Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE: TICs y Secretarios Generales Universidad de...
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Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE:TIC’s y Secretarios Generales
Universidad de Córdoba, 12 y 13 de Marzo de 2009
Juan Ignacio Ferraro GarcíaGerente
María Regla Mora PazosVicegerente de Organización
Juan Ignacio Ferraro GarcíaGerente
María Regla Mora PazosVicegerente de Organización
UNIVERSIDAD DE SEVILLA
ENFOQUE Y DESARROLLO DE LA ENFOQUE Y DESARROLLO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
DESDE LA GERENCIADESDE LA GERENCIA
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TIC NORMAS
PROCESOS
RRHH
ENFOQUE MULTIDISCIPLINAR
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CONTEXTOCONTEXTO
LIDERAZGO
PROGRAMA DE GOBIERNO2008-2012
PROGRAMA DE GOBIERNO2008-2012
DISTRIBUCIÓNCOMPETENCIAL
ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA
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RECURSOS
AJENOSAJENOSMODELO DE FINANCIACIÓN
UU.PP. ANDALUZAS2007-2011
PROPIOSPROPIOSPRESUPUESTO
USE
CONTRATOPROGRAMA
SUBVENCIÓNFINALISTA
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LÍNEAS DE TRABAJO
Mejora y adaptación de los procedimientos al nuevo entorno de tramitación
Mejora y adaptación de los procedimientos al nuevo entorno de tramitación
Adaptación de lasestructuras organizativas
Adaptación de lasestructuras organizativas
Evaluación de cargasde trabajo
Evaluación de cargasde trabajo
Elaboración de unPlan de Formación
y su despliegue
Elaboración de unPlan de Formación
y su despliegue
Elaboración de un catálogo de
procedimientos
Elaboración de un catálogo de
procedimientos
Elaboración de unPlan de Comunicación
y su despliegue
Elaboración de unPlan de Comunicación
y su despliegue
SeguimientopresupuestarioSeguimiento
presupuestario
Evaluaciónde costes
Evaluaciónde costes
GERENCIA
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COMPONENTES DE LA PLATAFORMA
IgualdadIgualdadNeutralidadtecnológica
Neutralidadtecnológica
SimplificaciónadministrativaSimplificaciónadministrativa
CooperaciónInteroperabilidad
CooperaciónInteroperabilidad
Transparenciay publicidad
Transparenciay publicidad
SeguridadSeguridad
PrincipiosPrincipios
Visión Global
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ADMINISTRACIÓN
OBJETIVOS
Optimización de recursos y procesos: reingeniería de procedimientos.
Mejora de la accesibilidad, transparencia y cercanía hacia el ciudadano.
Plena adaptación de los RR.HH. al nuevo entorno de trabajo.
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Sistema de Tramitación
Descripción ySimplificación deProcedimientos
Gestión del Cambio
Centro deAtenciónMulticanal
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA RRHHTIC
RRHH
PROCESOS
CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS
PROYECTOS EN DESARROLLOPROYECTOS EN DESARROLLO
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CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS
OBJETIVOS
Cuantificar el volumen de procedimientos
y servicios
Cuantificar el volumen de procedimientos
y servicios
Clasificar los procedimientos
en familias y subfamilias
Clasificar los procedimientos
en familias y subfamilias
Identificar los serviciosde respuesta inmediataIdentificar los serviciosde respuesta inmediata
Medir el nivel decomplejidad
Medir el nivel decomplejidad
Dimensionar el esfuerzoeconómico que requiere
el proyecto
Dimensionar el esfuerzoeconómico que requiere
el proyecto
Permite la planificación de una implantación telemática escalonaday la definición de indicadores para monitorizar el avance del proyecto
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GESTIÓN DEL CAMBIO
PLAN DE COMUNICACIÓN PLAN DE FORMACIÓN
Activar implicación, motivación y creatividadActivar implicación,
motivación y creatividad
Disminuir incertidumbres para facilitar la adaptación
al cambio
Disminuir incertidumbres para facilitar la adaptación
al cambio
Crear las expectativasadecuadas
Crear las expectativasadecuadas
Detectar preocupaciones y resistencias en los
diferentes colectivos
Detectar preocupaciones y resistencias en los
diferentes colectivos
OBJETIVOS
Proporcionar las competenciasnecesarias
Proporcionar las competenciasnecesarias
Minimizar los impactos negativos en la prestación
del servicio
Minimizar los impactos negativos en la prestación
del servicio
Facilitar la adaptación al nuevo modelo de trabajoFacilitar la adaptación al nuevo modelo de trabajo
Mejorar el rendimiento Mejorar el rendimiento
OBJETIVOS
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Descripción y Simplificación de Procedimientos
Sistema de Tramitación
Descripción deProcedimientos
Gestión delCambio
Centro deAtenciónMulticanal
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
OBJETIVOS
Incorporación del Rediseño en laHerramienta “MODELA”
Simplificación y Rediseño
Análisis de la Tramitación Actual
EXIGENCIA LEGALArt. 34 Ley 11/2007
EXIGENCIA TECNOLÓGICA
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SIMPLIFICACIÓN Y REDISEÑO (Art. 34 Ley 11/2007, de 22 de junio)
“ La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios irá siempre precedida de la realización de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio en el que se considerarán los siguientes aspectos”
Supresión o reducción de la documentación requerida al ciudadano.
Reducción de plazos y tiempos de respuestas.
Previsión de medios e instrumentos de participación, transparenciae información.
Racionalización de la distribución de las cargas de trabajo.
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Programación del ProyectoSistema de Tramitación
Descripción deProcedimientos
Gestión delCambio
Centro deAtenciónMulticanal
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
Marco Inicial de Aplicación
Metodología de Trabajo
Recursos
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Marco Inicial de Aplicación
OBJETIVOOBJETIVO
Lograr implementar procedimientos no excesivamente complejosque nos permita poner en funcionamiento la plataforma y nos sirva
como entrenamiento para secuenciar y dimensionar la incorporaciónde nuevos procedimientos administrativos.
Criterios Aplicados en la Selección de Procedimientos
Nº de Servicios implicados ≤ 3 Nº de trámites administrativos ≤ 10 Que no exijan la intervención de una empresa externa a la Univ. Que en su histórico no tengan un elevado nº de reclamaciones. Que sean muy utilizados por la Comunidad Universitaria
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HOMOGENEIZACIÓNDE RESULTADOS
REDUCCIÓN DECARGAS DE TRABAJO
CUMPLIMIENTO DEPLAZOS
MAYOR MOTIVACIÓNY COMPROMISO
Recursos DECISIÓN DECISIÓN
AJENOS
PROPIOS
SISTEMA MIXTO
GARANTÍAS
Recursos DECISIÓN DECISIÓN
AJENOS
PROPIOS
Recursos DECISIÓN DECISIÓN
AJENOS
PROPIOS
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DISEÑO DE LA SITUACIÓN FUTURA
RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
ME
TO
DO
LOG
ÍA
DESCRIPCIÓN y DOCUMENTACIÓNDE LOS PROCEDIMIENTOS
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
* Recogida de Información.
* Taller sobre Situación Actual
* Elaboración documentación
* Validación
* Taller de Rediseño
* Elaboración documentación Rediseño
* Validación
* Recogida de Información.
* Taller sobre Situación Actual
* Elaboración documentación
* Validación
* Taller de Rediseño
* Elaboración documentación Rediseño
* Validación
Secuencia de Tareas
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PRINCIPALES MEJORAS PROPUESTAS EN EL REDISEÑO
SituaciónActual
Situación Futura
Simplifi
cación
Cambio Tecnológico
Normaliz
ación
Normaliz
ación
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DOCUMENTACIÓN
2.- Diagrama de flujo de fases
1.-Información general del procedimiento
3.- Detalle y descripción de las fases (Usuarios, Tareas, condiciones de inicio y fin, Acciones, Eventos, etc.)
4.- Definición de hitos y comunicados a interesados
6.- Rediseño de formularios de solicitud
5.- Definición de indicadores de gestión
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MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓNMUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN