PROSEDUR KUALITI PK – PO – 09 -...
-
Upload
phungkhanh -
Category
Documents
-
view
244 -
download
0
Transcript of PROSEDUR KUALITI PK – PO – 09 -...
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 09
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 9
Pengerusi Jawatankuasa Kecil………………………………………. Pertubuhan Peladang Kawasan…………………………………….. s.k Pengerusi Ahli Jemaah Pengarah PPK………………………………………………….
Pengurus Besar Pertubuhan Peladang Kawasan………………………………………….
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 09
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 9
Lampiran 2
AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL
1. Ucapan Pengerusi
2. Mengesahkan Minit Mesyuarat Yang Lalu.
3. Perkara Berbangkit.
4. Arahan-Arahan Pihak Atasan (Pendaftar/ Menteri/ LPP/ AJP)
5. Membentang/ Membincang Laporan-Laporan Jawatankuasa Kecil
6. Hal-Hal Lain.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 10
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 11
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Mohammad Nazzeribin Ramli Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Penyeliaan dan Penguatkuasaan
Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN/NEGERI
MESYUARAT PENGURUSAN PERTUBUHAN PELADANG
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 10
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 11
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Pengurusan Mesyuarat Pengurusan PP dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Mesyuarat Pengurusan PP.
3.0 RUJUKAN
3.1 Arahan Pendaftar
i) Arahan Pendaftar Bilangan 4 Tahun 2002 - Transformasi Pertanian dan Pelaksanaan Program/Aktiviti yang berkaitan dengannya sebagai agenda tetap dalam Mesyuarat Pengurusan, Mesyuarat Jemaah Pengarah dan Mesyuarat Agung PP
4.0 DEFINISI
4.1 Mesyuarat Pengurusan PP
Mesyuarat Pengurusan PP adalah mesyuarat di antara Pengurus Besar dengan semua Pengurus-Pengurus Bahagian dan kakitangan PP untuk membincangkan kemajuan projek/ aktiviti PP yang diadakan setiap bulan sebelum Mesyuarat AJP.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 10
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 11
5.0 SINGKATAN 5.1 PP - Pertubuhan Peladang
5.2 PPK - Pertubuhan Peladang Kawasan
5.3 AJP - Ahli Jemaah Pengarah
5.4 PB - Pengurus Besar
5.5 PT - Pengurus Pentadbiran
5.6 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Sebelum Mesyuarat
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PB 1. Sediakan Takwim Mesyuarat Pengurusan PP
untuk satu tahun dan kemukakan senarai jadual mesyuarat kepada Wakil Pendaftar/Pengarah tidak lewat daripada 14 haribulan Januari setiap tahun.
PB 2. Keluarkan notis mesyuarat (Lampiran 1) beserta
agenda (Lampiran 2) kepada semua Pengurus Bahagian dengan salinan kepada Pengarah LPP Negeri sebelum tarikh mesyuarat diadakan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 10
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 11
Semasa Mesyuarat TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PT 3. Catatkan kehadiran di dalam Buku Kehadiran Mesyuarat
PB 4. Mempengerusikan mesyuarat mengikut agenda.
Semua PP(B) 5. Bentang dan bincang laporan Bahagian masing-
masing.
PT 6. Catat minit dalam buku mesyuarat.
Selepas Mesyuarat TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PT 7. Sediakan minit mesyuarat dan kemukakan kepada Pengarah LPP Negeri dan semua ahli-ahli mesyuarat dalam tempoh 14 hari dari tarikh mesyuarat.
PB 8. Sediakan laporan dan keputusan mesyuarat
(cadangan/ tindakan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat AJP mana yang berkaitan).
PP(B) 9. Mengambil tindakan susulan ke atas keputusan
mesyuarat mana yang berkaitan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 10
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 11
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi
1 Jadual Mesyuarat Bulanan Jawatankuasa Pengurusan PP selama satu tahun
6 Tahun Pejabat PP
2 Notis Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PP
6 Tahun Pejabat PP
3 Buku Kehadiran Mesyuarat
Sepanjang Masa
Pejabat PP
4 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PP
6 Tahun
Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 10
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 11
8.0 CARTA ALIRAN
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PB
PB
PT
PB
PP(B)
PT
PT
PB
PP(B)
Sediakan takwim mesyuarat dan kemukakan kepada Pengarah LPP Negeri Keluar notis mesyuarat Catat kehadiran mesyuarat Jalankan mesyuarat mengikut agenda Bentang dan bincang laporan bahagian
Catat minit Mesyuarat Sediakan minit mesyuarat dan buat edaran Sediakan laporan dan keputusan mesyuarat Tindakan susulan ke atas keputusan mesyuarat
PT
PT
PB
PB
PB
PB
PP(B)
PB
Mula
1
Tamat
2
3
4
5
6
7
8
9
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 10
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 11
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara
1 Notis Mesyuarat Pengurusan PP
2 Agenda Mesyuarat Pengurusan PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 10
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 11
PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN……………….. Ruj. Kami : Tarikh : Kepada: ………………………………………………… ………………………………………………… Tuan/ Puan, MESYUARAT PENGURUSAN PP………………BIL……….. Adalah dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk. 2. Dimaklumkan bahawa Mesyuarat …………………….Bil. …………. akan diadakan seperti ketetapan berikut: Tarikh :
Masa : Tempat : 3. Agenda Mesyuarat adalah seperti di Lampiran A. 4. Sehubungan itu,tuan/ puan dijemput hadir dan diminta untuk menyediakan salinan laporan yang mencukupi untuk dibentang dan dibincangkan dalam mesyuarat tersebut. Sekian, terima kasih. Tema MAHA&Hari Peladang, Penternak & Nelayan Kebangsaan 2016 “OUR FOOD OUR FUTURE”
/2
Lampiran 1
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 10
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 11
-2- Saya yang menurut perintah, ( ) Pengurus Besar Pertubuhan Peladang Kawasan…………………………………….. s.k Pengarah Lembaga Pertubuhan Peladang
Negeri………………………………………………
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 10
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
10 / 11
Lampiran 2
AGENDA MESYUARAT PENGURUSAN PERTUBUHAN PELADANG (PP)
1. Ucapan Pengerusi
2. Mengesahkan Minit Mesyuarat Yang Lalu.
3. Perkara Berbangkit.
4. Mengkaji Dan Membincangkan:
4.1 Arahan-Arahan Pihak Atasan (Menteri/ Pendaftar/ LPP)
4.2 Keputusan-Keputusan Mesyuarat Ahli Jemaah Pengarah Dan
Menentukan Tindakan
5. Membentang Dan Meluluskan Laporan Kewangan (Mengikut Aktiviti Dan Yang
Disatukan Bagi Tempoh-Tempoh Tertentu)
6. Membincang Perkara Terbaru Mengenai Transformasi Pertanian.
7. Mengkaji Dan Membincangkan:
7.1 Projek Perdana (Termasuk Moa Inc. / Zon Makanan Di Mana Yang
Melibatkan PP)
7.2 Projek Tanaman Teras
7.3 Projek Usahawan Peladang
7.4 Projek-Projek Lain PP
8. Mengkaji Dan Membincangkan Laporan Jawatankuasa Kecil/ Bahagian Dan
Aktiviti (Selain Daripada Projek Di Para 7 Di Atas)
8.1 Bahagian Pertubuhan
8.2 Bahagian Pengeluaran
8.3 Bahagian Perniagaatani/ Pemasaran
8.4 Bahagian Kredit Dan Simpanan
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 10
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
11 / 11
9. Mengkaji Dan Membincangkan
9.1 Pengurusan Pentadbiran
9.2 Program Latihan Dan Pegawai
9.3 Program Pendidikan Ahli-Ahli/ Anggota
10. Hal-Hal Lain.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 11
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 13
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Mohammad Nazzeribin Ramli Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Penyeliaan dan Penguatkuasaan
Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
10
PERTUBUHAN PELADANG
PERMOHONAN PEMBAHAGIAN KEUNTUNGAN PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 11
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 13
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan proses Permohonan Pembahagian Keuntungan dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang (PP) bagi melaksanakan Permohonan Pembahagian Keuntungan.
3.0 RUJUKAN 3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)
3.2 Peraturan-Peraturan Pertubuhan Peladang 1983
3.3 Perlembagaan PP
3.4 Arahan Pendaftar
i. Bil 2/1997 - Sumbangan kepada Yayasan Pelajaran Peladang
ii. Bil 1/1999 - Penyeragaman Kaedah- Kaedah Kumpulan-
Kumpulanwang di PP iii. Bil 1/2006 - Manual Perakaunan PP iv. Bil 1/2012 - Pembahagian Keuntungan PP v. Bil 1/2015 - Perwakilan Kuasa Pendaftar PP
3.5 Pekeliling Pendaftar
i. Bil 5/1991 - Perkiraan Dividen Atas Modal Saham Ahli-
Ahli PP
ii. Bil 1/1998 - Pembayaran Bonus dan Honorarium
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 11
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 13
4.0 DEFINISI 4.1 Pembahagian Keuntungan
Sejumlah wang keuntungan bersih daripada urusniaga PP pada satu-satu tahun kewangan yang boleh dibahagikan mengikut agihan peruntukan yang ditetapkan dan setelah mendapat kelulusan Pendaftar.
4.2 Pegawai
Ahli-Ahli Jemaah Pengarah PP.
4.3 Pekerja
Kakitangan yang bekerja di Pertubuhan ini dan menerima gaji darinya atau/dan mana-mana kakitangan yang ditugaskan/dipinjamkan oleh Lembaga Pertubuhan Peladang.
4.4 Pendaftar
Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109).
4.5 Wakil Pendaftar Wakil yang dilantik oleh Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Sesyen 7(3) Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109) dan Arahan Pendaftar Bil. 1/2015 Perwakilan Kuasa Pendaftar PP.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 11
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 13
5.0 SINGKATAN
5.1 PP - Pertubuhan Peladang Kawasan/ Negeri/ Kebangsaan
5.2 AJP - Ahli Jemaah Pengarah 5.3 PB - Pengurus Besar 5.4 PA - Pengurus Bahagian Akaun 5.5 PHEK - Pengurus Hal Ehwal Korporat 5.6 PT - Pengurus Pentadbiran 5.7 JW - Juruwang
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 11
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 13
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan PB 1. Terima Laporan Kewangan Beraudit daripada
Pendaftar.
PB 2. Semak Laporan Kewangan Beraudit. Bincang dengan PA dan PHEK untuk pastikan samada pembahagian keuntungan boleh dibuat atau tidak dengan mengambil kira perkara-perkara berikut :-
i. Rizab Berkanun ii. Sumbangan Kepada Yayasan Pelajaran
Peladang iii. Peruntukan Cukai iv. Pelarasan Tahun Lepas
Sekiranya boleh, arahkan PHEK untuk buat cadangan pembahagian keuntungan.
PA / PHEK 3. Buat cadangan pembahagian keuntungan dengan
merujuk kepada Peraturan 56(1) hingga 56(8), Peraturan-Peraturan PP 1983 dan Perkara 68, Perlembagaan PPK atau Perkara 64, Perlembagaan PPN. Kaedah pengiraan seperti Arahan Pendaftar Bil.1/2012. Serah cadangan tersebut kepada PB.
PB 4. Semak dan kemukakan cadangan dalam mesyuarat AJP untuk persetujuan.
AJP 5. Bentang cadangan Pembahagian Keuntungan dalam Mesyuarat Agung Tahunan PP untuk perbincangan dan kelulusan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 11
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 13
Tanggungjawab Tindakan PHEK 6. Menyediakan dokumen-dokumen permohonan
i. Surat permohonan yang ditandatangani oleh
Pengerusi AJP ii. Cabutan Minit Mesyuarat Agung Tahunan PP
yang disahkan oleh Pengerusi dan 2 orang AJP
iii. Senarai saham ahli yang genap berakhir 31 Disember tahun sebelumnya
iv. Laporan Kewangan bulanan terkini PP (dibahagian kunci kira-kira)
v. Cadangan perkiraan honorarium untuk pegawai dan bonus untuk pekerja berpandukan kaedah pengiraan mengikut Pekeliling Pendaftar Bil. 1/1998. Lampiran 1
vi. Senarai penerima hadiah langganan. vii. Senarai gaji terkini anggota PP.
PHEK 7. Kemukakan permohonan kepada Wakil Pendaftar
(bagi PPK). Bagi PPN dan PPK yang keuntungan bersih melebihi RM500,000 hantar kepada Pendaftar melalui Wakil Pendaftar.
PT 8. Terima surat kelulusan/penolakan dari Pendaftar. Rekod dan serah kepada PB.
PB 9. Bincang dengan PA dan PHEK serta maklum kepada AJP mengenai keputusan Pendaftar. Jika ada rayuan kemukakan kepada Pendaftar.
PA 10. Membuat pelarasan jernal untuk merekodkan peruntukan-peruntukan yang telah diluluskan kepada Kumpulan-kumpulanwang yang berkaitan Mengikut Arahan Pendaftar Bil. 1/1999.
PHEK 11. Sedia maklumat untuk pembayaran seperti berikut:-
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 11
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 13
i. Senarai ahli yang layak menerima dividen ii. Senarai penerima honorarium iii. Senarai penerima bonus
PHEK / JW 12. Sediakan baucer dan buat bayaran.
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi
1. Laporan Kewangan Beraudit PP 7 Tahun Pejabat PP
2. Minit Mesyuarat Agung Tahunan PP Sepanjang Masa
Pejabat PP
3. Surat Permohonan 7 Tahun Pejabat PP
4. Surat Kelulusan Pendaftar Sepanjang Masa
Pejabat PP
5. Senarai Saham Ahli 7 Tahun Pejabat PP
6. Senarai Penerima Dividen, Bonus dan Honorarium
7 Tahun Pejabat PP
7. Baucer Jernal 7 Tahun Pejabat PP
8. Baucer Bayaran 7 Tahun Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 11
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 13
8.0 CARTA ALIRAN
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
PB
PB
PA/ PHEK
PB
AJP
PHEK/ PA
PHEK
PT
Terima Laporan Kewangan Beraudit Semak Laporan Kewangan Beraudit Buat cadangan pembahagian keuntungan Kemuka dalam Mesyuarat AJP Bentang dalam Mesyuarat Agung Tahunan Menyediakan dokumen permohonan Kemukakan permohonan kepada Pendaftar/ Wakil Pendaftar Terima keputusan Pendaftar/ Wakil Pendaftar
PT
PA/ PHEK
PB
AJP
PB
PB
PB
PB
Mula
1
6
5
3
4
7
Ya
Tidak
2
A
TAMAT
8
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 11
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 13
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
PB
PA
PHEK/ PA
PHEK / PA/ JW
Bentang kelulusan Pendaftar dalam Mesyuarat AJP Rekod peruntukan yang telah diluluskan Sediakan maklumat untuk pembayaran Sediakan baucer dan buat bayaran
AJP
PB
PB
PB
A
9
10
11
12
Tamat
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 11
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
10 / 13
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara
1 Senarai Penerima Honorarium Pegawai dan Bonus Pekerja
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 11
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
11 / 13
Lampiran 1
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 12
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 12
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Mohammad Nazzeribin Ramli Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Penyeliaan dan Penguatkuasaan
Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG
PERMOHONAN PELABURAN DAN PINJAMAN
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 12
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 12
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Proses Permohonan Had Kuasa Pelaburan dan Pinjaman dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang (PP) yang melibatkan aktiviti Pelaburan dan Pinjaman.
3.0 RUJUKAN
3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)
3.2 Peraturan-Peraturan PP 1983
3.3 Perlembagaan PP
3.4 Arahan Pendaftar
i. Bil 4/2010 - Institusi Kewangan Yang Dibenarkan Bagi
Tujuan Mendepositkan Wang Oleh PP
ii. Bil 3/2011 - Garis Panduan Untuk Pembelian Hartanah Oleh PP Secara Lelongan Dan Tanah Yang Mempunyai Ramai Empunya Nama Dalam Satu Geran
iii. Bil 1/2015 - Perwakilan Kuasa Pendaftar PP
iv. Bil 6/2015 - Dasar Pelaburan Ekuiti Dan Anak Syarikat
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 12
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 12
3.5 Pekeliling Pendaftar
i. Bil 2/1985 - Pembelian Tanah Oleh LPP
ii. Bil 3/1991 - Tafsiran Mengenai Harta Tetap Atau Harta Besar
iii. Bil 6/1991 - Tafsiran Mengenai Meminjam Dan Pelaburan Kumpulanwang Di Bawah Akta PP 1973 Dan Peraturan-Peraturan PP 1983
4.0 DEFINISI
4.1 Had Kuasa Melabur
Batasan dari segi jumlah wang yang diluluskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan untuk tujuan melaksanakan pelaburan seperti di dalam pembelian aset dan saham.
4.2 Had Kuasa Pinjaman
Batasan dari segi jumlah pinjaman wang yang diluluskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan bagi maksud PP membuat pinjaman luar untuk modal pusingan, membeli harta atau memajukan rancangan/ projek.
4.3 Pendaftar Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Akta PP 1973 (Akta 109).
4.4 Wakil Pendaftar Wakil yang dilantik oleh Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Seksyen 7(3) Akta PP 1973 (Akta 109) dan Arahan Pendaftar Bil. 1/2015 Perwakilan Kuasa Pendaftar.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 12
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 12
5.0 SINGKATAN
5.1 AJP - Ahli Jemaah Pengarah
5.2 PB - Pengurus Besar
5.3 PHEK - Pengurus Hal Ehwal Korporat
5.4 PT - Pengurus Pentadbiran
5.5 PA - Pengurus Akaun
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
6.1 Permohonan Pelaburan dan Pinjaman
Tanggungjawab Tindakan
PB 1. Menyediakan kertas kerja cadangan projek dan kemukakan dalam mesyuarat AJP untuk mendapat persetujuan.
PB 2. Bincang dan buat keputusan ke atas cadangan
permohonan pelaburan/pinjaman.
PHEK/ PA 3. Menyediakan dokumen-dokumen permohonan pelaburan/pinjaman seperti dalam senarai semak (Lampiran 1).
PB 4. Bagi permohonan pelaburan/pinjaman, hantar
permohonan kepada Wakil Pendaftar PP bagi nilai sehingga RM 500,000 dan kepada Pendaftar PP melalui Wakil Pendaftar Negeri bagi yang bernilai RM 501,000 dan lebih.
PB 5. Terima surat kelulusan/ penolakan oleh Pendaftar.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 12
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 12
Tanggungjawab Tindakan PB 6. Bentang dalam Mesyuarat AJP untuk perlaksanaan.
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi
1. Laporan Kewangan Beraudit 7 Tahun Pejabat PP
2. Laporan Kewangan PP 7 Tahun Pejabat PP
3. Minit-minit Mesyuarat Agung Tahunan / AJP 7 Tahun Pejabat PP
4. Kertas Kerja permohonan Pelaburan/Pinjaman 7 Tahun Pejabat PP
5. Surat permohonan Pelaburan / Pinjaman 7 Tahun Pejabat PP
6. Surat Kelulusan Pendaftar Sepanjang Masa
Pejabat PP
7. Surat Perjanjian / Surat Tawaran Sepanjang Masa
Pejabat PP
8. Rekod-rekod pembelian /surat-surat Hakmilik / laporan penilaian harta
Sepanjang Masa
Pejabat PP
9. Rekod perakaunan • Sistem merekod bayaran • Sistem merekod terimaan
7 Tahun Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 12
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 12
8.0 CARTA ALIRAN
8.1 PERMOHONAN PELABURAN DAN PINJAMAN
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PB
PB
PHEK/ PA
PB
PB
PB
Sedia kertas cadangan Bentang dalam Mesyuarat AJP untuk keputusan Sediakan dokumen permohonan seperti senarai semak
Hantar permohonan kepada Pendaftar PP
Terima keputusan Pendaftar PP Bentang dalam Mesyuarat AJP untuk pelaksanaan
AJP
AJP
PB
PT
PT
AJP
Mula
1
2
4
5
Tamat
Tidak
6
3
Ya
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 12
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 12
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara
1 Dokumen-Dokumen Permohonan Pelaburan/Pinjaman
2 Borang LPP B7/73- Pelaburan
3 Borang LPP B4/73- Pinjaman Luar
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 12
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 12
Lampiran 2 & 3
Lampiran 1
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 12
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 12
(Borang LPP/B 7/73 – Pin. 2004)
PERMOHONAN BAGI MELABUR/ MEMPERAGAKAN WANG SEKSYEN 15B AKTA PERTUBUHAN PELADANG 1973 (PINDAAN 1983),
PERATURAN 55 PERATURAN-PERATURAN PERTUBUHAN PELADANG 1983.
1. Nama Pertubuhan Peladang :
2. Jumlah Wang Yang Hendak Dilabur : i. Tanah :
ii. Bangunan :
iii. Bank :
iv. Saham :
3. Jika Pelaburan Didalam tanah dan/atau bangunan, kedudukan dan keterangan :
i. Jenis Hakmilik (Kekal/Pajakan) :
ii. Luas Tanah : iii. Nombor Hakmilik : iv. Nombor Lot : v. Pemilik Berdaftar : vi. Sama ada lepas daripada cagaran atau kaveat :
4. Jika Pelaburan Dalam Bank, nyatakan nama Bank :
5. Jika Pelaburan dalam saham, nyatakan nama Syarikat/Badan :
Lampiran 2
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 12
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
10 / 12
6. Permohonan ini disertakan dengan :
i. Salinan kunci kira – kira yang terakhir/kedudukan kewangan terakhir;
ii. Cabutan Minit Mesyuarat Agung dan Mesyuarat Jemaah Pengarah/Anggota Lembaga yang meluluskan pelaburan ini, disahkan oleh Pengerusi dan Ahli Jemaah Pengarah/Anggota Lembaga;
iii. Laporan Penilaian oleh Penilai Bertauliah dan Laporan Carian hakmilik iv. Kertas Kerja mengenai pelaburan.
…………………… ……………………. ……………………. Pengerusi Ahli Jemaah Pengarah/ Ahli Jemaah Pengarah/ Anggota Lembaga Anggota Lembaga Pandangan Pengarah LPP Negeri/Pengurus Besar MADA/KADA Haribulan : ……………………… ………………………………. Pengarah LPP Negeri/Pengurus Besar MADA/KADA Diterima pada : ………………………… Dilulus/ditolak : ……………………….. Haribulan : ………………………. ……………………………….. Pendaftar Pertubuhan Peladang
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 12
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
11 / 12
Borang LPP/B4/73 – Pin 2004
BORANG PERMOHONAN PINJAMAN LUAR
SEKSYEN 15A AKTA PERTUBUHAN PELADANG 1973 (AKTA 109) PERATURAN 58(2) PERATURAN-PERATURAN PERTUBUHAN
PELADANG 1983 1. Nama Pertubuhan Peladang :
2. Jumlah Pinjaman :
3. Kegunaan Pinjaman :
4. Institusi pinjaman :
5. Faedah Setahun :
6. Tempoh Pinjaman :
7. Cara Bayaran Balik : :
8. Butir-butir cagaran
i. Jenis Harta :
ii. Nilai :
9. Surat-surat Kebenaran had yang masih berkuatkuasa:
Bil. Bil. Surat Kuasa Baki Amaun Diluluskan
Tarikh Dikeluarkan
Tarikh Tamat Tempoh
Lampiran 3
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 12
No. Keluaran :02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
12 / 12
10. Pengesahan oleh :
……………………………….. …………………………….. ………………………….. Pengerusi Jemaah Pengarah Ahli Jemaah Pengarah Ahli Jemaah Pengarah Pandangan/Ulasan Pengarah LPP Negeri/Pengurus Besar KADA/MADA Tarikh : ……………………… .......................…………………… Pengarah LPP Negeri / Pengurus Besar KADA/MADA Diterima pada : ……………………………………. Diluluskan/ditolak: Tarikh : …………………………………….. …………………………………… Pendaftar Pertubuhan Peladang
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 13
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 10
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Mohammad Nazzeribin Ramli Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Penyeliaan dan Penguatkuasaan
Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG
PERMOHONAN MENUBUHKAN ANAK SYARIKAT PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 13
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 10
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan bagi memastikan proses Permohonan Penubuhan Anak Syarikat dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang (PP) yang menubuhkan anak syarikat.
3.0 RUJUKAN
3.1 Seksyen 6(2) Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)
3.2 Peraturan 55 Peraturan-Peraturan Pertubuhan Peladang 1983
3.3 Perlembagaan PP
3.4 Arahan Pendaftar
i. Bil 1/2003 - Mekanisma dan Proses Penyeliaan dan
Pengurusan Syarikat Serta Penyertaan Ekuiti PP
ii. Bil 6/2015 - Dasar Pelaburan Dan Ekuiti Anak Syarikat PP
3.5 Akta Syarikat 1965 (Akta 502)
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 13
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 10
4.0 DEFINISI 4.1 Penubuhan Anak Syarikat
Satu syarikat yang diperbadankan di bawah Akta Syarikat 1965 (Akta 502) dimana PP mempunyai ekuiti dalam syarikat.
4.2 Pendaftar
Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109).
5.0 SINGKATAN
5.1 PP - Pertubuhan Peladang Kawasan/ Negeri/
Kebangsaan
5.2 AJP - Ahli Jemaah Pengarah
5.3 PB - Pengurus Besar
5.4 PHEK - Pengurus Hal Ehwal Korporat
5.5 PT - Pengurus Pentadbiran
5.6 SSM - Suruhanjaya Syarikat Malaysia
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 13
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 10
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan PB 1. Menyediakan kertas cadangan menubuhkan anak
syarikat mengikut bidang/aktiviti yang khusus untuk dibentang dalam Mesyuarat AJP.
PB 2. Bincang dan buat keputusan ke atas cadangan
penubuhan anak syarikat.
AJP 3. Pastikan cadangan penubuhan anak syarikat yang telah diluluskan dalam Mesyuarat AJP dibawa ke Mesyuarat Agung Tahunan. Selepas kelulusan Mesyuarat Agung, sediakan kertas kerja penubuhan anak syarikat dengan menyertakan dokumen seperti berikut:-
i. Surat rasmi permohonan ditandatangani
Pengerusi PPK dengan menyatakan dengan jelas penubuhan anak syarikat
ii. Borang Pelaburan LPP/B7/73 (Lampiran 1)
iii. Cabutan Minit Mesyuarat AJP yang
disahkan bagi kelulusan penubuhan anak syarikat
iv. Cabutan Minit Mesyuarat Agung yang
disahkan bagi kelulusan anak syarikat
v. Kertas Kerja yang lengkap mengandungi perkara 5.6 – 5.8 dalam AP Bil.6/2015
PHEK 4. Membuat permohonan rasmi kepada Pendaftar PP
dengan dokumen yang lengkap.
PT 5. Terima surat keputusan dari Pendaftar PP.
PB 6. Bentang dalam Mesyuarat AJP mengenai keputusan Pendaftar PP dan maklumkan kepada AJP.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 13
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 10
Tanggungjawab Tindakan AJP 7. Menandatangani surat perjanjian penubuhan
syarikat.
PB 8. Membuat permohonan rasmi penubuhan syarikat kepada SSM.
PB 9. Terima keputusan dari SSM dan maklumkan
kepada AJP.
PB 10. Pelaksanaan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 13
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 10
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi
1. Laporan audit syarikat 7 Tahun Pejabat PP
2. Laporan Kewangan beraudit PP 7 Tahun Pejabat PP
3. Minit-minit Mesyuarat Agung Tahunan / AJP 7 Tahun Pejabat PP
4. Kertas kerja projek/ konsep 7 Tahun Pejabat PP
5. Surat permohonan kuasa Pelaburan / Pinjaman 7 Tahun Pejabat PP
6. Sijil Kelulusan Pendaftar Sepanjang Masa
Pejabat PP
7. Perakuan Pendaftaran Syarikat (SSM) Sepanjang Masa
Pejabat PP
8. Surat Perjanjian Sepanjang Masa
Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 13
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 10
8.0 CARTA ALIRAN
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
PB
PB
AJP
PHEK
PT
PB
AJP
PB
Sediakan kertas cadangan
Bincang dan buat keputusan dalam Mesyuarat AJP Dibawa dalam Mesyuarat Agung Tahunan untuk kelulusan
Sediakan pemohonan kepada Pendaftar PP
Terima surat keputusan dari Pendaftar.
Terima dan maklum kepada Mesyuarat AJP Tandatangan Surat Perjanjian Penubuhan Anak Syarikat Permohonan Pendaftaran Syarikat pada SSM
AJP
AJP
PB
PB
PHEK
AJP
PB
Mula
1
3
8
2
5
Tidak
Tidak
4
Ya
Ya
6
7
A
Tamat
Tamat
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 13
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 10
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
PB
PB
Terima keputusan dari SSM dan bentang Mesyuarat AJP Pelaksanaan
AJP
PHEK
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara
1 Borang pelaburan LPP/B7/73 – Pindaan 2017
9
10
Tamat
A
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 13
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 10
(Borang LPP/B 7/73 – Pin. 2017)
PERMOHONAN BAGI MELABUR/ PEMBELIAN ASET
SEKSYEN 15B AKTA PERTUBUHAN PELADANG 1973 (PINDAAN 1983), PERATURAN 55 PERATURAN-PERATURAN PERTUBUHAN PELADANG 1983.
1. Nama Pertubuhan Peladang :
2. Jumlah Wang Yang Hendak Dilabur : i. Tanah :
ii. Bangunan :
iii. Bank :
iv. Saham :
3. Jika Pelaburan Didalam tanah dan/atau bangunan, kedudukan dan keterangan :
i. Jenis Hakmilik (Kekal/Pajakan) :
ii. Luas Tanah : iii. Nombor Hakmilik : iv. Nombor Lot : v. Pemilik Berdaftar : vi. Sama ada lepas daripada cagaran atau kaveat :
4. Jika Pelaburan Dalam Bank, nyatakan nama Bank :
5. Jika Pelaburan dalam saham, nyatakan nama Syarikat/Badan :
Lampiran 1
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 13
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
10 / 10
6. Permohonan ini disertakan dengan :
i. Salinan kunci kira – kira yang terakhir/kedudukan kewangan terakhir;
ii. Cabutan Minit Mesyuarat Agung dan Mesyuarat Jemaah Pengarah/Anggota Lembaga yang meluluskan pelaburan ini, disahkan oleh Pengerusi dan Ahli Jemaah Pengarah/Anggota Lembaga;
iii. Laporan Penilaian oleh Penilai Bertauliah dan Laporan Carian hakmilik iv. Kertas Kerja mengenai pelaburan.
…………………… ……………………. ……………………. Pengerusi Ahli Jemaah Pengarah/ Ahli Jemaah Pengarah/ Anggota Lembaga Anggota Lembaga Pandangan Pengarah LPP Negeri/Pengurus Besar MADA/KADA Haribulan : ……………………… ………………………………. Pengarah LPP Negeri/Pengurus Besar MADA/KADA Diterima pada : ………………………… Dilulus/ditolak : ……………………….. Haribulan : ………………………. ……………………………….. Pendaftar Pertubuhan Peladang
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 14
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 10
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Mohammad Nazzeribin Ramli Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Penyeliaan dan Penguatkuasaan
Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG
PERMOHONAN KELULUSAN PENDAFTAR MENJUAL ASET TETAP/ PELUPUSAN HARTA PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 14
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 10
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Proses Permohonan Menjual Aset Tetap/ Pelupusan Harta PP dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang (PP) bagi melaksanakan proses Permohonan Menjual Aset Tetap/ Pelupusan Harta PP.
3.0 RUJUKAN
3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)
3.2 Peraturan 57(2) Peraturan-Peraturan PP 1983
3.3 Perlembagaan PP
3.4 Arahan Pendaftar
i. Bil 5/2010 - Tatacara Pelupusan Aset PP ii. Bil 1/2015 - Perwakilan Kuasa Pendaftar PP
3.5 Pekeliling Pendaftar
i. Bil 2/1985 - Pembelian Tanah Oleh PP ii. Bil 3/1991 - Tafsiran Mengenai Harta Tetap Atau Harta
Besar 4.0 DEFINISI
4.1 Penjualan Aset Tetap
Penjualan aset PP untuk tujuan perniagaan atau tidak berdaya maju untuk mengurangkan kerugian dan untuk meningkatkan kecairan tunai.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 14
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 10
4.2 Pendaftar Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Akta PP 1973 (Akta 109).
4.3 Wakil Pendaftar Wakil yang dilantik oleh Pendaftar Pertubuhan Peladang di bawah Seksyen 7(3) Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109) dan Arahan Pendaftar Bil. 1/2015 Perwakilan Kuasa Pendaftar.
4.4 Jurunilai
Badan Profesional yang bertauliah yang membuat penilaian atau menentukan anggaran nilai hartanah pada tarikh penilaian untuk tujuan tertentu.
5.0 SINGKATAN
5.1 AJP - Ahli Jemaah Pengarah
5.2 PB - Pengurus Besar
5.3 PHEK - Pengurus Hal Ehwal Korporat
5.4 PA - Pengurus Akaun
5.5 PT - Pengurus Pentadbiran
5.6 JKT - Jawatankuasa Tender
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 14
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 10
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 Permohonan Menjual Aset Tetap/ Pelupusan Harta PP
Tanggungjawab Tindakan
PB 1. Mengenalpasti aset tetap bagi tujuan penjualan harta.
PB 2. Dapatkan penilaian aset tetap daripada Jurunilai Bertauliah.
PB 3. Bincang laporan penilaian dalam mesyuarat AJP cadangan penjualan aset tetap.
PHEK/ PA 4. Sediakan kertas kerja permohonan kepada Pendaftar dengan menyertakan perkara-perkara berikut :
i. Surat permohonan penjualan aset tetap yang
ditandatangani oleh Pengerusi ii. Cabutan Minit Mesyuarat Agung Tahunan
dan AJP PP yang ditandatangani oleh Pengerusi dan 2 orang AJP
iii. Penyata kewangan terkini (nilai aset terkini) iv. Borang LPP/B8/73 – Borang Penjualan Harta
(Lampiran 1) v. Laporan Penilaian Harta. vi. Surat perjanjian jualbeli. vii. Surat Tawaran Jualbeli. viii. Lain-lain dokumen.
PT 5. Bagi penjualan aset bernilai di bawah RM500,000
permohonan penjualan aset dikemukakan kepada wakil Pendaftar Negeri. Penjualan aset bagi nilai RM501,000 dan ke atas perlu dikemukakan kepada Pendaftar melalui wakil Pendaftar Negeri.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 14
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 10
Tanggungjawab Tindakan PT 6. Terima surat kelulusan/ penolakan oleh Pendaftar.
PB 7. Bentang dan maklumkan dalam Mesyuarat AJP.
PB 8. Mengeluarkan pelawaan penjualan harta.
PB 9. Terima tawaran dari penender-penender sehingga
tarikh tutup tender.
PB 10. Senarai dan kenalpasti penender mengikut kriteria yang ditetapkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Tender.
PB 11. Bawa dalam Mesyuarat AJP untuk keputusan penender yang berjaya.
PB 12. Maklumkan kepada penender yang berjaya.
AJP 13. Laksanakan urusan jual beli dengan menandatangani perjanjian jual beli serta urusan pindah milik.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 14
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 10
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi
1. Laporan Audit 7 Tahun Pejabat PP
2. Laporan Kewangan PP 7 Tahun Pejabat PP
3. Minit-minit Mesyuarat Agung Tahunan / AJP 7 Tahun Pejabat PP
4. Kertas Kerja Projek/ Konsep Sepanjang Masa
Pejabat PP
5. Surat Permohonan Penjualan Aset Tetap 7 Tahun Pejabat PP
6. Sijil Kelulusan Pendaftar Sepanjang Masa
Pejabat PP
7. Surat Tawaran Jual/ Beli 7 Tahun
Pejabat PP
8. Surat Perjanjian/ Laporan Penilaian Tanah Sepanjang Masa
Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 14
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 10
8.0 CARTA ALIRAN
8.1 PERMOHONAN MENJUAL ASET TETAP/ PELUPUSAN HARTA PP
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PB
PB
PB
PHEK/ PA
PT
PT
PB
PB
Kenalpasti harta tetap yang hendak dilupuskan
Dapatkan penilaian aset dari Jurunilai bertauliah
Bincang dalam Mesyuarat AJP Bersetuju?
Sediakan kertas kerja permohonan melupuskan harta tetap
Hantar permohonan kepada Wakil Pendaftar/ Pendaftar melalui Wakil Pendaftar Negeri Terima surat kelulusan
Bentang dan maklumkan kepada Mesyuarat AJP Keluarkan pelawaan penjualan harta
PA
Jurunilai
AJP
PB
PB
PB
AJP
AJP
Mula
1
2
5
6
3
7 Tidak
Tidak
4
8
Ya
A
Ya
Tamat
Tamat
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 14
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 10
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PB
PB
PB
PB
AJP
Terima tawaran penender Kenalpasti penender yang berjaya mengikuti kriteria yang ditetapkan Bawa ke Mesyuarat AJP untuk keputusan Maklumkan kepada penender yang berjaya dan mengeluarkan surat tawaran
Menandatangani perjanjian jual beli
PT
JKT
AJP
JKT
PB
A
9
10
11
13
12
Tamat
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 14
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 10
8.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara
1 Borang LPP/B8/73 – Borang Penjualan Harta
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 14
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
10 / 10
Borang LPP/B8/73 – Pindaan 2014
BORANG PERMOHONAN PENJUALAN HARTA TETAP / PELABURAN
PERATURAN 58 (C) PERATURAN-PERATURAN PERTUBUHAN PELADANG 1983
1. Nama Pertubuhan Peladang : 2. Jenis Penjualan : 3. Nombor Rujukan Surat Kelulusan :
Pendaftar Semasa Perolehan Harta/Perolehan Pelaburan
4. Anggaran Harga Jualan : 5. Kaedah Jualan : 6. Permohonan Hendaklah Disertakan Dengan :-
a) Cabutan Minit Mesyuarat Agung Tahunan dan Mesyuarat Jemaah Pengarah
Yang Meluluskan Penjualan Harta Tetap/Pelaburan dan disahkan oleh Pengerusi dan Ahli Jemaah Pengarah.
b) Laporan Penilaian oleh Penilai bertauliah bagi penjualan tanah/ bangunan. c) Kertas Kerja mengenai Penjualan harta/pelaburan tersebut. d) Draf Perjanjian Jual Beli (Penjualan Tanah/Bangunan ) ………………………….......... ………………………….. ……………………… Pengerusi Jemaah Pengarah Ahli Jemaah Pengarah Ahli Jemaah Pengarah
____________________________________________________________________________
7. Pandangan/Ulasan Pengarah LPP Negeri/Pengurus Besar KADA/MADA: Haribulan :……………………………… ………………………………… Pengarah LPP Negeri / Pengurus Besar KADA/MADA
Diterima Pada :…………………………………………… Diluluskan/ditolak Haribulan :……………………………… ………………………………. Pendaftar Pertubuhan Peladang
Lampiran 1
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 21
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Mohammad Nazzeribin Ramli Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Penyeliaan dan Penguatkuasaan
Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG
SIASATAN SALAHLAKU AHLI/ PENGERUSI/ AHLI JEMAAH PENGARAH/ PEKERJA
DI PERTUBUHAN PELADANG
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 21
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini disediakan sebagai panduan dalam melaksanakan proses siasatan ke atas salahlaku Ahli Pertubuhan Peladang (PP)/ Pengerusi Jemaah Pengarah/ Ahli Jemaah Pengarah (AJP)/ Pekerja PP di peringkat PP.
2.0 SKOP Skop siasatan adalah menjurus kepada kes salahlaku Ahli Pertubuhan Peladang (PP)/ Pengerusi Jemaah Pengarah/ Ahli Jemaah Pengarah (AJP)/ Pekerja PP di peringkat PP.
3.0 RUJUKAN
3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)
3.2 Peraturan-peraturan Pertubuhan Peladang 1983 3.3 Perlembagaan Pertubuhan Peladang 3.4 Arahan Pendaftar
i) Bil 2/2004 - Kaedah Tatatertib Pekerja PP (Salahlaku Pekerja)
ii) Bil 1/2007 - Pindaan/Tambahan Kepada Kaedah
Tatatertib Pekerja PP (Salahlaku Pekerja) 3.5 Akta Kerja 1955 (Akta 265)
4.0 DEFINISI
4.1 Ahli
Bermaksud individu atau entiti yang sah menjadi ahli mengikut Peraturan dan Undang-undang PP.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 21
4.2 Ahli Jemaah Pengarah
Bermaksud Ahli Jemaah Pengarah yang dipilih atau dilantik mengikut Perlembagaan PPK.
4.3 Jawatankuasa Siasatan Suatu Jawatankuasa Penyiasatan yang terdiri daripada tidak kurang daripada dua (2) orang yang dilantik oleh Mesyuarat AJP.
Anggota Jawatankuasa Penyiasatan hendaklah berpangkat lebih tinggi daripada pekerja yang disiasat itu tetapi ketua pekerja yang disiasat itu tidak boleh menjadi anggota Jawatankuasa Penyiasatan (AP.2/2004 dan AP.1/2007).
4.4 Jawatankuasa Tatatertib PP
Suatu Jawatankuasa Tatatertib yang dilantik oleh Mesyuarat AJP yang terdiri daripada: (i) Seorang (1) Pengerusi (dikalangan AJP tetapi bukanlah Pengerusi
AJP); (ii) Dua (2) orang AJP.
4.5 Jawatankuasa Rayuan Tatatertib PP
Suatu Jawatankuasa Rayuan Tatatertib PP yang dilantik oleh Mesyuarat AJP PP yang terdiri daripada: (i) Seorang Pengerusi (Pengerusi AJP/ AJP) (ii) 2 orang AJP (iii) 1 orang wakil yang dilantik oleh Pengarah LPP Negeri/ Pengurus
Besar MADA/ KADA/Pengarah Pertanian Negeri Sarawak
• Ahli Jawatankuasa Rayuan Tatatertib PP bukanlah dikalangan Ahli Jawatankuasa Tatatertib PP.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 21
4.6 Lembaga Pertubuhan Peladang
Sebuah badan berkanun yang ditubuhkan di bawah Akta Lembaga Pertubuhan Peladang, 1973 (Akta 110)
4.7 Pendaftar
Ketua Pengarah Lembaga Pertubuhan Peladang mengikut Seksyen 7(1) dan (2) Akta Pertubuhan Peladang, 1973 (Akta 109).
4.8 Pengerusi Pengerusi Jemaah Pengarah Pertubuhan Peladang 4.9 Pengurus Besar
Seorang kakitangan yang ditakrifkan di bawah Perkara 58(i) Perlembagaan Pertubuhan Peladang.
4.10 Pertubuhan Peladang
Pertubuhan Peladang yang didaftarkan di bawah Akta Pertubuhan Peladang 1973 ( Akta 109).
4.11 Pekerja
Seseorang kakitangan yang diambil bekerja di bawah sesuatu skim perkhidmatan Pertubuhan Peladang bagi jawatan tetap, sementara, kontrak atau sambilan. Anggota Lembaga Pertubuhan Peladang yang ditempatkan atau dipinjamkan oleh Lembaga Pertubuhan Peladang kepada Pertubuhan Peladang tidak termasuk dalam takrif pekerja Pertubuhan Peladang.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 21
5.0 SINGKATAN 5.1 PP - Pertubuhan Peladang
5.2 AJP - Ahli Jemaah Pengarah 5.3 PB - Pengurus Besar
5.4 PT - Pengurus Pentadbiran 5.5 WP - Wakil Pendaftar
5.6 P.AJP - Pengerusi Ahli Jemaah Pengarah
5.7 PHEK - Pengurus Hal Ehwal Korporat
5.8 J/K Penyiasatan - Jawatankuasa Penyiasatan
5.9 J/K Tatatertib - Jawatankuasa Tatatertib 5.10 J/K Rayuan Tatatertib - Jawatankuasa Rayuan Tatatertib
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 21
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
6.1 Siasatan Salahlaku Ahli di Pertubuhan Peladang
Tanggungjawab Tindakan PHEK 1. Terima aduan mengenai salahlaku ahli PP.
PB 2. Membuat semakan ke atas aduan berkenaan.
PB 3. Membentang dalam Mesyuarat AJP mengenai aduan
tersebut.
P.AJP 4. Mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada ahli tersebut mengenai salahlakunya dan peluang untuk menerangkannya dalam tempoh 14 hari.
PB 5. Menerima jawapan berhubung salahlaku daripada ahli
tersebut.
PB 6. Bincang dan buat keputusan dalam Mesyuarat AJP. Sekiranya tiada prima facie, buang kes. Sekiranya wujud prima facie, teruskan ke tindakan seterusnya.
AJP 7. Mengeluarkan surat pemecatan kepada ahli tersebut.
Pendaftar 8. Rayuan boleh dibuat kepada Pendaftar dalam tempoh 14 hari. Keputusan Pendaftar adalah muktamad.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 21
6.2 Pelucutan Jawatan Pengerusi Jemaah Pengarah
Tanggungjawab Tindakan PB 1. Terima aduan mengenai salahlaku Pengerusi AJP.
PB 2. Membuat semakan ke atas aduan berkenaan.
PB 3. Mengemukakan aduan kepada Wakil Pendaftar Negeri.
WP 4. Mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada Pengerusi
AJP tersebut mengenai salahlakunya dan peluang untuk menerangkannya dalam tempoh 14 hari.
WP 5. Menerima jawapan berhubung salahlaku daripada
Pengerusi AJP tersebut.
WP 6. Membuat siasatan dan mengemukakan laporan siasatan kepada Pendaftar.
Pendaftar 7. Pendaftar menimbang laporan daripada Wakil
Pendaftar Negeri dan membuat keputusan. Keputusan Pendaftar adalah muktamad.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 21
6.3 Pemecatan Ahli Jemaah Pengarah
Tanggungjawab Tindakan PHEK 1. Terima aduan mengenai salahlaku AJP.
PB 2. Membuat semakan ke atas aduan berkenaan.
PB 3. Mendapatkan petisyen daripada ahli-ahli beserta sebab
dan cadangan berhubung cadangan pemecatan AJP secara bertulis dalam tempoh 21 hari.
PB 4. Mengemukakan aduan beserta petisyen kepada
Pengerusi AJP.
P.AJP 5. Pengerusi menyerahkan salinan petisyen kepada AJP tersebut dalam tempoh 7 hari dari tarikh petisyen.
P.AJP 6. AJP tersebut menyerahkan jawapan petisyen kepada
Pengerusi AJP dalam tempoh 14 hari dari tarikh penyampaian pertisyen tersebut.
P.AJP 7. Pengerusi AJP memanggil MA Luar Biasa dalam
tempoh 7 hari.
P.AJP 8. Notis hendaklah disampaikan dalam tempoh 15 hari sebelum MA Luar Biasa tersebut.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 21
Tanggungjawab Tindakan P.AJP 9. MA Luar Biasa membincangkan mengenai agenda
pemecatan AJP tersebut. Petisyen itu dianggap diluluskan jika ia diluluskan oleh majoriti ahli yang hadir dalam MA tersebut (secara undi sulit).
P.AJP 10. Pengerusi AJP memberitahu Pendaftar mengenai
keputusan undi itu.
Pendaftar 11. Sekiranya keputusan MA Luar Biasa meluluskan petisyen tersebut, Pendaftar akan mengeluarkan Surat Pemecatan Jawatan AJP tersebut serta memaklumkan kepada PP untuk mengisi kekosongan jawatan tersebut.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
10 / 21
6.4 Siasatan Salahlaku Pekerja di Pertubuhan Peladang
Tanggungjawab Tindakan PT 1. Terima aduan mengenai salahlaku Pekerja PP.
PB 2. Membuat semakan ke atas aduan berkenaan.
PB 3. Bentang dalam Mesyuarat AJP mengenai aduan
tersebut.
AJP 4. Melantik Jawatankuasa Penyiasatan di peringkat PP.
J/K Penyiasatan 5. Menjalankan siasatan ke atas pekerja tersebut/ saksi/dokumen berkaitan.
J/K Penyiasatan/ J/K Tatatertib
6. Mengemukakan laporan penyiasatan kepada Jawatankuasa Tatatertib.
J/K Tatatertib 7. Jawatankuasa Tatatertib membuat semakan ke atas
laporan siasatan.
J/K Tatatertib 8. Mengeluarkan surat/ representasi kepada pekerja tersebut mengenai kesalahan tatatertib yang diadukan.
J/K Tatatertib 9. Menerima representasi (bertulis) dalam masa 21 hari
bekerja.
J/K Tatatertib 10. Menimbang representasi pekerja tersebut.
J/K Tatatertib 11. J/K Tatatertib bermesyuarat memutuskan keputusan tatatertib pekerja.
J/K Tatatertib 12. Sekiranya didapati tidak bersalah, Jawatankuasa
Tatatertib memberitahu pekerja tersebut mengenai pembebasannya dari pertuduhan. Sekiranya didapati bersalah, hukuman boleh dikenakan sepertimana AP.2/2004 dan AP.1/2007.
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
11 / 21
Tanggungjawab Tindakan J/K Tatatertib
13. Bentang dalam Mesyuarat AJP keputusan
Jawatankuasa Tatatertib.
Pekerja 14. Rayuan boleh dibuat kepada Jawatankuasa Rayuan Tatatertib dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat keputusan Jawatankuasa tatatertib.
J/K Rayuan Tatatertib 15. Meminta penyataan lanjut atau keterangan tambahan
daripada mana-mana orang lain dan meneliti serta menimbang rayuan.
J/K Rayuan Tatatertib 16. Jawatankuasa Rayuan Tatatertib bermesyuarat dan
membuat keputusan. J/K Rayuan Tatatertib 17. Jawatankuasa Rayuan Tatatertib memberitahu
keputusannya. Keputusan adalah muktamad.
J/K Rayuan Tatatertib 18. Bentang dalam Mesyuarat AJP keputusan Jawatankuasa Rayuan Tatatertib untuk makluman dan rekod.
7.0 REKOD
- Tiada -
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
12 / 21
8.0 CARTA ALIRAN
8.1 Siasatan Salahlaku Ahli di Pertubuhan Peladang
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
PHEK
PB
PB
P.AJP
PB
Terima aduan mengenai salahlaku ahli PP
Semak aduan Bentang dalam Mesyuarat AJP mengenai aduan tersebut. Mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada ahli tersebut mengenai salahlakunya dan peluang untuk menerangkannya dalam tempoh 14 hari.
Menerima jawapan berhubung salahlaku daripada ahli tersebut.
PB
AJP
PB
AJP
Mula
1
3
2
4
5
A
Tamat
Ya
Tidak
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
13 / 21
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
PB
AJP
Pendaftar
Bincang dan buat keputusan dalam Mesyuarat AJP. Sekiranya tiada prima facie, buang kes. Sekiranya wujud prima facie, teruskan ke tindakan seterusnya.
Mengeluarkan surat pemecatan kepada ahli tersebut Rayuan boleh dibuat kepada Pendaftar dalam tempoh 14 hari. Keputusan Pendaftar adalah muktamad.
AJP
A
Buang Kes
Ya
Tidak
6
7
8
Tamat
7
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
14 / 21
8.2 Pelucutan Jawatan Pengerusi Jemaah Pengarah
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
PB
PB
PB
WP
WP
Terima aduan mengenai salahlaku Pengerusi AJP Semakan aduan Mengemukakan aduan kepada Wakil Pendaftar Negeri Mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada Pengerusi AJP tersebut mengenai salahlakunya dan peluang untuk menerangkannya dalam tempoh 14 hari. Menerima jawapan berhubung salahlaku daripada Pengerusi AJP tersebut.
WP
WP
WP
PB
WP
Mula
1
3
2
4
5
A
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
15 / 21
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
WP
Pendaftar
Membuat siasatan dan mengemukakan laporan siasatan kepada Pendaftar. Pendaftar menimbang laporan daripada Wakil Pendaftar Negeri dan membuat keputusan. Keputusan Pendaftar adalah muktamad.
Pendaftar
WP
A
6
7
Tamat
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
16 / 21
8.3 Pemecatan Ahli Jemaah Pengarah
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
PHEK
PB
PB
PB
P.AJP
Terima aduan mengenai salahlaku AJP
Semakan terhadap aduan Mendapatkan petisyen daripada ahli-ahli beserta sebab dan cadangan berhubung cadangan pemecatan AJP secara bertulis dalam tempoh 21 hari. Mengemukakan aduan beserta petisyen kepada Pengerusi AJP Pengerusi menyerahkan salinan petisyen kepada AJP tersebut dalam tempoh 7 hari dari tarikh petisyen.
PB
Ahli
P.AJP
AJP
Mula
1
3
2
4
5
A
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
17 / 21
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
P.AJP
P.AJP
P.AJP
P.AJP
P.AJP
Pendaftar
AJP tersebut menyerahkan jawapan petisyen kepada Pengerusi AJP dalam tempoh 14 hari dari tarikh penyampaian pertisyen tersebut. Pengerusi AJP memanggil MA Luar Biasa dalam tempoh 7 hari
Notis hendaklah disampaikan dalam tempoh 15 hari sebelum MA Luar Biasa tersebut MA Luar Biasa dijalankan Pengerusi AJP memberitahu Pendaftar mengenai keputusan undi itu. Pendaftar memaklumkan mengenai keputusan Pemecatan jawatan AJP tersebut
AJP
Ahli
Ahli
Ahli
Pendaftar
AJP/ PP
A
6
7
Tamat
8
9
10
11
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
18 / 21
8.4 Siasatan Salahlaku Pekerja di Pertubuhan Peladang
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
PT
PB
PB
AJP
J/K Penyiasatan
J/K Penyiasatan/ J/K Tatatertib
Terima aduan mengenai salahlaku Pekerja PP Semakan terhadap aduan Bentang dalam Mesyuarat AJP mengenai aduan tersebut Melantik Jawatankuasa Penyiasatan di peringkat PP
Menjalankan siasatan ke atas pekerja tersebut/ saksi/ dokumen berkaitan Mengemukakan laporan penyiasatan kepada Jawatankuasa Tatatertib
PB
AJP
PB
Mula
1
4
3
6
A
2
5
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
19 / 21
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
J/K Tatatertib
J/K Tatatertib
J/K Tatatertib
J/K Tatatertib
J/K Tatatertib AJP
Jawatankuasa Tatatertib membuat semakan ke atas laporan siasatan Mengeluarkan surat/ representasi kepada pekerja tersebut mengenai kesalahan tatatertib yang diadukan. Menerima representasi (bertulis) dalam masa 21 hari bekerja. Menimbang representasi pekerja tersebut. J/K Tatatertib bermesyuarat memutuskan keputusan tatatertib pekerja
A
7
8
9
10
B
Buang Kes
Ya
Tidak 11
Tamat
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
20 / 21
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
J/K Tatatertib
J/K Tatatertib
Pekerja
J/K Rayuan Tatatertib
J/K Rayuan Tatatertib J/K Rayuan Tatatertib
Sekiranya didapati tidak bersalah, Jawatankuasa Tatatertib memberitahu pekerja tersebut mengenai pembebasannya dari pertuduhan. Sekiranya didapati bersalah, hukuman boleh dikenakan sepertimana AP.2/2004 dan AP.1/2007. Bentang dalam Mesyuarat AJP keputusan Jawatankuasa Tatatertib. Rayuan boleh dibuat kepada Jawatankuasa Rayuan Tatatertib dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat keputusan Jawatankuasa tatatertib. Meminta maklumat lanjut Mesyuarat dan membuat keputusan Keputusan dimaklumkan.
Pekerja
AJP
J/K Rayuan
Tatatertib
Pekerja
13
B
12
15
14
16
C
17
PROSEDUR KUALITI
PK – PO – 15
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
21 / 21
Tanggungjawab Carta Aliran Keterangan Interface
J/K Rayuan Tatatertib
Bentang dalam Mesyuarat AJP keputusan Jawatankuasa Rayuan Tatatertib untuk makluman dan rekod
AJP
8.0 LAMPIRAN
- Tiada-
18
C
Tamat
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 16
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Mohammad Nazzeribin Ramli Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Penyeliaan dan Penguatkuasaan
Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN/NEGERI
PEMBAYARAN TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN DAN
ELAUN LEBIH MASA
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 16
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Prosedur Pembayaran Tuntutan Elaun Perjalanan dan Elaun Lebih Masa dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Prosedur Pembayaran Tuntutan Elaun Perjalanan dan Elaun Lebih Masa untuk anggota lantikan LPP dan lantikan PP.
3.0 RUJUKAN
3.1 Akta Pekerja 1955
3.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil 2/1992
3.3 Arahan Pendaftar
i) Bil 4 Tahun 2011 - Panduan Pengambilan Pekerja dan Skim Perkhidmatan Personel Pertubuhan Peladang
3.4 Perintah Am Bab B
i) Elaun – Elaun Dalam Perkhidmatan [WP 1.4/2013]
4.0 DEFINISI
4.1. Elaun Penginapan
Seseorang anggota yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya dan perlu menginap adalah layak menuntut bayaran sewa hotel yang disokong dengan resit tertakluk kepada had maksimumnya atau elaun lojing mengikut kadar-kadar yang ditetapkan oleh PP dari semasa ke semasa.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 16
4.2. Elaun Makan
Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh 24 jam atau lebih yang dikira mulai dari waktu bertolak adalah layak menuntut elaun makan mengikut kadar-kadar yang ditetapkan oleh PP dari masa ke semasa.
4.3. Elaun Perjalanan Kenderaan
Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi adalah layak menuntut elaun perjalanan kenderaan mengikut kadar-kadar yang ditetapkan oleh PP dari masa ke semasa.
4.4. Elaun Harian
Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh melebihi 8 jam tetapi kurang daripada 24 jam adalah layak menuntut elaun harian mengikut kadar separuh daripada kelayakan elaun makannya.
4.5. Elaun Lebih Masa
Apabila seseorang pekerja dikehendaki bekerja lebih daripada masa bekerja biasa yang disyaratkan baginya maka ia boleh diberi bayaran elaun lebih masa mengikut kadar-kadar yang ditetapkan dan jenis tugas kerja yang dijalankan.
4.6 Kelulusan
4.6.1 Anggota LPP yang membuat tuntutan perlu mendapat kelulusan Pegawai Penyelia Daerah (PPD)/LPP Negeri dan peruntukkannya diluluskan belanjawan tahunan PP.
4.6.2 Anggota lantikan PP yang membuat tuntutan perlu mendapat
Kelulusan Pengurus Besar dan diluluskan belanjawan tahunan.PP.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 16
4.7 Instrumen Kewangan Urusniaga yang berkaitan dengan wang samada melalui: i. Cek/ wang pos / bank draft/ bankers cheque ii. Online iii. Tunai 5.0 SINGKATAN
5.1 LPP - Lembaga Pertubuhan Peladang
5.2 PP - Pertubuhan Peladang
5.3 PN - Pengarah Negeri 5.4 TP - Timbalan Pengarah 5.5 PB - Pengurus Besar
5.6 PT - Pengurus Pentadbiran
5.7 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek
5.8 PA - Pengurus Akaun 5.9 Anggota - Pekerja-pekerja PP (Lantikan LPP/ PP)
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 16
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 Tuntutan Elaun Perjalanan (TNT)
Tanggungjawab Tindakan
Anggota
1. Semua anggota anggota hendaklah menyediakan penyata tuntutan perjalanan sebelum 10 haribulan setiap bulan dan mengemukakan kepada PT.
PT
2. Menyemak penyata tuntutan anggota supaya mematuhi arahan yang ditetapkan: i. Penyata tuntutan dibuat 2 salinan ii. Notis perjalanan disertakan dan telah
mendapat kelulusan iii. Dalam Negeri PB iv. Luar Negeri P/TP v. Memastikan Resit Tol dikepilkan vi. Menyemak jarak perbatuan dan salinan surat
berkaitan vii. Menyemak dan membuat agihan bagi tuntutan
yang perlu dibayar oleh LPP/PP
PB
3. Menandatangani penyata tuntutan yang lengkap untuk sokongan/kelulusan.
PT
4. Bagi anggota LPP penyata tuntutan direkodkan dan dihantar ke LPP Negeri untuk kelulusan.
PA 5. Menyediakan baucer.
PA 6. Membuat bayaran melalui instrument kewangan kepada anggota (bagi pemindahan yang dibiayai oleh PP).
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 16
6.2 Tuntutan Elaun Lebih Masa
Tanggungjawab Tindakan Anggota
1. Penyata tuntutan elaun lebih masa disediakan
sebelum 10 haribulan setiap bulan dan diserahkan kepada PT.
PT 2. Menerima dan merekod tuntutan elaun lebih masa dan dikemukakan kepada PB.
PT 3. Menyemak, mengesahkan tuntutan.
PB 4. Meluluskan penyata tuntutan elaun lebih masa anggota yang lengkap dan serahkan kepada PA.
PP(B) 5. Menyediakan baucer.
PA 6. Membuat bayaran melalui instrument kewangan kepada anggota (bagi pemindahan yang dibiayai oleh PP).
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi
1. Baucer Bayaran 7 tahun Pejabat PP
2. Penyata Tuntutan 7 tahun Pejabat PP
3. Buku Daftar 7 tahun Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 16
8.0 CARTA ALIRAN
8.1 Tuntutan Elaun Perjalanan (TNT)
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
Anggota
PT
PB
PT
PA
PA
Sediakan tuntutan perjalanan Semakan tuntutan perjalanan Tandatangan penyata tuntutan yang lengkap Anggota LPP penyata tuntutan direkodkan dan dihantar ke LPP Negeri untuk kelulusan. Sediakan baucer Sediakan bayaran kepada anggota
PT
PB
PT
Anggota
PB
PB
Mula
1
4
Tamat
2
3
5
6
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 16
8.2 Tuntutan Elaun Lebih Masa
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
Anggota
PT
PT
PB
PP(B)
PA
Sediakan tuntutan elaun lebih masa Terima dan rekod tuntutan elaun lebih masa Semak dan sahkan tuntutan Kelulusan tuntutan elaun lebih masa Sediakan baucer untuk bayaran Membuat bayaran kepada anggota
PT
PP(B)
PP(B)
PP(B)
PA
PT
Mula
1
4
Tamat
2
3
5
6
Ya
Tidak
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 16
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara
1 Penyata Tuntutan Elaun Perjalanan
2 Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa
3 Borang Permohonan Untuk Bertugas Di Luar Pejabat
4 Penyata Pembahagian Tuntutan Elaun Perjalanan LPP/PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
10 / 16
Nama: No.Pekerja : Ibu Pejabat: Bahagian: Jawatan: Gred: Kategori: -Gaji Pokok Sebulan Kenderaan: Jenis:Elaun Memangku: Sebulan No. Pendaftaran: Jumlah Sebulan Kuasa Kuda: Kelas Tuntutan: ANo. Akaun Bank: Kebenaran km Kelas `C' (jika berkenaan) : Alamat Rumah:
E-Mail : Bagi 500 km pertama sebanyak 0.70 sen tiap 1 km x 228 km RMBagi 501 km selepas 1000 km 0.65 sen tiap 1 km x km RM 0.00Bagi 1001 km selepas 1700 km 0.60 sen tiap 1 km x km RM 0.00Bagi 1701 km hingga seterusnya 0.55 sen tiap 1 km x km RM 0.00Jumlah 228 km RM 0.00
0 hari x Elaun Harian sebanyak RM 57.50 sehari (Sabah/Sarawak) RM 0.000 hari x Elaun Harian sebanyak RM 42.50 sehari RM 0.000 hari x Elaun Makan sebanyak RM 115.00 sehari semalam (Sabah/Sarawak) RM 0.000 hari x Elaun Makan sebanyak RM 18.00 (40%) RM 0.000 hari x Elaun Loging sebanyak RM sehari semalam RM 0.000 hari sewa hotel (resit berkembar) No. (Seperti kenyataan sebelah) RM 0.00
Tuntutan Pelbagai Cukai Lapangan Terbang / Tiket Kapalterbang* RM 0.00mengikut resit Bayaran Tol/Feri/Tempat Letak Kereta* RM 0.00berkembar Tambang Teksi seperti kenyataan sebelah* RM 0.00
Lain-lain* (Bayaran Telefon) RM 0.00
Ringgit Malaysia: RM 0.00
Saya mengaku bahawaI) Perjalanan pada tarikh tersebut adalah benar dan atas urusan kerajaanii) Tuntutan ini dibuat mengikut pekeliling Perbendaharaan 2/92 dan Perintah Am Bab 'B'iii) Perbelanjaan bertanda (*) berjumlah RM…………...telah sebenarnya dilakukan dan dibayar oleh sayaiv) Panggilan telefon sebanyak RM 0.00 adalah atas urusan Kerajaanv) Butiran dalam tuntutan saya adalah benar dan bertanggungjawab ke atasnya
Disahkan bahawa Pegawai ini telah berada di luar pajabat pada tarikh yang dikemukakandi dalam tuntutan ini atas urusan rasmi. Tuntutan ini adalah atas peruntukan seperti berikut:
Peruntukan Pembangunan Vot/Projek Peruntukan Mengurus Amaun
Jumlah Tarikh:
(T/T Ketua Unit/Pegawai Vot)
Pendahuluan telah diberi[Rujukan: RMTolak: Tuntutan Sekarang RMBaki dituntut/baki dibayar balik RM
RM
LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG
………………………………………..
(T/T Ketua Pengarah/Pengarah Bahagian)
KENYATAAN TUNTUTAN PERJALANAN BULAN___________ 2016
Tandatangan Pegawai
TUNTUTAN DI ATAS DILULUSKAN UNTUK BAYARAN
Tarikh :
Lampiran 1
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
12 / 16
LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG NEGERI…….. Tuntutan kerja Lebih Masa Bulan………………. Jawatan : Gaji Pokok : RM Tempat Bertugas : Upah : RM Tarikh/Hari Masa Jumlah
Masa Bekerja
Jumlah Masa Dituntut Keterangan Bertugas Dari Hingga 1.125 1.25 1.5 1.75 2
Jumlah Jumlah Masa : 1. 2. Jumlah = RM (Ringgit Malaysia : ) Tarikh : ________________________ (Pemohon) Adalah disahkan bahawa pegawai di atas adalah betul menyempurnakan kerja lebih masa yang dinyatakan. Kerja lebih masa tersebut mustahak dan bersesuaian. Telah disemak dan disahkan betul. Tarikh : _____________________ Kelulusan Pengurus Besar Tuntutan ini adalah diluluskan/tidak diluluskan Tarikh :______________________ ______________________ (Pengurus Besar)
Lampiran 2
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
15 / 16
Lampiran 3
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 01
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
16 / 16
Lampiran 4
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 11
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Mohammad Nazzeribin Ramli Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Penyeliaan dan Penguatkuasaan
Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG KAWASAN/NEGERI
PENGURUSAN SURAT MENYURAT
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 11
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Pengurusan Surat Menyurat dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan
Pengurusan Surat Menyurat. 3.0 RUJUKAN
3.1 Arahan Pendaftar
i) Bil 5/1987 - Mengenai Sistem Fail dan Surat Menyurat PP
3.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 - Panduan Pengurusan
Pejabat 4.0 DEFINISI
4.1 Surat
Surat ialah alat komunikasi bertulis yang dibuat atas urusan rasmi PP yang terikat dengan peraturan tertentu dari segi bahasa mahupun teknik penulisan.
4.2 Surat Bersampul
Sebilangan besar surat-menyurat diuruskan dengan penghantaran surat bersampul, iaitu surat-surat dimasukkan ke dalam sampul surat dan diposkan kepada si penerima.
4.3 Surat Berdaftar
Surat berdaftar biasanya digunakan dengan tujuan memastikan supaya surat berkenaan selamat sampai kepada penerimanya. Rekod penghantaran adalah diselenggarakan oleh Pejabat Pos dan Agensi Kiriman Express yang lain.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 11
4.4 Surat Berdaftar Akuan Terima
Surat berdaftar akuan terima boleh dikatakan sebagai modifikasi kepada surat berdaftar. Bezanya ialah penerima mengaku telah menerima surat berkenaan dengan menandatangani satu kad yang disertakan pada surat itu. Kad berkenaan apabila telah ditandatangani hendaklah diposkan semula kepada penghantar surat berkenaan.
4.5 Bungkusan
Bungkusan-bungkusan kecil boleh diterima melalui pos, sementara bungkusan besar hanya boleh diterima dengan terlebih dahulu menerima notis daripada Pejabat Pos menyatakan adanya bungkusan yang disimpan di Pejabat Pos untuk si penerima datang mengambil.
4.6 E-Mel
Satu proses pengiriman dan penerimaan surat melalui internet dengan waktu yang sangat singkat dan cepat.
4.7 Faksimili
Alat telekomunikasi yang memiliki kemampuan untuk mengirim dan menerima gambar atau tulisan melalui kabel atau gelombang radio secara cepat dari satu tempat ke tempat yang lain.
5.0 SINGKATAN
5.1 LPP - Lembaga Pertubuhan Peladang
5.2 PP - Pertubuhan Peladang
5.3 PB - Pengurus Besar 5.4 PT - Pengurus Pentadbiran 5.5 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 11
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
6.1 Menguruskan Surat-Surat Yang Diterima
Tanggungjawab Tindakan PT 1. Terima surat, copkan tarikh terima dan tandatangan
ringkas.
PT 2. Daftarkan surat ke dalam Buku Daftar Penerimaan surat atau ke dalam sistem komputer. Butir-butir yang perlu dicatatkan ke dalam buku daftar ialah seperti contoh di Lampiran 1.
PT
3. Bagi surat terperingkat yang diterima hendaklah
dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa menerima, memproses dan menyimpan.
PT 4. Masukkan surat-surat ke dalam folder/fail (terbuka/terperingkat) dan minitkan surat masuk dengan dakwat merah.
PT 5. Serahkan folder/ fail(terbuka/terperingkat) kepada
PB untuk tindakan selanjutnya.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 11
6.2 Mengurus Surat Keluar
Tanggungjawab Tindakan
PT 1. Terima arahan daripada PB atau PP(B).
PT 2. Sediakan surat mengikut format atau draf sekurang-kurangnya 3 salinan dengan menggunakan Kepala Surat Rasmi/ No. Rujukan Fail/ Tajuk Surat. Di bahagian bawah surat hendaklah disertakan nama pendraf surat/ rujukan dan penaip surat. i) Salinan asal dihantar kepada pihak
berkenaan. ii) Salinan kedua dikandungkan kedalam fail
berkaitan. iii) Salinan ketiga dikandungkan ke dalam fail
timbul.
PB/PT
3. Menentukan taraf keselamatan surat sama ada terbuka atau terperingkat. Kod peringkat keselamatan hendaklah dicatatkan sebagai sebahagian daripada nombor rujukan fail bagi surat berkenaan.
PT 4. Serahkan kepada PB untuk ditandatangani Kandungkan bilangan surat mengikut fail berkaitan.
PT 5. Rekod ke dalam Buku Daftar Surat Keluar dengan
menulis ringkasan seperti contoh di Lampiran 2.
PT 6. Salinan surat kedua di kandungkan ke dalam fail berkaitan dengan mencatat di kertas minit fail dengan menggunakan dakwat hitam/ biru.
PT 7. Masukkan surat ke dalam sampul surat samada
dihantar melalui Pos ataupun hantar tangan. Sekiranya dihantar tangan, copkan dengan perkataan “HANTAR TANGAN” disampul surat tersebut dan rekod dalam Buku Hantar Tangan. Dapatkan tandatangan penerima pada Buku Hantar Tangan apabila surat diserah melalui tangan. Jika surat itu difax, hendaklah dicatatkan perkataan telah difax pada tarikh tertentu.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 11
PT 8. Bagi surat terperingkat yang keluar hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa memproses, menyimpan dan menghantar.
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi
1. Buku Daftar Penerimaan Surat
5 tahun PPK
2. Buku Daftar Surat Keluar
5 tahun PPK
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 11
8.0 CARTA ALIRAN
8.1. Menguruskan Surat-Surat Terima
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PT
PT
PT
PT
PT
Terima surat Daftarkan surat ke dalam Buku Daftar Penerimaan surat atau ke dalam sistem computer Surat terperingkat hendaklah dikawal menerusi pendaftaran rahsia semasa menerima, memproses dan menyimpan. Masukan surat-surat didalam folder/fail (terbuka/terperingkat) Serahkan folder/fail kepada Pengurus Besar
PB
PB
PB
PB
PB
Mula
1
4
2
3
Tamat
5
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 11
8.2. Menguruskan Surat Keluar
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PT
PT
PB/PT
PT
PT
PT
PT
PT
Terima arahan Sediakan surat mengikut format Tentukan taraf keselamatan surat Serahkan kepada Pengurus Besar untuk ditandatangani. Masukkan kandungan surat Rekod kedalam Buku Daftar Surat Keluar Salinan surat kedua di kandungkan ke dalam fail Masukkan surat dalam sampul surat dan dihantar melalui pos atau hantar tangan. Surat terperingkat yang keluar hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa memproses, menyimpan dan menghantar
PB
PB
PB
PB
PB
PB
PB
PB
Mula
1
4
Tamat
2
3
5
6
7
8
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 11
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara
1 Buku Daftar Penerimaan Surat
2 Buku Daftar Surat Keluar
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
10 / 11
Lampiran 1
Bil Tarikh Terima
Rujukan Surat Tarikh Surat
Perkara
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 02
No. Keluaran : 02 No. Pindaan : 01 Tarikh: 15.01.2018
11 / 11
Lampiran 2
Bil Tarikh
Surat No Rujukan Tajuk Surat Surat Kepada
Tarikh Surat
Keluar
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 22
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Mohammad Nazzeribin Ramli Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Penyeliaan dan Penguatkuasaan
Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG
PENGURUSAN FAIL PERTUBUHAN PELADANG
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 22
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Pengurusan Fail dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Pengurusan Fail.
3.0 RUJUKAN
3.1 Arahan Perkhidmatan - Bab 4 – Perkara 1 – 19 3.2 Arahan Pendaftar
i) Bil. 5 Tahun 1987 - Mengenai Sistem Fail dan Surat Menyurat PP
3.3 Panduan Pengurusan Pejabat i) Bahagian - VII
4.0 DEFINISI
4.1 Fail
Fail ialah dokumen yang merekodkan apa-apa tindakan yang sedang, telah dan yang akan diambil. Ia juga merekod semua keputusan-keputusan yang telah dibuat.
4.2 Fail Terbuka
Fail yang didalamnya disimpan surat-surat yang tidak terperingkat. – kulit berwarna putih.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 22
4.3 Fail Sulit
Fail yang di dalamnya disimpan surat-surat terperingkat, fail ini hanya boleh dilihat oleh pegawai yang berkenaan sahaja. Fail sulit kulit fail berwarna hijau.
4.4 Fail Semasa
Fail kulit tebal untuk menyimpan dokumen-dokumen perakaunan dan rekod-rekod projek dalam tahun semasa.
4.5 Kertas Minit
Kertas dimana dicatitkan tarikh surat diterima/dikeluarkan beserta No. Rujukan surat tersebut. Catitan surat keluar menggunakan pen berdakwat biru/hitam manakala surat masuk pula dicatitkan dengan menggunakan pen berdakwat merah.
5. SINGKATAN
5.1 PP - Pertubuhan Peladang Kawasan/Negeri/Kebangsaan
5.2 PB - Pengurus Besar 5.3 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek
5.4 P(T) - Pembantu Tadbir
5.5 AJP - Ahli Jemaah Pengarah 5.6 AJK(P) - Ahli Jawatankuasa (Pelupusan)
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 22
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
6.1 Membuka Fail Umum Dan Sulit
Tanggungjawab Tindakan P(T) 1. Terima surat daripada PB (untuk difailkan)
P(T )
2. Teliti surat, masukkan ke dalam fail yang berkaitan. Sekiranya tiada fail berkaitan bincang dengan PB untuk membuka fail baru. Rekod dalam buku daftar fail/ sistem rekod fail. Rekodkan tarikh dibuka dan bilangan daftar.
Kod-kod rujukan yang digunakan untuk menyediakan nombor rujukan fail adalah seperti berikut: - Rujukan Pertama Nama Ringkas Organisasi Rujukan Kedua Nama Ringkas Bahagian Rujukan Ketiga Taraf Keselamatan Rujukan Keempat Kod Perkara Rujukan Kelima Kod Pecahan Rujukan Kelima Kod Siri/Jilid
P(T) 3. Semak kod fail dan dapatkan kod yang sesuai. Nomborkan ikut kod yang sedia ada. Nombor fail hendaklah berturutan seperti contoh di Lampiran 1.
P(T) 4. Berikan tajuk yang sesuai. Tulis dengan huruf
besar dan warna hitam pada kulit depan fail.
P(T) 5. Surat dimasukkan di sebelah kanan.
P(T) 6. Letakkan kertas minit di sebelah kiri. Tuliskan nombor fail dan nombor helaian kertas minit tersebut seperti contoh di Lampiran 2.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 22
Tanggungjawab Tindakan P(T) 7. Surat masuk direkodkan dengan pen merah,
nombor rujukan dan tarikh surat. Minit surat hendaklah berturutan dan ditulis dalam bulatan di tepi disebelah kiri kertas minit. Kandungkan nombor dalam bulatan dengan warna biru atau hitam pada surat yang diterima itu. Menebuk lubang di fail ukurannya ialah 1” daripada atas dan 1” daripada tepi kulit fail atas sebelah kiri.
P(T) 8. Catitkan tarikh kandungan pertama di kulit fail. Jika
fail yang digunakan berwarna hijau tulis fail dengan perkataan “SULIT”.
P(T) 9. Simpan fail dalam kabinet yang ditetapkan dan
dikunci.
P(T) 10. Susun fail dalam kabinet. Nombor bilangan fail hendaklah ditampalkan di luar kabinet. Cari fail, semak nombor rujukan di kabinet di mana fail berkenaan disimpan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 22
6.2 Edaran Fail
Tanggungjawab Tindakan PB/ PP(B) 1. PB atau PP(B) minta fail.
P(T) 2. Semak daftar fail.
P(T) 3. Dapatkan fail dan rekodkan di kad pergerakan fail
seperti contoh di Lampiran 3. Simpan kad edaran fail.
P(T) 4. Rekodkan dikulit fail kepada siapa dan tarikh
diberikan. Kertas-kertas minit yang koyak hendaklah ditampal dengan tidak menghilangkan tulisan minit asal.
P(T) 5. PB atau PP(B) serahkan balik fail untuk simpan.
Rekod di buku serta di kulit fail. Simpan fail di kabinet.
P(T) 6. Jika seseorang PP(B) hendak mengedarkan fail
kepada PP(B) yang lain perlu diberitahu kepada P(T) untuk direkodkan bagi kemudahan mencari untuk mengelakkan fail tersebut hilang.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 22
6.3 Penyimpanan Fail
Tanggungjawab Tindakan
P(T) 1. Simpan fail. Fail tidak ditinggalkan di atas meja semasa rehat dan selepas waktu pejabat.
P(T) 2. Catit dikulit fail dan dibuku tarikh fail tersebut
disimpan. Fail tidak dibenarkan dilihat atau dibaca oleh orang yang tidak berkenaan.
P(T) 3. Susun fail dalam kabinet. Nombor bilangan fail
hendaklah ditampalkan diluar kabinet. Cari fail, semak nombor rujukan di kabinet mana fail berkenaan disimpan.
P(T) 4. Fail sulit disimpan di kabinet bilik PB.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 22
6.4 Penutupan Fail
Tanggungjawab Tindakan
P(T) 1. Kenalpasti ketebalan fail. Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalan 4cm hendaklah ditutup dan fail baru dibuka.
P(T) 2. Palang dan catit tarikh fail ditutup di kulit fail dengan
dakwat merah dan dicatatkan “DITUTUP”/ JILID 2 DIBUKA dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal. Catit tarikh kandungan terakhir di kulit fail.
P(T) 3. Simpan fail jilid 1 bersekali dengan fail jilid 2 untuk
tempoh tertentu untuk rujukan bila diperlukan.
P(T) 4. Simpan fail jilid 1 di rak berasingan untuk tujuan hapuskira apabila telah mencapai tempoh yang telah ditetapkan.
P(T) 5. Simpan fail jilid 2 di dalam kabinet yang telah
ditetapkan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 22
6.5 Pelupusan Fail
Tanggungjawab Tindakan
P(T) 1. Maklumkan kepada PB fail yang ditutup telah capai tempoh yang ditetapkan.
P(T) 2. Sediakan senarai fail yang perlu dilupuskan
sebanyak 3 salinan. Kenalpasti isi kandungan fail dan asingkan dokumen atau surat penting yang tidak boleh dilupus. Ikat 5 buah fail bagi satu-satu ikatan ikut kod fail masing-masing seperti contoh di Lampiran 4.
PB 3. Serahkan senarai kepada PB untuk semakan dan
simpanan.
PB 4. Buat lantikan pegawai/ jawatankuasa bagi pelupusan aset sebagai panel penilai pelupusan aset yang terdiri daripada pengerusi dan 3 orang ahli yang dilantik dikalangan ahli Biro Pentadbiran PP.
i. Pengerusi adalah dikalangan AJP, 2 ahli panel penilai terdiri daripada:
ii. Seorang Juruaudit Dalam PP, PB, dan P(T).
AJK (P) 5. Buat semakan senarai fail untuk dilupuskan dan cadangan kaedah pelupusan samada dirincih, dibakar dan ditanam.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
10 / 22
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa Simpanan Lokasi
1. Fail Terbuka 7 tahun/ selagi diperlukan
Pejabat PP
2. Fail Sulit 7 tahun/ selagi diperlukan
Pejabat PP
3. Fail Semasa
7 tahun/ selagi diperlukan
Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
11 / 22
8.0 CARTA ALIRAN 8.1 Membuka Fail Umum Dan Sulit
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
P(T)
P(T)
P(T)
P(T)
P(T)
P(T)
P(T)
P(T)
P(T)
P(T)
Terima surat Masukkan dalam fail jika perlu fail baru. Semak kod fail untuk mendapatkan kod yang sesuai Berikan tajuk yang sesuai Surat dimasukkan di sebelah kanan Masukkan kertas minit disebelah kiri Rekod surat masuk dengan pen merah dan surat keluar dengan pen biru/ hitam Catatkan tarikh kandungan pertama dikulit fail Simpan fail dalam kabinet yang berkunci. Susun fail dalam kabinet dengan nombor yang berturutan
PB
PB
PB
PB
PB
PB
PB
PB
PB
Mula
1
Tamat
2
3
7
6
5
8
4
9
10
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
12 / 22
6.2 Edaran Fail
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PB/PP
P(T)
P(T)
P(T)
P(T)
P(T)
Minta fail Semak daftar fail Rekod keluar/masuk fail Edar fail Serah semula fail Rekod keluar/ masuk fail dan simpan
P(T)
PB
PB/PP
PB/PP
PB/PP
PB
Mula
1
Tamat
2
3
6
5
4
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
13 / 22
6.3 Penyimpanan Fail
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
P(T)
P(T)
P(T)
P(T)
Simpan fail Catit dikulit fail tarikh fail disimpan Susun fail dalam kabinet berturutan. Fail sulit disimpan di kabinet bilik Pengurus Besar.
PB
PB
PB
PB
Mula
1
Tamat
2
3
4
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
14 / 22
6.4 Penutupan Fail
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
P(T)
P(T)
P(T)
P(T)
P(T)
Kenalpasti ketebalan fail Palang dan catit tarikh fail ditutup di kulit fail dengan dakwat merah dan dicatatkan “DITUTUP”/ JILID 2 DIBUKA Simpan fail jilid 1 bersekali dengan fail jilid 2 untuk tempoh tertentu Simpan fail jilid 1 di rak berasingan untuk tujuan hapuskira Simpan fail jilid 2 didalam kabinet
PB
PB
PB
PB
PB
Mula
1
Tamat
2
3
4
5
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
15 / 22
6.5 Pelupusan Fail
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PB/P(T)
P(T)
PB
PB
AJK(P)
Maklum PB fail capai tempoh Sediakan senarai fail Serah senarai kepada PB Lantik Jawatankuasa Buat senarai fail dan kaedah untuk dilupuskan
PB
PB
PB
PB/ P(T)
Mula
1
Tamat
2
3
4
5
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
16 / 22
9.0 LAMPIRAN
Lampiran Perkara
1 Kod Senarai Fail
2 Contoh Kertas Minit
3 Kad Pergerakan Fail
4 Senarai fail yang dicadangkan untuk dibuat pelupusan
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
17 / 22
Lampiran 1 Kod Fail PPK
Kod Fail Nama Fail
PPK.T.1 Kakitangan
PPK.T.2 Cuti
PPK.T.3 Jawatan
PPK.T.4 Harta
PPK.T.5 Pekeliling
PPK.T.6 Penyelenggaraan
PPK.T.7 Keselamatan
PPK.T.8 Aktiviti/Projek
PPK.T.9 Mesyuarat
PPK.T.10 Kursus
PPK.T.11 Gaji
PPK.T.12 Persidangan
PPK.T.13 Peristilahan
PPK.T.14 Alamat
PPK.T.15 Bantuan
PPK.T.16 Produktiviti
PPK.T.17 Komunikasi
PPK.T.18 Belanjawan
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
18 / 22
Kod Fail Nama Fail
PPK.T.19 Percetakan
PPK.T.20 Peraturan
PPK.T.21 Anugerah
PPK.T.22 Inter Agensi
PPK.T.23 Anugerah
PPK.T.24 Jawatankausa
PPK.T.25 VIP
PPK.T.26 Rancangan Malaysia
PPK.T.27 Perolehan
PPK.T.28 Bayan
PPK.T.29 Hapuskira
PPK.T.30 Penyata
PPK.T.31 Akaun
PPK.T.32 Peruntukan
PPK.T.33 kenderaan
PPK.T.34 Kampung Angkat
PPK.T.35 Peperiksaan
PPK.T.36 Potongan
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
19 / 22
Kod Nama Fail
PPK.T.37 Sewa
PPK.T.38 Pinjaman
PPK.T.39 Tuntutan
PPK.T.40 Perjanjian
PPK.T.41 Pertanyaan
PPK.T.42 Bekalan
PPK.T.43 Tatatertib
PPK.T.44 Elaun
PPK.T.45 Pameran/Pertandingan
PPK.T.46 Infrastruktur
PPK.T.47 SKAT
PPK.T.51 LPP/PPK/PPN/PMP
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
20 / 22
Lampiran 2 Kertas Minit
(Am.6) Kertas Minit No. Helai No.
1. Surat bil ………….hantar kpd……………….dikdg pada………. 2. Surat bil ………….hantar kpd……………….dikdg pada………. 3. Surat bil ………….hantar kpd……………….dikdg pada………. 4. Surat bil ………….hantar kpd……………….dikdg pada……….
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
21 / 22
LEMBAGA PERTUBUHAN PELADANG
KAD REKOD EDARAN FAIL
NO.FAIL : FAHARASAT DI BAWAH PERKARA : TAJUK FAIL :
Dihantar Kepada
Tarikh Dihantar
Dihantar Kepada
Tarikh Dihantar
Dihantar Kepada
Tarikh Dihantar
Lampiran 3
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 03
No. Keluaran : 02 No. Pindaan :01 Tarikh: 15.01.2018
22 / 22
Lampiran 4
SENARAI FAIL PPK………………… YANG DICADANGKAN UNTUK DIBUAT PEMISAHAN
1. Tarikh Semakan : 4. Panel Penilai: 2. Masa : a) Pengerusi ____________ 3. Tempat : ( ) b) Ahli ____________
( ) c) Ahli ____________ ( ) d) Ahli ____________ ( )
BIL FAIL
RUJUKAN FAIL PERKARA/TAJUK FAIL TARIKH-TARIKH
TARAF REKOD (TERBUKA, SULIT,DLL
BIL. LAMPIRAN MUSNAH/SIMPAN HINGGA
CATATAN
UNTUK KEGUNAAN PPK SAHAJA Bil Fail : ……………………………………… Bil Penerimaan :…………………………….. Tarikh Terima : ……………………………… Semak :………………………………………. Tempatan :…………………………………… Kajian :……………………………………….. ……………….Tahun 20……………………..
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
1 / 28
Disediakan Diluluskan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Mohammad Nazzeribin Ramli Nama : Haji Mohd Salim bin Haji
Taha
Jawatan : Pengarah Bahagian Penyeliaan dan Penguatkuasaan
Jawatan : Ketua Pengarah
Tarikh : 15.01.2018 Tarikh : 15.01.2018
NO. SALINAN KAWALAN
1
PERTUBUHAN PELADANG
PENGAMBILAN PEKERJA
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
2 / 28
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan bagi memastikan Proses Pengambilan Pekerja dilaksanakan secara sistematik, cekap dan berkesan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pertubuhan Peladang bagi melaksanakan Proses Pengambilan Pekerja.
3.0 RUJUKAN
3.1 Akta Pertubuhan Peladang 1973 (Akta 109)
3.2 Akta Pekerja Tahun 1955
3.3 Akta Kumpulanwang Simpanan Pekerja 1991 (Akta 452)
3.4 Akta Perkeso
3.5 Akta Pembangunan Sumber Manusia Berhad
3.6 Akta Majlis Perundingan Gaji Negara (Akta 732) - Perintah Gaji Minimum 2016
3.7 Akta Umur Persaraan Minimum 2012 (Akta 753)
3.8 Peraturan-Peraturan PP 1983
3.9 Perlembagaan PP
3.10 Arahan Pendaftar Bil 4/2011 - Panduan Pengambilan Pekerja dan Skim Perkhidmatan Personel
PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
3 / 28
4.0 DEFINISI
4.1 Ahli Jemaah Pengarah
Bermaksud Ahli Jemaah Pengarah yang dipilih atau dilantik mengikut Perlembagaan PP untuk menguruskan hal ehwal dan lain-lain perkara yang diamanahkan kepadanya.
4.2 Ahli Jawatankuasa Perjawatan PP
Jawatankuasa yang dilantik oleh AJP bagi membuat cadangan atau perakuan yang berkaitan dengan perjawatan dan perkhidmatan kepada PP yang terdiri daripada: i. 3 orang AJP (dipilih dalam mesyuarat AJP termasuk Pengerusi
Jawatankuasa), ii. Seorang wakil LPP (Jika perlu), iii. Pengurus Besar sebagai Setiausaha Jawatankuasa.
4.3 Panel Temuduga
Terdiri daripada kalangan Ahli Jawatankuasa Perjawatan termasuk Pengurus Besar.
4.4 Pekerja
Seseorang yang dilantik bekerja dengan Pertubuhan Peladang ke dalam jawatan tetap, sementara, sambilan atau kontrak dengan dibayar gaji atau upah secara bulanan, harian atau mengikut tugasan/kontrak.
4.5 Surat Tawaran Kerja
Pertubuhan Peladang hendaklah membuat tawaran pelantikan kepada calon yang berjaya melalui apa-apa kaedah yang difikirkan sesuai oleh Pertubuhan Peladang dengan disertakan Kontrak Perkhidmatan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
4 / 28
4.6 Kontrak Perkhidmatan
Perjanjian yang disempurnakan secara bertulis diantara Pertubuhan Peladang sebagai majikan dengan seorang yang lain yang bersetuju menjadi pekerja kepada Pertubuhan Peladang dengan mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan.
5.0 SINGKATAN
5.1 PP - Pertubuhan Peladang Kawasan / Negeri/ Kebangsaan
5.2 AJP - Ahli Jemaah Pengarah
5.3 PB - Pengurus Besar 5.4 PP(B) - Pengurus-Pengurus Bahagian/ Projek 5.5 PT - Pengurus Pentadbiran 5.6 AJK - Ahli Jawatankuasa Perjawatan
5.7 EPA - Ejen Pengambilan Pekerja Asing 5.8 KDN - Kementerian Dalam Negeri 5.9 JTK - Jabatan Tenaga Kerja
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
5 / 28
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 Pengambilan Pekerja Tempatan
Tanggungjawab Tindakan
PB
1. Kenalpasti kekosongan jawatan yang terdapat di PP melalui PP(B).
PB
2. Jawatankuasa Perjawatan menyediakan justifikasi
keperluan jawatan baru dengan menggunakan borang seperti contoh di Lampiran 1.
PB
3. Bentang justifikasi tersebut di Mesyuarat AJP. Bincang cadangan pengambilan pekerja berdasarkan justifikasi dan buat keputusan cadangan pengambilan pekerja.
PT
4. Iklankan kekosongan jawatan melalui media cetak/
media elektronik/ pamerkan di tempat-tempat awam.
PT 5. Terima permohonan dan rekodkan ke dalam Buku
Daftar Surat Masuk. Serah kepada PB.
PT 6. Tapis/ proses borang-borang permohonan dan sediakan senarai pendek calon-calon yang layak untuk ditemuduga.
PT 7. Bincang dengan PB untuk menetapkan calon yang
akan dipanggil temuduga.
PT 8. Keluarkan surat panggilan temuduga kepada calon yang layak seperti contoh di Lampiran 2. Bentuk panel temuduga yang terdiri daripada:
i. AJP – 2 orang ii. Pengurus Besar iii. Wakil LPP (jika perlu)
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
6 / 28
Tanggungjawab Tindakan PT 9. Jalankan temuduga dan buat penilaian mengikut
garis panduan.
PB 10. Kemukakan laporan keputusan temuduga dalam Mesyuarat Perjawatan untuk diperakukan dan dibawa ke Mesyuarat AJP untuk kelulusan.
PT
11. Keluarkan surat pelantikan jawatan kepada calon
yang berjaya seperti contoh di Lampiran 3 dan surat pemakluman kepada calon yang gagal seperti contoh di Lampiran 4.
PT
12. Menerima maklumbalas daripada calon yang
berjaya. Calon melaporkan diri serta menyerahkan kontrak perkhidmatan yang telah disempurnakan. Pertubuhan Peladang melengkapkan Borang Daftar Pekerja seperti contoh di Lampiran 5.
PB
13. Beri taklimat kepada pekerja.
PB
14. Arahkan PT buka fail peribadi untuk menyimpan dokumen-dokumen yang berkaitan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
7 / 28
6.2 Pengambilan Pekerja Asing
Tanggungjawab Tindakan PB/ PT 1. Setelah Mesyuarat AJP meluluskan pengambilan
pekerja asing, buat surat permohonan kebenaran kepada Kementerian Dalam Negeri dengan mengemukakan bersama Borang PA 2/98 (pin. 6/99) seperti contoh di Lampiran 6 di bawah Jabatan Tenaga Pekerja Semenanjung Malaysia.
PT 2. Mendapat kelulusan daripada Jabatan Tenaga Pekerja Semenanjung Malaysia untuk kebenaran Kementerian Dalam Negeri.
PB 3. Apabila mendapat surat kebenaran dari KDN, buat permohonan pekerja asing mengikut syarat –syarat yang ditetapkan dan peraturan berkuatkuasa oleh oleh Kementerian Dalam Negeri.
PT 4. Urusan bayaran levi di Pejabat Imigresen Malaysia dan daftar pekerja asing di PP.
PP(B) 5. Hantar pekerja ke tapak/ ladang yang telah ditetapkan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
8 / 28
7.0 REKOD
Bil. Rekod Jangkamasa
Simpanan Lokasi
1. Borang justifikasi keperluan mengambil pekerja baru
7 Tahun
Pejabat PP
2. Dokumen Permohonan Jawatan Kosong
7 Tahun Pejabat PP
3. Surat Panggilan Tamuduga 7 Tahun Pejabat PP
4. Surat Perlantikan Kepada Calon Yang Berjaya dan Surat Pemakluman Kepada Calon yang Gagal
7 Tahun Pejabat PP
5. Surat/borang memohon kepada KDN keperluan pekerja asing
7 Tahun Pejabat PP
6. Surat kelulusan mengambil pekerja asing dari KDN
7 Tahun Pejabat PP
7. Surat kebenaran dari Imigresen pengambilan pekerja asing
7 Tahun Pejabat PP
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
9 / 28
8.0 CARTA ALIRAN
8.1 Pengambilan Pekerja Tempatan
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PB
PB
PB
PT
PT
PT
PT
PT
Kenalpasti kekosongan jawatan Sediakan justifikasi keperluan jawatan Bentang Mesyuarat AJP Iklankan kekosongan jawatan Terima Permohonan Tapis/ Proses Borang-Borang Permohonan Bincang dengan PB untuk menetapkan calon Keluarkan Surat Panggilan Temuduga
PP(B)
AJK
AJP
PB
PB
PB
PB
PB
Mula
1
4
2
3
7
6
5
8
A
tidak
ya
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
10 / 28
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PT
PB
PT
PT
PB
PB
Jalankan temuduga Kemukakan laporan keputusan temuduga dalam Mesyuarat Perjawatan untuk perakuan dan Mesyuarat AJP untuk kelulusan Keluarkan surat pelantikan Terima maklumbalas dan calon melapor diri Taklimat kepada pekerja Buka fail peribadi pekerja
PB
AJK dan AJP
PB
PB
PT
PT
A
9
10
11
12
13
14
Tamat
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
11 / 28
8.2 Pengambilan Pekerja Asing
Tanggungjawab Carta Alir Keterangan Interface
PB/ PT
PT
PB
PT
PP(B)
Mesyuarat AJP meluluskan pengambilan pekerja asing Surat kelulusan daripada Jabatan Tenaga Pekerja isi borang untuk kebenaran KDN Buat permohonan pekerja asing Bayaran levi di Pejabat Imigresen Hantar pekerja ke tapak/ ladang
AJP
JTK
KDN
PB
PB
Mula
1
4
Tamat
2
3
5
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
12 / 28
9. LAMPIRAN
Lampiran Perkara
1 Borang Justifikasi Keperluan Jawatan Baru
2 Surat Panggilan Temuduga
3 Surat Pelantikan Jawatan
4 Keputusan Temuduga Jawatan
5 Borang Daftar Pekerja
6 Borang PA2/98 (pin.6/99) Bagi Memohon Kebenaran Mengambil Pekerja Asing Dari Kementerian Dalam Negeri
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
13 / 28
Lampiran 1
BORANG JUSTIFIKASI MENGISI KEKOSONGAN JAWATAN BAGI PERTUBUHAN PELADANG ………………….
1. Nama Jawatan (yang akan diisi) :………………………………………….. 2. Permohonan dibuat oleh :
(a) Nama : ………………………………………………………………………….. (b) Jawatan : …………………………………………………………………………..
3. Tarikh kekosongan jawatan :…………………………………………………… 4. Tarikh diperlukan : ………………………………………………………………….. 5. Gaji permulaan yang ditawarkan dan tanggagaji :…………………………… 6. Taraf jawatan sambilan, sementara, kontrak atau tetap:
…………………………… 7. Jika sambilan, sementara atau kontrak nyatakan tempoh pengambilan : Sementara/sambilan Kontrak
(a) 1 – 3 bulan (a) 1 tahun (b) 2 – 4 bulan (b) 1 – 2 tahun (c) 4 – 6 bulan (c) lebih 2 tahun (d) 6 bulan hingga 1 tahun
9.0 Peruntukan pembiayaan gaji (dibawah projek mana) :……………………………...
…………………………………………………………………………………………… 10.0 Kelayakan asas akademik yang diperlukan :………………………………………… 11.0 Pengalaman : ……………………………………………………………………………
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
14 / 28
12.0 Nyatakan senarai tugas dan tanggungjawab :……………………………………….
……………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………..
13.0 Tunjukkan kedudukan jawatan di dalam carta organisasi PP :…………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………..
14.0 Jika jawatan ini terus kosong apa akan terjadi keapda Bahagian berkenaan
(projek): ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
15.0 Adakah usaha-usaha telah dilakukan bagi mengagihkan tugas dan
tanggungjawab bagi jawatan tersebut kepada kakitangan lain yang seida ada. Jika belum kenapa :…………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
16.0 Adakah jawatan ini akan diisi oleh calon di PP atau calon lain dari luar. Jika
calon luar beri alasan :………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
16. Disediakan oleh :…………………………. ………………….. (Pengurus Bahagian/Projek ) (Tarikh)
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
15 / 28
17. Ulasan/perakuan :
…………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………. ………………………………… (Pengurus Besar) Tarikh :……………………….. Nota : Borang ini hendaklah diisi berdasarkan kepada huraian kerja dan spesifikasi
yang telah disediakan.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
16 / 28
Lampiran 2 (Nama dan alamat) …………………………………. ………………………………… …………………………………. ………………………………….
Tuan/Puan, Temuduga Jawatan…………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………… Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk. 2. Sehubungan itu, tuan/puan adalah dijemput menghadiri temuduga pada ketetapan seperti berikut: Tarikh : Masa : Tempat : 3. Sila bawa bersama – sama semua salinan asal sijil pada hari temuduga. Semua urusan temuduga adalah atas tanggungan sendiri. Sekian, terima kasih. Tema MAHA dan Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan (HPPNK) 2016 “OUR FOOD OUR FUTURE” Saya yang menurut perintah, ( ) Pengurus Besar PPK……………………………..
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
17 / 28
Lampiran 3
(Nama dan Alamat)…………. ………………………………... ……………………………….. ………………………………... Tuan, Surat Pelantikan Jawatan Tetap Sebagai………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… Dengan sukacita dimaklumkan bahawa tuan adalah ditawarkan untuk menjawat jawatan sebagai …………………………………………..di Pertubuhan ini berkuatkuasa mulai dari…………………………………….dengan syarat-syarat seperti berikut:
1. Gaji Permulaan
Tuan akan dibayar gaji permulaan sebanyak ……………….sebulan dalam tanggagaji seperti berikut iaitu …………………………………..
2. Tempoh Percubaan
Tuan dikehendaki melalui tempoh percubaan selama 6 bulan dari tarikh mula memegang jawatan. Dalam tempoh tersebut prestasi kerja tuan akan dinilai dan pihak pengurusan Pertubuhan berhak untuk mengesahkan jawatan tuan atau menamatkan perkhidmatan atau melanjutkan tempoh percubaan yang sedia ada.
3. Notis Pemberitahuan Perkhidmatan
Dalam tempoh percubaan mana-mana pihak dikehendaki memberi 14 hari notis atau membayar sejumlah 14 hari gaji sebagai pengganti notis. Selepas disahkan dalam jawatan notis penamatan perkhidmatan hendaklah mengikut seperti dinyatakan di para 5 (a, b dan c) Syarat-Syarat Perkhidmatan Personal PP.
4. Caruman Kumpulanwang Simpanan Pekerja
Tuan dikehendaki mencarum kepada Kumpulanwang Simpanan Pekerja dengan kadar 9% dari gaji tuan dan Pertubuhan 11% sebagai sumbangan dari majikan atau mana-mana kadar yang berkuatkuasa.
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
18 / 28
5. Cuti Tahunan Tuan layak mendapat cuti rehat tahunan bergaji penuh sebanyak 14 hari atau 8 hari sebagaimana ditetapkan dalam syarat-syarat perkhidmatan PP di para 11.1. Cuti rehat boleh diambil tertakluk kepada kelulusan pihak pengurusan Pertubuhan. Cuti rehat tahunan yang tidak dapat dihabiskan boleh dibawa ke tahun hadapan setelah mendapat kelulusan bertulis dari Pertubuhan.
6. Cuti Umum (Kelepasan Am)
Tuan dibenarkan menerima cuti umum bergaji penuh bagi cuti umum yang diisytiharkan oleh Kerajaan Malaysia atau Kerajaan Negeri seperti berikut: (a) Hari Kebangsaan (b) Hari Jadi yang Dipertuan Agong (c) Hari Jadi Sultan atau Yang Dipertua Negeri atau Hari Wilayah (d) Hari Buruh
Pihak Pengurusan Pertubuhan akan menetapkan baki 6 hari cuti umum bergaji penuh yang layak diambil oleh pekerja dari masa ke semasa.
7. Caruman Di bawah Akta Keselamatan Sosial Pekerja
Tuan dikehendaki mencarum di bawah Skim Pertubuhan Peladang Keselamatan Sosial Pekerja mengikut kadar-kadar yang telah ditetapkan di dalam skim tersebut.
12. Kemudahan Rawatan Perubatan (Jika Ada)
Pertubuhan akan menyediakan kemudahan rawatan perubatan percuma kepada tuan tertakluk kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam Skim Rawatan Perubatan Pertubuhan (Pilihan).
12. Masa Bekerja
Tuan dikehendaki mematuhi tempoh masa bekerja yang telah ditetapkan oleh pengurusan Pertubuhan seperti berikut: Hari Isnin – Khamis : 8.00 pagi – 1.00 tengahari 1.00 tengahari – 2.00 petang (rehat/makan) 2.00 petang – 4.00 petang
Hari Jumaat : 8.00 pagi – 12.15 tengahari 12.15 tengahari – 2.45 petang (makan/solat Jumaat) 2.45 tengahari – 4.30 petang
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
19 / 28
12. Maklumat Rahsia Pejabat Semua maklumat yang berhubung dengan soal kerja di Pertubuhan ini hendaklah dianggap sebagai rahsia. Maklumat – maklumat tersebut tidak boleh dihebohkan kepada orang lain.
11. Peraturan Pejabat
Tuan pada setiap masa adalah tertakluk kepada peraturan pejabat ini sama ada dalam bentuk pekeliling atau lain-lain arahan pejabat yang dikeluarkan dari masa ke semasa.
12. Sebarang perkara berbangkit berhubung dengan syarat-syarat pelantikan ini
akan dirujuk di dalam syarat-syarat Perkhidmatan Personal PP yang telah diluluskan oleh Pendaftar.
Sekiranya tuan bersetuju dengan syarat-syarat tersebut di atas, tuan hendaklah menandatangani di bahagian bawah surat ini dan mengemukakan semula Salinan surat tersebut ke pejabat semasa melaporkan diri pada ……………………………….. Sekian, terima kasih. Saya yang menurut perintah, ( ) Pengurus Besar Pertubuhan Peladang Kawasan ………………….. Saya yang menerima segala syarat-syarat di atas. ( ) Nama:…………………………………………….. No kad Pengenalan:……………………………. Tarikh :……………………………………………
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
20 / 28
Lampiran 4 Nama dan Alamat ………………………………… ………………………………... ……………………………….. …………………………………. Tuan, Keputusan Temuduga Jawatan …………………………………………………………. Merujuk kepada permohonan tuan bagi jawatan di atas, dukacita dimaklumkan bahawa tuan telah gagal di dalam jawatan berkenaan. 2. Pihak Pertubuhan mengucapkan terima kasih di atas permohonan tersebut dan berharap tuan akan berjaya di masa akan datang. Sekian, terima kasih. Saya yang menurut perintah, ……………………………………. b.p Pengurus Besar Pertubuhan Peladang Kawasan …………..……
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
21 / 28
Lampiran 5
DAFTAR PEKERJA (Seksyen 61 Akta Kerja 1955) Daftar yang disimpan oleh setiap majikan di bawah Seksyen 21 Akta hendaklah meliputi kumpulan butir-butir yang berikut bagi setiap pekerja. (a) Butir-butir Peribadi
i) Nama : ...................................................................................................... ii) Jantina : .................................................................................................... iii) Umur (tarikh lahir) : ................................................................................... iv) No. Kad Pengenalan Pendaftaran Negara :
.................................................................................................................. v) No. Pas Kerja Imigresen atau Permit Pekerja (jika boleh digunakan) dan
tarikh tamat : .............................................................................................
vi) Alamat tempat tinggal tetap : .................................................................... ..................................................................................................................
vii) Pekerjaan atau perlantikan : .................................................................... ..................................................................................................................
viii) Tarikh mula bekerja : ............................................................................... ix) Tarikh berhenti kerja : .............................................................................. x) Jumlah faedah penamatan atau rentikerja sentara yang telah dibayar dan
tarikh bayaran tersebut : ........................................................................... ..................................................................................................................
xi) Cara menghitung bayaran faedah penamatan atau rentikerja sentara : .................................................................................................................. ..................................................................................................................
(b) Butir-butir Peribadi
i) Nama pekerja dan No. Kad Pengenalan Pendaftaran Negara : ..................................................................................................................
ii) Pekerjaan atau perlantikan : .................................................................... ..................................................................................................................
PROSEDUR KUALITI
PK – PT – 04
No. Keluaran: 02 No. Pindaan: 01 Tarikh: 15.01.2018
22 / 28
iii) Kadar upah (tidak termasuk elaun-elaun lain) : ......................................... ..................................................................................................................
iv) Elaun lain yang boleh dibayar dan kadar : ................................................ ..................................................................................................................
v) Kadar kerja lebih masa : ........................................................................... ..................................................................................................................
vi) Faedah-faedah lain (termasuk kemudahan dan perkhidmatan yang diluluskan) : .............................................................................................. ..................................................................................................................
vii) Waktu bekerja biasa sehari yang dipersetujui : ........................................ ..................................................................................................................
viii) Tempoh notis bagi penamatan kerja yang dipersetujui atau arah sebagai ganti yang dipersetujui : ............................................................................ ..................................................................................................................
ix) Bilangan hari yang diberi untuk hari-hari kelepasan tahunan dengan gaji: ..................................................................................................................
x) Jangka masa tempoh upah : .................................................................... ..................................................................................................................
(c) Perihal upah dan elaun yang diperolehi semasa bekerja
i) Jika gaji dikira dengan merujuk kepada masa dengan hari, minggu atau bulan : (a) Kadar gaji : ..................................................................................... (b) Jumlah bilangan hari waktu kerja biasa semasa setiap tempoh
upah : ........................................................................................................
...................................................................................................... (c) Jumlah besar upah bagi waktu kerja biasa pada setiap tempoh
upah..................................................................................................
(d) Kadar gaji setiap jam kerja lebih masa : ........................................
(e) Jumlah bilangan jam kerja lebih masa yang dilakukan semasa setiap tempoh upah : ...................................................................... ........................................................................................................