Reglas de archivo
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SISTEMA DE ORDENACIÓN ALFABÉTICA
Los documentos se ordenan siguiendo el abecedario, las carpetas y guías se organizan.
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DIVISIÓN DEL MÉTODO ALFABÉTICO
El método alfabético se divide en tres:
a.Ordenación Onomástica o Nominativa: Se aplica a nombres de personas físicas y jurídicas.
b. Toponímico: Se refiere a nombres de lugares.
c. Asuntos y materia: Se aplica al ordenar un documento por su contenido o tema de que trata el mismo
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PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS ALFABÉTICAMENTE
INSPECCIONAR: Verificar si el documentos ya se puede archivar
CLASIFICAR: Los documentos de acuerdo a su procedencia
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ANOTAR: Anotar en un papel adhesivo la palabra o nombre bajo el cual se va a archivar el documento
DISTRIBUIR: Agrupar todos los documentos en orden alfabético aplicando las reglas
ARCHIVAR: Es ubicar el documento en la carpeta correspondiente
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REGLA 1:
ORDENAMIENTO DE UNIDADES EN NOMBRES DE PERSONA, se debe descomponer el nombre de las personas para archivarla, cada partícula ocupara una unidad, el apellido paterno Unidad 1, apellido materno Unidad 2, nombre de pila unidad 3 y así sucesivamente.
Ejemplo: Carlos José Ramírez DelgadoDenia Valverde Salas
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
Ramírez Delgado, Carlos José
Valverde Salas, Denia
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REGLA 2: NOMBRES SIMILARES, Cuando existan nombres similares se archiva el más corto de primero.
Ejemplo:Rosa Fernández JiménezRosaura Fernández Jiménez
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
Fernández Jiménez, Rosa
Fernández Jiménez, Rosaura
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REGLA 3: ELEMENTOS DE IDENTIFICACIÓN
cuando el nombre de varias personas son iguales se considera el número de cédula o la dirección como elemento de identificación.
EjemploSilvia Ramos Campos, cédula 5-509-897Silvia Ramos Campos, cédula 2-675-435Cecilia Rojas Quirós, Tibás San JoséCecilia Rojas Quirós, Montes de Oca, San José
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I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDADElemento de identificación
Ramos Campos, Silvia 2-675-435
Ramos Campos, Silvia 5-509-897
Rojas Quiros, Cecilia Montes de Oca, San José
Rojas Quiros, Cecilia Tibás San José
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REGLA 3.2: Títulos de prioridad familiarConsidérese señora señorita, hijo, padre.
Ejemplo:Carlos Bolaños Morales, hijoCarlos Bolaños Morales , PadreBallesteros Espinoza Ligia Señorita Ballesteros Espinoza Ligia Señora
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
Ballesteros Espinoza, Ligia (Señora)Ballesteros Espinoza, Ligia (señorita)Bolaños Morales, Carlos (Hijo)
Bolaños Morales, Carlos (Padre)
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REGLA 3.3: Títulos nobiliarios, militares, religiosos y grados
académicos.
EjemploMonseñor Carlos ArayaSor Karina LópezMayor Carlos FonsecaPríncipe Juan Carlos
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
Araya, Carlos (Monseñor)
Fonseca, Carlos (Mayor)
Juan Carlos (Príncipe)
López, Karina (Sor)
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REGLA 4: Nombres de la mujer casada
Ejemplo:Myriam Hernández de RamírezMercedes Morales de Picado
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDADHernández (de) Ramírez, Myriam
Morales (de) Picado, Mercedes
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REGLA 5: Apellidos de personas con prefijo, preposiciones,
artículos y partículas
Ejemplo:Francini D'amigo VicenciLuis Fernando Da Cruz Dos SantosDe Lemos Araya Carme
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDADD'amigo Vicenci, Francini
Da Cruz Dos Santos, Luis
De Lemos Araya, Carme
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REGLA 6: NOMBRES DESCONOCIDOS.
Se escriben tal y como aparecen escritos
Ejemplo:Dai Liu ChiDi Soa ,Miu
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDADDai Lui Chi
Di Soa Miu
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REGLA 1: Nombres de firmas comerciales y entidades
gubernamentales.
Ejemplo:Municipalidad de TibásLa Casa Blanca
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
Municipalidad (de) Tibás
La Casa Blanca
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REGLA 2: Preposiciones artículos y conjunciones dentro del
nombre de una empresa
Ejemplo:Ficheros y MásEstructura de Metal
I UNIDAD II UNIDADEstructuras (de) MetalFicheros (y) Más
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REGLA 3: Nombres iguales de empresas
Primero provincia, cantón, calles y avenidas
Ejemplo:Óptica Jimena, Avenida Segunda, Calle 3 y 5Óptica Jimena, Avenida Segunda, Calle 16 y 18
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
Óptica Jimena (Calle 3 y 5 ave 2)
Óptica Jimena (Calle 16 y 18, Ave 2)
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REGLA 4 Siglas
Ejemplo:Banco Interamericano de Desarrollo (BID)Instituto Nacional de Seguros (INS)
I UNID II UNID III UNID
Banco Interamericano (de) Desarrollo (BID)
Instituto Nacional (de) Seguros (INS)
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REGLA 5: Abreviaturas se debe escribir la palabra
completa
Ejemplo:Deportes Bedal S.A.Clínica de Arritmias S.A.
I UNID II UNID III UNIDAD IV UNID
Deportes Bedal Sociedad Anónima
Clínica (de) Arritmias Sociedad Anónima
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REGLA 6: Números en el nombre de una entidad cuando es consecutivo se escribe seguido cuando es impar se considera la letra de la escritura.
EjemploEstadio 23 de mayoEstadio 25 de julioJuzgado 7Juzgado 8
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
Estadio 25 (de) Julio
Estadio 23 (de) Mayo
Juzgado 7
Juzgado 8
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REGLA 7: Nombres de personas en un entidadSe escriben tal como están escritos respetando el orden alfabético.
Ejemplo:Almacén Víctor Manuel Campos HidalgoAlmacén Raúl Rojas
I UNID II UNIDAD III UNID IV UNID V UNID
Almacén Raúl Rojas
Almacén Víctor Manuel Campos Hidalgo
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