviteter skal i stedet registreres under ”kva-lifikationstid”. Kun ”fravær”, som leverandørvirksomheden betaler for, skal indgå i opgørelsen. Dvs. de udgifter kommunerne har til fravær, som kom-munerne får refunderet skal trækkes ud af fraværet. Betalte timer og fremmødetid Tilsammen udgør tidsforbruget det antal timer, som leverandøren udbetaler løn for. Dette gælder både det fastansatte personale samt vikarer. Da en del af leverandørens lønudgifter refunderes, eller at kommunen modtager tilskud til ansættelse af medarbejdere, skal disse indtægter trækkes fra. Sagt med andre ord skal timerne, som leverandøren modtager refusion el-ler tilskud til, trækkes fra timeforbruget. Det resterende antal timer beteg-nes som ”betalte timer”. Fratrækkes fraværet fra de ”betalte timer” fås medarbejdernes fremmøde-tid. Sammenhængen mellem ”direkte brugertid” og ”visiter et tid” Tidsopgørelsen til BTP modellen vil ikke altid svare til de ydelser, den en-kelte kommune visiterer til. Det betyder, at der ikke vil være overensstem-melse mellem den ”direkte brugertid” og det forventede tidsforbrug ved le-vering af ydelserne. Forskellen kan dels skyldes, at der rent faktisk leveres flere/færre ydelser, end der visiteres til. Dels kan der være tale om forskel på de visiterede ydelser, som det forventede tidsforbrug er fastsat ud fra, på den ene side, og definitionen på den ”direkte brugertid” på den anden side. Det kan ek-sempelvis skyldes, at den tid der anvendes til kontakt med pårørende og læge fra brugerens hjem, ikke er en del af de hjemmehjælpsydelser, der vi-siteres til. Opgørelse af fravær og refusioner Fraværet er den tid medarbejderne ikke står til rådighed for leverandøren i forhold til levering af ydelser eller i forhold til opkvalificering og planlæg-ning. Det bedst mulige grundlag for opgørelsen af fravær er en opgørelse baseret på et år, da der er væsentlige forskelle i eksempelvis sygefravær i løbet af et år. Dernæst kan det være vanskeligt at opgøre fravær pga. bar-



sel ud fra en stikprøve foretaget i en begrænset periode. I vejledningen til opgørelsen af BTP anbefales netop, at man anvender fraværet for et år. Den del af fraværet, som leverandøren modtager refusion for, som eksem-pelvis barselorlov, langtidssygdom og personer i fleksjob m.v., skal trækkes fra det samlede fravær. Dette skyldes, at leverandøren reelt set kun har en mindre udgift til medarbejderne, da refusionen er en indtægt for leverandø-ren. Andelen af de refusionsberettigede timer opgøres og trækkes fra. Dette kan i princippet ske på to måder:

Kvalitetssikring Et vigtigt element i arbejdet med BTP er at sikre kvaliteten i data og bereg-ninger. Således bør man i opgørelsen af BTP forholde sig kritisk til såvel data og model som analysens resultater. Det er derfor vigtigt at se på de enkelte delelementer i modellen og undersøge eventuelle mulige fejlkilder. Således er det fx i beregningerne antaget, at det er lettere for responden-terne, at huske mødetid og gå-hjem-tid, end fordelingen af arbejdsdagen på de forskellige kategorier. Derfor er fordelingen på de enkelte kategorier justeret op eller ned ved forskelle i forhold til møde- og gå-hjem-tid.



9. Bilag 2 – visitationsanalyse

Metode

Visitationsanalysen er foretaget gennem KLK´s gennemgang og vurdering af 25 anonymiserede borgersager. Sagerne er anonymiseret før fremsen-delse til KLK, og efterfølgende er konsulenternes bemærkninger og kom-mentarer drøftet på en workshop med myndighedsenheden. På baggrund af dette har KLK nedenfor angivet en række tværgående vurderinger på baggrund af de 25 sager under et, og tilsvarende angivet en række mulige indsatsområder og særlige problemstillinger. Der er ligeledes nedenfor angivet en generel vurdering af kvalitetsstandar-derne – forstået som en overordnet ramme for det konkrete visitationsar-bejde. Ved gennemgangen af de 25 konkrete sager er der er ved gennemgangen især lagt vægt på følgende: � Et stamark, hvor kontaktoplysninger på borger og evt. pårørende frem-

står � Et notatark. Opfylder sagen og dens udformning de basale myndig-

hedskrav (inddragelse af borger, partshøring, skriftlig begrundelse m.v.)?

� Er beskrivelsen af borgeren helhedsorienteret og dækkende? � Er begrundelserne klare og fyldestgørende? � Er borgerens egne ressourcer tænkt med – og er der fokus på træ-

nings- og rehabiliteringsmuligheder? � Midlertidig hjælp – anvendes det i alle de tilfælde hvor der med rimelig-

hed og saglighed kan antages løft af funktionsniveau (selvhjulpenhed)? � Hvor præcist håndhæves grænserne for kommunens ”forsyningsforplig-

tigelse” jf. kvalitetsstandarderne � Har leverandøren en chance for at danne sig et billede af borgeren med

udgangspunkt i den foreliggende dokumentation. Om sagernes opbygning Sagernes opbygning følger en fælles struktur på tværs af visitatorerne. De består af: � Et stamark, hvor kontaktoplysninger på borger og evt. pårørende frem-

står � Et notatark, hvor de vigtigste begivenheder tilføjes kronologisk � En funktionsvurdering hvor borgerens funktionsniveau vurderes og be-

skrives i kort form



� Et sagsark, hvor formål med hjælpen og listen af bevilgede ydelser fremgår

� Et afgørelsesbrev. I forhold til en vurdering af visitationens overholdelse af formelle retssik-kerhedsregler i forbindelse med afgørelserne er svaret entydigt ja. Ring-sted Kommunes skabelon for afgørelsesbreve til borgerne er meget struk-tureret, og i forhold til en overholdelse af basale myndighedskrav er dette en klar fordel og hjælp for visitatorerne i det daglige arbejde. Nedenstående tabel redegør samlet for sagernes formelle opfyldelse af de basale myndighedskrav: Tabel 23

Krav Opfyldelsesgrad i % Borgerens klageadgang er beskrevet 100 % Retsgrundlaget for afgørelsen er nævnt 100 % Begrundelse for afgørelsen er beskrevet 100 % Leverandør og leverancesikkerhed er beskrevet 100 % Skabeloner har derimod ofte også den ulempe, at de kan opleves som me-get stive og bureaukratiske. Opsætningen af selve afgørelsesbrevet ople-ves også unødigt teksttungt og man kunne med fordel skærpe formidlingen i selve afgørelsesbrevet. Man kunne med fx lave en folder som man udle-verede samtidig med afgørelsesbrevet, således at mange af de praktiske informationer, som er afgørelsen uvedkommende samles og afgørelsen dermed bliver skåret mere rent. Dette ville lette formidlingen i afgørelses-brevet. Ringsted Kommune har haft en dialog om dette med deres leverandør af omsorgssystem. Leverandøren giver udtryk for at den aktuelle opsætning er den eneste mulige. Det anbefales derfor, at man fremadrettet har en dia-log med IT-leverandøren for at sikre en mere hensigtsmæssig kommunika-tion i afgørelsesbreve. I forhold til de andre elementer i sagernes opbygning er der ingen kommen-tarer. De anvendes godt og giver alle god mening. Der er i dokumentatio-nen ikke anledning til at sagerne hverken er overbelyste eller underbelyste. Samtlige af de 25 sager er velbelyste og der er en god balance og forståel-se visitatorerne imellem om, hvordan de forskellige oplysninger skal doku-menteres.



Afgørelsespraksis

Samlet set vurderes de 25 borgersager at være udtryk for solidt og meget overbevisende visitationsfagligt håndværk og flere af sagerne er decideret fremragende. På tværs af de 25 sager som alle er nyere sager er de alle bevilget inden for rammerne af den gældende kvalitetsstandard og forskel-lene mellem visitatorerne på de 25 visitationssager er ubetydelige. Det be-tyder også, at selve myndighedsarbejdet generelt i Ringsted Kommune er på et meget højt niveau. Der er dog også enkelte forbedringspotentialer i forhold til visitationsarbej-det i Ringsted Kommune. I forhold til disse er indsatsområderne: � Begrundelser der entydigt fokusere på konsekvenserne af borgerens

funktionsnedsættelse i stedet for diagnoser o Begrundelser i forhold til udvisitering af borgere i forbindelse med fx

ny kvalitetsstandard o Kvalitetsstandardens anvendelse i forbindelse med afgørelser o Eksempler på begrundelser o Rubrikken ”Særlige bemærkninger” i afgørelsesbrevet

� Hvornår skal der træffes en ny afgørelse? � Dokumentation af ægtefælles ressourcer � Samarbejde mellem myndighed og leverandør (dette element er be-

skrevet i organiseringsanalysen) o Arbejdspladsvurdering for leverandørens medarbejdere o Accelererede borgerforløb.

Nedenfor er de enkelte indsatsområder uddybet. Begrundelser i afgørelsesbrevet Kommunerne skal behandle alle ansøgninger om hjælp ud fra en konkret og individuel vurdering og særligt i de sager, hvor der tillægges myndighe-derne en stor grad af skønsudøvelse (fx Lov om social service § 83). Det følger af almindelige forvaltningsretlige grundprincipper. Dette forhold skal også være til at se i afgørelsen - altså en afgørelse, som ikke fuldt ud giver borgeren medhold skal for det første begrundes jf. for-valtningslovens §§ 22-24 (begrundelsens indhold § 24). For det andet skal det af begrundelsen fremgå, at afgørelsen er truffet ud fra en konkret og individuel vurdering. Det nytter altså ikke, at revisitere over en bred kam ud fra et fx ændret serviceniveau og så "bare" anføre i begrundelsen, at det ændrede serviceniveau er årsag til ophør af hjælp. Ankestyrelsen har statueret denne praksis i en række sager; bl.a. C-7-99, som er en gennemgang af 120 sager. C-51-06 - en borger fik nedsat hjælp



alene med begrundelse i ændret serviceniveau og endelig C-52-05, hvor en kommune afviste ansøgning om hjælp ud fra, at den ønskede hjælp rakte ud over serviceniveauet. Det helt centrale i visitationsarbejdet og formidlingen af afgørelsen er selve begrundelsen. Begrundelsen er der hvor den individuelle afgørelse skal komme til udtryk. Det vil sige konklusionen, som visitator laver på baggrund af sin faglige vurdering, de kriterier og beskrivelser der er fastsat i kvali-tetsstandarderne og naturligvis de relevante oplysninger, der fremkommer i dialogen med borgerne. Både af hensyn til borgeren, klarheden i afgørelsen og den efterfølgende tilrettelæggelse af den konkrete hjælp er det imidlertid helt afgørende, at begrundelsen for den enkelte afgørelse fremstår klart og med tydelig argu-mentation. Særligt i forhold til borgeren er det ligeledes hensigtsmæssigt hvis der i ordvalg og formuleringer tilstræbes klarhed og enkelhed, og en tydelig reference til den dialog visitator har haft med borgeren i dennes hjem. Begrundelserne i Ringsted Kommune har en tendens til at være meget fo-kuseret på pågældendes borgers diagnose frem for konsekvensen af den pågældende borgers funktionsnedsættelse. Dette gør ikke selve afgørelsen mindre korrekt – men hvis diagnosen formuleres som grundlaget for afgø-relsen bliver det meget svært fremadrettet at ændre på afgørelsen, da di-agnoserne for denne målgruppe som oftest er varige. Herudover betyder det på grund af lighedsgrundsætningen, at alle andre med den samme diagnose er berettiget til den samme hjælp. Konsekven-serne af en given diagnose kan både være store – men kan også være mindre betydelige – derfor skal der i afgørelsen fokuseres på konsekven-serne af funktionstabet. Dette for at sikre at ressourcerne tildeles de perso-ner der har de største funktionsnedsættelser uanset alder og diagnose. Derfor skal der fremadrettet være et forstærket fokus på beskrivelsen af konsekvenserne af funktionsnedsættelserne eller konsekvensen af diagno-sen i begrundelsen. Nøgleordet her er, om hjælpen vurderes som nødven-dig. Argumentationen for om en specifik ydelse er eller ikke er nødvendig skal ses i tæt sammenhæng med beskrivelsen af serviceniveauet i Ring-sted Kommunes kvalitetsstandard. Sammenhæng mellem kvalitetsstandard og afgørelse For at gøre kvalitetsstandarden så operationel som muligt kræver det at den er meget konkret i forhold til at definere målgruppen for den pågæl-



dende ydelse. Denne beskrivelse er afgørende både i relation til en bevil-ling og et afslag. Vælges der at beskrive målgruppen i meget brede termer vil visitatorerne have sværere ved at træffe meget konkrete afgørelser. Derfor skal mål-gruppen for de specifikke pakker som anvendes i Ringsted Kommune være meget konkrete. Konkrete i forhold til beskrivelsen af målgruppens funkti-onsnedsættelser for at modtage eller ikke modtage ydelsen. Et eksempel på en operationalisering af praktisk hjælp kunne være, at hvis borgeren skønnes at kunne udføre støvsugning eller anden praktisk hjælp over en periode på et par dage eller 10 minutter hver dag. Kan borgeren dette er borgeren ikke inden for målgruppen af denne ydelse og derfor be-grundes afslaget med, at den specifikke ydelse ikke er nødvendig idet bor-geren ved at fordele hjælpen over nogle dage, selv kan udføre rengørin-gen. Eksemplet kan gentages på alle ydelser ved en meget konkret definition af målgruppen for den specifikke pakke i form af en beskrivelse af, hvad bor-geren skal kunne eller ikke kunne for at være en del af ydelsens målgrup-pe. Dvs. at beskrivelsen af målgruppen skal detaljeres mere en behov for moderat hjælp eller lignende. Ellers er kvalitetsstandarden ikke operationel for visitationen i forhold til at lave nogle konkrete begrundelser i forhold til den enkelte borgers funktionsniveau. Det betyder i forhold til en eventuel revisitering i forbindelse med ændring af kvalitetsstandarden, at man skal argumentere for at hjælpen ikke vurderes som nødvendig i forhold til borgerens hverdag. Denne definition af nødvendig og specificeringen af målgruppen skal visitatorerne kunne finde støtte til i kva-litetsstandarden. Tager man for eksempel ydelsen oprulning af hår ud af kvalitetsstandarden betyder det ikke at man automatisk kan udvisitere alle ydelser med oprulning af hår. Man skal ind og foretage en konkret og individuel vurdering om denne ydelse er nødvendig for borgeren. Hvis det stadig vurderes som nødvendig kan man ikke fratage den pågældende borger ydelsen, selvom den ikke læn-gere er en del af kvalitetsstandarden. Det kunne være på grund af sociale ak-tiviteter man ville være forhindret i, såfremt man ikke fik hjælp til oprulning af hår der kunne gøre ydelsen nødvendig. Omvendt hvis en revisitation viste at den pågældende borger med besvær kunne gøre det selv eller få hjælp til det i husstanden og dette var defineret i kvalitetsstandarden, at den gruppe af borgere ikke var en del af målgruppen



for den specifikke ydelse, kunne man give dem afslag på ydelsen. Dette på grund af at hjælpen ikke længere blev vurderet som nødvendig.

Eksempler på begrundelser

Nedenfor er angivet to eksempler på begrundelse som fokusere meget på konsekvenserne frem for diagnoser.

Eksempel 1 (Ægtepar hvor kvinden har osteoperose/brud på ryggen og en rask selverhvervende ægtefælle – parret ønsker praktisk hjælp pga. ægtefællens tidskrævende arbejde). I har ansøgt om hjælp til praktiske opgaver – nærmere bestemt rengøring og tøjvask. På baggrund af besøg hos jer den 17. decem-ber 2007 og de oplysninger der fremkom under vores samtale, har X-købing Kommune vurderet jeres ansøgning. Vi er af nedenstående grunde nødt til at afvise jeres ansøgning. I vores vurdering lægger vi særligt vægt på, at hele husstandens ressourcer vurderes. I den sammenhæng kan vi konstatere, at XX fuldt ud er i stand til at varetage de opgaver, I har søgt om hjælp til. I forbindelse med besøget hos jer den 17. oktober oplyste I, at XX havde svært ved at overkomme disse opgaver på grund af hans virk-somhed. Dette ændrer imidlertid ikke ved det forhold, at XX både praktisk og funktionelt kan løse opgaverne, hvilket kommunen har lagt til grund for denne afgørelse. Eksempel 2 (Grethe har fået ny hofte og har nogle rygproblemer som er under udredning. Hun har søgt om hjælp til rengøring, tøjvask og indkøb, hvilket bevilges som midlertidig hjælp med egenbetaling) Du har søgt om hjælp til rengøring, tøjvask og indkøb i X-købing Kommune. Kommunen har vurderet din ansøgning på baggrund af besøg hos dig d. 12. november og de oplysninger der fremkom i den forbindelse. Vi har besluttet at tildele dig hjælp, som anført på det vedlagte skema. Du tildeles hjælpen midlertidig – foreløbig for et halvt år. Da



kommunen forventer at du igen bliver selvhjulpen er hjælpen forbun-det med egenbetaling på 5 kr. pr. time. Det svarer til XX pr. måned. Vi har ved afgørelsen særligt lagt vægt på, at du efter din hofteoperation de næste 3 måneder dels skal genoptræne din hofte og dels skal undgå de belastninger, der er forbundet med de prakti-ske opgaver i hjemmet som vi tilbyder dig hjælp til. Kommunen vil så-ledes om knap 3 måneder kontakte dig med henblik på at følge op på denne afgørelse og vurdere dit funktionsniveau til den tid.

Afgørelsesbrevets felt ”Særlige bemærkninger”

Ringsted Kommune har i sit afgørelsesbrev et afsluttende felt som hedder ”Særlige bemærkninger”. Dette felt anvendes til at oplyse hvad borgeren har givet udtryk for i forbindelse med samtalen og tilbagemelding fra visita-tor i forhold til konkrete aftaler. Dette felt er mere end noget andet felt med til at skabe den røde tråd fra visitationssamtalen til selve afgørelsesbrevet og anvendelsen er meget flot udnyttet og er med til at skabe mening for borgeren. Det er samtidig det felt, hvor brugerinddragelsen kommer til ud-tryk klarest i dokumentationen og det er sjældent i de visitationsanalyser KLK har gennemført, at brugerinddragelsen er så klart og tydeligt indarbej-det.

Tærskel for nye afgørelser

På temadagen var der også en diskussion om rammen for den enkelte af-gørelse. Hvor store skal ændringen i borgerens funktionsniveau være før-end man skal skrive en ny afgørelse. Her er det vigtigt at have for øje, at det skal være en varig forandring. Midlertidige ændringer som giver mere eller mindre tid kræver ikke en ny afgørelse. Det kan være hvis borgeren får influenza eller lignede og i en kortere periode får behov får ekstra hjælp. Det anbefales at man internt i visitationen og mellem visitationen og leve-randøren aftaler nogle retningslinier for hvornår det skal træffes en ny afgø-relse – eventuelt med udgangspunkt i varige og midlertidige ændringer i borgerens funktionsniveau.

Dokumentation af ægtefællens ressourcer

I Ringsted Kommune opretter man i sager hvor hele husstandens ressour-cer vurderes selvstændige sager for hver af husstandens medlemmer. I fle-re af de sager KLK har gennemgået er der ikke henvisning mellem hus-standens sager, således at det kan være svært at vurdere, om husstande-nes ressourcer er vurderet. På temadagen blev det tydeliggjort at der var sager for hver af husstandens medlemmer og husstandens ressourcer var blevet vurderet. Det anbefales



dog at tydeliggøre den samlede husstands ressourcer på tværs af forskelli-ge cpr.nr.

Ringsted Kommune Analyse af ældreområdet · Derimod er indtaget relativt højt. Dvs. der er en...

Documents

Transcript of Ringsted Kommune Analyse af ældreområdet · Derimod er indtaget relativt højt. Dvs. der er en...