PROSEDUR KUALITI TINDAKAN PENCEGAHAN5.1. Manual Kualiti 5.2. JKSM-PKPS04 – Prosedur Tindakan...
Transcript of PROSEDUR KUALITI TINDAKAN PENCEGAHAN5.1. Manual Kualiti 5.2. JKSM-PKPS04 – Prosedur Tindakan...
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS04 – TINDAKAN PENCEGAHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran
08
Tarikh Keluaran
12 November 2015
No. Pindaan
00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 1
PROSEDUR KUALITI
TINDAKAN PENCEGAHAN
DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH
..........................................
Pegawai Kualiti Jabatan Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia
Tarikh : 30 Muharam 1437H
12 November 2015
..........................................
Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia
Tarikh : 30 Muharam 1437H
12 November 2015
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS04 – TINDAKAN PENCEGAHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran
08
Tarikh Keluaran
12 November 2015
No. Pindaan
00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 2
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memastikan semua ketakakuran yang
berkemungkinan disiasat dan tindakan yang sewajarnya diambil bagi
mengelakkan daripada berlaku.
2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh JKSM untuk mengambil Tindakan
Pencegahan bagi semua ketakakuran yang berkemungkinan dalam proses
utama dan Sistem Pengurusan Kualiti JKSM.
3. DEFINISI
BIL. ISTILAH PENGERTIAN
3.1 Tindakan
Pencegahan
Tindakan yang diambil bagi menghapuskan
punca kemungkinan berlakunya ketakakuran
untuk mencegah daripada berlaku atau
ketidakpatuhan yang dijangkakan dari berlaku.
4. SINGKATAN
BIL. SINGKATAN PENGERTIAN
4.1 WP Wakil Pengurusan
4.2 TWP Timbalan Wakil Pengurusan
4.3 MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
4.4 PB Pengarah Bahagian
4.5 PKJ Pegawai Kualiti Jabatan
4.6 PKB Pegawai Kualiti Bahagian
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS04 – TINDAKAN PENCEGAHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran
08
Tarikh Keluaran
12 November 2015
No. Pindaan
00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 3
BIL. SINGKATAN PENGERTIAN
4.7 PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab
5. RUJUKAN
5.1. Manual Kualiti
5.2. JKSM-PKPS04 – Prosedur Tindakan Pencegahan
5.3. JKSM-PKPS06 – Kawalan Ketidakpatuhan Perkhidmatan
5.4. JKSM-PKPS05 – Pengendalian Aduan dan Maklum balas
Pelanggan
5.5. JKSM-PKPS08 – Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS04 – TINDAKAN PENCEGAHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran
08
Tarikh Keluaran
12 November 2015
No. Pindaan
00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 4
6. PROSEDUR KERJA
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
WP/ TWP/ PB
PKJ/ PKB
A. MENGENALPASTI KETAKAKURAN YANG
BERKEMUNGKINAN BERLAKU
1. Mengenal pasti ketakakuran yang mungkin
berlaku untuk Tindakan Pencegahan
berdasarkan sumber-sumber maklumat berikut :
a. Aduan pelanggan;
b. Laporan Audit Dalam;
c. Isu-isu yang dibangkitkan dalam
mesyuarat;
d. Analisis prestasi perkhidmatan;
e. Kajian kepuasan pelanggan;
f. Analisis perkhidmatan yang tidak
memenuhi keperluan;
g. Hasil MKSP; atau
h. Analisis Tindakan Pencegahan
adalah relevan atau sebaliknya dengan Objektif
Kualiti Jabatan/ Bahagian.
2. Mengarah PKJ/ PKB merekodkan perincian
ketakakuran yang mungkin berlaku dalam
Borang Tindakan Pencegahan (Lampiran 1).
3. Melengkapkan sumber ketakuran dan perincian
ketakakuran yang mungkin berlaku dalam
Borang Tindakan Pencegahan. SALIN
AN LAMAN W
EB JKSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS04 – TINDAKAN PENCEGAHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran
08
Tarikh Keluaran
12 November 2015
No. Pindaan
00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 5
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PKJ/ PKB
PYB
WP/ TWP/ PB
B. SIASATAN PUNCA PENYEBAB
4. Menyerahkan Borang Tindakan Pencegahan
kepada WP/ PB untuk menentukan
pegawai/kumpulan yang akan
bertanggungjawab menguruskan ketakakuran
yang mungkin berlaku.
5. Menyiasat dan mengenal pasti punca yang
menyebabkan wujudnya ketakakuran yang
mungkin berlaku (cadangan penambahbaikan).
6. Mengemukakan cadangan Tindakan
Pencegahan kepada WP/ PB untuk kelulusan
tindakan.
7. Meluluskan cadangan PYB jika cadangan
dipersetujui.
8. Jika didapati cadangan tidak bersesuaian atau
tidak lengkap, kembali kepada proses kerja 5.
PYB
C. PELAKSANAAN TINDAKAN PENCEGAHAN
9. Bagi cadangan yang diluluskan, melaksanakan
Tindakan Pencegahan yang telah dipersetujui
dalam tempoh masa yang ditetapkan.
10. Menyimpan bukti-bukti pelaksanaan Tindakan
Pencegahan yang diambil untuk tujuan
pemantauan tindakan.
11. Menyelaras Tindakan Pencegahan kepada
proses, seksyen dan unit-unit lain berkaitan
untuk mengelakkan kejadian ketakakuran
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS04 – TINDAKAN PENCEGAHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran
08
Tarikh Keluaran
12 November 2015
No. Pindaan
00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 6
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PKJ
D. ANALISIS STATUS TINDAKAN
PENCEGAHAN
12. Membuat analisis status Tindakan Pencegahan
yang diterima daripada Bahagian/Seksyen/Unit.
13. Menyediakan Laporan Status Tindakan
Pencegahan (Lampiran 2) untuk dibentangkan
dalam MKSP.
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS04 – TINDAKAN PENCEGAHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran
08
Tarikh Keluaran
12 November 2015
No. Pindaan
00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 7
7. CARTA ALIRAN
Mula Kenal Pasti Ketakakuran Arah PKJ/ PKB Merekodkan Ketakakuran Lengkapkan Sumber Ketakuran Serahkan Borang Tindakan Pencegahan Kepada WP/ PB Siasat Dan Kenal Pasti Punca Ketakakuran Kemukakan Cadangan Tindakan Pencegahan Kepada WP/ PB Setuju? Laksanakan Tindakan Pencegahan Simpan Bukti-Bukti Pelaksanaan Tindakan Pencegahan Selaras Tindakan Pencegahan Kepada Proses, Seksyen Dan Unit-Unit Lain
Tidak
Ya
A
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS04 – TINDAKAN PENCEGAHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran
08
Tarikh Keluaran
12 November 2015
No. Pindaan
00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 8
A
Buat Analisis Status Tindakan Pencegahan Sediakan Laporan Tindakan Pencegahan
Tamat
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS04 – TINDAKAN PENCEGAHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran
08
Tarikh Keluaran
12 November 2015
No. Pindaan
00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 9
8. REKOD
BIL REKOD LOKASI TEMPOH
SIMPAN
8.1 Laporan Tindakan
Pembetulan
Seksyen Inovasi
JKSM
5 tahun
8.2 Laporan Status Tindakan
Pencegahan
Seksyen Inovasi
JKSM
5 tahun
9. LAMPIRAN
9.1 Lampiran 1 – Borang Tindakan Pencegahan.
9.2 Lampiran 2 – Laporan Status Tindakan Pencegahan
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS04-TINDAKAN PENCEGAHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 10
LAMPIRAN 1 JKSM-PKPS04-1
BORANG TINDAKAN PENCEGAHAN
SUMBER KETAKAKURAN YANG BERKEMUNGKINAN Sumber : Aduan Pelanggan
Analisis Prestasi Perkhidmatan
Audit Laporan Dalaman Lain-lain (Nyatakan)
Isu-isu yang dibangkitkan dalam mesyuarat
Kajian kepuasan pelanggan
Analisis perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan
Hasil MKSP
A. PERINCIAN KETAKAKURAN YANG BERKEMUNGKINAN
Huraian Ketakakuran yang berkemungkinan: Nama (Pegawai Kualiti Bahagian):
Tandatangan : Tarikh :
Saya dengan ini melantik _____________________________ untuk mengenalpasti punca-punca ketakakuran dan melaksanakan tindakan pembetulan Tandatangan WP/TWP/PB: Tarikh:
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS04-TINDAKAN PENCEGAHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 11
B. SIASATAN
Punca-Punca Ketakakuran yang berkemungkinan: Nama (Pegawai Penyiasat):
Tandatangan : Tarikh :
C. CADANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN Tindakan Pencegahan : Tempoh Masa Tindakan: ................................................................ Diluluskan oleh : ………………………....................................... Tarikh :……………….. (WP/TWP/PB) SALIN
AN LAMAN W
EB JKSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS04-TINDAKAN PENCEGAHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 12
D. ULASAN DAN PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN PENCEGAHAN Status: Selesai/Tidak Selesai Nama : ………………………………..................................................................... Tandatangan :…………………………. Tarikh : ……………… (WP/TWP/PB)
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKPS04-TINDAKAN PENCEGAHAN
MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 08
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 13
LAMPIRAN 2 JKSM-PKPS04-2
LAPORAN STATUS TINDAKAN PENCEGAHAN JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA
BIL BAHAGIAN KETAKAKURAN
YANG MUNGKIN
PUNCA TINDAKAN
PENCEGAHAN TARIKH
SUSULAN STATUS
SUSULAN
Disediakan oleh:
Wakil Pengurusan
Tarikh:
SALINAN LA
MAN WEB JK
SM