VÁŠ RÁDCE JAK DOBŘE

VYBRAT ATS

PROČ DĚLAT NÁBOR JINAK?

1

Pracovní trh se mění zásadním způsobem. Je to především díky rozvoji technologií, které umožňují okamžitý přístup k prakticky neomezenému množství informací. A to se týká i náboru. Pryč jsou doby, kdy zaměstnavatelé drželi veškeré informace. Dnes se uchazeči o vaší firmě, o tom jak to u vás vypadá, kolik si u vás můžou vydělat a kdo u vás pracuje dozví rychleji, než vy stihnete pozvat pozvánky na pohovor. Ta samá rychlost platí samozřejmě i opačně - uchazeči okamžitě sdílí s velkou sítí svých kontaktů každou zkušenost s vaší firmou a proto je zásadní, aby tyto zkušenosti byly pozitivní.

Většině firem dnes začíná docházet, že nejdůležitějším faktorem pro úspěch jsou kvalitní a talentovaní zaměstnanci. A tak souboj o talenty na pracovním trhu vede k tomu, že (konečně!) role HR a náboru především začíná být vedením firem chápána jako strategická. Tedy, že není jenom oddělením, které je pro firmu nákladem a které pouze poskytuje služby ostatním oddělením, ale že spoluvytváří budoucnost firmy. Úspěch HR v této roli závisí na technologii a datech, které budou rozvoj této strategické funkce podporovat.

Kromě ATS existuje celá řada softwarových nástrojů, které tvrdí, že s náborem pomáhají. Ovšem jejich přístup je většinou o tom, že nábor je činnost, která každého obtěžuje a proto je potřeba ji udělat rychle a věnovat se něčemu příjemnějšímu nebo důležitějšímu.

Ve firmě Český Trh Práce se na to díváme jinak, především, je jen málo činností důležitějších pro budoucnost firmy než nábor. A proto si náš ATS “Recruitis” klade za cíl pomoci vám stát se těmi nejlepšími recruitéry. Chceme, abyste mohli snadno implementovat ty nejnovější a nejefektivnější metody náboru, abyste se mohli neustále zlepšovat díky našim detailním statistikám a především, aby práce v našem ATS bavila co nejvíce lidí u vás ve firmě, což je zásadní předpoklad úspěchu.

Co pomáhá nastartovat efektivnější

nábor?

• ATS - správně vybraný a správně používaný • Referrals - správně nastavený systém doporučování pozic vlastními zaměstnanci za odměnu • Employer Brand - strategicky budovaný a akceptovaný všemi zaměstnanci • Podpora vedení - na základě přesvědčivých tvrdých dat podporujících strategický význam náboru

PROČ JE NUTNÉ MÍT ATS?

2

Na chvíli se odprostěte od toho, jakým způsobem děláte nábor teď a představte si, jak byste ho chtěli dělat v budoucnu. Co vám vaše současná technologie a přístup neumožňuje? Ptejte se také, co firma jako celek od náboru potřebuje do budoucna. Můžete se spolehnout na to, že cokoliv to bude, vždy budete potřebovat talentované zaměstnance. Tyto všechny “sny” by vám měl ATS splnit, nebo minimálně přispět výrazně k jejich splnění.

Pro úspěch náboru je nutné ovládnout všechny moderní trendy náboru, ale zároveň bez dobrého ATS všechny snahy končí neúspěchem nebo frustrací. Je to logické, protože budovat a šířit dobré jméno zaměstnavatele (tzv. employer brand), podporovat nábor na sociálních sítí pomocí HR marketingu a zpětně vyhodnocovat úspěšnost, neustále komunikovat a budovat vztah s velkým množstvím uchazečů ve vaší databázi (tzv. talent pool), vytvářet reporty pro vedení, zlepšovat proces náboru tak, aby se uchazečům více líbil (tzv. candidate experience) a nebo budovat a spravovat systém doporučování pozic za odměnu vlastními zaměstnanci (tzv. referrals) bez nástroje, který je k tomu přímo určený (na rozdíl od obecného kancelářského softwaru nebo všeobecných informačních systémů) je předem odsouzeno k neúspěchu.

Výše zmínění referrals jsou dobrým příkladem toho, jak dělat dobrou věc špatným způsobem může tuto dobrou věc znechutit všem zúčastněným. Mnoho našich zákazníků doporučování pozic zkoušelo a tvrdilo nám v úvodu, že to zkrátka nefunguje. Avšak poté, co jsme jim předvedli naše know-how a technickou podporu zabudované přímo v ATS Recruitis, pochopili, že inzerát s finanční odměnou za nalezení zaměstnance vystavený na firemní nástěnce má pramálo společného se skutečným programem referrals.

Co jde jen obtížně dělat bez dobrého

ATS?

• Sledovat efektivitu jednotlivých zdrojů kandidátů • Automatizovat rutinní úkoly jako je hromadné posílání emailů nebo pozvánek na pohovory • Standardizovat pohovory a otázky v rámci týmu a spolu s tím předávat know-how novým kolegům • Efektivně sdílet hodnocení a poznámky v rámci týmu na jednom místě bez nutnosti porad • Mít k dispozici aktuální reporty v reálném čase bez nutnosti používat další nástroje a data přepočítávat

JAK ZÍSKAT ”ANO” OD VEDENÍ?

3

Asi se nebudeme mýlit, když budeme předpokládat, že cena ATS bude mezi prvními otázkami, na které se vás vedení zeptá. Ale ať je částka jakákoliv, nelze říci, zda je to moc nebo málo bez toho, abychom si co nejpřesněji vyčíslili naše současné náklady na nábor. Jedině v kontextu našich současných nákladů a budoucích úspor, které přinese ATS, má smysl cenu ATS posuzovat. Do typických nákladů náboru patří: platby za inzerci práce, platby za personální agentury, mzdové náklady lidí podílejících se na pohovorech, vyhledávání uchazečů apod.

Zároveň se při vyčíslování nákladů pokuste odhadnout, jak velká část je vlastně promrhána díky neefektivním nástrojům, které používáte, díky špatným náborům, které jste provedli díky nedostatku informací, díky zbytečným pohovorům s uchazeči, kteří se na pozice nehodí, díky času věnovanému rutinním administrativním úkolům atd. Není nereálné odhadovat, že jedna špatně obsazená pozice bude vaši firmu stát více než roční předplatné ATS.

Cena pochopitelně nebude jedinou otázkou při posuzování nákupu ATS do vaší firmy. Je dobré být připravený i na ostatní očekávané otázky a mít připravenou obhajobu nákupu ATS ze všech úhlů. Zde je pár tipů, na co nezapomenout před samotným jednáním:

• ověřte si, že mluvíte s osobou kompetentní udělat rozhodnutí nebo dát zásadní doporučení tomu, kdo rozhodnutí dělá

• zjistěte si, jaké cíle nábor ve firmě má a vysvětlete konkrétně, jak zavedení ATS pomůže k jejich dosažení

• vypište si zásadní problémy současného náboru (a to jak z pohledu firmy, tak především z pohledu uchazečů) a opět uveďte jak konkrétně ATS tyto problémy řeší.

Na co si dát pozor při

posuzování ceny ATS?

Každá firma má vlastní cenovou politiku, a tak vlastní pořizovací cena nemusí být jedinou součástí celkových nákladů na ATS. Proto se při výběru ptejte, zda budete platit: • jen pořizovací cenu jednorázově nebo je to roční pronájem služby? • více, pokud máte více pozic nebo uživatelů systému? • za export dat ze systému nebo naopak za import z vašeho současného řešení? • za instalaci, zaškolení a za uživatelskou podporu? • za budoucí vývoj nebo updaty? Například ATS Recruitis si pořídíte pouze za fixní roční poplatek. Žádné další skryté poplatky vás nepřekvapí!

JAK POZNAT TO PRAVÉ ATS?

4

Pokud jste se rozhodli zabývat se koupí ATS skutečně vážně, je ideální nechat si předvést několik konkurenčních řešení a porovnat, co jste viděli. Aby se vám jednotlivá ATS lépe porovnávala, nabízíme vám několik našich tipů, na co se zaměřit. Jedno pravidlo je ale nadevše - vždy si nechte ukázat konkrétní situace, které běžně řešíte.

Všímejte si pak především následujících oblastí:

Podpora více zdrojů uchazečů

ATS by mělo podporovat co nejvíce zdrojů uchazečů, protože pro úspěch náboru je zásadní dělat mnoho různých aktivit. Je proto nutné, aby ATS nepodporoval jen inzerci práce (nebo dokonce jen jeden pracovní portál, jak tomu u některých ATS je), dále aby ATS podporoval referrals, včetně sdílení na sociálních médiích. ATS by měl být schopný snadno (ideálně automaticky) nahrávat uchazeče a odpovědi i od různých personálních agentur. Je jasné, že tato různorodost přináší potřebu mít přesné informace o jednotlivých zdrojích a také umožnit recruitérům, aby mohli zdroje vyhodnocovat, přidávat si komentáře a vzájemné postřehy a hodnocení k jednotlivým zdrojům.

Administrativní práce s uchazeči

ATS vám musí práci ulehčovat i v těch nejelementárnějších úkonech, jako je posílání emailů, hodnocení uchazečů, posouvání uchazečů v procesu náboru apod. Všímejte si, zda můžete poslat personifikovaný email více uchazečům jedním kliknutím, zda můžete provádět hromadné akce s více uchazeči (např. odmítnutí) a zda systém automaticky vyřeší emailovu komunikaci za vás. Důležité také je, aby informace o uchazečích byly přehledně uspořádány na jednom místě v kartě uchazeče a nemuseli jste přecházet z místa na místo, pokud chcete například vidět uchazečovo CV nebo historii emailové komunikace.

Co uchazeče při komunikaci

nejvíce frustruje?

Jsou to především neúměrně dlouhé intervaly mezi jejich a vaší komunikací (např. mezi momentem, kdy oni pošlou CV a vaší první odpovědí) a nekonsistentnost ve stylu komunikace mezi recruitéry.

Oba tyto problémy musí ATS řešit pomocí chytrých emailů a šablon pro jednotlivé typy odpovědí uchazečům. ATS Recruitis oba tyto problémy samozřejmě řeší.

5

Pohovory

Plánování, organizování a realizace pohovorů patří mezi nejčastější a z určitého pohledu i nejnáročnější úkony recruitéra. ATS toto musí změnit. Vše začíná integrací vašeho kalendáře, jednoduchým a hromadným plánováním pohovorů (např. pomocí metody “drag and drop” uchazečů přímo do kalendáře s automatickou emailovou notifikací), ale patří sem i nástroje jako online předvýběr a databáze otázek pro předvýběr i pohovory, které zkracují dobu přípravy pro pohovor a umožňují lépe poznat uchazeče, se kterými má smysl pohovor dělat. Všechna tato vylepšení zároveň musí podporovat týmovou práci a standardizaci díky sdílení know-how v rámci ATS.

Reportování

Kromě komplexnosti a relevantnosti reportů (nenechte se ošálit barevnými dynamickými grafy bez zásadního významu pro váš proces náboru) je také důležitý kontext, kde se data objevují. Pokud řešíte pozici, chcete vidět kolik uchazečů a z jakých zdrojů odpovědělo. A toto chcete vidět přímo v kartě pozice. Pokud jste na kartě uchazeče, chcete, aby tam byla informace o historii komunikace s daným uchazečem. Nechcete mít menu nebo modul “Reporty” a tam hledat informace pokud je potřebujete. Je také důležité, aby poskytované reporty pomáhaly s vyhodnocováním vašich KPI, které se k náboru vztahují.

Uživatelská přívětivost

S ATS budete pracovat hodně a často, proto je důležité, aby ovládání bylo jednoduché, intuitivní a celé prostředí logicky uspořádané a příjemné na pohled. Všímejte si každého kliknutí navíc, každého návratu do jiného menu a podobně. Během předvedení systému jedno nebo dvě kliknutí navíc nevadí, ale při každodenním používání vám to může práci v novém ATS znechutit. A pokud vám nebude příjemné ATS používat, časem začnete hledat cesty jak se mu vyhnout a tím pořízení ATS zcela ztratí smysl.

Instalace, zaškolení a uživatelská podpora

I když během dema nebo ukázky ATS to v praxi zřejmě neuvidíte, stejně se ptejte jak náročná je instalace a co obnáší. To může být důležitým kritériem pro vaše IT oddělení, případně můžete pomoci identifikovat zásadní problémy v oblasti kompatibility s vaší stávající infrastrukturou. Moderní ATS, včetně ATS Recruitis, jsou nabízeny jako cloudové řešení bez nutnosti cokoliv instalovat, což výrazně ulehčuje nasazení systému a jeho testování. Pokud během dema vidíte něco, co by stálo za to změnit nebo vylepšit, nebojte se zeptat, co by taková změna znamenala v praxi - především jaká je cenová politika (budete za každou změnu platit?), jak dlouhá je dodací doba apod. I pouhé odpovědi během dema vám dají určitou indikaci o kvalitě uživatelské podpory.

Jaké obecné problémy ATS nejlépe řeší?

• Zlepšení výkonu programu doporučování a sdílení pozic (referrals) • Nemožnost jednoduše a objektivně měřit výkonnost jednotlivých zdrojů kandidátů • Neefektivita plánování a organizování pohovorů • Nejednotné a subjektivní otázky pro pohovory a jejich hodnocení • Zbytečná administrativní náročnost komunikace s uchazeči

www.recruitis.iowww.pro-personalisty.cz

Gratulujeme! Teď víte vše potřebné pro to, abyste si mohli vybrat to pravé ATS pro potřeby vašeho náboru.

U nás jsme přesvědčení, že systém Recruitis je ta správná volba pro zlepšení náboru i ve vaší firmě. Vložili jsme do jeho vývoje všechno naše úsilí, znalosti, ale i srdce.

Chcete se přesvědčit sami? Kontaktujte nás! My vám s radostí náš systém předvedeme! Stačí vám 30 minut vašeho času, Skype, Google Hangouts nebo jiná online technologie pro sdílení obrazovky. Dáváte přednost osobnímu setkání? Naši odborníci se u vás rádi zastaví a systém vám předvedou naživo.

+420 724 500 898recruitis@recrutis.io