Reuniões

Reuniões

Eliana Maria Ieger

Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

2

Um encontro com hora marcado para análise, discussões e

resoluções diversas.


3

Na prática as reuniões cada vez mais estão voltadas para trocas,

sejam elas de informações, opiniões ou idéias, o importante é o intercâmbio, a possibilidade

da comunicação e o enriquecimento pela troca de

informações a partir do trabalho em conjunto.


4

Os perfis de cada reunião: Dependem obviamente de quem as conduz e do

conteúdo a ser discutido.

Algumas reuniões são voltadas para gerar comprometimento, ou seja, mesmo que os participantes não sejam responsáveis diretos pelas decisões;

Com espaço aberto para perguntas, questionamento e discussão de assuntos imediatos ou ações futuras, visando o desenvolvimento e a maximização dos resultados da empresa, e que para suprir tais expectativas é necessário o envolvimento de todos.


5

Planejamento de uma reunião:

Definição de hora e lugar Comunicação Interna Papéis e lápis/canetas Disposição Geral Protocolo Serviço de Copa Lista de presença Ata


6

ALGUMAS RAZÕES PARA SE CONVOCAR UMA REUNIÃO

Apresentação de um novo diretor/gerente.

Esclarecimentos sobre o planejamento estratégico da empresa.

Deliberar sobre uma decisão importante.

Análise de processos para possíveis soluções de problemas.


7

Conciliar divergência.

Instruir colaboradores em diferentes níveis hierárquicos da realização de atividades/tarefas/metas.

Discutir informações indispensáveis, necessárias e essenciais ao bom andamento dos negócios da empresa.


8

Itens a serem considerados na elaboração da Pauta da

Reunião

Objetivo da reunião

Previsão do tempo

Local, data e horário

Nome dos Participantes


9

VOCÊ NA COORDENAÇÃO DE UMA REUNIÃO

Antes de qualquer coisa, fazer a convocação da reunião, seguida da pauta (com objetivos e assuntos a serem tratados);

Dar as boas vindas, desejando que o trabalho seja profícuo, agradecendo a presença de todos;

Se possível faça circular a documentação em pauta antes do inicio da reunião, isso ajudará na discussão dos itens;


10

Iniciar a reunião, discorrendo o objetivo a ser discutido;

Conduzir a reunião instigando a participação de todos sobre as sugestões pronunciadas, evitando assim conversas paralelas, e também, que algum membro do grupo tome posse do tempo e do assunto;

Controlar o horário, cumprindo o tempo pré-estabelecido;


11

Controlar os ânimos dos participantes – se houver discussões “calorosas” sobre determinado item de pauta, tentar acalmar os participantes, assim como se houver “calmaria” em demasiado, instigar os participantes, os envolvendo nos assuntos, fazendo perguntas, por exemplo;

Quanto as perguntas em reuniões, elas podem ser “abertas” (perguntas feitas no geral sem escolher alguém para respondê-la) ou “direcionadas” (fazer a pergunta diretamente a alguém);

Havendo interrupções frequentes, use de boa educação e firmeza, e peça ao ouvinte que espere você terminar de falar;

Encerrar o encontro, recapitulando as decisões tomadas, estabelecendo itens de ação e agradecendo mais uma vez a presença de todos.


12

CABE AINDA AO DIRIGENTE DA REUNIÃO

Procurar não influenciar o grupo, mantendo o controle ao expressar sua opinião;

Expor claramente suas idéias e auxiliar os outros participantes a apresentarem suas opiniões em linguagem clara e objetiva;

Ser hábil ao tratar com situações delicadas que possam surgir durante a reunião;

Encorajar o pensamento e interagir o grupo;


13

Rapidez e clareza de raciocínio, emitindo opiniões e perguntas ao grupo;

Na hora apropriada usar de “bom humor” visando descontrair o grupo;

Selecionar idéias e sugestões de grande importância aos resultados esperados em relação ao objetivo da reunião;

Procurar ser o mais imparcial possível.


14

VOCÊ PARTICIPANDO DE UMA REUNIÃO

Ao chegar cumprimente as pessoas com aperto de mão (se você chegou antes do inicio da reunião);

Evite chegar atrasado ou sair no meio de uma fala. Caso aconteça de chegar atrasado o cumprimento deve ser geral com um aceno de cabeça, procure não tumultuar o ambiente, sente-se no lugar que o coordenador ou a secretária(o) indicarem;

No momento oportuno, questione ou exponha seu ponto de vista. Faça perguntas curtas e precisas;


15

Concentre-se no que o coordenador está falando. Olhe para o interlocutor, demonstrando atenção;

Não provoque conversas paralelas. Você não poderá ouvir enquanto fala;

Não seja agressivo. Se houver divergência de idéias, discorde com civilidade (devemos discutir idéias e não pessoas);

Ao término do encontro. Seja discreto e educado. Se desejar fazer considerações ou agradecimento, faça-o em outro dia ou se possível por e-mail;


16

Desligue o celular ou deixe no modo silencioso, isso antes mesmo de entrar no ambiente da reunião;

Se a reunião começou após o horário agendado e você tem um compromisso agendado, explique ao coordenador que precisará sair um pouco mais cedo. Feito isso, posicione-se em local estratégico para que sua saída não atrapalhe os demais participantes. Quando chegada à hora de sair, acene para o coordenador da reunião e saia discretamente. Se ele achar necessário, explicará aos outros o motivo de sua saída antecipada.


17

Ler e pesquisar sobre o assunto em pauta;

Não entrar numa reunião mudo, e sair calado;

Fale sobre suas idéias;

O chefe deve ser o primeiro e o último a falar;

É importante manter a postura durante uma reunião.


18

“Nunca demonstre tédio. Tome cuidado para não ficar se mexendo ou esparramado na cadeira. Evite

também tirar e pôr os óculos e ficar com as mãos nos cabelos”

Claudia Matarazzo

Jornalista e palestrante especializada em etiqueta e comportamento


19

Tenha uma excelente Reunião.


20

Bibliografia:

- GUIORAO, Maria Elisabeth Farina. A etiqueta que faz a diferença nas empresas. Ed. Novatec, São Paulo, 2006.

Dúvidas:

[email protected]

Reuniões

Documents

Transcript of Reuniões