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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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RESUMEN
AUDITORIA OPERATIVA AL CENTRO COMERCIAL BURBANO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2008
La auditoría Operativa al Centro Comercial Burbano está fundamentada en las
normas de auditoría generalmente aceptadas y en el marco teórico de auditoría
operativa en el que se consideró entre otros aspectos, su concepto, objetivos,
elementos y la metodología a aplicarse en el examen.
De acuerdo a las NAGAS, la auditoría debe ser previamente planificada, por lo
que nuestro trabajo parte de la planificación estratégica del examen, en donde,
se estableció lo que pretende alcanzar, la forma de llevarlo a cabo y los
recursos a utilizarse.
En el diagnóstico preliminar se obtuvo un conocimiento general de la entidad y
de los sistemas de inventarios, compras, ventas, crédito y cobranzas; y
recursos humanos para luego, en la planificación específica evaluar el control
interno, calificar el riesgo y establecer el enfoque del examen. Posteriormente,
ejecutamos el trabajo de campo en función de las áreas críticas y redactamos
los hallazgos con sus respectivos comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
Los hallazgos encontrados junto con la carta de presentación y la información
introductoria forman parte del informe de auditoría operativa, a través del cual
se dio a conocer los resultados del examen realizado en el Centro Comercial.
Finalmente, se dan las conclusiones y recomendaciones generales de la tesis.
PALABRAS CLAVES: Auditoría Operativa, control interno, planificación,
programas hallazgos, informe de auditoría.
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ABSTRACT
OPERATIONAL AUDIT IN THE BURBANO SHOPPING CENTER 1 JANUARY TO 31 DECEMBER 2008
Operational audit of the Burbano Shopping Center is based on generally
accepted auditing standards and the theoretical framework of operational audit
which considered, among other things, its concept, objectives, elements and
methodology to be applied in the examination.
According to the NAGAS, the audit must be pre-planned, so our work is based
on strategic planning of the review, which was established which aims to
achieve, how to carry out and resources used.
The preliminary diagnosis was obtained a general understanding of the entity
and inventory systems, purchasing, sales, credit and collections, human
resources and then, in the specific planning, we evaluate internal control, we
rate the risk and established the approach test. Subsequently, we ran the field
in terms of critical areas and draft findings with their observations, conclusions
and recommendations.
These findings together with the letter and background information are part of
the performance audit report, through which he released the results of the
examination in the Shopping Center.
Finally, we put the general conclusions and recommendations of all the audit
workshop made at Burbano Shopping Center.
KEYWORDS: Operational Audit, internal control, planning, findings, auditorium
inform
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INDICE
CARATULA
INDICE
AGRADECIMIENTO
DEDICATORIA
RESUMEN
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I
1. ANTECEDENTES DEL “CENTRO COMERCIAL BURBANO
1.1CONSTITUCIÓN
1.2 RESEÑA HISTORICA
1.3 ORGANIZACIÓN
1.3.1RUMBO ESTRÁTEGICO
1.3.1.1 MISIÓN
1.3.1.2 VISIÓN
1.3.1.3 VALORES
1.3.1.4 OBJETIVOS
1.3.1.5 ACTIVIDADES
1.3.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1.3.3 ASPECTO LEGAL
1.3.4 FINANCIAMIENTO
CAPITULO II
2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1 ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
2.2 EVOLUCIÓN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
2.3 DEFINICIÓN
2.4 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA
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2.5 ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
2.6 APLICACIÓN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
2.7 NORMAS DE AUDITORIA OPERACIONA
2.7.1 NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS
2.7.2 NORMAS DE AUDITORIA INTERNA
2.8 EL AUDITOR OPERACIONAL
2.8.1 CUALIFICACIONES
2.8.2 ATRIBUTOS AUDITOR OPERACIONAL
2.9 ÉTICA
2.10 METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
2.11 PROCESO DE AUDITORIA
2.11.1 ETAPA DE PLANIFICACIÓN
2.11.1.1 CONTROL INTERNO
2.11.1.1.1 COMPONENTES DEL COSOS ERM
2.11.1.2 RIESGO DE AUDITORIA
2.11.1.2.1 CATEGORIAS DEL RIESGO DE AUDITORIA
2.11.1.2.2 EVALUACION DEL RIESGO DE AUDITORIA
2.11.1.2.3 CALIFICACIÓN DEL RIESGO
2.11.1.3 TÉCNICAS DE AUDITORIA
2.11.2 EJECUCIÓN
2.11.2.1 EVIDENCIA DE AUDITORIA
2.11.2.2 PRUEBAS DE AUDITORIA
2.11.2.3 MUESTREO DE AUDITORIA
2.11.2.4 HALLAZGOS
2.11.3 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
2.11.3.1 BORRADOR DEL INFORME
2.11.3.2 INFORME DE AUDITORIA
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CAPITULO III
APLICACIÓN PRÁCTICA: “AUDITORIA OPERATIVA AL CENTRO COMERCIAL BURBANO”
3. PLANIFICACIÓN
3.1 ORDEN DE TRABAJO
3.2 PLAN ESTRATÉGICO
3.3 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
3.3.1 PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
3.3.2 REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
3.4 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
3.4.1 PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
3.4.2 INFORME DEL CONTROL
3.5 EJECUCIÓN
3.5.1 PROGRAMA DE EJECUCIÓN
3.6 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
3.6 .1 PROGRAMA DE CONCLUSIÓN
3.6.1.1 INFORME DE AUDITORIA
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS
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FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORIA
Tesis previa a la obtención del título de Contador Público Auditor
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Ana Lucia Durán Ríos
DIRECTORA: Ing. Ximena Peralta Vallejo
Cuenca-Ecuador 2011
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La responsabilidad por las ideas y conceptos expuestos en el presente trabajo,
corresponden a sus autoras:
--------------------------------------- Ana Lucia Durán Ríos
--------------------------------------------- Nancy Janeth Criollo Collahuazo
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AGRADECIMIENTO
Al culminar ésta importante etapa de nuestra vida queremos agradecer a Dios
por brindarnos sabiduría y ser nuestra guía en cada momento.
Agradecemos a nuestros padres, hermanos y amigos quienes con su cariño, comprensión y apoyo incondicional nos dieron la fuerza para cumplir con
nuestras metas
Así también agradecemos a nuestra Directora de Tesis Ing. Ximena Peralta Vallejo por su paciencia, delicadez, bondad y conocimientos brindados que
ayudaron a la elaboración de la presente tesis.
Al personal y dueños del Centro Comercial Burbano de manera especial a su Gerente Ing. José Burbano y Sra. Gladys Matute por darnos la oportunidad de
realizar este trabajo en su empresa y sobre todo por la confianza que nos brindaron en la duración de la misma.
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DEDICATORIA Dedico esta tesis a mis padres Ángel y Mariana quienes con su amor y cariño
incondicional me guiaron durante este duro camino de la vida; y conjuntamente con su apoyo moral y económico, ayudo a culminar esta importante meta en
mi vida, así también a mi hermano Luis por su apoyo y ejemplo como profesional.
Ana
A Dios por ser la luz que guía mi camino todos los días de mi vida y por haberme dado lo más preciado que tengo mi familia.
Con mucho cariño a mis padres por ser los pilares fundamentales para nunca darme por vencida: Mami Narcisa por ser quien me ha sabido levantar cuando
he caído, por ser el ejemplo de lucha constante, y por enseñarme que los sueños con esfuerzo y empeño se cumplen; Papi Homero porque a mas de ser
mi padre ha sido mi amigo y por haberme apoyado a pesar de todas las dificultades que hemos tenido.
A mis hermanos: Sandra, Karen Deysi, Bayron y Cristian quienes me alentaron día tras día para no dejarme vencer, por brindarme su apoyo, su ayuda su
amor y por haber sacrificado muchos momentos juntos.
A un pequeño angelito mi sobrino Sebastián, quien de manera inesperada llego a llenar de luz mi vida y por ser la personita me llena el corazón de felicidad y
de ganas de seguir luchando.
A mis primos: Wilo (+) por haber llenado mi casa de felicidad con tus ocurrencias, por haber compartido conmigo muchas alegrías y tristezas, porque estuviste en las buenas y en las malas y a pesar de que ya no estás, siempre estarás en mi corazón y sé que compartes este logro conmigo; Guido que con
su corta edad me ha enseñado que si uno quiere puede cambiar.
En especial a mi gran amiga Anita, por haberme tenido mucha paciencia y por compartir todo este tiempo conmigo y por ser una más de mis hermanas.
Janeth
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INTRODUCCIÓN
El Centro Comercial Burbano se constituyó en el año de 2005, como una
sociedad de hecho, con el objetivo de comercializar productos de primera
necesidad a precios bajos y contribuir al bienestar económico y social.
Nuestro objetivo al realizar la Auditoría Operativa al Centro Comercial Burbano
es determinar la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones que se
desarrollan, para emitir un informe que contenga conclusiones y
recomendaciones encaminadas a mejorar las actividades.
Para cumplir con éste propósito, en primer lugar recopilamos la información
general del Centro Comercial y aquella relacionada con la auditoría operativa,
a fin de contar con una base sobre la cual se sustentará la parte práctica de la
tesis.
La auditoria se divide en tres etapas, planificación, ejecución y conclusión. La
primera etapa comprende la planificación estratégica del examen, en donde
describimos los objetivos, la metodología y los recursos necesarios para llevar
a cabo la auditoría, la planificación preliminar, en el cual obtuvimos un
conocimiento general de la entidad y de los sistemas a examinar y la
planificación específica en donde evaluamos el sistema de control interno,
calificamos el riesgo y establecimos el enfoque del examen.
En base a los resultados obtenidos en la planificación, elaboramos el programa
de la ejecución y aplicamos los procedimientos necesarios para determinar el
grado de eficacia, eficiencia y economía de las operaciones y obtener evidencia
suficiente y competente para sustentar las conclusiones del informe de
auditoría.
Posteriormente elaboramos el informe con los comentarios, conclusiones y
recomendaciones encaminadas a promover procesos de cambio dentro del
Comercial.
Finalmente constan las conclusiones y recomendaciones generales de todo el
trabajo de auditoría realizado en el Centro Comercial Burbano.
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CAPITULO I
1. Antecedentes del “Centro Comercial Burbano”
1.1CONSTITUCION
En la ciudad de Cuenca, provincia del Azuay; a cuatro de enero del año 2005,
ante el Dr. Homero Moscoso Jaramillo, Notario Público de este Cantón,
comparecieron en forma libre y voluntaria los señores: José Camilo Burbano
Arias y Pamela Picón Burbano. Los mismos que expresaron su interés en
constituir la escritura pública del Centro Comercial Burbano
1.1 RESEÑA HISTORICA
COMERCIAL BURBANO
El Centro Comercial Burbano nace en 1980, en el Cantón Cuenca, Provincia
del Azuay, en las calles Mariano Cueva 12-67 y Vega Muñoz, por iniciativa del
Ing. José Burbano Arias, quien inicialmente se dedicaba a la venta de:
quintales de arroz, azúcar, maíz, harina, chanca, cema, afrecho; etc. Y junto
con la ayuda de sus padres el Sr. Camilo Burbano y la Sra. Rosa Arias Cornejo
emprende su negocio.
Con el tiempo y debido a la gran acogida que tuvo en el medio, el negocio se
fue expandiendo y se vio en la necesidad de ampliar su espacio y contratar
personal para brindar un mejor servicio a su clientela, así como de implementar
un sistema para el control de mercadería, capacitando a su personal, y
asumiendo la supervisión la esposa del Ing Burbano, la Sra. Gladis Matute.
De esta manera poco a poco fue convirtiéndose en un Centro Comercial
importante del sector, el mismo que tiene a disposición del público artículos de
primera necesidad al por mayor y menor.
Hoy en día este comercial es un importante distribuidor de productos como:
Toni, Proesa, Zhumir, Guitig, Confiteca, Panolini, Deja, La Universal, Colgate,
Colombina, La Favorita, Frito Lay, Adams, Familia, Nabisco, Nestle, Sabora,
Baldore, Ile, etc.
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1.2 ORGANIZACIÓN
1.2.1 RUMBO ESTRATEGICO
1.2.1.1 MISION
“Ser la mejor empresa y la de más éxito en la comercialización de productos de
primera necesidad.”
1.2.1.2 VISION
“Garantizar que el Centro Comercial sea la primera elección de los
consumidores; por ofrecer una alta experiencia en la comercialización de
productos para el consumo.”
1.2.1.3 VALORES
• Responsabilidad: ser al público con responsabilidad social.
• Honestidad: tener muy clara la diferencia entre lo correcto y lo erróneo.
• Ética: trabajar siempre bajo los principios de moral y normas regulatorias.
• Respeto: aceptar las opiniones de todos los integrantes de la organización.
• Puntualidad: ser respetuosos del tiempo propio y ajeno.
• Solidaridad: colaborar con la sociedad en busca de un mejor vivir.
• Trabajo en Equipo: involucrar a todos los integrantes a trabajar en función
de objetivos y metas para que se sientan comprometidos con la entidad.
1.2.1.4 OBJETIVOS
• Comercializar productos de las diferentes marcas del mercado, que
cubran las necesidades de los clientes, logrando una acogida, lo cual
redundará en beneficios para la entidad.
• Brindar productos de calidad, a precios competitivos, de la mano de un
personal responsable cuya atención satisfaga a nuestros clientes.
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• Continuar evolucionando, con la apertura de sucursales en lugares
estratégicos de la ciudad que permitan mayor comodidad nuestros
clientes.
• Servir de aporte a la Sociedad, creando fuentes de trabajo.
1.2.1.5 ACTIVIDADES
La principal actividad del Centro Comercial Burbano, es la distribución de
productos de primera necesidad al por mayor y menor.
1.2.2Estructura Organizacional. ( Anexo 1)
CATEGORIAS FUNCIONES NOMBREGERENTE Planificar, organizar, dirigir y controlar las
actividades, en función al cumplimiento delos objetivos.
Ing. José Burbano
CONTADOR Realizar actividades de contabilidad,llevando libros que exigen los reglamentos.
Ing. Carlos Naula
AUXILIAR CONTABLE Preparar roles de pago, elaborarformularios de declaración de impuestos,emitir comprobantes para el pago deobligaciones, efectuar conciliacionesbancarias y registrar las transacciones ensus diarios y mayorizaciones.
Srta. Patricia Plaza
JEFE DE COMPRAS Elaborar el plan mensual de compras,comunicación y negociación constante conlos proveedores, elaborar cuadroscomparativos de cotizaciones.
Sra. Gladis Matute
AUXILIAR DECOMPRAS
Recibir y revisar la factura emitida,verificando el precio, condiciones decálculo de descuentos; etc.
Srta. Miriam Guallpa
JEFE DE VENTAS • Coordina y supervisa las actividadesdel personal a su cargo; analizasemanalmente las ventas efectuadas;organiza y recibe los ingresos de las ventas.
Sra. Carmen Matute
AUXILIAR DE VENTAS Recibir la nota del pedido del cliente,verificar las especificaciones de los artículosque requiere; estar en comunicación conbodega para que se proceda al despachorespectivo.
Srta. Nancy Criollo
FACTURADORA Realizar las ventas de acuerdo a laspolíticas de la entidad; verificar lasestipulaciones establecidas en los contratos;establecer el listado de precios de acuerdoa las condiciones del mercado.
Srta. Sandra Criollo
BODEGUEROS Recepción, custodia y entrega demercadería, despachar las mercaderías yrecibir las notas de recepción de las mismasque respaldan los ingresos de mercadería.
Sr. Danny Rodríguez Sr. Cristian Puly Sr. Cristian Pérez
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1.2.2 ASPECTO LEGAL
El Centro Comercial Burbano se encuentra regulado por varias leyes entre las
más importantes tenemos:
• Ley de Régimen Tributario Interno
• Ley de Compañías
• Código de Trabajo
• Ley de Régimen Municipal
• Otras leyes y normas aplicables
1.3 FINANCIAMIENTO
Las fuentes de financiamiento que dispone el Centro Comercial Burbano son
los siguientes:
El principal monto de financiamiento está concentrado en las Ventas de
Mercadería las mismas que se dividen en:
Ventas al Contado (alrededor de $21000 mensual)
Ventas a Crédito (alrededor de $1500 mensual)
Así mismo tenemos El Crédito Comercial como un medio de Financiamiento:
en nuestro mercado los proveedores ofrecen a sus clientes la alternativa de
que no cancelen de inmediato las compras de mercadería, cuando estas han
sido adquiridas, más bien las empresas proveedoras conceden un periodo de
plazo corto para el pago respectivo. Este crédito asciende a un monto
aproximadamente de unos $15000
También tenemos el Crédito Bancario: cuando un comercial no dispone de
recursos propios suficientes para llevar a cabo de una forma completa sus
actividades económicas, se ve en la necesidad de acudir a entidades bancarias
para solicitar un crédito, el mismo que estará destinado a la continuación de
sus trabajos. Este monto asciende a $ 60000.
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CAPITULO 2
FUNDAMENTACION TEORICA
2.1 ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
La auditoría operativa nació por la necesidad que de ella tenía la dirección y
por la habilidad del auditor interno para satisfacer dicha necesidad. Las
empresas crecieron. El trabajo de los directivos ejecutivos fue trasladándose
desde las actividades no financieras de las que provenían hacia sectores
concretos de los registros contables, pues necesitaban estar de acuerdo tanto
con la adecuación y validez de los informes operativos como de los informes
financieros. La fuente más real y objetiva de seguridad o de advertencia era el
auditor interno; un profesional entrenado y observador, que era independiente
de las actividades que auditaba.
El término “operaciones” como designación de las actividades y funciones no
financieras apareció en la Declaración de las Responsabilidades de los
Auditores Internos, publicada por el IIA.
La declaración de 1957 oriento este concepto hacia una auditoria más amplia
exponiendo: “La auditoria interna es una actividad de valoración independiente
dentro de una organización, para la revisión de las actividades contables,
financiera, así como otras operaciones”
La versión de 1971 adoptó el concepto final cuando mencionó que el auditor
interno simplemente es responsable de “la revisión de operaciones como un
servicio a la dirección”.
2.2 EVOLUCION DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
La auditoria operacional tiene como fin primordial ayudar a la gerencia a
aumentar la eficiencia, efectividad y economía de sus operaciones. Como tal se
supone que es un instrumento gerencial nuevo que no ha sido muy difundido y
aplicado. Es en los inicios del siglo XX que los contadores Públicos comienzan
a efectuar auditorias objetivas sistemáticas y profesionales, sin embargo, la
historia nos indica que el uso de una persona independiente para fines de
verificación de actividades fue empleado por casi todas las civilizaciones.
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La primera mención histórica puede encontrarse en los registros de la
civilización de Mesopotámica cerca de 3600 A. C. La separación de funciones
fue empleado a través de usar un escribano para resúmenes diferentes de los
escribanos que elaboraron los listados de las transacciones.
Los empíricos Egipcios, Persas, Hebreos, Griegos, Romanos e Incas
empleaban medidas, tales como evidencia sustentatoria verificación por una
persona independiente; inspección física u ocultar y obtención de unas
certificaciones sobre entregas y recepciones de bienes.
La práctica más común empleada fue el envío de un representante
independiente quien tenía la responsabilidad de informar sobre cualquier
irregularidad o desviación, estos operaban sobre la base de lo que se oyó
fueron: oyentes o “auditores”.
Probablemente la gran diferencia introducida en este siglo en la auditoria ha
sido el cambio de enfoque histórico de divulgar fraude par un enfoque que ha
evolucionado para incluir(1) la determinación de razonabilidad de la
presentación de la situación financiera de la empresa empezando en los
principios del presente siglo, (2) la determinación adicional de la razonabilidad
de la presentación de los resultados de las operaciones financieras y
finalmente agregando la evolución de la eficiencia, efectividad y economía de
las operaciones y la recomendación de mejorar en las mismas (empezando
cerca de 1960)
Este cambio de enfoque han evolucionado dos conceptos importantes que lo
facilitó: 1) la verificación de transacciones y operaciones a través de pruebas
selectiva en vez del examen detallado de cada una y 2) el examen y evaluación
del control interno como base para determinar el grado de confianza que
merece y consecuentemente establecer el alcance de las pruebas selectiva a
ser aplicadas.
A partir de 1997 se unifica la metodología de la auditoria financiera y operativa
lo que determina uniformidad en su aplicación estableciéndose tres fases:
Planificación, ejecución y comunicación de resultados, pero quizá el más
importante que la evaluación de la estructura del control interno es parte de la
metodología.
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En resumen la auditoría ha evolucionado de un examen rutinario y detallado de
transacciones financieras con la finalidad de divulgar fraude a un examen
profesional y selectivo cuya detalle se determina en base de la confiabilidad del
control interno con dos posibles finalidades (1) dar fe sobre la presentación de
los estados financieros y (2) hacer recomendaciones a la gerencia para mejorar
en las operaciones.
La segunda de estas finalidades es el objeto de la auditoría operacional que
cuando adecuadamente efectuado puede ser un instrumento principal de la
gerencia dinámica.1
2.3 DEFINICION
Los términos Auditoría Operativa u Operacional, Auditoría Administrativa,
Auditoría de Economía y Eficiencia, Auditoria de Resultados, Auditoría de
Gestión, Auditoría de Gerencia, son los utilizados para describir tareas
similares con objetivos casi endémicos.
A continuación mencionaremos algunas de las definiciones de distintos
autores e Institutos, ya que las consideramos interesantes para comprender su
significado.
Maldonado, Milton, define a la Auditoría de Gestión como:
“Una auditoría operativa es un examen objetivo y sistemático de evidencia con
el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño de una
organización, programa, actividad o función gubernamental que tenga por
objetivo mejorar la responsabilidad ante al público y facilitar el proceso de toma
de decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones
correctivas.”2
Slosse Carlos la define como:
“La denominada auditoría operacional y operativa consiste en la realización de
exámenes estructurados de programas de acción, organizaciones, actividades
o segmentos operativos de una entidad pública o privada, con el propósito de 1 Enciclopedia de la Auditoria, Océano Grupo Editorial, Barcelona 2001 2MALDONADO, Milton, “Auditoria de Gestión”, Editora luz de América. Ecuador, 2001
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evaluar e informar sobre la utilización, de manera económica y eficiente, de sus
recursos y el logro de sus objetivos.”3
La ley Orgánica de la Contraloría General del Estado de Ecuador
Art. 21 Auditoría de Gestión.- La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora
dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos
humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente
contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si
dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de
acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo
de auditoria examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y
medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño
pertinentes.4
LOAFYC.- Art. 263
“ La auditoría operacional consiste en el examen y evaluación que se realiza
con respecto a una entidad u organismo, para establecer el grado de eficiencia,
efectividad y economía en su planificación, organización, dirección, control
interno y uso de sus recursos; verificar la observancia de las disposiciones
pertinentes y formular comentarios, conclusiones y recomendaciones
tendientes a mejorar las actividades y materias examinadas; dirigirá su
atención en forma selectiva a las actividades y materias consideradas como
criticas.”5
Por lo tanto podemos concluir que la Auditoría Operacional es:
Un examen y evaluación de objetivos, políticas, normas, procedimientos
y procesos pertinentes a las actividades de una organización.
Como resultado de esta evaluación el auditor determina las áreas
criticas significativas de las operaciones o actividades.
3 SLOSSE, Carlos, “Auditoria un Nueva Enfoque Empresarial”, Ediciones Macchi, Argentina, 1997 4 La ley Orgánica de la Contraloría General del Estado de Ecuador 5 LOAFYC.- Art. 263
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El propósito del examen y evaluación es establecer y aumentar la
eficiencia, eficacia y economía de los distintos componentes de la
organización.( Estas tres “E” son el lema oficial de la Auditoria
Operacional)
Para lo cual considera el uso adecuado de los recursos.
Todo esto mediante una adecuada planificación, organización, dirección
y control.
Vale la pena recalcar que las prácticas de Auditoría Operacional son de
reciente concepción, por lo que ha sido dejada en un segundo plano en las
distintas organizaciones públicas y privadas, sin darse cuenta que uno de los
aspectos más importantes es evaluar y determinar si los planes se han
cumplido correctamente, con el cumplimiento de objetivos, evitando
desperdicios a través de un rendimiento efectivo y con un costo mínimo de
operación.
Por lo que creemos que hoy en día la Auditoría Operacional constituye una de
las principales herramientas de apoyo y asesoría para los directivos,
encaminando siempre a una adecuada toma de decisiones.
2.4 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA
Los objetivos de la auditoría operativa varían entre las organizaciones; pueden
establecerse por el grado de aceptación de la dirección, por el historial, por el
entrenamiento y educación de los auditores o por la filosofía fundamental de la
organización auditora.
Los objetivos son los siguientes:
• Evaluación de Control
Un punto de vista ampliamente aceptado sobre la auditoria operativa es que
esta dirigida hacia el control en vez de hacia el rendimiento, en el que evita la
implicación técnica. Se ocupa de los controles administrativos que se ejercen
sobre todas las fases del negocio, y su propósito es determinar si los controles
establecidos son los adecuados y si están cumpliendo efectivamente con los
objetivos de la dirección y con sus planes operativos
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Al concentrarse en los aspectos de control operativo, el auditor pretende
proporcionar información y seguridad a la dirección; no sólo durante el tiempo
de auditoria, sino también en el futuro.
• Evaluación del Rendimiento
Los especialistas en dirección ejecutiva son responsables del control de
cualquier actividad. Así también, se espera de ellos que evalúen lo adecuado e
efectivo de tales controles de dirección.
Al evaluar el rendimiento, el auditor generalmente dirige hacia si mismo la
información cuantitativa que contiene para medir la efectividad, eficacia y
economía con la que el trabajo se ha efectuado. Se ocupara del rendimiento en
áreas como personal, productividad y calidad de trabajo y costo.
• Asistencia a la Dirección
El objetivo principal de la auditoria operativa-orientada a la dirección- es el de
ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles de la empresa. Es
menos importante la crítica a la dirección que la ayuda para mejorarla.
El auditor orientado hacia la dirección debe estar preparado para asistir a los
directores en sus cuatro funciones primordiales: Planificación, Organización,
Dirección, Control.
Planificación: comprende todas las acciones que orientadas al futuro deben
tomar los directores: objetivos, metas, principios, procedimientos, reglas,
métodos, normas, programas, y presupuestos.
Organización: implica medidas razonables de control que aseguren la
compatibilidad entre autoridad y responsabilidad, creando demarcaciones de
criterio lógico entre el personal de línea y el resto, y asegurando una unidad de
mando.
Dirección: la dirección debe motivar a sus subordinados para que contribuyan
efectiva y eficazmente al logro de objetivos de la empresa.
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Control: comprende tres elementos: normas, comparaciones y acción. Un
control valido no puede lograrse si falta alguno de estos tres elementos.6
2.5 ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
La Comisión de Auditoría Operacional del IMCP, ha mantenido siempre un
criterio, considerando que la auditoria operacional debe proponer
recomendaciones especificas (en casos que se tengan elementos par ello) y
que de no ser así, pudieran tener un carácter general; pero en todos los casos
deben presentarse sugerencias para mejorar la eficiencia.
En relación con los elementos del proceso administrativo que deben ser
tomados en cuenta en un examen de auditoria operacional, la revisión debe ser
integral, abarcando todos los pasos de dicho proceso (planeación, dirección y
control) y no debe restringirse sólo al control.
El boletín No 2 de esta Comisión- se resalta igualmente la característica de que
en el examen de una operación se consideren todos los departamentos que en
ella intervienen y se presenta un cuadro de las principales operaciones que
pueden darse en una entidad.
Para aclarar de mejor manera lo que es una operación mencionamos lo
siguiente:
1. No es lo mismo un departamento que una operación. En una operación
pueden intervenir varios departamentos, bien sea en forma total o
solamente una parte de ellos.
2. No deben confundirse las funciones fundamentales de la administración
con las principales operaciones o funciones de una entidad; lo que si es
importante resaltar es que al revisar las operaciones, debe considerarse
la forma en que ellas son planeadas, organizadas, dirigidas y
controladas.
3. Los límites que se establezcan a una operación en una entidad, deben
dar consideración a la posibilidad de realizar una investigación completa
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y lógica, que aporte sugerencias integrales y no una visión parcializada y
eventualmente errónea de los hechos.
4. La segregación de operaciones en una entidad está mas acorde a las
funciones tradicionales de la misma (vender, comprar, producir, cobrar,
almacenar, otorgar crédito, invertir, etc.) que a cualquier otra
consideración.7
2.6 APLICACIÓN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cuando deber
practicarse la auditoría operacional, si se pueden mencionar aquellas que
habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los
consultores, han determinado como más frecuentes:
1. Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido.
2. Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las
razones, y
3. Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para
el sano crecimiento de las entidades.
La auditoría operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier
frecuencia; lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que
rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse un programa cíclico.8
2.7 NORMAS DE AUDITORIA OPERACIONAL
Debido a la reciente práctica de la Auditoría Operativa, no existe Normas
Profesionales oficialmente aprobadas para regir el examen operativo. Sin
embargo, algunos países entre ellos Ecuador, sus organismos Superiores de
Control han divulgado Normas de Auditoría Operativa para el sector
Gubernamental que no son más que una adaptación de las Normas de
Auditoría Generalmente Aceptadas y que normalmente rigen las Auditorías
Financieras.
7 INSTTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS, “Auditoria Operacional”, 1995 8 INSTTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS, “Auditoria Operacional”, 1995
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23
A continuación de presentan estas normas:
1.-El examen será efectuado por personas que tienen entrenamiento técnico
adecuado y pericia como auditores.
2.- En todos los asuntos relacionados con el examen de Auditoría la
organización de Auditoría y los auditores individuales actuarán con integridad y
objetividad y mantendrán independencia no sólo de la actitud mental sino
también a la vista de otros.
3.- Se ejercerá el debido cuidado profesional en la ejecución del examen y la
preparación del informe.
4.- El examen será adecuadamente planeado, supervisado y controlado.
5.- Se estudiará y evaluará apropiadamente el control interno vigente como
base para determinar el grado de confianza que merece y para determinar el
alcance de las pruebas a efectuarse mediante los procedimientos de auditoría.
6.- Se obtendrá, documentará y evaluará suficiente evidencia competente para
proveer una base razonable de los hallazgos, conclusiones, recomendaciones
y opiniones del auditor.
7.- El informe expresará si las prácticas gerenciales en las áreas examinadas
están de acuerdo con los principios y prácticas generalmente aceptables
aplicables, y si dichas prácticas maximizan la eficiencia, efectividad y economía
al perseguir los objetivos.
8.- El informe expresará si los principios y prácticas generalmente aceptadas
han sido observados consistentemente en las áreas examinadas
9.- El informe comunicará y será limitado a todos los asuntos significativos. Se
entenderán las revelaciones informativas como razonablemente adecuadas a
menos que se indique de otra manera.
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
24
10.- El informe contendrá los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
constructivas dirigidas a aumentar la eficiencia, efectividad y economía de
operaciones.9
2.7.1 NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS
Las normas de Auditoría son las indicaciones que en forma obligatoria los
auditores tienen que cumplir en el desempeño de sus funciones de auditoría y
presentan los requisitos personales y profesionales del auditor, además de
orientaciones para la uniformidad en el trabajo con el propósito de lograr un
buen nivel de calidad en el examen. Así mismo indican lo concerniente a la
elaboración del informe de auditoria.
Normas Generales
Establecen el ámbito y competencia de la auditoría, son de naturaleza personal
y están relacionadas con las cualidades morales, de conocimiento y capacidad
que debe tener el auditor y con la calidad en el trabajo de auditoría.
1.- Capacidad Profesional: el auditor debe tener suficiente capacidad
profesional, experiencia técnica y el entrenamiento adecuado para planear,
organizar y ejecutar de la manera más eficiente y económica el trabajo de
auditoría y con calidad profesional.
2. Objetividad e Independencia: el auditor deberá estar libre de impedimentos
e influencias, mantener una actitud objetiva y absoluta independencia de
criterios en la elaboración del informe de su examen.
3. Confidencialidad del trabajo de Auditoría: el personal de auditoría
mantendrá absoluta reserva en el desempeño de sus funciones, aún después
de haber concluido sus labores y solo harán del conocimiento de su trabajo a
su superior inmediato.
4. Incompatibilidad de Funciones: el personal de Auditoría no ejercerá
ninguna labor administrativa ni financiera en las entidades u organismos
9 BAHAMONDE, Ivan, “Auditoria Administrativa-Operacional”
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sujetos a su examen. Ni practicará auditorias en lugares donde tenga intereses,
ya sean económicos o personales.
5. Responsabilidad y Cuidado Profesional: los auditores son responsables
de cumplir con todas las disposiciones legales y normativas existentes para el
desarrollo de una auditoría y emplear cuidadosamente su criterio profesional.
Debe aplicar adecuadamente su criterio para determinar el alcance de la
auditoría, las técnicas y procedimientos de auditoría, el equipo de trabajo y de
elaborar o preparar los informes pertinentes.
6. Designación del personal para la Auditoría: antes de iniciar una Auditoría
o examen especial, se designará por escrito, mediante una credencial, el
equipo responsable de su ejecución, el cual ejercerá su trabajo de acuerdo a
los programas de auditoría elaborados y preparados para ese fin.
7. Control de Calidad: se debe garantizar un adecuado control de calidad
del trabajo, a través de una supervisión constante del trabajo, de la
preparación continua de los auditores, capacitándolos y dándoles las
herramientas necesarias para que puedan desarrollar su trabajo sin presiones
ni limitaciones.
Normas de Ejecución
Se refieren a las indicaciones técnicas y procedimientos de auditoría y a las
medidas de calidad del trabajo ejecutado por el auditor en una entidad.
1. Planeación de la auditoría: el trabajo de auditoría debe planearse
adecuadamente para poder alcanzar los objetivos propuestos con el
mínimo de esfuerzos y con la mayor economía. El plan debe incluir:
personal, recursos materiales, objetivos, etc.
2. Planeación específica de la Auditoría: para cada auditoría
programada o no, se deberá elaborar un plan de trabajo específico. Este debe
contener:
a) El objetivo general del trabajo
b) Objetivos específicos
c) La naturaleza y alcance del examen, incluyendo el período.
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26
d) Los procedimientos y técnicas de auditoría a realizar.
e) Recursos necesarios, materiales y humanos; etc.
3. Programa de Auditoría: para cada auditoría específica se deberá elaborar
el programa de auditoría que incluya los procedimientos a aplicarse, su alcance
y personal designado para ejecutar la auditoría.
4. Archivo Permanente: el archivo permanente contendrá copias o extractos
de la información aplicable a la empresa u organismo y principalmente:
a) Disposiciones legales y normativas
b) Manuales, organigramas y reglamentos internos.
c) Estatutos de constitución de la empresa.
d) Contratos a largo plazo
e) Análisis del activo fijo.
5. Evaluación del Control Interno: se deberá efectuar una cuidadosa
comprensión y evaluación del Control Interno de la entidad u organismo para
formular recomendaciones que permitan su fortalecimiento y mejoras, y para
determinar las áreas que necesitan un examen más detallado, y para
establecer la naturaleza, oportunidad, alcance y profundidad de las pruebas a
aplicar mediante procedimientos de auditoría.
6. Evaluación del cumplimiento de las leyes y Reglamentos Aplicables: en
la ejecución de toda auditoría debe avaluarse el cumplimiento de las leyes y
reglamentos aplicables a los Sistemas de administración financiera y otras
áreas de la entidad. Esta norma es aplicable más al sector estatal, donde se
persigue con mayor rigurosidad su cumplimiento, so pena de sanciones si no lo
hacen.
7. Obtención de Evidencia suficiente, Competente y Pertinente: el auditor
debe tener evidencia suficiente, competente y pertinente a través de la
aplicación de procedimientos de auditoría que le permitan sustentar sus
opiniones, comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre una base
objetiva.
8. Papeles de Trabajo de Auditoría: toda información que soporta el proceso
de auditoría y el informe, estará documentada en los papeles de trabajo. Los
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27
papeles de trabajo son el principal soporte del auditor para sustentar su informe
de auditoría, por tanto, debe conocer y dominar con profundidad las técnicas
para la elaboración de cédulas de trabajo: sumarias y de detalle o analíticas.
9. Permanencia del Equipo de Auditoría: el equipo de Auditoría permanecerá
en las oficinas de la entidad examinada hasta la conclusión del trabajo o de las
tareas asignadas a cada persona. Los auditores no podrán comenzar otro
trabajo, si el primero no ha concluido, ni abandonarán el trabajo encomendado
para continuarlo otro día, a menos que sea por fuerza mayor y que está
debidamente autorizado.
10. Carta de Gerencia o de Salvaguarda: el Auditor debe obtener una "Carta
de Gerencia" de la máxima autoridad auditada, donde esta da fe de haber
entregado toda la información solicitada.
11. Supervisión de la Auditoría: todas las tareas de supervisión deben quedar
plasmadas en los papeles de trabajo, desde la supervisión realizada en la
planeación, en la ejecución y hasta en la fase del informe. Esto garantiza un
control de calidad eficiente al trabajo del equipo de auditoría.
12. Evaluación del Riesgo de Auditoría: Cuando se practica una auditoría
financiera, es necesario evaluar los riesgos posibles. El riesgo de auditoría es
la posibilidad de que el auditor llegue a conclusiones equivocadas acerca de
los datos presentados para su examen. Todo auditor sabe que existen riesgos
de que existan cifras que no se correspondan con las presentadas por la
empresa y que no puedan ser detectadas por el equipo. Estos riesgos pueden
ser: Inherente, de Control y de Detección.
Normas del informe de Auditoría
Establecen todo lo relativo al informe de auditoría; fecha, contenido, tipos y
estructura.
1. Oportunidad en la comunicación de los Resultados: durante la
ejecución del trabajo, los auditores deben discutir con los funcionarios de
la entidad auditada, los Informes parciales que contengan los hallazgos
que se vayan obteniendo a fin de que adopten las medidas correctivas
pertinentes. Los resultados finales deberán trasmitirse en el menor
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28
tiempo posible a través de un informe escrito aprobado por el auditor jefe
y el cual también deberá ser discutido con los funcionarios de la entidad
auditada.
2. Tipos y Contenido de la Auditoría: al finalizar el examen el auditor debe
presentar por escrito un informe que describa el alcance y los objetivos de la
auditoría, además, Comentarios Conclusiones y Recomendaciones sobre los
hallazgos relacionados con los objetivos de la auditoría.
El informe puede ser:
a) Sobre los resultados de una auditoría financiera
b) Sobre los resultados de una auditoría operacional
c) Sobre los resultados de una auditoría especial
d) Sobre los resultados de una auditoría ambiental.
3. Estructura del Informe de Auditoría: Los resultados de las auditorías se
pueden presentar de dos formas:
Tipos
a) Contenido del informe corto
1. Párrafo del alcance
2. Párrafo con salvedades (si las hay)
3. Párrafo de opinión
4. Firma, Fecha
b) Informe Largo
1. Fecha del informe y destinatario
2. Párrafo Introductorio
3. Objetivo de la Auditoría
4. Párrafo del alcance y metodología
5. Aclaraciones del examen practicado
6. Conclusión
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7. Explicación de resultados
8. Firma
4. Tono Constructivo del Informe: los informes de auditoría deberán provocar
una reacción positiva en las conclusiones y recomendaciones formuladas. No
se deberá utilizar lenguaje despectivo ni destructivo, sin dejar de formular el
criterio juicioso del auditor.
5. Objetividad del Informe: los comentarios y conclusiones deberán
presentarse de manera objetiva e imparcial. Presentando la realidad
encontrada, sin tratar de salvar la responsabilidad de algún funcionario o
empleado de la entidad auditada.
6. Precisión y Razonabilidad del Informe Los informes deben prepararse en lenguaje sencillo y fácilmente entendible,
tratando los asuntos en forma breve y deben coincidir con los hechos
observados. Estas características Permitirán hacer un seguimiento correcto a
las recomendaciones planteadas y efectuar las evaluaciones pertinentes a las
acciones correctivas que se adopten en cada caso.
7. Informe sobre la evaluación del Control Interno Los auditores deberán informar por escrito los resultados de la evaluación del
Control Interno de la entidad. Este informe podrá incluirse en el Informe de
Auditoría o presentarse por separado; De haber existido limitaciones para su
evaluación, el auditor deberá detallarlo en su informe.
8. Contenido del Informe sobre el Control Interno
El informe del auditor sobre el Control Interno debe asegurar:
1. Que ha examinado los Estados Financieros
2. Que la auditoría se realizó de acuerdo con las normas de auditoría
generalmente aceptadas.
3. Que se consideró el Control Interno para determinar los procedimientos de
auditoría, con el fin de expresar una opinión sobre los estados financieros y no
para proporcionar seguridad del Sistema de Control Interno.
4. Que el establecimiento y mantenimiento del sistema de Control Interno son
responsabilidad de la Administración.
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5. Explicación de los objetivos y limitaciones inherentes del control Interno.
6. Descripción de las políticas y procedimientos importantes del Control Interno
7. Definición y alcance del trabajo
8. Definición y descripción de las condiciones observadas
9. Descripción de las debilidades importantes observadas y las
recomendaciones correspondientes.
9. Declaraciones en el Informe sobre el cumplimiento de Leyes y Reglamentos aplicables: las divulgaciones en el informe sobre
cumplimiento legal y reglamentario deben estar estructuradas conforme a las
normas de auditoría y normas específicas. Se deberá señalar todos los casos
importantes de incumplimiento y todos los actos ilícitos o indicios de
ilegalidades que puedan conducir a un proceso penal.
10. Difusión y Trámite del Informe.
La oficina de Auditoría o el auditor responsable del equipo de auditoría deberá
presentar el informe de auditoría por escrito al funcionario responsable de la
entidad auditada y al organismo o autoridad que haya solicitado la auditoría.
Todas las personas auditadas deberán tener conocimiento de los resultados
finales de la auditoria efectuada a su área.10
2.7.2 NORMAS DE AUDITORIA INTERNA
NORMAS SOBRE ATRIBUTOS
1000-Propósito, Autoridad y Responsabilidad
1100-Independencia y Objetividad
1110- Independencia de la Organización
1120- Objetividad Individual
1130- Impedimentos a la Independencia u Objetividad
1200-Pericia y Debido Cuidado Profesional
1210- Pericia 10 http://www.mailxmail.com/curso-elemental-auditoria/normas-auditoria-3
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31
1220- Debido Cuidado Profesional
1230- Desarrollo Profesional Continuado
1300- Programa de Aseguramiento de Calidad y Mejora
1310- Evaluación del Programa de Calidad
1311-Evaluaciones Internas
1312-Evaluaciones Externas
1320- Reporte sobre el Programa de Calidad
1330-Utilización de Realizado de Acuerdo con las Normas
1340- Declaración de Incumplimiento
NORMAS SOBRE DESEMPEÑO
2000- Administración de la Actividad de Auditoria Interna
2010- Planificación
2020- Comunicación y Aprobación
2030- Administración de Recursos
2040- Políticas y Procedimientos
2050- Coordinación
2060- Informe al Consejo de Administración y a la Dirección Superior
2100- Naturaleza del Trabajo
2110-Gestión de Riesgos
2120-Control
2130-Gobierno
2200- Planificación del Trabajo
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2201- Consideraciones sobre Planificación
2210- Objetivos del Trabajo
2220- Alcance del Trabajo
2230- Asignación de Recursos para el Trabajo
2240- Programa de Trabajo
2300- Desempeño de Trabajo
2310-Identificación de la Información
2320-Análisis y Evaluación
2330- Registro de la Información
2340- Supervisión del Trabajo
2400- Comunicación de Resultados
2410- Criterios para la Comunicación
2420-Calidad de la Comunicación
2421- Errores y Omisiones
2430- Declaración de Incumplimiento con las Normas
2440- Difusión de Resultados
2500- Supervisión del Progreso
2600- Aceptación de los Riesgos por la Dirección11
2.8 EL AUDITOR OPERACIONAL
El auditor operacional es la persona con más experiencia y atributos especiales
para adaptarse a distintas circunstancias.
11PEÑA, Genaro; “Apuntes de la Materia Auditoría de Gestión”
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Las cualidades, atributos, responsabilidades y estatus del auditor interno de
operaciones son algo similar al del auditor financiero tradicional, pero más
orientados hacia la perspectiva de dirección.
2.8.1 CUALIFICACIONES
En la auditoria de operaciones puede ser deseable un historial contable, pero
no indispensable. Muchas organizaciones de auditoria incluyen en sus nominas
a personal cuya experiencia anterior esta basada en especializaciones en el
campo de la industria, ingeniería y análisis de sistemas. La habilidad del auditor
para acumular, poner en orden y analizar información de naturaleza operativa
es tan importante en las auditorias operativas como las financieras.
Probablemente la más importante calificación de un auditor es la habilidad para
pensar como un director. Después de reunir y analizar la información debe
sopesar los resultados como si fuese un director y sugerir las mejoras. Solo
pensando así, podrá ayudar verdaderamente a la dirección.12
2.8.2 ATRIBUTOS AUDITOR OPERACIONAL
El auditor de operaciones debe tener curiosidad y persistencia. Debe ser
adaptable y debe tener un enfoque constructivo y mucho sentido del negocio.
Finalmente debe ser cooperador. Estos atributos se comentan a continuación.
• Curiosidad.- el auditor de operaciones debe estar interesado y tener
curiosidad por todas las operaciones.
• Persistencia.- no se debe seguir adelante hasta que se esta seguro de
que se entiende la situación. Se aplican pruebas, verificaciones, o se
comprueba de cualquier otra forma que las cosas realmente se realizan
como se ordeno o como deben hacerse.
• Adaptabilidad.- debido a que su trabajo lo lleva a conocer todas las
áreas de la empresa, debe sentirse cómodo en los distintos entornos.
• Constructivo.- no hay que considerar los errores o deficiencias como
final de su estudio. Debe comprobar que se evitan las repeticiones en 12 Enciclopedia de la Auditoria, Océano Grupo Editorial, Barcelona 2001
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lugar de enfatizar los errores. Considerar la deficiencia como una guía
de mejora para el futuro.
• Sentido del Negocio.- debe observarlo todo desde la perspectiva del
efecto sobre la eficacia y en beneficio de la operación del negocio.
Cuando evalúa un área en particular, debe tener en mente la interfase
de la operación con otras y su relación con el conjunto del negocio.
• Cooperación.- debe considerarse así mismo como un asesor del
negocio, no como un rival o critico de aquellos con los que trata. trabaja
con ellos, los consulta, y revisa sus recomendaciones. Su interés es
mejorar la operatividad del negocio en lugar de recibir felicitaciones por
descubrir errores.13
2.9 ETICA.
La ética general comprende las normas mediante las cuales un individuo
decide su conducta. Por lo general se consideran las exigencias impuestas por
la sociedad, los deberes morales y los efectos de las propias acciones. La ética
profesional no es mas que un caso especial de la ética general, en la cual,
como profesional, la persona recibe pautas de conducta especificas en asuntos
que reflejan su responsabilidad hacia la sociedad, hacia los clientes, hacia
otros miembros de la profesión y hacia si mismo.
En la actualidad el código de ética profesional de AICPA se divide en cuatro
secciones: 1) Concepto de Ética profesional.
2) Reglas de conducta.
3) interpretaciones de las reglas de conducta
4) resoluciones de ética
En la sección Conceptos de ética profesional se presentan cinco principios.
Estos son:
13 Enciclopedia de la Auditoria,Océano Grupo Editorial, Barcelona 2001
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35
Independencia, integridad y objetividad. Un contador público debe mantener su
integridad y objetividad, y cuando se dedica al ejercicio de la contaduría pública
independiente tiene que ser independiente de aquellos a quienes sirve.
Normas generales y técnicas. Un contador público debe observar las normas
de la profesión de carácter técnico y luchar de continuo para mejorar su
capacidad y la calidad de sus servicios.
Responsabilidad para con los clientes. Un contador público debe ser imparcial
y sincero con sus clientes, servirles lo mejor posible de acuerdo a su
capacidad, con la preocupación principal de que sus máximos beneficios se
derivan de sus responsabilidades para con el público en general.
Responsabilidad para con los colegas. Un contador público titulado debe
comportarse de manera que estimule la cooperación y las buenas relaciones
entre los integrantes de la profesión.
Otras responsabilidades y prácticas. Un contador público debe comportarse de
manera que eleve el prestigio de la profesión y su capacidad de servir al
público.14
2.10 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
Existen varias modalidades propuestas y divulgadas para ejecutar la Auditoría
Operacional; cada una de ellas fundamentada y orientada por la actividad
básica de la profesión que la propone.
Con el fin de conocer los procesos definidos presentar un esquema eficiente
para el desarrollo técnico y lograr el objetivo de esta investigación, a
continuación presentaremos varias metodologías de referencia:
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL DEL INSTITUTO
MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS15
FAMILIARIZACIÓN:
14 COOK,J,WINKLE, G “Auditoria”, MC Graw Hill,1987
15 IMCP “ESQUEMA BASICO DE LA A.O.”BOLETIN N 1
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Estudio Ambiental
Estudio de la Gestión Administrativa
Visita a las Instalaciones
INVESTIGACION Y ANALISIS
Entrevista
Evaluación de la Gestión Administrativa
Estudio de la información
DIAGNOSTICO
Fase Creativa
Reverificación de Hallazgos
Informe
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL SEGÚN LA
ASOCIACION MEXICANA DE AUDITORES16
Determinación del Alcance
Planeamiento
Familiarización
Investigación
Examen
Informe
Resumen
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL SEGÚN MILTON
MALDONADO
Familiarización y revisión de la legislación y normativa
16 AMA
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37
Evaluación del sistema de control interno
Desarrollo de hallazgo o examen profundo de áreas críticas
Comunicación de resultados e informes de auditoria
Monitoreo estratégico de recomendaciones junto con la administración
METODOLOGIA SEGÚN LA ILACIF
ESTUDIO PRELIMINAR
Recopilación de información general de la empresa:
Actividades realizadas
Naturaleza y finalidad
Significación
Para planear el inicio del examen
REVISION DE OBJETIVOS, POLITICAS Y NORMAS
Análisis de la información básica
Misión, Objetivos y ámbito de sus actividades
Responsabilidades y Restricciones
Financiación y conocimiento general de las operaciones
Para determinar situaciones adversas o áreas por examinar
REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Examen sobre la efectividad de los controles existentes con el propósito de
identificar áreas criticas por examinar.
EXAMEN DETALLADO DE AREAS CRÍTICAS
Examen profundo de las actividades o funciones identificadas como áreas
criticas con la finalidad de superarlas mediante la acción correctiva.
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
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38
Preparación de un informe de Auditoria Operacional con la finalidad de divulgar
los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
METODOLOGIA SEGÚN JORDI MAS/CARLES RAMIÓ17
La fase de elaboración del diagnóstico de la organización
Elaboración del plan de trabajo de la auditoria administrativa
Técnicas de recogida de la información
Elaboración de un diagnóstico integral
Elaboración de un diagnóstico con una proyección psicosocial
Elaboración de un diagnóstico con una proyección política
Realización de un diagnóstico participativo
METODOLOGIA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
Fase I: Conocimiento Preliminar
Visita de observación de la entidad
Revisión de archivos de papeles de trabajo
Determinar indicadores
Estudiar el FODA
Evaluación de la estructura de control interno
Definición de objetivos y estrategias de auditoria
Fase II : Planificación
Análisis de la información y documentación
Evaluación del Control Interno por componentes
Elaboración del Plan y Programas
Fase III : Ejecución 17 JORDI MAS/CARLES RAMIO, “La auditoria operativa en la práctica”
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39
Aplicación de Programas
Preparación e Papeles de Trabajo
Hojas de resumen de hallazgos por componentes
Definición de la estructura del informe
Fase IV: Comunicación de Resultados
Redacción del Borrador del informe
Conferencia Final, para lectura del informe
Obtención de criterios de la entidad
Emisión del informe final, síntesis y Memorando de
Antecedentes(exclusivo del Sector Público)
Fase V: Seguimiento
De hallazgos y recomendaciones al término de auditoria
Re comprobación después de uno o dos años.
2.11 PROCESO DE AUDITORIA
2.11.1 ETAPA DE PLANIFICACIÓN
“Es un proceso que abarca actividades que van desde las disposiciones
iniciales para tener acceso a la información necesaria hasta los
procedimientos que se han de seguir al examinar tal información e
incluye la planificación del número y capacidad del personal necesario
para realizar la auditoria. La naturaleza, distribución temporal y alcance
de los procedimientos de planificación del auditor variarán según el
tamaño y la complejidad de la entidad o componente bajo auditoria, de
su experiencia en la misma y de su conocimiento del negocio de la
entidad”. 18
18 GRUPO OCÉANO: Enciclopedia de la Auditoria,Editorial Océano, Barcelona, 2003.
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40
2.11.1.1 Planificación Preliminar
En esta fase se obtiene un conocimiento general de la empresa y del
medio externo, para esto es necesario iniciar conversaciones con los
representantes y/o administradores de la empresa, analizar sus
necesidades y formular un plan general de acción para realizar la
auditoria. En esta etapa se distinguen las siguientes fases:
Conocimiento del ente a examinar y su naturaleza jurídica
Generalmente el primer paso que da el auditor en el proceso de
planificación va dirigido a la obtención de información sobre el negocio
de la entidad. En este punto el auditor debe obtener un grado de
conocimiento del negocio de la entidad que le permita planificar y
realizar su revisión de acuerdo con las Normas de Auditoría
Generalmente aceptadas ya que esta información ayudará al auditor a:
• Identificar las áreas que podrían requerir consideración especial.
• Obtener información importante.
• Evaluar las situaciones en las que se producen las diferentes
actividades de la empresa.
2.11.1.2 CONTROL INTERNO
CONCEPTO.- “Es el proceso realizado por el Consejo de Directores,
administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar
seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes
categorías” 19
• Efectividad y eficiencia de las operaciones.
• Confiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.
19 COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION, (COSO), 1985
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41
El SAS 78 determina que el control interno consta de cinco componentes
relacionados entre sí, estos se derivan del estilo de la alta dirección y están
integrados en el proceso de gestión y son afectados por el tamaño de la
entidad:
- Ambiente de control: establece el tono a seguirse dentro de la entidad, lo
cual influye a la consciencia del control que tienen los empleados. Como es el
elemento que establece la disciplina y la estructura, el ambiente de control sirve
como cimiento para los demás componentes del control interno.
El éxito o su falta en cuanto al establecimiento de control interno depende del
ambiente en que este proceso de control tiene lugar. Cuando el ambiente de
control es defectuoso, no es probable que las actividades de control especificas
tomadas en dicho ambiente, por bien diseñadas que estén.
- Evaluación de los riesgos: es el proceso que debe conducir la entidad para
identificar y evaluar cualquier riesgo que tenga relevancia para sus objetivos.
Una vez hecho esto, la gerencia debe determinar como se manejan los riesgos.
Al diseñar controles internos, la gerencia debe considerar “actos circunstancias
externas e internas que pueden ocurrir y afectar adversamente a la capacidad
de la empresa para registrar, procesar, resumir, y revelar datos que guarden
uniformidad con las afirmaciones de la gerencia.
- Actividades de control: estas son las políticas y procedimientos que ayudan
a asegurar el cumplimiento de las direcciones de la gerencia.
Además de crear un ambiente de control eficaz y un proceso de evolución del
riesgo, el cliente debe adoptar actividades (políticas y procedimientos) de
control específicas. Las actividades de control son clasificadas por SAS-55
como: a) revisión del desempeño; b) procesamiento de información; c)
controles físicos; d) separación de funciones.
- Información y comunicación: estos elementos claves ayudan a la gerencia
a cumplir con sus responsabilidades. La gerencia debe establecer un proceso
oportuno y eficaz para la transmisión de comunicaciones.
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42
Los aspectos del control interno relacionados con informar y comunicarse
centran en los sistemas de información de la entidad y en “los métodos y
registros establecidos para registrar, procesar, resumir y reportar las
transacciones de la entidad (así como también los actos y condiciones).
- Monitoreo o Supervisión: es el proceso empleado por la entidad para
evaluar la calidad de su desempeño en materia de control interno al correr del
tiempo.
Una vez establecidos los controles internos la gerencia debe evaluarlos
oportunamente (tanto en cuanto a su diseño como a su funcionamiento)
modificarlos cuando sea necesario. SAS-55 indica que la vigilancia continua
debe ser parte rutinaria de las actividades que resultan en control eficaz. En
algunas entidades la vigilancia rutinaria es complementada por la función de
auditoría interna, la cual no necesariamente tiene que ser realizada por un
departamento de auditoria interna. En estos casos se identifican y comunican a
los gerentes correspondientes tanto los controles vigorosos como los débiles.
2.11.1.1.1COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO SEGÚN EL COSO ERM
AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente interno refleja la filosofía e influencia del riesgo y la conciencia de
control de su gente en una entidad. La gerencia formula una filosofía para
gerenciar el riesgo, para facilitar al personal de la entidad un entendimiento de
cómo gerenciar el riesgo. La gerencia establece la relación a lo largo de ERM,
desempeños y valores, integrándolo con las iniciativas relacionadas, las formas
de los deseos de la cultura de riesgos, y el establecimiento de los apetitos de
riesgos de la organización.
ESTABLECER OBJETIVOS
La misión de la entidad es lo que aspira lograr. Desde este punto, la gerencia
establece sus objetivos estratégicos, formula su estrategia, y establece
objetivos relacionados.
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El control de riesgo empresarial garantiza que la gerencia tenga en vigencia un
proceso para establecer objetivos y que estos ayuden con la misión de la
entidad y estén dentro de los límites de riesgo.
El modelo COSO – ERM, identifica el proceso de establecer objetivos como un
elemento esencial del control interno
Aspectos clave son:
• Como se seleccionan tales objetivos
• Como se decide acerca de su viabilidad
• Como se monitorea su progreso20
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
Es importante entender que evento es un acontecimiento o suceso imprevisto.
La gerencia identifica eventos potenciales que afectan la habilidad de la entidad
para implementar exitosamente su estrategia y lograr sus objetivos. Los
eventos que tienen un efecto positivo representan oportunidades, los cuales la
entidad los canaliza hacia su estrategia y el proceso de establecimiento de
objetivos. Los eventos con impactos negativos representan riesgos, los cuales
la entidad debe direccionar a través de sus procesos de gerenciamiento de
riesgos. Se debe considerar la variedad de factores internos y externos que
influencian para que aquellos eventos puedan ocurrir, estos pueden ser
tendencias, fuerzas sociales y económicas, capacidad de los empleados.
EVALUACIÓN DEL RIESGO
Riesgo.- es todo evento contingente que puede impedir el logro de los
objetivos. Es el proceso de identificar el potencial impacto y la probabilidad de
ocurrencia de los eventos de riesgo. La evaluación de riesgos permite a una
entidad considerar como los eventos potenciales podrían afectar el logro de sus
objetivos. La gerencia evalúa los eventos desde dos perspectivas, probabilidad
e impacto. A través de la evaluación del riesgo, la gerencia considera las 20 COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION,(COSO), 1985
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consecuencias positivas y negativas de los eventos potenciales,
individualmente o por categorías, a lo largo de la entidad.
Condiciones que pueden crear un riesgo adicional
• Diseño u operación inadecuada del control interno
• Metas y planeación fuera de la realidad
• Actividades no autorizadas
• Acciones correctivas pobremente planeadas o implementadas
RESPUESTA AL RIESGO
La respuesta al riesgo permite evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo. La
gerencia identifica opciones de respuestas al riesgo y considera sus efectos
sobre la probabilidad e impacto de los eventos. 21
La efectividad del modelo ERM no significa que la mejor respuesta fue
seleccionada, sino que se e espera que traiga al impacto y a la probabilidad
dentro de los apetitos de riesgo de la entidad.
Apetito de riesgo.- es el nivel de riesgo que la organización tolera.
Hay Cuatro Tipos de Respuesta al Riesgo
• Evasión
• Reducción
• Compartir
• Aceptación
Niveles de riesgo residual.
– Terminar con el riesgo
– Reducir el riesgo
21 COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION,(COSO), 1985 22 COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION,(COSO), 1985
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– Aceptar el riesgo
– Pasar el riesgo
Riesgo Residual: es el riesgo que permanece después de que la dirección
halla realizado sus acciones para reducir el impacto y la probabilidad de un
acontecimiento adverso, incluyendo las actividades de control en respuesta de
un riesgo. Es el riesgo inherente menos el riesgo de control.
Riesgo Inherente: Aquel que afecta a los saldos de cuentas o alguna
transacción. 22
ACTIVIDADES DE CONTROL
Las actividades de control son los procedimientos y políticas que ayudan a
asegurar que las respuestas al riesgo apropiadas sean ejecutadas. Las
actividades de control ocurren en todos lo niveles, y en todas las funciones de
la entidad, incluyen actividades tales como aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, reconciliaciones, revisión de desempeño de operaciones y
segregación de funciones, sistemas, procesos, técnicas, programas, proyectos
y otras formas de lograr los objetivos.
Los controles deben optimizarse para:
• Proveer una respuesta adecuada
• Alinear el riesgo con el apetito de riesgo de la organización
• Establecer una óptima relación de costo - beneficio
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
La oportuna información de fuentes internas y externas deben ser identificadas,
capturadas y comunicadas en una forma y marco de tiempo que permita al
personal llevar a cabo sus responsabilidades. La comunicación efectiva de
información relevante ocurre a lo largo de partes externas, tales como clientes,
proveedores.
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SUPERVISION
Es un proceso que evalúa la presencia y funcionalidad de sus componentes.
Una supervisión separada asegura que el modelo ERM es aplicado en todos
los niveles y a lo largo de la entidad. La falta de documentación no significa que
los componentes no existan, la documentación hace que la supervisión sea
efectiva.
EFICACIA DEL MÉTODO “COSO ERM”
Determinar si el control de riesgos empresariales de una entidad es “eficaz” es
un criterio que surge de la evaluación de si los ocho componentes están
presentes y funcionan eficazmente. Para que los componentes estén presentes
y funcionando adecuadamente, no deben existir debilidades importantes y se
debe llevar los riesgos dentro de los límites permitidos. 23
2.11.1.2 RIESGO DE AUDITORIA
Concepto: al riesgo de auditoría puede definirse como la posibilidad de emitir
un informe de auditoría incorrecto por no haber detectado errores o
irregularidades significativas que modificarían e sentido de opinión vertida en el
informe.
2.11.1.2.1 Categorías del Riesgo de Auditoría
Existen tres categorías del riesgo de auditoría:
RIESGO INHERENTE
El riesgo inherente es la susceptibilidad de los estados financieros a la
existencia de errores o irregularidades significativos, antes de considerar la
efectividad de de los sistemas de control.
23 COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION,(COSO), 1985
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El riesgo inherente esta totalmente fuera de control por parte del auditor.
Difícilmente se puedan tomar acciones que tiendan a eliminarlo porque es
propio de la operatoria del ente.
Factores que determinan el riesgo inherente:
♦ La naturaleza del negocio del ente: el tipo de operaciones que se realizan y el
riesgo propio de esas operaciones; la naturaleza de sus productos y volumen
de transacciones.
♦ La situación económica y financiera del ente: el riesgo de auditoría de una
pujante empresa productora con altos niveles de ganancias y sólida posición
económico-financiera no será el mismo que el de una empresa con graves
problemas financieros y baja rentabilidad económica que comprometa la
vigencia del principio de empresa en marcha.
♦ La organización gerencial y sus recursos humanos y materiales; la integridad
de la gerencia y la calidad de los recursos que el ente posee.
RIESGO DE CONTROL
El riesgo de control es el riesgo de que los sistemas de control estén
incapacitados para detectar o evitar errores o irregularidades significativas en
forma oportuna.
Este tipo de riesgo también esta fuera del control de los auditores, pero eso sí,
las recomendaciones resultantes del análisis y evaluación de los sistemas de
información, contabilidad y control que se realicen van a ayudar a mejorar los
niveles de riesgo en la medida en que se adopten tales recomendaciones.
Además, la existencia de bajos niveles de riesgo de control, lo que implica que
existían buenos procedimientos en los sistemas de información, contabilidad y
control puede ayudar a mitigar el nivel de riesgo inherente evaluado en una
etapa anterior.
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Factores que determinan el Riesgo de Control:
Están presentes en el sistema de información, contabilidad y control. La tarea
de evaluación del riesgo de control está íntimamente relacionada con el análisis
de estos sistemas.
RIESGO DE DETECCION
El riesgo de detección es el riesgo de que los procedimientos de auditoría
seleccionados no detecten errores o irregularidades existentes en los estados
contables.
A diferencia de los dos riesgos mencionados anteriormente el riego de
detección es totalmente controlable por la labor del auditor y depende
exclusivamente de la forma en que se diseñen y lleven a cabo los
procedimientos de auditoria.
El riesgo de detección es la última y única posibilidad de mitigar altos niveles
de riesgos inherentes y de control.
Factores que determinan el Riesgo de Detección
►La ineficacia de un procedimiento de auditoria aplicado.
►La mala aplicación de un procedimiento de auditoría, resulte éste eficaz o
no.
►Problemas de definición de alcance y oportunidad en un procedimiento de
auditoría, haya sido bien o mal aplicado. Este factor se relaciona con la
existencia de muestras no representativas.
2.11.1.2.2 EVALUACION DEL RIESGO DE AUDITORIA
La evaluación del riesgo de auditoría proceso por el cual, a partir del análisis de
la existencia e intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo
presente en cada caso.
El nivel del riesgo de auditoría suele medirse en cuatro grados posibles. Estos
son:
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• Mínimo
• Bajo
• Medio
• Alto
En algunas circunstancias quizá resulte poco clara esta clasificación, por lo que
muchas veces la evaluación del nivel de riesgo se limita a determinar un riesgo
alto o bajo.
2.11.1.2.3 CALIFICACION DEL RIESGO
Proceso subjetivo basado en la experiencia, criterio y capacidad del auditor,
base para el enfoque.
Para ello se tratan de medir tres elementos que, combinado son herramientas a
utilizar en el proceso de evaluación de nivel de riesgo. Esos elementos son:
1.- La significatividad de los componentes.
2.- La existencia de factores de riesgo y su importancia relativa.
3.- Probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades básicamente
obtenida del conocimiento y la experiencia anterior de ese ente
Un nivel de riesgo mínimo estaría conformado cuando en un componente poco
significativo no existan factores de riesgo y donde la probabilidad de ocurrencia
de errores o irregularidades sea remota.
Cuando en un componente significativo existen factores de riesgo pero no
demasiado importantes y la probabilidad de existencia de errores o
irregularidades sea baja-improbable-, ese componente tendrá una evaluación
de riesgo bajo.
Un componente claramente significativo donde existen varios factores de riesgo
y es posible que se presenten errores o irregularidades, será de un riesgo
medio.
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Por último, un componente tendrá un nivel de riesgo alto cuando sea
claramente significativo, con varios factores de riesgo, algunos de ellos muy
importantes y donde sea totalmente probable que existan errores o
irregularidades. 24
2.11.1.3 TECNICAS DE AUDITORIA
Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba
utilizados en forma común por la profesión para obtener evidencias.
Los organismos superiores de control y las contralorías de algunos países
adoptaron y clasificaron las técnicas de la siguiente manera:
Técnicas de Verificación Ocular
• Observación: consiste en establecer ocularmente y en forma
organizada el desarrollo y comportamiento de una actividad, transacción
o acto administrativo. Comparación: es la verificación de las relaciones
de similitud y diferencia entre dos o más conceptos, actos
administrativos, objetos, magnitudes o hechos.
• Revisión Selectiva: consiste en separar mentalmente los temas o
elementos no típicos de un conjunto. Es la revisión de hechos
considerados de importancia mediante la selección de una muestra.
• Rastreo: consiste en realizar el seguimiento de una operación o acto
administrativo desde su inicio hasta su terminación, a fin de acumular
conocimientos sobre él.
Técnicas de Verificación Verbal
• Indagación: es una técnica que permite obtener información mediante
el diálogo o la formulación de preguntas sobre temas específicos a fin de
aclarar algunos aspectos de la investigación, no se requiere pre
elaborar las preguntas.
24 ARENS Alvin, “AUDITORIA UN NUEVO ENFOQUE EMPRESARIAL”, Ediciones Pretince Hall Hispanoamericana, SA,1997
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Técnicas de Verificación Escrita
• Análisis: consiste en descomponer un hecho en sus elementos o partes
constitutivas para efectos de estudio y evaluación, separa un sistema en
subsistemas hasta conocer sus principios o elementos básicos.
• Conciliación: consiste en el estudio de dos conjuntos de datos
separados e independientes pero relacionados entre sí, a fin de
establecer un acuerdo, semejanza o igualdad.
• Confirmación: permite obtener información vía escrita de terceras
personas sobre temas examinados.
Hay dos tipos comunes de confirmación: Positivas y Negativas.
Una confirmación Positiva es una comunicación dirigida a la persona
pidiéndoles que confirme de todas maneras lo requerido, será directa cuando
se incluye los datos que se confirman y será indirecta cuando no se incluye
datos pero se espera una confirmación.
Una confirmación negativa se solicita una respuesta solo cuando el deudor está
en desacuerdo con el dato entregado.
Técnicas de Verificación Documental
• Computación: permite es establecer la corrección aritmética o
matemática de los cálculos formulados en los documentos que
respaldan una operación o acto administrativo.
• Comprobación: es la verificación de los documentos que soportan una
transacción o acto administrativo cumplan requisitos como:
Autoridad: establecer si el nivel jerárquico en la toma de decisiones fue el
apropiado.
Legalidad: evidenciar el cumplimiento de la normativa vigente o que el acto o
transacción en sus documentos fuente sea legal, cumpliendo los requisitos
formales establecidos en la norma respectiva.
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Derecho: determinar si el bien o servicio producto del acto o transacción es
aprovechado o en beneficio de la entidad.
Propiedad: determinar la existencia de documentos que demuestren que el
bien o servicio pertenece a la entidad, es decir, si está bajo su titularidad.
Certidumbre: establecer la existencia del acto o transacción así como del bien
o servicio.
Técnicas de Verificación Física
• Inspección: consiste en determinar la existencia física y ocular de
bienes, efectivo, documentos u otros conceptos para cerciorarse de su
existencia y autenticidad e integridad.
Otras Técnicas o Prácticas
• Certificación: se aplica para la obtención de información escrita de
autoridad competente sobre un hecho en particular.
• Declaración: rendir testimonio, presentación de testigos, información
sumaria, son sinónimos de la declaración, que consiste en declarar o
presentar información de una persona ante autoridad competente. .
• Encuesta: consiste en la aplicación de formularios o cuestionarios con
preguntas predeterminadas con posibilidad de respuesta corta o cerrada
sobre un tema concreto y a personas adecuadas.
• Conferencia: es el proceso en el que el auditor da a conocer los
resultados preliminares de su examen, se discute el borrador el informe,
se obtiene información adicional y la reacción del personal responsable.
• Síntomas: mediante la aplicación de su criterio profesional el auditor
está en capacidad de prever señales o indicios sobre la posibilidad de
cometimiento de desviaciones a través de hechos que pueden ser
imperceptibles para el común de las personas.
• Intuición: Los auditores muy experimentados frecuentemente confían
en un “sexto sentido de intuición “. Este sería el resultado de su
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habilidad de reacción rápida ante síntomas que otros con menos
experiencia dejarían pasar.
• Entrevista: sirve para obtener información de variada naturaleza sobre
aspectos de interés para el auditor. Es una técnica de comunicación
social programada en la cual participan entrevistados y entrevistadores y
constituye la más utilizada e importante en la auditoria operativa. En su
desarrollo se distinguen dos etapas. 25
2.11.2 EJECUCIÓN
“En esta etapa se desarrollan el plan de auditoría, es decir, se llevan a cabo los
procedimientos planificados en la etapa anterior. El propósito de la etapa de
ejecución es obtener suficiente satisfacción de auditoría sobre la cual se puede
sustentar el informe del auditor”. 26
La satisfacción de auditoría se obtiene mediante la ejecución de los
procedimientos previamente definidos y adecuadamente documentados.” 27
2.11.2.1 Evidencia de Auditoría
Concepto: se define como aquella información o hechos que utiliza el auditor
de gestión para comprobar si las actividades que se están auditando se
presentan o no de acuerdo con los estándares o criterios establecidos, o
también como los hechos que se obtienen durante el trabajo de campo para
documentar y justificar las observaciones y conclusiones.
2.11.2.2 Pruebas de Auditoría
Pruebas de Control: se realizan para determinar la existencia tanto del diseño
como de las operaciones de los controles internos específicos. Estas pruebas
incluyen los siguientes tipos de procedimientos:
25 ILACIF, “Auditoria Operacional”, tomo 2 26atenea.unicauca.edu.co/~gcuellar/audioperacional.htm 27SLOSSE, Carlos, Auditoria: Un nuevo enfoque empresarial
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- Hacer consultas al personal adecuado del cliente.
- Examinar documentos registros e informes.
- Observar las actividades relacionadas con el control
- Volver a realizar los procedimientos del cliente. 28
Dentro de las pruebas de control tenemos las siguientes:
• Entrevistas
• Encuestas
• Cuestionarios
• Indagación
• Observación
• Rastreo
• Inspección Documental
A continuación detallamos brevemente cada una de las pruebas:
Entrevistas: consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas
para obtener información.
Este medio es posiblemente el más empleado y uno de los que puede brindar
información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener
contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas puede percibir
actitudes y recibir comentarios. 29
Encuestas: encuestas realizadas directamente o por correo, con el propósito e
recibir de los funcionarios de la entidad auditada o de terceros, una información
de un universo, mediante el uso de cuestionarios cuyos resultados deben ser
posteriormente tabulados.
28ARENS Alvin, “AUDITORIA UN NUEVO ENFOQUE EMPRESARIAL”, Ediciones Pretince Hall Hispanoamericana, SA,1997 29 BENJAMIN Franklin, AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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Cuestionarios: están constituidos por series de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática específica.
Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, procurando que
las preguntas sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción
comprensible y facilidad de respuesta, evitando recargarlo con demasiadas
preguntas.
Indagación: no es otra cosa que obtener información verbal, a través, de
averiguaciones y conversaciones.
Esta técnica se utiliza cuando se está examinando áreas específicas no
documentadas en cuanto al desempeño o cumplimiento de los procesos de
control, sin embargo, los resultados no constituyen evidencia suficiente y
competente. La información sirve de apoyo directo al juicio definitivo del
auditor. La técnica funciona a base de preguntas que pueden constar en un
documento denominado Checklist o Lista de Chequeo, que se utiliza
generalmente cuando el auditor recién inicia la auditoria.
Observación: es el examen ocular preciso para cerciorarse como se realizan
ciertas operaciones o hechos de la organización. Nos sirve para identificar
síntomas o problemas en una entidad. Esta técnica se utiliza generalmente al
iniciar una auditoria, es decir, en la etapa de conocimiento la observación nos
sirve de apoyo.
Rastreo: es seguir la trayectoria de una operación desde un punto a otro en su
procesamiento para determinar la confiabilidad o razonabilidad de los sistemas
o datos. Esta técnica suele utilizarse en el seguimiento del trámite de
operaciones para determinar las bondades del sistema, tal es el caso de la
revisión y evolución del sistema de control interno, a través de operaciones y
transacciones, con el objeto de rastrear los pasos desde su inicio hasta el fin
para calificar la idoneidad del sistema o proceso.
Inspección documental: consiste en obtener y examinar la concordancia
entre los registros contables y la documentación respaldatoria. La inspección
de documentos normalmente es una fuente de evidencia de auditoría altamente
confiable.
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Pruebas Sustantivas: Procedimiento diseñado para verificar o probar
irregularidades que afectan directamente la precisión de los saldos de los
estados financieros.
Algunas de las pruebas sustantivas son las siguientes:
- Comparación
- Cálculo
- Confirmación
- Comprobación
- Inspección
- Examen Físico
Comparación: es la observación de la similitud o diferencia entre dos o más
conceptos. La auditoria se basa fundamentalmente en la comparación ya que
comparamos resultados de acuerdo a estándares y esto nos da como resultado
una variación. Para hacer esto el auditor tiene que establecer las variables.
Cálculo: es determinar la exactitud de los procesos o los cálculos matemáticos
y la documentación fuente.
Confirmación.: es obtener una comunicación escrita de fuente independiente
de la entidad auditada sobre la información requerida o remitida por el auditor
para determinar la razonabilidad o validez de un hecho bajo examen. La
confirmación puede ser positiva o negativa.
Comprobación: Consiste en examinar la evidencia que apoya una operación o
transacción, demostrando entre otros aspectos, autoridad, legalidad,
certidumbre y propiedad para cerciorarse o asegurarse de la veracidad de un
hecho. La esencia de esta técnica es revisar documentos que sustenten la
evidencia.
Inspección: consiste en el examen físico y ocular de bienes para asegurarse
de su existencia y autenticidad.
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Esta técnica generalmente es aplicada cuando el auditor examina documentos,
observa la toma de inventarios, obras de infraestructura e instalaciones.
Examen Físico: es la inspección o conteo que hace el auditor de un activo
tangible. A menudo este tipo de evidencia está asociado con el inventario y el
efectivo, pero, también se aplica a la verificación de valores, documentos por
cobrar y los activos físicos tangibles.
Procedimientos Analíticos.: implican comparaciones de montos registrados
con expectativas que desarrolla el auditor. 30
A continuación describimos algunos de los procedimientos:
Benchmarking: Es un proceso sistemático y continúo de evaluación de los
productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son
reconocidas como líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras
organizacionales.
Indicadores: un indicador es un punto en una estadística simple o compuesta
que refleja algún rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de
interpretación. Establece una relación cuantitativa entre dos cantidades que
corresponden a un mismo proceso o a procesos diferentes. Por sí solos no son
relevantes, adquieren importancia cuando se les compara con otros de la
misma naturaleza. Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones,
elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Pueden medir el
desempeño de un individuo, de un sistema y sus niveles, de una organización,
las características del contexto, el costo y la calidad de los insumos, la
efectividad de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos,
en relación con necesidades específicas.
Características de los indicadores:
Para que los indicadores sean efectivos deben reunir las siguientes
características:
30 ARENS Alvin, “AUDITORIA UN NUEVO ENFOQUE EMPRESARIAL”, Ediciones Pretince Hall
Hispanoamericana, SA,1997
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• Ser relevante o útil para la toma de decisiones.
• Factible de medir.
• Conducir fácilmente información de una parte a otra.
• Ser altamente discriminativo.
• Verificable.
• Libre de sesgo estadístico o personal.
• Aceptado por la organización
• Justificable en relación a su costo beneficio.
• Fácil de interpretar.
• Utilizable con otros indicadores.
• Tener precisión matemática en los indicadores cuantitativos.
• Precisión conceptual en los indicadores cualitativos. 31
Análisis Estadístico: Consiste en la aplicación de técnicas estadísticas que
nos permiten llegar a una conclusión para toda la población a partir de una
muestra, así en economía se han desarrollado conceptos como los números
índices, las series de tiempo.
Análisis de Regresión: Es una de las técnicas usadas con más frecuencia en
investigación económica y comercial para buscar una relación entres dos o
más variables ligadas de un modo causal.
Análisis Costo – Beneficio: es un estudio para determinar la forma menos
costosa de alcanzar un objetivo o de obtener el mayor valor posible de acuerdo
con la inversión realizada.
2.11.2.3 Muestreo en Auditoría
Una vez que hemos decidido que procedimientos emplear y cuando aplicarlos,
es necesario determinar el número adecuado de partidas que se va a
muestrear de la población y cuales escoger.
31BENJAMIN Franklin, AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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Muestra Representativa: Es aquella en la cual las características de la muestra
de interés para la auditoría son aproximadamente las mismas que las dela
población.
El Muestreo de Atributos
El muestreo de atributos es un método estadístico que se utiliza para calcular la
proporción de partidas en una población que contiene una característica o un
atributo de interés. Esta proporción recibe el nombre de tasa de ocurrencia o
tasa de excepción y es la proporción de partidas que contienen el atributo
específico en relación al número total de partidas de la población, dicha tasa se
expresa como un porcentaje. 32
Aplicación del Muestreo de Atributos
El muestreo de atributos se aplica a pruebas de controles y pruebas
sustantivas de operaciones, en trece pasos bien definidos. Los pasos se
dividen en tres secciones: Planeación de la Muestra, Selección de la Muestra y
Realización de Pruebas y Evaluación de los Resultados.
a) Plan de la Muestra
1. Establecer los objetivos de la prueba de auditoría.
2. Definir los atributos y condiciones de excepciones
3. Definir la población.
4. Definir la Unidad de muestreo.
5. Especificar el índice de excepción tolerable.
6. Especificar el riesgo aceptable de exceso de confianza.
7. Cálculo del índice de excepción de la población.
8. Determinar el tamaño de muestra inicial.
32ARENS Alvin, “AUDITORIA UN NUEVO ENFOQUE EMPRESARIAL”, Ediciones Pretince Hall
Hispanoamericana, SA,1997
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60
b) Seleccionar la Muestra y Realizar Pruebas
9. Selección de la muestra.
10. Realización de pruebas de auditoría.
c) Evaluación de los Resultados
11. Generalización de la muestra de la población.
12. Análisis de las excepciones.
13. Decidir la aceptabilidad de la población.
a) Plan de la Muestra
1. Establecer los objetivos de la prueba de auditoría: Los objetivos
generales de la prueba, se establecen en términos del ciclo de operación que
se está probando. Por lo general, el objetivo general de las pruebas de
controles y pruebas sustantivas de operaciones es verificar la aplicación de los
controles y determinar si las operaciones incluyen errores o irregularidades
monetarias.
2. Definir los atributos y condiciones de excepciones: Consiste en definir
las características que se están probando y las condiciones de excepción.
3. Definir la población: La población representa el conjunto de datos sobre los
cuales el auditor desea generalizar. El auditor define la población para incluir
cualquier dato que se desee, pero debe muestrear de la población total tal y
como se ha definido. Es importante que el auditor defina con cuidado la
población de antemano, de acuerdo con los objetivos de las pruebas de
auditoría.
4. Definir la Unidad de muestreo: La unidad de muestreo se define de
acuerdo con los objetivos de las pruebas de auditoría.
5. Especificar el índice de excepción tolerable: El índice de excepción
tolerable representa el índice de excepción que el auditor permitirá en la
población y que estará dispuesto a utilizar el riesgo de control evaluado y/o el
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monto de errores o irregularidades monetarias en las operaciones establecidas
durante la planificación. El IET es el resultado de un criterio del auditor. El IET
adecuado es una cuestión de importancia y por lo tanto se ve afectado tanto
por la definición como por la importancia del atributo en el plan de auditoría.
6. Especificar el riesgo aceptable de exceso de confianza: Cuando se toma
una muestra, existe el riesgo que sean incorrectas las conclusiones cuantitativas sobre la población, ese riesgo recibe el nombre de riesgo
aceptable de exceso de confianza RAE. El RAE es el riesgo que el auditor está
dispuesto a aceptar en un procedimiento de control como efectivo cuando el
índice de excepción de la población es mayor que el IET. Al escoger el RAE
adecuado en una situación, el auditor utiliza su mejor criterio. Dado que el rae
es una medida del riesgo que el auditor está dispuesto a aceptar, la
consideración principal es la medida en que auditor planee reducir un riesgo de control evaluado, como base del alcance de las pruebas de detalles de saldos.
7. Cálculo del índice de excepción de la población: en el muestreo de
atributos, con un estimado anticipado de índice de excepción de población
EAIE se planea el tamaño adecuado de la muestra. Si el EAIE es bajo, u
tamaño de muestra relativamente pequeño satisfará el índice de excepción
tolerable del auditor.
8. Determinar el tamaño de muestra inicial: Son cuatro los factores que
determinan el tamaño de muestra inicial para un muestreo de atributos:
población, IET, RAE y EAIE. El tamaño de la población no es tan importante
como factor al igual que los otros y no se incluye. El tamaño de la muestra
inicial recibe ese nombre porque las excepciones en la muestra real se evalúan
antes que sea posible saber si la muestra es lo suficientemente grande para
lograr los objetivos de la prueba. Una vez que se han determinado los tres
factores más importantes que afectan el tamaño de la muestra, es posible
calcular el tamaño de muestra inicial. Esto se puede hacer de dos formas: uso
de tablas o programas de computadoras especiales.
Para determinar el tamaño de la muestra en nuestra auditoria tomaremos las
tablas del Audit Sampling Guide del AICPA. En estas tablas se ha establecido
un RAE del 5 y 10%.
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b) Seleccionar la Muestra y Realizar Pruebas
9. Selección de la muestra: la muestra se selecciona utilizando ya sea un
muestreo aleatorio sencillo o sistemático.
Muestreo aleatorio sencillo.- la selección sencilla al azar es aquella en la que
cada combinación posible de elementos de la población tiene igual oportunidad
de constituir la muestra. Se utiliza el muestreo sencillo al azar para muestrear
poblaciones que no están segmentadas para propósitos de auditoría
Muestreo Sistemático.- en el muestreo sistemático el auditor calcula un
intervalo y después selecciona metódicamente las partidas para la muestra con
base en el tamaño del intervalo. El intervalo se determina dividiendo el tamaño
de la población entre el número de partidas de muestra deseada. Por ejemplo,
si una población de facturas de venta varía del 652 al 3151 y el tamaño de
muestra deseado es de 125 el intervalo es 20. El auditor selecciona ahora un
número aleatorio entre 0 y 19 para determinar el punto de partida para la
muestra. La ventaja de la selección sistemática es la facilidad de uso.
10. Realización de pruebas de auditoría: el auditor examina cada partida de
la muestra para determinar si está de acuerdo con la definición del atributo y
lleva un registro de todas las excepciones encontradas.
Cuando se ha terminado el procedimiento de auditoría para la aplicación del
muestreo de atributos, habrá un tamaño de muestra y un número de
excepciones para cada atributo.
c) Evaluación de los Resultados
11. Generalización de la muestra de la población: El índice de excepción
(IEM) de la muestra se calcula fácilmente a partir de los resultados reales de la
muestra. El IEM es igual al número real de excepciones dividido entre el
número real de la muestra. Dado que el índice de excepción de la población no
puede ser igual al índice de excepción de la muestra el auditor calcula el índice
de excepción superior (IES) al nivel aceptable de riesgo para la prueba (RAE).
El IES es el máximo índice de excepción que probablemente exista en la
población dado el RAE. El IES lo determinaremos utilizando las tablas de
evaluación de muestreo de atributos del AICPA.
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63
12. Análisis de las excepciones: Además de determinar el IES para cada
atributo, es necesario analizar las excepciones individuales a fin de determinar
la división en la estructura de control interno que los provocó. Las excepciones
podrán ser provocadas por descuido por parte de los empleados, instrucciones
mal entendidas, faltas de realización de los procedimientos o muchos otros
factores. La naturaleza de una excepción y su causa tienen un efecto
significativo en la evaluación cualitativa del sistema.
13. Decidir la aceptabilidad de la población: es importante distinguir entre el
IET y el RAE, que se escogió por parte del auditor antes de que se realizaran
las pruebas, y el IES y el RAE que resultaron de la muestra auditada. Lo
primero representa las normas que se consideraron necesarias por parte del
auditor.
Lo segundo son los resultados determinados objetivamente con base en la
muestra. Antes que pueda considerarse aceptable la población, el IES
determinado con base en los resultados de la muestra reales deben ser
inferiores o iguales al IET cuando ambos se basan en el RAE. Cuando el IES
es mayor que el IET, es necesario tomar una acción específica. Pueden
seguirse cuatro acciones:
- Revisar el IET o el RAE.
- Ampliar el tamaño de la muestra.
- Revisión del riesgo de control evaluado.
- Escribir una carta a la dirección.
El resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría son los
hallazgos.
2.11.2.4 Hallazgo.- constituye cualquier situación deficiente y relevante que se
determina por medio de la aplicación de los procedimientos de auditoría en las
áreas críticas examinadas y que además sea estructurado de acuerdo a sus
atributos (condición, criterio, causa y efecto) y obviamente sea de interés para
la organización auditada. Es la base para una o más conclusiones,
recomendaciones y disposiciones.
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Atributos de los Hallazgos:
• Condición.- es una operación, actividad o transacción, refleja el grado
en que los criterios están siendo logrados o aplicados.
• Criterio.- es la norma o parámetro con la cual el auditor mide la
condición. Son las metas que la entidad está tratando de lograr o las
normas relacionadas con su logro.
• Causa.- es la razón o razones fundamentales por las que se presento la
condición o es el motivo por el que no se cumplió el criterio o la norma.
Las recomendaciones que se formulen como resultado del estudio
deben estar directamente relacionadas con las causas que se hayan
identificado.
• Efecto.- es el resultado o consecuencia real o potencial que resulta de la
comparación entre la condición y el criterio que debió ser aplicado.
Deben definirse en lo posible en términos cuantitativos. El establecimiento de
efectos ayuda a demostrar la necesidad de la acción correctiva y provee la
evidencia sobre la importancia del hallazgo.
2.11.3 Comunicación de Resultados
La etapa de comunicación de resultados une el trabajo realizado en cada
unidad operativa y en cada componente. El objetivo es analizar los hallazgos
de auditoría de cada unidad y componente de auditoría y obtener una
conclusión general sobre los estados contables tomados en su conjunto, la
cual, en definitiva, constituye la esencia del informe del auditor.
2.11.3.1 Borrador del Informe
Como parte de la etapa de conclusión, los máximos responsables del equipo
de auditoría deben revisar críticamente el trabajo realizado. El objetivo de la
revisión es asegurar que el plan de auditoría haya sido efectivamente aplicado
y determinar si los hallazgos de auditoría han sido correctamente evaluados y
si los objetivos fueron alcanzados. En la elaboración del borrador del informe
se pretende:
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• Completar el trabajo de auditoría.
• Obtener las reacciones del personal responsable.
• Revisar los hallazgos.
• Dirigir y supervisar el trabajo de auditoría.
• Organizar los papeles de trabajo.
2.11.3.2 Informe de Auditoría
Es el documento profesional mediante el cual el auditor comunica los
resultados del examen concluido.
Tipos de Informe
Informe sin Salvedades o Limpio.- Es aquel en el que el auditor está de
acuerdo, sin reservas, sobre la gestión que la administración maneja en la
empresa.
Informe con Salvedades.- Es aquel en el que el auditor está de acuerdo con
la gestión que la administración maneja en la empresa, pero con reservas.
Opinión Adversa.- Es aquel en el que el auditor no está de acuerdo con la
gestión que la administración maneja en la empresa, y afirma que ésta no
presenta adecuadamente la realidad de la entidad auditada.
Abstención de Opinión.- Significa que el auditor no expresa ningún dictamen
sobre la gestión, esto no quiere decir que se encuentre en desacuerdo con la
gestión, significa simplemente que no tiene suficientes elementos de juicio para
formarse una opinión de los tres anteriores tipos de opinión.
Características:
• Divulgación de los hallazgos significativos.
• Exposición objetiva, exacta y lógica.
• Sentido constructivo.
• Estilo narrativo.
• Conciso y suficiente.
Contenido del Informe de Auditoría
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• Carta de presentación
• Información introductoria
• Comentario de los hallazgos
• Conclusiones
• Recomendaciones
• Anexos
Conclusiones.- Son juicios basados en los hallazgos del examen concluido,
sus características son:
• Unión de varios hallazgos.
• Numeradas y clasificadas en orden de importancia. 33
33ARENS Alvin, “AUDITORIA UN NUEVO ENFOQUE EMPRESARIAL”, Ediciones Pretince Hall
Hispanoamericana, SA,1997
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CAPITULO 3
AUDITORÍA OPERATIVA AL CENTRO COMERCIAL BURBANO
PLANIFICACIÓN
• PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
• PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
• PROGRAMA PARA LA PLANIFICACION PRELIMINAR
• REPORTE DE LA PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
CENTRO COMERCIAL BURBANO
ORDEN DE TRABAJO Nº 001
Cuenca, 02 DE Diciembre del 2009
De: Ana Durán R.; Jefe de Auditoría.
Para: Janeth Criollo C. Jefe de Equipo
ASUNTO:
Examen al Centro Comercial Burbano, distribuidor de artículos de primera
necesidad en la Ciudad de Cuenca.
MOTIVO DEL EXAMEN:
El examen al Centro Comercial Burbano se realizará por solicitud a Gerencia,
según oficio Nº 11254 con fecha 23 de Noviembre del 2009 y como aplicación
del trabajo de tesis para la obtención del título de contador público auditor.
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OBJETIVO GENERAL:
Verificar si las operaciones y actividades del Centro Comercial son realizadas
con eficiencia, eficacia y economía.
ALCANCE:
En el examen al Centro Comercial se estudiarán los sistemas de inventarios,
compras, ventas, crédito y cobranzas y recursos humanos.
OBJETIVOS PARTICULARES:
1. Determinar si las políticas de inventarios aseguran el mantenimiento de
niveles adecuados de mercaderías y proveen las seguridades físicas
necesarias para su conservación y protección.
2. Verificar si los procesos de compra permiten obtener suficientes y variadas
alternativas para la adquisición oportuna de productos de calidad a costos
bajos.
3. Evaluar si los procedimientos de ventas permiten satisfacer las exigencias de
los clientes en cuanto a atención, calidad y cantidad de los productos y si existe
una coordinación interdepartamental efectiva para el establecimiento de
precios.
4. Determinar si los procedimientos para la concesión de créditos satisface los
requerimientos de los clientes y contribuye a mantener la capacidad operativa
de la empresa; y establece si la metodología de cobro permiten la recuperación
de los créditos dentro de los plazos establecidos y el correspondiente
seguimiento, análisis y la toma de decisiones en cuanto a la cartera vencida.
5. Verificar si el sistema de Recursos Humanos de la entidad crea un ambiente
de trabajo apropiado para el desarrollo de las capacidades del personal.
EQUIPO DE TRABAJO:
El equipo designado para la ejecución de este trabajo estará integrado por:
Ana Durán R. Auditor Jefe de equipo 90 días hombre
Janeth Criollo C. Auditor Jefe de Equipo 90 días hombre
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FECHA DE TERMINACIÓN:
Se estima que la fecha de terminación del examen será aproximadamente el 15
de junio del 2010.
…………………………
Ana Durán R.
Jefe de Equipo
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CENTRO COMERCIAL BURBANO
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DEL EXAMEN
3 de Diciembre de 2009.
EXAMEN:
Examen al Centro Comercial Burbano, distribuidor de artículos de primera
necesidad en la Ciudad de Cuenca.
MOTIVO DEL EXAMEN:
Por Orden de Trabajo Nº 001 con fecha 2 de diciembre y por solicitud a
Gerencia, según oficio Nº 11254 con fecha 23 de noviembre de 2009 y con
aplicación del trabajo de tesis para la obtención del título de contador público
auditor.
OBJETIVO GENERAL:
Realizar el examen y evaluación de las actividades en el Centro Comercial
Burbano para determinar el grado de Eficiencia, Eficacia y Economía en sus
operaciones; proporcionando a la dirección la herramienta para la correcta
toma de decisiones.
ALCANCE:
En el examen al Centro Comercial se estudiarán los sistemas de inventarios,
compras, ventas, crédito y cobranzas y recursos humanos.
OBJETIVOS PARTICULARES:
1. Determinar si las políticas de inventarios aseguran el mantenimiento de
niveles adecuados de mercaderías y proveen las seguridades físicas
necesarias para su conservación y protección.
2. Verificar si los procesos de compra permiten obtener suficientes y variadas
alternativas para la adquisición oportuna de productos de calidad a costos
bajos.
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3. Evaluar si los procedimientos de ventas permiten satisfacer las exigencias de
los clientes en cuanto a atención, calidad y cantidad de los productos y si existe
una coordinación interdepartamental efectiva para el establecimiento de
precios.
4. Determinar si los procedimientos para la concesión de créditos satisface los
requerimientos de los clientes y contribuye a mantener la capacidad operativa
de la empresa; y establece si la metodología de cobro permiten la recuperación
de los créditos dentro de los plazos establecidos y el correspondiente
seguimiento, análisis y la toma de decisiones en cuanto a la cartera vencida.
5. Verificar si el sistema de Recursos Humanos de la entidad crea un ambiente
de trabajo apropiado para el desarrollo de las capacidades del personal.
METODOLOGÍA DEL EXAMEN:
1. PLANIFICACIÓN:
Esta fase nos permitirá obtener información acerca de las operaciones del
Centro Comercial Burbano y conocer su estructura de control interno.
Diagnóstico Preliminar.- es un proceso mediante el cual se obtiene
conocimiento general de la entidad y de los sistemas a examinar.
Objetivos:
• Obtener información y conocimiento acerca del Centro Comercial.
• Familiarizar al auditor con las actividades sustantivas y adjetivas del
ente a examinar.
Resultados:
a) Un reporte que contendrá el conocimiento obtenido acerca de la estructura y
funcionamiento de la empresa, el cual será de uso exclusivo del equipo de
auditores y deberá ser aprobado por el supervisor.
b) Archivo de los papeles de trabajo.
Archivo: es un sistema que maneja el flujo de información y documentos,
mediante la aplicación de técnicas. En auditoria el archivo puede ser:
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Archivo Permanente: este archivo contendrá los documentos que se utilizaran
para esta y futuras auditorías.
Archivo Corriente: contendrá los documentos utilizados para el presente
examen.
Planificación Específica.- es un conjunto de actividades encaminadas a
evaluar el control interno, calificar el riesgo y establecer el enfoque del examen.
Objetivos:
• Evaluar la estructura de control interno.
Control Interno: es un proceso efectuado por la junta general de la entidad, la
gerencia y demás personal diseñado para proporcionar seguridad razonable
relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categorías:
• Seguridad de la información financiera.
• Efectividad y eficacia de las operaciones.
• Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
Componentes:
Ambiente de Control.- establece el tono de una organización influyendo la
conciencia de control de la gente.
Establecer Objetivos.- La misión de la entidad es lo que aspira lograr. Desde
este punto, la gerencia establece sus objetivos estratégicos, formula su
estrategia, y establece objetivos relacionados.
El control de riesgo empresarial garantiza que la gerencia tenga en vigencia un
proceso para establecer objetivos y que estos ayuden con la misión de la
entidad y estén dentro de los límites de riesgo.
Identificación de Eventos.- La gerencia identifica eventos potenciales que
afectan la habilidad de la entidad para implementar exitosamente su estrategia
y lograr sus objetivos
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Evaluación del Riesgo.- es la identificación de la entidad y el análisis de los
riesgos importantes para lograr objetivos formando una base para la
determinación de cómo los riesgos deben ser manejados.
Respuesta al Riesgo.- La respuesta al riesgo permite evitar, reducir, compartir
y aceptar el riesgo. La gerencia identifica opciones de respuestas al riesgo y
considera sus efectos sobre la probabilidad e impacto de los eventos
Actividades de Control.- las constituyen las políticas y procedimientos que
ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia sean llevadas a cabo.
Información y Comunicación.- representa la identificación, captura e
intercambio de la información en una forma y tiempo que permita a la gente
llevar a cabo sus responsabilidades.
Supervisión.- es un proceso que asegura la calidad del control interno sobre el
tiempo.
• Calificar el riesgo de auditoría en alto, medio, bajo o mínimo en base al
estudio del Sistema de Control Interno.
Riesgo Alto.- estaría conformado por un componente muy significativo con
factores de riesgo muy importantes y donde es totalmente probable que existan
errores o irregularidades.
Riesgo Medio.- estaría conformado por un componente muy significativo en el
cual existen algunos factores de riesgo.
Riesgo Bajo.- estaría conformado por un componente significativo en el cual
existen factores de riesgo no importantes y la probabilidad de ocurrencia de
errores es baja.
Riesgo Mínimo.- estaría conformado por un componente poco significativo en
el cual no existen factores de riesgo y la probabilidad de ocurrencia de errores
es remota.
• Identificar las áreas críticas, entendiendo por áreas críticas aquellas
actividades problemáticas susceptibles de mejorar.
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• Establecer el enfoque del examen para determinar las pruebas
selectivas que se utilizaran, las cuales pueden ser:
Pruebas de Control.- se realizan para determinar la existencia tanto del diseño
como de las operaciones de los controles internos específicos.
Pruebas Sustantivas.- es un procedimiento diseñado para verificar o probar
irregularidades que afectan directamente la precisión de los saldos de los
estados financieros,
Procedimientos Analíticos.- implican comparaciones de montos registrados
con expectativas que desarrolla el auditor.
Resultados:
a) Para la empresa: un informe de la evaluación del control interno que
contendrá las conclusiones y recomendaciones para mejorar.
b) Para el equipo: un informe de la evaluación del control interno, en el cual se
identifica el nivel de confiabilidad del sistema de control, se selecciona las
operaciones con deficiencia, se las analiza y se obtiene una explicación lógica
sobre los hechos ocurridos y se formula acciones correctivas adecuadas a las
desviaciones encontradas.
c) Un plan de muestreo fundamentado en una matriz de calificación del riesgo.
d) Un programa detallado para la ejecución en base a las áreas críticas.
Papeles de Trabajo.- constituyen el conjunto de piezas documentales o
electrónicas en las cuales está consignada la evidencia recopilada por el
auditor y los resultados de las pruebas realizadas durante la etapa de
ejecución.
2. EJECUCIÓN.
Consiste en examinar y evaluar la consistencia y coherencia de los datos,
procesos e información movilizando recursos y aplicando pruebas de auditoría
a fin de contar con elementos válidos y suficientes para apoyar los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones del auditor.
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Objetivos:
• Aplicar en función del enfoque las pruebas selectivas (Cumplimiento,
Sustantivas o Analíticas) a base de procedimientos.
• Identificar y desarrollar los hallazgos de auditoría.
Resultados:
a) Hallazgos con sus atributos condición, criterio causa y efecto.
Hallazgo.- es el resultado de la comparación realizada entre un criterio y la
situación actual encontrada durante el examen.
- Condición: nos indica los resultados reales.
- Criterio: es lo que debe ser.
- Efecto: diferencia entre la condición y el criterio.
- Causa: Por qué sucedió el efecto.
b) Papeles de Trabajo.
3. CONCLUSIÓN:
Consiste en elaborar los resultados obtenidos en la etapa de ejecución a fin de
darlos a conocer a la entidad mediante un informe de auditoría con los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones para promover procesos de
cambio.
Objetivos:
• Dar a conocer los resultados del examen concluido.
• Presentar el informe.
Resultados:
a) Informe.- es el producto terminado del trabajo realizado y
frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la
empresa de la labor del auditor. Su contenido debe enfocarse a mostrar
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objetivamente los problemas detectados en relación con la eficiencia
operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos
lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado.
Este enfoque permitirá asimismo, que de la solución dada a dichos problemas
surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en eficiencia operativa
y en última instancia en la productividad.
EVALUACIÓN GLOBAL DEL RIESGO DE AUDITORÍA
A continuación presentamos la siguiente matriz para la evaluación del Riesgo
Global de Auditoría
Evaluación del Riesgo Global de Auditoría
En la evaluación del Riesgo del Centro Comercial Burbano hemos detectado lo
siguiente:
• En la empresa se realizan presupuestos de manera incorrecta ya que no
se planifica ni coordina con los todos los departamentos, lo que produce
un inadecuado funcionamiento de la organización, por lo que se
considera un riesgo inherente con un nivel de riesgo alto.
• No se fijan objetivos a corto, mediano o largo plazo solamente se cuenta
con un objetivo en general, lo cual impide una visión más específica de
lo que pretende alcanzar el Comercial. Por lo que se considera un riesgo
inherente con un nivel de riesgo medio.
• No se ha diseñado una adecuada estructura organizacional y por ende la
segregación de las funciones es inapropiada por lo que se considera un
Riesgo de Control con un Nivel de riesgo Moderado.
• Los procesos no se encuentran documentados, produciendo perdida
documentada de información que podría ser importante y necesaria para
la organización. Por lo que se considera un riesgo inherente con un nivel
de riesgo alto.
• No existen Indicadores de Gestión, lo cual no ha permitido medir el
cumplimiento del objetivo planteado, considerándose para la empresa un
Riesgo Inherente con un Nivel de Riesgo Alto.
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• Productos susceptibles de sustracción, lo que ha generado faltantes en
los inventarios. Por lo que se considera un riesgo inherente con un nivel
de riesgo alto.
• La empresa no realiza un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas), lo cual afecta directamente al sector interno y
externo de la misma, por tanto es un Riesgo Inherente con un Nivel de
Riesgo Alto.
TERMINOLOGIA
EMPRESA.- “unidad de organización dedicada actividades industriales, mercantiles o de presentación de servicios con fines lucrativos”, así como el “lugar en el que se realizan estas actividades”
INVENTARIO.- “se definen los inventarios de una empresa como la compra de artículos en condiciones para la venta. Los Inventarios de mercancía se encuentran en los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle”.
MERCADERIAS.- “Mercancía: una mercancía es todo "aquello que se puede vender o comprar", usualmente el término se aplica a bienes económicos.”
VENTAS.- “venta es la acción y efecto de vender (traspasar la propiedad de algo a otra persona tras el pago de un precio convencido).El termino se usa tanto para nombrar a la operación en si misma como a la cantidad de cosas que se venden.”
COMPRAS.- “Cosa que se obtiene a cambio de dinero, especialmente el conjunto de los comestibles que se adquieren para el consumo diario”.
CREDITO.- “Se considerará crédito, el derecho que tiene una persona acreedora a recibir de otra deudora una cantidad en numerario entre otros. En general es el cambio de una riqueza presente por una futura, basado en la confianza y solvencia que se concede al deudor.”
ADMINISTRACION.- “es la ciencia social y técnica que se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la organización.”
BODEGA.- espacio destinado al almacenamiento de distintos bienes.
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PLAN DE INDICES
Índice o Referencia.- es un código alfanumérico para identificar los papeles de
trabajo en sus diferentes fases.
AO………………………..Auditoría Operativa P/T ………………………..Papeles de Trabajo Nº………………………….Número O/T………………………...Orden de Trabajo P……………………………Planificación PP………………………… .Planificación Preliminar PE…………………………..Planificación Específica PEEO……………………….Establecimiento de Objetivos PEIE………………………...Identificación de Eventos PEER………………………..Evaluación de Riesgos PERR………………………..Respuesta a los Riesgos PEAC………………………..Actividades de Control PEIC…………………………Información y Comunicación PES…………………………. Supervisión E…………………………….Ejecución EAP………………………… Aplicación de Pruebas ENC………………………….No conformidades EV……………………………Ejecución Ventas EC……………………………Ejecución Compras ECC…………………………..Ejecución Créditos y Cobranzas ERH…………………………..Ejecución Recursos Humanos EI……………………………..Ejecución Inventarios C…………………………….. Conclusión CBC…………………………..Comunicación del borrador del informe examen CRA………………………….Comunicación de Resultados de Auditoría CPR…………………………..Presentación de recomendaciones I………………………………Informe ICCR…………………………Informe, comentarios, conclusiones y recomendaciones II………………………………Información a la entidad
PLAN DE MARCAS
√ Verificado
a Análisis
∑ Sumado
* Nota u Observación
≠ Diferencia
© Comprobado
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Φ Inspección Física
@ Autorizado
¢ No Autorizado
č Cómputo
Ө Sin Documentos Sustenta torios
ß Indagación
Recursos
Recursos Humanos
Ana Durán R. Auditor Jefe de Auditoría 90 días hombre
Janeth Criollo C. Auditor de Equipo 90 días hombreç
Recursos Materiales
• 150 hojas de papel bond.
• 150 hojas de apuntes
• 6 esferos
• 6 lápices
• 6 carpetas
• 1 cartucho de tinta negra.
• 1 cartucho de tinta de color.
• 4 borradores.
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CRONOGRAMA
FASES ETAPA DESARROLLO COMUNICACIÓN TOTALProceso Personal DE RESULTADOSPLANIFICACION 30 d/h 26 d/h 4d/h 30d/hDiagnostico Preliminar 10 d/h 8 d/h 2d/hJefe de Equipo 10 d/hAuditor 10 d/hPlanificación Específica 20 d/h 18d/h 2d/hJefe de Equipo 20 d/hAuditor 20 d/hEJECUCION 40 d/h 36d/h 4d/h 40d/hJefe de Equipo 40 d/hAuditor 40 d/hCONCLUSIÓN 20 d/h 15d/h 5d/h 20d/hJefe de Equipo 20 d/hAuditor 20 d/hTOTAL 90d/h
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CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERATIVA
PLANIFICACION PRELIMINAR Ref. Programa
P/PP
Nº Objetivos y Procedimientos Ref. P/T Realizado Supervisado
OBJETIVO DE LA ETAPA
Obtener y actualizar información y conocimientos de la
Centro Comercial Burbano que permitan al auditor
familiarizarse con sus actividades sustantivas y
adjetivas.
PROCEDIMIENTOS
Estudio del ente y su entorno legal.
En el archivo de papeles de trabajo de la Unidad de
Auditoría y en otros archivos de la empresa recopile y
resuma la siguiente información:
a. Leyes, reglamentos, instructivos o manuales
relacionados con la entidad que permitan conocer:
- Los objetivos.
- Misión.
- Visión.
- Las políticas.
b. Los informes de auditorías anteriores y haga un
detalle de las principales recomendaciones e indague
posteriormente con los responsables sobre su
aplicación o los motivos por los que no se aplicaron.
c. Los contratos que tenga la empresa con los
trabajadores para conocer:
- El tipo de contratos.
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82
- La fecha de suscripción.
- Duración de los contratos.
Obtenga de la persona responsable del sistema
administrativo el organigrama, manual de funciones y de
puestos, que permitan conocer: -La estructura de la
organización.
-Las principales funciones y responsabilidades.
- La estructura humana.
- Identificación y descripción de puestos.
- Los principales responsables.
Contactos y Visita Inicial
Prepare un plan de visitas y reuniones con los
siguientes funcionarios:
Con el gerente de la empresa para:
- Darle a conocer sobre la iniciación del examen.
- Indicarle los objetivos y resultados esperados.
- Fijar fechas para las diferentes etapas de la
comunicación de resultados.
- Solicitarle los informes o resultados relacionados con
la entidad.
- Solicitarle apoyo en el examen y el envío de
comunicaciones a las personas vinculadas con el
examen.
Con los responsables de los sistemas a examinar para:
- Comunicarles acerca del inicio de la auditoría, los
objetivos generales y particulares.
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- Solicitarles la documentación relacionada con la
planificación, organización, ejecución y medidas de
control.
- Establezca los mecanismos de control existentes en el
sistema.
- Requiera los últimos informes presentados sobre las
compras, inventarios, ventas, crédito y cobranzas, y
recursos humanos.
Visita a las instalaciones y definición de funciones y
actividades.
Visite las instalaciones, confirme sobre los documentos
normativos que ha obtenido en el archivo permanente y
actualice la información.
A través de entrevistas indague sobre los procesos que
se siguen para la compra, almacenaje y venta de
mercaderías.
Establezca que unidades podrían generar riesgo dentro
de la entidad. (Preparar un resumen con esta
información.)
Considerando la base legal y el producto de la
observación haga un listado de las principales
actividades adjetivas y sustantivas.
Observe el funcionamiento de las actividades de la
entidad para determinar su contribución al logro de
objetivos de la organización.
Profundice el estudio de áreas consideradas como de
riesgo.
Detalle de las Principales Políticas y Prácticas
relacionadas con el examen. Resuma las principales
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políticas y prácticas que utiliza la entidad para:
- La adquisición de inventarios.
- El pago de obligaciones.
- El almacenamiento de mercaderías
- El establecimiento de precios.
- La concesión de créditos.
- Recuperación de cartera.
Detalle las principales estrategias y tácticas adoptadas
por la entidad para cumplir con sus objetivos.
Determine las principales limitaciones que se hayan
presentado durante el proceso.
Mediante flujogramas exponga los procedimientos
utilizados.
Analice las restricciones económicas que pueden
afectar a la entidad y haga un listado.
Principales Informes y Reportes Prepare un listado de los principales informes que presenta y recibe cada una de las áreas examinadas y establezca: - Contenido y características. - Periodicidad. - Usuarios. - Responsables de su presentación. Indague acerca de la utilidad que proporcionan los
informes presentados y recibidos.
Establezca la confiabilidad e integridad de los informes.
Resultados Resuma la información obtenida acerca de
la entidad.
Prepare un reporte que sirva para tener un conocimiento
global y en base a ello elabore el Programa de la
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85
Planificación Específica.
FUENTE : Planificación Estratégica Realizado:
JC
Supervisado:
AD
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86
2.2.3 Reporte
REPORTE DE LA PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
CENTRO COMERCIAL BURBANO
Cuenca, 03 de Enero del 2010
1. ESTUDIO DEL ENTE Y SU ENTORNO LEGAL
En la ciudad de Cuenca, provincia del Azuay; a cuatro de Enero del año
2005, ante el Dr. Homero Moscoso Jaramillo, Notario Público de este
Cantón, comparecieron en forma libre y voluntaria los señores: José Camilo
Burbano Arias y Pamela Picón Burbano. Los mismos que expresaron su
interés en constituir la escritura pública del Centro Comercial Burbano.
El Centro Comercial Burbano se encuentra regulado por varias leyes entre
las más importantes tenemos:
• Ley de Régimen Tributario Interno
• Ley de Compañías
• Código de Trabajo
• Ley de Régimen Municipal
• Otras leyes y normas aplicables
Misión y Visión
MISIÓN
“Ser la mejor empresa y la de más éxito en la comercialización de productos de
primera necesidad.”
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VISIÓN
“Garantizar que el Centro Comercial sea la primera elección de los
consumidores; por ofrecer una alta experiencia en la comercialización de
productos para el consumo.”
Políticas
Las políticas establecidas por en el Centro Comercial Burbano son:
• Proveer de productos de calidad a nuestros clientes, los mismo que
deberán satisfacer todas y cada una de las necesidades de nuestros
clientes.
• La empresa deberá contar con un Manual de Funciones que permita a la
misma desempeñar correctamente cada actividad designada al personal
respectivo.
• Los departamentos de la empresa deberán respetar las
responsabilidades asignadas y de esta manera evitar duplicidad de
funciones y atribuciones.
• Cada proceso debe contar con un responsable, este será quien
responda por la eficiencia y eficacia del mismo.
• Tanto el Gerente, como Administrador deberán exigir el respaldo de
todos los movimientos, a través de la respectiva documentación.
• Todas las decisiones referentes al negocio las tomarán sus propietarios.
• Las ventas se registrarán al momento en que se origine la transacción y
máximo al día siguiente se procederán a ingresar al sistema.
• Todos los productos se comercializarán en forma directa al consumidor.
• Los talonarios de facturas serán impresos en una imprenta autorizada
para evitar sanciones por parte del SRI.
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• La facturación de los productos, deberá ser realizada por la respectiva
facturadora a cargo.
• La empresa podrá realizar publicidad en los distintos periodos en los que
amerite importante, siempre y cuando no atente contra la moral, imagen
e intereses de el comercial, para lo cual el jefe del departamento a
cargo deberá establecer las condiciones comerciales y operativas.
• Para la compra de mercadería se pactarán contratos por escrito en
donde se especifique los requerimientos, tanto en calidad, cantidad y
precio de cada uno de los productos a entregarse en bodega y se
verificará el cumplimiento de las mismas al momento de la entrega por
parte de el proveedor.
• Las ventas se realizarán al contado, y a crédito dependiendo del monto
de las mismas.
• Los créditos en ventas se realizarán previo análisis del jefe de ventas, y
será este quien autorice dichas ventas.
• Únicamente se considerarán descuentos con autorización del gerente y
del jefe de ventas.
• Para la contabilidad se utilizará el Sistema Adviser.
• Las declaraciones al SRI se preparan y envían el 10 de cada mes para
evitar sanciones.
• Los depósitos del efectivo recaudado se realizará cada 2 días, en la
cuenta bancaria de la empresa
• Se mantendrá un monto de $50.00 en caja chica
• Las constataciones físicas de los inventarios existentes en bodega se
realizará semestralmente, en fechas establecidas por el Gerente.
• La contratación de empleados se realizarán cumpliendo las normas
previas de reclutamiento establecidas para el personal.
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• La atención al público se realizará de Lunes a Domingo, con excepción
de días feriados como navidad, año nuevo y carnaval.
• El horario de trabajo será de Lunes a Sábado de 8:00am a 7: pm
ininterrumpidamente, y los Domingos de 8:00 a 1: pm.
• Cada empleado tendrá 15 días de vacaciones al año, a partir de un año
de servicio.
• Se deberá analizar la implantación de sanciones y su impacto, así como
los incentivos para sus empleados.
• La recepción de mercadería se realizan los días Lunes y Martes de 8 am
a 11:30 am.
• Los pedidos de mercadería se realizan los días martes y miércoles de
2:30 pm a 5 pm.
• La recepción de facturas de proveedores se realizan los días miércoles
de 3pm a 5pm.
• El pago de factura de proveedores se realizan los días viernes de 3pm
a5pm
• Las devoluciones en compras estarán respaldadas por notas de crédito.
• El encargado de llevar los archivos de compras será el contador.
• A salida de mercadería no se aceptan devoluciones.
• El cobro de nuestras facturas al contado y a crédito se realizarán en
efectivo o cheque.
• Los plazos de nuestros créditos se extenderán dependiendo del monto,
teniendo así períodos de pago de: 8 – 15 días y de 1-2 meses.
• Se almacena los productos de acuerdo a la fecha de caducidad.
• Se mantiene un stock de todos los productos en bodega, con un máximo
del 50% y un mínimo de 20%
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• La mercadería es almacenada en 2 bodegas, en la planta baja se ubican
todos los productos de mayor rotación, y en la segunda planta se ubican
aquellos productos que necesitan mayor espacio físico.
El método de control de inventario utilizado es el FIFO.
Auditorías Anteriores
No hay informes de auditorías anteriores.
Contratos
El Centro Comercial firma convenios eventualmente para la adquisición de
nueva mercaderías a crédito y también tiene firmados contratos laborales.
Cuenta con un: Contrato de Arrendamiento del Local Comercial celebrado en
la ciudad de Cuenca el 1 de Junio del 2008 compareciendo por un lado el Ing.
Rafael Vélez Jaramillo y por el otro lado el Ing. José Burbano A.
Lugar y fecha de Suscripción: En la Ciudad de Cuenca, del 1 de junio del
2008.
Cláusulas: Entre las más importantes tenemos:
• El primer compareciente es el propietario de los locales comerciales
situados en el pasaje 9 de octubre que conecta las calles Sangurima y
Mariano Cueva, los que cuentan con los respectivos servicios
individuales de baño, agua y luz en perfecto funcionamiento.
• El arrendatario se compromete a asumir con todos los costos de
funcionamiento como mantenimiento luz, agua teléfono que se consuma
en el local, se deja constancia de que éste local será utilizado con fines
comerciales y no podrá ser arrendado a terceras personas.
• El plazo de duración de este contrato es de tres años.
El canon de arrendamiento será pagado en mensualidades adelantadas, y
dentro de los cinco primeros días del mes, la cantidad de ochocientos dólares
durante el primer año, novecientos dólares durante el segundo y mil dólares
durante el 3er año
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Estructura de la Organización
El centro Comercial Burbano está conformado por el Gerente General, que a
su vez es el dueño de la empresa.
Cuentan con los siguientes Departamentos:
• Departamento Administrativo y Financiero
• Departamento de Compras
• Departamento de Ventas
El Departamento Administrativo y financiero está conformado:
• Contador
• Auxiliar de contabilidad.
El Departamento de Compras cuenta con:
• Jefe de Compras,
• Un auxiliar de compras
• Dos Bodegueros
El Departamento de Ventas cuenta con:
• Jefe de Ventas
• Un auxiliar de ventas.
• Tres facturadoras.
• Asistente de Limpieza
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CARACTERISTICAS, FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL PERSONAL
GERENTE GENERAL
CARACTERISTICAS GENERALES
Es el representante legal de la empresa, y a su vez es el propietario de la
empresa, ejerciendo su representación jurídica como extrajudicial, podrá
suscribir en nombre de la empresa toda clase de actos y contratos. El mismo
velará por el cumplimiento de todas las funciones a desempeñarse en cada una
de las áreas técnicas y administrativas de la empresa.
FUNCIONES
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades, en función al
cumplimiento de los objetivos.
RESPONSABILIDADES.
Entre las principales tenemos.
• Coordinar, revisar y aprobar el desarrollo de funciones y la preparación
de presupuestos anuales y al mismo tiempo supervisar la puesta en
práctica de los mencionados.
• Analizar los resultados económicos periódicamente y proponer cambios
a la medida que lo ameriten.
• Será el responsable de emitir las firmas de autorización, en caso de no
encontrarse lo realizará el administrador (Contador), que es el segundo
al mando.
AUXILIAR CONTABLE
CARACTERISTICAS GENERALES
El auxiliar de contabilidad desempeñará actividades propias del área y
cooperará en forma directa con el contador, a través de las funciones que este
le asigne. Deberá tener conocimientos de contabilidad y tributarios.
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FUNCIONES
Preparar roles de pago, elaborar formularios de declaración de impuestos,
emitir comprobantes para el pago de obligaciones, efectuar conciliaciones
bancarias y registrar las transacciones en sus diarios y mayorizaciones.
RESPONSABILIDADES
• Se encargará del archivo y custodia de toda la información recopilada en
Contabilidad, al mismo tiempo será la encargada de la emisión y
recepción de facturas.
• Será responsable del ingreso de las transacciones originadas por
compras y ventas al sistema contable que maneja la empresa.
• Efectuará los correspondientes registros de los movimientos originados
al transcurso del día, los mismos que se pondrá a disposición del
Gerente y el Contador (Administrador.
GERENTE DE COMPRAS
CARACTERISITICAS GENERALES
El jefe de Compras tendrá como función, la obtención de equipos, suministros y
mercaderías necesarios para el buen desenvolvimiento de la Empresa,
debiendo considerar para ello: cantidad necesaria, óptima calidad, precio
adecuado, mejores condiciones de compra y fuentes de abastecimiento
confiables. Tendrá conocimientos, capacidad, y una amplia experiencia en las
negociaciones con los proveedores en pro de obtener el máximo beneficio para
la Empresa.
FUNCIONES
Elaborar el plan mensual de compras, comunicación y negociación constante
con los proveedores, elaborar cuadros comparativos de cotizaciones.
RESPONSABILIDADES
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• Se encargará del funcionamiento y control de las actividades
asignadas al área de compras, siendo el único responsable del
rendimiento y la eficacia de la organización
• Será responsable directo y total del abastecimiento de materiales.
• Mantendrá un contacto directo con cada uno de los proveedores en
beneficio de buscar las mejores condiciones de compra para la
empresa
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AUXILIAR DE COMPRAS
CARACTERISITICAS GENERALES
El auxiliar de compras tendrá a su cargo preparar la documentación necesaria
para un proceso de compra, además controlará el normal desempeño de los
procedimientos previos a las adquisiciones de mercaderías. Será una persona
eficiente, capaz de cumplir satisfactoria y oportunamente las tareas
encomendadas.
FUNCIONES
Recibir y revisar la factura emitida, verificando el precio, condiciones de cálculo
de descuentos; etc.
RESPONSABILIDADES
• Revisará y controlará la documentación enviada desde bodega
solicitando la adquisición de mercaderías en base al correspondiente.
• Verificará el cumplimiento de contratos y facturación de los proveedores
en base a lo solicitado.
• Preparará la respectiva “Orden de Compra” que será aprobada por el
jefe de Compras.
GERENTE DE VENTAS
CARACTERISITICAS GENERALES
El Gerente de Ventas se encargará de la documentación necesaria para el
proceso de ventas, además controlará el normal desempeño de los
procedimientos para las ventas, realizará reportes de ventas .Deberá tener
conocimiento, experiencia y capacitación en Ventas.
FUNCIONES:
Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus
acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y
disponibles para llevar a cabo dichos planes.
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RESPONSABILIDADES
• Atender todos los pedidos que realicen los clientes.
• Obtener información que pudiera interesar al área de Mercadeo de la
Empresa como: nuevos productos, competidores, precios, ofertas,
descuentos, etc.
• Comunicación continúa con bodega, para tener conocimientos de la
mercadería existente y nuevos productos.
AUXILIAR DE VENTAS
CARACTERISITICAS GENERALES
El auxiliar de ventas se encargará de la atención al público, para lo cual
demostrará conocimientos de los productos que solicita el comprador. Tendrá
que ser una persona sociable y buena predisposición para la atención al
público
FUNCIONES
Recibir la nota del pedido del cliente, verificar las especificaciones de los
artículos que requiere; estar en comunicación con bodega para que se proceda
al despacho respectivo.
RESPONSABILIDADES
• Cerciorarse de que las mercaderías solicitadas por el cliente están
correctamente facturadas.
• Enviar la “Factura “a los bodegueros para el despacho de
mercaderías que se tienen en bodega.
• Efectuar el cobro de facturas pendientes o vencidas
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FACTURADORAS
CARACTERISITICAS GENERALES
Desarrollarán sus actividades conjuntamente con el Jefe de Ventas y auxiliar,
realizando sus tareas encomendadas y coordinarán con responsabilidad,
desempeño y profesionalismo, a más de una buena atención al público.
FUNCIONES
Realizar las ventas de acuerdo a las políticas de la entidad; verificar las
estipulaciones establecidas en los contratos; establecer el listado de precios de
acuerdo a las condiciones del mercado
RESPONSABILIDADES
• Atención directa al público,
• Facturación del pedido de mercadería, por parte de los clientes.
• Cobro del monto establecido en las facturas al contado, entrega de
estas a su superior para que este a su vez de la orden de entrega al
bodeguero.
BODEGUEROS
CARACTERISITICAS GENERALES
Los bodegueros custodiarán la mercadería existente en bodega, se encargarán
de la recepción de la misma, y serán responsables por el mantenimiento y
despacho de éstos. Deberán tener conocimiento en el control y manejo de
inventarios. Efectuarán la recepción y verificación física, que lleguen de los
proveedores y salgan para los clientes. Deberán ser personas honradas y
responsables, capaz de asumir sus obligaciones de forma satisfactoria.
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FUNCIONES
Recepción, custodia y entrega de mercadería, despachar las mercaderías y
recibir las notas de recepción de las mismas que respaldan los ingresos de
mercadería.
RESPONSABILIDADES
• Recibirán la mercadería de los proveedores, chequeando que estén
en buenas condiciones y así evitar problemas con el cliente.
• Despachar los productos solicitados por los clientes previa
presentación de la factura u orden de las facturadoras.
• Mantener un inventario permanente de los materiales y productos
que estén listos para su entrega.
ASISTENTE DE LIMPIEZA
CARACTERISTICAS GENERALES
Es el responsable del aseo general de las instalaciones y oficinas de la
empresa y de su buena presentación, debiendo demostrar diligencia en el
desarrollo de su actividad.
FUNCIONES
Limpieza, organización del espacio físico de la empresa, estar en continua
comunicación con su jefe inmediato. (Gerente)
RESPONSABILIDADES
• Cumplir con los cronogramas de limpieza establecidos.
• Efectuará la limpieza de pisos, paredes, puertas, estantes, muebles;
desinfección de inodoros y lavamanos.
• Provisión adecuada de productos para uso general en los sanitarios y
lavamanos.
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2. VISITA A LAS INSTALACIONES Y DEFINICIÓN DE FUNCIONES Y ACTIVIDADES. Compras-Inventarios
∗ Se realiza una estricta selección al momento de adquirir la
mercadería a los proveedores teniendo siempre en consideración la
calidad, y el mejor precio para el centro comercial.
∗ Mantener una constante innovación en nuestros productos, para
ofrecer mayor diversidad a nuestros clientes.
∗ Las devoluciones en compras estarán respaldadas por notas de
crédito.
∗ La recepción de mercadería se realizan los días lunes y martes de 8
am a 11:30 am.
∗ Los pedidos de mercadería se realizan los días martes y miércoles
de 2:30 pm a 5 pm.
∗ La recepción de facturas de proveedores se realizan los días
miércoles de 3pm a 5pm.
∗ El pago de factura de proveedores se realizan los días viernes de
3pm a5pm
∗ La persona que autoriza el pago a proveedores será el Gerente.
∗ El encargado de llevar los archivos de compras será el contador.
Procesos
El Sistema de Compras tiene el siguiente proceso:
1.- Los bodegueros realizan una revisión de la mercadería existente en sus
bodegas a cargo, emiten un listado de mercadería con stock mínimo,
detallando la cantidad y la diversidad de productos a requerir. El bodeguero
envía esta solicitud de mercaderías al jefe de Compras.
2.- El Jefe de Compras recibe, analiza y autoriza esta compra, si el monto fuera
significativo, la autorización será emitida por el Gerente.
3.- Una vez autorizada la compra por parte del Jefe de Compras, se da la
orden al auxiliar contable para que realice el desembolso y pago de la factura al
proveedor, el pago puede ser en cheque o en efectivo. La auxiliar contable
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registra en su sistema el ingreso de los materiales y el archivo correspondiente
que respalda dicho movimiento.
4.- Una vez cancelado y registrado los materiales, la auxiliar contable comunica
al bodeguero.
El bodeguero revisa el estado de los materiales y registra su ingreso para evitar
devoluciones futuras.
Ventas
∗ El cobro de nuestras facturas al contado se realizarán en efectivo o
cheque.
∗ A salida de mercadería no se aceptan devoluciones.
∗ Los horarios de atención será lunes a sábado de 8am a 7pm
ininterrumpidamente y los domingos de 8am a 1pm.
Proceso El proceso de Ventas es el siguiente:
1.- La facturadora recibe la solicitud de productos por parte del cliente, ella a
su vez en el sistema verifica la existencia de estos, y confirma con el cliente,
que el pago de los mismos se realizará al contado o a crédito.
2.-El cliente procede a cancelar el valor que le ha sido informado (Contado),
este entrega a la facturadora el dinero efectivo o cheque.
3.- La facturadora procede a entregar al bodeguero la factura original para que
éste a su vez, haga la entrega definitiva de la mercadería al cliente
4.- Al final del día la facturadora procede a la entrega de los cheques y dinero,
al auxiliar de ventas para que este proceda a su depósito en el banco de la
empresa.
5.- De igual forma las facturadoras entregarán las copias de las facturas junto
con el cuadre de caja del día, al auxiliar contable para que este proceda a su
contabilización y archivo de las mismas.
Créditos y cobranzas
∗ El cobro de nuestras facturas a crédito se realizarán en efectivo o
cheque.
∗ Los plazos de nuestros créditos se extenderán dependiendo del
monto, teniendo así períodos de pago de: 8 – 15 días y de 1-2
meses.
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∗ El jefe de ventas será el encargado de aprobar los créditos para
nuestros clientes
∗ EL jefe de ventas realizará un análisis previo del cliente antes de
otorgar el crédito.
Proceso
El Proceso de créditos y cobranzas es el siguiente:
1.- La facturadora recibe la solicitud de productos por parte del cliente, ella a
su vez en el sistema verifica la existencia de estos, y confirma con el cliente,
que el pago de los mismos se realizará a crédito.
2. Para la venta a crédito será el jefe ventas quien analice y autorice dicha
venta, si se rechaza se informa al cliente que su crédito ha sido rechazado,
caso contrario se procede a autorizar a la facturadora para que realice la venta;
continuando con el numeral 5
3.-La facturadora continua con el proceso, emitiendo la factura con sus
respectivas copias.
Recursos Humanos ∗ Selección de aspirantes al puesto vacante.
∗ Análisis de las hojas de vida.
∗ Elegir la mejor alternativa.
∗ Firma de un contrato de prueba.
∗ Una vez terminado el período de prueba y verificada su capacidad, el
empleado firmara un contrato laboral definitivo.
Procesos El proceso de Reclutamiento y Selección de personal es el siguiente:
1.- El Gerente recepta el documento de solicitud de personal, para determinado
puesto.
2.-El Auxiliar contable se encarga de colocar los anuncios de empleo, ya sea
en el periódico o por colocación de anuncios fuera del local.
3.-El Gerente recibe las carpetas de los diferentes aspirantes y procede a la
preselección de aspirantes.
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4.-Luego se procede a la entrevista con cada uno de los candidatos
preseleccionados.
5.-El Auxiliar procede a tomar una prueba de conocimientos.
6.-Luego se procede a una entrevista Final con quienes presentan una mayor
aptitud para el puesto; y se elige a los necesarios; y se agradece a quienes no
salieron favorecidos.
7.-Y finalmente se acuerda los horarios de trabajo, responsabilidades y
sueldos.
Unidades que podrían generar riesgos
Hemos considerado que el sistema de inventarios posee riesgo debido a la
mala distribución de la mercadería en el espacio físico disponible trayendo
problemas de localización y perdida por la mala manipulación por parte de los
bodegueros.
En el sistema de compras también lo hemos considerado como riesgoso ya
que no existen documentos que respalden las transferencias internas de
mercadería, provocando que los bodegueros dañen la mercadería y estos no
se hagan responsables por esta.
Así, también hemos considerado riesgoso el sistema de ventas debido a que
en algunos casos, la facturación no se realiza en el momento de la trasferencia
del bien.
Actividades Sustantivas y Adjetivas Actividades Sustantivas: dado que las actividades sustantivas, se entienden
como aquellas que están directamente relacionadas con el examen, hemos
determinado que son las siguientes:
1. Compra de mercaderías.
2. Pago a los proveedores.
3. Venta de mercaderías.
4. Administración de los inventarios.
5. Concesión de Créditos y recuperación de la Cartera.
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Actividades Adjetivas: entendiendo que las actividades adjetivas son las que
apoyan el examen en el caso del Centro Comercial son las siguientes:
1. Contabilidad.
2. Administración de Recursos Humanos.
4. Sistemas de información.
3. DETALLE DE LAS PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRÁCTICAS RELACIONADAS CON EL EXAMEN. Principales políticas y Prácticas
Políticas Generales a. El uso del teléfono es exclusivamente para asuntos de trabajo.
b. Está prohibido el ingreso de personas particulares a las instalaciones del
Centro Comercial.
c. Uso correcto del uniforme establecido.
Adquisición de inventarios a. Solicitar proformas en el caso de nuevos proveedores y productos.
b. Comprar a los distribuidores o productores.
Pago a Proveedores
a. Los pagos se realizan los días viernes de 3pm a 5pm.
b. Para el pago los proveedores deberán entregar las retenciones, notas de
crédito y copias de las facturas los días miércoles anteriores al día del pago.
c. Los cheques deben ser firmados por el Gerente o su esposa.
Almacenamiento de mercaderías
a. Colocar los productos de acuerdo a la fecha de caducidad.
b. Mantener siempre un stock de todos los productos en los estantes
Establecimiento de Precios
Para el establecimiento de precios se considera un margen de utilidad
determinado por el Gerente.
Concesión de Créditos
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a. El jefe de ventas será el encargado de aprobar los créditos para
nuestros clientes.
b. El jefe de ventas realizará un análisis previo del cliente antes de otorgar
el crédito.
Recuperación de la Cartera El Gerente está encargado de efectuar las acciones de cobro para la
recuperación de la cartera vencida.
Estrategias y Tácticas Una de las principales estrategias es la realización de Estudios de Mercado a
través de los cuales se comparan los precios, calidad y variedad de los
productos de la Centro Comercial con los de la competencia, se investigan las
preferencias de los clientes y en base a los resultados se procura tomar
acciones que contribuyan al logro de los objetivos y al mejoramiento del
servicio prestado.
Otra de las estrategias utilizadas es la adquisición directa a los productores o
distribuidores, para evitar la intermediación y el incremento de los costos de los
productos.
Flujogramas
Mediante los siguientes flujogramas se muestran los procesos que se siguen el
Centro Comercial:
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DIAGRAMA DE FLUJO DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENAMIENTO
FACTURADORAS BODEGUERO
RECIBE MERCADERIA PARA MOSTRADOR
FIN
INICIO
DESPACHA
INGRESO DE MERCADERIA POR COMPRA
VERIFICA ESTADO MERCADERIA
RECIBE FACTURA DE PROVEEDOR
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DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRAS JEFE DE COMPRAS AUXILIAR CONTABLE BODEGUERO
ANALIZA
COMPRA
PRESUPUESTADA
ARCHIVA FACTURA DE COMPRA
CONTABILIZA
CHEQUE
DESEMBOLSO DE DINERODE FACTURA DE COMPRA
INICIO
RECIBE
SOLICITUD
SOLICITUD DE MERCADERIA
VERIFICA LA ENTRADA Y EL BUEN USO DE LOS MERCADERIA
ENVIO DE COMUNICADO PARA QUE RECIBA MERCADERIA
FIN
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DIAGRAMA DE FLUJO DE VENTAS-CREDITOS Y COBRANZAS FACTURADORA BODEGUERO JEFE DE
VENTAS
AUXILIAR
DE
VENTAS
AUXILIAR DE
CONTABILIDAD
INICIO
RECIBE SOLICITUD DEL CLIENTE:
CREDITO CONTADO
RECIBE ORDEN
EMITE FACTURA
ORIGINAL
COPIA
FACTURADORA VERIFICA EN EL SISTEMA LA EXISTENCIA DE LA MERCADERIA SOLICITADA
SE ENTREGA FACTURA PARA QUE ESTE DESPACHE
ANALIZA SITUACIÓN DEL CLIENTE
FIN
NOSI
DECISIÓN
AUTORIZACION
CHEQUES Y DINERO
CUADRE DE CAJA
FACTURAS
FIN
RECIBE
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DIAGRAMA DE FLUJO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
GERENTE AUXILIAR CONTABLE
FIN
SUELDO FUNCIONES RESPONSABILIDADES
CONTRATO TRABAJO
SI NO
ENTREVISTA FINAL
ENTREVISTA PREVIA
PRESELECCION DE ASPIRANTES
RECEPCION DE DOCUMENTO SOLICITANDO PERSONAL
PRUEBA
ANUNCIOS DE EMPLEO
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SIMBOLOGIA
Inicio Preparación Decisión Documento
Multidocumentos roceso Fin
INFORMES Y REGISTROS
Utilidad de los Informes
A través del Reporte de Ventas, la Gerencia analiza los niveles de ventas
diarios e investiga las razones de las variaciones tales como bajas significativas
en las ventas y toma acciones correctivas.
Los Estados Financieros son utilizados por la Gerencia y los Jefes de cada
Departamento para evaluar la marcha de la entidad y el cumplimiento de los
objetivos.
REPORTE RESPONSABLE USUARIO PERIODICIDAD
Reporte de Ventas
Auxiliar contable Auxiliar contable Semanal para comparaciones internas, y mensual para declaraciones de impuestos.
Reporte de Compras
Auxiliar contable. Jefa de Compras
Auxiliar contable
semanal y mensual
Reporte de Inventarios
Auxiliar contable. El Gerente Auxiliar contable
anual
Reporte de Créditos a Clientes
Auxiliar contable Auxiliar contable semanal
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PLANIFICACION ESPECÍFICA
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CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERATIVA
PLANIFICACION ESPECIFICA Ref. Programa
P/PE
Nº Objetivos y Procedimientos Ref. P/T Realizado Supervisado
OBJETIVOS DE LA ETAPA
Evaluar la estructura de control interno, evaluar y calificar el riesgo de auditoría, identificar áreas críticas y establecer el enfoque de auditoría para el examen.
CONSIDERACIÓN DEL OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA Y DEL REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Revise la estrategia de auditoría definida en el diagnóstico preliminar y compárela con el objetivo general de la auditoría determinando su coherencia y discuta con el equipo las estrategias a aplicar en esta fase.
EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO.
Ambiente de Control
Integridad y Valores Eticos.
Determine Mediante la aplicación de una encuesta, la integridad de la Gerencia y su actitud frente a los valores éticos. Tome en cuenta lo siguiente:
- Medida en que las normas disciplinarias son comprendidas y
Aplicadas.
La Filosofía y Gestión Empresarial
Por medio de una encuesta determine el estilo de gestión aplicado en el Centro Comercial en base a los siguientes factores:
- Manejo de las situaciones críticas por parte de la gerencia y su actitud frente a los riesgos empresariales aceptados.
-Intervención de la gerencia en cuanto a principios y consecución de metas.
- Frecuencia con la que se realizan reuniones internas.
- Establecimiento de políticas y prácticas contables.
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Estructura Organizativa.
Mediante indagaciones determine las áreas claves de responsabilidad y autoridad. Considere los siguientes aspectos:
- Correcta delegación de autoridad.
- Grado de descentralización para la toma de decisiones.
- Segregación de funciones para la autorización de las transacciones, registro y custodia de los bienes.
Recursos Humanos Políticas y Prácticas
Valore mediante encuesta la actitud de la Gerencia frente a las prácticas relacionada con el personal, considere:
- Actualización de las políticas de recursos humanos.
- Factores analizados para la selección de personal.
- Métodos utilizados para la inducción del personal nuevo.
- Programas de Capacitación.
- Efectividad de las sanciones por incumplimiento de políticas internas.
- Asistencia del personal
Evaluación de Riesgos.
Inventarios
Observe el proceso que se sigue para la recepción de mercaderías determine su confiabilidad.
Observe si los métodos de almacenamiento permiten la utilización adecuada del espacio físico disponible y facilitan la localización de los productos.
Evalúe el método que se emplea para la valuación de los inventarios y su correcta aplicación.
Observe el proceso que se sigue para la transferencia interna de mercaderías y determine su confiabilidad.
Mediante la observación, determine la oportunidad del proceso que se sigue para la devolución de las mercaderías próximas a caducar.
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Compras
A través de una entrevista verifique como se determinan las necesidades de inventarios.
Mediante indagaciones determine la efectividad del proceso para la identificación y evaluación de los proveedores.
Evalúe el procedimiento de selección de ofertas para determinar su contribución al logro de los objetivos del Centro Comercial.
Ventas
Indague y determine si existe una coordinación adecuada para el establecimiento de precios.
Indague y determine si las estrategias de comercialización contribuyen al incremento en el nivel de ventas y a la salida de productos con baja rotación. Crédito y Cobranzas Evalúe los montos y plazos establecidos y verifique su cumplimiento. Indague si los créditos son aprobados por la persona autorizada.
Evalúe los procedimientos de cobro y determine su efectividad.
Recursos Humanos
Indague y verifique el cumplimiento de los procedimientos para el reclutamiento y selección de personal nuevo.
Indague acerca de los cambios efectuados en el personal durante el período sujeto a examen.
A través de entrevistas con el personal determine si conocen sus funciones.
Resuma la información obtenida, analícela y documente por medio de una matriz el riesgo inherente existente en cada uno de los componentes.
Considere los siguientes elementos:
- La Significatividad del Componente.
- La existencia de factores de riesgo y su importancia relativa.
- La probabilidad de ocurrencia de errores.
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En base a los niveles de riesgo de los sistemas, califique el riesgo global del Centro Comercial
Evalúe la Gestión de Riesgos realizada por el Centro Comercial.
Actividades de Control.
Por medio de cuestionarios verifique el cumplimiento de lo dispuesto para que cada uno de los procesos se realice eficientemente.
Considere los siguientes factores en cada sistema:
Inventarios
- Prácticas empleadas para la recepción de mercaderías.
- Métodos empleados para la custodia de los bienes y la prevención de robos de la mercadería.
- Método empleado para la valuación de inventarios.
- Mecanismos utilizados para trasladar la mercadería de la bodega al almacén.
- Mecanismos empleados para la devolución de las mercaderías antes de que estas caduquen.
Compras
- Información y métodos utilizados para determinar las necesidades de adquisición
- Documentos que se analizan para la selección de proveedores.
- Documentos que respalden el pedido a los proveedores
- Documentación que se prepara para realizar los pagos a los proveedores.
Ventas
- Normativa de Ventas.
- Documentos de Control Interno.
- Mecanismos de Control para las ventas al contado.
- Segregación de Funciones Incompatibles.
- Distribución Física.
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115
- Personal adecuado.
- Coordinación Interdepartamental.
Créditos y Cobranzas
- Métodos empleados para el establecimiento de los límites de crédito.
- Autorización de los créditos.
- Documentos de control para los créditos.
Recursos Humanos
- Normativa de Recursos Humanos.
- Procedimientos para el reclutamiento y selección.
- Capacitación.
- Mecanismos empleados para determinar las horas extras, suplementarias.
Califique el nivel de confianza para cada sistema y determine el riesgo.
Sistemas de Información y Comunicación.
Inventarios
Indague acerca de la confiabilidad y utilidad de los reportes de inventarios generados por el sistema.
Mediante indagaciones determine si existe una comunicación efectiva entre la bodega y el almacén para la transferencia de mercaderías.
Compras Indague si la información producida por el sistema para la determinación de necesidades es oportuna. Indague acerca de las seguridades que brinda el sistema para el acceso al módulo de compras y su modificación.
A través de indagaciones determine si los módulos se encuentran integrados de tal manera que permitan una actualización inmediata de la información para la realización de los pagos.
Ventas
Evalúe la seguridad y versatilidad del sistema para el establecimiento de precios.
Determine la confiabilidad de los reportes de venta
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116
utilizados para formular estrategias de comercialización.
Crédito y Cobranzas
Indague acerca de las políticas para registrar los créditos y verifique su cumplimiento.
A través de una entrevista con el Jefe encargado determine si el crédito calculado por el sistema es confiable.
Determinar si los módulos del sistema de registro están integrados entre sí para la actualización de datos.
Recursos Humanos
Indague sobre el proceso empleado para preparar la información relacionada en cuánto a: horas extras, horas suplementarias, multas, atrasos y faltas.
Supervisión
Inventarios
Observe la recepción de mercaderías y verifique la aplicación de los controles establecidos.
A través de indagaciones determine la frecuencia con que la Gerencia revisa las mercaderías, para determinar el cumplimiento de las responsabilidades del personal, en cuanto al expendio de productos no caducados y la devolución oportuna de aquellos próximos a caducar.
Indague si se realizan recuentos periódicos y determine la efectividad del proceso para el ajuste de diferencias.
Compras
Evalúe la coordinación existente entre la Bodega y el Jefe de Compras para determinar si las mercaderías recibidas coinciden con el pedido realizado.
A través de indagaciones determine si las compras en grandes volúmenes y de productos nuevos son supervisadas por la Gerencia.
Ventas
A través de indagaciones determine si se realizan arqueos de caja diarios.
Por medio de entrevistas determine si la Gerencia solicita informes de las ventas a crédito.
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117
Créditos y Cobranzas
Por medio de indagaciones verifique si se realizan informes periódicos de la cartera vencida.
Recursos Humanos
Observe las actividades realizadas por el Centro Comercial y determine la efectividad de la supervisión efectuada por los jefes de cada área.
Calificación de los factores de riesgo.
Plan de Muestreo
Considere la siguiente información horizontal para todos los sistemas.
Información Horizontal
- Componente evaluado.
- Calificación del riesgo inherente, de control.
- Enfoque resumido de auditoría para la siguiente fase, complementado con un detalle esquemático de las instrucciones de auditoría.
Información Vertical
Considere los siguientes componentes para cada uno de los sistemas:
Inventarios
- Recepción
- Almacenamiento
- Registro
- Transferencias Internas
- Evaluaciones
Compras
- Determinación de necesidades.
- Identificación y Evaluación de Proveedores.
- Selección de ofertas.
- Registro y Pago.
Ventas
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- Planificación
- Establecimiento de precios.
- Estrategias de Comercialización.
- Atención al Cliente.
- Registro
- Evaluación del Desempeño.
Crédito y Cobranzas
- Planificación
- Montos y Plazos.
- Aprobación.
- Procedimientos de cobro.
Recursos Humanos
- Reclutamiento y Selección.
- Funciones.
- Remuneración.
- Capacitación
- Evaluación del Desempeño
FUENTE : Planificación Estratégica Realizado: JC
Supervisado: AD
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INFORME DE CONTROL INTERNO
Cuenca, 24 de Febrero de 2010
Ingeniero
José Burbano
Gerente del Centro Comercial Burbano
Presente
En el examen que nos encontramos practicando al Centro Comercial Burbano,
hemos realizado la evaluación del sistema de control interno implementado por
la Alta Dirección en los sistemas de Compras, Ventas, Crédito y Cobranzas y
Recursos Humanos, a fin de determinar su nivel de confiabilidad y los
procedimientos que nos permitirán dar un informe sobre la economía, eficiencia
y eficacia de sus operaciones, sin ofrecer la seguridad de la correcta operación
del sistema de control. Hemos observado algunos factores de riesgo referentes
al diseño y/o funcionamiento de los controles que juzgamos son situaciones
reportables, que se refieren a importantes deficiencias en la operación de los
controles.
Las principales condiciones que se detallan a continuación, se encuentran
descritas en los comentarios, conclusiones y recomendaciones. Una adecuada
implantación de éstas últimas permitirá mejorar las actividades del Comercial.
Atentamente,
--------------------------------------
Janeth Criollo
Auditor
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 1. Elaborar un Código de Conducta permitirá una relación integra
entre los empleados y la empresa. De acuerdo a los resultados obtenidos, se puede decir que la empresa no
cuenta con un código de ética que regule el comportamiento del personal que
labora en el Centro Comercial. Y al ser una empresa que se encuentra en
pleno crecimiento, se ve imprescindible que la dirección elabore un código de
ética, para que de esta forma los empleados dirijan sus actitudes en base a
esos principios, al igual que es conveniente transmitir a todo el personal para
que se sienta comprometida con la empresa y que trabaje en equipo para
construir una imagen positiva de la misma.
La falta de este tipo de normas que regulen el comportamiento de los
empleados ha originado algunos actos que van en contra de los principios
éticos y morales dentro de la organización, violentando los valores sobre los
cuales se rige la empresa.
Conclusión: Debido a que no existe un código de ética que regule las actitudes de los
empleados dentro de la organización se pueden generar actos que vayan en
contra de la integridad de quienes conforman el Centro Comercial, así como su
imagen ante la sociedad.
Recomendación: La empresa deberá implantar como base un Código de Ética, el mismo que
sirvan de herramienta de conducta y comportamiento adecuados para el
cumplimiento de todo el personal, ajustado a las necesidades de la empresa. El
mismo que deberá difundirse tanto interna como externamente en forma verbal
y escrita, para de esta manera evitar actos que a falta del código de ética son
justificados, también debe existir un compromiso del gerente para cumplir y
hacer cumplir los códigos de conducta establecidos, mediante el ejemplo y el
liderazgo, este código de conducta
2. Clasificar los Objetivos en Estratégicos y Específicos ayudaría a tener una mejor visión de lo que se pretende alcanzar.
En base a la información obtenida, se puede mencionar que la empresa tiene
establecido sus objetivos, pero los mismos no están clasificados en
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estratégicos y específicos; por lo que se recomienda a la gerencia puntualizar
los objetivos en estratégicos y específicos.
La falta de clasificación de los objetivos origina que estos no se cumplan a
cabalidad causando desperdicio de recursos.
A medida que la empresa crece es necesario que los directivos tengan
presente plantear más objetivos los cuales les orienten al cumplimiento de
metas y al crecimiento de la misma.
Conclusión: Mediante encuestas determinamos que los objetivos han sido establecidos en
base a la misión y visión del Centro Comercial pero no existe una clasificación
en estratégicos y específicos; a mas de que estos no se encuentran
establecidos para cada departamento; siendo los únicos los establecidos por el
departamento administrativo y financiero. Recomendación: Se recomienda realizar un análisis de los objetivos y clasificarlos en
estratégicos y específicos para obtener una mejor visión de lo que se pretende
alcanzar.
Además establecer objetivos para cada departamento en función del objetivo
principal de Centro Comercial; esto ayudará a visualizar el tiempo que tomará
llevarlos a cabo, es decir cuales se deberán cumplir a corto plazo, y cuales se
deberán cumplir a largo plazo.
3. Distribuir adecuadamente el espacio físico en bodega ayudará a la buena conservación de los productos y a su rápida localización.
De la observación directa realizada se puede mencionar que la empresa cuenta
con un espacio físico amplio, sin embargo la ubicación de los productos se
realiza sin considerar un orden específico, es decir, no existen lugares
definidos para cada uno de los artículos lo cual dificulta su localización y
genera demoras al momento de trasladarlos al almacén. Por otra parte, debido
a que los productos no son ubicados en lugares adecuados, éstos sufren daños
en sus características físicas y en su calidad.
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Conclusión: Luego de haber observado las bodegas del Centro Comercial se establece
que el principal problema para el normal desarrollo de sus actividades es la
distribución de espacio físico.
Recomendación: Realizar un análisis del espacio físico con el que se cuenta y establecer una
redistribución del mismo de acuerdo a los requerimientos de cada producto; así
también para una correcta utilización del espacio se recomienda colocar los
productos en forma ordenada y según su clase.
4. El proceso de transferencia de mercaderías internas debería contar con la respectiva documentación respaldatoria.
El Proceso de transferencia se inicia con el requerimiento de mercadería desde
el almacén a bodega, sin embargo se pudo observar que esta actividad se
efectúa sin elaborar un documento de trasferencia. Lo que ha traído como
consecuencias perdidas económicas por mala manipulación y extravío de
mercaderías, generando problemas, con los bodegueros que no firman ningún
documento que los haga responsables por la mercadería a su cargo.
Conclusión: El no elaborar los documentos internos necesarios provoca que el Centro
Comercial no pueda ejercer un control interno efectivo durante el proceso de
transferencias de mercaderías, así como una posible desviación de
responsabilidades por parte de los bodegueros.
Recomendaciones: El Jefe de Compras deberá elaborar documentos que respalden las
trasferencias internas y que sustenten responsabilidades de los bodegueros,
por triplicado en donde se especifiquen la cantidad, unidades de medida,
descripción y enviar una copia a Bodega y la otra al departamento de
Contabilidad, lo cual permitirá ejercer controles del manejo de la mercadería.
5. El contar con un seguro sobre la mercadería y los activos del Centro Comercial ayudará a evitar posibles perdidas futuras por casos fortuitos.
El inventario y los activos del Centro Comercial no cuentan con ningún tipo
de seguro que los proteja. Esto los pone en grave riesgo en caso de existir
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una catástrofe natural o un siniestro, arriesgando la continuidad de sus
actividades.
Esto se debe a que los directivos no han tomado en cuenta la importancia
de contar con este tipo de seguros y más aun cuando sus activos son la
base de continuidad de su negocio. Es necesario, contratar una póliza de
seguro que proteja los activos de la entidad.
Conclusión: Luego de realizar las entrevistas al personal se determino que la mercadería
que posee el centro comercial se la protege de la humedad, se la tiene bajo
monitoreo de cámaras de vigilancia; sin embargo no se cuenta con un seguro
contra robo y casos fortuitos.
Recomendación: Recomendamos contratar seguros que protejan los activos y de esta manera
se protegería la inversión. También recomendamos realizar un plan de
contingencia donde se establezcan los posibles eventos futuros que puedan
suceder y afectar al funcionamiento del centro comercial.
6.- El realizar presupuestos de manera incorrecta provoca el incumplimiento de objetivos.
El Departamento Administrativo y Financiero se encarga de realizar el
Presupuesto solo en base a años anteriores y no planifica de manera eficiente
y oportuna los ingresos y gastos.
El Departamento a cargo debería cumplir con las políticas internas establecidas
en lo referente a presupuestos: “Los presupuestos se realizaran anualmente y
deberán ser elaborados de manera oportuna y eficiente para el logro de
objetivos.
La elaboración incorrecta del Presupuesto causa desperdicio de recursos tanto
materiales, humanos y económicos afectando directamente al cumplimiento de
objetivos empresariales. Esto se debe principalmente a la falta de coordinación
para su elaboración y consideración de un plan para realizarlo.
Conclusión: Al existir una falta de coordinación y planificación en la elaboración del
Presupuesto de la empresa, se realizan presupuestos de manera incorrecta ya
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124
que se toma como base los presupuestos de años anteriores, lo que produce
un inadecuado funcionamiento de la organización.
Recomendación: Coordinar con los demás departamentos para obtener una información
adecuada y poder planificar la elaboración de los presupuestos, sin dejar de
lado las políticas establecidas para ello y proporcionar una base de datos real
que permita tomar decisiones correctas a la gerencia.
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126
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERATIVA
EJECUCION Ref. Programa
E
Nº Objetivos y Procedimientos Ref. P/T Realizado Supervisado
OBJETIVO DE LA ETAPA
Aplicar en función del enfoque las pruebas selectivas a
base de procedimientos, identificar y desarrollar los
hallazgos de auditoría.
PROCEDIMIENTOS
Revise detenidamente la información recopilada en las
fases anteriores que tenga relación con el área crítica.
Inventarios
Rastree el proceso de recepción de mercaderías para
determinar si las prácticas aplicadas aseguran que los
pedidos se surtan de acuerdo con lo solicitado en
cantidades, especificaciones, tiempo, precio y demás
condiciones acordadas.
A través de la observación determine si los métodos de
almacenamiento aseguran la utilización adecuada del
espacio físico y la buena conservación de los productos.
Observe la toma física de inventarios para determinar la
confiabilidad de este proceso.
Inspeccione los documentos que respalden las
transferencias de mercaderías para determinar la
confiabilidad y seguridad del proceso que se realiza.
Indague y determine el método de valoración aplicado
para el manejo de mercaderías.
Compras
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127
Analice las técnicas de identificación y evaluación de
proveedores empleadas por el Centro Comercial y
determine su efectividad.
Compare las características de las mercaderías
recibidas con los factores económicos, de calidad y de
servicios acordados para determinar la efectividad de la
selección de ofertas.
Inspeccione la documentación respaldatoria relacionada
con las compras y determine la confiabilidad del registro
contable.
Ventas
Compare los precios de los principales productos de la
canasta básica familiar establecidos por el Centro
Comercial con los de otra entidad de la misma rama
para determinar su contribución al cumplimiento de la
misión del Comercial.
Compare la cantidad de productos antes y después de la
aplicación de estrategias de comercialización y
determine su efectividad.
Mediante la aplicación de una encuesta determine la
calidad de la atención brindada por el Comercial
Inspeccione la documentación respaldatoria relacionada
con las ventas y determine la confiabilidad del registro
contable.
Mediante la aplicación de indicadores, evalúe el
comportamiento de las ventas y determine la efectividad
de la gestión realizada.
Crédito y Cobranzas
Mediante la aplicación de una encuesta determine si los
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montos y plazos establecidos satisfacen sus
requerimientos.
Obtenga una muestra de las facturas de ventas a crédito
y compare si las condiciones constantes en las mismas
concuerdan con los montos y plazos establecidos por la
Gerencia.
Por medio de la aplicación de indicadores determine la
efectividad de los procedimientos de cobro aplicados
para la reducción de la cartera vencida.
Recursos Humanos
Revise los roles de los trabajadores y compruebe que
los cálculos son correctos.
A través de indagaciones determine si se cumple lo
establecido en el Reglamento Interno del Centro
Comercial en cuanto al reclutamiento y selección de
nuevo personal.
Mediante la aplicación de encuestas, determine si los
empleados de la Centro Comercial conocen sus
funciones para evaluar la efectividad de la comunicación
de las mismas.
Mediante la aplicación de una encuesta determine las
áreas en las cuales se requiere capacitación.
Fuente: Planificación estratégica Realizado:
J.C
Supervisado:
A.D
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129
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
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130
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERATIVA
CONCLUSION Ref. Programa
C
Nº Objetivos y Procedimientos Ref. P/T Realizado Supervisado
OBJETIVO DE LA ETAPA
Dar a conocer los resultados del examen concluido a través de la presentación de un informe.
PROCEDIMIENTOS
Obtenga las reacciones del personal responsable con respecto a las conclusiones y recomendaciones.
Revise los hallazgos considerando las reacciones obtenidas.
Elabore la estructura del informe de auditoría.
Elabore el informe definitivo de gestión, considerando:
- Carta de Presentación.
- Información Introductoria.
- Comentarios de los Hallazgos.
- Conclusiones.
- Recomendaciones.
Prepare la Conferencia Final para la presentación del informe y obtención de las reacciones de la empresa, sus opiniones e información adicional.
Fuente: Planificación estratégica Realizado:
J.C
Supervisado:
A.D
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131
CENTRO COMERCIAL BURBANO
AUDITORIA OPERATIVA
INFORME FINAL
CUENCA-ECUADOR
2011
INDICE SIGLAS Y ABREVIATURAS
CARTA DE PRESENTACIÓN
ENFOQUE DE LA AUDITORÍA
MOTIVO
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
OBJETIVO GENERAL.
OBJETIVOS PARTICULARES
PERIODO CUBIERTO
DESCRIPCION DEL CENTRO COMERCIAL BURBANO
ASPECTO LEGAL
ORGANIZACIÓN
RESULTADOS DEL CONTROL INTERNO
RESULTADOS OPERACIONALES
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132
SIGLAS Y ABREVIATURAS
SIGLAS A UTILIZARSE EN LA AUDITORIA EN EL CENTRO COMERCIAL BURBANO
SIGLA SIGNIFICADO
NAGAS Normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas
NIA Normas Internacionales de Auditoría
A.D Ana Durán
J.C Janeth Criollo
AO Auditoría Operativa
Art. Artículo
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133
Cuenca, 20 de Junio de 2010
Ingeniero José Burbano GERENTE DEL CENTRO COMERCIAL BURBANO Presente
De nuestras consideraciones:
Hemos realizado la Auditoría Operativa al Centro Comercial Burbano, por el
período comprendido Enero – Diciembre de 2008, con el objeto de evaluar la
eficiencia, eficacia y economía de las operaciones.
Nuestro examen se realizó de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, aplicables a su empresa. y la orden de trabajo Nº AO-01 con fecha 01 de Diciembre de 2009, éstas normas requieren que el trabajo sea debidamente planificado y ejecutado para obtener certeza razonable que la información y documentación examinada, no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo; igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas y procedimientos aplicables; para el efecto se incluyeron las técnicas y procedimientos de auditoría que consideramos necesarios.
Dirigimos esta auditoría a los siguientes sistemas: Compras, Inventarios,
Ventas, Créditos y Cobranzas; y Recursos Humanos
El informe contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones orientadas
a mejorar las operaciones realizadas por el Comercial.
Confirmamos nuestro compromiso de asesorar a la administración para
contribuir al desarrollo del Comercial, dejando constancia de nuestro
reconocimiento a la colaboración por parte de todos aquellos que integran esta
empresa para realizar este trabajo.
Atentamente:
---------------------------------- ----------------------------------- Janeth Criollo C. Ana Durán R. Auditor Jefe de Equipo Supervisor.
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134
ENFOQUE DE LA AUDITORIA
MOTIVO DEL EXAMEN: Por petición del Ing. José Burbano, Gerente del
Centro Comercial Burbano, según oficio # 11254, de 23 de Noviembre del
2009.
ALCANCE: Período: Corresponde el período fiscal comprendido entre el 1 de
Enero y 31 de Diciembre del 2008.
El examen incluirá el análisis de los siguientes Sistemas:
• Compras
• Inventarios
• Ventas
• Créditos y Cobranzas
• Recursos Humanos
Además incluye la evaluación del sistema de control interno.
OBJETIVO GENERAL: Realizar el examen y evaluación de las actividades en
el Centro Comercial Burbano para determinar el grado de Eficiencia, Eficacia y
Economía en sus operaciones; proporcionando a la dirección la herramienta
para la correcta toma de decisiones.
OBJETIVOS PARTICULARES
1. Determinar si las políticas de inventarios aseguran el mantenimiento de
niveles adecuados de mercaderías y proveen las seguridades físicas
necesarias para su conservación y protección.
2. Verificar si los procesos de compra permiten obtener suficientes y variadas
alternativas para la adquisición oportuna de productos de calidad a costos
bajos.
3. Evaluar si los procedimientos de ventas permiten satisfacer las exigencias de
los clientes en cuanto a atención, calidad y cantidad de los productos y si existe
una coordinación interdepartamental efectiva para el establecimiento de
precios.
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135
4. Determinar si los procedimientos para la concesión de créditos satisface los
requerimientos de los clientes y contribuye a mantener la capacidad operativa
de la empresa; y establece si la metodología de cobro permiten la recuperación
de los créditos dentro de los plazos establecidos y el correspondiente
seguimiento, análisis y la toma de decisiones en cuanto a la cartera vencida.
5. Verificar si el sistema de Recursos Humanos de la entidad crea un ambiente
de trabajo apropiado para el desarrollo de las capacidades del personal.
PERIODO CUBIERTO: el 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008.
DESCRIPCIÓN DEL CENTRO COMERCIAL BURBANO
El Centro Comercial Burbano, esta ubicado en las Calles Mariano Cueva 12-67
entre Vega Muñoz y Sangurima. La principal actividad del Centro Comercial, es
la distribución de productos de primera necesidad al por mayor y menor.
Con el tiempo y debido a la gran acogida que tuvo en el medio, el negocio se
fue expandiendo y se vio en la necesidad de ampliar su espacio y contratar
personal para brindar un mejor servicio a su clientela,
Hoy en día este comercial es un importante distribuidor de productos como:
Toni, Proesa, Zhumir, Guitig, Confiteca, Panolini, Deja, La Universal, Colgate,
Colombina, La Favorita, Frito Lay, Adams, Familia, Nabisco, Nestlé, Sabora,
Baldore, Ile, etc.
ASPECTO LEGAL
El Centro Comercial Burbano se encuentra regulado por varias leyes entre las
más importantes tenemos:
• Ley de Régimen Tributario Interno
• Ley de Compañías
• Código de Trabajo
• Ley de Régimen Municipal
• Otras leyes y normas aplicables
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136
ORGANIZACION El centro Comercial Burbano está conformado por el Gerente General, que a
su vez es el dueño de la empresa.
Cuentan con los siguientes Departamentos:
• Departamento Administrativo y Financiero
• Departamento de Compras
• Departamento de Ventas
El Departamento Administrativo y financiero está conformado:
• Contador
• Auxiliar de contabilidad.
El Departamento de Compras cuenta con:
• Jefe de Compras,
• Un auxiliar de compras
• Dos Bodegueros
El Departamento de Ventas cuenta con:
• Jefe de Ventas
• Un auxiliar de ventas.
• Tres facturadoras.
• Asistente de Limpieza
RESULTADOS DEL CONTROL INTERNO
1. Elaborar un Código de Conducta permitirá una relación integra entre los empleados y la empresa.
De acuerdo a los resultados obtenidos, se puede decir que la empresa no
cuenta con un código de ética que regule el comportamiento del personal que
labora en el Centro Comercial. Y al ser una empresa que se encuentra en
pleno crecimiento, se ve imprescindible que la dirección elabore un código de
ética, para que de esta forma los empleados dirijan sus actitudes en base a
esos principios, al igual que es conveniente transmitir a todo el personal para
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que se sienta comprometida con la empresa y que trabaje en equipo para
construir una imagen positiva de la misma.
La falta de este tipo de normas que regulen el comportamiento de los
empleados ha originado algunos actos que van en contra de los principios
éticos y morales dentro de la organización, violentando los valores sobre los
cuales se rige la empresa.
Conclusión: Debido a que no existe un código de ética que regule las actitudes de los
empleados dentro de la organización se pueden generar actos que vayan en
contra de la integridad de quienes conforman el Centro Comercial, así como su
imagen ante la sociedad.
Recomendación: La empresa deberá implantar como base un Código de Ética, el mismo que
sirvan de herramienta de conducta y comportamiento adecuados para el
cumplimiento de todo el personal, ajustado a las necesidades de la empresa. El
mismo que deberá difundirse tanto interna como externamente en forma verbal
y escrita, para de esta manera evitar actos que a falta del código de ética son
justificados, también debe existir un compromiso del gerente para cumplir y
hacer cumplir los códigos de conducta establecidos, mediante el ejemplo y el
liderazgo, este código de conducta
2. Clasificar los Objetivos en Estratégicos y Específicos ayudaría a tener una mejor visión de lo que se pretende alcanzar.
En base a la información obtenida, se puede mencionar que la empresa tiene
establecido sus objetivos, pero los mismos no están clasificados en
estratégicos y específicos; por lo que se recomienda a la gerencia puntualizar
los objetivos en estratégicos y específicos.
La falta de clasificación de los objetivos origina que estos no se cumplan a
cabalidad causando desperdicio de recursos.
A medida que la empresa crece es necesario que los directivos tengan
presente plantear más objetivos los cuales les orienten al cumplimiento de
metas y al crecimiento de la misma.
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Conclusión: Mediante encuestas determinamos que los objetivos han sido establecidos en
base a la misión y visión del Centro Comercial pero no existe una clasificación
en estratégicos y específicos; a mas de que estos no se encuentran
establecidos para cada departamento; siendo los únicos los establecidos por el
departamento administrativo y financiero. Recomendación: Se recomienda realizar un análisis de los objetivos y clasificarlos en
estratégicos y específicos para obtener una mejor visión de lo que se pretende
alcanzar.
Además establecer objetivos para cada departamento en función del objetivo
principal de Centro Comercial; esto ayudará a visualizar el tiempo que tomará
llevarlos a cabo, es decir cuales se deberán cumplir a corto plazo, y cuales se
deberán cumplir a largo plazo.
3. Distribuir adecuadamente el espacio físico en bodega ayudará a la buena conservación de los productos y a su rápida localización.
De la observación directa realizada se puede mencionar que la empresa cuenta
con un espacio físico amplio, sin embargo la ubicación de los productos se
realiza sin considerar un orden específico, es decir, no existen lugares
definidos para cada uno de los artículos lo cual dificulta su localización y
genera demoras al momento de trasladarlos al almacén. Por otra parte, debido
a que los productos no son ubicados en lugares adecuados, éstos sufren daños
en sus características físicas y en su calidad.
Conclusión:
Luego de haber observado las bodegas del Centro Comercial se establece
que el principal problema para el normal desarrollo de sus actividades es la
distribución de espacio físico.
Recomendación:
Realizar un análisis del espacio físico con el que se cuenta y establecer una
redistribución del mismo de acuerdo a los requerimientos de cada producto; así
también para una correcta utilización del espacio se recomienda colocar los
productos en forma ordenada y según su clase.
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4. El proceso de transferencia de mercaderías internas debería contar con la respectiva documentación respaldatoria.
El Proceso de transferencia se inicia con el requerimiento de mercadería desde
el almacén a bodega, sin embargo se pudo observar que esta actividad se
efectúa sin elaborar un documento de trasferencia. Lo que ha traído como
consecuencias perdidas económicas por mala manipulación y extravío de
mercaderías, generando problemas, con los bodegueros que no firman ningún
documento que los haga responsables por la mercadería a su cargo.
Conclusión:
El no elaborar los documentos internos necesarios provoca que el Centro
Comercial no pueda ejercer un control interno efectivo durante el proceso de
transferencias de mercaderías, así como una posible desviación de
responsabilidades por parte de los bodegueros.
Recomendaciones:
El Jefe de Compras deberá elaborar documentos que respalden las
trasferencias internas y que sustenten responsabilidades de los bodegueros,
por triplicado en donde se especifiquen la cantidad, unidades de medida,
descripción y enviar una copia a Bodega y la otra al departamento de
Contabilidad, lo cual permitirá ejercer controles del manejo de la mercadería.
5. El contar con un seguro sobre la mercadería y los activos del Centro Comercial ayudará a evitar posibles perdidas futuras por casos fortuitos.
El inventario y los activos del Centro Comercial no cuentan con ningún tipo
de seguro que los proteja. Esto los pone en grave riesgo en caso de existir
una catástrofe natural o un siniestro, arriesgando la continuidad de sus
actividades.
Esto se debe a que los directivos no han tomado en cuenta la importancia
de contar con este tipo de seguros y más aun cuando sus activos son la
base de continuidad de su negocio.
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Es necesario, contratar una póliza de seguro que proteja los activos de la
entidad.
Conclusión:
Luego de realizar las entrevistas al personal se determino que la
mercadería que posee el centro comercial se la protege de la humedad, se
la tiene bajo monitoreo de cámaras de vigilancia; sin embargo no se cuenta
con un seguro contra robo y casos fortuitos.
Recomendación:
Recomendamos contratar seguros que protejan los activos y de esta
manera se protegería la inversión. También recomendamos realizar un plan
de contingencia donde se establezcan los posibles eventos futuros que
puedan suceder y afectar al funcionamiento del centro comercial.
6.- El realizar presupuestos de manera incorrecta provoca el incumplimiento de objetivos.
El Departamento Administrativo y Financiero se encarga de realizar el
Presupuesto solo en base a años anteriores y no planifica de manera eficiente
y oportuna los ingresos y gastos.
El Departamento a cargo debería cumplir con las políticas internas establecidas
en lo referente a presupuestos: “Los presupuestos se realizaran anualmente y
deberán ser elaborados de manera oportuna y eficiente para el logro de
objetivos.
La elaboración incorrecta del Presupuesto causa desperdicio de recursos tanto
materiales, humanos y económicos afectando directamente al cumplimiento de
objetivos empresariales. Esto se debe principalmente a la falta de coordinación
para su elaboración y consideración de un plan para realizarlo.
Conclusión:
Al existir una falta de coordinación y planificación en la elaboración del
Presupuesto de la empresa, se realizan presupuestos de manera incorrecta ya
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141
que se toma como base los presupuestos de años anteriores, lo que produce
un inadecuado funcionamiento de la organización.
Recomendación:
Coordinar con los demás departamentos para obtener una información
adecuada y poder planificar la elaboración de los presupuestos, sin dejar de
lado las políticas establecidas para ello y proporcionar una base de datos real
que permita tomar decisiones correctas a la gerencia.
RESULTADOS OPERACIONALES
1. EL INCUMPLIMIENTO DE LA JORNADA LABORAL, Y LA FALTA DE RECONOCIMIENTO DE TIEMPO ADICIONAL LABORADO NO PERMITEN EL CALCULO DE UN SUELDO JUSTO.
El Comercial Burbano, en el departamento Administrativo y Financiero es el
auxiliar contable el encargado de elaborar los respectivos roles de pago de
cada empleado, para ello al inicio de la actividad laboral el Gerente indica
verbalmente cual es el sueldo y horarios a cumplir en determinado puesto;
para posteriormente previo acuerdo firmar los contratos laborales, sin embargo
existe problemas con el incumplimiento laboral de los empleados quienes
deben desempeñar sus labores las 8 horas de trabajo diarias, ni el empleador
reconoce el pago por tiempo extra.
Por lo que se esta incumpliendo con lo que por ley se registra en el Art. 47 del
Código de Trabajo. De la jornada máxima que establece que se debe laborar 8
horas diarias y 40 a la semana, así también con el art. 55 del mismo
código:”Remuneración de horas Suplementarias y Extraordinarias que
menciona que el empleador debe reconocer las horas adicionales a la jornada
normal de trabajo.
Esto se debe a la falta de aplicación de un mecanismo que registre las horas
de entrada y salida de todos quienes trabajan en la empresa y por ello se han
venido presentando problemas de atrasos.
El no contar con ningún tipo de sistema que permita registrar el cumplimiento
de la jornada laboral, trae consigo el cumplimiento irregular del trabajo de los
empleados perjudicando en tiempo y dinero al Comercial.
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
142
CONCLUSION Se hallan problemas con el cumplimiento laboral de los empleados quienes no
cumplen con sus labores las 8 horas de trabajo diarias; así también existen
problemas con el empleador que no reconoce el pago por tiempo extra
laborado; esto se debe principalmente por la falta de aplicación de un
mecanismo que registre las horas de entrada y salida de todos quienes
trabajan en la empresa.
RECOMENDACIÓN Es necesaria la aplicación del modulo existente en el sistema informático
“acceso a planilla de control de asistencia del personal”, el mismo que esta
diseñado para registrar las horas de entrada y salida de cada uno de los
empleados, mediante una clave personal (login-password). Para ello
adjuntamos el anexo 5 en donde se detalla su proceso
2. EL USO CORRECTO DE LOS CANALES DE COMUNICACIÓN AYUDARA A UNA MEJOR COMPRENSIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA.
El Gerente es quien organiza las reuniones con el personal, siendo llevadas a
cabo por lo general una vez al mes, se las realiza con la finalidad de informar
hechos que se creen de importancia, y que es necesario que conozcan todos
los empleados del Comercial.
Lo que se trata de informar mediante éstas reuniones es lo que respecta a
cambios de políticas internas, leyes tributarias, programas de capacitación que
se pretende dar, problemas que se dan con los clientes, etc.
Al utilizar como único canal de información las reuniones, los empleados no
captan al cien por ciento lo que se pretende informar.
Dentro de los principios administrativos, Henry Fayol recomienda que para una
efectiva comunicación se utilizará los medios que estén a su alcance por
ejemplo: folletos, comunicación interna, circulares, reuniones, mesas de trabajo
y cualquier otro medio disponible en el momento.”
Esto se debe a la mala utilización de las herramientas de comunicación
disponibles por parte de la administración; conjuntamente con la falta de una
adecuada planificación, el no utilizar los medios escritos como una herramienta
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143
adicional para informar, produce distorsión, confusión y vacios de información
en los empleados.
CONCLUSION Al utilizar como único canal de información las reuniones, los empleados no
captan al cien por ciento lo que se pretende informar. Esto se debe a la mala
utilización de las herramientas de comunicación disponibles por parte de la
administración.
RECOMENDACIÓN Se recomienda realizar una planificación de las reuniones que se pretenden
realizar, en donde se incluyan medios escritos de información como folletos,
circulares, trípticos que ayuden a transmitir correctamente la información que
se pretende dar y se evite confusiones e inconvenientes. (Sírvase revisar el
anexo 6).
3. LA DESVIACIÓN DE RESPONSABILIDADES ENTRE PERSONAL DE VENTAS NO PERMITEN UNA ATENCIÓN ADECUADA A LOS CLIENTES.
El Departamento de ventas esta conformado por el Jefe de Ventas, Auxiliar de
Ventas y Facturadoras, cada uno de ellos tiene distintas actividades y
responsabilidades las mismas constan por escrito en un manual y son dadas a
conocer de manera verbal al ingreso del personal.
Sin embargo existen problemas en cuanto al cobro de las facturas a crédito, ya
que en la actualidad cualquiera de las facturadoras lo realizan.
Incumpliendo lo que se establece en el manual de funciones:
Jefe de Ventas: obtener información que pudiera interesar al área de
Mercadeo como nuevos productos, competidores, precios; realizar reportes de
ventas, concesión de créditos.
Auxiliar de Ventas: recibir la nota de pedido del cliente, estar en comunicación
continua con Bodega para que se proceda al despacho respectivo; efectuar el
cobro de facturas pendientes o vencidas.
Facturadoras: atención directa a los clientes, cobro de facturas al contado.
Causando inconvenientes con aquellos clientes que realizan compras al
contado y tienen que esperar mayor tiempo por el cobro de esas facturas; esto
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se debe principalmente por la falta de comunicación por escrito de las
funciones al personal, y que por diversos motivos el auxiliar de ventas se
ausenta creando un ambiente de confusión en el desarrollo de actividades.
CONCLUSION El que realice el cobro de las ventas a crédito las Facturadoras, trae consigo
pérdida de tiempo, tanto para el personal como para los clientes quienes
quieren agilidad en el cobro de sus compras.
RECOMENDACIÓN Se recomienda informar por escrito las funciones al personal del Centro
Comercial; en especial a aquellos que conforman el Departamento de Ventas,
para que efectúen sus responsabilidades de acuerdo a lo dispuesto en el
manual, y así evitar desperdicios de recursos y mejorar la atención que se
brinda a los clientes. Y en caso de faltar el responsable de realizar cierta
actividad delegar un suplente para que este con autorización respectiva pueda
efectuar dicha labor. (Revisar anexo 7)
4. LA EMISIÓN DE FACTURAS POR LOS MONTOS REALES Y EN EL MOMENTO DE LA TRANSACCIÓN DEL BIEN EVITARÁ QUE EL COMERCIAL SEA SUJETO DE SANCIONES POR EL ORGANISMO COMPETENTE.
En el centro comercial en ocasiones los Comprobantes de Venta no son
entregados al consumidor oportunamente.
Incumpliendo lo que establece en el Artículo 64 de la Ley de Régimen
Tributario Interno en el párrafo primero. Este incumplimiento se encuentra
tipificado en el Código Orgánico Tributario, Art. 315 como falta reglamentaria.
Las consecuencias de una falta reglamentaria por parte del Comercial irían
desde una multa hasta reclusión menor ordinaria, conforme a lo establecido en
el Art. 323. En caso de darse una situación de estas, se vería afectada la
operatividad e imagen del Comercial.
Esto se debe principalmente a las ventas por valores pequeños y son
acumulados; por valores poco significativos o por que los clientes lo requieren
por ahorrar tiempo.
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La no entrega de comprobantes de venta puede conllevar a una sanción por
parte de la Administración Tributaria, lo que podría causar pérdidas ya sea por
multas, cierre temporal y si se reincide podría llegar al cierre definitivo de las
operaciones.
CONCLUSION En el centro comercial en ocasiones los Comprobantes de Venta no son
entregados al consumidor oportunamente; esto se debe principalmente a las
ventas por valores pequeños y son acumulados; por valores poco significativos
o por que los clientes lo requieren por ahorrar tiempo, lo que puede conllevar a
una sanción por parte de la Administración Tributaria.
RECOMENDACIÓN Implementar sanciones para quienes tienen a su cargo la emisión de las
facturas y no las entregan oportunamente, adicionalmente incentivar a los
clientes para que soliciten su factura explicando la importancia del
comprobante de venta para él, como para el Comercial, creando una cultura
tributaria y de esta manera evitando cualquier tipo de sanción por parte de la
Administración Tributaria. (Revisar anexo 8)
5. EL CONTROL PERMANENTE DEL INVENTARIO EVITARÁ QUE
EXISTAN DIFERENCIAS ENTRE EL INVENTARIO FÍSICO Y EL CONTABLE.
El Comercial Burbano cuenta con el espacio físico adecuado para el
almacenamiento de la mercadería; cuenta con 2 bodegueros quienes ayudan al
control y manejo de las mismas.
Al realizar un muestreo de los productos del inventario para establecer si
existieron diferencias entre las cantidades físicas y contables, se encontró que
en un 25% de los productos existieron diferencias
Esto se debe a que se realiza el control del inventario una vez al año durante
los dos primeros días del siguiente año, dando lugar a que no concuerde el
inventario físico con el contable, debido a que la cantidad de productos y
ventas que tiene el comercial es relevante; así también al venderse productos
de primera necesidad su rotación es constante, por lo que realizar una sola
toma física al año no contribuye al control del inventario.
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146
El realizar una sola toma física al año ha traído como consecuencia
irregularidades en las cantidades de los productos, por lo que está
generándose pérdidas económicas.
CONCLUSION Al realizar un muestreo de los productos del inventario para establecer si
existieron diferencias entre las cantidades físicas y contables, se encontró que
en un 25% de los productos existieron diferencias, esto se debe a que se
realiza el control del inventario una vez al año dando lugar a que no concuerde
el inventario físico con el contable.
RECOMENDACIÓN El Departamento de Compras conjuntamente con el Departamento
Administrativo y Ventas deberán coordinar para realizar una toma física del
inventario cada 6 meses, lo que contribuirá a un mejor control, y evitará
pérdidas económicas. (Revisar anexo 9)
Esperando que el presente les sirva para contribuir al desarrollo del Comercial;
nos suscribimos de usted:
Atentamente,
…………………………
………………………
Ana Durán R. Janeth
Criollo C
SUPERVISOR JEFE DE
EQUIPO
CONCLUSIONES
Una vez realizada la auditoría obtuvimos los resultados que nos permiten
establecer los puntos fuertes, los cuales contribuyen a que la empresa de
cumplimiento de las expectativas y metas trazadas:
1. El Comercial elimina intermediarios para así abaratar costos.
2. Para el desenvolvimiento del personal el Comercial les brinda motivación
y capacitación, lo cual es un punto muy importante y positivo que debe
seguirse fomentando.
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3. La empresa maneja un banco de datos de los clientes y proveedores
para así poder agilitar las compras y ventas de los productos, como
también dar atención inmediata a los pedidos de los clientes y los
requerimientos de la empresa.
Seguidamente detallaremos los puntos débiles que deberán considerar los
directivos para que ayude a superar éstas deficiencias:
4. Debido a que no existe un código de ética que regule las actitudes de los
empleados dentro de la organización se pueden generar actos que
vayan en contra de la integridad de quienes conforman el Centro
Comercial, así como su imagen ante la sociedad.
5. Se hallan problemas con el cumplimiento laboral de los empleados
quienes no cumplen con sus labores las 8 horas de trabajo diarias; así
también existen problemas con el empleador que no reconoce el pago
por tiempo extra laborado; esto se debe principalmente por la falta de
aplicación de un mecanismo que registre las horas de entrada y salida
de todos quienes trabajan en la empresa.
6. Al utilizar como único canal de información las reuniones, los empleados
no captan al cien por ciento lo que se pretende informar. Esto se debe a
la mala utilización de las herramientas de comunicación disponibles por
parte de la administración.
7. Existen problemas en cuanto al cobro de las facturas a crédito, ya que
en la actualidad cualquiera de las facturadoras lo realizan; incumpliendo
lo que se establece en el manual de funciones, causando inconvenientes
con aquellos clientes que realizan compras al contado y tienen que
esperar mayor tiempo por el cobro de esas facturas.
8. En el centro comercial en ocasiones los Comprobantes de Venta no
son entregados al consumidor oportunamente; esto se debe
principalmente a las ventas por valores pequeños y son acumulados;
por valores poco significativos o por que los clientes lo requieren por
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ahorrar tiempo, lo que puede conllevar a una sanción por parte de la
Administración Tributaria.
9. Al realizar un muestreo de los productos del inventario para establecer si
existieron diferencias entre las cantidades físicas y contables, se
encontró que en un 25% de los productos existieron diferencias, esto se
debe a que se realiza el control del inventario una vez al año dando
lugar a que no concuerde el inventario físico con el contable.
RECOMENDACIONES
Con esta Auditoría Operativa lo que se busca es ayudar a la Administración y a
la Directiva del Centro Comercial Burbano, así como a sus empleados para
tener un adecuado desarrollo de sus actividades.
1. El Centro Comercial deberá implantar como base un Código de Ética por
escrito, que sirva de herramienta de conducta y comportamiento
adecuados para el cumplimiento de todo el personal, ajustado a las
necesidades de la empresa, el mismo que deberá difundirse tanto en
forma verbal y escrita, para de esta manera evitar actos que a falta del
código de ética son justificados.
2. Es necesaria la aplicación del modulo existente en el sistema
informático “acceso a planilla de control de asistencia del personal”, el
mismo que esta diseñado para registrar las horas de entrada y salida de
cada uno de los empleados, mediante una clave personal (login-
password). Para ello adjuntamos el anexo 10 en donde se detalla su
proceso.
3. Se recomienda realizar una planificación de las reuniones que se
pretenden realizar, en donde se incluyan medios escritos de información
como folletos, circulares, trípticos que ayuden a transmitir
correctamente la información que se pretende dar y se evite
confusiones e inconvenientes.
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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4. Se recomienda informar por escrito las funciones al personal del Centro
Comercial; en especial al Personal de Ventas, para que efectúen sus
responsabilidades de acuerdo a lo dispuesto en el manual, y así evitar
desperdicios de recursos y mejorar la atención que se brinda a los
clientes. Y en caso de faltar el responsable de realizar cierta actividad
delegar un suplente para que este con autorización respectiva pueda
efectuar dicha labor.
5. Implementar sanciones para quienes tienen a su cargo la emisión de las
facturas y no las entregan oportunamente, adicionalmente incentivar a
los clientes para que soliciten su factura explicando la importancia del
comprobante de venta para él, como para el Comercial, creando una
cultura tributaria y de esta manera evitando cualquier tipo de sanción
por parte de la Administración Tributaria.
6. El Departamento de Compras conjuntamente con el Departamento
Administrativo y Ventas deberán coordinar para realizar una toma física
del inventario cada 6 meses, lo que contribuirá a un mejor control, y
evitará pérdidas económicas.
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
150
BIBLIOGRAFIA LIBROS ARENS Alvin, “AUDITORIA UN NUEVO ENFOQUE EMPRESARIAL”,
Ediciones Pretince Hall Hispanoamericana, SA, 1997
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1979
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COOK,J,WINKLE, G “Auditoría”, MC Graw Hill,1987
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INSTTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS, “Auditoria
Operacional”, 1995
JORDI MAS/CARLES RAMIO, “La auditoría operativa en la práctica
Larry P. Bailey , Oscar J. Holzmann, “Guía de Auditoría, Madrid España, 1999
MALDONADO, Milton, “Auditoría de Gestión”, Editora luz de América. Ecuador,
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SLOSSE, Carlos, “Auditoría un Nueva Enfoque Empresarial”, Ediciones
Macchi, Argentina, 1997
TESIS LLIVICURA, Sandra y, TOLEDO VANESSA, 2008, Auditoría Operativa al
Departamento de Adquisición y Comercialización del Centro Médico Quirúrgico
Fundación Hogar del Ecuador, Universidad de Cuenca.
MARTINEZ, Johana y, SERRANO, Ruth, 2009, Auditoría de Gestión al
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UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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IMCP “ESQUEMA BASICO DE LA A.O.”BOLETIN N 1
PEÑA, Genaro; “Apuntes de la Materia Auditoría de Gestión”
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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ANEXO 1
CENTRO COMERCIAL BURBANO
ORGANIGRAMA
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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ANEXO 2
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Entrevista al Gerente General
1.- ¿Existe un código de ética que guíe la actitud de los empleados y funcionarios dentro de la empresa? No. 2.- ¿Se da a conocer los principios morales y éticos al personal bajo los cuales se rige el Centro Comercial? Si. Con el Ejemplo de los Directivos 3.- ¿La empresa ha tenido algún crecimiento notable? Si. En los últimos años hemos crecido notablemente habiendo la necesidad de contratar más personal y ampliar el local. 4.- ¿Se cumple el 100% de los objetivos planteados? Si, para ello se supervisa y controla que la labor de los empleados sea eficiente, exigiendo mayor esfuerzo y mediante incentivos se logra trabajar para conseguirlos. 5.- ¿Existe supervisión de las actividades de la empresa? Si. Yo personalmente me encargo de vigilar las principales actividades. 6- ¿Se ofrecen garantías de los productos a los clientes? No porque en la mayoría de los casos tratamos de cumplir con las expectativas de los clientes. 7.- ¿Existe dependencia de instituciones financieras? Si al momento trabajamos con el Banco del Austro solamente. 8- ¿Se da capacitación al personal en forma periódica? Si. Cada vez que se ve necesario se realizan las capacitaciones respectivas. 9.- ¿Se dan reuniones con el personal, cada que tiempo? Si. Se realizan reuniones con cada empleado del Centro Comercial cada mes y reuniones grupales cuando se ve necesario. 10.- ¿Se están cumpliendo con las políticas establecidas para el manejo del personal?Si se trata de cumplir con todas las políticas a medida de lo posible. 11.- ¿Existen sanciones para el personal que incumplan con las tareas a su cargo? Si tratamos de ser exigentes en este tipo de acontecimientos. 12.- ¿Se aplica algún tipo de seguridad para la mercadería y el centro comercial en general? Contamos con seguridad privada que consta de alarmas y cámaras de vigilancia en cada sitio del Centro Comercial. 13.- ¿Existen planes para la empresa? ¿Estos están delimitados para su cumplimiento? Si existen planes y se trata de cumplirlos en su mayoría. Estos no están delimitados.
DESCRIPCIÓN
Observaciones………………………………………………………………………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:09-05-2010
P/PP‐01
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Entrevista al auxiliar contable 1.- ¿Existe un código de ética que guíe la actitud de los empleados y funcionarios dentro de la empresa? No. 2.- ¿Se da a conocer los principios morales y éticos al personal bajo los cuales se rige el Centro Comercial? Si. Con el Ejemplo de los Directivos
3.- ¿Se cumple el 100% de los objetivos planteados? Si, se trata de hacer una labor conjunta para de esta manera lograr lo propuesto por la gerencia. 4.- ¿Se cumple con la normativa contable a aplicar en el Comercial? Si se cumple con todo lo establecido para evitar de esta manera cualquier tipo de sanción o problemas con las instituciones reguladoras. 5.- ¿Se está pendiente de los cambios en cuestiones tributarias para presentar información real? Si. Estoy actualizando constantemente en cuanto a estos cambios ya que pueden afectar a las decisiones que se puedan tomar en el futuro. 6.- ¿Se producen errores al ingresar costos de los productos al sistema? Si. Hay ocasiones en que se ingresan mal los costos debido a la mala digitación sobretodo. 7.- ¿Ha tenido algún problema con el sistema operativo que se maneja en el centro comercial? Si. Hubieron ocasiones en el que la capacidad de servidor no era suficiente para la información que se producía pero se procedió al cambio de las maquinas con una mayor capacidad de recepción de información. 8.- ¿Se aplica algún tipo de control para presentar información sin errores o para minimizar estos? Todos los datos presentados son revisados por el Contador General y cualquier duda se la despeja mediante una comunicación continua entre los dos.
DESCRIPCIÓN
Observaciones……………………………………………………. ……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:10-05-2010
P/PP‐02
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CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Entrevista a Facturadora 1.- ¿Existe un código de ética que guíe la actitud de los empleados y funcionarios dentro de la empresa? No. 2.- ¿Se da a conocer los principios morales y éticos al personal bajo los cuales se rige el Centro Comercial? Si. Con el Ejemplo de los Directivos 3.- ¿Se cumple el 100% de los objetivos planteados? Si, nuestra labor esta en función de los objetivos del comercial, y se trata de lograrlos en su totalidad. 4.- ¿Se realizan arqueos de caja diarios, cuál es el proceso? Si. Se recibe el informe de las ventas diarias y se compara con el dinero obtenido de las ventas de dicho día. 5.- ¿Cómo se manejan los faltantes de caja? Se descuenta a la facturadora responsable de dicho faltante. 6.- ¿Cómo atiende Ud. al cliente? Se trata de dar el mejor trato posible, con un saludo cordial y tratando de satisfacer en lo posible sus requerimientos. 7.- ¿Existen planes de capacitación en cuanto a atención al cliente? No, se han dictado capacitación respecto a ese tema. 8.- ¿Cómo toma el pedido de mercaderías? Hay 2 procesos: personalmente y vía telefónica. 9.- ¿Le supervisa alguien en cuanto a la atención al público? No. Sin embargo se trata de dar la mejor atención posible. 10.- ¿Conoce Ud. sus funciones? Descríbalas Facturar los pedidos Llenar los estantes Cobrar los créditos Mantener nuestro espacio de trabajo limpio. 11.- ¿Se receptan quejas de los clientes por cualquier motivo? Si se trata de un error por parte nuestra se ayuda con el cambio del producto o devolución del dinero pero si se trata de errores del cliente ya no se les puede ayudar.
DESCRIPCIÓN
Observaciones……………………………………………………. ……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:15-05-2010
P/TPP‐03
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CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Entrevista al Auxiliar de Ventas 1.- ¿Existe un código de ética que guíe la actitud de los empleados y funcionarios dentro de la empresa? No. 2.- ¿Se da a conocer los principios morales y éticos al personal bajo los cuales se rige el Centro Comercial? Si. Con el Ejemplo de los Directivos 3.- ¿Se cumple el 100% de los objetivos planteados? Si, se trabaja en función de lo planteado, para poder logra un mayor crecimiento y captar mayor mercado, claro que a veces no se puede cumplir los objetivos en su totalidad por imprevistos que se presentan. 4.- ¿Existe un adecuado establecimiento de los precios y en qué se basan para establecerlos? Los precios son establecidos en base al costo con un 3% de utilidad por lo tanto si existe un adecuado establecimiento de estos. 5.- ¿Existe efectividad en las estrategias de comercialización? Se trata de que estas ayuden al logro de objetivos. 6.- ¿Las estrategias han logrado algún incremento en las ventas y mayor salida de los productos de baja rotación? Se realizan ofertas de estos y en su mayoría han dado buenos resultados y ha permitido vender algunos de los productos que no han tenido mayor acogida. 7.- ¿Se cumplen las políticas establecidas para el registro de información en el departamento? Si, tenemos que aplicar todo políticas establecidas para llevar a cabo las actividades del Comercial. 8.- ¿Cuáles son los montos y plazos de los créditos? Los créditos son desde $250 hasta $1200 con un plazo de 8 a 15 días respectivamente. 9.- ¿Podría explicar cuál es el proceso de los créditos? Se realiza una entrevista previa con el Jefe de Ventas, se realiza un análisis al cliente, una vez aprobado el crédito se da la orden de emitir la factura. 10.- ¿Se realizan análisis previos al entregar los créditos? Si. Se realizan entrevistas para analizar las condiciones del crédito. 11.- ¿Existe alguien que vigile el cumplimiento de políticas de cobro? No. 12.- ¿Cuál es el tiempo que se demora en entregar el crédito? Luego de realizar el análisis si este es favorable, el crédito es otorgado enseguida. 13.- ¿Existen altos niveles de cartera vencida? Existe un porcentaje medio de estos.
DESCRIPCIÓN
Observaciones……………………………………………………. ……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:15-05-2010
P/T PP‐04
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CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Entrevista al Auxiliar de Compras 1.- ¿Existe un código de ética que guíe la actitud de los empleados y funcionarios dentro de la empresa? No. 2.- ¿Se da a conocer los principios morales y éticos al personal bajo los cuales se rige el Centro Comercial? Si. Con el Ejemplo de los Directivos 3.- ¿Cómo se realiza la identificación y evaluación a los proveedores? Se receptan preformas de precios y tipo de productos de esta manera se realiza un análisis y se selecciona al mas conveniente. 4.- ¿Se realizan conteos físicos de mercaderías? ¿Cada que tiempo? Si. Estos se realizan anualmente los primeros días de enero. 5.- ¿Quiénes participan en el conteo físico? Todos los empleados del Centro Comercial. 6.- ¿Qué método utilizan para determinar las necesidades de inventarios? Se utilizan las tarjetas kárdex, método PEPS y en el sistema también se cuenta con un registro de existencias. 7.- ¿La selección de ofertas contribuyen al logro de los objetivos empresariales? Si. Las mejores ofertas y descuentos que nos otorgan nos ayudan a obtener mayores ingresos. 8.- ¿Conoce Ud.? De políticas que guíen en el manejo de las mercaderías dañadas? Si. Las mercaderías en mal estado o caducadas se realizan un convenio con el proveedor para su respectivo cambio. 9.- ¿Existen lapsos de tiempo para devolver la mercadería dañada? Si. Con un máximo de un mes. 10.- ¿Se cumplen al 100% los planes establecidos para su departamento? No. Debido a que se presentan imprevistos, pero se trata de cumplirlos en su totalidad. 11.- ¿Se cumple el 100% de los objetivos planteados? Si, se trata de llegar a cumplir los objetivos planteados, claro que a veces se presentan problemas que impiden hacerlo en su totalidad. 12.-¿Alguna vez se ha tenido problemas de exceso o escasez de compras? Si. El exceso cuando nos dan con buenos descuentos y escasez cuando los proveedores no cuentan con stock. 13.- ¿Existen políticas para el departamento de compras y son aplicadas? Si. En la mayoría se trata de cumplirlas. 14.- ¿Existen pocas o varias alternativas en cuanto a proveedores? Tenemos proveedores fijos pero en caso de faltarnos algunos contamos con lista amplia de estos. 15.- ¿Cuáles son los plazos que se obtienen en las compras de mercaderías? En montos bajos hasta 8 días y en montos altos de 15 a 21 días plazo. 16.- ¿Los precios a los que se adquieren los productos son altos o bajos? Bajos ya que contamos con la distribución de la mayoría de productos.
DESCRIPCIÓN
Observaciones……………………………………………………. ……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:21-05-2010
P/T PP‐05
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CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Entrevista al Bodeguero 1.- ¿Existe un código de ética que guíe la actitud de los empleados y funcionarios dentro de la empresa? No. 2.- ¿Se da a conocer los principios morales y éticos al personal bajo los cuales se rige el Centro Comercial? Si. Con el Ejemplo de los Directivos 3.- ¿Cuál se da el proceso de recepción de mercaderías? Se recepta la factura para compararla con las características especificadas en el pedido, si cumple con todo lo especificado se procede a la recepción de la misma, ubicándola en los puestos respectivos en la bodega, caso contrario se procede al reclamo de la mercadería y a la devolución de la factura. 4.- ¿El espacio de la bodega permite la fácil localización de los productos? No. Porque el Centro Comercial a tenido un notable crecimiento y se hace necesario cada vez mas ampliar el espacio de las bodegas. 5.- ¿Cuál es proceso que se da en las transferencias internas? Se nos notifica de la necesidad de mercadería en los estantes y se procede a entregar la mercadería y a su colocación en la misma. 6.- ¿Qué se hace con los productos que se encuentran en mal estado o próximo a caducar? Estos son retirados de la venta y son colocados en un estante establecido para ello en la bodega. 7.-¿Cree Ud. que existen en bodega productos innecesarios? Si. Porque se han adquirido productos de baja rotación y que ocupan un espacio en la bodega que nos serviría para otros fines. 8.- ¿Existe perdida de productos en la bodega? No. 9.-¿Ud. firma algún documento que exprese su responsabilidad con la mercadería? No 10.- ¿Se cumple el 100% de los objetivos planteados? Si, nuestro trabajo se enfoca en cumplir con lo planteado por la gerencia, quien nos guía para el cumplimiento de los objetivos.
DESCRIPCIÓN
Observaciones……………………………………………………. ……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:24-05-2010
P/T PP‐06
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
160
ANEXO 3 Documentación del Riesgo Inherente Inventarios Riesgo Global de Inventarios: Medio
P/T PE -01
COMPONENTES SIGNIFICATIVIDAD FACTORES DE RIESGO PROBABILIDAD DE
OCURRENCIA DE ERRORES
NIVEL DE RIESGO
Recepción Significativo -Falta de documentos de respaldo. - Desconocimiento de las políticas.
Posible Medio
Almacenamiento Significativo -Mala distribución de los productos. -Extravío de los productos
Posible Medio
Registro Significativo -Mal ingreso de los datos. -Fallas en el sistema.
Posible Medio
Transferencias Internas
Muy significativo -No existen documentos de respaldo. -Falta de coordinación entre la bodega y el almacén al momento de la entrega de mercadería.
Probable Alto
Evaluación Significativo -No se revisa fechas de caducidad de los productos. -No se realizan los cambios de los productos en mal estado en un 100%.
Posible Medio
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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Compras Riesgo Global de Compras: Bajo
P/T PE -02
COMPONENTES SIGNIFICATIVIDAD FACTORES DE RIESGO PROBABILIDAD DE
OCURRENCIA DE ERRORES
NIVEL DE RIESGO
Determinación de
Necesidades
Significativo -Exceso o escasez de mercadería.
- Adquisición de productos de poca rotación
Posible Medio
Identificación y
Evaluación de
Proveedores
Significativo -Ausencia de políticas.
-Pocas alternativas
Improbable Bajo
Selección de
Ofertas y Pedidos
Significativo - Precios elevados.
- Plazos muy cortos.
Improbable Bajo
Registros y Pagos Significativo - Falta de políticas Improbable Bajo
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
162
Ventas Riesgo Global de Ventas: Medio
P/T PE -03
COMPONENTES SIGNIFICATIVIDAD FACTORES DE RIESGO PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
DE ERRORES
NIVEL DE RIESGO
Planificación Significativo - Falta de un Manual para ventas.
- Incumplimiento de Planes
Posible Medio
Establecimiento de
Precios
Muy Significativo - Ausencia de Políticas.
- Errores al ingresar los costos de los productos.
- Fallas en el sistema
Probable Alto
Estrategias de
Comercialización
Significativo - Falta de efectividad en las estrategias
aplicadas.
Improbable Bajo
Atención al cliente
Significativo
- Falta de información de las características de
los productos al cliente.
- Falta de un buzón de sugerencias.
- Demora en la atención.
Posible Medio
Registro Significativo - Errores en los registros.
- Sobrantes o Faltantes de Caja.
Improbable Bajo
Evaluación de
Desempeño
Significativo - Información Inoportuna y/o Inadecuada.
- Ineficacia de las acciones correctivas.
Improbable Bajo
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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Créditos y Cobranzas Riesgo Global de Créditos y Cobranzas: Medio
P/T PE -04
COMPONENTES SIGNIFICATIVIDAD FACTORES DE RIESGO PROBABILIDAD DE
OCURRENCIA DE ERRORES
NIVEL DE RIESGO
Planificación Significativo -No se elaboran planes Improbable Bajo
Montos y Plazos Significativo -Determinación inadecuada. Improbable Bajo
Aprobación Significativo -Sobrepasar los límites del Crédito.
- Irregularidades.
Posible Medio
Procedimientos de
Cobro
Significativo -No existe Procedimientos de cobro
- Función de Cobro no Asignada.
- Altos niveles de Cartera Vencida.
Posible Medio
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
164
Recursos Humanos Riesgo Global de Recursos Humanos: Bajo
P/T PE -05
COMPONENTES SIGNIFICATIVIDAD FACTORES DE RIESGO PROBABILIDAD DE
OCURRENCIA DE ERRORES
NIVEL DE RIESGO
Reclutamiento y
Selección
Significativo - Procedimientos Incorrectos de
Reclutamiento.
- Fraude.
Improbable Bajo
Funciones Significativo -Actualización al manual de Funciones.
-Inadecuada comunicación de funciones.
Improbable Bajo
Remuneraciones Significativo -Mal manejo de incentivos.
-No se cancelan horas extras.
Posible Medio
Capacitación Significativo -No se dictan conferencias.
-Mala planificación de los programas de
capacitación.
Posible Medio
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
165
Calificación del Riesgo Global
Sistema Calificación del Riesgo Inherente
Inventarios Medio
Compras Bajo
Ventas Medio
Créditos y Cobranzas Medio
Recursos Humanos Bajo
En base a la calificación del Riesgo Inherente de cada Sistema hemos
determinado el Riesgo Global del Centro Comercial el cual es medio debido a
la importancia de cada uno de los factores de riesgo analizados.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Nivel de confianza sobre el Control Interno.- Para calificar el nivel de
confianza sobre el control interno utilizaremos la siguiente fórmula:
NC= (CT/PT) * 100 NC = Nivel de Confianza
CT = Calificación Total
PT = Ponderación Total. Número de Preguntas por dos.
Valoración y calificación del Grado de Control Interno
Para determinar la Confiabilidad del Sistema de Control y el Riesgo,
tomaremos como referencia la siguiente matriz:
PROBABILIDADES
VALORACION
CALIFICACION PORCENTAJE CONTROL RIESGO
SI 2 95-76 CONFIABLE BAJO
EP 1 75-51 ACEPTABLE
MODERADO
NO 0 50-15
NO CONFIABLE ALTO
P/T PE -06
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
166
CENTRO COMERCIAL BURBANO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Tipo de Evaluación: Sistema de Control Interno
Periodo: del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Sistema: Inventarios
Fecha:
Nº Preguntas SI EP NO POND.
OBSERVACIO
NES
1
2
3
4
5
6
7
Recepción
¿Se envían copias de los pedidos al
Departamento Administrativo y
Financiero y a bodega
respectivamente? ¿Se realiza una comparación de las
cantidades y de las descripciones de
los productos en el pedido?
¿Se revisan los productos recibidos,
comparándolos con lo que consta en
la factura del proveedor?
¿En el momento de la recepción se
revisa la fecha de caducidad de los
productos?
¿Informa con anticipación el
bodeguero acerca de faltantes,
rechazo etc. Para el registro oportuno
de la mercadería?
¿Se elaboran informes de recepción
de mercaderías y se envían al
departamento encargado
conjuntamente con la factura del
2
2
2
2
2
0
2
P/T PE -07
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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19
proveedor?
Almacenamiento ¿Se almacena la mercadería
ordenadamente?
¿El bodeguero firma algún
documento de responsabilidad por la
custodia de los bienes a su cargo?
¿El espacio físico es utilizado
correctamente?
¿Existen la seguridad adecuada
para resguardar los productos? ¿Están separados el almacén y la
bodega de manera de evitar el
acceso de personal no autorizado?
Registro ¿Las mercaderías son ingresadas en
el sistema al momento de su llegada
antes de su entrada a bodega?
¿Se realizan toma físicas de
inventario? ¿Cada que tiempo?
¿Se ajustan las diferencias
encontradas en la toma física de
inventarios?
¿Se mantiene en un archivo los
documentos de la toma física
practicada por los empleados del
Comercial?
Transferencias Internas ¿Existe una persona encargada de
realizar las transferencias de
mercadería?
¿Se elaboran informes que respalden
el traslado de inventarios de la
0
1
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2
2
2
2
2
0
0
0
Anualmente
El bodeguero
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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22
bodega a los muestrarios?
¿Se deja algún documento en
bodega que respalde la transferencia
realizada?
¿El documento es firmado por el
encargado de Bodega y el jefe de
Compras?
Evaluación ¿Se realizan recuentos periódicos de
las existencias por personas
diferentes al bodeguero y con que
frecuencia se realizan?
¿Se comparan los resultados de los
recuentos periódicos con los datos
del sistema, se investigan y se
ajustan las diferencias?
¿Se registra oportunamente en el
sistema contable los ajustes de las
diferencias resultantes en los
recuentos de inventario?
0
2
2
Recepción
Nivel de Confianza
N/C = (CT/PT)*100 N/C= (10/12)*100
N/C= 83%
Nivel de Confianza= Confiable Nivel de Riesgo= Bajo
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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Almacenamiento
Nivel de Confianza
N/C = (CT/PT)*100 N/C= (6/10)*100
N/C= 60%
Nivel de Confianza= Aceptable Nivel de Riesgo=Moderado
Registro
Nivel de Confianza
N/C = (CT/PT)*100 N/C= (8/8)*100
N/C= 100%
Nivel de Confianza=Confiable Nivel de Riesgo=Bajo
Transferencias Internas
Nivel de Confianza
N/C = (CT/PT)*100 N/C= (2/8)*100
N/C= 25%
Nivel de Confianza= No confiable Nivel de Riesgo= Alto
Evaluación
Nivel de Confianza
N/C = (CT/PT)*100 N/C= (4/6)*100
N/C= 67%
Nivel de Confianza= Aceptable Nivel de Riesgo=Moderado
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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CENTRO COMERCIAL BURBANO CUESTIONARIO DE CONTRL INTERNO
Tipo de Evaluación: Sistema de Control Interno Periodo: del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2008 Sistema: Compras Fecha: Nº Preguntas SI EP NO POND.
OBSERVACIO
NES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Determinación de Necesidades ¿Existe un Plan de Compras?
¿Existe un Pronóstico de Compras?
¿Se han establecido máximos y
mínimos en las necesidades de
productos?
¿Existe un registro permanente de
las compras?
Identificación y Evaluación de Proveedores ¿Existe una lista de proveedores
autorizados con los precios
respectivos?
¿Se actualiza la lista de proveedores
y precios constantemente?
¿Se solicitan proformas en el caso de
productos y proveedores nuevos?
Selección de Ofertas y Pedidos ¿Las ofertas se reciben por escrito y
son archivadas?
¿Se hacen por escrito las órdenes de
compra a los proveedores, indicando
calidad, fecha de entrega, precios
etc.?
¿Se firman las órdenes de compra
0
2
2
2
2
2
2
2
2
0
2
P/T PE -08
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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por personas autorizadas?
¿Por quién?
¿Existe algún monto máximo de
pedidos, el cual cuando se sobrepase
se necesite la firma de un superior
dentro de la empresa?
Registro y Pago ¿Se encuentran separadas las
funciones de recepción en la bodega,
de autorización de pago y de la firma
del cheque para su liquidación?
¿Se elaboran expedientes de pago
por proveedores que contengan el
número de cada factura, su
correspondiente informe de recepción
y el cheque o referencia al
documento de pago?
¿La persona encargada de los pagos
utiliza algún sello que escriba la
leyenda cancelado?
2
2
2
Determinación de Necesidades
Nivel de Confianza
N/C = (CT/PT)*100 N/C= (6/8)*100
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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N/C= 75%
Nivel de Confianza= Aceptable Nivel de Riesgo=Moderado
Identificación y Evaluación de Proveedores
Nivel de Confianza
N/C = (CT/PT)*100 N/C= (6/6)*100
N/C= 100%
Nivel de Confianza= Confiable Nivel de Riesgo=Bajo
Selección de Ofertas y Pedidos
Nivel de Confianza
N/C = (CT/PT)*100 N/C= (6/8)*100
N/C= 75%
Nivel de Confianza= Aceptable Nivel de Riesgo=Moderado
Registro y Pago
Nivel de Confianza
N/C = (CT/PT)*100 N/C= (6/6)*100
N/C= 100%
Nivel de Confianza= Confiable
Nivel de Riesgo= Bajo
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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CENTRO COMERCIAL BURBANO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Tipo de Evaluación: Sistema de Control Interno
Periodo: del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Sistema: Ventas
Fecha:
Nº Preguntas SI EP N
O
PON
D.
OBSERVACIO
NES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Planificación ¿Existe un Manual de Ventas?
¿Existe un Plan de Ventas?
¿Existen Presupuestos de Venta?
Establecimiento de Precios ¿Existe una coordinación adecuada
para el establecimiento de precios?
¿Entre que departamentos se coordina
esta actividad?
¿El sistema contable permite una
actualización de los precios en todos los
departamentos? Si no ¿Cómo se
comunican los cambios de precios?
¿Existen políticas escritas para el
establecimiento de precios?
¿Las listas de precios pueden ser
modificadas sólo por personas
autorizadas?
¿En caso de modificaciones de precios
se envía una lista de éstos a los
auxiliares de almacén para su
actualización en los estantes?
0
2
0
2
2
2
0
0
P/T PE -09
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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20
Estrategias de Comercialización ¿Sea acostumbra realizar inventarios
para determinar si las existencias tienen
poco movimiento, si son excesivas u
obsoletas? ¿Con que frecuencia se
realiza?
¿Existe una persona encargada de
autorizar las ofertas, descuentos y otras
estrategias de comercialización?
¿Se realizan Estudios de Mercado para
mejorar las estrategias de
comercialización?
¿Se premia a los clientes que hayan
alcanzado altos niveles de compra?
Atención al Cliente ¿Existe una persona encargada de dar
información acerca de las
características y ubicación de los
productos? ¿Se realizan degustaciones o
demostraciones de nuevos productos
en el mercado?
¿Se imparten charlas de atención al
cliente a los empleados?
¿Se han implementado mecanismos
para la recepción de quejas de los
clientes?
¿Existe una persona encargada de
supervisar la atención que brindan los
almacenistas a los clientes?
Registro ¿Están los registros contables
diseñados para evitar que los
2
2
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0
2
2
2
0
0
2
2
2
Una vez al año
El Jefe de
Ventas
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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empleados que manejan efectivo
tengan acceso a los mismos?
¿Se realizan diariamente arqueos de
Caja? ¿Quién los realiza?
¿El dinero recaudado de las ventas
diarias es depositado en una cuenta
bancaria?
Evaluación del Desempeño ¿Existe una persona encargada de
evaluar los niveles de venta?
¿Se realizan reportes periódicos de
ventas? ¿Se realizan reportes de las
ofertas o descuentos realizados para
evaluar su efectividad?
¿Se efectúan reuniones periódicas
entre la Gerencia y los distintos Jefes
para analizar los resultados y tomar
decisiones?
¿Se realizan encuestas a los clientes
para evaluar la calidad de la atención?
2
2
0
2
0
Planificación NC= (CT/PT) * 100 NC = (6\8)*100
NC = 75%
Nivel de confianza = Aceptable Nivel de Riesgo = Moderado
Establecimiento de precios NC= (CT/PT) * 100 NC = (6\10)*100
NC = 60%
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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Nivel de confianza = Aceptable Nivel de Riesgo = Moderado
Estrategias de Comercialización NC= (CT/PT) * 100 NC = (6\8)*100
NC = 75%
Nivel de confianza = Aceptable Nivel de Riesgo = Moderado
Atención del Cliente NC= (CT/PT) * 100 NC = (6\8)*100
NC = 75%
Nivel de confianza = Aceptable Nivel de Riesgo = Moderado
Registro NC= (CT/PT) * 100 NC = (4\6)*100
NC = 66,6%
Nivel de confianza = Aceptable Nivel de Riesgo = Moderado
Evaluación del Desempeño NC= (CT/PT) * 100 NC = (6\8)*100
NC = 75%
Nivel de confianza = Aceptable Nivel de Riesgo = Moderado
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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CENTRO COMERCIAL BURBANO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Tipo de Evaluación: Sistema de Control Interno
Periodo: del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Sistema: Créditos y Cobranzas
Fecha:
Nº Preguntas SI EP N
O
PON
D.
OBSERVACIO
NES
1
2
3
4
5
6
7
8
Planificación ¿Se realiza un Flujo de Caja
considerando la recuperación de la
cartera?
¿Se han establecido por escrito las
políticas de crédito?
¿Se han planificado estrategias para
reducir la cartera vencida?
¿Se han evaluado diferentes
alternativas para la inversión de los
excedentes de efectivo?
¿Se realizan reuniones internas para
analizar los niveles de cartera vencida?
Montos y Plazos
¿Para establecer el plazo de los
créditos, se consideran los plazos que
otorgan los proveedores?
¿Se han establecido montos máximos
para la concesión de créditos?
¿Se evalúa la capacidad de pago de
2
0
2
0
2
0
0
2
P/T PE -10
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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9
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los clientes para la determinación de los
montos máximos?
¿Los plazos se establecen en función
de los montos?
Aprobación ¿Cuándo un cliente tiene créditos
vencidos, el programa contable alerta
acerca de tal situación?
¿Existe una persona responsable de
autorizar créditos a aquellos clientes
que se encuentren en mora?
¿Se deja una constancia escrita que
respalde la aprobación de un crédito?
Procedimientos de Cobro
¿La persona encargada de facturación,
tiene la responsabilidad de enviar a
contabilidad las facturas a crédito?
¿Se mantiene un archivo alfabético y
cronológico de las facturas a crédito?
¿Existe una persona encargada de
realizar la gestión de cobro?
¿Las cuentas por cobrar a los clientes
son desglosadas y analizadas por fecha
de vencimiento?
0
2
2
0
2
2
0
2
Planificación
NC= (CT/PT) * 100 NC = (6\10)*100
NC = 60%
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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Nivel de confianza = Aceptable Nivel de Riesgo = Moderado
Montos y Plazos
NC= (CT/PT) * 100 NC = (4\6)*100
NC = 66,66%
Nivel de confianza = Aceptable Nivel de Riesgo = Moderado
Aprobación
NC= (CT/PT) * 100 NC = (4\6)*100
NC = 66,66%
Nivel de confianza = Aceptable Nivel de Riesgo = Moderado
Procedimientos de Cobro
NC= (CT/PT) * 100 NC = (6\8)*100
NC = 75%
Nivel de confianza = Aceptable Nivel de Riesgo = Moderado
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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CENTRO COMERCIAL BURBANO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Tipo de Evaluación: Sistema de Control Interno
Periodo: del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Sistema: Recursos Humanos
Fecha:
Nº Preguntas SI EP N
O
PON
D.
OBSERVACIO
NES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Reclutamiento y Selección
¿Se han establecido técnicas de
reclutamiento que permitan obtener
varias alternativas para la selección?
¿Existe un sistema para la selección de
personal?
¿Se aplica siempre este sistema para
selección de personal?
Para la selección del personal. ¿Se
realizan entrevistas de trabajo?
¿Todos los empleados tienen firmado
un Contrato de Trabajo?
Remuneraciones ¿Se autorizan por escrito los cambios
de sueldos por alguna persona
facultada para ello?
¿Se incorpora todo el personal al
régimen del Seguro Social?
¿Existen procedimientos adecuados
para determinar el tiempo trabajado?
¿Se requieren autorizaciones escritas
para pagar ausencias por
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2
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2
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0
2
0
2
P/T PE -11
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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19
enfermedades o permisos?
¿Se mantienen registros adecuados de
los descuentos que deberán aplicarse a
los roles?
¿Se otorgan incentivos a los
trabajadores?
Funciones
¿Existe un Manual de Funciones?
¿Se determina una persona específica
como instructor del personal de nuevo
ingreso?
¿Se han analizado los puestos y se
han definido las funciones principales
de cada uno?
¿Las funciones y responsabilidades de
cada trabajador son comunicadas por
escrito?
¿Se realiza una separación de
funciones incompatibles?
Capacitación
¿Se evalúan los conocimientos de los
trabajadores para el desarrollo de
programas de capacitación?
¿Se realizan programas de
capacitación?
En el caso de cambios en el sistema
¿Se dictan charlas de capacitación?
2
2
2
2
2
0
0
2
2
0
Reclutamiento y Selección
NC= (CT/PT) * 100 NC = (10\10)*100
NC = 100%
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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Nivel de confianza = Confiable Nivel de Riesgo =Bajo
Remuneraciones
NC= (CT/PT) * 100 NC = (8\12)*100
NC = 66,66%
Nivel de confianza = Aceptable Nivel de Riesgo = Moderado
Funciones
NC= (CT/PT) * 100 NC = (6\10)*100
NC = 60%
Nivel de confianza = Aceptable Nivel de Riesgo = Moderado
Capacitación
NC= (CT/PT) * 100 NC = (4\6)*100
NC = 66,66%
Nivel de confianza = Aceptable Nivel de Riesgo = Moderado
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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Calificación del Riesgo de Control
COMPONENTE NIVEL DE CONFIANZA
RIESGO DE CONTROL
INVENTARIOS Recepción
Almacenamiento
Registro
Transferencias internas
Evaluación
COMPRAS
Determinación de Necesidades
Identificación y evaluación de
proveedores.
Selección de ofertas y pedidos
Registro y Pago
VENTAS Planificación
Establecimiento de Precios
Estrategias de Comercialización
Atención al Cliente
Registro
Evaluación del Desempeño
CREDITOS Y COBRANZAS Planificación
Montos y Plazos
Aprobación
Procedimientos de Cobro
RECURSOS HUMANOS
Reclutamiento y Selección
Funciones
Remuneración
Capacitación
Confiable
Aceptable
Confiable
No Confiable
Aceptable
Aceptable
Confiable
Aceptable
Confiable
Aceptable
Aceptable
Aceptable
Aceptable
Aceptable
Aceptable
Aceptable
Aceptable
Aceptable
Aceptable
Confiable
Aceptable
Aceptable
Aceptable
Bajo
Moderado
Bajo
Alto
Moderado
Moderado
Bajo
Moderado
Bajo
Moderado
Moderado
Moderado
Moderado
Moderado
Moderado
Moderado
Moderado
Moderado
Moderado
Bajo
Moderado
Moderado
Moderado
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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Plan de Muestreo
Inventarios
COMPONENTES EVALUADOS
CALIFICACION DEL RIESGO ENFOQUE DE AUDITORIA
R.INHERENTE R.CONTROL
Recepción Medio Bajo Prueba de Cumplimiento: Rastree el proceso de recepción de mercaderías para determinar si las prácticas aplicadas aseguran que los pedidos se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones acordadas.
Almacenamiento Medio Moderado Prueba de Cumplimiento: A través de la observación determine si los métodos de almacenamiento aseguran la utilización adecuada del espacio físico y la buena conservación de los productos.
Registro Medio Bajo Prueba de Cumplimiento: Observe la toma física de inventarios para determinar la confiabilidad de este proceso.
Transferencias
internas
Alto Alto Prueba Sustantiva: Inspeccione los documentos que respalden las transferencias de mercaderías para determinar la confiabilidad y seguridad del proceso que se realiza.
Evaluación Medio Moderado Prueba de Cumplimiento: Observe una muestra de productos para determinar si las medidas de control realizada por el Centro Comercial permiten identificar y devolver oportunamente mercaderías próximas a caducar y caducadas.
P/T PE -12
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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Plan de Muestreo
Compras
COMPONENTES EVALUADOS
CALIFICACION DEL RIESGO ENFOQUE DE AUDITORIA
R.INHERENTE R.CONTROL
Determinación de
Necesidades
Medio Moderado Prueba Sustantiva: Compare la existencia física de los productos de mayor rotación con los reportes obtenidos por el Jefe de Compras para elaborar los pedidos y determine su confiabilidad.
Identificación y Evaluación
de Proveedores
Bajo Bajo Pruebas de Cumplimiento: indague a cerca de los procedimientos para la identificación de los proveedores y su efectividad
Selección de Ofertas y
Pedidos
Bajo Moderado Pruebas de Cumplimiento: Entreviste al Personal encargado si la mercadería recibida concuerda con las características de la mercadería entregada por el Proveedor.
Registro y pago Bajo Bajo Pruebas de Cumplimiento: Indague si las políticas establecidas para el registro se están cumpliendo.
P/T PE -13
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
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Plan de Muestreo
Ventas
COMPONENTES EVALUADOS
CALIFICACION DEL RIESGO ENFOQUE DE AUDITORIA
R.INHERENTE R.CONTROL
Planificación Medio Moderado Pruebas de Cumplimiento: Realice una encuesta y determine si se están cumpliendo con los planes establecidos por el departamento a cargo.
Establecimiento de precios Alto Moderado Pruebas Sustantivas: Compare los Precios de los principales productos que se distribuyen en el Centro Comercial con los precios establecidos por los principales competidores.
Estrategias de
Comercialización
Bajo Moderado Pruebas Analíticas: Compare los flujos de ventas antes y después de aplicar una estrategia de comercialización.
Atención al Cliente Medio Moderado Pruebas de Cumplimiento: Mediante una encuesta a los clientes del Centro Comercial establezca cual es la opinión acerca de la atención prestada por el personal.
Registro Bajo Moderado Pruebas de Cumplimiento: Indague y determine si se esta cumpliendo con la normativa existente para el debido registro.
Evaluación del Desempeño Bajo Moderado Procedimientos Analíticos: Mediante la aplicación de indicadores, evalúe el comportamiento de las ventas y determine la efectividad de la gestión realizada.
P/T PE -14
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
187
Plan de Muestreo
Créditos y Cobranzas
COMPONENTES EVALUADOS
CALIFICACION DEL RIESGO ENFOQUE DE AUDITORIA
R.INHERENTE R.CONTROL
Planificación Bajo Moderado Prueba de Cumplimiento: Indague y determine si se cumple lo establecido por el Centro Comercial en cuanto a la planificación.
Montos y Plazos Bajo Moderado Prueba de Cumplimiento: Mediante la aplicación de una encuesta dirigida al Jefe de Ventas, determine si los montos y plazos establecidos satisfacen sus requerimientos.
Aprobación Medio Moderado Pruebas Sustantivas: Obtenga una muestra de las facturas de ventas a crédito y compare si las condiciones constantes en las mismas concuerdan con los montos y plazos establecidos por la Gerencia.
Procedimientos de Cobro Medio Moderado Procedimientos Analíticos: Por medio de la aplicación de indicadores determine la efectividad de los procedimientos de cobro aplicados para la reducción de la cartera vencida.
P/T PE -15
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
188
Plan de Muestreo
Recursos Humanos
COMPONENTES EVALUADOS
CALIFICACION DEL RIESGO ENFOQUE DE AUDITORIA
R.INHERENTE R.CONTROL
Reclutamiento y Selección Bajo Bajo Prueba de Cumplimiento: Indague y determine si se cumple lo establecido en las políticas internas de la empresa; en cuanto al reclutamiento y selección del personal.
Remuneraciones Bajo Moderado Pruebas Sustantivas: Revise los roles de los trabajadores y compruebe que los cálculos son correctos.
Funciones Medio Moderado Pruebas de Cumplimiento: Mediante la aplicación de encuestas, determine si los empleados del Centro Comercial conocen sus funciones para evaluar la efectividad de la comunicación de las mismas.
Capacitación Medio Moderado Prueba de Cumplimiento: Mediante la aplicación de una encuesta determine las áreas en las cuales se requiere capacitación.
P/T PE -16
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189
ANEXO 4
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
RECEPCION DE MERCADERIAS Luego de rastrear el proceso de recepción de mercaderías se pudo llegar a las siguientes
conclusiones:
• Las mercaderías son recibidas de acuerdo a lo descrito en las facturas, se comprueba
que cumplan, con lo estipulado en el negocio; términos tales como calidad, estado de
mercadería, cantidad, fechas de caducidad.
• Luego de haber comprobado que la mercadería cumplan con los requisitos estipulados
anteriormente, se procede a trasladar la mercadería a las bodegas.
• Los bodegueros ubican los productos de acuerdo a las ubicaciones de los mismos.
• Finalmente los bodegueros reporten al auxiliar de compras que la mercadería ha sigo
ingresada con éxito a las bodegas.
En cuanto a la recepción de mercadería no se encontró mayor problema, ya que los
bodegueros se encargan de controlar que la mercadería ingrese de acuerdo a lo estipulado en
los contratos de compra de mercadería; y si existe algún problema enseguida se lo reportan al
Jefe de Compras para que se proceda al respectivo reclamo o devolución.
Sin embargo se pudo determinar que la distribución de los productos en la bodega no es la
adecuada, trayendo problemas de espacio, ya que la mercadería no es ubicada de una manera
ordenada.
DESCRIPCIÓN
Observaciones……………………………………………………. ……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:27-05-2010
P/T EI‐01
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
190
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Almacenamiento de los productos en Bodega
Luego de haber realizado la observación respectiva sobre el almacenamiento de los
productos en bodega se puede concluir lo siguiente:
• Existen dos bodegas en donde se almacenan la mercadería.
• Los productos son ubicados de acuerdo al criterio de cada bodeguero, sin
ningún tipo de clasificación por clase, fragilidad, tamaño, volumen etc.
• No existen políticas que establezcan métodos de ubicación, ni consideración de
espacio.
• Existe algunos problemas a manejo de espacios, ya que existe un desperdicio
del mismo al no considerar una distribución adecuada de cada producto.
Debido a todo esto, se puede concluir que existe un mal manejo de espacios de las
bodegas, y por ende una mala ubicación de la mercadería, produciéndose un
desperdicio del área designada para almacenar la mercadería.
DESCRIPCIÓN
Observaciones……………………………………………………. ……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:26-05-2010
P/T EI‐02
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
191
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008 INVENTARIO FISICO Y CONTABLE
DIFERENCIAS
Código MarcaExistencia Contable Existencia
Nombre Contable Física
7861001701029 DCO
Dos Coronas 1 litro 224 224 ©
Aceite de Olivo 1/4 litro 8004092000124 OLI 11 10 © FALTANTELa Favorita 1/2 litro 7861048690140 LFA 499 499 © La Favorita sachet 250ml 7861048690157 LFA 75 75 © Manción Crema Limón 7702626388021 APM 9 9 © Glade ACE/SPA amore rep 7591005526693 GLA 4 4 © Glade Spray 8501 GLA 70 70 © Achiote Grano Libras ACHIGRL101 39 39 © Ají no moto verde 7861049510508 ANV 447 446 © FALTANTEAjo Vaso 7861021200861 AEV 3 2 © FALTANTEChimichurry 7861078100374 5 5 © Chimichurry vaso # 15 7861021201899 ILE 2 2 © Orégano hoja 20 g 7861078100558 ACH 2 1 © FALTANTESúper ajo pasta 300 g 7861078101005 AEV 4 4 © Horchata Funda 25 g 7861078100862 ILE 15 15 © Ají SNOB 7861001952018 ORI 45 45 © Quaker G 7861035520054 QUA 356 355 © FALTANTESan Carlos 2 kls 7861029700042 SCA 1921 1921 © San Carlos Quintal ASCQ01 SCA 54 53 © FALTANTEArroz de Cebada Funda 7861067300310 ARC 130 130 © Arroz Capirona quintal ARCA01 MIL 40 36 © FALTANTEArroz Gallito quintal ARRGAL01 109 109 © Arroz Gallito @ ARRGALL 105 105 © Arroz Caribe @ CARAR101 18 18 © Atún real mediano 90388000792 ARE 1362 1361 © FALTANTEAtún van camps mediano 772008313318 AVC 240 240 © Sardina roja real 90388444442 SRO 57 57 © Tinapa tomate tinatomab101 TIN 1360 1360 © Agua Pura 1/2 litro 7861074900039 IAL 596 596 ©
Observaciones………………………………………………… ……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:19-05-2010
P/T EI‐03
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
192
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
TRANSFERENCIAS INTERNAS
Luego de haber realizado la inspección acerca de los procesos que se siguen para las
transferencias internas de mercaderías se pudo conocer que los requerimientos de estas
se realizan de forma verbal sin ningún tipo de documento o firma de responsabilidad, esto
en cuanto a las trasferencias de la bodega al almacén.
El no contar con documentos de respaldo para la custodia de la mercadería podría traer
como consecuencia perdida de ésta y por ende pérdidas económicas para el Centro
Comercial.
DESCRIPCIÓN
Observaciones…………………………………………………….……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:28-05-2010
P/T EI‐04
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193
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Método de Valoración
Mediante entrevista al Jefe de Compras, con respecto al sistema de inventarios, se nos dio
a conocer que el método de valoración del inventario de productos que se utiliza en el Centro
Comercial es el método FIFO.
Este método ha sido utilizado desde el inicio de las actividades del Centro Comercial, habiendo
sido establecido por el área de Contabilidad, con la finalidad de un mejor manejo de
inventarios y los productos que estos contemplan.
Según las Normas Internacionales de Contabilidad Nº 2, referente a inventarios, aplicable al
periodo sujeto a examen, establece que los inventarios deberán ser valorados mediante el
método FIFO o Promedio Ponderado.
Es importante recalcar que en la actualidad las Normas Internacionales de Contabilidad no se
encuentran en vigencia, sustituyéndose éstas por las Normas Internacionales de Información
Financiera, las cuales respaldan lo establecido en las NIC’S en lo que concierne a valoración
de inventarios.
Por lo que el Centro Comercial se encuentra aplicando la valoración de inventarios, de acuerdo
a lo establecido por las Normas.
DESCRIPCIÓN
Observaciones……………………………………………………………...……………………………………………………………………………..
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:22-05-2010
P/T EI‐05
UNIVERSIDAD DE CUENCA
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194
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
PLAN DE MUESTREO PLAN PARA LA DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA
Basados en los datos proporcionados por la empresa del número de clientes que
visitan el comercial al mes para la encuesta sobre la atención que reciben; para
verificar la concordancia de inventarios físicos y contables se aplico la siguiente
muestra:
En donde:
n=Tamaño de la muestra
z=Nivel de confianza
p=Variabilidad positiva
q=Variabilidad negativa
N=Tamaño de la población
E=Precisión o Error
Para establecer la muestra se consideró un nivel de confianza del 1.96 (Buscamos en
las tablas de la curva normal el valor de que corresponde con el nivel de confianza
elegido: = ±1.96), una variabilidad positiva del 50%, una variabilidad negativa de
50% y un margen de error 0.05.
Así:
Clientes
DESCRIPCIÓN
P/T EI‐06
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195
n = 960 3.46 n= 277.6 Azar Inicial= RAN # *100 =0.147*100 =14.7 Población 1000 Azar Inicial 15
985
Intervalo= 1000 = 1.101 985 Para evaluar la atención al cliente, 278 clientes, el método que utilizamos para la
obtención de la muestra fue por medio de la selección sistemática.
Inventarios
n= 310
El método que utilizamos para la obtención de la muestra fue el de la selección
sistemática.
Azar Inicial= RAN # *100
=0.605*100
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
196
=60.50
Población 1602
Azar Inicial = 61 1541 Intervalo= 1541 = 4.97 310 Es importante dejar en claro que la población está compuesta por 1602 productos incluyendo todas las variedades en una misma línea, es por esto que se analizó los productos más importantes de cada línea, disminuyendo la muestra a 60.
Al revisar la muestra seleccionada, pudimos detectar que más del 25% de los productos revisados, presentan diferencias entre la cantidad disponible en el sistema y la toma física del inventario
Observaciones……………………………………………………. ……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:22-05-2010
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197
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Identificación y Evaluación de Proveedores
Mediante indagación, se logro determinar las técnicas de identificación y evaluación
de proveedores empleadas por el Centro Comercial , éstas se encuentran
establecidas por escrito, y el jefe de compras dio a conocer como se realizan estas;
siendo las siguientes:
-Solicitar proformas en el caso de nuevos proveedores y productos.
- Comprar a los distribuidores o productores.
En el caso de nuevos proveedores y productos, lo que se quiere conseguir al solicitar
las proformas es comparar los precios entre los diferentes proveedores para de esta
forma poder elegir la mejor alternativa, además comprar a los distribuidores o
productores con el fin de obtener productos de calidad a bajo costo.
Con ello, se pudo realizar el análisis pertinente, estableciendo que las técnicas para la
identificación y evaluación de proveedores que se emplea dentro del Comercial se
realizan con apego a la misión; aplicando estas técnicas de manera correcta lo que se
busca conseguir es la mejor oferta de productos en calidad y al más bajo costo.
DESCRIPCIÓN
Observaciones……………………………………………………. ……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:22-05-2010
P/T EC‐01
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198
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
EFECTIVIDAD DE SELECCIÓN DE OFERTAS Se procedió a analizar las características de las mercaderías recibidas por parte de los
proveedores y se observo que estos cumplen con los requisitos de calidad, tiempo de
entrega, precios acordados, todo esto en función de las políticas establecidas para que
esto se lleve a cabo la selección de ofertas.
Es por ello que se puede concluir que la selección de las ofertas de proveedores se ha
llevado de una manera adecuada, trabajando con aquellos con cumplen con las
políticas establecidas por el Centro Comercial, y sobre todo que se maneja relaciones
de negocios solo con aquellos que han cumplido con las reglas pactadas para la
negociación.
DESCRIPCIÓN
Observaciones……………………………………………………. ……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:20-05-2010
P/T EC‐02
UNIVERSIDAD DE CUENCA
AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
199
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Confiabilidad del Registro Contable de Compras
Se inspeccionó la documentación que respalda las compras, se tuvo acceso a la
documentación archivada que tiene el Centro Comercial y comprobando que el
registro de las transacciones se realiza al momento del ingreso de la compra al
sistema, el cual genera un asiento contable asignándole un número a cada
transacción.
Así también los reportes que emite dicho sistema, contienen el número de factura de
compra, la fecha, identificación del proveedor, el valor total de la factura y el número
asignado a la transacción en el libro diario; las transacciones erróneas son anuladas
marcándose junto al número de la transacción un identificativo para cada movimiento
contable anulado con una letra A.
Los documentos que respaldan las compras se encuentran archivados de manera
correcta en folders, los cuales indican el año y el mes al que pertenecen en forma
cronológica, constituyendo de ésta forma un respaldo de los movimientos que realiza el
Comisariato en cuanto a compras, y contribuyendo a un fácil acceso al momento de la
búsqueda de información para los solicitantes de la misma.
De ésta manera pudimos determinar que los registros contables son confiables, debido
a que su generación es oportuna y el método para su archivo es adecuado.
DESCRIPCIÓN
Observaciones……………………………………………………. ……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:20-05-2010
P/T EC‐03
UNIVERSIDAD DE CUENCA
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200
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
DESCRIPCIÓN
Observaciones……………………………………………………………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:20-05-2010
PRODUCTO CC Burbano CC JF CC URGILEZArroz quintal Capirona $38,00 $38,5 $38,00Azúcar quintal San Carlos $34,00 $34,25 $34,20Aceite La Favorita 1 litro $1,78 $1,85 $1,88Acite de Oliva el Arbolito 750 cc $6,02 $6,5 $6,43Cigarrillo Lider*20 $1,51 $1,51 $1,55Cigarrillo Marlboro $2,09 $2,18 $2,12Fosforo el Gallito*20 $0,78 $0,75 $0,77Chupete plop *24 $1,69 $1,71 $1,70Chupete bon bon bum *24 $1,77 $1,70 $1,65Huevos cubeta*30 $2,8 $2,5 $2,6Yogurt Tony bebible 260cc $0,47 $0,48 $0,47Yogurt Tony Mix $0,57 $0,56 $0,55Supan Cortado *20 $1,15 $1,10 $1,12Colgate Maxi 75ml $0,93 $0,94 $0,99Cornflakes ChocaPic 250gm $2,00 $2,02 $2,10Sal Cris Sal de 2kl $0,52 $0,50 $0,53Salsa de Tomate los Andes peq $1,2 $1,21 $1,20Shampoo Sedal 350ml $3,00 $3,10 $3,15Mayonesa Europea 390gm $1,42 $1,45 $1,43Jugo Vivant sabores 500ml*12 $3,96 $3,95 $4,15Jugos Sunny *12 $5,07 $5,08 $5,15Cola Coca 3 litros *6 $9,00 $9,11 $9,20Dorito 29gm*12 $2,92 $3,00 $2,95Papel Higienico Scott*12 $2,5 $2,65 $2,68Jabon Protex*3 $2,11 $2,11 $2,15Zhumir Seco pequeño *24 $44,4 $44,43 $45,00Ron San Miguel Oro Grande*12 $48,96 $50,00 $51,00Champagne Grand Duval*12 $39,96 $40,00 $40,40Cervez pilsener *12 $7,6 $7,6 $7,6Harina YA 1Kl $2,00 $2,04 $2,05Deja 1kl $2,08 $2,07 $2,10Jabón lava todo par $0,88 $0,89 $0,9Conserva 2 caballos $2,00 $2,05 $2,00Mermelada Snob 295 gm $1,3 $1,33 $1,4Café cubanito 400gm $2,90 $3,20 $3,00Café Buen día 170 gm $3,9 $3,89 $3,95Atún Van Camps *3 peq $1,80 $1,82 $1,84Sardina Real grande $1,08 $1,10 $1,12Tallarin rapidito *5 $1,90 $1,91 $1,91Agua pura 1/2 litro *12 $2,16 $2,20 $2,40Queso santa María 1 libra $2,00 $2,12 ‐Lenteja libra $0,65 $0,6 $0,63Canguil libra $0,52 $0,50 $0,58
P/T EV‐01
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AUTORAS: Nancy Janeth Criollo Collaguazo Ana Lucia Durán Ríos
201
CENTRO COMERCIAL BURBANO
AUDITORIA OPERACIONAL Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
DESCRIPCIÓN
Observaciones……………………………………………………. ……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:20-05-2010
Periodo: 01 de Enero‐31 Diciembre ‐2008MES Estrategía C .Antes C.DespuésFebrero Bajos Costos: ofertaron productos de marcas como:
Ferrero*12 cajas 1 5Noggi*24 cajas 1 2Nestle*12 cajas 5 10American Bombones*12 cajas 1 2Rafaelo *12 cajas 1 3Oferta de productos de temporada de carnaval tales como: maicenas*80 cajas de 200 gm 5 20cariocas cajas 48 u 1 20azúcar quintal 10 30panela *8 u 5 15licores *12 20 60Globos*100 u 0 3Quesos* libra 60 120
MAYO Regalos por determinados volumenes de compra: en todoslos productos.Por ejemplo en:Arroz quintal 15 30Azucar quintal 10 25Aceite caja*15 30 60Atun caja*24 15 25Fideos paca*25 libras 8 12Sal quintal 4 6Colas*6 32 70Licor*12 20 40
Septiemb Promociones con articulos adicionales en productos tales como:Chupetes*24 fundas 3 12Snacks caja 6*12u 40 100Caramelos*30 fundas 5 10Colas*12 30 60Yogurt *24 u 8 15
DiciembrePromociones con regalos especiales por ciertos montos de compra por Fiestas Navideñas.Arroz quintal 15 50Azucar quintal 10 35Aceite caja*15 30 70Atun caja*24 15 35Fideos paca*25 libras 8 20Sal quintal 4 8Licor*12 20 60* En ciertos meses se realizan promociones y descuentoscon los productos de baja rotación como:Marca nueva de toalla Femenina unidades 20 200Marca nueva de jugo *24 10 50Papel Higienico nuevo*12 8 24Yogurt marca nueva*6 10 40
Estrategías de Comercialización
P/T EV‐02
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202
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
ATENCION AL CLIENTE
Mediante encuesta se pudo determinar las diferentes inquietudes que tienen los clientes en
cuanto al trato que reciben por parte de los empleados; así como las expectativas que tienen
y que desean que sean tomadas en cuenta.
A continuación se detalla la información que se recopilo en la encuesta aplicada a las
personas que adquieren los productos en el Comercial:
• El 60% de los clientes opinaron que el trato que reciben es bueno; el 20% lo califico
como regular; y el 20% restante lo califico como malo.
• El 80% opino que se siente satisfecho con la atención que le brindan; y el 20% que no
está satisfecho en su totalidad con la atención que reciben.
• El 84% definió que sus pedidos son entregados de manera oportuna; el 16% tenía
algún problema con el tiempo de entrega de sus productos.
• El 66% de los clientes han tenido alguna vez problemas con los clientes; sobre todo
en lo que tiene que ver con malos entendidos sobre pedidos, y en otros casos por el
tiempo de espera para la atención y despacho de mercadería, el 34% no han tenido
ningún tipo de problema.
Por lo que se puede concluir que existe varios problemas en cuanto a la atención se
refiere; ya que muchos de los clientes se sienten desatendidos, ya sea por el tiempo
de espera o por problemas de entrega de productos, pues existen confusión en la
entrega, entre otros. Por lo que se ve necesaria la implementación de algún
mecanismo de ayuda para mejorar este.
DESCRIPCIÓN
Observaciones………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………..
Realizado por: J.C
Supervisado por:
A.D
Fecha:18-05-2010
P/T –EV03
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203
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Confiabilidad del Registro Contable de Ventas
Se inspeccionó la documentación que respalda las ventas, se tuvo acceso a la
documentación archivada que tiene el Centro Comercial y se comprobó que el
registro de las transacciones se realiza en el momento en el que se efectúa la venta, ya
sea ésta a crédito o al contado, generando éste un asiento contable al cual se le asigna
un número en el libro diario.
De igual manera los reportes que emite el mismo, contienen el número de factura de
venta, fecha, nombre del cliente, fecha de pago, monto y el número asignado a la
transacción; los documentos de respaldo como son las facturas, los reportes y el
registro contable, se encuentran archivados de manera correcta en folders, indicando
el año y al mes al que pertenecen.
De ésta manera pudimos determinar que los registros contables son confiables, debido
a que su generación es oportuna y el método para su archivo es adecuado, así
también contribuyen al fácil acceso de la información para quien la requiera.
DESCRIPCIÓN
Observaciones…………………………………………………
….
……………………………………………………………………
Realizado por: J.C
Supervisado por: A.D
Fecha:15-05-2010
P/T EV‐04
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204
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
INDICADORES EFECTIVIDAD DE LAS VENTAS Rendimiento de Ventas = Excedente del Ejercicio
Ventas Netas
RV2007= 5993.37
1032533.51
RV 2007= 0.58 %
RV2008= 10205.97
1494280.97
RV 2008= 0.68 %
Como se observa existe un incremento en el porcentaje de las ventas en un 10 %, lo
que nos muestra que la empresa se encuentra creciendo y que sus estrategias de
comercialización han funcionado.
Cambios en % de Ventas= Ventas2008 – Ventas 2007
2007
C%V2007= 1494280.97-1032533.51
1032533.51
C%V 2007= 0.44%
Cambios % de Costos = Costos2008 – Costos 2007
Costos 2007
C%V2008= 1413460.13 – 719475.86
719475.86
C%V 2008= 0.96 %
DESCRIPCIÓN
P/T EV‐05
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205
Este indicador corrobora al indicador anterior ya que nos muestra de igual forma un
crecimiento del 52% si comparamos el año 2007 y 2008.
Relación de los gastos operacionales entre las Ventas = Gastos Operacionales
Ventas
RGOV2007 = 58546.45 = 0.057%
1032533.51
RGOV2008 = 81309.75 = 0.054%
1494280.97
Este indicador nos muestra que los gastos operacionales en relación con las ventas no
son significativos ya que no llegan ni al 1 %, por lo tanto estos no representan mayor
problema para la empresa.
EFICIENCIA DE LAS VENTAS Rendimiento de la inversión total = Excedente del Ejercicio
Activo total
RIT2007= 5993.31
255663.33
RIT 2007 = 0.023 %
RIT 2008= 10205.97
290383.91
RIT 2008 = 0.035 %
Este indicador nos muestra que ha incrementado el excedente del ejercicio en
comparación con el año anterior esto se puede deber a que ha existido un incremento
en su activo total, sin embargo se muestra que existe una buena utilización de sus
activos totales.
Razón de eficiencia 2007 = Ventas Netas
Activos Totales
RE2007 = 1032533.51
255663.33
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206
C%V = 4.04%
Razón de eficiencia 2008 = Ventas Netas
Activos Totales
RE2008 = 1494280.97
290383.91
C%V = 5.14 %
AL analizar este ratio durante el periodo de estudio se puede observar que este ha
aumentado de 4.04 en el 2007 hasta ubicarse en el 2008 en 5.10 veces lo que significa
que el grado de eficiencia con que la empresa ha utilizado sus activos es cada vez
mejor.
ECONOMÍA DE LAS VENTAS Relación de las Ventas entre las Ventas2007 = Gasto de Ventas
Ventas Netas
RVV2007= 35127.87
132533.51
RVV2007 = 0.038%
RVV2008 = 48785.85
1494280.97
RVV2008 = 0.035%
Este indicador nos muestra la representatividad de los gastos de ventas sobre las
ventas el mismo que durante los periodos analizados se han mantenido sin mayor
representatividad.
Representatividad de los Gastos de ventas = Gasto de Ventas
Gastos Operacionales
RGV2007 = 35127.87
58546.45
RGV = 0.661 %
RGV2008= 48785.85
81309.75
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207
RGV = 0.662 %
Este indicador nos muestra que el gastos de ventas es el mas representativo de los
gastos operacionales, mostrando durante el periodo analizado que no ha existido
mayor variación
Representatividad del Personal de Ventas = Personal de Ventas
Total del Personal
RPV = 7 = 0.43%
16
Este indicador nos indica que el personal de ventas representa el 43% del total del
personal de la empresa.
Economía de las
Compras
Relación Costo de Ventas entre las
Ventas = Costo de Ventas
Ventas
RCVV 2007= 719475,86 69,68
1032533,5
1
RCVV 2008=
1413460,1
3 94,59
1494280,9
7
Este indicador nos muestra que para el año 2008 se han incrementado los costos de
ventas en un 25%, sin embargo estos costos, han sido cubiertos, por el incremento en
las ventas, y por el rendimiento que estas han dado para el año 2008.
Indicadores de Resultados por Área y desarrollo de información *Calculo del Indicador de mantenimiento a equipos de computación
El mantenimiento de equipos de computación del Centro Comercial se está llevando
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208
de manera eficiente ya que si comparamos el año 2007 con el 2008 se puede decir que
se ha trabajado para dar mantenimiento a la mayoría de los equipos de la empresa,
evitando con esto que se presente cualquier problema con el sistema informático y por
ende evite que se detengan las actividades
Nº de equipos a los que se han hecho mantenimiento durante el año
Nº total de equipos que recibirán mantenimiento durante el año
2007 = 5 2008=7
7 8
2007= 71.42% 2008=87.5%
Indicadores de Proceso *Indicador del Tiempo promedio de atención a Quejas
Nº de días reales o fecha de salida o respuesta a la queja.
Nº total de días estimados para dar respuesta a la queja
2007= 3 2008=2
7 7
2007= 42.85% 2008=28.57%
En cuanto atención a los clientes y la respuesta a sus quejas estas han sido atendidas
dentro del tiempo establecido mejorando para el año 2008 ya que de tres días que se
tomaban en el 2007; para el año examinado se tomaron dos días mejorando este
proceso ya que mientras más pronto se de solución a los problemas de sus clientes
mayor satisfacción recibirán estos por ser tomados en cuenta y resuelto sus
inquietudes.
Indicadores Interfásicos *Indicador de atención a quejas
Nº de quejas atendidas en el mes
Nº total de quejas receptadas en el mes
2007=20 2008 = 18
23 20
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209
2007= 86.96% 2008= 90%
La Atención de quejas se encuentra en la mayor parte cubiertas, y van mejorando ya
que del 86% de quejas atendidas en el 2007, para el 2008 se han atendido un 90% de
estas, por lo que se demuestra el interés de la empresa por atender de mejor forma a
sus clientes.
Indicadores de Aprendizaje y Adaptación *Costo de inversión por empleado = Gastos de Capacitación Nº Total de Personal
CIP 2007= 600 CIP 2008= 650
10 12
CIO2007 =60 CIP 2008= 54.17
El costo de inversión se ha mantenido en los dos años analizados ya que en el 2007
por cada empleado se invirtió $60; y para el 2008 se invirtió $54, la disminución del
costo se puede justificar por la contratación de dos empleados.
Porcentaje del Personal Capacitado=Nº Total de Personal Capacitado
Nº Total del Personal de la Empresa
PPC 2007= 9 PPC 2008= 12
10 12
PPC 2007 = 90% PPC 2008 = 100%
En cuanto a la capacitación del personal del Comercial, existe una total inserción a los
programas de capacitación establecidos para el 2008, por lo que la cobertura es total y
no existen problemas en cuanto a la participación de los trabajadores en este tipo de
eventos.
Indicador de Cumplimiento = Cursos Ejecutados
Cursos Planificados
IC 2007= 3 IC 2008= 3
4 3
IC2007= 75% IC 2008= 100%
El cumplimiento de planes establecidos por la autoridad respectiva se han aplicado en
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210
su totalidad ya que han priorizado los planes más importantes y por ello han logrado
cumplir con los planificados para el 2008.
Observaciones…………………………………………………
….
……………………………………………………………………
Realizado por: J.C
Supervisado por: A.D
Fecha:15-05-2010
UNIVERSIDAD DE CUENCA
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211
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Montos y Plazos Luego de realizar las encuestas al Jefe de Ventas quien es el encargado de establecer
los montos y plazos para otorgar los créditos se dedujo que los montos son analizados
dependiendo de la capacidad de pago, y los plazos dependen de estos, siempre y
cuando estos no sean incumplidos. Por lo que se puede concluir que no existen
problemas al respecto; es decir en su mayoría satisfacen sus requerimientos.
Facturas de ventas a Crédito Luego de comparar las condiciones que constan en las facturas y lo establecido por el
gerente se puede concluir que se cumplen en su totalidad con algunas excepciones en
las cuales se realizan modificaciones cuando se amerita. Por lo que se puede concluir que no existe mayor problema con el cobro de estas
facturas ya que los procedimientos de cobro aplicados hasta el momento han resultado
efectivos, no presentando mayor problema al respecto.
DESCRIPCIÓN
Observaciones…………………………………………………
….
……………………………………………………………………
Realizado por: J.C
Supervisado por: A.D
Fecha:15-05-2010
P/T ECC‐01
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212
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
PERIODO MEDIO DE COBRANZA
PPC = Cuentas por Cobrar*365=
Ventas
PPC 2007= 14385281,
4513,9319
831032536,5
PPC 2008= 14399158,
759,63617
891494280,9
7 Los días de recuperación de las cuentas por cobrar que utiliza la empresa en el periodo
analizado es muy eficiente ya que han utilizado de 9 a 13 días aproximadamente para
el cobro de sus clientes, es decir que la empresa no tiene problemas de cobro y
recupera rápidamente su dinero.
El Comercial en el año 2008 tiene un periodo medio de cobranza de 9 días, lo que
indica que esta empresa posee una habilidad para recuperar el dinero de sus ventas.
ROTACION DE CARTERA
Rotación de Cartera= ________Ventas Cuentas por Cobrar
RC 2007= ____1032536,51= 26,2
39411,73RC 2008= 1494280,97= 37,88
39449,75Esta razón indica que el Centro Comercial ha aumentado su rotación en cuentas por
cobrar pasando de 26.2 veces en el 2007 hasta a 37.9 veces en el 2008, es decir que
la empresa, es eficiente ya que cambia varias veces sus cuentas por cobrar a efectivo,
DESCRIPCIÓN
P/T ECC‐02
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213
por lo que es deseable que el saldo de cuentas por cobrar rote razonablemente, de tal
manera que no implique costos financieros muy altos.
Observaciones……………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………….
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:15-05-2010
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214
Observaciones…………………………………………………….
……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:15-05-2010
ROL DE PAGOS CORRESPONDIENTE AL MES DE: JUNIO DEL 2008
Nº NOMBRES CARGO SUELDO DIAS SUELDO HORAS TOTAL APORTE MULTAS ANTICIPOS TOTAL TOTAL FIRMASUNIFICADO TRABAJADOSMENSUAEXTRAS INGRESOAL IESS DESCUENTOS A PAGAR
1 Aucapiña Mercedes Facturadora 240 30 240 0 240 22,44 0 0 22,44 217,56 ©2 Burbano José Gerente 400 30 400 0 400 37,4 0 0 37,4 362,6 ©3 Criollo Sandra Facturadora 200 20 133,33 0 133,33 12,47 0 0 12,47 120,87 ©4 Guallpa Miriam Jefe de Compras 320 30 320 0 320 29,92 0 0 29,92 290,08 ©5 Matute Carmita Auxiliar Ventas 200 29 193,33 0 193,33 18,08 0 0 18,08 175,26 ©6 Matute Gladis Jefe de Ventas 400 30 400 0 400 37,40 0 0 37,4 362,60 ©7 Naula Carlos Contador 250 30 250 0 250,00 23,38 0 0 23,38 226,62 ©8 Plaza Patricia Auxliar Contable 240 30 240 0 240 22,44 0 0 22,44 217,56 ©9 Rodiguez Danny Bodeguero 250 30 250 0 250 23,38 0 0 23,38 226,62 ©TOTALES 2500 2426,67 2426,67 226,9 226,90 2199,76
INGRESOS EGRESOS
COMERCIAL BURBANO
P/T ERH‐01
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215
CENTRO COMERCIAL BURBANO AUDITORIA OPERACIONAL
Período del examen: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2008
Reclutamiento y Selección Luego de haber realizado las encuestas respectivas al personal encargado de realizar
el reclutamiento del nuevo personal se puede concluir que se cumplen todas las
políticas referentes al reclutamiento.
Funciones
Luego de encuestar y preguntar a todo el personal que labora en el Centro
Comercial, se ha determinado que no existe ningún tipo de documento escrito en
donde se dé a conocer las funciones de cada uno de los empleados ya que estos son
difundidos de manera verbal. Por lo que se puede concluir que en ocasiones se
necesita de algún documento que respalde esta información para evitar confusiones y
duplicidad de funciones.
Áreas que requieren capacitación Luego de realizar las encuestas correspondientes se ha determinado que no es
necesario implementar capacitación para ninguna área ya que la administración está
constantemente capacitando a cada una de las áreas.
DESCRIPCIÓN
Observaciones…………………………………………………
….
……………………………………………………………………
Realizado por: J.C Supervisado por: A.D Fecha:15-05-2010
P/T ERH‐02
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216
ANEXO 5 FLUGOGRAMA DEL ACCESO A PLANILLA DE ASISTENCIA PROCESO DEL MODULO: Acceso a planilla de control de asistencia del personal. Este modulo comprende el siguiente proceso: -A través del PC se accederá al sistema operativo -Aparecerá en la pantalla Adviser 4.1 -Posteriormente se mostrara una ventana donde se deberá ingresar el login que constara de las iníciales del nombre y apellido en minúsculas y password será entregado por la administración y para modificarlo se lo hará previa autorización. -La fecha y hora del sistema aparecerá automáticamente y se deberá marcar la entrada o salida según corresponda y guardar. Al marcar la entrada la hora quedara registrada. -En caso de incidencia al introducir la contraseña, acceder al programa u otro tipo de incidencias deben ponerse en contacto con el área administrativa. Este procedimiento ayudara a calcular el tiempo real laborado y por ende el cálculo justo de sueldos.
INICIO
INGRESO AL SISTEMA OPERATIVO
SI NO
INGRESO LOGIN’ PASSWORD INFORMAR A LA
ADMINISTRACION
ENTREGA NUEVA CLAVE PERSONAL REGISTRO DE
HORAS
FIN
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217
ANEXO 6
PLANIFICACION DE LAS REUNIONES
Es frecuente que los directivos y empleados de una empresa, se organicen, se reúnan para tratar asuntos de interés común.
En cada una de las reuniones que se organizan, el que dirige estas debe saber cómo conducirse en una sesión y lograr que participen en ella es muy importante.
Inicialmente se podría establecer en el calendario que el 1 día de cada mes existiría una reunión de todo el personal; existiendo flexibilidad en el caso de que se considere necesario realizarlo antes de esta fecha.
Posteriormente lo primero que se debe realizar es convocar con la debida oportunidad, determinándose el lugar, día, hora y motivo (para ello se puede utilizar una pizarra; o elaborar una volante que llegue a todo el personal). Convocará el Gerente a través de la auxiliar de Contabilidad.
Para el momento de la reunión se deberá llevar a cabo el correspondiente orden (el mismo que debe ser elaborado previamente por el Gerente y Administrador)
1. Dar la bienvenida a los asistentes y dar por comenzado la reunión. 2. Realizar un resumen de lo establecido en la reunión anterior (puntos
tratados y puntos pendientes). 3. Proceder a la lectura de comunicaciones: enviadas y recibidas, con el
respectivo orden de importancia. 4. Tratamiento de los puntos más importantes entre todos los asistentes. 5. Finalmente realizar un resumen de lo tratado y dar por terminado la
reunión. Principios bajo los cuales se debe realizar una reunión:
- Expresarse de manera fuerte y clara. - No conducir más de un punto a la vez. - Respetar las decisiones y puntos de vista - La voluntad de los participantes debe armonizarse en beneficio de la
empresa.
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218
ANEXO 7
Medios de Información
Fecha: Cuenca, 11 de Septiembre del 2010
Destinatario: Sr. (a)……………
Reciba un cordial saludo de quienes conformamos el Departamento
Administrativo y Financiero, el presente es para darle a conocer que de
acuerdo a lo establecido en la manual de Funciones, tiene las siguientes
atribuciones a su cargo:
CARACTERISITICAS GENERALES
El auxiliar de ventas se encargará de la atención al público, para lo cual
demostrará conocimientos de los productos que solicita el comprador. Tendrá
que ser una persona sociable y buena predisposición para la atención al
público
FUNCIONES
Recibir la nota del pedido del cliente, verificar las especificaciones de los
artículos que requiere; estar en comunicación con bodega para que se proceda
al despacho respectivo.
RESPONSABILIDADES
• Cerciorarse de que las mercaderías solicitadas por el cliente están
correctamente facturadas.
• Enviar la “Factura “a los bodegueros para el despacho de mercaderías
que se tienen en bodega.
• Efectuar el cobro de facturas pendientes o vencidas
Atentamente:
Ing. José Burbano Gerente del Centro Comercial Burbano
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219
ANEXO 8
SANCIONES POR NO ENTREGAR COMPROBANTES DE VENTA
Recomendamos a la administración implantar un sistema de sanciones a aquellos empleados que incumplan con la entrega del respectivo comprobante de venta al cliente para ello sugerimos a continuación un esquema de las posibles sanciones:
Nº VECES SANCION 1 Llamado de Atención 2 Multa de $5 por comprobante 3 Multa de $20 4 Despido por Negligencia
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220
ANEXO 9
PROCESO PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS
1. CONTROL DE REVISIONES
Revisión Consideración del Cambio en el Documento
(Por que se realiza)
Fecha de Revisión
2. Realiza los siguientes Formatos Requeridos - Listado de la Base de Datos de los Productos - Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico de los Productos - Listado General del Inventario Físico de Productos - Resguardo de los Productos - Listado de Productos no Localizados - Listado de Productos Sobrantes - Listado de Productos Sin Número de Inventario - Listado de Productos para Baja - Acta Administrativa por Productos no localizados - Acta Circunstanciada por productos sobrantes, sin número de inventario y no identificados 3.
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
FIRMA FECHAElaboróRevisóAprobó
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221
ANEXO 10
DISEÑO DE TESIS
SELECCIÓN Y DELIMITACION DEL TEMA La auditoría operativa tiene gran importancia en la actualidad ya que es un
instrumento definido para la continua evaluación de la eficiencia eficacia y
economía en el desempeño de las diferentes actividades de la empresa;
orientado sobre todo hacia el futuro y a las mejoras que se puedan llevar a
cabo.
Contenido: Auditoria
Campo de aplicación: Auditoria Operativa
Espacio: Centro Comercial Burbano
Período: Enero-Diciembre 2008
JUSTIFICACION
Nuestro tema de tesis se justifica según los siguientes criterios:
Criterio Académico: Los conocimientos adquiridos a lo largo de nuestra carrera universitaria en la
Escuela de Contabilidad Superior y Auditoría especialmente el las materias de
Contabilidad y Auditoría nos permitirá enfocar en forma objetiva y practica
concepción de Auditoría Operativa coadyuvando a la correcta toma de
decisiones por parte de la gerencia del Centro Comercial Burbano para ayudar
en el buen funcionamiento de sus operaciones. Criterio institucional: El tema de esta tesis es de gran importancia para el Centro Comercial Burbano
ya que servirá para la toma de decisiones presentes y futuras de acuerdo con
los resultados que entregaremos al culminar el mismo.
Criterio de Carácter social: Con la aplicación de un adecuada Auditoría Operacional podremos identificar
sus áreas críticas y proponer acciones para su corrección, permitiendo de esta
manera ayudar a la dirección a una buena toma de decisiones.
Criterio personal:
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222
Al habernos preparado en la carrera de contabilidad y auditoría nos sentimos
capacitadas para desarrollar este tema; sin dejar de lado el interés y gusto que
despertó en nosotras durante el tiempo que pasamos en la universidad.
Criterio de factibilidad: Para poder efectuar el desarrollo de esta tesis se cuenta con la información
bibliográfica necesaria y la colaboración de todos aquellos que se encuentran
involucrados en la empresa.
“CENTRO COMERCIAL BURBANO “ Antecedentes
Comercial Burbano nace en la ciudad de Cuenca en el mes de Agosto del año
de 1980 por iniciativa del Ing. José Burbano Arias, quien inicialmente se
dedicaba a la venta de quintales de arroz, azúcar, maíz, sema, afrecho, harina,
chanca,etc.
Con el tiempo el comercial fue creciendo y se vio en la necesidad de ampliar el
local convirtiéndole en una tienda en donde se vendía todo tipo de artículos de
primera necesidad; este lugar en un principio fue atendido por el Ing. José
Burbano con ayuda de sus padres el Sr. Camilo Burbano Cuesta y la Sra.
Rosa Arias Cornejo.
Su local se ubica en las calles Mariano Cueva 12-67 y Vega Muñoz, en
donde sigue funcionando actualmente.
Años más tarde se siente la necesidad de contratar personal en vista de su
acogida por parte de su clientela.
Con los años este negocio se consolida y en vista que fue creciendo se vio en
la necesidad de implementar un sistema para el control de la mercadería
capacitando al personal, al cual se suma su esposa la Sra. Gladis Matute.
Hoy en día este comercial es una distribuidora de productos de Toni, Proesa,
Zhumir,
Guitig, Confíteca, Panolini, Deja, La universal, Colgate; Colombina, La Favorita,
Frito Lay, Adams, Familia, Navisco, Nestlé, Sabora, Baldore, Ile, etc. siendo el
principal distribuidor de estos productos para pequeñas tiendas en la zona.
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223
Objetivos
• Comercializar productos de las diferentes marcas del mercado, que
satisfagan las necesidades de los clientes, logrando acogida, lo cual
redundara en beneficios para la entidad.
• Brindar productos de calidad, a precios competitivos, de la mano de un
personal responsable cuya atención satisfaga a nuestros clientes.
• Continuar evolucionando, con la apertura de sucursales en lugares
estratégicos de la ciudad que permitan mayor comodidad a nuestros
clientes
• Servir de aporte a la sociedad, creando fuentes de trabajo.
MISIÓN “Ser la mejor empresa y la de más éxito en la comercialización de productos de
primera necesidad”
VISIÓN
“Garantizar que el Centro Comercial sea la primera elección de los
consumidores; por ofrecer una alta experiencia en la comercialización de
productos para el consumo.”
Descripción: Razón social: “Centro Comercial Burbano”
Se encuentra ubicados en las Calles Mariano Cueva 12-67 y
RUC: 01090327116001
Telefax: 072824456
Actividades: La principal actividad es la distribución de productos de primera necesidad al
por mayor y menor.
Tipos de clientes: Los principales clientes son: mini mercados, comisariatos, tiendas, bares,
abarrotes y público en general.
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224
PROBLEMATIZACION
PROBLEMA CENTRAL El centro Comercial Burbano necesita de una información confiable y oportuna
lo que actualmente no se da; así mismo la desorganización en cada área
causa confusión y desorden en sus actividades, lo cual imposibilita un uso
adecuado de sus recursos, lo que perjudica en la toma de decisiones
gerenciales.
PROBLEMAS COMPLEMENTARIOS
• La necesidad de un procedimiento de control interno
• Es necesaria la creación de un Manual Orgánico Funcional ya que su
carencia causa confusión y duplicidad de esfuerzos por parte de todo el
personal que integra esta empresa.
• La necesidad de definir el avance en el logro de objetivos, lo que
permitirá a la organización establecer el cumplimiento parcial o total de
los mismos.
• La necesidad de un adecuado manejo de recursos empresariales que
permitan mejorar su funcionamiento
• La necesidad de contar con información útil y confiable que permita a
sus directivos tomar decisiones acertadas.
OBJETIVOS GENERALES Realizar el examen y evaluación de las actividades en el Centro Comercial
Burbano para determinar el grado de Eficiencia, Eficacia y Economía en sus
operaciones; proporcionando a la dirección la herramienta para la correcta
toma de decisiones.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Identificar las áreas criticas o problemáticas y las causas que las
originan
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225
• Verificar que las unidades administrativas y sus componentes estén
cumpliendo con aquellas actividades y funciones verbalmente
asignadas.
• Identificar los criterios para la medición de logro de objetivos para la
organización
• Comprobar que todos los recursos sean utilizados con eficacia,
eficiencia y economía.
• Evaluar la confiabilidad y utilización de la información gerencial.
MARCO TEORICO Auditoría: “es un proceso sistemático para obtener y evaluar de una manera
objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades
económicas y otros acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste
en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las
evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han
elaborado observando principios establecidos para el caso” 34
Auditoría Operacional: “Es el examen que efectúa un auditor independiente
de una entidad con el fin de emitir su informe profesional, vinculado a la
evaluación de la economía y eficiencia de sus operaciones, la eficacia en el
cumplimento de los objetivos y el respeto de la administración dirección o
gerencia por la ética, equidad y ecología”. 35
Control Interno: “Proceso ejecutado por la junta directiva, un grupo directivo
gerencial y por el personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable en
conseguir efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiencia y confiabilidad
de la información financiera y debido cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables”.36
Eficiencia: “Es el grado de utilización de los recursos Humanos, materiales,
financieros, tecnológicos y ecológicos considerando el tiempo. El objetivo es
incrementar la productividad.”37
34 LOPEZ, A de SA,1962,Curso de Auditoria, copyright by Editorial Selección Contable 35 COOK,JW,1987,Auditoria,Interamericana 36 SLOSSE, Carlos y Otros, 1997 , Auditoria un Nuevo Enfoque Empresarial , Ediciones Macchi 37 SLOSSE, Carlos y Otros, 1997 , Auditoria un Nuevo Enfoque Empresarial , Ediciones Macchi
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226
Eficacia: “El logro de los objetivos y metas previstas por la administración la
que puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo,
etc. Para que se considere la eficacia debe haberse instrumentado una
planificación detallada, con sistemas de información y herramientas o
estándares de medición que detecten desviaciones.”38
Economía: “Conseguir minimizar los costos de una actividad, programa u
operación con eliminación de desperdicios”.39
Norma: “Disposiciones dictadas por autoridad competente para establecer
responsabilidades y definir los pasos o procedimientos que se debe seguir para
alcanzar los objetivos”.40
Políticas: “Criterio o directriz de acción elegida como guía en el proceso de
toma de decisiones al poner en practica o ejecutar las estrategias”41
Procedimiento de Auditoría: “Instrucción detallada para la recopilación de
evidencias”42
Programa de Auditoría:” Instrucciones detalladas para la recopilación total de
evidencia de un área o de toda una auditoria; siempre incluye procesos de
auditoria y también tamaños de muestras, partidas a escoger y momento de las
pruebas”43
Técnicas de Auditoría: “en auditoría son métodos prácticos de investigación y
prueba utilizados en forma común por la profesión para obtener evidencias.”44
Análisis: “consiste en descomponer un hecho en sus elementos o partes
constitutivas para efectos de estudio y evaluación, separa un sistema en
subsistemas hasta conocer sus principios o elementos básicos”45
Verificar: “comprobación que se realiza sobre algo sabido o declarado con el
objeto de reafirmar su exactitud y veracidad”46
38 SLOSSE, Carlos y Otros, 1997 , Auditoria un Nuevo Enfoque Empresarial , Ediciones Macchi 39 www.nafin.com/portalnf/ 40 MARTIN, Fernando,1999, Diccionario de contabilidad y Finanzas, Editorial Polígono, Industrial Arroyos, Madrid-España 41 www.dimensionempresarial.com 42 ARENS, Alvin y Loebbecke James , 1997 Auditoria un Enfoque Integral, Ediciones Prentice Hall Hispanoamericana S.A 43 ARENS, Alvin y Loebbecke James , 1997 Auditoria un Enfoque Integral, Ediciones Prentice Hall Hispanoamericana S.A 44 GRECO, O, 2000,Diccionario Contable,Valleta Ediciones, Argentina 45 ARENS, Alvin y Loebbecke James , 1997 Auditoria un Enfoque Integral, Ediciones Prentice Hall Hispanoamericana S.A 46 GRECO, O, 2000,Diccionario Contable,Valleta Ediciones, Argentina
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227
Organización: “una estructura intencional formalizada de roles y puestos”·47 Dirección: “Es el aspecto interpersonal de la Administración por medio del cual
los subordinados pueden comprender y contribuir con efectividad y eficiencia al
logro de los objetivos de la empresa”.48
Principio: “Normas o máximas por las que cada uno se guía en sus
operaciones”49
Planeación de Auditoría: “planear el trabajo de auditoría es decidir
previamente cuales son los procedimientos de auditoría que se van a emplear,
cual es la extensión que va a darse a esas pruebas, en que oportunidad se va
a aplicar, cuales son los papeles de trabajo en que van a registrar sus
resultados”.50
Planificación Preliminar:”como primera etapa del proceso de planificación,
reúne el conocimiento acumulado del ente, la información adicional obtenida
como consecuencia de un primer acercamiento a las actividades ocurridas”.51
Planificación Especifica:”se fundamenta el la información obtenida en el
diagnostico preliminar; en esta etapa se trabaja cada componente en particular,
en forma separada del resto de los componentes”52
Ejecución de Auditoría : se sustenta en un conjunto de herramientas y
técnicas que integran parte de los procedimientos generales del trabajo de
auditoría; para la obtención de información y los métodos analíticos que se
empleará para alcanzar los objetivos previstos”53
Comunicación de resultados: “transmisión de la información útil y oportuna
del auditor operacional al personal responsable de la empresa.”54
Evaluación de la Auditoría: “proceso administrativo relacionado al control e
información que opera como instrumento de medición cualitativa y cuantitativa
47 ARENS, Alvin y Loebbecke James , 1997 Auditoria un Enfoque Integral, Ediciones Prentice Hall Hispanoamericana S.A 48 GRECO, O, 2000,Diccionario Contable,Valleta Ediciones, Argentina 49 DAVALOS,Nelson y CORDOVA,Geovanny,2003,Diccionario Contable y Mas,Corporación Edi-Abaco Ltda.,Quito-Ecuador 50 DAVALOS,Nelson y CORDOVA,Geovanny,2003,Diccionario Contable y Mas,Corporación Edi-Abaco Ltda.,Quito-Ecuador 51 GRECO, O, 2000,Diccionario Contable,Valleta Ediciones, Argentina 52 ARENS, Alvin y Loebbecke James , 1997 Auditoria un Enfoque Integral, Ediciones Prentice Hall Hispanoamericana S.A 53 www.cca.ucr.ac.cr/documentos/sistema_gestion_calidad/Procedimientos/CCA-PRO-003. 54 MALDONADO, Milton, Auditoria de Gestión, 2001, Editorial Luz de América.
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en cuanto a los resultados y a la determinación del grado de eficiencia,
efectividad alcanzada luego de la ejecución o aplicación de cualquier sistema,
procedimiento u operación, que puede ser tomado en forma individual y en su
conjunto.”55
Riesgo de Auditoría: “posibilidad de emitir un informe incorrecto por no
haberse detectado o irregularidades”56
Evidencia de Auditoría:”es el elemento de juicio que obtiene el auditor como
resultado de las prueba que realiza”57
Pruebas de Auditoría:”es la manera o método que utiliza el auditor para
establecer la veracidad o no de un hecho, actividad proceso o afirmación”58
ESQUEMA TENTATIVO CAPITULO I
ANTECEDENTES DEL CENTRO COMERCIAL BURBANO 1.1Constitución 1.2 Reseña Histórica 1.3 Rumbo Estratégico 1.3.1Diseño 1.3.1.1 Misión 1.3.1.2 Visión 1.3.1.3 Valores 1.3.1.4 Objetivos 1.3.1.5 Actividades 1.3.2 Estructura 1.3.3 Aspecto Legal 1.3.4 Financiamiento
CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA AUDITORIA OPERACIONAL 2.1 Antecedentes y Evolución 2.2 Definición 2.3Objetivo 2.4 Alcance 2.5 Normas de Auditoría 2.6 Métodos y Técnicas de Auditoría 2.7 Proceso de Auditoría 2.7.1 Conocimiento Preliminar 2.7.2 Planificación Específica 2.7.2.1 Control Interno 55 MALDONADO, Milton, Auditoria de Gestión,2001, Editorial Luz de América 56 DAVALOS, Nelson y CORDOVA, Geovanny, 2003, Diccionario Contable y Mas, Corporación Edi-Abaco Ltda., Quito-Ecuador. 57 ARENS, Alvin y Loebbecke James , 1997 Auditoria un Enfoque Integral, Ediciones Prentice Hall Hispanoamericana S.A
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2.7.2.2 Riesgo de Auditoría 2.7.3 Etapa de Ejecución 2.7.3.1 Programas y Papeles de Trabajo 2.7.3.2 Hallazgo de Auditoría 2.7.3.3 Pruebas de Auditoría 2.7.4. Comunicación de Resultados 2.7.4.1 Informe 2.7.5 Seguimiento
CAPITULO III AUDITORIA OPERACIONAL EN EL CENTRO COMERCIAL BURBANO APLICACIÓN DE AUDITORIA 3.1Objetivos de la Auditoría 3.2 Proceso de Auditoría 3.2.1Conocimiento preliminar 3.2.1.1 Metodología 3.3.1.2 Reporte del Conocimiento Preliminar 3.2.2 Planificación específica 3.2.2.1Análisis de información y documentación 3.2.2.2 Evaluación del Control Interno por Componente 3.2.2.3 Evaluar y Calificar el Riesgo 3.2.2.4 Informe COSO 3.2.2.5 Reporte de la Planificación Específica. 3.2.3 Ejecución 3.2.3.1 Aplicación del Programa de Auditoría 3.2.3.2 Preparación de Papeles de Trabajo 3.2.3.3 Hojas de resumen de Hallazgos por Componente 3.2.3.4 Definición de la Estructura del Informe 3.2.4Comunicación de Resultados 3.2.4.1Elaboración del Informe de Auditoría 3.2.5 Seguimiento 3.2.6 Informe CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y ANEXOS Listado de variables y categorías ESQUEMA TENTATIVO VARIABLES CATEGORIAS
CAPITULO I Antecedentes del Centro Comercial Burbano 1.1Constitución 1.2 Reseña Histórica
1.3 Rumbo Estratégico 1.3.1Diseño 1.3.1.1 Misión 1.3.1.2 Visión 1.3.1.3 Valores, objetivos y actividades 1.3.2 Estructura-Aspecto Legal 1.3.4 Financiamiento
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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA AUDITORIA OPERACIONAL 2.1 Antecedentes y Evolución 2.2 Definición 2.3Objetivo 2.4 Alcance 2.5 Normas de Auditoría 2.6 Métodos y Técnicas de Auditoría 2.7 Proceso de Auditoría 2.7.1 Conocimiento Preliminar 2.7.2 Planificación Específica 2.7.2.1 Control Interno 2.7.2.2 Riesgo de Auditoría 2.7.3 Etapa de Ejecución 2.7.3.1 Programas y Papeles de Trabajo 2.7.3.2 Hallazgo de Auditoría 2.7.3.3 Pruebas de Auditoría 2.7.4. Comunicación de Resultados 2.7.4.1 Informe 2.7.5 Seguimiento CAPITULO III AUDITORIA OPERACIONAL AL CENTRO COMERCIAL Y APLICACIÓN DE AUDITORIA 3.1 Planificación Preliminar 3.1.1 Visita de observación empresa Misión Responsabilidad 3.1.2 Revisión archivos papeles de trabajo Visión Ética
3.1.3 Determinar los indicadores Actividades Operacionales Respeto
3.1.4 Detectar el FODA Objetivos empresariales Puntualidad
3.1.5 Evaluación estructura control Análisis FODA honestidad Estructura interno Aspecto Legal Trabajo en equipo 3.1.6 Definición de objetivo y Financiamiento estrategia de auditoría. 3.2 Planificación Específica COSO Ética
3.2.1 Análisis información y Identificación de Riesgos Veracidad
documentación Áreas Críticas Objetividad
Enfoque de auditoría
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3.2.2 Evaluación de control interno Ética por componentes. Suficiencia 3.2.3 Elaboración Plan y Programas hallazgos Idoneidad 3.3Ejecución observaciones Responsabilidad
3.3.5 Aplicación de programas condición Competencia profesional
3.3.6 Preparación de papeles de trabajo criterio Objetividad 3.3.7 Hojas resumen hallazgos por causa Confidencialidad componente efecto 3.3.8 Definición estructura del informe comentarios Claridad 3.4 Comunicación de resultados conclusiones Legalidad 3.4.1 Redacción Borrador de Informe recomendaciones
Competencia profesional
3.4.2 Emisión informe final Confidencialidad CONCLUSIONES Objetividad RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS
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ESQUEMA TÉCNICAS CUANTITATIVAS TÉCNICAS CUALITATIVAS
Antecedentes del Centro RASTREO INSPECCIÓN ANÁLISIS
COMPROBACIÓN CONCILIACIÓN OBSERVACIÓN
INDAGACIÓN
CONFIRMACIÓN
ENTREVISTA
ENCUESTA
Comercial Burbano
1.1Constitución
1.2 Reseña Histórica
1.3 Rumbo Estratégico
1.3.1.1 Misión
1.3.1.2 Visión
1.3.1.3 Valores
1.3.1.4 Objetivos
1.3.1.5 Actividades
1.3.2 Estructura
1.3.3 Aspecto Legal
1.3.4 Financiamiento
CAPITULO II
FUNDAMENTACION TEORICA
AUDITORIA OPERACIONAL
2.1 Antecedentes y Evolución
2.2 Definición
2.3Objetivo
2.4 Alcance
2.5 Normas de Auditoría
2.6 Métodos y Técnicas de Auditoría
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2.7 Proceso de Auditoría
2.7.1 Conocimiento Preliminar
2.7.2 Planificación Específica
2.7.2.1 Control Interno
2.7.2.2 Riesgo de Auditoría
2.7.3 Etapa de Ejecución
2.7.3.1 Programas y Papeles de Trabajo
2.7.3.2 Hallazgo de Auditoría
2.7.3.3 Pruebas de Auditoría
2.7.4. Comunicación de Resultados
2.7.4.1 Informe
2.7.5 Seguimiento
CAPITULO III
AUDITORIA OPERACIONAL AL
CENTRO COMERCIAL Y
APLICACIÓN DE AUDITORIA
3.1 Planificación Preliminar
3.1.1 Visita de observación empresa
3.1.2 Revisión archivos papeles de
Trabajo
3.1.3 Determinar los indicadores
3.1.4 Detectar el FODA
3.1.5 Evaluación estructura control
Interno
3.1.6 Definición de objetivo y
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estrategia de auditoría.
3.2 Planificación Específica
3.2.1 Análisis información y
Documentación
3.2.2 Evaluación de control interno
por componentes.
3.2.3 Elaboración Plan y Programas
3.3 Ejecución
3.3. Aplicación de programas
3.3.2 Preparación de papeles de trabajo
3.3.3 Hojas resumen hallazgos por
Componente
3.3.4 Borrador del informe
3.4 Comunicación de resultados
3.4.1 Conferencia final lectura de informe
3.4.2 Elaboración del informe final
100%
75%
50%
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
OCT NOV DICI ENE FEB MAR ABRIL MAYO JUNIO
Elaboración del Diseño X X X X
Aprobación del Diseño XX
Recolección de Información XXXX
Procesamiento de Datos XXXX
Análisis de Datos XXXX
Redacción de Capítulos XXXX XX
Revisiones y correcciones XX
Redacción de Conclusiones y Recomendaciones XX
Presentación XX
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BIBLIOGRAFIA ARENS, Alvin y Loebbecke James , 1997 Auditoria un Enfoque Integral, Ediciones Prentice Hall Hispanoamericana S.A BAILER, Larry y HOLZMANN, Oscar,1998, Guía de Auditoria, Harcourt Brace,Madrid-España. GRECO, O, 2000, Diccionario Contable,Valleta Ediciones, Argentina. MARTIN, Fernando,1999, Diccionario de contabilidad y Finanzas, Editorial Polígono, Industrial Arroyos, Madrid-España. MACK, Theodore y TURNER, Jerry, 1993, Evaluacion y Juicio del Auditor con relación al Control Interno Contable, Industria Mexicana de Contadores Públicos, México. SLOSSE, Carlos y Otros, 1997, Auditoria un Nuevo Enfoque Empresarial, Ediciones Macchi