RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

İSA YILMAZ- 100.Yıl Ortaokulu MüdürüEĞİTİM GÖREVLİSİ:

Bu konudaki 2004/8125 sayılı yönetmelik 02.12.2004 tarih ve 25658 sayılı resmi gazetede yayımlanmıştır.

Bu Yönetmelikte; Amaç:

Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini ve yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.

Kapsam:Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

Resmî Yazışmalarda Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Uygulanacak

Esas ve Usuller:Esas ve Usuller:

Tanımlar:Bu Yönetmelikte geçen;a-) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,b) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturup,

gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,



c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,

e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,



f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,

g) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

h) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradanherhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,ifade eder.



Resmi Yazışma Ortamları ve Güvenlik

Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.

Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar kullanılır.

Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.



Resmî yazışma ortamları ve güvenlik

Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.

Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.



Resmî yazışma ortamları ve güvenlik

Kamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.

Nüsha sayısı Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir..

Belge boyutu Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5(210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.



Yazı tipi ve karakter boyutu

Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.



Resmî Yazıların Bölümleri

BaşlıkBaşlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının

belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir. Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

İlk satıra "T.C.” kısaltması,

İkinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle

Üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle; ortalanarak yazılır.




BaşlıkBaşlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.

Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.



Resmî Yazıların BölümleriBaşlıkÖrnek-1/a

TCHAVRAN KAYMAKAMLIĞI

İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü



Resmî Yazıların BölümleriBaşlıkÖrnek-1/b

TCEDREMİT KAYMAKAMLIĞI

Şehit Öğretmenler İlköğretim Okulu Müdürlüğü



Resmî Yazıların BölümleriSayı ve evrak kayıt numarası

Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en soluna "Sayı:” yan başlığı yazılır.

Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya planına göre dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.



Resmî Yazıların BölümleriSayı ve evrak kayıt numarası

Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen kurumlarca tutulan Giden/Gelen evrak kayıt defterindeki sıraya göre verilen numaradır.

Resmî yazışmalarda, Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.




KAMU KURUM-KURULUŞLARI KOD SİSTEMİKod Formatı: (A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH)

A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HHB. 08. 4. MEM.4. 10. 11. 14

A: Alfabetik 1 karakter″A″ Yasama Organları,″B″ Yürütme Organları,″C″ Yargı Organları,“M” Mahalli idareler“D” Özel Kuruluşlar ve Dernekler.



Resmî Yazıların BölümleriKAMU KURUM-KURULUŞLARI KOD SİSTEMİ


BB: Nümerik 2 karakter. T.B.M.M., Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Bakanlıklar, Y.Ö.K., Kamu Kurumu niteliğindeki Meslek Kuruluşları, Yargı Organları, Mahalli İdarelerin bulunduğu il (Bakanlıklar arasında Bakanlığımızı temsil eden kod)





C: Nümerik 1 karakter.

″0″ Merkez, ″5″ Sorumlu Kuruluş.″1″ Sürekli Kurul, Bağlı Kuruluş, “6” İlçe Belediyesi″2″ İlgili Kuruluş, “7” İlk Kademe Belediyesi″3″ Yurtdışı Teşkilatı, “8” Belde Belediyesi ″4″ Taşra Teşkilatı,





DDD: Alfanümerik 3 karakter.

Bakanlıklarda ve merkez teşkilatlarda, ana hizmet birimlerinin, bağlı ve ilgili kuruluşlarda; kuruluşun, kısa adını gösterir. Kısa ad Kurum-Kuruluş un adına uygun olmalıdır.′

Bağlı ve ilgili Kuruluşlarda kısa adlar ve rumuzlar birbirleriyle çakışmamalıdır.




KAMU KURUM-KURULUŞLARI KOD SİSTEMİ


E: Nümerik 1 karakter.

″0″ Merkez, ″3″ Yurtdışı Teşkilatı,″1″ Bölge, ″4″ İl,″2″ İşletme/Müessese ″5″ Bağlı ortaklık, Bağlı Kuruluş





FF: Alfanümerik 2 karakter

″E″ = 0 ise, Alt Birim Kodu, ″E″ = 1 ise, Bölge kodu ve numarası, ″E″ = 2 ise, İşletme /müessese kodu, ″E″ = 3 ise, Ülke Kodu, ″E ″, = 4 ise, İl Kodu

″ E ″ = 5 ise, Bağlı Ortaklık, Bağlı Kuruluş Kodu.





GG: Nümerik 2 karakter.

″E″=0 ise, İkinci Alt Birim Kodu, (Şube ise″HH″ seviyesinde kodlamak uygun olur.)

″E″=1 ise, Bölgenin Alt Birim Kodu, (Şube ise″HH″ seviyesinde kodlamak uygun olur.)

″E″=2 ise, İşletme/Müessese’nin Alt Birim Kodu,″E″=3 ise, “Ülke” nin Şehir Kodu, ″E″=4 ise, İlçenin Kodu, ″E″=5 ise, Bağlı Ortaklık, Bağlı Kuruluşun Altı Birim Kodu.





00 MERKEZ İLÇE01 AYVALIK02 BALYA03 BANDIRMA04 BİGADİÇ05 BURHANİYE06 DURSUNBEY07 EDREMİT08 ERDEK09 GÖMEÇ

10 GÖNEN

11 HAVRAN

12 İVRİNDİ

13 KEPSUT

14 MANYAS

15 MARMARA

16 SAVAŞTEPE

17 SINDIRGI

18 SUSURLUK




A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HHB. 08. 4. MEM.4. 10. 11. 14HH: Nümerik 2 karakter. Teşkilatın en altı seviyesi (Kurumdaki birimlere ve bölümlere göre Kurumlarca belirlenen birim/bölüm kodları)

00 İl Milli Eğitim Müdürlüğü

01 Eğitim Müfettişleri Başkanlığı

02 Evrak Kayıt



03 Personel Atama 04 Branş Öğretmenliği Atama 05 Okul Öncesi, Özel Eğitim ve Sınıf Öğretmenliği Atama06 Basın Yayın ve Halkla İlişkiler07 Beden Eğitimi, Spor-Protokol ve İzcilik08 Sınav Hizmetleri09 Özel Yurtlar 10 Çıraklık, Mesleki ve Teknik Eğitim 11 Bütçe 12 Eğitim-Öğretim ve Öğrenci İşleri / Taşımalı Eğitim13 Eğitime % 100 Destek14 Hizmet İçi Eğitim15 Hukuk Mevzuat16 İstatistik17 İşletmeler – Kantin18 Kültür19 Muhasebe20 Okul Öncesi Eğitim



21 Öğretmene Hizmet ve Sosyal İşler, Lojman 22 Özel Eğitim Rehberlik, Psikolojik Danışma Hizmetleri23 Özlük

24 Özel Okullar, Etüt Merkezleri, Ö.Eğitim Okul ve Rehabilitasyon Merkezleri

25 Özel Dershaneler26 Özel Muhtelif Kurslar ve MTSK27 YİBO ve Pansiyonlar28 Bilgisayar ve Program Geliştirme29 Sağlık İşleri30 Sivil Savunma31 Strateji Geliştirme Bölümü32 Projeler Bölümü33 Türk Cumhuriyetleri Öğrenci İşleri34 Yatırım Tesisler35 Emlak Kamulaştırma 36 Yaygın Eğitim37 Eğitim Araçları ve Donatım – Taşınır Mal İşlemleri38 Enerji Yönetim Birimi




A. B. C.

KOD NUMARASIDOSYA

NUMARASIEVRAK

KAYIT NO

A. BB. C. DDD. E. FF. GG. HH.- JJ KK

B. 08. 4. MEM. 4. 10. 11. 14.- 774.06 / 705

Yürütme MEBTaşra

Teşkilatı Kurum Kısa Adı

İl Teşkilatı

İl Kodu

İlçe Kodu

Birim Kodu

Dosya Planı Kodu (Desimal)

Giden Evrak Defter No

İL VE İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜKLERİ TÜM BÖLÜMLERİ (A-B-C) KULLANIR

İL VE LİÇEDEKİ OKUL VE KURUMLAR SADECE (B-C)

BÖLÜMÜNÜ KULLANIR




TarihYazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili

birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, “Sayı” ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.

Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.Konu

Sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığı yazılır. Bundan sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde anlamlı ve özlü bir şekilde yazılır.



Resmî Yazıların BölümleriÖRNEK:


İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Sayı:B.08.4.MEM.4.10.11.14.-774.06/705 14/03/2011Konu:Adaylık Eğitimi

HAVRAN KAYMAKAMLIĞINA(İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü)

HAVRAN İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE




Gönderilen MakamYazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile

bunların bulundukları yeri belirtir.

Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.




Gönderilen Makam

Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır



Resmî Yazıların BölümleriGönderilen Makam- Örnekler:

BALIKESİR VALİLİĞİNE(İl Milli Eğitim Müdürlüğü)

Sayın Nail ALTINTAŞFen Ve Teknoloji Öğretmeni

AKTAŞ MADENCİLİK LTD. ŞTİ.

Kurtuluş Caddesi, Saray İş Merkezi, No:10 Battalgazi-MALATYA



Resmî Yazıların Bölümleriİlgi

Yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

"İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.

İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") " konularak kullanılır.



Resmî Yazıların Bölümleriİlgi

İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır.

İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.

İlgi, birden fazla ise tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi ilgide belirtilir.Örnek İlgi: a) 13/04/2004 tarihli ve B.02.0.İGB-542-263 sayılı yazı, b) 28/09/2004 tarihli ve B.02.0.DİB-482.03-1 sayılı yazı,



Resmî Yazıların BölümleriMetin

"İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır.

Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen makam kısmından sonra üç aralık bırakılarak başlanır.

Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.

Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır.




Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.

Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.

Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.




Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.

Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.



Resmî Yazıların Bölümleriİmza Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makam, "Vali a." ve “Müdür a.", biçiminde ikinci satıra, unvan ise üçüncü satıra yazılır.



Resmî Yazıların Bölümleriİmza

Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı yine birinci satıra, vekalet bırakanın Unvanı “Okul Müdür V.", “Şube Müdür V.“ biçiminde ikinci satıra yazılır.

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda,

İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.



Resmî Yazıların Bölümleriİmza: Örnekler

Nail ALTINTAŞ

Okul Müdürü

Nail ALTINTAŞ

Müdür a.

Şube Müdürü

Mehmet ÇABUK Ahmet DUMAN

Şube Müdürü İlçe Milli Eğitim Müdürü

Ahmet DUMAN Mehmet ÇABUK Mustafa DURAN

İlçe Milli Eğitim Müdürü Şube Müdürü Okul Müdürü



Resmî Yazıların BölümleriOnay Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR“ un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.

Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.



Resmî Yazıların BölümleriOnay –Örnek

Mehmet ÇABUK İlçe Milli Eğitim Müdürü

OLUR…../03/2011

Neşet AKKOÇKaymakam



Resmî Yazıların BölümleriOnay –Örnek

Mehmet ÇABUK Okul Müdürü

Uygun Görüşle Arz Ederim …./03/2011

Mustafa DURANİlçe Milli Eğitim Müdürü

OLUR…../03/2011




Resmî Yazıların BölümleriEkler

Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.

Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-1”konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-2”Konuldu" ifadesi yazılır.



Resmî Yazıların BölümleriEkler- Önekler

EKLER:1- Yazı örneği (... sayfa)2- Yönetmelik (... sayfa)3- Rapor (... sayfa)4- Disket (… adet)

EK:1- Yazı örneği (... sayfa)2- Yönetmelik (... sayfa)



Resmî Yazıların BölümleriDağıtım

Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER“ den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.

Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır. "Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır



Resmî Yazıların BölümleriDağıtım-Örnekler

DAĞITIM:İlköğretim Okulu MüdürlüklerineHEM Müdürlüğüne (Ek-1 konulmadı)Öğretmenevi Müdürlüğüne (Ek konulmadı)Ortaöğretim Kurumu Müdürlüklerine (Ek-2 konuldu)

DAĞITIM:Gereği: Bilgi:İlköğretim Okulu MüdürlüklerineHEM Müdürlüğüne

DAĞITIM:Tüm Okul ve Kurum Müdürlüklerine



Resmî Yazıların BölümleriParaf

Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.




Paraf-Örnekler

…/03/2011 Memur : Y.LÜLECİLER …..…/03/2011 Müdür Yardımcısı : Ö. DEMİR …..

…/03/2011 Memur : Y.LÜLECİLER …..…/03/2011 Şef : İ. GÜNAY …..

…/03/2011 Memur : Y.LÜLECİLER …..…/03/2011 Şef : İ. GÜNAY …..…/03/2011 Şube Müdürü : Ö. DEMİRCİ …..

…/03/2011 Memur : Y.LÜLECİLER …..…/03/2011 Şef : İ. GÜNAY …..…/03/2011 Şube Müdürü : Ö. DEMİRCİ …..…/03/2011 Müdür : Y. ARSLAN …..



Resmî Yazıların BölümleriKoordinasyon

Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak ,

"Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

…/03/2011 Memur : Y. LÜLECİLER …..…/03/2011 Şef : İ. GÜNAY …..…/03/2011 Şube Müdürü : Ö. DEMİRCİ …..

Koordinasyon…/03/2011 Şef : S. TEKİN …..…/03/2011 Şube Müdürü : M. DEMİR …..



Resmî Yazıların BölümleriAdres

Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.Örnek

Adres : Yeni mah. Sakarya cad. Hükümet Konağı Kat: 4 Havran 10560 BALIKESİR Telefon : ( 0 266 ) 4321065 Fax : (0266) 4321331Elektronik Ağ : http://havran.meb.gov.tr.

Ayrıntılı Bilgi İçin İrtibat :S.TEKİN Şef



Gizli YazılarYazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin

üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL

şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.İvedi ve Günlü Yazılar, Tekit Yazısı

Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.

Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.



Sayfa Numarası Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa

sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir (1/9, 2/7, 5/32 )Aslına Uygunluk Onayı

Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.



Resmî Yazıların Gönderilişi ve Alınışlarında Yapılacak İşlemlerKayıt Kaşesi

Gelen evrak, kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarihi, sayısı ve ekleri adet olarak yazılır, kurum içinde hangi bölümü/birimi ilgilendiriyorsa o bölümünden / birimden sorumlu müdür yardımcısının / şube müdürünün; Adı ve Soyadı, Sn ibaresi ile kaşenin üst veya alt tarafına yazılarak, yapılması gereken işleme göre, gereği veya bilgi bölümüne (x) işareti konulup kurum amirince paraflanarak havale edilir.

HARAN MAYMAKAMLIĞIİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

KAYITTARİHSAYI

HAVALEGEREĞİBİLGİ

DOSYA NOEKLER

KAŞE



Yazıların gönderilmesiYazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst

köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır.

Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.



Yazıların gönderilmesiİç zarf ve iki suret evrak senedi dış zarfın içine

konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.Zarf Örnekleri (Arka)


İlçe Milli Eğitim MüdürlüğüSayı:745.06/750

BALIKESİR VALİLİĞİKaresi Caddesi No:1010300-BALIKESİR



İVEDİ




Yazıların gönderilmesi Zarf Örnekleri



GİZLİ


GİZLİ



GİZLİİVEDİ


GİZLİ






ÇOK GİZLİ


ÇOK GİZLİ



ÇOK GİZLİİVEDİ


ÇOK GİZLİ



Yazıların gönderilmesi Kontrollü Evrak Senedi

GÖNDEREN ALAN TARİH SENEDİ HAZIRLAYAN

Sıra NoBelgenin Konusu(Tarih ve Sayısı)

Kopya Adedi

Kopya No

Ekler Dil

SENEDİ İADE EDENİNAdı Soyadı

:

Görevi

:İmzası

:

Tarih: Saat:



2,5x2,5 2,5x2,5

GİZLİTC

HAVRAN KAYMAKAMLIĞISekizeylül İlköğretim Okulu Müdürlüğü

iki satır aralığı İVEDİ

Sayı :B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/ 14.03.2011Konu :Adaylık Eğitimiİki-Dört satır aralığı

HAVRAN İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNEİki Satır aralığıİlgi:a) 10.03.2011 tarih ve B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/723 sayılı yazınız. b)İki Satır aralığı

..................................................................................................................................

..............................................................................................................................

..................................................................................................................................

................................................................................................................................İki-Dört satır aralığı Ahmet DURAN

Okul Müdürü

Uygun satır aralığıEKLER:1-Liste (1 Sayfa)

…/03/2011 Memur : Y.LÜLECİLER …..…/03/2011 Müdür Yard. : Ö. DEMİR …..

GİZLİ

Adres : Yeni mah. Sakarya cad. Aydınlık Sokak No: 4 Havran 10560 BALIKESİRTelefon : ( 0 266 ) 432 1065 Fax : ( 0 266 ) 4321331İnt.Adr. : http://havran.meb.gov.tr.

Ayrıntılı Bilgi İçin: Ö.DEMİR

GİZLİTC

HAVRAN KAYMAKAMLIĞISekizeylül İlköğretim Okulu Müdürlüğü

İVEDİSayı :B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/ 14.03.2011Konu :Adaylık Eğitimi


İlgi:a) 10.03.2011 tarih ve B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/723 sayılı yazınız. b)

..................................................................................................................................

..............................................................................................................................

..................................................................................................................................

................................................................................................................................

Ahmet DURAN Okul Müdürü

EKLER:1-Liste (1 Sayfa)

…/03/2011 Memur : Y.LÜLECİLER …..…/03/2011 Müdür Yard. : Ö. DEMİR …..

GİZLİ



2,5x2,5 2,5x2,5

GİZLİTC

HAVRAN KAYMAKAMLIĞIİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

iki satır aralığı İVEDİ

Sayı :B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/ 14.03.2011Konu :Adaylık Eğitimiİki-Dört satır aralığı

....................................................... MÜDÜRLÜĞÜNEİki Satır aralığıİlgi:a) 10.03.2011 tarih ve B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/723 sayılı yazınız. b)İki Satır aralığı

..................................................................................................................................

..............................................................................................................................

..................................................................................................................................

................................................................................................................................İki-Dört satır aralığı Ahmet DURAN

İlçe Milli Eğitim Müdürü

Uygun satır aralığıEKLER:1-Liste (1 Sayfa)

Uygun satır aralığı

DAĞITIM:Gereği: Bilgi: Tüm Okul Müdürlüklerine HEM Müdürlüğüne

…/03/2011 Memur : Y.LÜLECİLER …..…/03/2011 Şef : Ö. DEMİR …....../03/2011 Şube Müdürü : A.TUNA ......

GİZLİ



GİZLİTC

HAVRAN KAYMAKAMLIĞIİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

İVEDİSayı :B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/ 14.03.2011Konu :Adaylık Eğitimi

....................................................... MÜDÜRLÜĞÜNE

İlgi:a) 10.03.2011 tarih ve B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/723 sayılı yazınız. b)

..................................................................................................................................

..............................................................................................................................

..................................................................................................................................

................................................................................................................................

Ahmet DURAN İlçe Milli Eğitim Müdürü


DAĞITIM:Gereği: Bilgi: Tüm Okul Müdürlüklerine HEM Müdürlüğüne

…/03/2011 Memur : Y.LÜLECİLER …..…/03/2011 Şef : Ö. DEMİR …....../03/2011 Şube Müdürü : A.TUNA ......

GİZLİ



2,5x2,5 2,5x2,5

TCHAVRAN KAYMAKAMLIĞIİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

iki satır aralığı

Sayı :B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/ 14.03.2011Konu :Temel Eğitimİki-Dört satır aralığı

HAVRAN KAYMAKAMLIĞINAİki Satır aralığıİlgi:a) 10.03.2011 tarih ve B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/723 sayılı yazı. b)İki Satır aralığı

...................................................................................................................................

..............................................................................................................................

..................................................................................................................................

................................................................................................................................İki-Dört satır aralığı Mustafa DURAN

İlçe Milli Eğitim Müdürü

Uygun satır aralığıEKLER:1-Liste (1 Sayfa)Uygun satır aralığı

OLUR......../03/2011


…/03/2011 Memur : Y.LÜLECİLER …..…/03/2011 Şef : Ö. DEMİR …..…/03/2011 Şb.Müdürü : A. DURMAZ …..



TCHAVRAN KAYMAKAMLIĞIİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Sayı :B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/ 14.03.2011Konu :Temel Eğitim

HAVRAN KAYMAKAMLIĞINA

İlgi:a) 10.03.2011 tarih ve B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/723 sayılı yazı. b)

..................................................................................................................................

..............................................................................................................................

..................................................................................................................................

................................................................................................................................

Mustafa DURAN İlçe Milli Eğitim Müdürü


OLUR......../03/2011





2,5x2,5 2,5x2,5


Sekizeylül İlköğretim Okulu Müdürlüğü

iki satır aralığı

Sayı :B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/ 14.03.2011Konu :Temel Eğitimİki-Dört satır aralığı

HAVRAN İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNEİki Satır aralığıİlgi:a) 10.03.2011 tarih ve B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/723 sayılı yazı. b)İki Satır aralığı

...................................................................................................................................

..............................................................................................................................

..................................................................................................................................

................................................................................................................................İki-Dört satır aralığı Mustafa DURAN

Okul MüdürüUygun satır aralığıUygun Görüşle Arz Ederim ...../03/2011

Ahmet DURMAZ İlçe Milli Eğitim MüdürüUygun satır aralığı

OLUR......../03/2011






Sekizeylül İlköğretim Okulu Müdürlüğü

Sayı :B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/ 14.03.2011Konu :Temel Eğitim


İlgi:a) 10.03.2011 tarih ve B.08.4.MEM.4.10.11.14.-745.06/723 sayılı yazı. b)

..................................................................................................................................

..............................................................................................................................

..................................................................................................................................

................................................................................................................................

Mustafa DURAN Okul Müdürü

Uygun Görüşle Arz Ederim ...../03/2011

Ahmet DURMAZ İlçe Milli Eğitim Müdürü

OLUR......../03/2011





NEVİ SERİ Amm

SERİ Bmm

SERİ Cmm

SERİ Dmm

0 841 x 1189 1000 x 1414 917 x 1297 771 x 1090

1 594 x 841 707 x 1000 648 x 917 545 x 771

2 420 x 594 500 x 707 458 x 648 385 x 545

3 297 x 420 353 x 500 324 x 458 272 x 385

4 210 x 297 250 x 353 229 x 324 192 x 272

5 148 x 210 176 x 250 162 x 229 136 x 192

6 105 x 148 125 x 176 114 x 162 96 x 136

7 74 x 105 88 x 125 81 x 114 68 x 96

8 52 x 74 62 x 88 57 x 81 48 x 68

9 37 x 52 44 x 62 40 x 57 34 x 48

10 26 x 37 31 x 44 28 x 40 24 x 34

ULUSLARASI KAĞIT NORMLARI

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

Documents

Transcript of RESMİ YAZIŞMA KURALLARI