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RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA EJECUTIVA

Lima, 1 6 SEP 2016

Nº 1176 -2016-SERVIR/PE

Vistos; el Informe Nº 082-2016-SERVIR/GG-OPP de la Oficina de Planeamiento y

Presupuesto, el Memorando Nº 806-2016-SERVIR/GG-OGAF de la Oficina General de

Administración y Finanzas y el Informe Legal Nº 191-2016-SERVIR/GG-OAJ de la Oficina de

Asesoría Jurídica;

CONSIDERANDO:

Que, mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 018-2010-SERVIR-PE y

modificatorias, se aprobó el Manual de Procesos de la Autoridad Nacional del Servicio Civil -

SERVIR, que comprende la descripción del conjunto de operaciones descritas en forma clara,

sistemática, ordenada y secuencial, así como el diagrama de flujo de las actividades en las que

participan cada una de las unidades orgánicas de SERVIR;

Que, la Oficina General de Administración y Finanzas en coordinación con la Oficina de

Planeamiento y Presupuesto mediante el Memorando Nº 806-2016-SERVIR/GG-OGAF y el

Informe Nº 082-2016-SERVIR/GG-OPP, respectivamente, proponen la modificación del Manual

de Procesos de SERVIR, como parte de la implementación de la Recomendación N2 2 del

Informe N 2 004-2015-2-5736 del Órgano de Control Institucional y la mejora continua de los

procesos de SERVIR;

Que, en ese sentido, resulta necesario aprobar la modificación del Manual de Procesos

de SERVIR que incorpora el procedimiento "Gestión de Proyectos de TI";

Con las visaciones del Gerente General, del Jefe de la Oficina General de

Administración y Finanzas y de los Jefes de las Oficinas de Planeamiento y Presupuesto y de

Asesoría Jurídica;

De conformidad con lo establecido en la Ley Nº 27444 — Ley del Procedimiento

Administrativo General, Reglamento de la Ley Nº 29091, aprobado mediante Decreto Supremo

Nº 004-2008-PCM y el Decreto Supremo Nº 062-2008-PCM y modificatorias, que aprueba el

Reglamento de Organización y Funciones de SERVIR.

SE RESUELVE:

Artículo 12.- Incorporar en el Manual de Procesos de la Autoridad Nacional del Servicio

Civil — SERVIR el proceso denominado "Gestión de Proyectos de TI", conforme al Anexo que

forma parte de la presente Resolución.

Artículo 29, Disponer la publicación de la presente Resolución y su respectivo anexo

en el Portal del Estado Peruano (www.peru.gob.pe) y en el Portal Institucional de SERVIR

(www.servi r.gob. pe).

Regístrese, comuníquese y ublíquese.

JUAN 1 R S CARCELÉN Presidente Ejecutivo

AUTOIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

se PROCEDIMIENTO Código 10-0303-PR-03

GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Versión 01

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Elaborado por:

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Revisado por:

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Aprobado por:

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Marcelo Cedama •s Rodríguez .pr;_,9, :,. e ..,. • -

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Fidel Flires Loayza Coordinador en Sistemas

Gestión ( \ YSC_P' 2016)

Andrés Millo Soriano Jefe de la Ofici a eneral de

Administración . inanzas (4i »_ -_./. 2016

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Paul Sa .. aría Arquitecto en Tecnolo.

Información ( : 6 ISEP/20,11

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la gestión de proyectos de Tecnologías de Información que permita a los responsables asignados a proyectos articular y monitorear todo el proceso del ciclo de vida de un proyecto.

2. ALCANCE

Es de cumplimiento obligatorio para el personal responsable de gestionar los proyectos a cargo de la Sub Jefatura de Tecnologías de Información.

3. BASE NORMATIVA

3.1 Directrices para la dirección y gestión de proyectos Norma Técnica Peruana NTP-ISO 21500:2014. Tecnología de la Información. (Guidance on Project Management)

Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus modificaciones.

4. REFERENCIAS

Ninguna.

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

5.1. SJTI: Sub Jefatura de Tecnologías de la Información. 5.2. OGAF: Oficina General de Administración y Finanzas. 5.3. Equipo de trabajo: Compuesto por el personal técnico de la SJTI y las personas que representan al

área usuaria. Este equipo trabajará en la ejecución del proyecto, e incluye a: líderes usuarios, usuarios operativos, gestor de proyectos. analistas de sistemas, analistas de calidad, administrador de base de datos, administrador de redes y comunicaciones, consultores y especialistas.

5.4. Comité Gerencial: Compuesto por el Gerente General. Gerentes y/o Jefes de los Órganos de SERVIR.

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PROCEDIMIENTO Código 10-0303-PR-03


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5.5. Comité de evaluación de proyectos: Compuesto por el Sub Jefe de TI, el Especialista en Gestión de Proyectos de TI. el Especialista en Redes y Comunicaciones y el Arquitecto en TI.

5.6. Stakeholder: Lo conforman las personas que son afectados directa o indirectamente como resultado del proyecto.

5.7. TdR: Termino de Referencia. 5.8. EETT: Especificaciones Técnicas. 5.9. Informe de Conformidad: Formato estándar de uso obligatorio en SERVIR para conformidad de

entregables. El informe contiene aspectos administrativos del servicio adquirido, tales como: número de contrato, proceso de selección. periodo, detalles del entregable, observaciones, penalidades, entre otros

5.10. Informe de revisión del entregable: Contiene en resumen el resultado de la evaluación técnica del entregable, tales como: observaciones resueltas, pendientes, requerimientos fuera del alcance, entre otros.

5.11. Requerimientos funcionales: Características que debe contener el sistema y que son solicitadas por los usuarios que posteriormente optimizarán la operatividad del negocio.

5.12 Requerimientos no funcionales: Características que debe contener el sistema, los cuales son especificados por el personal técnico bajo estándares y especificaciones técnicas definidos en la SJTI.

6. RESPONSABLES

6.1. El Sub Jefe de Tecnologías de la Información es responsable de asegurar el cumplimiento del presente procedimiento.

6.2. El personal asignado de liderar. articular y monitorear todo el proceso del ciclo de vida de un proyecto de Tecnologías de la Información es responsable de cumplir io establecido en el presente procedimiento.

7. FLUJOGRAMA

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PROCEDIMIENTO


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8. DESARROLLO

8.1 FASE PRELIMINAR

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1. Recibir Sub Jefe de Los requerimientos informáticos derivados por los

requerimiento. Tecnologías de la Órganos de la institución, deberán ser comunicados a la Información SJTI, a través de un memorándum que formalice la

solicitud.

Los requerimientos podrán ser generados en las reuniones con líderes usuarios, donde tenga participación los integrantes de la SJTI. que permita el entendimiento y la viabilidad técnica del requerimiento.

Los requerimientos deberán contar necesariamente con lo siguiente:

- Presupuesto disponible. - Alineamiento estratégico. - Alcance General. - Justificación o Necesidad. - Objetivos. - Restricciones a nivel de tiempo. urgencia,

criticidad, entre otros. - Usuario responsable o primer contacto.

Registro Memorándum.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 2. Priorizar los Comité de Evaluación Las solicitudes de requerimientos informáticos, se

proyectos. de Proyectos agrupan de acuerdo a lo remitido por los Órganos de SERVIR.

El Sub Jefe de TI convoca a reunión al Comité de Evaluación de Proyectos para el planteamiento de un cuadro de oportunidad de ejecución (Plan de trabajo). de acuerdo al tiempo y presupuesto estimado.

El proyecto tendrá una clasificación de acuerdo al impacto a nivel estratégico en la institución, la prioridad a nivel de Gerencia General y la disponibilidad del personal de la SJTI. Luego, los proyectos tendrán una clasificación y estarán enmarcados dentro del POI (Plan Operativo Informático) o en un PAD (Proyectos Adicionales).

Establece el Equipo de Trabajo que estará a cargo de la implementación del proyecto y la estrategia de ejecución a nivel de la SJTI.

El Sub Jefe de TI presenta el Plan de trabajo al Comité Gerencial para su conocimiento y consideración.

Si: ¿Atención inmediata? Designa el equipo de trabajo. En caso la solicitud impacte con el desarrollo de otros proyectos planificados, se comunica al área usuaria mediante memorándum el motivo de la reprogramación y la fecha propuesta.

Pasa al punto 3. "Designar el equipo de Trabajo" del ítem 8.1 fase preliminar.

No: ¿Atención Inmediata? En caso el proyecto no se pueda ejecutar de acuerdo a lo solicitado se comunica al área usuaria mediante memorándum el motivo de la reprogramación y la fecha propuesta.

Pasa a punto de espera.

Registro Memorándum. Cuadro de Seguimiento de Proyectos (Plan de Trabajo).

3. Designar el Coordinador del Equipo Asigna un Gestor de Proyectos, Analistas de Sistemas de equipo de trabajo. Proyectos Información o en caso lo requiera un Programador de

Sistemas.

Apertura una carpeta de acuerdo a las etapas del proyecto y a lo establecido en la configuración de estructura de directorios dentro de la plataforma de gestión documental.

Remite un correo electrónico al personal técnico designado y a todo el personal de la SJTI para conocimiento.


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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Registro Cuadro de Seguimiento de Proyectos (TI-POI / TI-PAD) Correo electrónico.

4. Planificar la reunión con los Stakeholders.

Gestor de Proyectos Identifica a los Stakeholders del proyecto y establece un cronograma de trabajo compuesto por las siguientes actividades:

- Análisis Situacional Preliminar. - Entrevistas con los Stakeholders. - Establecer Línea Base del alcance. - Elaboración y entrega de TdR. - Seguimiento de la Adjudicación.

Luego. coordina con el líder usuario el horario y las fechas de reuniones de las actividades mencionadas y formaliza el compromiso del líder usuario mediante correo electrónico o actas de reunión.

Registro Cuadro de Seguimiento de Proyectos (Línea base de proyectos). Correo electrónico o acta de reunión.

5. Analizar los requerimientos.

Equipo de Trabajo De acuerdo a la planificación establecida, se ejecutan las reuniones con los Stakeholders, los cuales permitirán levantar los requerimientos (funcionales y no funcionales) y analizar las necesidades del negocio y flujo de información que se desea automatizar.

Identifica los procesos y procedimientos del área usuaria de acuerdo a sus requerimientos funcionales y visión del negocio.

Formaliza las reuniones mediante Actas de Reunión.

En caso lo requiera, se identifiquen aspectos que involucren adquisición de infraestructura tecnológica como parte de la solución, estos deberán estar enmarcados en un análisis de pre-factibilidad técnica.

En caso que una reunión sea cancelada o re-programada es necesario que el Gestor de Proyectos registre el cambio en la ficha de seguimiento de proyectos (incidencias y modificaciones).

En caso las cancelaciones sean reiterativas y afecten el plan de trabajo deberá ser comunicada a los jefes/gerentes/responsables de área los problemas presentados. mediante correo electrónico o memorándum para evaluar la continuidad del proyecto.

Registros Cuadro de Seguimiento de Proyectos (incidencias y modificaciones). Correo electrónico. Memorándum.


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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Acta de Reunión.

6. Elaborar los documentos de análisis de requerimiento.

Equipo de Trabajo De acuerdo a las características del proyecto se elabora la siguiente documentación:

- Documento que hace referencia a los requerimientos funcionales y no funcionales del proyecto de acuerdo a las necesidades del negocio.

- Prototipos que representan la funcionalidad del sistema a construir.

- Documento que especifica los requerimientos de calidad del producto.

- Requerimientos tecnológicos que abarcará la solución enmarcados en documentos de pre- factibilidad técnica (Identificación de necesidades, resumen de especificaciones técnicas, informe de pre-factibilidad).

Determinar fa clasificación o el tipo de proyecto de acuerdo a la metodología de gestión de proyectos vigente en la SJTI.

Registro Documentación elaborada del análisis de requerimiento.

7. Gestionar la validación y la conformidad de los requerimientos.

Gestor de Proyectos Coordina con los Stakeholders la presentación para la validación y conformidad de requerimientos.

Expone el resultado del análisis apoyado con el personal técnico de la SJTI.

Si: ¿Es conforme? Obtiene del usuario la validación y firma de los documentos de análisis de requerimientos.

Pasa al punto 8 "Elaborar el TdR/EETT" del ítem 8.1 fase preliminar.

No: ¿Es conforme? Consolida observaciones y apreciaciones de los Stakeholders, los cuales pueden ser extraídos en reunión o en revisiones posteriores del documento.

Pasa al punto 5. "Analizar los requerimientos" del ítem 8.1 fase preliminar

Registro Acta de Reunión. Correo Electrónico.

8. Elaborar el TdR/EETT.

Gestor de Proyectos Elabora el Término de Referencia (TdR) o Especificaciones Técnicas (EETT) considerando: - Los documentos de análisis de requerimientos

validados y/o aprobados. - Las revisiones técnicas por parte del equipo de TI. - Las revisiones por parte del Coordinador de

Proyectos y del Arquitecto de TI.

Elabora el informe para remisión de TdR.


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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Elabora la presentación ejecutiva del proyecto y la expone a los directivos o jefes inmediatos de acuerdo a lo requerido.

Presenta al Sub Jefe de TI el TdR o EETT, documentos de análisis de requerimientos y el informe para el requerimiento del servicio.

Registros TdR/EETT. Informe para el requerimiento del servicio. Presentaciones.

9. Remitir documentación técnica a OGAF.

la Sub Jefe de Tecnologías de la

Información

Elabora el memorándum dirigido a OGAF considerando la documentación consolidada y presentada por el Gestor de Proyectos y los remite para los trámites respectivos.

Registros Memorándum.

8.2 FASE INICIO Y PLANEAMIENTO

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1. Comunicar el

inicio del proyecto.

Sub Jefe de Tecnologías de la

información

Recibe de OGAF o de la Sub Jefatura de Logística el memorándum o correo electrónico respectivamente, sobre la documentación de la adjudicación del bien o servicio (contrato, orden de compra y/o orden de servicio).

Hace extensivo el inicio del proyecto al Gestor de Proyectos y a todo el equipo de la SJTI para el inicio de las actividades.

2. Entregar la documentación técnica.

Gestor de Proyectos Coordina una reunión inicial con el proveedor para:

- Entregar los documentos técnicos y de gestión (plantillas, formatos, metodologías y estándares).

- Realizar una inducción sobre los lineamientos y estándares establecidos por la SJTI.

- Coordinar la presentación y reunión para el inicio del proyecto con los Stakeholders.

- Formalizar la entrega de los documentos mencionados mediante un correo electrónico o Acta entrega documentación con un CD.

Registros Correo electrónico. Acta entrega documentación.

3. Elaborar la documentación inicial del proyecto.

Gestor del Proyecto Elabora los documentos de la fase de inicio del proyecto de acuerdo a la clasificación establecida en la metodología de gestión de proyectos de la SJTI.

Coordina la revisión del Plan de Trabajo preliminar del Proyecto con el personal técnico de la SJTI y de ser necesario con el área usuaria.


HERRAMIENTA DEL PERO QUE CRECE

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PROCEDIMIENTO


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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Verifica la información presentada por el proveedor en la propuesta técnica contrastando con el TdR o EETT y/o el contrato de servicios.

De existir observaciones, las comunica al proveedor para que realice las correcciones necesarias.

Deberá registrar en el Cuadro de Seguimiento de Proyectos (Línea base de proyectos), las actividades principales o HITOS de revisión por el comité de evaluación de proyectos.

Registro Correo electrónico. Cuadro de Seguimiento de Proyectos (Línea base de proyectos). Documentos de gestión de proyectos de acuerdo a la metodología.

4. Formalizar el Inicio de proyecto (Kick Off)

Gestor de Proyectos Coordina la fecha de reunión con los Stakeholders para la presentación del Kick Off del proyecto.

En la reunión de Kick Off se presenta al equipo de trabajo y/o especialistas técnicos involucrados en el desarrollo del proyecto.

Los involucrados en la reunión firman el acta de inicio de proyecto, el acta de constitución del proyecto (Project Charter) y el Acta de Confidencialidad. en lo que corresponda.

Consolida la documentación necesaria de acuerdo a la fase Inicio de proyecto.

Registro Presentación del Kick Off. Acta de Inicio de Proyecto. Acta de constitución del proyecto (Project Charter). Acuerdo de confidencialidad.

5. Elaborar el plan de dirección del proyecto

Gestor de Proyectos Elabora los documentos en coordinación con el equipo de trabajo, los cuales están referidos de acuerdo a lo siguiente:

- Plan de Gestión de Proyectos. - Plan de Gestión de Alcance. - Recopilar Requisitos. - Definición del Alcance. - EDT (Estructura de Descomposición del Trabajo). - Plan de Gestión de Tiempo. - Desarrollar el Cronograma. - Plan de Gestión de Calidad. - Listas de Control de Calidad. - Plan de Gestión de Comunicaciones. - Matriz de Comunicaciones. - Plan de Gestión de Riesgos. - Matriz de Categorías de Riesgos. - Registro de Riesgos.


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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES - Plan de Gestión de Adquisiciones. - Plan de Gestión de Interesados. - Otros según se considere.

Los documentos y/o planes mencionados anteriormente se elaboran de acuerdo a la clasificación determinada en la fase preliminar del proyecto.

El comité de proyectos aprueba el plan de dirección de proyectos.

Registro Documentos de gestión de proyectos de acuerdo a la metodología.

8.3 FASE EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1.Coordinar la

reunión de seguimiento

Gestor de Proyectos Coordina con el equipo de trabajo las fechas y horarios planteados para ejecución de las reuniones de seguimiento; las coordinaciones se establecen de dos formas: - Con el personal técnico en forma permanente. - Con el Comité de evaluación de proyectos en forma

periódica.

Registros Actas de comités de seguimiento de proyecto.

2. Monitorear el Gestor de Proyectos De acuerdo al plan de trabajo. el Gestor de Proyectos se cumplimiento del reúne con el proveedor para el seguimiento y plan de dirección cumplimiento del proyecto de acuerdo a las bases de proyecto establecidas.

Realiza la revisión de avances de acuerdo a lo requerido técnicamente y los requerimientos del usuario.

Si: ¿Presenta problemas? Coordina una reunión con el Comité de evaluación de proyectos para solicitar el apoyo respectivo. Registra el problema presentado en el cuadro de seguimiento de proyectos.

Pasa al punto 3 "Realizar las acciones correctivas" del ítem 8.3 fase ejecución, control y seguimiento.

No: ¿Presenta problemas?

Pasa al punto 4 "Coordinar la revisión preliminar del entregable" del ítem 8.3 fase ejecución, control y seguimiento.

Registros Acta de Reunión de Coordinación de Proyecto. Informe de Progreso del Trabajo. Correo Electrónico.


senaT PROCEDIMIENTO Código 10-0303-PR-03


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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Cuadro de Seguimiento de Proyectos (incidencias y modificaciones).

3. Realizar las acciones correctivas

Comité de Evaluación de Proyectos

De detectarse problemas que involucren riesgos que no puedan ser mitigados o estén fuera del alcance del Gestor de Proyectos, como por ejemplo: poco compromiso de los Stakeholders. pérdida de comunicación con el proveedor, retrasos en los entregables. entre otros.

El Comité de evaluación de proyectos conjuntamente con el Gestor de Proyectos, establece las acciones para corregir y asegurar el éxito del proyecto. Las acciones están referidas a:

- Solicitar reuniones con los jefes inmediatos para subsanar inconvenientes y fijar compromisos.

- Solicitar reuniones con el área administrativa para consultar acciones administrativas.

- Solicita reuniones con los jefes o gerentes de las empresas a cargo del servicio.

Registros Acta de Reunión de Coordinación de Proyecto. Correo Electrónico.

4. Coordinar la revisión preliminar del entregable.

Gestor de Proyectos Coordina una reunión con el equipo de trabajo para revisar aspectos funcionales y técnicos del entregable.

Revisa la documentación técnica, que forme parte del entregable.

De existir observaciones como resultado de las revisiones, coordina con el proveedor la corrección y su presentación correspondiente a SERVIR.

Coordina la capacitación con el personal técnico de la SJTI para certificar la solución.

Registro Acta de Reunión de Coordinación de Proyecto. Correo Electrónico.

5. Remitir el entregable del proyecto

OGAF Recibe del proveedor los entregables del proyecto (documentos. equipos. materiales informáticos, entre otros) y los remite a la SJTI, de acuerdo a la programación establecida en el contrato, orden de servicio o plazos administrativos.

Registro Entregables de proyecto remitidos a la SJTI

6. Revisar el entregable del proyecto.

Personal técnico de la SJTI

El Gestor de Proyectos, como parte del personal técnico de la SJTI, realiza lo siguiente: - Consolida la Información remitida por el proveedor. - Verifica el contenido del entregable de acuerdo a lo

solicitado. - Coordina las fechas de revisión de los entregables de

acuerdo al plan de trabajo.




Versión 01 HERRAMIENTA Da PERU QUE CRECE

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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES - Remite al personal técnico de la SJTI los documentos

para su revisión. - Consolida observaciones de todo el equipo técnico. - Elabora actas de conformidad por parte del personal

técnico de la SJTI.

El personal técnico de la SJTI, según corresponda su especialidad y lo especificado como parte de los TdR o EETT, verifica io siguiente: - Revisa lo requerido dentro de las especificaciones

técnicas o infraestructura. - Revisa lo especificado de acuerdo a requerimientos

funcionales y no funcionales. - Revisa lo especificado en los estándares y

lineamientos establecidos en la SJTI. - Certifica la calidad de los entregables.

Si: ¿Es conforme la revisión técnica? Coordina con el área usuaria la presentación de entregable.

Pasa al punto 9 "Gestionar la presentación al líder usuario' del ítem 8.3 fase ejecución, control y seguimiento.

No: ¿Es conforme la revisión técnica?

Pasa al punto 7 "Elaborar el informe de Observaciones /No Conformidades" del ítem 8.3 fase ejecución. control y seguimiento.

Registro Acta de conformidad del personal técnico. Registro de observaciones. Registro de información como parte de la fase de seguimiento del proyecto.

7. Elaborar el informe de observaciones /No conformidades.

Gestor de Proyectos Elabora lo siguiente:

- Informe de Observaciones. - Informe de revisión del entregable. - Informe de inspección de calidad del producto. - En caso que las observaciones persistan se elabora

el Informe de No Conformidad. penalidades y/o sanciones administrativas.

Remite la documentación al Sub Jefe de TI.

Registro Informe de No Conformidad. Informe de Observaciones. Registro de información como parte de la fase de ejecución del proyecto.

8. Comunicar el resultado administrativo del proyecto.

Sub Jefe de Tecnologías de

Información

Elabora el memorándum adjuntando la documentación del resultado administrativo del proyecto.


PROCEDIMIENTO

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servir


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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Remite el memorándum a OGAF, quien a su vez remitirá el resultado administrativo del proyecto al proveedor.

Si: ¿El resultado administrativo del proyecto es positivo?

Pasa al punto 1. "Coordinar la reunión de seguimiento" del ítem 8.3 fase ejecución. control y seguimiento.

No: ¿El resultado administrativo del proyecto es positivo? El Gestor de Proyectos coordina con el proveedor la corrección del entregable de acuerdo al resultado administrativo y su presentación correspondiente a SERVIR.

Pasa al punto 5. "Remitir el entregable del proyecto" del ítem 8.3 fase ejecución, control y seguimiento.

Registro Memorándum

9. Gestionar la presentación al líder usuario.

Gestor de Proyectos Realiza lo siguiente: - Coordina y agenda la fecha de presentación del

proyecto con el líder usuario. - Expone al líder usuario la funcionalidad del sistema,

de acuerdo a lo definido como alcance del proyecto. - Coordina con el líder usuario la fecha de capacitación

del sistema con los usuarios operativos.

Registro Acta de Coordinación del Proyecto.

10.Coordinar la creación del ambiente de capacitación.

Gestor de Proyectos Realiza lo siguiente: - Mediante correo electrónico solicita al Especialista de

Redes y Comunicaciones la habilitación del ambiente de capacitación.

- Coordina y asegura la instalación o el despliegue de la solución en el ambiente de capacitación, con apoyo del personal técnico de la SJTI.

- Verifica el correcto funcionamiento de la solución en el ambiente de capacitación.

Registro Correo Electrónico.

11.Gestionar la capacitación de usuarios operativos.

Gestor de Proyectos Realiza lo siguiente: - Coordina con el personal técnico de la SJTI las

actividades o tareas para la capacitación con usuarios operativos.

- Presenta a los usuarios operativos la funcionalidad completa del sistema, realizando flujos con datos de prueba.

- Entrega a los usuarios operativos la documentación necesaria que asegure el entendimiento de la capacitación, tales como: materiales audiovisuales y/o digitales, material impreso, presentaciones, manuales, entre otros.

- Lleva un control de los inconvenientes. incidencias u observaciones presentados en las capacitaciones.




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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Si: ¿El usuario está conforme? Obtiene el acta de conformidad.

Pasa al punto 16. "Elaborar los informes administrativos" del ítem 8.3 fase ejecución, control y seguimiento.

No: ¿El usuario está conforme?

Pasa al punto 12. "Registra las observaciones funcionales" del Ítem 8.3 fase ejecución, control y seguimiento.

Registro Acta de Capacitación. Solicitud de Cambio.

12.Registrar las observaciones funcionales.

Gestor de Proyectos Realiza lo siguiente: - Registro de las observaciones en la plataforma de

gestión de tickets. - Establece un tiempo límite de atención de las

observaciones. - Elabora un informe de inspección de calidad del

producto. - Remite el consolidado de observaciones al

proveedor para su corrección.

Registro Registro de observaciones. Correo electrónico. Acta de Coordinación del Proyecto.

13.Coordinar la subsanación de observaciones.

Gestor de Proyectos Coordina con el proveedor los ajustes necesarios al sistema de acuerdo al registro de observaciones.

Consolida el entregable subsanado y su gestiona su envío al Personal técnico de la SJTI, de acuerdo al plazo establecido.

Registro Actualización del estado de las observaciones para su revisión. Correo electrónico.

14. Revisar el entregable subsanado.

Equipo Técnico Revisa el entregable de acuerdo a lo observado.

Si: ¿Es conforme la revisión? Consolida la información para la actualización de los ambientes de capacitación.

Pasa al punto 15. "Actualizar el ambiente de capacitación" del ítem 8.3 fase ejecución, control y seguimiento.

No: ¿Es conforme la revisión? Remite las observaciones para la subsanación del proveedor.


Senala



Versión 01

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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Pasa al punto 13. "Coordina subsanación de observaciones", del ítem 8.3 fase ejecución, control y seguimiento.

Registro Registro de observaciones.

15.Actualizar el

ambiente de capacitación.

Gestor de Proyectos Coordina la actualización del ambiente de capacitación con el personal técnico de la SJTI.

Verifica que el ambiente de capacitación este correctamente instalado.

Coordina con el usuario para la verificación de las observaciones subsanadas.

Si: ¿Usuario es conforme? Obtiene el acta de conformidad.

Pasa al punto 16. "Elaborar los informes administrativos" del Ítem 8.3 fase ejecución, control y seguimiento.

No: ¿Usuario es conforme?

Pasa al punto 12. "Registra las observaciones funcionales' del ítem 8.3 fase ejecución. control y seguimiento.

Registro Acta de conformidad. Registro de observaciones. Cuadro de Seguimiento de Proyectos (incidencias y modificaciones).

16.Elaborar los informes administrativos.

Gestor de Proyectos Elabora lo siguiente: - Informe de Conformidad. - Informe de revisión del entregable.

Remite la documentación al Sub Jefe de TI.

Los documentos deben ser visados y/o firmados por el área usuaria, en caso se requiera.

Si: ¿Es el último entregable del proyecto? Obtiene el acta de conformidad.

Pasa al punto 17. "Coordinar el pase a producción'. del ítem 8.3 fase ejecución, control y seguimiento.

No: ¿Es el último entregable del proyecto?

Pasa al punto 8. "Comunicar el resultado administrativo del proyecto" del ítem 8.3 fase ejecución. control y seguimiento.

Registro Informe de Conformidad.


servilr PROCEDIMIENTO

Código 10-0303-PR-03


Versión 01 HERRAMIENTA DEL PERU QUE CRECE

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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES informe de revisión del entregable.

17.Coordinar el pase Gestor de Proyectos Coordina una reunión con el equipo de infraestructura y a producción. el equipo técnico de la SJTI para revisar los acuerdos

planteados al inicio del proyecto y los hitos de salida a producción.

Coordina con el Especialista de Redes y Comunicaciones los requerimientos a nivel de infraestructura tecnológica necesarios para el proyecto.

Coordina con el equipo técnico las estrategias y actividades para el despliegue de la solución en ambientes productivos.

Registro Acta de Reunión de Coordinación del Proyecto.

8.4 CIERRE DEL PROYECTO

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1.Realizar la solicitud

de pase a producción.

Gestor de Proyecto Consolida los entregables finales en coordinación con el área de calidad de la SJTI.

Copia la información correspondiente al pase de producción. dentro de la plataforma de gestión documental.

Solicita el pase a producción al Especialista de Redes y Comunicaciones, mediante un correo electrónico.

Registro Acta de pase a producción. Correo electrónico.

2. Informar el despliegue del proyecto.

Gestor de Proyecto Recibe la información y confirmación del pase a producción.

Comunica al personal técnico de la SJTI la confirmación del pase a producción.

Formaliza la URL y/o accesos donde se despliega el proyecto, comunicando a todos los Stakehoiders mediante correo electrónico.

Coordina acciones de seguimiento con el apoyo del proveedor o del equipo técnico de la SJTI, los primeros días del despliegue del proyecto.

Registro Correo electrónico

3. Cerrar administrativamente el proyecto.

Gestor de Proyecto Realiza las siguientes actividades: • Consolida las lecciones aprendidas del proyecto. • Consolida la información de los entregables del

proyecto. • Consolida los documentos de gestión del proyecto.


Cambios Versión Anterior

01 No existen cambios debido a que el presente documento es la versión 01.

servAT HERRAMIENTA DEL PERU QUE CRECE



Versión 01

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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES • Digitaliza la información y la copia a la plataforma de

gestión documental. • Elabora el Informe de Conformidad. • informe de revisión del entregable final. • Elabora el informe de Cierre del proyecto. • Elabora presentación ejecutiva. • Remite la documentación al Sub Jefe de TI. • Elabora el documento "Sistematización de

Experiencias'' y copia la información en la plataforma de Gestión del Conocimiento.

Registro Acta de cierre del proyecto. Relación de documentos del proyecto. Lecciones aprendidas. Informes y presentación ejecutiva del proyecto.

4. Comunicar a OGAF Sub Jefe de Elabora el memorándum dirigido a OGAF adjuntando la el cierre de Tecnologías de documentación del cierre administrativo del proyecto, proyecto. Información que posteriormente será enviado para la presentación

ejecutiva del cierre del proyecto a la Gerencia General o Alta Dirección.

Registro Memorándum.

9. ANEXOS

No aplica.

10. CONTROL DE CAMBIOS


RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA EJECUTIVA€¦ · de datos, administrador de redes y comunicaciones,...

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