Provjera robno materijalnog knjigovodstva i glavne knjige Robno Materijalnog... · Također, prije...
Transcript of Provjera robno materijalnog knjigovodstva i glavne knjige Robno Materijalnog... · Također, prije...
1
Azelija Bjelovar
DMS Upute
UDC0102
Provjera robno materijalnog
knjigovodstva i glavne knjige
Azelija Bjelovar d.o.o. 22. siječanj 2009.
Azelija Bjelovar d.o.o. | Andrije Kačića Miošića 12
2/22
SADRŽAJ:
PROVJERA ROBNO MATERIJALNOG KNJIGOVODSTVA I GLAVNE KNJIGE 3
Prije provjere podataka 3
KAKO VIDJETI VRIJEDNOST ZALIHE? 3
KAKO VIDJETI VRIJEDNOST U GLAVNOJ KNJIZI? 4
ŠTO AKO SE NAKON SVIH OVIH RADNJI, ROBNO MATERIJALNO KNJIGOVODSTVO I GLAVNA KNJIGA
RAZLIKUJU? 4
PROVJERA DOKUMENATA NA SKLADIŠTU: 7
JOŠ JEDNA PROVJERA U ROBNO MATERIJALNOM POSLOVANJU! 13
POPIS REVIZIJA: 14
Azelija Bjelovar d.o.o. 22. siječanj 2009.
Azelija Bjelovar d.o.o. | Andrije Kačića Miošića 12
3/22
Provjera robno materijalnog knjigovodstva i glavne knjige
Prije provjere podataka
Prije provjere podataka, obavezno prenijeti sve robno materijalne dokumente u glavnu knjigu. Potrebno je pre-
nijeti sektor M i V, za svaki mjesec u tekućoj godini tj. u onoj godini koja se provjerava.
Znači, bez obzira ako su robno materijalni dokumenti već prenešeni, potrebno je opet napraviti prijenos jer je
moguće da je neki dokument napravljen retroaktivno, s datumom unazad.
Nakon što su robno materijalni dokumenti prenešeni u glavnu knjigu, potrebno je obraditi temeljnice glavne
knjige tj. provjeriti ima li neobrađenih temeljnica.
Ukoliko postoje neobrađene temeljnice, potrebno ih je obraditi.
Provjera podataka
Kako vidjeti vrijednost zalihe? Meni:
SKLADIŠNA FUNKCIJA
Liste prometnih podataka
Stanje zaliha na skladištu na dan
Potrebno je unijeti datum na koji gledamo stanje zaliha i sektor. Program kumulira vrijednost, znači, vrijednost
koja se prikazuje odnosi se na vrijednost od 1.1.200x. do dana koji se unese.
U ISTOM TOM PERIODU MORAMO GLEDATI I VRIJEDNOST GLAVNE KNJIGE.
Ali, ako prijenos robno materijalnih dokumenata radimo sa zadnjim danom u mjesecu, onda je potrebno raditi i
provjeru s tim danom, jer se podaci u glavnoj knjizi knjiže na zadnji dan u mjesecu
Ova lista pokazuje nam vrijednost skladišta u robno materijalnom knjigovodstvu!
Azelija Bjelovar d.o.o. 22. siječanj 2009.
Azelija Bjelovar d.o.o. | Andrije Kačića Miošića 12
4/22
Kako vidjeti vrijednost u glavnoj knjizi? Da bismo provjerili stanje u glavnoj knjizi,moramo znati na kojim kontima se podaci evidentiraju.
Potrebno je zbrojiti salda na kontima na kojima se knjiže robnomaterijalni dokumenti, u vremenskom razdoblju
za koje se gleda vrijednost zalihe.
Stanje na kontima možemo vidjeti na način da izlistamo bruto bilancu i provjerimo koje nam je ukupno stanje na
kontima na koja se knjiži ulaz i izlaz robe.
Ove provjere potrebno je napraviti svaki mjesec, ili bar svaka 3 mjeseca (statistički!)
Prije provjere podataka u toku godine, potrebno je provjeriti početno stanje.
Početno stanje provjeravamo tako da u robnom knjigovodstvu provjeravamo datum 01.01.20xx., a u glavnoj
knjizi period 0 ili datum 01.01.20xx.
Također, prije provjere robnog i glavne knjige, ukoliko se skladište vodi po veleprodajnim cijenama (MO), po-
trebno je pustiti nivelaciju. Dokumente nivelacije potrebno je prenijeti u glavnu knjigu, kao i svaki drugi doku-
ment.
Što ako se nakon svih ovih radnji, robno materijalno knjigovodstvo i glavna
knjiga razlikuju?
Prvo je potrebno provjeriti podatke glavne knjige, ima li na temeljnicama razlike između analitike i sintetike.
To provjeravamo na slijedeći način:
KNJIGOVODSTVENA FUNKCIJA
FINANCIJSKO KNJIGOVODSTVO
Pregledi
Stanje na kontima
Unijeti potrebnu godinu, raspon perioda u kojima provjeravamo podatke i konto.
Azelija Bjelovar d.o.o. 22. siječanj 2009.
Azelija Bjelovar d.o.o. | Andrije Kačića Miošića 12
5/22
Ukoliko na polje 'Po organizacijskim jedinicama' stavimo D, dobit ćemo podatke po pojedinoj organizacijskoj
jedinici.
Dobiva se slijedeći ekran:
Kada se sa opcijom A-analitika uđe u stavku, dobiva se slijedeći ekran :
Azelija Bjelovar d.o.o. 22. siječanj 2009.
Azelija Bjelovar d.o.o. | Andrije Kačića Miošića 12
6/22
Na ovom ekranu bitno je da iznosi koji su zaokruženi budu jednaki tj. da je iznos GK jednak iznosu Analitika.
Ukoliko se u nekom mjesecu pronađe razlika između ova dva iznosa, potrebno dojaviti u Azeliju o kojim se mje-
secima i kontima radi, jer jedino mi možemo izmijeniti i provjeriti dotične temeljnice
Ova provjera je ispravna samo ako su sve temeljnice glavne knjige proknjižene!
Ukoliko ima neproknjiženih temeljnica, provjera se ne može napraviti na ovaj način.
Napomena: ukoliko je nešto unešeno ručno putem temeljnice glavne knjige na konta koja se uspoređuju sa
vrijednošću skladišta, naravno da će postojati razlika!
Potrebno je dobro paziti zašto i kako se unosi promet na dotična konta!
Ukoliko ne postoji razlika između analitike i sintetike, tj. nakon što se razlike isprave, ako i dalje postoji razlika
između robnog i glavne knjige tada treba provjeriti koje sve šifre dokumenata imamo proknjižene na nekom
skladištu (010, 050, 012...) te jesu li i kako su ti dokumenti kontirani u glavnoj knjizi.
Azelija Bjelovar d.o.o. 22. siječanj 2009.
Azelija Bjelovar d.o.o. | Andrije Kačića Miošića 12
7/22
Naime, ukoliko se dogodi da se prilikom izrade radnog naloga upotrijebi neka statistička grupa za koju nisu
složene postavke prijenosa iz CDPa u IVAS, dogodit će se to da će neki dokument postojati u robnom knjigo-
vodstvu a u glavnoj knjizi neće biti proknjižen.
Da bismo našli period, skladište i šifru dokumenta koja radi razliku koristimo slijedeće liste:
Provjera dokumenata na skladištu:
SKLADIŠNA FUNKCIJA
Liste prometnih podataka
Količinski i financijski ulaz/izlaz po datumu
Potrebno je upisati raspon datuma u kojima provjeravamo podatke.
Napomena: ova lista prikazuje podatke od početka godine do zadanog datuma, bez obzira koji datum se unese
na polju 'Od datuma knjiženja'
Zatim se unosi šifra skladišta koje analiziramo
Vrsta ispisa – ukoliko se ovdje stavi D-detaljno prikazat će nam se promet svih artikala u zadanom periodu.
- ukoliko se stavi S-sumarno, prikazat će nam se zbroj po pojedinoj šifri dokumenta. Preporuka je da se ovdje stavi S.
Dakle, na ovoj listi vidimo vrijednost pojedinog dokumenta u robno materijalnoj evidenciji.
Azelija Bjelovar d.o.o. 22. siječanj 2009.
Azelija Bjelovar d.o.o. | Andrije Kačića Miošića 12
8/22
Kada pogledamo ovu listu dobivamo slijedeće:
Azelija Bjelovar d.o.o. 22. siječanj 2009.
Azelija Bjelovar d.o.o. | Andrije Kačića Miošića 12
9/22
Prema podacima sa ove liste, u razdoblju od 1.1.2009. do 30.4.2009. je u skladište 000001 ušlo, po dokumentu
010-primka, ukupno 1 285 179,21 kn vrijednosti robe.
Ista ta vrijednost , za isto razdoblje, na istom skladištu, po istoj šifri dokumenta, treba biti proknjižena i na konta
glavne knjige !
Kolika vrijednost je proknjižena na konta glavne knjige po određenoj šifri dokumenta, provjeravamo tako da
izlistamo slijedeću listu:
SKLADIŠNA FUNKCIJA
Liste prometnih podataka
Rekapitulacija dokumenata po kontima
Azelija Bjelovar d.o.o. 22. siječanj 2009.
Azelija Bjelovar d.o.o. | Andrije Kačića Miošića 12
10/22
Ova lista daje nam vrijednost robe koja je proknjižena na konta glavne knjige po određenom skladištu i šifri do-
kumenta.
Azelija Bjelovar d.o.o. 22. siječanj 2009.
Azelija Bjelovar d.o.o. | Andrije Kačića Miošića 12
11/22
Na donjoj slici prikazana je prva stranica izvještaja, gdje se vidi koje skladište, koje vremensko razdoblje i koja
šifra dokumenta se provjerava.
Također, prikazano je kako je svaki pojedini dokument kontiran. To je zaokruženo plavom bojom.
Pogledom na dno dokumenta, vidimo ukupnu vrijednost na kontima
Azelija Bjelovar d.o.o. 22. siječanj 2009.
Azelija Bjelovar d.o.o. | Andrije Kačića Miošića 12
12/22
Prema rekapitulaciji dokumenata po kontima, vidimo da je u glavnoj knjizi proknjiženo ukupno 1 285 179,21 kn
vrijednosti robe.
Dakle,
vrijednost primki u robno materijalnom knjigovodstvu iznosi 1 285 179,21kn
vrijednost primki u glavnoj knjizi iznosi 1 285 179,21kn
Dakle, nema razlike između robnog i glavne knjige
Ukoliko bi se na ove dvije liste pojavila razlika, potrebno je pronaći točan mjesec u kojem nastaje razlika
Na ovaj način, možemo provjeriti bilo koju šifru dokumenta koja se pojavljuje u robnom poslovanju.
Nakon pronalaska perioda i šifre dokumenta u kojem se razlikuje robno i glavna knjiga, javiti se u Azeliju.
Azelija Bjelovar d.o.o. 22. siječanj 2009.
Azelija Bjelovar d.o.o. | Andrije Kačića Miošića 12
13/22
Još jedna provjera u robno materijalnom poslovanju!
U poduzećima postoje glavna skladišta rezervnih dijelova i vozila na koja se skladišti roba i koja moraju imati
neko stanje.
Osim tih skladišta- org.jedinica, postoje i prolazna skladišta kroz koja roba samo prolazi tj. u istom trenutku ulazi
i izlazi iz tih skladišta. To su najčešće organizacijske jedinice servisa, limarije i, u slučaju da je poduzeće registri-
rano kao veleprodaja, maloprodajno skladište.
Ukoliko neko od prolaznih skladišta ima stanje ili količinu, tada je potrebno provjeriti artikle koji se nalaze na
stanju na tom skladištu.
Provjeravamo tako da radimo listu na meniju :
SKLADIŠNA FUNKCIJA
Liste prometnih podataka
Stanje skladišta po klasifikatoru na dan knjiž.
Potrebno je unijeti šifru skladišta i datum do kojeg gledamo podatke. Ova lista daje nam popis svih artikala
pojedinačno koji stoje na skladištu.
Ukoliko se na polju ' Način ispisa' stavi slovo S, program ne daje pojedinačno svaki artikl već zbrojno po pojedi-
noj statističkoj grupi.
Dakle, kada se napravi lista artikala koji stoje na prolaznim skladištima, potrebno je na kartici artikla provjeriti
koji je razlog što su se artikli pojavili.
Kartica artikla gleda se na meniju:
SKLADIŠNA FUNKCIJA
Pregledi podataka
Kartica artikla
Unosi se skladište, kataloški broj, marka i raspon datuma koji se provjerava.
Na kartici artikla nalaze se dokumenti kojima artikl ulazi u skladište i kojima izlazi iz skladišta. Potrebno je provje-
riti jesu li svi dokumenti na kartici, ima li viška dokumenata.
Azelija Bjelovar d.o.o. 22. siječanj 2009.
Azelija Bjelovar d.o.o. | Andrije Kačića Miošića 12
14/22
Popis revizija:
Verzija Datum Autor Napomene
1 26. 05. 2009. Azelija Bjelovar d.o.o.