PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT …eprints.uns.ac.id/10215/1/185921311201101411.pdf ·...
Transcript of PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT …eprints.uns.ac.id/10215/1/185921311201101411.pdf ·...
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A. Md ) Dalam Bidang
Manajemen Admninistrasi
OLEH
NANANG DWI HARYANTO
D1507110
DIPLOMA III PROGRAM STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
PERSETUJUAN
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh:
NANANG DWI HARYANTO
D1507110
Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing
Drs. Muchtar Hadi, M.Si
195303201985031002
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
PENGESAHAN
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh:
NANANG DWI HARYANTO
D1507110
Telah Diuji dan Disahkan Oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Tim Penguji
1. Penguji 1 Asal Wahyuni Erlin M, S.Sos, MPA ( )
NIP. 197406012008012016
2. Penguji 2 Drs. Muchtar Hadi, M.Si ( )
NIP. 195303201985031002
Mengetahui,
Dekan, Ketua Program,
Drs. H. Supriyadi, SN, SU. Drs. H. Sakur, MS.
NIP. 195301281981031011 NIP. 194902051980121001
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : Nanang Dwi Haryanto
NIM : D1507110
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur
Pengelolaan Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan
karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam
daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Januari 2010
Yang membuat pernyataan,
Nanang Dwi Haryanto
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO ü Kegagalan bukanlah akhir dari segalanya
ü “Hai hamba-hamba-Ku yang melampaui batas terhadap diri
mereka sendiri, janganlah kamu berputus asa dari rahmat Allah.
Sesungguhnya Allah mengampuni dosa-dosa semuanya.
Sesungguhnya Dialah Yang Maha Pengampun lagi Maha
Penyayang”
(QS. Az-Zumar ayat 53)
ü Sahabat menaruh kasih setiap waktu dan menjadi saudara
dalam kesukaran.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Penulisan Tugas Akhir ini Penulis
Persembahkan kepada :
v Bapak dan Ibu, atas doa dan kasih
sayangnya
v Kakak dan Adikku (Retno dan
Nurul) tersayang
v Puri Rahayu, atas do’a dan
dukunganmu
v Seluruh teman-teman dan sahabat-
sahabatku yang selalu
mendukungku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan
karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul
“Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas Koperasi dan UMKM
Kota Surakarta” yang disusun untuk memenuhi sebagian syarat dalam
memperoleh sebutan Profesional Ahli Madya Manajemen Administrasi di
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Drs. Supriyadi SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Drs. Sakur, MS. selaku Ketua Program Manajemen Administrasi Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang telah membantu dalam penulisan
Tugas Akhir.
3. Bapak Drs. Muchtar Hadi selaku Pembimbing Tugas Akhir yang selama ini
telah banyak memberikan sarana dan meluangkan waktunya, membimbing
penulisan Tugas Akhir.
4. Drs. Ali MSi. Selaku Pembimbing Akademis yang selama ini telah
membimbing penulis.
5. Bapak Budho Laksono, selaku Sekretaris Umum Dinas Koperasi dan UMKM
Kota Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan
kerja praktek (magang).
6. Seluruh Staff dan Karyawan Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang
telah memberikan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
7. Semua pihak yang telah memberikan bantuan dan sarana selama
pembuatan Tugas Akhir ini, yang tidak dapat disebutkan satu persatu oleh
penulis.
Demi kesempurnaan Tugas akhir ini, penulis mengharapkan kritik dan saran
dari semua pihak. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat.
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
DAFTAR ISI
Halaman Judul ………………………………………………………...……… i
Persetujuan ………………….……………………………..……....………… ii
Pengesahan ………………………………………………………..……….…. iii
Pernyataan …………………………………………………………………… iv
Motto ……………………………………………………………..……….….. v
Persembahan ……………………………………………………..……….….. vi
Kata pengantar ………..……….………………………………..……….…... vii
Daftar Isi …………………………………………………………..…….…… viii
Daftar Gambar ..…………………………………………………..…….……. x
Daftar Tabel ..................................................................................................... xi
ABSTRAK ………………………………………………….…….………… xii
ABSTRACT ..................................................................................................... xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah …………………………..……….………… 1
B. Perumusan Masalah ………………………………..……….………... 3
C. Tujuan Pengamatan ……………………………….………….……… 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Administrasi Perkantoran .…………………………….…….………. 5
B. Kearsipan .............. .………………………………………….……... 6
C. Surat Menyurat ...................…………………………….…………… 7
1. Penggolongan Surat ....................................................................... 7
2. Prosedur Pengelolaan Surat ........................................................... 8
D. Metode Penelitian …………………………………….…………….. 14
1. Lokasi Penelitian ........................................................................... 14
2. Jenis Penelitian .............................................................................. 14
3. Teknik Pengumpulan Data ............................................................ 14
4. Sumber Data .................................................................................. 15
5. Teknik Analisis Data ..................................................................... 15
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
BAB III DESKRIPSI LOKASI
A. Lokasi Pengamatan ……………………………………………….... 16
B. Sejarah Berdirinya ………………………………………………….. 16
C. Visi Dan Misi Perusahaan …………………………………….……. 22
D. Tugas Pokok dan Fungsi ………………………………………..…… 23
E. Struktur Organisasi .......................................................................... 23
BAB IV PEMBAHASAN …………………………………………….….... 32
A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk …………………………...….. 32
B. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ………………………..….….. 39
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ………………………………………………………… 45
B. Saran ……………………………………………………………….. 46
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………….………… 47
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Arus Prosedur Surat Masuk………………………………….… 11
Gambar 2.2 Arus Prosedur Surat Keluar………………………………….… 13
Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi…………………………………..…. 25
Gambar 4.1 Lembar Disposisi…………………………………………….… 35
Gambar 4.2 Arus prosedur surat masuk pada dinas Koperasi dan UMKM… 38
Gambar 4.3 arus prosedur surat Keluar pada dinas Koperasi dan UMKM…. 41
Gambar 4.4 Surat Keluar dinas Koperasi dan UMKM ……………………... 42
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
3.1 Tabel Daftar Pegawai Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta ..….… 30
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
ABSTRAK
NANANG DWI HARYANTO. D1507110. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA. Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2011.
Penyusunan Akhir ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan
Surat Masuk dan Surat Keluar pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Surat merupakan hal yang sangat penting karena merupakan sumber informasi yang dapat dipercaya, valid dan otentik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Teknik analisa data dilakukan dengan teknik analisis deskriptif. Berdasarkan hasil pengamatan dapat diketahui bahwa prosedur pengelolaan surat masuk meliputi: 1). Penyortiran, 2) Pencatatan (untuk surat biasa) atau penyerahan langsung kepada pimpinan (unutk surat yang bersifat rahasia, 3). Penyerahan surat beserta lembar disposisi oleh pimpinan, 4). Pendistribusian surat kepada pegawai terkait, disertai instruksi pada lembar disposisi oleh pimpinan, dan 5) pengarsipan. Prosedur pengelolaan surat keluar meliputi: 1). Pengonsepan surat oleh bidang terkait, 2). Persetujuan oleh agendaris, 3) Pengetikan oleh petugas, 4) Penandatanganan oleh pimpinan, 5). Penomoran dan validitasi oleh agendaris, 6). Distribusi surat oleh caraka (petugas pengirim surat), dan 7) Pengarsipan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
ABSTRACT
NANANG DWI HARYANTO. D1507110. THE PROCEDURE OF ENTERING AND EXITING LETTERS MANAGEMENT IN COOPERATIVE AND UMKM OFFICE OF SURAKARTA CITY. Administration Management, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University, 2011.
This final project writing aims to find out the procedure of entering- and –
exiting-letters management in Cooperative and UMKM Office of Surakarta City. Letter is a very important thing because it is a reliable, valid, and authentic source of information. The type of observation used was descriptive observation. Technique of collecting data used was interview, observation and documentation study. Technique of analyzing data used was a descriptive analysis one. Considering the result of observation, it can be found that the procedure of entering-letter management includes: 1) sorting, 2) recording (for regular letter) or delivering it to the chief (for secret letter), 3) delivering the letter and disposition page by the chief, 4) distributing letter to the related officers, accompanied with the instruction in disposition page by the chief, and 5) archiving. The procedure of exiting-letter management includes: 1) letter drafting by the related division, 2) approval by the agenda officer, 3) typing by the officer, 4) signing by the chief, 5) numbering and validating by the agenda officer, 6) letter distribution by caraka (letter delivering officer), and 7) archiving.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kesulitan manusia dalam menyelesaikan masalah pada intinya bersumber
pada dua sebab yaitu karena mereka tidak tahu cara memecahkan masalah atau
karena kekurangan fakta yang mendukung berhubungan dengan masalah
tersebut (Hadi, 2000 : 1). Perkembangan teknologi dewasa ini tidak terlepas dari
upaya manusia untuk memenuhi kebutuhannya. Kebutuhan manusia yang
senantiasa bertambah dan kelangkaan sumber daya pemuas kebutuhan telah
mendorong manusia untuk dapat menciptakan suatu cara yang efektif dan
efisien dalam memanfaatkan sumberdaya yang ada.
Perkembangan kehidupan manusia yang terjadi dewasa ini tidak terlepas
dari perkembangan teknologi informasi yang ada. Dengan adanya
perkembangan teknologi informasi maka perpindahan informasi dari satu
tempat ke tempat lain tidak lagi membutuhkan waktu yang lama. Perpindahan
informasi dapat terjadi apabila terdapat interaksi antara dua pihak atau lebih.
Interaksi ini diwujudkan dengan aktifitas komunikasi yang dapat terjadi baik
secara lisan maupun secara tertulis. Dengan adanya perkembangan teknologi
informasi maka interaksi lisan maupun tertulis ini dapat terjadi tanpa harus
bertemunya dua pihak atau lebih secara langsung (tatap muka) untuk
melaksanakan aktifitas komunikasi tersebut.
Perkembangan teknologi komunikasi selain dapat dimanfaatkan untuk
mendukung aktifitas individual juga dapat dimanfaatkan untuk mendukung
efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi. Dalam organisasi swasta maupun
instansi pemerintah, aktifitas komunikasi memegang peranan yang sangat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 2
penting. Komunikasi internal maupun komunikasi eksternal dalam organisasi
berfungsi untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi. Dengan adanya
komunikasi diharapkan terjadi interaksi dua arah yang berimbas pada terjadinya
perpindahan informasi. Perpindahan informasi yang baik terjadi apabila tidak
terdapat kesalah pahaman antara informan dengan pihak yang menerima
informasi terhadap informasi yang dimaksud. Oleh karena itulah dibutuhkan
metode dan alat komunikasi yang tepat guna mencukung tercapainya
komunikasi organisasi yang baik.
Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang
begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi atau
perhubungan yang canggih, seperti; telepon, seluler, televisi, radio, telegram,
faksimile dan lain sebagainya, namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak
dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak
bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu,
komunikasi tertulis tersebut adalah surat. Surat masih digunakan sampai
sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana
komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan
ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi
sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan
hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat promosi.
Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan
kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi,
maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat menyurat harus
mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan
atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan / instansi
yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu
organisasi / perusahaan prosedur pengelolaan surat dibedakan menjadi dua yaitu
surat masuk dan surat keluar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 3
Seperti halnya di kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta,
Dinas Koperasi dan UMKM merupakan instansi Pemerintah yang menpunyai
peranan penting dalam bidang memajukan Koperasi dan UMKM ( Usaha Mikro
Kecil dan Menengah ) di Kota Surakarta, surat merupakan sarana informasi,
sumber data dan komunikasi yang penting didalam pencapaiaan tujuan yang
diinginkan. Prosedur pengelolaan surat pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta, dilakukan berdasarkan petunjuk teknis pengelolaan surat masuk dan
surat keluar dan tata naskah Seperti halnya di kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta, Di dalam pengelolaan suratnya asas yang digunakan
adalah didasarkan pada asas sentralisasi untuk masuk dan untuk surat keluar
menggunakan asas desentralisasi
Dari uraian konsep diatas dapat diketahui mengenai pentingnya peranan
prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar dalam suatu organisasi atau suatu
perusahaan / instansi, maka peneliti tertarik untuk mengkaji “ Prosedur
Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Dinas Koperasi
dan UMKM Kota Surakarta “.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada latarbelakang masalah,
maka masalah dalam penelitian ini dapat dikemukakan sebagai berikut :
“Bagaimanakah Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Untuk mengetahui Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 4
b. Hasil penelitian ini diharapkan bisa menjadi masukan dan bahan
pertimbangan bagi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
dalam melaksanakan Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
di Instansi tersebut.
c. Untuk memperoleh data yang dipergunakan penulis untuk menyusun
penulisan tugas akhir sebagai salah satu syarat meraih Sebutan Profesional
Ahli Madya Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Administrasi Perkantoran
Administrasi dalam arti sempit disebut juga dengan tata usaha yakni
pekerjaan tulis menulis. Dalam arti luas administrasi adalah kegiatan untuk
menjamin berputarnya roda organisasi agar tujuannya tercapai. Administrasi
adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama
kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.( Kamus Bahasa Indonesia ).
Kantor disebut juga tempat kerja atau tempat dilaksanakannya kegiatan
administrasi dalam sebuah perusahaan. Menurut The Liang Gie : 1976 Kantor
adalah tempat dalam suatu badan usaha dimana dilaksanakan pekerjaan
administratif yang dapat dilakukan dengan tangan atau dengan mesin.
Dari pegertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi
perkantoran adalah tempat dilaksanakannya serangkaian aktivitas - aktivitas
ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan tertentu dengan
menggunakan tangan atau mesin.
Fungsi Administrasi perkantoran menurut Badri Munir Sukoco : 2007
adalah satu fungsi rutin yaitu fungsi administrasi perkantoran yang
membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup kearsipan, pengadaan dan
lain-lain. Biasanya dilaksanakan oleh staff administrasi yang bertanggung-
jawab atas kegiatan administrasi. Fungsi kedua adalah fungsi teknisyaitu
fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan keterampilan perkantoran
yang memadai, seperti famelieritas dengan beberapa software. Ketiga fungsi
analisis yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran
kritis dan kreatif desertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian.
Empat fungsi interpersonal yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan
analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang
berhubungan dengan orang lain, seperti mengordinasi tim proyek. Yang
terakhitr adalah fungsi manajerial yaitu fungsi yang membut uhkan
perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian, seperti
pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan.
B. Kearsipan
Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
kerena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan (Liang Gie : 1976). Pengertian kearsipan menurut Wursanto
(1998) adalah kegiatan menaruh warkat – warkat dalam tempat penyimpanan
secara tertip menurut system, susunan dan tatacara yang telah ditentukan,
sehingga pertumbuhan warka – warkat dapat dikendalikan dan setiap kali
diperlukan dapat secara tepat ditemukan.
Fungsi arsip adalah menjadi data atau informasi yang dibutuhkan setiap
orang ataupun sekelompok pegawai atau pejabat untuk keperluan pelaksanaan
tugas, fungsi dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual.
Fungsi arsip dibedakan menjadi dua golongan uatu arsip dinamis dan arsip
statis.
Arsip dinamis berfungsi sebagai salah satu sumber data atau informasi
yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan
kehidupanorganisasi dan kebagsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi organisasi swasta dan
admnistrasi Negara. Arsip statis berfungsi sebagai salah saatu sumber data
atau informasi yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan organisasi atau kehidupan kebangsaan pada umumnya, tetapi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
pada saat-saat tertentu, secara incidental dibutuhkan untuk suatu kepentingan
administrasi, riset, study dan keperluan lain. (Yohannes Soraja : 2006)
C. Surat menyurat
Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk
mengadakan komunikasi secara tertulis (Silmi, 2002 : 1).
Menurut Wursanto (1991:12) menyatakan bahwa surat adalah suatu
alat penyampaian informasi atau keterangan- keterangan (keputusan,
pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya), secara tertulis dari
satu pihak kepada pihak lain.
Surat menurut (Barthos,2000:22) adalah alat bagi kita untuk
menyampaikan berita, menyampaikan sesuatu perasan, memanjakan sesuatu
hal atau meminta sesuatu barang kepada orang lain. Surat juga disebut
warkat. Menurut The Liang Gie, warkat adalah setiap catatan tertulis /
bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu atau peristiwa yang
dibuat orang untuk membantu ingatannya.
Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan
bahwa surat menyurat adalah kegiatan menyampaikan informasi, berita, atau
warta dengan mempergunakan alat atau sarana komunikasi secara tertulis yaitu
mempergunakan selembar kertas yang ditujukan kepada instansi maupun orang
lain.
1. Penggolongan Surat
Berbagai macam surat atau dokumen yang dapat diklasifikasikan dan
dibedakan untuk mengenal, mengidentifikasi dan mengelola macam-macam
surat masuk dan surat keluar menurut Hadi Sumarto Rumsari (2000:80) dapat
ditijau dari beberapa golongan, yaitu:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
a. Ditinjau dari segi isinya surat ada 3 yaitu : Surat bisnis, Surat dinas,
Dokumen - dokumen
Surat bisnis yaitu surat yang biasanya dibuat oleh perusahaan-
perusahaan yang bergerak dalam bidang bisnis dan niaga. Surat dinas
yaitu surat yang dibuat oleh lembaga social, instansi pemerintah maupun
swasta. Terakhir adalah dokumen-dokumen.
b. Ditinjau dari segi kepentingannya:
Surat biasa yaitu mengandung informasi yang bersifat umum dan
hanya diperlukan dalam waktu yang relative pendek. Surat penting yaitu
surat yang mengandung informasi yang penting, mempunyai sejarah,
hukum, administrasi, politis dan diperlukan dalam waktu yang relative
panjang. Biasanya surat penting menyangkut kebijaksanaan organisasi
yang menyangkut pelayanan kepegawaian, keuangan dan perbekalan
kantor. Surat rahasia yaitu surat yang harus disampaikan kepada orang
yang dituju pada alamat tujuan dan tidak boleh diketahui oleh orang lain
yang bersangkutan. Biasanya surat ditutup dalam amplop rangkap 2 dan
bertuliskan rahasia
c. Ditinjau dari segi fungsinya
Sebagai wakil dari pengirim, sebagai bahan pembuktian, sebagai
pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, sebagai alat pengukur
kegiatan organisasi dan sebagai sarana memperpendek jarak
2. Prosedur Pengelolaan Surat
Prosedur pengelolaannya menurut Barthos (1989 : 37-39) surat ada 2
macam yaitu antara lain :
1. Surat masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima
dari instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah
semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari
kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman
(ekspedisi). (Wursanto, 1991 : 108). Pengelolaan surat dalam suatu
instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat
penting, surat biasa, surat rahasia, surat surat pribadi.
Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan
surat masuk dibagi menjadi lima langkah, yaitu :
a. Penerimaan surat
Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit
tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini
kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.
b. Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat- surat yang
diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-
golongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan
dalam tiga macam :
1) Surat pribadi
2) Surat dinas
3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus
dikembalikan karena salah alamat.
c. Pembukaan surat
Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang
petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam
sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan
lebih lanjut. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah
mengadakan pemeriksaan surat, yang meliputi beberapa hal antara lain:
1) Alamat, apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat
amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
surat (alamat dalam atau alamat surat).
2) Tanda tangan dan cap, surat dinas Dinegara kita (khususnya di
instansi-instansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah
dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan.
3) Nomor dan tanggal surat, Nomor dan tanggal surat
diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu
indeks.
4) Pokok soal atau perihal, untuk dicatat didalam buku agenda atau
didalam kartu indeks, untuk mengetahui perihal surat maka harus
membaca isi surat secara keseluruhan.
5) Lampiran surat, untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran
maka harus benar-benar diteliti dan dibaca satu-persatu setiap
lampiran
d. Pencatatan surat
Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat- surat
tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu
diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat
dalam kartu kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa dan
rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.
e. Pengarahan surat
Pengarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam:
1) Pengarahan surat masuk penting
2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin)
3) Pengarahan surat masuk rahasia.
Beradasarkan pada langkah-langkah yang telah diuraikan diatas, maka dapat
dibuat gambar sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
Surat masuk
Agendaris
Arsip
Sekretaris/Kepala Tata Usaha
Sekretaris/Kepala Tata Usaha
Pimpinan/Kepala bagian
Gambar 2.1 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
(Sumber : Sri Slameto HB : 2002)
2. Surat Keluar
Menurut Widjaja (1990 : 37 ) surat keluar adalah surat yang
dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi
atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkan pengertian surat
keluar menurut Wursanto (1991 : 144) adalah surat yang sudah
lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani
oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
atau lembaga untuk ditujukan/ dikirim kepada instansi, kantor atau
lembaga lain.
Menurut Widjaja (1990 : 37 ), didalam pembuatan surat keluar ada
beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :
a. Pembuatan Konsep Surat
Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga
memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.
b. Persetujuan Konsep
Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa
apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda
persetujuan terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yang
berkepentingan membubuhi tanda tangan
c. Pengetikan Surat
Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik,
sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka
surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan
konsep surat.
d. Pemberian Nomor
Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai
dengan urutan pada buku agenda surat keluar.
e. Penyusunan Surat
Kegiatan penyusunan surat meliputi ; pemisahan surat apabila ada
tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan,
apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.
f. Pengiriman Surat
Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
1) Dikirim secara langsung
2) Dikirim melalui sarana jasa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
Pimpinan/Kepala Bagian
Pimpinan/Kepala Bagian
Sekretaris/Kepala Tata Usaha
Sekretaris Umum
Surat Keluar
Agenda
Sekretaris Umum
Pengetik
Sekretaris/Kepala Tata Usaha
Beradasarkan pada langkah-langkah yang telah diuraikan diatas, maka dapat
dibuat gambar sebagai berikut.
Gambar 2.2 Bagan Prosedur Surat Keluar
(Sumber : Sri Slameto HB : 2002)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
3. Metode Penelitian
1. Lokasi Penelitian
Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan
Tugas Akhir Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang beralamat di Jl.
Yosodipuro No. 162 Surakarta Telp. (0271) 714890.
2. Jenis Penelitian
Jenis pengamatan yang penulis gunakan adalah pengamatan
deskriptif, yaitu pengamatan yang berusaha menggambarkan keadaan atau
fenomena sosial tertentu. Dalam hal ini penulis mendeskriptifkan
bagaimana Prosedur Pengelolaan Surat masuk dan Surat Keluar pada
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM.
3. Teknik Pengumpulan Data
Menurut Marzuki adalah sebagai berikut :
a. Observasi
Yaitu merupakan metode pengamatan dan pencatatan secara sistematis
terhadap gejala atau fenomena yang diselidiki. Metode ini dilakukan
penulis secara langsung sehingga penulis dapat mengamati gejala dari
masalah yang diamati
b. Wawancara
Yaitu merupakan cara pengumpulan data dengan Tanya jawab sepihak
yang dikerjakan dengan sistematis dan berlandaskan pada tujuan
penelitian.
c. Dokumentasi
Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengambil
catatan-catatan dan arsip-arsip yang diperlukan dan yang berhubungan
dengan obyek penelitian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
4. Sumber Data
Dalam penelitian ini data diperoleh dari berbagai sumber, yaitu :
a. Data primer
Data primer adalah data yang dikumpulkan secara langsung dari
responden oleh peneliti. Data primer yang didapat peneliti merupakan
hasil wawancara dan observasi yang dilakukan di Kantor Dinas
Koperasi dan UMKM bagian secretariat.
b. Data sekunder
Data sekunder adalah data yang deperoleh peneliti bukan secara
langsung dari responden/sumber data. Data sekunder didapat dari
arsip-arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM bagian secretariat.
5. Teknik Analisis Data
Analisa data merupakan proses pengorganisasian dan mengurutkan
data kedalam pola, katagori dan satuan uraian dasar sehingga dapat
ditemukan data (Meleong, 1990 : 103). Teknik analisis data yang
digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif, dimana seorang
peneliti terlebih dahulu mempunyai satu cara berfikir, cara pengusapan
dengan referensi atay titik tolak tertentu. (Winarno Surakhmad, 1994 :
141). Dalam analisis ini dilakukan klasifikasi untuk dapat melihat
kedudukan setiap fenomena dalam satu struktur yang besar, dengan tujuan
menyusun kembali data dalam satu organisasi yang memungkinkan
diadakannya interprestasidan kesimpulan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Lokasi Pengamatan
Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah
Kerja Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Dinas
Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang beralamat di Jl. Yosodipuro
No. 162 Surakarta Telp. (0271) 714890. Kantor Dinas Koperasi UMKM
Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota
Surakarta Nomor : 6 Tahun 2008, tentang Organisasi dan Tata Kerja
Perangkat Daerah Kota Surakarta, khususnya BAB VI Bagian Kesepuluh
dan Peraturan WalikotaSurakarta Nomor 20 Tahun 2008 tentang
Penjabaran Tugas,Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Koperasi Dan
Usaha Kecil Mikro Menengah maka guna kelancaran penyelenggaraan
tugas perlu ditindaklanjuti dengan Pedoman Uraian Tugas
B. Sejarah Berdirinya Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta
Koperasi adalah institusi (lembaga) yang tumbuh atas dasar
solidaritas tradisional dan kerjasama antar individu, yang pernah
berkembang sejak awal sejarah manusia sampai pada awal Revolusi
Industrial di Eropa pada akhir abad 18 dan selama abad 19, sering disebut
sebagai Koperasi Historis atau Koperasi Pra-Industri. Koperasi Modern
didirikan pada akhir abad 18, terutama sebagai jawaban atas masalah-
masalah sosial yang timbul selama tahap awal Revolusi Industri.
Di Indonesia, ide-ide perkoperasian diperkenalkan pertama kali oleh
Patih di Purwokerto, Jawa Tengah, R. Aria Wiraatmadja yang pada tahun
1896 mendirikan sebuah Bank untuk Pegawai Negeri. Cita-cita semangat
tersebut selanjutnya diteruskan oleh De Wolffvan Westerrode.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Pada tahun 1908, Budi Utomo yang didirikan oleh Dr. Sutomo
memberikan peranan bagi gerakan koperasi untuk memperbaiki kehidupan
rakyat. Pada tahun 1915 dibuat peraturan Verordening op de Cooperatieve
Vereeniging, dan pada tahun 1927 Regeling Inlandschhe Cooperatieve.
Pada tahun 1927 dibentuk Serikat Dagang Islam, yang bertujuan
untuk memperjuangkan kedudukan ekonomi pengusah-pengusaha pribumi.
Kemudian pada tahun 1929, berdiri Partai Nasional Indonesia yang
memperjuangkan penyebarluasan semangat koperasi. Hingga saat ini
kepedulian pemerintah terhadap keberadaan koperasi nampak jelas dengan
membentuk lembaga yang secara khusus menangani pembinaan dan
pengembangan koperasi.
Kronologis lembaga yang menangani pembinaan koperasi pada saat
itu adalah sebagai berikut:
1. Tahun 1947 – 1948
Jawatan Koperasi dibawah pimpinan R. Suria Atmadja, pada masa
ini ada suatu peristiwa yang cukup penting yaitu tanggal 12 Juli 1947,
Gerakan Koperasi mengadakan Kongres di Tasikmalaya dan hasil Kongres
menetapkan bahwa tanggal 12 Juli dinyatakan sebagai Hari Koperasi.
2. Tahun 1949
Pusat Jawatan Koperasi RIS berada di Yogyakarta, tugasnya adalah
mengadakan kontak dengan jawatan koperasi di beberapa daerah lainnya.
Tugas pokok yang dihasilkan telah melebur Bank dan Lumbung Desa
dialihkan kepada Koperasi. Pada tahun yang sama yang diundangkan
dengan Regeling Cooperatieve 1949 Ordinasi 7 Juli 1949 (SBT. No. 179).
3. Tahun 1960
Perkoperasian dikelola oleh Menteri Transmigrasi Koperasi dan
Pembangunan Masyarakat Desa (TRANSKOPEMADA), dibawah
pimpinan seorang Menteri yang dijabat oleh Achmadi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
4. Tahun 1964
Departemen Koperasi diubah menjadi Departemen Transmigrasi
dan Koperasi dibawah pimpinan Menteri ACHMADI kemudian diganti
oleh Drs. Achadi, dan Direktur Koperasi dibawah pimpinan seorang
Direktur Jenderal yang bernama Chodewi Amin
PERIODE TAHUN 1966 – 2004
5. Tahun 1966
Dalam tahun 1966 Departemen Koperasi kembali berdiri sendiri,
dan dipimpin oleh Pang Suparto. Pada tahun yang sama, Departemen
Koperasi dirubah menjadi Kementerian Perdagangan dan Koperasi
dibawah pimpinan Prof. Dr. Sumitro Djojohadikusumo, sedangkan
Direktur Jenderal Koperasi dijabat oleh Ir. Ibnoe Soedjono (dari tahun
1960 s/d 1966).
6. Tahun 1967
Pada tahun 1967 diberlakukan Undang-undang Nomor 12 Tahun
1967 tentang Pokok-pokok Perkoperasian tanggal 18 Desember 1967.
Koperasi masuk dalam jajaran Departemen Dalam Negeri dengan status
Direktorat Jenderal. Mendagri dijabat oleh Basuki Rachmad, dan menjabat
sebagai Dirjen Koperasi adalah Ir. Ibnoe Soedjono.
7. Tahun 1968
Kedudukan Direktorat Jenderal Koperasi dilepas dari Departemen
Dalam Negeri, digabungkan kedalam jajaran Departemen Transmigrasi
dan Koperasi, ditetapkan berdasarkan :
1. Keputusan Presiden Nomor 183 Tahun 1968 tentang Susunan Organisasi
Departemen.
2. Keputusan Menteri Transmigrasi dan Koperasi Nomor 120/KTS/
Mentranskop/1969 tentang Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi Susunan
Organisasi berserta Tata Kerja Direktorat Jenderal Koperasi.
Menjabat sebagai Menteri Transkop adalah M. Sarbini, sedangkan
Dirjen Koperasi tetap Ir. Ibnoe Soedjono.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
8. Tahun 1974
Direktorat Jenderal Koperasi kembali mengalami perubahan yaitu
digabung kedalam jajaran Departemen Tenaga Kerja, Transmigrasi dan
Koperasi, yang ditetapkan berdasarkan :
1. Keputusan Presiden Nomor 45 Tahun 1974 tentang
Susunan Organisasi Departemen Tenaga Kerja, Transmigrasi dan
Koperasi.
2. Instruksi Menteri Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Koperasi
Nomor : INS-19/MEN/1974, tentang Susunan Organisasi
Direktorat Jenderal Koperasi tidak ada perubahan (tetap
memberlakukan Keputusan Menteri Transmigrasi Nomor :
120/KPTS/Mentranskop/1969) yang berisi penetapan tentang
Susunan Organisasi Direktorat Jenderal Koperasi.
Menjabat sebagai Menteri adalah Prof. DR. Subroto, adapun Dirjen
Koperasi tetap Ir. Ibnoe Soedjono.
9. Tahun 1978
Direktorat Jenderal Koperasi masuk dalam Departemen
Perdagangan dan Koperasi, dengan Drs. Radius Prawiro sebagai
Menterinya. Untuk memperkuat kedudukan koperasi dibentuk puia
Menteri Muda Urusan Koperasi, yang dipimpin oleh Bustanil Arifin, SH.
Sedangkan Dirjen Koperasi dijabat oleh Prof. DR. Ir. Soedjanadi
Ronodiwiryo.
10. Tahun 1983
Dengan berkembangnya usaha koperasi dan kompleksnya masalah
yang dihadapi dan ditanggulangi, koperasi melangkah maju di berbagai
bidang dengan memperkuat kedudukan dalam pembangunan, maka pada
Kabinet Pembangunan IV Direktorat Jenderal Koperasi ditetapkan menjadi
Departemen Koperasi, melalui Keputusan Presiden Nomor 20 Tahun
1983, tanggal 23 April 1983.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
11. Tahun 1991
Melalui Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 1991, tanggal 10
September 1991 terjadi perubahan susunan organisasi Departemen
Koperasi yang disesuaikan keadaan dan kebutuhan
12. Tahun 1992
Diberlakukan Undang-undang Nomor : 25 Tahun 1992 tentang
Perkoperasian, selanjutnya mancabut dan tidak berlakunya lagi Undang-
undang Nomor: 12 Tahun 1967 tentang Pokok-pokok Perkoperasian.
13. Tahun 1993
Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor : 96 Tahun 1993, tentang
Kabinet Pembangunan VI dan Keppres Nomor 58 Tahun 1993, telah
terjadi perubahan nama Departemen Koperasi menjadi Departemen
Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil. Tugas Departemen Koperasi
menjadi bertambah dengan membina Pengusaha Kecil. Hal ini merupakan
perubahan yang strategis dan mendasar, karena secara fundamental
golongan ekonomi kecil sebagai suatu kesatuan dan keseluruhan dan harus
ditangani secara mendasar mengingat yang perekonomian tidak terbatas
hanya pada pembinaan perkoperasian saja.
14. Tahun 1996
Dengan adanya perkembangan dan tuntutan di lapangan, maka
diadakan peninjauan kembali susunan organisasi Departemen Koperasi
dan Pembinaan Pengusaha Kecil, khususnya pada unit operasional, yaitu
Ditjen Pembinaan Koperasi Perkotaan, Ditjen Pembinaan Koperasi
Pedesaan, Ditjen Pembinaan Pengusaha Kecil. Untuk mengantisipasi hal
tersebut telah diadakan perubahan dan penyempurnaan susunan organisasi
serta menomenklaturkannya, agar secara optimal dapat menampung
seluruh kegiatan dan tugas yang belum tertampung.
15. Tahun 1998
Dengan terbentuknya Kabinet Pembangunan VII berdasarkan
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 62 Tahun 1998, tanggal
14 Maret 1998, dan Keppres Nomor 102 Thun 1998 telah terjadi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
penyempurnaan nama Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha
Kecil menjadi Departemen Koperasi dan Pengusaha Kecil, hal ini
merupakan penyempurnaan yang kritis dan strategis karena kesiapan untuk
melaksanakan reformasi ekonomi dan keuangan dalam mengatasi masa
krisis saat itu serta menyiapkan landasan yang kokoh, kuat bagi Koperasi
dan Pengusaha Kecil dalam memasuki persaingan bebas/era globalisasi
yang penuh tantangan.
16. Tahun 1999
Melalui Keppres Nomor 134 Tahun 1999 tanggal 10 November
1999 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Menteri Negara, maka Departemen Koperasi dan PK diubah
menjadi Menteri Negara Koperasi dan Pengusaha Kecil dan Menengah
17. Tahun 2000
1. Berdasarkan Keppres Nomor 51 Tahun 2000 tanggal 7 April 2000,
maka ditetapkan Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan
Pengusaha Kecil Menengah.
2. Melalui Keppres Nomor 166 Tahun 2000 tanggal 23 November
2000 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen.
maka dibentuk Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan
Pegusaha Kecil dan Menengah (BPS-KPKM).
3. Berdasarkan Keppres Nomor 163 Tahun 2000 tanggal 23
November 2000 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan,
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara, maka Menteri
Negara Koperasi dan PKM diubah menjadi Menteri Negara Urusan
Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.
4. Melalui Keppres Nomor 175 Tahun 2000 tanggal 15 Desember
2000 tentang Susunan Organisasi dan Tugas Menteri Negara, maka
Menteri Negara Urusan Koperasi dan UKM diubah menjadi
Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
18. Tahun 2001
1. Melalui Keppres Nomor 101 Tahun 2001 tanggal 13 September
2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara, maka dikukuhkan
kembali Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.
2. Berdasarkan Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tanggal 13
September 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan,
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Non Pemerintah,
maka Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan
Pengusaha Kecil Menengah dibubarkan.
3. Melalui Keppres Nomor 108 Tahun 2001 tanggal 10 Oktober 2001
tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Menteri Negara, maka
Menteri Negara Koperasi dan UKM ditetapkan membawahi
Setmeneg, Tujuh Deputi, dan Lima Staf Ahli. Susunan ini berlaku
hingga tahun 2004 sekarang ini.
C. Visi dan Misi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta
Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Dinas Koperasi dan UMKM
Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut
adalah sebagai berikut :
a. Visi.
“ Terwujudnya Koperasi dan UMKM yang mandiri dan berdaya
saing tinggi untuk mendukung Kota Surakarta sebagai kota Budaya,
Perdagangan dan Jasa”.
b. Misi.
* Meningkatnya Koperasi dan UMKM yang kuat dan mandiri
baik dalam baik dalam bidang Kelembagaan, Permodalan
maupun Pemasaran
* Meningkatkan Sumber Daya Manusia Koperasi dan
UMKM yang tangguh dan mempunyai jiwa wirausaha
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
* Meningkatnya perlindungan bagi koperasi dan UMKM
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta
1. Tugas Pokok
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang
berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang
pemerintah daerah di bidang koperasi dan usaha kecil mikro
menengah. Yaitu membantu pemerintah memijamkan dan mendidik
para pengusaha mikro agar menjadi pengusaha yang sukses.
2. Fungsi
Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM)
mempunyai fungsi :
a. Penyelenggaan kesekretariatan dinas;
b. Penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan
pelaporan.
c. Pemberian perijinan di bidang koperasi dan Usaha Mikro Kecil
Menengah (UMKM);
d. Perumusan kebijakan teknis di bidang koperasi dan Usaha Mikro
Kecil Menengah (UMKM);
e. Penyelenggaraan sosialisasi;
f. Pembinaan jabatan fungsional.
E. Struktur Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah
Kota Surakarta
Struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM daerah Kota
Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi
secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan
tanggung jawab dalam suatu organisasi.
Dalam rangka melaksanakan ketentuan Pasal 72 Peraturan Daerah
Kota Surakarta Nomor 6 tahun 2008 tentang Organisasi dan tata kerja
perangkat daerah kota Surakarta, maka perlu menetapkan Peraturan
Walikota tentang penjabaran tugas pokok dan fungsi serta tata kerja Dinas
Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) kota Surakarta.
Adapun struktur organisasi kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah
Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun
2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur
organisasi adalah sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
Gambar 3. 1 : Bagan Organisasi Dinas Koperasi Dan Umkm Kota
Surakarta
KEPALA
Kelompok Jabatan
Fungsional
Sekertariat
Sub bagian perencanaan, evaluasi dan
pelaporan
Sub bagian Keuangan
Sub bagian kepegawaian
Bidang Usaha dan
permodalan
Bidang Koperasi
Bidang usaha mikro kecil dan
menengah
Seksi Usaha
Seksi Permodalan
Seksi Pendaftaran dan
pengesahan
Seksi dan Pembinaan dan
pengawasan
Seksi Usaha Mikro
Seksi Usaha Kecil dan Menengah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-
masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM
Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
· Sekertariat
Bagian Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan administrasi umum,
kepegawaian, keuangan dan perencanaan, evaluasi dan pelaporan dengan
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas. Sekretariat dipimpin
oleh Sekretaris : Bp Budho Laksono, SH.MH. Sekretariat terdiri dari :
a. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
b. Sub Bagian Keuangan
c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
Adapun pelaksanaan tugas dari Bagian Kesekertariatan sebagai berikut :
· Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
Kasubbag : Supartono SE
Staff : a. Endang Sri Rejeki, SE. MM
b. Moch. Anwar Rizqon
Tugas Pokok dan Fungsi :
1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sekretariat
2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas
kepada bawahan
3. Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna
pengembangan rencana strategis dan rencana kerja dinas
4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan
sebagai pertanggungjawaban tugas
5. Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna
pengembangan rencana strategis dan rencana kerja Dinas
· Subbagian Umum dan Kepegawaian
Kasubbag : Dra. Sunarti
Staff : a. Sri Utami, SE
b. Rasid Hidayat
c. Mardiati Aminingsih
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian umum dan Kepegawaian
sebagai berikut :
1. Melakukan rencana kerja Subbagian Umum dan
Kepegawaian berdasarakan rencana kerja Sekretariat
2. Mengelola administrasi surat menyurat, peralatan dan
perlengkapan kantor, rumah tanga, dokumentasi dan
informasi hokum, kearsipan dan perpustakaan
3. Melakukan pengadaan operasionalisasi dan pemeliharaan
perlengkapan dinas serta kendaraan dinas
4. Mengelola data dan dokumentasi pegawai
5. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai
· Subbagian Keuangan
Kasubbag :YF. Sri Rukmini DA
Staf :a. Sigit Wardoyo, S.Sos ( Bendahara Pengeluaran)
b. Emi
c. Joko Subagyo
d. Narwan
Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Keuangan sebagai berikut :
1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Keuangan
berdasarkan rencana kerja Sekretariat.
2. Melakukan pembuatan daftar gaji pegawai.
3. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran.
4. Melakukan administrasi pembukuan,pertanggungjawaban dan
laporan keuangan.
5. Menyiapkan laporan administrasi keuangan bendahara
· Bidang UMKM ( Usaha Mikro, Kecil dan Menengah )
Berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor : 20 Tahun 2008
tetang penjabaran Tugas pokok dan fungsi dan tat kerja dinas koperasi dan
UMKM Surakarta, Bidang UMKM ( pasal 22 ) mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang usaha mikro dan usaha kecil menengah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
Untuk melaksanakan tugas sebgaimana dimakasud adalam pasal 22,
Bidang usaha mikro, kecil dan menengah mempunyai fungsi (pasal 23 ) :
· Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan
dan pelaksanaan di bidang usaha mikro
· Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan
dan pelaksanaan dibidang usaha kecil menengah
· Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas
sesuai dengan tugas dan fungsinya
Struktur Organisasi Bidang UMKM
Staff : a. Roos Yulianto
b. Noorjannah, SH
c. Bambang Widaryanto, SE
Tujuan Pemberdayaan UMKM adalah sebagai berikut :
1. Menumbuhkan dan mengembangkan kemampuan UMKM
menjadi usaha yang tangguh dan mandiri
2. Meningkatakan peran UMKM dalam pembangunan daerah,
penciptaan lapangan kerja, pertumbuhan ekonomi, pengentasan
kemiskinan
· Bidang Koperasi
Kepala Bidang Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang
koperasi dan pembinaan dan pengawasan koperasi Kepala Seksi
Pendaftaran dan Pengesahan Koperasi mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di
bidang pendaftaran dan pengesahan koperasi, meliputi : pelaksanaan
kebijakan pengesahan, pembentukan, penggabungan dan peleburan serta
pembubaran koperasi. Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Koperasi
mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis
pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan dan pengawasan
koperasi, meliputi : pembinaan dan pengawasan koperasi dan fasilitasi
pelaksanaan tugas dalam pengawasan koperasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
· Bidang Usaha dan permodalan
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha dan permodalan.
Dengan rincian tugas :
a. Melaksanakan rencana kerja Bidang berdasarkan rencana strategis dan
rencana kerja Dinas.
b. Member petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang – undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Dinas
sesuai dengan bidang tugas.
d. Melaksanakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar
efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku
e. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
Tabel 3. 1 : Daftar Pegawai Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta Pada Tahun 2010
NO Nama / Gol NIP
1. Saleh SH, HM 120 104 495
2 Budho Laksono SH, MH / IV B 130 960 287
3 Ir. Djati Utama/ IV A 700 005 133
4 Vitriaman, SE, MM / IV A 700 006 635
5 Didik Adi purtanto, S.E / IV A
6 Indriyanti, SH / III D 160 037 235
7 Sri Murdianti, SH / III D 070 007 082
8 YF. Sri Rukmini, D.A / III D
9 Ari Yuniarti, SE, M.Si / III D 070 024 798
10 Drs. Abdullah Fahmi / III D 700 005 828
11 Drs. Sumarno MM / IV A 010 240 982
12 Dra. Sri Subekti / III D 700 003 081
13 Drs. Joko Heruwanto / III D 490 028 391
14 Sri Noorjanah SH / III D 700 006 638
15 Dra. Sri Mulsiwi / III D 700 006 512
16 Joko Haryono, SE / III D 070 010 285
17 Suwandi, SE / III D
18 Sri Hartati H.S, SE /III B 700 004 511
19 Bambang Widaryanto, SE / III C 700 005 424
20 Nur solichah, S.Sos / III B 070 011 050
21 Joko Subagyo / III B 500 070 147
22 Roos Yulianto / III B 070 019 866
23 Ismiati / III B 700 000 631
24 Emi Prihati / III B 700 002 784
25 Giat Mahani / III B 500 083 586
26 Endang Sri Rejeki, SE, MM / III B 500 096 922
27 Sigit Wardoyo, S.Sos / III B 700 004 559
28 Mardiati Aminingsih / III B 700 004 918
29 Rosid Hidayad / III A 700 004 914
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
30 Narwan / III D 010 233 546
31 Martha Schoggers / III A 700 006 014
32 Sri Utami, SE / III B
33 Ramelan, SE / III B 010 250 943
34 Sularna, SH / III A 500 130 882
35 Sri Handayani / II D 500 127 163
36 Moch. Anwar Rizqon / II A
37 Edhi Sungkono, S.IP / III A
38 Sugiyono / II A
39 Heru Sutopo Sasongkojati, S.Sos / III A
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
BAB IV
PEMBAHASAN
A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Kegiatan surat menyurat didalam sebuah organisasi memegang peranan
yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan tujuan organisasi. Demikian
juga halnya bagi petugas yang menangani surat menyurat, hendaknya memiliki
keterampilan dalam bidang korespondensi.
Dalam kegiatan penanganan surat menyurat diperlukan beberapa sarana
yang berupa peralatan untuk mendukung kegiatan tersebut antara lain :
1. Lembar Desposisi
Digunakan sebagai alat untuk menyampaikan instruksi kepada staff yang
diatur berdasarkan tanggal penyelesaian surat oleh pimpinan
2. Folder
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan
3. Sekat
Dipergunakan sebagai batas atau tanda antara seri berkas yang satu dengan
berkas yang lainnya. Jumlah sekat yang dipergunakan tergantung dari
penggunaannya, paling banyak tiga dengan letak tab berbeda-beda
4. Ticler File
Sebagai tempat penyimpanan lembar disposisi
Petugas yang menangani surat menyurat di Dinas Koperasi dan UMKM
Kota Surakarta adalah Ibu Anik. Jumlah surat masuk yang diterima oleh Dinas
Koperasi dan UMKM Kota Surakarta pada tahun 2009, berdasarkan hasil
wawancara dengan Ibu Anik adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
“Jumlah surat yang masuk selama tahun 2009 yaitu sebanyak 1034 yang terdiri dari surat permohonan magang, surat perjanjian, surat telegram, surat undangan, surat keterangan dan masih banyak lagi yang lainnya”. (Sumber : Wawancara, tanggal 24 Maret 2010)
Setelah surat masuk diterima, maka langkah selanjutnya yang dilakukan adalah :
“Urutan-urutan penanganan surat masuk yang biasanya dilakukan disini yaitu surat masuk yang diterima kemudian diserahkan kepada agendaris untuk melakukan penyortiran, pembukuan dan pengeluaran surat dari sampul, penelitian, pembacaan dan pencatatan pada buku agenda kemudian disertai lembar disposisi yang telah diisi pokok isi surat tersebut. Setelah itu, surat disampaikan kepada pimpinan atau sekretaris umum untuk mendisposisikan kepada staff yang berhak untuk mendapat surat tersebut. Kemudian dikembalikan lagi kepada agendaris dan langsung diserahkan kepada staff yang di disposisikan oleh pimpnan atau sekretaris tersebut”.
(Sumber : Wawancara, tanggal 24 Maret 2010)
Berdasarkan sumber yang telah didapatkan tersebut, maka dapat diuraikan
mengenai prosedur pengelolaan surat masuk yang dilakukan di Dinas Koperasi
dan UMKM Kota Surakarta, adalah sebagai berikut :
1. Penerimaan Surat
Surat yang dikirim oleh instansi luar kepada Dinas Koperasi dan UMKM
Kota Surakarta diterima oleh penerima surat
2. Penyortiran Surat
Penyortiran surat dilakukan oleh agendaris dengan meneliti asal atau sumber
surat yang bersifat dinas maupun pribadi. Sebagian besar surat berasal dari
instansi pemerintah atau swasta yang penghubungan dengan kegiatan di
Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.
3. Pembukuan dan Pengeluaran Surat dari Sampul
Setelah surat masuk disortir yang berupa surat dinas atau surat rahasia dan
kepada siapa surat tersebut dituju, jika surat masuk tersebut adalah surat
pribadi maka langsung diserahkan kepada pejabat atau staff yang
bersangkutan tanpa membuka sampul surat. Sedangkan surat dinas bisa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
langsung dibuka sampulnya menggunakan bantuan alat yang berupa gunting
atau silet. Dalam pembukaan sampul harus dilakukan dengan hati-hati agar
isi surat tidak ikut terpotong. Setelah dibuka surat dapat dilakukan dari
sampul atau amplop yang telah terbuka tersebut.
4. Penelitian Surat
Surat yang telah dikeluarkan dari sampul tersebut kemudian diteliti untuk
memastikan apakah alamat yang tertera pada sampul telah sesuai dengan
alamat surat tersebut. Jika alamat sampul tidak sesuai dengan alamat surat
maka surat tersebut dapat dikembalikan kepada instansi pengirim. Jika telah
sesuai maka sampul surat dapat disingkirkan. Selain meneliti alamat surat
lampiran juga perlu diteliti untuk mengetahui apakah lampiran yang disebut
pada surat tersebut telah sesuai dengan yang sesungguhnya ada pada surat
tersebut.
5. Pembacaan Surat
Setelah diteliti maka selanjutnya surat dibaca untuk diketahui apakah berupa
surat penting atau surat biasa. Dengan demikian surat tersebut dapat
diketahui surat yang mana yang dapat langsung disampaikan kepada
pimpinan dan surat yang mana yang dapat disampaikan kepada yang
bersangkutan dengan pokok masalah dari surat tersebut.
6. Pencatatan Surat
Setelah dibaca, maka surat yang masuk kemudian surat masuk dicatat pada
buku agenda oleh pengelola surat disertai dengan lembaran disposisi.
Pencatatan pada buku agenda tersebut adalah tanggal surat, nomor surat,
asal surat, pokok surat dan disposisinya. Setelah buku agenda diisi sesuai
dengan surat masuk, kemudian lembar disposisi diisi sama dengan
pencatatan di buku agenda.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar 4.1
Lembar disposisi yang digunakan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta adalah sebagai berikut.
Gambar 4.1 Lembar Disposisi
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
Keterangan lembar disposisi ;
Keterangan lemnbar disposisi pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta
a. Surat dari : Surat masuk berasal dari setda (Sekretaris
Daerah)
b. No. Surat : nomor yang tertera pada surat masuk
c. Tanggal surat : tanggal pembuatan surat masuk sebelum
dikirim ke dinas koperasi dan umkm kota
Surakarta yaitu tanggal 20 – 12 – 10
d. Diterima tanggal : tanggal diterimanya surat oleh dinas koperasi
dan umkm kota Surakarta pada tanggal 21 -
12 - 10
e. No. agenda : Nomor surat masuk berdasarkan pada buku
agenda surat masuk pada dinas koperasi dan
umkm kota Surakarta
f. Sifat : sifat surat masuk, pada surat masuk tersebut
sifatnya adalah “segera”
g. Diteruskan kepaa sdr. : insstruksi dari pimpinan untuk
mendisposisikan atau mengarahkan surat
masuk kepada yang berhak menerimanya
h. Dengan hormat harap : instruksi pimpinan surat kepada penerima
surat masuk
i. Catatan : instruksi dari pimpinan untuk menanggapi
surat masuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
7. Penyampaian Surat
Setelah disertai dengan lembar dan telah dicatat ke buku agenda maka
semua surat masuk tersebut disampaikan kepada Sekretaris umum /
Pimpinan, sehingga Pimpinan / sekretaris umum dapat mengetahui isi dan
masud surat melalui surat beserta lembar disposisi tersebut. Kemudian
Pimpinan menentukan apakah surat tersebut memerlukan tindak lanjut atau
tidak.
8. Pengarahan Surat
Surat yang memerlukan tindak lanjut akan diarahkan oleh Pimpinan
memalui lembar disposisi yang telah diisi oleh agendaris, kepada siapa yang
berhak untuk mendapatkan surat tersebut. Setelah itu surat beserta lembar
desposisi tersebut di kembalikan kepada agendaris supaya diserahkan
kepada pejabat / pegawai yang diinstruksikan oleh pimpinan.
9. Penyimpanan Surat
Surat yang terlah ditindak lanjuti kemudian diserahkan kepada arsiparis
untuk disimpan berdasarkan urutan waktu.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
Dari uraian diatas, maka dapat dibuat bagan dari surat masuk pada Dinas
Koperasi dan UMKM kota Surakarta, sebagai berikut :
Gambar 4.2 Bagan Prosedur Surat masuk
Sumber : Hasil analisa pengamatan
Secara system, prosedur Pengelolaan surat masuk pada gambar diatas hampir
sama dengan yang di paparkan pada tinjauan pustaka, yaitu diawali dengan surat
masuk yang diterima oleh pengelola surat dan terakhir pengarsipan. Akan tetapi
proses pengarahan surat dari pimpinan berbeda dengan. Setelah surat masuk dicatat
oleh agendaris lalu diserahkan kepada pimpinan, dari pimpinan dikembalikan kepada
agendaris untuk disampaikan kepada pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan.
Surat Masuk
Agendaris
Pimpinan / Sekretaris Umum
Pejabat / Pegawai yang ditunjuk
Arsiparis
Agendaris
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
B. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Selain mendapatkan surat masuk, Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta juag mengeluarkan produk tertulisnya yang berupa surat keluar.
Surat keluar tersebut dapat berupa surat balasan atas surat yang telah diterima
sebelunnya dari instansi lain sehingga dapat terjadi hubungan timbak balik
yang seimbang diantara kedua belah pihak dan tujuan dapat tercapai sesuai
dengan kesepakatan yang telah ditentukan bersama.
Jenis surat keluar dan jumlah surat keluar yang telah diedarkan di Dinas
Koperasi dan UMKM Kota Surakarta pada tahun 2009 sesuai yang telah di
ungkapkan oleh petugas yang menangani surat menyurat sebagai berikut :
“Jenis Surat keluar yang dikeluarkan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta antara lain berupa surat pengantar, surat pernyataan, laporan, surat tugas, dan masih banyak lagi yang lainnya. Pada tahun 2009 surat yang dikeluarkan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sebanyak 952”.
(Sumber : Wawancara, Tanggal 24 Maret 2010)
Sebelum surat dikeluarkan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta maka memerlukan langkah-langkah dalam penanganan. Berikut ini
pengungkapan sari petugas yang menangani surat mengenai penanganan surat
keluar :
“Penanganan surat keluar dilakukan mulai pembuatan konsep, pengajuan konsep surat, pengetikan konsep surat, penandatangana surat, pengagendaan surat oleh agendaris kemudian pendistribusiaan surat”. (Sumber : Wawancara, tanggal 25 Maret 2010)
Berdasarkan sumber informasi yang telah didapatkan tersebut, maka
dapat diuraikan mengenai penanganan surat keluar yang dilakukan oleh Dinas
Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, sebagai berikut :
1. Pembuatan Konsep Surat
Pembuatan konsep surat pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
dilakukan secara Desentralisasi, sehingga konsep surat dapat dibuat oleh
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
pengelola kepegawaian maupun dapat buat oleh pegawai-pegawai sesuai
bidangnya masing-masing. Bentuk dari konsep surat ini dapat berupa
tulisan tangan yang ditulis pada lembar konsep surat maupun dalam
bentuk ketikan dimana pegawai yang berkepentingan mendiktekan
langsung konsep surat tersebut.
2. Persetujuan Konsep Surat
Konsep surat yang berupa tulisan tangan maupun yang telah diketik,
kemudian diajukan kepada pimpinan. Bila konsep surat dibuat oleh
petugas pengelola kepegawaian, maka surat tersebut diajukan kepada
pengelola surat untuk dimintakan persutujuan. Konsep surat yang sudah
diajukan tersebut kemudian dikoreksi mengenai isi dan susunannya
apakah sudah tepat atau belum. Jika konsep surat yang diajukan tersubt
masih terdapat kesalahan maupun kekurangannya, maka petugas
pengelola surat akan memberikan tanda atau perintah instruksi untuk
melakukan perbaikan terhadap konsep surat yang diajukan dan
mengembalikan kepada petugas pengelola kepegawaiaan. Dan jika konsep
surat sudah diperbaiki dan telah sesuai dengan intruksi atasan, maka
petugas pengelola surat akan membubuhkan paraf atas persetujuan konsep
surat yang telah diajukan.
3. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari petugas pengelola,
kemudian diserahkan kepada petugas pengetik surat untuk diketik.
4. Penandatanganan Surat
Setelah selesai diketik dan sudah tidak terdapat kesalahan, maka surat
tersebut dapat diajukan kepada Pimpinan instansi untuk dimintakan tanda
tangan sebagai tanda sahnya surat.
5. Pengadaan Surat
Surat yang telah jadi tersebut kemudian dibawa petugas agendaris untuk
dicatat pokok surat dan disertai dengan lembar disposisi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
6. Pendistribusian Surat
Pengiriman surat di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
dilakukan oleh petugas Caraka. Untuk dapat mengetahui apakah surat
tersebut sudah sampai pada alamat yang dituju, maka petugas caraka
menggunakan buku ekspedisi untuk mendapat paraf dari pegawai pada
surat instansi yang menerima surat keluar tersebut.
7. Penyimpanan Surat
Selain didistribusikan, maka surat keluar tersebut juga harus diserahkan
kepada petugas arsiparis utuk diarsipkan sebagai dokumen, dengan sistem
penyimpanan surat menurut nomor, maka jika sewaktu-waktu dibutuhkan
dapat diambil dengan mudah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
Dari penjelasan mengenai prosedur penanganan surat keluar pada Dinas
Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, maka dapat dibuat bagan seperti
berikut :
Gambar 4.3 Bagan Prosedur Surat Keluar
`
Sumber : Hasil analisa pengamatan
Berdasarkan gambar alur prosedur surat keluar diatas berbeda dan lebih
sederhana dengan teori yang telah dipaparkan pada tinjauan pustaka. Pada gambar
diatas pembuatan konsep surat dapat dilakukan oleh setiap kantor bidang lalu
diserahkan kepada agendaris, pimpinan, kembali ke agendaris, dan surat siap
diedarkan serta diarsipkan.
Konsep Surat
Agendaris/Pengelola Surat
Pengetik
Pimpinan
Agendaris/Pengelola Surat
Arsiparis Keluar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
Contoh surat keluar yang digunakan oleh Kantor Dinas Koperasi dan
UMKM Kota Surakarta adalah sebagai berikut:
gambar : 4.4 Surat Keluar
Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
Keterangan Surat Keluar ;
a. Kop surat : yang berisi nama instansi, alamat, kode pos dan logo
pemeritah kota Surakarta
b. Tanggal surat : berupa tanggal pembuatan surat keluar
c. Nomor surat : nomor surat keluar yang penulisannya berdasarkan
nomor agenda surat keluar dan tahun pembuatan
surat keluar
d. Lampiran : banyaknya lampiran surat keluar
e. Perihal : berisi tentang isi pokok surat keluar
f. Tujua surat keluar : kepada siapakah surat keluar dikirim
g. Isi surat keluar : berisi tentang penjelasan inti pokok surat keluar
h. Tanggal dan ttd : tanggal dimana surat tersebut ditandatangani oleh
pimpinan instansi
i. Stempel instansi : setelah ditandatangani oleh pimpinan instansi surat
keluar diberi stembpel oleh petugas pengelola surat
j. Tebusan : ditujukan kepada pejabat yang berhak atau perlu
untuk mengetahui dan menerima surat keluar
Berdasarkan pengamatan penulis selama magang di kantor dinas koperasi dan
umkm kota surakarta, saya melihat masih banyaknya para pegawai/staff yang sering
datang ke kantor tidak sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan oleh Pemerintah
Kota Surakarta. Banyak dari mereka yang datang terlambat sampai jam 09.00 atau
sampai jam 10.00. Selain itu masih bergantungnya pengelola surat kepada peserta
magang dalam hal pengetikan surat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan masalah yang telah dikemukakan, maka dapat
ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Berdasarkan administrasi pelaksanaan korespondensi pada dinas koperasi
dan UMKM Kota Surakarta sudah berjalan dengan baik karena sesuai
dengan kegiatan tata usaha. Dan secara kearsipan sudah berjalan dengan baik
karena sistem penyimpanan yang tertib dan apabila sewaktu-waktu
diperlukan dapat secara tepat ditemukan.
2. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Surat masuk yang diterima oleh petugas pengelola surat menyurat,
kemudian disortir, dibuka dan dikeluarkan dari sampul, diteliti mengenai
asal surat, dibaca dan disertai dengan lembar disposisi. Kemudian lembar
disposisi diisi pokok masalah surat masuk tersebut. Setelah dicatat agendaris
menyampaikan surat tersebut kepada Pimpinan supaya menindaklanjuti surat
itu dan memberikan instruksi untuk didisposisikan kepada pegawai yang
bersangkutan. Setelah selesai ditindaklanjuti, maka surat dapat diarsipkan.
3. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Proses pengelolaan surat keluar yang dilakukan oleh Dinas Koperasi
dan UMKM Kota Surakarta yaitu : Pembuatan konsep surat dapat dilakukan
oleh pejabat dari setiap Kantor Bidang. Jika konsep surat sudah dibuat oleh
pejabat dari setiap kantor bidang kemudian diajukan kepada pengelola surat
untuk untuk diperiksa apakah konsep surat keluar sudah benar atau belum.
Jika telah sesuai maka konsep surat diajukan lagi kepada Pimpinan untuk
untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani maka surat dikembalikan
kepada pengelola surat untuk diberi nomor dan stempel Instansi, dilipat dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
dimasukkan kedalam amplop. Kemudian surat dapat didistribusikan oleh
Caraka dan diarsipkan.
B. Saran
Untuk mengatasi hambatan – hambatan yang dialami oleh Dinas Koperasi
dan UMKM Kota Surakarta maka penulis menyarankan ;
1. Hendaknya pimpinan memberikan teguran atau mengingatkan kepada para
staff atau pegawai harus mematuhi jam kerja yang telah ditetapkan oleh
pemerintah kota Surakarta yaitu jam 08.00 sampai jam 16.00 supaya para
staff atau pegawai bisa datang tepat waktu, sehingga kegiatan korespondensi
dapat berjalan dengan lancar.
2. Seharusnya para pegawai diberikan pembekalan mengenai Ms. Office
sehingga apabila mengetik surat tidak bergantung kepada peserta magang.