CTY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN

THÉP TIẾN LÊN

-------oo0oo--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số :........../2020/QĐ-HĐQT Biên Hoà, Ngày 30 Tháng 05 Năm 2020

QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÉP TIẾN LÊN

Căn cứ Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Luật chứng khoán số 70/2006/QH11 ngày 29 tháng 06 năm 2006 và

Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật chứng khoán số 62/2010 ngày 24 tháng

11 năm 2010;

Căn cứ vào điểm c, điểm h, khoản 3, Điều 27 của Điều lệ công ty cổ phần tập

đoàn thép Tiến Lên được đại hội đồng cổ đông thông qua vào ngày 18/07/2018 quy

định về nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng quản trị;

Căn cứ biên bản họp Đại hội đồng cổ đông thường niên công ty cổ phần tập

đoàn thép Tiến Lên ngày 30/05/2020. Về việc Ban hành quy chế quản lý tài chính

tập đoàn năm 2020;

Xét đề nghị của Ông/Bà tổng giám đốc công ty cổ phần tập đoàn thép Tiến

Lên;

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

QUYẾT ĐỊNH;

ĐIỀU I : Nay ban hành quy chế quản lý tài chính của công ty cổ phần tập

đoàn thép Tiến Lên

ĐIỀU II : PHẠM VI VÀ THỜI GIAN ÁP DỤNG

- Đối với các đơn vị trực thuộc : Văn phòng tập đoàn, Văn phòng đại diện,

Chi nhánh, cửa hàng, trung tâm áp dụng từ ngày 01/06/2020.

2

- Đối với các công ty con : Công ty TNHH Sản xuất và Thương Mại Đại

Phúc; Công ty TNHH thép Tây Nguyên, Công ty TNHH MTV thép Phúc Tiến,

Công ty TNHH Sản xuất và Thương Mại Phúc Tiến Hưng Yên, Công ty TNHH

Phúc Tiến Hải Phòng áp dụng từ ngày 01/06/2020.

- Đối với công ty liên kết : Công ty cổ phần thép Bắc Nam áp dụng từ ngày

01/06/2020.

ĐIỀU III : Các Ông, Bà trong Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban tổng

giám đốc, Ban Giám đốc điều hành và các truởng phòng ban chức năng căn cứ

quyết định thi hành;

Nơi gởi : - Như điều III - HĐQT ( Thay báo cáo ) - Ban kiểm soát ( để kiểm soát ) - Phòng TC-KT - Lưu văn thư.

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH

MỤC LỤC

CHƯƠNG I : NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG ................................................................................. 5

Điều 1: Các căn cứ pháp lý ........................................................................................................... 5

Điều 2 : Các chữ viết tắt ............................................................................................................... 6

Điều 3. Giải thích từ ngữ .............................................................................................................. 7

Điều 4: Phạm vi điều chỉnh .......................................................................................................... 8

Điều 5: Công ty và các đơn vị hạch toán phụ thuộc ..................................................................... 8

Điều 6: Cơ quan quản lý ............................................................................................................... 9

Điều 7: Tổ chức bộ máy Tài chính - kế toán của Công ty mẹ ...................................................... 9

CHƯƠNG II : CHẾ ĐỘ TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY ................................................................ 13

Mục I : QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VỐN VÀ TÀI SẢN .................................................................... 13

Điều 8: Vốn của công ty ............................................................................................................. 13

Điều 9: Nguyên tắc bảo toàn vốn trong việc sử dụng vốn và các quỹ ....................................... 14

Điều 10: Điều hoà vốn, điều chuyển tài sản ............................................................................... 15

Điều 11: Huy động vốn .............................................................................................................. 16

Điều 12: Hoạt động đầu tư và các hình thức đầu tư ................................................................... 16

Điều 13: Thẩm quyền quyết định và ký kết các hợp đồng kinh tế ............................................. 17

Điều 14: Cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản .............................................................................. 18

Điều 15: Nhượng bán, thanh lý tài sản ....................................................................................... 18

Điều 16: Trích khấu hao TSCĐ .................................................................................................. 19

Điều 17: Đánh giá lại tài sản ...................................................................................................... 19

Điều 18: Xử lý tổn thất ............................................................................................................... 20

Điều 19: Quản lý công nợ .......................................................................................................... 20

Mục II : QUẢN LÝ DOANH THU, THU NHẬP KHÁC VÀ CHI PHÍ KINH DOANH ............ 21

Điều 20: Doanh thu - Thu nhập khác ......................................................................................... 21

B. QUẢN LÝ CHI PHÍ .................................................................................................................. 23

Điều 21: Chi phí Công ty ........................................................................................................... 23

Điều 22: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý ............................................................................ 25

Điều 23: Hoa hồng môi giới ....................................................................................................... 25

Điều 24: Hoa hồng cho các đại lý .............................................................................................. 26

Điều 25: Định mức kinh tế - kỹ thuật ......................................................................................... 26

Điều 26: Chi phí khấu hao tài sản cố định.................................................................................. 28

Điều 27: Chi phí tiền lương và các khoản có tính chất tiền lương ............................................. 29

Điều 28: Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm tai nạn nghề nghiệp, Kinh phí công đoàn........................................................................................................ 29

Điều 29: Chi phí dịch vụ mua ngoài ........................................................................................... 30

Điều 30: Chi phí bằng tiền khác ................................................................................................. 32

Điều 31. Thanh toán tiền chi phí đi lại ....................................................................................... 32

Điều 32: Các khoản chi không được tính vào chi phí hoạt động kinh doanh ............................ 35

Điều 33: Tính giá thành sản phẩm dịch vụ ................................................................................. 36

Mục III : LỢI NHUẬN VÀ TRÍCH LẬP CÁC QUỸ ................................................................... 36

Điều 34: Lợi nhuận ..................................................................................................................... 36 Điều 35: Phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ ..................................................................... 37

Điều 36: Trình tự và thời điểm trích lập các quỹ ....................................................................... 41

Điều 37: Mục đích sử dụng các quỹ ........................................................................................... 41

1. Quỹ đầu tư phát triển ( TK 41401 ) : .................................................................................. 41

2. Quỹ dự phòng về tiền công, tiền lương ( TK41801 ): ........................................................ 41

3. Các khoản dự phòng khác ( TK 41802 ) : .......................................................................... 41

4

4. Quỹ khen thưởng, phúc lợi: ................................................................................................ 42 5. Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty ( TK3534 ) được dùng để: ............................. 43 6. Cơ chế điều hòa các quỹ : ................................................................................................... 43

Mục IV : CÔNG TÁC KẾ TOÁN, THỐNG KÊ, KIỂM TOÁN ................................................... 43 Điều 38: Chấp hành chế độ Kế toán Thống kê ........................................................................... 43 Điều 39: Báo cáo Tài chính ........................................................................................................ 43 Điều 40: Kế hoạch tài chính ....................................................................................................... 46 Điều 41. Tạm ứng tiền mặt ......................................................................................................... 46 Điều 42. Quản lý, sử dụng tài khoản tiền gửi ngân hàng ........................................................... 47

CHƯƠNG III : ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ............................................... 48 Điều 43: Dự án đầu tư ................................................................................................................ 48 Điều 44: Phê duyêt dự án đầu tư ................................................................................................ 48 Điều 45: Lập dự án đầu tư .......................................................................................................... 49 Điều 46: Đấu thầu, chào hàng cạnh tranh và thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu, chào hàng cạnh tranh ................................................................................................................................... 49

CHƯƠNG IV : HUY ĐỘNG VỐN................................................................................................ 49 Điều 47: Quyết định huy động vốn ............................................................................................ 50 Điều 48: Huy động vốn từ phát hành thêm cổ phiếu .................................................................. 50 Điều 49: Huy động vốn bằng cách phát hành trái phiếu ............................................................ 51 Điều 50: Huy động vốn bằng vay tín dụng................................................................................. 53

CHƯƠNG VI : PHÊ DUYỆT VÀ PHÂN CẤP UỶ QUYỀN DUYỆT CÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH ........................................................................................................................ 53

Điều 51: Chứng từ gốc của kế toán ............................................................................................ 53 CHƯƠNG V : PHÂN CẤP UỶ QUYỀN CHO CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÔNG TY ....... 54

Điều 52: Cấp vốn lưu động cho đơn vị trực thuộc ..................................................................... 54 Điều 53: Phân cấp cho các đơn vị trực thuộc ............................................................................. 55 Điều 54: Các khoản chi phí khác ................................................................................................ 55

CHƯƠNG VII : ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH ................................................................................ 55 Điều 55: Tổ chức thực hiện ........................................................................................................ 55 Điều 56: Hiệu lực thi hành ......................................................................................................... 55 Điều 57: Phạm vi áp dụng .......................................................................................................... 56 Điều 58: Sửa đổi, bổ sung .......................................................................................................... 56

5

QUY CHẾ

QUảN LÝ TÀI CHÍNH

Công ty Cổ phần tập đoàn thép Tiến Lên

(Ban hành kèm theo Quyết định số .....…/2020/HĐQT ngày 30 tháng 05 năm 2020 của Chủ tịch hội đồng quản trị Công ty Cổ phần tập đoàn thép Tiến Lên)

CHƯƠNG I : NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Các căn cứ pháp lý

- Căn cứ Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014;

- Căn cứ Luật chứng khoán số 70/2006/QH11 ngày 29 tháng 06 năm 2006 và

Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật chứng khoán số 62/2010 ngày 24 tháng

11 năm 2010;

- Luật Kế toán đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

khoá XIII, kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 20 tháng 11 năm 2015;

- Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 Quy định một số điều của luật

kế toán;

- Thông tư 162/2015/TT-BTC ngày 26 tháng 10 năm 2015 Hướng dẫn việc

chào bán chứng khoán ra công chúng, chào bán cổ phiếu để hoán đổi, phát hành

thêm cổ phiếu, mua lại cổ phiếu, bán cổ phiếu quỹ và chào mua công khai cổ phiếu

- Nghị định 163/2018/NĐ-CP ngày 04 tháng 12 năm 2018 quy định về phát

hành trái phiếu doanh nghiệp

- Luật thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12 ngày 03 tháng 6 năm 2008 được

sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 31/2013/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2013; Luật số

71/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014 và Luật số 106/2016/QH13 ngày 06

tháng 4 năm 2016 của Quốc hội sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế giá trị

gia tăng, Luật thuế tiêu thụ đặc biệt và Luật quản lý thuế;

- Luật thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 03 tháng 6 năm

2008, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2013

sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp;

6

- Điều lệ Công ty cổ phần tập đoàn thép Tiến Lên được Đại hội đồng cổ đông

thông qua vào ngày 18 tháng 07 năm 2018 và các quy chế quản lý nội bộ của Công

ty.

Điều 2 : Các chữ viết tắt

- CÔNG TY : Công ty cổ phần tập đoàn thép Tiến Lên

- UBCKNN : Ủy ban chứng khoán Nhà nước.

- SGDCKHCM/HOSE : Sở giao dịch chứng khoán TP. Hồ Chí Minh

- VSD : Trung tâm lưu ký chứng khoán Việt Nam.

- HĐQT : Hội đồng quản trị.

- BKS : Ban Kiểm soát.

- TGĐ : Tổng Giám đốc.

- KTT : Kế toán trưởng.

- BCTC : Báo cáo tài chính.

- BCTC-HN : Báo cáo tài chính hợp nhất.

- CĐL : Cổ đông lớn.

- CPQ : Cổ phiếu quỹ.

- ĐHĐCĐ : Đại hội đồng cổ đông.

- GCNĐKDN : Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

- CTĐC : Công ty đại chúng.

- NY : Niêm yết

- NNB : Người nội bộ.

- NCLQ : Người có liên quan.

- TĐC QML : Công ty đại chúng quy mô lớn.

- CTĐC NY : Công ty đại chúng niêm yết.

- BHXH : Bảo hiểm xã hội

- BHYT : Bảo hiểm y tế

- BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp

7

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Người nội bộ của công ty đại chúng là:

- Thành viên Hội đồng quản trị;

- Thành viên Ban kiểm soát/Kiểm soát viên, thành viên Ban kiểm toán nội

bộ;

- Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc hoặc các chức danh quản lý tương

đương do Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị bổ nhiệm; cá nhân giữ

chức danh quản lý khác có thẩm quyền nhân danh công ty ký kết giao dịch của

công ty theo quy định tại Điều lệ hoạt động công ty;

- Giám đốc bán hàng hoặc Trưởng phòng kinh doanh-Tiếp thị;

- Giám đốc đầu tư hoặc Trưởng phòng kế hoạch-Đầu tư ;

- Giám đốc nhân sự hoặc Trưởng phòng hành chính-Nhân sự;

- Giám đốc cửa hàng, chi nhánh hoặc Trưởng chi nhánh, Cửa hàng trưởng;

- Trưởng văn phòng đại diện trong nước và ngoài nước;

- Bộ phận công nghệ thông tin

- Giám đốc Tài chính, Kế toán trưởng, Trưởng phòng tài chính kế toán,

người phụ trách kế toán;

- Người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền công bố thông tin.

2. Người có liên quan là : Cá nhân, tổ chức có quan hệ với nhau trong các

trường hợp sau đây:

- Doanh nghiệp và người nội bộ của doanh nghiệp đó;

- Doanh nghiệp và tổ chức, cá nhân sở hữu trên 10% số cổ phiếu có quyền

biểu quyết hoặc vốn góp của doanh nghiệp đó;

- Tổ chức, cá nhân mà trong mối quan hệ với tổ chức, cá nhân khác trực

tiếp, gián tiếp kiểm soát hoặc bị kiểm soát bởi tổ chức, cá nhân đó hoặc cùng với

tổ chức, cá nhân đó chịu chung một sự kiểm soát;

- Cá nhân và bố đẻ, mẹ đẻ, bố nuôi, mẹ nuôi, bố chồng, mẹ chồng, bố vợ,

mẹ vợ, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, anh ruột, chị ruột, em ruột,

anh rể, em rể, chị dâu, em dâu của cá nhân đó;

- Quan hệ hợp đồng trong đó một tổ chức, cá nhân là đại diện cho tổ chức,

8

cá nhân kia;

- Tổ chức, cá nhân khác là người có liên quan theo quy định của Luật

Doanh nghiệp.

3. Điều hoà các quỹ là : Sự điều tiết các Quỹ được trích từ lợi nhuận sau

thuế từ nơi thừa sang nơi thiếu. Từ nơi chưa cần sử dụng sang nơi cần sử dụng do

ĐHĐCĐ uỷ quyền cho HĐQT sử dụng và báo cáo ĐHĐCĐ vào kỳ họp gần nhất.

Điều 4: Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế tài chính này điều chỉnh các hoạt động trong công tác quản lý

vốn, tài sản và kế toán tài chính và đầu tư của Công ty cổ phần tập đoàn thép Tiến

Lên;

2. Công tác quản lý vốn, tài sản và tài chính - kế toán của các đơn vị hạch

toán phụ thuộc của Công ty và bao gồm các Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Cửa

hàng, ... (nếu có) được điều chỉnh theo một quy định riêng phù hợp với điều kiện cụ

thể của từng địa phương nhưng không được trái với những điều có liên quan

trong Quy chế tài chính này.

Điều 5: Công ty và các đơn vị hạch toán phụ thuộc

1. Công ty cổ phần tập đoàn thép Tiến Lên (sau đây gọi tắt là Công ty thép

Tiến Lên) là Công ty được thành lập mới, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp 2014,

có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập. Công ty có trách nhiệm bảo toàn,

phát triển và sử dụng có hiệu quả vốn và các nguồn lực khác; có các quyền và

nghĩa vụ dân sự; tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm

vi vốn điều lệ của Công ty; có bảng cân đối tài khoản riêng; được lập các quỹ theo

Luật Doanh nghiệp, Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty (sau đây gọi tắt là

Điều lệ Công ty) và Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

2. Công ty thép Tiến Lên có các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc

(sau đây gọi tắt là “Đơn vị trực thuộc”) là:

a. Cửa hàng kinh doanh kim khí số 2 (A16C Xa lộ Hà Nội , Khu phố 5,

phường Tân Hiệp, TP Biên Hoà, Đồng Nai );

b. Cửa hàng kinh doanh ô tô ( A19 Xa lộ Hà Nội, Khu phố 5, phường Tân

Hiệp, TP Biên Hoà, Đồng Nai );

c. Trung tâm tư vấn thiết kế ( A16E Xa lộ Hà Nội, Khu phố 5, phường Tân

Hiệp, TP Biên Hoà, Đồng Nai );

9

d. Trạm sửa chữa ô tô (D17 , Khu phố 5, phường Tân Hiệp, TP Biên Hoà,

Đồng Nai );

đ. Chi nhánh Trung tâm vật liệu xây dựng tại Long Thành

3. Công ty thép Tiến Lên có các công ty con hạch toán độc lập (sau đây

gọi tắt là “Công ty con”) là:

a. Công ty TNHH Sản xuất và thương mại Đại Phúc.

b. Công ty TNHH thép Tây Nguyên.

c. Công ty TNHH MTV thép Phúc Tiến.

d. Công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến Hưng Yên.

đ. Công ty TNHH Phúc Tiến Hải Phòng

4. Công ty thép Tiến Lên có công ty liên kết hạch toán độc lập (sau đây

gọi tắt là “Công ty liên kết”) là:

a. Công ty cổ phần thép Bắc Nam

5. Công ty mẹ giao vốn và các nguồn lực khác cho các Công ty con, Công ty

liên kết thuộc phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của từng công ty và phương án sử

dụng vốn được Hội đồng quản trị công ty mẹ phê duyệt;

6. Công ty con và Công ty liên kết chịu trách nhiệm trước Công ty mẹ về

hiệu quả sử dụng vốn và các nguồn lực được giao.

Điều 6: Cơ quan quản lý

1. Công ty chịu sự kiểm tra, thanh tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà

nước đối với doanh nghiệp về hoạt động tài chính theo quy định của Pháp luật;

2. Đơn vị trực thuộc chịu sự kiểm tra, thanh tra, giám sát của Công ty và các

cơ quan quản lý Nhà nước đối với doanh nghiệp về hoạt động tài chính theo quy

định của Pháp luật và các quy định của Công ty mẹ

Điều 7: Tổ chức bộ máy Tài chính - kế toán của Công ty mẹ

1. Căn cứ Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP được Chính phủ ban

hành ngày 30/12/2016 quy định một số điều của luật kế toán, bộ máy kế toán của

Công ty thép Tiến Lên ( Công ty mẹ ) được tổ chức là Phòng Tài chính - Kế toán.

2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty mẹ

10

a. Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm theo đề nghị của

Tổng giám đốc.

b. Các kế toán viên giúp việc cho Kế toán trưởng

c. Thủ quỹ

3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Kế toán trưởng :

a. Kế toán trưởng thực hiện chức năng chỉ đạo, kiểm tra công tác quản lý tài

chính và kế toán - thống kê theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu quản trị nội

bộ của Công ty mẹ; Thực hiện chức năng phối hợp với các phòng ban trong Công

ty, đại diện cho phòng tài chính – Kế toán trong việc đối nội và đối ngoại với ngân

hàng, thuế, kiểm toán, ban kiểm soát và công ty khi được uỷ quyền. Chỉ đạo và

hướng dẫn về mặt nghiệp vụ đối với các đơn vị trực thuộc, các công ty con, công ty

liên kết

b. Để thực hiện các chức năng trên, Kế toán trưởng có những nhiệm vụ

sau:

- Tham mưu cho Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị những phương án

huy động và sử dụng vốn;

- Hướng dẫn việc lập, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế

toán trong tất cả các bộ phận thuộc Công ty ;

- Phân công và hướng dẫn công việc cho các kế toán viên trong Công ty mẹ

và các đơn vị trực thuộc.

- Đảm bảo công tác hạch toán kế toán trong Công ty mẹ theo đúng quy định

các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành;

- Kiểm tra, giám sát mọi khoản thu, chi trong Công ty mẹ;

- Quản lý, theo dõi các nguồn vốn và tài sản: Soạn thảo và định kỳ xem xét

lại các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng của phòng tài chính-kế toán.

- Hướng dẫn các kế toán viên trong phòng tài chính-kế toán áp dụng các

tiêu chuẩn trong Hệ thống quản lý chất lượng (ISO) khi công ty triển khai.

- Tổ chức công tác Kiểm toán và quyết toán thuế hàng năm và giữa niên độ;

- Xây dựng chiến lược tài chính đề án phát hành các loại Cổ phiếu của Công

ty ra công chúng và tổ chức thực hiện, chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn khi đề án

được phê duyệt;

11

- Quản lý, sử dụng và bảo mật chứng từ, chương trình phần mềm kế toán;

Phần mềm hoá đơn điện tử; Phần mềm quản lý cổ đông; Phần mềm FBO;

- Kiểm tra cuối cùng và ký các chứng từ thu chi, báo cáo tài chính, báo cáo

hợp nhất, các bảng lương, thưởng, báo cáo thuế hàng tháng, hồ sơ xin hoàn thuế,

quyết toán thuế hàng năm và báo cáo kết quả kiểm kê, kiểm toán trước khi trình

Tổng giám đốc ký duyệt;

- Thẩm định về hiệu quả kinh tế của các dự án đầu tư theo sự chỉ đạo của

Tổng giám đốc;

- Cùng Tổng giám đốc giải trình những vấn đề liên quan đến chế độ, chính

sách tài chính, kế toán thống kê, kiểm toán trước cơ quan thuế, thanh tra, kiểm tra,

điều tra theo quy định của Pháp luật;

- Đăng ký chữ ký để giao dịch tài khoản của Công ty tại ngân hàng;

- Dự thảo, kiểm tra và trình Tổng giám đốc ký các văn bản gửi ngân hàng,

báo cáo thống kê định kỳ, các văn bản yêu cầu thanh toán, đối chiếu công nợ hàng

tháng, quý, năm.

c. Để thực hiện những nhiệm vụ trên, Kế toán trưởng có những quyền

hạn sau:

- Toàn quyền điều hành các nhân viên thuộc phòng Tài chính - Kế toán Công

ty và các nhân viên kế toán tại các đơn vị trực thuộc của Công ty;

- Kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả công việc của các nhân viên thuộc lĩnh

vực Tài chính - Kế toán của Công ty ;

- Được quyết định các vấn đề liên quan đến công tác Tài chính - Kế toán theo

sự phân công của Tổng giám đốc (hoặc Phó tổng giám đốc được Tổng giám đốc uỷ

quyền).

- Đề xuất với Tổng giám đốc về số lượng, cơ cấu nhân sự cần tuyển dụng và

tham gia đánh giá các nhân viên trước khi tuyển dụng cho Phòng Tài chính - Kế

toán Công ty trong từng thời kỳ;

- Đề nghị với Tổng giám đốc về việc nâng lương, nâng bậc, khen thưởng, kỷ

luật, buộc thôi việc đối với nhân viên phòng Tài chính - Kế toán của Công ty và Kế

toán trưởng/kế toán viên tại các đơn vị trực thuộc.

12

- Thừa lệnh Tổng Giám đốc, báo cáo, giải trình về tình hình tài chính và hiệu

quả kinh doanh của Công ty trước Hội đồng quản trị;

4. Các Kế toán viên thuộc Phòng Tài chính - Kế toán nằm dưới sự chỉ

đạo trực tiếp của Kế toán trưởng.

Nhiệm vụ và quyền hạn của từng kế toán viên do Kế toán trưởng phân công

sao cho đảm bảo được hiệu quả công tác hạch toán kế toán trong Công ty và phải

phù hợp với các quy chế chung trong Công ty.

5. Thủ quỹ có các nhiệm vụ sau:

- Thủ quỹ chịu toàn bộ trách nhiệm trước Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc

về việc quản lý quỹ tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý và các

giấy tờ khác như trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu, lệnh phiếu, séc, thẻ tín dụng... của

Công ty ;

- Trong mọi trường hợp, các khoản tiền mặt Việt Nam, tiền mặt là ngoại tệ

(nếu có), vàng, bạc, đá quý (nếu có) và các giấy tờ có giá trị khác như trái phiếu, cổ

phiếu, hối phiếu, lệnh phiếu, séc, thẻ tín dụng... của Công ty đều phải để trong két

sau khi làm thủ tục thu nhận;

- Thủ quỹ là người duy nhất trong Công ty được quản lý khóa két và mở két;

- Thủ quỹ không được chi tiền và chuyển giao vàng, bạc, đá quý và các giấy

tờ có giá trị khác.... cho bất kỳ ai và trong bất cứ trường hợp nào nếu không có

chứng từ bằng văn bản đã được ký duyệt của Tổng Giám đốc và Kế toán trưởng;

- Thủ quỹ không được đưa vào Két tiền của bản thân hoặc tiền tạm gửi của

bất kỳ cá nhân nào;

- Thủ quỹ phải thực hiện kiểm kê, đối chiếu hàng ngày giữa số tồn quỹ theo

sổ Kế toán quỹ tiền mặt và số tồn thực tế trong két. Trong mọi trường hợp, nếu số

tồn thực tế trong két nhỏ hơn số tồn quỹ trên sổ quỹ tiền mặt đã được Kế toán

trưởng xác nhận, thủ quỹ đều phải bồi thường. Nếu số tiền mặt tồn thực tế trong két

lớn hơn số tồn trong sổ quỹ tiền mặt, phần chênh lệch Công ty tạm thời quản lý và

giải quyết sau khi đã xác minh.

- Thủ quỹ có trách nhiệm kiểm tra bảo đảm cho số tiền mặt Việt Nam, tiền

mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý và các giấy tờ có giá không bị rách, nát, hư hỏng

hoặc quá hạn sử dụng. Nếu để xảy ra những trường hợp trên, thủ quỹ phải bồi

thường tổn thất cho Công ty.

13

CHƯƠNG II : CHẾ ĐỘ TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY

Mục I : QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VỐN VÀ TÀI SẢN

Điều 8: Vốn của công ty

1. Vốn của Công ty bao gồm:

a. Vốn điều lệ của Công ty:

- Vốn điều lệ ban đầu của Công ty là : 1.021.106.210.000 đồng VN

- Việc điều chỉnh vốn điều lệ và cơ cấu vốn sở hữu nhằm đáp ứng nhu cầu

kinh doanh của Công ty phải được Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) chấp thuận;

- Khi điều chỉnh vốn điều lệ, Công ty phải công bố công khai số vốn điều lệ

mới theo quy định của Pháp luật;

- Vốn điều lệ chỉ được sử dụng để phục vụ kịp thời nhu cầu kinh doanh của

Công ty theo đúng với các quy định tại Điều lệ Công ty như: mua sắm tài sản cố

định, trang thiết bị cần thiết phục vụ hoạt động của Công ty; phát triển kỹ thuật

nghiệp vụ; thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh; mua cổ phiếu, trái phiếu

và các loại chứng khoán khác, góp vốn liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế;

các dự trữ cần thiết về động sản, bất động sản;

- Không sử dụng vốn điều lệ để chia cổ tức cho cổ đông dưới bất kỳ hình

thức nào. Trừ trường hợp được quy định tại điều 41, điều 51 Điều lệ tổ chức hoạt

động công ty.

b. Vốn huy động

- Phát hành trái phiếu, cổ phiếu, kể cả trường hợp cơ cấu lại nợ của Công ty

theo hình thức chuyển nợ thành vốn góp cổ phần theo thoả thuận giữa Công ty và

chủ nợ. Khi phát hành thêm cổ phiếu mới sẽ ưu tiên bán cho cổ đông Công ty theo

cổ phần hiện hữu trước khi bán ra ngoài, trừ khi có quyết định khác của Đại hội

đồng cổ đông.

- Vốn vay ngân hàng, các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân

trong và ngoài nước, những khoản vay khác chưa đến kỳ hạn trả.

c. Vốn góp liên doanh, liên kết, tiếp nhận đầu tư;

d. Vốn tự bổ sung trích từ lợi nhuận sau thuế và các quỹ trích lập bao gồm:

Quỹ dự phòng tài chính , quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng phúc lợi, quỹ bổ

14

sung thu nhập, quỹ thưởng cho người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên,... Đây

là nguồn vốn tích luỹ từ lợi nhuận không chia là bộ phận lợi nhuận được sử dụng

để tái đầu tư, mở rộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

e. Nợ phải trả khách hàng, nhà cung cấp, công nhân viên, ngân sách Nhà

nước nhưng chưa đến hạn thanh toán;

f. Vốn thu hồi từ việc Công ty nhượng bán hoặc thanh lý các tài sản cố định,

tài sản lưu động không cần dùng, lạc hậu về kỹ thuật để sử dụng cho mục đích sản

xuất kinh doanh có hiệu quả hơn;

g. Có thể huy động vốn bằng những hình thức khác theo quy định hiện hành

của Nhà nước, không trái với Điều lệ công ty và những quy định khác liên quan

trong Quy chế này.

2.Tổng Giám đốc thực hiện việc giao quyền quản lý, sử dụng vốn, tài sản

theo phương án được Hội đồng quản trị phê duyệt cho các đơn vị trực thuộc, phù

hợp với tính chất hạch toán tập trung của Công ty .

3.Công ty có quyền được điều chỉnh vốn theo từng thời kỳ, nhằm đáp ứng

nhu cầu kinh doanh của Công ty và bảo đảm quyền lợi của các cổ đông, bằng cách

phát hành cổ phiếu mới, các loại trái phiếu chuyển đổi hoặc không chuyển đổi hoặc

bằng các nguồn quỹ tích luỹ, sau khi được ĐHĐCĐ thông qua và các cấp có thẩm

quyền chấp thuận.

4.Trường hợp khi Công ty bị thua lỗ thì mọi cổ đông phải chịu giảm giá trị

phần vốn góp theo tỷ lệ giảm vốn tương ứng với tỷ lệ vốn góp, sau khi được

ĐHĐCĐ chấp thuận.

5. Công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác quản lý vốn và tài sản

theo đúng Luật kế toán và các chuẩn mực kế toán hiện hành. Mở sổ kế toán theo

dõi và phản ánh chính xác các nguồn vốn, công nợ, vốn bằng tiền, các khoản đầu tư

tài chính, các khoản thanh toán với các đơn vị, cá nhân, các quỹ bắt buộc theo quy

định hiện hành.

Điều 9: Nguyên tắc bảo toàn vốn trong việc sử dụng vốn và các quỹ

1. Công ty được sử dụng vốn và các quỹ của mình để phục vụ kịp thời nhu

cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn. Trong trường hợp sử

dụng vốn và quỹ khác với mục đích phát triển thì phải theo nguyên tắc hoàn trả.

15

Việc sử dụng vốn, quỹ để đầu tư, xây dựng phải chấp hành đầy đủ các quy định của

Nhà nước về quản lý đầu tư và xây dựng;

2. Công ty có nghĩa vụ ổn định và phát triển sản xuất kinh doanh, thực hiện

các biện pháp bảo toàn và phát triển vốn;

3. Thực hiện đúng chế độ quản lý sử dụng vốn và tài sản theo quy định tại

Điều lệ Công ty và các quy định hiện hành của Nhà nước;

4. Mua bảo hiểm tài sản theo quy định và hạch toán tiền mua bảo hiểm vào

chi phí kinh doanh;

5. Được hạch toán vào chi phí kinh doanh, chi phí hoạt động khác các khoản

dự phòng rủi ro sau đây:

a. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: là khoản dự kiến giảm giá vật tư, hàng

hoá tồn kho sẽ xảy ra trong kỳ kinh doanh tiếp theo.

b. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi: là dự kiến các khoản công nợ

không có khả năng thu hồi được trong tổng số nợ phải thu của Công ty;

c. Dự phòng các khoản giảm giá chứng khoán trong hoạt động tài chính;

Việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng nêu tại Điều này theo hướng

dẫn của Bộ Tài Chính.

6. Công ty được phép sử dụng lãi năm sau để bù lỗ các năm trước, được hạch

toán một số thiệt hại (trong trường hợp bất khả kháng như thiên tai, hoả hoạn, dịch

bệnh…) vào chi phí hoặc kết quả kinh doanh theo quy định của Luật quản lý thuế,

Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp.

Điều 10: Điều hoà vốn, điều chuyển tài sản

1. Việc điều hoà vốn và tài sản giữa các công ty thành viên ( công ty con,

công ty liên kết), Đơn vị trực thuộc (Văn phòng đại diện, chi nhánh, cửa hàng,

trung tâm kinh doanh, ... ) từ nơi thừa sang nơi thiếu tương ứng với nhiệm vụ kinh

doanh từng thời kỳ do Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt phương án

và ra quyết định điều động theo nguyên tắc ghi tăng, giảm số vốn, tài sản sử dụng

hợp lý, có hiệu quả vốn trong phạm vi Công ty, không để xảy ra tổn thất.

2. Tổng Giám đốc quyết định điều chuyển vốn tài sản giữa các đơn vị trực

thuộc có giá trị hoặc nguyên giá đến dưới 10% giá trị Tổng tài sản của Công ty ghi

16

trong báo cáo tài chính gần nhất nhưng cũng không được quá 50 tỷ đồng, các

trường hợp khác, Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt.

Điều 11: Huy động vốn

1. Công ty được quyền huy động vốn dưới mọi hình thức theo quy định của

pháp luật như : Vay vốn từ ngân hàng, các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, tổ chức,

cá nhân trong và ngoài nước, phát hành cổ phiếu, trái phiếu, khoản vay khác để

phục vụ nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh.

2. Tổng Giám Đốc trình các quyết định về chủ trương, kế hoạch, hạn mức

vay vốn hàng năm để đầu tư phát triển lên Hội đồng quản trị phê duyệt, trừ những

trường hợp khác quy định trong Điều lệ Công ty.

3. Công ty phải chịu trách nhiệm về mục đích và hiệu quả sử dụng vốn huy

động, hoàn trả vốn và lãi theo đúng cam kết trong hợp đồng huy động vốn;

4. Tổng giám đốc quyết định hợp đồng vay vốn có giá trị đến dưới 10% giá

trị tổng tài sản của Công ty ghi trong báo cáo tài chính gần nhất hoặc không vượt

quá 50 tỷ đồng, các trường hợp vay vốn khác cần phải có sự chấp thuận của

HĐQT.

5. Việc vay vốn nước ngoài của Công ty theo quy định hiện hành của Nhà

nước và theo Điều lệ Công ty.

Điều 12: Hoạt động đầu tư và các hình thức đầu tư

1. Công ty được quyền sử dụng vốn, tài sản thuộc quyền quản lý của Công ty

để đầu tư nhằm mục đích sinh lời. Việc đầu tư phải tuân thủ các quy định của pháp

luật và Điều lệ Công ty, bảo đảm nguyên tắc có hiệu quả và phát triển vốn, tăng thu

nhập mà không ảnh hưởng đến nhiệm vụ kinh doanh của Công ty;

2. Các hình thức đầu tư của Công ty:

a. Đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm mới máy móc, thiết bị thi công, dây

chuyền công nghệ, bản quyền và bí mật công nghệ để nâng cao năng lực mở rộng

sản xuất;

b. Mua trái phiếu, cổ phiếu, góp vốn liên doanh, liên kết với các doanh

nghiệp khác;

17

c. Góp vốn vào các dự án xây dựng - kinh doanh - chuyển giao (BOT); xây

dựng - chuyển giao - kinh doanh (BTO); xây dựng - chuyển giao (BT); hợp đồng

hợp tác kinh doanh (BCC);

d. Các hình thức đầu tư khác.

3. Hội đồng quản trị có quyền quyết định, phê duyệt các phương án, dự án

đầu tư trừ trường hợp có giá trị từ 50% giá trị tổng tài sản ghi trong báo cáo tài

chính gần nhất của Công ty trở lên thì phải được Đại hội đồng cổ đông phê duyệt.

4. Tổng Giám đốc được quyết định, phê duyệt các phương án đầu tư có giá

trị dưới 10% giá trị tổng tài sản của Công ty ghi trong báo cáo gần nhất, nhưng

không được quá 50 tỷ đồng.

Điều 13: Thẩm quyền quyết định và ký kết các hợp đồng kinh tế

1. Tổng giám đốc là người đại diện hợp pháp để ký các hợp đồng kinh tế

mua, bán, vay, cho vay, cung cấp dịch vụ, hàng hoá, các hợp đồng về hợp tác và

đầu tư và hợp đồng khác của Công ty ( Trên cơ sở giấy uỷ quyền hằng năm của

Chủ tịch HĐQT) . Trường hợp cần thiết, Tổng giám đốc có thể đề xuất chủ tịch

HĐQT uỷ quyền cho người khác ký hợp đồng kinh tế và chịu trách nhiệm trước

pháp luật về việc uỷ quyền của mình; Tổng giám đốc toàn quyền quyết định các

hợp đồng bán hàng hoá của Công ty bị giới hạn về giá trị là dưới 50 tỷ đồng.

2. Tổng giám đốc được quyền quyết định các hợp đồng kinh tế có giá trị đến

dưới 10% giá trị tổng tài sản của Công ty ghi trong báo cáo tài chính gần nhất hoặc

dưới 100 tỷ đồng. Các trường hợp khác Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê

duyệt hợp đồng trước khi ký. Trường hợp hợp đồng bán tài sản, đầu tư của Công ty

có giá trị từ 50% giá trị tổng tài sản trở lên của Công ty ghi trong báo cáo tài chính

gần nhất phải được sự chấp thuận của ĐHĐCĐ.

3. Giám đốc điều hành các Đơn vị trực thuộc được quyền ký kết các hợp

đồng kinh tế theo uỷ quyền của Tổng giám đốc Công ty.

4. Ngoài các quy định trên, một số loại Hợp đồng phải có sự chấp thuận

thuộc Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông Công ty theo quy định tại Điều 21

của Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty ( Các giao dịch mua bán tài sản của Công

ty hoặc các chi nhánh thực hiện có giá trị từ 35% trở lên Tổng giá trị tài sản của

Công ty tính theo Báo cáo tài chính gần nhất được kiểm toán được thông qua khi có

từ 65% tổng số phiếu bầu trở lên của các cổ đông có quyền biểu quyết, có mặt trực

18

tiếp hoặc thông qua đại diện được uỷ quyền tại Đại hội đồng cổ đông. Các nghị

quyết của Đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng 100% tổng số cổ phần có

quyền biểu quyết là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả khi trình tự thủ tục thông qua

nghị quyết đó không được thực hiện đúng như quy định )

Điều 14: Cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản

1. Công ty có quyền cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản thuộc quyền quản lý

của Công ty (trừ những tài sản đi thuê, đi mượn, giữ hộ, nhận thế chấp; những tài

sản đi thuê, đi mượn nếu được bên cho thuê, cho mượn đồng ý, Công ty có thể cho

thuê lại) để nâng cao hiệu suất sử dụng, tăng thu nhập, Công ty phải thực hiện theo

dõi và thu hồi tài sản trên khi hết hạn.

2. Đối với tài sản cho thuê hoạt động, Công ty vẫn phải trích khấu hao theo

chế độ quy định.

3. Hội đồng quản trị uỷ quyền Tổng giám đốc quyết định cho thuê những tài

sản có nguyên giá dưới 50 tỷ đồng; các trường hợp khác do Tổng giám đốc trình

Hội đồng quản trị phê duyệt.

4. Hội đồng quản trị uỷ quyền Tổng giám đốc quyết định cầm cố, thế chấp

vay vốn hoặc bảo lãnh tại các tổ chức tín dụng theo đúng trình tự, thủ tục quy định

của Pháp luật đối với những tài sản có nguyên giá dưới 50 tỷ đồng; các trường hợp

khác do Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt.

Điều 15: Nhượng bán, thanh lý tài sản

1. Công ty được nhượng bán các tài sản không cần dùng, lạc hậu về kỹ thuật

để thu hồi vốn sử dụng cho mục đích kinh doanh có hiệu quả hơn; đối với những tài

sản kém, mất phẩm chất; tài sản bị hư hỏng không có khả năng phục hồi; tài sản lạc

hậu về kỹ thuật không có nhu cầu sử dụng hoặc sử dụng không có hiệu quả và

không thể nhượng bán nguyên trạng được Công ty có quyền thanh lý.

2. Tổng giám đốc quyết định nhượng bán, thanh lý đối với những tài sản là

nguyên vật liệu, công cụ lao động thuộc tài sản lưu động; tài sản cố định có nguyên

giá đến 50 tỷ đồng và giá trị còn lại tối đa bằng 50% nguyên giá. Trường hợp khác,

phải trình Hội đồng quản trị phê duyệt trước khi quyết định. Trường hợp bán tài sản

có giá trị đến 50% giá trị tổng tài sản của Công ty ghi trong báo cáo tài chính gần

nhất thì phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua.

19

3. Khi nhượng bán, thanh lý Công ty phải lập hội đồng đánh giá thực trạng

về mặt kỹ thuật, thẩm định giá trị tài sản. Tài sản đem nhượng bán phải tổ chức đấu

giá, thông báo công khai. Nếu tài sản thanh lý dưới hình thức dỡ bỏ, huỷ, phải tổ

chức Hội đồng thanh lý tài sản do Tổng giám đốc Công ty quyết định.

4. Phụ tùng, phế liệu thu hồi được từ tài sản thanh lý nếu sử dụng cho sản

xuất kinh doanh, Công ty phải tổ chức đánh giá lại giá trị, Tổng giám đốc quyết

định giá trị tài sản thu hồi.

5. Khoản chênh lệch giữa số tiền thu được do nhượng bán, thanh lý tài sản

(kể cả giá trị phụ tùng, phế liệu thu hồi để dùng cho sản xuất kinh doanh) với giá trị

còn lại của tài sản và chi phí nhượng bán, thanh lý (nếu có) được hạch toán vào kết

quả kinh doanh của Công ty.

6. Trong thời hạn 03 ngày sau khi nhượng bán, thanh lý đối với những tài sản

dược phân cấp uỷ quyền quyết định, Tổng giám đốc phải báo cáo Hội đồng quản trị

bằng văn bản.

Điều 16: Trích khấu hao TSCĐ

1. Công ty thực hiện trích khấu hao tài sản cố định theo nguyên tắc mức trích

khấu hao phải bảo đảm bù đắp cả hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình của tài

sản, mức trích khấu hao tài sản cố định phải theo quy định của Bộ Tài Chính và

Nghị quyết của HĐQT Công ty. Trong trường hợp kinh doanh không có lãi thì

không được trích khấu hao nhanh TSCĐ. Toàn bộ khấu hao tài sản cố định được tái

đầu tư, thay thế, đổi mới tài sản cố định và sử dụng cho nhu cầu kinh doanh.

2. Việc sử dụng nguồn vốn khấu hao để đầu tư xây dựng cơ bản phải tuân

theo quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý đầu tư và xây dựng.

Điều 17: Đánh giá lại tài sản

1. Công ty thực hiện việc đánh giá lại tài sản trong các trường hợp sau:

a. Kiểm kê đánh giá lại tài sản trước khi lập báo cáo tài chính.

b. Kiểm kê đánh giá lại tài sản theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông;

c. Kiêm kê đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan Nhà nước có

thẩm quyền;

d. Dùng tài sản để liên doanh, liên kết, góp vốn vào các doanh nghiệp khác

(khi đem tài sản đi góp vốn và khi nhận tài sản về).

20

2. Việc hạch toán các khoản chênh lệch tăng hoặc giảm vốn do kiểm kê,

đánh giá lại tài sản do Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt.

Điều 18: Xử lý tổn thất

1. Khi xảy ra tổn thất (mất, hư hỏng làm giảm giá trị tài sản), đơn vị trực tiếp

sử dụng tài sản lập biên bản xác định rõ mức độ, nguyên nhân tổn thất, phương án

xử lý báo cáo Tổng giám đốc;

2. Tài sản tổn thất được xử lý như sau:

a. Tài sản tổn thất do nguyên nhân chủ quan của tập thể hoặc cá nhân thì

người gây ra tổn thất phải bồi thường theo quy định của Pháp luật;

b. Tài sản đã được mua bảo hiểm nếu bị tổn thất thì do các tổ chức bảo hiểm

bồi thường cho Công ty đối với các khoản thiệt hại, mất mát, thiếu hụt theo Hợp

đồng bảo hiểm;

c. Giá trị tổn thất sau khi đã bù đắp bằng tiền bồi thường của cá nhân, tập thể

của các tổ chức bảo hiểm nếu thiếu được bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính của

Công ty. Trường hợp nếu quỹ dự phòng tài chính không đủ bù đắp thì phần thiếu

được hạch toán vào chi phí bất thường trong kỳ;

d. Tổng giám đốc quyết định mức độ bồi thường đối với những tổn thất tài

sản có giá trị đến 5 tỷ đồng. Trường hợp khác, Tổng giám đốc quyết định xử lý

từng trường hợp cụ thể sau khi phương án xử lý đã được Hội đồng quản trị phê

duyệt;

3. Những tổn thất về tài sản do thiên tai, hoả hoạn hoặc do nguyên nhân

khách quan gây ra Công ty không thể khắc phục được thì Tổng Giám đốc lập

phương án xử lý trình Hội đồng quản trị phê duyệt;

4. Sau khi xử lý tổn thất tài sản, Công ty phải điều chỉnh lại sổ sách kế toán

theo quyết định xử lý và quy định của Bộ Tài chính

Điều 19: Quản lý công nợ

1. Công ty, các Đơn vị trực thuộc phải mở sổ sách theo dõi chi tiết các khoản

công nợ phải thu, phải trả trong và ngoài Công ty, các khoản phải thu phải trả giữa

Công ty và các Đơn vị trực thuộc;

2. Định kỳ (tháng, quý, năm) Công ty và các Đơn vị trực thuộc phải đối

chiếu, tổng hợp, phân tích tình hình công nợ phải thu; đặc biệt là các khoản nợ đến

21

hạn, quá hạn, các khoản nợ khó đòi; đối với các khoản nợ khó đòi, Công ty phải lập

hội đồng xử lý, xác định rõ số tiền không thể thu hồi, nguyên nhân, trách nhiệm của

tập thể, cá nhân và kiến nghị biện pháp xử lý;

3. Tổng giám đốc quyết định phương án xử lý các khoản nợ khó đòi có giá

trị đến 5 tỷ đồng với một khách nợ, tổng số dư nợ trong một lần xử lý không vượt

quá 20 tỷ đồng, các trường hợp khác Tổng giám đốc lập phương án xử lý trình Hội

đồng quản trị phê duyệt. Nếu các khoản nợ khó đòi là do nguyên nhân chủ quan

gây ra thì cá nhân, tập thể phải bồi thường. Chênh lệch giữa khoản nợ không thu

hồi được và khoản bồi hoàn trách nhiệm của tập thể, cá nhân (nếu có) được bù đắp

bằng khoản dự phòng nợ khó đòi. Nếu thiếu được bù đắp bằng Quỹ dự phòng tài

chính của Công ty, trường hợp Quỹ dự phòng tài chính cũng không đủ bù đắp thì

phần thiếu được hạch toán vào chi phí bất thường trong kỳ;

4. Đối với các khoản nợ thực sự không đòi được, Tổng giám đốc trình

phương án xử lý để Hội đồng quản trị phê duyệt cho phép xoá nợ. Giá trị thực tế

của khoản nợ không thu hồi được, Công ty hạch toán vào chi phí quản lý doanh

nghiệp. Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xoá nợ, Công ty vẫn phải

theo dõi trên sổ sách kế toán (tài khoản “nợ khó đòi đã xử lý” ngoài bảng cân đối

kế toán) trong thời hạn tối thiểu là năm năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi

nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ đi các chi phí có liên quan

đến việc thu hồi nợ, Công ty hạch toán vào thu nhập khác trong kỳ;

5. Trong thời hạn 3 ngày, sau khi xử lý các khoản nợ khó đòi được phân cấp

xử lý, Tổng giám đốc phải báo cáo Hội đồng quản trị bằng văn bản.

Mục II : QUẢN LÝ DOANH THU, THU NHẬP KHÁC VÀ CHI PHÍ

KINH DOANH

Điều 20: Doanh thu - Thu nhập khác

1. Doanh thu của công ty bao gồm:

a. Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh gồm: doanh thu cung cấp

sản phẩm dịch vụ, đó là toàn bộ doanh thu từ việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ

được khách hàng chấp nhận thanh toán (không phân biệt đã thu hay chưa thu được

tiền) bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm;

b. Thu nhập từ hoạt động tài chính: là doanh thu tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận

được chia và doanh thu hoạt động tài chính khác của Công ty. Bao gồm:

22

Tiền lãi: lãi tiền gửi, lãi cho vay, lãi bán hàng trả chậm (trừ lãi tiền vay

phát sinh từ nguồn vốn vay đầu tư xây dựng cơ bản), lãi bán hàng trả chậm, trả góp,

lãi đầu tư trái phiếu, tín phiếu và các loại chứng chỉ có giá trị khác; chiết khấu

thanh toán được hưởng do mua hàng hoá, dịch vụ.

Cổ tức, lợi nhuận được chia.

Thu nhập về hoạt động đầu tư mua, bán chứng khoán ngắn hạn, dài hạn.

Thu nhập về thu hồi hoặc thanh lý các khoản vốn góp liên doanh, đầu tư

vào công ty liên kết, đầu tư vào công ty con, đầu tư vốn khác.

Lãi tỷ giá hối đoái.

Chênh lệch lãi do bán ngoại tệ.

Chênh lệch lãi chuyển nhượng vốn.

Thu nhập về các hoạt động đầu tư khác.

Trường hợp khoản thu nhập nhận được là thu nhập được chia từ thu nhập

sau thuế của hoạt động góp vốn cổ phần, liên doanh, liên kết kinh tế thì cơ sở kinh

doanh nhận được khoản thu nhập không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.

c. Thu nhập từ cho thuê tài sản, cho người khác sử dụng tài sản;

2. Thu nhập khác là : khoản thu nhập khác (kể cả thu nhập bất thường)

ngoài lao động tạo ra doanh thu của Công ty, bao gồm:

a. Thu nhập từ nhượng bán, thanh lý tài sản;

b. Chênh lệch lãi do đánh giá lại vật tư, hàng hoá, tài sản cố định đưa đi góp

vốn liên doanh, đầu tư vào công ty liên kết, đầu tư dài hạn khác;

c. Thu nhập từ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền thuê đất;

d. Thu tiền được phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng;

e. Thu các khoản nợ khó đòi đã xử lý xoá sổ;

f. Các khoản thuế được ngân sách Nhà nước giảm hoặc hoàn lại (trừ thuế thu

nhập doanh nghiệp);

g. Thu các khoản nợ phải trả không xác định được chủ hoặc nguyên nhân từ

phía chủ nợ;

23

h. Các khoản tiền thưởng của khách hàng liên quan đến tiêu thụ hàng hoá,

sản phẩm dịch vụ không tính trong doanh thu nếu có;

i. Thu nhập quà biếu, quà tặng bằng tiền, hiện vật của các tổ chức, cá nhân

tặng Công ty;

j. Các khoản thu nhập của những năm trước bị bỏ sót hay quên ghi sổ kế

toán, năm nay mới phát hiện;

k. Hoàn nhập số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ phải thu khó

đòi không sử dụng hết; hoàn nhập số dư chi phí trích trước về bảo hành hàng hoá,

sản phẩm, công trình và hạng mục công trình khi hết thời hạn bảo hành; chi phí

trích trước về sửa chữa tài sản cố định lớn hơn số thực chi.

l. Các khoản thu nhập khác ngoài các khoản nêu trên.

2. Kế toán trưởng Công ty chịu trách nhiệm hạch toán tập trung doanh thu

của Công ty theo đúng các quy định hiện hành.

3. Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành các Đơn vị trực

thuộc chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Pháp luật về tính đúng đắn và hợp pháp

của các khoản doanh thu.

B. QUẢN LÝ CHI PHÍ

Chi phí của Công ty bao gồm chi phí của các đơn vị trực thuộc và chi phí

phát sinh tại Công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh, chi phí tài chính và các chi

phí khác. Các khoản chi phí phải theo đúng chế độ, định mức kinh tế kỹ thuật, đơn

giá được Tổng Giám đốc duyệt. Các khoản chi phí phải có chứng từ hoá đơn hợp

lý, hợp lệ theo quy định của Bộ Tài chính.

Điều 21: Chi phí Công ty

1. Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm các yếu tố:

a. Chi phí về vật tư ( Nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực);

b. Chi phí khấu hao TSCĐ;

c. Tiền lương và các khoản có tính chất lương (tiền lương, tiền công, phụ cấp

lương, trợ cấp thôi việc cho người lao động theo chế độ quy định);

d. Chi phí nghiên cứu khoa học công nghệ; sáng kiến, cải tiến; y tế; đào tạo

lao động nữ theo chế độ quy định; tài trợ cho giáo dục..);

24

e. Các khoản dự phòng theo chế độ quy định;

f. Chi phí cho lao động nữ và chi phí bảo hộ lao động;

g. Các khoản trích nộp theo quy định của Nhà nước như: bảo hiểm xã hội,

bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm tai nạn nghề

nghiệp;

h. Chi phí bảo vệ cơ sở kinh doanh, chi công tác phí ;

i. Chi tiêu thụ sản phẩm, bảo quản hàng hoá, sản phẩm;

j. Các khoản thuế; phí, lệ phí mà Công ty thực nộp vào ngân sách Nhà nước

theo pháp luật quy định về phí, lệ phí; tiền thuê đất phải nộp có liên quan đến hoạt

động sản xuất kinh doanh, dịch vụ (trừ thuế thu nhập doanh nghiệp) bao gồm: Thuế

xuất, nhập khẩu; thuế tiêu thụ đặc biệt; thuế giá trị gia tăng; thuế môn bài; Thuế tài

nguyên; thuế sử dụng đất nông nghiệp; thuế nhà đất; các khoản phí, lệ phí theo quy

định của pháp luật; tiền thuê đất;

k. Chi phí quảng cáo, tiếp tân, khánh tiết, chi phí giao dịch, chi phí hoa hồng

môi giới, chi hội nghị và các khoản chi phí khác có liên quan trực tiếp đến hoạt

động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ;

2. Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.

3. Chi phí tài chính bao gồm:

a. Chi phí lãi tiền vay;

b. Lỗ bán ngoại tệ;

c. Lỗ tỷ giá hối đoái đã thực hiện, do đánh giá lại cuối năm tài chính các

khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động kinh doanh;

d. Chiết khấu thanh toán cho người mua;

e. Các khoản lỗ do thanh lý, nhượng bán các khoản đầu tư;

f. Dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán;

g. Chi cho hoạt động góp vốn liên doanh, liên kết;

h. Các khoản chi phí của hoạt động đầu tư tài chính khác.

4. Chi phí khác bao gồm:

a. Chi phí khác : là chi phí phát sinh do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng

biệt với hoạt động thông thường trong Công ty, gồm:

25

Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ và giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý,

nhượng bán TSCĐ (nếu có);

Chênh lệch lỗ do đánh giá lại vật tư, hàng hoá, TSCĐ đưa đi góp vốn liên

doanh, đầu tư vào công ty liên kết, đầu tư dài hạn khác;

Tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế;

Bị phạt thuế, truy nộp thuế;

Các khoản chi phí khác.

b. Thuế thu nhập doanh nghiệp: được coi là chi phí của Công ty để xác định

lợi nhuận sau thuế.

Điều 22: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý

a. Chi phí bán hàng: bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ

sản phẩm, như chi phí tiền lương; các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán

hàng; tiếp thị; đóng gói; bảo quản; khấu hao tài sản cố định; chi phí vật liệu.....

b. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm: Các chi phí quản lý kinh doanh, chi

phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác có liên quan tới toàn bộ hoạt

động sản xuất kinh doanh, dịch vụ của doanh nghiệp, như tiền lương và các khoản

phụ cấp phải trả cho Ban giám đốc và nhân viên quản lý các phòng ban, chi phí vật

liệu dùng cho văn phòng, KHTSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp, các khoản thuế,

lệ phí, bảo hiểm; chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác chung cho toàn

doanh nghiệp như: lãi vay, dự phòng, phí kiểm toán, tiếp tân, tiếp khách, công tác

phí.....

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý Công ty trong năm được phân bổ vào

sản phẩm bán trong năm.

Điều 23: Hoa hồng môi giới

1. Khoản chi hoa hồng môi giới không được áp dụng cho khách hàng chỉ

định, các đại lý, các chức danh quản lý của Công ty, những nhân viên làm cung ứng

vật tư tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Mức hoa hồng môi giới trong nước được quy

định mức chi tối đa không quá 2% doanh thu (không bao gồm thuế) môi giới bán

được. Trường hợp môi giới cho các hợp đồng xuất khẩu sản phẩm, hàng hoá thì

mức chi hoa hồng tối đa không quá 1% doanh thu (không bao gồm thuế) môi giới

26

bán được. Trong trường hợp đặc biệt mức chi hoa hồng có thể căn cứ vào các tiêu

chí khác do HĐQT quyết định trên cơ sở mang lại lợi ích tối đa cho công ty.

2. Người nhận hoa hồng môi giới phải ký nhận trực tiếp trên phiếu chi tiền,

hoặc chứng từ chi phải ghi đủ họ tên và địa chỉ của người nhận

3. Tỷ lệ chi hoa hồng cụ thể, tuỳ theo hiệu quả của từng lô hàng, từng hợp

đồng, Tổng giám đốc quyết định tỷ lệ chi và phải chịu trách nhiệm về quyết định

của mình.

4. Công ty có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập không thường xuyên đối

với người nhận hoa hồng theo quy định của pháp luật.

Điều 24: Hoa hồng cho các đại lý

Khoản chi hoa hồng đại lý được xác định theo hợp đồng đại lý hoặc phụ lục

hợp đồng. Tỷ lệ hoa hồng cho từng đại lý do Tổng giám đốc quyết định và chịu

trách nhiệm, nhưng không vượt quá 2%/giá bán (không có thuế). Trong trường hợp

đặc biệt mức chi hoa hồng có thể căn cứ vào các tiêu chí khác do HĐQT quyết định

trên cơ sở mang lại lợi ích tối đa cho công ty.

Điều 25: Định mức kinh tế - kỹ thuật

Tổng giám đốc Công ty, Giám đốc điều hành các đơn vị trực thuộc, tổ chức

xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật trình Hội đồng quản trị phê duyệt. Việc

quản lý, hạch toán và xây dựng định mức được quy định cụ thể như sau:

1. Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực... (sau đây gọi tắt là chi phí

vật tư), phải được quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu:

a. Định mức tiêu hao vật tư: Bộ phận định mức và công nghệ căn cứ vào quy

trình công nghệ và tình hình tiêu hao thực tế vật tư của Công ty để xây dựng định

mức tiêu hao vật tư và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về tính chính

xác của các định mức đó.

b. Bộ phận này có trách nhiệm thường xuyên theo dõi, kiểm tra, phân tích

tình hình tiêu hao vật tư thực tế để báo cáo Tổng giám đốc có biện pháp điều chỉnh

kịp thời. Đồng thời đề xuất kịp thời biểu dương khen thưởng các trường hợp tiết

kiệm vật tư và chi phí khác. Mức khen thưởng do tiết kiệm vật tư và chi phí khác

thực hiện theo quy chế thưởng tiết kiệm vật tư, mức thưởng do Tổng giám đốc

quyết định nhưng tối đa không vượt quá 50% giá trị làm lợi, nguồn tiền thưởng

được trích từ nguồn lợi do tiết kiệm vật tư mang lại. Ngược lại nếu làm thiệt hại

27

không có lý do chính đáng thì phải bồi thường, mức bồi thường cụ thể (bao gồm

mức bồi thường và mức phạt) do Hội đồng kỷ luật đơn vị trực thuộc Công ty xem

xét trình Tổng giám đốc duyệt nhưng không thấp hơn 100% giá trị thiệt hại.

2. Hàng tháng, hàng quý căn cứ trên định mức tiêu hao vật tư đã được Tổng

giám đốc Công ty duyệt và sản lượng nhập kho đã được KCS, ISO kiểm tra xác

nhận, các đơn vị có trách nhiệm quyết toán vật tư với Phòng tài chính-Kế toán. Mọi

trường hợp tiêu hao thừa, thiếu đều phải có giải trình nguyên nhân cụ thể.

3. Chất lượng vật tư, hàng hoá, sản phẩm: Đơn vị quản lý chất lượng theo

ISO có trách nhiệm kiểm tra chất lượng vật tư, hàng hoá, thành phẩm trước khi

nhập kho và xuất bán. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về chữ ký

kiểm tra chất lượng của mình trên sản phẩm đó. Nếu sai sót thì phải chịu trách

nhiệm đền bù vật chất với mức bồi thường được quy định trong trường hợp người

sử dụng hàng hoá, nguyên liệu vật liệu gây thiệt hại.

4. Hàng quý bộ phận định mức - công nghệ các đơn vị trực thuộc có trách

nhiệm kết hợp với phòng Tài chính-Kế toán, Phòng kinh doanh, Phòng Hành

chính-Nhân sự, Đội vận chuyển, xưởng sửa chữa rà soát lại toàn bộ mức tiêu hao

vật tư và làm rõ:

a. Mức tiêu hao thực tế so với mức tiêu hao định mức.

b. Tổng mức tiêu hao và tổng mức chênh lệch.

c. Phân tích đánh giá tình hình quản lý và sử dụng hàng hoá , nguyên nhiên

vật liệu, xác định rõ nguyên nhân (tăng, giảm) so với định mức, kiến nghị biện

pháp xử lý.

5. Giá hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu : Thực hiện chào hàng cạnh tranh để chọn mua hàng hoá, nguyên nhiện vật liệu.

a. Giá hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu dùng để hạch toán và xác định chi phí

hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu thực tế gồm:

b. Giá phải thanh toán ghi trên hoá đơn của người bán hàng, hoặc nếu là vật

tư nhập khẩu bằng ngoại tệ thì quy đổi VNĐ theo tỷ giá công bố của ngân hàng

Nhà nước tại thời điểm nhập, cộng với thuế nhập khẩu, các khoản phụ thu (nếu có).

c. Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo

hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trước khi

nhập kho (nếu có), phí tái chế, các khoản chi phí cần thiết khác phát sinh khi nhận

hàng.

28

d. Giá vật tư tự chế bao gồm: giá vật tư thực tế xuất kho cộng chi phí phát

sinh thực tế trong quá trình tự chế.

đ. Giá vật tư thuê ngoài gia công chế biến: Giá vật tư thực tế đem gia công,

cộng chi phí gia công, chi phí vận chuyển bốc dỡ, phí bảo hiểm và tiền trả cho

người gia công.

g. Giá vật tư tồn kho: là giá vật tư thực tế tồn kho.

Tất cả giá các loại vật tư, gia công chế biến trên đều phải có chứng từ hợp lý,

hợp lệ theo quy định của Bộ Tài chính. Trường hợp bất đắc dĩ phải mua hàng của

cơ sở trực tiếp sản xuất, buôn bán không có hoá đơn theo quy định của Bộ Tài

chính, thì người mua hàng phải ghi rõ ràng tên, địa chỉ của người bán, cơ sở bán, số

lượng, thành tiền được thể hiện thông qua hợp đồng dân sự và người mua hàng phải

chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty và pháp luật về tính trung thực của

chứng từ đó.

6. Quản lý công cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh

gồm: Khuôn mẫu, giá đựng, bàn ghế, dụng cụ đồ nghề sửa chữa, máy tính, máy

tính cầm tay, trang thiết bị... (dưới đây gọi tắt là công cụ):

a. Đối với các đơn vị trực thuộc Công ty khi được giao quản lý, sử dụng công

cụ thì đơn vị phải mở sổ theo dõi chi tiết cấp phát, theo mẫu thống nhất do Phòng

Tài chính - kế toán hướng dẫn. Sử dụng đúng tính năng kỹ thuật của công cụ. Khi

làm mất đơn vị và cá nhân trực tiếp liên quan có trách nhiệm liên đới trong việc bồi

thường.

b. Đối với phòng TCKT: Có trách nhiệm mở sổ theo dõi cấp phát cho từng

đơn vị, cá nhân. Căn cứ vào thời gian sử dụng và giá trị công cụ để phân bổ vào các

khoản chi phí trong kỳ sản xuất cho hợp lý. Tổ chức kiểm kê cuối năm.

7. Giá trị tiêu hao thực tế: Sau khi trừ tiền đền bù của cá nhân hoặc tập thể

gây ra tiêu hao vật tư vượt định mức và trị giá phế liệu thu hồi (nếu có), phần còn

lại được hạch toán vào chi phí vật tư.

Điều 26: Chi phí khấu hao tài sản cố định.

Tất cả TSCĐ sau khi phân loại, đánh giá còn hoạt động của Công ty phải

được huy động vào sản xuất kinh doanh.

Chi phí trích khấu hao tính vào giá thành được căn cứ trên bản kế hoạch trích

khấu hao hàng năm đã được HĐQT thông qua và được đăng ký với cơ quan thuế.

29

Điều 27: Chi phí tiền lương và các khoản có tính chất tiền lương

1. Quỹ tiền lương được căn cứ trên đơn giá tiền lương/lợi nhuận đã được

HĐQT thông qua.

2. Chi phí tiền lương của Công ty bao gồm các khoản về tiền lương, tiền

công và các khoản phụ cấp có tính chất lương phải trả cho người lao động tham gia

vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được tính trên sản phẩm cuối cùng

là sản phẩm nhập kho đạt chất lượng đối với khâu sản xuất; Doanh thu bán hàng

đối với khâu bán hàng; Trọng lượng, khối lượng hoặc doanh thu gia công đối với

khâu gia công; Các bộ phận gián tiếp như tài xế xe con, kế toán viên, thủ quỹ, thủ

kho. Nếu các bộ phận chưa xây dựng được phương án khoán lương thì hưởng theo

định suất cố định; Các chức danh quản lý như Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc,

giám đốc và phó giám đốc điều hành, kế toán trưởng và trưởng, phó các phòng ban

chức năng, hưởng lương theo thời gian do Chủ tịch Hội đồng quản trị quyết định

3. Nguyên tắc phân phối: Được thực hiện theo các quyết định đơn giá tiền

lương khoán hiện hành của Công ty:

a. Quỹ tiền lương khoán của từng đơn vị sản xuất được tính trên sản phẩm

cuối cùng là sản phẩm nhập kho đạt chất lượng và được thanh toán dứt điểm hàng

tháng ( trừ các khoản phụ cấp trách nhiệm thanh toán vào cuối năm - kỳ lương

tháng 12 ).

b. Quỹ tiền lương khoán của từng đơn vị quản lý, phục vụ ngoài các chỉ tiêu

khoán thuộc phạm vi trách nhiệm thì còn phải gắn liền với chỉ tiêu lợi nhuận và chỉ

được quyết toán khi kết thúc năm tài chính có kết quả sản xuất kinh doanh đã được

kiểm toán.

4. Mức thù lao chi trả cho HĐQT và BKS thực hiện theo Nghị quyết, quyết

định của ĐHĐCĐ thường niên hàng năm (nếu có sửa đổi), được hạch toán vào chi

phí quản lý.

Điều 28: Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp,

Bảo hiểm tai nạn nghề nghiệp, Kinh phí công đoàn.

Việc trích lập, chi trả được thực hiện theo đúng các quy định của Nhà nước

và pháp luật Lao động hiện hành.

30

Điều 29: Chi phí dịch vụ mua ngoài

Là các khoản chi: điện, nước, điện thoại, sữa chữa TSCĐ thuê ngoài, chi sửa

chữa thường xuyên; tiền thuê tài sản cố định; kiểm toán; dịch vụ pháp lý; thiết kế

xác lập và bảo vệ nhãn hiệu hành hoá; tiền trả hoa hồng đại lý, môi giới, uỷ thác

xuất nhập khẩu, tiền mua bảo hiểm tài sản, tai nạn; chi trả tiền sử dụng các tài liệu

kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép công nghệ thông tin không phụ thuộc vào tài sản

cố định; tiền thuê quảng cáo và các dịch vụ mua ngoài khác.

Tổng giám đốc duyệt chi và chịu trách nhiệm về tính đúng đắn và hiệu quả

những khoản chi này.

1. Các khoản hoa hồng đại lý, uỷ thác : được thể hiện trong các hợp đồng,

khi chi được căn cứ trên các chứng từ xuất hàng cụ thể, các chứng từ này phải đầy

đủ hợp pháp. Ngoài các khoản quy định tại Điều 22 quy chế này, khoản chi hoa

hồng đại lý chỉ được thanh toán khi đại lý đã trả đầy đủ tiền hàng cho đơn vị trực

thuộc Công ty.

Đối với đại lý: Nhằm bảo toàn vốn trong kinh doanh và nâng cao trách

nhiệm của các đại lý bán hàng cho Công ty. Công ty yêu cầu các đại lý phải ký quỹ

thực hiện hợp đồng, mức ký quỹ sẽ được Tổng giám đốc căn cứ vào mức độ tiêu

thụ hàng của từng đại lý để ra quyết định và phải chịu trách nhiệm về quyết định

của mình.

2. Đối với hoa hồng, hoa hồng môi giới :

Ngoài các khoản đã quy định tại Điều 21 trên đây. Khoản chi hoa hồng, hoa

hồng môi giới được phép hạch toán vào chi phí giá thành với điều kiện:

a. Việc chi hoa hồng phải gắn với hiệu quả kinh tế mang lại;

b. Trường hợp chi bằng hiện vật hoặc tham quan du lịch thì phải có chứng từ,

hợp đồng rõ ràng. Mức chi thực hiện theo quy chế khuyến mãi khách hàng.

3. Chi sửa chữa lớn TSCĐ :

Chi phí thực tế được hạch toán vào chi phí trong năm. Nếu chi phí sửa chữa

phát sinh 01 lần quá lớn thì được phân bổ dần cho năm sau. Trước khi sửa chữa

phải làm dự toán trình Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc Công ty duyệt, dự toán phải

thuyết minh rõ ràng lý do, hạng mục, kế hoạch, khoản phát sinh so với kế hoạch...

Sửa chữa xong phải có biên bản nghiệm thu bàn giao, thành phần nghiệm thu phải

31

có: Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng kế hoạch- đầu tư, Bộ phận XDCB và đơn vị

trực tiếp sử dụng tài sản đó.

4. Các khoản chi sửa chữa thường xuyên khác: như thiết bị, nhà xưởng,

các công trình phụ trợ (nhà vệ sinh, điện, nước), đường và hệ thống mương cống

thoát nước v..v... được thực hiện theo phân cấp của Tổng giám đốc cho các đơn vị.

Khi sửa chữa xong đơn vị phải có đầy đủ chứng từ hợp lý hợp lệ theo quy định của

Bộ Tài chính, gửi về phòng TCKT để trình Tổng giám đốc duyệt thanh toán.

5. Chi phí tiền điện thoại :

Thực hiện theo quy chế sử dụng điện thoại và các đơn vị thông tin liên lạc

của Công ty. Nhằm sử dụng có hiệu quả và tiết kiệm tối đa chi phí cước điện thoại,

điện thoại của Công ty chỉ dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh, các cuộc gọi

mang tính chất cá nhân thì cá nhân phải nộp tiền. Trưởng các đơn vị có trách nhiệm

quản lý việc sử dụng điện thoại tại đơn vị mình. Trường hợp cước điện thoại của

các đơn vị vượt so với mức khoán, không giải trình được lý do hợp lệ thì Trưởng

các đơn vị phải nộp tiền. Kế toán có trách nhiệm theo dõi thanh toán hàng tháng

đúng theo quy định.

6. Chi phí sử dụng xe ôtô :

a. Việc sử dụng xe ôtô phải theo đúng quy chế sử dụng xe ôtô và các phương

tiện vận tải của Công ty.

b. Lái xe có trách nhiệm vật chất và bảo quản xe, giữ vệ sinh xe và lái xe an

toàn.

c. Đơn vị trực thuộc, Công ty có trách nhiệm mua bảo hiểm trách nhiệm dân

sự cho chủ xe cơ giới và trách nhiệm vật chất xe cơ giới cho tất cả ôtô của Công ty.

d. Để giữ vệ sinh hàng tháng Công ty cho phép lái xe được thuê ngoài rửa

xe, xịt gầm mỗi tháng 2 lần với số tiền khống chế tối đa là 200.000 đồng/tháng đối

với xe tải chở hàng, riêng đối với các xe con thì mức khoán tối đa là 150.000

đồng/tháng. Ngoài ra lái xe phải tự làm vệ sinh và rửa xe hàng ngày khi xe dơ bẩn.

e. Lệ phí giao thông được thanh toán theo thực tế phát sinh.

f. Định mức tiêu thụ xăng (dầu), nhớt và thay thế phụ tùng xe bị hao mòn

trong quá trình sử dụng xe, dựa trên mức tiêu thụ của nhà thiết kế và có xem xét

đến tình trạng thực tế của xe và điều kiện đường xá trong nước. Đơn vị quản lý xe (

Đội trưởng đội xe ) và lái xe chịu trách nhiệm về tính chính xác của định mức này.

32

g. Các chứng từ thanh toán sử dụng xe ô tô hàng tháng phải có chứng từ, hoá

đơn hợp lý, hợp lệ.

Điều 30: Chi phí bằng tiền khác

Là các khoản chi phí ngoài các khoản chi phí đã quy định ở trên như: Thuế

môn bài, tiền thuê sử dụng đất, thuê tài nguyên, lệ phí đường, cầu phà, chi phí tiếp

tân, khánh tiết, quảng cáo, tiếp thị, chi phí giao dịch đối ngoại, chi phí hội nghị, chi

phí tuyển dụng, tập quân sự, bồi dưỡng nâng cao kiến thức cho cán bộ công nhân

viên, chi bảo hộ lao động, trả lãi vốn vay kinh doanh, các khoản thiệt hại được phép

hạch toán vào chi phí, chi phí bảo hành sản phẩm, các khoản dự phòng, tiền đóng

hội phí, chi phí dự thầu, trợ cấp thôi việc, mất việc cho người lao động theo quy

định của người lao động, chi phí nghiên cứu khoa học công nghệ; chi thưởng sáng

kiến, cải tiến; chi thanh toán tiền công tác phí cho CBCNV đi công tác và các

khoản chi phí khác.

Điều 31. Thanh toán tiền chi phí đi lại

1. Đối với các khoản chi công tác phí được quy định như sau:

a. Tất cả các CBCNV hưởng lương và thù lao của Công ty, khi đi công tác

phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh của Công ty tại các tỉnh phải nghỉ lại

qua đêm, nhưng có khoảng thời gian công tác liên tục từ 08 giờ trở lên, theo lệnh

điều động của đơn vị trực thuộc, Công ty đều được hưởng phụ cấp công tác phí và

thanh toán tiền vé tàu xe (nếu đi bằng xe ngoài). Các trường hợp đi công tác về

ngay trong ngày, không được hưởng phụ cấp công tác phí. Công tác phí là khoản

chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm : Chi phí đi lại, phụ cấp

lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo

để làm việc ( nếu có );

Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo sự phân

công của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham dự đoàn công tác

( bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường )

b. Phụ cấp công tác phí cho người đi công tác dùng để thanh toán tiền lưu trú

qua đêm, hỗ trợ thêm tiền ăn trong quá trình công tác.

c. Mức phụ cấp công tác phí cho một người đi công tác trong một ngày đêm

(24 giờ) là 300.000 đồng/ngày/người. Điều này có nghĩa là Công ty sẽ không thanh

33

toán cho các chứng từ chi về tiền lưu trú qua đêm (tiền thuê nhà nghỉ, khách sạn),

tiền ăn và tiền bồi dưỡng làm thêm giờ trong thời gian đi công tác.

Mức phụ cấp này có thể được thay đổi vào tháng đầu của năm sau cho phù

hợp với tình hình giá cả thực tiễn và tình hình tài chính của Công ty, theo đề nghị

của Kế toán trưởng và được thực hiện bằng một quyết định của Tổng giám đốc.

d. Đối với đoàn công tác gồm nhiều người thì người có chức vụ cao nhất sẽ

cử ra một người hoặc chính người đó đứng ra ứng tiền và có trách nhiệm thanh toán

cuối cùng. Người đại diện thanh toán cho cả đoàn có trách nhiệm thanh toán lại cho

từng thành viên trong đoàn, kể cả trường hợp phụ cấp không đủ hoặc thừa không

chi hết.

e. Công ty sẽ từ chối thanh toán cho các hồ sơ thanh toán công tác phí, mà

nhiều người cùng đứng ra thanh toán cho cùng một đoàn, của một lần đi công tác.

f. Hồ sơ thanh toán công tác phí gồm:

Giấy đi đường của Công ty cấp do Tổng giám đốc ký: trên giấy đi đường

phải có dấu và chữ ký xác nhận của nơi đến công tác, xác nhận số ngày đi công tác

về của Trưởng đơn vị có người được cử đi công tác, Phòng kế toán kiểm tra xác

nhận số ngày được thanh toán công tác phí và trình Tổng giám đốc ký duyệt.

- Vé tàu, xe (nếu đi bằng phương tiện công cộng);

- Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu của Công ty.

- Các chứng từ chi tiêu ngoài phụ cấp công tác phí (nếu có).

g. Những chức danh sau đây:

- Chủ tịch HĐQT

- Thành viên HĐQT.

- Ban kiểm soát

- Tổng giám đốc

- Phó Tổng Giám đốc

- Kế toán trưởng Công ty

Khi đi công tác phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh của Công ty, thì

được thanh toán riêng tiền lưu trú qua đêm theo hoá đơn thực tế, với mức giá không

vượt quá 1.000.000 đồng/người/ngày-đêm nếu đi công tác một người ; trường hợp

34

nếu đi công tác hai người trở lên thì được tính 02 người cùng giới một phòng. Tiền

phụ cấp công tác phí 01 ngày là 800.000 đồng/ người/ngày-đêm; Điều này có

nghĩa là Công ty sẽ không thanh toán cho các chứng từ chi về tiền lưu trú qua đêm

(tiền thuê nhà nghỉ, khách sạn), tiền ăn và tiền bồi dưỡng làm thêm giờ trong thời

gian đi công tác. Trong trường hợp đặc biệt chi phí phát sinh ngoài dự kiến thì

Người đi công tác có thể xin ý kiến của Chủ tịch HĐQT hoặc Tổng giám đốc để xử

lý từng trường hợp cụ thể.

h. Các chức danh còn lại :

- Kế toán trưởng đơn vị trực thuộc Công ty: Khi đi công tác thì được thanh

toán riêng tiền lưu trú qua đêm theo hoá đơn thực tế với mức giá không vượt quá

500.000 đồng/người/ngày-đêm cho một người nếu đi công tác một mình; Trường

hợp nếu đi công tác hai người trở lên thì được tính 02 người cùng giới một phòng.

Tiền phụ cấp công tác phí 01 ngày là 200.000 đồng/ngày/người; điều này có nghĩa

là Công ty sẽ không thanh toán tiền bồi dưỡng làm thêm giờ trong thời gian đi công

tác.

- Trưởng, phó các đơn vị Phòng, Ban, Phân xưởng: Khi đi công tác thì được

thanh toán riêng tiền lưu trú qua đêm theo hoá đơn thực tế với mức giá không vượt

quá 500.000/phòng/ngày-đêm cho một người nếu đi công tác một mình; Trường

hợp nếu đi công tác hai người trở lên thì được tính định mức 02 người cùng giới

một phòng. Tiền phụ cấp công tác phí 01 ngày là 200.000 đồng/ngày/người; điều

này có nghĩa là Công ty sẽ không thanh toán tiền bồi dưỡng làm thêm giờ trong

thời gian đi công tác.

- Ngoài ra các chức danh là cán bộ quản lý khác như: Nhân viên kế hoạch

tiếp thị, kế toán, tổ chức, kỹ thuật, hành chính, lái xe... Khi đi công tác thì được

quyền lựa chọn một trong các hình thức thanh toán:

o Thanh toán theo định mức phụ cấp công tác phí quy định tại mục c điểm 1

như trên (200.000 đồng/người/ngày).

o Hoặc thanh toán riêng tiền lưu trú qua đêm theo hoá đơn thực tế, với mức

giá không được vượt quá 500.000 đồng/phòng/ngày-đêm cho một người. (ngoại trừ

đi công tác tại Thành phố Hồ Chí Minh, Huế, Đà Nẵng, Hà Nội thì mức khống chế

tiền lưu trú qua đêm tối đa là 700.000 đồng/phòng/ngày-đêm); Trường hợp nếu đi

công tác hai người trở lên thì được tính định mức 02 người cùng giới một phòng.

Tiền phụ cấp công tác phí 01 ngày là 350.000 đồng/ngày/người; điều này có nghĩa

35

là Công ty sẽ không thanh toán tiền bồi dưỡng làm thêm giờ trong thời gian đi

công tác.

i. Đối với các trường hợp đi công tác được các đơn vị bạn đón tiếp, bố trí nơi

ngủ không phải thuê phòng trọ, khách sạn thì chỉ được thanh toán tiền phụ cấp

công tác phí, mà không được thanh toán tiền lưu trú qua đêm.

j. Chi phụ cấp giao dịch, đi lại để liên hệ công tác: Đối với CBCNV của

Công ty thường xuyên giao dịch công tác bằng phương tiện cá nhân như Cung ứng

vật tư, kế toán ngân hàng, văn thư,... có số lần đi lại > 15 lần trong một tháng thì

được phụ cấp tiền giao dịch công tác, tiền hao mòn xe, tiền gửi xe và tiền xăng xe

là 300.000 đồng/tháng. Những người này phải được Trưởng đơn vị đề nghị Tổng

giám đốc quyết định.

k. Chi phụ cấp xăng xe đi làm bằng phương tiện cá nhân: Tuỳ theo điều kiện

và kết quả kinh doanh hàng năm. Công ty có thể trợ cấp cho các CBCNV Công ty,

nếu sử dụng phương tiện cá nhân để đi làm việc hàng ngày đến Công ty hoặc

đến điểm xe đón công nhân cách nơi ở từ 10 km trở lên, mức phụ cấp không quá

200.000 đồng/tháng. Những người này phải được Trưởng đơn vị phụ trách trực tiếp

lập danh sách đề nghị Tổng giám đốc quyết định.

l) Chi phụ cấp xăng xe và hao mòn phương tiện cá nhân đi công tác : Đối với

CBCNV do không bố trí được xe ô tô khi đi công tác, nhưng nếu đi công tác tự túc

bằng phương tiện cá nhân của mình thì được thanh toán khoản tiền tự túc phương

tiện bằng 0,2 lít xăng/km tính theo khoảng cách thực tế ( có thể tra cứu cự ly tương

đối bằng Google Map ) và giá xăng tại thời điểm đi công tác nhân với số lần đi

công tác bằng phương tiện cá nhân;

2. Chi phí tiếp tân, khánh tiết, hội họp, tiếp khách, giao dịch đối ngoại (bao

gồm cả các khoản chi hoa hồng, quảng cáo, khuyến mãi)... Các khoản chi này phải

có chứng từ hợp lý, hợp lệ và phải gắn với kết quả sản xuất kinh doanh. Tất cả

những khoản chi phí này và các khoản chi phí khác có liên quan trực tiếp đến hoạt

động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ được khống chế tối đa không quá 10%

tổng số các khoản chi phí hợp lý theo luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

Điều 32: Các khoản chi không được tính vào chi phí hoạt động kinh

doanh

1. Các khoản đã được tính vào chi phí hoạt động tài chính và chi phí khác

quy định tại Điều 21; 22 của Quy chế này.

36

2. Các khoản thiệt hại đã được Chính phủ tài trợ hoặc các khoản đã được bồi

thường;

3. Các khoản chi do các nguồn kinh phí khác đài thọ;

4. Các khoản chi không liên quan đến doanh thu, đầu tư xây dựng cơ bản.

5. Các khoản tiền phạt vi phạm hành chính, nợ vay quá hạn.

6. Các khoản trích trước vào chi phí mà thực tế không chi hết như: chi phí

sửa chữa tài sản cố định; phí bảo hành sản phẩm hàng hoá và các khoản trích trước

khác.

7. Tiền lương, tiền công của Công ty không thực hiện đúng chế độ hợp đồng

lao động theo quy định của pháp luật về lao động, trừ trường hợp thuê mướn lao

động theo vụ việc.

8. Tiền thù lao trả cho các thành viên hội đồng quản trị của Công ty không

trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh của công ty.

Điều 33: Tính giá thành sản phẩm dịch vụ

Tuỳ theo quy trình công nghệ và điều kiện sản xuất kinh doanh, Công ty tự

chọn đối tượng và phương pháp phù hợp để tính giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp

cần quan tâm tới giảm chi phí, giảm giá thành sản phẩm để đạt kế hoạch tiêu thụ

sản phẩm và thu hồi vốn nhanh, gia tăng lợi nhuận.

Mục III : LỢI NHUẬN VÀ TRÍCH LẬP CÁC QUỸ

Điều 34: Lợi nhuận

Lợi nhuận của Công ty gồm :

1. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh: là khoản chênh lệch giữa tổng doanh

thu từ hoạt động kinh doanh với tổng chi phí từ hoạt động kinh doanh của Công ty;

2. Lợi nhuận từ hoạt động tài chính: là khoản chênh lệch giữa tổng doanh thu

hoạt động tài chính với chi phí hoạt động tài chính của Công ty.

3. Lợi nhuận khác: là khoản chênh lệch giữa tổng doanh thu khác với tổng

chi phí khác của Công ty;

37

Điều 35: Phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ

Ý nghĩa của việc trích lập các quỹ : là khoản tiền từ lợi nhuận để lại nhằm

tạo điều kiện cho người lao động có mức thu nhập tối thiểu khi có tác động tiêu cực

tới cuộc sống. Đối với doanh nghiệp thì chủ động mở rộng sản xuất kinh doanh, cải

thiện điều kiện làm việc, dự phòng những rủi ro, tổn thất do thiên tai, dịch bệnh,

đình công, chiến tranh, hoả hoạn, và các sự kiện bất khả kháng khác theo quy định

của pháp luật.

Lợi nhuận sau thuế của Công ty là khoản lợi nhuận còn lại sau khi bù đắp lỗ

năm trước theo quy định các khoản được trừ trước khi tính thuế TNDN, khoản thuế

thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, phần lợi nhuận còn lại được phân phối theo

thứ tự như sau:

1. Bù đắp khoản lỗ của các năm trước đã hết thời hạn được trừ vào lợi nhuận

trước thuế theo quy định của Luật thuế TNDN hiện hành.

2. Trừ các khoản tiền phạt vi phạm pháp luật thuộc trách nhiệm của Công ty ;

3. Trừ các khoản chi phí thực tế đã chi nhưng không được tính vào chi phí

hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế;

4. Chia lãi cho các bên góp vốn liên kết theo quy định của hợp đồng kinh tế

đã ký kết (nếu có);

5. Chia cổ tức cho cổ đông hiện hữu theo Nghị quyết, Quyết định của

ĐHĐCĐ ;

6. Lợi nhuận còn lại sau khi trừ các khoản quy định tại Khoản 1, Khoản 2

Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5 Điều này được phân phối theo thứ tự như sau:

a) Trích tối đa 20% của lợi nhuận còn lại vào quỹ đầu tư phát triển (

TK41401)

Nguồn thu : Quỹ đầu tư phát triển được trích lập từ lợi nhuận sau thuế thu

nhập doanh nghiệp. Tỷ lệ cụ thể từng năm theo Nghị quyết, Quyết định của Đại

hội đồng cổ đông ( ĐHĐCĐ ).

- Các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.

Nội dung chi :

38

- Được sử dụng vào việc đầu tư mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh hoặc

đầu tư chiều sâu của doanh nghiệp như đổi mới công nghệ sản xuất, áp dụng công

nghệ thông tin vào công tác quản lý, dự báo;

- Bổ sung vốn điều lệ cho doanh nghiệp từ nguồn Quỹ đầu tư phát triển ;

- Phát hành thêm cổ phiếu từ nguồn Quỹ đầu tư phát triển

b) Trích quỹ khen thưởng (TK3531), quỹ phúc lợi (TK3532).

Trong đó :

- Đối với quỹ khen thưởng trích tối đa : 2 tháng lương bình quân thu nhập

thực tế/ một lần trích.

- Đối với quỹ phúc lợi trích tối đa : 1 tháng lương bình quân thu nhập thực

tế/ một lần trích.

Cơ sở trích : Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi được trích từ lợi nhuận sau thuế

TNDN của doanh nghiệp để dùng cho công tác khen thưởng, khuyến khích lợi ích

vật chất, phục vụ nhu cầu phúc lợi công cộng, cải thiện và nâng cao đời sống vật

chất, tinh thần của người lao động.

c) Việc trích lập và sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng

ban quản lý điều hành công ty phải theo chính sách tài chính hiện hành và Nghị

quyết, Quyết định của Đại hội đồng cổ đông ( ĐHĐCĐ ). Quỹ khen thưởng, quỹ

phúc lợi phải được hạch toán chi tiết theo từng loại quỹ. Đầu tư, mua sắm TSCĐ

bằng quỹ phúc lợi cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi của Người lao động trong doanh

nghiệp

d) Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty ( TK3534 ): Trích thưởng

theo Nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông về phần vượt kế hoạch lợi

nhuận hằng năm.

đ) Quỹ dự phòng về tiền lương, tiền công (TK41801) : Trích tối đa là 3

tháng lương bình quân thu nhập thực tế/ một lần trích.

Cơ sở trích và chi : Quỹ dự phòng về tiền lương, tiền công được trích từ lợi

nhuận sau thuế TNDN của doanh nghiệp dùng để bù đắp cho phần thu nhập sụt

giảm của người lao động do ảnh hưởng của thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, đình

công, sa thải, giảm giờ làm và những sự kiện bất khả kháng theo quy định của pháp

luật. Tỷ lệ trích lập có thể thay đổi theo Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng

cổ đông ( ĐHĐCĐ ).

39

e) Trích các quỹ khác thuộc vốn CSH-Các khoản dự phòng khác

(TK41802) : Trích tối đa 10% của lợi nhuận còn lại vào quỹ các khoản dự phòng

khác

Nguồn thu : Quỹ các khoản dự phòng khác được trích lập từ lợi nhuận sau

thuế thu nhập doanh nghiệp.

Cơ sở trích và chi : Các khoản dự phòng khác được hình thành từ lợi nhuận

sau thuế TNDN, các khoản dự phòng này dùng để hỗ trợ một phần chi phí tài

chính cho công ty cùng với việc Hỗ trợ lãi vay của Nhà nước cho doanh nghiệp

thông qua tổ chức tín dụng. Mức hỗ trợ lãi suất cho doanh nghiệp tuỳ theo tình hình

cụ thể để có mức hỗ trợ lãi suất cho phù hợp do ảnh hưởng của thiên tai, dịch bệnh,

chiến tranh, đình công, sa thải, giảm giờ làm và những sự kiện bất khả kháng theo

quy định của pháp luật. Tỷ lệ trích lập có thể thay đổi theo theo Nghị quyết, Quyết

định của Đại hội đồng cổ đông ( ĐHĐCĐ );

2. Quỹ khen thưởng được sử dụng: (TK3531)

a. Thưởng cuối năm hoặc thường kỳ trên cơ sở năng suất lao động và thành

tích công tác của người quản lý và người lao động trong Công ty;

b. Thưởng đột xuất cho những cá nhân, tập thể trong Công ty;

c. Thưởng cho các đề tài lao động sáng tạo, các sáng kiến cải tiến mang lại

hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của Công ty;

d. Thưởng cho các tập thể, cá nhân trong Công ty nhân các ngày lễ, tết, ngày

thành lập Công ty…;

e. Thưởng cho những cá nhân và đơn vị ngoài Công ty có đóng góp nhiều

cho hoạt động kinh doanh, công tác quản lý của Công ty;

f. Mức thưởng theo quy định tại các điểm a, b, c, d, e do Chủ tịch HĐQT

Công ty quyết định theo đề nghị của Tổng giám đốc.

g. Thưởng các nội dung khác theo sự thống nhất của lãnh đạo Công ty và

BCH công đoàn cơ sở Công ty.

3. Quỹ phúc lợi được sử dụng: (TK3532).

a. Đầu tư xây dựng hoặc sửa chữa các công trình phúc lợi của doanh nghiệp.

b. Chi cho các hoạt động phúc lợi của người lao động trong doanh nghiệp

bao gồm cả người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên

40

c. Góp một phần vốn để đầu tư xây dựng các công trình phúc lợi chung trong

ngành hoặc với các đơn vị khác theo hợp đồng.

d. Sử dụng một phần Quỹ phúc lợi để trợ cấp khó khăn đột xuất cho những

người lao động kể cả những trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức, lâm vào hoàn cảnh

khó khăn, không nơi nương tựa.

e. Mức chi sử dụng Quỹ do Tổng giám đốc Công ty quyết định, được ghi

trong Quy chế quản lý, sử dụng quỹ của Công ty.

f. Chi đầu tư xây dựng hoặc mua sắm hoặc sửa chữa tài sản phúc lợi của

Công ty;

g. Chi hỗ trợ CBNV-LĐ Công ty đang làm việc và nghỉ hưu nhân các ngày

lễ, Tết, ngày thành lập Công ty…;

h. Chi cho các hoạt động phúc lợi: Chi mua quà tặng, quà biếu, hiếu, hỉ, chi

thăm hỏi ốm đau… cho các đối tượng có liên quan;

i. Chi cho các hoạt động văn hóa, thể thao, phúc lợi công cộng của tập thể

người lao động Công ty;

j. Góp một phần vốn để đầu tư xây dựng các công trình phúc lợi chung trong

ngành hoặc với các đơn vị khác theo hợp đồng;

k. Chi tham quan, nghỉ dưỡng;

l. Chi cho các hoạt động từ thiện xã hội;

m. Chi hỗ trợ các tổ chức, đoàn thể, cá nhân có liên quan trong và ngoài

Công ty;

n. Chi khác theo sự thống nhất giữa lãnh đạo Công ty và BCH công đoàn cơ

sở Công ty.

o. Các quỹ đầu tư phát triển , quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, Quỹ dự phòng

về tiền lương, tiền công; Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty; Qũy các

khoản dự phòng khác là số tiền được trích ra từ khoản lợi nhuận sau thuế được để

lại cho Công ty theo tỷ lệ nhất định. Tuỳ theo tình hình thực tế phát sinh tỷ lệ phân

chia các quỹ nêu trên có thể thay đổi do đại hội đồng cổ đông quyết định trên cơ sở

đề nghị của Hội đồng quản trị .

41

Điều 36: Trình tự và thời điểm trích lập các quỹ

1. Trên cơ sở báo cáo tài chính bán niên ( 6 tháng đầu năm ) về số lợi nhuận

thực hiện, Công ty kê khai và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo luật định, lợi

nhuận còn lại được tạm trích vào các quỹ quy định tại Điều 32 của Quy chế này,

nhưng số tạm trích không được vượt quá 50% tổng số lợi nhuận sau thuế của 6

tháng đầu năm trừ ( - ) đi số tạm ứng cổ tức;

2. Sau khi công bố công khai báo cáo tài chính năm theo quy định của pháp

luật và Điều lệ Công ty, Công ty được phân phối toàn bộ số lợi nhuận sau thuế cả

năm theo quy định tại Điều 32 của Quy chế này.

Điều 37: Mục đích sử dụng các quỹ

1. Quỹ đầu tư phát triển ( TK 41401 ) :

a. Dùng để bổ sung vốn kinh doanh cho Công ty theo Nghị quyết, quyết định

của Đại hội đồng cổ đông;

b. Đầu tư mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh và đổi mới công nghệ,

trang thiết bị, điều kiện làm việc kể cả chi phí đào tạo nhân viên của Công ty, tham

gia liên doanh, liên kết, mua cổ phiếu, góp vốn cổ phần;

c. Nghiên cứu khoa học, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật

cho cán bộ công nhân viên của Công ty;

d. Các hoạt động đầu tư khác theo quy định của pháp luật.

2. Quỹ dự phòng về tiền công, tiền lương ( TK41801 ):

Để chi bổ sung tiền lương cho người lao động trong năm và dự phòng chi

khoản thu nhập bổ sung cho người lao động qua năm sau. Khi mức thu nhập của

người lao động bị giảm sút do tác động do thiên tai, hoả hoạn, dịch bệnh, chiến

tranh, đình công, bãi công và các sự kiện bất khả kháng khác theo quy định của

Pháp luật. Mức chi bổ sung do HĐQT quyết định trên cơ sở đề nghị của Tổng giám

đốc nhưng không được vượt quá số thu nhập của người lao động bị giảm sút.

3. Các khoản dự phòng khác ( TK 41802 ) :

Dùng để bù đắp những tổn thất, thiệt hại về tài sản do thiên tai, hoả hoạn,

dịch bệnh, chiến tranh, đình công, bãi công, hỗ trợ lãi tiền vay cho doanh nghiệp,

…và những rủi ro khác không được tính vào giá thành hoặc chi phí mà Công

ty phải gánh chịu trong quá trình kinh doanh sau khi đã được bồi thường của các tổ

42

chức, cá nhân gây ra tổn thất và số tiền bồi thường thiệt hại thuộc trách nhiệm của

công ty bảo hiểm, cho lao động nữ, trợ cấp mất việc làm, các chính sách đền ơn đáp

nghĩa, từ thiện, xã hội, ủng hộ thiên tai, bão lụt. Mức trợ cấp do HĐQT quyết định

theo đề nghị của Tổng giám đốc.

4. Quỹ khen thưởng, phúc lợi:

a. Quỹ khen thưởng ( TK3531) được dùng để:

Thưởng cuối năm hoặc thưởng thường kỳ cho người lao động trong Công

ty . Mức thưởng do Hội đồng quản trị quyết định trên cơ sở đề nghị của Tổng giám

đốc và Ban chấp hành công đoàn Công ty .

Thưởng đột xuất cho cá nhân, tập thể trong Công ty có sáng kiến cải tiến

kỹ thuật mang lại hiệu quả trong kinh doanh. Mức thưởng do Hội đồng quản trị

quyết định theo đề nghị của Tổng giám đốc.

Thưởng cho thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc,

phó tổng giám đốc, kế toán trưởng và các chức danh quản lý khác có thành tích

điều hành trong năm do ĐHĐCĐ quyết định;

Thưởng cho những cá nhân, đơn vị ngoài Công ty có quan hệ hợp đồng

kinh tế đã hoàn thành tốt những điều kiện của Hợp đồng, có đóng góp nhiều cho

hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Mức thưởng do Hội đồng quản trị

quyết định theo đề nghị của Tổng giám đốc.

b. Quỹ phúc lợi ( 3532 ) được sử dụng để:

Đầu tư xây dựng và sửa chữa các công trình phúc lợi của Công ty ; Hoặc

đóng góp một phần vốn để đầu tư xây dựng các công trình phúc lợi chung hoặc với

các đơn vị khác theo hợp đồng.

Chi cho các hoạt động phúc lợi công cộng như tham quan, du lịch của tập

thể công nhân viên trong Công ty;

Ngoài ra có thể sử dụng một phần quỹ phúc lợi để trợ cấp khó khăn đột

xuất cho những người lao động kể cả những trường hợp nghỉ do tai nạn lao động

trong công ty, nghỉ hưu, nghỉ mất sức, người lao động lâm vào hoàn cảnh khó

khăn, không nơi nương tựa hoặc làm công tác từ thiện xã hội.

Mức chi quỹ phúc lợi do Tổng giám đốc Công ty quyết định sau khi tham

khảo ý kiến của BCH công đoàn cơ sở Công ty.

43

5. Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty ( TK3534 ) được dùng để:

Thưởng cho Ban quản lý điều hành công ty hoàn thành vượt mức chỉ tiêu lợi

nhuận kế hoạch theo Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông giao.

6. Cơ chế điều hòa các quỹ :

Quỹ đầu tư phát triển (TK41401), Qũy dự phòng về tiền lương, tiền công

(TK41801); Các khoản dự phòng khác (TK41802), Qũy khen thuởng (TK3531),

Quỹ phúc lợi (TK3532) , Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty ( TK3534) và

các quỹ khác. Tùy theo tình hình thực tế phục vụ cho sự phát triển của công ty, Đại

hội đồng cổ đông ủy quyền cho Hội đồng quản trị điều hòa và sử dụng các Quỹ

trích từ lợi nhuận sau thuế có hiệu quả nhất và báo cáo cho Đại hội đồng cổ đông

tại kỳ họp gần nhất.

Mục IV : CÔNG TÁC KẾ TOÁN, THỐNG KÊ, KIỂM TOÁN

Điều 38: Chấp hành chế độ Kế toán Thống kê

Công ty có nghĩa vụ phải tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê theo

đúng các quy định của pháp luật hiện hành về kế toán, thống kê, đáp ứng các yêu

cầu:

a. Ghi chép đầy đủ chứng từ ban đầu;

b. Cập nhật sổ sách kế toán;

c. Kế toán phải phản ánh đầy đủ, trung thực, chính xác, khách quan;

d. Lưu giữ, bảo quản chứng từ kế toán theo đúng chế độ.

Điều 39: Báo cáo Tài chính

1. Năm tài chính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng

12 dương lịch; các hoạt động kinh tế phát sinh được phản ánh bằng đồng Việt nam,

nếu có phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt nam theo tỷ giá chính

thức do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ;

hoặc theo tỷ giá bình quân của các ngân hàng;

2. Kết thúc năm tài chính, Công ty phải lập đúng thời hạn các báo cáo tài

chính, báo cáo thống kê theo quy định hiện hành của Nhà nước. Tổng Giám đốc

phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính trung thực của các báo cáo này để

trình Hội đồng quản trị và trình tại Đại hội đồng cổ đông thường niên thông qua;

44

TT Tên báo cáo Diễn giải

Hạn cuối

cùng

1

Báo cáo tài chính Quý 4 Trong vòng 20 ngày kể từ

ngày kết thúc quý.

20/01

2

Báo cáo tình hình quản trị

công ty năm

Trong vòng 30 ngày kể từ

ngày kết thúc kỳ báo cáo. 30/01

3

Bản cung cấp thông tin

quản trị công ty năm báo

cáo

Trong vòng 30 ngày kể từ

ngày kết thúc kỳ báo cáo. 30/01

4

Danh sách cổ đông lớn, cổ

đông chiến lược, cổ đông

nước ngoài.

Danh sách cổ đông chốt tại

thời điểm gần nhất đến ngày

28/02

10/03

5

Báo cáo tài chính năm đã

kiểm toán

Không vượt quá 90 ngày kể

từ ngày kết thúc năm tài

chính và trong vòng 10 ngày

kể từ ngày tổ chức kiểm toán

ký báo cáo.

31/03

6

Báo cáo tài chính năm đã

kiểm toán ( Được

UBCKNN gia hạn CBTT)

Không vượt quá 100 ngày

kể từ ngày kết thúc năm tài

chính và trong vòng 10 ngày

kể từ ngày tổ chức kiểm toán

ký báo cáo tài chính năm.

10/04

7

Báo cáo tài chính quý 1 Trong vòng 20 ngày kể từ

ngày kết thúc Quý 1 20/04

8

Báo cáo thường niên Chậm nhất là 20 ngày sau

ngày công bố Báo cáo tài

chính năm đã kiểm toán.

20/04

9

Báo cáo thường niên (

Được UBCKNN gia hạn

CBTT)

Chậm nhất là 20 ngày sau

ngày công bố Báo cáo tài

chính năm đã kiểm toán.

Nhưng không vượt quá 120

30/04

45

ngày kkể từ ngày kết thúc

năm tài chính

10

Báo cáo tài chính quý 1 (

Được UBCKNN gia hạn

CBTT)

Trong vòng 30 ngày kể từ

ngày kết thúc Quý 1 30/04

11

Đại hội đồng cổ đông

thường niên

Trong thời hạn 4 tháng kể

từ ngày kết thúc năm tài

chính

30/04

12

Danh sách cổ đông lớn, cổ

đông chiến lược, cổ đông

nước ngoài.

Danh sách cổ đông chốt tại

thời điểm gần nhất đến ngày

31/05

10/06

13

Đại hội đồng cổ đông

thường niên ( Được cơ quan

đăng ký kinh doanh-Sở kế

hoạch đầu tư chấp nhận gia

hạn )

Trong thời hạn 6 tháng kể

từ ngày kết thúc năm tài

chính 30/06

14

Báo cáo tài chính quý 2 Trong vòng 20 ngày kể từ

ngày kết thúc Quý 20/07

15

Báo cáo tài chính quý 2

(Được UBCKNN gia hạn

CBTT)

Trong vòng 30 ngày kể từ

ngày kết thúc Quý 30/07

16

Báo cáo tình hình quản trị

công ty 6 tháng đầu năm

Trong vòng 30 ngày kể từ

ngày kết thúc Quý 30/07

17

Bản cung cấp thông tin

quản trị công ty 6 tháng đầu

năm.

Trong vòng 30 ngày kể từ

ngày kết thúc Quý 30/07

18

Báo cáo tài chính soát xét

bán niên

Không vượt quá 45 ngày kể

từ ngày kết thúc 6 tháng đầu

năm tài chính và CBTT trong

vòng 5 ngày kể từ ngày tổ

chức kiểm toán ký BCTC

soát xét.

14/08

46

19

Báo cáo tài chính soát xét

bán niên (Được UBCKNN

chấp thuận gia hạn CBTT)

Không vượt quá 60 ngày kể

từ ngày kết thúc 6 tháng đầu

năm tài chính và CBTT trong

vòng 5 ngày kể từ ngày tổ

chức kiểm toán ký BCTC

soát xét.

29/08

20

Danh sách cổ đông lớn, cổ

đông chiến lược, cổ đông

nước ngoài.

Danh sách cổ đông chốt tại

thời điểm gần nhất đến ngày

30/08

10/09

21

Báo cáo tài chính quý 3 Trong vòng 20 ngày kể từ

ngày kết thúc Quý 20/10

22

Báo cáo tài chính quý 3

(Được UBCKNN chấp

thuận gia hạn CBTT)

Trong vòng 30 ngày kể từ

ngày kết thúc Quý 30/10

23

Danh sách cổ đông lớn, cổ

đông chiến lược, cổ đông

nước ngoài.

Danh sách cổ đông chốt tại

thời điểm gần nhất đến ngày

29/11

10/12

Điều 40: Kế hoạch tài chính

1. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính riêng và hợp

nhất hàng năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh trình Hội đồng quản trị thông qua

và báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông. Hàng quý và cuối năm Tổng giám đốc báo

cáo Hội đồng quản trị tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài

chính riêng và kế hoạch tài chính – kinh doanh toàn tập đoàn ( hợp nhất );

2. Tổng giám đốc duyệt kế hoạch tài chính cho các Đơn vị trực thuộc trên cơ

sở kế hoạch tài chính của Công ty; kiểm tra, giám sát, tổng hợp tình hình thực hiện

kế hoạch của các Đơn vị trực thuộc.

Điều 41. Tạm ứng tiền mặt

1. Cán bộ, nhân viên trong Công ty chỉ được tạm ứng tiền phục vụ cho

các hoạt động kinh doanh và quản lý Công ty, bao gồm:

a. Mua vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế phục vụ sản xuất,

kinh doanh theo kế hoạch được Tổng Giám đốc phê duyệt;

47

b. Ứng trước tiền chi phí cho quá trình vận chuyển hàng hóa theo từng lệnh

điều động;

c. Chi giao dịch được Tổng Giám đốc duyệt;

d. Mua tài sản, công cụ lao động theo kế hoạch được Tổng Giám đốc duyệt;

e. Ứng trước tiền lương, tiền công trong những trường hợp cần thiết được

Tổng giám đốc đồng ý;

2. Điều kiện được tạm ứng tiền mặt:

Cán bộ nhân viên chỉ được tạm ứng khi có đủ các điều kiện sau đây:

a. Thực hiện đúng mục đích và thủ tục quy định tại Điều 38.1, 38.3 của quy

chế này;

b. Chỉ được tạm ứng tiếp nếu đã thanh toán hết tạm ứng lần trước;

c. Thời hạn tạm ứng phải được ghi trong Giấy đề nghị tạm ứng. Với tạm ứng

mua vật tư, phụ tùng thay thế, thời hạn tạm ứng tối đa không quá 20 ngày, với các

khoản tạm ứng khác, thời hạn tạm ứng tối đa không quá 05 ngày. Tạm ứng công tác

phí, tùy theo thời gian đi công tác theo kế hoạch;

d. Kế toán trưởng có trách nhiệm thông báo nợ tạm ứng quá thời hạn cho

người nợ tạm ứng và báo cáo Tổng giám đốc Công ty. Những trường hợp đã nhắc

đến lần thứ 03 (ba) và đã quá 10 (mười) ngày kể từ lần nhắc đầu tiên, người nợ tạm

ứng vẫn không thanh toán, Kế toán trưởng đề nghị Tổng giám đốc cho trừ vào

lương để thu hồi tạm ứng.

3. Các giấy đề nghị tạm ứng do người xin tạm ứng lập, có xác nhận của

Trưởng phòng/ban đơn vị trực tiếp quản lý; sau khi Tổng Giám đốc ký duyệt được

chuyển cho Kế toán viên lập phiếu chi tạm ứng.

Điều 42. Quản lý, sử dụng tài khoản tiền gửi ngân hàng

Việc quản lý, điều hành tài khoản tiền gửi ngân hàng tại Công ty quy định

như sau:

Công ty mở tài khoản tiền gửi đồng Việt Nam và Ngoại tệ tại một số Ngân

hàng thương mại do Tổng Giám đốc công ty lựa chọn, trên cơ sở thuận tiện trong

giao dịch trong quan hệ tín dụng và thanh toán;

48

1. Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc Công ty đăng ký chữ ký chủ tài khoản.

Một phó tổng giám đốc có thể được Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc uỷ quyền và

đăng ký chữ ký uỷ quyền tại Ngân hàng;

2. Kế toán trưởng đăng ký chữ ký Kế toán trưởng tại Ngân hàng.

CHƯƠNG III : ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Điều 43: Dự án đầu tư

Sự tăng trưởng, lợi nhuận và tính cạnh tranh tuỳ thuộc vào phần lớn hiệu quả

của dự án đầu tư. Do vậy đầu tư phát triển là tính sống còn của Công ty. Dự án đầu

tư được hiểu là quá trình đưa ra các quyết định về sử dụng các nguồn vốn của Công

ty dựa trên cơ sở các mục tiêu hoạt động của Công ty nhằm mục đích sinh lời tối đa

cho Công ty như:

1. Mua sắm mới máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ, bản quyền và bí

quyết công nghệ để nâng cao mở rộng năng lực sản xuất, chế tạo sản phẩm mới.

2. Nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới.

3. Góp vốn liên doanh liên kết.

4. Góp vốn vào các dự án.

5. Đầu tư vào các Công ty khác dưới hình thức mua cổ phần, mua phần vốn

góp.

6. Mua trái phiếu,cho vay.

Điều 44: Phê duyêt dự án đầu tư

Hội đồng quản trị có quyền hạn cao nhất phê duyệt các dự án đầu tư trừ

những dự án đầu tư, phương án đầu tư thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội

đồng cổ đông theo quy định tại điểm d Khoản 20.2, Điều 20, Điều lệ Công ty.

1. Những dự án đã ghi trong kế hoạch đầu tư được Đại hội đồng cổ đông

thông qua có giá trị đến dưới 20% giá trị tổng tài sản của Công ty ghi trong báo cáo

tài chính gần nhất hoặc đến dưới 2 tỷ đồng VN thì uỷ quyền cho Tổng giám đốc

phê duyệt và chịu trách nhiệm trước HĐQT và ĐHĐCĐ. Nhưng không bao gồm

các dự án sử dụng công nghệ mới lần đầu tiên được đưa vào sử dụng trong sản xuất

và các khoản đầu tư vào các công ty khác.

49

2. Những phương án đầu tư xây dựng phát sinh trong kỳ kế hoạch có giá trị

nhỏ hơn 50% tổng giá trị tài sản ghi trên báo cáo tài chính. HĐQT Công ty được

quyền quyết định và thông báo cho Đại hội đồng cổ đông.

3. Những dự án có giá trị từ 20% đến nhỏ hơn 50% tổng giá trị tài sản Công

ty ghi trên báo cáo tài chính gần nhất thì HĐQT trực tiếp phê duyệt và chịu trách

nhiệm trước cổ đông (sau khi dự án đã được ĐHĐCĐ thống nhất ghi trong kế

hoạch đầu tư).

4. Sự uỷ quyền của HĐQT cho Tổng giám đốc phê duyệt dự án có thể được

thay đổi bằng một quyết định của Chủ tịch HĐQT sau khi có sự chấp thuận của đa

số các thành viên Hội đồng quản trị đại diện cho ít nhất 3/4 thành viên HĐQT.

Điều 45: Lập dự án đầu tư

1. Tất cả các dự án đầu tư bất kể quy mô nhỏ hay lớn đều phải lập dự án đầu

tư.

2. Dự án đầu tư chỉ được phê duyệt khi đã được hoàn tất việc thẩm định dự

án.

3. Dự án đầu tư có thể Công ty tự làm hoặc thuê ngoài làm, tuỳ theo tính chất

quy mô và tầm quan trọng của dự án.

Điều 46: Đấu thầu, chào hàng cạnh tranh và thẩm quyền phê duyệt kết

quả đấu thầu, chào hàng cạnh tranh

1. Tất cả các dự án đầu tư bất kể quy mô nhỏ hay lớn mà có việc mua sắm từ

bên ngoài đều phải thông qua đấu thầu công khai hoặc chào hàng cạnh tranh, theo

đúng quy chế đấu thầu quy định của công ty và của Nhà nước. Trừ trường hợp chỉ

định thầu thì phải có bảng thuyết minh so sánh lợi ích kinh tế mang lại so với việc

đấu thầu cạnh tranh.

2. Những dự án uỷ quyền cho Tổng giám đốc phê duyệt đầu tư dự án thì kết

quả đấu thầu do Tổng giám đốc phê duyệt.

3. Những dự án do HĐQT phê duyệt thì kết quả thầu do Chủ tịch HĐQT phê

duyệt.

CHƯƠNG IV : HUY ĐỘNG VỐN

50

Điều 47: Quyết định huy động vốn

Hằng năm căn cứ vào kế hoạch luân chuyển hàng hoá của Phòng kinh doanh

xuất nhập khẩu lập, Phòng tài chính-Kế toán Công ty tiến hành xây dựng Kế hoạch

sử dụng vốn trong năm kế hoạch và tham mưu với Chủ tịch HĐQT và Ban tổng

giám đốc ban hành quyết định huy động vốn đối với từng nhóm đối tượng.

Điều 48: Huy động vốn từ phát hành thêm cổ phiếu

Huy động vốn từ việc phát hành thêm cổ phiếu trong quá trình hoạt động để

tăng vốn điều lệ theo một trong các hình thức sau đây :

1. Chào bán cho các cổ đông hiện hữu;

2. Chào bán ra công chúng;

Hồ sơ đăng ký chào bán thêm cổ phiếu ra công chúng của công ty đại chúng

bao gồm:

a. Giấy đăng ký chào bán thêm cổ phiếu ra công chúng;

b. Tài liệu quy định tại các điểm b, c, d, g, h và i khoản 1 Điều này và văn

bản cam kết đáp ứng quy định tại điểm e khoản 1 Điều 15 của Luật chứng khoán ;

c. Quyết định, Nghị quyết của ĐHĐCĐ phê duyệt dự án, phương án bù đắp

phần thiếu hụt vốn dự kiến huy động từ đợt chào bán để thực hiện dự án đối với

trường hợp quy định tại điểm d khoản 2 Điều 15 của Luật chứng khoán ;

d. Báo cáo sử dụng vốn thu được từ đợt chào bán gần nhất được kiểm toán

trong 02 năm tính đến thời điểm nộp hồ sơ, trừ trường hợp báo cáo tài chính được

kiểm toán đã có thuyết minh chi tiết việc sử dụng vốn thu được từ đợt chào bán gần

nhất.

3. Chào bán cổ phần riêng lẻ

Điều kiện chào bán chứng khoán riêng lẻ của công ty đại chúng bao gồm:

a. Có quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua phương án phát hành

và sử dụng số tiền thu được từ đợt chào bán; xác định rõ tiêu chí, số lượng nhà đầu

tư;

b. Đối tượng tham gia đợt chào bán chỉ bao gồm nhà đầu tư chiến lược, nhà

đầu tư chứng khoán chuyên nghiệp;

51

c. Việc chuyển nhượng cổ phiếu chào bán riêng lẻ, trái phiếu chuyển đổi

chào bán riêng lẻ, trái phiếu kèm chứng quyền chào bán riêng lẻ bị hạn chế tối thiểu

là 03 năm đối với nhà đầu tư chiến lược và tối thiểu là 01 năm đối với nhà đầu tư

chứng khoán chuyên nghiệp kể từ ngày hoàn thành đợt chào bán, trừ trường hợp

chuyển nhượng giữa các nhà đầu tư chứng khoán chuyên nghiệp hoặc thực hiện

theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, quyết định của Trọng

tài hoặc thừa kế theo quy định của pháp luật;

d. Các đợt chào bán cổ phiếu riêng lẻ, trái phiếu chuyển đổi riêng lẻ, trái

phiếu kèm chứng quyền riêng lẻ phải cách nhau ít nhất 06 tháng kể từ ngày kết thúc

đợt chào bán gần nhất;

đ. Việc chào bán cổ phiếu phải đáp ứng quy định về tỷ lệ sở hữu của nhà đầu

tư nước ngoài theo quy định của pháp luật.

Điều 49: Huy động vốn bằng cách phát hành trái phiếu

1. Hồ sơ đăng ký chào bán trái phiếu ra công chúng bao gồm:

a. Giấy đăng ký chào bán trái phiếu ra công chúng;

b. Tài liệu quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều này và văn bản cam

kết đáp ứng quy định tại điểm e khoản 1 Điều 15 của Luật chứng khoán năm 2006

và sửa đổi, bổ sung năm 2010;

c. Quyết định, Nghị Quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị

thông qua phương án phát hành, phương án sử dụng và trả nợ vốn thu được từ đợt

chào bán trái phiếu ra công chúng và văn bản cam kết niêm yết trái phiếu trên hệ

thống giao dịch chứng khoán;

d. Cam kết thực hiện nghĩa vụ của tổ chức phát hành đối với nhà đầu tư về

điều kiện phát hành, thanh toán, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của nhà đầu tư

và các điều kiện khác;

đ. Báo cáo kết quả xếp hạng tín nhiệm theo quy định tại điểm g khoản 3 Điều

15 của Luật này;

e. Hợp đồng tư vấn hồ sơ đăng ký chào bán trái phiếu ra công chúng với

công ty chứng khoán;

g. Văn bản xác nhận của ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài về việc

mở tài khoản phong tỏa nhận tiền mua trái phiếu của đợt chào bán;

52

h. Cam kết bảo lãnh phát hành (nếu có).

2. Điều kiện chào bán trái phiếu ra công chúng bao gồm:

a. Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ đã góp tại thời điểm đăng ký chào bán

từ 30 tỷ đồng trở lên tính theo giá trị ghi trên sổ kế toán;

b. Hoạt động kinh doanh của năm liền trước năm đăng ký chào bán phải có

lãi, đồng thời không có lỗ lũy kế tính đến năm đăng ký chào bán; không có các

khoản nợ phải trả quá hạn trên 01 năm;

c. Có phương án phát hành, phương án sử dụng và trả nợ vốn thu được từ đợt

chào bán được Đại hội đồng cổ đông công ty thông qua;

d. Có cam kết thực hiện nghĩa vụ của tổ chức phát hành đối với nhà đầu tư về

điều kiện phát hành, thanh toán, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của nhà đầu tư

và các điều kiện khác;

đ. Có công ty chứng khoán tư vấn hồ sơ đăng ký chào bán trái phiếu ra công

chúng, trừ trường hợp tổ chức phát hành là công ty chứng khoán;

e. Đáp ứng quy định tại điểm e khoản 1 Điều này;

g. Có kết quả xếp hạng tín nhiệm đối với tổ chức phát hành trái phiếu theo

quy định của Chính phủ về các trường hợp phải xếp hạng tín nhiệm và thời điểm áp

dụng;

h. Tổ chức phát hành phải mở tài khoản phong tỏa nhận tiền mua trái phiếu

của đợt chào bán;

i. Tổ chức phát hành có cam kết và phải thực hiện niêm yết trái phiếu trên hệ

thống giao dịch chứng khoán sau khi kết thúc đợt chào bán.

3. Tổ chức phát hành trái phiếu ra công chúng phải công bố thông tin

định kỳ các nội dung sau đây:

a. Báo cáo tài chính năm đã được kiểm toán bởi tổ chức kiểm toán được chấp

thuận;

b. Báo cáo thường niên;

c. Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thường niên đối với tổ chức phát hành là

công ty cổ phần;

d. Báo cáo sử dụng vốn thu được từ đợt chào bán đã được kiểm toán;

53

đ. Thông tin khác theo quy định của pháp luật.

2. Tổ chức phát hành trái phiếu ra công chúng phải công bố thông tin bất

thường khi xảy ra một trong các sự kiện quy định tại khoản 2 Điều 120 của Luật

chứng khoán.

3. Tổ chức phát hành trái phiếu ra công chúng phải công bố thông tin theo

yêu cầu quy định tại khoản 3 Điều 120 của Luật chứng khoán.

Điều 50: Huy động vốn bằng vay tín dụng

Việc huy động vốn bằng vay tín dụng được căn cứ vào nhu cầu vốn đáp ứng

cho sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng tài chính – kế toán phối hợp với phòng

kinh doanh – Xuất nhập khẩu lên kế hoạch nhu cầu vốn vay tín dụng chậm nhất là

30/11 hằng năm, tổng hợp báo cáo chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc.

CHƯƠNG VI : PHÊ DUYỆT VÀ PHÂN CẤP UỶ QUYỀN DUYỆT CÁC

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Điều 51: Chứng từ gốc của kế toán

Tất cả các chứng từ gốc về kế toán tài chính đều do Tổng giám đốc phê

duyệt ( trừ những lĩnh vực đã phân cấp) và chịu trách nhiệm trước HĐQT và

ĐHĐCĐ. Giám đốc điều hành các đơn vị trước khi trình Tổng giám đốc, có trách

nhiệm kiểm tra ký xác nhận và chịu trách nhiệm về ý kiến xác nhận của mình trước

Tổng giám đốc. Mọi khoản chi sai, chi không đúng, thì tuỳ từng trường hợp cụ thể

sẽ chịu trách nhiệm liên đới cho các đối tượng có liên quan: Cá nhân nào chi sai cá

nhân đó phải bồi thường và chịu trách nhiệm trước giám đốc đơn vị, giám đốc các

đơn vị chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc.

1. Các chứng từ gốc của kế toán bao gồm:

a. Giấy đề nghị thanh toán kèm theo các chứng từ có liên quan;

b. Các hợp đồng mua, bán, tờ trình mua sắm vật tư, sửa chữa, thay thế được

Tổng giám đốc duyệt kèm theo hoá đơn tài chính mua hàng;

c. Bảng quyết toán, thanh toán tiền lương, tiền thưởng, tiền ăn ca, các khoản

phụ cấp (nếu có);

d. Giấy đề nghị ứng tiền;

e. Phiếu đề nghị xuất, nhập vật tư, công cụ và thành phẩm;

54

f. Phiếu nhập xuất vật tư, công cụ và thành phẩm kèm theo các hoá đơn mua

hàng (nếu có);

g. Các phiếu thu, chi tiền mặt;

h. Các chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng;

i. Hoá đơn bán hàng;

j. Các chứng từ khác (nếu có).

2. Thủ quỹ và thủ kho chỉ được chi tiền và xuất kho khi các phiếu chi tiền và

xuất kho đã hoàn tất thủ tục kế toán.

3. Phiếu xuất kho bán hàng đã hoàn tất thủ tục kế toán được hiểu là đã làm

thủ tục tại Phòng TCKTvà có đủ chữ ký của Tổng giám đốc hoặc Giám đốc và Kế

toán trưởng hoặc người được uỷ quyền của Tổng giám đốc và Kế toán trưởng.

4. Các phiếu chi tiền mặt và phiếu xuất nhập vật tư, công cụ, phiếu nhập sản

phẩm, sẽ được chi và xuất nhập (trừ hoá đơn bán sản phẩm) thì không nhất thiết

phải có chữ ký của Tổng giám đốc hoặc giám đốc được uỷ quyền nhưng bắt buộc

tất cả các phiếu nhập - xuất vật tư, công cụ, thành phẩm và hàng hoá phải được

hoàn tất thủ tục phiếu nhập - xuất qua Phòng TC-KT trước khi thực hiện. Chỉ được

nhập xuất trước khi làm thủ tục kế toán trong các trường hợp sau đây:

a. Ứng cứu đột xuất ngoài giờ làm việc của Công ty .

b. Do những trường hợp bất khả kháng không làm được thủ tục kế toán.

c. Do yêu cầu của khách hàng quá gấp hoặc số lượng hàng quá lớn không thể

đưa về kho mà phải giao thẳng cho khách hàng.

Tuy nhiên, ngay sau khi thực hiện xong phải hoàn tất thủ tục kế toán. Người

quyết định hoặc trực tiếp làm phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc. Nếu gây

tổn thất phải bồi thường vật chất theo mức tương ứng với giá trị tổn thất.

CHƯƠNG V : PHÂN CẤP UỶ QUYỀN CHO CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

CÔNG TY

Điều 52: Cấp vốn lưu động cho đơn vị trực thuộc

Tuỳ theo tình hình sản xuất của từng đơn vị trực thuộc, Tổng giám đốc sẽ có

quyết định cấp một khoản vốn cố định cho đơn vị trực thuộc để chi cho các khoản

tạm ứng phát sinh thường xuyên đột xuất như: Tiền xăng dầu, điện thoại, điện

55

nước, văn phòng phẩm, tiền sửa chữa nhà xưởng, công trình vệ sinh..v..v.., đã được

Tổng giám đốc phân cấp thực hiện.

Điều 53: Phân cấp cho các đơn vị trực thuộc

Tổng giám đốc phân cấp cho Giám đốc điều hành các đơn vị trực thuộc được

giải quyết mức chi tối đa cho sửa chữa thường xuyên là gồm các nội dung sau:

1. Máy móc thiết bị.

2. Nhà xưởng, các công trình phụ trợ, các công trình vệ sinh, điện, nước,

đường và hệ thống mương cống thoát nước.

Thuộc phạm vi trách nhiệm của đơn vị trực thuộc được giao quản lý và chịu

trách nhiệm về chất lượng công trình sửa chữa trước Tổng giám đốc.

Việc sửa chữa thường xuyên được thực hiện theo điểm 4 Điều 27 của Quy

chế này.

Điều 54: Các khoản chi phí khác

Các khoản chi phí khác như tiền xăng dầu, điện thoại, văn phòng phẩm, điện

nước ..v..v.. được thực hiện theo quyết định khoán của Tổng giám đốc.

Tất cả các khoản chi phí phát sinh tại các đơn vị trực thuộc, khi thanh toán

phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ theo quy định của Bộ Tài chính, gửi về

phòng TCKT để trình Tổng giám đốc duyệt thanh toán.

CHƯƠNG VII : ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 55: Tổ chức thực hiện

Những vấn đề chưa được quy định trong Quy chế tài chính này thì thực hiện

theo Điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ khác của Công ty và các quy định hiện

hành của Nhà nước;

1. Giám đốc điều hành đơn vị trực thuộc, Trưởng các đơn vị chuyên môn,

nghiệp vụ có trách nhiệm hướng dẫn, phổ biến rõ ràng đến những người thuộc cấp

quản lý của mình;

2. Phòng Tài chính Kế toán của Công ty có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc

các đơn vị, cá nhân trong Công ty tuân thủ thực hiện Quy chế này.

Điều 56: Hiệu lực thi hành

Quy chế này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 06 năm 2020.

56

Điều 57: Phạm vi áp dụng

Quy chế này áp dụng trong phạm vi toàn Công ty. Bất cứ cán bộ, công nhân

viên nào của Công ty vi phạm Quy chế này thì tuỳ mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo

quy định của Pháp luật.

Điều 58: Sửa đổi, bổ sung

Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Hội đồng quản trị Công ty quyết định

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH