Rapporteren in openbare besturen Jan Umans & Koen Milis VLO – congres 8 mei 2009 .
-
Upload
emiel-sanders -
Category
Documents
-
view
213 -
download
0
Transcript of Rapporteren in openbare besturen Jan Umans & Koen Milis VLO – congres 8 mei 2009 .
Rapporteren in openbare Rapporteren in openbare besturenbesturen
Jan Umans & Koen MilisJan Umans & Koen Milis
VLO – congres 8 mei 2009VLO – congres 8 mei 2009
www.imcs.nuwww.imcs.nu
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 22
StructuurStructuur
1.1. InleidingInleiding
2.2. Wat leert de literatuur ons?Wat leert de literatuur ons?
3.3. Rapporteren volgens de decretenRapporteren volgens de decreten
4.4. Enkele praktische tipsEnkele praktische tips
5.5. ConclusiesConclusies
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 33
1 Inleiding1 Inleiding
Waarom rapporteren?Waarom rapporteren?– Om er iets nuttigs mee te doen!Om er iets nuttigs mee te doen!
Maatwerk qua Maatwerk qua – inhoudinhoud– timingtiming– frequentiefrequentie– doelgroependoelgroepen
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 44
1 Inleiding1 Inleiding
Belangrijke vragenBelangrijke vragen– In welke periode, op welk ogenblik is In welke periode, op welk ogenblik is
een rapport zinvol?een rapport zinvol?– Wie is verantwoordelijk voor het Wie is verantwoordelijk voor het
rapport?rapport?– Wat doen met de inhoud van een Wat doen met de inhoud van een
rapport?rapport?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 55
Missie & visie DoelstellingenCreatie strategieImplementatie
strategieMeten & evalueren
S. Desmidt en Aimé Heene: strategie en organisatie van de S. Desmidt en Aimé Heene: strategie en organisatie van de publieke sectorpublieke sector
Management invalshoekManagement invalshoek
2 Wat leert de literatuur ons?2 Wat leert de literatuur ons?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 66
Strategische doelstellingen
zijn in algemene termen geformuleerd
geven in grote lijnen aan wat men wil bereiken
Operationele doelstellingen
geven de concrete en meetbare uitwerking van de strategische doelstelling weer;
bevatten idealiter de specificatie van een meetbare grootheid, waardoor de realisatie van (een deelaspect van) de strategische doelstelling gekwantificeerd kan worden;
effectindicator
geven in de mate van het mogelijke een effectnorm aan die gerealiseerd moet worden om effectief gewerkt te hebben.
effectnorm
2 Wat leert de literatuur ons?2 Wat leert de literatuur ons?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 77
3 Rapporteren volgens de decreten3 Rapporteren volgens de decreten
Nogal wat verscheidenheid in Nogal wat verscheidenheid in terminologie:terminologie:– rapport, rapporteren, rapport, rapporteren,
rapporteringverplichtingrapporteringverplichting– brengt op de hoogtebrengt op de hoogte– evaluatieverslag; brengt verslag uitevaluatieverslag; brengt verslag uit– informatieverstrekkinginformatieverstrekking
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 88
CSBCSBArt. 155: Art. 155:
interne interne krediet-krediet-aan-aan-passingenpassingen
Fin
ancieel beheer
Fin
ancieel beheer
Art. 93: Art. 93: voorontwerpen fin. nota’s , voorontwerpen fin. nota’s , kredietaanpassingenkredietaanpassingen
Art. 94: …Art. 94: … voorafgaande krediet- en voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole, wetmatigheidcontrole, debiteurenbeheerdebiteurenbeheer
Art. 165:Art. 165: de thesaurietoestand, de de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten.budgetten.
Art. 94: Art. 94: voorafgaande krediet- en voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole, wetmatigheidcontrole, debiteurenbeheerdebiteurenbeheer
Art. 165: …in volle onafhankelijkheidArt. 165: …in volle onafhankelijkheidArt. 166: Art. 166: voorafgaande controlevoorafgaande controle van de van de
wettigheid en regelmatigheid wettigheid en regelmatigheid
SecretarisSecretaris
CSBCSB
GRGR
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 99
FinancieelFinancieelbeheerderbeheerder
Art. 93 Art. 93 voorontwerpen voorontwerpen fin nota’sfin nota’s, , kredietaanpassisngenkredietaanpassisngen
Art. 166: Art. 166: voorafgaande voorafgaande controlecontrole van de van de wettigheid en wettigheid en regelmatigheid regelmatigheid
SecretarisSecretaris
Art. 86: Art. 86: dagelijks dagelijks personeelsbeheerpersoneelsbeheer
Art. 167: Art. 167: uitvoering uitvoering budgethouderschapbudgethouderschap
Art. 185: (toezicht)Art. 185: (toezicht)
CBSCBS
CBSCBS
Art. 168: (afschrift) Art. 168: (afschrift) uitvoering uitvoering budgethouderschapbudgethouderschap
Art. 101: Art. 101: intern intern controlesysteemcontrolesysteem
Art. 184: … Art. 184: … delegatie delegatie bevoegdheid tot bevoegdheid tot ondertekenen …ondertekenen …
Art. 185 (toezicht)Art. 185 (toezicht)GRGR
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 1010
CSB CSB
PersoneelslidPersoneelslidbudgethouderbudgethouder
PersoneelslidPersoneelslidBelast met deBelast met deUitvoeringUitvoeringvanvanBudgethouderBudgethouderschapschap
Art. 155: … Art. 155: … interne interne krediet-krediet-aanpassingenaanpassingen
Art. 100: Art. 100: …interne …interne controlecontrole
Art. 167: …Art. 167: …uitvoering uitvoering budgethouder-budgethouder-schapschap
Secretaris alsSecretaris alsbudgethouderbudgethouder
Art. 101: … Art. 101: … budgethouder-budgethouder-schapschap
GRGR
CBSCBS
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 1111
3 Rapporteren volgens de decreten3 Rapporteren volgens de decreten
Gevolgde structuurGevolgde structuur1 het bereiken van vooropgestelde doelen;1 het bereiken van vooropgestelde doelen;2 het naleven van wetgeving en procedures;2 het naleven van wetgeving en procedures;3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële
informatie en beheersinformatie;informatie en beheersinformatie;4 het efficiënt en economisch gebruik van 4 het efficiënt en economisch gebruik van
middelen;middelen;5 de bescherming van activa;5 de bescherming van activa;6 het voorkomen van fraude.6 het voorkomen van fraude.
Als sluitstuk behandelen we:Als sluitstuk behandelen we:7rapporteren in functie van interne controle7rapporteren in functie van interne controle
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 1212
GemeenteGemeente Art.Art. RapporteringRapportering MaterieMaterie
doordoor aanaan
11 het bereiken van het bereiken van vooropgestelvooropgestelde doelende doelen
93 1°93 1° OntvangerOntvanger SecretarisSecretarisMJP, budg., interne MJP, budg., interne
kredietaanpassingenkredietaanpassingen(financiële vertaling)(financiële vertaling)
167167 SecretarisSecretaris CBSCBSUitvoering Uitvoering
budgethouderschapbudgethouderschap
Met Met budgethouderschap budgethouderschap belaste personenbelaste personen
secretaris en secretaris en CBSCBS
Uitvoering Uitvoering budgethouderschapbudgethouderschap
Personeelslid dat Personeelslid dat instaat voor de instaat voor de praktische praktische uitvoering van het uitvoering van het budgethouderschapbudgethouderschap
CBSCBSUitvoering Uitvoering
budgethouderschapbudgethouderschap
168168 CBSCBS GRGRUitvoering Uitvoering
budgethouderschapbudgethouderschap
173173 CBSCBS GRGRGevoerde beleid en Gevoerde beleid en
beheer, uitvoering beheer, uitvoering van budgetvan budget
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 1313
22 het nalevenhet nalevenvan wetgevingvan wetgevingen proceduresen procedures
8686 SecretarisSecretaris CBSCBS Dagelijks personeelsbeheerDagelijks personeelsbeheer
94 94 OntvangerOntvangerCBSCBSGRGR
Voorafgaande krediet- en Voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole wetmatigheidcontrole (voorafgaand visum);(voorafgaand visum);
166166 OntvangerOntvangerGR enGR enAfschriftAfschriftaan CBSaan CBS
Voorafgaande krediet- en Voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole wetmatigheidcontrole (voorafgaand visum)(voorafgaand visum)
100100Personeel belast Personeel belast
met ICmet ICSecretarisSecretaris
Intern controlesysteemIntern controlesysteem
101101 SecretarisSecretarisCBS CBS GRGR
Organisatie en werking van Organisatie en werking van intern controlesysteemintern controlesysteem
184184 SecretarisSecretaris GRGR
Bevoegdheid ondertekening Bevoegdheid ondertekening door budgethouder die door budgethouder die door secretaris is door secretaris is aangesteld.aangesteld.
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 1414
33 de beschikbaarheid de beschikbaarheid van betrouwbare van betrouwbare financiële financiële informatie en informatie en beheersinformatiebeheersinformatie
9393 Geen, volgens decreetGeen, volgens decreetFinanciële analyse en Financiële analyse en
financiële financiële beleidsadviseringbeleidsadvisering
9393 Geen, volgens decreetGeen, volgens decreetVoeren en afsluiten van Voeren en afsluiten van
de boekhouding, de boekhouding, opmaken inventarisopmaken inventaris
155155 CBSCBSGR, fin. beh.,GR, fin. beh.,BetrokkenBetrokkenbudgethouderbudgethouder
Interne Interne kredietaanpassingenkredietaanpassingen
157157 CBSCBS GRGR
Uitgaven ingevolge Uitgaven ingevolge dwingende en dwingende en onvoorziene onvoorziene omstandighedenomstandigheden
165165 OntvangerOntvanger CBS en GRCBS en GR
Thesaurietoestand, Thesaurietoestand, liquiditeitsprognose, liquiditeitsprognose, beheerscontrole, beheerscontrole, evolutie van evolutie van budgettenbudgetten
173173 CBSCBS GRGR
Verslag over de fin. Verslag over de fin. toestandtoestand
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 1515
44 het efficiënt en het efficiënt en economisch economisch gebruik van gebruik van middelenmiddelen
9494 OntvangerOntvangerCBS CBS GRGR
Debiteurenbeheer, invordering Debiteurenbeheer, invordering ontvangstenontvangsten
55 de bescherming van de bescherming van activaactiva 9393 OntvangerOntvanger GeenGeen
Opmaken van inventaris (en de Opmaken van inventaris (en de verwerking ervan in de verwerking ervan in de boekhouding)boekhouding)
66 het voorkomen van het voorkomen van fraudefraude
77 Interne controleInterne controle
100100
Personeels-Personeels-leden leden belast met belast met taken van taken van interne interne controlecontrole
secretarissecretaris
Praktische uitvoering interne Praktische uitvoering interne controlecontrole
101101 secretarissecretarisCBS CBS GRGR
Organisatie en werking van Organisatie en werking van interne controle als systeeminterne controle als systeem
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 1616
3 Rapporteren volgens de decreten3 Rapporteren volgens de decreten
3.1 Rapporteren ifv 3.1 Rapporteren ifv doelstellingendoelstellingen– Ontstaan van doelstellingenOntstaan van doelstellingen
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 1717
Wie?Wie? Aan wie?Aan wie? InhoudInhoud FrequentieFrequentie
11 Management-Management-teamteam
CBSCBS VoorontwerpVoorontwerp van van meerjarenplanning en meerjarenplanning en jaarlijkse budgettenjaarlijkse budgetten
JaarlijksJaarlijks
22 CBSCBS GRGR OntwerpOntwerp van van meerjarenplanning en meerjarenplanning en jaarlijkse budgettenjaarlijkse budgetten
JaarlijksJaarlijks
33 CBS CBS (of GR?)(of GR?)
DienstenDiensten TaakstellingTaakstelling jaarlijksjaarlijks
Tot stand komen van meerjarenplanning en budgetten
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 1818
Wie?Wie? Aan wie?Aan wie? InhoudInhoud FrequentieFrequentie
11 Management-Management-teamteam
CBSCBS VoorontwerpVoorontwerp van van aanpassing van de aanpassing van de meerjarenplanning meerjarenplanning en van de jaarlijkse en van de jaarlijkse budgettenbudgetten
Aantal keren Aantal keren per jaarper jaar
22 CBSCBS GRGR OntwerpOntwerp van van aanpassing van de aanpassing van de meerjarenplanning meerjarenplanning en van de jaarlijkse en van de jaarlijkse budgettenbudgetten
Aantal keren Aantal keren per jaarper jaar
33 CBS (of GR?)CBS (of GR?) DienstenDiensten Wijziging taakstellingWijziging taakstelling Aantal keren Aantal keren per jaarper jaar
Een budgetwijziging
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 1919
3 Rapporteren volgens de decreten3 Rapporteren volgens de decreten
3.1 Rapporteren ifv 3.1 Rapporteren ifv doelstellingendoelstellingen– Realiseren van doelstellingenRealiseren van doelstellingen
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 2020
3.1 Rapporteren ifv doelstellingen3.1 Rapporteren ifv doelstellingenHet realiseren van doelstellingenHet realiseren van doelstellingen
Tussentijds rapportTussentijds rapport– zijn we op schema in verband met het zijn we op schema in verband met het
uitvoeren van actieplannen, acties, taken …? uitvoeren van actieplannen, acties, taken …? Zo neen: wat is er aan de hand?Zo neen: wat is er aan de hand?
– zijn de diensten en de producten voortgebracht zijn de diensten en de producten voortgebracht die op dit ogenblik volgens de indicatoren die op dit ogenblik volgens de indicatoren zouden moeten voortgebracht zijn? Zo neen: zouden moeten voortgebracht zijn? Zo neen: wat is hiervan de verklaring?wat is hiervan de verklaring?
– Is van het budget een verantwoord gedeelte Is van het budget een verantwoord gedeelte gebruikt, passende bij de voortgebrachte gebruikt, passende bij de voortgebrachte diensten en goederen? Zo neen: wat is hiervan diensten en goederen? Zo neen: wat is hiervan de verklaring en wat dient er gedaan te de verklaring en wat dient er gedaan te worden?worden?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 2121
3.1 Rapporteren ifv doelstellingen3.1 Rapporteren ifv doelstellingenHet realiseren van doelstellingenHet realiseren van doelstellingen
EindrapportEindrapport– Zijn alle actieplannen, acties, taken … betreffende een Zijn alle actieplannen, acties, taken … betreffende een
bepaalde operationele doelstelling gerealiseerd? Zijn bepaalde operationele doelstelling gerealiseerd? Zijn alle diensten en producten hieromtrent tot stand alle diensten en producten hieromtrent tot stand gekomen? Zo neen: wat is hiervan de verklaring?gekomen? Zo neen: wat is hiervan de verklaring?
– Werden die prestaties geleverd binnen het Werden die prestaties geleverd binnen het vooropgestelde budget? Zo neen: wat is hiervan de vooropgestelde budget? Zo neen: wat is hiervan de verklaring en wat dient hieromtrent nog te gebeuren?verklaring en wat dient hieromtrent nog te gebeuren?
– Werden de vooropgestelde effecten bereikt? Werden de vooropgestelde effecten bereikt? Bijvoorbeeld: daalde het aantal verkeersongevallen met Bijvoorbeeld: daalde het aantal verkeersongevallen met het vooropgestelde percentage? Werd het het vooropgestelde percentage? Werd het vooropgestelde aantal kinderen bereikt in de vooropgestelde aantal kinderen bereikt in de kinderopvang? Steeg het veiligheidsgevoel van de kinderopvang? Steeg het veiligheidsgevoel van de burgers met het vooropgestelde niveau?burgers met het vooropgestelde niveau?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 2222
3.1 Rapporteren ifv doelstellingen3.1 Rapporteren ifv doelstellingenHet realiseren van doelstellingenHet realiseren van doelstellingen
En het MT ?En het MT ?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 2323
BudgetBudgetBeheer-Beheer-
dersders
Hoofdbudget-Hoofdbudget-beheerdersbeheerders
Management-Management-teamteam
BudgethouderBudgethouderCBSCBS
AA
XX
MTMT CBSCBS
BB
CC
DD
YY
EE
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 2424
3.2 Rapporteren ifv 3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedureswetgeving en procedures
We kiezen voor besprekingWe kiezen voor bespreking– Art. 94 1° van het GD (art 92 1° van het OCMW-Art. 94 1° van het GD (art 92 1° van het OCMW-
decreet): voorafgaande krediet- en decreet): voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrolewetmatigheidscontrole
– Art. 167 van het GD (169 OCMW-decreet): Art. 167 van het GD (169 OCMW-decreet): rapportering over budgethouderschaprapportering over budgethouderschap
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 2525
3.2 Rapporteren ifv 3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedureswetgeving en procedures
Art. 94 1° van het GD (art 92 1° van Art. 94 1° van het GD (art 92 1° van het OCMW-decreet): voorafgaande het OCMW-decreet): voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrolekrediet- en wetmatigheidscontrole
Ontvanger rapporteert aanOntvanger rapporteert aan– CBSCBS– GRGR
Vorm en inhoud?Vorm en inhoud?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 2626
3.2 Rapporteren ifv 3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedureswetgeving en procedures
Ik heb alle stukken die me werden voorgelegd van een visum voorzien.
Ik heb in de volgende gevallen aanvankelijk een visum geweigerd maar na bijsturing van de stukken door de budgethouder heb ik telkens het visum kunnen geven.
In de volgende gevallen werd het visum te laat aangevraagd en werd de procedure niet gerespecteerd.
Problemen in verband met visum deden zich vooral voor in de volgende diensten, bij de volgende personen …
…
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 2727
3.2 Rapporteren ifv 3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedureswetgeving en procedures
FrequentieFrequentie
Onderscheid?Onderscheid?
Alles verloopt volgens boekjeAlles verloopt volgens boekjeHet loopt nogal foutHet loopt nogal fout
Wordt (genuanceerde) frequentie vooraf Wordt (genuanceerde) frequentie vooraf afgesproken?afgesproken?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 2828
3.2 Rapporteren ifv 3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedureswetgeving en procedures
Te ondernemen actiesTe ondernemen acties
Wie neemt inhoud van rapport ter Wie neemt inhoud van rapport ter harte?harte?
Sancties: huishoudelijk reglement?Sancties: huishoudelijk reglement?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 2929
3.2 Rapporteren ifv 3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedureswetgeving en procedures
Art. 167 van het GD (169 OCMW-decreet): Art. 167 van het GD (169 OCMW-decreet): rapportering over budgethouderschaprapportering over budgethouderschap
Eerder behandeld: … Eerder behandeld: … – doelstellingendoelstellingen– proceduresprocedures
Indien onderscheid tussen Budgethouders Indien onderscheid tussen Budgethouders en budgetbeheerders:en budgetbeheerders:
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 3030
BudgetBudgetBeheer-Beheer-
drsdrs
Hoofdbudget-Hoofdbudget-beheerdersbeheerders
Management-Management-teamteam
BudgethouderBudgethouderCBSCBS
AA
XX
MTMT CBSCBS
BB
CC
DD
YY
EE
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 3131
3.2 Rapporteren ifv 3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedureswetgeving en procedures
Hoe vaak rapporteren Hoe vaak rapporteren
door budgetbeheerders? Aan wie?door budgetbeheerders? Aan wie?
door budgethouders? Aan wie?door budgethouders? Aan wie?
door secretaris? door secretaris? – Aan CBS 1 x per jaarAan CBS 1 x per jaar– MT?MT?– Ontvanger?Ontvanger?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 3232
3.2 Rapporteren ifv 3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedureswetgeving en procedures
Waakzaamheid omtrent procedures!Waakzaamheid omtrent procedures!
Tijdig bijsturen van: Tijdig bijsturen van:
proceduresprocedures
ambtenarenambtenaren
mandatarissenmandatarissen
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 3333
3.3 Rapporteren ifv3.3 Rapporteren ifvbeschikbaarheid van betrouwbare financiële beschikbaarheid van betrouwbare financiële
informatie en beheersinformatieinformatie en beheersinformatie
Art. 93 1° GD (91 1° OCMW-decreet)Art. 93 1° GD (91 1° OCMW-decreet)
Ontvanger staat in voor voorontwerp Ontvanger staat in voor voorontwerp van:van:– de financiële nota van het MJP en de financiële nota van het MJP en
jaarlijkse budgettenjaarlijkse budgetten– interne kredietaanpassingeninterne kredietaanpassingen
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 3434
3.3 …. Betrouwbare financiële en 3.3 …. Betrouwbare financiële en beheersinformatiebeheersinformatie
Art. 93 1° GD Art 91 1° OCMWArt. 93 1° GD Art 91 1° OCMW
In overleg met MTIn overleg met MT
Onder de functionele leiding van Onder de functionele leiding van de secretarisde secretaris
De ontvanger rapporteert aan de De ontvanger rapporteert aan de secretaris secretaris (alleen voor dit 1° lid)(alleen voor dit 1° lid)
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 3535
3.3 …. Betrouwbare financiële en 3.3 …. Betrouwbare financiële en beheersinformatiebeheersinformatie
Art. 93 2° GD Art. 91 2° OCMWArt. 93 2° GD Art. 91 2° OCMW
De ontvanger staat in voor … het De ontvanger staat in voor … het opmaken van de jaarlijkse inventaris.opmaken van de jaarlijkse inventaris.– Decreten zeggen hieromtrent niets over Decreten zeggen hieromtrent niets over
rapporteringrapportering– Nochtans: intense rapportering heen en Nochtans: intense rapportering heen en
weerweer– Voorbeeld: betreffende de totstandkoming Voorbeeld: betreffende de totstandkoming
van jaarlijkse inventaris?van jaarlijkse inventaris?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 3636
3.3 …. Betrouwbare financiële en 3.3 …. Betrouwbare financiële en beheersinformatiebeheersinformatie
Managementteam
Ontvanger Diensten
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 3737
3.3 …. Betrouwbare financiële en 3.3 …. Betrouwbare financiële en beheersinformatiebeheersinformatie
Art. 93 3° GD 91 3° OCMWArt. 93 3° GD 91 3° OCMW
De ontvanger verzorgt:De ontvanger verzorgt:– financiële analyse en financiële analyse en – financiële beleidsadviseringfinanciële beleidsadvisering
Decreten zeggen niet voor wie of voor watDecreten zeggen niet voor wie of voor wat– aan CBS?aan CBS?– aan GR?aan GR?– aan secretaris?aan secretaris?– aan MT?aan MT?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 3838
3.3 …. Betrouwbare financiële en 3.3 …. Betrouwbare financiële en beheersinformatiebeheersinformatie
Art. 165 GD 167 OCMWArt. 165 GD 167 OCMW
Ontvanger rapporteert overOntvanger rapporteert over– thesaurietoestandthesaurietoestand– liquiditeitsprognoseliquiditeitsprognose– evolutie van budgettenevolutie van budgetten
Aan GRAan GR
Aan CBSAan CBS
eenmaal per jaareenmaal per jaar
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 3939
Niet in decreet opgenomen als verplichting
On t v a n g e r
Niet in decreet opgenomen als verplichting
De diverse diensten(dienst-
hoofden)
Art. 93§2Jaar-lijkse inven-taris
MTArt. 93§1Voor-ontwerp van: fin nota’sInterne krediet-aanpas-sing
secretaris MT CBS GR
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 4040
Niet in decreet opgenomen als verplichting
O n t v a n g e r
Niet in decreet opgenomen als verplichting
De diverse diensten(dienst-hoofden)
Art. 93§2Jaarlijkse inventaris
MTArt. 93§2Financiële analysesBeleids-adviezen
Secretaris MT CBS GR
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 4141
Niet in decreet opgenomen als verplichting
O n t v a n g e r
Niet in decreet opgenomen als
verplichting
De diverse diensten(diensthoofden)
Art. 93§2Jaarlijkse inventaris
MTArt. 165Thesaurie-toestandLiq. prognoseBeheers-controle
Secretaris MT CBS GR
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 4242
3.3 …. Betrouwbare financiële en 3.3 …. Betrouwbare financiële en beheersinformatiebeheersinformatie
pag 27pag 27
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 4343
3.4 Rapporteren over het 3.4 Rapporteren over het economisch gebruik van middeleneconomisch gebruik van middelen
Zeer ruim territoriumZeer ruim territorium
We bespreken:We bespreken:– debiteurenbeheerdebiteurenbeheer– contractenbeheercontractenbeheer
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 4444
3.4 Rapporteren over het 3.4 Rapporteren over het economisch gebruik van middeleneconomisch gebruik van middelen
DebiteurenbeheerDebiteurenbeheer– Art. 94 2° GD Art 92 2° OCMWArt. 94 2° GD Art 92 2° OCMW– De financieel beheerder staat in volle De financieel beheerder staat in volle
onafhankelijkheid in voor … onafhankelijkheid in voor … debiteurenbeheer …debiteurenbeheer …
– hij rapporteert in volle hij rapporteert in volle onafhankelijkheid aan onafhankelijkheid aan
CBSCBS GRGR
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 4545
3.4 Rapporteren over het 3.4 Rapporteren over het economisch gebruik van middeleneconomisch gebruik van middelen
Ons voorstel:Ons voorstel:
Budgetbeheerders
MT
CBS
Ontvanger
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 4646
3.4 Rapporteren over het 3.4 Rapporteren over het economisch gebruik van middeleneconomisch gebruik van middelen
Beheer van contractenBeheer van contracten– economisch gebruik van … economisch gebruik van …
verzekeringscontractenverzekeringscontracten OnderhoudscontractenOnderhoudscontracten
Contracten van verhuringContracten van verhuring
… …
– rol van budgethouder / budgetbeheerder?rol van budgethouder / budgetbeheerder?– coördinerende rol van de ontvanger?coördinerende rol van de ontvanger?
– Rapporteren aan wie?Rapporteren aan wie?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 4747
3.5 Rapporteren over 3.5 Rapporteren over bescherming van activabescherming van activa
Bezorgdheid in diverse opzichten vergelijkbaar met Bezorgdheid in diverse opzichten vergelijkbaar met eerder behandelde punten:eerder behandelde punten:
– VerzekeringscontractenVerzekeringscontracten– jaarlijkse inventarisjaarlijkse inventaris
Andersoortige behandeling voor:Andersoortige behandeling voor:Onroerende goederenOnroerende goederen
– BPA, leegstand gebouwen van het bestuur, BPA, leegstand gebouwen van het bestuur, kwaliteitsbewaking, onderhoud en groot onderhoudkwaliteitsbewaking, onderhoud en groot onderhoud
Roerende goederenRoerende goederen– naast thesaurie en debiteurennaast thesaurie en debiteuren– voorraden, gereedschappen, rollend materieelvoorraden, gereedschappen, rollend materieel
Actief beheer gewenst. Actief beheer gewenst. – Door wie? Wie rapporteert? Aan wie?Door wie? Wie rapporteert? Aan wie?– Hoe sturing geven? Hoe sturing geven?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 4848
3.6 Rapportering ter voorkoming van fraude3.6 Rapportering ter voorkoming van fraude
11 Fraude bemoeilijkenFraude bemoeilijken– FunctiescheidingFunctiescheiding– ProceduresProcedures– Voorafgaand visum … Voorafgaand visum … kritische blikkritische blik
– Provisie voor … Provisie voor … periodiek voorleggen van staat periodiek voorleggen van staat van uitgaven, verantwoordingstukkenvan uitgaven, verantwoordingstukken
– Inning van … dagontvangsten …Inning van … dagontvangsten …– Financieel beheerder verifieert Financieel beheerder verifieert
boekhouding en kasvoorraadboekhouding en kasvoorraad– Hij rapporteert via een proces-verbaalHij rapporteert via een proces-verbaal– tweede handtekeningtweede handtekening
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 4949
3.6 Rapportering ter voorkoming van fraude3.6 Rapportering ter voorkoming van fraude
22 Sanctioneren van fraudeSanctioneren van fraude Wie rapporteert? Wie rapporteert?
– Degene die fraude vaststeltDegene die fraude vaststelt– Aan wie?Aan wie?– Huishoudelijk reglement.Huishoudelijk reglement.
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 5050
3.7 Rapporteren ifv3.7 Rapporteren ifvinterne controleinterne controle
11 Zie hoger 3.1 tot en met 3.6Zie hoger 3.1 tot en met 3.6
22 Art. 101 GD Art 100 OCMWArt. 101 GD Art 100 OCMW Secretaris staat in voor organisatie Secretaris staat in voor organisatie
en werking van de interne controleen werking van de interne controle Hij rapporteert eenmaal per jaar Hij rapporteert eenmaal per jaar
aan CBS en GR.aan CBS en GR. Hij informeert personeel.Hij informeert personeel.
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 5151
3.7 Rapporteren ifv3.7 Rapporteren ifvinterne controleinterne controle
Resterende vragenResterende vragen
inhoud van jaarlijkse rapportering?inhoud van jaarlijkse rapportering?
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 5252
3.7 Rapporteren ifv3.7 Rapporteren ifvinterne controleinterne controle
Dat er nog geen interne audit bestaat in het Dat er nog geen interne audit bestaat in het eigen bestuur;eigen bestuur;Dat het systeem van interne controle nog niet Dat het systeem van interne controle nog niet bestaat in het eigen bestuur, maar dat wel reeds bestaat in het eigen bestuur, maar dat wel reeds elementen van interne controle worden elementen van interne controle worden toegepast. Die elementen hebben betrekking op:toegepast. Die elementen hebben betrekking op:– de volgende procedures: ….de volgende procedures: ….– de volgende operationele doelstellingen: …de volgende operationele doelstellingen: …
welke personen belast zijn met onderdelen van welke personen belast zijn met onderdelen van interne controle en welke onderdelen dat zijn;interne controle en welke onderdelen dat zijn;hoe door de betrokken personen wordt gehandeld hoe door de betrokken personen wordt gehandeld en hoe ze hierover rapporteren;en hoe ze hierover rapporteren;
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 5353
3.7 Rapporteren ifv3.7 Rapporteren ifvinterne controleinterne controle
Linken met een raamwerkLinken met een raamwerk
de informatie die blijkt uit de punten de informatie die blijkt uit de punten 3.1 tot en met 3.6 naar een ander 3.1 tot en met 3.6 naar een ander niveau tillenniveau tillen– zie bijvoorbeeld: Leidraad interne zie bijvoorbeeld: Leidraad interne
controle/organisatiebeheersingcontrole/organisatiebeheersing
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 5454
3.7 Rapporteren ifv3.7 Rapporteren ifvinterne controleinterne controle
1.1. Doelstellingen, proces- en risicomanagementDoelstellingen, proces- en risicomanagement2.2. BelanghebbendenmanagementBelanghebbendenmanagement3.3. MonitoringMonitoring4.4. OrganisatiestructuurOrganisatiestructuur5.5. Human resources managementHuman resources management6.6. OrganisatiecultuurOrganisatiecultuur7.7. Informatie en communicatieInformatie en communicatie8.8. Financieel managementFinancieel management9.9. Facility managementFacility management10.10.Informatie- en communicatietechnologieInformatie- en communicatietechnologie11.11.Veranderingsmanagement.Veranderingsmanagement.
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 5555
4 Enkele praktische hints en tips4 Enkele praktische hints en tips
Voor officiële rapporten … algemeen Voor officiële rapporten … algemeen geldende eigenschappengeldende eigenschappen
Vrijheid en creativiteit voor informele Vrijheid en creativiteit voor informele interne rapporten, maar welinterne rapporten, maar wel– goede afspraken goede afspraken – zoveel mogelijk standaardiseren … zoveel mogelijk standaardiseren … – mede met het oog op ondersteuning mede met het oog op ondersteuning
doorinformatica.doorinformatica.
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 5656
5 Conclusie5 Conclusie
RapporteringRapportering– Decreet legt een minimum op.Decreet legt een minimum op.– Rapporten dienen op de eerste plaats Rapporten dienen op de eerste plaats
het eigen bestuur, daaromhet eigen bestuur, daaromdoelgroepen van de rapportering bepalendoelgroepen van de rapportering bepalen
inhoud, vorm, frequentie afstemmen op inhoud, vorm, frequentie afstemmen op doelgroependoelgroepen
iedereen is erbij betrokkeniedereen is erbij betrokken
Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 5757
5 Conclusie5 Conclusie
Voor de ontvangers:Voor de ontvangers:
– We begonnen met sober schemaWe begonnen met sober schema– We zouden kunnen eindigen met een We zouden kunnen eindigen met een
zeer geladen schemazeer geladen schema
Maar …Maar …
Jan en Koen zeggen dank Jan en Koen zeggen dank voor de aandachtvoor de aandacht
www.imcs.nuwww.imcs.nu