PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan...
Transcript of PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN PK.UiTM.FSSR(P) · cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan...
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(P).05
No. Keluaran : 02
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 1/10
1
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDURTINDAKAN PENCEGAHAN
PK.UiTM.FSSR(P).05
Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh
Tandatangan
Nama Pn. Azliah Othman Dr. Arba’iyah Ab. Aziz Prof. Dr. Hj. D’zul
Haimi Md Zain (A.I.S)
Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik) Dekan
Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(P).05
No. Keluaran : 02
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 2/10
2
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang
dinyatakan di dalamnya.
MUKA SURAT DIPINDATarikh No.Keluaran
/ Pindaan No. Para
Muka surat Ringkasan Pindaan
Diluluskan
22/09/ 2013
02/01 5.0 6 TD ke TD(A)
22/09/ 2013
02/01 5.0 6 KP/KO ke PP/KoP
22/09/ 2013
02/01 7.0 8 7 Tahun ke 3-5 Tahun
12/01/2016
02/02 hadapan Nama Timbalan Pendaftar baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR
KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK. UiTM. FSSR.(P).05
No. Keluaran
:
02
PROSEDUR TINDAKAN
PENCEGAHAN
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
3/10
3
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
KANDUNGAN
MUKASURAT
1. Objektif 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7. Rekod Kualiti 8. Lampiran
5
5
6
7
7
8-9
9
10
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR
KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK. UiTM. FSSR.(P).05
No. Keluaran
:
02
PROSEDUR TINDAKAN
PENCEGAHAN
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
4/10
4
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
1. OBJEKTIF
Prosedur ini adalah bertujuan garis panduan bagi mengelakkan
kemungkinanberlakunya sesuatu kepincangan atau permasalahandiluar
jangkaan untuk memastikan operasi FSSR berjalan dengan lanca menurut
perancangan.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai untuk tindakan pencegahan serta penambahbaikan
Sistem Pengurusan Kualiti di FSSR apabila menerima maklumbalas atau
Aduan dan Laporan Penemuan Hasil Audit (LPHA) yang mengandungi
cadangan penambahbaikan atau isu ynag dibangkitkan di dalam Mesyuarat
Pengurusan FSSR serta mana-mana arahan dari pengurusan atasan UiTM.
3. DOKUMEN RUJUKAN
3.1 MK.FSSR.UiTM.02 - Manual Kuaiti
3.2 PK.UiTM.FSSR (P).04 - Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 3.3 PK.UiTM.FSSR (P).05 - Prosedur Tindakan Pembetulan
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR
KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK. UiTM. FSSR.(P).05
No. Keluaran
:
02
PROSEDUR TINDAKAN
PENCEGAHAN
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
5/10
5
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
4.0 DEFINISI
4.1 Aduan /Maklumbalas Pelanggan Aduan atau maklumbalas yang diterima secara bertulis, panggilan
telefon, faksimili, e-mail atau pelanggan yang membuat aduan yang
berkaitan dengan proses pengurusan FSSR.
4.2 Laporan Penemuan Hasil Audit Dokumen yang mengandungi penemuan oleh Ketua Sistem Audit
berdasarkan audit yang dilaksanakan di FSSR. Ianya menerangkan
penemuan LPHA dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan
mencadangkan penambahbaikan kepada sistem tersebut.
4.2 Kepincangan Sesuatu keperluan dalam system yang tidak diikuti yang boleh
melemahkan system pengurusan FSSR.
4.3 Bencana
Sesuatu keadaan yang berlaku di luar jangkaan atau krisis yang
boleh melumpuhkan operasi FSSR seperti kebakaran, banjir dan
sebagainya.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR
KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK. UiTM. FSSR.(P).05
No. Keluaran
:
02
PROSEDUR TINDAKAN
PENCEGAHAN
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
6/10
6
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
5. SINGKATAN MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan
D - Dekan FSSR
TD (A) - Timbalan Dekan (Akademik)
KP - Koordinator Program
Ko - Pensyarah yang dilantik oleh Dekan atau Rektor
WP - Wakil Pengurusan
TP - Timbalan Pendaftar
LPHA - Laporan Penemuan Hasil Audit
PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab
KSA - Ketua Sistem Audit
PAD - Pegawai Audit Dalam
AMP - Aduan/Maklumbalas Pelanggan
MK - Manual Kualiti
KPYTMS - Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR
KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK. UiTM. FSSR.(P).05
No. Keluaran
:
02
PROSEDUR TINDAKAN
PENCEGAHAN
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
7/10
7
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
D 1. Kenal pasti kemungkinan/ kepincangan bencana
yang akan berlaku puncanya melalui:
i. Keputusan MKSP
ii. Penemuan Audit Dalam
iii. Aduan/ Maklumabalas Pelanggan
D
2. Menilai keperluna tindakan pencegahan ke atas
kemungkinan kepincangan berlaku.
3. Cadangkan tindakan pencegahan yang diperluakn
seperti (Lampiran 1)
i. Pelan tindakan / Crisis Management
ii. Risk Management; dll.
4. Bentangkan dan dapatkan ketetapan/ kelulusan
mensyuarat pengurusan FSSR di atas tindakan
yang perlu diambil (Lampiran 2).
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR
KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK. UiTM. FSSR.(P).05
No. Keluaran
:
02
PROSEDUR TINDAKAN
PENCEGAHAN
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
8/10
8
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
D
5. Adakah sesi latihan/simulasi tindakan-tindakan yang dinyatakan di dalam Pelan Tindakan di para 3; 6. Mantapkan Pelan Tindakan; 7. Sekiranya berlaku situasi luar jangka atau bencana,
laksanakan Pelan Tindakan; 8. Adakan post mortem selepas berlakunya situasi
luar jangka/bencana; 9. Jika perlu, buat pindaaokumen Kualitin pada Pelan
Tindakan dan Dokumen Kualiti; (Lampiran 3); 10. Kemaskini rekod pindaan Dokumen Kualiti yang
diambil; (Lampiran 4). 11. Maklumkan keberkesanaan tindakan pencegahan yang telah dambil kepada MKSP/Pengurusan FSSR.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR
KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK. UiTM. FSSR.(P).05
No. Keluaran
:
02
PROSEDUR TINDAKAN
PENCEGAHAN
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
9/10
9
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
7. REKOD KUALITI
Bil. Jenis/ Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan
1 Fail Am Audit Dalam 600-FSSR (PT.12/7) Bah.PTD FSSR
3 – 5 Tahun
2 Audit Dalam - Pensijilan
600-FSSR (PT. 12/7/3) Bah.PTD FSSR
3 – 5 Tahun
3 Audit Dalam - Fail Kerja
600-FSSR(PT.12/10/2) Bah.PTD FSSR
3 – 5 Tahun
4 Minit Mesyuarat MKSP 600-FSSR (PT.12/10/5) Bah.PTD FSSR
3 – 5 Tahun
5 Fail Maklumbalas Pelanggan
600-FSSR (PT. 12/10/8) Bah.PTD FSSR
3 – 5 Tahun
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR
KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK. UiTM. FSSR.(P).05
No. Keluaran
:
02
PROSEDUR TINDAKAN
PENCEGAHAN
No. Pindaan
:
02
Tarikh Kuatkuasa
:
22/09/2013
Muka Surat
:
10/10
10
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
8. LAMPIRAN
8.1 Contoh Borang Tindakan Pencegahan - Lampiran 1
8.2 Contoh Memo Kelulusan Tindakan Pencegahan - Lampiran 2
8.3 Contoh Borang Cadangan Baru / Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti - Lampiran 3
8.4 Contoh Rekod Pindahan Dokumen Kualiti - Lampiran 4
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
11
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
CARTA ALIR PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN
Tanggung jawab
Carta Alir Proses
Proses Kerja Rekod
MULA
D
Arahkan KP/Ko/PYB bagi
mengenalpasti kecacatan atau
ketidakpatuhan yang telah berlaku
berdasarkan kepada laporan yang
diterima.
Membuat siasatan ke atas
ketidakpatuhan dengan
menggunakan Borang Laporan
Penyiasatan.
Borang Laporan Penyiasatan
PAD
Siasat dan kenalpasti punca
ketidakpatuhan.
Rekodkan hasil siasatan dan
cadangan tindakan pembetulan.
Borang Tindakan Pembetulan
Majukan hasil siasatan dan
cadangan tindakan pembetulan
kepada PYB atau TWP untuk
mendapatkan kelulusan.
Sambungan
Lampiran 1
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
12
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Sambungan
WP
Teliti dan beri keputusan keatas
cadangan pembetulan.Arahkan PYB
melaksanakan tindakan
pembetulan.
PYB
Laksanakan tindakan pembetulan
mengikut tempoh masa yang
ditetapkan
Laporkan keberkesanan Tindakan
Pembetulan dan kemukakan
kepada WP untuk pengesahan
sebelum dibentangkan dalam
Mesyuarat MKSP.
Laporkan di dalam mesyuarat
MKSP.
PD
Simpan Borang Tindakan
Pembetulan dan semua rekod
berkaitan dalam Fail Tindakan
Pembetulan.
TAMAT