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Sistema bibliotecario de la Administración Pública de la

Comunidad Autónoma de Euskadi

Red BIBLIOTEKAK

Presentación

Red BIBLIOTEKAK Pág 2

Identificación del Documento Título: Sistema bibliotecario de la Administración Pública de la Comunidad

Autónoma de Euskadi. Red BIBLIOTEKAK

Autor: Comité Coordinador Red Bibliotekak

Responsable: Comité Coordinador Red Bibliotekak

Fecha: 31/01/2013

Historial del Documento Versión Fecha Estado Revisado por Guardado como

1_0 31/01/2013 Aprobado Bibliotekak V1_0

1. 1 06/06/2013 Bibliotekak V1_1

1.2 12/03/2014 Bibliotekak V1_2


Índice

1 Misión y definiciones........................................................................... 4

1.1 Misión y alcance ................................................................................... 4 1.2 Elementos del sistema ........................................................................... 4

2 Productos, servicios y colaboraciones................................................ 6

2.1 Productos ............................................................................................ 6 2.2 Servicios.............................................................................................. 6 2.3 Colaboraciones ..................................................................................... 8

3 Compromisos y deberes ...................................................................... 9

4 Normativa ......................................................................................... 11

4.1 Normas organizativas .......................................................................... 11 4.2 Normas técnicas. ................................................................................ 11

5 Procedimientos del sistema .............................................................. 12

5.1 Procedimientos organizativos................................................................ 12 5.2 Procedimientos técnicos. ...................................................................... 12

ANEXOS:

ANEXO I: Directorio de bibliotecas

ANEXO II: Grupos de trabajo

ANEXO III: Procedimientos

ANEXO IV: Informes


1 Misión y definiciones

El objeto del presente documento es presentar las normas de funcionamiento del Sistema de Bibliotecas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, su modelo organizativo y su funcionamiento. Por otro lado, establecer y describir los elementos que lo componen y los procedimientos organizativos y técnicos para la prestación de sus servicios.

1.1 Misión y alcance

La red Bibliotekak se creó en virtud de la decisión del Consejo de Gobierno de fecha 8 de marzo de 2011, coincidiendo con el cambio tecnológico obligado por la necesidad de actualizar el sistema de gestión utilizado por las bibliotecas de la Administración Pública de la CAE.

El Sistema Bibliotecario de la Administración, que se sustenta en la red Bibliotekak, comprende las bibliotecas dependientes de la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi no integradas en la red de lectura pública.

La misión de Bibliotekak es proporcionar recursos documentales y servicios de información al personal al servicio de la Administración de la CAE, como apoyo para el desarrollo de su trabajo, y a la ciudadanía para facilitarle el conocimiento para la mejora de su relación con la administración.

1.2 Elementos del sistema

El sistema bibliotecario está constituido por los siguientes elementos:

− Red

− Cabecera del sistema

− Bibliotecas

− Sucursales

− Servicios bibliotecarios

− Personal bibliotecario

− Personas usuarias

− Comité coordinador

− Grupos de trabajo

− Sistema informático

− Asistencia técnica informática

Red: conjunto de bibliotecas y sucursales de titularidad de la Administración General de la CAE, con un catálogo común y un modelo de trabajo y gestión conjunta.


Cabecera del sistema: corresponde a la Dirección de Recursos Generales del Departamento de Interior, Justicia y Administración Pública según se recoge en el Decreto 472/2009, de 28 de agosto (BOPV 171, 7/9/2009) de estructura orgánica y funcional del Departamento de Justicia y Administración Pública, Art. 18 k: “La planificación, dirección y supervisión del sistema de bibliotecas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma y de la implantación del programa informático de gestión bibliotecaria, así como la prestación de los servicios de la Biblioteca General”

Biblioteca: Colección bibliográfica organizada, atendida por personal técnico cualificado y que presta servicios de información bajo una misma dependencia orgánica y para un área de actuación específica.

Sucursal: punto de servicio real que depende de una biblioteca.

Servicios bibliotecarios: son los servicios prestados al personal usuario, orientados a atender las demandas de información de estos y serán prestados por personal técnico cualificado.

Personal bibliotecario: personal que desempeña su trabajo en las sucursales, formado por un lado por los técnicos cualificados responsables de la ejecución de los procesos técnicos que permiten disponer de un catálogo en línea y de la prestación de los servicios bibliotecarios y de información, y por el otro, el personal auxiliar, que realiza las tareas auxiliares y de apoyo.

Personas usuarias: personal al servicio de la administración publica de la CAE en particular y la ciudadanía en general.

Comité coordinador: grupo responsable de la dirección del sistema integrado por la Biblioteca General y EJIE.

Grupos de trabajo: grupos formados por personal bibliotecario especializado, responsables de la definición de los procesos técnicos, de los servicios bibliotecarios y de la elaboración de los manuales de dichos procesos. En la actualidad están constituidos los siguientes grupos:

− Catalogación

− Autoridades

− Publicaciones seriadas

− Adquisiciones y préstamo

− Difusión y comunicación

Sistema informático: conjunto de recursos informáticos necesarios para la elaboración del catálogo y la prestación de los servicios.

Asistencia técnica informática: soporte para el sistema informático, que abarca:

− Soporte a incidencias

− Gestión de peticiones


2 Productos, servicios y colaboraciones

2.1 Productos

Catálogo de fondos bibliográficos

Conjunto de descripciones bibliográficas de los fondos conservados en las bibliotecas que forman la red, en cualquier soporte y/o formato. Se incluyen también las descripciones de fondos en soporte electrónico con acceso remoto.

Guías temáticas

Recopilación de documentos que tratan sobre una materia o un área del conocimiento específico. Pueden ser a petición de las personas usuarias o por iniciativa de las bibliotecas.

Tutoriales

Ayuda en línea para saber utilizar los recursos de Bibliotekak.

2.2 Servicios

A continuación se presentan los servicios comunes que ofrece la red Bibliotekak, sin perjuicio de que cada biblioteca preste otros servicios atendiendo a las demandas de las personas usuarias. Para más información sobre los servicios específicos consúltese con cada una de las bibliotecas.

Atención a usuarios y servicio de referencia

Se presta orientación e información sobre Bibliotekak, su funcionamiento, servicios y recursos de información, así como el servicio de referencia e información bibliográfica. El servicio se presta al personal al servicio de la Administración de la CAE y a la ciudadanía presencialmente en las Bibliotecas, a través del teléfono o por correo electrónico.

Acceso en línea al catálogo (OPAC)

Consiste en la consulta pública a través de Internet al conjunto de fondos bibliográficos (libros, revistas, vídeos, microformas, etc.), incluidos los documentos electrónicos, de todas las bibliotecas que forman parte de la Red.

Adquisición de fondos a petición

Consiste en la adquisición, a petición de las personas usuarias, de fondos bibliográficos que no forman parte de la colección, siempre que sean compatibles con los criterios de formación de la colección de Bibliotekak. Este servicio está dirigido al personal al servicio de la Administración de la CAE.


Información de novedades bibliográficas

La Red informa sobre los nuevos fondos incorporados al catálogo. Esta información está disponible en el OPAC de Bibliotekak, en el apartado “Ultimas adquisiciones”.

Consulta y acceso al documento

Consiste en la consulta y lectura de los fondos de las bibliotecas en sus propias instalaciones. El servicio se presta en aquellas bibliotecas que cuentan con sala de lectura y pueden hacer uso del mismo tanto el personal al servicio de la Administración de la CAE como la ciudadanía.

Reprografía

Las personas usuarias disponen de un servicio de reproducción de documentos. Este se presta en las sucursales de Bibliotekak al personal al servicio de la Administración de la CAE y a la ciudadanía, según la normativa de la Red y respetando la legislación vigente de derechos de autor, propiedad intelectual y la normativa de la CAE en materia de precios públicos.

Préstamo personal

Este servicio permite al personal autorizado disponer de los materiales de la biblioteca. Se puede realizar en el OPAC mediante una reserva o bien acudiendo a los mostradores de las bibliotecas.

Al personal de la administración cuyo centro de trabajo esté fuera de la sede de la biblioteca, el material solicitado en préstamo se le hará llegar a su puesto de trabajo por correo interno.

Las condiciones del préstamo deberán atenerse a la normativa de la Red y pueden variar de una biblioteca a otra.

Préstamo interbibliotecario

Permite a las personas usuarias la consulta en la Biblioteca de materiales no disponibles en el catálogo de Bibliotekak a través de la solicitud a otras bibliotecas ajenas a la Red. Este servicio está dirigido al personal al servicio de la Administración de la CAE.

Servicio Dialnet

El servicio permite al personal de la administración la obtención de una copia de documentos localizados a través de Dialnet. La petición se hace a través de la Web de Dialnet y llega a la Biblioteca General, que la gestiona.

Dialnet (Difusión de Alertas en la Red) es una hemeroteca virtual hispana de carácter multidisciplinar con un servicio de alertas bibliográficas. Recopila y facilita el acceso a contenidos científicos, principalmente a través de alertas documentales.

Equipamiento informático y audiovisual

Las bibliotecas disponen del equipamiento informático y audiovisual necesario para la consulta de aquellos documentos que necesitan de un equipamiento específico: microfilms, vídeos. El servicio se presta en las bibliotecas que cuenta con este tipo de materiales, tanto al personal al servicio de la Administración de la CAE como a la ciudadanía.


Difusión Selectiva de la información (DSI)

Servicio que consiste en hacer llegar a las personas usuarias, de forma regular, los resultados de un perfil de búsqueda personalizada y que responde a las materias objeto de su interés.

Formación de usuarios

Servicio que dota a las personas usuarias de las competencias y habilidades necesarias para el uso de los recursos y servicios de información de Bibliotekak.

Sistema de quejas y sugerencias.

Servicio por el cual las personas usuarias pueden expresar sus quejas respecto a los productos o servicios de Bibliotekak o proponer mejoras de los mismos. Se pueden realizar en los puntos de servicio, o a través del buzón del OPAC “Contacte con la Biblioteca”.

2.3 Colaboraciones

Las bibliotecas componentes de la red Bibliotekak colaboran en diferente grado con otras redes temáticas y/o bibliográficas, como son:

− Legesarea

− Intranet Jurídica

− Bakegune

− Dialnet

− Bilgune

− Red sanitaria


•

3 Compromisos y deberes

Red

Prestar un servicio de información de calidad, adaptado a las necesidades de las personas usuarias.

Dar a conocer y difundir los servicios que proporciona.

Cabecera del sistema

Supervisar y dirigir de la evolución de la Red. (Delega el modelo de procesos en los grupos de trabajo).

Bibliotecas/sucursales

Mantener sus fondos actualizados, según su área de actuación, y accesibles a través del catálogo conjunto.

Respetar el horario establecido de atención al público.

Comprometerse a dar servicios de calidad con eficacia y eficiencia.

Utilizar todas las funcionalidades del sistema de gestión bibliotecaria en el trabajo diario.

Personal bibliotecario

Cumplir con la normativa y procedimientos de trabajo de la Red.

Colaborar con el resto de profesionales a través de los grupos de trabajo.

Atender las necesidades de información de las personas usuarias de forma correcta y eficiente.

Personas usuarias

Respetar y hacer un uso correcto de los materiales e instalaciones bibliotecarias.

Respetar al personal bibliotecario y al resto de las personas usuarias.

Cumplir la normativa vigente en materia de Propiedad Intelectual.

Comité coordinador

Supervisar la gestión de cambios y necesidades de evolución de la Red atendiendo a propuestas y/o necesidades de sus miembros.

Interactuar con los elementos ajenos a la Red para establecer acuerdos, colaboraciones….


Grupos de trabajo

Mantener las normas y procedimientos técnicos de la Red actualizados

Recopilar y proponer mejoras del sistema y estudio y valoración de las mismas.

Asistencia técnica informática

Atender las peticiones y resolver incidencias, mantener y actualizar la plataforma y atender consultas y dudas, todo ello relacionado con el uso y funcionamiento del sistema informático.


4 Normativa

4.1 Normas organizativas

Estatal

− Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. (BOE 29 de junio de 1985)

− Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. (BOE 14 de diciembre de 1999)

− Ley 23/2006, de 7 de julio, por la que se modifica el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril. (BOE 8 de julio de 2006)

− Ley 10/2007, de 22 de junio, de la lectura, del libro y de las bibliotecas. (BOE 23 de junio de 2007)

Autonómica

− Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco. (BOPV 6 de agosto de 1990)

− Ley 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos. (BOPV 4 de marzo de 2004)

− Ley 11/2007, de 26 de octubre, de Bibliotecas de Euskadi. (BOPV 19 de noviembre de 2007).

− Decretos de estructura orgánica (pendiente de aprobación de los decretos de estructura orgánica de la X Legislatura).

4.2 Normas técnicas.

Catalogación

− REGLAS de catalogación. — Ed. nuevamente rev. — Madrid : Ministerio de Educación y Cultura, Centro de Publicaciones : Boletín Oficial del Estado, 1999.

− Formato IBERMARC para registros bibliográficos. — 6ª ed. — Madrid : Biblioteca Nacional, 2001. (2 v.)

Encabezamientos de materia

− Encabezamientos de la Biblioteca Nacional

Descriptores

− EuroVoc, Tesauro multilingüe de la Unión Europea.

− DeCS, Descriptores en Ciencias de la Salud.


5 Procedimientos del sistema

Se entiende por procedimientos organizativos aquellos que determinan la estructura del Sistema y la relación entre sus elementos y por procedimientos técnicos aquellos que regulan su funcionamiento.

5.1 Procedimientos organizativos

− Incorporación y/o modificación de los elementos de la Red.

− Incorporación y/o modificación de los servicios

− Sistema informático

5.2 Procedimientos técnicos.

− Adquisiciones

− Gestión de publicaciones periódicas

− Catalogación

− Préstamo

− Difusión y comunicación

Las modificaciones de los procedimientos técnicos se comunican a través del servicio de mensajería de Absysnet.

ANEXO I Directorio de bibliotecas

ANEXO I. Directorio de Bibliotecas Pág.1

Departamento de Educación, Política Lingüística y Cultura Biblioteca de Educación Localización: Lakua II, planta baja, zona K C/ Donostia-San Sebastián, 1 01010 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 018456 / 945 018287 Fax: 945 018198 Correo electrónico: [email protected] Página web Centro de Patrimonio Cultural Biblioteca Localización: Lakua I C/ Donostia-San Sebastián, 1 01010 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 019490 Departamento de Hacienda y Finanzas Biblioteca General Localización: Lakua II, zona Q, (planta baja) C/ Donostia-San Sebastián, 1 01010 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 018560 Fax: 945 018709 Correo electrónico: [email protected] Página web Departamento de Administración Pública y Justicia Viceconsejería de Régimen Jurídico Biblioteca de Régimen Jurídico Localización: Edificio O, Planta 1 C/ Donostia-San Sebastián, 1 01010 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 018632 Fax: 945 018703 Correo electrónico: [email protected] Departamento de Desarrollo Económico y Competitividad Biblioteca de Industria Localización: Lakua I, Sótano C/ Donostia-San Sebastián, 1 01010 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 018217 Fax: 945 018252 Correo electrónico: [email protected] Página web


Biblioteca de Agricultura Localización: Lakua I, Sótano C/ Donostia-San Sebastián, 1 01010 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 016319 Correo electrónico: [email protected] Página Web Departamento de Empleo y Políticas Sociales Biblioteca de Empleo Localización: Lakua I, planta 1, pasillo L, despacho nº 1 C/ Donostia-San Sebastián, 1 01010 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 019358 Fax: 945 019451 Correo electrónico: [email protected] Departamento de Salud Biblioteca del Departamento de Sanidad Localización: Lakua II, 4ª planta C/ Donostia-San Sebastián, 1 01010 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 019171 / 945 019198 Fax: 945 019192 Correos electrónicos: [email protected] [email protected] [email protected] Página Web Dirección Territorial de Bizkaia Alda. Rekalde, 39 A, 5ª planta 48008 Bilbao Teléfono: 94 4031550 Fax: 94 4031751 Correo electrónico: [email protected] Página Web: Dirección Territorial de Gipuzkoa Avda. Navarra, 4 20013 Donostia-San Sebastián Teléfono: 943 022766 / 943 022726 Fax: 943 022701 Correos electrónicos: [email protected] [email protected] Página Web


Centro de Documentación de Educación para la Salud C/ Santiago, 11 01002 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 017157 / 945 017175 Fax: 945 017179 Correo electrónico: [email protected] Página Web Escuela Universitaria de Enfermería de Vitoria-Gasteiz C/ Jose Atxotegi, s/n 01009 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 218052 Fax: 945 220626 Correo electrónico: [email protected] Página Web Biblioteca del Hospital Universitario Araba C/ José Atxotegi, s/n 01009 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 007345 Correo electrónico: [email protected] Biblioteca del Hospital Universitario de Basurto Avda. de Montevideo 18 48013 Bilbao Teléfono: 94 400 62 35 Correo electrónico: [email protected] Biblioteca del Hospital Universitario Donostia Paseo del Dr. Beguiristain s/n 20014 Donostia - San Sebastián Correo electrónico: [email protected] Teléfono: 943 007576 / 943 007256 Fax: 943 007 067 Emakunde. Instituto Vasco de la Mujer Centro de Documentación C/ Manuel Iradier, 36 01005 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 016700 Fax: 945 016701 Correo electrónico: [email protected] [email protected] Página Web


Instituto Vasco de Administración Pública Biblioteca / Centro de Documentación del IVAP Biblioteca General (Vitoria-Gasteiz) Localización: Lakua I, Sótano C/ Donostia-San Sebastián, 1 01010 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 017641 Fax: 945 017602 Correo electrónico: [email protected] Fondo General Evetu (Bilbao) Localización: Alda. Recalde, 18 48009 Bilbao Teléfono: 94 4031611 Fax: 94 4031601 Correo electrónico: [email protected] Página Web Instituto Vasco de Consumo Centro de Documentación de Kontsumobide Localización: C/ Santiago, 11 01002 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 062140 Fax: 945 062141 Correo electrónico: [email protected] [email protected] Página Web Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales Biblioteca de OSALAN Centro Territorial de Bizkaia Camino de la Dinamita, s/n 48903 Baracaldo Teléfono.: 94 403 21 68 Fax: 94 403 21 07 Correo electrónico: [email protected] Página Web Centro Territorial de Gipuzkoa Maldatxo bidea, s/n 20012 Donostia - San Sebastián Teléfono: 943 023274 Fax: 943 023251 Correo electrónico: [email protected] Página Web


Agencia Vasca de Protección de Datos Centro de Documentación Teléfono: 945 016230 Fax: 945 016231 Correo electrónico: [email protected] Página Web INGURUGELA Biblioteca Vitoria-Gasteiz Dirección: C/ Baiona, 56-58 01010 Vitoria-Gasteiz Teléfono: 945 179030 Correo electrónico: [email protected] Bilbao Dirección: C/ Ondarroa, 2 48004 Bilbao Teléfono: 944 114999 Fax: 944 114778 Correo electrónico: [email protected] Donostia-San Sebastián Dirección: Basotxiki, 5 20015 Donostia-San Sebastián Teléfono: 943 321859 Fax: 943 270394 Correo electrónico: [email protected] Legazpi Dirección: Barrio Brinkola auzoa 20220 Legazpi Teléfono: 943 731697 Correo electrónico: [email protected] Urdaibai Dirección: Patronato de la Reserva de la Biosfera de Urdaibai Palacio Udetxea Allende Salazar, s/n 48300 Gernika-Lumo Teléfono: 943 200474 Correo electrónico: [email protected]

ANEXO II

Grupos de trabajo

Grupo Comité Coordinador

Componentes Jefe de Servicio de Archivo, Biblioteca y Publicaciones –Begoña Urigüen Responsable del Área de Biblioteca de la Biblioteca General – Maite Marzana Jefe de Proyecto EJIE – Ana Santos Responsable de Asistencia Técnica – Luis Sogorb Consultor externo – Asun Lander Biblioteca Departamento de Salud. Bizkaia – Belén Castello Biblioteca de Empleo – Joxe Arizmendi

Coordinador Begoña Urigüen

Contacto [email protected]

Notas Sindi Barbeito, alta julio 2013 - baja febrero 2014. Belén Castello, alta julio 2013 Joxe Arizmendi, alta febrero 2014

Grupo Adquisiciones y circulación

Componentes Maite Marzana, Asun Lander

Coordinador Maite Marzana


Grupo Catalogación

Componentes Maite Marzana, Emiliano Bartolomé, Susana Barreiro, Asun Lander, Gloria Osakar



Notas Sindi Barbeito, baja febrero 2014 Gloria Osakar, alta febrero 2014

Grupo Publicaciones seriadas

Componentes Emiliano Bartolomé, Lola Fiallegas, Gloria Osakar, Asun Lander, Joxe Arizmendi, Conchi Sagastuy

Coordinador Emiliano Bartolomé


Notas Joxe Arizmendi, alta febrero 2014 Conchi Sagastuy, alta febrero 2014

Grupo Autoridades

Componentes Maite Marzana, Emiliano Bartolomé, Rubén Lamas, Belén Castelló, Asun Lander, Susana Barreiro, Begoña San Nicolás



Notas Sindi Barbeito, baja febrero 2014 Susana Barreiro, alta febrero 2014 Begoña San Nicolás, alta febrero 2014

Grupo Difusión y comunicación

Componentes Rubén Lamas, Conchi Sagastuy, Lola Fiallegas , Susana Barreiro, Sindi Barbeito, Asun Lander

Coordinador Rubén Lamas


Notas Sindi Barbeito, baja febrero 2014

ANEXO III

Procedimientos

ANEXO III. Procedimientos Pág. 1

I. PROCEDIMIENTO DE INCORPORACIÓN DE BIBLIOTECAS/SUCURSALES A LA RED BIBLIOTEKAK

1. OBJETO

Establecer el procedimiento a seguir para la incorporación de nuevas bibliotecas / sucursales a la red Bibliotekak.

2. DESARROLLO

El/la responsable de la Unidad administrativa de la que depende la biblioteca deberá enviar a la Dirección de Recursos Generales un escrito solicitando la incorporación o creación de una biblioteca/sucursal.

Recepcionada la solicitud, la Dirección de Recursos Generales le dará traslado al Comité Coordinador de Bibliotekak para su estudio.

El Comité Coordinador elaborará un informe con las actuaciones a seguir, en función de la información facilitada:

Compra de las licencias necesarias para la puesta en marcha de la biblioteca/sucursal.

Propuesta de una convocatoria de reunión para profundizar en la información e iniciar un estudio de viabilidad del proyecto incorporación, si fuera necesario.

3. MODELO DE SOLICITUD

Canal: Correo electrónico

Destinatario: Dirección de Recursos Generales

Asunto: Incorporación de una biblioteca/sucursal a la Red

Cuerpo: Documento firmado digitalizado adjunto, en el que consten los siguientes datos:

Nombre de la biblioteca y responsable de la misma.

Nombre de la sucursal y dirección postal

Área del conocimiento implicada

Fondos y características (volúmenes, soportes…)

Situación actual del sistema

Sistema informático empleado, si lo hubiere, y sistemas relacionados.

Personal con el que cuenta.

Público objetivo y características

Dependencia orgánica

Interlocutor/a y datos de contacto.


II. PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES/BAJAS DE BIBLIOTECAS/ SUCURSALES

1. OBJETO

Determinar qué modificaciones de bibliotecas/sucursales es necesario notificar y el procedimiento para llevarlas a cabo.

2. DESARROLLO

Se deben notificar los siguientes cambios:

Cambio de la persona responsable de una biblioteca

Cambio de la dirección y datos de contacto de una biblioteca/sucursal

Baja de una biblioteca/sucursal en la Red.

La comunicación será de la persona responsable de la Unidad administrativa de la que depende la biblioteca a la Dirección de Recursos Generales.

La petición de baja de una biblioteca/sucursal dará lugar a un estudio conjunto para determinar la implicación que dicha baja tiene en el sistema y como se llevará a cabo dicho proceso.



Destinatario: Dirección de Recursos Generales

Asunto: Tipo de cambio solicitado

Cuerpo: Documento firmado digitalizado adjunto de solicitud de baja/modificación.


III. PROCEDIMIENTO PARA ALTA DE USUARIOS PROFESIONALES EN EL SISTEMA INFORMATIVO

1. OBJETO

Describir el procedimiento para dar de alta en el sistema informático al personal bibliotecario (usuarios profesionales).

2. DESARROLLO

La persona responsable de la biblioteca a la que se incorpora el nuevo personal debe realizar una solicitud al responsable informático de su Departamento para que haga una petición al Servicio de Asistencia técnica de EJIE a través de Eskagune.

Tras la recepción de la solicitud, el Servicio de asistencia contrasta la petición con el/la responsable de la biblioteca para determinar las tareas que va a realizar.

El Servicio de asistencia realiza el alta del usuario e informa al responsable con el detalle correspondiente:

Código de usuario

URL de acceso al sistema informático.



Destinatario: Responsable informático del Departamento

Asunto: Alta de usuario en el Sistema

Cuerpo: Datos del nuevo personal:

Nombre de la persona

Biblioteca/sucursal a la que quedará adscrito

Teléfono y correo electrónico del puesto

Perfil

o Técnico de biblioteca o Auxiliar de biblioteca


IV. PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIONES/BAJAS DE USUARIOS PROFESIONALES EN EL SISTEMA INFORMÁTICO

1. OBJETO

Describir el procedimiento a seguir cuando se produzcan modificaciones en el personal usuario profesional o se produzcan bajas de personal.

2. DESARROLLO

El/la responsable de la biblioteca solicitará a su responsable informático la modificación y este hará una petición a EJIE a través de Eskagune indicando el tipo de modificación:

Baja

Modificación de los permisos y/o funciones

Cambio de biblioteca/sucursal (en este caso se debe indicar también si hay cambios en las funciones)

Tras la recepción de la solicitud se procederá a realizar los cambios.



Destinatario: Responsable informático del Departamento

Asunto: Tipo de modificación solicitada

Cuerpo: Datos que se modifican


V. PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LOS GRUPOS DE TRABAJO

1. OBJETO

Regular el procedimiento para la creación de nuevos grupo de trabajo que asuma el estudio de otros aspectos de interés para la red Bibliotekak o para la incorporación de nuevos miembros en los grupos que ya existen.

2. DESARROLLO

Creación de un nuevo grupo La petición puede partir de cualquier persona perteneciente al colectivo técnico bibliotecario e irá dirigida al Comité Coordinador justificando la necesidad de crear un nuevo grupo de trabajo.

Modificación de un grupo Para la incorporación o baja de miembros en los grupos de trabajo existentes la persona interesada se pondrá en contacto con el coordinador de dicho grupo. Este la presentará al grupo de trabajo que tomará una decisión y la comunicará al Comité Coordinador y al resto de personal bibliotecario.


Creación de un nuevo grupo


Destinatario: Comité Coordinador

Asunto: Alta/baja en el grupo [nombre del grupo]

Cuerpo: Justificación de la petición.

Modificación de un grupo


Destinatario: Coordinador del grupo de trabajo

Asunto: Alta/baja en el grupo [nombre del grupo]

Cuerpo:


VI. PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE LOS SERVICIOS.

1. OBJETO

Establecer el procedimiento para solicitar nuevos servicios o modificaciones en los ya existentes relacionados con la aplicación informática y regulados por un procedimiento técnico.

2. DESARROLLO

Nuevos servicios

La petición puede partir de cualquier persona perteneciente al colectivo técnico bibliotecario que la presentará al Comité Coordinador.

Una vez estudiada la solicitud y sus consecuencias (objetivos, financiación, carga de trabajo, etc.) adoptará la decisión que corresponda poniéndola en conocimiento del resto del personal bibliotecario a través de una nota en el servicio de mensajería de Absysnet.

Modificación de servicios existentes

Las propuestas de modificación de servicios ya existentes se gestionarán a través del Grupo de trabajo correspondiente.

El Grupo de trabajo estudiará la petición y, si procede, tramitará la solicitud al Servicio de Asistencia Informática (SAI), enviándola también al Comité Coordinador de Bibliotekak para su estudio y valoración.


Nuevos servicios


Destinatario: Comité Coordinador

Asunto: Petición de un nuevo servicio

Cuerpo: Descripción del servicio propuesto

Modificación de servicios existentes


Destinatario: Coordinador del grupo de trabajo

Asunto: Modificación del servicio [nombre del servicio]

Cuerpo: Descripción de la modificación solicitada


VII. PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN Y MANTENIMIENTO DE CONTENIDOS ESTÁTICOS DEL OPAC

1. OBJETO

Regular el procedimiento para la creación y mantenimiento de los contenidos estáticos (Interwoven) asociados al OPAC.

2. DESARROLLO

La petición puede partir de cualquier persona perteneciente al colectivo técnico bibliotecario que la dirigirá a la gestora Web del SABP indicando el tipo de petición:

Inclusión de un nuevo contenido.

Modificación de un contenido existente.

Supresión de un contenido.

En función del alcance de la petición la gestora Web la presentará al grupo de Difusión y comunicación para su aprobación o la ejecutará directamente.


Creación de un nuevo grupo


Destinatario: Gestora Web del SABP.

Asunto: Contenido OPAC

Cuerpo: Descripción de la solicitud


VIII. PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACION DEL SISTEMA INFORMÁTICO

1. OBJETO

Delimitar los aspectos relacionados con el sistema informático que se prestan a través del Servicio de asistencia técnica y el procedimiento para solicitar dicha asistencia.

2. DESARROLLO

Consultas e incidencias

Incluye consultas sobre las funcionalidades del sistema informático e incidencias en el uso del mismo.

Las puede plantear cualquier usuario del sistema informático por medio del CAU.

Peticiones a asistencia técnica

Básicas, que incluyen los siguientes aspectos:

Cambios en la Parametrización (Gestión del módulo de Administración)

Cambios y nuevos Productos impresos:(estadísticas, listados, carnet, cartas).

Cambios y nuevos formatos visualización

Cambios y nuevas webs (Web-Opac)*

Cambios en Bases de Datos. (BRS, ORACLE, definición , updates masivas)

Creación o Modificación de Usuarios

Especiales, que se refieren a aspectos como

Extracción de datos para webs o sistemas externos

Migración de versiones y/o sistemas, incorporación de nuevos módulos o integración con otros sistemas.

Elaboración de informes

Cuando una petición afecte al funcionamiento general de la red Bibliotekak será necesario contar previamente con el acuerdo del grupo de trabajo relacionado con el ámbito de la petición.


Peticiones a asistencia técnica

Canal: a través de Eskagune (Soporte bibliotecas)

Destinatario: Responsable Asistencia técnica..

*Los cambios en los contenidos estáticos (Interwoven) recaen sobre la gestora Web del SABP.


IX. PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIÓN DE DOS TÉCNICOS AL COMITÉ COORDINADOR

El Comité Coordinador está compuesto, según se recoge en el Anexo II. Grupos de trabajo, por una serie de miembros permanentes en razón de su puesto de trabajo. Durante la reunión celebrada el 6 de marzo de 2013 se acordó incrementar en dos personas más este Comité. Estos nuevos miembros formarán parte del Comité bien por iniciativa propia, o bien por elección del personal técnico bibliotecario de la Red. Estos miembros rotarán cada dos años.

1. OBJETO

Regular el procedimiento para incorporación de dos representantes del personal Técnico Bibliotecario al Comité Coordinador.

2. REQUISITOS

Puede formar parte del Comité Coordinador el personal técnico bibliotecario de la Red Bibliotekak que cumpla los siguientes requisitos:

Participe en los grupos de trabajo

Haga un uso activo de la herramienta de Gestión bibliotecaria y esté al tanto de la normativa vigente en materia de bibliotecas.

3. DESARROLLO

La incorporación al Comité de dos miembros pertenecientes al personal técnico bibliotecario podrá ser por iniciativa propia, en el caso de que haya sólo dos candidaturas que cumplan los requisitos para formar parte del mismo, o por elección del resto del personal técnico bibliotecario, si hubiera más de dos candidaturas. Caso de ser necesaria una votación para la elección de los miembros está se llevará a cabo durante la reunión y será a mano alzada. Tendrán derecho de voto el personal técnico bibliotecario que asista a la reunión y miembros permanentes del Comité Coordinador. La elección se llevará a cabo en las reuniones semestrales de la Red de Bibliotekak, previa presentación de las candidaturas. El nombramiento será por un periodo de dos años, transcurrido el cual se hará una nueva convocatoria para presentación de las candidaturas. Si durante los dos años de vigencia del nombramiento se produjera alguna vacante, el puesto se cubriría en la siguiente reunión semestral de la Red Bibliotekak.

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