RECORDS MANAGEMENT D’ENTREPRISE

Actions à mener pour conduire un

programme de records management

Réalisé par :

Khalifa Ababacar TALL Archiviste – Records manager

Septembre 2015

INTRODUCTION

Plusieurs actions sont nécessaires pour mettre en place un système de records management. Elles forment un tout cohérent dont l’efficacité dépend d’une bonne connaissance de l’entreprise, de ses activités, de ses documents et de son environnement. Pour un programme réussi, nous proposons ces 14 actions suivantes :

1) Constituer une équipe composée des représentants de la direction et des services quel que soit leur niveau dans la hiérarchie. Cette équipe est dirigée par le records manager qui assure les rôle de pilote, de coordination et de contrôle du projet.

2) Identifier les missions de l’entreprise, son mandat, ses attributions, ses objectifs et son environnement légal, réglementaire, économique et politique. Pour y arriver, il s’agira de :

- Consulter les textes portant création de l’entreprise, les textes réglementaires qui fixent l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise

- s’entretenir avec les dirigeants et les responsables de tâches administratives

3) Identifier et analyser les fonctions et les activités de l’entreprise :

- Consulter les textes portant création de l’entreprise, les textes réglementaires qui fixent l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise

- Analyser la documentation de l’entreprise (organigramme, rapports annuels, etc.)

- S’entretenir avec les dirigeants et les responsables de tâches administratives

4) Étudier les systèmes d’archivage et les systèmes d’information existants :

- Pour vérifier s’ils répondent aux exigences de conservation et de communication des documents

- Pour évaluer leurs points forts et leurs points faibles

5) Identifier les contraintes auxquelles le projet doit faire face :

- Organisationnelles (organisation interne de l’entreprise, réticence des agents aux changements, formation et accompagnement des agents)

- Techniques (disponibilité du matériel technique et des logiciels nécessaires pour la gestion des documents)

- Financières (mobilisation des moyens financiers pour la mise en œuvre du projet)

- En ressources humaines (implication des agents dans la mise œuvre du projet, recrutement du personnel à faire fonctionner le système)

6) Élaborer la politique du records management qui comprend :

- Les objectifs - mettre à la disposition de l’entreprise les documents engageants dans des délais réduits, satisfaire les exigences de conservation, réduire les risques juridiques et financiers

- Les stratégies – s’appuyer du soutien de la direction, sensibiliser et former les acteurs de l’entreprise, les associer au projet, faire l’état des lieux de l’organisation et de la conservation au sein de l’entreprise, détecter les forces et les faiblesses de celles-ci -

- Les normes – les normes à respecter à savoir : ISO 15489, OAIS, MoReq2 et ICA-Req -

- Les procédures de création des documents, de transfert , de communication et d’élimination

7) Recenser les différentes catégories de documents produits ou reçus par l’entreprise quels que soient leur support (papier ou électronique). Cette opération s’appuie largement sur la collaboration des services producteurs. Elle consistera à :

- Faire une liste des documents et dossiers - Déterminer la DUC et la DUA de chaque

catégorie de document - Identifier les documents à intégrer dans

le système au regard de leur valeur de preuve et d’information (les documents essentiels et vitaux)

8) Classer les documents dans un plan de classement organisé de manière logique suivant la structure hiérarchique des activités de l’entreprise :

- S’entretenir avec les acteurs de l’entreprise pour normaliser le vocabulaire à utiliser pour chaque activité

9) Sélectionner les documents à intégrer dans le système de records management. Pour ce faire, il faudra :

- prendre en compte le besoin d’information de l’entreprise, de ses partenaires et de ses clients

- Se conformer aux textes réglementant la conservation des documents

- évaluer les risques juridiques et financiers liés à l’inexistence ou à la non-disponibilité du document 

10) Définir les modalités de conservation, de tri et d’élimination dans un calendrier de conservation. Pour ce faire, il s’agira de :

- déterminer la DUC de chaque catégorie de documents avec l’aide des services producteurs

- Déterminer la DUA de chaque catégorie de documents en s’appuyant sur les prescriptions légales ou, à défaut, sur la durée normale des procédures

- Choisir les supports de conservation suivant la durée de conservation des documents

- Fixer le sort final des documents au terme de leur délai de conservation

11) Intégrer les documents dans le système de records management qui consiste à :

- Enregistrer les documents dans le système avec un identifiant unique pour chaque document ou dossier assorti de métadonnées

- Rattacher le document au plan de classement (suivant l’activité dont il procède)

- Indexer le document en utilisant un langage commun à l’entreprise

- Stocker les documents sur des supports qui garantissent leur intégrité, leur authenticité, leur fiabilité et leur exploitabilité

- Déterminer les personnes autorisées à accéder aux documents archivés et dans quelles circonstances

12) Tester et déployer le système au niveau de l’entreprise :

- Choisir un service pilote pour y tester le système

- Après test, étendre le système dans tous les services de l’entreprise

13) Procéder au contrôle et à l’audit du système :

- Pour s’assurer de sa conformité avec les normes de l’organisme

- Pour vérifier la valeur de preuve des documents archivés dans le système

- Pour améliorer les performances du système

14) Former les acteurs de l’entreprise à travers des séminaires, des cours de formation, des présentations informatiques, des remises de fiches ou de guides pratiques, etc. Cette formation aura pour but de :

- Faire comprendre aux acteurs le rôle et les avantages du système

- Expliquer les politiques, les procédures et les normes du records management

POUR ALLER PLUS LOIN

Association vaudoise des archivistes. Manuel pratique de gestion des documents :

Mettre en place les principes de Records management dans les communes vaudoises.

Lausanne : AVA, 2011, p. 67. Groupe métiers AAF-ADBS. Comprendre et pratiquer le records

management : Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises. Documentaliste-Sciences de l'Information [en ligne]. Vol. 42, n°2, 2005, p. 106-116. Disponible sur : www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2005-2-page-106.htm

ISO. Information et documentation – “Records management” - Partie 1 : Principes directeurs. ISO 15489. Genève : ISO. 2001, p. 18.

  ISO. Information et documentation – “Records management” -

Partie 2 : Guide pratique. ISO 15489. Genève : ISO. 2001, p. 27.