Reunion du “club des comptables” Direction régionale de l'Environnement, de l'Aménagement et...
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Reunion du “club des comptables”
www.poitou-charentes.equipement.gouv.fr
Direction régionale de l'Environnement, de l'Aménagement et du LogementPoitou-Charentes
Lundi 20 juin 2011 de 14h à 17h
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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Ordre du jour
1.Rappel• Les formulaires
• Le calendrier annuel
2.Sélection des structures animatrices en 2012
3.La mission d’animation• Le cahier des charges
• Le bilan d’exécution à mi-parcours
• Le bilan annuel d’exécution
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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Rappel : les formulairesComplétude, pièces à joindre
• Demande de subvention et sa notice
• Déclaration de commencement de l’opération
• Demande de paiement (acompte et solde) et sa notice
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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Demande subvention
DEPENSES PREVISIONNELLES
a) Prestation de service Renseigner toutes les cases notamment montants HT et
montants TTC indiqués sur les devis joints à la demande Une ligne par prestataire
b) Frais de personnel Saisir uniquement une ligne par intervenant (le détail figure dans
le programme détaillé d’activité de chaque site ) Modalités de calcul :Salaire annuel = salaire brut (salaire net + charges salariales) +
charges patronales + taxes sur les salaires
c) Frais professionnel Type de frais : déplacement (km uniquement), repas et
hébergement.
Salaire annuelNb de jours
travaillésCoût
journalierNb de jours consacrés
à l'actionMontant demandé
a b c=a/b d e=c*d
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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Demande subvention
DEPENSES PREVISIONNELLES (suite)
d) Frais de formation Sont éligibles uniquement les formations en lien avec Natura 2000
e) Achats prévisionnels et services extérieurs Indiquer les autres frais de déplacement (SNCF, location canoë,
etc) Toutes les dépenses prévisionnelles doivent être justifiées par un
devis
f) Frais de structure Sont éligibles uniquement les postes comptables indiqués (les
autres postes sont inéligibles) Les dépenses faisant l’objet d’une facture dédiée (fournitures de
bureaux, frais postaux…) ne peuvent pas figurer dans ce tableau si elles figurent dans « achats prévisionnels et services extérieurs »
Poste 63 : ne comprend pas les taxes sur les salaires ni la cotisation à Uniformation
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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Demande subvention
Pièces à joindreType de demandeur
concernéPièce jointe
Pièce déjà fournie à la DREAL (1)
Sans objet
Exemplaire original de cette demanded’aide complétée et signée
Tous
Décision (de l’Etat ou du COPIL) désignantla structure porteuse de l’élaboration oude l’animation du DOCOB
Tous
Pièces justificatives des dépensesprévisionnelles (devis, attestations,fichesde paie…)
Tous
Le cahier des charges relatifs auxmissions et engagements du bénéficiairepour l’élaboration ou l’animation duDOCOB
Tous
Programme détaillé d’activité Tous
Dans le cas d’un représentant légal, uneattestation de pouvoir du signataire
Tous
Relevé d’identité bancaire ou postal (oucopie lisible) (1)
Tous
Copie de la publication au JO ou durécépissé de déclaration en préfecture
Si le demandeur est uneassociation ou un GIP
Statuts ou convention constitutives Si le demandeur est uneassociation ou un GIP et que la subvention est > 23 000 €
Dernière liasse fiscale complète ouderniers bilan et compte de résultatsapprouvés par l’assemblée et rapport ducommissaire au compte si il y en a un
Pour les associations si lasubvention est supérieure à23 000 €
Délibération de l’organe compétentapprouvant le projet et le plan definancement
Si le demandeur est unestructure publique
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Déclaration de commencement de l’opération
Indiquer la date réelle de commencement (pas la date de la demande)
A retourner à la DREAL dés le commencement de la mission d’animation (formulaire avec cadre réservé à l’administration pré-rempli)
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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Demande de paiementType de demandeur concerné
/ type de projet concerné
Exemplaire original du présent formulaire dedemande de paiement complété et signé
Tous
Pour les achats et les prestations de services :copie de factures(1)
Dans le cas de dépenses donnantlieu à une facturation
Pour les dépenses de rémunération : bulletins desalaires, journal de paie, ou déclaration annuellesdes données sociales, et attestation ou piècejustificative du temps passé par le ou les salariéssur l’opération
Dans le cas où tout ou partie del’opération est réalisée en régie
Pour la sous-traitance :copie de la convention liantle bénéficiaire au partenaire
Dans le cas où tout ou partie del’opération est réalisée en sous-traitance
Pièces justificatives de dépenses de frais destructure
Dans le cas où l’opération estréalisée en tout ou partie en régie
Relevé d’identité bancaire (ou copie lisible)(2)
Dans le cas où vous souhaitez quel’aide soit versée sur un autrecompte que celui indiqué dans l’en-tête du formulaire
Compte rendu d’exécution de l’opération Tous Autres documents attestant du service fait (ex :tout ou partie du Docob, document decommunication, …)
Tous
Pièces justificatives du marché publicSi le bénéficiaire est soumis aumarché public
Annexe 1 dûment complétéeSi les dépenses réalisées (ou unepartie des dépenses réalisées)donnent lieu à des factures
Annexe 2 dûment complétéeSi les dépenses réalisées (ou unepartie des dépenses réalisées) nedonnent pas lieu à des factures
Annexe 3 dûment complétée S'il y des frais de structure
Annexe 4 dûment complétée Si le projet génère des recettes.
Pièces à joindre Pièce jointePièce déjà fournie à la
DREALSans objet
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Demande de paiement
Annexe 1 : dépenses réalisées donnant lieu à des factures Bien renseigner toutes les cases (le numéro de la facture est celui
indiqué sur la facture et non un numéro d’enregistrement interne), le cas échéant cumuler les dépenses par prestataire (indiquer alors « lot de factures » à la place du N° de facture)
Annexe 2 : Frais de personnel Modalités de calcul :
demande d’acompte prendre le montant cumulé indiqué sur le salaire de juin
Demande de solde prendre le montant cumulé du salaire de décembre moins le montant cumulé indiqué sur le salaire de juin
Saisir uniquement une ligne par intervenant (le détail par site et par intervenant figure dans le rapport d’activité)
Type de frais : globaliser les dépenses par rubrique : déplacement (km uniquement), repas et hébergement. Si besoin joindre une note explicative sur le calcul des frais de déplacement (voitures de service, factures de carburant, forfait kilométrique pour les voitures personnelles...)
Si la demande concerne un chargé de mission animant plusieurs sites Natura 2000, ne pas faire de distinction par site. La distinction se fait dans le rapport d’animation de chaque site.
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Demande de paiementAnnexe 3 : Dépenses liées aux frais de structure
Les dépenses faisant l’objet d’une facture dédiée (achats prévisionnels et services extérieurs) ne peuvent pas figurer dans ce tableau (fournitures de bureaux, frais postaux…)
Poste 63 : ne comprend pas les taxes sur les salaires, ni la cotisation à Uniformation
Poste comptable retenu Montant éligible en €1 Montant éligible réel supporté en €
TOTAL FRAIS DE STRUCTURE
Nombre d’ETP présent dans la structureB = total des ETP de la structure
ETP affecté à l’actionC = ETP travaillant sur Natura 2000
TOTAL |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |D = (A/B)*C
68 – Dotation aux amortissements|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |
|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |A
66 – Charges financières|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |
67 – Charges exceptionnelles|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |
63 - Impôts et taxes|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |
65 - Autres charges de gestion courante|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |
616 – Assurances|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |
626 - Frais postaux et télécommunication*|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |
6066 - Fournitures d’entretien et de petit équipement*|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |
613/614 - Location de bureaux et charges locatives |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |
6024 - Fournitures de bureaux*|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |
6061 - Fournitures non stockables (eau, électricité…)|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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Contrôles
Subventions cofinancées par des fond européens (FEADER) contrôles réalisés par l’ASP à plusieurs niveaux :
• Sur dossier avant paiement• Sur place
Nécessité de :
• bien remplir les formulaires (demandes de subvention, déclaration de commencement, demande de paiement)
• Conserver toutes les pièces justificatives au sein de vos structures
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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Rappel : le calendrier annuel 2010-2011
pré-demande, demande, acompte, solde
mi novembre Envoi du projet de mission d’animation accompagné de la demande de subvention
décembre validation du projet par la DREAL
fin décembreEnvoi de la demande dûment complétée, datée et signée avec toutes les pièces justificatives
1er trimestre Instruction et engagement par la DREAL
2eme trimestreRenvoi de la convention attributive de subvention accompagnée de la déclaration de commencement de l’opération
Envoi du bilan d'éxécution à mi-parcours
Le cas échéant, demande de subvention modificative en accord avec la DREAL
Demande d’acompte éventuel
marsDemande de solde avec toutes les pièces justificatives dont le bilan annuel d'éxécution
juillet
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La sélection des structures animatrices en 2012
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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2 hypothèses pour la mise en œuvre du DOCOB
Présidence du copil
Maîtrise d’ouvrage dela mission d’animation
Collectivité /EPCI Sous-traitante possible à un prestataire de service de tout
ou partie de la mission
Collectivité /EPCI
ETAT (Préfet, Sous-préfet)
Collectivité /EPCI
ETAT
(pilotage DREAL)
Structure animatrice Prestataire de service
ÉtatEn charge de l’état de conservation des habitats et espèces du site et de tout ou partie du financement
de la mission d’animation
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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La sélection des structures animatrices en 2012
Animation du DOCOB portée par une collectivité : pas de changement
Lorsque l’État porte l’animation liée à un DOCOB :
• Actuellement, il finance l’animateur soit :via une commande (crédits 100% État)
via une subvention Etat/Feader (323A)
• A partir du 1er septembre 2011 l’État devra passer commande à un organisme extérieur pour la réalisation de toutes les missions d’animation via un marché public
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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La sélection des structures animatrices en 2012
• A partir de l’automne 2011, la DREAL lancera des marchés publics pour sélectionner les organismes extérieurs chargés de la réalisation des missions d’animation des DOCOB
• Peuvent répondre tous les organismes extérieurs compétents dans le domaine (associations, bureaux d’études…)
• Nécessité de bien répondre à l’appel d’offre en joignant toutes les pièces demandées dûment renseignées
• Les marchés devraient être signés avec une tranche ferme et 2 tranches conditionnelles
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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La sélection des structures animatrices en 2012
Publicité à l'adresse suivante : https://www.marches-publics.gouv.fr/
La place de Marché Interministérielle vous permet de :
Rechercher et consulter les annonces d'information, de consultation, d'attribution
Télécharger les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE)
Remettre sous forme électronique vos réponses aux appels d'offres
Disposer d'un service d'alerte gratuit, quotidien ou hebdomadaire, selon les critères que vous définissez
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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La sélection des structures animatrices en 2012
Pièces relatives à la candidature
Attention aux documents demandés dans la consultation, à titre d’exemple :
Lettre de candidature - Habilitation du mandataire par ses cotraitants DC1 (ex DC4),
Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement DC2 (ex DC5),
Déclaration de sous-traitance DC4 (ancien DC13)
État annuel des certificats reçus NOTI2 (ex DC7),
Téléchargeables à l'adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr/directions_services/daj/marches_publics/formulaires/NOTI/daj_noti.htm
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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La sélection des structures animatrices en 2012
Pièces relatives à l’offre à proprement parlé
à titre d’exemple :Le programme détaillé de la mission d’animation pour
les années N, N+1 et N+2 chiffré par année et pour la durée du marché
L’acte d’engagement avec • le montant pour chacune des tranches (une ferme et deux
conditionnelles)• Le montant total de l’offre
Cahier des clauses administratives particulières dûment renseigné, daté et signé.
Irrégularité de l’offre en cas de réponse incomplète Ne pas hésiter à Contacter par messagerie le CM Natura 2000 en cas d’interrogation
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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La sélection des structures animatrices en 2012
• Attention : les mission d’animation 2012 ne pourront pas commencer avant la notification du marché
• Conséquence : pas de démarrage avant fin avril 2012 au plus tôt
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La sélection des structures animatrices en 2012
Cas particulier de la mission d’animation des MAEt
La demande de subvention est à faire via la mesure 323D2 (plus de financement dans le cadre de la mission d’animation via la mesure 323A ou autre)
Dépôt des demandes à DREAL début septembre N-1 pour la mission de l’année N
• Temps de préparation du projet (sf si déjà intégré dans la demande 323A de l’année 2011)
• Temps d’animation à proprement parlé (réunion technique de groupe, rencontre individuelle, suivi téléphonique…)
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La mission d’animation Natura 2000
1. Le cahier des charges
2. Le bilan d’exécution à mi-parcours
3. Le bilan annuel d’exécution
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Le cahier des charges
CDC actualisé pour prendre en compte :
1- le nouveau dispositif de désignation des structures animatrices
2- le cahier des charges national de la mission d’animation
3- le dispositif de suivi en continu des actions du DOCOB
4- le format des données numériques pour faciliter leur intégration au SIG
Mis en ligne sur le site Internet de la DREAL
Document de référence pour la réponse aux appels d’offre
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Bilan intermédiaire d’exécution de la mission
1- Formaliser la démarche existante d’un point d’étape entre l’animateur et le chargé de mission N2000 de la DREAL
2- Faire le bilan des ajustements validés au fil de l’eau
3- Accompagner la demande de paiement du 1er acompte
3 objectifs complémentaires
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Bilan intermédiaire d’exécution de la mission
Tableau : état d’avancement et ajustements des actions prévues
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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Bilan intermédiaire d’exécution de la mission
Ligne d'action Unité Demande
complémentaire
Motivations
ANIMATION
Animation, sensibilisation, information acteurs locaux
actions transversales d'animation, contacts, informations liées à Natura 2000 j 3
Tableau : proposition de nouvelles actions
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Bilan final d’exécution de la mission
1- S’assurer du bon avancement technique et financier des interventions d’animation annuelle
2- Mesurer et qualifier l’état d’avancement général des actions du DOCOB et caractériser la contribution de la mission annuelle à l’état d’avancement
3- Accompagner la demande de paiement du solde annuel
3 objectifs complémentaires
Fixer les priorités d’intervention + rendre compte au COPIL + Evaluation triennale de l’animation du DOCOB
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Bilan final d’exécution de la mission
1- S’assurer du bon avancement technique et financier des interventions d’animation annuelle et calibrer la mission suivante
Rubrique du CCTP
Sous Rubrique du CCTP Nature des interventions
réalisées
Actions du
DOCOB liées
Unités (hj ou euros)
Consommation prévue
Consommation finale
Observations
Mettre en œuvre des actions de sensibilisation, d’information, de communication
Animation
Echanger avec d’autres animateurs de sites Natura
Mise en œuvre du processus de contractualisation du DOCOB
Mise en œuvre des actions non contractuelles du DOCOB Assistance technique des porteurs de projets
Assistance technique
Soutien à l’articulation de Natura 2000 avec les autres politiques publiques
Suivi biologique Suivi des actions et mises à jour du
DOCOB Suivi et évaluation des contrats
Suivis
Mises à jour du DOCOB Expertises pour le compte de l’Etat Comité de pilotage Réunions avec les services de l'Etat
Assistance administrative
Bilan d’activités
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Bilan final d’exécution de la mission
2- Mesurer et qualifier l’état d’avancement général des actions du DOCOB et caractériser la contribution de la mission annuelle à l’état d’avancement
Pour chaque action, il est établi une mini - fiche détaillée d’état d’avancement
1- Etat d’avancement général de l’action du DOCOB
2- Contribution de la mission annuelle d’animation à l’état d’avancement général de l’action
3- Axes d’amélioration de l’action ou de l’animation
Pilotage en continu des actions du DOCOB + Suivi de la qualité de la mise en œuvre et des résultats obtenus + Actualisations du DOCOB et de la mission d’animation
20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes
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Le diaporama et les documents évoqués seront mis à disposition sur le site de la DREAL PC
MERCI DE VOTRE ATTENTION