Introductory Management Theory and practice

Section

Leadership: Managing groups & Interpersonal communication

Chương 10

Giao việc & Ủy quyền

MỤC TIÊU BUỔI HỌC

Giao việc cho tốt, đạt được sự hợp tác & cam kết

Cách ủy quyền và cách đảm bảo việc ủy quyền được làm tốt

Cách nhận mệnh lệnh và ứng xử khi không đồng ý với mệnh lệnh

CHƯƠNG TRÌNH

Giao việc & Ủy quyền

Nhận công việc được giao

CÁCH SẾP GIẢI THÍCH KHI GIAO VIỆC

WHAT to be done? Quality Time Quantity Safety

WHY that person is being asked to do it? WHY the task is important HOW to do it

6 KIỂU MỆNH LỆNH CÔNG VIỆC

1. Trực tiếp (direct)

2. Rõ ràng (explicit)

3. Thể yêu cầu (request).Ví dụ: Would you

4. Nhấn mạnh (implied). Ví dụ: We need to

5. Không trực tiếp. Ví dụ: yêu cầu tình nguyện

6. Có điều kiện (conditional). Ví dụ: cho nhân viên tự quyết cách thức làm

XỬ LÝ TỪ CHỐI KHI GIAO VIỆC

Bình tĩnh Tìm hiểu nguyên nhân Xử lý

Trao đổi/Thuyết phục Dùng quyền hạn Điều chỉnh nội dung việc Nhờ cấp cao hơn

THÁI ĐỘ VÀ KỸ NĂNG

Training Environment (resources)

Poor selection or task assignment

Motivation

PositiveW

illin

gn

ess

Lacking Job knowledge/skill Sufficient

Negative

KHI NÀO GIAO VIỆC BẰNG VĂN BẢN?

Thay đổi chính thức thủ tục Khi tiền lệ 1 công việc đã giao bằng văn

bản Phức tạp Khi phải giao cùng 1 việc cho nhiều người

AI GIAO VIỆC?

Unity of command: nguyên tắc rằng mỗi nhân viên chỉ nhận việc từ 1 người duy nhất về công việc, nghề nghiệp hay dự án

Cấu trúc ma trận

ỦY QUYỀN LÀ GÌ?

Delegation is the assignment of authority and responsibility to another person (normally from a manager to a subordinate) to carry out specific activities. However the person who delegated the work remains accountable for the outcome of the delegated work

HIỂU VỀ ỦY QUYỀN

Ủy quyền không không phải là giao việc. Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống

khứ” (dumping) những công việc mà bạn không thích làm.

Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm. Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng:

trách nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng.

VÌ SAO SẾP NGẠI ỦY QUYỀN?

Một số giả định của sếp: Họ không đáng được như vậy Họ không thích có thêm việc …

Sự sợ hãi : Tôi không muốn họ biết nhiều quá! Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách!

Niềm tin cá nhân: Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều Tôi thích lúc nào cũng bận rộn.

SẾP NÊN VÀ KHÔNG NÊN ỦY QUYỀN CÁI GÌ?

Bạn ủy quyền những gì? Những việc mà bạn thích làm và cũng đồng thời

giúp người khác phát triển. Các công việc thường nhật hoặc cần thiết Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn

huấn luyện cho người khác. Công việc hấp dẫn, đòi hỏi sự sáng tạo và giúp

cho nhân viên phát triển.

Những công việc bạn không nên ủy quyền Đánh giá thành tích công tác Định hướng hoạt động của đơn vị Động viên & giao tiếp nhân viên Xây dựng ê kíp

5 BƯỚC ỦY QUYỀN

1. Quyết định ủy quyền cái gì?

2. Quyết định ủy quyền cho ai?

3. Ủy quyền

4. Thông tin những người liên quan

5. Giám sát kết quả

5 MỨC GIÁM SÁT

1. Just do it

2. Keep me informed

3. Check back first

4. Let’s talk it through first

5. I’ll walk you through it

BÍ QUYẾT ỦY QUYỀN

Con người Tin tưởng vào nhân viên Tin rằng “còn có những người khác có khả năng“ Ủng hộ nhân viên Đúng người đúng việc

Công việc Cụ thể và rõ ràng Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủ Hãy "quản lý", đừng"làm“ Ủy quyền là một cách dạy kỹ năng Giám sát & Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viên Không quản lý tùy hứng Tránh ủy quyền ngược & Linh hoạt trong ủy quyền

PHÂN TÍCH VỀ SỰ ỦY QUYỀN

1. Ông Đạo báo cho một nhân viên biết là anh ta phải cho tất cả các điểm bán hàng biết là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông ta gửi một mẫu tin : “Anh hãy lo việc này và báo cho tôi biết khi nào làm xong”.

2. Ông Đạo bảo một nhân viên rằng anh ta cần phải thông báo cho tất cả các nhà phân phối là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ và một số tài liệu cho nhân viên nêu rõ: “Sao chụp các tài liệu sản xuất và bán hàng (đảm bảo chúng phải rõ nét) và gửi 2 bản cho mỗi điểm bán hàng trước thứ năm tuần tới”.

3. Ông Đạo giải thích cho một nhân viên cần phải làm gì (thông báo cho tất cả các điểm bán hàng về một mặt hàng văn phòng phẩm mới) và yêu cầu anh ta lên kế hoạch thực hiện sao cho tốt nhất và trở lại báo cáo cho ông ta sau một tuần lễ. Khi anh nhân viên đã thảo xong kế hoạch, anh ta sẽ thảo luận với ông Đạo.

CHƯƠNG TRÌNH

Giao việc & Ủy quyền

Nhận công việc được giao

NHẬN MỆNH LỆNH CÔNG VIỆC

1. Hỏi rõ ràng thông tin WHAT to be done?

Quality TimeQuantity Safety

WHY that person is being asked to do it? WHY the task is important HOW to do it

2. Tìm hiểu toàn cảnh để hiểu lý do chính phía sau 1 mệnh lệnh công việc

3. Gặp quản lý và trao đổi những mệnh lệnh công việc không hiểu hoặc không đồng ý một cách rõ ràng, bình tĩnh và thấu đáo

NHẬN MỆNH LỆNH CÔNG VIỆC (T.T.)

1. Nếu sếp vẫn giao việc (sau khi trao đổi)

a. Làm như sếp bảo

b. Nếu có vi phạm luật hay chính sách công ty, trao đổi với sếp của sếp

MỤC TIÊU BUỔI HỌC

Giao việc cho tốt, đạt được sự hợp tác & cam kết

Cách ủy quyền và cách đảm bảo việc ủy quyền được làm tốt

Cách nhận mệnh lệnh và ứng xử khi không đồng ý với mệnh lệnh

BÀI TẬP NHÓM 3

Tình huống:

Công ty X đang gặp khó khăn trong tình cảnh nền kinh tế suy thoái. Trong một cuộc họp Ban giám đốc, mọi người đều nêu vấn đề lương bổng, họ cho rằng vì lương bổng quá thấp nên không tạo ra tinh thần làm việc trong công nhân. Nhưng GĐ cty trả lời ông không quan tâm đến vấn đề đó, ông cũng nhấn mạnh rằng vấn đề đó là nhiệm vụ của phó GĐ phụ trách nhân sự. Các cán bộ quản lý sau cuộc họp đều có những ý kiến bất mãn.

Được biết vị GĐ cty nguyên là một chuyên viên tài chính trẻ & giỏi, HĐQT giao chức vụ GĐ cho ông với hy vọng tài năng chuyên môn của ông sẽ giúp cho cty vượt qua giai đoạn khó khăn tài chính trầm trọng. Ban đầu thì mọi việc cũng có tiến triển, ông đã dùng các kỹ thuật tài chính để giải quyết những món nợ trước mắt của cty.

Là một chuyên viên tài chính cho nên ông thường bối rối khi phải tiếp xúc đối mặt với mọi người, vì vậy ông thường dùng văn bản giấy tờ cho các mệnh lệnh chỉ thị hơn là tiếp xúc trực tiếp với mọi người. Ông cũng là người phó mặc những vấn đề về kế hoạch và nhân sự cho các cấp phó của mình vì ông quan niệm tài chính là quan trọng nhất. Và ông nghĩ cấp phó là người chịu trách nhiệm cao nhất của phạm vi công việc mà họ đảm trách, chứ không phải ông. Nhân viên các cấp vì vậy ít có cơ hội để trao đổi trực tiếp với lãnh đạo cấp cao. Nhiều người có tâm huyết với công ty mong muốn đóng góp ý kiến để cải tổ công ty nhưng họ không biết phải trao đổi với ai.

BÀI TẬP NHÓM 3 (T.T.)

Một số nhân viên cấp dưới & cấp phó tỏ ra không hài lòng và chán nản với GĐ trẻ tuổi hơn mình, thời gian công tác không lâu nhưng có mức lương quá cao. Dần dần một số nhân viên mới khác cũng bị lôi kéo. Tình hình kinh doanh của công ty thì ngày càng giảm sút do mâu thuẫn bên trong khiến nội bộ lục đục.

Mọi cố gắng cải tổ của cty đang có nguy cơ phá sản. Các quản trị viên cấp giữa ít hợp tác, các quan trị viên cao cấp thì không thống nhất và đổ lỗi cho nhau hoặc đổ lỗi cho GĐ. Việc phối hợp công việc bị rối và dường như không theo một kế hoạch chung & chủ đạo nào cả. Càng ngày GĐ càng mất kiềm chế và hay quát tháo trước mặt nhân viên khiến không khí làm việc ngày càng nặng nề. Nhiều nhân viên giỏi đang rục rịch ra đi vì bất mãn với mức lương và công ty khác đang chào mời với mức lương cao hơn. GĐ mất niềm tin vào cấp dưới và tỏ ý bóng gió muốn thay thế toàn bộ nhân sự khi thấy họ ra vẻ không phục mình.

Câu hỏi: Đối chiếu với các kiến thức đã học, bạn vui lòng trả lời các câu hỏi sau

1. Phân tích những vấn đề của công ty X dưới kiến thức lý thuyết quản trị mà bạn đã học trong các chương vừa qua

2. Đề xuất kế hoạch giải quyết (cách thức, thời gian, thứ tự giải quyết…)

THAM KHẢO

1. Management – Theory and Practice của Kris Cole

KẾT THÚC CHƯƠNG 10

THANK YOUTHANK YOU