Riktlinjer och rekommendationer för e-post hanteringRiktlinjer och rekommendationer för e-post hantering

• E-post är ett snabbt och effektivt sätt att kommunicera.E-post är ett snabbt och effektivt sätt att kommunicera.

• En nackdel är dock den stora mängden e-post, som allaEn nackdel är dock den stora mängden e-post, som alla mer eller mindre drabbas av och som gör att det kan blimer eller mindre drabbas av och som gör att det kan bli svårt att prioritera och sortera.svårt att prioritera och sortera.

• Hantering av e-post för den enskilde behöver därförHantering av e-post för den enskilde behöver därför effektiviseras och underlättas.effektiviseras och underlättas.

E-post med bilagorE-post med bilagor

Använd i möjligaste mån webben vid bilagor som vänder Använd i möjligaste mån webben vid bilagor som vänder sig till en stor målgrupp. Bilagor skapar stora störningar, då sig till en stor målgrupp. Bilagor skapar stora störningar, då de belastar servern onödigt mycket. de belastar servern onödigt mycket.

En bilaga på 2Mb som skickas till 100 personer blir En bilaga på 2Mb som skickas till 100 personer blir 200200Mb.Mb.

E-post med bilagorE-post med bilagor

2MB2MB

100 personer = 200MB100 personer = 200MB

E-post med bilagorE-post med bilagor

För e-post bilagor som läses hemma kan det bli stora För e-post bilagor som läses hemma kan det bli stora problem, alla har inte bredband.problem, alla har inte bredband.

Tips från coachen…Tips från coachen…• Rubriken ska vara kort och informativ; Rubriken ska vara kort och informativ; - då kan - då kan

mottagaren bedöma brevets innehåll utan att behöva öppna mottagaren bedöma brevets innehåll utan att behöva öppna detdet

• Undvik för mycket layout;Undvik för mycket layout; - det ser olika ut i olika - det ser olika ut i olika datorerdatorer

• Tänk på att allt du skriver har GU som avsändare och Tänk på att allt du skriver har GU som avsändare och uppfattas som Gus ansikte utåtuppfattas som Gus ansikte utåt

• Räkna med att fler än mottagaren kommer att läsa ditt Räkna med att fler än mottagaren kommer att läsa ditt meddelande;meddelande; - tänk dig att ditt mail fungerar som ett ”vykort” - tänk dig att ditt mail fungerar som ett ”vykort” inte som ett ”brev”inte som ett ”brev”

• Även ett litet fel i avsändaradressen kan leda till att Även ett litet fel i avsändaradressen kan leda till att brevet skickas till fel personbrevet skickas till fel person

• Tänk först efter om e-post är det bästa sättet att Tänk först efter om e-post är det bästa sättet att kommunicerakommunicera

• Skicka inte vidare kedjebrev, virusvarningar eller Skicka inte vidare kedjebrev, virusvarningar eller ryktenrykten

Fler tipsFler tips

Riktlinjer för riktade utskickRiktlinjer för riktade utskick• Använd i första hand veckobladet för info Använd i första hand veckobladet för info

riktad till hela institutionen; riktad till hela institutionen; - skicka sådana - skicka sådana meddelande till Inger Wiberg som sammanställer meddelande till Inger Wiberg som sammanställer veckobladet på fredagar.veckobladet på fredagar.

• Info som behöver finnas tillgänglig längre tid Info som behöver finnas tillgänglig längre tid läggs ut på hemsidan; läggs ut på hemsidan; - fler underrubriker kommer - fler underrubriker kommer att skapas på hemsidan i takt med att behovet att skapas på hemsidan i takt med att behovet identifieras.identifieras.

• Skapa egna sändlistor för utskick till grupper Skapa egna sändlistor för utskick till grupper inom institutionen; inom institutionen; - sändlistor kommer bli möjligt - sändlistor kommer bli möjligt att bygga upp inom en snar framtid.att bygga upp inom en snar framtid.