RENCANA STRATEGIS - lpmu.upj.ac.id2).pdf · 1 RENCANA STRATEGIS BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI ......
Transcript of RENCANA STRATEGIS - lpmu.upj.ac.id2).pdf · 1 RENCANA STRATEGIS BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI ......
1
RENCANA STRATEGISBIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNIUNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
TAHUN 2015-2020
MARET 2016
2
LEMBAR PENGESAHAN
RENCANA STRATEGISBIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNIUNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
TAHUN 2015-2020
Tangerang Selatan, Maret 2016Menyetujui,
Dian Anggraini Kusumajati, M,Psi Leenawaty Limantara, Ph.D.Staff Senior BKAL Rektor
Mengetahui,
Edmund SutisnaPresiden
3
BAB IPENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANGUniversitas Pembangunan Jaya (UPJ) adalah perguruan tinggi baru yang didirikan
oleh kelompok usaha Pembangunan Jaya. Kelompok usaha Pembangunan Jaya memiliki 17usaha yang bergerak dibidang property, manufaktur, konsultan manajemen, konsultandesain, kontraktor, pariwisata/rekreasi, trading, mekanikal & elektrikal dan pendidikan.Kelompok usaha Pembangunan Jaya telah mempunyai pengalaman 50 tahun dalammengelola sektor usaha dan beritikad untuk mengabdikan sebagian dari kegiatan usahainduknya ke pendidikan dalam membangun sumber daya manusia Indonesia yang lebihberkualitas. Itikad ini, telah diwujudkan dengan mendirikan Yayasan Pendidikan Jaya sejak 3September 1992.
Yayasan Pendidikan Jaya telah menaungi penyelenggaraan pendidikan taman kanak-kanak, pendidikan dasar dan pendidikan menengah yaitu TK/SD/SMP/SMA SekolahPembangunan Jaya I di Bintaro sejak tahun 1992, lobal Jaya tahun 1995, dan SekolahPembangunan Jaya II di Surabaya sejak tahun 2006.
Pembangunan Jaya (PJ) sadar akan kewajibannya sebagai bagian dari lembagapendidikan di dalam kehidupan bangsa ini dan dengan pengalaman membangun sumberdaya insani melalui pendidikan dasar dan menengah, PJ mempunyai kepercayaan diri untukmelangkah lebih jauh dengan menyelenggarakan perguruan tinggi yang akan diberi namaUniversitas Pembangunan Jaya.
Rencana Strategis (renstra) merupakan rangkaian rencana tindakan dan kegiatanmendasar yang ditetapkan oleh pimpinan melalui penyusunan yang dilakukan oleh setiappihak terkait dan diimplementasikan bersama dalam rangka pencapaian tujuan. Dengandemikian renstra berorientasi kepada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu tertentu(lima tahun) dengan memperhitungkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yangada atau yang mungkin timbul. Istilah rencana strategis (Renstra) merupakan hal baru dansedikit berbeda dengan rencana induk pengembangan (RIP), karena Renstra disusunberdasarkan analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan (SWOT analysis) dansangat memperhatikan aspek-aspek yang ada di dalam paradigma baru perguruan tinggi.
Dalam hal ini, renstra difokusikan pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni. Organisasikemahasiswaan merupakan wadah untuk pembentukan karakter mahasiswa. Dalamorganisasi, mahasiswa dapat belajar bekerjasama dengan orang lain, berkomunikasi,negosiasi, persuasi dan sebagainya. Perkembangan Kemahasiswaan dan Alumni UniversitasPembangunan Jaya merupakan salah satu bagian dari Biro Kemahasiswaan dan Alumni yangdimulai dalam menangani Organisasi Kemahasiswaan, perkembangan karir alumni danalumni. Telah adanya organisasi kemahasiswaan dapat membantu mengarahkan mahasiswamenjadi lebih melalui terbentuknya lembaga kemahasiswaan, mahasiswa dapatmengembangkan diri melalui salah satunya adalah organisasi kemahasiswaan.
B. PERMASALAHANMasih ditemukan adanya beberapa permasalahan yang perlu ditanggulangi secara lebihsistematis, sebagai berikut:
4
1. Pengembangan SDM yang memilki daya dukung terhadap peningkatan kinerjaUniversitas;
2. Peningkatan fasilitas bagi mahasiswa untuk mendukung peningkatan kualitas dankuantitas kompetensi mahasiswa;
3. Peningkatan partisipasi mahasiswa dalam berbahao4. Universitas yang masih baru sehingga belum memiliki pengalaman dalam
pengembangan kegiatan kemahasiswaan.5. Terbatasnya Sumber Daya Manusia dalam pengembangan dan pembinaan organisasi
kemahasiswaan.
C. TUJUAN PENGEMBANGANTujuan yang akan dicapai dalam pengembangan kemahasiswaan dan alumni adalah :1. Menjadi wadah tempat berkumpul dan bekerjasama para alumni2. Meningkatkan networking bagi almuni dan mahasiswa3. Meningkatkan kemampuan softskillsmahasiswa dalam kegiatan berorganisasi
D. SASARANPeningkatan bidang kemahasiswaan baik secara kualitas maupun kualitas, serta penguatannilai-nilai kemasyarakatan bagi seluruh mahasiswa yang nantinya dipakai dalam kehidupansehari-hari.
E. RUANG LINGKUPRuang lingkup materi Rencana Strategis Biro Kemahasiswaan dan Alumni meliputi:1. Lembaga Kemahasiswaan2. Organisasi Kemahasiswaan3. Sarana, Prasaran dan Sumberdaya Manusia4. Pendanaan
5
BAB IIPROFIL BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
A. VISI DAN MISIVISI Meningkatkan kualitas & profesionalitas pelaksanaan administrasi Meningkatkan kualitas dan profesionalitas mahasiswa organisasi dan pengembangan diri
MISI Memiliki SDM yang berkualitas dalam penguasaan bidang kerja Memiliki jumlah SDM yang memadai Meningkatkan kualitas mahasiswa dan tata kelola Lembaga Kemahasiswaan Bekerjasama dengan Industri untuk peluang kerja Meningkatkan peluang beasiswa dari Pemerintah maupun Perusahaan Menjalin networking dengan alumni
B. TUJUAN DAN SASARAN
TUJUANPeningkatan kualitas dan profesionalitas pelaksanaan administrasi kemahasiswaan yangmeliputi bidang minat, penalaran dan informasi kemahasiswaan, serta layanankesejahteraan mahasiswa dalam rangka menunjang aktivitas mahasiswa pada kegiatanekstrakulikuler sebagai penunjang kegiatan kulikuler.
SASARANMeningkatkan dan mengembangkan sikap positif mahasiswa dalam berorganisasi danpengembangan diri untuk menunjang terciptanya “Positive Recognition”
6
BAB IIIANALISIS SITUASI
A. KOMPETENSI BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNIJika dilihat dari Job Desk untuk Biro Kemahasiswaan dan Alumni maka diperlukan beberapakompetensi dari jabatan yang ada yaitu :1. Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni
a. Leadershipb. Communicationc. Achievement Orientationd. Empowering
2. Staf Penalaran & Organisasi Mahasiswaa. Information Searchingb. Achievement Orientationc. Work Motivationd. Customer Service Orientation
3. Staf Beasiswa & Kesra mahasiswaa. Information Seearchingb. Achievement Orientationc. Customer Service Orientation
4. Pusat Karir & Layanana. Information Searchingb. Achievement Orientationc. Work Motivationd. Customer Service Orientation
B. STRUKTUR ORGANISASI
C. KONDISI UMUMSaat ini Universitas Pembangunan Jaya memiliki 10 Himpunan Mahasiswa (HIMA)
dan 5 Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM). Kegiatan dari HIMA berjalan beriringan dengan
7
kegiatan Program Studi masing-masing sehingga tidak terlihat kegiatan mandiri yangdilaksanakan oleh HIMA sebagai organisasi. UKM lebih banyak melakukan kegiatan latihandan jarang mengikuti kegiatan kompetisi. Proses kegiatan sampai dengan pelaporankegiatan organisasi kemahasiswaan masih belum terpusat sehingga hanya bagian-bagiantertentu yang mengetahui adanya kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasikemahasiswaan.
Beasiswa yang telah berjalan saat ini adalah beasiswa akademik yang diberikankepada mahasiswa yang memiliki prestasi (IPK) yang baik sesuai dengan ketentuan yangtelah ditetapkan. Proses pelaksanaan beasiswa akademik sampai saat ini masih berjalandengan beberapa perbaikan sistem dan persyaratan yang ditentuan dalam pedomanpenerimaan beasiswa.
Pelayanan Karir mahasiswa melayani penerimaan berkas lamaran dimana
D. KONDISI YANG DIHARAPKAN
E. ANALISIS KESENJANGAN
Kekuatan/Strenght Kelemahan/Weakness
1. Motivasi mahasiswa yang tinggi untukmengikuti kegiatan ekstrakurikuler.
2. Keinginan untuk mendapatkanpekerjaan/berwirausaha sebelum lulus
3. Kesempatan mendapatkan pekerjaan diGroup Jaya
4. Beasiswa prestasi untuk mahasiswa
1. Kerjasama dan komunikasi denganpembina organisasi
2. Pemahaman administrasi dalam internalorganisasi
3. Sarana dan prasarana untuk kegiatanmahasiswa masih kurang
4. Kemampuan pengelolaan financial LK5. Penggunaan dana untuk kegiatan
kemahasiswaan belum optimal6. Pemilihan ketua berdasarkan popularitas7. Pemahaman mahasiswa terhadap dunia
kerja8. Kegiatan ekstra kurikuler belum optimal9. Kurang berminat untuk lokasi kerja yang
jauh10.Terbatasnya anggaran kegiatan
pelaksanaan program kemahasiswaan
8
Kesempatan/Opportunity Ancaman/Threats
1. LK berkembang2. Kesempatan mengikuti berbagai pelatihan
kemahasiswaan3. Tersedianya Beasiswa bagi mahasiswa
yang memenuhi kriteria tertentu (bebasSPP)
4. Networking yang kuat antar lulusan5. Terbukanya lapangan pekerjaan di Grup PJ
bagi lulusan UPJ6. Kerjasama dengan LK dari Universitas lain7. Melakukan pengabdian kepada
masyarakat di lingkungan UPJ8. Banyak industri pemerintah/swasta yang
memberikan beasiswa
1. Menurunnya partispasi dan prestasimahasiswa di bidang ekstrakurikuler.
2. Tuntutan persaingan di dunia kerja yangberdasar pada standar pendidikan
3. Persaingan mutu antar alumni baik lokalmaupun nasional dan internasional yangsemakin ketat
4. Tuntutan terhadap kemampuan lulusan(kecerdasan emosi, spiritual, pengalamanorganisasi, dll)
5. Tuntutan pasa kerja yang kompetitif
9
BAB IVARAH KEBIJAKAN DAN STRATEGI
A. KEBIJAKAN
B. STRATEGI PENCAPAIAN TARGETAda lima isu strategis yang didapatkan berdasarn SWOT yang dilakukan pada Bab AnalisaSituasi, yaitu:1. Perbaikan sistem organisasi kemahasiswaan2. Pengembangan pelatihan (Lembaga Kemahasiswaan dan Mahasiswa)3. Ketersediaan fasilitas untuk kegiatan organisasi kemahasiswaan4. Ketersediaan beasiswa untuk mahasiswa berprestasi (akademik & non akademik)5. Membangun jaringan dengan alumni Universitas Pembangunan Jaya
2015-2016•Kemahasiswaan•Pembentukan BPM
dan BEM•Perbaikan sistem LK
2016-2017•Pengembangan
LembagaKemahasiswaan,Karir, beasiswa danalumni• lomba•Informasi karir• Penerimabeasiswa
•Kegiatan alumni
2017-2018•Kerjasama dengan
instansi dalam karir•Development
mahasiswa
2018-2019•Mengikuti kegiatan
skala nasional daninternasional
PembentukanLembagaKemahasiswaan
PengembanganLK danAdministrasiMahasiswa
Perluasankerjasama
Peningkatanprestasi
10
BAB VPROGRAM DAN KEGIATAN
A. PROGRAMProgram kerja yang dilakukan oleh BKAL merupakan turuan dari strategic objective dariUniversitas yang digambarkan dari tahun berjalan sampai dengan tahun 2019.
Tabel 1. Key Performance Indicator Unit
StrategicObjective
KeyPerformance
Indication
Definition/Formula Unit Baseline 2016 2017 2018 2019
C1 EducationalExcellence
Masa TungguKerja (2015)
Prosentaselulusan denganmasa tunggu kerjakurang dari 3bulan
% 91% 89% 87,50% 86% 85%
Prestasi OKPrestasi organisasikemahasiswaanUPJ
%Hanya
Jabodetabek
HanyaNasion
al
Jabodetabek = 5,Nas = 3
7,5 10,7
C3Excellent inPublicEngagement
KerjaasmaIndustri
Jumlah kerjasamadengan industri(career)
% 6 8 10 12 14
P1
Excellence inResearch,Scholarship,& Creativity
JumlahBeasiswaMahasiswaBerprestasi
Jumlah beasiswayang diperolehmahasiswa UPJ
# 57 75 120 175 350
Dari Key performance indicator diturunkan dalam program kerja yang akan dilakukan. Seperti padatampilan dibawah ini :
Tabel 2. Program KerjaNo Action Plan 2016 2017 2018 2019
1
Bekerjasamadengan groupjaya daneksternal groupjaya
Memberikaninformasilowonganpekerjaan melaluimedia TV danJurusan
Mengadakan bursalowongan kerja diUPJ
2Mengikutipertandingantingkat nasional
Mengikuti tingkatjabodetabek danNasional
Jabodetabek 5,Nasional 3
Jabodetabek 7,Nasional 5
Jabodetabek10, Nasional 7
3
Infomasilowongan kerjadanmengadakan
Informasilowongan kerjamelalui media TV
Informasilowongan kerja danBursa Kerja
11
bursa kerja
4 Informasibeasiswa
Informasi beasiswainternal UPJ
Informasi beasiswaeksternal UPJ
5Pengembanganorganisasikemahasiswaan
PembantukanLembagakemahasiswaan
Kerjasama denganUniversitasJABODETABEK
Kerjasama denganUniversitas LuarJABODETABEK
6 KegiatanAlumni
PembentukanIkatan Alumni UPJ
12
Tabel 3. Anggaran Yang dibutuhkan dalam Program
No Isu Strategis Uraian dan Tujuan Kegiatan PROGRAM KERJA KPI(Key Performance Indikator) PIC
Rencana Anggaran (Rp)
Ganjil Genap
1
PengembanganKeterampilanOrganisasiKemahasiswaan
Pelatihan LKMM berseriSemua anggota organsasikemahasiswaan mengikutikegiatan yang diadakan
LDK :
* Pelatihan Dasar Kepemimpinan-LDK (4 bacth) Pengembangan KeterampilanOrganisasi
* Outbound (4 batch) 4 batch per tahun BEM/DIAN 6.000.000 6.000.000
2 BPM
Rapat internal BPM Per bulan
Melakukan studi banding dengan universitas lain Studi banding 2x per semester 1.100.000 1.100.000
Melakukan kegiatan kampanye dan pemilu :* poster 5* spanduk 2* snack* Operasional
1x saat pergantian periode DIAN/BPM 6.000.000
Pelantikan BEM, HIMA & UKM Akhir Periode DIAN/BPM
Serah terima jabatan dan ramah tamah denganpimpinan UPJ Genap-Ganjil 2017 DIAN/BPM 800.000
Pelantikan Ketua Umum BPM Genap-Ganjil 2016 DIAN/BPM
Pembuatan Web Lembaga Kemahasiswaan :* Info Kegiatan LK* Info Pengumuman
Ganjil 2016 ICT 20.000.000
13
3 BEM
Rapat internal BEM Per bulan BEM
Melakukan studi banding dengan universitas lain Studi banding 2x per semester BEM 2.200.000 2.200.000
Melakukan kegiatan kampanye dan pemilu :* poster 5* spanduk 2* pagelaran musik 3 hari (sewa alat musik)* snack* Operasional
Pemilihan ketua BEM BPM/DIAN 8.000.000 8.000.000
Melakukan pengembangan Latihan DasarKepemimpinan secara berkala:* Pelatihan (4 batch)* Outbound (4 batch)
Pelaksanaan kegiatan LDK 4 batch BEM/DIAN/JSDP 6.000.000 6.000.000
Pelatihan untuk pengembangan organisasi diikutidari anggota sampai dengan Ketua (LKMM)
Pelaksanaan disesuaikan denganjadwal BEM/DIAN/JSDP
Serah terima jabatan dan ramah tamah denganpimpinan UPJ Genap-Ganjil 2017 800.000
4 Kegiatan Alumni
Pembentukan Ikatan Alumni + Ketua Alumni(angkatan 2011) + Sharing Alumni denganPimpinan UPJ:* Makan* Coffee Break
Jul-16 Dian 3.000.000
Pembuatan Web Alumni dan Career :* Info Kegiatan UPJ* Info Kegiatan Alumni* Info Career
Ganjil 2016 ICT 20.000.000
14
Pemilihan Ketua Alumni Angkatan 2012 Melalui votting
5
FUTSAL
Biaya Pelatih Pembayaran biaya pelatih 8x per bulan padasemester berjalan Per Bulan 6.400.000 6.400.000
Sewa Lapangan Pembayaran sewa laparangan futsal 8x per bulanpada semester berjalan 8x per bulan 4.800.000 4.800.000
Pertandingan Subsidi biya pertandingan 2x pertahun 500.000 500.000
6
BASKET
Biaya Pelatih Pembayaran biaya pelatih 8x per bulan padasemester berjalan per kedatangan 6.400.000 6.400.000
Biaya Pertandingan Subsidi biya pertandingan 3x pertahun 3x per tahun 4.800.000 4.800.000
7MUSIK
Biaya peralatanperformance Kegiatan Musik 3.000.000 3.000.000
8
KESENIANTRADISIONAL
Biaya Pelatih Pembayaran biaya pelatih 4x per bulan padasemester berjalan per kedatangan 4.000.000 4.000.000
Biaya SewaKostum/Alat
kesenian
Subsidi biaya sewa kostum/alat kesenian untukkegiatan performance 4x per tahun 4x per tahun 1.000.000 1.000.000
9
DESAIN & SCIENCE
Kegiatan --> Produk Kegiatan yang menghasilkan produk Minimal 1 produk per semester M. Naucha 3.000.000 3.000.000
Lomba Mengikuti lomba 1x per tahun 500.000
15
10 PADUAN SUARA
Biaya Pelatih Pembayaran pelatih Paduan Suara Per kedatangan Rini 4.000.000 4.000.000
Subsidi biaya lomba 1x per tahun 1x per tahun 500.000
11
RUGBY
Biaya Pelatih Pembayaran pelatih 8x per bulan semester berjalan 6.400.000 6.400.000
Sewa Lapangan Sewa lapangan 8x per bulan semester berjalan 4.800.000 4.800.000
Pertandingan Pertandingan 2x per tahun 500.000 500.000
12
SENI JEPANG
Biaya Pelatih Pembayaran Pelatih 4x per bulan semester berjalan 4.000.000 4.000.000
Lomba/Kegiatan Subsidi biaya lomba/kegiatan 2x per tahun 2x per tahun 500.000 500.000
13 DevelopmentMahasiswa
Kegiatan mahasiswa ke kopertisContoh: Bimtek Organisasi Kemahasiswaan
3x per tahun (undangan dariKopertis IV) Dian 1.100.000 2.200.000
14 Kegiatan AlumniTracer Study Penyebaran kuesioner kepada
alumni Dian
Survey Mutu LulusanPenyebaran Kuesioner kepada
Perusahaan yang menerimaLulusan UPJ
Dian
15 Karir Alumni Penerimaan berkas lamaran dari lulusan UPJ Menyalurkan berkas lamaran keGroup Jaya Dian
16 Administrasi Dosen Merapihkan data-data dosen pada Forlap Pengumpulan data-data dosenuntuk diupload pada Forlap Dian
16
Pelaporan BKD SerdosDosen memberikan laporan BKD
secara berkala 4x pertahundan dikirim ke Kopertis
Dian 2.200.000 2.200.000
Pengurusan JAD Pengurusan JAD Dosen 6x pertahun Dian 3.300.000 3.300.000
Undangan kegiatan dari Kopertis
Undangan dari Kopertis IV yangditujukan olehPimpinan/Perwakilan/Dosen (5x)
Dian 2.200.000 3.300.000
17
No Isu StrategisUraian/Tujuan INVESTASI dandaftar INVESTASI yang akan
dilakukan
KPI(Key
PerformanceIndikator)
PICHarga Per UNIT Rencana Anggaran (Rp)
Ganjil Genap
Unit Total Investasi Unit TotalInvestasi
1
Kelengkapanorganisasikemahasiswaan
Pada semester ganjil periode 2016.1 akan mulai dijalankan fungsi BPM dan BEM di lingkungan Universitas Pembangunan Jaya,sehingga diperlukan perlengkapan untuk membantu tugas-tugas dari BPM dan BEM
Usulan investasi :
Perlengkapan Dasar -1 buah Meja Kerja Besar(berukuran 100cm x 200cm) --> untuk rapat
1 Buah mejarapat BKAL/Dian 2.000.000 1 2.000.000
2 buah Meja Kerja Kecil(berukuran 60cm x 80cm) -->meja kerja (komputer)
2 meja kerja BKAL/Dian 1.200.000 2 2.400.000
2 buah lemari2 lemari BKAL/Dian 2
40 buah Kursi Futura 40 kursi BKAL/Dian 400.000 40 16.000.000
Papan tulis (Moving whiteBoard) 1 white board BKAL/Dian 1.700.000 1 1.700.000
Soft Board 1 Soft board BKAL/Dian 500.000 1 500.000
Cetak kwitansi versi BPM danBEM 3 kwitansi BKAL/Dian
18
Papan Pengumuman 1 buah
Alat Kerja : -
1 buah PC (monitor 21inch,prosessor i3, memory 4gb,harddisk 500gb)
BKAL/Dian 7.000.000 2 14.000.000
1 buah printer HP BKAL/Dian 5.000.000 1 5.000.000
Isi tinta Printer BKAL/Dian 1.000.000 1 1.000.000
2 Kelengkapan BKAL1 buah PC (monitor 21inch,prosessor i3, memory 4gb,harddisk 500gb)
19
BAB VIPENUTUP
Rencana Strategis Biro Kemahasiswaan dan Alumni merupakan dasar pengembangan Rencana
Kegiatan dan Anggaran Unit BKAL di Universitas Pembangunan Jaya. Rencana strategis ini selanjutnya
dijabarkan dalam program kerja sebagai acuan kerja dan dilengkapi dengan indikator kinerja sebagai
dasar untuk mengevaluasi keberhasilan dan/atau ketidakberhasilan pelaksanaan program dan
kegiatan.
Dalam hal terjadi perubahan rencana strategis yang tidak terduga, sehingga kebijakan program yang
telah dirumuskan menghadapi kendala untuk dilaksanakan, maka BKAL dapat melakukan perubahan
dengan persetujuan pimpinan Universitas.
Berhasilnya implementasi Renstra ini sangat tergantung pada pehaman, kesadaran, keterlibatan dan
upata sungguh-sunggu dari segenap unusr dalam lingkungan Universitas Pembangunan Jaya.
Keberhasilan Renstra ini juga menjadi harapan nyata bagi pengembangan mahasiswa sebagai masa
depan generasi bangsa. BKAL akan menjalankan fungsi kerjanya sesuai dengan arahan dari pimpinan
dengan kerja cerdas, kerja keras dan kerja ikhlas.