Hallittua ajankäyttöä vai arkista sählinkiä?

18.3.2013

Esimiehen ajankäytön hallinta osana laadukasta johtamista

Maarit Reunanen

Vakuutusyhtiö Pohjantähden tiedotus- ja henkilöstöjohtaja

Hämeen Kauppakamarin koulutusvaliokunnan varapuheenjohtaja

On hyvä aika ajoin pysähtyä

Mitä harmittelemme kuolinvuoteellamme? – Sitä ettemme siivonneet enemmän? Ettemme tehneet enemmän töitä? Ettemme käyttäneet aikaamme toisin?

Mahtuuko päiviini aikaa itselle? – Vastuullani on oma ja alaisteni työhyvinvointi. Teenkö mieluisia asioita?

Teinkö viikonloppuna töitä? – Koinko sen rasittavaksi vai oliko asia mielenkiintoinen? Stressasinko tekemättömiä töitä? Miten hillitsen stressiä?

Käytämmekö työpäivästä vain 3-4 tuntia

tehokkaaseen työntekoon? – Mihin muu aika menee? Työnantaja odottaa palkkaa vastaan suoritteita. Teenkö sitä mitä pitäisi?

Olenko pullonkaulana /luonko kiireen tuntua

muillekin?

Näyttääkö kalenterini liian täydeltä: – Onko kalenterissa riittävästi tilaa esimiestyölle, omille ”tuotoksille”, ym. tarpeelliselle?

Työnteon olosuhteet vaikuttavat

omaan ajankäyttöön Omien työkontaktien määrä (esim. 330 työntekijää, 25 esimiestä, oma

esimies, johtoryhmä, 10 suoraa alaista viidellä erilaisella toiminnolla,

kollegat, sisäiset ja ulkoiset työryhmät tms., eri yritysten myyjät,

lehdistö…)

Sähköpostit, paperiposti

Puhelin

Sametime

Ihmiset ovellamme

Palaverit

Esimiestyö

Kirjoitustyöt /suunnittelu / kehittäminen /päätöksenteko /raportointi

…

Perhostelu (asioista toiseen pomppiminen, jonninjoutavat)?

Mitä olemme Pohjantähdessä tehneet,

mitä esimies voisi tehdä? Esim.:

Palaverivapaat perjantait

Etätyömahdollisuuksien hyödyntäminen

Etäneuvottelut (puhelinpalaverit ovat yleensä tehokkaita)

Oman työajan parempi suunnittelu. Esim. aamu- /iltatunti

normaalityöajan ulkopuolella (joustava työaika).

Keskittymistä vaativat työt hetkeen, jolloin itse on tehokkaimmillaan.

Epämieluisat työt ja isot tehtäväkokonaisuudet alulle pikimmiten.

Puhelinsulku, kalenteriin varaus keskittymistä vaativille töille.

”Esimiesvartti” tai muu sovittu aika, jolloin alaisen akuutit asiat

käsitellään.

Delegointi, työntekijöihin luottaminen.

Palkkakeskustelut, tulos- ja tavoitekeskustelut tukevat esimiestyötä (pakottavat keskusteluun, ovat tulleet laadukkaimmiksi ajan myötä. Suoria alaisia max. 20)

Tiimipalaverit ym. kokoukset tehokkaiksi.