Provedba ugovora o nabavi roba - SAFU · Kontakt sa ugovarateljem ... S.C. 29.5/6 – Delivery ......
Transcript of Provedba ugovora o nabavi roba - SAFU · Kontakt sa ugovarateljem ... S.C. 29.5/6 – Delivery ......
Provedba ugovora
o nabavi roba
Sadržaj
Glavni sudionici
Ugovor
Početak provedbe
Isporuka
“On-the-spot” kontrola
Privremeni prihvat robe
Jamstvo / “After-sales” usluge
Konačni prihvat robe
Problemi u provedbi
Izmjene ugovora
Suspenzija
Raskid ugovora
Uloga JPP-a
Glavni sudionici
I. Ugovorne strane
• Tijelo za ugovaranje (Contracting Authority)
• IzvoĎač (Contractor)
II. Korisnik / krajnji korisnik
III. Delegacija Europske unije u
Republici Hrvatskoj (DEU)
Ugovor
Ugovor i Posebni
uvjeti
Aneks I: Opći uvjeti
Aneks II: Tehničke
specifikacije
Aneks III: Tehnička ponuda
Aneks IV: Financijska
ponuda
Aneks V: Ostali
obrasci i dokumenti
Definicije – rječnik pojmova
Rok za isporuku (Delivery period)
Trajanje provedbe (Implementation period)
Trajanje ugovora (Execution period)
Ugovor – grafički prikaz
Početak provedbe
Kontakt sa ugovarateljem
kontakt podaci u ugovoru,
S.C. Art. 4
• Dogovoriti datum početka
implementacije
(dogovor s korisnikom /
izvoĎačem)
Početak provedbe I
Nalog za početak
(Commencement order)
• Izdaje voditelj projekta
• Najkasnije 30 dana od
potpisa ugovora (S.C. Art 18):
Datum početka provedbe
Upute vezane uz program provedbe
Upute vezane uz nalog za isporuku
Početak provedbe II
Programme of Implementation S.C. 13
Obrazac prilagoĎen praksi opisanoj u S.C.
Popunjava P.M. i šalje ugovaratelju uz nalog za
početak (C.O.)
Temeljen je na stvarnom datumu početka
implementacije
Moguće su kasnije prilagodbe na temelju stvarnog
datuma izdavanja potvrde o privremenom prihvatu
Ovjera police osiguranja
Isporuka (I)
Nalog za isporuku
(Delivery order)
• Izdaje voditelj projekta
• Najkasnije 10 dana prije
isporuke
Isporuka – uz nadzor
korisnika
Isporuka (II)
Zahtjev za prihvat robe
(Request for Provisional Acceptance)
• Pismo zahtjeva
• U trenutku kad je roba spremna – G.C. 31.2
• Izjava – S.C. 29.5/6 – Delivery
• 3 primjerka P.A.
• Certificate of origin
“On-the-spot” kontrola
Prije privremenog prihvata robe
Prema godišnjem planu
Za 100% ugovora
Cilj – utvrditi izvršenost ugovornih obveza
3 vrste:
• Monitoring
• Verification
• Supervisory
Monitoring I
Tijekom perioda implementacije ugovora:
• Da bi se provjerilo da li je provedba ugovora pravodobna
• Da bi se prevenirali ili riješili potencijalno uočeni problemi i
moguće greške koje bi mogle ugroziti uspješan završetak
implementacije,
• Da bi se provjerila kompetentnost/spremnost
SPO/JPP/krajnjih korisnika i izvoĎača u administriranju i
upravljanju projekta.
• Da bi se identificirali mogući rizici za upravljanje projektom i
dodatne potrebe koje mogu rezultirati izmjenom ugovora.
Monitoring II
Nakon završetka provedbe ugovora
• Provjera korištenja predmeta ugovora u skladu sa
svrhom projekta,
• Provjera održivosti projekta
• Provjera izvršenosti ugovora u potpunosti.
Nakon završetka trajanja ugovora
• U svrhu provjere poštivanja ili ispunjavanja after
sales usluga, ako su predviĎene ugovorom.
Monitoring III
Nisu obavezni
Odabir ugovora za Monitoring provjeru
• Složenost ugovora
• Dugo trajanje provedbe (9 mjeseci)
• Visok rizik u PIU risk assessment-u
• Otvorena pitanja sa mjesečnih sastanaka
Monitoring IV
Dodatni kriteriji nakon završetka provedbe
ugovora ili nakon završetka trajanja ugovora
Više od 5 jamstvenih zahtjeva po lokaciji,
Više od 10 jamstvenih zahtjeva od strane korisnika,
Kod ugovora koji imaju velik broj i vrijednost after sales
usluga (u iznosu većem od 20% od vrijednosti ugovora)
Izvršene provjere tijekom prethodne godine i tekuće godine,
U slučaju uočenih nepravilnosti tijekom prethodnih provjera.
(Annex 2a kontrolna lista za monitoring provjeru)
Verification I
Provodi korisnik tj. JPP
Nakon zaprimanja P.A. od SAFU
Obavezan za sve ugovore, sve lokacije, i svu
opremu
Koristi se kontrolna lista (PIU manual 5.2.)
Korisnik dostavlja SAFU ili potpisani P.A. ili
izvještaj zašto P.A. nije potpisan
Verification II
Vremenski okvir
Provodi se unutar 5 dana nakon zaprimanja
proslijeĎenog zahtjeva za privremenim
prihvatom opreme
U roku od 7 dana od primitka zahtjeva, i po
izvršenoj “Verification” provjeri SPO/JPP
šalje u SAFU 3 potpisana P.A. ili očitovanje
zašto isto nije moguće
Supervisory I
Provodi SAFU (P.M. + Quality)
Vremenski okvir
Nakon verifikacijskog, bez obzira na ishod istog
Unutar 30 dana od zaprimanja zahtjeva za
izdavanjem P.A. od ugovaratelja
Cilj: Utvrditi izvršenje ugovornih obveza i
ispravnosti verifikacije JPP-a
Annex 2b kontrolna lista
Supervisory II Lokacija opreme, prisutnost opreme, količina i
kvaliteta dostavljene opreme, podudarnost s
ugovorom, izvršenost instalacije, provedenost
treninga, testiranja i dr.
Poštivanje zahtjeva o vidljivosti (visibility)
Provjera podataka navedenih u dokumentaciji
(Certificate of Origin, PAC, Contract/Addenda) i
usporedba sa dostavljenom opremom.
Fotografiranje opreme
Supervisory III
Odabir lokacija*
Do 10 lokacija – 100%
10-20 lokacija – 50%
20-40 lokacija – 30%
40-100 lokacija – 20%
100-200 lokacija 15%
* OdreĎivanje uzorka koje lokacije odabrati unutar % koji je odreĎen je u tijeku
Privremeni prihvat robe I
Provisional acceptance certificate (Annex V)
Izdati u roku od 30 dana od zahtjeva
IzvoĎač potpisuje tri primjerka i šalje SAFU,
SAFU prosljeĎuje korisniku, on „verificira‟ u
roku od pet dana, SAFU izlazi na
„supervisory‟
Zadnji potpis – voditelj projekta
Početak jamstvenog roka (S.C., Art. 32)
Privremeni prihvat robe II
P.M. u roku od 30 dana od primitka zahtjeva treba
(G.C. Art. 31.):
Izdati P.A.C.
Odbiti zahtjev, navodeći razloge, i odrediti radnje koje
ugovaratelj treba izvršiti kako bi se izdao P.A.C.
Ako P.M. ne izda potvrdu o privremenom prihvatu ili
ne odbije zahtjev u roku od 30 dana, smatrat će se da
je potvrda izdana na zadnji dan tog razdoblja. (G.C.
29.4 i 31.4.)
Jamstvo / “after-sales” usluge
Jamstveni rok - 365 dana od privremenog
prihvata robe (S.C., Art. 32)
Koje su obveze IzvoĎača?
“After-sales” usluge (S.C., Art. 33)
Konačni prihvat robe I
Final acceptance certificate (Annex V)
Izdaje voditelj projekta u roku 30 dana od
isteka jamstvenog roka ili “after-sales” usluga
Izdavanjem potvrde o konačnom prihvatu robe
završava ugovor
Svojim potpisom korisnik potvrĎuje izvršenost
ugovornih obveza od strane izvoĎača
Konačni prihvat robe II
Procedura
P.M. Popunjava 3 primjerka i šalje ih korisniku
nepotpisane
Korisnik potpisuje sva 3 primjerka i vraća ih
P.M.
P.M. Potpisuje sva 3 primjerka i šalje ih
IzvoĎaču
IzvoĎač potpisuje sva 3 primjerka, 1 zadžava,
a 2 vraća P.M.
P.M. Zadržava jedan primjerak, a drugi
dostavlja korisniku
P.M. jednu kopiju dostavlja u financije
Problemi u provedbi I
Prije isporuke
Roba se više ne proizvodi
Korisnik nije osigurao preduvjete
Problemi u provedbi II
Od isporuke do prihvata
Isporuka kasni
Roba je pogrešno isporučena
Roba nije instalirana / trening nije održan
Smjernice za vidljivost nisu poštivane
Roba ne zadovoljava pravilo porijekla
Problemi u provedbi III
Nakon privremenog prihvata robe
Roba se ne koristi ili se premalo koristi
Roba se koristi u svrhe koje nisu predviĎene
projektom
IzvoĎač odbija ili nije u mogućnosti otkloniti
kvar u jamstvenom roku
KraĎa
Izmjene ugovora
Addendum:
izmjena pravnog
statusa IzvoĎača,
zamjena robe,
produženje
provedbe…
Administrative order:
adresa IzvoĎača,
kontakt podaci,
promjena računa,
promjena mjesta
isporuke/prihvata…
Addendum ili administrative order
Izmjene ne smiju mijenjati uvjete natječaja
Izmjene moguće unutar “execution period-a”
Suspenzija
Suspenzija (G.C., Art. 23)
• proizvodnje
• isporuke
• instalacije
Voditelj projekta izdaje nalog za suspenziju
Nakon 180 dana IzvoĎač ima pravo zatražiti
nastavak provedbe ili raskinuti ugovor
Suspenzija ugovora – i u slučaju nepravilnosti
Raskid ugovora I
Od strane Tijela za ugovaranje (G.C., Art. 36)
• IzvoĎač ne ispunjava ugovorne obaveze
• IzvoĎač odbija i zanemaruje naloge
• IzvoĎač angažira podizvoĎača bez odobrenja
• IzvoĎač bankrotira, prestane s radom, biva
optužen
• IzvoĎač promijeni pravni status bez znanja
tijela za ugovaranje
• U slučaju nepravilnosti
Raskid ugovora II
Od strane IzvoĎača (G.C., Art. 37)
• Tijelo za ugovaranje ne izvršava plaćanje u
roku predviĎenom Posebnim uvjetima
• Tijelo za ugovaranje konstantno zanemaruje
svoje obveze
• Tijelo za ugovaranje suspendira isporuku na
više od 180 dana
Uloga JPP-a (I)
Odgovornost za tehničku provedbu ugovora
Upoznati krajnjeg korisnika sa sadržajem
ugovora
Osigurati preduvjete za isporuku
Carina i PDV (osigurati dokumentaciju)
Isporuka – nadzor
Trening – prisutnost djelatnika (potpisna lista)
Uloga JPP-a (II)
Visibility
Privremeni prihvat robe – supotpisnik
Jamstveni rok – kontaktirati IzvoĎača i P.M.
Izmjene ugovora – suglasnost
Konačni prihvat robe – supotpisnik
Problemi u provedbi – kontaktirati voditelja
projekta
Zaključak
U idealnom slučaju provedba je jednostavna
Česti problemi
Važnost “On-the-spot” kontrole
Utjecaj pripreme i ugovaranja na provedbu
Pažljivo pročitati ugovor
Dobra komunikacija s korisnikom
Pitanja
Kontakt
Dragan Kovačević
Savjetnik u Odjelu I, Ured za pripremu i provedbu
projekata
Hvala na pažnji!