REGOLAMENTO DELLA CERTIFICAZIONE CONDIZIONI …...ISO 9000 – QMS – Fondamenti e Vocabolario ISO...

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CERTI F 1010 V1/CERTI INF F 0010 V3 – 2015/09 ITA Rev. 06 – 2020/05

AFNOR ITALIA Srl – 20900 MONZA VIA GHISALLO 9

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REGOLAMENTO DELLA CERTIFICAZIONE

CONDIZIONI GENERALI DI SERVIZIO E DI VENDITA

NELL’AMBITO DELLA CERTIFICAZIONE DEI SISTEMI DI GES TIONE

GESTIONE DELLE MODIFICHE

Rev. Data Motivo/Oggetto della Modifica Redatto Verificato Approvato

01 Giugno 2016 Prima Emissione Direzione Filiale Resp. Qualità Legale Rappresentante

02 Aprile 2017 Allineamento ISO 17021 – 1: 2015 Direzione Filiale Resp. Qualità Legale

Rappresentante

03 Ottobre 2018 Presa in carico OSS e Commenti VS ACCREDIA 2018 RT Direzione

Operativa Legale Rappresentante

04 Luglio 2019 Presa in carico Commenti Esame Documentale VS ACCREDIA 2019 (Rinnovo)

RT Direzione Operativa

Legale Rappresentante

05 Marzo 2020 Esplicitazione Dettaglio Audit In Remoto RT Direzione


06 Maggio 2020 Inserimento Accreditamento UKAS RT Direzione


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INDICE ARTICOLO 1: GENERALITA’

1. INTRODUZIONE E RIFERIMENTI NORMATIVI APPLICABILI

2. SCOPO 3. DEFINIZIONI

ARTICOLO 2: QUADRO CONTRATTUALE

ARTICOLO 3: DOMANDA DI CERTIFICAZIONE E PIANIFICAZIONE

1. CERTIFICAZIONE INIZIALE IAF 28 2. RICERTIFICAZIONE IAF 28

ARTICOLO 4: PROCESSO DI CERTIFICAZIONE 1. TIPI DI AUDIT

1.1 Audit Preliminare 1.2 Audit Iniziali

1.2.1 Audit di Fase 1 1.2.2 Audit di Fase 2 1.2.3 Audit di Fase 2 IAF 28

1.3 Audit di Sorveglianza 1.3.1 Audit di Sorveglianza IAF 28

1.4 Audit di Rinnovo 1.4.1 Audit di Rinnovo IAF 28

1.5 Audit Speciali 1.5.1 Audit In Remoto

2. DELIBERA DELLA CERTIFICAZIONE ED EMISSIONE DEL CERTIFI CATO 3. SOSPENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE

4. REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE 5. RECLAMI E RICORSI 5.1 RECLAMI 5.2 RICORSI

ARTICOLO 5: REGOLAMENTO DEL/DEI MARCHIO/MARCHI

ARTICOLO 6: OBBLIGHI DELL’ORGANIZZAZIONE 1. AUDIT 2. IL CICLO DI CERTIFICAZIONE

3. OBBLIGHI D’INFORMAZIONE 4. UTILIZZO DEI LOGHI E RIFERIMENTO ALLA CERTIFICAZIO NE 5. TERMINE DEL CONTRATTO DI CERTIFICAZIONE

ARTICOLO 6: OBBLIGHI DELL’ORGANIZZAZIONE

ARTICOLO 7: PRIVACY

ARTICOLO 8 CONDIZIONI FINANZIARIE 1. PREZZI 2. TERMINI DI PAGAMENTO

3. TASSE E SPESE BANCARIE

ARTICOLO 9 RISOLUZIONE

ARTICOLO 10: LIMITAZIONE DELLA RESPONSABILITA’

ARTICOLO 11: DISPOSIZIONI DIVERSE

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ARTICOLO 12: DIRITTO APPLICABILE, REGOLAMENTI DIVERSI E COMPETENZA

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ARTICOLO 1: GENERALITA’

1. INTRODUZIONE E RIFERIMENTI NORMATIVI E REGOLAMENTI

Afnor Italia srl , con sede legale in Monza (MB) 20900, Via Ghisallo 9, (www.afnor.org; www.afnor.it) e filiale italiana del

Gruppo AFNOR Group, è una società di diritto italiano ed è un Organismo indipendente per il rilascio di Certificazioni di

conformità in accordo a requisiti dei sistemi di gestione aziendale in schemi diversi: Qualità, Ambiente e Sicurezza.

Più specificatamente in accordo a:

ISO 9001 non IAF 28

avvalendosi dell’Accreditamento Francese “COFRAC”

ISO 9001 IAF 28;

avvalendosi dell’Accreditamento Italiano “ACCREDIA”.

ISO 14001

avvalendosi dell’Accreditamento Francese “COFRAC e dell’Accreditamento Inglese UKAS (OdC AFNOR UK Ltd.)

BS OHSAS 18001/ISO 45001:2018

avvalendosi

dell’Accreditamento Inglese UKAS (OdC AFNOR UK Ltd.)

Tutti sulla base dei regolamenti internazionali aderenti agli Accordi EA di Mutuo Riconoscimento

Di seguito i Riferimenti Normativi ed i Regolamenti applicabili

RG-01 – Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Certificazione e Ispezione - Parte Generale, in ultima

revisione

RG-01-01 - Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Certificazione del sistema di gestione, in ultima

revisione.

ISO/IEC 17021:2015 norma internazionale che definisce i Requisiti per gli organismi che forniscono audit e

certificazione di sistemi di gestione in genere per la qualità, l'ambiente e la salute e sicurezza dei lavoratori

ISO/IEC 17021 – 3: 2017:

RT Accredia – Regolamento Tecnico 05 Accredia, in ultima revisione

ISO/IEC 17000:2004 Vocabolario e Principi Generali

ISO 9000 – QMS – Fondamenti e Vocabolario

ISO 9001 – QMS – Sistema di Gestione Qualità

IAF MD 05: DETERMINATION OF AUDIT TIME OF QUALITY AND ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEMS

Guide (Information Documents) e Documenti Obbligatori (Mandatory Documents) IAF/EA applicabili

ISO 19011:2018: Linea Guida per Audit su Sistemi di Gestione

2. SCOPO

Scopo di questo documento è definire il regolamento generale adottato da Afnor Italia srl (nel seguito denominata AFNOR)

per la certificazione dei sistemi di gestione.

Al fine di dare evidenza della imparzialità e trasparenza nella erogazione dei Servizi di Certificazione Accreditata di Sistemi

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di Gestione in accordo al presente regolamento si conferma che:

a. AFNOR non svolge attività di consulenza nel campo dei sistemi di gestione né direttamente né indirettamente tramite

organizzazioni collegate

b. AFNOR si sostiene con i proventi derivanti principalmente dalle attività di certificazione dei sistemi gestionali (per la

qualità, l’ambiente, la salute e sicurezza sul lavoro, la sicurezza delle informazioni, la responsabilità sociale, ecc.)

c. ANOR ribadendo l’importanza dell’imparzialità nella erogazione dei suddetti Servizi, ha sviluppato politica, codice etico e

procedure atte alla individuazione e minimizzazione di qualuque rischio in tale senso e assicurandola prevenzione di

qualunque conflitto d’interesse e garantendo l’obiettività nelle propie attività .

d. Il Management di AFNOR è impegnato in maniera continua nella salvaguardia dell’imparzialità

3. DEFINIZIONI

a. ORGANISMO DI CERTIFICAZIONE : Membri del gruppo AFNOR, sono degli Organismi di Certificazione accreditati che

emettono il/i certificato/i, designato/i nelle Condizioni specifiche.

b. ORGANIZZAZIONE o CLIENTE: il soggetto che stipula il contratto con AFNOR Italia cui si applicano le presenti

condizioni generali.

c. SERVIZI: attività di certificazione prestata da AFNOR Italia come specificata nei documenti contrattuali.

d. OFFERTA: la proposta formulata da AFNOR Italia e comunicata in forma scritta all'organizzazione.

e. REGOLAMENTO o REGOLAMENTI: il regolamento o i regolamenti applicabili e in vigore presso AFNOR Italia relativi

agli specifici servizi offerti. I regolamenti sono parte integrante e sostanziale dell'offerta e delle condizioni generali di

contratto e forniscono regole, direttive o caratteristiche concernenti modalità con le quail AFNOR Italia compie la sua

attività; I suddetti regolamenti, come il presente, sono dIsponibili sul sito e reperibili contattando AFNOR Italia. In

particolare CERTI F 1010, per Servizi di di Certificazione iso 9001 NON IAF 28 e ISO 14001; GUTCERT

FL051EN_Terms_Conditions Per I Servizi di Certificazione OHSAS 18001

f. REQUISITI DELLA CERTIFICAZIONE : procedure Afnor Italia, norme di riferimento, requisiti specifici di ACCREDIA

Regolamenti Generali e Tecnici, requisiti internazionali (Documenti IAF serie MD, Documenti IAF);

g. CONTRATTO : l'accettazione in forma scritta da parte dell'Organizzazione dell'offerta, e del presente Regolamento della

Certificazione applicabile al servizio/i offerto.

h. GRUPPO DI AUDIT: Uno o più auditor (persona con la competenza necessaria per eseguire audit) che eseguono un

audit, supportati, se necessario, da esperti tecnici

i. LEAD AUDITOR (LA) : membro del Gruppo di Audit responsabile del gruppo stesso.

j. DOSSIER DI CERTIFICAZIONE : s’intende l’insieme di tutte le registrazioni che vanno dalla Domanda di Certificazione

fino alla Documentazione di Audit

k. VERIFICA NON ANNUNCIATA: verifiche effettuate dagli Enti di Accredtamento (ACCREDIA, COFRAC, DAKKS) senza

preavviso ad Afnor Italia Srl presso la sua sede principale o in accompagnamento presso i Suoi clienti sulla base della

programmazione ricevuta da Afnor Italia Srl

l. VERIFICHE IN REMOTO: verifica a distanza di un sito fisico o virtuale, utilizzando mezzi elettronici.

m. MARKET SURVEILLANCE VISIT: verifica generalmente di un giorno eseguita dagli Enti di Accreditamento presso

un’organizzazione certificata, per determinare il livello di confidenza nella conformità del sistema di gestione a requisiti

specifici, e l’efficacia del processo di certificazione accreditato (rif. documento IAF ID4).

n. MISTERY AUDIT: audit effettuato da uno o più auditor opportunamente formati per simulare il comportamento e le azioni

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di un cliente potenziale o reale di un’organizzazione che eroga servizi, senza farsi riconoscere come tale dal personale

della stessa, con lo scopo di valutare la qualità del servizio, compresi gli eventuali prodotti associati.

Riteniamo utile, inoltre, richiamare, non esaustivamente, quanto applicabile esclusivamente per le Certificazioni che ricadono

nel settore IAF 28:

a) ATTIVITÀ : tipologia di intervento associato ad una o più opere (si rimanda per dettagli al § 7.1). Nell’ambito delle attività

si distinguono:

b) attività complesse (progettazione, costruzione, installazione, ecc.);

c) attività affini e coerenti (manutenzione, ristrutturazione, ecc.).

d) TIPOLOGIA DI OPERA: oggetto interessato dall’attività (edifici civili, strade, ponti, impianti, ecc…) (si rimanda per

dettagli al § 7.1 del Regolamento RT05).

e) PROCESSO REALIZZATIVO: insieme di attività associate a tipologie di opera (si rimanda per dettagli al § 7.1 del

Regolamento RT05).

f) MACROTIPOLOGIA: raggruppamento di processi realizzativi interessati da attività (complesse/affini e coerenti)

associate a più tipologie di opere che vengono identificate con una ampia terminologia, tipo “opere di ingegneria civile,

infrastrutturale per la mobilità, di impiantistica tecnologica...” (si rimanda per dettagli al § 7.1 del Regolamento RT05)

g) EVIDENZE DOCUMENTALI (cfr par. 7.5 del Regolamento RT05 in revisione corrente disponibile sul sito

www.accredia.it )

– Un’evidenza documentale può essere utilizzata solo nei casi in cui i lavori siano stati ultimati o parzialmente

eseguiti, non risulta altresì applicabile nei casi di cantieri non ancora avviati, le cui verifiche sarebbero limitate e

pertanto non significative ed efficaci per poter valutare la corretta gestione in qualità del sistema

dell’Organizzazione.

– L’utilizzo delle evidenze documentali è consentito a condizione che le attività non siano concluse da oltre 5 anni,

salvo eventuali prescrizioni legislative applicabili a specifiche attività

– Un’evidenza documentale sostitutiva non può essere utilizzata nei casi di richiesta di estensione del campo di

applicazione della certificazione

– In caso di uso di evidenze documentali l’Organizzazione deve deve dare evidenza al Team di Audit di aver

correttamente operato ai fini della “corretta esecuzione e gestione in qualità” delle opera e deve quindi rendere

disponibile quanto segue:

– Individuazione, distribuzione e gestione controllata delle Norme cogenti di settore

– Avvenuta effettuazione di audit interni, comprensive di attività di cantiere ed avvenuta effettuazione del

Riesame della Direzione.

– Informazioni documentate aggiornate e coerenti con la rilevanza tecnica ed economica della commessa per la

pianificazione e controllo della documentazione (es. Cronoprogramma, Piani della Qualità, Giornale Lavori -

Piano dei Controlli) .Per lavori elementari e ridotti, i Piani della Qualità possono coincidere con i soli piani di

fabbricazione e controllo).

– Contratto stipulato con il Committente e Certificato/Dichiarazione di regolare esecuzione, nei casi di lavori

ultimati).

– Attività di Riesame del contratto in corso d’opera gestito in maniera

– Prove di funzionalità e di collaudo, opportunamente registrate.

– Validazione dei processi speciali (es. produzione di calcestruzzo in cantiere, realizzazioni di giunzioni saldate

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in acciaio e di giunzioni plastiche, impermeabilizzazioni, applicazioni di sistemi anticorrosivi (es. verniciature),

realizzazioni di giunti in cavi elettrici, produzione di malte in cantiere, stesa conglomerato bituminoso,

demolizioni con esplosivo).

– .Definizione/individuazione/evidenze delle competenze e qualifiche del personale rispetto ai requisiti ed ai

requisiti definiti dall’organizzazione

– Esistenza di mezzi ed attrezzature idonee alle necessità di cantiere, comprese quelle in nolo, in funzione dello

sviluppo temporale delle attività dei cantieri

– Informazioni documentate aggiornate e coerenti in merito alla Gestione e Controllo dei Subappalto/Fornitori e

delle relative Attività/Forniture

– Informazioni documentate aggiornate e coerenti sui Prodotti critici (individuazione, relativi controlli, presenza

di dichiarazioni di conformità per i prodotti oggetto di Marcatura CE secondo il Regolamento (UE) N. 305/2011

per la commercializzazione dei prodotti da costruzione).

– Informazioni documentate aggiornate e coerenti relative alla Identificazione univoca del prodotto ed alla

Rintracciabilità dei materiali messi in opera (es. corrispondenza tra progetto e opera in fase di realizzazione

e/o realizzata, verificare delle tempistiche e delle modalità di controllo previste dalle Leggi applicabili in

materia (a titolo esemplificativo e non esaustivo rif. DM 37/2008, DM 14/01/2008, D.lgs. 81/2008) prima della

messa in opera e in corso d’opera).

– Informazioni documentate aggiornate e coerenti sulla gestione e controllo degli Strumenti di misura

– Informazioni documentate aggiornate e coerenti sulla gestione e controllo Proprietà dei clienti.

– Documenti di valutazione dei rischi e di pianificazione della Sicurezza di sede e cantieri, in conformità alle

prescrizioni di legge applicabili (es. POS, PSC, DUVRI, PIMUS, accertamento delle attività/lavorazioni

riportate nel POS con il programma lavori ed i rapportini del cantiere)

ARTICOLO 2: QUADRO CONTRATTUALE

Il contratto che regola i rapporti tra l'AFNOR e la Società è composto dal presente Regolamento della Certificazione, da

Condizioni di Vendita Generale specifiche (CERTI F 1010 per Servizi di di Certificazione ISO 9001 NON IAF 28 e ISO 14001

- GUTCERT FL051EN_Terms_Conditions per I Servizi di Certificazione OHSAS 18001) e dalle condizioni specifiche,

denominate Offerta , fino alla loro firma. Il contratto entra in vigore alla data della firma da entrambe le parti della Offerta e si

conclude alla fine di validità del/i certificato/i e prevale su qualsiasi altro documento L’Organizzazione Cliente deve quindi

autorizzare la verifica di rinnovo almeno 6 mesi prima della data di scadenza del certificato, al fine di disporre di un tempo

utile, se necessario, per effettuare misure correttive destinate ad assicurare la conformità alla/e norma/e. L'audit di rinnovo di

un sistema di gestione può richiedere due tappe, in caso di cambiamenti significativi. Se l’Organizzazione richiedente i

servizi non riesce a ottenere il/i certificato/i dopo tre anni dalla firma della proposta finanziaria, il contratto viene

automaticamente risolto, senza che alcun indennizzo possa essere richiesto dalla Società. Se la Società accetta la Offerta di

rinnovo dell'AFNOR, un nuovo contratto di certificazione entra in vigore.

ARTICOLO 3: DOMANDA DI CERTIFICAZIONE/RICERTIFICAZION E E PIANIFICAZIONE

L’Organizzazione che intende richiedere i servizi AFNOR Italia deve fornire i dati previsti dal questionario informative

(Domanda di Certificazione, Carta d’Identità). Nel caso di rinnovo l’offerta può essere inviata, senza richiedere la

compilazione di un nuovo questionario informativo, sulla base dei dati raccolti durante l’ultima visita di sorveglianza, salvo

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successiva revisione in caso di evidenza di modifiche sostanziali nell’Organizzazione intervenute nell’ultimo periodo.

Alcuni settori o schemi di certificazione prevedono delle disposizioni particolari contenute in specifici documenti tecnici (es.

Regolamenti Tecnici ACCREDIA) emessi dall’organismo di accreditamento, che risultano parte integrante del presente

documento a cui sia l’Organizzazione sia AFNOR Italia devono conformarsi (in particolare cfr Sub Articolo 3, 1 e 2 IAF 28).

Una volta ottenuti tali dati viene predisposta l’offerta di qualisvoglia tipologia con la descrizione del servizio offerto completa

di tutte le informazioni relative alle attività, durate (in accordo al document IAF MD 05) e dei costi determinati in accordo in

base alle tariffe in vigore; in particolare:

– Durata in giorni/uomo e costo dell’Audit di Certificazione (fase 1 e Fase 2)

– Durata in giorni/uomo e costo dei due Audit di sorveglianza;

– Durata in giorni/uomo e costo per l’Audit di rinnovo

– eventuali spese aggiuntive (decisione della Certificazione, attività di sorveglianza, costi di trasferta dell’auditor, certificate

aggiuntivi, ecc).

Ricevuta l’Offerta fermata (Ordine)”, che attesta dopo la sottoscrizione tra le parti l’accettazione delle condizioni contrattuali

che includono anche il presente regolamento. AFNOR Italia effettua il Riesame del Contratto ed in caso positivo attiva l’iter

di certificazione.

La pratica viene assegnata al personale incaricato di eseguire le attività secondo le modalità operative definite dalle

procedure AFNOR Italia.

Il nominativo del personale incaricato di eseguire gli audit presso l’Organizzazione e le date di tali audit vengono comunicate

con debito anticipo. L’Organizzazione ha la facoltà di ricusare, adeguatamente motivata, per iscritto sul/i nominativo/i dei

componenti del gruppo di valutazione e/o le date delle previste verifiche. In caso di mancata risposta da parte

dell’organizzazione entro i termini indicati nella comunicazione, la stessa si riterrà automaticamente accettata da parte

dell’organizzazione e sarà presa copia della stessa firmata per accettazione in occasione dell’audit in sede

1. CERTIFICAZIONE INIZIALE IAF 28

Per le Organizzazioni richiedenti la Certificazione il cui scopo ricade nel settore IAF 28 e per le quali il processo di

Certificazione deve essere svolto in accordo al Regolamento Tecnico ACCREDIA RT 05 in ultima revisione,

l’Organizzazione deve rendere disponibile l’Elenco delle Commesse (comprensivo di tutte le informazioni necessarie per una

corretta ed esaustiva analisi, quali durata, importo e tipologia dei lavori) ricadenti nel campo di applicazione e gestite e/o in

gestione nell’ultimo triennio ed il fatturato medio dello stesso periodo. Quanto richiesto servirà al calcolo del numero di

“addetti equivalenti” tramite calcolo del rapporto tra il fatturato medio dell’impresa dell’ultimo triennio e il reddito procapite di

riferimento del settore (determinato convenzionalmente nella misura di 120.000 € per le opere di costruzioni generali e di

170.000 € per le opere impiantistiche); al fine del calcolo dei tempi di audit si ritengono ad alto rischio tutti i processi

realizzativi ricadenti nelle attività del settore IAF 28 pertanto non potrà esser applicato alcun fattore di riduzione.

In sede di riesame di quanto suddetto ed emissione dell’Offerta, AFNOR Italia comunicherà all’Organizzazione richiedente la

scelta dei cantieri e delle evidenze documentali da sottoporre ad audit Iniziale ed i relativi aspetti logistici in accordo ai

seguenti criteri per i tempi di audit e per il campionamento dei cantieri:

– la verifica del primo cantiere operativo e l’analisi di due evidenze documentali (o in alternativa di un secondo cantiere

operativo) non sono da considerarsi come tempo aggiuntivo rispetto ai minimi stabiliti nel documento IAF MD 5 sopra

citato

– eventuali commesse aggiuntive dovranno essere quotate almeno pari a: 2 ore per singolo cantiere operativo, 1 ora per

singola evidenza documentale. Sono computati, come aggiuntivi, tutti i tempi di trasferimento superiori ad 1 ora.

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– nel corso della verifica iniziale deve essere valutato almeno un cantiere operativo e significativo

2. RICERTFICAZIONE IAF 28

Come nel caso della Certificazione Iniziale, l’Organizzazione dovrà produrre l’Elenco delle commesse ricadenti nel campo di

applicazione, gestite e/o in gestione nell’ultimo triennio ed il fatturato medio dello stesso periodo. AFNOR Italia contatta con

congruo anticipo l’Organizzazione per definire la data dell’audit di rinnovo entro 3 mesi prima della scadenza del certificate al

fine di completare il riesame del sistema di gestione per la qualità a conferma del triennio successive.

L’audit di rinnovo deve essere effettuato in sede ed in cantiere ed tempi di audit sono calcolati in accordo all’IAF MD 5 “IAF

Mandatory Document For Duration of QMS and EMS Audits”, considerando l’organico complessivo dei lavoratori

dell’Organizzazione (sede + cantieri) calcolato come per la Certificazione Iniziale. Tali tempi saranno incrementati in

funzione della complessità dei cantieri da verificare (es. cantieri con numerose attività) e considerando che l’audit di rinnovo

dovrà prevedere almeno un audit in cantiere/sito per un processo realizzativo di cui allo scopo di certificazione.

Non sono ammesse proroghe alle scadenze dei certificati; vale, tuttavia, quanto di seguito:

– A seguito della scadenza del certificato è possibile, entro 6 mesi, ripristinare la certificazione posto che siano state

completate positivamente tutte le previste (audit, verifica di attuazione di trattamenti e azioni correttive intrapresi

dall’organizzazione a seguito eventuali non conformità – ove applicabie, e relativa delibera): in tal caso la validità della

certificazione viene definite in accordo al paragrafo 2. DELIBERA DELLA CERTIFICAZIONE/RICERTIFICAZI ONE ED

EMISSIONE DEL CERTIFICATO e la durata della verifica è pari ad un audit di rinnovo

– A seguito della scadenza del certificato è possibile, anche dopo i 6 mesi ma entro 12 mesi dalla scadenza , ripristinare

la certificazione posto che siano state completate positivamente tutte le previste (audit, verifica di attuazione di

trattamenti e azioni correttive intrapresi dall’organizzazione a seguito eventuali non conformità – ove applicabie, e

relativa delibera. ): in tal caso la validità della certificazione viene definite in accord al paragrafo 2. DELIBERA DELLA

CERTIFICAZIONE/RICERTIFICAZIONE ED EMISSIONE DEL CERTIFICAT O e la durata della verifica è pari ad un

audit di fase 2 e non inferiore alla durata di un r innovo.

– In tutti gli altri casi, ed in particolare in quello nel quale le attività di rinnovo NON sono completate entro 12 mesi dalla

scadenza del Certificato, la Certificazione non pot rà essere ripristinata e si procederà con un Audit Iniziale

(Fase 1 e Fase 2)

ARTICOLO 4: AUDIT

AFNOR si impegna a impiegare dei valutatori qualificati nell’area tecnica oggetto di audit. La conformità del sistema di

gestione alla norma di riferimento è verificata attraverso un Programma di Audit che comprende normalmente (condizione

minima):

− un audit inziale di certificazione condotto in due Fasi (Fase1 e Fase2);

− uno o due audit di sorveglianza (secondo lo specifico schema) nel primo anno;

− un audit di sorveglianza nel secondo anno;

− un audit di rinnovo della certificazione al terzo anno.

Nello stabilire il Programma di Audit sono presi in considerazione:

− le dimensioni dell’Organizzazione

− il campo di applicazione e la complessità del sistema di gestione

− i processi ed i prodotti

− il livello di efficacia del Sistema di gestione

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− il risultato degli audit precedenti ed eventuali certificazioni già rilasciate al cliente o gli esiti di altri audit già effettuati.

Gli audit sono condotti da personale AFNOR Italia qualificato nell’area Tecnica oggetto di audit

La finalità e le modalità di esecuzione di ogni fase dell’audit sono dettagliate nel piano di audit che viene inviato

all’Organizzazione con congruo anticipo rispetto alla data di esecuzione delle attività.

Le attività di audit sarano sempre effettuate presso le sedi dell’Organizzazione (legale e operative) desunte dale Visure

Camerali aggiornate (non più vecchie di 6 mesi) e, se previsti dai regolamenti Tecnici applicabili (es. RT 05 ACCREDIA per il

settore IAF 28) i siti temporanei (es. Cantieri).

I rapporti emesso da AFNOR sono documenti standard definiti esclusivamente da AFNOR e soggetti a modifiche senza

preavviso; AFNOR si riserva il diritto in qualunque momento di aggiungere o di modificare, un/delle indicazione/i e/o segno/i

distintivo/i sul suddetto rapporto

Durante le attività di audit potranno emergere dei rilievi e classificati in base alla gravità, come di seguito riportato:

Pista di Progresso (Opportunità di Miglioramento): PP /OdM

Percorso identificato che la Organizzazione deve seguire per poter migliorare. La definizione di Pista di Progresso

corrisponde, al termine « opportunità di miglioramento » come menzionato nel § 9.4.5.2 dell’ISO 17021. La Pista di

Progresso offre alla Organizzazione la possibilità di:

a. superare i requisiti della norma grazie ad un elemento del suo sistema di gestione,

b. migliorare la competitività di un elemento del suo sistema di gestione senza tuttavia superare i requisiti della norma

d’audit.

Punti Sensibili/Aree di Concern: PS/AdC

Elemento del Sistema di gestione sul quale le prove d’audit mostrano che la Organizzazione, attualmente conforme, rischia

di non essere più in grado di raggiungere i requisiti della norma in breve termine.

Non Conformità Maggiore:

Mancato soddisfacimento di un requisito che compromette la capacità del sistema di gestione di ottenere i risultati attesi

Non Conformità Minore

Mancato soddisfacimento che non compromette la capacità del sistema di gestione di ottenere i risultati attesi

1. TIPI DI AUDIT

1.1. Audit preliminare (chiamato anche pre-audit)

L’Organizzazione può richiedere ad AFNOR Italia l’esecuzione di un audit preliminare prima dell’avvio dell’iter di

certificazione. Questo audit, condotto presso le strutture dell’Organizzazione e comprendente la verifica della

documentazione predisposta, consente alla stessa di ottenere informazioni:

− sulla completezza e grado di implementazione del proprio sistema,

− di dettaglio sull’iter di certificazione,

− sulla corretta formulazione dello scopo di certificazione

In questo modo l’Organizzazione può pianificare i tempi necessari per completare l’implementazione del sistema di gestione

ed ottenere la certificazione. AFNOR Italia può eseguire un solo audit preliminare prima dell’avvio ufficiale dell’iter di

certificazione e tale attività non può essere considerata parte del processo e ridurre la durata dell’audit di certificazione. Si

sottolinea che la durata di un audit preliminare non può superare 2,0 giornate uomo e non sono emesse NC.

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1.2 Audit Iniziale

L’Audit iniziale prevede 2 fasI.

1.2.1 Audit Fase 1

L’audit di Fase1 prevede la verifica della documentazione descrittiva del sistema e la visita presso il sito/i

dell’Organizzazione.

Le finalità di questo audit sono:

− riesaminare il sistema di gestione delle informazioni documentate del cliente

− valutare l’ubicazione dell’Organizzazione e le condizioni specifiche del/i sito/ie nonché intervistare il personale del cliente

per determinare il grado diapplicazione del sistema ed il livello di preparazione per la fase 2;

− riesamina lo stato del SG e la comprensione del cliente riguardo ai requisiti della norma, con riferimento particolare a:

identificazione obettivi delle prestazioni chiave o di aspetti, processi, obiettivi

e il funzionamento del sistema di gestione

− ottenere le informazioni necessarie per quanto riguarda il campo di applicazione del sistema di gestione, tra cui:

sedi del Cliente

processi e attrezzature/macchinari/strumentazione utilizzate;

i livelli di controlli stabiliti (in particolare nel caso di clienti multisito);

− reperire le informazioni relative alle disposizioni cogenti applicabili e la conformità ad esse

− riesaminare le risorse necessarie per la fase 2 e concordare i dettagli della fase 2; in particolare per le Certificazione il cui

scopo ricade nel settore IAF 28 necessaria conferma delle attività verificabili nei cantieri così come da Pianificazione (cfr.

ARTICOLO 3 Paragrafo 1)

− valutare se audit interni ed il riesame della direzione sono stati pianificati ed eseguiti efficacemente

− raccogliere le informazioni necessarie a formulare il campo di applicazione del sistema di gestione (processi ed attività) e

il/i sito/i oggetto di Certificazione

− fornire chiarimenti sui dettagli dell’iter di certificazione

− fornire un punto di riferimento per fase di programmazione 2 acquisendo una sufficiente comprensione del cliente in

merito alle attività svolte nel sito/I ed in merito alla applicazione del sistema e di qualunque altro requisite normative

applicabile

Se nel corso dell’audit di Fase1 si riscontrano situazioni e condizioni diverse da quelle dichiarate dall’Organizzazione in fase

di richiesta di offerta (p.es. numero delle persone dipendenti / occupati, attività, processi, prodotti, siti, ecc), AFNOR Italia si

riserva il diritto di notificare all’Organizzazione la necessità di rivedere le condizioni contrattuali.

Le risultanze dell’audit di Fase 1 sono descritte in un apposito rapporto che riassume l’esito dell’esame iniziale della

documentazione del sistema di gestione (manuali, procedure obbligatorie ed altri documenti o informazioni documentate

previsti dalla Norma per cui l’organizzazione intende certificarsi) e l’esito della prima Fase dell’Audit Iniziale.

Qualora l’Audit di Fase 1 evidenzi Aree di Concern tali da determinare l’inadeguatezza documentale del Sistema o della sua

applicazione, le stesse devono essere risolte prima dell’effettuazione della Fase 2; differentemente AFNOR Italia si riserva la

possibilità di ripetere completamente o parzialmente, eventualmente su base documentale, la Fase 1. in ogni caso il

permanere delle Aree di Concern al momento dell'audit di Fase 2 impedirà l'emissione del certificato e renderà necessaria

l'effettuazione di un postaudit.

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1.2.2 Audit Fase 2

L’audit di Fase 2 deve essere svolto entro e non oltre 6 mesi dall’audit di Fase 1; in caso contrario AFNOR Italia valuterà la

necessità di ripetere completamente o parzialmente, eventualmente su base documentale, la Fase 1. La Fase 2 viene

effettuata presso il/i sito/i dell’Organizzazione ed ha lo scopo di accertare l’applicazione del Sistema in acoordo alla norma di

riferimento e della sua efficacia e comprende la valutazione almeno di quanto segue:

− la risoluzione dei rilievi emersi in Fase1

− le informazioni e le evidenze circa la conformità a tutti i requisiti della/e norma/e o di altro documento normativo

applicabile al sistema di gestione

− il monitoraggio, a misurazione, la rendicontazione e il riesame delle prestazioni con riferimento agli indicatori di

prestazione, agli obiettivi ed ai traguardi predefiniti

− la capacità del il sistema di gestione e le sue prestazioni rispetto al rispetto ed alla conformità ai requisiti cogenti e

contrattuali

− l’insieme delle modalità di gestione e controllo dei processi

− gli audit interni ed il riesame della direzione in accord alla Norma di riferimento

− Visite presso I siti operativi (sempre) es stabiimento di produzione e/o siti temporanei (es. Cantieri); in particolare per le

attività di Certificazione Iniziale il cui scopo di Certificazione ricade nel settore IAF 28 si rammenta che non è possibile

rilasciare certificazioni in assenza di verifiche in cantiere.

L’audit di Fase 2 è eseguito rispetto alle attività riportate nello scopo di certificazione, includendo tutti i processi che

l’organizzazione ha identificato e valutando tutti i requisiti applicabili della Norma di riferimento a fronte della quale

l’organizzazione intende certificarsi. Inoltre, al momento di tale audit, il sistema di gestione dell'organizzazione deve risultare

già operativo da almeno 2 mesi e rispettare le prescrizioni dei Regolamenti Tecnici (es. RT 05 in ultima revisione per il

settore 28, Imprese di Costruzione), ove applicabili.

Le risultanze di audit, in seguito all’attività di campionamento eseguita, potranno dare evidenza di Non Conformità, Aree di

Concern e Opportunità di Miglioramento; le stesse sono classificate in base alla gravità, come innanzi riportato.

a) In assenza di NC, il Gruppo di Audit trasmette ad AFNOR Italia il suddetto rapport e ne lascia copia al Cliente

b) In assenza di NC Maggiori e in caso di NC Minori, l’Organizzazione propone le azioni (correzioni, analisi delle cause,

azioni correttive e pianificazione attuazione) entro 10 gg dalla data della riunione di chiusura della Fase 2 e le invia al LA;

il LA esamina le azioni proposte: se l’esito di tale valutazione non è soddisfacente, l’organizzazione viene invitata a

modificare la propria proposta; se invece l’esito è favorevole, il Gruppo di Audit trasmette ad AFNOR Italia ed al Clente il

suddetto rapport, corredato dalle NC e dalle azioni accettate; l’implementazione delle azioni proposte e la loro efficacia

verranno valutate durante l’audit successivo; nel caso, invece, che AFNOR Italia non sia in grado di ricevere e valutare le

azioni proposte entro 6 mesi, la FSE 2 dovrà essere ripetuta

c) In caso di NC maggiori il LA redige e consegna all’organizzazione il rapporto di audit che include le non conformità.

L’organizzazione definisce le azioni corrispondenti (trattamenti, analisi delle cause ed azioni correttive) alle

nonconformità emerse (compresa la tempistica di attuazione, che deve comunque concludersi entro 6 mesi dall’audit) e

le comunica al LA, entro 10 giorni dalla data della riunione di chiusura della Fase 2. Il LA esamina le azioni proposte; se

l’esito di tale valutazione non è soddisfacente, l’organizzazione viene invitata a modificare la propria proposta; se invece

l’esito è favorevole, in data concordata con l’organizzazione (ma comunque entro 6 mesi dalla data della riunione di

chiusura della Fase 2), il LA esegue un Audit di Follw up per la verifica della chiusura delle azioni correttive. Tale audit è

limitato all’accertamento della chiusura delle non conformità emerse durante l’audit di di Fase 2; in tale circostanza

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devono essere risolte tutte le nonconformità (e anche le NC minori che l’organizzazione dichiari già chiuse alla data del

Follow Up) per permettere l’emissione del certificato. Nel caso in cui il termine di 6 mesi non sia rispettato

dall’organizzazione o nel caso il Follow Up abbia esito negativo, l’iter di certificazione si interrompe definitivamente e,

eventualmente, deve essere ripercorso dall’inizio (Fase 1).

(Nota: un audit di certificazione di sistema di gestione non è un audit di conformità legale)

1.2.3 Audit Fase 2 IAF 28

Oltre quanto al paragrafo precedente, per le attività di Certificazione il cui scopo ricade nel settore IAF 28 vale quanto segue:

− Nella valutazione iniziale non è possibile rilascia re certificazioni in assenza di verifiche in cantie re.

− Eventuali scostamenti significativi circa la disponibilità di cantieri attivi rispetto alla previsione iniziale, devono essere

prontamente comunicati dall’Organizzazione al Team di Audit affinchè AFNOR Italia possa procedere alla ri-pianificazione

delle attività

− Lo scopo di certificazione farà riferimento esclusivamente ai processi realizzativi su cui l’Organizzazione richiedente la

certificazione ha dato evidenza di operare al momento dell’audit di c ertificazione, attraverso valutazione di cantieri e/o

evidenze documentali.

− Nel corso della verifica iniziale deve essere valutato almeno un cantiere operativo e significativo Se in uno stesso cantiere

sono effettuate lavorazioni significative riconducibili a più processi realizzativi, l’audit presso quel cantiere può essere

ritenuto valido per coprire il loro insieme.

− Una macrotipologia non può essere verificata mediante l’utilizzo di evidenze documentali.

− Un processo realizzativo può essere verificato mediante l’utili zzo di evidenze documentali in accordo al RT 05 in

ultima revisione

− La verifica in cantiere di un’attività complessa (es. costruzione), consente di inserire nello scopo del certificato attività affini

coerenti (es. ristrutturazione, manutenzione) solo a seguito di valutazione di evidenze documentali

1.3 Audit di sorveglianza

Gli audit di sorveglianza hanno lo scopo di accertare che l’Organizzazione mantenga un efficace sistema di gestione in

conformità ai requisiti della/e norma/e di riferimento e delle disposizioni specifiche stabilite dagli enti di accreditamento.

AFNOR Italia effettua audit periodici di sorveglianza ogni 12 mesi in accordo allo schema di riferimento contrattualmente

concordato e comunicato all’Organizzazione e si riserva di esaminare richieste di periodicità diverse da quelle su indicate e

comunque solo se conformi ad eventuali particolari disposizioni di regolamenti Tecnici “RT” dell’Ente di Accreditamento”. La

data di riferimento per scadenzare gli audit di sorveglianza è la data di delibera della certificazione; pertanto il primo audit di

sorveglianza deve essere eseguito, entro 12 mesi dalla suddetta data mentre il secondo entro 24 mesi dalla stessa data in

accordo allo schema di riferimento contrattualmente concordato. Di norma non vengono applicate deroghe alle date di

esecuzione delle sorveglianze se non limitate a gravi situazioni comunicate per iscritto dall’Organizzazione e valutate ed

autorizzate da AFNOR Italia.

L’audit di sorveglianza è obbligatorio e si basa su un campionamento dei processi e delle attività oggetto di certificazione

garantendo la verifica completa del sistema di gestione nell’arco del ciclo di certificazione (triennale); in ogni caso durante gli

audit di sorveglianza devono essere sempre verificati (elementi obbligatori):

− un ciclo audit interni e almeno un riesame della direzione eseguiti dall’ultimo audit;

− le azioni intraprese a seguito dei risultati del precedente audit

− il trattamento dei reclami e delle segnalazioni

− l’efficacia del sistema di gestione nel conseguimento degli obiettivi

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− l’avanzamento delle attività pianificate, finalizzate al miglioramento continuo

− la continua tenuta sotto controllo delle attività

− il riesame delle modifiche approntate al sistema di gestione (inclusi prodotti/servizi e processi)

− utilizzo del marchio e/o di ogni altro riferimento alla certificazione

Nel caso l’Organizzazione non si sottoponga agli audit di sorveglianza secondo le tempistiche stabilite dal presente

Regolamento, AFNOR si riserva la possibilità di sospendere e/o revocare la Certificazione.

L’effettuazione degli audit di sorveglianza previsti nel ciclo di certificazione è subordinata al regolare pagamento delle attività

precedenti da parte dell’Organizzazione. In caso contrario AFNOR Italia si riserva il diritto di non eseguire le attività previste

e procedere con la sospensione e/o revoca della certificato. Se l’Organizzazione non intende eseguire l’audit di sorveglianza

deve darne pronta comunicazione scritta a AFNOR Italia che procederà con la REVOCA del certificato. Al termine dell’audit

di sorveglianza viene consegnato il relativo rapporto, integrato eventualmente dall’elenco rilievi. La validità del certificato è

confermata a seguito dell’esito positivo dell’audit di sorveglianza; pertanto:

a) In assenza di NC, il LA trasmette ad AFNOR Italia il suddetto rapport e ne lascia copia al Cliente


azioni correttive e pianificazione attuazione) entro 10 gg dalla data della riunione di chiusura dell’Audit di Sorveglianza e

le invia al LA; il LA esamina le azioni proposte: se l’esito di tale valutazione non è soddisfacente, l’organizzazione viene

invitata a modificare la propria proposta; se invece l’esito è favorevole, il LA trasmette ad AFNOR Italia ed al Clente il

suddetto rapporto, corredato dalle NC e dalle azioni accettate; l’implementazione delle azioni proposte e la loro efficacia

verranno valutate durante l’audit successivo; nel caso, invece, che AFNOR Italia non sia in grado di ricevere e valutare le

azioni proposte entro 6 mesi, AFNOR si riserva la possibilità di sospendere e successivamente revocare la

Certificazione.


L’organizzazione definisce le azioni corrispondenti (trattamenti, analisi delle cause ed azioni correttive) alle non

conformità emerse (compresa la tempistica di attuazione, che deve comunque concludersi entro 6 mesi dall’audit) e le

comunica al LA, entro 10 giorni dalla data della riunione di chiusura dell’Audit di Sorveglianza. Il LA esamina le azioni

proposte; se l’esito di tale valutazione non è soddisfacente, l’organizzazione viene invitata a modificare la propria

proposta; se invece l’esito è favorevole, in data concordata con l’organizzazione (ma comunque entro 3 mesi dalla data

della riunione di chiusura dell’Audit di Sorveglianza); il LA esegue un Audit di Follw up per la verifica della chiusura delle

azioni correttive. Tale audit è limitato all’accertamento della chiusura delle non conformità emerse durante l’audit

Sorveglianza; in tale circostanza devono essere risolte tutte le nonconformità (e anche le NC minori che l’organizzazione

dichiari già chiuse alla data del Follow Up) per permettere il mantenimento della validità della Certificazione. Nel caso in

cui il termine di 3 mesi non sia rispettato dall’organizzazione o nel caso il Follow Up abbia esito negativo, AFNOR si

riserva la possibilità di sospendere e successivamente revocare la Certificazione

1.3.1 Audit di Sorveglianza IAF 28

Oltre quanto al paragrafo precedente, per le attività di Sorveglianza il cui scopo ricade nel settore IAF 28 vale quanto segue:

– La sorveglianza annuale deve prevedere almeno un audit in cantiere/sito, in modo tale che, nell’arco di tempo di validità

della certificazione (quindi durante le 2 verifiche di sorveglianza e l’audit di rinnovo), tutti i processi realizzativi rientranti

nello scopo di certificazione siano sottoposti a verifica

– L’Organizzazione dovrà rendere disponibile l’Elenco Commesse dalla data dell’ultimo audit alla data dell’audit corrente.

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– Data la particolarità del settore e per tener conto di eventuali periodi di inattività delle Organizzazioni Certificate, le

tolleranze sugli intervalli di sorveglianza possono essere ampliate fino a + 3 mesi rispetto alla data programmata. Non si

potrà comunque andare oltre i 23 mesi previsti dalla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021-1.

– In caso di inattività accertata dell’organizzazione e comunicata dalla stessa attraverso una dichiarazione firmata dal

Legale Rappresentante dell’azienda con la seguente clausola: “Il sottoscritto, consapevole della responsabilità e

delle pene stabilite dalla legge per false attestaz ioni e che mendaci dichiarazioni, la falsità negli atti e l'uso di

atti falsi, oltre a comportare la decadenza dei ben efici eventualmente conseguiti al provvedimento ema nato

sulla base della dichiarazione non veritiera (art. 75 D.P.R. 445/2000), costituiscono reato punito ai sensi del

Codice Penale e delle leggi speciali in materia (ar t. 76 D.P.R. 445/2000), sotto la sua responsabilità dichiara che

i fatti, stati e qualità riportati nella presente c omunicazione corrispondono a verità ” l’audit di sorveglianza dovrà

essere comunque effettuato nei tempi sopra indicati, verificando i processi realizzativi mediante l’utilizzo di evidenze

documentali significative che possano assicurare la funzionalità ed efficacia del SGQ (cfr. Definizioni e par. 7.5 RT 05

ACCREDIA).

– La possibilità di non eseguire l’audit obbligatorio presso il cantiere può essere utilizzata esclusivamente 1 (una) sola

volta nel triennio di validità della Certificazione.

1.4 Audit di rinnovo

L’audit di rinnovo ha lo scopo di accertare che l’Organizzazione mantenga un efficace sistema di gestione in conformità ai

requisiti della/e norma/e di riferimento e delle disposizioni specifiche stabilite dagli enti di accreditamento. L’audit di rinnovo

deve essere concluso, con esito positivo (compreso eventuale approvazione delle eventuali proposte di Azioni Correttive e/o

Audit di Follow Up e la decisione del comitato di delibera), entro la data di scadenza del certificato per mantenerne la validità

e storicità; pertanto AFNOR Italia contatta con congruo anticipo l’Organizzazione per definire la data dell’audit di rinnovo

entro 3 mesi prima della scadenza del certificato.

Di norma non viene applicata alcuna deroga alla data di esecuzione del rinnovo se non limitata a gravi situazioni

comunicate per iscritto dall’Organizzazione e valutate ed autorizzate da AFNOR Italia; cfr paragrafo 2. DELIBERA DELLA

CERTIFICAZIONE/RICERTIFICAZIONE ED EMISSIONE DEL CERTIFICA TO per I dettagli in merito alle prescrizioni che

regolano la validità dei Certificati per attività di rinnovo eseguite oltrela scadenza degli stessi

L’audit si basa sulla verifica completa del sistema, compresa la documentazione/informazioni documentate utilizzate, presso

l’Organizzazione e viene verificata l’efficace attuazione dei rilievi e commenti emerse dall’audit precedente. In occasione del

rinnovo si provvede ad esaminare l’andamento del sistema di gestione del triennio passato; in particolare:

− efficacia del sistema di gestione nella sua globalità, alla luce di modifiche interne ed esterne, e la sua continua

pertinenza ed applicabilità al campo di applicazione della certificazione

− l’impegno dimostrato a mantenere l’efficacia ed il miglioramento del sistema di gestione al fine di rafforzare le

prestazioni complessive

− se l’ operatività del sistema di gestione certificato contribuisce al conseguimento della politica e degli obiettivi

dell’organizzazione.

Qualora l’Organizzazione non intendesse effettuare l’audit di rinnovo deve darne pronta comunicazione scritta a AFNOR

Italia. In questo caso AFNOR Italia si riserva la facoltà di effettuare un audit supplementare entro la data di scadenza o, nel

caso in cui, l’Organizzazione non intendesse effettuare l’audit supplementare, la sospensione del certificato e

l’Organizzazione dovrà cessare immediatamente l’uso del certificato e del marchio di certificazione.

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L’effettuazione dell’audit di rinnovo è subordinata al regolare pagamento delle attività precedenti da parte

dell’Organizzazione, in caso contrario AFNOR Italia si riserva di non eseguire le attività previste per l’audit di rinnovo. Al

termine dell’audit di rinnovo viene consegnato il relativo rapporto, integrato eventualmente dall’elenco rilievi; pertanto:

a) In assenza di NC, il LA trasmette ad AFNOR Italia il suddetto rapport e ne lascia copia al Cliente


azioni correttive e pianificazione attuazione) entro 10 gg dalla data della riunione di chiusura dell’Audit di Rinnovo e le

invia al LA; il LA esamina le azioni proposte: se l’esito di tale valutazione non è soddisfacente, l’organizzazione viene

invitata a modificare la propria proposta; se invece l’esito è favorevole, il LA trasmette ad AFNOR Italia ed al Clente il

suddetto rapporto, corredato dalle NC e dalle azioni accettate; l’implementazione delle azioni proposte e la loro efficacia

verranno valutate durante l’audit successivo; nel caso, invece, che AFNOR Italia non sia in grado di ricevere e valutare

le azioni proposte entro 6 mesi, la certificazione non viene rinnovata, l’iter di certificazione si interrompe definitivamente

e, eventualmente, deve essere ripercorso dall’inizio (Audit Iniziale).


L’organizzazione definisce le azioni corrispondenti (trattamenti, analisi delle cause ed azioni correttive compresa la

tempistica di attuazione, che deve comunque concludersi entro 6 mesi dall’audit) alle non conformità emerse e le

comunica al LA, entro 10 giorni dalla data della riunione di chiusura dell’Audit di Rinnovo. Il LA esamina le azioni

proposte; se l’esito di tale valutazione non è soddisfacente, l’organizzazione viene invitata a modificare la propria

proposta; se invece l’esito è favorevole, in data concordata con l’organizzazione (ma comunque entro 3 mesi dalla data

della riunione di chiusura dell’Audit di Rinnovo) il LA esegue un Audit di Follw up per la verifica della chiusura delle

azioni correttive. Tale audit è limitato all’accertamento della chiusura delle non conformità emerse durante l’audit

Rinnovo; in tale circostanza devono essere risolte tutte le non conformità (e anche le NC minori che l’organizzazione

dichiari già chiuse alla data del Follow Up) per permettere il rinnovo della Certificazione. Nel caso in cui il termine di 3

mesi non sia rispettato dall’organizzazione o nel caso il Follow Up abbia esito negativo, la certificazione non viene

rinnovata, l’iter di certificazione si interrompe definitivamente e, eventualmente, deve essere ripercorso dall’inizio (Audit

Iniziale).

1.4.1 Audit di Rinnovo IAF 28

Oltre quanto al paragrafo precedente, per le attività di Ricertificazione il cui scopo ricade nel settore IAF 28 vale quanto

segue:

− La verifica di rinnovo dovrà prevedere almeno un audit in cantiere/sito per un processo realizzat ivo di cui allo scopo

di certificazione . R, in base la Riesame Triennale, al Riesame della Domanda di Certificazione ed all’Elenco Commesse

stabilisce le tipologie di attività ed i cantieri da verificare.

− L’audit deve essere effettuato in sede ed in cantiere.

− La verifica in cantiere di un’attività complessa (es. costruzione), consente di mantenere nello scopo del certificato attività

affini e coerenti (es. ristrutturazione) solo a seguito di valutazione di evidenze documentali;

− In casi di accertate e gravi difficoltà dell’Organizzazione nel disporre di cantieri operativi in occasione del periodo previsto

per la verifica di rinnovo, AFNOR Italia effettua comunque la verifica nei tempi previsti (entro la scadenza del certificato),

sia pur limitandosi, solo per ciò che attiene le verifiche connesse alle attività di cantiere, alla valutazione dei documenti di

registrazione. Ad esito positivo della verifica nei termini sopra descritti, il Comitato di Delibera può decidere l’emissione

della Certificazione, subordinandolo ad una verifica di follow-up da compiersi non appena l ’Organizzazione avrà

comunicato l’avvio di attività di cantiere e comunq ue entro 6 mesi dal rinnovo della certificazione . Alla scadenza

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dei 6 mesi concessi per effettuare il follow up, prima di procedere con la revoca del certificato, si dovrà procedere con una

sospensione per un periodo non superiore ad 1 mese.

− Per confermare lo scopo di certificazione, per ciascuna macro-tipologia, i processi realizzativi relativi ad attività

complesse, devono essere stati oggetto di verifica almeno due volte in un cantiere operativo. È possibile valutare, nei

casi di mancanza di nuove commesse in essere per la specifica macro-tipologia, un’evidenza documentale in

sostituzione di un cantiere operativo, nel periodo che intercorre dalla certificazione iniziale al rin novo o dal

rinnovo al rinnovo successivo.

In casi di accertate e gravi difficoltà dell’Organizzazione nel disporre di cantieri operativi in occasione del periodo previsto

per la verifica di rinnovo, AFNOR Italia effettuerà comunque la verifica nei tempi previsti (entro la scadenza del

certificato), sia pur limitandosi, solo per ciò che attiene le verifiche connesse alle attività di cantiere, alla valutazione dei

documenti di registrazione. Ad esito positivo della verifica nei termini sopra descritti AFNOR Italia può rilasciare il

rinnovo della certificazione subordinandolo ad una verifica di follow-up da compiersi non appena l’Organizzazione avrà

comunicato l’avvio di attività di cantiere e comunque entro 6 mesi dal rinnovo della certificazione. Alla scadenza dei 6

mesi concessi per effettuare il followup, prima di procedere con la revoca del certificato, si dovrà procedere con una

sospensione per un periodo non superiore ad 1 mese.

1.5 Audit Speciali (di riduzione/variazione dello sc opo di certificazione, non pannunciati, market surv eillance,

audit remoti e mistery audit)

AFNOR Italia si riserva il diritto, motivando per iscritto la decisione all’Organizzazione, di eseguire audit speciali non previsti

dal ciclo di Certificazione. Questi audit possono essere delle seguenti tipologie:

audit per revocare la sospensione del certificato,

audit di estensione o riduzione del campo di applicazione,

audit non annunciati, se necessario motivando le ragioni nel corso dello stesso, nei casi in cui si renda necessario:

- un approfondimento di gestione dei reclami ricevuti dai clienti dell’Organizzazione certificata;

- la verifica delle modifiche apportate dall’Organizzazione al proprio sistema di gestione

- la verifica del mancato rispetto delle condizioni base alle quali è stato concesso il certificate o degli obblighi

contrattuali; solo in quest’ultimo caso e se l'informazione si rivela infondata, i costi della verifica saranno a carico di

AFNOR Italia. In caso contrario, saranno sostenuti dalla Organizzazione Certificata.

audit non annunciati da parte dell’Organismo di Accreditamento

I dettagli concernenti lo svolgimento di tali audit sono stabiliti di volta in volta, a seconda delle circostanze, da AFNOR Italia.

Si precisa che (salvo diversa decisione di AFNOR Italia) tali eventuali audit speciali non sono sostitutivi degli audit di

sorveglianza o rinnovo, ma vanno ad aggiungersi ad essi e sono a carico dell’Organizzazione verificata. Al termine dell’audit

speciale viene consegnato il relativo rapporto, integrato eventualmente dall’elenco rilievi.

Allo scopo di accertare che le modalità di valutazione adottate da tutti gli Organismi di Certificazione siano conformi alle

norme di riferimento, l’Ente garante delle certificazioni emesse (Ente di Accreditamento), può richiedere l'effettuazione di

visite presso l'Organizzazione certificata, direttamente attraverso l'uso di proprio personale. Qualora l’Organizzazione non

conceda il proprio benestare, la validità del certificato è sospesa fino a quando non viene concesso il benestare alla verifica,

per un periodo massimo di 3 mesi. Scaduti i 3 mesi, in assenza di benestare alla verifica, la certificazione viene revocata. Le

modalità di accertamento utilizzate dagli Enti di Accreditamento, sono riportate in appositi regolamenti e/o comunicazioni /

circolari disponibili sui siti web degli stessi. L’Organizzazione dovrà rendere disponibile all’Ente di Accreditamento la

documentazione che AFNOR Italia ha preso a riferimento durante gli audit precedenti.

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AFNOR Italia si riserva il diritto di ridurre lo scopo di certificazione per escludere le parti che non soddisfano i requisiti,

qualora l’organizzazione abbia mancato, in modo persistente o grave, di rispettare i requisiti della certificazione

relativamente a quelle parti di scopo. Tale riduzione sarà congruente con i requisiti della norma utilizzata per la

certificazione.

1.5.1 Audit In Remoto

AFNOR Italia si riserva il diritto di poter eseguire, In tutte le fasi dell’iter di Certificazione, l’intero audit o parte di esso in

remoto in accordo al documento IAF MD04:2018 “THE USE OF INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY

(ICT) FOR AUDITING/ASSESSMENT PURPOSES”.

I motivi per condurre un intero audit o parte di esso in remoto possono essere i seguenti:

– Viaggio non consentito

– Cambi di programmazione non evitabili

– Difficoltà logistiche o di accessibilità al sito o # rilevante siti

– Documenti, dati, evidenze disponibili in ogni sito

– Ampliamento dello scopo di entità valutata minore

– Precedente/comprovata documentazione evidenza di conformità del sito

– Basso rischio (secondo l’analisi del rischio)

– L’attività pianificata non è stata completata nel tempo di audit assegnato (richiesto aumento gg/u) e il prolungamento

dell’audit in campo non viene ritenuto la miglior soluzione o soluzione possibile

– L’attività di follow-up / special audit non è realizzabile agevolmente nel breve periodo

– Il Lead Auditor/L’Audit Team ha conoscenza del sistema di gestione dell’organizzazione e - se applicabile - l’audit su

HQ è già stato condotto

– Siti non presidiati, usati dall’organizzazione certificata solo quando necessario (es. magazzino, centrali elettriche,

postazioni di controllo, pozzi, luoghi per effettuare test, postazioni per il controllo delle attività produttive completamente

automatiche)

– Indagine sui reclami riguardanti un’organizzazione certificata da AFNOR ITALIA

– Witness audit

– Situazioni di Emergenza

Gli audit in remoto sono a tutti gli effetti audit nei quali i metodi “face to face” non sono utilizzabili o opportuni e vengono di

fatto sostituiti da metodi nei quali è previsto l’uso di tecnologie ICT.

Gli strumenti adottabili sono tutti quelli comunemente collegati al web meeting ed al web conference, sempreché:

– sia garantita la disponibilità dello stesso strumento/protocollo sia al Team di Audit sia all’Organizzazione auditanda

– sia garantita la sicurezza e la riservatezza dei dati e delle informazioni trasmesse e/o comunicate

In ogni caso prima di eseguire un audit in remoto AFNOR ITALIA verifica il rischio di tale attività in relazione:

a. all’impatto che l’uso di tecnologie ITC può avere sulla durata e sull’efficacia dell’audit

b. che l’Organizzazione sia in possesso di adeguate infrastrutture ITC atte a sostenere il collegamento in remoto per tutta

la durata dell’audit

2 DELIBERA DELLA CERTIFICAZIONE/RICERTIFICAZIONE ED EMI SSIONE DEL CERTIFICATO

Il Dossier di Certificazione al termine di tutte le attività di audit, è soggetto alla verifica e riesame da parte del Comitato di

Delibera nella prima riunione utile disponibile.

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Il Comitato di Delibera è nominato dal Direttore Operativo ed è costituito da membri aventi le competenze e l’esperienza di

seguito riportate:

COMPETENZE

− Conoscenza approfondita di tutta la documentazione di Afnor Italia relativa alla certificazione di

SGQ;

− Essere Auditor qualificato secondo la norma, lo schema in riferimento e ricadente nell’area

tecnica corrispondente;

− In riferimento alla 9001 avere competenza sulla terminologia della gestione per la qualità,

principi e loro applicazione,sull’applicazione del PDCA e dell’approccio per processi,

sull’approccio alla gestione del rischio compresa la determinazione del rischio e delle

opportunità

− Conoscenza approfondita della norma ISO/IEC 17021

ESPERIENZA Minimo 5 anni di cui almeno 2 nella Qualità, con funzioni di responsabilità nell’area tecnica

oggetto di audit

Il Comitato di Delibera, a seguito della verifica e riesame del Dossier ha la responsabilità ed autorità per:

c. Deliberare la Certificazione e il relativo Certificato approvando tutto quanto contenuto nel Dossier ivi inclusi la

raccomandazione espressa dal Gruppo di Verifica e lo scopo di certificazione

d. Ridurre lo scopo di certificazione

e. Riclassificare le NC e le AdC

f. Richiedere all’organizzazione di adeguarsi ad eventuali richieste formalmente comunicate dal Comitato di Delibera.

g. Richiedere un Audit Supplementare (si veda § 1.1.5) qualora non ci siano sufficienti evidenze oggettive con riferimento

ai requisiti della certificazione (si veda § 3.f) e allo scopo di certificazione; l’audit supplementare è formalmente

comunicato dal Comitato di Delibera all’Organizzazione è concordato e pianificato con la stessa. L’Audit è a carico

dell’Organizzazione. L’organizzazione può fare ricorso alla Direzione Operativa, secondo i termini definiti al §4, in merito

alle decisioni assunte dal Comitato di Delibera.

La data di prima emissione del Certificato corrisponderà alla data di delibera del Certificato (Decisione) e non potrà essere

precedente a quest’ultima; la scadenza del certificato, indipendentemente dalla data di esecuzione dell’audit iniziale

(stage2), è a tre (3) anni meno un (1) giorno dalla Data di Delibera cioè dalla data in cui il Comitato di Delibera prende la

decisione di certificazione.

Nel caso di ricertificazione:

a) Se il Processo di Ricertificazione (Audit e Delibera) è completato entro data di Scadenza precedente cert ificato,

oltre la data di Prima emissione , comparirà la Data di Emissione Corrente, coincidente con la data di Decisione della

Ricertificazione, e la data di Scadenza sarà calcolata in accordo alla data di scadenza precedente+ 3 anni-1gg

b) Se il Processo di Ricertificazione (Audit e Delibera) è iniziato prima o dopo la Scadenza del Certificato e viene

completato dopo la Scadenza del Certificato ma entr o 6 mesi dallo stesso , nel Certificato, dando evidenza del

periodo di non validità del Certificato, compariranno:

− Data di Prima Emissione e Data di Scadenza del ciclo precedente

− Data di Emissione Corrente, coincidente con la data di Decisione della Ricertificazione, e la data di

Scadenza sarà calcolata in accordo alla data di scadenza del ciclo precedente+ 3 anni-1gg

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c) Se il Processo di Ricertificazione (Audit e Delibera) è iniziato prima o dopo la Scadenza del Certificato e viene

completato dopo la Scadenza del Certificato dopo 6 m esi ma entro 1 anno dallo stesso , nel Certificato, dando

evidenza del periodo di non validità del Certificato, compariranno:

− Data di Prima Emissione e Data di Scadenza del ciclo precedente

− Data di Emissione Corrente, coincidente con la data di Decisione della Ricertificazione, e la data di

Scadenza sarà calcolata in accordo alla data di scadenza del ciclo precedente+ 3 anni-1gg

e la durata dell’audit sarà pari ad una Fase 2 (e come minimo non inferiore alla durata di un rinnovo).

d) Se Processo di Ricertificazione (Audit e Delibera) no n viene completato entro 1 anno dalla Scadenza del

Certificato si procederà con un Audit Iniziale (Fase 1 + Fase 2)

3 SOSPENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE

AFNOR Italia, per motivi ritenuti gravi a proprio insindacabile giudizio e spiegati per iscritto all’organizzazione, ha facoltà di

sospendere, per un periodo di tempo definito e comunque non superiore ai 6 mesi, la validità della certificazione del sistema

di gestione già concessa.

In particolare la sospensione della certificazione può avvenire in uno dei seguenti casi:

− l’Organizzazione non esegue il Follow Up necessario a verificare la corretta ed efficace chiusura delle non conformità

emerse nel corso dell’audit di sorveglianza.

− l’eventuale Follow Up relativo alla sorveglianza risulta avere esito negativo in seguito alla mancata chiusura delle azioni

correttive definite per le Nonconformità, in tale caso il termine massimo della sospensione viene identificato prendendo

come riferimento la data della riunione di chiusura della Fase 2 incluso eventuale Follow Up) più sei mesi.

− l’Organizzazione non effettua l’audit di sorveglianza nei tempi previsti.

− l’Organizzazione non accetta l’esecuzione di audit speciali di qualunque tipo

− l’Organizzazione fa riferimento alla certificazione in modo scorretto.

− I reclami non sono gestiti in modo corretto

− l’Organizzazione sia in ritardo di un periodo superiore ai giorni contrattuale e concordati nel pagamento delle somme

dovute

− l’Organizzazione non informa tempestivamente AFNOR Italia riguardo azioni, a qualunque titolo, dell’autorità pubblica

e/o i procedimenti legali in corso, incidenti o infortuni gravi.

− Nel caso in cui sia in corso un procedimento giudiziario o sia stato attivato il processo di comunicazione preventivo di

avvio di procedimento giudiziario nei confronti dell’Organizzazione, AFNOR Italia si riserva la facoltà di procedere ad

una sospensione cautelativa del certificato fino al momento in cui gli elementi a base del procedimento avviato non

siano stati chiariti e non risulti evidenza oggettiva del non coinvolgimento del sistema di gestione certificato o di suoi

elementi o responsabilità, nel suddetto procedimento giudiziario.

− Nel caso in cui il sistema di gestione non garantisca il rispetto dei requisiti cogenti applicabili alle persone, privacy,

ambiente e sicurezza dei prodotti / servizi forniti. Questa sospensione può essere espressa da AFNOR Italia anche

durante il periodo di attuazione di Azione Correttive in attesa del Follow Up per la chiusura di Non conformità.

− l’Organizzazione modifica il proprio sistema di gestione in maniera tale da influire sulla certificazione rilasciata senza

informare AFNOR Italia.

− l’Organizzazione non comunica le modifiche societarie tali da influire sulla certificazione rilasciata

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− L’Organizzazione sia posta in liquidazione o conferita/ceduta a terzi e/o venga acquisita da terzi o cessi l’attività o sia

ammessa al concordato, sia giudiziale che stragiudiziale, ovvero sia dichiarata fallita.

− Su richiesta diretta dell’Organizzazione, giustificandone i motivi, per un periodo non superiore ai 6 mesi e comunque

non oltre la data di scadenza del certificato.

In caso di sospensione della certificazione, AFNOR Italia ne dà notifica ufficiale all’organizzazione a mezzo di PEC

comunicando anche le condizioni che l’organizzazione stessa deve soddisfare, entro uno specificato periodo di tempo,

affinché la certificazione riacquisti piena validità e non venga annullata definitivamente.

Se l’organizzazione soddisfa le condizioni stabilite da AFNOR Italia, questa procede con il prosieguo della certificazione,

dandone immediatamente notizia ufficiale all’organizzazione; in caso contrario AFNOR Italia provvede alla revoca della

certificazione ed al ritiro del certificato rendendola pubblica; in particolare, nel caso di certificati emessi nel settore IAF 28, la

comunica ad ACCREDIA ed agli organi preposti alla vigilanza in accordo alla legislazione cogente.

All’interno di AFNOR Italia, tutte le decisioni connesse con la sospensione della certificazione (e con il prosieguo della

cerificazione) sono prese nell’ambito del comitato di delibera

4 REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE

AFNOR Italia per motivi ritenuti di notevole gravità a proprio insindacabile giudizio e spiegati per iscritto all’organizzazione,

ha facoltà di annullare la validità della certificazione già concessa, il che comporta automaticamente il ritiro

dell’autorizzazione rilasciata all’organizzazione di far riferimento ad essa. In particolare la revoca della certificazione può

avvenire in uno dei seguenti casi:

− l’organizzazione non ottempera alle condizioni poste da AFNOR Italia per il prosieguo della certificazione;

− l’organizzazione interrompe la fabbricazione dei prodotti / erogazione dei servizi, processi, servizi menzionati nel

certificato per un periodo di tempo superiore ad 1 anno;

− l’organizzazione rescinde il contratto di certificazione; l’organizzazione comunica che non intende effettuare l’audit di

rinnovo e rinuncia all’effettuazione dell’audit non programmato richiesto al fine di confermare il certificato almeno fino

alla data limite entro la quale doveva essere effettuato l’audit di rinnovo;

− AFNOR Italia modifica le regole del sistema di certificazione e l’organizzazione non può o non vuole conformarsi ai

nuovi requisiti;

− quando si verificano circostanze, quali quelle citate per la sospensione, che sono giudicate da AFNOR Italia

particolarmente gravi;

− nel caso di un’organizzazione multi sito, qualora la sede centrale o uno dei siti non rispetti i requisiti necessari per la

certificazione multi sito;

− qualora l’Organizzazione non accetti le nuove condizioni economiche stabilite da AFNOR Italia per l’eventuale

modifica del contratto

La revoca della certificazione è, in tutti i casi, notificata in modo ufficiale all’organizzazione a mezzo di PEC e AFNOR Italia

ha facoltà di rendere pubblica tale notifica; in particolare, nel caso di certificati emessi nel settore IAF 28, la comunica ad

ACCREDIA ed agli organi preposti alla vigilanza in accordo alla legislazione cogente.

Qualora l’organizzazione, successivamente alla revoca della certificazione, continui a far riferimento ad essa in un qualsiasi

modo, AFNOR Italia può adire le vie legali

All’interno di AFNOR Italia, tutte le decisioni connesse con la revoca della certificazione vengono prese nell’ambito del

comitato di delibera.

5 RECLAMI E RICORSI

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5.1 RECLAMI

L’Organizzazione che utilizza i servizi di certificazione di AFNOR Italia ha facoltà di presentare reclami scritti in relazione a

qualunque fase del processo di certificazione; L’Organizzazione che decide di scrivere un reclamo dovrà inviarne il

contenuto alla PEC [email protected]; il reclamo dovrà riportare i riferimenti dell’Organizzazione, l’oggetto e le

motivazioni che sottendono allo stesso ed eventuali allegati a sostegno delle motivazioni precedentemente citate – il

reclamo dovrà riportare l’evidenza di firma dal legale rappresentante dell’Organizzazione; il Direttore Operativo di Filiale,

congiuntamente al Responsabile Tecnico, avvierà la fase di esame del reclamo coinvolgendo le parti interessate; al termine

di tale indagine e non oltre 10 gg dalla ricezione dello stesso, il reclamante verrà informato dell’esito dell’azione

Qualora venga avviato un contenzioso con AFNOR Italia srl il foro competente è quello di Milano

5.2 RICORSII

L’Organizzazione che utilizza i servizi di certificazione di AFNOR Italia ha facoltà di presentare ricorsi scritti o appelli contro

la decisione adottata da AFNOR Italia in merito alla concessione, riduzione, sospensione, revoca delle certificazioni.

L’Organizzazione che decide di fare ricorso dovrà inviare unacomunicazione per raccomandata con ricevuta di ritorno o una

PEC ([email protected]) a AFNOR Italia s.r.l. all’attenzione del Direttore di Filiale Via Ghisallo 9 – 20900 Monza

(MB) anticipando la stessa mezzo mail all’indirizzo [email protected].

Tale comunicazione dovrà riportare i riferimenti dell’Organizzazione, l’oggetto del ricorso, le motivazioni che sottendono al

ricorso, eventuali allegati a sostegno delle motivazioni precedentemente citate, la firma dal legale rappresentante

dell’Organizzazione. Si precisa che la mancanza di uno o più degli elementi citati in precedenza costituisce elemento per

respingere l’appello; in tali casi AFNOR Italia invierà al mittente una comunicazione con le motivazioni. Il Direttore di Filiale,

con il supporto del Responsabile Affari Legali, avvierà la fase di esame dell’appello coinvolgendo le parti interessate e

mantenendo informato il ricorrente sui progressi del ricorso stesso; al termine di tale indagine e non oltre 90 gg dalla

ricezione del ricorsoc il ricorrente verrà informato dell’esito dell’azione

. Qualora venga avviato un contenzioso con AFNOR Italia srl il foro competente è quello di Milano.

ARTICOLO 5: REGOLAMENTO DEL/DEI MARCHIO/MARCHI

Al momento dell’invio del/i certificato/i, l'AFNOR invia alla Società le regole generali e la carta grafica relativa a come usare

il/i marchio/marchi associato/i.

ARTICOLO 6: OBBLIGHI DELL’ORGANIZZAZIONE

1. AUDIT

E' responsabilità della Organizzazione Cliente di cooperare con AFNOR Italia per facilitare ogni operazione di verifica del

rispetto delle norme di certificazione liberamente accettata, e di pagare le somme dovute ad AFNOR Italia. Con

l’accettazione del presente Regolamento, la Società Cliente dichiara di conformarsi alle disposizioni legali e di soddisfare i

requisiti legali. Ciò implica, in particolare, per la Organizzazione Certificanda/Certificata:

di far avere ad AFNOR Italia o ai suoi rappresentanti autorizzati tutti i documenti di lavoro necessari, in particolare quelli

utilizzati dalla Società, in tempo utile per consentire all'AFNOR di intervenire,

di mettere a disposizione dell'AFNOR i mezzi di accesso e di trasporto ai siti di intervento, così come tutte le attrezzature

necessarie per l’esecuzione delle visite,

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di garantire a tutte le persone inviate da parte dell'AFNOR che tutte le norme di igiene, salute e sicurezza siano conformi

alle disposizioni legislative e regolamentari in vigore,

di adottare tutte le misure necessarie per agevolare il corretto svolgimento delle visite da parte dell'AFNOR,

di restituire, debitamente firmate, le notifiche inviate dall'AFNOR prima di qualsiasi visita e nei tempi indicati. In assenza

di risposta entro tale termine, si ritiene che la Società abbia accettato i termini di tali notifiche,

di inviare all’AFNOR per PEC l’eventuale richiesta di ricusazione, debitamente motivata, del/i valutatore/i il giorno

successivo il ricevimento della notifica di visita

di accettare la presenza in occasione degli in campo (a seguito di richiesta da parte dell’Ente di Accreditamento) di

auditor ACCREDIA, pena la revoca della validità del Certifcato

2. IL CICLO DI CERTIFICAZIONE

Spetta alla Organizzazione Certificanda/Certificata:

autorizzare l’audit iniziale di certificazione (Fase1 + Fase2) in sede e presso i siti operativi (inclusi quelli itineranti e

temporanei es. Cantiere) durante il primo ciclo di certificazione dei sistemi di gestione. Si precisa che al termine della

Fase 1 anche se positvo l’iter di certifcazione NON risulta concluso, pertanto l’Organizzazione NON è autorizzata a

dichiarare sul mercato o ad altro soggetti di affermare di essere certificata fino al completamento dell’iter di certifcazione

ossia sino alla Delibera ed Emissione del Certificato

autorizzare qualsiasi visita di sorveglianza annuale prevista nelle condizioni specifiche e nei tempi specifici (cfr. Audit di

Sorveglianza) e, se necessario, tutte le visite supplementari/speciali che l'AFNOR ritenga necessarie. Il numero delle

visite di sorveglianza durante il periodo di validità del/i certificato/i sono almeno pari a due. I costi delle verifiche e dei loro

complementi sono di competenza dell’Organizzazione Certificata,

fornire tutte le risposte necessarie, in caso di richiesta dell’AFNOR, a seguito di una denuncia o altri eventi esterni che si

ripercuotono sulla certificazione,

rispettare durante il periodo di validità del/i certificato/i, i requisiti della/e norma/e.

3. OBBLIGHI D’INFORMAZIONE

L’Organizzazione che richiede il servizio di certificazione accreditata deve informare se la/le attività oggetto della

certificazione siano soggette a disposizioni legali e/o a regolamenti locali, nazionali e/o internazionali; il rispetto di tali

disposizioni sono di esclusiva responsabilità della Organizzazione richiedente

l’Organizzazione deve informare tempestivamente AFNOR Italia relativamente a qualunque contenzioso legale

riconducibile ai processi ed alle attività oggetto della/e Certificazione/i

L’Organizzazione Certificata deve informare tempestivamente l'AFNOR in caso di cambi di assetto sociale o di proprietà,

in caso contrario, il/i certificato/i sono/saranno sospeso/i,

L’Organizzazione ha l’obbligo di fornire informazioni accurate, veritiere e complete e di fornire tutte le informazioni di

qualsiasi tipo che riguardano il processo di valutazione. In particolare, è tenuta ad informare AFNOR di precedenti

approcci alla certificazione e delle eventuali risultanze.

L’Organizzazione Certificata deve informare senza indugio l'AFNOR di tutte le modifiche significative, in particolare per

quanto riguarda l’oggetto sociale, le dimensioni del suo organico personale, la struttura organizzativa, la sua/e attività, la

gestione del sistema, le persone con potere di decisione e/o del/i loro rappresentante/i. L’AFNOR può valutare

l’incidenza di tali modifiche sul mantenimento del/i certificato/i.

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In caso di transizioni dei sistemi di gestione da edizioni diverse della stessa norma, AFNOR garantisce che durante il

periodo transitorio e fino alla entrata in vigore finale, il nuovo stato del sistema, continui a soddisfare i requisiti della/e

norma/e. Questi diversi stati del sistema sono essere identificati e controllati.

In caso di dubbio, è responsabilità della Organizzazione Certificata di informare l'AFNOR per una gestione congiunta del

problema.

4. UTILIZZO DEI LOGHI E RIFERIMENTO ALLA CERTIFICAZIO NE

Solo durante il periodo di validità del/i certificato/i, l’Organizzazione Certificata si impegna a fare riferimento alla

certificazione e ad apporre, compreso il suo sito Internet, il/i logo/i relativo/i, in conformità con le disposizioni del presente

regolamento e di quanto enunciato all’ARTICOLO 5: Regolamento del/dei marchio/marchi del presente documento .

L’Organizzazione Certificata è autorizzata a collegare, mediante collegamento elettronico, il/i logo/hi indicato/i sul suo

sito Internet direttamente al suo certificato/i elettronico/i e/o al sito Internet dell'AFNOR.Tuttavia, l’Organizzazione

Certificata si impegna a rimuovere tale link immediatamente, alla prima richiesta, se l'AFNOR ritiene che il contenuto del

sito Internet non sia in linea con la sua etica o con quella del gruppo AFNOR, alle leggi e ai regolamenti in vigore o che

violi una disposizione di norma a livello nazionale o internazionale. Oltre il periodo di validità del/i certificato/i,

l’Organizzazione Certificata si impegna a non utilizzare ulteriormente il/i logo/hi.

Il rapporto che segue la visita di valutazione non può, in alcun modo, essere modificato dalla Società che si impegna a

renderlo noto solo nella sua interezza.

5. TERMINE DEL CONTRATTO DI CERTIFICAZIONE

Quando il certificato è scaduto per qualsiasi motivo (mancato rinnovo o ritiro), dal momento della notifica,

l’Organizzazione si impegna, da una parte, a rimuovere tutti i riferimenti dal certificato ed i relativi loghi da tutti i

documenti e supporti di pubblicità commerciale, e dall’altra, a non utilizzare attivamente qualsiasi riferimento alla

certificazione.

L’Organizzazione dovrà mettere a disposizione dell'AFNOR, che potrà richiederlo, l'elenco esaustivo dei documenti

tecnici e di supporto commerciale utilizzata

ARTICOLO 7: PRIVACY

L'Organizzazione dichiara e garantisce che tutte le informazioni che vengono comunicate o delle quali AFNOR verrà

comunque a conoscenza durante l'esecuzione del servizio, sono a quest'ultima comunicabili; pertanto, in caso di

contestazione o azione di un terzo, l'Organizzazione stessa terrà AFNOR manlevata e indenne da conseguenze

pregiudizievoli.

AFNOR Italia potrà, in accordo con quanto previsto dalle normative tecniche e dai regolamenti applicabili, nel rispetto del

de R.E. 679/2016, comunicare a terzi su richiesta o diffondere informazioni mediante la compilazione di registri

direttamente consultabili sul sito web, se un determinato prodotto/processo/impianto sia stato o meno

certificato/verificato/attestato da AFNOR Italia o se quest'ultima abbia rilasciato un certificato di conformità relativo a

sistema di gestione di un'azienda o abbia rilasciato un'attestazione di uno specifico servizio.

Salvo gli obblighi di legge e le disposizioni degli organismi di accreditamento e/o notifica e, ad eccezione di quelle già di

"dominio pubblico", AFNOR Italia assicura che le informazioni tecniche, metodi di produzione, analisi commerciale, calcoli,

disegni, e altre informazioni considerate riservate acquisite durante le attività connesse ai servizi forniti, siano trattate in

maniera riservata e pertanto utilizzate soltanto ai fini dell'esecuzione del contratto.

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AI fine di garantire la riservatezza, il personale di AFNOR Italia coinvolto nelle attività di cui sopra sottoscrive un impegno

formale alla riservatezza.

L'obbligazione contenuta nel presente articolo rimarrà pienamente valida durante la vigenza del contratto e per un periodo

di due anni dopo la data della sua conclusione.

I dati potranno essere comunicati da AFNOR Italia per analogo trattamento ad altre società del Gruppo AFNOR.

AFNOR rende disponibili le informazioni relative alla concessione, alla sospensione, alla riduzione, al ripristino o alla revoca

della certificazione attraverso una richiesta scritta e motivata inviata al seguente indirizzo mail [email protected]; In particolare,

l’Organizzazione Certificata autorizza l'AFNOR a comunicare tutte le informazioni contenute sul/i certificato/i e a farne

menzione sul proprio sito internet, ivi comprese nell’annuario delle Società certificate, durante il periodo di validità del/i

certificato/i.

Tutti coloro (auditor, esperti tecnici, personale Amministrativo e ogni altro soggetto coinvolto da Afnor) che sono coinvolti nel

processo di certificazione sono vincolati da un impegno di riservatezza professionale sottoscritto anche attraverso il codice

Etico di AFNOR.

L'AFNOR si impegna inoltre a non comunicare, nemmeno parzialmente, a qualsiasi altra persona o soggetto giuridico, le

informazioni apprese durante l'esecuzione del contratto, senza il preventivo consenso scritto della Organizzazione

Certificata. Se, per motivi giuridici, alcune informazioni devono essere comunicate a terzi, l’Organizzazione Certificata è

messa a conoscenza delle informazioni che l'AFNOR dovrà fornire, entro i limiti prescritti dalla legge.

In ogni caso l'AFNOR è autorizzato a comunicare ai membri del gruppo AFNOR tutte le informazioni disponibili sulla

Organizzazione Certificata, ad eccezione di quelle, puramente tecniche, relative alle visite ispettive.

Queste informazioni includono quelle relative all’identificazione della Organizzazione Certificata, alle relative norme e alle

scadenze previste.

L'AFNOR e gli altri membri del gruppo AFNOR possono citare l’Organizzazione Certificata nella propria documentazione

commerciale. Le disposizioni del presente articolo restano in vigore per tutta la durata della validità del contratto sottoscritto

tra le parti.

ARTICOLO 8 CONDIZIONI FINANZIARIE

1. PREZZI

Il prezzo dovuto ad AFNOR Italia è definito nelle condizioni contrattuali specifiche. I costi di trasporto e di soggiorno (vitto e

alloggio) in relazione allo svolgimento degli audit sono a carico dell’Organizzazione Cliente che si impegna a rimborsarle

all’AFNOR.

Se per qualunque motivo, la procedura per il rilascio del certificato viene fermata, gli importi corrispondenti alle già attività

svolte da parte dell'AFNOR restano dovute all'AFNOR.

Se un audit viene rinviato o annullato unilateralmente da parte dell’Organizzazione Cliente che ha accettato le date di

realizzazione di tale visita e se ciò avviene prima dell'apertura dell’audit, l'AFNOR, si riserva il diritto di chiedere alla Società

di pagare il 30% del prezzo che avrebbe dovuto esser fatturato se la visita fosse stata effettuata.

2. TERMINI DI PAGAMENTO

Le fatture concernenti i servizi prestati da AFNOR Italia riporteranno analiticamente le descrizioni che appaiono sull'ordine

stesso e le spese. Il pagamento delle fatture è dovuto tassativamente a trenta giorni data fattura fine mese tramite bonifico,

assegno o ricevuta bancaria, ove non diversamente previsto nell'offerta. In caso di ritardato o mancato pagamento della/e

fattura/e alle scadenze convenute, AFNOR Italia applicherà gli interessi di mora ai sensi del D.lgs 9.10.2002 n. 231. Il

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pagamento delle fatture sarà comunque dovuto dall'Organizzazione anche in caso di mancata emissione del certificato per

assenza dei requisiti di conformità, dell'attestazione o del rapporto finale di verifica, ovvero in caso di rinuncia alla

certificazione e/o alla prestazione oggetto di contratto. Ove, per qualsiasi motivo, l'Organizzazione non dovesse dar corso

all'ordine dopo la sua sottoscrizioni tra le parti ovvero dovesse recedere dal contratto prima della sua integrale esecuzione,

AFNOR Italia avrà la facoltà di addebitare un importo del 25% sul totale dell'importo di cui all'offerta, oltre il costo relativo ai

servizi già erogati e con riserva di chiedere il risarcimento degli ulteriori danni. Nel caso l'Organizzazione disdica un'attività

programmata nell'arco dei 20 giorni lavorativi precedenti la data già concordata, AFNOR Italia si riserva la facoltà di

addebitare l'importo della attività programmata. L'Organizzazione non può sospendere il pagamento delle fatture per

prestazioni erogate da AFNOR Italia, per presunte non conformità di queste al contratto; in particolare la contestazione di

singoli importi indicati nella fattura, non comporta in alcun modo la sospensione del pagamento della fattura medesima. Nel

caso in cui la fornitura ricada tra quelle regolate dall'art. 3 della Legge 13.8.2010, n. 136 e sue s.m.i. (Tracciabilità del flussi

finanziari), AFNOR Italia si impegna ad applicare e a far applicare a tutti i soggetti destinatari quanto previsto dalla citata

normativa nel rispetto di quanto stabilito dai capitolati di fornitura e degli eventuali accordi contrattuali ulteriori.

3. TASSE E SPESE BANCARIE

Nel caso di prestazioni al di fuori del territorio dell'AFNOR, l’Organizzazione Cliente paga alle autorità e/o alle

amministrazioni locali competenti, le tasse e/o le imposte nazionali dirette e indirette risultanti e si impegna a fornire,

all'AFNOR tutti i documenti necessari che giustificano il pagamento delle imposte e/o di tali tasse.

l’Organizzazione Cliente si fa inoltre carico di tutte le spese bancarie derivanti dai servizi sopraccitati

ARTICOLO 9 RISOLUZIONE

Se l’Organizzazione Cliente non ha adottato le misure necessarie per porre fine alla sospensione, il certificato viene ritirato e

il contratto viene automaticamente risolto.

Inoltre, se una delle parti non esegue qualsiasi altro obbligo, questa può essere intimata dall’altra parte di adempiere ai

propri obblighi entro un mese attraverso lettera di diffida inviata esclusivamente tramie PEC..

Nel caso in cui l'ingiunzione risulti inefficace, l'autore ha la facoltà di recedere dal presente contratto in qualsiasi momento,

mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento, soggetta a un preavviso di due mesi. La risoluzione del contratto

comporta il ritiro del/i certificato/i.

La risoluzione da parte dell’Organizzazione Cliente non motivata da una violazione degli obblighi da parte dell’AFNOR

comporta la non restituzione delle somme già versate dall’Organizzazione Cliente e un'indennità pari al 20% dell'importo

ancora dovuto.

In caso di risoluzione del presente contratto, l'Organismo di Certificatore si impegna a distruggere tutti i documenti che non

sono più necessarie e/o a restituire alla Società, su richiesta, tutti i documenti da Lei consegnati.

ARTICOLO 10: LIMITAZIONE DELLA RESPONSABILITA’

L'AFNOR si impegna a rendere disponibili tutti gli strumenti necessari per svolgere le sue prestazioni. La sua responsabilità

può essere coinvolta solo in caso di errore o di negligenza, ed è l’Organizzazione Cliente che deve darne prova.

In questo caso, l'obbligo dell'AFNOR nei confronti dell’Organizzazione Cliente per lesioni, perdite, costi, spese e altri danni

subiti in cui è coinvolta la propria responsabilità professionale, non può in nessun caso, quale che sia la circostanza, la

natura e l'entità del danno, eccedere un importo pari a quindici volte la quantità di giorni di audit.

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L’Organizzazione Certificata è la sola responsabile dell’uso che fa del/i certificato/i che attesta/no una valutazione e non

l'esistenza di una garanzia. L’Organizzazione Certificata si impegna, pertanto, in caso di contestazione da parte di terzi, a

non ricercare la responsabilità dell'AFNOR concernente l'interpretazione del valore atteso del/i certificato/i.

L'emissione del/i certificato/i e/o di qualsiasi altro documento, quale che sia il supporto o ancora qualsiasi intervento

dell'AFNOR non significa che l’Organizzazione Certificata abbia rispettato, rispetti o rispetterà la legislazione e/o i

regolamenti. Allo stesso modo, l'emissione del/i certificato/i non comporta di per sé la notifica di conformità ai requisiti della

normativa e/o della legislazione emanata, comprese quelle delle amministrazioni nazionali o internazionali

AFNOR Italia non risponde per difetti di prodotto, irregolare funzionamento di parti e/o impianti, attrezzature e

quant'altro di proprietà dell'Organizzazione, e/o per difetti di processi e servizi forniti dall' Organizzazione a terzi.

Laddove non diversamente richiesto dal documento normativo di riferimento, l'attività condotta da AFNOR Italia

avviene attraverso il metodo del campionamento.

Le certificazioni o attestazioni o rapporti rilasciati da AFNOR Italia non esimono l'Organizzazione al rispetto degli

obblighi di legge sui prodotti, processi e servizi forniti e degli obblighi contrattuali verso i propri clienti.

L'Organizzazione si impegna ad effettuare costantemente controlli interni e verifiche atte a monitorare e mantenere

qualità e sicurezza dei propri processi, servizi e prodotti, tenendo indenne AFNOR Italia da qualsiasi pretesa

risarcitoria di terzi.

AFNOR Italia non risponde, salvo il caso di dolo,

dei dipendenti o collaboratori dell’organizzazione cliente in relazione al servizio reso,

per danni o perdite subiti dall'Organizzazione o da terzi causati durante lo svolgimento delle attività di valutazione,

certificazione o di altri servizi;

qualora non dovesse essere in grado di adempiere ai propri impegni a causa di eventi e circostanze imprevedibili

ed inevitabili;

qualora i certificati e/o i rapporti non venissero riconosciuti da terzi come validi.

AFNOR Italia sarà mantenuta indenne e sollevata, anche nei confronti di terzi, per qualsiasi danno - diretto o indiretto

- causato da forza lavoro dell'Organizzazione o da terzi suoi ausiliari, da irregolare funzionamento di attrezzature,

impianti, macchinari dell'Organizzazione o comunque per qualunque fatto imputabile all’Organizzazione medesima.

AFNOR Italia sarà responsabile di eventuali danni diretti risentiti dall'Organizzazione qualora intervenga una

pronunzia definitiva, inappellabile o lodo arbitrale, che accerti che i danni siano conseguenza diretta della condotta

dolosa o gravemente colposa di AFNOR Italia posta in essere nell'esecuzione dei servizi oggetto di contratto, esclusi

eventuali danni indiretti e/ consequenziali. La responsabilità di AFNOR Italia sarà comunque limitata al valore del

singolo contratto

Allo stesso modo, l'emissione di un rapporto non comporta di per sé la notifica di conformità ai requisiti della

normativa e/o della legislazione emanata, comprese quelle delle amministrazioni nazionali o internazionali

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ARTICOLO 11: DISPOSIZIONI DIVERSE

Le presenti condizioni generali potranno subire le modificazioni rese necessarie da successive disposizioni di legge e/o

regolamenti.

Nessuna modifica avrà effetto in mancanza di approvazione per iscritto dalle parti. Eventuali ritardi od omissioni di una

delle parti nel far valere un diritto o nell'esercitare una facoltà non potrà essere interpretato quale rinuncia al potere di farlo

valere o di esercitano in qualsiasi momento successivo. La nullità e/o invalidità e/o inefficacia di condizioni o clausole o

parte di esse, contenute nelle presenti condizioni generali e/o nei regolamenti non comporta l'invalidità e/nullità e/o

inefficacia delle altre clausole o condizioni. Le condizioni o clausole o parte delle medesime nulle e/o invalide e/o inefficaci

saranno automaticamente sostituite da condizioni o clausole valide ed efficaci tenuto conto dello scopo e volontà delle

parti. L'Organizzazione si impegna ad indicare, già in sede di accettazione offerta, l'indirizzo di posta ordinaria e quello di

posta elettronica, il numero di telefono e fax e il nominativo della persona di riferimento a cui AFNOR Italia invierà tutte le

comunicazioni e documenti ufficiali, con pieno valore ed effetto di legge e di contratto. L'intervenuto cambiamento di detti

dati non sarà opponibile se non risulterà tempestivamente comunicato a AFNOR Italia per iscritto

ARTICOLO 12: DIRITTO APPLICABILE, REGOLAMENTI DIVERSI E COMPETENZA

Le parti si adoperano per risolvere amichevolmente eventuali controversie che potrebbero sorgere in merito

all'interpretazione o all’esecuzione del contratto.

Il contratto e le condizioni generali devono essere considerati ed interpretati solamente secondo la legge della Repubblica

Italiana.

Ogni controversia in relazione alla validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione del contratto e delle presenti

condizioni generali, sarà di esclusiva competenza del foro di Milano, anche se il contratto é perfezionato o eseguibile

altrove.

AFNOR ITALIA Srl

20900 MONZA Via Ghisallo 9

www.afnor.it; www.afnor.org

mail : [email protected]

Tel.+39.039 9639603

REGOLAMENTO DELLA CERTIFICAZIONE CONDIZIONI …...ISO 9000 – QMS – Fondamenti e Vocabolario ISO...

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