Riadením projektov k vyššej efektivite podnikania
1
Výrobný priemysel sa v posled- nom čase dramaticky zmenil. Presadzuje sa v ňom projektovo založený obchodný model, ktorý vyžaduje výrazne odlišné metódy riadenia a najmä zod- povedajúci softvér. K slovu čoraz častejšie prichádzajú buď špecializované projektové riešenia, alebo sofistikovanejšie sys- témy ERP, ktoré podporujú projektové riadenie. O dôležitosti projektového softvéru pre výrobné firmy vypovedá aj štúdia spoločnosti IFS, z kto- rej vyplýva, že celých 77 % respondentov ho po- važuje za kľúčový pre efektívnu prevádzku. Projektové riadenie najčastejšie využijú firmy, ktoré sa venujú zákazkovo orientovanému vý- voju, výrobe alebo službám. Projektové riadenie im umožňuje zachytiť celý životný cyklus každej zákazky, a to už od potvrdenia obchodu až po odovzdanie hotového diela zákazníkovi. Pokrýva všetky činnosti súvisiace s určitým projektom vrátane nákupov, nákladov, výroby, dokladov a dodávok a navyše umožňuje všetko porovná- vať s pôvodným plánom. Poskytuje tak dokonalý prehľad o všetkých zdrojoch a umožňuje dosiah- nuť nemalé úspory v oblasti materiálu, ľudských zdrojov a de facto v celom produkčnom procese. Projekt sa teda prelína celým informačným sys- témom a projektový manažér vďaka tomu vidí aktuálny stav zákazky vo všetkých súvislostiach – materiálových, mzdových, časových, obchod- ných i ekonomických. Správa zmlúv Zmluvné dodávky obyčajne nadväzujú na pod- mienky poskytovania služieb, termíny a ceny. V heterogénnom prostredí sa dodávateľská strana ocitá často uprostred – medzi subdodávateľmi a odberateľom. Preto je potrebné, aby infor- mačný systém umožňoval evidenciu všetkých zmluvných dodávok vo väzbe na plánované pro- jektové činnosti a dodávateľské subjekty. Pred- metom riadenia môžu byť predajné zmluvy, zmluvy o službách a zmluvy o údržbe. Koncept správy zmlúv spravidla pokrýva procesy od prí- pravy a účasti na výberovom konaní cez kalkulá- ciu ponuky, výber dodávateľov, evidenciu plnenia dodávok až po fakturácie, platby a uskutočnenie dodávky do údržby. Automatické kalkulácie pod- porujú výpočty a uplatnenie zádržného vo väzbe na žiadosti o platby subdodávateľov a voči zákaz- níkovi. Zmluvné položky môžu nadväzovať na zmenové riadenie, v niektorých prípadoch je prie- beh plnenia dodávok priamo riadený pripojenými činnosťami projektu, ktoré sú nositeľmi ich nákla- dov aj výnosov. Cena, postup, hodnota nákladov a dokončené množstvo sú metódy na riadenie priebehu plnenia zmluvných položiek. Praktickou funkciou môže byť aj prepojenie jednej zmluvy na viacero projektov. Každá položka zmluvy môže byť tak spojená s činnosťou na inom projekte. Úlohy viacerých projektových tímov v činnostiach projektov v rámci jednej zmluvy môžu byť riadené vo flexibilných prostrediach B2E, B2B a B2C. Plánovanie projektov Riadenie projektov sa využíva aj vo vzťahu k vý- voju, výrobe, dodávkam a službám. Poskytuje nástroje na kontrolu nákladov a priebehu čin- ností, okrem funkcie plánovania riadi takisto rea- lizáciu úloh. Prepojením podnikových dátových objektov poskytuje informácie o stave rozpraco- vania, skutočných a odhadovaných nákladoch. V rámci sofistikovaných systémov existujú i uži- točné nástroje na vytváranie návrhov predpo- vedí a ich riadené zmenové konanie. Rozpočty projektov sú konfrontované s predpoveďami ich očakávaného priebehu, nákladov a času potreb- ného na dokončenie plánovaných činností. Sú- časťou pracovného prostredia býva Ganttov graf na zobrazenie kritickej cesty, závislostí a väzieb medzi činnosťami projektu. Riadenie zdrojov Riadenie zdrojov je v projektoch jeden z najdô- ležitejších momentov. Alokácie zdrojov projektu v ich napojení na konštrukčné, výrobné, zákaz- nícke a pracovné objednávky poskytujú zá- kladňu pre rozšírené plánovacie techniky. Odborné znalosti, profesie a povolenia tvoria sú- časť kompetencií projektových zdrojov a deter- minujú ich možné zapojenie v konkrétnych úlohách. Majetok Projektovo orientované obstarávanie obyčajne zahŕňa materiálové položky, ďalej služby vo väzbe na dodávateľov a subdodávateľov. Súčas- ťou obstarávania bývajú aj modely prenájmov a požičiavania. Podporované sú často i modely spolupracujúcich subjektov, ktoré navzájom zdieľajú strojové, výrobné a ľudské zdroje. In- terné a externé objednávky sú plánované, dodá- vané a v prípade pôžičky ukončené vrátením a platbami za poskytnuté služby. Riadenie rizík Projektový softvér často zahŕňa i riadenie rizík, ktoré pokrýva nákladové a časové faktory oča- kávaných dosahov s identifikáciou pravdepodob- nosti. Používateľsky definovateľná štruktúra rizika zahŕňa problémy, dôsledky, reakcie a opat- renia. Tie môžu byť pripojené k ostatným podni- kovým dátovým objektom, napr. k predajnej zmluve. Vážená hodnota rizika môže mať i gra- fický časový priebeh. Počas životného cyklu pro- jektu umožňuje riadenie rizika zvyšovať povedomie o jeho existencii. Je nositeľom workf- low nápravných opatrení od kontroly cez vyhod- notenie až po činnosti opatrení. Integrácia projektového riadenia do ERP Zmienený prieskum, ktorý v spolupráci so spo- ločnosťou IFS vykonala nezávislá výskumná agentúra medzi 340 vedúcimi pracovníkmi stred- ných a veľkých výrobcov, dokazuje, že väčšina výrobcov by sa bez projektového riadenia už len ťažko obišla. Dôvodom je dnes bežná produkcia krátkych sérií výrobkov, konštruovaných na ob- jednávku, a prísne regulovaná výroba vysokok- valitných produktov. Väčšina respondentov rovnako uviedla, že zaistenie spolupráce medzi nástrojmi projektového riadenia a systémom ERP si vyžiadalo zvláštne integračné projekty. Práve preto, že riadenie je pre výrobcov čoraz dôležitejšia disciplína, malo by byť neoddeliteľ- nou súčasťou riešenia ERP. Projekty integrácie na objednávku sú nákladné a riskantné. Nasadenie štandardného softvéru, ktorý splní nároky pro- jektového riadenia s minimom zmien, je zaují- mavá alternatíva pre zákazníkov z oblasti výrobných a servisných organizácií. Vytvorenie projektovo orientovaného podnika- nia navyše nevyžaduje od organizácií vzdať sa toho, ako pracovali v minulosti, vyžaduje len nový pohľad na projekty, ktoré môžu priniesť inovácie a zvýšiť efektívnosť. Vykazovanie stavu projektov, požiadaviek, predpovedí využitia zdrojov, výkonnosti, ako aj zlepšovanie merateľ- nosti príslušných úrovní organizácie dokazuje prospešnosť a podporu podnikania zo strany pro- jektovo založených riešení. Je teda vysoko prav- depodobné, že výrobcovia sa budú stále viac spoliehať na nový typ systému ERP, zahŕňajúci projektovo založené riešenia (PBS = Project Based Solutions). Tie majú výrobcom zaistiť po- hotový prehľad a kontrolu nad projektmi a umožniť im riadiť celú firmu na projektových princípoch. Autor je riaditeľ IFS Slovakia. Riadením projektov k vyššej efektivite podnikania JOZEF KOVÁČIK 24 5/2011 MAGAZÍN TÉMA ČÍSLA: PROJEKTOVÉ RIADENIE IFS vyvíja, dodáva a implementuje IFS Aplikácie, plne integrovanú súpravu aplikácií na plánovanie podnikových prostriedkov, založenú na technológii SOA. Spoločnosť má viac než 2000 zákazníkov v 50 krajinách a sústreďuje sa hlavne na výrobu a služby. Priame zastúpenie IFS pre Slovensko bolo založené v roku 2000. Lokalizáciu a do- dávku produktov IFS na slovenskom trhu zaisťuje 60 od- borníkov. K spokojným zákazníkom patria I.D.C. Holding, a. s., Hornonitrianske bane Prievidza, a. s., Tomark, s. r. o. Viac na www.IFSWORLD.com. SPONZOR ČLÁNKU:
description
Výrobný priemysel sa v poslednom čase dramaticky zmenil. Presadzuje sa v ňom projektovo založený obchodný model, ktorý vyžaduje výrazne odlišné metódy riadenia a najmä zodpovedajúci softvér.
Transcript of Riadením projektov k vyššej efektivite podnikania
Výrobný priemysel sa v posled-nom čase dramaticky zmenil.Presadzuje sa v ňom projektovozaložený obchodný model,ktorý vyžaduje výrazne odlišnémetódy riadenia a najmä zod-povedajúci softvér. K slovu
čoraz častejšie prichádzajú buď špecializovanéprojektové riešenia, alebo sofistikovanejšie sys-témy ERP, ktoré podporujú projektové riadenie.O dôležitosti projektového softvéru pre výrobnéfirmy vypovedá aj štúdia spoločnosti IFS, z kto-rej vyplýva, že celých 77 % respondentov ho po-važuje za kľúčový pre efektívnu prevádzku.
Projektové riadenie najčastejšie využijú firmy,ktoré sa venujú zákazkovo orientovanému vý-voju, výrobe alebo službám. Projektové riadenieim umožňuje zachytiť celý životný cyklus každejzákazky, a to už od potvrdenia obchodu až poodovzdanie hotového diela zákazníkovi. Pokrývavšetky činnosti súvisiace s určitým projektomvrátane nákupov, nákladov, výroby, dokladova dodávok a navyše umožňuje všetko porovná-vať s pôvodným plánom. Poskytuje tak dokonalýprehľad o všetkých zdrojoch a umožňuje dosiah-nuť nemalé úspory v oblasti materiálu, ľudskýchzdrojov a de facto v celom produkčnom procese.Projekt sa teda prelína celým informačným sys-témom a projektový manažér vďaka tomu vidíaktuálny stav zákazky vo všetkých súvislostiach– materiálových, mzdových, časových, obchod-ných i ekonomických.
Správa zmlúvZmluvné dodávky obyčajne nadväzujú na pod-mienky poskytovania služieb, termíny a ceny.V heterogénnom prostredí sa dodávateľská stranaocitá často uprostred – medzi subdodávateľmia odberateľom. Preto je potrebné, aby infor-mačný systém umožňoval evidenciu všetkýchzmluvných dodávok vo väzbe na plánované pro-jektové činnosti a dodávateľské subjekty. Pred-metom riadenia môžu byť predajné zmluvy,zmluvy o službách a zmluvy o údržbe. Konceptsprávy zmlúv spravidla pokrýva procesy od prí-pravy a účasti na výberovom konaní cez kalkulá-ciu ponuky, výber dodávateľov, evidenciu plneniadodávok až po fakturácie, platby a uskutočneniedodávky do údržby. Automatické kalkulácie pod-
porujú výpočty a uplatnenie zádržného vo väzbena žiadosti o platby subdodávateľov a voči zákaz-níkovi. Zmluvné položky môžu nadväzovať nazmenové riadenie, v niektorých prípadoch je prie-beh plnenia dodávok priamo riadený pripojenýmičinnosťami projektu, ktoré sú nositeľmi ich nákla-dov aj výnosov. Cena, postup, hodnota nákladova dokončené množstvo sú metódy na riadeniepriebehu plnenia zmluvných položiek. Praktickoufunkciou môže byť aj prepojenie jednej zmluvy naviacero projektov. Každá položka zmluvy môžebyť tak spojená s činnosťou na inom projekte.Úlohy viacerých projektových tímov v činnostiachprojektov v rámci jednej zmluvy môžu byť riadenévo flexibilných prostrediach B2E, B2B a B2C.
Plánovanie projektovRiadenie projektov sa využíva aj vo vzťahu k vý-voju, výrobe, dodávkam a službám. Poskytujenástroje na kontrolu nákladov a priebehu čin-ností, okrem funkcie plánovania riadi takisto rea-lizáciu úloh. Prepojením podnikových dátovýchobjektov poskytuje informácie o stave rozpraco-vania, skutočných a odhadovaných nákladoch.V rámci sofistikovaných systémov existujú i uži-točné nástroje na vytváranie návrhov predpo-vedí a ich riadené zmenové konanie. Rozpočtyprojektov sú konfrontované s predpoveďami ichočakávaného priebehu, nákladov a času potreb-ného na dokončenie plánovaných činností. Sú-časťou pracovného prostredia býva Ganttov grafna zobrazenie kritickej cesty, závislostí a väziebmedzi činnosťami projektu.
Riadenie zdrojovRiadenie zdrojov je v projektoch jeden z najdô-ležitejších momentov. Alokácie zdrojov projektuv ich napojení na konštrukčné, výrobné, zákaz-nícke a pracovné objednávky poskytujú zá-kladňu pre rozšírené plánovacie techniky.Odborné znalosti, profesie a povolenia tvoria sú-časť kompetencií projektových zdrojov a deter-minujú ich možné zapojenie v konkrétnychúlohách.
MajetokProjektovo orientované obstarávanie obyčajnezahŕňa materiálové položky, ďalej služby voväzbe na dodávateľov a subdodávateľov. Súčas-ťou obstarávania bývajú aj modely prenájmova požičiavania. Podporované sú často i modelyspolupracujúcich subjektov, ktoré navzájomzdieľajú strojové, výrobné a ľudské zdroje. In-terné a externé objednávky sú plánované, dodá-vané a v prípade pôžičky ukončené vráteníma platbami za poskytnuté služby.
Riadenie rizíkProjektový softvér často zahŕňa i riadenie rizík,ktoré pokrýva nákladové a časové faktory oča-kávaných dosahov s identifikáciou pravdepodob-nosti. Používateľsky definovateľná štruktúrarizika zahŕňa problémy, dôsledky, reakcie a opat-renia. Tie môžu byť pripojené k ostatným podni-kovým dátovým objektom, napr. k predajnej
zmluve. Vážená hodnota rizika môže mať i gra-fický časový priebeh. Počas životného cyklu pro-jektu umožňuje riadenie rizika zvyšovaťpovedomie o jeho existencii. Je nositeľom workf-low nápravných opatrení od kontroly cez vyhod-notenie až po činnosti opatrení.
Integrácia projektového riadenia do ERPZmienený prieskum, ktorý v spolupráci so spo-ločnosťou IFS vykonala nezávislá výskumnáagentúra medzi 340 vedúcimi pracovníkmi stred-ných a veľkých výrobcov, dokazuje, že väčšinavýrobcov by sa bez projektového riadenia už lenťažko obišla. Dôvodom je dnes bežná produkciakrátkych sérií výrobkov, konštruovaných na ob-jednávku, a prísne regulovaná výroba vysokok-valitných produktov. Väčšina respondentovrovnako uviedla, že zaistenie spolupráce medzinástrojmi projektového riadenia a systémomERP si vyžiadalo zvláštne integračné projekty.Práve preto, že riadenie je pre výrobcov čorazdôležitejšia disciplína, malo by byť neoddeliteľ-nou súčasťou riešenia ERP. Projekty integrácie naobjednávku sú nákladné a riskantné. Nasadenieštandardného softvéru, ktorý splní nároky pro-jektového riadenia s minimom zmien, je zaují-mavá alternatíva pre zákazníkov z oblastivýrobných a servisných organizácií.
Vytvorenie projektovo orientovaného podnika-nia navyše nevyžaduje od organizácií vzdať satoho, ako pracovali v minulosti, vyžaduje lennový pohľad na projekty, ktoré môžu priniesťinovácie a zvýšiť efektívnosť. Vykazovanie stavuprojektov, požiadaviek, predpovedí využitiazdrojov, výkonnosti, ako aj zlepšovanie merateľ-nosti príslušných úrovní organizácie dokazujeprospešnosť a podporu podnikania zo strany pro-jektovo založených riešení. Je teda vysoko prav-depodobné, že výrobcovia sa budú stále viacspoliehať na nový typ systému ERP, zahŕňajúciprojektovo založené riešenia (PBS = ProjectBased Solutions). Tie majú výrobcom zaistiť po-hotový prehľad a kontrolu nad projektmia umožniť im riadiť celú firmu na projektovýchprincípoch.
Autor je riaditeľ IFS Slovakia.
Riadením projektov k vyššej efektivite podnikania JOZEF KOVÁČIK
24 5/2011
MAGAZÍN TÉMA ČÍSLA: PROJEKTOVÉ RIADENIE
IFS vyvíja, dodáva a implementuje IFS Aplikácie, plne integrovanú súpravu aplikácií na plánovanie podnikovýchprostriedkov, založenú na technológii SOA. Spoločnosťmá viac než 2000 zákazníkov v 50 krajinách a sústreďujesa hlavne na výrobu a služby. Priame zastúpenie IFS preSlovensko bolo založené v roku 2000. Lokalizáciu a do-dávku produktov IFS na slovenskom trhu zaisťuje 60 od-borníkov. K spokojným zákazníkom patria I.D.C. Holding,a. s., Hornonitrianske bane Prievidza, a. s., Tomark,s. r. o. Viac na www.IFSWORLD.com.
SPONZOR ČLÁNKU:
