Realización del Evento SEXTANTE

GRUPO DE SISTEMATIZACIÓN

Mónica alexandra Peña Suárez

Verónica Múnera Ramírez

Luisa Fernanda Arango Noreña

Viviana Mejía Guevara

COLABORADORES

Grupo Base Sextante

Fotografías: Hernán Posada

Asesora: Tatiana Betancur

CONTENIDOPRE-EVENTO

1. Recomendaciones antes de iniciar la planeación2. Planeación de actividades para recoger dinero3. Actividades realizadas4. Campaña de expectativa5. Casting para presentadores del evento6. Medios de comunicación7. Cotizaciones de los elementos del evento8. Perfildelosnominadosalospremios9. Reservación de auditorio10. Realización de libretos para el evento11. Decoración-ambientación12. Diseño de tarjetas de invitación para directivos, docentes y medios13. Medios de comunicación para los integrantes de Sextante14. Apoyo logístico IGLÚ EVENTO

1. Premiación2. Actos culturales que animarán el evento3. Protocolo4. Medios asistentes5. Registrofotográficoyfílmico6. Entrega del sextante

POST-EVENTO

1. Tarjetas de agradecimientos2. Diseño y aplicación de evaluación de aspectos positivos y aspectos a mejorar3. Distribución4. EntregaoficialaDecanatura

PRESENTACIÓN

Los manuales de edición y planeación de evento tienen como objetivo principal dirigir y orientar las acciones académicas, sociales y corporati-vas que se requieren para la realización del periódico universitario Sextante.

A través de éste, los estudiantes aplican los conocimientos adqui-ridos durante los semestres anteriores y por medio de esta guía lo-graran contextualizarse con relación a la historia del mismo, proce-sos académicos, periodísticos y de gestión que requiere el periódico.

Este manual ayudará a los alumnos a tener una organización y pla-neación de cada uno de las de las actividades que se deben te-ner en cuenta para llevar a cabo el periódico. También serán bases para las ideas que se deben proponer para la realización del sextante

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Manual de Planeación del Evento

PRE-EVENTOEtapa de diseño del evento y preparación, durante esta etapa se cumple la coordinación y mer-cadeo del evento: Programación de cronogramas, imagen corporativa y protocolo, promo-ción, convocatoria, selección, inscripciones, preparación de participantes. Así mismo se prepa-ran los servicios operacionales: transporte, alojamiento, alimentación, aulas, comunicaciones,papelería, suministros y equipos.

1. RECOMENDACIONES ANTES DE INICIAR LA PLANEACIÓN DEL EVENTO

Para contextualizar la elaboración del evento de lanzamiento del periódico SEXTANTE, es conveniente revisar el últi-mo evento realizado y tratar de contac-tar a las personas encargadas de éste.

Seguidamente se debe realizar una especie de lista de chequeo acerca de los elementos que se incluyen en un evento, para tener un presu-puesto general e imaginario que brinde una vaga idea del dinero que se necesita recoger.

Como contactos se puede recurrir a “El manual de planeación del evento” o al asesor del curso Producción de prensa en el semestre anterior.

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2.PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES PARA RECOGER DINERO

Para realizar actividades con el fin de re-coger dinero, se debe realizar una lis-ta de chequeo para tener una planea-ción de lo que posiblemente se realizaráuna lista de chequeo se utiliza como una ayuda para la memoria. Esto ayu-da a garantizar la coherencia y la inte-gridad en el desempeño de una tarea. Un ejemplo básico es el “hacer la lista”.

Una lista más avanzada sería un calendario, que establece las tareas que deben realizarse de acuerdo a la hora del día o de otros factores.

Por eso anexamos un ejemplo de la lis-ta de chequeo que se utilizó en la pla-neación de la elaboración del pe-riódico y del evento de lanzamiento.

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3. ACTIVIDADES REALIZADAS

Para poder recoger el dinero necesario para el montaje del evento junto con la impresión del periódico se deben realizar una serie de actividades que debieron ser planteadas en una lista de chequeo (punto anterior).

Puede que se realicen todas las es-tipuladas o algunas de estas.

En el caso de la edición decimosép-tima se realizaron seis actividades de las cuales se sacó el presupuesto ne-cesario para el montaje del evento. Di-chas actividades fueron las siguientes:

a. Pago de cuotas: cada alumno de-bió pagar ocho cuotas de cinco mil pe-sos durante un lapso de tres meses. El di-nero fue recogido por las encargadas del área de finanzas, las cuales semanalmen-te entregaban un balance de la cantidad de dinero que se llevaba hasta la fecha.

b. Cantarilla #1:

Cantarilla: es un formato de rifa poco for-mal, es decir, es una hoja que contiene 15 números del 1 al 15 en el que debe ir el nom-bre de la persona que compró el puesto.

Cada alumno posee una hoja de estas por la que debe responder con el dine-ro que vale cada uno, siendo decisión de los organizadores el valor de la rifa.

Su sorteo se realiza de la siguiente manera: •Cadaestudiantetieneunahojacon15puestos.•Lashojasseinsertanenunacaja.

• Una persona que no pertenezca al gru-po de sextante ingresa su mano y saca una hoja la cual tiene el número ganador.• En otra bolsa deben haber los núme-ros del 1 al 15 y la misma persona que sacó la hoja. debe sacar ahora un núme-ro el cual será el de la persona ganadora.

La cantarilla que se realizó en la edición #17 sorteaba una ancheta. Fueron 84 cantarillas en total que entraron en juego, las cuales se entregaron con 15 días de anticipación a la fecha del sorteo. Los encargados del áreadefinanzasrecogeneldinerodetodoslos estudiantes, el cual quedo libre para la inversión del sextante.

Este dinero quedó libre debido a que las an-chetas fueron formadas con productos que donaron los mismos alumnos del curso. Los responsables de la actividad fueron los gerentes,directoresyeláreadefinanzas.

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c. Venta de perros calientes: Fue una activi-dad coordinada por el área de comunica-ciones del periódico. El orden fue el siguien-te:

• Sellegóaunacuerdoquelaventadeperros sería el día 30 de septiembre de 2009 • Seescogiólafechaporqueesunaestrategia para poder vender, por lo que esfindemesyesmásviablequesepuedavender• Sellegóaunacuerdoparaelcostode los perros, con tamaño y hacerlo estilo combo, esto quiere decir con gaseosa.• Sepidieronunascotizaciones,paraestar seguros de poder hacer la actividad y que esto genere ganancias para el grupo• Sehizounalistadechequeoparapo-der distribuir el tiempo y poner responsables en cada uno de los cargos La actividad se realizó satisfactoriamente ge-nerando ganancias para los fondos necesarios.d. Proyección de películas: Entre los inte-

grantes del grupo responsable de la pro-ducción del Sextante, se planteó como actividad de recolección de fondos, pro-yectar una serie de películas durante un día.

El fin era cobrar dinero a las perso-nas que asistieran a la proyección. Las películas que se proyectaron fue-ron: funny games, el resplandor y hostel.

El costo de las películas fue el siguiente:• Boletasde2000pesos:1película+gaseosa y crispetas• Boletasde3000pesos:3películas+crispetas y gaseosa

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NOTA: cabe resaltar que se contó con la colaboración de algunos maestros, los cua-les llevaron a sus cursos a ver las películas.La jornada se llevó a cabo desde las seis de la mañana hasta las seis de la tarde.

e. Cantarilla #2: la actividad consistió en sor-tear un bono de 150 mil pesos para gastar en cualquier centro comercial. Cada estudian-te debía responder por una cantarilla de 10 puestos, a mil pesos cada uno. El formato se entregó una semana antes al sorteo para te-nereltiemposuficientepararecogereldinero.

f. Venta de camiseta para sextante: entre los estudiantes del curso de Producción de prensa se decidió fabricar una camiseta para utilizar el día del evento de lanzamiento del periódico.

El diseño de ésta fue realizado por los el equipo de diagramación y diseño.Para determinar el costo monetario de la ca-miseta se realizaron varias cotizaciones en di-ferenteslugares,locualfacilitóladecisiónfinal.

La camiseta tuvo un costo de 10 mil pesos, pero se decidió cobrar cinco mil pesos más para recaudar más dinero para el fondo común.

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4. CAMPAÑA DE EXPECTATIVA

Es una estrategia para dar a conocer el evento al público objetivo, en este caso, los estudian-tes de la Fundación Universitaria Luis Amigó.

También es tratar de que la gente se interese por saber qué es el sextante, qué se realizará en el marco del evento y por lo tanto que asistan y observen la calidad de producción realizada.

Debe haber un grupo específico encarga-do de esta actividad, el cual, tendrá como objetivo único dedicar su tiempo a esta campaña, ya que, de esta depende el éxi-to de la asistencia esperada al evento.

El grupo encargado de esta parte de la planeación del evento son los integran-tes del área de comunicaciones junto con IGLU (Investigación y grupo de logís-tica universitario) más adelante reseña

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5. CASTING PARA PRESENTADORES DEL EVENTO

Es el proceso de selección de personal para alguna actividad específica. Habi-tualmente, en esta selección todos los candidatos a un trabajo han de interpre-tar un mismo papel propuesto por los ju-rados, lo que permite hacer comparacio-nes y elegir al intérprete más apropiado.

Las personas que desean ser presentadores en el evento de lanzamiento del sextante deben realizar un casting, en el cual pon-drán a prueba y evaluarán algunas habilida-des que se deben poseer para ser elegidos. Es un casting abierto a la participación de todos los estudiantes de la FUNLAM

Elperfilquesedebetenerlapersonaeselsiguiente:

a. Capacidad para memorizar datosb.Habilidaddeimprovisaciónc. Excelente expresión oral y corporald.Buenapresentaciónpersonale.ConocimientobiográficodelperiódicoSEXTANTE

En el momento de inscripción, al aspirante se le debe entregar un libreto con una breve re-seña de la Fundación Universitaria Luis Amigó, conelfindequeelaspirantepuedatenerinfor-mación a la hora de hablar frente a la cámara.El ejercicio consiste en construir un di-recto, tratando de involucrar mu-chos datos y logrando improvisar.Después al aspirante se le realizaran una serie

Casting:

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de preguntas donde se evalúa la capacidad de memorizar datos e improvisar en cualquier momento.Laspreguntassehacenconelfinde probar la seguridad de la persona y sa-ber qué tan informado se encuentra para el día del evento y tener certeza de que la pre-sentación de nuestro periódico será la mejor.

Algunas de las preguntas que se deben rea-lizar son:- ¿Qué es el SEXTANTE? - ¿Cuál es su importancia? - ¿Por qué deseas presentarlo?-¿Cómo te enteraste de la convocatoria?

En el casting deben evaluarse a los par-ticipantes de forma individual y en pa-rejas para reconocer también las ha-bilidades de presentación en dúos.

El casting se debe realizar en dos jor-nadas diferentes para facilitar el hora-rio a los participantes y tengan la opor-tunidad de asistir a alguno de los dos.

Se debe contar con la presencia de los en-cargados del casting y algún maestro que trabaje con el SEXTANTE para tener mejor co-ordinación y transparencia de la actividad.

Seguidamente se debe realizar la selección de los ganadores y comunicar el veredicto finalparainiciarelprocesodepreparación.

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6. MEDIOS DE COMUNICACIÓN

La planeación del evento debe ir acom-pañada del cubrimiento de éste por parte de medios de comunicación importantes en la ciudad, esto con la finalidad de queel periódico tenga un buen posicionamien-to frente al de las demás universidades.

Es importante saber en qué tipo de medios se transmite, en qué pro-gramas y en qué zona horaria.

Para ser específicos es conveniente te-ner un directorio propio de medios para evitar la pérdida de tiempo tratando de decidir a dónde recurrir. A continua-ción se mostrará un directorio utilizado en la versión decimoséptima de SEXTANTE.

• Programarte: La actividad cultural, la in-dustria del entretenimiento, las opciones de aprovechamiento del tiempo libre, tie-nen cabida en el Canal UNE, todos los días, de lunes a viernes a las 12:30 meridiano en ProgramArte. Una entretenida guía de ciu-dad, que es a la vez cartelera de cine, tea-tro y televisión, y en la que todas las mani-festaciones del espectáculo tienen lugar. El programa tiene una repetición a las 4 y media de la tarde y a las ocho de la noche.El público al que va dirigido es gente de todo tipo de edad interesado en la actua-lidad. Para recurrir a este programa se de-ben poner en contacto por medio del co-rreo electrónico: [email protected]

• Enfarrados: es un programa que se trans-mite en el canal cosmovisión a las diez y media de la noche. En él se habla acer-ca de programación juvenil, como fies-

tas, actividades escolares y universitarias. Su público objetivo es personas juveniles.

• Periódico virtual Azul Naranja: es el pe-riódico virtual de la FUNLAM. Además es el producto de aula de la materia Perio-dismo Virtual que se enseña en el quin-to semestre de Comunicación Social.

• Radio Tiempo: Es una emisora comercial que tiene como público objetivo los jóvenes de la ciudad de Medellín. En él se transmite música balada-pop y abre espacios para per-mitir publicidad gratuita de cualquier evento.

NOTA: Para dirigirse a cada uno de los medios debe ser por medio de un boletín de prensaelcualtieneunformatoespecíficoyademás permite la facilidad de que la infor-maciónseaeficazmenterecibida,agregán-dole formalidad a el evento.

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7. ELEMENTOS QUE DEBEN SER COTIZADOS Y PLANEADOS PARA

EL EVENTO

Para la planeación del evento se debe lle-var un orden de todas las actividades que se realizarán y sus respectivas cotizacio-nes para saber cuánto dinero se gastará en total. Lo que se debe tener en cuenta para el evento son los siguientes elementos:

• Sonidoeiluminación.• Pasabocasqueserepartenenelevento a los asistentes (OPCIONAL).• Placasdepremiaciónalosganado-res.• Actosculturalesomuestrasartísticas.• Materialesparaladecoración-am-bientación del lugar.

NOTA: recuerden que cada cosa debe tener mínimo tres cotizaciones para permi-tir una comparación equitativa de precios.

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8. ELECCIÓN Y PERFIL DE LOS NOMINADOS A LOS PREMIOS.

Los premios que serán presentados en el evento del sextante están planeados para premiar el esfuerzo y la dedicación de los mejores estudiantes de los diferentes cursos de cada semestre, en el área de periodismo. A cada maestro de dicho curso se le so-licita que suministre a los encargados de la premiación la siguiente informa-ción y documentación de los nominados:

• Nombresyapellidoscompletosdelestudiantes• Ycomoanexountrabajopropiodelcurso donde se demuestre la calidad aca-démica del estudiante.La selección es de la siguiente manera:

Cada trabajo presentado es revisado por el comité de redacción, los cuales, eligen un solo trabajo por curso, por ende un solo ganador.

Los premios que se entregan son los siguien-tes:• Ganadordelcursointroducciónalperiodismo• Ganadordelcursogénerosperiodísti-cos• Ganadordelcursoinvestigaciónpe-riodística• Ganadordelcursoproduccióndeprensa• Ganadordelcursoperiodismovirtual• Ganadordelcursoproduccióninfor-mación radial

• Ganadordelcursoinformacióndetelevisión• Ganadordelcursoperiodismoyme-dios alternativos

NOTA: desde la edición decimoséptima del SEXTANTE se implementó un nuevo galardón y es el premio al mejor egresado de la FUNLAM que se ha destacado en el medio periodístico.

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9. RESERVACIÓN DE AUDITORIO

El evento de lanzamiento debe ser realiza-do dentro de las instalaciones de la FUN-LAM, siendo el auditorio Santa Rita el es-pacio apto para este tipo de eventos.

La solicitud debe ser realizada por medio de la secretaria de la Facultad de Comunicación Social y Publicidad, quien redacta una carta dirigidaaBienestarUniversitariosolicitandoelpréstamo del auditorio con la fecha estipulada.

Esta carta debe ser enviada de forma fí-sica y con seis meses de anticipación.Si se presenta algún inconveniente por parte de BienestarUniversitarioconlafechasolicitadase debe llegar a un consenso con el coordina-dor de curso para estipular una nueva fecha.

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10. REALIZACIÓN DE LIBRETOS PARA EVENTOS.

El evento debe ser totalmente organiza-do, cada una de las cosas que se pre-sentarán deben estar libretiadas, es de-cir, debe haber un guión del orden que se debe llevar para así tener una mejor distribución del tiempo, actos y espacio.

• Debenrealizarseguionestécnicosquese requieren para tener un orden en la inter-vención de los presentadores.• Cadavideoqueseproyectedebetener un guión previo para realizar la edición de éste.• Dichosguionesestánacargodelgru-po de libretos de IGLÚ o jefes de redacción del SEXTANTE.

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11. DECORACIÓN AMBIENTACIÓN

Cada edición del periódico posee un tema en general sobre el cual se plan-tan las bases de la agenda temática del periódico y sobre la cual debe girar la ambientación y decoración del evento.

Todo debe ir de acuerdo a los temas elegidos porque es la forma de representar lo importante que se quiere rescatar en la edición elaborada.

En la edición decimoséptima se utilizaron dos temáticas: el trabajo y el deporte. La am-bientación giraba alrededor del ambiente laboral representado con portafolios, agen-das, celulares; también el deporte fue repre-sentado por medio de balones de fútbol, ba-loncesto, gimnastas, bicicletas, entre otros.

Lo importante de este punto es lograr con-textualizar a las personas en el ambiente que se escogió como objeto de investiga-ción de problemáticas actuales para po-der elaborar el contenido del periódico.

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12. MEDIOS DE COMUNICACIÓN PARA LOS INTEGRANTES DE SEXTANTE

Para tener una buena información y organi-zación en el grupo conformado por los co-laboradores y estudiantes del sextante, se aprovecharon los recursos comunicativos que ofrecen los medios de comunicación como el facebook y el correo electrónico, conel findedar aconocer lasdecisionestomadas en relación a las diferentes activi-dades académicas y de recolección de dinero para llevar a cabo el periódico.

A parte de la información publicada en la web, otro medio alternativo para la comunica-ción fueron las reuniones que se hacían cada miércoles a la 1 de la tarde, espe-cialmente dirigidas a los estudiantes que tenían un cargo en el periódico, en éste se confrontaron opiniones y se designaron responsabilidades a cada grupo encarga-do, además se acordaron cada una de las actividades en relación con el sextante.

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13. DISEÑO DE TRAJETAS DE INVITACIÓN PARA DIRECTIVOS Y DOCENTES.

El diseño de estas tarjetas debe estar orienta-do a incentivar de forma creativa a los invi-tados que asistan al evento. Las invitaciones deben ser entregadas, máximo con 10 días de anterioridad a la actividad y a su vez con-firmar la asistencia y saber cómo organizarlos lugares correspondientes a cada invitado.

Normalmente las invitaciones se re-parten entre las siguientes personas:

• Directoresdecursodeláreadeperio-dismo• DirectivasdelaFUNLAM• MaestrosdelaFacultaddeComuni-cación Social

la información que debe contener la tarjeta de invitación es la siguiente:

1. Fecha2. Lugar3.Hora4. Nombre de los organizadores

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14. INVESTIGACIÓN Y GRUPO DE LOGÍSTICA UNIVERSITARIO (IGLÚ)

Es un grupo de interés de comunicación cor-porativa que surgió con la necesidad de te-ner un grupo de logística encargado de los eventos que se realicen en la universidad.El grupo es coordinado por la profesora Tatia-naBetancurJaramillo.Enelsemillerohayunadivisión de cargos entre los integrantes, cada una de estas con una función específica.

GRUPO

MEMORIA GRÁFICA Reporte grafi-coimagenyvideo,recursosfotográficos.Fotó-grafo, cámara, asistente, recortes de periódico, salidas en tv, registro de todo acontecimiento

COMERCIAL: Patrocinios, boletines de prensa, contacto con los medios, rela-ciones públicas, presentación en medios

LÓGISTICA Staff: carnetizacion, es-pacio, decoración, ambiente, programa-ción, atención a invitados, seguridad, bo-tiquín, linternas, decoración de espacios

MEDIOS: Despliegue de medios, pa-trocinio, actualización de eventos on-li-ne, El colombiano, Cosmovisión, Telean-tioquia, Universia, emisoras, ADN, Sin Rodeos, Sin Verte Tv, Hora de Consultar,Minuto de Dios, Azul Naranja, Mundo U.

PROTOCOLO: Acomodación, pre-sentación de evento, trato con invita-dos, tarjetas de invitación, agradecimien-tos, pendones, souvenirs, reconocimiento

FINANCIERO:Recolección de dinero, presupuestos, administra-ción del fondo del grupo, patrocinios

SISTEMATIZACIÓN DE EVEN-TOS: Manuales de registro de cada even-to, organizados de forma sistemática, como base de elaboración de futuros eventos.

LIBRETOS: Elaboración de libretos, eventos, sonido, luces, confirmar asistenciade responsables y participantes al evento

Este grupo de interés participa activamente en la organización y montaje del evento de lanzamiento de SEXTANTE, la mayoría de las funciones están destinadas a esta actividad.El semillero se identifica con un logotipo

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El pingüino con su corbata y portafolio re-presenta al ser ejecutivo que vive en el mundo de la comunicación corporativa.

Otra insignia es el botón con el que se iden-tificanen loseventosen losqueparticipan:

El lema es “gestionando sueños, comuni-cando realidades” el cual busca demostrar que por medio de la gestión de la comuni-cación se pueden lograr coordinar grandes eventos dando grandes resultados positivos.

El iglú que se encuentra en el fondo repre-senta la construcción que se logra con el trabajo continuo de cada uno de los inte-grantes del grupo de interés, además esta imagen hace alusión al nombre del semillero.

La línea del fondo representa el hori-zonte al que siempre será proyectada nuestra visión de crecer cada vez más.Y el tipo de letra se escogió porque re-presenta el frío del lugar donde viven los pingüinos y se construyen los iglúes.

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EVENTO

Etapa de ejecución del evento, en esta etapa se vigila el servicio de trasporte, alojamien-to, alimentación, aulas, comunicaciones, papelería, suministros y equipos. Se efectúa en esta etapa el material que servirá como memoria del evento y material de referencia.

1. PREMIACIÓN

En la premiación se les otorgará una placa a los estudiantes ganadores en las diferen-tes categorías de los cursos de periodismo.

Anteriormente se explicó qué premios son los que se entregarán. Los encar-gados de la premiación serán los di-rectores de curso de cada ganador.

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2. ACTOS CULTURALES QUE ANI-MARÁN EL EVENTO

Mediante la participación del grupo base y el grupo de iglú se hicieron varias propuestas sobre los posibles actos que participarían en el even-to, las principales ideas giraron en los principa-les temas de SEXTANTE, siendo los siguientes:

Actodedanzacontemporánea

Grupodedanzamodernahip-hop:esungrupo integrado por 18 estudiantes del cole-gio unidad educativa Salazar y herrera que muestran coreografías con música hip-hop

Gimnasiarítmica:son3integrantesdelaliga de gimnasia rítmica de Antioquia que realizan una muestra artística.

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3. PROTOCOLO

ElProtocolosepuededefinircomoelconjun-to de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradicio-nes rige la celebración de los actos y en otros casos, la celebración de actos de carácter privado, social, religioso, militar y académi-co; que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres.

El evento de ceremonia para el lanzamien-to de Sextante, requiere de un acto pro-tocolario de carácter académico el cual es informal para los asistentes, pero for-mal para sus organizadores, por tanto este evento tiene como tal su propio protocolo.

• Consisteenlaorganizacióndelosac-tos artísticos, en el recibimiento y ubicación de los asistentes, la puesta de las banderas de Colombia, Antioquia y de la universidad.

• En este caso los himnos del país, de-partamento, ciudad e institución no se en-tonan porque el acto no es de carácter for-mal, si no de carácter social y académico.

• También hace parte del protocolo,los guiones que llevaran los cuatro presen-tadores, cabe recordar que su buena pre-sentación es fundamental para que trans-mitan una buena impresión del evento.

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4. REGISTRO FOTOGRÁFICO Y FÍLMICO

De cada actividad debe quedar un regis-tro fotográfico y fílmico para tener cons-tancia de lo realizado y para que las si-guientes ediciones puedan tener una idea de lo que se debe realizar y cómo se lleva a cabo el programa como tal.

Para el registro fotográfico se debe enviaruna carta al semillero de fotografía, invitán-dolos a formar parte de la realización del evento por medio de la toma fotográfica.

Al igual que para el registro fílmico se recurre a la colaboración de los integrantes del es-tudio de televisión encargados de las graba-ciones de todos los eventos de la universidad.

La carta debe ser diligenciada al menos con 15 días de anticipación para que puedan anexar el evento a la agenda que se tenga.

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6. ENTREGA DEL SEXTANTE

Dentro del acto de lanzamiento del periódico se debe realizar una entrega simbólica del pro-ducto periodístico a un delegado del tercer semestre, pues estos serán los que realizarán en el próximo semestre la siguiente edición.

La persona que recibe el legado será el ganador del premio periodístico del ter-cer semestre para que sea él quien siga construyendo la historia del SEXTANTE.

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POST-EVENTO

Etapa de cierre y evaluación, en esta etapa se realiza la contabilidad del evento, se can-celan los servicios faltantes, se distribuyen las memorias y se realiza la evaluación del evento.Basados en estas etapas, se hará una descripción de las actividades que se lle-van a cabo en cada una, con sus respectivas sugerencias, recomendaciones y excepciones.

1. TARJETAS DE AGRADECIMIENTO

Las tarjetas serán entregadas a los participantes del evento externos a la FUNLAM, como lo son, los actos artísticos, medios asistentes, patrocinadores y pautantes del periódico.

El contenido de las tarjetas debe ser un agradecimiento por la colabora-ción prestada para dejar en buen concepto el nombre de la institución y el pe-riódico, para así, en una próxima ocasión volver a tener su colaboración.

Además de la tarjeta se envía la edición del periódico impresa para que reconozcan el trabajo realizado.

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2. DISEÑO Y APLICACIÓN DE ENCUESTA DE EVALUACIÓN

Es la etapa del proceso educativo que tie-ne como finalidad comprobar, de manerasistemática, en que medida se han logrado los objetivos propuestos con antelación. En-tendiendo a la educación como un proce-so sistemático, destinado a lograr cambios duraderos y positivos en la conducta de los sujetos, integrados a la misma, en base a objetivos definidos en forma concreta, pre-cisa, social e individualmente aceptablesLa evaluación es una operación sistemáti-ca, integrada en la actividad educativa con el objetivo de conseguir su mejoramiento continuo, mediante el conocimiento lo más exacto posible del alumno en todos los as-pectos de su personalidad, aportando una información ajustada sobre el proceso mis-mo y sobre todos los factores personales y ambientales que en ésta inciden. Seña-la en que medida el proceso educativo lo-gra sus objetivos fundamentales y confron-ta los fijadoscon los realmentealcanzados.

Evaluación de artículo• Elaboracióndepreguntaehipótesis• Tema• Profundidaddetema• Estructuradelahistoria• Coherenciaycohesión• fuentes• Fotografía

Evaluación de eventoEs el proceso de verificación del evento: através de la evaluación, el equipo puede fes-tejar sus fortalezase identificar susdebilida-

des para poder corregirlas. A través de eva-luaciones cuidadosas, los eventos pueden más y más exitosos cada semestre. A conti-nuación se mostraran una serie de puntos a considerar en el proceso de evaluación:• Evaluar como equipo. Tomarse el tiempopara reunirse inmediatamente después del evento para debatir cómo salió, mientras los detalles están todavía frescos. Algunos de los asuntos que resulta interesante debatir:

•¿El evento cumplió con sus fines y ob-jetivos? ¿Por qué si y por qué no?•¿Qué puntos no fueron inclui-dos en la lista de verificación?•¿Cuál fue la información formal e infor-mal acerca del resultado del evento?•Dadoelesfuerzocomprometidoen laor-ganización del evento, ¿valió la pena o no?

Después de responder estas pregun-tas podemos una evaluación sobre cada uno del aspecto que a conti-nuación se va a mencionar que son:

•Sonido:nosevarealizarporcanje,nipublici-dad se acordó que se va a contratar para que este todo el día para ensayo de micrófonos, de luces y de sonido como tal para que en la hora de evento no haya esos problemas técnicos• Pasabocas: han pasado dos eventos desextante donde se han repartido pasabocas para todos los asistentes al evento, estos se han realizado con el apoyo de técnica de gastronomía de la misma institución para tener un mejor acercamiento, este semestre costo $500. 000 los ingredientes para 600 pasabocas.

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•Puntualidad:participantes,organizadoresy espectadores, hora de comienzo de even-to•Presentadoras: la expresión corpo-ral, el vestuario acuerde a tipo de even-to o temática que se esta manejando•Actos (presentaciones o shows) sobre latemática que se maneja en periódico• Decoración: que sea acerca dela temática que se maneja en periódico•Medios de comunicación: la ayu-da que cada uno de estos nos brinda para dar a conocer el periódico ante todo la cuidad y el publico objetivo.•Entregadelperiódico:elrecursoylasper-sonas que van a repartir a todos los esecta-dores.•Numerodeasistente(invitadosgenealesyespeciales)•Elauditorioyelestadodecadaelemento(sillas, iluminación)

• protocolo:• recepcióndeinvitados.• Entregadereconocimientos.• Tiempodepreparación• Vestuariodelosorganizadores• Registrofotográficoyfílmico

Evaluación de diagramación• Diseñodelperiódico• Fotografías• Estructuras• Pautaspublicitarias• Impresión• Tipografía• Diseñodelaspaginas

RecomiendaQue para el día del evento se haga un in-ventario, cuando se recibe el auditorio y cuando se va a entregar para que haya me-

jor claridad y evitar inconvenible de la facul-tad con otras identidades de la institución.También se recomienda contractar a dos personas del servicio general para que haga el aseo antes y después del evento

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3. DISTRIBUCIÓN

El periódico no sólo se debe distribuir en la universidad, también debe ser distribui-do en diferentes instituciones de educa-ción superior, para brindar posicionamiento.

En la FUNLAM se debe distribuir desde el día del lanzamiento y durante las semanas siguientes.Para las demás instituciones se deben for-mar brigadas de distribución con los estu-diantes del curso Producción de Prensa, los cuales, deben escoger diferentes institu-ciones para entregarlo. Con esta actividad no solo se logrará crear una buena ima-gen de la universidad y la facultad como tal, sino también se dará lugar a obtener un buen posicionamiento en la sociedad.

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4. ENTREGA OFICIAL A DECANATURA

Después de todo el proceso de elaboración y de finalizado el evento comotal, es necesario realizar una entrega oficial a la decanatura de la facultad.

Se entrega el periódico y los manuales de edición y planeación de forma virtual y física. Además se deben entregar los aportes nuevos que se le hagan a la construcción de la historia del sextante.

Todo lo anterior para que sea la decanatura quién entregue a la próxi-ma edición todo este material para facilitar la construcción del mismo

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