QUẢN LÝ HOÁ ĐƠNperfect.com.vn/asset/upload/file/userguide-qlhd.pdfo Chọn thuế, phần...

QUẢN LÝ HÓA ĐƠN

QUẢN LÝ HOÁ ĐƠN

1. TỔNG QUAN

1.1. Giới thiệu:

Đây là phẩn mềm quản lý, in hoá đơn thuế GTGT, in bảng kê, in phiếu

thu, hủy, xóa hóa đơn báo thuế dành cho doanh nghiệp vừa nhỏ.

Ngòai ra, phần mềm còn quản lý một số danh mục giúp người dụng có

được những nhanh như khách hàng, sản phẩm.

Chức Backup và Restore dữ liệu giúp phần mềm họat động ổn định và an

tòan dữ liệu cho người sử dụng.

1.2. Các chức năng chính:

Quản lý danh mục hàng hóa, khách hàng.

Thiết lập thông tin công ty.

Tạo hoá đơn bán hàng.

Quản lý các hoá đơn.

2. CẤU HÌNH MÁY IN

2.1. Chuẩn bị máy in


2.2. Dời thanh định vị giấy bên trái vào 9mm


Chú ý: đây là cấu hình mặc định được trên phần mềm, người dùng có thể tự cấu hình theo

máu in của riêng mình.

2.3. Bắt đầu để giấy vào in.

Chú ý khi giấy vào cần chú ý canh lề trái và lề trên của tờ càng chính xác càng

tốt, khi ra in hóa đơn ít sai xót.

9mm


3. HỆ THỐNG.

Trước khi muốn sử dụng phần mềm, người dùng phải có một tài khoản gồm: Tên

đăng nhập và Mật khẩu để đăng nhập vào sử dụng phần mềm. Giao diện đăng

nhập như sau:

Người dùng đăng nhập vào sử dụng lần đầu tiên với tài khoản và mật khẩu như

sau:

o Tài khoản: admin.

o Mật khẩu: không có mật khẩu.

Để chương trình theo một thời gian khác so thời gian của máy tính, chọn

, chọn thời gian thích hợp, nhấn “Đồng ý”

Ngòai ra, nhấn chuột phải vào nút Database, chọn “Sao lưu dữ liệu” để sao lưu dữ

liệu và chọn “Phục hồi dữ liệu” để khôi phục dữ liệu.


4. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Sau khi đăng nhập thành công cửa sổ chính của phần mềm quản lý hóa đơn hiển

thị như sau

4.1. Quản lý danh mục: giúp người sử dụng quản lý thông tin của tất cả các khách

hàng, hàng hóa, và thông tin công ty, nhấn


4.1.1. Bảng kê hóa đơn: thực hiện chức năng: Mở rộng > Bảng kê hóa đơn


Chọn ngày cần xem, nhấn “Xem”, danh sách các hóa đơn sẽ hiển thị.

Hủy hóa đơn, chọn hóa đơn cần bỏ nhấn “Hủy”.

Muốn xóa hóa đơn chỉ cần hóa đơn cần xóa, nhấn “Xóa”

“In phiếu thu” chức năng in phiếu thu theo những hóa đa được lọc

In báo cáo nhấn “In”.


Kết xuất dữ liệu ra phần mềm báo cáo thuế HTKK1.3.0

Trong khi in bảng kê hoá đơn thực hiện các bước sau:

+ nhấn nút

+ Cửa sổ “Export Report” xuất hiện


+ Trong phần “Save as type” chọn “Microsoft Excel Data Only”

+ Trong phần “File Name”, gõ tên tên cần kết xuất.

+ Nhấn “Save”, cửa sổ “Export Report”, dữ liệu xuất thành công.

+ Mở tập tin “Bang ke ban ra” trong Start>Program>Tong Cuc

Thue>Ho Tro Khai The

+ Mở tập tin vừa kết ra, sau đó chép các dữ liệu có liên quan, đúng

khuôn mẫu vào “Bang ke ban ra” và lưu lại.

+ Bạn chạy phần mềm “HTKK1.3.0”, trong phần “Bảng kê hoá

đơn, chứng từ hàng dịch vụ bán ra” , nhấn “nhập dữ liệu từ file” , chọn

tập tin “Bang ke ban ra”, sau đó nhấn “Ghi”.

4.1.2. Quản lý khách hàng: thực hiện chức năng: Mở rộng > Quản lý khách hàng


Thêm thông tin khách hàng mới, nhấn “Thêm”.

o Phần mềm sẽ tự động tạo mã khách hàng.

o Nhập vào tên tên khách hàng.

o Các thông tin: đơn vị, địa chỉ, tài khoản, mã số thuế có thể để trống,

sau này có thể cập nhật lại.

Sửa thông tin khách hàng, chọn khách hàng từ danh sách bên dưới, nhấn

“Sửa”, sau đó tiến hành cập nhật lại thông tin về: họ tên, đơn vị, địa chỉ,

tài khoản, mã số thuế. Nhấn “Lưu” để lưu lại.

Xóa khách hàng, chọn khách hàng từ danh sách bên dưới, nhấn “Xoá”.

Không thể xóa khách hàng nếu có dữ liệu liên quan.

4.1.3. Quản lý hàng hóa: thực hiện chức năng: Mở rộng > Quản lý hàng hóa


Thêm thông tin một sản phẩm mới, nhấn “Thêm”.

o Phần mềm sẽ tự động tạo mã sản phẩm.

o Nhập vào tên tên sản phẩm.

o Chọn còn quản lý nếu còn sử dụng sản phẩm đó và ngược lại.

o Các thông tin: đơn vị, đơn giá, ghi chú có thể bỏ trống.

Sửa thông tin sản phẩm, chọn một sản phẩm từ bên dưới, nhấn “Sửa”, sau

đó tiến hành cập nhật lại thông tin về: tên sản phẩm, đơn vị, đơn giá, còn

quản lý, ghi chú. Nhấn “Lưu” để cập nhật dữ liệu.

Xóa sản phẩm, chọn một sản phẩm từ danh sách bên dưới, nhấn “Xoá”.

Không thể xóa sản phẩm khi có dữ liệu liên quan.

4.1.4. Người sử dụng: thực hiện chức năng: Mở rộng > Quản lý người sử dụng


Thêm thông tin người dùng mới, nhấn “Thêm”.

o Phần mềm sẽ tự động tạo mã nhân viên.

o Nhập vào tên tài khoản và mật khẩu của nhân viên đó (bắt buộc).

o Chọn kích hoạt nếu muốn tài khoản có hiệu lực sử dụng phần mềm và

ngược lại

o Các thông tin còn lại có thể để trống.

Sửa thông tin người dung: chọn người dùng từ bên dưới lưới sau đó

nhấn “Sửa”, tiến hành cập nhật lại thông tin về: tài khoản, họ tên, chức

vụ, chức vụ, mật mã, kích hoạt. Nhấn “Lưu” để hoàn tất cập nhật.

Xóa người dùng, chọn người dùng từ bên dưới lưới, nhấn “Xoá”. Không

thể xóa người sử dụng nếu có dữ liệu liên quan.

4.1.5. Thông tin công ty: nhập vào thông tin công ty để bắt đầu sử dụng phần

mềm. Thực hiện chức năng: Mở rộng > Thông tin công ty.


4.1.6. Giới thiệu: thực hiện chức năng Mở rộng > Giới thiệu

4.1.7. Đăng kí sử dụng


Thực hiện chức năng: Mở rộng > Đăng ký sử dụng.

Nhập vào số serial của công ty cung cấp để đăng ký bản quyền sử dụng.

4.2. Nghiệp vụ: giúp tạo hóa đơn bán hàng, in hóa đơn.

4.2.1. Tạo hóa đơn: bắt đầu tào hóa đơn nhấn “Tạo”.

Chọn ngày tạo hóa đơn.

Nhập vào kí hiệu hóa đơn.

Nhập vào số hóa đơn.

Nhập vào tên khách hàng: có 2 cách

o Chọn mã khách hàng từ danh sách mã


.

o Ngoài ra thì người dùng có thể khách hàng từ chức năng quản lý khách

hàng

Nhập vào hình thức thanh toán.

Nhập vào tên hàng hóa: có 2 cách

o Chọn thuế, phần mềm tự động tính thuế và tồng tiền sau khi có thuế.

o Chọn sản phẩm trực tiếp từ danh sách.

o Ngoài ra người dùng có thể tìm sản phẩm đó như 4.1.3.

Nhập vào số lượng, phần mềm tự động tính thành tiền sản phẩm đó.

Nhấn để thêm sản phẩm vào hóa đơn.


Bỏ sản phẩm trong hóa đơn, chọn ,

nhấn Double Click lên chuột.

Nhập vào tên thủ trưởng.

Nhấn “Lưu” đề hoàn tất việc tạo hóa đơn.

Chọn “Yes” để in hóa đơn, “No” thì không in, “Cancel” để xem trước khi

in.

Ngoài ra trong lúc in hoá đơn, người tự canh lề theo kiểu rút giấy của máy

in của người dùng.


Lề trái và lệ trong phần mềm được sử dụng theo đơn vị là Inches, người dùng có

thể thay đổi thông số lề trái và lề phải canh lên cho việc hóa đơn (Mặc định: lề trái(0.42) ,

lề phải (0.47)) cho máy in của người sử dụng.

4.2.2. Xem: cho phép người dùng xem lại hóa đơn vừa tạo, nhấn , hay

nhập ký hiệu và số hoá đơn để xem thông tin hoá đơn có trong phần mềm.

4.2.3. In hóa đơn: nhấn .

QUẢN LÝ HOÁ ĐƠNperfect.com.vn/asset/upload/file/userguide-qlhd.pdfo Chọn thuế, phần...

Documents

Transcript of QUẢN LÝ HOÁ ĐƠNperfect.com.vn/asset/upload/file/userguide-qlhd.pdfo Chọn thuế, phần...