Reformatação de Documentos Arquivísticos...VANTAGENS E DESVANTAGENS DA DIGITALIZAÇÃO. VANTAGENS...
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Reformatação de documentos arquivísticos: microfilmagem e
digitalização
Palestrante: 2º Ten Paulo
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REFORMATAÇÃO
Objetiva:
preservar um acervo;
acesso à informação através de um novo suporte,restringindo o manuseio ao original.
substitui o documento original.
reduzir o desgaste com o uso.
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Fatores a serem observados:
Armazenagem, segurança, condição ambiental;
Planejamento em caso de desastres e emergências;
Acesso;
Parcerias e conexões com profissionais ligados a área;
Pesquisa e treinamento em Preservação.
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MICROFILMAGEM
A microfilmagem é o resultado do processo dereprodução de documentos em filme por meiosfotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus deredução. (Manual de Gestão de documentos,2013).
Pode ser: de substituição ou preservação.
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Preservação: preservar as informações contidas nosdocumentos originais danificados e protegê-los dodesgaste intrínseco ao uso e ao manuseio constantes(instituições arquivística).
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Substituição: os originais são eliminados com vistasao aproveitamento de espaço físico, respeitando alegislação vigente e a Tabela de Temporalidade decada órgão.
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Pressupostos
Organização arquivística dos documentos;
Programa de avaliação e seleção do acervo;
Estudo de viabilidade econômica;
Questões legais.
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Avaliação das características físicas dodocumento/estado de conservação;
Produção de filme de qualidade arquivística.
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MICROFORMAS
São os vários formatos que o microfilme podeassumir na sua apresentação final como instrumentode arquivo ou de recuperação da informação.
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Rolo (16 mm para documentos administrativos ou35 mm para plantas e mapas);
Cassete ( somente em filmes de 16 mm);
Jaqueta ( 16 mm ou 35 mm);
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Microficha ( suporte em sais de prata no formato105x148 mm);
Ultraficha (microficha com redução superior a 90vezes);
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Grau de redução: proporção entre a dimensão dodocumento e a imagem correspondente no filme;
Densidade: se refere à absorção de luz (foco);
Resolução: número de linhas por milímetro.
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Procedimentos da microfilmagem
Exame do estado de conservação do documento;
Agrupar os documentos na sequência em quedeverão ser microfilmados;
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PREPARAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO NO CGDOC
Preparação:
conferência, expurgo, extração de grampos e clips,recuperação, enumeração, identificação, montagemdo filme e ordenação dos documentos na pastafuncional – CGDoc;
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Fotograma (fotografia do documento pelasmáquinas planetárias) – Datafilme;
Migração da foto para filmes de rolo – Datafilme
Digitalização em mídia e posteriormente aindexação para facilitar o acesso - Datafilme
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LEGISLAÇÃO EM VIGOR
Lei Federal 5.433, de 8 de maio de 1968.
Regulamenta a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
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Autoriza a microfilmagem de documentos dosórgãos federais, estaduais e municipais, bem comode documentos particulares (art. 1º);
Reconhece que os microfilmes, certidões, trasladose cópias fotográficas obtidas diretamente dosfilmes produzirão os mesmos efeitos legais dosdocumentos originais, em juízo ou fora deles (§ 1º,art, 1º);
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Autoriza a eliminação de documentos microfilmados(§ 2º, art. 1º);
Exceções:
Documentos de valor histórico (art. 2º);
Documentos ainda em trânsito (§ 6º, art. 1º).
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Determina que a eliminação ou transferência para outro local dos documentos deve ser precedida de lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente (§ 5º, art. 1º).
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Determina que os filmes negativos resultantes damicrofilmagem ficarão arquivados na repartiçãodetentora do arquivo, vedada sua saída sobqualquer pretexto (§ 4º, art. 1º).
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Decreto Federal 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
Regulamenta a Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem.
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Decreto Federal 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
Estabelece que “a microfilmagem (...) autorizada pelaLei nº 5.433, de 8 de maio de 1968 abrange osdocumentos oficiais ou públicos, de qualquer espéciee em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelosórgãos dos Poderes Executivo, Judiciário eLegislativo, inclusive da administração indireta daUnião, dos Estados, do Distrito Federal e dosMunicípios, e os documentos particulares ouprivados, de pessoas físicas ou jurídicas” (art. 1º).
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Define microfilmes como:
Resultado do processo de reprodução emfilme, de documentos, dados e imagens, pormeios fotográficos ou eletrônicos, emdiferentes graus de redução (art. 3º).
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Determina:
que a microfilmagem deve ser feita emequipamentos que garantam a fielreprodução das informações (art. 4º).
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que a microfilmagem será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução (art. 5º)
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A obrigatoriedade da extração de filme cópia, dofilme original, para fins de segurança (§ 1º, art.5º);
A vedação quanto a utilização de filmesatualizáveis, tanto para a confecção do original,como para a extração de cópias (§ 2º, art. 5º);
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Determina que o armazenamento do filmeoriginal deverá ser feito em local diferente dofilme cópia (§ 3º, art. 5º)
Autoriza qualquer grau de redução, desde queseja garantida a legibilidade e a qualidade dereprodução (art. 6º).
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Prevê que cada série será precedida deimagem de abertura e encerramento, bemcomo seus elementos (art. 7º);
Proíbe corte ou inserção no filme original(art. 9º);
Prevê que a eliminação de documentos sódeverá ocorrer se prevista na TTDD,respeitado o disposto na Lei 8.159/91 (art.12, parágrafo único).
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Proíbe a eliminação de documentos de guardapermanente (art. 13);
Prevê registro das empresas e cartórios queexercem a atividade de microfilmagem, noMinistério da Justiça (art. Parágrafo único, art.15).
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Prevê que os microfilmes originais e cópiasdeverão ser mantidos pelos mesmos prazos deprescrição a que estariam sujeitos seus originais(art. 18).
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Cod. 020.5 Assentamentos individuais
Fase corrente: enquanto o servidor permanecer.
Destinação final: eliminação
Obs: o prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos. Serão transferidos ao arquivoIntermediário após a saída do servidor. Permitida a Microfilmagem de substituição, após a transferênciados documentos para a Fase Intermediária e o cumprimento da conclusão do processo de aposentariapelo TCEMG.Processo de Eliminação – pedir autorização ao Arquivo Público Mineiro apresentando termo deinspeção e garantia da qualidade do trabalho de microfilmagem e armazenamento adequado do Másterem sala climatizada.
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Cod. 025.31 Criação e revisão de manuais, técnicas e rotinas de trabalho de correição
Fase corrente: 5 anos
Fase intermediária: 10 anos
Destinação final: Guarda permanente
Obs: Recolher exemplar único.
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Cod. 001.11 Acordo de Resultados
Fase corrente: 4 anos após a vigência estipulada na data de assinaturado Acordo.
Fase intermediária: (*) 5 anos após a aprovação das contas pelo TCEMG(**)
Destinação final: Guarda permanente
Obs: (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar naFase Intermediária até 2 anos após trânsito em julgado.
(**) Caso O TC aprecie as contas antes do prazo de 10 anos deve-seaguardar este prazo devido a diligências judiciais referentes à relaçãocontratual.
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Portaria 12 , de 8 de junho de 2009.Ministério da Justiça. Dispõe sobre o registo efiscalização do exercício da atividade demicrofilmagem de documentos
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Torna obrigatória a inscrição no MJ das empresas eserviços notariais e de registro que exerçam amicrofilmagem, bem como de órgãos públicos queexecutam a microfilmagem para terceiros(art. 1°);
Não exige cadastramento de usuários,consumidores ou órgãos públicos que executam amicrofilmagem de documentos internos.
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VANTAGENS E DESVANTENS DA MICROFILMAGEM
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DESVANTAGENS
Sujeito a arranhões quando manipulado;
Equipamento exige o manuseio do filme;
O controle de qualidade só pode ocorrer no final doprocesso;
Se não estiver bem acondicionado perde aqualidade da informação devido a ação do tempo;
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Se o documento está em mau estado, nem sempreé possível recuperar a imagem do documentooriginal;
Uso pode causar cansaço;
Acesso individual
Perda de resolução devido a copiagem sucessiva.
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DIGITALIZAÇÃO
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É o processo de conversão de imagens e som decódigo analógico para código digital, por meio dedispositivo apropriado (...)”. (CRUZ, 2013).
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VANTAGENS E DESVANTAGENS DA DIGITALIZAÇÃO
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VANTAGENS
Excelente acesso, distribuição e transmissão deregistros;
Acesso a múltiplos usuários;
Possibilita melhoria da qualidade da imagem;
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Controle de acesso. Somente usuáriosautorizados podem acessar a informação comdiferentes níveis de acesso;
Copiagem sucessivas não provoca degradação(cada cópia é tão boa quanto a original);
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Rapidez no acesso a informação. A rapidez paraconseguir informações é essencial na tomada dedecisões estratégicas nos dias de hoje;
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DESVANTAGENS
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“Na origem da força da imagem digital está também sua fraqueza”
(Caderno Técnico: Reformatação. 2001)
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Ausência de valor legal, pois se equiparam afotocópia não autenticada;
Ausência de normatização;
Sistemas de drive se tornarão obsoletos com otempo;
Passível de fraude durante o processo;
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Custos altos em treinamentos e softwarerelacionado;
Custos de implementação e operação aumentamem proporção direta à qualidade da imagem(resolução);
Exige drives de grande capacidade paraarmazenamento;
Restrições legais ainda a superar.
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SISTEMA HÍBRIDO
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Utilização, na reformatação, de duas técnicas parapreservação do acervo documental.
Via de regra é a melhor solução para um programade preservação nas instituições, além de serrecomendável por vários especialistas.
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A preservação em sistema híbrido:
1. Microfilmagem e posterior evolução para adigitalização dos microfilmes (microfilmagem convencional).
2. Digitalização e microfilmagem (eletrônica).
Obs: O Centro de Gestão Documental – CGDoc :utilizasistema híbrido, com microfilmagem convencional.
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Valor legal dos documentosdigitalizados:
Lei nº 12.682/2012 .Dispõe sobre a elaboração e oarquivamento de documentos em meioseletromagnéticos.
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Art. 6º Os registros públicos originais, ainda quedigitalizados, deverão ser preservados de acordocom o disposto na legislação pertinente.
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• Razões dos vetos - Lei 12.682
• “Ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantesdo processo de digitalização de forma distinta, os dispositivosensejariam insegurança jurídica. Ademais, as autorizações paradestruição dos documentos originais logo após a digitalização e paraeliminação dos documentos armazenados em meio eletrônico, ópticoou equivalente não observam o procedimento previsto na legislaçãoarquivística. Por fim, não estão estabelecidos os procedimentos para areprodução dos documentos resultantes do processo de digitalização,de forma que a extensão de efeitos jurídicos para todos os fins dedireito não teria contrapartida de garantia tecnológica ou procedimentalque a justificasse.” (...)
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REFERÊNCIAS BRASIL. Presidência da República. Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, queregula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. Diário Oficial da União, 31 jan. 1996. Disponível em:<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D1799.htm>. Acesso em: 13 nov. 2014.
BRASIL. Presidência da República. Lei n ° 12.682, de 09 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentosem meio eletromagnéticos. Diário Oficial, Brasília, 27 ago. 2001. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Lei/L12682.htm>. Acesso em: 13 de nov. 2014.
BRASIL. Presidência da República. Lei 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outrasprovidências. Diário Oficial da União, 10 de maio 1968. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5433.htm>. Acessoem: 13 nov. 2014.
BRASIL. Ministério da Justiça. Parecer nº 736/2006. Disponível em <http://www.abgi.org.br/parecer_736.htm>. Acesso em 25 abr2016.
CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. 2 ed rev. e ampli. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de MinasGerais, Arquivo Público Mineiro, 2013. 146 p. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro, v.3)
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CADERNO Técnico: Reformatação. In: Projeto de Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,2001. Disponível em <http://www.arqsp.org.br/cpba>.. Acesso em 22 de abr 2016.
CADERNO Técnico: Manual do RLG para microfilmagem de arquivos. In: Projeto de Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos.Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. Disponível em <http://www.arqsp.org.br/cpba>/. Acesso em 22 de abr 2016.
FLORES, Daniel; SCHAFER, Murilo Billig. A digitalização de documentos arquivísticos no contexto brasileiro..Tendências da PesquisaBrasileira em Ciência da Informação. V. 6, n.2, jul/des.2013.
MINAS GERAIS. Lei n. 19.420, de 11 de janeiro de 2011. Estabelece a política estadual de arquivos. Diário Oficial, Belo Horizonte, 12jan. 2011. Disponível em: <http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/acervo/acervo_gestao/lei19420.pdf>. Acesso em: 13 de nov. 2014.
MINAS GERAIS. Arquivo Público Mineiro. Ofício Of/APM/DGD/008/2014.
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AGRADECIMENTOS
Centro de Gestão DocumentalSeção de Orientação Técnica
Seção de Gestão de Documentos Digitais
3307-0415