recepción y distribución de bienes de consumo del departamento ...

RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES DECONSUMO DEL DEPARTAMENTO DE

ALMACÉN

Datos de ControlCopia asignada a: Lic. Armando GallegosDíaz.

Fecha de implantación: 1 de diciembre de 2004

Puesto: Director General Adjunto de Controlde Bienes.

Versión: 1.0

Procedimiento PR-DGACB-06Fecha: 01/12/2004Versión: 1.0Recepción y Distribución de Bienes de

Consumo del Departamento de AlmacénPágina: 2 de 39

Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles yRecursos Materiales

Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control deBienes.

1.1 Propósito del procedimiento.Describir en forma ordenada las actividades a seguir y requisitos que deben cumplirse,tanto por unidades administrativas solicitantes, como para el Departamento de Almacénpara la recepción y distribución oportuna y efectiva de los bienes de consumo,garantizando un adecuado control de los stock’s.1.2 Alcance.El ámbito de aplicación de este procedimiento aplica a la Dirección General de BienesInmuebles y Recursos Materiales, a la Dirección General Adjunta de Control de Bienes,a la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones, al Departamento de Almacén y a lasunidades administrativas solicitantes.1.3 Referencia.− Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.− Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Público.− Normas Internas en materia Presupuestal que deberán observar los servidores

públicos adscritos a las unidades administrativas y Delegaciones de la Secretaría deRelaciones Exteriores.

− Políticas, bases y lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos yServicios del Sector Público de la Secretaría de Relaciones Exteriores.

1.4 Responsabilidades.Es responsabilidad de la Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materialesla elaboración y vigilancia de este procedimiento a través de la Dirección GeneralAdjunta de Control de Bienes, y del Departamento de Almacén.





1.5 Definiciones.

Bienes de consumo: Artículos de oficina, papelería, material de limpieza, materialeléctrico, material de ferretería, consumibles de computo, víveres, etc.Catálogo de Registro de Firmas: Firmas autorizadas para requerir bienes de consumoal Almacén.Kardex: Sistema computarizado en el cual se registra la recepción y distribución de losbienes de consumo en el Almacén, identificando existencias.Pedido contrato: Documento que utiliza la Dirección General Adjunta de RecursosMateriales, para formalizar las adjudicaciones que se realizan a través de los diversosprocedimientos de compra.Requisición de compra: Forma que utilizan las diversas unidades administrativas queconforman la Secretaría, para solicitar los bienes de consumo.Stock’s: Conjunto de materiales de consumo que se tienen en existencia para sudistribución a las diferentes unidades administrativas.NIP: Nota de Instrucción Presupuestal, es el documento a través del cual la unidadresponsable autoriza el ejercicio de su recurso presupuestal.





Políticas y Lineamientos1. El Departamento de Almacén, es el único autorizado para recibir, revisar y

resguardar los bienes de consumo adquiridos por la Secretaría, a través dePedido Contrato o Requisición de Compra.

2. El Departamento de Almacén, deberá verificar antes de recibir los bienes deconsumo adquiridos por la Secretaría, con la factura o la nota de remisión delproveedor, las características específicas y cantidades establecidas en elPedido-Contrato y Requisición de Compra.

3. El Departamento de Almacén deberá registrar en el sistema kardex(computarizado) todos los bienes de consumo que ingresen y egresen alAlmacén, mismo que servirá para conocer su existencia y control.

4. El Departamento de Almacén, reportará a través de un informe mensual derecepción de los bienes de consumo a la Dirección General Adjunta de Controlde Bienes.

5. El Departamento de Almacén es el responsable de entregar los bienes deconsumo, solicitados por cada una de las unidades administrativas queconforman la Secretaría.

6. El Departamento de Almacén es el responsable de verificar el buen estado delos bienes, la calidad, cantidad y especificaciones conforme al formato desolicitud (Cuadro Básico y Pedido-Remisión), antes de darle salida.

7. La distribución de bienes de consumo sin excepción alguna deberán serfirmadas por el responsable del Departamento de Almacén.





Descripción de ActividadesPaso Responsable Actividad

Documentode Trabajo(Clave)

1 Departamento deAlmacén

Elabora y envía autorizada por la Dirección GeneralAdjunta de Control de Bienes (DGACB) requisición decompra a la Dirección de Adquisiciones yContrataciones.Nota: La compra se hace consolidadamente una vezal año.

- Requisición decompra.

2 Dirección deAdquisiciones yContrataciones

Recibe requisición de compra y elabora pedido-contrato.Nota: Ver el manual de procedimientos deadquisiciones, arrendamientos y servicios de laDirección General de Bienes Inmuebles y RecursosMateriales (DGBIRM).

- Requisición decompra.- Pedido-contrato.

3 Envía original del pedido-contrato o requisición decompra al Departamento de Almacén a través de laDirección General Adjunta de Control de Bienes.



Recibe original del pedido-contrato o requisición decompra.


5 Proveedor Entrega al Departamento de Almacén los bienes deconsumo y nota de remisión para su recepción.

- Nota deremisión.


Recibe los bienes de consumo y nota de remisión delproveedor y verifica las condiciones establecidas en elpedido-contrato o requisición de compra.

- Nota deremisión.- Pedido-contrato.- Requisición deCompra.

7 ¿Cumplen los bienes con el pedido-contrato orequisición de compras?

SIConecta con la actividad número 17.







8 Departamentode Almacén

NOElabora oficio de notificación de sancióncorrespondiente al proveedor indicando el importe delmismo solicitándole el cheque por la cantidaddeterminada, a favor de la Tesorería de la Federación.

- Oficio.

9 Turna oficio a la Dirección General Adjunta de Controlde Bienes para firma.

- Oficio.

10 DirecciónGeneralAdjunta deControl deBienes

Firma y envía oficio de sanción al Departamento deAlmacén.

- Oficio.


Recibe oficio y envía al proveedor notificando lasanción.

- Oficio

12 Proveedor Recibe oficio y verifica si procede la sanción. - Oficio.13 ¿Procede la sanción?

NO14 Notifica al Departamento de Almacén que no procede la

sanción.TERMINA PROCEDIMIENTO

15SI

Elabora y envía al Departamento de Almacén chequecertificado a favor de la Tesorería de la Federación porel monto determinado por la sanción.

- Cheque.








Recibe cheque cerificado y envía oficio a la Dirección GeneralAdjunta de Operación Presupuestal y Contabilidad de laDirección General de Programación, Organización yPresupuesto (DGPOP), con firma del Director GeneralAdjunto de Control de Bienes de la Dirección General deBienes Inmuebles y Recursos Materiales (DGBIRM),conforme a las normas internas en materia presupuestal.

TERMINA PROCEDIMIENTO

- Oficio.- Cheque.

17 Proveedor Entrega factura al Departamento de Almacén. - Factura18 Departamento de

AlmacénRecibe y sella factura o nota de remisión con la fecha derecepción.

- Factura onota deremisión.

19 Registra los bienes de consumo en el sistema computarizadokardex.

- Pedido-contrato.- Requisiciónde compra.

20 Elabora y rubrica nota de instrucción presupuestal (NIP) ydetalle y descripción de los documentos comprobatorios(facturas o recibos).

-NIP.- Detalle ydescripción de losdocumentoscomprobatorios.

21 Recaba autorización de NIP con el formato detalle ydescripción de los documentos comprobatorios (facturas orecibos). por parte del DGACB y el Jefe de Departamento deControl de Recursos de la DGBIRM, anexando la factura ypedido-contrato originales o requisición de compra con el sellodel Almacén en donde conste la fecha de recepción de losbienes.

- NIP.- Detalle ydescripción de losdocumentoscomprobatorios.- Factura.- Pedido-contrato orequisición decompra.

22 Entrega a la ventanilla de la Subdirección de Gestión de Pagode la DGPOP la NIP con el formato detalle y descripción delos documentos comprobatorios (facturas o recibos)autorizada, anexando la factura, pedido-contrato originales orequisición de compra con el sello del Almacén en dondeconste la fecha de recepción de los bienes, con copia, en sucaso, de la documentación que demuestre el pago desanción.

- NIP.- Detalle ydescripción de losdocumentoscomprobatorios.- Factura.- Pedido-contrato orequisición decompra.








Recaba acuse de recibo de la ventanilla de laSubdirección de Gestión de Pago de la DGPOP, yespera 2 días hábiles para obtener el contra recibo.

- Acuse derecibo.- Contra-recibo.

24 Envía mensualmente copia de facturas y NIP y detalle ydescripción de los documentos comprobatorios (facturaso recibos) tramitados a la Dirección General Adjunta deRecursos Materiales.

- Facturas.- NIP.- Detalle ydescripción de losdocumentoscomprobatorios.

25 Archiva copias de pedido, factura, NIP, detalle ydescripción de los documentos comprobatorios (facturaso recibos), sanciones y contra-recibo.

- - Facturas.- NIP.- Detalle ydescripción de losdocumentoscomprobatorios.- Sanciones.- Contra-recibo.

26 UnidadAdministrativa

Entrega solicitud de bienes de consumo (PedidoRemisión “F-AG-01” y Requisición Mensual de CuadroBásico “F-AG-02”) al Departamento de Almacén.

- F-AG-01.- F-AG-02.


Recibe de las unidades administrativas la solicitud delos bienes de consumo (Requisición Mensual delCuadro básico, Pedido Remisión) en original y doscopias y acusa de recibido en una copia.Original- Departamento de Almacén.1ra. copia - Unidad Administrativa solicitante.2da. copia – Área de despacho de Bienes.

- F-AG-01.- F-AG-02.

28 Turna al Área de Despacho de Bienes original y copiade la solicitud de bienes de consumo para su atención.

- F-AG-01.- F-AG-02.

29 Área deDespacho deBienes

Recibe y verifica que la solicitud de bienes de consumocuente con firma registrada en el catálogo de registroque obra en poder del Almacén.

- F-AG-01.- F-AG-02.- Catálogo deregistro.








¿Está la firma registrada en el catálogo de registro?NO

31 Devuelve la solicitud de bienes de consumo a la unidadadministrativa.Regresa a la actividad número 26.

- F-AG-01.- F-AG-02.

32SI

Verifica el stock de almacén. - F-AG-01.- F-AG-02.

33 ¿Hay existencias en el Almacén?NO

34 Asienta el sello de no existencia en la solicitud. - F-AG-01.- F-AG-02.

35 Devuelve la solicitud con el sello de no existencia alDepartamento de Almacén para que informe a la unidadadministrativa.

- F-AG-01.- F-AG-02.


Recibe solicitud con el sello de no existencia y lodevuelve a la unidad administrativa.

TERMINA PROCEDIMIENTO

- F-AG-01.- F-AG-02.


SITurna el original y copia de la solicitud de bienes deconsumo al Área de Kardex para su registro.Nota: Se da el abastecimiento de los bienes existentesen 5 días hábiles.

- F-AG-01.- F-AG-02.







38 Área de Kardex Recibe original y copia de la solicitud, asigna folioconsecutivo y emite formato de salida, costeado porcada artículo.

- F-AG-01.- F-AG-02.- Formato desalida.

39 Área de Kardex Turna la solicitud de bienes de consumo en original ycopia al Área de Despacho de Bienes para la salidafísica.

- F-AG-01.- F-AG-02.


Elabora documento de salida para autorización del Jefede Departamento de Almacén.

- Documentode salida.


Recibe documento de salida y autoriza para que el Áreade Despacho de Bienes de la salida física.

- Documentode salida.


Da salida física de los bienes de consumo.

43 Traslada los bienes de consumo al domicilio de launidad administrativa solicitante o bien realiza la entregaen el mostrador.

44 Recaba nombre y firma de la persona que los recibe enoriginal de la solicitud de bienes de consumo, sella yanota la fecha de entrega, proporcionado copia a launidad administrativa.

- F-AG-01.- F-AG-02.

45 Archiva el original de la solicitud de bienes de consumo. - F-AG-01.- F-AG-02.


Entrega mensualmente por oficio las salidas delAlmacén por unidad administrativa costeado a laDirección General de Programación, Organización yPresupuesto y el acuse es archivado en el expedientecorrespondiente.

FIN DE PROCEDIMIENTO

- Oficio.





Diagrama de Flujo

Nota de remisión.

Pedido-contrato.

Requisición decompra.

Pedido-contrato.


Pedido-contrato.


Pedido-contrato.


Requisiciónde compra.

INICIO

Enviar requisición de compra a laDirección de Adquisiciones yContrataciones.

Recibir requisición de compra yelaborar pedido-contrato.

1

3

Enviar original del pedido-contrato orequisición de compra alDepartamento de Almacén.

4

Recibir original del pedido-contratoo requisición de compra.

Nota: La compra se haceconsolidadamente una vez alaño.

5

Entregar el proveedor los bienes deconsumo y nota de remisión parasu recepción.

6

Nota: Ver el manual deprocedimientos de Adquisiciones,Arrendamientos y Servicios de laDGBIRM.

2

Nota de remisión.

Pedido-contrato.


Pedido-contrato.


Pedido-contrato.


Pedido-contrato.


Requisiciónde compra.

INICIO

Enviar requisición de compra a laDirección de Adquisiciones yContrataciones.

Recibir requisición de compra yelaborar pedido-contrato.

1

3

Enviar original del pedido-contrato orequisición de compra alDepartamento de Almacén.

4

Recibir original del pedido-contratoo requisición de compra.

Nota: La compra se haceconsolidadamente una vez alaño.

5

Entregar el proveedor los bienes deconsumo y nota de remisión parasu recepción.

6

Nota: Ver el manual deprocedimientos de Adquisiciones,Arrendamientos y Servicios de laDGBIRM.

2





Diagrama de Flujo

Nota de remisión.

Pedido-contrato.


Recibir los bienes de consumo ynota de remisión y verificar lascondiciones establecidas en elpedido-contrato o requisición decompra,6

Oficio.

17

¿Cumplen losbienes con el

pedido, contrato orequisición decompra?

Elaborar oficio de notificación desanción solicitándole al proveedorel cheque por la cantidaddeterminada, a favor de la Tesoreríade la Federación.8

NO

SI

7

Oficio.

Turnar oficio a la DGACB parafirma.

9

Oficio.

Firmar y enviar oficio de sanción alDepartamento de Almacén.

10

Oficio.

Recibir oficio y enviar al proveedornotificando la sanción.

11

12

Nota de remisión.

Pedido-contrato.


Recibir los bienes de consumo ynota de remisión y verificar lascondiciones establecidas en elpedido-contrato o requisición decompra,6

Oficio.

17

¿Cumplen losbienes con el

pedido, contrato orequisición decompra?

Elaborar oficio de notificación desanción solicitándole al proveedorel cheque por la cantidaddeterminada, a favor de la Tesoreríade la Federación.8

NO

SI

7

Oficio.

Turnar oficio a la DGACB parafirma.

9

Oficio.

Firmar y enviar oficio de sanción alDepartamento de Almacén.

10

Oficio.

Recibir oficio y enviar al proveedornotificando la sanción.

11

12





Diagrama de Flujo

Oficio.

Recibir oficio y verificar si procede lasanción.

12

TERMINAPROCEDIMIENTO

¿Procede? Notificar al Departamento deAlmacén que no procede la sanción.

14

NO

SI

13

Cheque.

Elaborar y enviar al Departamentode Almacén cheque certificado afavor de la Tesorería de laFederación.15

Cheque.

Recibir cheque cerificado y enviaroficio ala Dirección General Adjuntade Operación Presupuestal yContabilidad de la DGPOP.16

Oficio.


Oficio.

Recibir oficio y verificar si procede lasanción.

12


¿Procede? Notificar al Departamento deAlmacén que no procede la sanción.

14

NO

SI

13

Cheque.

Elaborar y enviar al Departamentode Almacén cheque certificado afavor de la Tesorería de laFederación.15

Cheque.

Recibir cheque cerificado y enviaroficio ala Dirección General Adjuntade Operación Presupuestal yContabilidad de la DGPOP.16

Oficio.






Diagrama de Flujo

Pedido-contrato.


Factura.

Nota de remisión.

Detalle y descripciónde los documentoscomprobatorios.

Factura.

NIP.

NIP.

Factura

Elaborar y rubricar NIP y detalle ydescripción de los documentoscomprobatorios (facturas o recibos).

20

Recabar autorización de NIP porparte del DGACB.

21

Sellar factura o nota de remisióncon la fecha de recepción.

18

Registrar los bienes de consumo alsistema computarizado kardex.

19

Entregar factura al Departamento deAlmacén.

17


22

Pedido-contrato.


Factura.

Nota de remisión.


Factura.

NIP.

NIP.

Factura

Elaborar y rubricar NIP y detalle ydescripción de los documentoscomprobatorios (facturas o recibos).

20

Recabar autorización de NIP porparte del DGACB.

21

Sellar factura o nota de remisióncon la fecha de recepción.

18

Registrar los bienes de consumo alsistema computarizado kardex.

19

Entregar factura al Departamento deAlmacén.

17


22





Diagrama de Flujo

Contra recibo.

Sanciones.


NIP.

Factura.

Pedido-contrato.


Detalle y descripciónde los documentoscomprobatorios. ©

Pedido-contrato.


Factura.

NIP.


Contra-recibo.

NIP ©.

Recabar acuse de recibo de laventanilla de la DGPOP y esperar 2días hábiles para obtener contra-recibo.23

Acuse derecibo.

Enviar mensualmente copia defacturas y NIP y formato facturas orecibos tramitados a la DirecciónGeneral Adjunta de RecursosMateriales.

Facturas ©.

Archivar copias de pedido, factura,nota de instrucción, oficios,sanciones y contra-recibo.

Oficios.

24

25

Entregar a la ventanilla de laSubdirección de Gestión de Pagode la DGPOP la NIP autorizada.

22

26Contra recibo.

Sanciones.


NIP.

Factura.

Pedido-contrato.


Detalle y descripciónde los documentoscomprobatorios. ©

Pedido-contrato.


Factura.

NIP.


Contra-recibo.

NIP ©.

Recabar acuse de recibo de laventanilla de la DGPOP y esperar 2días hábiles para obtener contra-recibo.23

Acuse derecibo.

Enviar mensualmente copia defacturas y NIP y formato facturas orecibos tramitados a la DirecciónGeneral Adjunta de RecursosMateriales.

Facturas ©.

Archivar copias de pedido, factura,nota de instrucción, oficios,sanciones y contra-recibo.

Oficios.

24

25

Entregar a la ventanilla de laSubdirección de Gestión de Pagode la DGPOP la NIP autorizada.

22

26





Diagrama de Flujo

F-AG-02.

F-AG-01.

F-AG-02.

F-AG-02 (O-1).

F-AG-01.

F-AG-01 (O-1).

Turnar al Área de Despacho deBienes para su atención.

28

4

33

Recibir y verificar que la solicitudcuente con firma registrada en elcatálogo de registro.29

¿Está la firmaregistrada en elcatálogo deregistro?

Devolver la solicitud a la unidadadministrativa.

31

NO

SI

30

F-AG-02.

F-AG-01.

Verificar el stock de almacén.

32

26

F-AG-02.

F-AG-01.

Entregar solicitud de bienes deconsumo y requisición mensual delcuadro básico al Departamento deAlmacén.26

Recibir de las unidadesadministrativas la solicitud ycuadro básico en original y doscopias.27

F-AG-01 (O-2).

F-AG-02 (O-2).

F-AG-02.

F-AG-01.

F-AG-02.

F-AG-02 (O-1).

F-AG-01.

F-AG-01 (O-1).

Turnar al Área de Despacho deBienes para su atención.

28

4

33

Recibir y verificar que la solicitudcuente con firma registrada en elcatálogo de registro.29

¿Está la firmaregistrada en elcatálogo deregistro?

Devolver la solicitud a la unidadadministrativa.

31

NO

SI

30

F-AG-02.

F-AG-01.

Verificar el stock de almacén.

32

26

F-AG-02.

F-AG-01.

Entregar solicitud de bienes deconsumo y requisición mensual delcuadro básico al Departamento deAlmacén.26

Recibir de las unidadesadministrativas la solicitud ycuadro básico en original y doscopias.27

F-AG-01 (O-2).

F-AG-02 (O-2).





Diagrama de Flujo

F-AG-02.

F-AG-01.

¿Hay existenciasen el Almacén?

34

NO

SI

33

Asentar el sello de no existencia enla solicitud.

F-AG-02.

F-AG-01.35

Devolver la solicitud con el sello deno existencia al Departamento deAlmacén.

F-AG-02.

F-AG-01.36

Recibir solicitud con el sello de noexistencia y devolver a la unidadadministrativa.


F-AG-02 (O-1).F-AG-01 (O-1).

Formato deSalida.

F-AG-02 (O-1).

F-AG-02 (O-1).

F-AG-01 (O-1).

Turnar el original y copia de lasolicitud al Área de Kardex para suregistro.

37

Elaborar documento de salida paraautorización el Departamento deAlmacén.

40

Turna la solicitud en original y copiaal Área de Despacho de Bienespara la salida física.

39

Recibir original y copia de lasolicitud, asignar folio consecutivo yemitir formato de salida, costeadopor cada artículo.38

F-AG-01 (O-1).

Documento de salida.

41

Nota Se da el abastecimiento delos bienes en 5 días hábiles.

F-AG-02.

F-AG-01.

¿Hay existenciasen el Almacén?

34

NO

SI

33

Asentar el sello de no existencia enla solicitud.

F-AG-02.

F-AG-01.35

Devolver la solicitud con el sello deno existencia al Departamento deAlmacén.

F-AG-02.

F-AG-01.36

Recibir solicitud con el sello de noexistencia y devolver a la unidadadministrativa.


F-AG-02 (O-1).F-AG-01 (O-1).

Formato deSalida.

F-AG-02 (O-1).

F-AG-02 (O-1).

F-AG-01 (O-1).

Turnar el original y copia de lasolicitud al Área de Kardex para suregistro.

37

Elaborar documento de salida paraautorización el Departamento deAlmacén.

40

Turna la solicitud en original y copiaal Área de Despacho de Bienespara la salida física.

39

Recibir original y copia de lasolicitud, asignar folio consecutivo yemitir formato de salida, costeadopor cada artículo.38

F-AG-01 (O-1).


41

Nota Se da el abastecimiento delos bienes en 5 días hábiles.





Diagrama de Flujo


F-AG-02.

F-AG-01.

F-AG-02 (O-1).

F-AG-01 (O-1).

Archivar el original de la solicitud.

45

Entregar mensualmente por oficiolas salidas del Almacén a laDGPOP.46

Oficio.

Recabar nombre y firma de lapersona que los recibe en originalde la solicitud, sellar y anotar lafecha de entrega.44

Trasladar los bienes del consumo aldomicilio de la unidad administrativao bien realizar la entrega en elmostrador.43

FIN

Recibir documento de salida yautorizar.

41

Dar salida física de los bienes deconsumo.

42


F-AG-02.

F-AG-01.

F-AG-02 (O-1).

F-AG-01 (O-1).

Archivar el original de la solicitud.

45

Entregar mensualmente por oficiolas salidas del Almacén a laDGPOP.46

Oficio.

Recabar nombre y firma de lapersona que los recibe en originalde la solicitud, sellar y anotar lafecha de entrega.44

Trasladar los bienes del consumo aldomicilio de la unidad administrativao bien realizar la entrega en elmostrador.43

FIN

Recibir documento de salida yautorizar.

41

Dar salida física de los bienes deconsumo.

42





Formatos e Instructivos





Formato Requisición de Compra (Anverso)

AREA SOLICITANTE

Nº Prog. Unidad Cantidad Existencia en Almacén

11 13 14 15

21ADQUISICIONES DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DIR. GRAL. ADJUNTO DE RECURSOS MATERIALES

19 20

18DIR. GRAL. DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE

REVISO REQUISICION APROBO REQUISICION AUTORIZO REQUISICION

16SOLICITANTE

17COORDINADOR ADMINISTRATIVO

Folio Recepción

Fecha

12

Nº de Requisición

Fecha

Hoja

De

SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORESOFICIALIA MAYOR

DIRECCION GENERAL DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALESDIRECCION GENERAL ADJUNTA

Código-Descripción de los bienes(Para mayor identificación, incluir datos técnicos y especificaciones)

PROGRAMA AA SUBPROGRAMA 08

UNIDAD ADMINISTRATIVA CLASIFICACION DEL GRUPO DEARTICULOS (VER CUADRO)

PARTIDA PRESUPUESTAL POR AFECTAR

Justificación de las necesidades - Observaciones

REVISO AUTORIZOELABORO

7 8 9

22

1AREA

2PROGRESIVO 43

MES DIA AÑO6

MES DIA AÑO

10

5





Formato Requisición de Compra (Reverso)

PARTIDAPRESUP. GRUPO C O N C E P T O PARTIDAPRESUP. GRUPO C O N C E P T OARTICULOS DE CONSUMO

2101 01 Artículos para oficina (fuera del cuadro básico) 2504 39 Materiales y suministros médicos02 Artículos para ingenieria y dibujo 40 Materiales y artículos para odontología03 Sello de goma ( no oficiales ) 2505 41 Material y suministro de laboratorio04 Tarjetas de presentación 42 Material fotográfico05 Cajas de cartón y plástico 43 Accesorios para equipo de audio y video06 Accesorios para máquina de escribir y calculadoras 2601 44 Gasolina

2102 07 Material y artículos de limpieza 2602 45 lubricantes y aditivos08 Artículos de polietileno 2701 46 Vestuario y uniformes de trabajo

2103 09 Revistas, periódicos y similares 47 Blancos10 Materiales y artículos para labores educativas 48 Artículos y uniformes deportivos11 Cassettes y videocassettes 2702 49 Prendas de protección

2105 12 Material y artículos para máquinas fotocopiadoras 50 Material y artículos diversos (especificar uso)13 Material y artículos para impresión14 Material para encuadernación BIENES DE INVERSION15 Material para microfilmación 5101 51 Mobiliario para oficina

2106 16 Formas continuas (papel stock) 52 Otro mobiliario (ejemplo anaqueles, pupitres, etc.)17 Material y artículos para computadora 53 Sellos de goma oficiales

2201 18 Alimentos 5102 54 Maquinas de escribir y calculadoras2203 19 Utensilios de cocina y para mesa 55 Equipos de ingeniería y dibujo2302 20 Herramientas de todos tipos 56 Equipo diverso para oficina (ejemplo engargoladoras, gullotinas, tajalapiz, etc.)

21 Refacciones automotrices 5103 57 Equipo de educacional y recreativo (ejemplo proyectores, aparatos audiovisuales, etc.)22 Llantas, camaras y corbatas 5104 58 Bienes artisticos y culturales (ejemplo colecciones, enciclopedias, etc.)23 Refacciones para aparatos eléctricos 5202 59 Equipo industrial (ejemplo motores, bombas, etc.)24 Chapas, cerraduras y candados 5204 60 Aparatos de comunicación y telecomunicaciones25 Artículos de tlapaleria y ferretería 5205 61 Maquinaria y equipo eléctrico (ejemplo plantas de luz, generadores, reguladores, etc.)

2401 26 Material para construcción 5206 62 Equipo de computación electrónica27 Maderas 5401 63 Equipo médico28 Pinturas, barnices, selladores y latas 5402 64 Instrumental médico

2402 29 Angulos y soleras 5501 65 Herramienta y máquina-herramienta (ejemplo taladro, pulidoras, gatos hidraulicos, etc.)30 Tanques, tuberia y accesorios para plomeria 66 Esquipos diversos (especificar su uso)31 Muebles para baño y accesorios

2403 32 Alfombras, tapices, pisos y cortinas33 Placas metálicasy artículos troquelados34 Macetones, plantas de ornato, tierra y fertilizantes35 Cristales y cubiertas de cristal

2404 36 Material eléctrico37 Material y artículos para telecomunicaciones

2503 38 Medicinas y productos farmacéuticos





Instructivo de Llenado del Formato Requisición de CompraConcepto

0Contenido

1.- Área Anotar número de área registrada en la EstructuraProgramática concertada para el ejercicio fiscal de quese trate.

2.- Progresivo Anotar número progresivo de la requisición de compra(para ser llenado por el área de compras de laDirección de Adquisiciones y Contrataciones).

3.- Fecha Anotar el día, mes y año en que se elabora larequisición de compra.

4.- Hoja Anotar el número inicial y final de hojas de larequisición de compra.

5.- Folio Recepción Sello del número de folio de la recepción de larequisición de compra.

6.- Fecha Sello de la fecha de recepción de la requisición decompra en la Dirección de Adquisiciones yContrataciones.

7.- Unidad Administrativa Anotar nombre de la Unidad Administrativa, conforme alReglamento Interior de la Secretaría de RelacionesExteriores.

8.- Área Solicitante Anotar el nombre del área solicitante, adscrita a laUnidad Administrativa.

9.- Clasificación del Grupo deArtículos

Anotar el número del grupo al que pertenecen losbienes, conforme a la clasificación inscrita en el reversode la de la requisición de compra.

10.- Partida Presupuestal porAfectar

Anotar la clave de la partida presupuestal quecorresponda, conforme al Clasificador por Objeto delGasto vigente.

11.- Nº Prog. Anotar el (los) número(s) progresivo(s) quecorrespondan a cada bien solicitado.

12.- Código-Descripción de losBienes

Anotar un descripción breve de las características delos bienes solicitados.

13.- Unidad Anotar la unidad de medida de los bienes en existencia(e.g. millares, kilogramos, piezas, metros, etc.

14.- Cantidad Anotar con número la cantidad de bienes solicitados.15.- Existencia en Almacén Anotar la cantidad de bienes en existencia o, en su

caso, sello de no existencia del Almacén o Inventarios(para ser llenado por la Dirección General de BienesInmuebles y Recursos Materiales).





Instructivo de Llenado del Formato Requisición de CompraConcepto

0Contenido

16.- Elaboró Firma del servidor público facultado por la UnidadAdministrativa solicitante para elaborar la requisición decompra.

17.- Revisó Firma del Coordinador Administrativo o el responsablede la Administración de Recursos.

18.- Autorizó Firma del Titular de la Unidad Administrativa requirente.19.- Reviso Requisición Firma del Titular del departamento de Adquisiciones.20.- Aprobó Requisición Firma del Titular de la Dirección de Adquisiciones y

Contrataciones.21.- Autorizó Requisición Titular de la Dirección General Adjunta de Recursos

Materiales.22.- Justificación de las

Necesidades-ObservacionesAnotar una breve reseña que justifique la necesidad deadquirir los bienes solicitados.





Formato de Pedido-Contrato

1

2

3

4 5 6 7 8 9

10 11 12 13SUBDIRECTORA DE GESTIÓN DE PAGOSUBDIRECTORA DE GESTIÓN DE PAGO

1

2

3

4 5 6 7 8 9

10 11 12 13SUBDIRECTORA DE GESTIÓN DE PAGOSUBDIRECTORA DE GESTIÓN DE PAGO





Instructivo de Llenado del Formato de Pedido-Contrato

Concepto Contenido

1.- Pedido-contrato Anotar fecha, hoja N° de, N° de pedido, año, secuencia y elaboró.

2.- Proveedor Anotar el nombre del proveedor, cotización o ref y fecha.

3.- Fecha de embarque Se anotará el día , mes y año del embarque y las condiciones decarga.

4.- Partida Se anotará el número de la clave presupuestaria que representacada concepto del bien o servicio.

5.- Código-descripción de los bienes Poner el código y especificar el bien.

6.- Cantidad Anotar la cantidad que se necesita del bien.

7.- Unidad Anotar la medida del bien, puede ser por volumen, kilogramo, litro,etc.

8.- Precio unitario Anotar el precio por producto.9.- Precio total neto Anotar el precio total de los productos.

10.- Director de Adquisiciones yContrataciones

Anotar el nombre y poner firma del Director de Adquisiciones yContrataciones.

11.- Subdirectora de Gestión dePago

Anotar el nombre y poner firma de la Subdirectora de Gestión dePago.

12.- Director General Adjunto deRecursos Materiales

Anotar el nombre y poner firma del Director General Adjunto deRecursos Materiales.

13.- Directora General de BienesInmuebles y RecursosMateriales

Anotar el nombre y poner firma de la Directora General BienesInmuebles y Recursos Materiales.





Formato Pedido-Remisión (F-AG-01)





Instructivo de Llenado del Formato Pedido-Remisión (F-AG-01)Concepto

0Contenido

1.- Fecha de elaboración Día, mes y año.2.- Nombre de la Unidad

Administrativa solicitanteCorresponde al área que requiere los bienes deconsumo dentro de la estructura de la unidadadministrativa solicitante.

3.- Nombre del bien de consumo Descripción completa del consumible a solicitar.4.- Cantidad solicitada El número de los bienes de consumo que se solicitan

en base a la unidad de medida.5.- Unidad de medida La unidad de medida de los bienes de consumo

solicitados (millar, pieza, metro, litro, kilo, etc.).6.- Nombre y cargo Nombre y cargo del funcionario autorizado de la unidad

administrativa solicitante.7.- Firma de la persona registrada y

autorizadaFirma autógrafa del funcionario, que se encuentra en elregistro de firmas como funcionario autorizado en elAlmacén.

8.- Nombre Nombre y cargo del personal adscrito a la unidadadministrativa solicitante.

9.- Firma Firma del personal adscrito a la unidad administrativasolicitante.Nota: Los campos del 11 al 16 deberá ser llenados porel Departamento de Almacén.

10.- Número Número progresivo asignado por el Departamento deAlmacén.

11.- Fecha de atención Día, mes y año en que se abastece de los bienes deconsumo.

12.- Nombre y firma del Jefe deDepartamento de Almacén

Nombre de la persona responsable del Departamentode Almacén.

13.- Clasificación Código del bien de consumo solicitado.14.- Cantidad atendida El número de bienes de consumo que se abastecen.15.- Precio con IVA incluido Precio unitario del bien de consumo.16.- Importe Importe total de los bienes de consumo solicitados por

clasificación.





Formato Requisición Mensual del Cuadro Básico (F-AG-02)





Instructivo de Llenado del FormatoRequisición Mensual del Cuadro Básico (F-AG-02)

Concepto0

Contenido1.- Fecha de elaboración Día, mes y año.2.- Requisición número Número progresivo que asigna la unidad administrativa

solicitante para su control interno.3.- Unidad Solicitante Corresponde al área administrativa que autoriza el

requerimiento de los bienes de consumo.4.- Área Corresponde al área que requiere los bienes de

consumo dentro de la estructura de la unidadadministrativa solicitante.

5.- Teléfono Número telefónico de la unidad administrativarequeriente.

6.- Extensión Número de extensión de la unidad administrativarequeriente.

7.- Programa El programa es el autorizado por la Dirección Generalde Programación, Organización y Presupuesto, porunidad administrativa.

8.- Subprograma El subprograma es el autorizado por la DirecciónGeneral de Programación, Organización y Presupuesto,por unidad administrativa.

9.- Cantidad solicitada El número de los bienes de consumo que se requierenen base a la unidad de medida.

10.- Jefe de Departamento deAlmacén Nombre y firma del responsable del Departamento de

Almacén.11.- Coordinador Administrativo Firma autógrafa del Coordinador Administrativo u

Homologo de la unidad administrativa solicitanteautorizado y registrado, que se encuentra en el registrode firmas como funcionario autorizado en el Almacén.

12.- Nombre y firma de quienrecibe

Firma autógrafa del funcionario que recibe los bienes.

13.- Cantidad surtida El número de bienes de consumo que se abastecen.14.- Costo unitario Precio unitario del bien de consumo.15.- Importe Importe total de los bienes de consumo solicitados por

clasificación.16.- Folio de control de salida Número progresivo asignado por el Departamento de

Almacén.17.- Observaciones En caso de que los bienes de consumo contengan

alguna deficiencia tales como; obsolescencia,caducidad, deterioro, etc.,-describirlo-.





Formato de Salida de Bienes de Consumo

HORA DE SALIDA: 9

NÚM. DE SALIDA: 11Sirvase permitir la salida a el (la) C.

de la Dirección:

con:

propiedad de:

7(Nombre y firma del Director, Subdirector o Jefe de Departamento)

NOTA: No se permitirá la salida de ningún objeto, si no viene debidamente requisitado el presente documento

S E L L O MÉXICO, D.F. a 5

6

34

(Exclusivo para Seguridad) (Exclusivo para Seguridad)

(Exclusivo para Seguridad) (Exclusivo para Seguridad)

(Departamento, compañía, etc.)

(Descripción del artículo: marca, número de inventario, etc.)

POLICIA ENCARGADO: 101

2

SUB-DIRECCIÓN PARA ASUNTOS DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN CIVIL

SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES

SALIDA POR EL EDIFICIO: 8





Instructivo de Llenado del Formato de SalidaConcepto

0Contenido

1. Sírvase permitir la salida a el(la) C.

Nombre completo de la persona

2. De la Dirección Unidad Administrativa o área a la que pertenece.

3. Con Descripción del artículo (s), marca, número deinventario etc.

4. Propiedad de Departamento o Compañía a la que pertenece elmaterial.

5. Fecha Día, mes y año en que se presenta la salida física delmaterial.

6. Nombre y firma del Director,Subdirector o Jefe deDepartamento

Nombre de la personal responsable que autoriza lasalida.

7. Sello Sello de la unidad administrativa que autoriza la salida.8. Salida por el edificio Lugar de salida de los bienes de consumo.

Nota: Para uso exclusivo del personal de seguridad.9. Hora de salida Poner la hora de salida de los bienes de consumo.

Nota: Para uso exclusivo del personal de seguridad.10. Policía encargado Nombre del Policía Encargado.

Nota: Para uso exclusivo del personal de seguridad11. Número de salida Numero consecutivo de la salida de los bienes de

consumo.Nota: Para uso exclusivo del personal de seguridad





Formato de Nota de Instrucción Presupuestal





Instructivo de Llenado del Formato de la Nota de Instrucción Presupuestal

Concepto Contenido

1.- Número Número consecutivo de las notas de instrucción presupuestaltramitadas por la UR

2.- Fecha Fecha de elaboración ( dd/mm/aa )

3.- Unidad responsable Clave y nombre de la unidad responsable que solicita el trámite

4.- Tipo de documento Especificar el tipo de documento que se va a tramitar:• Ejercido directo• Fondo revolvente• Nómina• Compromiso• Exterior

5.- Moneda Tipo de moneda en la que se realizará el pago (nacional o dólares).

6.- Art. LAASSP Artículo de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios delSector Público, bajo el cual se está realizando la adquisición del bieno la contratación del servicio.Artículo 1: Compras a gobiernoArtículo 28: Licitación públicaArtículo 41:Invitación a cuando menos tres personas o deadjudicación directa por excepciónArtículo 42: Invitación a cuando menos tres personas o deadjudicación directa

7.- Importe bruto Importe bruto de la factura o recibo

8.- ISR Impuesto sobre la renta

9.- IVA Impuesto al valor agregado

10. Importe neto Importe a pagar al beneficiario

11.- Importe con letra Describir con letra el importe neto

12.- Número de contrato, pedido ocertificación Número de contrato, pedido o certificación con el cual se pagará la

factura

13.- Clave Clave del beneficiario

14.- RFC RFC del beneficiario

15.- Nombre o razón social Nombre o razón social del beneficiario al que se realizará el pago





Instructivo de Llenado del Formato de la Nota de Instrucción PresupuestalConcepto Contenido

16.- Observaciones Comentarios u observaciones que se requieran para soportar eltrámite

17.- Firma coordinador administrativo Nombre, cargo y firma del coordinador administrativo que realiza eltrámite de pago.

18.- Firma director general Nombre, cargo y firma del director general que autoriza el pago.





Formato de Detalle y Descripción de los DocumentosComprobatorios (Facturas o Recibos)

Número del documento Proveedor o concepto del gasto Actividad Partida Importe

Subtotal:

Total:

2 3 4 5 6

7

8

DETALLE Y DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS COMPROBATORIOS ( FACTURAS O RECIBOS )

Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto





Instructivo de Llenado del Formato de Detalle de Descripción de los DocumentosComprobatorios (Facturas o Recibos)

Concepto Contenido1. Fecha Fecha de elaboración (dd/mm/aa).2. Número del documento Numero de la factura o recibo.3. Proveedor o concepto del gasto Nombre del proveedor o la descripción del concepto del gasto.4. Actividad Actividad institucional y actividad prioritaria ejemplo: 003-R020.5. Partida Partida del clasificador objeto del gasto.6. Importe Importe neto de las facturas o recibos.7. Subtotal Subtotal por factura o recibo.8. Total Importe total.

recepción y distribución de bienes de consumo del departamento ...

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