Reconocimiento a las Prácticas Promisorias en el Sector€¦ · Designado mediante Decreto No....
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Postulación Premio Nacional a la Calidad y
Reconocimiento a las Prácticas Promisorias en el Sector
Público.
Onceava Versión.
31 de julio del 2015.
Contenido
I. RESUMEN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN. .................................................................... 1
a) Información General de la Organización: .................................................................................. 1
b) Perfil de la Organización .............................................................................................................. 2
c) Catálogo de Servicios ................................................................................................................... 6
d) Evolución de la institución y el Sistema Nacional de Contrataciones Públicas: .................. 7
II. ANÁLISIS DE LOS NUEVE CRITERIOS Y SUBCRITERIOS DEL MODELO CAF. ........ 24
Criterio 1: Liderazgo ........................................................................................................................ 24
Criterio 2: Estrategia y Planificación: ............................................................................................ 29
Criterio 3: Gestión de los Recursos Humanos. ........................................................................... 34
Criterio 4: Alianzas y Recursos ..................................................................................................... 36
Criterio 5: Procesos. ........................................................................................................................ 43
Criterio 6: Resultados Orientados a los Ciudadanos/ Clientes ........................................ 53
Criterio 7: Resultados en las Personas ........................................................................................ 60
Criterio 8: Resultados en la Sociedad .......................................................................................... 66
Criterio 9: Resultados Clave de Rendimiento ............................................................................. 71
Glosario de Términos y Abreviaturas ............................................................................................... 80
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I. RESUMEN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN.
a) Información General de la Organización:
Dirección: Calle Pedro A. Lluberes esq. Rodríguez Objio, Santo Domingo, República Dominicana. Teléfono: 809-682-7407 Dirección Electrónica: direcció[email protected] Página Web. www.dgcp.gob.do
RNC: 401036932
Tabla No.1, Información General.
Principales funcionarios de la Institución
Dra. Yokasta Guzmán Santos - Directora General
Designada mediante Decreto No. 472-12 de fecha 17.08.2012.
Licda. Elizabeth Rodríguez Pavón - Subdirectora de Obras y Contrataciones.
Designada mediante Decreto No.539-12 de fecha 01.09.2012.
Dr. Santiago Vilorio Lizardo - Subdirector de Bienes y Servicios
Designado mediante Decreto No. 539-12 de fecha 01.09.2012.
Base legal principal.
Ley No. 340-06 del 18 de agosto del 2006 sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones.
Reglamento No. 543-12 del 6 de septiembre del 2012, que regula la aplicación de la Ley No. 340-06 sobre Compras y Contrataciones.
Ley No. 488-08 de fecha 30 de diciembre del 2008, que establece un Régimen Regulatorio para el Desarrollo y Competitividad de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MIPYMES).
Decreto No. 164-13, del 10 de junio del 2013 que fomenta el desarrollo de la producción nacional, el fortalecimiento de las MIPYME.
Decreto No. 188-14, de fecha 04 de junio del 2014, por medio del cual se define y establecen los principios básicos y normas generales que servirán de pautas a las
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Comisiones de Veeduría Ciudadana para observar, vigilar y monitorear los procesos de compras y contrataciones que realicen las instituciones gubernamentales. En el mismo se instruye a la Dirección General de Contrataciones Públicas a apoyar técnicamente el desarrollo del monitoreo social de las compras públicas y contrataciones.
Decreto No. 183-15: Reglamento que regula el alcance, la conformación, las atribuciones, las competencias y el funcionamiento de las comisiones de veeduría ciudadana.
b) Perfil de la Organización
La Dirección General de Contrataciones Públicas (en lo adelante CP) fue creada en el 2006,
con la promulgación de la ley No. 340-06 de fecha 18 de agosto de 2006 _ que le atribuye
la función de Órgano Rector del Sistema Nacional de Contrataciones Públicas, que incluye
obras, bienes, servicios y concesiones, con funciones principales dirigidas a: a. verificar que
se cumpla la normativa en las instituciones incluidas dentro de su ámbito; b. establecer
políticas; c. asegurar la publicidad de los procesos; d. garantizar y mantener actualizado el
RPE; e. recibir y dar respuesta a reclamaciones; f. y recomendar sanciones en caso del
incumplimiento de la normativa. A nivel internacional, se estima que entre el 28% y el 31%
del presupuesto nacional se destina a compras y contrataciones de obras, bienes, servicios y
concesiones. Tomando como referencia el presupuesto del año 2015 ascendente a RD$
630,934,000,000, el 31% se calcula en RD$201,898,880,000, y el destinado a Mipymes
RD$40,379,776,000.
Por otra parte, la Ley No.488-08 que regula la micro, pequeña y mediana empresa
(Mipymes), dispone que de los presupuestos destinados a compras y contrataciones
públicas, el 15% debe dirigirse a Mipymes, porcentaje que aumenta al 20% cuando éstas
son dirigidas por mujeres o donde propietarias del 50% o más de las acciones de una
empresa. Esta Ley considera Mipymes, incluso a las personas físicas, y también dispone un
registro de Mipymes informales.
Desde esta perspectiva, la Constitución de la República establece en su artículo 222 que el
Estado tiene a su cargo la “…promoción de iniciativas económicas populares; fomentar las
condiciones de integración del sector informal en la economía nacional; incentiva y protege el
desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa, las cooperativas, las empresas
familiares y otras formas de asociación comunitaria para el trabajo, la producción, el ahorro y
el consumo, que generen condiciones que les permitan acceder a financiamiento, asistencia
técnica y capacitación oportunos”. Para cumplir con el mandato constitucional, los recursos
públicos que se invierten en las compras públicas además de satisfacer las demandas de la
sociedad, de salud, educación, de seguridad ciudadana, entre otros, debe ser utilizado para
el desarrollo. Es por esta razón que planteamos que el Estado al momento de comprar no
puede ser imparcial por los impactos que tiene a nivel económico, social, medioambiental y
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de innovación. Es por esta razón que la Ley No.340-06 y sus modificaciones considera las
compras dirigidas a promover el desarrollo de las Mipymes como una excepción.
Es por esta razón que la Estrategia Nacional de Desarrollo, el programa de gobierno del
actual Presidente de la República, el Plan Plurianual del Sector Público, las metas
presidenciales y el Plan Institucional de CP, trazan la pauta para un nuevo enfoque en las
compras públicas, que es el que ha venido desarrollando la CP desde septiembre de 2012.
En ese contexto CP, en adición de vigilar el cumplimiento de la norma, para lograr los
objetivos que se ha propuesto el gobierno dominicano, de “Utilizar el poder de compra del
Estado para el desarrollo de los sectores productivos”, pasa a ser un promotor del mercado
público, también como eje articulador de acciones y políticas a favor de la industria y la
producción nacional (Evidencia, Carpeta No. 1, Anexos Nos. 10,18, 40 al 42; Carpeta No. 2,
Anexos Nos. 26, 27). A partir de la promoción del mercado público como una opción, se ha
dinamizado la economía nacional y de los territorios. Diversos sectores han sido rescatados
de la quiebra en la que se encontraban: de la construcción, zapateros, sector de la harina,
cooperativas ganaderas y miles de personas físicas, entre ellas mujeres, han sido
beneficiadas con las políticas de transparencia y acceso al mercado público que han sido
puestas en marcha.
Para lograrlo, además de sus funciones principales, CP se ha convertido en promotora del
mercado público y articuladora de los sectores productivos a las compras públicas,
capacitando, ofreciendo asistencia técnica y acompañamiento cuando es requerido;
promoviendo políticas que eliminan barreras de entrada, compilando, depurando, analizando
la información que genera el SNCP para identificar los sectores que pueden ofrecer obras,
bienes y servicios al Estado Dominicano, y sobre la base de esta información incentivarlas a
participar. En esta iniciativa se amplía la capacitación, asistencia técnica y acompañamiento
a mipymes, mujeres, proveedores, Comisiones de Veeduría y sociedad civil organizada o no.
En el contexto anterior, y tomando en consideración además al marco normativo existente
que establece el derecho de la ciudadanía a participar en el diseño, implementación y
evaluación de políticas públicas, CP ha trabajado a solicitud de la Presidencia de la
República, en la articulación, coordinación e implementación de acciones, dirigidas a
promover, incentivar, capacitar y dotar de asistencia técnica a Comisiones de Veeduría
Ciudadana, habiendo sido integradas 24 a la fecha, en instituciones que administran el 67%
de los presupuestos públicos del gobierno central, por invitación del Presidente de la
República, las cuales se encuentran en funcionamiento (Evidencia, Carpeta No. 1, Anexos
Nos. 33 y 35) . Además CP promovió y constituyó un Observatorio Ciudadano, del cual
forman parte 13 organizaciones de la sociedad civil.
Al momento de presentar esta memoria de postulación, que se acompaña de las evidencias
que corresponden, la Dirección General de Contrataciones Públicas es una entidad
reconocida por la sociedad por el aporte que realiza a la transparencia, a la mejora de la
calidad del gasto, y por promover e implementar la perspectiva de las compras sostenibles
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en la administración pública dominicana, incorporando aspectos económicos, sociales,
medioambientales y de innovación, con la participación de la ciudadanía; ejecutando
políticas de promoción del mercado público como un elemento fundamental para el
desarrollo de la economía del país, articulador de políticas a favor de la mujer, mipymes y
sectores productivos nacionales en el territorio. Estos reconocimientos han sido a la
institución y al liderazgo de la dirección y el equipo de trabajo. (Evidencias Carpeta No. 1,
Anexos Nos. 25, 32 al 36, de la 124 al 152, Carpeta No. 2, Anexos Nos. 38 al 50, Carpeta
No. 4, Anexos Nos. 4 al 13)
Tabla No. 3 Marco Estratégico Institucional de la Dirección General de Contrataciones Públicas:
Tabla 3.1, Ejes Estratégicos.
Ejes Estratégicos de la Dirección General de Contrataciones Públicas.
1. Cobertura y calidad de la accesibilidad a los servicios del SNCC.
2. Promoción del acceso inclusivo al mercado de Compras Públicas.
3. Fortalecimiento Institucional.
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Tabla 3.5, Objetivos Estratégicos.
Objetivos Estratégicos:
1. Incrementar el alcance, la integración y efectividad de los servicios asociados al sistema.
2. Aumentar la participación de todos los Sectores Productivos en el Sistema de Adquisiciones Públicas.
3. Afianzar la cultura de calidad de la gestión institucional para asegurar el cumplimiento efectivo de la misión y visión de la Dirección General de Contrataciones Públicas.
El siguiente cuadro contiene una relación de los usuarios(as) vinculados con la Dirección General de Contrataciones Públicas. Tabla No. 4, Clientes
Clientes Compromiso Institucional
ESTADO Eficiencia
Transparencia
Imagen positiva nacional e internacional
Innovación
Correcta gestión de los fondos públicos
CIUDADANÍA Accesibilidad
Confiabilidad
Control y regulación
Rendición de cuentas
Asesoría y soporte continuo
Capacitación
Asistencia técnica
PROVEEDORES MIPYMES MUJERES SECTORES PRODUCTIVOS
Igualdad de oportunidades
Servicio
Calidad
Pro actividad
Oportunidad
Apertura
Asesoría y soporte continuo
Capacitación
Asistencia técnica
ENTIDADES CONTRATANTES
Seguridad
Información
Rapidez
Servicio y calidad
Asesoría y soporte continuo
Capacitación
Asistencia técnica
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Clientes Compromiso Institucional
COLABORADORES Formación
Desarrollo de carrera
Profesionalización
Identidad
Prestigio
Respaldo
Cierre de brechas
ORGANISMOS INTERNACIONALES Y DE COOPERACIÒN
Cumplimiento de acuerdos
Observación de procedimientos
Consecución de objetivos
Informe de resultados
c) Catálogo de Servicios
A continuación se describen los principales servicios que se ofrecen en las dos vertientes en que opera Contrataciones Públicas, como Órgano Rector del Sistema Nacional de Compras y Contrataciones y los servicios Institucionales por destinatarios que se ofrecen:
Tabla No. 6, Servicios Ofrecidos, desde la óptica de Órgano Rector, por la Dirección General de Contrataciones Públicas.
Servicios ofrecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas desde la óptica de Órgano Rector:
Consultas. Consisten en las consultas que puedan ser realizadas por las distintas entidades gubernamentales en materias de compras y contrataciones. Estas pueden ser, solicitud de opinión, resolución de conflictos o interpretaciones de la ley y sus resoluciones. Las mismas se realizan vía web, por escrito, de manera presencial y telefónica.
Sanción e inhabilitación a proveedores. Consiste en la solicitud prevista en la Ley No. 340-06 y sus modificaciones que realizan las entidades gubernamentales solicitando la suspensión temporal o definitiva a proveedores (as) por incumplimientos.
Informaciones específicas sobre procesos (Seguimiento a casos) Consiste en la solicitud que puede hacer cualquier ente para conocer el estatus de una solicitud, caso o consulta, ya depositado en las instalaciones de esta Dirección General de Contrataciones Públicas. Impugnaciones y solicitudes de investigación de procesos de compras públicas. Consiste en las solicitudes que puede realizar la ciudadanía, proveedores (as) o cualquier entidad pública para interrumpir un proceso de compra en curso, el cual lleva un proceso previo de investigación.
Asistencias Técnicas. Es el servicio de asistencias que ofrece la institución a empleados gubernamentales, mediante el cual se aclaran dudas puntuales tanto técnicas (sobre el uso de los sistemas de información) como Técnico-Legal, sobre Políticas, Normas, Procedimientos, procesos administrativos ante incumplimientos contractuales de oferentes.
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Tabla No. 7, Servicios Ofrecidos, desde la óptica institucional, por la Dirección General de Contrataciones Públicas.
Servicios desde la óptica Institucional ofrecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas.
Asesoría técnica (sobre procesos de compras específicos) Es el apoyo técnico vía presencial o telefónica, que se ofrece a las Unidades de Compra de las instituciones gubernamentales, en materia de compras y contrataciones, a su requerimiento. Asistencia técnica (para cargas y demás servicios portal). Consiste en el apoyo técnico que ofrece Contrataciones Públicas, a las entidades públicas que utilizan el Subsistema de Compras y Contrataciones del SIGEF (SCC-SIGEF) y el portal Compras Dominicana, cuando presentan dificultades técnicas en la carga de sus procesos de compra.
Capacitaciones. Previsto en la Ley No. 340-06, Art. No. 7, consiste en adiestrar al personal que desempeña labores en el área de compras de las distintas Instituciones, a MIPYMES, a proveedores (as), Sociedad Civil y Organizaciones Comunitarias que integran el Observatorio Ciudadano y las Comisiones de Veeduría.
Solicitudes de información vía la Oficina de Acceso a la Información. Consiste en las consultas de información sobre procesos de Contrataciones Públicas, sus funciones o los procesos de compras gubernamentales que realizan los interesados, de acuerdo a la Ley de Acceso a la Información No. 200-04.
Registro de Proveedores. Consiste en la petición que pueda hacer cualquier persona física o jurídica de inscripción en el registro de oferentes requisito obligatorio para quienes desean participar en los procesos de compras. Y suplir bienes y servicios a las distintas instituciones gubernamentales.
Actualización de Registro de Proveedores. Consiste en la petición que hace un proveedor, ya registrado, para que se actualicen sus datos en el Registro de Proveedores del Estado.
Registro de Beneficiarios. Consiste en la petición que hace un proveedor, ya registrado para inscribir sus cuentas bancarias.
Actualización de Registro de Beneficiarios. Consiste en la petición que hace un proveedor, ya registrado, para que se actualicen sus datos en el Registro de Beneficiarios del Estado.
d) Evolución de la institución y el Sistema Nacional de Contrataciones Públicas:
A septiembre de 2012, los instrumentos legales que normaban las compras y el de regulación de Mipymes, aún el primero era de 2006 y el segundo de 2008 se encontraban sin implementar, y no se consideraba el impacto que tenía en el SNCP el escaso desarrollo de sistemas conexos que al igual que el de compras públicas apenas comenzaban a perfilarse, como lo es el de planificación e inversión pública, el de presupuesto, crédito público, contabilidad gubernamental y los sistemas de administración financiera a lo interno de cada entidad.
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El reto ha sido identificar cómo avanzar en una agenda que contribuya a impactar positivamente, en un contexto donde había que construir institucionalidad y desarrollar capacidades, a la vez que los sectores productivos y la sociedad comenzaban a acceder, participar y resultar adjudicados en procesos de compras y contrataciones, con transparencia y ofreciendo igualdad de oportunidades entre quiénes fueren iguales, para contribuir además a legitimar a la administración, y a promover comportamientos socialmente aceptados.
Lo anterior implica que, a la vez que se ejecutaba un proceso de reforma y modernización del SNCP, se avanzara en el uso de los recursos públicos destinados a compras, para el desarrollo de los sectores productivos, iniciando desde el principio, con la implementación de la Ley No.340-06 y sus modificaciones y de la Ley No.488-08, en un ambiente que en ese momento era de escepticismo e incredulidad, y donde el tema de las compras públicas había salido de la agenda siendo referido únicamente por denuncias y escándalos de corrupción.
Desde su creación hasta septiembre de 2012, la gestión estuvo enfocada al desarrollo organizacional por ser una institución de reciente creación y las atribuciones misionales no habían sido desarrolladas, la institución era poco conocida, y las compras y contrataciones públicas no estaban en la agenda de reforma y modernización y si muy ligada a la política partidaria.
A nivel internacional, las compras públicas han estado vinculadas al desarrollo de las Micro, pequeñas y medianas empresas, y en República Dominicana la base legal es la Ley No.488-08 de fecha 19 de diciembre de 2008, que dispone que de los presupuestos de compras y contrataciones públicas se destinará el 15% a las mipymes y el 20%. La institución contaba con- 88 colaboradores en las siguientes categorías 54 fijos y 34 contratados, un presupuesto de RD$79, 269,820.00, no había incorporado la tecnología en la gestión; no ofrecía capacitación a ninguno de los actores.
Existía un bajo nivel técnico en las unidades de compras, una escasa rendición de cuentas, prácticas clientelares propias del sistema político partidario predominante en la región, escasa información disponible y den baja calidad. En el año 1996 inicia un proceso de reforma y modernización de la administración financiera del Estado, y en el año 1998 inicia el desarrollo del Sistema Integrado de Administración Financiera, que a través del uso de tecnología tenía como objetiva transparentar la gestión y mejorar la calidad del gasto público. debido al pobre y deficiente uso dado por las instituciones al módulo de compras del Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF), desplegado parcialmente en el gobierno central, aun cuando la Ley No. 340-06 y sus modificaciones establece que estas normas y el sistema debe ser utilizado por todas las entidades que utilizan fondos públicos.
Sin embargo, hasta el mes de septiembre del año 2012, la Dirección General de Contrataciones Públicas, no había publicidad desde La publicidad de los procesos de compras y contrataciones públicas es el elemento fundamental para la igualdad de oportunidades y competencia en el mercado público. La Dirección General de Contrataciones Públicas no cumplía con sus atribuciones. A saber:
a. Las instituciones no publicaban sus Planes Anuales de Compras. b. No existía publicidad de los procesos de compras desde la convocatoria;
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c. Falta de implementación de la Ley No. 340 y sus reglamentos. d. Los escasos procesos que se registraban era solo para fines de pago. e. En 7 años se habían inscrito 19 mil proveedores y no había Por ello pocas personas
participaban en los escasos procesos publicados, por falta de confianza en el Sistema y en consecuencia las compras se centralizaban en unos pocos proveedores.
f. Aun cuando en el país más del 97% de las empresas son MIPYME1, los procesos
de compras estaban diseñado para grandes empresas, eran procesos complejos, orientados a compras de grandes volúmenes, muchas veces con criterios de selección poco razonables y centralizados en el Distrito Nacional, lo que dificultaba el acceso a las MIPYME, pues no existía un trato diferenciado a proveedores MIPYME y mujeres, ni se privilegiaba la producción nacional en el mercado público.
g. La relevancia de las Compras Públicas solo se encontraba en la agenda de la sociedad civil y por temas de transparencia o lucha contra la corrupción. La transparencia en las compras pública, había salido de la agenda hasta de los organismos internacionales y la cooperación internacional.
Entre los años comprendidos entre el 2010 y 2012 fueron realizados varios diagnósticos de índole internacional y nacional, al Sistema Nacional de Contrataciones Públicas y específicamente a la Dirección General de Contrataciones Públicas, entre ellos: Public Expenditure and Financial Accountability (PEFA); una autoevaluación del SNCP RD basada en la Metodología OCDE/CAD; la Iniciativa Participativa Anticorrupción, la cual recogió unos 30 compromisos que fueron asumidos por el Presidente Danilo durante el período de campaña al suscribir con Transparencia Internacional el Protocolo por la Transparencia e Institucionalidad en la República Dominicana; y también los compromisos de la Iniciativa Internacional Gobierno Abierto y Participativo (OGP).
Estos instrumentos junto a lo establecido en la Estrategia Nacional de Desarrollo, el Plan Plurianual del Sector Publico, el Plan de Gobierno del Presidente Danilo Mediana, Plan Estratégico Institucional del Ministerio de Hacienda y un diagnóstico institucional practicado a finales del año 2012, sirvieron de base para el diseño del Plan Estratégico Institucional de la Dirección General de Contrataciones Públicas.
Desde septiembre de 2012 los objetivos institucionales han estado dirigidos a trabajar mejorando lo existente, mientras se avanza con soluciones que requieren mayores recursos, tiempo o coordinación. Para implementar las reformas en el Sistema Nacional de Contrataciones Públicas, todas las estrategias en la práctica siguieron el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar, actuar), realizando ajustes continuamente para adecuar las estrategias a la realidad de la institución y del país y de los actores, así como para aprovechar oportunidades de alianza e incluso de los tiempos políticos que ayudaran a alcanzar de forma más eficaz los resultados.
La reforma del Sistema Nacional de Contrataciones Públicas ha estado sustentada en tres grandes ejes estratégicos vinculados entre sí: un primer eje, que busca la cobertura, calidad y accesibilidad de los servicios del SNCP, necesarios para que los actores del
1 Estudio FONDOMICRO.
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sistemas puedan interactuar entre sí de una forma más eficiente, lo cual facilita la implementación de las compras sostenibles, contemplada en el segundo eje estratégico. Finalmente, ninguno de estos dos ejes, podría ser implementado o sostenibles en el tiempo sin el fortalecimiento institucional de la Dirección General de Contrataciones Públicas, contemplado en el tercer eje:
A través de este eje hemos aplicado profundos cambios en los sistemas de información, para hacerlos más accesible para todos los actores (Servidores Públicos de las Unidades de Compras, Proveedores, MIPYME, Mujeres, Veedores de las Compras Públicas). El despliegue de esta estrategia inicia con la promulgación del reglamento de aplicación de la ley No. 340-06, el Decreto 543-12 en septiembre del 2012, el cual incorporó a la normativa el sustento legal para brindar mayor accesibilidad e igualdad de oportunidades al SNCP. Junto a la normativa, se aplicaron mejoras al módulo de compras del SIGEF que en 2012 se encontraba parcialmente implementado en las instituciones del gobierno central. Estas mejoras estuvieron orientadas a hacer proceso de compras más sencillo para los compradores, incrementar la publicidad y con ella la competencia. Cuyos resultados se encuentran descritos en el criterio 9, sobre Resultados dentro de cada uno de los ejes.
Todas estas transformaciones se realizaron utilizando las herramientas y recursos que teníamos disponibles, entendiendo que el desarrollo de un nuevo portal transaccional, requeriría tiempo, recursos y una madures institucional, con la que no se contaba al inicio de la gestión en el año 2012. Por ello en ese año se inició con un diagnóstico, el diseño del modelo de negocios y contratación de la solución tecnológica. Al 30 de junio de 2015, el proyecto lleva un 28.56% de implementación. En 2015 inició un piloto en 19 instituciones y se contempla a 2016 tener la cobertura en 119 instituciones. La puesta en marcha el portal transaccional ofrecerá una mayor igualdad de oportunidades a los proveedores y las MIPYME; mayor transparencia para los interesados en especial a los mecanismos de monitoreo social de las Compras Públicas y ayudará a los gestores de compras a realizar su función de forma más cómoda y eficiente. Dando cumplimiento así, a un compromiso de campaña del actual presidente Lic. Danilo Medina, posteriormente consignado en su Plan de Gobierno, así como a las recomendaciones de los diferentes diagnósticos citados, en
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especial el asumido en la mesa de expertos 1 del IPAC, sobre Compras y Contrataciones (ver evidencia en Carpeta No. 1 anexos No. 10, 18, 34, 35,40, 41, 42, 53, 125 Carpeta No. 2, Anexos No. 17 al 24; Carpeta No.3, Anexos No. 53; Carpeta No.5, Anexos No. 17).
Para optimizar los servicios asociados al Sistema Nacional de Contrataciones Públicas, se amplió la cobertura de los servicios de Asistencia Técnica y Capacitaciones a nuevos actores tales como: Proveedores, MIPYME, mujeres y representantes de los organismos de monitoreo social como las Comisiones de Veeduría y el observatorio ciudadano, que nunca antes habían sido abordados. En el año 2012 se ofrecieron 5004 asistencias, en el 2013 6,001, en el 2014, 25,850 y hasta el 30.06.2015 se han ofrecido 20,369 asistencias con una eficiencia del 98% durante el año 2015. En cuanto a las capacitaciones fueron capacitadas 4,347personas en el 2014 y en el año 2015 2,839 personas. La Dirección General de Contrataciones Públicas, capacita además a los auditores de los órganos de control interno y externos, para contribuir a la mejora de la gestión de compras y contrataciones en las instituciones y en especial en los gobiernos locales.
Para hacer una reforma integral y sostenible, se está trabajando en el fortalecimiento del
Marco Normativo y procedimental del SNCP, mediante la actualización de la ley No. 340-06
y sus Reglamentos, de los cuales se cuentan en estado de anteproyectos. También se ha
trabajado con la creación de un Sistema de Monitoreo y seguimiento activo a las
operaciones del SNCCP, interviniendo de forma activa y preventiva en los procedimientos
de compras que no cumplen con los principios y disposiciones del marco jurídico y
reglamentario de compras y contrataciones del Estado y llegando a suspender procesos en
caso de ser necesario. En el 2012 se realizaron 150 monitoreos, en el 2013 se realizaron
310, en el 2014, se realizaron 929 y al primer semestre del 2015 se han realizado 1,152
monitoreos. La Dirección General de Contrataciones Públicas, pone a disposición de los
Proveedores y la ciudadanía en general, canales para la recepción de denuncias y
solicitudes de investigación.
A través de este objetivo estratégico se busca implementar las compras sostenibles desde
sus perspectivas económica, social, medioambiental y de innovación. Las perspectivas más
desarrolladas por la Dirección en estos momentos es la económica y social que busca
utilizar el poder de compra del Estado para el desarrollo inclusivo de los sectores
productivos nacionales y con él la generación de empleo y riquezas para la población más
necesitada, integrando a la ciudadanía para contribuir a la sostenibilidad de las reformas.
Analizando la realidad de la República Dominicana, que es similar a la Región, y para
cumplir en el tiempo esperado las metas bajo la responsabilidad de la Dirección de
Contrataciones Públicas, en la END y el Plan de gobierno, hemos trabajado con otra lógica
de intervención de las MIPYME diferente a la tradicional, donde las MIPYME por iniciativa
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propia buscan apoyo del Estado y otras organizaciones para cerrar las brechas entre su
realidad y lo que necesitan para acceder a los mercados: mejorar su productividad,
modernización tecnológica, innovación, acceso a financiamiento y formalización. El modelo
dominicano, ha llamado la atención de la comunidad internacional de las Compras Públicas,
por no seguir ese enfoque. En nuestro modelo, el mercado público analiza las
oportunidades de negocio y sale a buscar a los sectores productivos, MIPYME y mujeres
para que hagan su primera venta en el mercado público y luego busquen apoyo y accedan
a otros mercados nacionales o internacionales.
Para lograrlo la Dirección General de la República, analizó la realidad de las MIPYME y
mujeres en República Dominicana, a través de la información disponible de la Oficina
Nacional de Estadísticas ONE, estudios de organizaciones como FONDOMICRO, así como
estudios y análisis desarrollados por la misma institución para analizar el mercado, conocer
sus necesidades, eliminar las barreras de acceso y conocer las oportunidades que tenían
en el mercado público. Trabajamos en crear un ambiente propicio para su participación,
diseñando procesos más simples, promoviendo la lotificación de las compras, es decir,
dividiendo en lotes pequeños las grandes compras, para que las MIPYME puedan
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participar. Además seleccionando la modalidad de sorteo de obras para edificaciones poco
complejas como escuelas, pequeños centros de salud, estancias infantiles entre otras. Uno
de los métodos más efectivos para crear un ambiente propicio para las MIPYME es la
sensibilización de los compradores, es decir, los servidores públicos de las unidades de
compras, en especial las mujeres encargadas de compras, para que apoyen la participación
de MIPYME y mujeres. Salimos a promover el mercado, difundiendo la información sobre
las oportunidades del mercado público en las diferentes regiones del país, informando a las
MIPYME y mujeres sobre lo que está comprando el Estado en la región y a través de cuales
instituciones; así como promoviendo la importancia de las asociaciones para facilitar el
acceso al mercado. Lo que buscamos es que realicen su primera venta en el mercado,
ofrecemos mecanismos para que conozcan las oportunidades del mercado, a través del
portal compras dominicanas, el portal institucional, las redes sociales y el app comprasRD,
que presentamos en esta postulación como una buena práctica en el criterio 5, sub-criterio
5.2.; las ruedas de negocio, descritas en detalle en el sub-indicador 2.4 y el catálogo de
MIPYME el cual es un repositorio interactivo con las informaciones de los bienes y
productos y servicios que pueden ofrecer las MIPYME y específicamente las mujeres al
Estado. En su primera edición cuenta con 100 MIPYME proveedoras del Estado
((Evidencia, Carpeta No. 6, anexo No. 22 e). Todas las semanas tenemos una sección de
una hora en el programa de radio “Buenos días Dominicana” que se transmite por emisora
oficial Dominicana FM (98.9 y 99.9 FM) con cobertura nacional para hablar del mercado
público, oportunidades, requisitos de ingreso, etc. (no hay nada en la postulación, hay que
incluir evidencia). Todos los meses se celebran conferencias en Casa Cuesta sobre temas
de interés para los proveedores (Evidencia, Carpeta No. 8, anexo No. 7)
Ofrecemos capacitaciones sobre cómo vender al Estado, Asistencia Técnica ante dudas en
cualquier fase del proceso de presentación de ofertas, promovemos la salud del sistema
mediante el monitoreo activo, recibimos denuncias y solicitudes de investigación de
procesos de compras y en caso de que existan controversias, atendemos las solicitudes de
impugnación de dichos procesos. Desde el mes de noviembre del año 2012, la Dirección
General inició con el programa “Cómo Vender al Estado”, desde septiembre del año 2012 a
junio de 2015, han sido capacitadas 2700 MIPYME.
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Con esta intervención se han logrado transformaciones importantes en diferentes sectores
productivos como: sector textil que en dos años ha vendido al Estado más de 800 millones;
los zapateros, que era un grupo productivo que se encontraba muy deprimido por la compra
importación de zapatos de la china, paso de estar casi en la quiebra a vender 286 millones;
los panaderos con el desayuno escolar han vendido al Estado en los últimos dos años 2 mil
millones; y durante el mismo período el sector de los lácteos ha vendido al Estado más de 6
mil millones de pesos. Pero uno de los sectores donde se ha evidenciado de forma más
impactante la democratización de las compras es en el sector construcción, los cuales han
sido adjudicados con más de 79 mil millones (2012-2014), solo en los sorteos del Programa
de Edificación Escolar. En conclusión, gracias a esta intervención, las MIPYMES han
pasado a ser las mayores proveedoras del Estado, pasando de vender 24 mil millones en
2012 a 74 mil millones en 2014. A nivel de contratos pasaron de 33 mil contratos en 2012 a
60 mil contratos en 2014.
Este modelo ha despertado el interés de la comunidad internacional vinculada al tema de
las compras públicas y las MIPYME. En este año 2015 se suscribió un convenio de
cooperación entre la Direccion General de Contrataciones Públicas y el Centro para la
Promoción de la Micro y Pequeña Empresa en Centroamérica (CENPROMYPE), institución
de carácter regional adscrita al Sistema de la Integración Centroamericana (SICA) y a la
Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA), que tiene como objetivo
contribuir a mejorar la competitividad y el acceso de las MYPE al mercado regional e
internacional, promoviendo la integración Centroamericana y la coherencia de las políticas
de fomento al sector. Este convenio entre otros objetivos, tiene la intención de sistematizar
esta buena práctica de República Dominicana, para ser difundir la experiencia a nivel
15
regional. (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 150, 151; Carpeta No. 2, Anexos Nos.
419; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 07 al 15; Carpeta No. 6, Anexos Nos. 01 al 04).
Adicionalmente, se han tomado acciones para la promoción de la participación de las
mujeres en el mercado público, una de ellas fue promover la firma de una declaración entre
declaración internacional para promover el desarrollo inclusivo y el incremento de la
participación de las mujeres en las compras públicas, en reunión celebrada en mayo de
2015 en Washington, organizada por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y la
Organización de los Estados Americanos (OEA) y la red Interamericana de Compras
Gubernamentales, la cual fue suscrita por los representantes de diferentes órganos de
compras públicas de la región.
Para garantizar la sostenibilidad de las reformas, en el centro de la estrategia, se coloca a la participación de la ciudadanía como actor principal de este proceso, a través de espacios de participación fomentados desde la Presidencia de la República. Al llegar al gobierno, el Presidente Danilo Medina, incorpora la creación de mecanismos de Monitoreo Social Permanente para las Compras y Contrataciones Públicas, como una meta priorizada en el Plan Plurianual del Sector Público. Hasta el momento han sido integradas 24 Comisiones de Veeduría, que gestionan el 76% del presupuesto nacional. En el 2014 se dicta el Decreto No.188-14, que instituye el Sistema de Veeduría como un “mecanismo de participación directa y control social, a través de la cual representantes de sociedad civil organizada dan seguimiento al cumplimiento de las obligaciones, compromisos, competencias y funciones de las entidades públicas en las que son asignados, con el único fin de velar y supervisar los proceso de compras y contrataciones de obras, bienes, servicios y concesiones ejecutados.” Este mismo decreto faculta a la Dirección General de la República a apoyar a las Comisiones de Veeduría, mediante la capacitación y la Asistencia Técnica. En el 2013 fue creado el observatorio Ciudadano de las Compras Públicas, integrado por 13 organizaciones de la sociedad civil, academias y asociaciones empresariales. El observatorio es una red nacional de organizaciones sociales, que tiene como propósito contribuir al fortalecimiento, la eficiencia y la transparencia del sistema de compras y contrataciones públicas del país. Las Comisiones de Veeduría y el Observatorio Ciudadano a las compras públicas, contribuyen a generar confianza gobierno - sociedad, gobernabilidad, y la sostenibilidad de las reformas, con la definición de una masa crítica de personas de alto nivel hacedores de opinión pública y con un ganado prestigio social, conocedoras del SNCP. Algunas de los aportes que se espera de estos mecanismos de participación ciudadana es mejorar los niveles de transparencia, se mejora el clima de negocios en República Dominicana. Esto a su vez contribuye haciendo el país más atractivo para la inversión nacional y extranjera y contribuir con procesos más competitivos y con ello la inserción de las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYME) al mercado público.
16
A través de este eje estratégico se busca afianzar la cultura de calidad de la gestión institucional para asegurar el cumplimiento efectivo de la misión y visión de la Dirección General de Contrataciones Públicas. Desde el 2012 la institución ha estado implementando una gestión por resultados. Muchos de los elementos contemplados dentro de los sub-sistemas de la gestión por resultados, se vinculan a los compromisos asumidos como parte del diagnóstico realizado por la Mesa 1 de la Iniciativa Participativa Anticorrupción (IPAC) y el diagnóstico institucional realizado a finales de 2012, que dio como resultado el Plan Estratégico Institucional 2012-2016, posteriormente actualizado en 2015. Dentro de los diagnósticos se identificaba la necesidad de realizar un proceso de reforma y modernización de la Dirección General de Compras y Contrataciones Públicas, para desarrollar y fortalecer sus capacidades como órgano rector del Sistema Nacional de Contrataciones Públicas, entre los compromisos del IPAC se encontraban los siguientes: a) Reforma de la estructura organizativa, que permita incorporar las capacidades técnicas
que demandan las atribuciones puestas a cargo de la DGCP y velar por el cumplimiento por
parte de las instituciones que entran en el ámbito de la ley No. 340-06 y sus modificaciones.
Desde su creación la Dirección General de Contrataciones Públicas, contaba con un
presupuesto y una estructura organizacional básica que le permitía ejecutar los servicios que
ofrecía a la institución, volcado a un solo actor del Sistema, las unidades de compras. Así
como las atribuciones que le confería la ley 340-06. En el 2009 su estructura organizativa
fue aprobada por el Ministerio de Administración Pública:
Sin embargo para lograr las trasformaciones esperadas e implementar la reforma del
Sistema Nacional de Contrataciones Públicas, fue necesario incorporar personal técnico y
trabajar con equipos de proyectos, responsables de ejecutar los diferentes objetivos
estratégicos (Mejoras al Portal, Portal Transaccional, Incorporación de las MIPYME al
mercado público, implementación de mecanismos de monitoreo social y los propios
proyectos para el fortalecimiento institucional); la implementación de nuevas normativas
(Decreto 543-12 que establece el reglamento de aplicación de la ley; el 164-13 que da
prioridad a la producción nacional, los decretos relacionados a las Comisiones de Veeduría
188-14 y 183-15), así como la incorporación de nuevos actores del SNCP (Proveedores,
MIPYME, Mujeres, Veedores, órganos rectores y de control).
17
MINISTERIO DE HACIENDA
Dirección General de Contrataciones PúblicasOrganigrama Estructural
Subsecretaría de Presupuesto, Patrimonio y Contabilidad COMISION
CONSULTIVADIRECTOR GENERAL
DEPARTAMENTO ASISTENCIA TECNICA
SUBDIRECCIONBIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO POLITICAS, NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE
INFORMACIONES Y ESTADISTICAS
DEPARTAMENTO REGISTRO DE PROVEEDORES
DEL ESTADO
DIVISION TECNOLOGIA DE LA
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
SUBDIRECCIONOBRAS Y CONCESIONES
DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
DIVISION FINANCIERA
DIVISION SERVICIOS GENERALES
DIVISION COMUNICACIONES
SECCION ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
Aprobado Resolución No. 345-09, del 14/10/2009 y Refrendado por el MAP
Debido al incremento de la demanda y la incorporación de nuevos recursos humanos, la
nómina de la institución ha ido incrementando anualmente:
2012 2013 2014 2015 2016
Empleados 88 125 163 193 251
0
50
100
150
200
250
300
Títu
lo d
el e
je
Crecimiento % Numero de Empleados
42%
30% 18%
30%
18
Y en consecuencia en la misma proporción ha ido incrementando el monto de las nóminas
del personal, con una alta incidencia de personal contratado y consultores atendiendo a la
realidad antes expuestas:
Año * 2012 * 2013 * 2014 2015
Nominas
Cantidad empleados
Montos
Cantidad empleados
Montos
Cantidad empleados
Montos
Cantidad empleados
Montos
Fijos 54 2,635,550 49 2,772,286 43 2,519,126 42 2,455,601
Contratados
34 1,404,650 76 3,813,850 102 4,842,710 103 4,782,710
Consultores Portal
0 0 0 0 20 2,539,925 48 4,691,426
TOTALES
88 4,040,200 125 6,586,136 163 9,901,761 193 11,929,737
*Montos mensuales al corte diciembre de cada año
*Montos mensuales al corte diciembre de cada año
Con el fin de hacer las reformas sostenibles, se ha contemplado transformar las tareas y
acciones de los proyectos en operaciones ordinarias de la institución e incorporar los
productos finales de los proyectos desarrollados a áreas funcionales de la institución, sin
embargo estas áreas no han sido creadas. Por ello una vez concluido muchos de los
proyectos y habiendo alcanzado resultados importantes y sobre todo madurez institucional,
en el año 2015 se somete una nueva estructura organizativa al Ministerio de Administración
Pública, que obedece a las nuevas necesidades de la institución.
2012 2013 2014 2015 2016
Monto RD$4,040,200 RD$6,586,136 RD$9,901,761 RD$11,929,73 RD$17,251,93
RD$-
RD$2,000,000
RD$4,000,000
RD$6,000,000
RD$8,000,000
RD$10,000,000
RD$12,000,000
RD$14,000,000
RD$16,000,000
RD$18,000,000
RD$20,000,000
% Incremento montos nomina
63%
50%
20%
45%
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Propuesta de estructura organizacional 2015 sometida al MAP
A continuación presentamos, la relación de personal por Grupo Ocupacional y estatus laboral: Tabla No.2 Relación de personal por Grupo Ocupacional de la Dirección General de Contrataciones Públicas.
Grupo Ocupacional Total
Grupo Ocupacional I, Servicios Generales 29
Grupo Ocupacional II, Apoyo Administrativo 34
Grupo Ocupacional III, Técnicos 18
Grupo Ocupacional IV, Profesionales 101
Grupo Ocupacional V, Supervisión y Dirección 17
Totales 199
Fuente: Información suministrada por el Departamento de RR.HH. al 15.06.15
20
Adicionalmente, como parte de la implementación de la gestión por resultados, se está
trabajando en el desarrollo de un modelo de gestión humana de la Dirección General de
Contrataciones Públicas, alineado a la Estrategia Institucional. Dentro del Sub-Sistema de
desarrollo de personal se establece que una vez estén implementadas las herramientas de
monitoreo se pueda utilizar para el desarrollo de las competencias del personal, basado en
su desempeño y la premiación al buen desempeño o desempeño excepcional.
Fases del Desarrollo del Personal
Fuente: Elaboración propia
Desarrollar un Centro de Servicios, que incluye el diseño del modelo de gestión y el modelo de servicios que demanda la excelencia operativa de un órgano rector como a DGCP. El cual ya ha sido diseñado y puesto en operaciones. Explicado en detalle en el sub-criterio 5.1. con dicho modelo se han logrado disminuciones en el tiempo de espera de 55 a 15 minutos y en el tiempo de entrega de “indeterminado” a 3 días, con la simplificación de trámites se disminuyó la cantidad de trámites, que debe realizar un proveedor para inscribirse de 4 a 1. Adicionalmente se han realizado mejoras rápidas en la oficina de servicios que tiene la institución en Santiago, para mejorar el tiempo de respuesta y se tiene planificado replicar el modelo en dichas oficinas antes de finalizar el 2015.
b) Readecuar la infraestructura, para crear espacios de trabajo que coadyuven a la
integración de los equipos, y permitir el alojamiento de las unidades técnicas que están
siendo incorporadas. La reforma y ajustes a la estrategia, se han visto reflejado en la
necesidad de adecuación de la infraestructura física. La Dirección General de
Contrataciones Públicas ha tenido la necesidad de readecuar sus instalaciones, con el
objetivo de disponer de una infraestructura física adecuada a los requerimientos
organizacionales, que soporte el crecimiento de la demanda de servicio del SNCP, los
actores que intervienen en el mismo, tales como; unidades compra, proveedores del estado,
sociedad civil y veedores, y facilite la prestación de los mismos de una manera ágil, segura y
accesible para las personas con discapacidad.
21
c) Desarrollo de infraestructura de tecnología, que incluye la creación de la estructura que dará soporte desde el inicio al Proyecto Portal Transaccional; e Iniciar el proyecto de revisión, rediseño y automatización de la Dirección, en su condición de órgano rector, que incluye el establecimiento del Depto. De o de Tecnología de la Información para hacer operativa la institución, desde licenciamientos, software, equipos, personal calificado, capacitación, etc., que contribuya a que la institución desarrolle y alcance el desempeño que demanda las atribuciones puestas a su cargo. La inversión en tecnología adquiere un carácter de urgencia, pues las condiciones son más que precarias. Desde el año 2013, se ha estado trabajando con la automatización de algunos procesos del área de servicio, tales como la recepción de solicitudes, mediante el sistema de gestión documental, que permite un rastreo de las solicitudes. Se ha adquirido una solución para el manejo de turnos; optimizado la solución de IVR y se ha adquirido una solución de Call Center. Adicionalmente, se ha implementado una solución de manejo de casos (libre de derechos) que se utiliza tanto en la Mesa de Ayuda de Tecnología, como en la Mesa de Ayuda de Asistencia Técnica. Adicionalmente se ha puesto en funcionamiento la intranet y sharepoint, este último sirve de apoyo para los procesos de monitoreo a la planificación operativa institucional. Se implementó un sistema de Gestión Documental, para el manejo de correspondencias internas y externas, esta solución es ampliamente utilizada por diferentes instituciones del Estado (SIGOB); y fue automatizada la gestión de inventario de los almacenes institucionales de suministro.
Para crear una estructura que de soporte al portal transaccional, se ha fortalecido el Departamento de Tecnología. Pasando de los 3 técnicos existentes en 2012 a una estructura de 35 personas distribuidas en las áreas funcionales necesarias para dar respuesta a las demandas del portal transaccional y de la institución.
22
Adicionalmente se ha desarrollado y está en proceso de implementación, el Modelo de Gobernabilidad de Tecnología de la Información (TI): El objetivo es disponer de un marco de Gobernabilidad de TI adecuado a las necesidades institucionales implementado, que se encuentre alineado a la misión y visión institucional, disponer de políticas, normas y procedimientos de ti, y contar con personal capacitado en el marco de gobernabilidad establecido.
Otras iniciativas desarrolladas en el marco de la implementación de una gestión por
resultados en la Dirección General de Contrataciones Públicas, son las siguientes:
a) Gestión del Desempeño Institucional: El modelo de Gestión por Resultados, apuntala a
la medición del desempeño de la gestión pública y su producción: productos y resultados,
para lo cual se utilizan insumos financieros, humanos y materiales, asignados a través del
presupuesto. Esta producción de bienes y servicios (productos) son destinados a la
consecución de objetivos de política pública (resultados). En ese sentido se ha diseñado un
modelo de gestión operativa y un esquema de gestión del desempeño institucional en
proceso de implementación. La gestión de desempeño institucional (Performance
management) es el proceso sistemático de: Planificación del trabajo y establecimiento de
expectativas; Monitoreo continuo el desempeño institucional; Desarrollo de las capacidades
de ejecución del equipo de trabajo en los diferentes niveles; Analizar las variaciones en el
desempeño; Reconocimiento y premiaciones del buen desempeño.
Ciclo de la gestión del desempeño en proceso de implementación en la Dirección
General de Contrataciones Públicas
23
Desde el año 2014 se ha contratado dos consultorías para apoyar en el diseño de un sistema de evaluación y gestión del rendimiento (Performance Management) para la Dirección General de Contrataciones Públicas que ayude a conocer en tiempo real el rendimiento institucional, detectar y solucionar los problemas que se presenten, con el fin de transformar sus estrategias en acciones y resultados. b) Diseño e implementación de la Estrategia de comunicación interna y externa de Contrataciones Públicas a los diferentes actores: ha sido diseñada y se ha venido implementando una estrategia de Comunicación de manera sistemática, contribuyendo con el posicionamiento de la Entidad en su rol de rector del SNCP y la participación de los grupos de interés. Esta estrategia ha permitido fortalecer los canales de comunicación con los diferentes sectores, se han realizado videos testimoniales, en colaboración con DICOM sobre diferentes sectores de MIPYMES: sector zapatos, mujeres, panaderos, lácteos, entre otros; con el objetivo de estimular a las microempresas a formalizarse y a ser proveedor del estado. Se han fortalecido la comunicación por las redes sociales, incorporación de un Comunity Manager con lo cual se busca sacar el mejor partido de las redes sociales, para la difusión de las informaciones que tienen que ver con la Dirección. Gracias a ello recientemente, la institución fue reconocida como una de las 10 instituciones públicas mejor conectadas y más efectivas en las redes sociales, según el estudio Twiengagement. Engage Burson-Marsteller.
24
II. ANÁLISIS DE LOS NUEVE CRITERIOS Y SUBCRITERIOS DEL MODELO CAF.
Criterio 1: Liderazgo
Subcriterio 1.1. Dirigir la Organización Desarrollando su Misión, Visión y Valores.
Con el propósito de la actualización de su Marco Estratégico la Dirección General de Contrataciones Públicas planificó y desarrolló talleres de socialización con consultores (nov. 2012 y marzo 2015), utilizando una metodología de trabajo que incluyó actividades de integración, lectura de documentos, elaboración FODA y análisis para la formulación y desarrollo de la Misión, Visión y Objetivos, involucrando al personal técnico y administrativo de la Dirección General de Contrataciones Públicas. (Evidencias: Carpeta No.1, Anexos 1 al 6).
El marco de valores de la Dirección General de Contrataciones Públicas está basado en la transparencia y la honestidad, comunes al sector público, es una institución del Gobierno Central, dependencia del Ministerio de Hacienda por lo que sus valores, misión y visión están alineados con los de Ministerio de Hacienda, sus directrices y las del DIGEI (Evidencias: Carpeta No.1, Anexos 3, y del 7 al 11). La Dirección General de Contrataciones Públicas comunica y socializa a sus colaboradores y grupos de interés, su misión, visión, valores, objetivos estratégicos de la organización y otros aspectos de interés, a través de una red electrónica. (Evidencias Carpeta No.1, Anexo 11). A la fecha nuestro Plan Estratégico 2015-2019 ha resultado en una matriz de Alineamiento Estratégica y Programática, donde se visualiza el impacto del Monitoreo y evaluación del cumplimiento de la Normativa por parte de todos los actores del sistema. Estableciendo los siguientes Ejes Estratégicos: Cobertura y Calidad de la accesibilidad a los servicios del SNCC, Promoción del acceso inclusivo al mercado de Compras Públicas y Fortalecimiento Institucional (Evidencias Carpeta No.1, Anexos 4, 7 y 11).
La Institución cuida que el comportamiento ético sea asumido por sus colaboradores, a cualquier nivel, con este fin cuenta con un Comité de Ética y un Marco Normativo base, que regula comportamientos no éticos, basado en la Ley de Función Pública No. 41-08; lineamientos de la Dirección General de Ética e Integridad Gubernamental (DIGEIG) (Ley No. 120-01) y del Ministerio de Hacienda. Asimismo capacita a sus colaboradores en el tema (Evidencias Carpeta No. 1, Anexos Nos. 12 al 21). Cualquier situación o conflicto de otra índole es identificado por el área correspondiente, y se gestionan las alternativas de solución mediante diálogos entre las partes (Evidencias Carpeta No.1, Anexos 13 y del 20 al 22).
En la Dirección General de Contrataciones Públicas, se promueve la confianza y el respeto mutuo entre la Dirección y sus líderes, así como entre los encargados de áreas y sus colaboradores, propagando las iniciativas de los mismos, en base a normas de liderazgo compartido y oportunidad de crecimiento personal y profesional. Siempre atados a la transparencia y la Eficiencia, valores considerados en nuestra Misión y Visión, así como al Trabajo en Equipo (Evidencias Carpeta No 1 Anexos del 24 al 29).
25
Para asegurarnos de la adecuada comprensión e interiorización de nuestra Misión, Visión y los Valores institucionales, se utilizan los siguientes mecanismos: Talleres presenciales, Conferencias y Correos electrónicos (Evidencias Carpeta No 1 Anexos 10, 23, 29 y 30).
Subcriterio 1.2. Gestionar la organización, su rendimiento y su mejora continua. Seguimiento a la Planificación:
Estructura Organizativa:
El desarrollo de nuestra organización se evidencia en los resultados del Sistema de Monitoreo de Administración Pública (SISMAP). La Estructura Organizativa de la Dirección de Contrataciones está acorde a los lineamientos estratégicos de la institución, asegurando un sistema de gestión por procesos y enfocada a los grupos de interés, se elaboró según las normativas del Ministerio de Administración Pública (MAP) y fue aprobada por el Ministerio de Hacienda. Incluye actualización de Manuales de Cargos y Funciones (Evidencias: Carpeta No.1, Anexos 10 y del 34 al 36).
Han sido identificados y priorizados los cambios estructurales, realizados acorde a las demandas institucionales, del mercado y lineamientos o políticas presidenciales (Evidencias Carpeta No.1. Anexos 34, 35, 38 y 39).
La Institución cuenta con un sistema manual de monitoreo de logros de los objetivos estratégicos y planes operativos según la metodología del Ministerio de Hacienda y el sistema de metas presidenciales. En los informes mensuales del Plan Operativo se reportan los resultados para todos los niveles y áreas de la Institución, así como mediciones periódicas de desempeño del personal. (Evidencias Carpeta No.1. Anexos 43, y 46). Dispone de un Informe de asesoría técnica para la revisión y alineación del Plan Estratégico Institucional (PEI) (Evidencias Carpeta No.1, Anexos 10, 11, 43, 46 y 47). El Sistema es alimentado con los resultados del POA, y el análisis de riesgos y Sistema de Control Interno, en cumplimiento a las Normas Básicas de Control Interna (NOBACI) (Evidencias en Carpeta No.1, Anexos 18 y 43).
La Dirección General de Contrataciones Públicas aplica los siguientes Principios:
Enfoque al Cliente: comprendemos y satisfacemos sus necesidades, sus requisitos y nos esforzarnos por exceder sus expectativas.
Liderazgo: el personal se involucra totalmente con el logro de los objetivos.
Participación del Personal. El total compromiso del personal permite que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización (Evidencias Carpeta No.1. Anexo 6)
Enfoque Basado en Procesos: Todos los procesos se encuentran documentados y diagramados.
Enfoque de Sistemas para la Gestión: Se gestionan los procesos interrelacionados como un sistema. La mejora continua del desempeño global es un objetivo permanente. Se desarrolla una relación de Institución-Proveedor basada en la Normativa. Se ha firmado Carta Compromiso al Ciudadano como acuerdo de Calidad, así como las Normas Básicas de Control Interno (NOBACI) (Evidencias en Carpeta No.1, Anexos 10, 18, 48, 51 al56).
26
Administración electrónica e Innovación:
La Dirección General de Contrataciones Públicas ha formulado la estrategia de administración electrónica en base a la incorporación de la tecnología de la información y las comunicaciones, concernientes a las administraciones públicas, en dos vertientes:
Desde un punto de vista organizativo: transformar las oficinas tradicionales, convirtiendo los procesos de papel en procesos electrónicos, con el fin de crear una oficina sin papeles.
Desde una perspectiva de las relaciones externas: habilitar la vía electrónica como un nuevo medio para relación más directa con los grupos de interés.
La formulación de la estrategia para alcanzar ese nivel es la siguiente: Fortalecimiento de los sistemas TIC, el cual contempla: Marco de mejores prácticas, desarrollo de aplicaciones para usuarios, desarrollo de aplicaciones para automatizaciones interna, creación de un portal transaccional (Evidencias Carpeta No.1, Anexos 43, 46, 51, 57 al 65).
La institución mantiene una comunicación eficiente a todos los niveles, con énfasis en una cultura organizacional de puertas abiertas. La comunicación externa se maneja enfocada a los grupos de interés (Evidencias, Carpeta No.1, Anexos 60, 65 al 78).
Para dar seguimiento a la satisfacción de los colaboradores se realizan encuestas de percepción del clima laboral. En el segundo trimestre del 2015, la periodicidad en la aplicación es semestral. Las informaciones recolectadas mediante la misma fueron analizadas para luego implementar acciones de mejora, aumentando el índice de satisfacción laboral de nuestros empleados, lo que se traduce en un personal mucho más motivado y apasionado con lo que hace. Algunos ejemplos de la percepción de las condiciones de trabajo del personal, se presentan a continuación:
Grafica No. 1, Percepción de las Condiciones de trabajo de los
colaboradores
Gráfica No.2, Percepción de la motivación y empoderamientos de los colaboradores
en sus funciones
La aplicación de herramientas como encuestas y Grupos Focales permiten conocer las necesidades y expectativas de nuestros colaboradores, así como evaluar la percepción de los mismos con relación a la institución (Evidencias, Carpeta No.3, Anexo 1; Carpeta No. 7, Anexo 1).
27
Mejora continúa
Se diseñó y se aplica la Política de Apertura del Buzón de Sugerencias (Evidencias: Carpeta No.1, Anexo No. 92). El mismo se encuentra ubicado en el área de recepción de la institución. Se dispone un formulario de quejas y sugerencias disponibles para cualquier ciudadano que visite la institución. A la vez, para la comunicación de la ciudadanía con la institución, por cualquiera de los canales establecidos, aprobamos el Esquema de manejo de Quejas y Sugerencias. Cualquier respuesta es realizada al destinatario final en un plazo máximo de diez (10) días laborables según nuestro acuerdo de nivel de servicio plasmado en la Carta Compromiso al Ciudadano.
Otros instrumentos de consulta son: la Encuestas a Proveedores, MIPYMES y Mujeres, con estas herramientas se mide las expectativas y calidad de los servicio. Luego de analizar los resultados de las encuestas, se llevan a cabo informes para realizar las mejoras que correspondan (Evidencias Carpeta No. 1, Anexo114).
Se observan iniciativas para promover la mejora continua y el compromiso de los líderes a través de la implementación del sistema de evaluación del desempeño por resultados, de la elaboración y monitoreo trimestral del POA.
Así como una cultura de innovación implementada a través del modelo de Gestión de Servicio y sistemas tecnológicos avanzados, como el Portal Transaccional y la Aplicación de Compras Móvil.(Evidencias Carpeta No.1, Anexos 76, 77, 80 y 94).
Subcriterio 1.3. Motivar y apoyar a las personas de la organización y actuar como modelo de referencia. En la Dirección General de Contrataciones Públicas desde la alta dirección y a todos los niveles de la organización, se exhiben acciones de cumplimiento con los objetivos y valores establecidos. Se fortalece el Sistema de Compras y Contrataciones Públicas (SNCC) aplicando la tecnología de la información y comunicación, para mejora de su operatividad y eficiencia, en un compromiso tanto de los líderes como de los colaboradores. Como Órgano Rector, se ocupa de:
Actualizar la Ley No. 340-06, y de velar por el cumplimiento de la misma.
Convertir el mercado público en una herramienta de desarrollo, eliminando las barreras de acceso a las MIPYMES a este mercado.
Ofrecer asistencias técnicas a los mecanismos de monitoreo social y a la red nacional de organizaciones sociales, para contribuir con la transparencia y eficacia de SNCC.
Fortalecer la Institución, ordenando, y fiscalizando sus prioridades (Evidencias Carpeta No.1, Anexos 16, 57, 60, 02 y 96).
En la Dirección General de Contrataciones Públicas se desarrolla una cultura de confianza y respeto entre los líderes y empleados, la que se evidencia a través de iniciativas de cooperación e involucramiento del personal para el logro de los objetivos institucionales. Se promueve el crecimiento profesional basada en el desarrollo formativo del personal (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos 96 al 101).
La comunicación, a todos los empleados, de asuntos claves institucionales se realiza a través del mural interno informativo, circulares y correo electrónico (Evidencias Carpeta No.
28
1, Anexos 73 y 75). La Organización ofrece apoyo a los empleados, aportando las herramientas, equipos, asesorías, comunicación, capacitaciones, y vestuario necesarios para la realización de sus labores (Evidencias Carpeta No.1, Anexos 28 y 102).
En la Dirección General de Contrataciones Públicas se promueve, motiva y se potencializa a los empleados, con una cultura de consenso, participación, investigación y mejora continua, delegando niveles de responsabilidad a aquellos que muestran interés y se identifican con la Organización y poseen capacidad para realizar el trabajo delegado (Evidencias Carpeta No.1, Anexos 79, 84, 106, 110 al 113).
La institución promueve una cultura de aprendizaje e incentiva a sus colaboradores a la asistencia a talleres y actividades formativas propias o coordinadas (Evidencias Carpeta No.1, Anexos 29, 30, 84 y 112). Los líderes incentivan la participación de empleados en la toma de decisiones, solicitando y recibiendo recomendaciones y propuestas de los mismos (Evidencias Carpeta No.1, Anexos 100 al 108).
La Organización desarrolla iniciativas para el reconocimiento y recompensa al desempeño del personal y equipos de personas, en su mayoría las recompensas se realizan a los colaboradores en conjunto (Evidencias Carpeta No.1, Anexo 115 al 117). La Institución respeta y atiende necesidades específicas del personal, que son presentadas a la institución por el medio correspondiente. (Evidencias Carpeta No.1, Anexo 118 a 120).
Subcriterio 1.4. Gestionar relaciones eficaces con las autoridades políticas y otros grupos de interés.
La Dirección General de Contrataciones Públicas, por medio de un diagnóstico identifica y analiza las necesidades presentes y futuras de los grupos de interés, las que son canalizadas a las áreas competentes. Estas necesidades suelen ser del orden de capacitación, Asesoría Técnicas y otras (Evidencias Carpeta No.1, Anexos 3, 55 y 121).
Es política de la Institución mantener una participación activa sobre el rol institucional, identificando su impacto en el Plan de Gobierno y Estrategia Nacional de Desarrollo (END), así se contribuye con las autoridades en la definición de las políticas públicas (Evidencias Carpeta No.1, Anexos11, 41, 42 y 52).
La Organización promueve el involucramiento de los grupos de interés en el desarrollo del sistema de gestión de la organización. De igual manera de los mandos políticos, a través del apoyo ofrecido por los mismos para el logro de los objetivos estratégicos de la institución, que a la vez están enlazados con las metas presidenciales (Evidencias Carpeta No.1, Anexos 31, 85, 110 y 144).
La Dirección General de Contrataciones Públicas mantiene unas relaciones activas con autoridades políticas, tanto ejecutivas como legislativas, las que se evidencian en comunicaciones, reuniones y encuentros con altas instancias políticas (Evidencias Carpeta No.1 Anexos 46, 110 y 144). Es política de la Institución el desarrollo de trabajo y alianzas con grupos de interés, Grupos de presiones, así como asociaciones profesionales, industriales, etc. (Evidencias Carpeta No.1, 36, 40, 42, 46 y 135).
La Organización conocedora de su rol de Órgano Rector del Sistema Nacional de Contrataciones Públicas (SNCC), mantiene una buena participación en actividades
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profesionales, a través de asociaciones profesionales (Evidencias Carpeta No.1, Anexos 138, 140 y 141). El alta Dirección de la Dirección General de Contrataciones Públicas promueve el reconocimiento público de la organización, sus servicios e imagen, según contempla nuestro PEI, mediante la difusión de la imagen pública y participación en entrevistas, talleres y foros nacionales e internacionales. (Evidencias Carpeta No.1, 112, 131, 139 y 141).
El desarrollo del Portal Transaccional de las compras, evidencia un concepto de acceso total al mercado púbico orientado a agilizar el acceso a los procesos de compras de los actores implicados. En adición, se establece la creación de un área de servicios, y otra para el fomento y desarrollo de las compras y el mercado público, dentro de la estructura orgánica de la institución (Evidencias, Carpeta No.1, Anexos 39, 57 y 76).
Criterio 2: Estrategia y Planificación:
Subcriterio 2.1. Reunir información sobre las necesidades presentes y futuras de los grupos de interés así como información relevante para la gestión.
Se han identificado los grupos de interés en la Planificación Estratégica Institucional (PEI) y se han utilizado diversos medios para comunicar los resultados institucionales y/o de los procesos que los involucra. Los Grupos de interés los componen: organismos e instituciones Gubernamentales, Proveedores, MIPYME, Ciudadanía, Veedores, Órganos Rectores, Colaboradores. Los resultados obtenidos por la Institución son comunicados a los Grupos de Interés a través de:
Portal de Compras Dominicanas (http://www.comprasdominicana.gov.do). Informes de Evaluación trimestral/anual de medición de resultados. Memoria Institucional Anual. Informes de seguimiento Entidades de Control y Organismos Internaciones. Jornadas de Socialización de resultados con los responsables y equipos de trabajo. Comunicados a medios digitales.
(Evidencias, Carpeta No. 1 Anexo 11, 54. Carpeta No.2, Anexos 1 y 14).
La institución mantiene un monitoreo eficiente sobre las necesidades, expectativas y nivel de satisfacción de los Grupos de interés, con el propósito de brindar servicios que llenen las expectativas de sus clientes. De igual manera procurando que los mismos sea un eficiente aporte para el desarrollo socio-económico de la Nación. Estas informaciones son recopiladas por diferentes medios. (Evidencias Carpeta No.1, Anexos Nos.55. Carpeta No. 2, Anexos del 4 al 8).
Los temas de impacto para la Dirección General de Contrataciones Públicas se recopilan por diferentes medios, para su análisis y revisión de las mismas. Pueden ser temas relacionados con Grupos de interés, Normativas, Servicios, Criterios Inclusivos, asuntos socio-económicos, etc. (Evidencias Carpeta No.1, Anexos Nos 112 y 114. Carpeta No. 2, Anexos del 9 al 19).
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Buenas prácticas: Modelo de Gestión del Sistema Nacional de Compras y Contrataciones (SNCC).
A tales fines, la Dirección General de Contrataciones Públicas, en cumplimiento del objetivo estratégico referente a la implementación de un sistema único de compras y contrataciones públicas, ha desarrollado el Modelo de Gestión del Sistema Nacional de Compras y Contrataciones (SNCC). Este Modelo tiene como objetivo lograr un sistema de compras y contrataciones con alto grado de estandarización, en el cual, cada tipo de bien, servicio u obra se adquiera de manera similar por parte de los organismos que están dentro del ámbito de aplicación de la normativa, aplicándose requisitos y criterios objetivos que permitan la selección de las propuestas que convengan y satisfagan los intereses tanto de las entidades contratantes como de la ciudadanía.
Asimismo se integran en este modelo los documentos estándar que deberán ser utilizados de manera obligatoria en los procesos de compra y contratación realizados en virtud de la Ley y su Reglamento, adecuándolos al proceso de compra y contratación en ejecución. Estos estándares están diseñados bajo criterios técnicos comprobados, que permiten evitar la improvisación o el direccionamiento.
El modelo de Gestión fue aprobado mediante Resolución No. 20/2010 de fecha 16.11.10, emitida por este Órgano Rector; el mismo está compuesto por los siguientes documentos:
Metodología para planificar sus compras y contrataciones.
Manual de Procedimiento General.
Manual de Procedimientos de Licitación Pública.
Manual de Procedimiento de Licitación Restringida.
Manual de Procedimiento de Sorteo de Obras.
Manual de Procedimientos de Comparación de Precios.
Manual de Procedimiento de Compras Menores.
Manual de Procedimiento de Compras Directas.
Manual de Procedimientos de Urgencias.
Documentos Estándar para los procesos de compra y contratación (total de 65 documentos)
La Dirección General de Contrataciones Públicas diseña, con el Modelo de Gestión, una herramienta de fácil comprensión, que permite, no solo a las entidades contratantes que ejecutan los procesos de compra y contratación sino también a cualquier ciudadano, conocer los insumos, responsables, y productos que se requieren para la ejecución de cada una de las fases de los procedimientos de selección en materia de compras y contrataciones públicas, con apego fiel a los principios de la Ley, considerados los pilares del Sistema Nacional de Compras y Contrataciones.
El principio de impugnación, reconocido como la garantía del debido proceso, prevé la doble opción de recurrir tanto en la instancia administrativa como en la instancia judicial. Mientras la primera refleja la llamada auto-tutela, la segunda, llamada también de plena judicialización, hace efectiva la tutela que ampara toda actividad de la Administración Pública.
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Otra vía para denunciar presuntas violaciones a la Ley y su Reglamento, es el procedimiento de investigación, estipulado en el artículo No. 71 y siguientes de la Ley, mediante el cual se invita a cualquier interesado a denunciar cualquier irregularidad dentro de un procedimiento de compras y contrataciones.
Desde la creación del Órgano Rector los casos de resoluciones de conflictos han ido creciendo considerablemente, ya que cada día más los usuarios del sistema se han empoderado del tema de contratación pública, poniendo una lupa sobre la ejecución de los procedimientos, algo que anhela el Órgano Rector, puesto que esto obliga, de una forma u otra, a la mejora de la realización de los mismos y a su correcta aplicación. El Órgano Rector, se encarga de difundir y dar a conocer los plazos y etapas a agotar para la presentación de un Recurso de Impugnación o de Investigación, así como los resultados de los mismos que están disponibles siempre en el Portal www.comprasdominicana.gov.do y notificados a las partes involucradas. (Evidencias Carpeta No. 2 Anexos Nos.10-13; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 16 al 21).
Subcriterio 2.2. Desarrollar la estrategia y la planificación, teniendo en cuenta la información recopilada.
En la Dirección General de Contrataciones Públicas se realizan cada tres meses, reuniones de revisión por la Dirección, con el objetivo de dar seguimiento al logro de los indicadores de Carta Compromiso, el estatus de las acciones preventivas y correctivas, y el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
El proceso de planificación estratégica se realiza cada tres años analizando el entorno externo e interno a través de análisis NOBACI, OCDE, PEFA y mediante encuestas de percepción a ciudadanos/clientes segmentadas. Se han tomado en cuenta las necesidades y expectativas a los grupos de interés en la planificación. Las cuales han sido escuchadas y analizadas. Se han realizados varios acuerdos con organizaciones de diferentes sectores, para colaborar y tomar en cuenta sus necesidades (Evidencias Carpeta No.1, Anexos Nos.10, 18 y 46).
Las respuestas a las necesidades identificadas y consideradas en nuestra planificación estratégica vienen dadas a través de capacitaciones, talleres, Ronda de Negocios, Asistencias Técnicas, etc.
Adicional a esto hemos traducido la misión y visión en la planificación estratégica en el largo y medianos plazo, así como en el corto plazo a través de la planificación operativa, incluyendo el análisis de riesgo con Matriz NOBACI: (Evidencias Carpeta No.1, Anexos No.10, 13, 18 y 51).
La Dirección General de Contrataciones Públicas realiza anualmente su Plan Anual de Compras, como requisito de su Plan Operativo Anual, posteriormente realiza un análisis trimestral de las necesidades de recursos en función de cumplir con las necesidades evidenciadas en la Planificación Operativa alineada con el PEI. Se asigna los recursos con su cronograma. Por medio de esto se asegura la disponibilidad de recursos en el Presupuesto Institucional, la Planificación Operativa Anual y la búsqueda de recursos a través de financiamiento con organismos multilaterales (Evidencias Carpeta No.1, Anexo No.37, Carpeta No.2, Anexos 35, 36.
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Se realiza un análisis trimestral de las necesidades de recursos en función de cumplir con las necesidades evidenciadas en la Planificación Operativa alineada con el PEI. Se asigna los recursos con su cronograma (Evidencias Carpeta No.1, Anexo No 39. Carpeta No 2, Anexos Nos 5, 29 al 31).
Subcriterio 2.3. Implantar la estrategia y la planificación en toda la organización. El PEI se ha implementado en cumplimiento a las prioridades establecidas desde la END y al plan de Gobierno. En el mismo se consideran el cronograma de cumplimiento de los procesos, proyectos y la estructura organizativa adecuada, así como en la evaluación del desempeño por resultados para el periodo 2015-2016 (Evidencias: Carpeta No.1, Anexos 4, 12,13, 37, 48, 51, 57 y 125; Carpeta No. 2, Anexos 20,21, 45, 46 y 47).
Adicionalmente, la Institución desglosa en el POA los Planes y Programas, con sus objetivos y resultados para cada Unidad, los mismos son elaborados en conjunto don las unidades, donde se establece el nivel de cambio esperado en cada actividad. Posteriormente son socializados todos los miembros del equipo, para que sus actividades vayan en consonancia con las líneas estratégicas generales (Evidencias Carpeta No 2, Anexo 33).
El monitoreo de los logros de la Organización, a todos los niveles, se realiza trimestral y anual, para asegurar la implementación de la estrategia, según la metodología establecida para el monitoreo desde el Ministerio de Hacienda, la MEPYD y Metas Presidenciales (Evidencias Carpeta No.1 Anexos No 41. Carpeta No.2, Anexos del 5). Estos monitoreo miden los resultados, calidad e impacto a la Sociedad de los servicios ofrecidos (Evidencias Carpeta No. 1, Anexo 41. Carpeta No.2 Anexos Nos 20, 49, y 50). Como parte de la mejora continua, se han evaluado las necesidades de reorganizar, mejorar la estrategia y métodos de planificación, en encuentros y reuniones con líderes medios y alta Dirección (Evidencias Carpeta No.2 Anexos Nos 26 y 27).
Subcriterio 2.4. Planificar, implantar y revisar la innovación y el cambio. Se ha creado y desarrollado una cultura tendente a la innovación de los servicios brindados, participando de diferentes actividades formativas y de benchlearning, tales como visitas al extranjero para obtener mejores prácticas en el campo de las adquisiciones públicas, así como participación en foros internacionales para compartir las mejores prácticas en el sector (Evidencias: Carpeta No.2 Anexos 38 al 42). Parte de nuestra cultura de Benchmarking y Benchlearning es nuestra apertura a conocer y compartir experiencias innovadoras que permitan aportar en la mejora de los procesos de la administración pública. Algunas experiencias enriquecedoras realizadas son: Celebración de tres ruedas de negocios en el Distrito Nacional, Santiago y gran Santo
Domingo, con edición especial para Santo Domingo Este, en el marco del proyecto que se viene desarrollando con los gobiernos locales. Con el objetivo de fomentar la inserción de MIPYMES y mujeres en el mercado público, la Dirección General de Contrataciones Públicas desde el año 2013, ejecuta múltiples iniciativas de apoyo a distintos sectores, mediante acercamientos, charlas y capacitaciones:
El foro internacional que realizó con el apoyo del Banco Mundial y de la Unión Europea para incrementar la inclusión de pequeños productores o agricultores nacionales en las
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compras gubernamentales. Se analizó la exitosa experiencia de Brasil en conjunto con la Dirección General de Contrataciones Públicas junto a representantes del Ministerio de Agricultura, el Fondo Especial de Desarrollo Agrícola, el Instituto Nacional de Bienestar Estudiantil, el Instituto Agrario Dominicano, el Banco Agrícola y la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura, ha estado coordinando una mesa de trabajo.
La Dirección de Contrataciones Públicas acordó con el Centro para la Promoción de la Micro y Pequeña Empresa en Centroamérica (CENPROMYPE) diseñar políticas que beneficien a los países miembros del Sistema de la Integración Centroamericana (SICA), especialmente a las MIPYMES mujeres.
Convenio para brindar asistencia técnica a los gobiernos de la región SICA que la soliciten, sobre las buenas prácticas en materia de fomento a las MIPYMES, y en el diseño de políticas públicas que beneficien a las MIPYMES, especialmente a las lideradas por mujeres y a las minorías. Asesorar y acompañar a los gobiernos de la Región SICA en el diseño estratégico, la implementación operativa y ajustes de las buenas prácticas en compras públicas, solicitadas por cada uno de los países interesados, a partir de la experticia de Contrataciones Públicas.
Participación de la Subdirección del Taller de Fortalecimiento de Capacidades e Adquisiciones Públicas en Seúl, Corea. Expediente de la visita.
Taller sobre la actualización del Diagnóstico del Sistema de Contrataciones Públicas de la República Dominicana con el apoyo del Comité de Asistencia al Desarrollo (CAD) de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) el Banco Mundial, organizado por la DGCP.
Participación en el taller internacional “Promoviendo el Desarrollo Inclusivo: Incrementando la participación de las mujeres en Contratación Pública”, sobre el desarrollo inclusivo de las mujeres en las compras públicas en Washington DC.
Se monitorean de forma sistemática los indicadores internos para el cambio y de la demanda externa de innovación y cambio mediante el cumplimiento de la END y el Plan de Gobierno, esto se realiza mediante informes de autoevaluación NOBACI, OCDE, PEFA (Evidencias: Carpeta No.1, Anexo 42; Carpeta No. 2, Anexos 20, 33, 41 y 50).
La Dirección de la Institución y sus líderes medio, aseguran la gestión del cambio con la mejora de la planificación estratégica, y traducida en la implementación de nuevas proactivas. Para el desarrollo de la Planificación Estratégica y Autoevaluación, se utiliza el PDCA; PMI para Gestión por Proyectos; Damos seguimiento al Piloto San José de las Matas y al de PYMES Mujeres, así como; a implementación del Piloto Portal Transaccional con la metodología establecida por la MEPYD (Evidencias: Carpeta No. 2, Anexos del 44 al 48; 53 y 54).
La Institución gestiona desde la Dirección los cambios y mejoras, y escucha las sugerencias de los colaboradores y sectores productivos (Evidencias: Carpeta No 1, Anexo 127; Carpeta No.2, Anexos 35 y 46).
Se promueve el uso de diversas herramientas electrónicas que contribuyen a incrementar la eficacia de los servicios brindados, así como para evidenciar su compromiso con la transparencia y lograr una mayor integración de la Organización con sus clientes. Se identificó la necesidad de transformación del portal de compras en un Portal Transaccional como herramienta innovadora y de modernización del SNCC, el cual representa el principal
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compromiso de la institución en este sentido, así como la interconexión con DGII, TSS, DIGECOOG, para facilitar los procesos de los usuarios, adicionalmente podemos citar las mejoras realizadas al Portal actual de Compras y Contrataciones en materia de transparencia y accesibilidad al sistema y el desarrollo de la APP Móvil (Evidencias: Carpeta No.2, Anexos 46 y 47).
Para mejorar la satisfacción de los ciudadanos, se implementa el Procedimiento y Esquema de Manejo de Quejas y Sugerencias, por este medio cualquier inquietud o inconformidad de los usuarios puede comunicarlo a través de los canales establecidos (vía correo electrónico, Redes Sociales, por comunicación o de manera personal) donde las sugerencias y quejas son resueltas según el Acuerdo de nivel de servicios establecido.
Criterio 3: Gestión de los Recursos Humanos.
Subcriterio 3.1, Planificar, gestionar y mejorar los recursos humanos de acuerdo a la
estrategia y planificación de forma transparente.
La Dirección General de Contrataciones Públicas realiza acercamientos para detectar las necesidades actuales y futuras de sus colaboradores, también trabaja para que la demanda de gestión del capital humano esté alineada a la estrategia de la Organización (Evidencias: Carpeta No.3, Anexo 1).
La Dirección de la Institución y los encargados (as) de las áreas competentes monitorean y dan fiel cumplimiento para que las políticas de Recursos Humanos estén alineadas al Plan Estratégico Institucional y de acuerdo a la Ley No. 41-08 de Función Pública y Ley No. 87-01 que crea el sistema Dominicano de Seguridad Social, así como la Ley No. 05-13 Orgánica sobre Igualdad de Derechos de las Personas con Discapacidad, del Consejo Nacional de Discapacidad (CONADIS) y sus reglamentos de aplicación (Evidencias: Carpeta No.3, Anexos del 2 al 7).
La Dirección General de Contrataciones gestiona el capital humano con los perfiles desarrollados en el Manual de Cargos aprobado en el año 2010 y actualizado al 2012, con descripciones de puestos y especificaciones de cargos, a la fecha la institución se encuentra en un proceso de restructuración de cargos y mejoramiento del mismo según el PEI 2015-2019 (Evidencias: Carpeta No.3, Anexos 8, 21 Y 22). Existe una política de revisión y mejora permanente del mismo, (Evidencias: Carpeta No.3, Anexos del 8 al 10).
Se cuenta con un Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal, implementado por el Departamento de Recursos Humanos, donde se detectan y canalizan las necesidades actuales de personal que tiene la institución Adicionalmente se realizan entrevistas para identificar necesidades especiales de capacitación e identificamos las necesidades de capacitación que surgieron producto del proceso de evaluación del desempeño (Evidencias: Carpeta No. 3, Anexos 11 al 13). Los procesos de selección y desarrollo de la carrera profesional se basan en igualdad de oportunidades en cuanto a género, orientación sexual, discapacidad física, raza o religión, de acuerdo a la Constitución de la República Dominicana, la Ley 41-08 de Función Pública y su Reglamento de Aplicación (Evidencias: Carpeta No.3, Anexo 29).
El Departamento de Recursos Humanos elabora la planificación de los recursos tomando como base el Plan Estratégico Institucional 2013-2016 (Evidencias: Carpeta No. 3, Anexo
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14). Con el propósito de incentivar a sus colaboradores, la Institución cuenta con un Plan de beneficios y compensación en el mismo se consolidan todas las ejecuciones que se encontraban segregadas (Evidencias: Carpeta No.3, Anexos 15 y 16). La Organización ha establecido la evaluación por desempeño, en cumplimiento al Decreto No. 196-08 (Evidencias: Carpeta No.3, Anexos 17 al 20). Consolida la data de sus colaboradores, con un sistema ORANGE-HRM. Evidencias: Carpeta No.3, Anexo 23).
Se ofrecen capacitaciones y formaciones especializadas bajo las modalidades presencial y virtual a los colaboradores. Las mismas son financiadas total o parcialmente (algunas son gratuitas) (Evidencias: Carpeta No.3, Anexos 24 al 27).
La Dirección General de Contrataciones Públicas cuenta con la infraestructura tecnológica para los servicios online (Evidencias: Carpeta No.3, Anexo 25, 26, 28). La institución promueve una iniciativa de reuniones de grupos focales orientadas al desarrollo de un correcto proceso de selección y desarrollo de la carrera profesional (Evidencias: Carpeta No.3, Anexo 1).
Subcriterio 3.2. Identificar, desarrollar y aprovechar las capacidades de las personas en consonancia con los objetivos y tanto individuales como de la organización. La Institución incentiva a la profesionalización de los servidores, ofreciendo oportunidad de crecimiento, que vayan acordes a las necesidades de la Organización y a las competencias claves, actualmente capacita a los colaboradores para desarrollar habilidades gerenciales y de liderazgo. Asimismo desarrolla estas habilidades ofreciendo capacitaciones a ciudadanos/clientes (Evidencias: Carpeta No.3, Anexo 12, 29, 30 y 31 al 35).
Se apoya la capacitación del personal a requerimiento de las áreas, para desarrollar las capacidades. Las capacitaciones responden a las necesidades del personal y de la institución, tanto actuales como futuras (Evidencias: Carpeta No.3, Anexos 12, 25, 26 y 28). La Organización maneja iniciativas de inducción al personal de nuevo ingreso (Evidencias: Carpeta No.3, Anexos 30 y 32).
La Institución promueve la movilidad externa, por medio de los concursos realizados por el MAP, y la interna a través de las promociones, de acuerdo a las capacidades (Evidencias: Carpeta No.3, Anexos 20 al 27). La Dirección General de Contrataciones Públicas promueve la capacitación por medios virtuales y presenciales, a través de las entidades autorizadas (INAP, CAPGEFI) y empresas privadas que imparten estos temas (Evidencias: Carpeta No.3, Anexos 37 al 42). Ha realizado actividades formativas sobre los temas derivados de su Planificación Estratégica, atendiendo a riesgos, conflictos de interés, enfoque de género y ética (Evidencias: Carpeta 3, Anexo 13, 24 al 27 y 34).
Mediante el procedimiento de viáticos al exterior la institución evalúa el impacto de los programas de formación, implementando por replicas a otros colaboradores, el conocimiento adquirido por los asistentes en actividades de formación, en el exterior (Evidencias: Carpeta No.3, Anexos 35 y 39). La Dirección General de Contrataciones Públicas fomenta el enfoque de género y participación de las mujeres, por medio de su contratación en la institución y promoviendo la profesionalización de las mismas (Evidencias: Carpeta No.3, Anexos 42 y 43).
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Subcriterio 3.3. Involucrar a los empleados por medio del diálogo abierto y del empoderamiento, apoyando su bienestar.
La Dirección General de Contrataciones Públicas promueve una cultura de comunicación abierta, de diálogo y de motivación para el trabajo en equipo, utilizando los medios del correo electrónico, Reuniones, Charlas, Cursos, Seminarios, así como el Taller de socialización del PEI. (Evidencias: Carpeta No.3, Anexo 38). Se fomenta la aportación de ideas de los colaboradores para la mejora de procesos y procedimientos (Evidencias: Carpeta 3, Anexo 43). El Área competente ha instado a los colaboradores a conformar la Asociación de Servidores Públicos según la Resolución No. 002-2010, que aprueba la guía para la constitución y funcionamiento de las Asociaciones de Servidores Públicos.
A la fecha, está participando en un Plan Piloto de Encuesta de Clima Organizacional, elaborado por el MAP (Evidencias: Carpeta 3, Anexos 63 al 65). La Dirección General de Contrataciones Públicas cuenta con una Política de Comunicación Institucional, los colaboradores de las áreas realizan sus aportes a los encargados (Evidencias: Carpeta 1, Anexo 72; Carpeta 3, Anexos 9,12, 16 y 37).
La Dirección General de Contrataciones Públicas mantiene una adecuada infraestructura física y ambiental. Se realizan actividades para el cuidado de la salud. Se cumplen con los requisitos de riesgos y seguridad laboral en cumplimento del Reglamento No. 522-06 sobre Seguridad y Salud en el Trabajo (Evidencias: Carpeta 3, Anexos 46 a 49).
A la vez, fomenta la conciliación de la vida laboral y personal, mediante acceso al teletrabajo de personal identificado al igual que también fomenta la integración familiar (Evidencias: Carpeta 3, Anexos 50 al 63). Se cuenta con un equipo de softball, se han desarrollado varias actividades sociales y deportivas (Evidencias: Carpeta 3, Anexos 50 al 63).
Criterio 4: Alianzas y Recursos
Subcriterio 4.1. Desarrollar y gestionar alianzas con organizaciones relevantes La Dirección General de Contrataciones Públicas mantiene alianzas estratégicas con la Sociedad Civil (Asistencias técnicas a Veedurías Ciudadanas y Observatorio de Compras Ciudadano); instituciones gubernamentales vinculadas a sus servicios (TSS, DGII, Cámara de Comercio) y con sectores productivos (Asociaciones de sectores productivas, MIPYMES, Mujeres, ASFLs) y otros grupos de interés.
La Institución desarrolla y gestiona acuerdos de colaboración con organizaciones de la sociedad civil, con sectores productivos e institucionales para disminuir las barreras de acceso al SNCC, incorporando nuevos sectores productivos para contribuir con el desarrollo socio-económico del país (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos 5 al 13).
La Organización ha firmado 08 acuerdos con fines de colaboración, cooperación y fortalecimiento de carácter interinstitucional con organismos del sector público, con el propósito de fomentar colaboraciones especializadas, así como elaborar y desarrollar proyectos en conjunto. Orientando los Acuerdos a los tres Ejes Institucionales tenemos:
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La alta dirección identifica y revisa las necesidades de alianzas público-privada (APP) a largo plazo, formulan las iniciativas y desarrolla cuando sea apropiado para la institución, Incluyéndolos en la planificación estratégica de la organización.
Institución Objetivo Fecha firma
Dirección General de Contabilidad
Gubernamental
Habilitar el registro de beneficiario del Estado a Contrataciones Públicas, a fin de unificar
los procesos de proveedores en una Cuenta Única
1ro. de agosto
del 2013
Instituto Postal Dominicano
Disminuir los tiempos, asegurar la distribución y entrega a nivel nacional de las
correspondencias, documentos y/o comunicaciones que remita la Dirección en
el territorio nacional
6 de diciembre
de 2013
Ministerio de Industria y Comercio
Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad
26 de mayo del 2014
Institución Objetivo Fecha firma
Consejo Nacional de Discapacitados
(CONADIS)
Garantizar que en las contrataciones públicas de bienes, servicios u obras que se adquieran con fondos públicos, se observen
las normas nacionales e internacionales, sobre la accesibilidad universal de las
personas con discapacidad
25 febrero de 2013
MIC, CNC, MMUJER, FEM, ADME,
ANMERO, Asociación Dominicana
Diseñadora de Bisutería
Fortalecer la participación de las mujeres en las compras del Estado. Capacitarlas para que puedan ser Proveedoras del Estado
7 de marzo de 2013.
Instituto Nacional de Formación Técnico
Profesional, (INFOTEP)
coordinar esfuerzos conjuntos para fortalecer la capacidad de los micros,
pequeñas y medianas empresas de todo el territorio nacional en su prestación de
07 de noviembre
2014
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bienes y servicios al Estado, sobre todo en actividades que integre a mujeres
empresarias y trabajadoras
Institución Objetivo Fecha
firma Sub-criterio
asociado
Ministerio de Administración Pública (MAP).
Desarrollar, dentro de un marco de colaboración y asesoría
técnica, actividades que viabilicen la puesta en marcha en los
distintos subsistemas de gestión de los Recursos Humanos.
24 de
mayo de
2013
4.1, Carpeta No. 4, anexos,
5, 6 y 12).
Instituto Tecnológico Las Américas (ITLA).
fortalecer la capacitación del personal de Contrataciones
públicas, promover el sistema nacional de contrataciones
públicas y la creación de una web para el Observatorio Ciudadano de las Contrataciones Públicas
6 de
diciembre
2013
4.1, Carpeta No. 4, anexos,
5 y 12).
Colegio Dominicano de
Periodistas
Organización y programación de diplomados, seminarios, y otras
actividades destinadas a mejorar la calidad de la información sobre
los procesos de compras y contracciones públicas ofrecida al público a través de los diferentes
medios de comunicación.
12 de
marzo de
2014.
4.1, Carpeta No. 4, del 5 y
12).
Confederación Dominicana de
Pequeñas y Medianas
Empresas de la Construcción, Inc.
COPYMECON
impartir talleres, seminarios y charlas con la finalidad de
capacitar sobre la Ley No. 340-06 y sus modificaciones a las
federaciones, asociaciones y miembros que integran a
COPYMECON
(22 de
octubre de
2014.
4.1, Carpeta No. 4, del 5, 8 y
12).
La Dirección General de Contrataciones Públicas contempla en cada acuerdo a las responsabilidades de cada parte y su compromiso con el cumplimiento del mismo, así como los mecanismos de control, evaluación y revisión (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos 5 al 13). Con la finalidad de compartir, comparar y adaptar las mejores prácticas en el sector, la Dirección General de Contrataciones Públicas ha participado de diferentes actividades formativas, de benchlearning y benchmarking, En este marco se ha realizado:
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Visitas al extranjero para obtener mejores prácticas en el campo de las adquisiciones públicas, entre otras a Washington D.C., Honduras, El Salvador, Corea, etc.;
Invitaciones a nuestro país, a especialistas y líderes del sector, en la región, para que expongan sus mejores prácticas con el fin de adaptarlas e introducirlas en nuestro sistema,
Coordinación y participación en foros internacionales celebrados tanto dentro como fuera del país en la materia, donde se realizan mesas de trabajo y consultas, paneles exponiendo la experiencia de los participantes por países, con la finalidad de elaborar informe de conclusiones y resultados para ser utilizados para mejorar las prácticas de la institución.
(Evidencias: Carpeta No. 1, Anexo 36; Carpeta No. 2, Anexos del 38 al 44; Carpeta No. 4, Anexos del 20 al 25).
En la Dirección General de Contrataciones Públicas se siguen las normativas contempladas en la Ley No. 340-06, y sus modificaciones para realizar la selección de proveedores. (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexo 46; Carpeta No. 4, Anexos 22 al 25).
Subcriterio 4.2. Desarrollar y establecer alianzas con los ciudadanos /clientes. Para mantener contacto con los ciudadanos y clientes, la Institución cuenta con portales informativos (http://www.dgcp.gob.do y http://comprasdominicana.gob.do)., donde se publican informaciones de interés y otras informaciones referentes a la Institución tales como funcionamiento, estructura, organigramas, procesos, informes, transparencia, de otras instituciones gubernamentales relacionadas con el tema de contrataciones públicas, base legal, resoluciones, estructuras, derechos y deberes del ciudadano, plan estratégico, estadísticas, memorias institucionales, ejecuciones presupuestarias, entre otras. La DIGEIG evalúa mensualmente la transparencia de la OAI de la organización y emite un informe anual con la puntuación obtenida. En el año 2014 se obtuvo una puntuación de 9 de 93.46 (Evidencias: Carpeta No. 2, Anexo 25).
Además de las redes sociales las redes sociales como canal de comunicación, Twitter, Facebook, recientemente la Dirección General de Contrataciones Públicas fue reconocida como una de las 10 instituciones gubernamentales mejor conectadas en las redes sociales, según el estudio Twiengagement. Engage Burson-Marsteller. (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos No. 76; Carpeta No. 2, Anexos 12, 19-22, 61, 62 y 87; Carpeta No. 5, Anexos 8 al 15).
Dentro de sus ejes estratégicos, uno de los objetivos más importantes es el involucramiento de la ciudadanía a través del monitoreo social a las compras públicas, impartiendo capacitaciones, ofreciendo asistencia técnica y brindando apoyo a la integración y desarrollo de las Comisiones de Veeduría y el Observatorio Ciudadano de Compras Públicas con la finalidad de animar a la ciudadanía a participar y expresar sus necesidades a la sociedad. La institución celebra actividades con la sociedad civil para concientizar la importancia de la transparencia de las compras públicas (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos 16, 17, 33, 35, 91, 124 13; Carpeta No. 4, Anexo 11).
La Dirección General de Contrataciones Públicas realiza iniciativas de involucramiento de los ciudadanos/clientes en el diseño de los procesos para su toma de decisión. Esto se puede
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apreciar en la participación de los proveedores, Unidades de Compras, Usuarios, a las reuniones piloto del Portal Transaccional; así mismo se aplicó una encuesta a MIPYME y un Estudio de Mercado para identificar sus necesidades. También se han realizado reuniones con Sectores Productivos, fruto de estos contactos se ha procedido a tomar una resolución y se han simplificado los trámites para registro de proveedor del Estado, y también las Modificaciones de documentos estándar con la inclusión de los criterios Universales de Accesibilidad (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos 117 y 151, Carpeta No. 2, Anexo 62; Carpeta No. 4, Anexos 28 al 31).
La Institución ha definido los canales de comunicación para los ciudadanos; entre los que dispone de El Buzón para recoger sugerencias, reclamaciones o quejas. Publica los resultados en el boletín del buzón del Portal dgcp.gob.do, donde se condensan la información recibida y las posibles soluciones. También se realizan sondeos, encuestas a Proveedores, MIPYME, y foros y reuniones con grupos de opinión, como es el Observatorio Nacional (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos 48 y 49.; Carpeta No. 4, Anexos 29, 30, 34 y 37; Carpeta No. 6, Anexos 2 al 4).
Por medio de la Carta Compromiso, la Dirección General de Contrataciones Públicas define informaciones generales, compromisos de calidad, modalidad de quejas y sugerencias, entre otros, con la finalidad de gestionar eficazmente y explicar a la ciudadanía las expectativas y servicios disponibles (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos No. 48 y 49; Carpeta No. 4, Anexo 29).
En la Organización está en un proceso continuo de actualización del comportamiento individual y social de los clientes, esto garantiza que el proceso de consulta utilizado sea adecuado. Se tienen establecidos canales de comunicación para el mejoramiento continuo de los servicios (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos No. 85 al 93 y 130 al 145; Carpeta No. 4, Anexo 29).
Subcriterio 4.3. Gestionar las finanzas.
La gestión financiera de la institución se encuentra alineada con los objetivos establecidos, en el PEI y POA. En adición, cumple con las normativas de los Órganos Rectores del SIAFE, la Ley No. 340-06 y sus modificaciones. Mediante el cumplimiento de la normativa establecida por el sistema financiero (NOBACI, Ley No. 10-07, etc.) se mantienen los mecanismos de control interno (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 18, 47, 52, 53 y 68; Carpeta No. 2, Anexo No. 28; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 2, 40 y 42).
Se realizan reuniones con las áreas concernientes, tanto dentro como con otras instituciones, para el análisis de los riesgos y oportunidades sobre las decisiones financieras a tomar. Las NOBACI han sido integradas en los procedimientos Carpeta No. 1, Anexos No. 18).
La Institución elabora su Plan Anual de Compras, PACC, y lo publica en el portal comprasdominicana y en el Portal Institucional donde posee un área de transparencia. En este último, se publican todas las informaciones institucionales (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos 69; Carpeta No. 4, Anexos Nos 20,21, 40 al 43).
La Organización cumple con las normativas del Sistema de Administración Financiera del Estado (SIAFE), mediante la herramienta SIGEF el cual integra todos los componentes del
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Sistema: Presupuesto-Contabilidad- Compras y Contrataciones-Tesorería, además del módulo de Contraloría (1-2-3) el cual maneja los contratos, el sistema de manejo de Nomina, y control de Bienes todo esto en cumplimiento a la Ley No.10-07, de Control Interno (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos Nos 45 al 51).
Se coordina con el Ministerio de Hacienda y el MEPyD el presupuesto plurianual y de proyectos del Sistema Nacional de Inversión Publicas (SNIP).Con la DIGEPRES se trabaja el presupuesto físico y por resultados. A través del módulo UEPEX se coordina el presupuesto de cooperación de multilaterales (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos Nos. 45 al 51).
La Estructura Organizacional, define la delegación de responsabilidades, las decisiones de control recaen en la Máxima Autoridad y la Encargada Administrativo –Financiero (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos No. 56).
La Institución detecta mediante análisis, estudios de factibilidad y mercado, consultorías de las necesidades de inversión y control financiero. Presenta, en cumplimiento de la normativa, al Ministerio de Hacienda y el MEPyD el análisis de marco lógico, de estas iniciativas para lograr la habilitación de proyectos SNIP (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos Nos. 52 y 53).
Como información de impacto la Dirección General de Contrataciones Públicas incluye los resultados de la ejecución presupuestaria en los documentos de informes de cierre anual (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexo No. 96, 128 y 129; Carpeta No.2, Anexo No. 49; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 96).
Subcriterio 4.4. Gestionar la información y el conocimiento. Para garantizar el acceso e intercambio de información con los grupos de interés se han establecido los canales de comunicación mediante los cuales se suministran todas las informaciones de interés público (Evidencias: Carpeta No. 4 Anexos Nos.20, 21 y 62).
La Dirección General de Contrataciones Públicas gestiona, almacena y mantiene la información con una infraestructura tecnológica de última generación. Cumpliendo con los estándares de mejores prácticas en el área de Tecnología de la Información. Por estas razones, se ha logrado mantener la posición 11 en el Índice de Uso de TIC e Implementación de e-Gobierno en la República Dominicana del Año 2014(Evidencias: Carpeta No. 4 Anexo No. 87).
En la Institución la información externa es gestionada a través de los canales institucionales. Previo a ser procesada se analiza y verifica su autenticidad mediante procedimientos internos establecidos. Luego de verificada se almacena en servidores, para ser difundida mediante los portales web donde se encuentran disponibles y son usadas internamente en los casos que amerite (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos Nos. 54 al 58). La Institución mantiene la seguridad de la información mediante la iimplementación del Marco de Gobernabilidad de TI, el cual se encuentra en la Fase II, estableciendo políticas, buenas prácticas y acuerdos de niveles de servicio, asegurando la exactitud, fiabilidad y seguridad de la información. Con la finalidad de ofrecer servicios online inteligentes y eficientes, así como mejorar el servicio al cliente, (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexo No. 58; Carpeta No. 4 Anexos Nos. 38, 72, 83 al 85).
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En cumplimiento a la Planificación Estratégica y las necesidades de grupos de interés, se están implementando soluciones de automatización interna para apoyar la tomas de decisiones y evaluar la gestión y eficiencia de las áreas (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexo No. 49 y 57; Carpeta No.2, Anexos No. 59 al 65; Carpeta No. 4, Anexos Nos.23, 51 al 58). Con la evaluación del desempeño y grupos de enfoque se informa a los colaboradores de sus tareas y objetivos (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 11, 25, 29, 30, 44, 56 y 72; Carpeta No. 2, Anexo No 72; Carpeta No. 3, Anexos Nos. 11,15 y 20).
La Dirección General de Contrataciones Públicas desde la Unidad de Recursos Humanos, realiza acuerdos entre la Organización y los empleados que son favorecidos con becas para su formación académica, a fin de que permanezcan en la institución por un mínimo de dos años devolviendo lo aprendido al Estado Dominicano. Se hace aplicación del Art. No. 79 numeral 09 de la Ley No. 41-08 de Función Pública, donde se expresa el deber de los servidores públicos de mantener la confidencialidad de las informaciones concernientes a la institución, aun luego de cesar en el cargo (Evidencias: Carpeta No. 3 Anexos Nos. 3, 5, 6, 33, Carpeta No. 4 Anexos Nos. 4 al 7, 67 al 69).
Subcriterio 4.5. Gestionar las tecnologías. La gestión de la tecnología se lleva a cabo en consonancia con los objetivos estratégicos y operativos de la institución. Apoyándonos en el uso intensivo de la tecnología como un medio de conseguir la accesibilidad total a las Compras Públicas con énfasis en la:
Transparencia y accesibilidad a los procesos de compras.
Facilidad de uso.
Trazabilidad de los procesos.
Oportunidad de la información.
Fomento de la libre competencia y eficiencia del gasto.
Se fomenta el uso seguro, eficaz y eficiente de las tecnologías al contar con el capital humano capacitado para el uso de los equipos, la infraestructura tecnológica y los equipos informáticos necesarios para satisfacer las necesidades de la institución. (Evidencias: Carpeta No. 1 Anexo Nos. 43, 45,48, 57, 58 al 71; Carpeta No. 4 Anexos Nos. 74 al 78). A nivel de infraestructura y soporte, se debió dimensionar y adecuar las instalaciones de Contrataciones Públicas incluyendo personal de soporte. (Evidencias: Carpeta No. 1 Anexo No. 57; Carpeta No. 4 Anexos Nos. 89 al 95).
De igual forma, cuenta con sistemas informáticos destinados a facilitar la realización de estas labores como el sistema de mesa de ayuda para la solución de incidencias de TI, sistema de correspondencia, sistema de asistencia técnica, Portal Transaccional de Compras y Contrataciones Públicas. En adición a esto, se logra la interacción con grupos de interés y asociados a través de encuentros informativos utilizando como soporte las TIC (video conferencias) y mediante el uso de nuestro portal web (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 11, 14, 17. 25, 69 al 71, 80, 85; Carpeta No. 2, Anexos 5 y 7; Carpeta No. 3, Anexo 20; Carpeta No. 4 Anexos Nos.24, 70, 79 y 80).
Se cuenta con acuerdos de niveles de servicios, mediante los cuales la Dirección de Tecnología expresa su compromiso con el resto de la institución, por los que garantiza el uso de las TIC para mejorar los servicios prestados (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos Nos.
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81 y 82). Con la finalidad de ofrecer servicios online inteligentes y eficientes, así como mejorar el servicio al cliente, se implementa todo un marco de trabajo con las mejores prácticas de tecnología con el tema de gobernabilidad de TI Fases I y II (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexo No. 58; Carpeta No. 4 Anexos Nos. 38, 72, 83 al 85).
La Dirección General de Contrataciones Públicas se ocupa de sus equipos adquiridos sean de última tecnología, con especificaciones amigables al medioambiente (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos Nos. 79 al 85). Cada adquisición de tecnología tiene un informe técnico donde se indica el uso y destino de los mismos Dentro de las buenas prácticas de la organización se cuenta con el reciclaje de cartuchos de impresión, impresiones a doble cara, disminución del consumo energético gracias a la optimización de la infraestructura tecnológica para lograr un menor consumo.
Subcriterio 4.6. Gestionar las instalaciones. La institución ofrece sus servicios en un mismo edificio, permitiéndoles a los usuarios obtenerlos en un mismo espacio físico y de manera gratuita. La ubicación del edificio es de fácil acceso vía transporte público brindando mayor accesibilidad. (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos Nos. 89 al 95). La infraestructura física ha sido remodelada con un direccionamiento a la eficiencia y la eficacia, de manera que satisfagan las necesidades y expectativas de los usuarios y favoreciendo el aprovechamiento de los espacios (Evidencias: Carpeta No.1, Anexos 3, 11; Carpeta No. 4, Anexos Nos. Del 91 al 95).
Para los usuarios internos (empleados) se ha optado por espacios abiertos que garantizan por igual el uso eficiente, rentable y sostenible de las instalaciones (Evidencias: Carpeta No.1, Anexos 3 y 11; Carpeta No. 4, Anexos Nos. Del 91 al 95). Se cuenta con prácticas de mantenimiento y revisión para garantizar la sostenibilidad y rentabilidad de la infraestructura, equipos, materiales, instalaciones eléctricas. También se poseen protocolos de mantenimiento y chequeo mensual de las unidades de transporte para garantizar su correcto funcionamiento y durabilidad (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos Nos. del 91 al 95). Igualmente, se ha iniciado con el cambio de las unidades de acondicionadores de aires, a medida que terminan su vida útil, por los de tecnología de eficiencia energética (inverter) (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos Nos. del 88 al 95).
Las instalaciones garantizan la accesibilidad física a la institución al contar con un parqueo exclusivo señalizado, rampa para entrar al edificio y acceso en el área de servicios para personas con discapacidad física garantizando su movilidad desde fuera de la institución (la calle) hasta el área en donde van a recibir el servicio (sala de servicio al cliente). Los activos físicos se mantienen y se gestiona su descargo mediante la política de Bienes Nacionales, estipulada en la Ley No. 1832 de 1948 (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexo Nos. 96).
Criterio 5: Procesos.
Subcriterio 5.1. Identificar, diseñar, gestionar e innovar en los procesos de forma continua, involucrando a los grupos de interés.
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La Dirección General de Contrataciones Públicas identifica, describe y documenta los procesos claves. Los procesos actuales de las distintas áreas han sido levantados, documentados y aprobados en conjunto con los involucrados. Los procesos se encuentran debidamente identificados y mapeados (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexo No. 43; Carpeta No.5, Anexos del 1 al 6). La Institución analiza y evalúa los procesos, los riesgos asociados y factores críticos para implementar el plan estratégico, que a su vez contiene los objetivos estratégicos alineados a la END, al PEI del Ministerio de Hacienda, al PNSP, a las NOBACI y al Plan de Gobierno (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 3, 11, 18, 43 y 46). La Organización se asegura que al momento que en la planificación de los procesos y su gestión, estos estén basados en los objetivos estratégicos de la Institución, para de esa forma satisfacer sus necesidades en el mercado (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 3, 11, 18, 43). Para garantizar un cumplimiento en los resultados esperados en cada proceso, estos se identifican y se asignan a colaboradores que serían los responsables de los mismos (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexo No. 43; Carpeta No.5, Anexos del 1 al 6 y 18). La Dirección General de Contrataciones Públicas implementa una política participativa en el diseño y mejora en la implementación de sus procesos, así que tanto los colaboradores como los grupos de interés externos, son tomados en consideración para este propósito, ya que son actores implicados, tomando como base las métricas establecidas en los procesos que tienen como objetivo medir el grado de eficacia, eficiencia y satisfacción de las partes interesadas. Se monitorea y evalúa en términos de eficiencia, calidad y alcance el soporte de TIC y los servicios electrónicos a los procesos institucionales (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 3, 11, 43; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 40, 42, 44, 86, 97; Carpeta No.5, Anexos Nos. del 13 al 15 y 19).
Con el propósito de garantizar al nivel de impacto que tienen los procesos para la consecución de los objetivos estratégicos de la Institución, se les asignan recursos según su importancia, para lograr estos fines (Evidencias: Carpeta No. 2, Anexo No. 2; Carpeta No. 4, Anexos Nos 14, 89 al 95; Carpeta No.5, Anexo 17). Los criterios utilizados por la organización para actualizar los procesos, son conforme las necesidades. Como Órgano Rector se emiten políticas para la mejora de los procesos y servicios. Uno de los procesos de más impacto ha sido el de simplificación de Trámite para Registro de Proveedores.(Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 3,11, 43 y 54; Carpeta No. 2, Anexos Nos. 25, 47 y 49; Carpeta No. 4, Anexos 15 y 16).
A continuación, presentamos como buenas prácticas: El modelo de gestión de servicios, con la misión de satisfacer con calidad las demandas de los usuarios de los Servicios Públicos ofrecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas, con miras a ser una Institución modelo con un alto compromiso en mantener los estándares de calidad que garanticen el cumplimiento de las necesidades de dichos usuarios, realizado durante septiembre 2013 hasta agosto 2014. Entre los objetivos se encuentran:
Establecer indicadores de control de calidad para los servicios ofrecidos y la medición periódica de los mismos, como base para el mejoramiento continuo.
Diseñar y aplicar encuestas periódicas para la medición de las expectativas y el nivel de satisfacción de los clientes‐ciudadanos, tomando como base los indicadores de control
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calidad previamente definidos.
Medir los índices de calidad de los servicios públicos y presentar los resultados.
Desarrollar e implementar proceso de auto diagnóstico de la Institución, así como dar seguimiento a las áreas de mejoras encontradas, a fin de verificar su incorporación al Plan Operativo Institucional.
Redactar y presentar informes de mejoras de procesos indicando los problemas encontrados y emitiendo las recomendaciones de mejoras.
Identificar y estudiar mejores prácticas aplicadas en otras Instituciones para tomarlas de referencia en la realización del trabajo.
Analizar, medir y mejorar indicadores de control de calidad.
Dar seguimiento a la estandarización de los formatos de documentos emitidos para facilitar a los usuarios su comprensión e identificación.
Definición del Modelo de Gestión de Servicios: ¿Qué procura el modelo, para quién funciona el modelo, qué abarca el modelo y cuales factores inciden sobre el modelo?
El modelo es un esquema fundamentado en el ciclo de servicio de la institución, en específico desde el momento en que el ciudadano presenta la solicitud de servicio, hasta que se le entrega el producto final, tomando en cuenta todos los actores que tiene la institución que pueden solicitar un servicio:
De igual manera el modelo define claramente cuáles son estas vías que tiene la institución para prestar el servicio y los actores que aplican para cada servicio:
De manera presencial (asistencias técnicas, capacitaciones, recepción de documentos para registro de proveedor del estado)
Por vía telefónica.
Por vía correo electrónico.
Por vía de los portales informativos (www.comprasdominicana.gob.do y www.dgcp.gob.do).
Tomando esto en cuenta, el flujo de esta solicitud dependerá del tipo de servicio que se esté requiriendo, por lo que este modelo de gestión de servicios garantiza el cumplimiento de los compromisos de calidad, expuestos en la Carta Compromiso de la Institución, de todos los servicios que se rigen por el mismo. De igual manera, existen también clientes internos entre cada uno de los servicios y esta interacción está también regida por el modelo para su cumplimiento efectivo dentro de los estándares de calidad, definidos como institución, para la satisfacción de la necesidad del ciudadano.
Por último, la retroalimentación de los clientes internos, que interactúan durante el proceso en el que se tramita el requerimiento del ciudadano, y la retroalimentación del ciudadano capturada por la institución, en la que se refleja la oportunidad de mejora y la percepción del ciudadano, son los factores que completan el ciclo vivo que rige el modelo de gestión de
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servicios. Los procesos que rigen al modelo de gestión de servicios, que son los procesos de apoyo del modelo y están detallados más abajo en la etapa #1 de la realización del modelo, son también importantes para asegurar la sostenibilidad, ya que este modelo está basado en garantizar la eficiente gestión de servicios satisfaciendo el requerimiento del ciudadano cumpliendo con los estándares de calidad y estos procesos de apoyo van a impactar de diferentes maneras en la vida y el valor del modelo de gestión de servicios, como es el caso de los procesos de RRHH con los que se fortalecen los recursos que ejecutan los procesos de los servicios que se rigen por el modelo, estos procesos de fortalecimiento son la base y los mismos facilitan la gestión de mejora continua que contempla el modelo de gestión de servicios, lo cual lo convierte en un modelo vivo.
Implementar el Modelo de Gestión de Servicios de la Direccion General de Contrataciones Públicas.
La realización de este modelo abarca varias etapas que, a su vez, conllevan la ejecución de diferentes procesos, iniciativas, metodologías, etc. Dentro de estas etapas se identifican las siguientes:
Etapa #1: levantamiento de información previa al diseño del modelo de gestión de servicios.
Esta etapa tiene el objetivo de definir el alcance general del modelo dentro de la institución.
Pasos contemplados dentro de esta etapa:
Paso #1: Definición de servicios regidos por el modelo:
1. Servicios de atención al usuario. 2. Servicios del Registro de Proveedor del Estado. 3. Servicios de asistencia técnica a los actores del Sistema Nacional de Compras
Públicas.
3. Identificar los procesos por los que se ve impactado el modelo de gestión de servicios. Estos serán procesos institucionales que se mantengan impactando e interactúen con los procesos de los servicios que contiene el
modelo, como la planificación del plan operativo anual, los procesos de RRHH, etc.
2. Identificar los procesos que serán contemplados en el modelo, en base a los servicios que este rige.
1. Identificar los servicios institucionales que regirá el modelo.
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Paso #2: Identificar los procesos que estarán contemplados en el modelo, según los servicios que se rigen por este:
- Procesos de los servicios de atención al usuario:
Proceso de Recepción de Expediente para Creación de Registro de Proveedor del Estado.
Proceso de Recepción de Expediente para Actualización de Registro de Proveedor del Estado.
Proceso de Recepción de Expediente para Creación de Registro de Beneficiarios.
Proceso de Recepción de Expediente para Modificación de Registro de Beneficiarios.
Proceso de Solicitud de Impresión de Constancia del Registro de Proveedor del Estado.
Proceso de Recepción de Correspondencias.
Proceso de Solicitud de Información.
- Procesos de los servicios del Registro de Proveedor del Estado:
Proceso de Creación del Registro de Proveedores del Estado.
Proceso de Actualización y Modificación del Registro de Proveedores del Estado.
Proceso de Creación de Registro de Beneficiarios.
Proceso de Modificación de Registro de Beneficiarios.
Proceso de Aprobación de Creación de Registro de Proveedores del Estado y Registro de Beneficiarios.
- Procesos de los servicios de asistencia técnica a los actores del Sistema Nacional de Compras Públicas:
Proceso de Asistencia Técnica Presencial.
Proceso de Asistencia Técnica Telefónica.
Proceso de Asistencia Técnica vía Correo.
Paso #3: Procesos de apoyo que impactan al modelo de gestión de servicios:
Procesos base para la realización de este modelo
Planificación & Desarrollo Planificación estratégica y operativa.
Dirección de proyectos.
Calidad y mejora de procesos.
Tecnología Sistema de Gestión de Turnos.
Sistema de captura y rastreo de solicitudes.
Soporte a las áreas en la ejecución efectiva de los procesos.
Recursos Humanos Capacitaciones.
Evaluación del desempeño.
Reconocimiento al personal.
Comunicaciones Campañas de difusión.
Uso de redes sociales para novedades.
Tabla No.10 Procesos de apoyo para la realización de este modelo.
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Estos procesos base sirven de apoyo para la sostenibilidad del modelo de gestión de
servicios, aportando a que sea un modelo vivo que es impactado por otros procesos y que
ese impacto tiene resultados que favorecen al modelo en la ejecución de su misión de
garantizar la eficiente entrega de servicios de calidad al actor solicitante.
Etapa #2: desarrollo operativo del modelo de gestión de servicios:
Esta etapa tiene como objetivo lo siguiente:
1. Diseñar el modelo, de manera gráfica, en base a los pasos de levantamiento completados en la etapa anterior.
2. Realizar un levantamiento de situación actual y oportunidades de mejora en cada uno de los servicios que rige el modelo de gestión de servicios.
3. Realizar un plan de mejoras e implementar las mismas.
Etapa #3: monitoreo y seguimiento de los servicios del modelo de gestión:
Esta etapa tiene como objetivo garantizar el monitoreo efectivo a los indicadores definidos en el modelo para cada uno de los servicios regidos por este, con el fin de que se cumpla siempre con los compromisos de calidad al ciudadano que ha hecho la institución, apoyándose siempre en los procesos internos de la institución que son la base del modelo.
Tabla No. 11, Modelo de gestión de servicios.
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Durante la etapa #2 se implementaron herramientas que permiten medir los indicadores propuestos luego del levantamiento de la situación actual, como parte del modelo, para asegurar que el mismo pueda ser sostenible y pueda garantizar la calidad del servicio brindado al ciudadano, en esta etapa de monitoreo y seguimiento se determinó la necesidad de que exista un cargo que tenga el objetivo de velar por las mediciones de los indicadores definidos con las herramientas que fueron implementadas como mejoras a los procesos.
Esta posición, de Analista de Calidad de los Servicios, es un componente prioritario para que los ciclos de servicios se cumplan según esté documentado en el modelo de gestión de servicios, esto aportaría significativamente a la sostenibilidad y la mejora continua del modelo, ya que, con un monitoreo constante de todos los procesos se pueden identificar las oportunidades de mejora y también garantizar el cumplimiento de los compromisos de calidad que ha hecho la Dirección General de Contrataciones Públicas. Para esto se creó un posible perfil para ser usado como referencia para la contratación de personal calificado para velar por la funcionabilidad del modelo.
El modelo de gestión de servicios permite la sostenibilidad de los indicadores a través de mediciones.
Como parte de garantizar el cumplimiento de los compromisos de calidad, el modelo permite que los procesos sean monitoreados y medidos en base a los indicadores definidos de cada proceso. Como se ha mencionado, estas mediciones aportan a que se mantengan los niveles de calidad y a identificar oportunidades de mejora en los procesos que se rigen por el modelo de gestión de servicios. A continuación un ejemplo de las mediciones que ahora son posibles tras la implementación del modelo de gestión y que forman parte de la etapa #3 que va orientada a la sostenibilidad y aporta al componente de mejora continua del mismo.
Para más detalles sobre las diferentes etapas en la implementación del modelo de gestión de servicios de la Dirección General de Contrataciones Públicas, y las nuevas iniciativas de mejora continua que forman parte del mismo, por favor ver anexo “Implementación de un Modelo de Gestión de Servicios como Practica Promisoria en el Sector Publico”.
(Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 24, 48, 49, 59 al 64, 68, 71 y 74; Carpeta No. 2, Anexos Nos. 3, 4, 6, 17 al 21; Carpeta No. 4, Anexos 5-12, 15, 16, 24, 29-30, 32, 34-37, 49-51, 62, 75, 81-85; Carpeta No. 5, Anexos1, 2, 7, 13-15; Carpeta No. 6, Anexos 1.9, 17, 22 y 25).
Subcriterio 5.2. Desarrollar y prestar servicios y productos orientados a los ciudadanos /clientes.
La Dirección de Contrataciones Públicas, identifica nuevos servicios satisfaciendo las nuevas necesidades en la demanda de la Sociedad (Decretos Nos. 164-13 y188-14) (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 3, 8-11, 16, 17, 25, 34, 35, 93,104 y 131; Carpeta No. 2, Anexo No. 7; Carpeta No. 5, Anexos del 8 al 11).
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Los ciudadanos son la base para el diseño y mejora de los servicios y productos ofertados por esta institución, se involucran a través de encuestas, sondeos acerca de servicios y productos, Grupos Focales. Así como las mejoras de la infraestructura física y tecnológica del área de servicios en particular y de la Institución en general (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexo No. 67; Carpeta No. 2, Anexos Nos. 41-46; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 79-87 y 89-95; Carpeta No.5, Anexos del 23 al 25).
En la implementación del Portal Transaccional, se evidencia el involucramiento en la detección de necesidades de los clientes usuarios (Evidencias: Carpeta No.1, Anexos Nos. 25, 82, 45, 181; Carpeta No. 2, Anexos Nos, 16, 22, 35 y 46; Carpeta No. 4, Anexos Nos, 16, 22, 35 y 46).
La Organización toma en cuenta que la información ofrecida a los clientes sea adecuada, fiable y accesible para todos los sectores interesados. Adicional a encontrarse en los portales institucionales, las informaciones se imprimen y difunden a los ciudadanos clientes en las áreas de servicio (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 8,21,38, 76-94, 134-144, 151; Carpeta No. 6, Anexos Nos. 6, 12, 17, 25 y 27; Carpeta No.8, Anexos Nos. 7-9).
Buenas Prácticas: Implementación de la APP Móvil de Compras en la República
Dominicana (Compras RD)
La Dirección General de Contrataciones Públicas realizó en noviembre 2014 el lanzamiento de una aplicación móvil denominada Compras RD, disponible para los dispositivos con Sistemas Operativos Android y IOS (iPhones e IPads). Al momento del lanzamiento, la aplicación fue desarrollada solo para celulares y tabletas Android y posteriormente para iPhones e IPads en 2015.
Esta aplicación facilita a los proveedores del Estado, el acceso a más de 60,0000 oportunidades de negocios que ofrece el mercado público nacional, permitiendo a los usuarios recibir información dinámica y precisa sobre todos los procesos de compras que diariamente son publicados por las Unidades de Compras de las diferentes instituciones del Estado dominicano en el Portal de Compras Dominicana.
Dicha solución móvil fue completamente diseñada y puesta en funcionamiento por el equipo de tecnología de Contrataciones Públicas, permitiendo a su vez clasificar criterios específicos sobre los procesos, rubros y/o todas las opciones de negocios.
En el 2014 el gobierno dominicano destinó RD$83,436,414,328.43 millones, y durante toda esta gestión del presidente Danilo Medina la igualdad de oportunidades y la transparencia en los procesos de compras han beneficiado a miles de MIPYMES, mujeres y proveedores del Estado, en un mercado móvil predominante donde el uso de aplicaciones para teléfonos inteligentes ha facilitado la gestión productiva y manejo de información.
Compras RD puede ser descargado de manera gratuita y permite ser configurado para recibir notificaciones diarias sobre los procesos de interés definidos con la preferencia del usuario, y realizar consultas sobre diferentes criterios de búsqueda como son por institución, unidad de compras, rubros o si el proceso está dirigido a MIPYMES.
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Otras funcionalidades implican compartir información sobre los procesos de compra, acceder directamente a la información del proceso publicada en el portal de Compras Dominicana, obtener información de contacto de la Dirección Contrataciones Públicas (Redes Sociales, Correo Electrónico y Teléfono), entre otras.
SITUACION ACTUAL
Compras RD es una aplicación móvil gratuita de la Dirección General de Contrataciones Públicas, diseñada para las plataformas IOS y Android con más de 4,500 descargas completadas y más de 20,000 visitas realizadas durante el periodo marzo - junio 2015. Dicha aplicación permite a sus usuarios funcionalidades tales como:
Consultar y buscar oportunidades de negocio en materia de compras del Estado.
Compartir las oportunidades de negocio a través de las redes sociales.
Ser informado sobre nuevas oportunidades de negocio a través de la configuración de notificaciones emergentes de la aplicación.
Acceder a informaciones de contacto de la Institución. Grafico No. 8 Publicidad de la APPs Móvil
Enlaces de descarga
Sistema Operativo Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.dgcp.mobileapp&hl=en#sthash.D1IW03C6.dpuf
Sistema Operativo IOS (iPhone - iPAD):
https://itunes.apple.com/us/app/comprasrd/id959554059?ls=1&mt=8%20#sthash.D1IW03C6.dpuf Gráfico No. 9 Enlaces de descargas para la aplicación en los Sistemas Operativos
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Tabla No. 13 Visitas o consultas realizadas a la aplicación desde el mes de marzo 2015
Mes Cantidad Visitas
Marzo 5765
Abril 5417
Mayo 5572
Junio 5850
Total 22604
Gráfico No. 10 Cantidad de descargas realizadas a la aplicación móvil
Gráfico No. 11 Analíticas de utilización de la aplicación
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(Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 80, 146-150; Carpeta No. 2, Anexo No. 49; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 21, 73,87 y 90).
Subcriterio 5.3. Coordinar los procesos en toda la organización y con otras organizaciones relevantes.
Tanto la Dirección de Contrataciones Públicas como sus colaboradores tienen su rol definido y alineado a la PEI, a las directrices del Ministerio de Hacienda, ala MEPyD, a la END y al Plan de Gobierno, dentro de la cadena de prestación de los servicios (Evidencias: Carpeta No. 5, Anexos Nos. 13 y 15).
Asimismo la Institución coordina y ajusta procesos con sectores privados, no lucrativos y públicos, para satisfacer necesidades de las partes interesadas (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexo No. 130; Carpeta No. 4, Anexos del 5 al 12). Para el manejo de todos sus registros institucionales, la Organización utiliza el Sistema Integrado de Gestión Financiera, SIGEF, manteniendo interacción con los socios en la cadena de prestación de servicios (Evidencias: Carpeta No.1, Anexos 42-47 y 49-51).
Para contribuir a la mejora de sus procesos, la institución realiza la inclusión de sectores productivos mediante foros, charlas, talleres, estudios de mercado, iniciativas de acercamiento a los sectores productivos, recibiendo de ellos sus aportes (Evidencias: Carpeta No.1 Anexos Nos. 31-36, 85-90, 123,124, 130, 131, 135, 149-151; Carpeta No. 2, Anexos Nos. 3, 12-19).
Para la solución de problemas que se presentan en la Organización, se cuenta con grupos de trabajo tanto para las organizaciones como para trabajar con proveedores de servicios (Evidencias: Carpeta No. 1 Anexos Nos. 91,114 y 151 Carpeta No. 4, Anexo No. 23; Carpeta No. 5, Anexos Nos. 410 y 11).
Con el propósito de contribuir al logro de sus metas institucionales, la Dirección General de Contrataciones Públicas, maneja iniciativas de capacitación cruzada e integral con todos sus colaboradores (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 29,30 y 116; Carpeta No. 3, Anexos Nos. 18, 21, 24, 27, 31-34 y 40).
En toda la Organización se desarrolla una cultura de gestión por procesos transversales donde intervienen diferentes actores y áreas, así también se están desarrollando procesos horizontales, como es el caso de la autoevaluación de la Organización (Evidencias: Carpeta No.1, Anexos Nos. 4,11, 24, 47,79 y 88; Carpeta No.3, Anexos Nos. 42 y 43; Carpeta No.7, Anexo No. 11).
Criterio 6: Resultados Orientados a los Ciudadanos/ Clientes
En particular, para el Criterio No. 06, sobre los resultados orientados a los ciudadanos/clientes, fueron también tomadas en consideración las encuestas dirigidas a los ciudadanos/clientes que la institución había realizado a sectores específicos, tales como MIPYMES, mujeres, y proveedores del Estado en general. La Dirección General de Contrataciones Públicas para evaluar la percepción de los ciudadanos clientes de la Institución, aplicó en mayo 2015 una encuesta entre los mismos, para esta última, se utilizó
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la siguiente metodología de Muestreo aleatorio simple para una proporción muestral con 143 respuestas de clientes, con la siguiente composición:
Tabla No. 14, Composición de la Muestra Sondeo a Clientes Dirección General de Contrataciones Públicas sobre Percepción
Categoría. Cantidad Participación %
Ciudadano. 10 7%
Usuario Sistema de Compras. 8 5.6%
Proveedor del Estado. 125 87.4%
Oficina de Libre Acceso, OAI. 0 0%
Subcriterio 6.1. Mediciones de la percepción Según indican los resultados del Buzón de Sugerencias durante 2014-2015, en promedio el 80% de los ciudadanos/clientes han valorado los servicios ofrecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas, a nivel general, dentro del marco de muy buenos y excelentes. Según los resultados arrojados por la encuesta de percepción realizada en mayo 2015, el 92.4% de los usuarios valoró dentro del rango de bueno, muy bueno y excelente, la amabilidad de la atención en las solicitudes realizadas.
Gráfica No.12, Percepción de la amabilidad y respuesta al servicio
Tabla No. 15, Percepción de iniciativas realizadas hacia las persona por la Dirección General de Contrataciones Públicas
Categoría. Cantidad Participación %
Insatisfecho 3 2.1%
Parcialmente satisfecho 19 13.3%
Muy satisfecho 82 57.3%
Bastante satisfecho 39 27.3%
Fuente: datos obtenidos a mayo 2015, en el análisis de la encuesta realizada a usuarios (Evidencias: Carpeta No.4, Anexo 35).
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Tabla No. 16. Calificación del horario de la Dirección General de Contrataciones Públicas
Categoría. Cantidad Participación %
Necesita mejorar 10 7%
Bueno(a) 54 37.8%
Muy bueno(a) 49 34.3%
Excelente 30 21%
Tabla No. 17. Calificación del acceso y ubicación de la institución.
Categoría. Cantidad Participación %
Necesita mejorar 28 19.6%
Bueno(a) 51 35.7%
Muybueno(a) 38 26.6%
Excelente 18 18.2%
Gráfica No. 13, percepción de transparencia institucional
Los clientes perciben que los diferentes canales de información utilizados contienen datos útiles. En ese sentido los usuarios en su mayoría, esto es sobre el 70%, de los mismos que han respondido nuestras encuestas, indican que la información disponible a través de Compras Dominicanas, es útil y clara, y para el Portal de la Dirección General de Contrataciones Públicas, un 85% respondió en este mismo sentido (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos Nos. 20 y 34; Carpeta No. 6, Anexos Nos. 2 al 4).
Grafica No. 14, Percepción de la calidad del servicio brindado
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Igualmente, a través del Buzón de Sugerencias se obtienen datos sobre la percepción de la calidad del servicio, estos indican que la calidad del servicio fue considerada como excelentes para el 84% de los participantes, en el periodo de mayo 2015. (Evidencias: Carpeta No.1 Anexos Nos. 34, 67; Carpeta No.4, Anexo No. 35).
Calificación de la asistencia preferencial
Los clientes perciben que la diferenciación del servicio de los clientes con relación a las necesidades de los mismos, es excelente en un 40% de los casos, y muy buena en el 30.7%. En tanto que 26.4% percibió la diferenciación del servicio como buena (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexo No. 34).
Conocimiento del nuestro portal
Un 70% de los clientes conocen y utilizan el portal institucional. Con un 7% que no lo conoce y un 23.1% que solo lo conoce parcialmente.
Los Grupos de Interés de la Dirección General de Contrataciones Públicas perciben que la cantidad de información, la calidad, la confiabilidad y la transparencia de las mismas son muy útiles para sus demandas. Como se visualiza en la Grafica No. 14.
Tabla No. 18. Calificación del portal institucional y del portal comprasdominicana
CATEGORIA. www.dgcp.gob.do www.comprasdominicana.gob.do
No posee información útil .07% 2.1%
Posee información parcialmente útil 15.4% 11.9%
Cuenta con información 51% 49.7%
Posee información útil y clara 32.9% 36.4%
Se han realizado encuestas sectorizadas a los clientes: MIPYMES, MIPYMES Mujeres, Usuarios. El nivel de confianza hacia la Organización y sus servicios es muy bueno, los clientes perciben que la organización es confiable (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos Nos. 24 y 34; Carpeta No.6, Anexos Nos. 2 al 4).
Gráfico No.15. Calificación del área de servicios de la recepción
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6.2 Mediciones de resultados
Resultados en relación con la participación: La Dirección de Contrataciones Públicas trabajó con asesores internacionales de organismos de cooperación multilaterales e instituciones públicas para las mejoras conjuntas y homologación de los clasificadores presupuestarios con el nuevo Catálogo de Bienes y Servicios. Al igual, se trabajó en las mejoras integrales de las páginas web institucionales en base a las pautas trazadas por la OPTIC, logrando la certificación bajo la norma NORTIC A2-2013 (Evidencias: Carpeta No. 6, Anexos del 5 al 10).
En el área de recepción/ atención presencial, la Institución cuenta con turnos preferenciales para embarazadas, envejecientes y discapacitados. Se han establecido rampas de acceso para personas con discapacidad física y parqueos preferenciales para estos casos. Los baños fueron readecuados de acuerdo a los criterios de accesibilidad. Estas políticas de asistencia preferencial son catalogadas de bueno a excelente por un 97.2% de la población (cliente) encuestados. (Evidencias: Carpeta No. 6, Anexo No. 13). En la auditoría realizada en el Registro de Proveedores, se incluyó el identificador de género, para poder realizar políticas y tomas de decisiones (Evidencias: Carpeta No.1, Anexo No. 52; Evidencias: Carpeta No. 6, Anexos Nos. 6-9, 13, 15, 17, 20-25).
La Dirección General de Contrataciones Públicas realiza monitoreo a los procesos de compra donde se verifica el grado de cumplimiento del:
Art. No. 5 de la Ley No. 340-06 y el Decreto No. 164-13 emitido por la Presidencia que ordena a las instituciones gubernamentales a comprar a las MIPYMES de producción nacional.
Decreto No. 188-14 sobre el apoyo técnico a las Comisiones de Veeduría. Art. No. 112, numeral D, donde se verifica y cuantifica la disminución de la garantía
de seriedad. Cumplimiento y revisión periódica de la Carta Compromiso al Ciudadano y del Buzón
de Sugerencias (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 48, 55 y 59; Carpeta No. 4 Anexos Nos. 26, 29, 31-38 y 42).
La Institución ha identificado los canales de comunicación con los ciudadanos y recibe las sugerencias de los usuarios/clientes a través del: buzón habilitado para tales fines, redes
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sociales vía Twitter (@comprasRD), Facebook y correo electrónico: [email protected]. Las mismas son respondidas según el esquema de respuesta a casos y denuncias, como se observa a continuación: En la Grafica No. 16
(Evidencias: Carpeta No.1, Anexos Nos. 48, 55 y 61; Carpeta No.4, Anexos Nos. 26, 29, 31-38, 42 61, 62, 80-85).
Resultados de la accesibilidad de la organización:
La Dirección General de Contrataciones Públicas opera y está disponible al público de manera presencial y telefónica de lunes a viernes, en horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. Los Portales Web y Redes Sociales se encuentran disponibles 24/7 (Evidencias: Carpeta No. 3, Anexos Nos. 3 y 8; Carpeta No. 6, Anexos Nos. 5, 10-12).
Gráfica No. 17, Calificación del horario de la Dirección General de Contrataciones Públicas por parte de los clientes
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La Dirección General de Contrataciones Públicas se esmera en ofrecer servicios puntuales y de calidad a sus clientes. En el área de servicio presencial (recepción), la Institución presenta un tiempo promedio de espera por parte del cliente /usuario, de 30 minutos para ser atendido por un representante de la institución. En las asistencias telefónicas, el tiempo promedio de espera por parte del cliente/usuario es de 5 minutos. En relación al tiempo de emisión del registro de proveedores y beneficiarios, es de 3 días hábiles, sin contar el día de la recepción de los documentos. En cuanto al tiempo de actualización del registro de proveedores, es de un (1) día hábil, sin contar el día de la recepción de los documentos. Por otro lado, las solicitudes vía la Oficina de Acceso a la Información tienen un compromiso de 15 días hábiles con una eficiencia de 89% durante el 2014, y las realizadas vía correo electrónico, tienen un tiempo de respuesta de 72 horas, con una eficiencia de respuesta del 100% (Evidencias: Carpeta No.1, Anexos Nos. 15, 48 y 55).
La Dirección General de Contrataciones Públicas ofrece los servicios al cliente/ciudadano sin costos, totalmente gratuitos, los mismos son de forma presencial, escrita, telefónica, vía correo electrónico y redes sociales. También son gratuitos: Capacitaciones, Talleres y Foros a las MIPYME, proveedores, Unidades de Compras, Organismos de la Sociedad Civil y público en general (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexo No. 25, 84-90 y 114; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 33 y 60). La institución cuenta con brochures y formularios de información en el área de servicios, así como un Canal de Youtube y Páginas Web Institucional y Twitter, donde se ofrece una amplia información sobre todos los procesos y servicios ofrecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas.
Se le informa a la ciudadanía mediante Foros, Talleres, Charlas, participación en programas de radio y televisión, acerca de los servicios que se ofrecen (Evidencias: Carpeta No.1, Anexos Nos. 114, 137, 143, 146, 147, 149-151; Carpeta No. 4, Anexo Nos.23 al 28; Carpeta No. 6, Anexos Nos. 10, 18; Carpeta No. 8, Anexos Nos. 7-9, 18).
Resultados en relación con la transparencia de la prestación de servicios y productos: La Dirección General de Contrataciones Públicas cuenta con los siguientes canales:
Nueve (9) estaciones de servicio al cliente de forma presencial, siete (7) en el área de recepción donde se han atendido 63,190 personas en el periodo enero 2014-junio 2015 y dos (2) en el Departamento de Asistencia Técnica, donde se han atendido 604 personas en el periodo enero 2014-junio 2015.
Nueve (9) estaciones de servicio telefónico donde se han contestado 44,609 llamadas en el periodo mayo 2014-junio 2015.
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Asesorías Legales vía escrita y presencial Asistencias vía correo electrónico institucional: atendiendo 631 correos en el año
2014. Asistencia e información a través de las Redes Sociales (Twitter / Facebook): 72
personas en el periodo septiembre-diciembre de 2014 y 48 personas en el periodo enero-junio 2015
Asistencias vía Oficina de Acceso a la Información (OAI): 102 personas atendidas en el periodo enero-junio 2015. (Evidencias: Carpeta No.1, Anexo No. 36; Carpeta No. 2, Anexo No. 20; Carpeta No. 4, Anexo No.35; Carpeta No. 6, Anexos Nos 24 al 29).
La plataforma tecnológica de la Dirección General de Contrataciones Públicas, permite la publicación de la información del SNCC de manera permanente, a través de los siguientes canales de información al usuario:
Páginas Web Institucionales. Asistencia presencial y telefónica en el Depto. Asistencia Técnica, Área de Recepción
y Área Legal. Oficina de Acceso a la Información (OAI). Aplicación móvil APP Compras R.D.
(Evidencias: Carpeta No.1, Anexo No. 36; Carpeta No. 2, Anexo Nos. 41-46; Carpeta No. 4, Anexo Nos. 31, 33 y 37).
La Dirección General de Contrataciones Públicas, ejecuta programas de Capacitaciones, Talleres, Foros, Charlas a nivel nacional, participa en los medios escritos, radiales y televisivos donde se difunden las informaciones referentes a la normativa y eliminación de barreras de acceso para promover la participación de los sectores productivos en los procesos de compras. De igual manera, cumpliendo con la ley No. 200-04, la Oficina de Acceso a la Información Pública (OAI) ofrece información de manera presencial y a través de su link de transparencia. En el año 2015, se han respondido 102 personas en el tiempo comprometido. (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexo No. 55; Carpeta No. 2, Anexo No. 25; Carpeta No. 6, Anexo No. 19).
Resultados de los indicadores sobre la calidad de los productos y la prestación de servicios: Se evidencia el cumplimiento de la Política del Buzón de Quejas y Sugerencias a través de los informes mensuales y aperturas quincenales. Se tiene estructurado un esquema de manejo de quejas por las vías establecidas en la Carta Compromiso al Ciudadano. Desde octubre 2013 a enero 2015 se recibieron unas 388 sugerencias a través del Buzón de Sugerencias (Evidencias: Carpeta No.1, Anexo No. 55; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 29, 30 y 59).
Criterio 7: Resultados en las Personas
La Dirección General de Contrataciones Públicas para medir el clima laboral en la Institución, aplicó en mayo 2015, un sondeo a sus colaboradores, mediante una encuesta confidencial,
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que arrojó por una muestra de 80 empleados. La misma se calculó con un margen de error de 9.2%.
Tabla No. 13, Composición de la Muestra Sondeo de Clima Laboral a colaboradores De la Dirección General de Contrataciones Públicas.
Grupo Ocupacional Cantidad Participación %
Servicios Generales. 8 10%
Apoyo Administrativo. 7 8%
Técnicos. 10 12.5%
Profesionales. 46 57.5%
Dirección y Supervisión. 9 11.3
Subcriterio 7.1. Mediciones de la percepción. La imagen y el rendimiento global de la Dirección de Contrataciones Públicas, han mejorado debido a las estrategias de accesibilidad y transparencia, implementada por la Dirección. A nivel de los empleados, estos se sienten empoderaros de los temas que manejan Contrataciones Públicas y de la mejora en la percepción por parte de los ciudadanos, debido a la disminución de barreras. Disminución de los requisitos del RPE. El 70% del personal percibió dentro del rango de muy bueno y excelente el trabajo que realiza la institución en general. Un 25% lo considero como bueno, según los resultados arrojados por la encuesta realizada al personal en mayo 2015 (Evidencias: Carpeta No. 7).
Tabla No 19, Percepción del trabajo que realiza el colaborador en la institución
Categoría. Cantidad Participación %
Necesita mejorar 4 5%
Bueno(a) 20 25%
Muy bueno(a) 38 47.5%
Excelente 18 23%
Los colaboradores de la Institución demuestran sentirse involucrados en la toma de decisiones y el conocimiento de la Organización, así como identificados con la Misión, Visión y Valores institucionales. En ese sentido, el 40% de los empleados indicó sentirse involucrado o muy involucrado en la toma decisiones y 33.8% se siente de alguna manera involucrado con la toma de decisiones de la institución, según lo indican los resultados de la encuesta interna (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1).
Gráfica No. 14, Conocimiento de los colaboradores de la misión, visión y valores
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Percepción del involucramiento de los colaboradores en la toma de decisiones de la Dirección General de Contrataciones Públicas
Los colaboradores de la Dirección General de Contrataciones Públicas evidencian Gran Compromiso y Colaboración en las actividades de mejora de la Institución y/o proyectos en ejecución, reportan en la encuesta levantada a lo interior de la Organización, que han participado en las actividades de la Institución en el 43.8% de los casos y que han participado de manera parcial en el 33.8% de los casos (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1).
Tabla No 20, Percepción del trabajo que realiza el colaborador en la institución
Categoría. Cantidad Participación % No he participado 18 22.5%
He participado parcialmente 27 33.8%
He participado 18 22.5%
He participado y me identifico 17 21.3%
Conocimiento de las normas e importancia de los compromisos éticos
Tomando en consideración el comportamiento y la evidencia de ausencia casi absoluta de conflictos éticos, a lo interno de la Institución, podemos afirmar que los colaboradores de la Organización poseen un alto nivel de conciencia sobre sus compromisos éticos. Así lo manifiestan los resultados de la encuesta que se realizó en la Institución dirigida al personal. En su mayoría, esto es sobre el 80% de los encuestados, indican conocer la normativa e importancia de los compromisos éticos (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1).
Gráfica No. 15, Conocimiento de las normas e importancia de los compromisos éticos
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Conocimiento de los mecanismos establecidos de consulta y dialogo
Con relación a los mecanismos establecidos de consulta y diálogo el empleado lo conoce a nivel general. En ese sentido, el 48.8.6% está en el rango de tener algún y bastante conocimiento sobre dichos mecanismos un 28.8% de los colaboradores lo conoce parcialmente y un 22.5% los desconoce (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1).
Responsabilidad Social de la Organización, el 31 % del personal indica conocer las actividades de Responsabilidad Social que realiza la institución; mientras que el 27% indica no conocerlas (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1).
Percepción de la comunicación de los objetivos establecidos por la Alta Dirección de la institución. Se aprecia un buen entendimiento en la transmisión de los objetivos por parte de la Dirección, reflejándose en los resultados de la ejecución de los mismos. Para el 15% de los colaboradores, la comunicación es excelente; el 25% de los colaboradores percibe la comunicación de los objetivos como muy buena y 28.8% la cataloga como buena. (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1).
Tabla No 21, Percepción de la comunicación de los objetivos establecidos por la Alta Dirección de la institución
Categoría. Cantidad Participación %
Necesita mejorar 22 27.5%
Bueno(a) 23 28.8%
Muy bueno(a) 20 25.0%
Excelente 15 18.8%
Percepción de la comunicación en el diseño y gestión de los distintos procesos de la Institución. En general, el personal percibe el diseño y gestión de los procesos como muy buenos o buenos, según lo indicó el 86.4% de los empleados que participaron de la encuesta. Adicionalmente, 12.5% indicó que el diseño y gestión de los distintos procesos es excelente (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1).
Percepción de la asignación de tareas
La percepción general en cuanto a la asignación de tareas fue valorada de excelente a buena por el75.13%, que participó de la encuesta (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1).
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Percepción del sistema de evaluación de desempeño
En general, el 62.6% de los colaboradores percibe el sistema de evaluación del desempeño y gestión de los procesos de excelente a bueno (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1). El colaborador percibe que es reconocido el esfuerzo individual o de equipo, así lo indicó el 78.8% de los colaboradores (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1). La Organización es bien valorada por sus colaboradores desde la óptica innovadora, así se aprecia en la encuesta aplicada a los mismos, como el 66.38% de las personas perciben el enfoque de la institución hacia los cambios y la innovación dentro del rango de muy buenos y excelente.(Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1).
Tabla No. 22, Percepción del ambiente de trabajo y la cultura institucional
Categoría. Cantidad Participación %
Necesita mejorar 25 31.3%
Bueno(a) 15 18.8%
Muy bueno(a) 24 30%
Excelente 16 20%
En la Dirección General de Contrataciones Públicas el enfoque social que desarrolla la Organización hacia sus colaboradores es bien percibido por los mismos, así reconocen que existe flexibilidad de horarios para estudiantes universitarios, concesión de permisos por cuestiones de salud de familiares o asuntos personales de importancia, entre otros aspectos sociales. Esto lo indica el 70.6% de los empleados encuestados (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1). El 66.4% de las personas consideran que existe equidad y trato igualitario al momento de la toma de decisiones relativas al personal, tales como becas de estudios, promociones, vacantes disponibles, etc.(Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1). La Organización se ocupa de identificar las oportunidades de mejora en la infraestructura de la misma, así como que el ambiente de trabajo sea positivo, también es percibido por sus colaboradores y lo manifiestan en la encuesta aplicada donde un 80% califican como positivo su ambiente de trabajo (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1).
Gráfica No. 16, Percepción de las condiciones de trabajo de la institución
Percepción del desarrollo de la carrera y habilidades profesionales
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En la Encuesta que aplicó a sus colaboradores, la Organización detectó que el 71.3% del personal percibe que se desarrolla un plan de carrera sistemático y con énfasis en el desarrollo de competencias (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1). Gráfica No. 17, Percepción de un Plan de Carrera sistemático y con énfasis en el desarrollo de competencias.
El personal se siente motivado y empoderado, así lo confirman el 66.3% de las personas que participaron de la encuesta, y los resultados que se evidencian en la ejecución de la Planificación Estratégica Institucional (Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1). El personal tiene acceso a las ofertas continuas de capacitaciones a través de distintas instituciones públicas y privadas, costeadas por la institución, brindando la oportunidad de desarrollar sus competencias y crear una carrera profesional, según percibe el 91.3% de los encuestados(Evidencia: Carpeta No. 7, Anexo 1).
Subcriterio 7.2. Mediciones del desempeño. La Institución cumple con lo establecido en el Reglamento No. 523-09, Capítulo III, Artículos del 27 al 37, relacionados al subsistema de registro y control del personal. A continuación relación de permisos, licencias, acciones y rotaciones de personal registrados en el departamento de Recursos Humanos de la institución (Evidencias: Carpeta No. 7, Anexos 4
al 7): 932 permisos en el 2014 y 2015 hasta mayo. 148 licencias en el 2014 y 2015 hasta mayo. 25 acciones de personal en el 2014 y 2015 hasta mayo. Rotación de personal 4/190 en el 2014 y 3/200 en el 2015
La Dirección General de Contrataciones Públicas ha realizado una encuesta de percepción a sus colaboradores, participando aproximadamente el 40% del personal participó de la misma de manera voluntaria. Igualmente, se realizan grupos focales con las áreas para levantar sus necesidades, involucrando al personal en la toma de decisiones (Evidencias: Carpeta No.7, Anexos Nos 1, y 148). De acuerdo a los resultados de la encuesta interna aplicada a los colaboradores se refleja una percepción positiva del involucramiento y participación del 77.6% de los empleados. La institución involucra a los colaboradores en su compromiso institucional (Evidencias: Carpeta No. I, Anexos Nos. 12,13 y 37; Carpeta No. 2, Anexo No. 49; Carpeta No.7, Anexo No.1).
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El manejo de los servicios ofrecidos por la institución se encuentra basado en el uso de una plataforma tecnológica. Se posee el sistema de medición para las áreas de Servicios, Soportes técnicos de TI, Archivo y Correspondencia, Recursos Humanos y Financiero mediante el SPICEWORK, Gestión Documental, SIGOB en su modalidad de TRANSDOC y TRE, SIGEF, UEPEX, EFLOW, ELASTIC (Evidencias: Carpeta No. 4, Anexos Nos. 71-84; Carpeta No. 6, Anexo No. 7 al 10; Carpeta No.7, Anexo No.13 al 19).
La Dirección General de Contrataciones Públicaspromueve y apoya la profesionalización de sus colaboradores. Aproximadamente, el 85% de los colaboradores que son convocados a capacitaciones participan y aprueban las mismas (datos obtenidos para el 2014). (Evidencias: Carpeta No. 3, Anexo No. 37; Carpeta No. 4, Anexo No. 37; Carpeta No.7, Anexo No.7).
Se evidencia la capacidad en el trato que se le brinda a los ciudadanos/clientes mediante las actividades formativas recibidas por los colaboradores.
En el 2014 se realizaron 24 horas, de capacitaciones gestionadas a través de RRHH, con un total de 46 participantes para la mejora en servicio al cliente (Evidencia: Carpeta No. 3, Anexo No. 17-19, 21, 23, 27).
La Dirección General de Contrataciones Públicas presenta iniciativas de reconocimiento individual y de equipos. Se realizaron los siguientes reconocimientos:
Reconocimiento al departamento de Proveedores en el periodo 2014. Reconocimientos por antigüedad en la institución, se realiza anualmente. Concesión de día libre como reconocimiento por el apoyo brindado por los
colaboradores en actividades internacionales. Reconocimiento por los logros alcanzados por la institución marzo 2014. Estos
reconocimientos no tienen una periodicidad establecida, pues son realizados en base al cumplimiento de objetivos establecidos puntualmente.
Reconocimiento por los logros alcanzados por la institución, septiembre 2014. Estos reconocimientos no tienen una periodicidad establecida, pues son realizados en base al cumplimiento de objetivos establecidos puntualmente
(Evidencias: Carpeta No. 7, Anexo No.20). En la Institución no se han reportado dilemas éticos, por ejemplo, posible conflicto de interés.
Criterio 8: Resultados en la Sociedad
Subcriterio. 8.1. Resultados de las mediciones de percepción de los grupos de interés sobre el rendimiento social de la organización La Dirección General de Contrataciones Públicas, diseñó y aplicó en junio del año en curso, una Primera Encuesta de Resultados en la Sociedad, vía las Redes Sociales, los resultados de la misma abarca los requerimientos de este Criterio, y lo presentamos a continuación: El objetivo general consiste en conocer la percepción que tiene los Grupos de Interés sobre la Dirección General de Contrataciones Públicas. La aplicación periódica de esta encuesta
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contribuirá a identificar tendencias y a evaluar el impacto de la normativa y de las políticas públicas en la percepción ciudadana en el SNCC. Permitirá:
Identificar temas y sectores para medir el impacto de la Institución en la calidad de vida de las personas. La Dirección General de Contrataciones Públicas tiene entre sus objetivos la disminución de los accesos al SNCC.
Identificar a los sectores productivos regionales que puedan ser impactados positivamente por el SNCC, diseñar estrategias de intervención para estos sectores.
Evaluar la percepción sobre la Dirección General de Contrataciones Públicas y su trabajo. A través de la misma, conocer la percepción que la ciudadanía tiene sobre el SNCC. En síntesis, una radiografía del lugar que las compras y contrataciones públicas ocupan en nuestra sociedad.
Esta encuesta se aplicará semestralmente para medir el impacto que tienen las compras públicas en las personas, así como el empoderamiento de la ciudadanía en vigilar los procesos de compras, la percepción de los distintos grupos de interés, y poder conocer como nos ve la sociedad.
También contribuirá a apreciar el impacto de las relaciones interinstitucionales, el impacto económico en la Sociedad, el apoyo a los Sectores Productivos, el enfoque medio ambiental y trabajo social de la institución, así como la transparencia en su manejo. Tabla No. 23, Tipo de vínculo de los encuestados con la Organización:
Sin vinculación OSCP Veedor Otro
39.5% 18.6% 20.9% 20.9%
La Institución trabaja enfocada al cliente, comprendiendo siempre sus necesidades actuales y futuras, satisfaciendo sus requisitos y esforzándose por exceder sus expectativas. En ese sentido, el 60.7% de los encuestados percibe que el trabajo que realiza Contrataciones Públicas mejora la calidad de vida de los ciudadanos y/o la impacta de alguna manera. En tanto que el 28.6% entiende que la impacta parcialmente. Tabla No. 24, Percepción de que el trabajo de la Dirección General de Contrataciones Públicas mejora la calidad de vida de los ciudadanos
Categoría. Cantidad Participación %
No mejora su calidad de vida 3 7%
La mejora parcialmente 9 20.9%
La mejora 11 25.6%
Mejora e impactas u calidad de vida 20 46.5%
Tabla No. 25, Percepción de la calidad de las relaciones de Dirección General de Contrataciones Públicas con autoridades, grupos y representantes de la Sociedad
Categoría. Cantidad Participación %
68
Necesita mejorar 10 23.3%
Bueno(a) 10 23.3%
Muy bueno(a) 18 41.9%
Excelente 5 11.6%
La sociedad percibe que la Dirección General de Contrataciones Públicas tiene un impacto económico positivo o muy positivo en el país, el 65.6% de los miembros de la sociedad que participaron de la encuesta, así lo considera. (Evidencia, Carpeta No.8, Anexo No. 1). La Institución, cuida su compromiso con el medio ambiente, manteniendo una gestión energética eficiente, reduciendo consumo de electricidad por medio de equipos de consumo bajo y del control en el uso de los mismos por sus colaboradores; asimismo con un monitoreo del consumo del agua, la actividades de la Organización no afecta el medio ambiente a través del ruido o la contaminación ambiental. El 48.1% de los encuestados le dio una valoración positiva al enfoque medioambiental de Contrataciones Públicas (Evidencia, Carpeta No.8, Anexo No. 1). Los miembros de la sociedad conocen el impacto positivo que realiza Contrataciones Públicas en la sociedad dominicana. Los resultados de la encuesta realizada indican que el 46.4% de las personas entienden conocer el impacto social de Contrataciones Públicas y su importancia. (Evidencia, Carpeta No.8, Anexo No. 1). El 92.9% de los encuestados perciben como positivo el apoyo que realiza Contrataciones Públicas al desarrollo del país a niveles regionales. (Evidencia, Carpeta No.8, Anexo No. 1).
Percepción del manejo transparente: La Dirección General de Contrataciones Públicas, evidencia importantes avances para todos los actores del Sistema Nacional de Contrataciones Públicas específicamente en los ejes transversales, donde visualizamos la política pública para la transparencia, mejora de la calidad del gasto; rendición de cuentas y gobernabilidad del SNCC, con relación a la Transparencia la sociedad percibe que Contrataciones Públicas realiza un trabajo transparente y facilita la accesibilidad a las informaciones relevantes para la sociedad, en el ámbito de sus atribuciones. Así lo refleja la encuesta realizada, con resultados favorables en este aspecto del 85.8% de los encuestados. (Evidencia, Carpeta No.8, Anexo No. 1).
Gráfica No. 18, Percepción del manejo transparente:
La sociedad percibe el apoyo que brinda la institución a la población a través del trabajo social como positivo, según indican el 60.8% de los encuestados. (Evidencia, Carpeta No.8,
69
Anexo No. 1). Se percibe una adecuada cobertura en los medios de comunicación de parte de Contrataciones Públicas. Según los resultados de la encuesta dirigida a la sociedad, la percepción positiva del trabajo realizado en este sentido es del 85.7% de los encuestados. (Evidencia, Carpeta No.8, Anexo No. 1).
Percepción de la cobertura de los medios de comunicación: La Dirección General de Contrataciones Públicas, cumple con la normativa No.200-04, de libre Acceso a la Información y publica todo los aspectos de información institucional de las compras de la Institución utilizando el sub-portal de transparencia, su Directora es la principal promotora de las acciones realizadas a nivel nacional e internacional correspondientes a la difusión del SNCC para convertir el poder de compra del Estado, en una herramienta para el desarrollo de los sectores productivos, en especial las MIPYMES, con Transparencia e igualdad de oportunidades. Se utiliza las invitaciones a entrevistas, en medios televisivos y radio, destacando las oportunidades del SNCC para los sectores productivos. Se mide el aspecto positivo de la exposición de los medios. La Dirección General de Contrataciones Públicas, evidencia importantes avances para todos los actores del Sistema Nacional de Contrataciones Públicas específicamente en los ejes transversales, donde visualizamos la política pública para la transparencia, mejora de la calidad del gasto; rendición de cuentas y gobernabilidad del SNCC: (Evidencia, Carpeta No.8, Anexo No. 1). Gráfica No.19, Percepción de la cobertura de los medios de comunicación
Durante el año 2013 al 2015 se obtuvieron los siguientes Premios y Reconocimientos.
La Federación de Mujeres Empresarias Domínico-Internacional Inc., (FEM), entregó el galardón FEM 2013 a destacadas mujeres de la vida nacional que juegan el rol de madres y profesionales. Recibieron su galardón: Yokasta Guzmán, directora general, Dirección General de Contrataciones Públicas.
En el mes de abril 2013, La Asociación de Pequeñas y Medianas Empresas Textiles (APYMETEX) entregó una placa de reconocimiento a la directora general de Contrataciones Públicas, doctora Yokasta Guzmán, “por sus aportes a la transparencia de las adquisiciones públicas de la Nación.
Instituto Nacional del Cáncer Rosa Emilia Sánchez Pérez de Tavares:
Reconocimiento a la Dirección General de Compras y Contrataciones Públicas (DGCP) por su acompañamiento en las acciones de transparencia, como órgano rector de las compras y concesiones del Estado. Entregado el 17 de diciembre de 2014.
70
Premio al Liderazgo “Joseph François Robert Marcello”. En septiembre de 2014 la Directora de Contrataciones Públicas Yokasta Guzmán, recibe el Premio al Liderazgo “Joseph François Robert Marcello” en Compras Públicas 2014. La distinción fue realizada en la X Conferencia Anual sobre Compras Gubernamentales de las Américas que coordina, además de la Red Interamericana de Compras Gubernamentales, la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas (DNCP) de Paraguay.
La Optic certifica a Contrataciones por buen uso de Tecnologías de la Información y Comunicación. El análisis de la Optic mide los esfuerzos de servicios ciudadanos relacionados con el gobierno electrónico de las instituciones públicas, con la finalidad de influenciar en la competitividad del país, mejorar la cooperación intergubernamental y apoyar los compromisos en las iimplementaciones de gobierno electrónico y la sociedad de la información y del conocimiento. (Evidencias, Carpeta No. 8, Anexos No.4 y 5). (Evidencias, Carpeta No. 1, Anexos No.149 y 150). (Evidencias, Carpeta No. 2, Anexos No.38).
Presidencia de la Red Interamericana de Compras Gubernamentales (RICG). Como un reconocimiento a su liderazgo en materia de compras públicas, la Dra. Yokasta Guzman, Directora de la Dirección General de Contrataciones Públicas en República Dominicana, fue escogida por unanimidad como presidenta de la Red, en la X Conferencia de la RICG, fue escogida por unanimidad la República Dominicana como Presidenta de RICG en la Directora de compras y Contrataciones. Sistema de la Integración Centroamericana (SICA). En septiembre de 2014, fue acogida por los miembros del Consejo Directivo de CENPROPYME, la Propuesta de República Dominicana, presentada a través de la Dirección General de Contrataciones Públicas, de incluir las compras públicas en la agenda MIPYME, ya que la República Dominicana es pionera en la región, vinculando los dos temas. Esta iniciativa permitirá aprovechar la oportunidad del SICA para impulsar mecanismos de transparencia y participación como herramienta de desarrollo de los sectores productivos como las MIPYME y la oportunidad de colocar este tema ante la Secretaría de Integración Económica SIECA.
Subcriterio 8.2. Indicadores del rendimiento social establecidos por la organización Indicadores de responsabilidad social. La Dirección General de Contrataciones Públicas, como Órgano Rector es consciente del impacto que las compras públicas tiene para el desarrollo del país, pues es la forma en que el Estado transforma los fondos que les son confiados, en obras, bienes y servicios para la sociedad. La importancia de las adquisiciones en nuestro país se puede visualizar según su importancia: Económica: las adquisiciones públicas representan el 28% del presupuesto público; Política: La percepción de la confianza de los ciudadanos en el Estado y la administración pública, depende del transparente y eficiente de las adquisiciones públicas; Social: Del correcto y oportuno proceso de adquisiciones públicas dependen los recursos utilizados para el desarrollo integral de las regiones y sectores productivos. La Dirección General de Contrataciones Públicas para preservar y mantener los recursos ha tomado medidas para la reducción del consumo de electricidad, agua y del consumo de
71
combustible en la flota vehicular institucional. La flota vehicular institucional es de reciente adquisición, y son vehículos de menor consumo, dando cumplimiento a la política de ahorro del Estado Dominicano. Se tiene estipulado que al término de la vida útil de los acondicionadores de aire, estos sean cambiados por unidades de eficiencia energética (inverter). Se mantiene una política para reducir el consumo eléctrico y del agua (Evidencias, Carpeta No. 8, Anexos No.2, y 3). La Institución mantiene, relaciones armoniosas con otras instituciones (Ministerio de Hacienda, CGR, MEPyD, MINPRE, MIC), para el fortalecimiento de la gestión en diversas vertientes: Relación de trabajos conjuntos y coordinaciones con Ministros, Viceministros y Directores. Reuniones de socialización y capacitación con sectores productivos regionales, Asesoría técnica a las comisiones de Veedurías y Organizaciones de la Sociedad Civil. La Institución tiene conformado su comité de prevención de ética y riesgos laborales. Realiza actividades para preservar la salud de sus colaboradores. Se tiene un programa de apoyo a la escolaridad, como parte del beneficio a sus empleados. Se tiene acceso a un dispensario médico en las instalaciones de Bienes Nacionales para todas las dependencias del Ministerio de Hacienda. Se mantiene un contacto con las Organizaciones de la Sociedad Civil Para intercambio de información y actualizaciones del SNCC. (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos 12, 14,20 y 22; Carpeta No. 3, Anexos Nos 7, 12,14 y15; Carpeta No.8, Anexos Nos 6 y 7) Los distintos medios de comunicación con los contamos como: página Web y redes sociales, son utilizados para hacerle llegar a los usuarios información relativa a las oportunidades que ofrece el SNCC, como licitaciones de compras, y otros datos que sean de interés. La Dirección ha participado en un total de 31 entrevistas durante el primer cuatrimestre del año 2015 en diversos medios de comunicación con alcance internacional como es el caso de La Z 101 y Revista Forbes. La entrevistas tienen el siguiente desglose: Prensa escrita: 7, Televisivas: 18, Radiales: 5 y en Revistas: 1. Se ofrecen foros, talleres y seminarios orientados a las mejores prácticas, gratuito para las personas. (Evidencias: Carpeta No.1, Anexos Nos. 103, 104 y 126; Carpeta No. 8, Anexo No. 5)
Imparte foros, talleres y seminarios orientados a las mejores prácticas, gratuito para las personas (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 17,130 y 143). Para la prevención de riesgos para la salud y de accidentes, dirigidos a los ciudadanos/clientes y empleados, la institución tiene conformado su comité de prevención de ética y riesgos laborales. Realiza actividades para preservar la salud de sus colaboradores, igualmente, la Institución cuenta con el beneficio del subsidio para la colegiatura de los hijos de funcionarios y empleados de las instituciones dependencia del Ministerio de Hacienda.
Criterio 9: Resultados Clave de Rendimiento
Subcriterio 9.1.Resultados externos: resultados e impacto a conseguir.
Para el primer trimestre del año 2015, se planificó y realizó una revisión del alineamiento estratégico hasta el nivel operativo, se trabaja en la implementación de la evaluación del desempeño por resultados, para fomentar el empoderamiento de las áreas en lo relativo a sus productos y metas (Evidencia: Carpeta No. 1, Anexo 1-7).
72
Procesos Publicados desde la convocatoria.
6,503 60,169 61,198
35,067 Carpeta No. 1 Anexo
No.152.
Montos registrados en el SNCP
31,554,464,461.29 56,987,736,578.65 76,675,214,553.00
31,311,361.114 Carpeta No. 1 Anexo
No.152.
Cantidad de consultas anuales al Portal Compras Dominicana
106,891.00 450,135 475,255.00 312,446 Carpeta No. 2 Anexos
Nos. 20 y 50.
Cantidad de Contratos Publicados
40,559 48,437 58,790
48,256 Carpeta No. 1 Anexo
No.152.
Dictámenes emitidos, referente a Resoluciones
Normativas de Procedimientos de Compras de Bienes,
Servicios y Obras
1 3 11 3
Carpeta No. 2 Anexos Nos.9 -13; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 16-19, 26 y
27.
Resoluciones del Órgano Rector desde el 2012 al
30.06.2015 un total de 253 resoluciones
42 75 90 46 Carpeta No. 4, Anexo No.
26.
Monitoreo y control al modelo de gestión para compras y
contrataciones públicas 150 310 929 1,873
Carpeta No. 1 Anexo No.152; Carpeta No. 5,
Anexos Nos. 5 y 11
Instituciones que han cargado sus planes de compras,
establecidos por normativa desde 2006
0 56 95 109
Carpeta No. 1, Anexo No. 34; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 18, 20 y 21 ; Carpeta
No. 5, Anexo No. 8.
RESULTADOS LOGROS LOGROS LOGROS LOGROS A
JUNIO
EVIDENCIAS
73
Cantidad de procesos publicados en Planes de
Compras -
5,681
8,366
10,783
Montos Planes de Compras - 27,945,046,241.00
72,955,573,506.00
91,233,999,029.00
Boletines trimestrales sobre el comportamiento del SNCP
4 4 4 2 Carpeta No. 1, Anexos
No. 8 y 152.
Respuesta a consultas al Órgano Rector
0 0 561 200 Carpeta No. 2, Anexos
No. 20 y 50.
Asistencia Técnica a los Actores del SNCP
5004 6,001 25,850 20,369 Carpeta No. 1, Anexo No. 48; Carpeta No. 2, Anexos
Nos. 6, 20, 21 y 50.
Capacitaciones a los Actores del SNCP
5457 4347 4106 2,839
Carpeta No. 1, Anexo No. 151; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 3 y 76;
Carpeta No. 6, Anexo No. 23.
Inscripción en el Registro de Proveedores del Estado
6,660 Del 22 al 28.11.12
se inscribieron 3,958 proveedores,
para un total de 19,80.
13,502 11,493
5,662 54,832
proveedores registrados al 2015
Carpeta No 2, Anexos 20 y 50; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 16-18.
Actualización del registro de proveedores
11,526 2,701 8,416 3,708
Carpeta No. 1, Anexo 52; Carpeta No 2, Anexos 20
y 50; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 16-18
RESULTADOS LOGROS LOGROS LOGROS LOGROS A
JUNIO
EVIDENCIAS
74
Resultados cualitativos
Implementación del portal transaccional de las compras públicas. Proyecto de inversión pública, contemplado en la Estrategia Nacional de Desarrollo, Plan Plurianual del Sector Público y compromisos presidenciales:
AVANCES AVANCES AVANCES
EVIDENCIAS
Lanzamiento de proceso para la adquisición de la solución informática.
Asignación de recursos del presupuesto nacional, siendo el gobierno de la República Dominicana, el segundo país, después de chile, en asignar esto fondos de su presupuesto para asegurar su implementación.
Parametrización de la herramienta y preparación para el lanzamiento del piloto en el 2015.
Piloto en 19 instituciones del estado. Sigue su cronograma de implementación y su correspondiente implementación en las unidades de compras. Al 30.06.2015 presenta un 28.19% de ejecución
Carpeta No. 1, Anexos 43, 46, 51, 57 al 65
75
Cumplimiento 20% a MIPYME 31,554,464,465.28 56,672,632,147.95 50,101,041,047.46 21,601,165,320.68 Carpeta No. 1, Anexo
No. 152
Contratos Adjudicados a MIPYME Certificadas
8,338,305,480.76 10,193,632,110.95 13,054,851,160.29 5,176,309,189.00 Carpeta No. 1, Anexo
No. 152
Contratos Adjudicados a MIPYME No Certificadas
23,216,158,980.52 46,479,000,000 37,046,189,887.17 16,424,856,132.17
Carpeta No. 1, Anexo No. 152
Servidores Públicos Capacitados 3283 2,543 3,168 Carpeta No. 1, Anexo
No. 84
Ahorro por disminución de garantías de seriedad de la oferta
367,851,327.06 4,533,810,568.88 4,008,083,283.80 -
Incorporación sectores productivos Información no
disponible 39,291,721,702.40 40,216,714,675.42
-
Montos adjudicados Sector Lácteo Información no
disponible 2,804,199,010.66 3,870,633,687.90
-
Montos adjudicados Sector Construcción
Información no disponible
34,955,794,226.79 34,416,925,143.88 -
Montos adjudicados Sector Textil Información no
disponible 286,002,832.55 529,743,706.14
-
Montos adjudicados Zapateros Información no
disponible 124,439,595.00 162,231,315.00
-
Montos adjudicados Panaderos Información no
disponible 1,121,286,037.40 1,237,180,822.50
-
RESULTADOS LOGROS LOGROS LOGROS LOGROS A
JUNIO
EVIDENCIAS
76
Diseño e implantación de catálogo de productos MIPYME para promover en el mercado público. A la fecha se tienen unas 150 MIPYMES inscritas para promocionar en el Catalogo con la participación de 100 MIPYMES dirigidas por mujeres y 50 MIPYMES dirigidas por Hombres (Evidencia, Carpeta No. 6, Anexo 22).
Rueda de Negocios a MIPYMES y/o Sectores Productivos Trabajo con sectores productivos
Con el objetivo de fomentar la inserción de MIPYMES y mujeres en el mercado público, la Dirección General de Contrataciones Públicas desde el año 2013, ejecuta múltiples iniciativas de apoyo a distintos sectores, mediante acercamientos, charlas y capacitaciones:
77
Implementación del SNCP en los gobiernos locales: Se tiene un avance del 69% del
total de 49 Gobiernos locales en el 2015 usando el SNCP. Propuesta de Modificación del marco normativo del SNCP (Ley 340-06 y su reglamento de aplicación, Ley de concesiones). La Dirección General de Contrataciones Públicas realiza reuniones con Sectores Productivos, fruto de estos contactos se ha procedido a tomar una resolución y se han simplificado los trámites para registro de proveedor del Estado, y también las Modificaciones de documentos estándar con la inclusión de los criterios Universales de Accesibilidad (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos 117 y 151, Carpeta No. 2, Anexo 62; Carpeta No. 4, Anexos 28 al 31).
Documentos y procesos documentados e implementados
Documento/Procesos Evidencias
Manuales de Políticas y Procedimientos Carpeta No. 4 Anexos Nos. 2 al 6
Manual de Cargos Carpeta No.3, Anexos 8, 21 Y 22
Política de revisión y mejora Carpeta No.3, Anexos del 8 al 10
Memoria anual Carpeta No. 2, Anexo 50
Plan Operativo Consolidado Carpeta No.1, Anexos Nos 39 y 41. Carpeta No. 2, Anexos 2, 20 y 21
Plan de acción con análisis de riesgos de NOBACI
Evidencias Carpeta No.1, Anexos No.13, 18 y 51
Rediseño de Estructura Organizacional Carpeta No.1, Anexos 10 y del 34 al 36, 38 y 39
Metodología de calidad y mejora continua Evidencias en Carpeta No.1, Anexos 10, 18, 48, 51 al 56
Carta Compromiso Carpeta No. 1, Anexos No. 48 y 49; Carpeta No. 4, Anexo 29
sistema de monitoreo y evaluación de logros de los objetivos estratégicos y planes operativos
Carpeta No.1. Anexos 18, 43, y 46
Informe de asesoría técnica para la revisión y alineación del Plan Estratégico Institucional (PEI)
Carpeta No.1, Anexos 10, 11, 43, 46 y 47
Plan de Respaldo de la información institucional
Carpeta No. 4 Anexo No. 55
informes financieros Carpeta No. 1, Anexos Nos. 18, 47, 52, 53 y 68; Carpeta No. 2, Anexo No. 28; Carpeta No. 4, Anexos Nos. 2, 40 y 42
Actualización de Activos Fijos; Elaboración de reporte de ejecución presupuestaria y Mantenimiento de Inventario de Materiales y
Carpeta No. 1, Anexos No. 129, ; Carpeta No. 2 , Anexos Nos. 35, 40; Carpeta No. 4, Anexos No. 1, 37, 46, 47, 55; Carpeta No. 5, Anexos
78
Suministros y Elaboración de Propuesta Presupuestaria 2016
No. 16, 33
Informe de ejecución del plan de compras Carpeta No. 2, Anexo No. 50
Procedimiento de Reclutamiento y selección del personal acorde a la normativa de función pública
Carpeta No. 3, Anexos 11 al 13
Diseño del subsistema de evaluación de desempeño atado a resultados
Carpeta No.1, Anexos 4, 12,13, 37, 48, 51, 57 y 125; Carpeta No. 2, Anexos 20,21, 45, 46 y 47 Carpeta No.3, Anexos 17 al 20
Subsistema de Salud y Seguridad en el Trabajo
Carpeta 3, Anexos 46 a 49
Plan de beneficios y compensación Carpeta No.3, Anexos 15 y 16
Elaboración e Implementación de los Manuales de Comunicación: Interno /Externo. Emisión de Notas de Prensa, Manejo de las Redes Sociales y Participación en los Medios masivos de Comunicación
Carpeta No. 1, Anexos Nos 16, 17, 33, 35, 91, 124 13; Carpeta No. 4, Anexo 11
Prestación de Servicios Tecnología a lo interno de la institución y Automatización de Servicios internos: En cumplimiento a la Planificación Estratégica y las necesidades de grupos de interés, se están implementando soluciones de automatización interna para apoyar la tomas de decisiones y evaluar la gestión y eficiencia de las áreas (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexo No. 49 y 57; Carpeta No.2, Anexos No. 59 al 65; Carpeta No. 4, Anexos Nos.23, 51 al 58).
Adecuación de la infraestructura física: Se cumplen con los requisitos de riesgos y seguridad laboral en cumplimento del Reglamento No. 522-06 sobre Seguridad y Salud en el Trabajo. Durante el 2015 se han remodelado 125.63 metros cuadrados (Evidencias: Carpeta 3, Anexo 49; Carpeta 4, Anexos Nos. 89 al 95).
Cumplimiento de la Ley 200-04 de Acceso a la Información. Durante el año 2013, se respondieron 312 solicitudes recibidas, en el año 2014, 102 solicitudes recibidas y respondidas y hasta el 30.06.2015 se recibieron y respondieron en el plazo, 102 solicitudes.
(Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos No. 57, 52, 68, 172; Carpeta No. 4, Anexos No. 06 al 16; Carpeta No.3, Anexos No. 51; Carpeta No.5, Anexos No. 33).
Subcriterio 9.2.Resultados internos: nivel de eficiencia.
Se firmó un convenio firmado entre el Ministerio de Administración Pública (MAP) y la Dirección General de Contrataciones Públicas, en fecha 24 de mayo de 2013 con el objetivo de desarrollar, dentro de un marco de colaboración y asesoría técnica la Gestión de Calidad. Con la implementación de la Carta Compromiso se definieron indicadores que permiten el control, medición y mejora de los procesos en aspectos relacionados con el atributo principal
79
estandarizado del tiempo de respuesta, el cual implica el cumplimiento de los plazos establecidos y compromisos asumidos con el usuario:
El tiempo del registro de proveedores con un 74% en el 2013 y 100% en el 2014.
El tiempo de actualizaciones del registro de Proveedores con un 92% en el 2013 y un 89% en el 2014.
El tiempo de respuesta para la Oficina de Acceso a la Información (OAI) con una eficacia del 100% en el 2013 y 97% en el 2014 y 98% en el 2015.
El tiempo de respuesta a las solicitudes vía correo electrónico presentando un 96% en el 2013 y un 100% en el 2014
Las solicitudes de capacitaciones presentando un eficiencia del 100% durante los periodos 2013-2015.
Auditoria al registro de proveedores: En el año 2014 se concluyó una auditoría al registro de proveedores, con el fin de depurar el registro de proveedores y facilitar la obtención de datos necesarios para la definición de políticas públicas analizando los proveedores inscritos. El resultado fue un registro saneado con la cancelación de un 35% de registros irregulares, revisándose 45,226 expedientes de proveedores culminando este proceso con la emisión de la Resolución No. 14-2015, que cancela el Registro de Proveedores de aquellos proveedores inactivos desde noviembre 2005 hasta el 15 de noviembre del 2012 (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos Nos. 111; Carpeta No. 4, Anexos Nos.26, 16).
La Institución ha sido evaluada por Organismos multilaterales:
PEFA en el año 2012 con el resultado de D+ en los ID-10: Acceso del público a información fiscal claveeID-19 Transparencia, competencia y mecanismos para la tramitación de reclamaciones en materia de adquisiciones.
OCDE en el 2012, con una calificación general de 1.63 de un total de 3.
NOBACI con el apoyo de la Contraloría General de la Republica, en cumplimiento con la Ley No.10-07, la calificación obtenida es de 5.42, que se corresponde a un nivel de desarrollo institucional medio (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos No. 15, 42; Carpeta No. 2, Anexos No. 25, 26, 27, 28).
Se evidencia el logro de la Dirección General de Contrataciones Públicas en su impacto:
Transparencia: La Dirección General de Contrataciones Públicas ha aplicado el uso de la Tecnología de la Información en el fortalecimiento del Sistema de Compras y Contrataciones Públicas, SNCC, logrando que su operatividad sea transparente, eficiente y oportuna.
Unidades de Compras: en las instituciones gubernamentales, iniciando un proceso de aprendizaje y mejora continua para los Planes de Compras. Se ha pasado de no tener información a la planificación de compras y su publicación. En el año 2013 habían 56 planes de compras publicados, en el 2014, 95 y en el 2015 tenemos al 30.06.2015, 109 PACCs publicados.
80
Los Proveedores: Se han beneficiado de las capacitaciones, de trámites más simples, mecanismo de respuesta oportuna según los tiempos de respuesta de la carta compromiso y de la publicidad de procesos de compras.
Las MIPYMES: se benefician de la publicidad de los procesos, de un diseño de proceso de compra más simple, ajuste de las normativas que han derrumbado la barrera para su incorporación al mercado público. Captación nuevos Proveedores durante el 2012, 6,660, en el 2013 13,502 y en el 2014 11,943.
Ciudadanos: Ha mejorado la percepción de cómo el Estado maneja los recursos públicos. Con la incorporación de los ciudadanos en las 24 Comisiones de Veeduría y en el Observatorio de las Compras Públicas. (Evidencias: Carpeta No. 1, Anexos No. 6,16,17,10; Carpeta No. 4, Anexos No. 97,39,48)
Glosario de Términos y Abreviaturas
DGCP: Dirección General de Contrataciones Públicas. DIGEI: Dirección General de Ética e Integridad Gubernamental END: Estrategia Nacional de Desarrollo. FODA: Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. GPR: Gestión por Resultados. MAP: Ministerio de Administración Pública. MEPyD: Ministerio de Economía Panificación y Desarrollo. MGCCP: Modelo de Gestión para Compras y Contrataciones Públicas. MH: Ministerio de Hacienda. MIPRE: Ministerio de la Presidencia MIPYME: Micro, Pequeñas y Medianas Empresas. OAI: Oficina de Acceso a la Información. OSCP: Observatorio Social de las Contrataciones Públicas. PACC: Planes Anuales de Compras y Contrataciones. PEI: Plan Estratégico Institucional PEI: Plan Estratégico Institucional. PNPSP: Plan Nacional Plurianual del Sector Público. POA: Plan Operativo Anual PR: Planes Regionales. PS: Planes Sectoriales. PyD: Departamento de Planificación y Desarrollo. PYME: Pequeñas y Medianas Empresas. R.D.: República Dominicana RPE: Registro de Proveedores del Estado. RR.HH.: Recursos Humanos. SIGEF: Sistema Integrado de Gestión Financiera. SNCC: Sistema Nacional de Compras y Contrataciones. SNIP: Sistema Nacional de Planificación e Inversión Pública. TI: Tecnología de la Información.
