GEMENSAM IT SAMORDNINGSFUNKTION49 KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND OCH VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN

Rapport om Samordnad vård- och omsorgsplanering via distansmöten ur ett

verksamhetsperspektiv

Rapport sammanställd 2013-10-28

Gisela Fridstedt

Systemförvaltare

ISIT-avdelningen

Sahlgrenska Universitetssjukhuset

1

Sammanfattning Möte för samordnad vård- och omsorgsplanering sker för patient som efter utskrivning från

sjukhuset har behov av insatser från kommun och/eller primärvård. Det är viktigt att detta

möte säkerställer informationsöverföringen mellan de olika vård- och omsorgsgivarna dels ur

patientsäkerhetssynpunkt med patientens behov i centrum och dels så effektivt som möjligt ur

de olika organisationernas perspektiv. Mötet kan ske som direktmöte, per telefon eller som

distansmöten (videomöte).

Samverkan kring IT i Väst (SITIV) beslutade 2013-04-25 att utreda möjligheten av distans-

möten för samordnad vård- och omsorgsplanering inom Västra Götaland.

Arbetet har delats upp i två arbetsgrupper dels arbetsgrupp Verksamhet och dels arbetsgrupp

IT.

Syftet för arbetsgruppen Verksamhet var att:

Kartlägga behov för ändamålsenlig vårdplanering med distansmöten för patienter,

anhöriga och vård och omsorgsverksamhet.

Ta fram förslag på lämpliga regionala dokument.

Arbetsformen för arbetsgruppen har varit videomöten som fått kompletterats med

telefonuppkoppling pga. tekniska problem.

De olika behov som finns för patient, närstående och organisation har inventerats, diskuterats

och sammanställs i rapporten.

Önskemål/krav på teknik som framkommit under diskussionerna i arbetsgruppen har lämnats

till arbetsgruppen IT.

Regionala dokument har utarbetats i form av checklista för mötet vid samordnad vård- och

omsorgsplanering, checklista för ordförande, biståndshandläggare samt patientinformation.

Checklista för primärvården är i nuläget under utarbetning.

I arbetsgruppen Verksamhet har ingått:

Gisela Fridstedt systemförvaltare/utvecklingsledare ISIT- avd. Sahlgrenska Universitets-

sjukhuset sammankallande

Katarina Amundsson funktionsledare GITS

Sara Blomqvist biståndshandläggare SDF Västra Hisingen Göteborgs stad

Nina Brandström delregional samordnare SVPL för Södra Älvsborg

Eva-Karin Elkjaer vårdplaneringssjuksköterska Sahlgrenska Universitetssjukhuset Område 2

VO medicin- geriatrik- akut

Kerstin Fredriksson enhetschef Lerums kommun

Lena Larsson distriktssköterska Förvaltare/processledare SVPL Närhälsan

Lise-Lotte Rotter sjuksköterska Herrljunga kommun

Maria Skön vårdplaneringssjuksköterska område medicin, NU-sjukvården

2

Innehåll Sammanfattning ...................................................................................................................................... 1

I arbetsgruppen Verksamhet har ingått .............................................................................................. 1

Inledning .................................................................................................................................................. 3

Syftet för arbetsgruppen Verksamhet .................................................................................................... 3

Bakgrund ................................................................................................................................................. 3

Fördelar med samordnade vård- och omsorgsplaneringar via video ............................................. 4

Nackdelar med samordnade vård och omsorgsplaneringar via video ............................................ 5

Kartläggning av behov ............................................................................................................................. 5

Patient ................................................................................................................................................. 5

Närstående .......................................................................................................................................... 5

Personal ............................................................................................................................................... 5

Lokalens utformning ........................................................................................................................ 6

Önskemål/krav på teknik......................................................................................................................... 6

Regionala dokument ............................................................................................................................... 6

Patientinformation .............................................................................................................................. 6

Checklista för videomötet ................................................................................................................... 6

Checklista för ordförande på videomötet ........................................................................................... 6

Checklista för biståndshandläggare .................................................................................................... 7

Checklista för primärvården ................................................................................................................ 7

Uppföljning .............................................................................................................................................. 7

Utvärdering ......................................................................................................................................... 7

Nyttokalkyl........................................................................................................................................... 7

Framtida visioner ..................................................................................................................................... 7

Bilagor ...................................................................................................................................................... 7

Önskemål/krav på tekniken vid samordnad vård och omsorgsplanering via distansmöte. ............... 8

Patientinformation .............................................................................................................................. 9

Checklista samordnad vård- och omsorgsplanering via videokonferens .......................................... 10

Vad skall ordförande för mötet vid samordnad vård- och omsorgsplanering tänka på när en

videokonferens genomförs? ............................................................................................................. 11

Att tänka på inför samordnad vård- och omsorgsplanering som biståndshandläggare ................... 12

Referenser ............................................................................................................................................. 13

3

Inledning Vid Samverkan kring IT i Väst (SITIV):s möte 2013-04-25 beslutades att uppdrags-

beskrivning för funktion för distansmöten över huvudmannagränserna, skulle tas fram, i första

hand avgränsat till samordnad vård- och omsorgsplanering. Uppdragsbeskrivningen

godkändes av SITIV 2013-06-11.

Målet är att kunna erbjuda möjlighet till samordnad vård- och omsorgsplanering via

distansmöten för Västra Götalandsregionen (VGR) och Västra Götalands kommuner.

Uppdragsbeskrivningen blev indelad för två arbetsgrupper dels för verksamhet och dels för

IT.

Syftet för arbetsgruppen Verksamhet Kartlägga behov för ändamålsenlig vårdplanering med distansmöten för patienter,

anhöriga och vård och omsorgsverksamhet

Ta fram förslag på lämpliga regionala dokument

Arbetet i arbetsgruppen för verksamhet har i huvudsak skett via videomöten men har även fått

kompletterats per telefon pga. tekniska problem.

Bakgrund Samordnad vård- och omsorgsplanering sker för patient som efter utskrivning från sjukhuset

har behov av insatser från kommun och/eller primärvård. Det är viktigt att detta möte

säkerställer informationsöverföringen mellan de olika vård- och omsorgsgivarna så det blir

både patientsäkert med patientens behov i centrum samt effektivt ur de olika

organisationernas perspektiv. Mötet ibland flera möten kan ske som direktmöte, per telefon

eller som distansmöte (videomöte).

I nuläget tar de samordnade vård- och omsorgsplaneringsmötena mycket tid. Vid direktmöte

läggs mycket tid och kostnader på resor samt innebär svårigheter för närstående att delta om de

bor långt borta. Primärvården har stora svårigheter att delta pga. tidsbrist/avstånd.

Användandet av telefon vid samordnade vård- och omsorgsplaneringar skiljer sig i dag, av

olika skäl, mellan olika delar av Västra Götaland.

Samordnade vård- och omsorgsplaneringar via video förekommer på många olika platser i

Sverige bl.a. Norrbottens läns landsting, Bromma.

4

Idag förekommer inom Västra Götaland samordnade vård- och omsorgsplaneringar via video

dels sedan två år inom NU - sjukvården verksamhetsområde medicin och vissa kommuner

inom Fyrbodal och dels har Sahlgrenska Universitetssjukhuset område 2 verksamhetsområde

medicin, geriatrik och akut startat i juni 2013 mot en stadsdelsförvaltning (SDF), SDF Västra

Hisingen inom Göteborgs stad. Även Alingsås sjukhus har startat i mindre skala under våren

2013.

Kan samtliga patienter videovårdplaneras? Inom NU-sjukvården, som varit igång längst inom

Västra Götaland, videovårdplaneras även dementa och sängliggande patienter medans övriga

sjukhus som nyligen börjat, ännu så länge väljer ut ”lämpliga” patienter.

Utvärderingen av pilotstudien ”Vårdplanering med hjälp av video jämfört med ordinarie

vårdplanering” i Fyrbodal 2012 visade, att mötestiden minskade från 50 min till knappt 30

min, strukturen på videomötet blev tydligare och effektivare, fler närstående hade möjlighet

att närvara, patienterna var mer informerade innan mötet, patienterna kände sig delaktiga och

kunde komma till tals men poängterade även vikten av att höra och ha ögonkontakt med

övriga deltagare. Något som efterfrågades var namnskyltar på de som deltog i mötet.

Fördelar med samordnade vård- och omsorgsplaneringar via video

Möjliggör möten med deltagare på skilda platser

o Säkerställer informationsöverföringen mellan sjukhus, kommun och

primärvård.

o Primärvårdens representanter har möjlighet att delta vid den samordnade vård-

och omsorgsplaneringen. Då finns även möjlighet att patientansvarig

sjukhusläkare rapporterar direkt över till patientansvarig primärvårdsläkare när

behov finns.

Sjukhus Antal samordnade vård-

och omsorgs-

planeringar

Antal samordnade

vård- och omsorgs-

planering via video

Kommentar

Sahlgrenska

Universitets-

sjukhuset

5169 2 Inom LGS-området

tillkommer 3367 patienter

som har oförändrade vård-

och omsorgsinsatser efter

utskrivning (OFVI). OFVI är

en förenklad process istället

för att genomföra en regelrätt

samordnad vård- och

omsorgs-planering

Södra Älvsborgs

sjukhus

1901

Skaraborgs sjukhus 4993

NU-sjukvården 5071 96 Tillkommer ca 800 patienter

som går hem med samma

insatser som tidigare.

Kungälvs sjukhus 1389 OFVI 400 st

Alingsås sjukhus 667

Statistik uttag ur IT-stödet KLARA SVPL och inkluderar både fysiska och telefonmöten.

Samordnade vård- och omsorgsplaneringar inom Västra Götaland 2013-01-01-06-30

5

o Närstående kan vara med via extern länk.

Sparar både miljö och ekonomi.

o Minskade resekostnader

o Minskat resande, vilket är positivt ur ett miljöperspektiv.

Effektivare hantering av arbetstid.

o Ökar tillgängligheten.

o Möjlighet att kunna utnyttja resurser mer flexibelt.

o Minskat resande skapar tid för annat arbete.

o Kunna tidigarelägga vårdplaneringar, vilket kan innebära tidigare hemgång för

patienten.

o Effektivare samordnadevård- och omsorgsplaneringsmöten genom tydligare

struktur.

o Kortare möten, vilket innebär att patienten orkar vara med och delta aktivt

under mötet.

Nackdelar med samordnade vård och omsorgsplaneringar via video

Strul med teknik.

Rädsla för teknik.

Kartläggning av behov Avgränsningen i nuvarande uppdrag är samordnade vård- och omsorgsplaneringar som sker

inför utskrivning från sjukhusets slutenvård, med patient och dess närstående, sjukhus

kommun samt primärvård som deltagande parter.

Patient

Finnas möjlighet att delta även som sängliggande.

Finnas möjlighet för patienter med nedsatt hörsel att delta exempelvis genom

användande av hörselapparat/teleslinga/stetoskoplurar

Närstående

Finnas möjlighet att delta via telefon om närstående inte har tillgång till webbkamera

och internetuppkoppling.

Finnas möjlighet att kunna koppla upp sig via webbkamera oberoende av var

närstående befinner sig exempelvis på jobbet eller i hemmet.

Personal

Kunna boka via dator för att slippa telefonkö. Ska vara en regional sida, samma för

samtliga vård och omsorgsgivare.

Bokning ska ske på ett ställe/allt-i-ett så inte två bokningar dvs. rum för sig och

uppkoppling via VGRIT behöver göras för samma tillfälle.

Videomötesrummen ska finnas tillgängliga dvs. att de inte är uppbokade för andra

möten, då tider för samordnade vård- och omsorgsplaneringar ofta bestäms med kort

varsel.

6

Finnas möjlighet till mobilitet.

Tillgänglighet och bokningsförfarande ska vara lika överallt i Västra Götaland (VG).

Möjlighet att kunna ”dela skrivbord” ska finnas för att gemensamt se och skriva

dokument.

Lokalens utformning Videomötesrummen bör vara av sådan storlek och möblerat så att en säng kan köras

in.

Ljus från fönster och direktljus bör undvikas då det kan försämra bildkvaliteten.

Textiler i rummet bör finnas så det inte ekar.

Mörk bakgrund, helst i blått, rekommenderas för att bättre kunna se deltagarna.

Biljud såsom tangenttryckningar ska dämpas.

Bekväma stolar och filtar bör finnas.

Placering av mikrofon är viktig för optimal ljudöverföring.

Namnskyltar, på de som deltar, bör finnas.

Önskemål/krav på teknik Önskemål/krav på tekniken har efterhand kommit fram i arbetsgruppen Verksamhet under

arbetets gång och är överlämnade till arbetsgruppen IT (bilaga 1).

De viktigaste kraven/önskemålen är bra ljud och bild, säker uppkoppling, användarvänlig

utrustning och bokningsförfarande.

Regionala dokument I uppdraget ingick att ta fram förslag på regionala dokument.

Patientinformation En patientinformationsbroschyr har utarbetats som även kan användas vid andra typer av

samordnade vård- och omsorgsplaneringar (bilaga 2).

Checklista för videomötet En checklista för videomötet har utarbetats. Checklistan gör att mötet blir mer strukturerat och

tydligt. Ordförande, som är vårdplaneraren på sjukhuset, ser till att samtliga deltagare

kommer till tals, sammanfattar och frågar patient och närstående efter respektive avsnitt att de

har förstått samt om de har ytterligare frågor (bilaga 3).

Checklista för ordförande på videomötet Denna checklista kan underlätta för den som ska leda mötet (bilaga 4).

7

Checklista för biståndshandläggare Denna checklista kan underlätta för kommunens representant (bilaga 5).

Checklista för primärvården Denna checklista håller på att utarbetas av primärvården inom VGR.

Uppföljning

Utvärdering Underlaget till utvärderingen som gjordes av pilotstudien i NU-sjukvården och Fyrbodal var

litet. Därför föreslår arbetsgruppen att en större enkätundersökning görs på de framtida

samordnade vård- och omsorgsplaneringarna via video med hjälp av ex. FOU - enheterna.

Detta dels för att öka patientsäkerheten med ett evidensbaserat arbetssätt och dels genom att

sätta fokus på det regionala samverkansarbetet för dessa patienter.

Nyttokalkyl En nyttokalkyl inkl. kostnader för utrustning, resekostnader i form av både arbetstid och

faktiska resekostnader, påverkan på längden av vårdtiden, effekt av primärvårdens deltagande

bör göras för att bättre kunna motivera och underlätta implementeringen.

Framtida visioner Närstående ska kunna närvara på videomöte genom att kunna koppla upp sig i den

närståendes närområde, på vårdcentral, kommun, sjukhus inom Västra Götaland

oberoende om den parten deltar i själva vårdplaneringen.

Planeringar i hemmet med olika vårdgivare bör kunna ske via video.

Planeringar och vårdkonferenser inom samma vårdgivare bör kunna ske via video.

Bilagor

1. Önskemål/krav på teknik

2. Patientinformation

3. Checklista för mötet vid samordnad vård- och omsorgsplanering

4. Checklista för ordförande

5. Checklista för biståndshandläggaren

8

Bilaga 1

Till arbetsgruppen IT

Önskemål/krav på tekniken vid samordnad vård och omsorgsplanering via

distansmöte. Vid SITIVS möte 2013-04-25 beslöts att ge ett uppdrag att utreda erbjuda lösning för

distansmöten för medarbetare i Västra Götalands kommuner och Västra Götalandsregionen

dvs. över huvudmannagränserna. Inledande avgränsning är deltagare (medarbetare, patient

och närstående) inom samordnad vård- och omsorgsplanering.

Metoden ska för deltagarna vara enkel, tydlig och ändamålsenlig står det i

uppdragsbeskrivningen. För att ha kunna leva upp till detta för samordnad vård- och

omsorgsplanering via distansmöten för patient, närstående och organisation, har gruppen

Verksamhet kommit fram till följande krav på tekniken:

Videorum ska vara lättillgängliga

Ska kunna vara flera parter dvs. det ska inte vara tekniskt maximerat

Finnas en säker linje

Ska kunna visa dokument från egen dator

Optimalt ljus

Optimal bildkvalité

Optimalt ljud ex. teleslinga, hörlurar (stetoskoplurar)

Bokningssystem ska vara lätt bokat och man bör slippa boka lokal och uppkoppling

för sig.

Ska finnas möjlighet att dels kunna koppla upp sig via VGRIT och dels kunna koppla

upp sig själv. I första hand kunna boka själv det virtuella rummet. Om detta inte går

ska man kunna lägga en beställning via intranätet.

Gemensam ”telefonkatalog” ska finnas

Ska vara lätt att boka in ex. närstående på telefon på videomötet. Uppkoppling per

telefon måste vara optimal och vara enkel att göra.

Närstående ska kunna koppla upp sig hemifrån dels via webbkamera men också via

telefon.

Uppkoppling sker max 5 min innan mötet eftersom vårdplaneringsmöten kan ligga

tätt.

Lösa biljud ex från tangentbord

Hörsnäcka (för tolkning)

Kunna ha tolk uppkopplad via webbkamera

Sip-adressen bör vara dold

Support måste finnas

Användarvänlig utrustning

9

Patientinformation Bilaga 2

Att mötas förstärker och gör Din vårdkedja tryggare

Vad är ett vårdplaneringsmöte? När din sjukhusvistelse börjar närma sig sitt slut är det dags att planera

inför din utskrivning. Det är den behandlande läkaren som bedömer när

du är utskrivningsklar, det vill säga att du inte längre är i behov av

sjukhusvård. Mötet kallas för vårdplanering och sker vid behov på

sjukhuset innan utskrivning.

Det är bra att vara förberedd Tänk igenom en vanlig dag i hemmet. Vad klarade du av att göra

hemma innan du lades in på sjukhuset med t.ex. tvätt, städning,

inköp, personlig hygien och dusch?

Vad tror du att du kan behöva hjälp med när du kommer hem?

Vilka möjligheter har du att ta dig ut för att t.ex. hämta medicin,

besöka din vårdcentral eller sjukgymnast?

Närstående

Närstående har möjlighet att delta vid mötet på sjukhuset eller på distans

via patientens hemkommuns samtalsrum, vårdcentral eller per telefon.

Du bestämmer själv om du vill ha närstående med på mötet.

Så här går det till Vårdplaneraren på sjukhuset deltar under hela mötet och presenterar

deltagarna för dig. Vi går tillsammans med dig igenom din berättelse om

din tid på sjukhuset och planerar för utskrivning samt uppföljning.

Under mötet ansöker du hos biståndshandläggaren om den hjälp du

behöver för att ditt dagliga liv ska fungera.

Samtalsrum Samtalsrummet för videomöte ligger avskilt på sjukhuset.

Deltagare Berörd personal från sjukhuset, din hemkommun, din vårdcentral

kommer att delta tillsammans med dig och eventuell närstående

Överklagan av beslut Om du inte är nöjd med beslutet om hjälpinsatser enligt Socialtjänstlagen

kan du överklaga hos Förvaltningsrätten. Mer information kan du få från

din biståndshandläggare.

10

Checklista samordnad vård- och omsorgsplanering via videokonferens

Samtliga punkter ska gås igenom men kan ske i en annan ordning beroende på patient och organisation.

AKTIVITET VEM VAD TID

Sjukhus Efter varje informationssteg

Vårdplanerare Fråga alltid deltagarna om de har några frågor gällande informationen som de nyss fått. Om de inte har några frågor, lämnar du över till nästa steg.

Steg 1a Sjukhus Inledning och presentation

Ordförande Vårdplanerare

Inleder med att kontrollera så att alla ser varandra och att ljudet är bra. Om deltagare är med per telefon är det fördelaktigt om headset hos kommun/primärvård används. Påminn alla deltagare att stänga av sina övriga mobiltelefoner. Därefter: Presentationsrunda av samtliga deltagare, patienten presenterar sig själv. Det är viktigt att deltagare per telefon presenterar sig. Medicinska frågor kan besvaras efter mötet. 5 min

Steg 1 b Sjukhus Information

Vårdplanerare Patient Läkare sjukhus Läkare primärvård

Patientens berättelse som kompletteras ev. av vårdplaneraren/läkare. Vårdtid, inläggningsorsak, behandling/åtgärd/resultat, omvårdnadsbehov, psykosocialt, överkänslighet. Planerat datum för utskrivningsklar.

5 min

Steg 2 Kommun Primärvård

Sjuksköterska primärvård/ Sjuksköterska hemsjukvård

Egenvårdsförmåga, stomi, kateter, omläggning sår, insulin, dosettdelning, dosdispenserade läkemedel, läkemedelshantering och apoteksärenden

5 min

Steg 3 Sjukhus

Sjukgymnast Arbetsterapeut Vårdplanerare

ADL-status, förflyttningsteknik, hjälpmedel, fallriskbedömning, rehabiliteringsplanering

5 min

Steg 4 a Kommun Primärvård

Sjukgymnast Arbetsterapeut

Hembesök, bostadsanpassning, hjälpmedel, rehabiliteringsplan

5 min

Steg 4 b Kommun

Biståndshandläggare ev. övrig personal

Går tillsammans med patient igenom hjälpbehov. Hemsituation, nycklar, larmförmåga, dosett

25 min

Steg 5 Kommun

Biståndshandläggare Vårdplanerare

Informerar patient och närstående om utförare och avgifter. Sammanfattar ansökan och tar emot den muntligen. Informerar om uppföljning av respektive part. 5 min

Steg 6 Sjukhus

Vårdplanerare

Kort sammanfattning. Utskrivningsdatum och klockslag samt om t.ex. hemtjänsten ska möta upp. Svara på övriga frågor. Avstämmer med patient och närstående att informationen har förståtts. Avslutar mötet med att tacka de som deltagit. Skriver namn och telefonnummer på ansvarig myndighets-utövare i kommunen och ansvarig kontaktperson inom primärvården i patientens broschyr. 5 min

Checklistan är utarbetad av NU-sjukvården + Rev.130521av K. Klint & E.Elkjaer, verksamhetsområde Med/Ger/Akut, område 2 SU/Östra. Reviderad av regional videogrupp 2013-08-28.

Bilaga 3

11

Bilaga 4

Vad skall ordförande för mötet vid samordnad vård- och omsorgsplanering

tänka på när en videokonferens genomförs?

Patient och närstående ska vara informerade om syftet med mötet och hur det går till.

Teknisk förberedelse

1. Meddela i god tid den (VGRIT) som ska koppla upp videokonferensen

2. Ansvarig kopplar upp 5-15 min före videokonferensen

3. Övriga deltagare samlas i god tid och när uppkopplingen är klar

4. Möblering – ordna den så att de som skall agera syns.

5. Kontrollera utrustningen och att ljuset är rätt.

6. Kontrollera så att inte videokameran har ljus riktat mot deltagare. Alla ska synas men

ingen bör ha ljus i ögonen.

12

Bilaga 5

Att tänka på inför samordnad vård- och omsorgsplanering som

biståndshandläggare

Biståndshandläggaren får kallelse och underlag till samordnad vård- och omsorgsplanering

från sjukhuset via KLARA SVPL.

Inför mötet

Biståndshandläggare tar kontakt med avdelning/vårdplaneringsteam på sjukhuset för

att få kort information om hur personen mår samt bokar tid för samordnad vård - och

omsorgsplanering.

Biståndshandläggaren går igenom tidigare utredning om personen är känd sedan

tidigare.

Biståndshandläggare har med sig information gällande avgifter samt larm. Vid

videomöte skickas detta hem tillsammans med utredning och beslut.

Vid vårdplaneringen ska biståndshandläggare få information gällande:

Varför NN kom till sjukhus.

Diagnos, sjukdom eller skada.

Påverkan, konsekvenser, vilka svårigheter i vardagen får NN, dvs. vad klarar NN

själv, vad klarar NN inte själv.

Vilken rehabilitering och habilitering får NN från sjukhuset?

Resultat av aktuell vård och behandling.

Behov av hjälpmedel.

NN:s sociala situation, hur nätverket ser ut samt boendesituation.

13

Referenser

1. SOSFS 2005:27 Socialstyrelsens föreskrifter om samverkan vid in- och utskrivning av patient i sluten vård.

2. Linder J. Vårdplanering med hjälp av video jämfört med ordinarie vårdplanering. För- och nackdelar ur patientens/brukarens perspektiv. FOU Fyrbodal.